· Web view- La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă,

FORMULARE -MODELE

Secţiunea Formulare conţine formularele destinate, pe de o parte, să faciliteze elaborarea şi prezentarea ofertei şi a documentelor care o însoţesc şi, pe de altă parte, să permită autorității contractante examinarea şi evaluarea rapidă şi corectă a tuturor ofertelor depuse.Fiecare ofertant care participă, în mod individual sau ca asociat, la procedura pentru atribuirea contractului de achiziţie publică are obligaţia de a prezenta formularele prevăzute în cadrul acestei secţiuni, completate în mod corespunzător şi semnate de persoanele autorizate.

Formular nr. 1 – Scrisoarea de înaintare;Formular nr. 2 – Formular de ofertă (propunere financiară) pentru atribuirea contractului și Anexă la Formularul nr. 2 – Formular centralizator de prețuri;Formular nr. 3 – Împuternicire, dacă este cazul;Formular nr. 4 – Declarație privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 164, art. 165 și art. 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;Formular nr. 5 – Declarație privind evitarea conflictului de interese, conform art. 59 și art. 60 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare;Formular nr. 6 - Declarație pe propria răspundere cu privire la respectarea reglementărilor legale obligatorii privind domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă;Formular nr. 7 - ACORD DE ASOCIERE în vederea participării la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică, dacă este cazul;Formular nr. 8 - DECLARAŢIE PRIVIND SUBCONTRACTANŢII (partea/părţile din contract care sunt îndeplinite de subcontractanţi şi specializarea acestora), dacă este cazul;Formular nr.9 – Model Propunere tehnică Lot 1, Lot 2, Lot 3, Lot 4, Lot 5, Lot 6 (în cazul în care informațiile din formular diferă sau nu sunt complete față de cele conținute de caietul de sarcini, prevalează cele din urmă).

Formularul nr. 1

SCRISOARE DE ÎNAINTARE

Către ……………………………………(denumirea autorității contractante și adresa completă)

Ca urmare a anunțului publicitar SEAP nr. ..... și a documentației publicate pe site-ul Inspectoratului de Stat în Construcții (http://isc.gov.ro/anunturi_achizitii.html) cu nr.……….. din …………….. privind aplicarea procedurii simplificate proprii/ procedurii interne pentru atribuirea unui “Acord - cadru servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva Inspectoratului de Stat în Construcții - Aparatul Central și a Inspectoratelor Regionale/Județene în Construcții, pentru 24 luni - 8 loturi” - Lotul ... , noi ________________________________________ (denumirea/numele operatorului economic) vă transmitem alăturat pachetul/plicul sigilat şi marcat în mod vizibil, conţinând oferta, având un număr de ... pagini, astfel:

a) propunerea tehnică și financiară;b) documente care însoţesc oferta.

Avem speranţa că oferta noastră este corespunzătoare şi va satisface cerinţele.

Cu stimă,

Data completării ……………Ofertant,

.........................................(nume, prenume reprezentant legal, în clar)

(semnatura autorizată)L.S.

Operator economic Formularul nr. 2 ___________________ (denumirea/numele)

FORMULAR DE OFERTĂ

Către, INSPECTORATUL DE STAT ÎN CONSTRUCŢII - I.S.C. situat în str. C.F. Robescu, nr. 23, sector 3, Bucureşti Domnilor, 1. Examinând documentaţia de atribuire, subsemnaţii........................., reprezentanţi ai ofertantului ..............................................................................................................., ne oferim ca,

(denumirea / numele ofertantului)în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în documentaţia menţionată mai sus, să prestăm servicii de prelucrare arhivistică, în urma încheierii “ Acordului cadru de servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva ..................(se va specifica denumirea lotului pentru care se ofertează), pentru 24 luni - Cod CPV: 79995100-6, pentru suma totală de ………............................…..lei fără TVA (suma în litere şi în cifre). 2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să prestăm serviciile menţionate mai sus. 3. Ne angajăm să menţinem această ofertă valabilă pentru o durată de ................................... (durata în litere şi cifre)zile, respectiv până la data de ..................................., şi ea va rămîne obligatorie pentru (ziua / luna / anul)noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate. 4. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie publică această ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este stabilită câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi. 5. Precizăm că:

|_| depunem ofertă alternativă, ale cărei detalii sunt prezentate într-un formular de ofertă separat, marcat în mod clar "alternativă"; |_| nu depunem ofertă alternativă. (Se bifează opţiunea corespunzătoare.) 6. Am inţeles şi consimţim că, în cazul în care oferta noastră este stabilită ca fiind câştigătoare, să constituim garanţia de bună execuţie în conformitate cu prevederile din documentaţia de atribuire. 7. Înţelegem că nu sunteţi obligaţi să acceptaţi oferta cu cel mai scăzut preţ sau orice altă ofertă pe care o puteţi primi. Data _______/_______/_________ __________________________, (semnătură), în calitate de ___________________, legal autorizat să semnez oferta pentru şi în numele ___________________________ (denumirea/numele operatorului economic)

oferta pentru şi în numele ____________________________________.

(denumirea/numele ofertantului)

Anexă la Formularul nr. 2

C E N T R A L I Z A T O R D E P R E Ț U R I

Obiectul acordului-cadru

Cantitate maximădosare

ml

Pret unitarlei fără TVA/ml dosar

Cantitate maximăpachete

ml

Pret unitarlei fără TVA/ml pachet

Valoare totală ofertă

Lei fără TVA

(24 luni)

Valoare totală

estimatăLei fără

TVA

a b c d e f=(b*c)+ (d*e)

g

Acord-cadru servicii de arhivare -24 luni -Lot 1 “Servicii de prelucrare

arhivistică pentru arhiva IRC SUD-EST”

174 174111.360

Acord-cadru servicii de arhivare -24 luni – Lot 2 ”Servicii de

prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC SUD MUNTENIA”

195 195 124.800

Acord-cadru servicii de arhivare -24 luni – Lot 3 ”Servicii de

prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC NORD-EST”

345 345 220.800

Acord-cadru servicii de arhivare -24 luni – Lot 4 „Servicii de

prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC CENTRU” 264 264 168.960

Acord-cadru servicii de arhivare -24 luni – Lot 5 “Servicii de

prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC VEST”

152,5 152,5 97.600

Acord-cadru servicii de arhivare -24 luni – Lot 6 “Servicii de

prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC NORD-VEST”

498,5 498,5 319.040

Notă:- Se va completa doar lotul/loturile pentru care se oferteză, iar restul rândurilor se vor șterge.- Nu se vor modifica cantitățile.- Se vor introduce date doar în spațiile libere.

Data completării ……………Ofertant,

.........................................(nume, prenume reprezentant legal, în clar)

(semnatura autorizată)L.S.

Formularul nr. 3

Operator Economic..........................(denumirea)

ÎMPUTERNICIRESubscrisa …………………………………………………………………. (nume/denumire), cu sediul în ……………………………..(adresa operatorului economic), înmatriculata la Registrul Comerţului sub nr.…, CIF ………, atribut fiscal …….....,reprezentată prin………………………, în calitate de ……………………………….,

Împuternicim prin prezenta pe Dl/Dna………………….……, domiciliat în ……………………………………………, identificat cu B.I./C.I. seria ……, nr. ………, CNP …………………………., eliberat de ……............................., la data de …………, având funcţia de ………………………………………………, să ne reprezinte la procedura de atribuire ….........................(se va completa cu denumirea obiectivului), organizată de...................în scopul atribuirii contractului. În îndeplinirea mandatului său, împuternicitul va avea următoarele drepturi şi obligaţii:1. Să semneze toate actele şi documentele care emană de la subscrisa în legătură cu participarea la prezenta procedură;2. Să participe în numele subscrisei la procedură şi să semneze toate documentele rezultate pe parcursul şi/sau în urma desfăşurării procedurii.3. Să răspundă solicitărilor de clarificare formulate de către comisia de evaluare în timpul desfăşurării procedurii.4. Să negocieze în numele subscrisei prețurile de achiziție a produselor ce fac obiectul procedurii.

Prin prezenta, împuternicitul nostru este pe deplin autorizat să angajeze răspunderea subscrisei cu privire la toate actele şi faptele ce decurg din participarea la procedură.

Înţeleg că în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii şi sunt de acord cu orice decizie a Autorităţii Contractante referitoare la excluderea din procedura pentru atribuirea contractelor de achiziţie publica.Data completării ............................

Ofertant,........................................................

(denumire)

reprezentată legal prin _____________________(nume si prenume, semnatura autorizată și ștampila)

(Specimenul de semnătură al persoanei împuternicite)..............................................

Notă: Împuternicirea va fi însoţită de o copie de pe actul de identitate al persoanei

împuternicite.Formularul nr. 4

OPERATOR ECONOMIC _____________________ (denumirea/numele)

DECLARAŢIEprivind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 164, art. 165 si art. 167

din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

Subsemnatul(a).................... [se inserează numele operatorului economic - persoana juridică], în calitate de ofertant la procedura simplificată proprie/ procedura internă “Acord - cadru servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva Inspectoratului de Stat în Construcții - Aparatul Central și a Inspectoratelor Regionale/Județene în Construcții, pentru 24 luni - 8 loturi” declar pe proprie răspundere că nu ne aflăm în nicuna din situațiile prevăzute la art. art. 164, art. 165 si art. 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor orice documente doveditoare de care dispunem.Înţeleg că în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii.

Operator economic,

………………………….

(semnătura autorizată )

Notă: se solicită atât ofertantului, ofertantului asociat, subcontractantului, cât și terțului susținător.

Formularul nr. 5

OPERATOR ECONOMIC ____________________ (denumirea/numele)

DECLARAŢIEprivind evitarea conflictului de interese

( art. 59 si 60 din Legea 98/2016)

1. Subsemnatul/a……………………, în calitate de …………………….(ofertant/candidat/ofertant asociat/subcontractant), la…………………………, în temeiul art. 59 și 60 din Legea nr.98/2016 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, declar pe proprie răspundere, sub sancţiunea falsului în declaraţii, următoarele: a) niciuna dintre persoanele care deține părți sociale, părți de interes, acțiuni din capitalul subscris al ofertantului, al terților susținători sau al subcontractanților propuși și nicio persoană care face parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare a ofertantului, a terților susținători ori subcontractanților propuși, nu participă în procesul de verificare/evaluare a ofertelor; b) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţii propuşi nu sunt soţ/soţie, rudă sau afin, până la gradul al doilea inclusiv, cu persoane care fac parte din organul de conducere sau de supervizare a Secretariatului General al Guvernului c) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţi propuşi nu avem, direct ori indirect, un interes personal, financiar, economic sau de altă natură și nu ne aflăm într-o altă situaţie de natură să afecteze independenţa şi imparţialitatea autoritătii contractante pe parcursul procesului de evaluare; d) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţi propuşi nu avem drept membri în cadrul consiliului de administraţie/organul de conducere sau de supervizare şi/sau nu avem acţionari ori asociaţi semnificativi, persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al doilea inclusiv ori care se află în relaţii comerciale cu persoane cu funcţii de decizie în cadrul Secretariatului General al Guvernului, implicate în procedura de atribuire; e) eu sau terţii susţinători ori subcontractanţi propuşi nu am nominalizat printre principalele persoane desemnate pentru executarea contractului persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al doilea inclusiv ori care se află în relaţii comerciale cu persoane cu funcţii de decizie în cadrul Secretariatului General al Guvernului și care sunt implicate în procedura de atribuire. 2. Subsemnatul/a………………………….…. declar că voi informa imediat autoritatea contractantă dacă vor interveni modificări în prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică sau, în cazul în care vom fi desemnaţi câştigători, pe parcursul derulării contractului de achiziţie publică.3. De asemenea, declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare.

4. Subsemnatul/a autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte persoane juridice să furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi Secretariatului General al Guvernului cu privire la orice aspect tehnic şi financiar în legătură cu activitatea noastră. La prezenta procedură, persoanele din cadrul autorității contractante care dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante pentru evitarea conflictului de interese sunt:

Emil Florin Albotă - Inspector General Paul Racoviță - Inspector General Adjunct Remulus Emilian Birjaru - Secretar General Elena Ionescu - Director DEA Ionuț Cotarcea - Director DJRU Anamaria Stănică – Sef birou Constantin-Daniel Butaru - Consilier Cosmin Radu - Consilier Radu Nistorescu – ConsilierElena Diana Tiutiu – ConsilierGabriela Stoleriu - Șef BirouCiprian Creangă - ConsilierDan Ștefan - ConsilierMihaela Stoenescu – ConsilierMihaela Daniela Andrei – ConsilierFlorin Petcu - ConsilierMihai-Traian Negreanu – ConsilierDavid Stan - Consilier Cristina Maria Cost - Consilier

Data completarii …………………………………………

………………………………………………, in calitate de Administrator, legal autorizat sa semnez oferta pentru si in numeleS.C. ……………………………………………… S.R.L.

Formularul nr. 6

OPERATOR ECONOMIC_____________________(denumirea/numele)

DECLARATIE PE PROPRIA RASPUNDERECU PRIVIRE LA RESPECTAREA REGLEMENTARILOR LEGALE OBLIGATORII

PRIVIND DOMENIUL MEDIULUI, SOCIAL SIAL RELATIILOR DE MUNCA

1. Subsemnatul, reprezentant împuternicit al ......................................................(denumirea/numele si sediul/adresa candidatului/ofertantului), declar pe propria raspundere, sub sanctiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca la elaborarea ofertei am tinut cont de obligatiile legale referitoare la domeniile: mediu, social si al relatiilor de munca si protectia muncii. 2. Subsemnatul declar pe propria raspundere ca ma angajez ca, pe parcursul îndeplinirii contractului, sa respect regulile obligatorii referitoare la: domeniile: mediu, social si al relatiilor de munca si protectia muncii, care sunt în vigoare în România. 3. Subsemnatul declar pe propria raspundere ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice documente si informatii suplimentare in scopul verificarii datelor din prezenta declaratie. 4. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice institutie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informatii reprezentantilor autorizati ai autoritatii contractante cu privire la orice aspect in legatura cu activitatea noastra. 5. Prezenta declaratie este valabila pana la data de ................................................... /(se precizeaza data expirarii perioadei de valabilitate a ofertei).

Data completarii ...........

Operator economic

,.................................

(numele prenumele reprezentantului legal, în clar)

(semnătură autorizată)

Formularul nr. 7

ACORD DE ASOCIEREîn vederea participării la procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică

Nr. …………………………………………

Prezentul acord de asociere are ca temei legal art. 53 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice.

1. Părţile acordului :_______________________, reprezentată prin................................, în calitate de..............

(denumire operator economic, sediu, telefon)şi

________________________ reprezentată prin..............................., în calitate de..............(denumire operator economic, sediu, telefon)

ne asociem pentru:a) a participa la procedura de achiziţie publică organizată de ................................... ................................(denumire autoritate contractantă) pentru atribuirea contractului /acordului cadru ...........................................................(obiectul contractului/acordului-cadru)b) a derula în comun contractul de achiziţie publică în cazul desemnării ofertei comune ca fiind câştigătoare. 2. Obiectul acordului:2.1 Asociaţii au convenit să desfăşoare în comun următoarele activităţi:

1. ___________________________________2. ___________________________________… __________________________________

2.2 Contribuţia financiară/tehnică/profesională a fiecarei părţi la îndeplinirea contractului de achiziţie publică este:

1._______ % S.C. ___________________________2._______ % S.C. ___________________________

2.3 Repartizarea beneficiilor sau pierderilor rezultate din activităţile comune desfăşurate de asociaţi se va efectua proporţional cu cota de participare a fiecărui asociat, respectiv:

1._______ % S.C. ___________________________2._______ % S.C. ___________________________

3. Durata asocierii3.1 Durata asocierii constituite în baza prezentului acord este egală cu perioada derulării procedurii de atribuire şi se prelungeşte corespunzător cu perioada de îndeplinire a contractului (în cazul desemnării asocierii ca fiind câştigătoare a procedurii de achiziţie).

4. Condiţiile de administrare şi conducere a asociaţiei:4.1 Se împuterniceşte S.C................................, având calitatea de lider al asociaţiei pentru întocmirea ofertei comune, semnarea şi depunerea acesteia în numele şi pentru asocierea constituită prin prezentul acord. 4.2 Se împuterniceşte S.C................................, având calitatea de lider al asociaţiei pentru semnarea contractului de achiziţie publică în numele şi pentru asocierea constituită prin prezentul acord, în cazul desemnării asocierii ca fiind câştigătoare a procedurii de achiziţie).

5. Încetarea acordului de asociere5.1 Asocierea îşi încetează activitatea ca urmare a următoarelor cauze:

a) expirarea duratei pentru care s-a încheiat acordul;b) neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a activităţilor prevăzute la art. 2 din

acord;c) alte cauze prevăzute de lege.

6. Comunicări6.1 Orice comunicare între părţi este valabil îndeplinită dacă se va face în scris şi va fi transmisă la adresa/adresele ......................................................., prevăzute la art..........6.2 De comun acord, asociaţii pot stabili şi alte modalităţi de comunicare.

7. Litigii7.1 Litigiile intervenite între părţi se vor soluţiona pe cale amiabilă, iar în caz de nerezolvare vor fi soluţionate de către instanţa de judecată competentă.

8. Alte clauze:____________________________________________Prezentul acord a fost încheiat într-un număr de.....exemplare, câte unul pentru fiecare parte, astăzi............................(data semnării lui)

Liderul asociatiei:

______________________(denumire autoritate contractanta)

ASOCIAT 1,___________________

ASOCIAT 2,___________________

Formularul nr. 8

OPERATOR ECONOMIC_____________________ (denumirea/numele)

DECLARAŢIE PRIVIND SUBCONTRACTANŢII(partea/părţile din contract care sunt îndeplinite

de subcontractanţi şi specializarea acestora)Subsemnatul(a) ……....................................……….. (numele şi prenumele), reprezentant împuternicit al ….......................................................... (denumirea/numele şi sediul/adresa operatorului economic), declar pe propria răspundere, sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, că datele prezentate în tabelul anexat sunt reale.

Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare în scopul verificării datelor din prezenta declaraţie.

Subsemnatul autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte persoane juridice să furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai ................................................ (denumirea si adresa autorităţii contractante) cu privire la orice aspect tehnic şi financiar în legătură cu activitatea noastră.

Prezenta declaraţie este valabilă până la data de …..............….... (se precizează data expirării perioadei de valabilitate a ofertei)

Nr. crt.

Denumire subcontractant/a

dresa/CUI

Specializare subcontractant

Partea/părţile din contract ce urmează a fi

subcontractate

Procentul din valoarea

contractului reprezentat de serviciile ce urmează a fi

subcontractate

Acord subcontractor cu

specimen de semnătură

1….….

Data completării …………………

Operator economic,

_________________(semnatura autorizată)

Formular nr.9 – Model Propunere tehnică

Lot 1- Servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC SUD-EST1 2 3

SPECIFICAȚIILE CERUTE ÎN CAIETUL DE SARCINI CONFORMITATE SPECIFICAȚIILE OFERTATE

Inspectoratul Regional în Construcții Sud-Est deţine documente care nu sunt constituite ca unităţi arhivistice (majoritatea sunt constituite în bibliorafturi și dosare de plastic), în accepţia prevederilor legale în ceea ce priveşte îndosarierea, copertarea, numerotarea, şnuruirea, etichetarea, sigilarea, înscrierea datelor pe coperta de dosar şi întocmirea inventarelor, precum și documente cu termen de păstrare expirat care trebuie scoase din evidenţă.Autoritatea contractantă va pune la dispoziția prestatorului documentele

supuse operațiunilor de prelucrare, doar în spațiile menționate ca locație în prezentul caiet de sarcini; prestarea serviciilor de arhivare se va realiza numai în cadrul locațiilor Inspectoratului Regional în Construcții Sud-Est, conform Anexei nr. 1.

1. Obiectul acordului cadruObiectul prezentului caiet de sarcini îl constituie achiziționarea de la un

operator economic specializat a serviciilor de prelucrare arhivistică, conform Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Legea 16/1996 – Legea Arhivelor Naționale, cu modificările și completările ulterioare.

2. Cerințe privind respectarea serviciilor de arhivare. 2.1 Cerințe generaleCerințele generale se referă la regulile de bază care trebuie respectate

astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnice corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante. Prestatorul este

Confirmați conformitatea fiecărei caracteristici cerute în specificațiile tehnice prin „DA” sau „NU”.Vă rugăm să urmăriți și clauzele generale referitoare la specificațiile tehnice prezentate în caietul de sarcini, respectiv în coloana din stânga.

Se indică denumirea și specificațiile articolului oferit.A se completa separat pentru fiecare articol prezentat în coloana din stânga.Vă rugăm să urmăriți clauzele referitoare la specificațiile tehnice prezentate în caietul de sarcini, respectiv în coloana din stânga.

răspunzător atât de exactitatea şi corectitudinea tuturor operațiunilor şi metodelor de prestare utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata acordului-cadru.Se vor respecta standardele şi alte reglementări aflate în vigoare cu

privire la activitățile prestate.Prestatorul va trebui să respecte următoarele cerințe:

a) Prestatorul trebuie să deţină resursele umane necesare derulării în bune condiţii a serviciilor solicitate, conform prevederilor legale în vigoare;

b) Prestatorul trebuie să dețină autorizații emise în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale din 9 aprilie 1996, cu modificările şi completările ulterioare, republicată în aprilie 2014, în conformitate cu obiectul contractului;

c) Prestatorul va prezenta dovezi de formare pentru personalul nominalizat în realizarea contractului (diplomă/certificat), avizate de către Arhivele Naționale;

d) Prestatorul va prezenta un plan de derulare a serviciilor de arhivare astfel încât să se asigure ritmicitatea procesului de arhivare în toate etapele sale;

e) Prestatorul va asigura integritatea fizică a docu-mentelor, toate procesările fiind necesar a fi asigurate fără posibilitatea deteriorării acestora;

f) Prestatorul va trebui să informeze reprezentanții In-spectoratului Regional în Construcții Sud-Est cu privire la stadiul procesului de arhivare, pe fiecare etapă, pre-cum şi la final, când va trebui să prezinte centralizarea informărilor prealabile efectuate;

g) Prestatorul va asigura materialele, uneltele de lucru, coperțile de dosare și orice alte mijloace/materiale

necesare prestării serviciilor de prelucrare arhivistică;h) Prestatorul va suporta contravaloarea transportului per-

sonalului propriu la fiecare locație din cadrul Inspec-toratului Regional în Construcții Sud-Est, unde vor fi re-alizate serviciile de arhivare, conform Anexei nr. 1;

i) Prestatorul va respecta programul de lucru al au-torității contractante (luni-joi între orele 8,00 – 16,30 și vineri între orele 8,00-14,00).

2.2. Modalitatea de platăPlata serviciilor prestate se va face lunar, în baza facturii emise de

prestator, în baza Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate, semnat şi însuşit de ambele părţi.Plata va fi făcută cu ordin de plată, numai în conturi deschise la

Trezoreria Statului, conform prevederilor legale, în maxim 30 de zile de la data emiterii facturii, după semnarea proceselor verbale de recepție a serviciilor.2.3. ConfidențialitateCondițiile de confidenţialitate și de siguranţă pentru documentele cu

care se lucrează vor fi următoarele:- documentele supuse operaţiunilor de arhivare sunt de uz intern și

difuzarea lor parţială sau totală sau scoaterea din locurile de păstrare (locațiile menționate în prezentul caiet de sarcini) se face numai cu respectarea condiţiilor legale, numai de către personalul de specialitate al autorității contractante;- personalul firmei prestatoare de servicii nu are dreptul să divulge, să

fotocopieze sau să scoată din locațiile autorității contractante, documentele supuse operațiunilor de arhivare;- personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai

prevederile legale de lucru cu documente și se va semna un "Angajament de confidenţialitate" cu autoritatea contractantă;- încălcarea acestor prevederi se sancţionează conform capitolului VI

din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 și Codului Penal

al României. 2.4. Cerinţe privind cadrul general de recepţieRecepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua, lunar, după

elaborarea Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate (la fiecare locație), semnat de către autoritatea contractantă și de către un reprezentant al prestatorului, premergător emiterii facturii.Recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua de către o

comisie de recepţie constituită din reprezentanţi ai autorităţii contractante şi ai prestatorului şi se va finaliza prin semnarea procesului verbal de recepţie cantitativă-calitativă.Recepția cantitativă se va face pe ml de dosare legate și ml de pachete.3. Prelucrarea fondului arhivisticPrelucrarea fondului arhivistic existent, se va realiza astfel:

1. sub formă de dosare pentru documentele cu termen de păstrare mare și permanent;

2. sub formă de pachete pentru documentele cu termen de păstrare mediu și scurt, pentru care se vor realiza toate operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucrare arhivistică, mai puțin îndosarierea.

3. Serviciile de prelucrare ale fondului arhivistic existent se vor face numai la solicitarea Inspectoratului Regional în Construcții Sud-Est, în funcție de necesități, numai la sediile acestuia.

4. Primirea (recepția) documentelor ce urmează a fi îndosariate și legate (documente cu termen de păstrare mare și permanent), se va face pe bază de proces-verbal de predare-primire între prestator și compartimentele creatoare de documente din cadrul Inspectoratelor Județene în Construcții ale Inspectoratului Regional în Construcții Sud-Est.

5. Arhiva instituției este alcătuită majoritar din documente în format A4, însă nu se poate preciza în

prezent o pondere a documentelor în funcție de format, ținând cont de faptul că acestea provin de la toate compartimentele/birourile/serviciile I.S.C., în funcție de specificul activității (de ex. dosare/bibliorafturi care conțin documentații atât în format A4, cât și planșe/proiecte în format A3 sau de dimensiuni diferite).

În scopul prelucrării fondului arhivistic, prestatorul va parcurge următoarele etape:

a) Preluarea documentelor Documentele vor fi preluate de către prestator, la sediile autorității contractante, conform Anexei nr. 1, unde vor fi derulate activitățile specifice arhivării.

b) DesprăfuireaDesprăfuirea se face cu scopul asigurării curăţării

documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării documentelor depozitate în arhivă.Desprăfuirea se execută cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu

aspiratorul, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a se deteriora documentele.

c) Ordonarea documentelor Conform Nomenclatoarelor arhivistice al Inspectoratului

de Stat în Construcții – I.S.C. aprobate, prestatorul va ordona documentele pe structurile organizatorice ale acestuia (departamente, direcţii, servicii, birouri), iar în cadrul compartimentelor vor fi grupate cronologic pe probleme şi termene de păstrare.

d) Îndosarierea documentelor Îndosarierea documentelor reprezintă aranjarea

cronologică a documentelor în coperţi din carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), găurirea cu utilaje/echipamente care nu

deteriorează documentele, şnuruirea cu sfoară de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, constituirea inventarelor pe suport de hârtie. Operațiunile specifice prestării serviciilor de

prelucare arhivistică (pentru toate documentele, indiferent de termenul de păstrare) și legătorie (doar pentru documente cu termen de păstrare mare și permanent) vor fi următoarele:

a) Operațiunea de fondare/ordonare a documentelor:

- Determinarea apartenenței la fondul arhivistic; -Ordonarea documentelor în dosare, pe compartimentele

autorității contractante, conform termenelor de păstrare; -Documentele cuprinse în dosarele primite de la

direcțiile/serviciile/compartimentele autorității contractante se ordonează cronologic (pe ani și zile de creare) sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt (ianuarie - decembrie). La efectuarea acestei operaţiuni o atenţie deosebită se va acorda anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse; -Concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se

îndepărtează părțile metalice (acele, clamele, agrafele metalice, capsele), filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale, plicurile și actele care nu au legătură cu problemele din dosar etc.

b) Operațiunea de legare a documentelor: Unitatea arhivistică de bază – dosarul - se încheie în vederea

exploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi pe termen îndelungat a documentelor create.

Dosarele vor fi legate astfel: în cazul documentelor cu termen de păstrare mare și permanent, documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la 1(un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate şi aspect plăcut, care să nu deterioreze documentul şi să prindă foaia corespunzător în dosar, se leagă cu sfoară de legătorie, în coperţi de carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), în aşa fel încât să se permită citirea completă a textului, a datelor şi a rezoluţiilor;- Documentele în format mare, desene tehnice, schițe, materiale

ilustrate nu se scot din dosar ci se aduc la format A4 și se notează ca atare; dacă în dosar se află documente mici, fotografii, desene tehnice în format mai mic, acestea se pun în plic și se cos împreună cu celelalte documente (fiecare fotografie sau CD se pun separat într-un plic);- Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250 - 300 file; în cazul

depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar și se va ține cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit;- În funcţie de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu

număr variat de file dar nu mai puţin de 100 file (planşele A1 şi A3 se echivalează cu 6, respectiv 2 file);- Dosarele cu mai puţin de 250 -300 file se vor constitui doar cu

aprobarea autorităţii contractante;- Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare

stabilit iniţial după care vor fi introduse în cutii de arhivă care vor fi numerotate în cadrul fondului;- Inventarul se va completa în dreptul fiecărui dosar cu numărul cutiei

în care se află;- Cutiile de arhivare vor avea următoarele caracteristici: vor fi

executate din carton pentru legătorie, vor prezenta rezistență la rupere/șocuri și manipulări repetate, suprafață netedă, fără defecte vizibile, prevăzute cu capace de închidere cu rolul de a proteja documentele de praf și umiditate, cu o capacitate de aproximativ 10 unitați arhivistice;- Coperțile din carton, cutiile necesare arhivării și celelalte furnituri

necesare legării documentelor și înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă (sfoară, material de lipit și markere specifice, etc.) vor fi furnizate gratuit de către prestator. c) Operațiunea de numerotare a documentelor: - Operațiunea de numerotare a documentelor presupune numerotarea filelor conținute de dosarul supus operațiunii de legătorie;- Filele dosarelor cu termen de păstrare permanent se vor numerota de

către prestator în colţul din dreapta sus, cu creion/pix negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum;- În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează

fiecare volum separat, începând cu nr. 1. d) Operațiunea de personalizare a dosarelor:- Inscripţionarea dosarului se va face atât pe cotor, cât şi pe copertă;- Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituției şi a

direcției/serviciului/compartimentului creator, indicativul unității arhivistice din nomenclatorul arhivistic, numărul de dosar din inventar, cuprinsul unității arhivistice, datele extreme (ziua, luna, anul), datele de început şi de sfârşit ale documentelor din dosar, numărul de file (în cazul dosarelor permanente), numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare;- Pe cotorul dosarului se înscriu: compartimentul, numărul de dosar din

inventar, anul, datele extreme și termenul de păstrare. e) Operațiunea de certificare a dosarelor:- Pentru arhiva permanentă, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul

dosarului, sau pe ultima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, prestatorul va face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează (nume, prenume şi semnătură) şi pune data certificării (lună, zi şi an). f) Operațiunea de inventariere a documentelor: După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, se trece la

luarea lor în evidență.

- Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă;- Inventarierea va presupune luarea în evidență a documentelor și

unităților arhivistice, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru;- Fiecare dosar va avea înscris în inventar numărul curent, indicativul

corespunzător din Nomenclatorul Arhivistic, descrierea pe scurt a dosarului, datele extreme și numărul de file. Dacă un dosar conține documente create în mai mulți ani, se va inventaria la anul cel mai vechi;- Creatorul de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) va preda

prestatorului pe bază de proces verbal bibliorafturile, dosarele, registrele şi condicile;- Prestatorul este obligat să predea dosarele legate creatorului de arhivă

(direcție/ serviciu/compartiment) după ce va efectua operaţiunea de inventariere a dosarelor;- In vederea respectării prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea

Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996 privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, este necesar ca, după prelucrare și inventariere, documentele să fie selecţionate, urmând ca, după avizarea lucrărilor de selecționare de către Arhivele Naționale, cele cu termen de păstrare expirat să fie distruse, iar cele în termen de păstrare să fie depozitate și gestionate în conformitate cu normativele legale în vigoare. În acest sens, prestatorul va asigura suport gratuit pe toată perioada acordului cadru, în vederea procesului de selecționare a documentelor. 4. Inventarierea și selecționarea documentelor

1. Inventarierea

Se va întocmi inventarul arhivistic pe modelul Anexei nr. 2 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată.Se va executa astfel:

a) Inventarele întocmite vor cuprinde toate dosarele cu aceleaşi termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă; se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt pre-văzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct;

b) La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă, raport, ordin, instrucțiuni, corespondență, bilanț, proiect, studiu, etc.);

c) La sfârşitul inventarului se va menţiona: „Acest inventar conţine .... file şi ..... unităţi arhivistice”, urmate de data întocmirii şi de numele/semnătura persoanei care a întocmit inventarul;

d) Predarea inventarelor se va face pe bază de proces verbal de predare-primire;

e) Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele cu termen de păstrare PERMANENT şi în 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare;

f) În cadrul inventarului, la rubrica observații, se va menționa numărul cutiei în care se află unitatea arhivistică;

g) Termenul de predare al inventarelor: în 10 zile calendaristice de la semnarea de către părți a procesului verbal de recepție calitativă și cantitativă.

2. Selecţionarea documentelor/distrugerea documentelorPentru selecţionarea corectă, prestatorul va efectua o cercetarea

integrală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea o privire de ansamblu asupra documentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind.

Documentele care au termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din arhivă, conform hotărârii comisiilor de selecţionare din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Sud-Est. Pentru aceasta, prestatorul va desfăşura următoarele activităţi:

a) Pregătirea selecţionării documentelor prin însuşirea no-menclatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C., a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de păstrare şi pe compartimentele care le-au constituit, centralizarea pe rafturi şi stive, cu eti-chete pentru compartiment şi an;

b) Întocmirea Lucrării de selecţionare și înaintarea acesteia spre avizare comisiei de selecţionare a documentelor din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Sud-Est;

c) Completarea inventarelor existente cu datele lipsă, întocmirea de inventare pentru cantitatea de documente de selecţionat, întocmirea documentaţiei de selecţionare a documentelor şi obţinerea avizului de aprobare a selecţionării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale;

d) Eliminarea materialului arhivistic vădit nefolositor după obținerea avizului de aprobare a selecționării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale şi emiterea unui certificat de distrugere care să ateste faptul că documentele au fost distruse şi reziduurile rezultate reciclate.Prestatorul are obligația să suporte costurile unor

eventuale contravenții referitoare la serviciile ce fac obiectul acordului cadru și, totodată, să refacă lucrările conform legislației în vigoare, fără costuri suplimentare pentru autoritatea contractantă.

În cazul constatării unor neconcordanţe privind prestarea serviciilor, acestea vor fi remediate imediat de către prestator, cheltuielile de remediere fiind suportate în totalitate

de către acesta din urmă.La terminarea activităţilor specifice arhivării

documentelor de către prestator, personalul responsabil cu arhiva din cadrul autorității contractante, verifică calitatea acestora, urmărind respectarea întocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.Notă: condițiile expuse în caietul de sarcini sunt minime și obligatorii.

Data completării: Operator economic,

(denumire, semnătură autorizată, stampila)Lot 2- Servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC SUD MUNTENIA

1 2 3

SPECIFICAȚIILE CERUTE ÎN CAIETUL DE SARCINI CONFORMITATESPECIFICAȚIILE

OFERTATE

Inspectoratul Regional în Construcții Sud Muntenia deţine documente care nu sunt constituite ca unităţi arhivistice (majoritatea sunt constituite în bibliorafturi și dosare de plastic), în accepţia prevederilor legale în ceea ce priveşte îndosarierea, copertarea, numerotarea, şnuruirea, etichetarea, sigilarea, înscrierea datelor pe coperta de dosar şi întocmirea inventarelor, precum și documente cu termen de păstrare expirat care trebuie scoase din evidenţă.

Autoritatea contractantă va pune la dispoziția prestatorului documentele supuse operațiunilor de prelucrare, doar în spațiile menționate ca locație în prezentul caiet de sarcini; prestarea serviciilor de arhivare se va realiza numai în cadrul locațiilor Inspectoratului Regional în Construcții Sud Muntenia, conform Anexei nr. 1.

1. Obiectul acordului cadru

Obiectul prezentului caiet de sarcini îl constituie achiziționarea de la un



operator economic specializat a serviciilor de prelucrare arhivistică, conform Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Legea 16/1996 – Legea Arhivelor Naționale, cu modificările și completările ulterioare.

2. Cerințe privind respectarea serviciilor de arhivare 2.1 Cerințe generale

Cerințele generale se referă la regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante.

Prestatorul este răspunzător atât de exactitatea şi corectitudinea tuturor operațiunilor şi metodelor de prestare utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata acordului-cadru.

Se vor respecta standardele şi alte reglementări aflate în vigoare cu privire la activitățile prestate.

Prestatorul va trebui să respecte următoarele cerințe:a) Prestatorul trebuie să deţină resursele umane necesare derulării în

bune condiţii a serviciilor solicitate, conform prevederilor legale în vigoare;b) Prestatorul trebuie să dețină autorizații emise în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale din 9 aprilie 1996, cu modificările şi completările ulterioare, republicată în aprilie 2014, în conformitate cu obiectul contractului;c) Prestatorul va prezenta dovezi de formare pentru personalul nominalizat în realizarea contractului (diplomă/certificat), avizate de către Arhivele Naționale;d) Prestatorul va prezenta un plan de derulare a serviciilor de

arhivare astfel încât să se asigure ritmicitatea procesului de arhivare în

toate etapele sale;e) Prestatorul va asigura integritatea fizică a documentelor, toate pro-

cesările fiind necesar a fi asigurate fără posibilitatea deteriorării acestora;f) Prestatorul va trebui să informeze reprezentanții Inspectoratului

Regional în Construcții Sud Muntenia cu privire la stadiul procesului de arhivare, pe fiecare etapă, precum şi la final, când va trebui să prezinte centralizarea informărilor prealabile efectuate;

g) Prestatorul va asigura materialele, uneltele de lucru, coperțile de dosare și orice alte mijloace/materiale necesare prestării serviciilor de prelucrare arhivistică;

h) Prestatorul va suporta contravaloarea transportului personalului propriu la fiecare locație din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Sud Muntenia, unde vor fi realizate serviciile de arhivare, conform Anexei nr. 1;

i) Prestatorul va respecta programul de lucru al autorității contractante (luni-joi între orele 8,00 – 16,30 și vineri între orele 8,00-14,00).

2.2. Modalitatea de plată

Plata serviciilor prestate se va face lunar, în baza facturii emise de prestator, în baza Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate, semnat şi însuşit de ambele părţi.

Plata va fi făcută cu ordin de plată, numai în conturi deschise la Trezoreria Statului, conform prevederilor legale, în maxim 30 de zile de la data emiterii facturii, după semnarea proceselor verbale de recepție a serviciilor.

2.3. Confidențialitate

Condițiile de confidenţialitate și de siguranţă pentru documentele cu care se lucrează vor fi următoarele:

- documentele supuse operaţiunilor de arhivare sunt de uz intern și difuzarea lor parţială sau totală sau scoaterea din locurile de păstrare (locațiile menționate în prezentul caiet de sarcini) se face numai cu respectarea condiţiilor legale, numai de către personalul de specialitate al autorității contractante;

- personalul firmei prestatoare de servicii nu are dreptul să divulge, să fotocopieze sau să scoată din locațiile autorității contractante, documentele supuse operațiunilor de arhivare;

- personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai prevederile legale de lucru cu documente și se va semna un "Angajament de confidenţialitate" cu autoritatea contractantă;

- încălcarea acestor prevederi se sancţionează conform capitolului VI din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 și Codului Penal al României. 2.4. Cerinţe privind cadrul general de recepţieRecepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua, lunar, după

elaborarea Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate (la fiecare locație), semnat de către autoritatea contractantă și de către un reprezentant al prestatorului, premergător emiterii facturii. Recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua de către o comisie de recepţie constituită din reprezentanţi ai autorităţii contractante şi ai prestatorului şi se va finaliza prin semnarea procesului verbal de recepţie cantitativă-calitativă.

Recepția cantitativă se va face pe ml de dosare legate și ml de pachete.

3. Prelucrarea fondului arhivisticPrelucrarea fondului arhivistic existent, se va realiza astfel:a) sub formă de dosare pentru documentele cu termen de păstrare

mare și permanent;b) sub formă de pachete pentru documentele cu termen de păstrare

mediu și scurt, pentru care se vor realiza toate operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucrare arhivistică, mai puțin îndosarierea.

Serviciile de prelucrare ale fondului arhivistic existent se vor face numai la solicitarea Inspectoratului Regional în Construcții Sud Muntenia, în funcție de necesități, numai la sediile acestuia.

Primirea (recepția) documentelor ce urmează a fi îndosariate și legate (documente cu termen de păstrare mare și permanent), se va face pe bază de proces-verbal de predare-primire între prestator și compartimentele creatoare de documente din cadrul Inspectoratelor Județene în Construcții ale Inspectoratului Regional în Construcții Sud Muntenia.

Arhiva instituției este alcătuită majoritar din documente în format A4, însă nu se poate preciza în prezent o pondere a documentelor în funcție de format, ținând cont de faptul că acestea provin de la toate compartimentele/birourile/serviciile I.S.C., în funcție de specificul activității (de ex. dosare/bibliorafturi care conțin documentații atât în format A4, cât și planșe/proiecte în format A3 sau de dimensiuni diferite).

În scopul prelucrării fondului arhivistic, prestatorul va parcurge ur-mătoarele etape:a) Preluarea documentelor

Documentele vor fi preluate de către prestator, la sediile autorității contractante, conform Anexei nr. 1, unde vor fi derulate activitățile spe-cifice arhivării.

b) Desprăfuirea

Desprăfuirea se face cu scopul asigurării curăţării documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării

documentelor depozitate în arhivă.Desprăfuirea se execută cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspira-

torul, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a se deteriora documentele.c) Ordonarea documentelor Conform Nomenclatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în

Construcții – I.S.C. aprobate, prestatorul va ordona documentele pe structurile organizatorice ale acestuia (departamente, direcţii, servicii, birouri), iar în cadrul compartimentelor vor fi grupate cronologic pe probleme şi termene de păstrare.

d) Îndosarierea documentelor Îndosarierea documentelor reprezintă aranjarea cronologică a

documentelor în coperţi din carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), găurirea cu utilaje/echipamente care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu sfoară de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, constituirea inventarelor pe suport de hârtie.

Operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucare arhivistică (pentru toate documentele, indiferent de termenul de păstrare) și legătorie (doar pentru documente cu termen de păstrare mare și permanent) vor fi următoarele:

a) Operațiunea de fondare/ordonare a documentelor: - Determinarea apartenenței la fondul arhivistic; - Ordonarea documentelor în dosare, pe compartimentele autorității

contractante, conform termenelor de păstrare; -Documentele cuprinse în dosarele primite de la

direcțiile/serviciile/compartimentele autorității contractante se ordonează cronologic (pe ani și zile de creare) sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se

foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt (ianuarie - decembrie). La efectuarea acestei operaţiuni o atenţie deosebită se va acorda anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse;

- Concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se îndepărtează părțile metalice (acele, clamele, agrafele metalice, capsele), filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale, plicurile și actele care nu au legătură cu problemele din dosar etc.

b) Operațiunea de legare a documentelor: Unitatea arhivistică de bază – dosarul - se încheie în vederea

exploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi pe termen îndelungat a docu-mentelor create.

Dosarele vor fi legate astfel: în cazul documentelor cu termen de păstrare mare și permanent, documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la 1(un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate şi aspect plăcut, care să nu deterioreze docu-mentul şi să prindă foaia corespunzător în dosar, se leagă cu sfoară de legătorie, în coperţi de carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), în aşa fel încât să se permită citirea completă a textului, a datelor şi a rezoluţiilor;

- Documentele în format mare, desene tehnice, schițe, materiale ilustrate nu se scot din dosar ci se aduc la format A4 și se notează ca atare; dacă în dosar se află documente mici, fotografii, desene tehnice în format mai mic, acestea se pun în plic și se cos împreună cu celelalte documente (fiecare fotografie sau CD se pun separat într-un plic);

- Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar și se va ține cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit;

- În funcţie de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu număr variat de file dar nu mai puţin de 100 file (planşele A1 şi A3 se

echivalează cu 6, respectiv 2 file);- Dosarele cu mai puţin de 250 -300 file se vor constitui doar cu

aprobarea autorităţii contractante;- Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit

iniţial după care vor fi introduse în cutii de arhivă care vor fi numerotate în cadrul fondului;

- Inventarul se va completa în dreptul fiecărui dosar cu numărul cutiei în care se află;

- Cutiile de arhivare vor avea următoarele caracteristici: vor fi executate din carton pentru legătorie, vor prezenta rezistență la rupere/șocuri și manipulări repetate, suprafață netedă, fără defecte vizibile, prevăzute cu capace de închidere cu rolul de a proteja documentele de praf și umiditate, cu o capacitate de aproximativ 10 unitați arhivistice;

- Coperțile din carton, cutiile necesare arhivării și celelalte furnituri necesare legării documentelor și înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă (sfoară, material de lipit și markere specifice, etc.) vor fi furnizate gratuit de către prestator.

c) Operațiunea de numerotare a documentelor:- Operațiunea de numerotare a documentelor presupune numerotarea

filelor conținute de dosarul supus operațiunii de legătorie;- Filele dosarelor cu termen de păstrare permanent se vor numerota de

către prestator în colţul din dreapta sus, cu creion/pix negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum;

- În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.

d) Operațiunea de personalizare a dosarelor:- Inscripţionarea dosarului se va face atât pe cotor, cât şi pe copertă;- Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituției şi a direcției/

serviciului/compartimentului creator, indicativul unității arhivistice din nomenclatorul arhivistic, numărul de dosar din inventar, cuprinsul unității arhivistice, datele extreme (ziua, luna, anul), datele de început şi de sfârşit ale documentelor din dosar, numărul de file (în cazul dosarelor permanente), numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare; - Pe cotorul dosarului se înscriu: compartimentul, numărul de dosar din inventar, anul, datele extreme și termenul de păstrare.

e) Operațiunea de certificare a dosarelor:- Pentru arhiva permanentă, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul

dosarului, sau pe ultima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, presta-torul va face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează (nume, prenume şi semnătură) şi pune data certificării (lună, zi şi an).

f) Operațiunea de inventariere a documentelor:- După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, se trece la

luarea lor în evidență;- Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare,

create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă;- Inventarierea va presupune luarea în evidență a documentelor și

unităților arhivistice, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru;

- Fiecare dosar va avea înscris în inventar numărul curent, indicativul corespunzător din Nomenclatorul Arhivistic, descrierea pe scurt a dosarului, datele extreme și numărul de file. Dacă un dosar conține documente create în mai mulți ani, se va inventaria la anul cel mai vechi;

- Creatorul de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) va preda prestatorului pe bază de proces verbal bibliorafturile, dosarele, registrele şi condicile;

- Prestatorul este obligat să predea dosarele legate creatorului de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) după ce va efectua operaţiunea de

inventariere a dosarelor;- In vederea respectării prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor

Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996 privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, este necesar ca, după prelucrare și inventariere, documentele să fie selecţionate, urmând ca, după avizarea lucrărilor de selecționare de către Arhivele Naționale, cele cu termen de păstrare expirat să fie distruse, iar cele în termen de păstrare să fie depozitate și gestionate în conformitate cu normativele legale în vigoare. În acest sens, prestatorul va asigura suport gratuit pe toată perioada acordului cadru, în vederea procesului de selecționare a documentelor.4. Inventarierea și selecționarea documentelora) Inventarierea

Se va întocmi inventarul arhivistic pe modelul Anexei nr. 2 din Legea Ar-hivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată.

Se va executa astfel: Inventarele întocmite vor cuprinde toate dosarele cu aceleaşi termene

de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă; se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în in-ventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct; La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile

de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă, raport, ordin, instrucțiuni, corespondență, bilanț, proiect, studiu, etc.);

La sfârşitul inventarului se va menţiona: „Acest inventar conţine .... file şi ..... unităţi arhivistice”, urmate de data întocmirii şi de numele/semnătura persoanei care a întocmit inventarul; Predarea inventarelor se va face pe bază de proces verbal de predare-

primire; Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele cu ter-

men de păstrare PERMANENT şi în 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare; În cadrul inventarului, la rubrica observații, se va menționa numărul

cutiei în care se află unitatea arhivistică; Termenul de predare al inventarelor: în 10 zile calendaristice de la

semnarea de către părți a procesului verbal de recepție calitativă și cantitativă.

b) Selecţionarea documentelor/distrugerea documentelor

Pentru selecţionarea corectă, prestatorul va efectua o cercetarea integ-rală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea o privire de ansamblu asupra docu-mentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind.

Documentele care au termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din arhivă, conform hotărârii comisiilor de selecţionare din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Sud Muntenia. Pentru aceasta, prestatorul va desfăşura următoarele activităţi: Pregătirea selecţionării documentelor prin însuşirea nomen-

clatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C., a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de păstrare şi pe comparti-mentele care le-au constituit, centralizarea pe rafturi şi stive, cu etichete pentru compartiment şi an; Întocmirea Lucrării de selecţionare și înaintarea acesteia spre aviz-

are comisiei de selecţionare a documentelor din cadrul fiecărui inspect-orat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Sud Mun-tenia; Completarea inventarelor existente cu datele lipsă, întocmirea de

inventare pentru cantitatea de documente de selecţionat, întocmirea doc-umentaţiei de selecţionare a documentelor şi obţinerea avizului de aprobare a selecţionării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale; Eliminarea materialului arhivistic vădit nefolositor după obținerea

avizului de aprobare a selecționării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale şi emiterea unui certificat de distrugere care să ateste faptul că documentele au fost distruse şi reziduurile rezultate reciclate.

Prestatorul are obligația să suporte costurile unor eventuale contravenții referitoare la serviciile ce fac obiectul acordului cadru și, totodată, să refacă lucrările conform legislației în vigoare, fără costuri suplimentare pentru autoritatea contractantă.

În cazul constatării unor neconcordanţe privind prestarea serviciilor, acestea vor fi remediate imediat de către prestator, cheltuielile de remediere fiind suportate în totalitate de către acesta din urmă.

La terminarea activităţilor specifice arhivării documentelor de către prestator, personalul responsabil cu arhiva din cadrul autorității contractante, verifică calitatea acestora, urmărind respectarea întocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.

Notă: condițiile expuse în caietul de sarcini sunt minime și obligatorii.


(denumire, semnătură autorizată, stampila)

Lot 3- Servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC NORD-EST

1 2 3


OFERTATE

Inspectoratul Regional în Construcții Nord-Est deţine documente care nu sunt constituite ca unităţi arhivistice (majoritatea sunt constituite în bibliorafturi și dosare de plastic), în accepţia prevederilor legale în ceea ce priveşte îndosarierea, copertarea, numerotarea, şnuruirea, etichet-area, sigilarea, înscrierea datelor pe coperta de dosar şi întocmirea in-ventarelor, precum și documente cu termen de păstrare expirat care tre-buie scoase din evidenţă. Autoritatea contractantă va pune la dispoziția prestatorului documentele supuse operațiunilor de prelucrare, doar în spațiile menționate ca locație în prezentul caiet de sarcini; prestarea serviciilor de arhivare se va realiza numai în cadrul locațiilor Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Est, conform Anexei nr. 1.


Obiectul prezentului caiet de sarcini îl constituie achiziționarea de la un operator economic specializat a serviciilor de prelucrare arhivistică, conform Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Legea 16/1996 – Legea Arhivelor Naționale, cu modificările și completările ulterioare.


Cerințele generale se referă la regulile de bază care trebuie respectate



astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante.Prestatorul este răspunzător atât de exactitatea şi corectitudinea tuturor operațiunilor şi metodelor de prestare utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata acordului-cadru.Se vor respecta standardele şi alte reglementări aflate în vigoare cu privire la activitățile prestate.


bune condiţii a serviciilor solicitate, conform prevederilor legale în vigoare;




e) Prestatorul va asigura integritatea fizică a documentelor, toate pro-cesările fiind necesar a fi asigurate fără posibilitatea deteriorării acestora;

f) Prestatorul va trebui să informeze reprezentanții Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Est cu privire la stadiul procesului de arhivare, pe fiecare etapă, precum şi la final, când va trebui să prezinte centralizarea informărilor prealabile efectuate;


h) Prestatorul va suporta contravaloarea transportului personalului propriu la fiecare locație din cadrul Inspectoratului Regional în Con-strucții Nord-Est, unde vor fi realizate serviciile de arhivare, con-form Anexei nr. 1;

i) Prestatorul va respecta programul de lucru al autorității contractante (luni-joi între orele 8,00 – 16,30 și vineri între orele 8,00-14,00).2.2. Modalitatea de platăPlata serviciilor prestate se va face lunar, în baza facturii emise de prestator, în baza Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate, semnat şi însuşit de ambele părţi.Plata va fi făcută cu ordin de plată, numai în conturi deschise la Trezoreria Statului, conform prevederilor legale, în maxim 30 de zile de la data emiterii facturii, după semnarea proceselor verbale de recepție a serviciilor.



- documentele supuse operaţiunilor de arhivare sunt de uz intern și difuzarea lor parţială sau totală sau scoaterea din locurile de păstrare (locațiile menționate în prezentul caiet de sarcini) se face numai cu respectarea condiţiilor legale, numai de către personalul de specialitate al autorității contractante;-personalul firmei prestatoare de servicii nu are dreptul să divulge, să

fotocopieze sau să scoată din locațiile autorității contractante, documentele supuse operațiunilor de arhivare;-personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai prevederile legale de lucru cu documente și se va semna un "Angajament de confidenţialitate" cu autoritatea contractantă;- încălcarea acestor prevederi se sancţionează conform capitolului VI din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 și Codului Penal al României.

2.4. Cerinţe privind cadrul general de recepţieRecepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua, lunar, după elaborarea Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate (la fiecare locație), semnat de către autoritatea contractantă și de către un reprezentant al prestatorului, premergător emiterii facturii.Recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua de către o comisie de recepţie constituită din reprezentanţi ai autorităţii contractante şi ai prestatorului şi se va finaliza prin semnarea procesului verbal de recepţie cantitativă-calitativă.Recepția cantitativă se va face pe ml de dosare legate și ml de pachete.

3. Prelucrarea fondului arhivisticPrelucrarea fondului arhivistic existent, se va realiza astfel:

a) sub formă de dosare pentru documentele cu termen de păstrare mare și permanent;

b) sub formă de pachete pentru documentele cu termen de păstrare mediu și scurt, pentru care se vor realiza toate operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucrare arhivistică, mai puțin îndosarierea.

Serviciile de prelucrare ale fondului arhivistic existent se vor face numai la solicitarea Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Est, în funcție

de necesități, numai la sediile acestuia.Primirea (recepția) documentelor ce urmează a fi îndosariate și legate (documente cu termen de păstrare mare și permanent), se va face pe bază de proces-verbal de predare-primire între prestator și compartimentele creatoare de documente din cadrul Inspectoratelor Județene în Construcții ale Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Est.Arhiva instituției este alcătuită majoritar din documente în format A4, însă nu se poate preciza în prezent o pondere a documentelor în funcție de format, ținând cont de faptul că acestea provin de la toate compartimentele/birourile/serviciile I.S.C., în funcție de specificul activității (de ex. dosare/bibliorafturi care conțin documentații atât în format A4, cât și planșe/proiecte în format A3 sau de dimensiuni diferite).

În scopul prelucrării fondului arhivistic, prestatorul va parcurge ur-mătoarele etape:

a)Preluarea documentelor

Documentele vor fi preluate de către prestator, la sediile autorității con-tractante, conform Anexei nr. 1, unde vor fi derulate activitățile specifice arhivării.b) Desprăfuirea

Desprăfuirea se face cu scopul asigurării curăţării documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării docu-mentelor depozitate în arhivă.Desprăfuirea se execută cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspira-torul, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a se deteriora documentele.c) Ordonarea documentelor Conform Nomenclatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C. aprobate, prestatorul va ordona documentele pe structurile organizatorice ale acestuia (departamente, direcţii, servicii, birouri), iar în cadrul compartimentelor vor fi grupate cronologic pe

probleme şi termene de păstrare. d) Îndosarierea documentelor Îndosarierea documentelor reprezintă aranjarea cronologică a doc-umentelor în coperţi din carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), găurirea cu utilaje/echipamente care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu sfoară de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, constituirea invent-arelor pe suport de hârtie.


a) Operațiunea de fondare/ordonare a documentelor: - Determinarea apartenenței la fondul arhivistic; - Ordonarea documentelor în dosare, pe compartimentele autorității contractante, conform termenelor de păstrare; - Documentele cuprinse în dosarele primite de la direcțiile/serviciile/compartimentele autorității contractante se ordonează cronologic (pe ani și zile de creare) sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt (ianuarie - decembrie). La efectuarea acestei operaţiuni o atenţie deosebită se va acorda anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost de-sprinse; - Concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se îndepărtează părțile metalice (acele, clamele, agrafele metalice, capsele), filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale, plicurile și actele care nu au legătură cu problemele din

dosar etc.b) Operațiunea de legare a documentelor:

Unitatea arhivistică de bază – dosarul - se încheie în vederea exploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi pe termen îndelungat a docu-mentelor create. Dosarele vor fi legate astfel: în cazul documentelor cu termen de păstrare mare și permanent, documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la 1(un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate şi aspect plăcut, care să nu deterioreze docu-mentul şi să prindă foaia corespunzător în dosar, se leagă cu sfoară de legătorie, în coperţi de carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), în aşa fel încât să se permită citirea completă a textului, a datelor şi a rezoluţiilor;- Documentele în format mare, desene tehnice, schițe, materiale ilustrate nu se scot din dosar ci se aduc la format A4 și se notează ca atare; dacă în dosar se află documente mici, fotografii, desene tehnice în format mai mic, acestea se pun în plic și se cos împreună cu celelalte documente (fiecare fotografie sau CD se pun separat într-un plic);- Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar și se va ține cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit;- În funcţie de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu număr variat de file dar nu mai puţin de 100 file (planşele A1 şi A3 se echivalează cu 6, respectiv 2 file);- Dosarele cu mai puţin de 250 -300 file se vor constitui doar cu aprobarea autorităţii contractante;- Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit iniţial după care vor fi introduse în cutii de arhivă care vor fi numerotate în cadrul fondului;- Inventarul se va completa în dreptul fiecărui dosar cu numărul cutiei în care se află;

- Cutiile de arhivare vor avea următoarele caracteristici: vor fi executate din carton pentru legătorie, vor prezenta rezistență la rupere/șocuri și manipulări repetate, suprafață netedă, fără defecte vizibile, prevăzute cu capace de închidere cu rolul de a proteja documentele de praf și umiditate, cu o capacitate de aproximativ 10 unitați arhivistice; - Coperțile din carton, cutiile necesare arhivării și celelalte furnituri necesare legării documentelor și înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă (sfoară, material de lipit și markere specifice, etc.) vor fi furnizate gratuit de către prestator.

c) Operațiunea de numerotare a documentelor: - Operațiunea de numerotare a documentelor presupune numerotarea filelor conținute de dosarul supus operațiunii de legătorie;- Filele dosarelor cu termen de păstrare permanent se vor numerota de către prestator în colţul din dreapta sus, cu creion/pix negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum;- În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.

d) Operațiunea de personalizare a dosarelor:- Inscripţionarea dosarului se va face atât pe cotor, cât şi pe copertă;- Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituției şi a direcției/ serviciului/compartimentului creator, indicativul unității arhivistice din nomenclatorul arhivistic, numărul de dosar din inventar, cuprinsul unității arhivistice, datele extreme (ziua, luna, anul), datele de început şi de sfârşit ale documentelor din dosar, numărul de file (în cazul dosarelor permanente), numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare;

- Pe cotorul dosarului se înscriu: compartimentul, numărul de dosar din inventar, anul, datele extreme și termenul de păstrare.

e) Operațiunea de certificare a dosarelor:- Pentru arhiva permanentă, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe ultima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, prestatorul va face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează (nume, prenume şi semnătură) şi pune data certificării (lună, zi şi an).

f) Operațiunea de inventariere a documentelor:- După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, se trece la luarea lor în evidență;- Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă;- Inventarierea va presupune luarea în evidență a documentelor și unităților arhivistice, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru;- Fiecare dosar va avea înscris în inventar numărul curent, indicativul corespunzător din Nomenclatorul Arhivistic, descrierea pe scurt a dosarului, datele extreme și numărul de file. Dacă un dosar conține documente create în mai mulți ani, se va inventaria la anul cel mai vechi;- Creatorul de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) va preda prestatorului pe bază de proces verbal bibliorafturile, dosarele, registrele şi condicile;- Prestatorul este obligat să predea dosarele legate creatorului de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) după ce va efectua operaţiunea de inventariere a dosarelor;- In vederea respectării prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217

din 23 mai 1996 şi Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996 privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, este necesar ca, după prelucrare și inventariere, documentele să fie selecţionate, urmând ca, după avizarea lucrărilor de selecționare de către Arhivele Naționale, cele cu termen de păstrare expirat să fie distruse, iar cele în termen de păstrare să fie depozitate și gestionate în conformitate cu normativele legale în vigoare. În acest sens, prestatorul va asigura suport gratuit pe toată perioada acordului cadru, în vederea procesului de selecționare a documentelor.

4. Inventarierea și selecționarea documentelorA. Inventarierea

Se va întocmi inventarul arhivistic pe modelul Anexei nr. 2 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată.Se va executa astfel:

a. Inventarele întocmite vor cuprinde toate dosarele cu aceleaşi termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă; se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct;

b. La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă, raport, ordin, instrucțiuni, corespondență, bilanț, proiect, studiu, etc.);

c. La sfârşitul inventarului se va menţiona: „Acest inventar conţine .... file şi ..... unităţi arhivistice”, urmate de data întocmirii şi de numele/semnătura persoanei care a întocmit inventarul;

d. Predarea inventarelor se va face pe bază de proces verbal de

predare-primire;e. Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele cu ter-

men de păstrare PERMANENT şi în 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare;

f. În cadrul inventarului, la rubrica observații, se va menționa numărul cutiei în care se află unitatea arhivistică;

g. Termenul de predare al inventarelor: în 10 zile calendaristice de la semnarea de către părți a procesului verbal de recepție calitativă și cantitativă.

B. Selecţionarea documentelor/distrugerea documentelor

Pentru selecţionarea corectă, prestatorul va efectua o cercetarea integ-rală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea o privire de ansamblu asupra docu-mentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind.Documentele care au termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din arhivă, conform hotărârii comisiilor de selecţionare din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Est. Pentru aceasta, prestatorul va desfăşura următoarele activ-ităţi:

1. Pregătirea selecţionării documentelor prin însuşirea nomen-clatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C., a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de păstrare şi pe compartimentele care le-au constituit, centralizarea pe rafturi şi stive, cu etichete pentru compartiment şi an;

2. Întocmirea Lucrării de selecţionare și înaintarea acesteia spre aviz-are comisiei de selecţionare a documentelor din cadrul fiecărui in-spectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Con-strucții Nord-Est;

3. Completarea inventarelor existente cu datele lipsă, întocmirea de inventare pentru cantitatea de documente de selecţionat, în-

tocmirea documentaţiei de selecţionare a documentelor şi obţinerea avizului de aprobare a selecţionării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale;

4. Eliminarea materialului arhivistic vădit nefolositor după obținerea avizului de aprobare a selecționării de la serviciile județene ale Ar-hivelor Naționale şi emiterea unui certificat de distrugere care să ateste faptul că documentele au fost distruse şi reziduurile rezultate reciclate.



La terminarea activităţilor specifice arhivării documentelor de către prestator, personalul responsabil cu arhiva din cadrul autorității contractante, verifică calitatea acestora, urmărind respectarea întocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.




LOT 4 - Servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC CENTRU1 2 3


OFERTATE

Inspectoratul Regional în Construcții Centru deţine documente care nu sunt constituite ca unităţi arhivistice (majoritatea sunt constituite în bibli-orafturi și dosare de plastic), în accepţia prevederilor legale în ceea ce priveşte îndosarierea, copertarea, numerotarea, şnuruirea, etichetarea, sigilarea, înscrierea datelor pe coperta de dosar şi întocmirea invent-arelor, precum și documente cu termen de păstrare expirat care trebuie scoase din evidenţă. Autoritatea contractantă va pune la dispoziția prestatorului documentele supuse operațiunilor de prelucrare, doar în spațiile menționate ca locație în prezentul caiet de sarcini; prestarea serviciilor de arhivare se va realiza numai în cadrul locațiilor Inspectoratului Regional în Construcții Centru, conform Anexei nr. 1.

1 . Obiectul acordului cadru



Cerințele generale se referă la regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante. Prestatorul este răspunzător atât de exactitatea şi corectitudinea tuturor operațiunilor şi metodelor de prestare utilizate, cât şi de calificarea personalului folosit pe toată durata acordului-cadru.



Se vor respecta standardele şi alte reglementări aflate în vigoare cu privire la activitățile prestate. Prestatorul va trebui să respecte următoarele cerințe:

a) Prestatorul trebuie să deţină resursele umane necesare derulării în bune condiţii a serviciilor solicitate, conform prevederilor legale în vigoare;b) b) Prestatorul trebuie să dețină autorizații emise în

conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale din 9 aprilie 1996, cu modificările şi completările ulterioare, republicată în aprilie 2014, în conformitate cu obiectul contractului;

c) Prestatorul va prezenta dovezi de formare pentru personalul nominalizat în realizarea contractului (diplomă/certificat), avizate de către Arhivele Naționale;d) Prestatorul va prezenta un plan de derulare a serviciilor de arhivare astfel încât să se asigure ritmicitatea procesului de arhivare în toate etapele sale;e) Prestatorul va asigura integritatea fizică a documentelor, toate pro-cesările fiind necesar a fi asigurate fără posibilitatea deteriorării aces-tora;f) Prestatorul va trebui să informeze reprezentanții Inspectoratului Regional în Construcții Centru cu privire la stadiul procesului de arhivare, pe fiecare etapă, precum şi la final, când va trebui să prez-inte centralizarea informărilor prealabile efectuate;g) Prestatorul va asigura materialele, uneltele de lucru, coperțile de dosare și orice alte mijloace/materiale necesare prestării serviciilor de prelucrare arhivistică;h) Prestatorul va suporta contravaloarea transportului personalului propriu la fiecare locație din cadrul Inspectoratului Regional în Con-strucții Centru, unde vor fi realizate serviciile de arhivare, conform

Anexei nr. 1;i) Prestatorul va respecta programul de lucru al autorității contractante (luni- joi între orele 8,00 – 16,30 și vineri între orele 8,00-14,00).

2.2. Modalitatea de plată Plata serviciilor prestate se va face lunar, în baza facturii emise de prestator, în baza Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate, semnat şi însuşit de ambele părţi.Plata va fi făcută cu ordin de plată, numai în conturi deschise la Trezoreria Statului, conform prevederilor legale, în maxim 30 de zile de la data emiterii facturii, după semnarea proceselor verbale de recepție a serviciilor.


Condițiile de confidenţialitate și de siguranţă pentru documentele cu care se lucrează vor fi următoarele:- documentele supuse operaţiunilor de arhivare sunt de uz intern și difuzarea lor parţială sau totală sau scoaterea din locurile de păstrare (locațiile menționate în prezentul caiet de sarcini) se face numai cu respectarea condiţiilor legale, numai de către personalul de specialitate al autorității contractante;- personalul firmei prestatoare de servicii nu are dreptul să divulge, să fotocopieze sau să scoată din locațiile autorității contractante, documentele supuse operațiunilor de arhivare;- personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai prevederile legale de lucru cu documente și se va semna un "Angajament de confidenţialitate" cu autoritatea contractantă;- încălcarea acestor prevederi se sancţionează conform capitolului VI din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 și Codului Penal al României.

2.4. Cerinţe privind cadrul general de recepţieRecepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua, lunar, după

elaborarea Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate (la fiecare locație), semnat de către autoritatea contractantă și de către un reprezentant al prestatorului, premergător emiterii facturii.

Recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua de către o comisie de recepţie constituită din reprezentanţi ai autorităţii contractante şi ai prestatorului şi se va finaliza prin semnarea procesului verbal de recepţie cantitativă-calitativă.


3. Prelucrarea fondului arhivistic

Prelucrarea fondului arhivistic existent, se va realiza astfel:a) sub formă de dosare pentru documentele cu termen de păstrare

mare și permanent;b) sub formă de pachete pentru documentele cu termen de păstrare

mediu și scurt, pentru care se vor realiza toate operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucrare arhivistică, mai puțin îndosarierea.Serviciile de prelucrare ale fondului arhivistic existent se vor face numai la solicitarea Inspectoratului Regional în Construcții Centru, în funcție de necesități, numai la sediile acestuia.Primirea (recepția) documentelor ce urmează a fi îndosariate și legate (documente cu termen de păstrare mare și permanent), se va face pe bază de proces-verbal de predare-primire între prestator și compartimentele creatoare de documente din cadrul Inspectoratelor Județene în Construcții ale Inspectoratului Regional în Construcții Centru.Arhiva instituției este alcătuită majoritar din documente în format A4, însă nu se poate preciza în prezent o pondere a documentelor în funcție de format, ținând cont de faptul că acestea provin de la toate

compartimentele/birourile/serviciile I.S.C., în funcție de specificul activității (de ex. dosare/bibliorafturi care conțin documentații atât în format A4, cât și planșe/proiecte în format A3 sau de dimensiuni diferite).


a) Preluarea documentelor

Documentele vor fi preluate de către prestator, la sediile autorității con-tractante, conform Anexei nr. 1, unde vor fi derulate activitățile specifice arhivării.b) Desprăfuirea

Desprăfuirea se face cu scopul asigurării curăţării documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării docu-mentelor depozitate în arhivă.Desprăfuirea se execută cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspira-torul, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a se deteriora documentele.c) Ordonarea documentelor

Conform Nomenclatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C. aprobate, prestatorul va ordona documentele pe structurile organizatorice ale acestuia (departamente, direcţii, servicii, birouri), iar în cadrul compartimentelor vor fi grupate cronologic pe probleme şi termene de păstrare. Îndosarierea documentelor

Îndosarierea documentelor reprezintă aranjarea cronologică a docu-mentelor în coperţi din carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), găurirea cu utilaje/echipamente care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu sfoară de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, constituirea inventarelor pe

suport de hârtie. Operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucare

arhivistică (pentru toate documentele, indiferent de termenul de păstrare) și legătorie (doar pentru documente cu termen de păstrare mare și permanent) vor fi următoarele:

a) Operațiunea de fondare/ordonare a documentelor: - Determinarea apartenenței la fondul arhivistic; - Ordonarea documentelor în dosare, pe compartimentele autorității contractante, conform termenelor de păstrare; -Documentele cuprinse în dosarele primite de la direcțiile/serviciile/compartimentele autorității contractante se ordonează cronologic (pe ani și zile de creare) sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt (ianuarie - decembrie). La efectuarea acestei operaţiuni o atenţie deosebită se va acorda anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse; - Concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se îndepărtează părțile metalice (acele, clamele, agrafele metalice, capsele), filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale, plicurile și actele care nu au legătură cu problemele din dosar etc.

b) Operațiunea de legare a documentelor: Unitatea arhivistică de bază – dosarul - se încheie în vederea ex-ploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi pe termen îndelungat a docu-mentelor create.

Dosarele vor fi legate astfel: în cazul documentelor cu termen de păstrare mare și permanent, documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la 1(un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate şi aspect plăcut, care să nu deterioreze docu-mentul şi să prindă foaia corespunzător în dosar, se leagă cu sfoară de legătorie, în coperţi de carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de

aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), în aşa fel încât să se permită citirea completă a textului, a datelor şi a rezoluţiilor;

- Documentele în format mare, desene tehnice, schițe, materiale ilustrate nu se scot din dosar ci se aduc la format A4 și se notează ca atare; dacă în dosar se află documente mici, fotografii, desene tehnice în format mai mic, acestea se pun în plic și se cos împreună cu celelalte documente (fiecare fotografie sau CD se pun separat într-un plic);- Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar și se va ține cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit;- În funcţie de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu număr variat de file dar nu mai puţin de 100 file (planşele A1 şi A3 se echivalează cu 6, respectiv 2 file);- Dosarele cu mai puţin de 250 -300 file se vor constitui doar cu aprobarea autorităţii contractante;- Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit iniţial după care vor fi introduse în cutii de arhivă care vor fi numerotate în cadrul fondului;

- Inventarul se va completa în dreptul fiecărui dosar cu numărul cutiei în care se află;- Cutiile de arhivare vor avea următoarele caracteristici: vor fi executate din carton pentru legătorie, vor prezenta rezistență la rupere/șocuri și manipulări repetate, suprafață netedă, fără defecte vizibile, prevăzute cu capace de închidere cu rolul de a proteja documentele de praf și umiditate, cu o capacitate de aproximativ 10 unitați arhivistice;- Coperțile din carton, cutiile necesare arhivării și celelalte furnituri necesare legării documentelor și înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă (sfoară, material de lipit și markere specifice, etc.) vor fi furnizate gratuit de către prestator.

c) Operațiunea de numerotare a documentelor: - Operațiunea de numerotare a documentelor presupune numerotarea

filelor conținute de dosarul supus operațiunii de legătorie;- Filele dosarelor cu termen de păstrare permanent se vor numerota de către prestator în colţul din dreapta sus, cu creion/pix negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum;- În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.

d) Operațiunea de personalizare a dosarelor:- Inscripţionarea dosarului se va face atât pe cotor, cât şi pe copertă;- Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituției şi a direcției/ serviciului/compartimentului creator, indicativul unității arhivistice din nomenclatorul arhivistic, numărul de dosar din inventar, cuprinsul unității arhivistice, datele extreme (ziua, luna, anul), datele de început şi de sfârşit ale documentelor din dosar, numărul de file (în cazul dosarelor permanente), numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare; - Pe cotorul dosarului se înscriu: compartimentul, numărul de dosar din inventar, anul, datele extreme și termenul de păstrare.

e)Operațiunea de certificare a dosarelor:- Pentru arhiva permanentă, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe ultima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, presta-torul va face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează (nume, prenume şi semnătură) şi pune data certificării (lună, zi şi an).

f) Operațiunea de inventariere a documentelor:- După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, se trece la luarea lor în evidență;- Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă;- Inventarierea va presupune luarea în evidență a documentelor și

unităților arhivistice, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru;- Fiecare dosar va avea înscris în inventar numărul curent, indicativul corespunzător din Nomenclatorul Arhivistic, descrierea pe scurt a dosarului, datele extreme și numărul de file. Dacă un dosar conține documente create în mai mulți ani, se va inventaria la anul cel mai vechi;- Creatorul de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) va preda prestatorului pe bază de proces verbal bibliorafturile, dosarele, registrele şi condicile;- Prestatorul este obligat să predea dosarele legate creatorului de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) după ce va efectua operaţiunea de inventariere a dosarelor;

- In vederea respectării prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996 privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, este necesar ca, după prelucrare și inventariere, documentele să fie selecţionate, urmând ca, după avizarea lucrărilor de selecționare de către Arhivele Naționale, cele cu termen de păstrare expirat să fie distruse, iar cele în termen de păstrare să fie depozitate și gestionate în conformitate cu normativele legale în vigoare. În acest sens, prestatorul va asigura suport gratuit pe toată perioada acordului cadru, în vederea procesului de selecționare a documentelor.

4. Inventarierea și selecționarea documentelora) Inventarierea

Se va întocmi inventarul arhivistic pe modelul Anexei nr. 2 din Legea Ar-

hivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată.Se va executa astfel:- Inventarele întocmite vor cuprinde toate dosarele cu aceleaşi termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă; se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în in-ventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct;- La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă, raport, ordin, instrucțiuni, corespondență, bilanț, proiect, studiu, etc.);- La sfârşitul inventarului se va menţiona: „Acest inventar conţine .... file şi ..... unităţi arhivistice”, urmate de data întocmirii şi de numele/semnătura persoanei care a întocmit inventarul;- Predarea inventarelor se va face pe bază de proces verbal de predare-primire;- Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele cu termen de păstrare PERMANENT şi în 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare;- În cadrul inventarului, la rubrica observații, se va menționa numărul cutiei în care se află unitatea arhivistică;- Termenul de predare al inventarelor: în 10 zile calendaristice de la semnarea de către părți a procesului verbal de recepție calitativă și cantitativă.


Pentru selecţionarea corectă, prestatorul va efectua o cercetarea in-tegrală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea o privire de ansamblu asupra docu-

mentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind.Documentele care au termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din

arhivă, conform hotărârii comisiilor de selecţionare din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Centru. Pentru aceasta, prestatorul va desfăşura următoarele activităţi:

Pregătirea selecţionării documentelor prin însuşirea nomen-clatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C., a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de păstrare şi pe compartimentele care le-au constituit, centraliz-area pe rafturi şi stive, cu etichete pentru compartiment şi an;

Întocmirea Lucrării de selecţionare și înaintarea acesteia spre avizare comisiei de selecţionare a documentelor din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Centru;

Completarea inventarelor existente cu datele lipsă, întocmirea de inventare pentru cantitatea de documente de selecţionat, în-tocmirea documentaţiei de selecţionare a documentelor şi obţinerea avizului de aprobare a selecţionării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale;

Eliminarea materialului arhivistic vădit nefolositor după obținerea avizului de aprobare a selecționării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale şi emiterea unui certificat de distrugere care să ateste faptul că documentele au fost distruse şi reziduurile rezultate reciclate.


În cazul constatării unor neconcordanţe privind prestarea serviciilor, acestea vor fi remediate imediat de către prestator, cheltuielile de

remediere fiind suportate în totalitate de către acesta din urmă.La terminarea activităţilor specifice arhivării documentelor de către

prestator, personalul responsabil cu arhiva din cadrul autorității contractante, verifică calitatea acestora, urmărind respectarea întocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.




LOT 5 - Servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC VEST

1 2 3


OFERTATE

Inspectoratul Regional în Construcții Vest deţine documente care nu sunt constituite ca unităţi arhivistice (majoritatea sunt constituite în bibliorafturi și dosare de plastic), în accepţia prevederilor legale în ceea ce priveşte îndosarierea, copertarea, numerotarea, şnuruirea, etichet-area, sigilarea, înscrierea datelor pe coperta de dosar şi întocmirea in-

Confirmați conformitatea fiecărei caracteristici cerute în specificațiile tehnice prin „DA” sau „NU”.Vă rugăm să urmăriți

Se indică denumirea și specificațiile articolului oferit.A se completa separat pentru fiecare articol prezentat în coloana

ventarelor, precum și documente cu termen de păstrare expirat care tre-buie scoase din evidenţă.

Autoritatea contractantă va pune la dispoziția prestatorului documentele supuse operațiunilor de prelucrare, doar în spațiile menționate ca locație în prezentul caiet de sarcini; prestarea serviciilor de arhivare se va realiza numai în cadrul locațiilor Inspectoratului Regional în Construcții Vest, conform Anexei nr. 1








bune condiţii a serviciilor solicitate, conform prevederilor legale în

și clauzele generale referitoare la specificațiile tehnice prezentate în caietul de sarcini, respectiv în coloana din stânga.

din stânga.Vă rugăm să urmăriți clauzele referitoare la specificațiile tehnice prezentate în caietul de sarcini, respectiv în coloana din stânga.

vigoare;b) Prestatorul trebuie să dețină autorizații emise în conformitate cu

prevederile Legii Arhivelor Naţionale din 9 aprilie 1996, cu modificările şi completările ulterioare, republicată în aprilie 2014, în conformitate cu obiectul contractului;



e) Prestatorul va asigura integritatea fizică a documentelor, toate pro-cesările fiind necesar a fi asigurate fără posibilitatea deteriorării aces-tora;

f) Prestatorul va trebui să informeze reprezentanții Inspectoratului Re-gional în Construcții Vest cu privire la stadiul procesului de arhivare, pe fiecare etapă, precum şi la final, când va trebui să prezinte cen-tralizarea informărilor prealabile efectuate;


h) Prestatorul va suporta contravaloarea transportului personalului pro-priu la fiecare locație din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Vest, unde vor fi realizate serviciile de arhivare, conform Anexei nr. 1;

i) Prestatorul va respecta programul de lucru al autorității con-tractante (luni-joi între orele 8,00 – 16,30 și vineri între orele 8,00-14,00).

2.2. Modalitatea de plată

Plata serviciilor prestate se va face lunar, în baza facturii emise de prestator, în baza Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate, semnat şi însuşit de ambele părţi.




- documentele supuse operaţiunilor de arhivare sunt de uz intern și difuzarea lor parţială sau totală sau scoaterea din locurile de păstrare (locațiile menționate în prezentul caiet de sarcini) se face numai cu respectarea condiţiilor legale, numai de către personalul de specialitate al autorității contractante;

- personalul firmei prestatoare de servicii nu are dreptul să divulge, să fotocopieze sau să scoată din locațiile autorității contractante, documentele supuse operațiunilor de arhivare;

- personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai prevederile legale de lucru cu documente și se va semna un "Angajament de confidenţialitate" cu autoritatea contractantă;

- încălcarea acestor prevederi se sancţionează conform capitolului VI din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 și Codului Penal al României.

2.4. Cerinţe privind cadrul general de recepţieRecepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua, lunar, după

elaborarea Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate (la fiecare locație), semnat de către autoritatea contractantă și de către un reprezentant al prestatorului, premergător emiterii facturii.

Recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua de către o comisie de recepţie constituită din reprezentanţi ai autorităţii contractante şi ai prestatorului şi se va finaliza prin semnarea procesului verbal de recepţie cantitativă-calitativă. Recepția cantitativă se va face pe ml de dosare legate și ml de pachete.


a) sub formă de dosare pentru documentele cu termen de păstrare mare și permanent;

b) sub formă de pachete pentru documentele cu termen de păstrare mediu și scurt, pentru care se vor realiza toate operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucrare arhivistică, mai puțin îndosarierea.

Serviciile de prelucrare ale fondului arhivistic existent se vor face numai la solicitarea Inspectoratului Regional în Construcții Vest, în funcție de necesități, numai la sediile acestuia.

Primirea (recepția) documentelor ce urmează a fi îndosariate și legate (documente cu termen de păstrare mare și permanent), se va face pe bază de proces-verbal de predare-primire între prestator și compartimentele creatoare de documente din cadrul Inspectoratelor Județene în Construcții ale Inspectoratului Regional în Construcții Vest.


În scopul prelucrării fondului arhivistic, prestatorul va parcurge ur-

mătoarele etape:a) Preluarea documentelor

Documentele vor fi preluate de către prestator, la sediile autorității contractante, conform Anexei nr. 1, unde vor fi derulate activitățile specifice arhivării.

b) Desprăfuirea Desprăfuirea se face cu scopul asigurării curăţării documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteri-orării documentelor depozitate în arhivă.Desprăfuirea se execută cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu as-piratorul, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a se deteriora docu-mentele.

c) Ordonarea documentelor Conform Nomenclatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C. aprobate, prestatorul va ordona documentele pe structurile organizatorice ale acestuia (departamente, direcţii, servicii, birouri), iar în cadrul compartimentelor vor fi grupate cronologic pe probleme şi termene de păstrare.

d) Îndosarierea documentelor

Îndosarierea documentelor reprezintă aranjarea cronologică a docu-mentelor în coperţi din carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), găurirea cu utilaje/echipamente care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu sfoară de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, constituirea inventarelor pe suport de hârtie. Operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucare arhivistică (pentru toate documentele, indiferent de termenul de păstrare) și legătorie (doar pentru documente cu termen de păstrare mare și permanent) vor fi următoarele:

a. Operațiunea de fondare/ordonare a documentelor: - Determinarea apartenenței la fondul arhivistic; - Ordonarea documentelor în dosare, pe compartimentele autorității contractante, conform termenelor de păstrare; - Documentele cuprinse în dosarele primite de la direcțiile/serviciile/compartimentele autorității contractante se ordonează cronologic (pe ani și zile de creare) sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt (ianuarie - decembrie). La efectuarea acestei operaţiuni o atenţie deosebită se va acorda anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse; - Concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se îndepărtează părțile metalice (acele, clamele, agrafele metalice, capsele), filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale, plicurile și actele care nu au legătură cu problemele din dosar etc.

b. Operațiunea de legare a documentelor: Unitatea arhivistică de bază – dosarul - se încheie în vederea

exploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi pe termen îndelungat a docu-mentelor create. Dosarele vor fi legate astfel: în cazul documentelor cu termen de păstrare mare și permanent, documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la 1(un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate şi aspect plăcut, care să nu deterioreze docu-mentul şi să prindă foaia corespunzător în dosar, se leagă cu sfoară de legătorie, în coperţi de carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), în aşa fel încât să se permită citirea completă a textului, a datelor şi a rezoluţiilor;- Documentele în format mare, desene tehnice, schițe, materiale ilustrate nu se scot din dosar ci se aduc la format A4 și se notează ca atare; dacă în dosar se află documente mici, fotografii, desene tehnice în format mai

mic, acestea se pun în plic și se cos împreună cu celelalte documente (fiecare fotografie sau CD se pun separat într-un plic);- Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar și se va ține cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit;- În funcţie de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu număr variat de file dar nu mai puţin de 100 file (planşele A1 şi A3 se echivalează cu 6, respectiv 2 file);- Dosarele cu mai puţin de 250 -300 file se vor constitui doar cu aprobarea autorităţii contractante;- Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit iniţial după care vor fi introduse în cutii de arhivă care vor fi numerotate în cadrul fondului;- Inventarul se va completa în dreptul fiecărui dosar cu numărul cutiei în care se află;- Cutiile de arhivare vor avea următoarele caracteristici: vor fi executate din carton pentru legătorie, vor prezenta rezistență la rupere/șocuri și manipulări repetate, suprafață netedă, fără defecte vizibile, prevăzute cu capace de închidere cu rolul de a proteja documentele de praf și umiditate, cu o capacitate de aproximativ 10 unitați arhivistice;- Coperțile din carton, cutiile necesare arhivării și celelalte furnituri necesare legării documentelor și înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă (sfoară, material de lipit și markere specifice, etc.) vor fi furnizate gratuit de către prestator. c. Operațiunea de numerotare a documentelor: - Operațiunea de numerotare a documentelor presupune numerotarea filelor conținute de dosarul supus operațiunii de legătorie;

- Filele dosarelor cu termen de păstrare permanent se vor numerota de către prestator în colţul din dreapta sus, cu creion/pix negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum;

- În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.

d) Operațiunea de personalizare a dosarelor:- Inscripţionarea dosarului se va face atât pe cotor, cât şi pe copertă;- Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituției şi a direcției/

serviciului/compartimentului creator, indicativul unității arhivistice din nomenclatorul arhivistic, numărul de dosar din inventar, cuprinsul unității arhivistice, datele extreme (ziua, luna, anul), datele de început şi de sfârşit ale documentelor din dosar, numărul de file (în cazul dosarelor permanente), numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare; - Pe cotorul dosarului se înscriu: compartimentul, numărul de dosar din inventar, anul, datele extreme și termenul de păstrare.

5. Operațiunea de certificare a dosarelor:- Pentru arhiva permanentă, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul

dosarului, sau pe ultima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, presta-torul va face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează (nume, prenume şi semnătură) şi pune data certificării (lună, zi şi an).

6. Operațiunea de inventariere a documentelor:- După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, se trece la

luarea lor în evidență;- Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare,

create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă;- Inventarierea va presupune luarea în evidență a documentelor și

unităților arhivistice, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru;

- Fiecare dosar va avea înscris în inventar numărul curent, indicativul

corespunzător din Nomenclatorul Arhivistic, descrierea pe scurt a dosarului, datele extreme și numărul de file. Dacă un dosar conține documente create în mai mulți ani, se va inventaria la anul cel mai vechi;


- Prestatorul este obligat să predea dosarele legate creatorului de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) după ce va efectua operaţiunea de inventariere a dosarelor;

- In vederea respectării prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996 privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, este necesar ca, după prelucrare și inventariere, documentele să fie selecţionate, urmând ca, după avizarea lucrărilor de selecționare de către Arhivele Naționale, cele cu termen de păstrare expirat să fie distruse, iar cele în termen de păstrare să fie depozitate și gestionate în conformitate cu normativele legale în vigoare. În acest sens, prestatorul va asigura suport gratuit pe toată perioada acordului cadru, în vederea procesului de selecționare a documentelor.

4. Inventarierea și selecționarea documentelor

Inventarierea

Se va întocmi inventarul arhivistic pe modelul Anexei nr. 2 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată.

Se va executa astfel:

1. Inventarele întocmite vor cuprinde toate dosarele cu aceleaşi termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă; se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct;

2. La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă, raport, ordin, instrucțiuni, corespondență, bilanț, proiect, studiu, etc.);

3. La sfârşitul inventarului se va menţiona: „Acest inventar conţine .... file şi ..... unităţi arhivistice”, urmate de data întocmirii şi de numele/semnătura persoanei care a întocmit inventarul;

4. Predarea inventarelor se va face pe bază de proces verbal de predare-primire;

5. Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele cu termen de păstrare PERMANENT şi în 3 exemplare pentru docu-mentele cu alte termene de păstrare;

6. În cadrul inventarului, la rubrica observații, se va menționa numărul cutiei în care se află unitatea arhivistică;

7. Termenul de predare al inventarelor: în 10 zile calendaristice de la semnarea de către părți a procesului verbal de recepție calitativă și cantitativă.

Selecţionarea documentelor/distrugerea documentelor

Pentru selecţionarea corectă, prestatorul va efectua o cercetarea integ-rală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea o privire de ansamblu asupra docu-mentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind.

Documentele care au termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din arhivă, conform hotărârii comisiilor de selecţionare din cadrul fiecărui

inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Vest. Pentru aceasta, prestatorul va desfăşura următoarele activităţi:

1. Pregătirea selecţionării documentelor prin însuşirea nomen-clatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C., a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de păstrare şi pe compartimentele care le-au constituit, centralizarea pe rafturi şi stive, cu etichete pentru compartiment şi an;

2. Întocmirea Lucrării de selecţionare și înaintarea acesteia spre aviz-are comisiei de selecţionare a documentelor din cadrul fiecărui in-spectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Con-strucții Vest;

3. Completarea inventarelor existente cu datele lipsă, întocmirea de inventare pentru cantitatea de documente de selecţionat, în-tocmirea documentaţiei de selecţionare a documentelor şi obţinerea avizului de aprobare a selecţionării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale;

4. Eliminarea materialului arhivistic vădit nefolositor după obținerea avizului de aprobare a selecționării de la serviciile județene ale Ar-hivelor Naționale şi emiterea unui certificat de distrugere care să ateste faptul că documentele au fost distruse şi reziduurile rezultate reciclate.

Prestatorul are obligația să suporte costurile unor eventuale contravenții referitoare la serviciile ce fac obiectul acordului cadru și, totodată, să refacă lucrările conform legislației în vigoare, fără costuri suplimentare pentru autoritatea contractantă.În cazul constatării unor neconcordanţe privind prestarea serviciilor, acestea vor fi remediate imediat de către prestator, cheltuielile de remediere fiind suportate în totalitate de către acesta din urmă.La terminarea activităţilor specifice arhivării documentelor de către prestator, personalul responsabil cu arhiva din cadrul autorității

contractante, verifică calitatea acestora, urmărind respectarea întocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.

Notă: condițiile expuse în caietul de sarcini sunt minime și obligatorii. Data completării: Operator economic,


LOT 6 - Servicii de prelucrare arhivistică pentru arhiva IRC NORD-VEST

1 2 3


OFERTATE

Inspectoratul Regional în Construcții Nord-Vest deţine documente care nu sunt constituite ca unităţi arhivistice (majoritatea sunt constituite în bibliorafturi și dosare de plastic), în accepţia prevederilor legale în ceea ce priveşte îndosarierea, copertarea, numerotarea, şnuruirea, etichet-area, sigilarea, înscrierea datelor pe coperta de dosar şi întocmirea in-ventarelor, precum și documente cu termen de păstrare expirat care tre-buie scoase din evidenţă.

Autoritatea contractantă va pune la dispoziția prestatorului documentele supuse operațiunilor de prelucrare, doar în spațiile menționate ca locație în prezentul caiet de sarcini; prestarea serviciilor de arhivare se va realiza numai în cadrul locațiilor Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Vest, conform Anexei nr. 1.










bune condiţii a serviciilor solicitate, conform prevederilor legale în vigoare;




e) Prestatorul va asigura integritatea fizică a documentelor, toate pro-cesările fiind necesar a fi asigurate fără posibilitatea deteriorării aces-tora;

f) Prestatorul va trebui să informeze reprezentanții Inspectoratului Re-gional în Construcții Nord-Vest cu privire la stadiul procesului de arhivare, pe fiecare etapă, precum şi la final, când va trebui să prez-inte centralizarea informărilor prealabile efectuate;


h) Prestatorul va suporta contravaloarea transportului personalului pro-priu la fiecare locație din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Vest, unde vor fi realizate serviciile de arhivare, conform Anexei nr. 1;

i) Prestatorul va respecta programul de lucru al autorității con-tractante (luni-joi între orele 8,00 – 16,30 și vineri între orele 8,00-14,00).

2.2. Modalitatea de platăPlata serviciilor prestate se va face lunar, în baza facturii emise de

prestator, în baza Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate, semnat şi însuşit de ambele părţi.



Condițiile de confidenţialitate și de siguranţă pentru documentele cu care se lucrează vor fi următoarele:- documentele supuse operaţiunilor de arhivare sunt de uz intern și difuzarea lor parţială sau totală sau scoaterea din locurile de păstrare (locațiile menționate în prezentul caiet de sarcini) se face numai cu respectarea condiţiilor legale, numai de către personalul de specialitate al autorității contractante;- personalul firmei prestatoare de servicii nu are dreptul să divulge, să fotocopieze sau să scoată din locațiile autorității contractante, documentele supuse operațiunilor de arhivare;- personalul firmei prestatoare de servicii trebuie să respecte întocmai prevederile legale de lucru cu documente și se va semna un "Angajament de confidenţialitate" cu autoritatea contractantă;- încălcarea acestor prevederi se sancţionează conform capitolului VI din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 și Codului Penal al României.

2.4. Cerinţe privind cadrul general de recepţieRecepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua, lunar,

după elaborarea Procesului verbal de recepţie a serviciilor prestate (la fiecare locație), semnat de către autoritatea contractantă și de către un reprezentant al prestatorului, premergător emiterii facturii.

Recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor se va efectua de către o comisie de recepţie constituită din reprezentanţi ai autorităţii contractante şi ai prestatorului şi se va finaliza prin semnarea procesului verbal de recepţie cantitativă-calitativă.



a) sub formă de dosare pentru documentele cu termen de păstrare mare și permanent;b) sub formă de pachete pentru documentele cu termen de păstrare mediu și scurt, pentru care se vor realiza toate operațiunile specifice prestării serviciilor de prelucrare arhivistică, mai puțin îndosarierea.

Serviciile de prelucrare ale fondului arhivistic existent se vor face numai la solicitarea Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Vest, în funcție de necesități, numai la sediile acestuia.

Primirea (recepția) documentelor ce urmează a fi îndosariate și legate (documente cu termen de păstrare mare și permanent), se va face pe bază de proces-verbal de predare-primire între prestator și compartimentele creatoare de documente din cadrul Inspectoratelor Județene în Construcții ale Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Vest.



a) Preluarea documentelor

Documentele vor fi preluate de către prestator, la sediile autorității contractante, conform Anexei nr. 1, unde vor fi derulate activitățile spe-cifice arhivării.b) Desprăfuirea

Desprăfuirea se face cu scopul asigurării curăţării documentelor prin

înlăturarea prafului, hârtiei mărunţite şi a efectelor biodeteriorării docu-mentelor depozitate în arhivă.Desprăfuirea se execută cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspira-torul, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a se deteriora documentele.c) Ordonarea documentelor

Conform Nomenclatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C. aprobate, prestatorul va ordona documentele pe structurile organizatorice ale acestuia (departamente, direcţii, servicii, birouri), iar în cadrul compartimentelor vor fi grupate cronologic pe probleme şi termene de păstrare. d) Îndosarierea documentelor

Îndosarierea documentelor reprezintă aranjarea cronologică a docu-mentelor în coperţi din carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), găurirea cu utilaje/echipamente care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu sfoară de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, constituirea invent-arelor pe suport de hârtie.


a) Operațiunea de fondare/ordonare a documentelor: - Determinarea apartenenței la fondul arhivistic; - Ordonarea documentelor în dosare, pe compartimentele autorității contractante, conform termenelor de păstrare; - Documentele cuprinse în dosarele primite de la direcțiile/serviciile/compartimentele autorității contractante se ordonează cronologic (pe ani și zile de creare) sau, în cazuri speciale, după alte

criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt (ianuarie - decembrie). La efectuarea acestei operaţiuni o atenţie deosebită se va acorda anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse; - Concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se îndepărtează părțile metalice (acele, clamele, agrafele metalice, capsele), filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale, plicurile și actele care nu au legătură cu problemele din dosar etc.b) Operațiunea de legare a documentelor: Unitatea arhivistică de bază – dosarul - se încheie în vederea exploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi pe termen îndelungat a docu-mentelor create. - Dosarele vor fi legate astfel: în cazul documentelor cu termen de păstrare mare și permanent, documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la 1(un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate şi aspect plăcut, care să nu deterioreze docu-mentul şi să prindă foaia corespunzător în dosar, se leagă cu sfoară de legătorie, în coperţi de carton A4 cu cotor de pânză cu grosimea de aproximativ 2,5-3 cm (greutate de 900-1000gr/mp), în aşa fel încât să se permită citirea completă a textului, a datelor şi a rezoluţiilor;- Documentele în format mare, desene tehnice, schițe, materiale ilustrate nu se scot din dosar ci se aduc la format A4 și se notează ca atare; dacă în dosar se află documente mici, fotografii, desene tehnice în format mai mic, acestea se pun în plic și se cos împreună cu celelalte documente (fiecare fotografie sau CD se pun separat într-un plic);- Dosarele nu trebuie să conţină mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar și se va ține cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit;- În funcţie de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu număr variat de file dar nu mai puţin de 100 file (planşele A1 şi A3 se

echivalează cu 6, respectiv 2 file);- Dosarele cu mai puţin de 250 -300 file se vor constitui doar cu aprobarea autorităţii contractante;- Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit iniţial după care vor fi introduse în cutii de arhivă care vor fi numerotate în cadrul fondului;- Inventarul se va completa în dreptul fiecărui dosar cu numărul cutiei în care se află;- Cutiile de arhivare vor avea următoarele caracteristici: vor fi executate din carton pentru legătorie, vor prezenta rezistență la rupere/șocuri și manipulări repetate, suprafață netedă, fără defecte vizibile, prevăzute cu capace de închidere cu rolul de a proteja documentele de praf și umiditate, cu o capacitate de aproximativ 10 unitați arhivistice;- Coperțile din carton, cutiile necesare arhivării și celelalte furnituri necesare legării documentelor și înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă (sfoară, material de lipit și markere specifice, etc.) vor fi furnizate gratuit de către prestator.c) Operațiunea de numerotare a documentelor: - Operațiunea de numerotare a documentelor presupune nu-merotarea filelor conținute de dosarul supus operațiunii de legătorie; - Filele dosarelor cu termen de păstrare permanent se vor numerota de către prestator în colţul din dreapta sus, cu creion/pix negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 (unu) pentru fiecare volum; - În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numerotează fiecare volum separat, începând cu nr. 1.

d) Operațiunea de personalizare a dosarelor:- Inscripţionarea dosarului se va face atât pe cotor, cât şi pe copertă;

- Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituției şi a direcției/ serviciului/compartimentului creator, indicativul unității arhivistice din nomenclatorul arhivistic, numărul de dosar din inventar, cuprinsul unității

arhivistice, datele extreme (ziua, luna, anul), datele de început şi de sfârşit ale documentelor din dosar, numărul de file (în cazul dosarelor permanente), numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare; - Pe cotorul dosarului se înscriu: compartimentul, numărul de dosar din inventar, anul, datele extreme și termenul de păstrare.e) Operațiunea de certificare a dosarelor:

- Pentru arhiva permanentă, pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe ultima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, presta-torul va face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care semnează (nume, prenume şi semnătură) şi pune data certificării (lună, zi şi an).f) Operațiunea de inventariere a documentelor:

- După ce unitățile arhivistice au fost ordonate și legate, se trece la luarea lor în evidență;

- Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă;

- Inventarierea va presupune luarea în evidență a documentelor și unităților arhivistice, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru;

- Fiecare dosar va avea înscris în inventar numărul curent, indicativul corespunzător din Nomenclatorul Arhivistic, descrierea pe scurt a dosarului, datele extreme și numărul de file. Dacă un dosar conține documente create în mai mulți ani, se va inventaria la anul cel mai vechi;


- Prestatorul este obligat să predea dosarele legate creatorului de arhivă (direcție/ serviciu/compartiment) după ce va efectua operaţiunea

de inventariere a dosarelor;- In vederea respectării prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea

Arhivelor Naţionale, cu actualizările şi completările ulterioare şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 şi Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996 privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, este necesar ca, după prelucrare și inventariere, documentele să fie selecţionate, urmând ca, după avizarea lucrărilor de selecționare de către Arhivele Naționale, cele cu termen de păstrare expirat să fie distruse, iar cele în termen de păstrare să fie depozitate și gestionate în conformitate cu normativele legale în vigoare. În acest sens, prestatorul va asigura suport gratuit pe toată perioada acordului cadru, în vederea procesului de selecționare a documentelor.

4. Inventarierea și selecționarea documentelora) Inventarierea

Se va întocmi inventarul arhivistic pe modelul Anexei nr. 2 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 republicată.

Se va executa astfel: Inventarele întocmite vor cuprinde toate dosarele cu aceleaşi termene

de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă; se vor întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct;

La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă, raport, ordin, instrucțiuni, corespondență, bilanț,

proiect, studiu, etc.); La sfârşitul inventarului se va menţiona: „Acest inventar conţine ....

file şi ..... unităţi arhivistice”, urmate de data întocmirii şi de numele/semnătura persoanei care a întocmit inventarul;

Predarea inventarelor se va face pe bază de proces verbal de predare-primire;

Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele cu ter-men de păstrare PERMANENT şi în 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare;

În cadrul inventarului, la rubrica observații, se va menționa numărul cutiei în care se află unitatea arhivistică;

Termenul de predare al inventarelor: în 10 zile calendaristice de la semnarea de către părți a procesului verbal de recepție calitativă și cantitativă.


Pentru selecţionarea corectă, prestatorul va efectua o cercetarea in-tegrală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea o privire de ansamblu asupra docu-mentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind.Documentele care au termenul de păstrare expirat vor fi eliminate din arhivă, conform hotărârii comisiilor de selecţionare din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Vest. Pentru aceasta, prestatorul va desfăşura următoarele activ-ităţi:

Pregătirea selecţionării documentelor prin însuşirea nomen-clatoarelor arhivistice al Inspectoratului de Stat în Construcții – I.S.C., a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de păstrare şi pe compartimentele care le-au constituit, centraliz-area pe rafturi şi stive, cu etichete pentru compartiment şi an;

Întocmirea Lucrării de selecţionare și înaintarea acesteia spre

avizare comisiei de selecţionare a documentelor din cadrul fiecărui inspectorat județean din cadrul Inspectoratului Regional în Construcții Nord-Vest;

Completarea inventarelor existente cu datele lipsă, întocmirea de inventare pentru cantitatea de documente de selecţionat, în-tocmirea documentaţiei de selecţionare a documentelor şi obţinerea avizului de aprobare a selecţionării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale;

Eliminarea materialului arhivistic vădit nefolositor după obținerea avizului de aprobare a selecționării de la serviciile județene ale Arhivelor Naționale şi emiterea unui certificat de distrugere care să ateste faptul că documentele au fost distruse şi reziduurile rezultate reciclate.



La terminarea activităţilor specifice arhivării documentelor de către prestator, personalul responsabil cu arhiva din cadrul autorității contractante, verifică calitatea acestora, urmărind respectarea întocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.Notă: condițiile expuse în caietul de sarcini sunt minime și obligatorii


(denumire, semnătură autorizată, stampila

Documents

· Web view- La rubrica „Conţinutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conţine respectivul dosar (plan de activitate, dare de seamă,