Volume 9.5 Área de Bibliotecas - aqai.tecnico.ulisboa.pt · Biblioteca do Departamento de Matemática Biblioteca do Taguspark ... MANUAL DE PROCEDIMENTOS Volume: 9.5 Área de Bibliotecas

Manual de Procedimentos

Volume 9.5 – Área de Bibliotecas

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Serviços de Apoio ao Conselho de Gestão

Volume: 9.5 Área de Bibliotecas

Revisão n.º 01-2015

Data: dezembro de 2015

Versão 01

Elaborado por:

Verificado: Maria Libânio Página: 2

Aprovado: CG

Índice

Princípios Gerais ................................................................................................................. 3

Abreviaturas e Acrónimos .................................................................................................... 4

Legislação Aplicável ............................................................................................................ 5

Mapa de Actualização do Documento ................................................................................. 6

Capítulo 1 – Biblioteca do Instituto Superior Técnico .......................................................... 7

Processo 1 – Selecção e Aquisição de Fundos Bibliográficos ......................................... 7

Subprocesso 1.1 – Selecção ........................................................................................ 7

Subprocesso 1.2 – Aquisição ....................................................................................... 8

Processo 2 – Tratamento documental.............................................................................. 9

Subprocesso 2.1 – Tratamento preliminar .................................................................... 9

Subprocesso 2.2 – Catalogação e Indexação ............................................................ 11

Subprocesso 2.3 – Gestão de recursos electrónicos.................................................. 13

Processo 3 – Comunicação ........................................................................................... 14

Subprocesso 3.1 – Atendimento ao utilizador ............................................................ 14

Subprocesso 3.2 – Recuperação de documentação .................................................. 15

Processo 4 – Empréstimo Interbibliotecas ..................................................................... 15

Subprocesso 4.1 – EIB solicitado a outras Instituições por Utilizadores do IST ......... 15

Subprocesso 4.2 – EIB da BIST a outras Instituições ................................................ 17






Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Princípios Gerais

A Área de Bibliotecas tem como missão a preservação, enriquecimento e o tratamento

técnico do património bibliográfico e documental do Instituto Superior Técnico (IST), o

apoio ao ensino e à investigação e o prosseguimento de uma actividade cultural própria.

A Biblioteca do IST (BIST) integra todas as Bibliotecas existentes no campi do IST:

Biblioteca Central

Biblioteca do Departamento de Engenharia Civil e Arquitectura

Núcleo Documental de Engenharia Electrotécnica, Computadores e

Informática

Biblioteca do Departamento de Engenharia Mecânica

Núcleo Documental de Engenharia Química e Bioengenharia

Núcleo Documental de Física Matemática

Biblioteca do Departamento de Matemática

Biblioteca do Taguspark

Biblioteca do Campus Tecnológico Nuclear

A Área de Bibliotecas é dirigida por um Coordenador, sempre que possível equiparado,

para todos os efeitos legais a Chefe de Divisão, ou por um técnico superior, que reporta

hierarquicamente ao Director Adjunto para as Bibliotecas. O Director Adjunto é nomeado

pelo Presidente do IST, de entre os docentes do IST e exercerá as suas funções em

acumulação com a função docente.

O acervo da BIST é constituído por diversos tipos de documentos tais como: monografias

(livros, obras de referência e dissertações), documentos não-livro (CD-Roms, DVD-Roms)

e publicações periódicas.






Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Abreviaturas e Acrónimos

AACR2 Angol American Cataloging Rules 2

AQAI Área para a Qualidade e Auditoria Interna

BIST Biblioteca do Instituto Superior Técnico

b-on Biblioteca do Conhecimento Online

CDU Classificação Decimal Universal

CC Centro de Custo

EIB Empréstimos Interbibliotecas

LCC Library of Congress Classification

IST Instituto Superior Técnico

IST-ID Instituto Superior Técnico – Investigação e Desenvolvimento

MARC 21 Machine Readable Cataloging 21

MGO Módulo de Gestão Orçamental

RPC Regras Portuguesas de Catalogação

UL Universidade de Lisboa






Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Legislação Aplicável

Legislação Descrição

Regulamento de

Organização e de

Funcionamento dos

Serviços de Natureza

Administrativa e de Apoio

Técnico do Instituto

Superior Técnico; Diário da

República, 2.ª série — N.º

47 — 9 de Março de 2010;

Despacho n.º 4207/2010

Regula a organização e funcionamento dos serviços de

natureza administrativa e de apoio técnico do Instituto

Superior Técnico, nos termos do artigo 9.º do referido

Regulamento, que constitui o anexo n.º 2 aos dos

Estatutos do Instituto Superior Técnico, publicados no

Diário da República, 2.ª série, n.º 17.º, de 26 de Janeiro

de 2010.






Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Mapa de Actualização do Documento

Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo

Luísa Ferreira

Actualização do

Processo

1/subprocessos

1.1, 1.2

Anualmente

Rever legislação

e adequação dos

processos

Proposta de

alteração

Letícia Gomes

Actualização do

Processo

2/subprocesso

2.1

Anualmente

Organização de

recursos

adequados para

o efeito

Recepção e

tratamento

preliminar da

documentação

Teresa Fialho

Actualização do

Processo

2/subprocesso

2.2

Anualmente

Organização de

recursos

adequados para

o efeito

Tratamento técnico

da documentação

Helena Sousa

Actualização do

Processo

2/subprocesso

2.3

Anualmente

Rever legislação

e adequação dos

processos

Divulgação dos

recursos disponíveis

Sandra

Geraldes

Actualização do

Processo

3/subprocesso

3.1

Anualmente

Organização de

recursos

adequados para

o efeito

Proposta de

alteração

Ana Paula

Costa

Actualização do

Processo

3/subprocesso

3.2

Anualmente

Organização de

recursos

adequados para

o efeito

Recuperação de

documentação em

atraso

Filomena

Santos

Actualização do

Processo

4/subprocessos

4.1, 4.2

Anualmente

Rever legislação

e adequação dos

processos

Proposta de

alteração




Capítulo: 1 Bibliotecas do IST



Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Capítulo 1 – Biblioteca do Instituto Superior Técnico

Processo 1 – Selecção e Aquisição de Fundos Bibliográficos

A cadeia documental de uma Biblioteca consiste num conjunto de tarefas que vão desde

a selecção e aquisição dos documentos em diversos suportes até à difusão desses

mesmos documentos.

A Selecção e a Aquisição são as duas primeiras fases dessa cadeia e devem ser

realizadas de acordo com as necessidades da Instituição onde a BIST está inserida e

consequentemente servir o seu público-alvo.

Subprocesso 1.1 – Selecção

1. Publicações Periódicas

A selecção das publicações periódicas a adquirir é feita pelos Docentes dos

diversos Departamentos existentes no IST que posteriormente a enviam ao

Professor Responsável da respectiva Biblioteca Departamental;

As listagens dos diversos Departamentos são enviadas para a Biblioteca

Central onde é compilada a listagem final;

Em relação às publicações periódicas, o preço da subscrição anual é

consultado na página web dos editores das respectivas publicações. Os

editores a partir de Outubro começam a enviar as renovações para o ano

seguinte, das subscrições que são efectuadas há vários anos;

Depois de efectuada a pesquisa, esta é enviada aos Responsáveis das

Bibliotecas Departamentais para decisão de quais as publicações a adquirir.

2. Monografias

A selecção das monografias a adquirir é feita pelos Docentes dos diversos

Departamentos existentes no IST e posteriormente enviada ao Professor

Responsável da respectiva Biblioteca Departamental;

As listagens dos diversos Departamentos são enviadas para a Biblioteca

Central onde é compilada a listagem final;







Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Depois de feita a pesquisa no catálogo Koha a fim de verificar a existência ou

não das obras pedidas, elabora-se uma listagem com a bibliografia solicitada;

Essa listagem é enviada a pelo menos dois fornecedores, com o pedido de

orçamento;

Depois de recebido o orçamento é necessário fazer a comparação de preços e

seleccionar os que têm preço mais reduzido, bem como as condições de

fornecimento e de pagamento;

Envio da listagem para os Docentes Responsáveis da Biblioteca que a

solicitaram, para decidirem quais as obras e o número de exemplares a

adquirir;

Solicitação de pedido de orçamento definitivo para os respectivos

fornecedores.

Subprocesso 1.2 – Aquisição


É necessário que os Professores Responsáveis pelas Bibliotecas

Departamentais enviem um ofício a informar quais os centros de custo (CC) e

os projectos que vão suportar os respectivos custos;

Existem duas plataformas de centrais de compras no IST onde são inseridos

todos os processos de aquisições: central de compras do IST

(https://dot.tecnico.ulisboa.pt/) e central de compras do IST-ID (https://dot.ist-

id.tecnico.ulisboa.pt/);

A decisão da escolha da central de compras está associada ao centro de

custo e ao projecto ao qual a subscrição será afectada;

Pedido de factura/invoice aos editores;

Elaboração de ofícios de pagamento antecipado e ofícios ao abrigo do regime

RCIST para todas as subscrições inseridas na plataforma;

Acompanhamento da evolução dos processos nas respectivas centrais de

compras, sendo que usualmente é a Biblioteca Central que procede ao envio

da nota de encomenda aos editores estrangeiros. Este procedimento tem a

vantagem de se contactar directamente com um dos responsáveis do

departamento editorial de cada editora, situação vantajosa quando o suporte

de disponibilização das aquisições é feito on-line;

Envio do pagamento aos Editores. Os pagamentos podem ser efectuados por

cheque, transferência bancária ou por MBNet;

https://dot.tecnico.ulisboa.pt/

https://dot.ist-id.tecnico.ulisboa.pt/

https://dot.ist-id.tecnico.ulisboa.pt/







Versão 01

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Aprovado: CG

Fazer a cabimentação de todas as aquisições. As respeitantes ao CC 8040,

são feitas directamente na plataforma do MGO (módulo de gestão orçamental

– http://giafweb.adm). As restantes cabimentações são solicitadas aos

serviços internos adequados;

Nas aquisições feitas através do IST a Biblioteca possui um centro de custo

que serve de “intermediário” (CC 9018) imputando depois a cada CC ou

Projecto a respectiva comparticipação no total da aquisição. Esta metodologia

é utilizada dado que a mesma editora comercializa títulos de diferentes áreas

do conhecimento. Desta forma evitam-se aquisições faccionadas promovendo-

se uma gestão mais eficiente de recursos financeiros e humanos.

2. Outras Aquisições

A sequência de passos envolvidos é usualmente:

Pesquisa dos fornecedores;

Pedido de orçamento;

Inserção na plataforma de compras;

Cabimentação.

Processo 2 – Tratamento documental

Subprocesso 2.1 – Tratamento preliminar

Com a entrada de um documento na Biblioteca é efectuado o tratamento preliminar que

consiste no seu registo, carimbagem e colocação de alarme anti-furto.

1. Monografias

a) Registo

O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo a

inventariação dos documentos do fundo bibliográfico de uma

Biblioteca, sendo efectuado através de uma aplicação informática

própria, onde constam elementos relevantes para a identificação da

obra.

Todos os documentos independentemente do seu suporte são

registados sequencialmente no livro de registo.







Versão 01

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Aprovado: CG

A atribuição do nº de registo deve respeitar as seguintes regras:

Vários exemplares de uma mesma obra têm números de registo

diferentes;

Numa obra em volumes, todos os volumes têm números de registo

diferentes;

Se uma obra tiver material acompanhante no mesmo formato ou

diferente (livro, CD, DVD), este é registado com o mesmo número de

registo.

b) Carimbagem

A carimbagem das obras deve ser feita tendo em atenção a

salvaguarda da integridade da mancha tipográfica e das ilustrações.

É colocado na página de rosto um carimbo com o nº de registo

atribuído à obra bem como a data de entrada da obra na Biblioteca.

Também é colocado na página 13 um carimbo identificativo da

Biblioteca.

Para as monografias adquiridas através do projecto IST-ID, os procedimentos

de carimbagem são os mesmos que para as outras monografias mas são

utilizados os carimbos específicos do IST-ID.

c) Colocação de sistema anti-furto

São colocadas 2 etiquetas de alarme em cada livro: uma deve ser colocada

no verso da capa e outra no verso da contracapa, de forma desencontrada.


Tal como as monografias também as Publicações Periódicas passam pelo

tratamento preliminar, ou seja o seu registo, carimbagem e colocação de alarme

anti-furto.

a) Registo

O registo das Publicações Periódicas é também sequencial e é atribuído um nº

específico a cada título de publicação.

b) Carimbagem

É colocado um carimbo com o nº de registo na 1ª página e vários carimbos

identificativos da Biblioteca de forma aleatória ao longo da revista.







Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Para as Publicações Periódicas adquiridas através do projecto IST-ID, os

procedimentos de carimbagem são os mesmos que para as outras publicações

mas são utilizados os carimbos específicos do IST-ID.

c) Colocação de sistema anti-furto

São também colocadas 2 etiquetas de alarme em cada fascículo de revista:

uma na primeira página e outra no verso da contracapa, de forma

desencontrada.

Subprocesso 2.2 – Catalogação e Indexação

O objectivo de todo o tratamento documental efectuado na Biblioteca visa a recolha,

tratamento e organização da informação de modo a facultar aos utilizadores um acesso

rápido e eficaz à recuperação dessa informação.

Assim todas as obras, independentemente do seu tipo ou suporte, são sujeitas a um

circuito documental que culmina na sua introdução no sistema de gestão de Bibliotecas

Koha, o qual vai permitir recuperar a informação e gerir esses documentos.

Catalogar é uma tarefa que requer técnica especializada para resultar numa unicidade e

harmonia na formação do catálogo da Biblioteca. A Catalogação permite a identificação

exacta do documento solicitado.

A indexação de assuntos é usada na recuperação de informação sobre um determinado

assunto.

Após o tratamento preliminar, toda a documentação é sujeita a catalogação e indexação.

1. Critérios gerais de catalogação

A entrada de dados dos registos bibliográficos na base de dados Koha obedece às

normas AACR2 (Angol American Cataloging Rules 2), do MARC 21 e às RPC

(Regras Portuguesas de Catalogação). A descrição adoptada pela BIST é a de nível

3, isto é engloba toda a informação disponível e neste sentido foram criados

templates comuns a toda a rede de Bibliotecas da UL. A utilização destes templates

predefinidos permite a uniformização dos registos bibliográficos.

2. Estrutura dos registos

Na catalogação existem três tipos de registos: bibliográfico, exemplar e existências.







Versão 01

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Aprovado: CG

Os registos bibliográficos são partilhados pela rede de Bibliotecas da UL, enquanto

os registos de exemplar e de existências são específicos da cada Biblioteca.

3. Criação de Registos

A criação de novos registos é feita através de folhas de recolha de dados com um

conjunto de valores por defeito – templates.

No caso do registo bibliográfico os templates são constituídos por todos os campos

MARC, que por defeito estão definidos. Apenas os campos preenchidos são

visualizados no modo público do catálogo.

Neste sentido deve-se selecionar o template consoante a obra, que reflecte o tipo

de registos bibliográficos mais utilizados:

ULisboa – Publicação Periódica

ULisboa – Monografia

ULisboa – Série Monográfica

ULisboa – Analítico de Monografia

ULisboa – Analítico de Periódico

ULisboa – Teses

ULisboa – Documento de trabalho

ULisboa – Todos os campos de MARC 21

Com o objectivo de uniformizar a catalogação, a utilização do template “ULisboa –

Todos os campos de MARC 21” é restrita às obras cuja descrição bibliográfica

contempla campos não incluídos nos restantes templates.

4. Classificação e Indexação

Na BIST existe mais que um tipo de classificação: CDU (Classificação Decimal

Universal), SPINESS e LCC (Library of Congress Classification).

Os assuntos usados pela BIST na base de dados, são em inglês, uma vez que a

maioria das nossas obras é em língua inglesa.

5. Tratamento documental de Dissertações e Teses

a) Verificação dos dados apresentados no Portal da Biblioteca/Fénix em relação

ao documento em suporte papel;

b) Registo bibliográfico no Koha;







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Aprovado: CG

c) Validação no Sistema Fénix;

d) Criação do Registo Exemplar;

6. Tratamento documental de Publicações Periódicas

a) Criação do registo Bibliográfico no Koha (quando se recebe o primeiro

fascículo);

b) Criação/Actualização do registo de existências onde são registados todos os

fascículos recebidos de cada publicação (em ficheiro excel);

c) Reclamação dos fascículos em falta aos respectivos editores;

d) Envio das publicações para as Bibliotecas periféricas devidamente listadas em

guias de remessa.

Subprocesso 2.3 – Gestão de recursos electrónicos

A Biblioteca do IST disponibiliza aos seus utilizadores o acesso a um vasto número de

publicações em formato electrónico que são subscritas através do consórcio nacional

b-on ou somente pelo IST.

Os procedimentos para disponibilizar o acesso às publicações incluídas na b-on ou às

subscritas pelo IST são diferentes:

1. Publicações subscritas através do consórcio b-on

As publicações subscritas através do consórcio b-on estão todas disponíveis no

portal b-on (http://pesquisa.b-on.pt).

2. Publicações subscritas pelo IST

Após processo de aquisição, as publicações subscritas pelo IST passam por um

processo de activação do acesso junto dos respectivos editores e, só depois de

confirmado o acesso, é que se passa à fase da disponibilização. O acesso é

disponibilizado através do catálogo Koha (http://bibliotecas.utl.pt/) e do site da

Biblioteca (http://bist.tecnico.ulisboa.pt).

http://pesquisa.b-on.pt/

http://bibliotecas.utl.pt/

http://bist.tecnico.ulisboa.pt/







Versão 01

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Processo 3 – Comunicação

Subprocesso 3.1 – Atendimento ao utilizador

O serviço de atendimento ao utilizador faz parte do Núcleo de Difusão da Informação e

tem como principais competências o atendimento personalizado ao utilizador

nomeadamente:

Divulgação dos recursos disponíveis;

Gestão da sala de leitura;

É também no balcão de atendimento que se procede ao tratamento preliminar da

documentação.

1. Divulgação dos recursos disponíveis

A divulgação dos recursos integra todo o apoio prestado aos utilizadores na consulta

do Catálogo da Biblioteca, nomeadamente na informação acerca da documentação

existente ao nível da sua localização, disponibilidade e possíveis formas de

empréstimo.

É também dado a conhecer ao utilizador quais os recursos electrónicos que tem a

seu dispor, quais as possíveis formas de acesso e todo o apoio na utilização destes

recursos nomeadamente na divulgação do site da Biblioteca do IST

(http://bist.tecnico.ulisboa.pt) onde o utilizador encontra toda a informação acerca

dos recursos disponíveis bem como Tutoriais de Informação.

2. Gestão da sala de leitura

Na gestão da sala de leitura executam-se diversas tarefas tais como a arrumação de

toda a documentação consultada pelos utilizadores, a manutenção do silêncio

necessário para o bom funcionamento de um espaço de estudo e todo o controle de

entradas e saídas de utilizadores, que é feito através do Fénix onde se regista quem

entra, quando entra e quando sai.

3. Serviço de empréstimos

O serviço de empréstimos é gerido através do Sistema de Gestão da Biblioteca –

Koha e consiste na cedência de obras para utilização em espaços não pertencentes

http://bist.tecnico.ulisboa.pt/







Versão 01

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Aprovado: CG

à Biblioteca e no controle da devolução das mesmas garantindo que são respeitados

os períodos de empréstimo estipulados.

Subprocesso 3.2 – Recuperação de documentação

São enviados de forma regular e sistemática e-mails aos utilizadores em incumprimento

das regras de empréstimos no sentido de minimizar o nº de obras que não são devolvidas

à Biblioteca.

Processo 4 – Empréstimo Interbibliotecas

O Empréstimo Interbibliotecas (EIB) é um serviço que permite o acesso e partilha de

fundos documentais entre bibliotecas, através do empréstimo de obras ou fornecimento

de cópias, tendo em vista o colmatar das necessidades por parte dos utilizadores.

O EIB tem como objectivos:

Proporcionar aos utilizadores do IST o acesso aos fundos bibliográficos, que

não existem na BIST, recorrendo a outras bibliotecas ou centros de

documentação nacionais ou estrangeiros;

Proporcionar a outras bibliotecas ou centros de documentação nacionais ou

estrangeiros o acesso aos fundos bibliográficos existentes na BIST.

Subprocesso 4.1 – EIB solicitado a outras Instituições por Utilizadores do IST

1. O pedido dos documentos para EIB poderá ser processado através do

preenchimento do formulário electrónico (disponível na página web da Biblioteca)

e envio do mesmo por correio electrónico ou presencialmente na recepção da

Biblioteca Central, podendo tratar-se de documentação ou de fornecimento de

fotocópias.

2. Os detalhes bibliográficos do documento requerido deverão ser adequados para a

sua identificação, pela Biblioteca fornecedora.

3. A disponibilidade das obras solicitadas depende das condições da Biblioteca

fornecedora.







Versão 01

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Aprovado: CG

4. Sempre que a Biblioteca fornecedora assim o determine a consulta das obras

solicitadas deve ser feita na sala de leitura da Biblioteca requerente.

5. O número máximo de pedidos a ser solicitado não pode exceder um total de 4 e o

prazo de empréstimo é estipulado pela Biblioteca fornecedora.

6. Poderá ser solicitada a renovação de obras 2 dias antes da data de devolução

estipulada, a qual carece de autorização da Biblioteca fornecedora.

7. O utilizador é responsável por quaisquer perdas ou danos relativos aos

documentos que lhe foram emprestados e pelo cumprimento das obrigações

legais relativas aos Direitos de Autor. Em caso de perda ou dano o utilizador

obriga-se a:

a) Repor um exemplar em bom estado no prazo de 30 dias, ou entregar o

seu valor comercial para que a biblioteca requerente proceda à sua

aquisição;

b) Sempre que se encontrar esgotado o documento que se extraviou ou

inutilizou, fica o utilizador obrigado a substitui-lo por outro de valor similar,

indicado pela respectiva biblioteca fornecedora.

8. As respostas negativas aos pedidos devem ser comunicadas ao utilizador pelo

meio mais rápido, após a recepção do pedido.

9. A BIST deve informar o utilizador sobre eventuais custos e formas de pagamento

solicitados pela Biblioteca fornecedora:

a) Sempre que existam despesas relativas ao pedido de empréstimo ou

fornecimento de cópias, estas são suportadas pelo utilizador;

b) Os pagamentos associados aos custos do EIB são efectuados na

recepção da Biblioteca Central, através de requisição ou dinheiro.

10. Reserva-se à BIST o direito de não proceder ao EIB nos casos em que as

entidades requisitantes não cumpram qualquer dos pontos do presente

Regulamento ou sempre que os interesses dos utilizadores da BIST possam vir a

ser prejudicados.







Versão 01

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Aprovado: CG

Subprocesso 4.2 – EIB da BIST a outras Instituições

1. Todos os documentos podem ser solicitados para empréstimo, desde que no

catálogo da BIST se encontre a designação de “DISPONÍVEL”, com excepção dos

seguintes casos:

Obras de referência;

Publicações periódicas;

Obras em mau estado de conservação;

Indisponibilidade física das obras;

Obras em suporte digital;

Obras de colecções de reservados;

Obras volumosas;

2. Requisição do pedido:

a) O pedido dos documentos para EIB pode ser processado através de

correio electrónico, fax, carta ou ofício, podendo tratar-se de

documentação ou de fornecimento de fotocópias;

b) O pedido deve mencionar, sempre, a Instituição que o processa;

c) O pedido deve ser verificado e processado pela Biblioteca requerente;

d) Os detalhes bibliográficos do documento requerido deverão ser

adequados para a sua identificação, pela biblioteca fornecedora;

e) Respeitar a Legislação vigente relacionada com os Direitos de Autor no

caso da reprodução de qualquer tipo de documento;

f) Assinatura do termo de responsabilidade assinado pela Biblioteca

requerente sob o compromisso de honra que respeita a Legislação vigente

relacionadas com os Direitos de Autor.

3. Empréstimo/Renovação:

a) O prazo de empréstimo é de 15 dias e o número máximo de documentos

que pode ser emprestado a uma Instituição não pode exceder um total de

4, podendo ser renovada a requisição por idêntico período, desde que não

haja pedidos de outras Instituições;

b) A Biblioteca requerente deve solicitar a renovação do prazo de

empréstimo 2 dias antes da data de devolução estipulada.

4. Perdas ou danos de documentos:







Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

a) A Biblioteca requerente é responsável por quaisquer perdas ou danos

relativos aos documentos que lhe foram emprestados e pelo cumprimento

das obrigações legais relativas aos Direitos de Autor. Em caso de perda

ou dano, a Biblioteca requerente obriga-se a:

Repor um exemplar em bom estado no prazo de 30 dias, ou

entregar o valor comercial para que a Biblioteca fornecedora

proceda à sua aquisição;

Sempre que se encontrar esgotado o documento que se extraviou

ou inutilizou, fica a Biblioteca requerente obrigada a substitui-lo por

outro indicado pela respectiva biblioteca fornecedora, de valor

similar.

5. Devolução de documentos:

a) A devolução dos documentos deve ser sempre efectuada por correio

registado;

b) É da responsabilidade da biblioteca requerente assegurar-se de que a

espécie é empacotada com segurança, claramente etiquetada e

adequadamente segura para a sua devolução.

6. Prazos de Resposta:

a) As respostas negativas devem ser comunicadas à Biblioteca requerente

pelo meio mais rápido após a recepção do pedido;

b) As respostas positivas devem ser efectuadas o mais rapidamente

possível, nunca ultrapassando os sete dias úteis desde a recepção do

pedido. Se existir um atraso a Biblioteca requerente deverá ser informada.

7. Custos:

a) A Biblioteca fornecedora deve informar a Biblioteca requerente sobre

custos e formas de pagamento, salvo acordos especiais Interbibliotecas já

existentes;

b) Todas as despesas relativas ao pedido de empréstimo e fornecimento de

cópias são suportadas pela Biblioteca requerente.

8. Formas de Pagamento:

a) O pagamento é efectuado através de voucher IFLA;

b) A política seguida pela BIST é a de só cobrar EIB a Instituições que

também nos cobram.





Revisão n.º 01-15


Versão 01

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Aprovado: CG

Mapas dos Processos Apresentados

Descrição do Processo: SELECÇÃO E AQUISIÇÃO DE FUNDOS BIBLIOGRÁFICOS

Responsável

Identificação

(processo,

subprocesso

procedimento)

Quando se

procede/

/prazo

Como se

procede

Resultado/

/registo

Fluxo do processo

Quem

valida Quem aprova Rececionado

de:

Expedido

para:

Luísa Ferreira 1.1 Selecção

Após recepção

das listagens

das Bibliotecas

Departamentais

Pedido de

orçamentos

Selecção do

fornecedor

Responsável

de cada

Biblioteca

Departamental

BIST BIST

Responsável

de cada

Biblioteca

Departamental

Luísa Ferreira 1.2 Aquisição Após selecção

do fornecedor

Seguir os

passos

mencionados no

subprocesso 1.2

Aquisição

Responsável

de cada

Biblioteca

Departamental

BIST BIST

Responsável

de cada

Biblioteca

Departamental





Revisão n.º 01-15


Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Descrição do Processo: TRATAMENTO DOCUMENTAL

Responsável

Identificação

(processo,

subprocesso

procedimento)

Quando se

procede/

/prazo

Como se

procede

Resultado/

/registo

Fluxo do processo

Quem

valida

Quem

aprova Rececionado

de:

Expedido

para:

Letícia

Gomes

2.1

Tratamento

preliminar

Após recepção

da

documentação

Mencionado no

subprocesso 2.1

Tratamento

preliminar da

documentação

Fornecedores /

Doações BIST BIST BIST

Teresa Fialho

2.2

Catalogação e

Indexação

Após recepção

da

documentação

Mencionado no

subprocesso 2.2

Catalogação e

Indexação BIST BIST

Helena

Sousa

2.3 Gestão de

Recursos

electrónicos

Após recepção

das listagens

dos editores

Mencionado no

subprocesso 2.3

Disponibilização

dos recursos

electrónicos

Editores BIST BIST BIST





Revisão n.º 01-15


Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Descrição do Processo: COMUNICAÇÃO

Responsável

Identificação

(processo,

subprocesso

procedimento)

Quando se

procede/

/prazo

Como se

procede

Resultado/

/registo

Fluxo do processo

Quem

valida

Quem

aprova Rececionado

de:

Expedido

para:

Sandra

Geraldes

3.1

Atendimento

ao utilizador

Satisfação do

utilizador

Comunidade

IST/Exterior

Comunidade

IST/Exterior BIST BIST

Ana Paula

Costa

3.2

Recuperação

de

documentação

Mensalmente Envio de e-mail Notificação do

utilizador

Comunidade

IST BIST BIST





Revisão n.º 01-15


Versão 01

Elaborado por:


Aprovado: CG

Descrição do Processo: EMPRÉSTIMO INTERBIBLIOTECAS

Responsável

Identificação

(processo,

subprocesso

procedimento)

Quando se

procede/

/prazo

Como se

procede

Resultado/

/registo

Fluxo do processo

Quem

valida

Quem

aprova Rececionado

de:

Expedido

para:

Filomena

Santos

4.1 EIB

solicitado a

outras

Instituições por

Utilizadores do

IST

Após recepção do

pedido

Pesquisa e

solicitação da

documentação

EIB Comunidade

IST

Comunidade

IST BIST BIST

Filomena

Santos

4.2 EIB da BIST

a outras

Instituições

Após recepção do

pedido

Localização e

envio da

documentação

EIB Exterior Exterior BIST BIST

Documents

Volume 9.5 Área de Bibliotecas - aqai.tecnico.ulisboa.pt · Biblioteca do Departamento de Matemática Biblioteca do Taguspark ... MANUAL DE PROCEDIMENTOS Volume: 9.5 Área de Bibliotecas