1

Vrsta dokumenta: Priručnik ŠP-PR-11 Status: konačna verzija Važi od: 01.09.2015.

WEB NARUDŽBE

Program, uključivo s uputama, je vlasništvo Intereurope d.o.o. Svako kopiranje ili distribuiranje je

zabranjeno bez prethodne suglasnosti društva Intereuropa d.o.o.

2

1. UNOS NARUDŽBI PREKO WEB APLIKACIJE (WEB NARUDŽBE)

1.1. Sadržaj aplikacije

Unos narudžbi znači unos zahtijevanih podataka za izvođenje određene usluge u web aplikaciju i prijenos tih podataka u informacijski sistem Intereurope gdje se podaci obrađuju te operativno izvodi usluga. Pri unosu podataka važi:

Unositi možemo narudžbe za prijevoz domaćih pošiljaka na teritoriju Hrvatske. Omogućen je unos narudžbi za standardne pošiljke (nisu uzeti u obzir parametri: ADR,

Pokvarljivo te Carinsko i Osiguranje kod domaćih pošiljaka) Omogućen je unos parametara Otkupnina i Povratni dokumenti (Otpremnica) kod domaćih

pošiljaka. Pošiljatelj= utovarno mjesto koje je moguće mijenjati.

Jedan unos = jedna pošiljka Paritet = Platitelj vozarine je pošiljatelj (registrirani korisnik = komitent). U skladu s

dogovorom korisniku može biti omogućeno da izabere paritet (plača primatelj, plača pošiljatelj).

1.2. Osnovna svojstva aplikacije

Propisana unosna forma uz zahtijevani unos minimalno potrebnih podataka.

Omogućeno je uređivanje podataka (unos podataka, spremanje, brisanje) i odabir podataka iz šifarnika.

Omogućeno je tiskanje dnevnog ispisa i tiskanje transportnih naljepnica.

1.3. Način korištenja aplikacije

1.3.1. Prijava u sistem

1. Korisnik se prijavljuje u aplikaciju tako da upiše korisničko ime i lozinku. Također izabere

odgovarajuću jezičnu verziju aplikacije.

3

1.3.2. Unos narudžbe

1. Prijavom u aplikaciju otvara se forma za unos narudžbi koja se sastoji od 3 sadržajna

sklopa: Podaci o pošiljatelju

Podaci o primatelju Podaci o pošiljci

Pri dnu unosne forme su podaci o broju narudžbe i gumbi za različne naredbe.

2. Korisnik ispuni propisanu forumu narudžbe unosom odgovarajućih podataka u pojedina

polja odnosno izborom iz dostupnih šifarnika.

3. Korisnik prenosi upisane podatke u sistem Intereurope klikom na naredbu Unos narudžbe

(Umetni narudžbu). Po uspješnom unosu se na dnu unosne forme u polju Br. narudžbe (Narudžba br.) ispiše broj narudžbe koji je bio izrađen u sistemu Intereurope.

Broj narudžbe je sastavljeni iz slovne oznake NRHV i 9 brojeva.

Podaci o pošiljatelju

Podaci o primatelju

Podaci o pošiljci

4

4. Ukoliko se kod unosa narudžbe ne ispune sva obveza polja tada se prilikom unosa, pored naziva obveznog polja, prikazuje upozorenje.

5. Kada korisnik unese narudžbu odgovorna osoba u Intereuropi prima elektronsku poruku da je bila registrirana nova Narudžba putem web aplikacije. Obavijest također sadržava podatke tko je unio narudžbu.

6. U slučaju da korisnik želi unijeti novu narudžbu klikne na gumb Nova narudžba. Otvara se

unosna forma u koju unosi podatke i potvrdi unos klikom na gumb Unos (Umetni narudžbu).

7. Korisnik može statuse narudžbi promijeniti preko popisa Moje narudžbe (zelena boja –

narudžba registrirana, crvena boja – narudžba stornirana).

1.3.3. Mijenjanje narudžbe

1. Korisnik može mijenjati narudžbu koja ima status registrirano (zapis u zelenoj boji).

2. Narudžba koju želi mijenjati se pozove iz popisa Moje narudžbe, tako da klikne na izabranu narudžbu.

3. Na ekranu se prikazuju ispunjenja polja izabrane narudžbe.

4. Korisnik korigira ili izbriše podatke. Promjene u sistem unosi klikom na gumb Unos

(Umetni narudžbu). Gumb Unos (Umetni narudžbu) se koristi kako za unos nove narudžbe tako i za unos promjena registriranih narudžbi.

5

5. Po unosu promjene narudžbe sistem prikazuje obavijest da ista bila uspješno izvedena.

1.3.4. Kopiranje narudžbe

1. Korisnik može izraditi novu narudžbu kopiranjem već izrađene narudžbe.

2. Narudžbu kopiramo tako da se u popisu Moje narudžbe klikne na ikonu za kopiranje.

3. U novu narudžbu kopiramo samo podatke o primatelju. Podatke o pošiljci je potrebno unijeti nanovo.

6

1.3.5. Storno narudžbe

1. Korisnik može narudžbe stornirati ili opozvati.

2. Narudžbu koju želi stornirati pozove iz popisa Moje narudžbe tako da klikne na izabranu

narudžbu.

3. Na ekranu se prikazuje izabrana narudžba.

4. Korisnik klikne na gumb Storno.

5. Pojavi se prozor u kojem nas sistem upozorava da li stvarno želimo narudžbu stornirati.

6. Po potvrdi narudžba je stornirana.

1.3.6. Sadržaj pojedinih polja

Pošiljatelj: zadana vrijednost (postavlja Intereuropa)

Primatelj: izbor iz općeg šifarnika (IE kupci) ili slobodan unos

Vanjski.ref.br: ručni unos oznake referentnog dokumenta komitenta

Datum otpreme: izbor datuma i vremena predviđenog odlaska robe iz kalendara. Ako je

datum otpreme jednak datumu unosa narudžbe taj podatak nije potrebno unositi.

Br. koleta (Količina): ručni unos broja koleta

Palete EU i Palete NEU: ručni unos broja paleta

Bruto težina: ručni unos težine robe, zadana vrijednost kg

Volumen: ručni unos volumna, zadana vrijednost m3

Vrsta pakiranja: izbor iz šifarnika

Vrijednost robe: ručni unos vrijednosti robe, zadana vrijednost HRK

Opis robe: ručni unos naziva robe

Upute: ručni unos teksta

Povrat otpremnice: polje za potvrdu

Otkupnina: polje za potvrdu Obavezna polja su obojana narančastom bojom. 1.3.7. Upute za pravilan unos podataka

Unos odnosno izbor stranaka iz šifarnika Intereurope

Za izbor stranaka (pošiljatelja) iz šifarnika potrebno je najprije kliknuti na vrijednosti IE kupci.

Potom korisnik u polje Primatelj upiše dio traženog naziva (najmanje 3 znaka) i klikne na strelicu pored polja. Sistem ispiše popis rezultata iz kojeg izaberemo odgovarajuću stranku klikom na redak u popisu.

7

Ukoliko želimo unijeti novu vrijednost traženja prethodno moramo obrisati uneseni tekst

(klikom na X u polju) i potom unijeti novu traženu vrijednost.

Unos stranaka koje nisu u šifarniku

Stranke koje nisu unese u šifarnik stranaka potrebno je ručno upisati u odgovarajuća polja time da se prvo mora odabrati Slobodan unos primatelja.

Naziv stranke se upiše u polje Primatelj, a u slučaju dužeg naziva i u polje Primatelj2. Adresa se upiše u polje Adresa. U slučaju da je tekst adrese duži upisuje ga se u oba polja: Adresa i Adresa2. Adresa, poštanski broj i naziv pošte su obavezni podaci.

1. Unesemo dio traženog naziva 2. Kliknemo

Podaci su sortirani po nazivu, mjestu i adresi

3. Izaberemo primatelja

8

Upisivanje brojeva

Kod upisivanja brojeva moraju se uzeti u obzir sljedeća osnovna pravila:

− upisujemo samo numeričke znakove koje pišemo zajedno (npr. 14000 ne 14 000), bez razmaka tisućica (npr. 14000 ne 14.000)

− podaci ne smiju sadržavati posebne znakove (kosa crta /, dvotočka:, ..) ili tekst (npr. cca 5)

− podaci ne smiju sadržavati razmak (prostor) prije numeričkih znakova ili nakon numeričkih znakova

− ne mijenjamo mjerne jedinice; za težinu je zadana vrijednost kg, za volumen m3

1. Unesemo naziv primatelja

2. Unesemo naziv mjesta

3. Kliknemo

4. Izaberemo mjesto

5. Unesemo adresu

9

Upisivanje i uređivanje kontakt podataka

Kod pošiljatelja i primatelja korisnik može upisati kontakt podatke (ime i prezime kontakt osobe, broj telefona i faksa te adresu elektronske pošte) preko gumba

Kontakt.

Upisivanje mjesta istovara

Mjesto istovara se upisuje samo u slučaju ako se isto razlikuje od adrese primatelja. U tom slučaju je potrebno najprije kliknuti na polje Mjesto istovara, kako bi se otvorila dodatna polja. U poljima su kao zadane vrijednosti upisani podaci primatelja koje je potrebno ručno izbrisati i korigirati.

Upisivanje otpremnica

− Otpremnice se unose tako da se najprije ispuni polje za potvrdu Otpremnice (Povrat otpremnice).

− U polje Upute se upiše tekst o povratu potvrđene otpremnice. U nastavku polja se

može još ručno upisati dodatni tekst (npr. broj otpremnice).

10

Upisivanje otkupnine (Otkupnina)

− U slučaju otkupnine potrebno je najprije označiti da imamo Otkupnino, potom je

potrebno obavezno unijeti podatak o vrijednosti robe koji se upisuje u posebno polje. Zadana vrijednost je HRK.

Upisivanje platitelja

− Ako je dogovorena mogućnost izbora platitelja korisnik može odrediti da li vozarinu

plaća pošiljatelj ili primatelj na način da u popisu izabere odgovarajuću vrijednost.

1.3.8. Ispis dnevnog popisa pošiljaka za preuzimanje

(Dnevna lista preuzimanja pošiljaka) narudžbe

Korisnik može ispisati dnevni popis pošiljaka koje su bile unesene za preuzimanje preko gumba Dnevna lista.

Za ispis dokumenta se najprije u polju Od – Do upiše datum odnosno razdoblje za koje želimo napraviti ispis.

Klikom na gumb Dnevna lista otvara se novi prozor s pred pregledom dokumenta. U tom prozoru korisnik klikne na gumb Print, te odredi printer na koji će se ispisati dokument.

Kod ispisa moramo izbrati ležeću (Landscape) orijentaciju dokumenta.

1.3.9. Ispis transportnih naljepnica

U dogovoru s Intereuropom korisnik ima mogućnost tiskanja transportnih naljepnica s kojima obilježava svoje pošiljke. Naljepnice se ispisuju kada su u narudžbu uneseni pravilni (konačni) podaci klikom na gumb Ispiši naljepnicu.

Ispisivati se mogu naljepnice za pojedinačnu narudžbu ili za više narudžbi odjednom.

11

Ispisivanje naljepnica za više narudžbi odjednom korisnik izvede na način kako slijedi:

1. Klikne na popis Moje narudžbe. 2. Narudžbe se ispisuje po pojedinim strankama. Zadano se na jednu stranicu ispisuje 10

narudžbi. Međutim, ta postavka se može promijenti klikom na izbor redka gdje se može odabrati druga vrijednost (20, 50, 100).

3. Narudžbe za koje želi ispisati naljenice korisnik izabere tako da klikne na primatelja u

popisu narudžbi i istovremeno drži tipku CTRL na tipkonvici.

4. Ispis nalepnica pokrene klikom na gumb Ispiši nalijepnice.

Važno: U slučaju da su naljepnice bile već ispisane, a korisnik naknadno popravlja broj koleta u narudžbi mora po unesenim promjenama obavezno ispisati nove naljepnice i

12

isključivo te nalijepiti na pošiljke. Prethodno izrađene naljepnice se u sistemu Intereurope brišu

te nemaju više poveznice s narudžbom. U takvom slučaju se korisniku također pojavljuje odgovarajuće upozorenje na ekranu.

Primjer transportne naljepnice: