LES RÈGLES DE BONNES PRATIQUES DU WORLD CAFÉ

Avant... Débats sur une question ou un sujet déterminé en petits groupes autour de tables, en reproduisant l’ambiance conviviale et chaleureuse d’un café. Les tables sont couvertes de nappes de couleurs ; de grandes feuilles de papier et de gros feutres sont mis à disposition pour que chacun puisse dessiner et griffonner pour créer une mémoire visuelle des échanges.

Pendant... A intervalle régulier, les participants sont invités à changer de table pour permettre un meilleur partage d’idées ; la personne désignée comme hôte ou capitaine de table est chargée de résumer la conversation précédente aux arrivants d’une autre table.

Après... Au terme du processus, les principales idées sont résumées, analysées et restituées sous forme de document de synthèse qui sera mis à disposition de l’ensemble des participants.

Les bénéfices... Cette démarche permet de stimuler l’intelligence collective d’un groupe afin de créer un consensus sur la façon de résoudre un problème, prendre des décisions éclairées ou d’atteindre un objectif commun. Elle a l’avantage de pouvoir mobiliser un nombre important de personnes avec l’objectif d’une participation active et stimulante pour chacun.

Site Internet sur les World Cafés : www.theworldcafe.com

Les Ateliers de l’innovation, 4e édition

WORLD CAFÉ « AGILITÉ ET INNOVATION » Vendredi 21 novembre 2015 Diapason, Campus de Beaulieu

Les membres de la Fondation Rennes 1 « Progresser, Innover, Entreprendre » étaient invités à la 4e édition des Ateliers de l’innovation. Après une conférence sur le concept du management agile et de l’innovation, les participants ont expérimenté un atelier d’intelligence collective sous forme de world café.

Les Ateliers de l’innovation constituent une opportunité pour les entreprises membres de la Fondation Rennes 1 de découvrir de nouvelles idées. Ce format de rencontres basées sur le Think Tank propose des réflexions autour des travaux menés dans le cadre des chaires de recherche et de formation de la Fondation Rennes 1.

Bonnes pratiques et témoignages permettent aux participants de concevoir et mettre en place, dans leurs organisations, de nouveaux outils et méthodologies comme autant de leviers d’innovation potentiels.

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ROUND 1 – MANAGEMENT AGILE EN ENTREPRISE : QUELS FREINS ? QUELLES SOLUTIONS ?

LES FREINS Les principaux freins communs identifiés au cours du 1er round de discussion sont les suivants :

• Inertie structurelle des organisations : routines standardisées, rente de situation, syndrome du statu quo, manque d’implication des dirigeants, immobilisme, bureaucratie

• Coût de la confusion• Manque de temps et de compétences• Dilemme court/long terme• Faible tolérance au risque et à l’échec• Sentiment de perdre la face et le contrôle• Omniprésence de la culture de l’expert

LES ACTIONS Les principales actions connues identifiées pour faciliter la transition vers le management agile sont les suivantes :

• Planifier la transition vers le management agile• Construire une vision commune et fixer des objectifs clairs • Évaluer le risque et le coût du changement• Communiquer et expliquer les enjeux • Instaurer une culture d’agilité• Avoir une approche proactive du changement • Implication du top management• Adapter les modalités internes de gouvernance pour qu’elles soient plus participatives • Se former aux outils du management agile• Intégrer des écosystèmes agiles• Favoriser la collaboration avec les parties prenantes • S’adapter et faire preuve de flexibilité et de réactivité

ROUND 2 – MANAGEMENT AGILE : UN LEVIER POUR L’INNOVATION ?

• Booster la créativité des collaborateurs et des équipes• Mobiliser l’intelligence collective et faciliter la création d’idées

innovantes• Améliorer des produits de façon continue et optimiser des

processus• Accélérer la mise sur le marché des nouveaux produits (test,

expérimentation, tolérance à l’échec)• Anticiper les tendances du marché à travers une approche proactive

du changement• Explorer de nouvelles opportunités et métiers• Stratégie : un élément de différenciation vis-à-vis de la concurrence • Optimiser les coûts pour mieux innover• Gouvernance : transparence, feedback fréquent, focus sur la valeur

client, prise de décision rapide • Permettre une meilleure coordination des efforts

Comment pourriez-vous, à l’aide de pratiques de management agile, améliorer l’organisation de vos entreprises afin de mieux innover ?

CONCLUSIONPour s’adapter aux mutations actuelles de leur environnement, les entreprises doivent adopter des pratiques organisationnelles plus agiles et plus novatrices qui tranchent avec leurs structures hiérarchiques classiques. Cette séance du World Café a permis de mobiliser le savoir-faire et l’intelligence collective des membres de la Fondation Rennes 1 venant d’horizons divers, mais qui partagent tous néanmoins le même but : trouver des solutions pour faciliter la transition vers le management agile.

Les débats ont fait émerger les solutions suivantes de la part de l’ensemble des participants, formation au management agile, gestion du changement, usage plus répandu des méthodes agiles, approche collaborative et inclusive, changement des mentalités.

Les participants ont souligné, au-delà de leurs différences, l’importance d’une transition rapide vers le management agile pour les avantages en terme d’innovation. Les participants ont identifié une dizaine de leviers susceptibles de booster l’innovation.

RECOMMANDATIONS• Impliquer le personnel, les clients et les fournisseurs dans la recherche de solutions innovantes.

• Favoriser la diversité et la transversalité dans la composition des équipes.

• Fixer des objectifs précis et une vision commune pour canaliser l’énergie créative des collaborateurs.

• Animer des réunions d’intelligence collective de manière régulière avec des objectifs précis en matière d’innovation.

• Allouer un petit budget pour le prototypage et l’expérimentation.

• Donner aux collaborateurs le temps et l’espace pour innover, leur donner les moyens d’explorer et de tester de nouvelles idées.

• Célébrer le succès, apprendre de l’échec et sanctionner l’inaction.

• Cultiver la culture du changement, en faisant de celui-ci un allié souhaité plutôt qu’un ennemi craint.

CONTEXTELes entreprises évoluent dans un monde où elles sont de plus en plus interdépendantes, interconnectées et pressées par le temps. Leur capacité à prédire l’avenir et à planifier les projets a été fortement diminuée en raison notamment de la complexité et de la rapidité de changement de leur environnement. Pour survivre dans ces conditions, les entreprises ont besoin d’une démarche agile et novatrice. Bien sûr, le changement en tant que tel n’est pas nouveau, il est même reconnu depuis longtemps comme étant la seule véritable constante. La vie des individus comme celle des entreprises a toujours été rythmée par les changements. Ce qui a changé, c’est la fréquence et l’ampleur de ces changements.

Synthèse

Round 1 : Quels sont les freins qui vous empêchent de pratiquer le management agile ? Et quelles seraient les actions concrètes à envisager pour faciliter votre transition vers un management plus agile ?

Round 2 : En quoi le management pourrait être un levier pour votre activité d’innovation ?

Introduction : cadrage du sujet

Pour en savoir plus sur la Fondation Rennes 1 « Progresser, Innover, Entreprendre » :

https://fondation.univ-rennes1.frMail : fondation@univ-rennes1.fr. @FondationR1

Groupe Fondation Rennes 1

« Je tiens à remercier sincèrement l’ensemble des participants au World Café pour leur ouverture d’esprit et leur implication dans les échanges tout au long des différents rounds de conversation. »

Mourad Zeroukhi

LE WORLD CAFÉ EN CHIFFRES• 30 participants• 2 rounds de conversation de 45 mn chacun• 80 idées et suggestions• Round 1 : 59 idées• Round 2 : 21 idées• 4 témoignages filmés• 3 animateurs Mourad Zeroukhi, titulaire de la chaire « Economie de l’innovation » - Fondation Rennes 1 Thierry Penard, professeur d’économie Raphaël Suire, enseignant-chercheur en économie

Les précédentes éditions des Ateliers de l’innovation de la Fondation Rennes 1 ont permis de présenter et d’échanger sur plusieurs concepts liés à l’innovation :

- l’open innovation dans les entreprises de service - Vendredi 18 octobre 2013 - l’innovation frugale - Vendredi 31 janvier 2014 - l’intelligence collective - Vendredi 20 juin 2014

Les travaux de Mourad Zeroukhi sont à retrouver sur le site internet de la Fondation Rennes 1 sous la forme d’un support pédagogique réalisé par le Groupe Regards, membre donateur de la fondation.

ILS TÉMOIGNENT...

« Une nouvelle pratique qui permet de casser les systèmes habituels de travail avec beaucoup plus de vivacité, de richesse et d’échanges dans un esprit collaboratif.»

Alain L’Hostis, Aquatiris

« Un concept très intéressant et très innovant en adéquation avec la politique de Biotrial. »

Meriam Djemaï, Biotrial

« Grâce au World Café, on arrive à imaginer de nouveaux concepts pour son entreprise, en transposant des idées échangées avec des personnes venues d’univers très différents. » Guy Richard, Syrlinks

« Cette réflexion sur le management agile est indispensable pour affronter les enjeux et les marchés de demain. Cela permet de faire participer l’ensemble des membres d’une structure pour la tirer vers le haut. »

Pierre-Yves Josse, Groupe Secob

Réalisation Cap Bleu international

Retrouvez les témoignages des entreprises partenaires sur la chaîne YouTube de la Fondation Rennes 1.