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FACHHOCHSCHULE KÖLN * FAKULTÄT FÜR ANGEWANDTE SOZIALWISSENSCHAFTEN * SOZIALE ARBEIT PLUS
Wissenschaftliche Arbeiten Schreiben
mit Word 2010
Seminarskript
Melanie Werner
Inhalt Einleitung ................................................................................................................................................................ 1
1 Seiteneinstellungen ........................................................................................................................................ 2
2 Einen Text formatieren ................................................................................................................................... 2
2.1 Überschriften formatieren .................................................................................................................... 3
2.2 Formatvorlagen ändern ......................................................................................................................... 4
2.3 Gliederungspunkte zuweisen ................................................................................................................ 7
3 Verweise ....................................................................................................................................................... 10
3.1 Querverweise und Hyperlinks ............................................................................................................. 10
3.2 Abbildungen beschriften ..................................................................................................................... 14
3.3 Einträge für den Index ......................................................................................................................... 15
3.4 Verweise auf Literatur ......................................................................................................................... 16
4 Teile einer Hausarbeit .................................................................................................................................. 19
4.1 Ein Deckblatt einfügen ......................................................................................................................... 19
4.2 Verzeichnisse einfügen ........................................................................................................................ 19
4.2.1 Inhaltsverzeichnis einfügen ........................................................................................................ 19
4.2.2 Ein Abbildungsverzeichnis einfügen ........................................................................................... 20
4.2.3 Ein Literaturverzeichnis einfügen ............................................................................................... 20
4.2.4 Einen Index erstellen .................................................................................................................. 21
5 Eine Dokumentenvorlage erstellen .............................................................................................................. 21
6 Ein Dokument überarbeiten und korrigieren ............................................................................................... 23
6.1 Arbeiten mit Kommentaren ................................................................................................................ 23
6.2 Ein Dokument auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen ....................................................... 25
6.3 Doppelte Leerzeichen löschen ............................................................................................................. 25
7 Ein Dokument abspeichern .......................................................................................................................... 26
8 Weitere nützliche Funktionen ...................................................................................................................... 26
8.1 Überschriften in der Kopfzeile erscheinen lassen ............................................................................... 26
8.2 Verrutschte Kopfzeilen und Seitenzahlen korrigieren ......................................................................... 28
8.3 Seitenzahlen später beginnen lassen .................................................................................................. 28
Index ...................................................................................................................................................................... 30
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Formatvorlagen .................................................................................................................. 2
Abbildung 2: Ebenen von Überschriften ................................................................................................. 3
Abbildung 3: Shortcuts für Überschriften ............................................................................................... 3
Abbildung 4: Alle Formatvorlagen anzeigen ........................................................................................... 4
Abbildung 5: Formatvorlagen .................................................................................................................. 5
Abbildung 6: Formatvorlagen ändern ..................................................................................................... 6
Abbildung 7: Zeilenabstand und Absatz ändern ..................................................................................... 7
Abbildung 8: Gliederungspunkte zuweisen ............................................................................................. 8
Abbildung 9: Gliederungsansicht ............................................................................................................ 9
Abbildung 10: Überschrift auf neuer Seite beginnen lassen ................................................................. 10
Abbildung 11: Querverweise ................................................................................................................. 11
Abbildung 12: Textmarke einfügen ....................................................................................................... 12
Abbildung 13: Querverweis auf Textmarke ........................................................................................... 13
Abbildung 14: Hyperlink einfügen ......................................................................................................... 14
Abbildung 15: Beschriftung einfügen .................................................................................................... 15
Abbildung 16: Eintrag festlegen ............................................................................................................ 16
Abbildung 17: Literatur verwalten ........................................................................................................ 17
Abbildung 18: Beleg einfügen ............................................................................................................... 18
Abbildung 19: Beleg bearbeiten ............................................................................................................ 18
Abbildung 20: Inhaltsverzeichnis aktualisieren ..................................................................................... 20
Abbildung 21: Literaturverzeichnis einfügen ........................................................................................ 21
Abbildung 22: eine Dokumentenvorlage abspeichern .......................................................................... 22
Abbildung 23: Meine Vorlagen .............................................................................................................. 23
Abbildung 25: Kommentare einfügen ................................................................................................... 24
Abbildung 26: Texte überarbeiten ........................................................................................................ 24
Abbildung 27: Rechtschreibung und Grammatik überprüfen ............................................................... 25
Abbildung 28: Suchen und ersetzen ...................................................................................................... 26
Abbildung 29: Feldfunktion in die Kopfzeile übernehmen.................................................................... 27
Abbildung 30: Feldfunktionen ............................................................................................................... 27
Abbildung 31: Abschnittsumbruch einfügen ......................................................................................... 28
Abbildung 32: Seitenzahlen formatieren .............................................................................................. 29
Einleitung
1
Einleitung Zu einer guten wissenschaftlichen Arbeit gehören zwei Dinge: Der Inhalt und die Form.
Selbstverständlich ist der Inhalt wichtiger als die Form – dennoch sollten Sie wichtige Punkte nicht
verschenken, weil die Form nicht stimmt. Im Gegensatz zum Inhalt ist die saubere Form einer
wissenschaftlichen Arbeit vor allem eine Fleißarbeit. Textverarbeitungsprogramme wie Word aber
auch Open Office können Ihnen dabei viel Arbeit abnehmen. In diesem Skript beziehen wir uns auf
das Verfassen wissenschaftlicher Arbeiten mit Word 2010. In anderen Versionen von Word oder in
anderen Programmen können die Funktionen abweichen.
In Kapitel 1 und 2 erklären wir grundlegende Funktionen, die Sie für jede Form einer schriftlichen
wissenschaftlichen Arbeit brauchen. Kapitel 3 beschäftigt sich dann mit Verweisen, auf deren
Grundlage Sie Verzeichnisse (Kapitel 4) erstellen können. In Kapitel 5 erklären wir, wie Sie eine
Dokumentenvorlage erstellen können, ein Beispiel dafür haben wir bereits auf der Lernplattform Ilias
hochgeladen. Gerne können Sie diese nutzen und weiter verbreiten. Im Übrigen sind alle unsere
Lehrmaterialien auf Ilias und teilweise auch auf unserer Homepage hochgeladen. Sie sind herzlich
eingeladen, diese Materialien zu nutzen, unabhängig davon, ob Sie am Seminar teilgenommen haben
oder nicht. Treten Sie einfach dem entsprechenden Kurs bei. In Kapitel 6 erläutern wir, wie Sie Word
für Korrekturen und Überarbeitungen nutzen können. Das Skript schließt mit einer Auswahl weiterer
nützlicher Funktionen.
Sie können dieses Skript zum Selbststudium nutzen. Ergänzend dazu haben wir auf Ilias ein
Übungsdokument eingestellt, auf das in diesem Skript verwiesen wird. In einem Forum stehen wir
Ihnen bei Schwierigkeiten gerne beratend zur Seite. Alle Studierenden, die lieber in der Gruppe
lernen, laden wir zu unserem Seminar „Wissenschaftliche Arbeiten Schreiben mit Word 2010“ ein.
Dieses Seminar finden Sie häufig in unserem regelmäßigen Angebot, dem „Sahnehäubchen“, der
Summer- und Winterschool. Wenn Sie fünf Gleichgesinnte finden, können Sie das Seminar aber auch
kostenlos buchen – mehr Infos dazu erfahren Sie auf unserer Homepage. Egal, ob Sie das Schreiben
wissenschaftlicher Arbeiten alleine mit unseren Materialien oder im Rahmen eines Seminars
erlernen, freuen wir uns immer über ehrliche und konstruktive Rückmeldungen an
Viel Erfolg in Ihrem Studium wünschen
Melanie Werner, Lydia Scheithauer, Stefanie Vogt
Seiteneinstellungen
2
1 Seiteneinstellungen Bevor Sie losschreiben, nehmen Sie zunächst die groben Einstellungen vor. Stellen Sie den Seitenrand
ein. Die Seitenränder sind in Word fast passend, allerdings benötigen Sie einen breiteren
Korrekturrand von 3,0 bis 4,5 cm, den Sie einstellen können, indem Sie unter der Registerkarte
„Seitenlayout“ das Icon „Seitenränder“ anklicken. Hier können Sie dann den rechten Seitenrand
unter „Benutzerdefinierte Einstellungen“ selbst einstellen.
Sie benötigen weiterhin eine Fußzeile, in der die Seitenzahlen aufgeführt werden. Klicken Sie sich
dazu im Menüteil „Einfügen“ auf „Seitenzahl“ und wählen Sie unter „Seitenende“ ein für Sie
passendes Format aus. Die Seitenzahlen aktualisieren sich nun automatisch, wenn sich die Länge des
Dokuments ändert. Eine Korrektur per Hand ist nicht mehr notwendig.
1. Übung: Öffnen Sie das Übungsdokument. Stellen Sie die Seitenränder ein und geben Sie
Seitenzahlen an.
2 Einen Text formatieren Eine wissenschaftliche Arbeit muss ein bestimmtes Format haben. Dieses Format können Sie vorher
einstellen und als Dokumentenvorlage abspeichern. Es steht Ihnen dann für alle weiteren
schriftlichen Arbeiten zur Verfügung (vgl. Kapitel 5). Sie können aber auch eine vorhandene
Formatvorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Wie Schriften aussehen, wie die Überschriften nummeriert sein sollen, wie groß der Seitenrand sein
muss, das können Sie in Word festlegen. Die Formatvorlagen finden Sie in der Registerkarte „Start“.
Hier sind bereits bestimmten Elementen bestimmte Formatierungen zugewiesen.
Abbildung 1: Formatvorlagen
Sie können nun einfach einen Textteil markieren. Wenn Sie dann auf die entsprechende
Formatvorlage klicken, ändert sich das Format des Textes entsprechend. Das ist sehr praktisch: Sie
müssen nicht mehr bei jeder Überschrift einzeln Schriftgröße und Hervorhebung angeben.
Einen Text formatieren
3
2.1 Überschriften formatieren Es gibt verschiedene Ebene von Überschriften: Ebene 1 ist die oberste Ebene und erhält nachher
Beispielsweise den Gliederungspunkt 1. Ebene 2 ist die zweite Ebene und erhält den Punkt 1.1, die
dritte Ebene den Punkt 1.1.1 In einer schriftlichen Arbeit sollten Sie nach Möglichkeit nicht über den
dritten Gliederungspunkt hinaus gehen, sonst zerfleddert ihr Text.
Ebene Gliederungspunkt Beispiel Ebene 1 1. Diversität im Studiengang
Soziale Arbeit Ebene 2 1.1 Sozialstatistische Merkmale der
Studierenden Ebene 3 1.1.1 Alter Abbildung 2: Ebenen von Überschriften
Sie können Überschriften direkt den Ebenen zuordnen. Markieren Sie dazu die Überschrift. Nun
können Sie Überschrift entweder mit folgender Tatstenkombination formatieren:
Ebene 1 Alt + 1
Ebene 2 Alt + 2
Ebene 3 Alt + 3
Abbildung 3: Shortcuts für Überschriften
Oder Sie wählen die entsprechende Formatvorlage in der Menüleiste aus.
2. Übung: Öffnen Sie das Beispieldokument 1. Formatieren Sie alle Überschriften.
Word kennt noch viel mehr Formatvorlagen außer die angezeigten. Diese können Sie sich unter
„Formatvorlagen verwalten“ anzeigen lassen, indem Sie das Häkchen in „nur empfohlene
Formatvorlagen anzeigen“ wegnehmen.
Einen Text formatieren
4
Abbildung 4: Alle Formatvorlagen anzeigen
2.2 Formatvorlagen ändern Die Formatvorlagen in Word sind eine gute Ausgangsbasis einen wissenschaftlichen Text zu
gestalten. Manche Formatvorlagen müssen Sie jedoch verändern, beispielsweise werden
wissenschaftliche Arbeiten mit einem Zeilenabstand von 1,5 formatiert, die Standartschrift in Word
sieht aber einen einfachen Zeilenabstand vor.
Klicken Sie dazu auf „Start“ und dann im Feld „Formatvorlage“ mit der rechten Maustaste auf das
Feld „Standard“. Klicken Sie nun auf „Ändern“
Einen Text formatieren
5
Abbildung 5: Formatvorlagen
Einen Text formatieren
6
Abbildung 6: Formatvorlagen ändern
Nun können Sie festlegen, wie die Standardschrift in Ihrem Dokument aussehen soll. Wählen Sie als
Schriftart „Times New Romas“, „Times Roman“, Myriad regular“ oder „Arial“. Auch möglich sind
„Garamond“ oder „Helvetica“. Wählen Sie Blocksatz.
Wählen Sie Schriftgröße 11 bei Arial oder Helvetica, bei allen anderen Schriften 12. Der
Zeilenabstand beträgt immer 1,5. Den Absatz stellen Sie auf 6 oder 8 pt ein. Format und Absatz
können Sie unter „Format“ einstellen.
Einen Text formatieren
7
Abbildung 7: Zeilenabstand und Absatz ändern
3. Übung: Ändern Sie im Beispieldokument die Standartüberschrift in Arial um, bestimmen Sie
die Schriftgröße, den Zeilenabstand und den Absatz.
Sie können nun weitere Formatvorlagen ändern, beispielsweise das Layout der Überschriften.
Sinnvoll ist es auf jeden Fall, das Layout für „Zitate“ einzugeben, die länger als drei Zeilen sind. Diese
werden einzeilig gesetzt, die Schrift kleiner und der Absatz hängend.
4. Übung: Ändern Sie im Übungsdokument die Formatvorlage für Zitat auf Schriftgröße 10,
einfacher Zeilenabstand, kursiv, hängender Einzug.
2.3 Gliederungspunkte zuweisen Wenn Sie Ihre Arbeit in Word 2010 schreiben, brauchen Sie keine Arbeitsgliederung erstellen,
sondern können direkt mit dem Inhaltsverzeichnis beginnen. Word erstellt aus Überschriften
automatische ein Inhaltsverzeichnis. Sie können dieses Inhaltsverzeichnis mit zwei Klicks
aktualisieren, wenn sie Überschriften oder Überschriftenebenen verändert haben (vgl. Kapitel 4.2.1)
Einen Text formatieren
8
Um diese Funktionen zu nutzen, müssen Sie Überschriften als solche formatieren. Markieren Sie dazu
eine Überschrift Ihrer Wahl. Weisen Sie nun Gliederungspunkte zu, indem Sie auf der Registerkarte
„Start“ auf den Button „Liste mit mehreren Ebenen“ anklicken. Klicken Sie eine Gliederung an, die
hinter den Anführungszeichen „Überschrift“ anführt.
Abbildung 8: Gliederungspunkte zuweisen
Alle anderen Überschriften erhalten nun automatisch eine Gliederungsnummer. Wenn Sie
Überschriften löschen oder einfügen, werden die Gliederungsnummern automatisch aktualisiert.
5. Übung: Weisen Sie den Überschriften im Übungsdokument Gliederungsnummern zu
In einem sehr langen Dokument, verliert man leicht die Übersicht, auf welcher Gliederungsebene
man sich gerade befindet. Wenn Sie unter der Registerkarte „Ansicht“ hinter „Naviagtionsbereich“
ein Häkchen setzen, wird die Gliederung links neben dem Dokument angezeigt. Mit der rechten
Maustaste können Sie die Überschriften nach oben oder nach unten verschieben.
Einen Text formatieren
9
Abbildung 9: Gliederungsansicht
Sie können Überschriften aber auch durch ziehen mit der Maus an eine andere Stelle im Dokument
setzen. Der Text, der zu der Überschrift gehört, wird dann automatisch mit verschoben.
Wenn Sie eine Seite wechseln möchten, brauchen Sie nicht die Entertaste zu betätigen, sondern
klicken unter „Einfügen“ auf „Seitenumbruch“. Wenn Sie möchten, dass nach einer Überschrift erster
oder zweiter Ebene immer eine neue Seite erscheint, können Sie auch diese Funktion der
Formatvorlage zuweisen. Suchen Sie in den Formatvorlagen die entsprechende Überschrift aus und
klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie „Ändern“ und dann „Absatz“.
Verweise
10
Abbildung 10: Überschrift auf neuer Seite beginnen lassen
Wenn Sie unter der Registerkarte „Zeilen- und Seitenumbruch“ ein Häkchen hinter „Seitenumbruch
oberhalb“ setzen, beginnt die Überschrift dieser Ebene immer auf einer neuen Seite.
3 Verweise Für das Schreiben wissenschaftlicher Arbeiten ist die Registerkarte „Verweise“ besonders
interessant. Hier können Sie Literatur verwalten und Zitate einfügen, Querverweise oder auch einen
Index anlegen. Aus den Verweisen können anschließend Verzeichnisse, beispielsweise
Inhaltsverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse und Literaturverzeichnisse erstellt werden.
3.1 Querverweise und Hyperlinks Vielleicht möchten Sie in Ihrer Arbeit auf andere Stellen im Text verweisen, verwenden Sie dazu
einen Querverweis. Setzen Sie die Maus an die Stelle, an die der Querverweis stehen soll. Klicken Sie
Verweise
11
dann in der Registerkarte „Verweise“ auf „Querverweise“ und klicken Sie das entsprechende Kapitel
an.
Abbildung 11: Querverweise
Möchten Sie nicht auf ein bestimmtes Kapitel sondern auf eine spezifische Textstelle hinweisen,
müssen Sie zuvor eine Textmarke setzen. Gehen Sie mit dem Curser an die entsprechende Stelle und
wählen Sie „Einfügen“ Textmarkte.
Verweise
12
Abbildung 12: Textmarke einfügen
Geben Sie der Textmarke einen prägnanten Namen. Wenn Sie nun einen Querverweis einfügen,
können Sie direkt auf die Textstelle verweisen, an der Sie die Textmarke gesetzt haben.
Verweise
13
Abbildung 13: Querverweis auf Textmarke
Wenn Sie Ihre Arbeit auch digital abgeben, macht es Sinn, statt eines Querverweises einen Hyperlink
einzufügen. Dann springt der Curser automatisch an die Stelle, auf die verwiesen wird. Klicken Sie auf
der Registerkarte „Grafik“ auf „Hyperlink“.
Verweise
14
Abbildung 14: Hyperlink einfügen
Links können Sie wählen auf was Sie verweisen möchten: Wenn Sie „Aktuelles Dokument“ anklicken
erscheinen Textmarken und Dokumentenstruktur, aber auch Websites und E-Mail Adresse können
Sie verlinken.
6. Setzen Sie im Übungsdokument einen Querverweis und einen Hyperlink.
3.2 Abbildungen beschriften Abbildungen und Tabellen fügen Sie über die Registerkarte „Einfügen“ ein. Wenn Sie mit der rechten
Maustaste auf die Grafik klicken, erscheint das Feld „Beschriftung einfügen“.
Verweise
15
Abbildung 15: Beschriftung einfügen
Ergänzen Sie die Beschriftung um den Titel Ihrer Abbildung. Unter „Bezeichnung“ können Sie
auswählen, um welche Art von Abbildung es sich handelt. Wenn Sie eine Tabelle beschriften
möchten, müssen Sie die komplette Tabelle markieren. Dann gelangen Sie wieder mit der rechten
Maustaste in die Funktion „Tabelle beschriften“. Tipp: Wenn Sie nur wenige Abbildungen und
Tabellen haben, ordnen Sie beide unter“ Abbildungen“.
7. Übung: Beschriften Sie den Abbildungen im Übungsdokument.
3.3 Einträge für den Index Bei sehr langen Arbeiten kann ein Index für die LeserIn sehr praktisch sein. Ein Index führt
Schlagwörter der Arbeit auf und zeigt, auf welcher Seite sie sich befinden. Bevor Sie einen Index
erstellen, müssen Sie festlegen, welche Einträge der Index enthalten soll. Markieren Sie dazu das
entsprechende Wort. Wählen Sie auf der Registerkarte „Verweise“ die Funktion „Eintrag festlegen
und geben Sie dem Eintrag ggf. einen anderen Namen.
Verweise
16
Abbildung 16: Eintrag festlegen
Der Indexeintrag erscheint im Text in geschweiften Klammern. Geschweifte Klammern beinhalten
immer einen Befehl an die Software, in diesem Fall die Umwandlung eines Eintrags in ein Verzeichnis
und sind im Druck nicht sichtbar.
3.4 Verweise auf Literatur Sie werden in Ihren Ausführungen immer wieder auf Literatur verweisen. Word 2010 hilft dabei,
Literatur zu verwalten und aus der verwendeten Literatur ein Literaturverzeichnis erstellen. In der
Registerkarte „Verweise“, können unter „Quellen verwalten“ die bibliographischen Angaben zu einer
Quelle eingegeben werden.
Verweise
17
Abbildung 17: Literatur verwalten
Um Belege einzufügen müssen Sie die relevante Literatur in die aktuelle Liste kopieren. Wenn Sie nun
eine Quelle anführen möchten, setzen Sie den Curser an die entsprechende Stelle und wählen unter
der Registerkarte „Verweise“ „Zitat einfügen“.
Verweise
18
Abbildung 18: Beleg einfügen
Der Beleg wird dann im Zitierstil APA nach dem Muster „Nachname, Jahr“ aufgeführt. Klären Sie mit
Ihrer DozentIn ab, ob sie mit diesem Zitierstil einverstanden ist. Sie können das Zitat bearbeiten, in
dem Sie auf das Zitat klicken.
8. Übung: Geben Sie im Übungsdokument die entsprechende Literatur ein.
Abbildung 19: Beleg bearbeiten
Teile einer Hausarbeit
19
Sie können nun beispielsweise die Seite hinzufügen. Das Kürzel „vgl.“ können Sie leider nur
hinzufügen, wenn Sie das Zitat in statischen Text konvertieren. Dann können Sie auch das Komma
nach dem AutorInnenamen entfernen, wie es beispielsweise im Zitierstil im TWA-Skript empfohlen
wird. Wenn Sie die Literaturverweise nutzen möchte, um daraus ein Literaturverzeichnis zu erstellen,
sollten Sie die Zitate erst am Ende der Arbeit in statischen Text umwandelt, damit Word die Belege
als solche erkennt. Sie haben nun viel über Verweise gelernt. Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie
Sie aus Verweisen Verzeichnisse erstellen und welche weiteren Teile einer Hausarbeit es gibt.
4 Teile einer Hausarbeit
4.1 Ein Deckblatt einfügen Eine wissenschaftliche Arbeit beginnt meist mit einem Deckblatt“. Auch ein Deckblatt können Sie mit
Word einfügen. Klicken Sie dazu im Menüteil „Einfügen“ auf „Deckblatt“ und wählen Sie ein
passendes Deckblatt aus, gut geeignet ist beispielsweise das Deckblatt „Traditionell“. Ändern Sie es
Ihren Bedürfnissen entsprechend ab. Das Besondere: Auch wenn Seitenzahlen eingefügt sind, wird
das Deckblatt nicht mit nummeriert.
9. Übung: Fügen Sie in das Beispieldokument ein Deckblatt ein und ändern Sie es entsprechend
ab.
4.2 Verzeichnisse einfügen
4.2.1 Inhaltsverzeichnis einfügen
Wenn Sie alle Überschriften formatiert haben, können Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen lassen.
Setzen Sie den Curser an die Stelle, an der das Verzeichnis erscheinen soll. Klicken Sie dann auf
„Verweise“ „Inhaltsverzeichnis“. Wählen Sie ein Inhaltsverzeichnis aus, in dem Überschriften
vorkommen. Wenn Sie auf das Inhaltsverzeichnis klicken, sehen Sie die Registerkarte
„Inhaltsverzeichnis aktualisieren“. Ein Klick auf diese Funktion aktualisiert das Inhaltsverzeichnis,
wenn Sie am Dokument weiter gearbeitet haben
Teile einer Hausarbeit
20
Abbildung 20: Inhaltsverzeichnis aktualisieren
10. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis in das Übungsdokument ein.
11. Ändern Sie eine Überschrift und aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis.
4.2.2 Ein Abbildungsverzeichnis einfügen
Auf die gleiche Art fügen Sie ein Abbildungsverzeichnis ein: Setzen Sie den Curser an die gewünschte
Stelle, klicken Sie auf der Registerkarte „Verweise“ auf „Abbildungverzeichnis einfügen“. Unter
„Verweise“ „Tabelle aktualisieren“ können Sie das Abbildungsverzeichnis aktualisieren, wenn
Abbildungen hinzugekommen sind.
4.2.3 Ein Literaturverzeichnis einfügen
Zu jeder wissenschaftlichen Arbeit gehört ein Literaturverzeichnis. Wenn Sie die Literaturbelege über
die Literaturverwaltung in Word eingegeben haben, erstellt Word automatisch ein
Literaturverzeichnis. Setzen Sie den Curser an die Stelle, an der das Literaturverzeichnis erscheinen
soll. Klicken Sie dann auf „Literaturverzeichnis einfügen“
Eine Dokumentenvorlage erstellen
21
Abbildung 21: Literaturverzeichnis einfügen
Das Literaturverzeichnis können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste aktualisieren.
4.2.4 Einen Index erstellen
Einen Index werden Sie nur sehr selten benötigen, bei einer Masterthesis oder einer Dissertation,
kann er jedoch sehr hilfreich sein. Setzen Sie den Curser auf die entsprechende Stelle. Klicken Sie
anschließend auf „Verweise“ „Index einfügen“. Wie alle Verzeichnisse, können Sie auch einen
Index mit der rechten Maustaste aktualisieren.
5 Eine Dokumentenvorlage erstellen Im Laufe Ihres Studiums werden Sie mehrere Hausarbeiten schreiben. Es lohnt sich, eine
Dokumentenvorlage zu erstellen, auf die Sie immer wieder zurückgreifen können. Die oben
beschriebenen Einstellungen müssen Sie dann nicht mehr vornehmen.
Öffnen Sie ein neues Dokument, und bereiten Sie das Dokument vor: Gestalten Sie das Deckblatt die
Seitenränder und die Formatvorlage. Denken Sie daran: Alles was in der Dokumentenvorlage steht,
erscheint immer. Deshalb ist es beispielsweise auf dem Deckblatt sinnvoll, die Hochschule
Eine Dokumentenvorlage erstellen
22
anzugeben, für das Seminar oder die DozentIn sollten Sie jedoch einen Platzhalter setzen. Ein Beispiel
für eine Dokumentenvorlage finden Sie im Übungsordner.
Speichern Sie die Dokumentenvorlage anschließend als .dot ab
Abbildung 22: eine Dokumentenvorlage abspeichern
Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlage direkt unter „Meine Vorlagen“ beim öffnen einer neuen Datei
finden möchten, müssen Sie weitere Einstellungen vornehmen.
Ein Dokument überarbeiten und korrigieren
23
Abbildung 23: Meine Vorlagen
Klicken Sie dazu im Menüpunkt „Datei“ auf „Optionen“. Im nächsten Fenster klicken Sie auf
„Erweitert“. Klicken Sie anschließend ganz unten auf die Schaltfläche „Dateispeicherorte“. Markieren
Sie in der Liste den Eintrag „Benutzervorlagen“ und klicken Sie auf „Ändern“. Wählen Sie im nächsten
Fenster den Ordner aus, wo Sie Ihre Dokumentvorlage gespeichert haben. Anschließend schließen
Sie „alle Fenster“ per Klick auf „OK“.
„Datei“ „Neu“ erstellen, können Sie unter „Meine Vorlagen“ direkt auf Ihre Vorlage
zurückgreifen.
12. Übung: Erstellen Sie eine eigene Formatvorlage
6 Ein Dokument überarbeiten und korrigieren
6.1 Arbeiten mit Kommentaren Eine wissenschaftliche Arbeit schreiben ist ein Prozess: Sie werden einige Kapitel immer wieder
überarbeiten und dabei auf neue Ideen und Gedanken kommen. Es ist sehr praktisch, Gedanken und
Arbeitsaufgaben an den entsprechenden Stelle einzufügen. Dazu können Sie die Kommentarfunktion
nutzen. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Überprüfen“. Wenn Sie nun auf „Neuer Kommentar“
klicken, können Sie Gedanken und Arbeitsaufgaben notieren.
Ein Dokument überarbeiten und korrigieren
24
Abbildung 24: Kommentare einfügen
Über den Buttons „vorheriges Element“ und „nächstes Element“ können Sie von einem Kommentar
zum nächsten springen. Ist der Kommentar hinfällig, können Sie ihn wieder löschen. Manchmal
möchten sind Sie sich vielleicht nicht sicher, ob eine Korrektur endgültig sein soll. Nutzen Sie dann in
der Registerkarte „Überprüfen“ die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ Ihre Überarbeitungen
erscheinen dann in blau, die Sie mit den Funktionen „Annehmen“ oder „Ablehnen“ später in den Text
aufnehmen können oder nicht. Die Überarbeiten-Funktion eignet sich auch hervorragend, wenn
andere Korrekturvorschläge einarbeiten. Sie können dann entscheiden, ob Sie die Korrekturen
annehmen möchten oder nicht.
Abbildung 25: Texte überarbeiten
Über die Funktion „Markup anzeigen“ können Sie Kommentare und Überarbeitungen ein- und
ausblenden.
13. Übung: Nehmen Sie die vorgeschlagenen Änderungen im Dokument bitte an. Fügen Sie einen
Kommentar hinzu und löschen ihn danach wieder.
Ein Dokument überarbeiten und korrigieren
25
6.2 Ein Dokument auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen Word unterstützt Sie dabei, Ihr Dokument auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik zu
überprüfen. Diese Funktion finden Sie unter der Registerkarte „überprüfen“.
Abbildung 26: Rechtschreibung und Grammatik überprüfen
Fügen Sie Wörter, die das Wörterbuch nicht kennt hinzu.
14. Führen Sie im Übungsdokument eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durch.
6.3 Doppelte Leerzeichen löschen Manchmal entstehen unschöne Lücken im Text, weil versehentlich zwei Mal auf die Leertaste
gedrückt wurde. Dies können Sie mit der „Suche und Ersetzen“ Funktion verhindern. Diese Funktion
finden Sie ganz recht unter der Registerkarte „Start“.
Ein Dokument abspeichern
26
Abbildung 27: Suchen und ersetzen
Geben Sie bei „Suchen nach“ zwei Leerzeichen ein und bei „Ersetzen durch“ ein Leerzeichen. Nun
können Sie das Dokument nach doppelten Leerzeichen durchforsten und ersetzen.
15. Übung: Ersetzen Sie alle doppelten Leerzeichen im Übungsdokument durch einfache
Leerzeichen
7 Ein Dokument abspeichern Wenn Sie eine Abschlussarbeit abgeben, müssen Sie neben dem gedruckten Exemplar auch ein
digitales einreichen. Gewöhnen Sie sich aber bei allen Arbeiten, die Sie digital einreichen, an, die
Arbeit in ein pdf. umzuwandeln. Nur dann gehen Sie sicher, dass Ihre DozentIn das Dokument auch
öffnen kann. Diese Funktion finden Sie unter der Registerkarte „Acrobat.“
8 Weitere nützliche Funktionen
8.1 Überschriften in der Kopfzeile erscheinen lassen Für die LeserIn ist es sehr angenehm, die Kapitelüberschrift in der Kopfzeile zu finden. So weiß man
immer, an welcher Stelle im Text man sich befindet. Verschieben sich Kapitel, so aktualisiert Word
automatisch die Überschrift.
Wählen Sie dazu unter der Registerkarte „Kopfzeile“ eine aus. Klicken Sie sich in die Kopfzeile hinein
und wählen Sie „Einfügen“ „Schnellbaustein“ „Feld“
Weitere nützliche Funktionen
27
Abbildung 28: Feldfunktion in die Kopfzeile übernehmen
Wählen Sie nun „Styleref.“ und die entsprechende Formatvorlage, die in der Kopfzeile erscheinen
sollen.
Abbildung 29: Feldfunktionen
Die Überschriften erscheinen dann in der Kopfzeile.
Weitere nützliche Funktionen
28
8.2 Verrutschte Kopfzeilen und Seitenzahlen korrigieren Es kann passieren, dass eine Kopfzeile plötzlich im Inhaltsverzeichnis auftaucht oder eine Seitenzahl
auf dem Deckblatt. Dann müssen Sie einen Abschnittswechsel einfügen.
Abschnittswechsel zeigen an, dass hier eine neue Formatierung beginnt. Setzen Sie den Curser an die
Stelle, in der die Formatierung wechseln soll und wählen Sie in der Registerkarte „Seitenlayout“ auf
dem Button „Umbrüche“ einen Abschnittswechsel aus.
Abbildung 30: Abschnittsumbruch einfügen
Wenn sich die Kopf- und Fußzeilen nicht automatisch korrigiert haben, müssen Sie diese evtl. noch
einmal nachformatieren.
8.3 Seitenzahlen später beginnen lassen Sie wissen nun schon, wie man Kopf- und Fußzeilen so formatiert, dass nicht jede Zeile gleich
aussieht. Wenn Beispielsweise auf dem Inhaltsverzeichnis keine Seitenzahl erscheinen, es aber
mitgezählt werden soll, können Sie die Seitennummerierung mit einer anderen Zahl beginnen lassen.
Weitere nützliche Funktionen
29
Klicken Sie sich dazu in die Fußnote, in der die erste Seitenzahl erscheinen soll und dann auf
„Seitenzahl“ „Seitenzahlen formatieren“.
Abbildung 31: Seitenzahlen formatieren
Sie können dann unter „Beginnen bei“ einstellen, mit welcher Seitenzahl begonnen werden soll.
Index
30
Index .dot 22 Abbildungen 14 Abbildungsverzeichnis 20 Absatz 6 Abschnittswechsel 28 Acrobat 26 Änderungen nachverfolgen 24 Belege 17 Deckblatt 19 Dokumentenvorlage 21 Doppelte Leerzeichen 25 Eintrag festlegen 15 Formatvorlagen 2 Formatvorlagen verwalten 3 geschweifte Klammern 16 Gliederungspunkte 8 Grammatik 24 Hyperlink 13 Index 21 Inhaltsverzeichnis 19 Kommentar 23 Kommentarfunktion 23 Kopfzeile 26 Literaturbelege 20 Literaturverzeichnis 20 Naviagtionsbereich 8
pdf. 26 Quellen verwalten 16 Querverweis 10 Schnellbaustein 26 Schriftart 6 Schriftgröße 6 Seite wechseln 9 Seitenränder 2 Seitenumbruch 9 Seitenzahl 28 Seitenzahlen 2 Seitenzahlen formatieren 29 Standartschrift 6 Styleref 27 Suche und Ersetzen 25 Suchen nach 26 Tabelle beschriften 15 Tabellen 14 Textmarke 11 überarbeiten 23 Überschriften 3 Umbrüche 28 Verweise 10 Zeilen- und Seitenumbruch 10 Zitat einfügen 17 Zitierstil 18
