Vodič za realizaciju EU Exchange 4 projekata4.7Mb (PDF)

Znanje i praksa- stimulans lokalnog razvoja

Makedonska 22/VIII, 11000 BeogradTel: 011 3223 446; Faks: 011 3221 215e-mail: [email protected] www.skgo.org

Vodič za REALIZACIJU PROJEKATA

Dodatak 1Priručnik za efikasniju komunikaciju i promociju EU projekata u lokalnim samoupravama


/ /



STALNA KONFERENCIJA GRADOVA I OPŠTINA - SAVEZ GRADOVA I OPŠTINA SRBIJE

Program EU Exchange 4

Beograd, 2014.

STALNA KONFERENCIJA GRADOVA I OPŠTINA - SAVEZ GRADOVA I OPŠTINA SRBIJEProgram EU Exchange 4


Izdavač:Stalna konferencija gradova i opštinaMakedonska 22/VIII, Beogradwww.skgo.org

Za izdavača:Đorđe Staničićgeneralni sekretar

Priručnik pripremio tim programa EU Exchange 4

Grafički dizajn i štampa:Digital Art Company

Tiraž: 90

ISBN 978-86-88459-30-3

Beograd, 2014

Vodič za realizaciju projekata je izdanje Stalne konferencije gradova i opština – Saveza gradova i opština Srbije (SKGO) koje u okviru svojih projektnih aktivnosti podržava program EU Exchange 4. Program finansira Evropska unija, njim rukovodi Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji, a sprovodi ga SKGO.

Publikacija je napravljena uz finansijsku pomoć Evropske unije. Sadržaj ove publikacije predstavlja isključivu odgovornost izdavača i ne predstavlja zvaničan stav Evropske unije.

CIP - Каталогизација у публикацијиНародна библиотека Србије, Београд

005.8:352.07

VODIČ za realizaciju projekata /[priručnik pripremio tim] programa EUexchange 4. - Beograd : Stalna konferencija gradova i opština, 2014 (Beograd : Digital art company). - 102 str. : graf. prikazi, tabele ; 24 cm

Na nasl. str.: Dodatak 1 Priručnik zaefikasniju komunikaciju i promociju EUprojekata u lokalnim samoupravama. - Tiraž 90.

ISBN 978-86-88459-30-3

a) Управљање пројектима - Локална самоуправаCOBISS.SR-ID 206804748

UMESTO UVODA

Poštovani predstavnici lokalnih samouprava,čestitamo Vam!

Vaši projekti su prošli kompleksnu proceduru evaluacije i dobili ste donaci-ju Evropske unije, u okviru grant šeme programa EU Exchange 4. Sada je pred vama posao realizacije projektnih aktivnosti koji sa sobom nosi mno-go izazova. Sa jedne strane, na vama je da inicirate i pokrenete određene procese u vašoj zajednici, a sa druge da uspostavite što bolju saradnju sa partnerskim opštinama i korisnicima – saradnju koja, nadamo se, neće biti ograničena na realizaciju ovog projekta, već će se nastaviti i po završetku programa EU Exchange 4.

Sigurni smo da ćete dati sve od sebe da realizacija projekta bude uspešna, i da na taj način unapredite rad vaše lokalne samouprave, odnosno život u široj zajednici.

Ova publikacija predstavlja naš doprinos vašem radu na realizaciji projeka-ta. Trudili smo se da pokrijemo sve važne oblasti, nabrojimo i objasnimo najvažnije činjenice. U daljem tekstu naći ćete detaljne informacije o finan-sijama i tipovima troškova, specifičnim procedurama nabavki, procedura-ma izveštavanja, zajedničkom radu na monitoringu i vidljivosti koje će vam biti od koristi tokom realizacije vaših projekata.

Uz priručnik se nalazi i CD sa modelima ugovora, tabelama i drugim doku-mentima koja će vam biti neophodna tokom realizacije projekata.

Nadamo se da će ovaj vodič biti koristan i početnicima, ali i onima sa isku-stvom u realizaciji projekata.

Želimo vam uspešan rad!

tim programa EU Exchange 4Stalne konferencije gradova i opština

Ova publikacija predstavlja deo aktivnosti u okviru programa EU Exchange 4, koji finansira Evropska unija, njime rukovodi Delegacija Evropske unije u Srbiji, a sprovodi Stalna konferencija gradova i opština.

Mišljenja iznesena u ovoj publikaciji ne predstavljaju zvanične stavove Evropske unije.

Vodič za realizaciju projekata sadrži informacije o konkretnim procedu-rama i modalitetima koje Evropska unija primenjuje u oblasti nabavki (dobara, usluga i radova), vođenja finansija projekata, izveštavanja i dru-gim oblastima važnim za uspešnu realizaciju projekata, a koje su sastavni deo Ugovora o donaciji. Sastavni deo Vodiča čini i dodatni priručnik:

(1) Priručnik za EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA

Vodič za realizaciju projekata ne može zameniti obaveze iz opštih i poseb-nih uslova Ugovora o donaciji. U slucaju eventualne nesaglasnosti pri-ručnika i ugovorne dokumentacije, ugovorna dokumentacija je na snazi.

Uz priručnik se nalazi i CD sa modelima i aneksima dokumentacije za nabavke i finansije, formularima za izveštavanje i ostala dokumentaci-ja koja će Vam biti od koristi tokom realizacije projekata.

Molimo Vas da imate u vidu da sva zvanična dokumentacija, uključujući zahteve za uplatu, izveštaje o nabavkama, finansijske i narativne izvešta-je mora biti na jeziku Ugovora o donaciji, odnosno na engleskom jeziku.

Sve formulare možete naći i na veb stranici programawww.exchange.org.rs

7VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA

1. Osnovne napomene / 1.1 Učesnici u realizaciji projekta

1. OSNOVNE NAPOMENE

Realizacija projekta počinje od datuma koji je definisan ugovorom sa Delegacijom Evropske unije u Republici Srbiji.

Okvir realizacije projekta određuju četiri osnovne grupe dokumenata: Ugovor o donaciji sa svim aneksima (član 6 Ugovora): Projektni dokument (Aneks I), Opšti uslovi

Evropske komisije za ugovore o grantovima (Aneks II), Budžet projekta (Aneks III, šitovi 1, 2 i 3), Procedure sklapanja ugovora od strane korisnika donacija u kontekstu spoljnih aktivnosti Evropske unije (Aneks IV), Zahtev za uplatu i Formular o bankovnim informacijama (Aneks V), Obrazac za na-rativni i finansijski izveštaj (Aneks VI) i Standardni model formulara za prenos vlasništva (Aneks VII).

‘’Praktični vodič za procedure sklapanja ugovora koji se finansiraju iz opšteg budžeta Evropske za-jednice u kontekstu spoljnih aktivnosti’’ (PRAG 2013) i sa aneksima

Vodič za realizaciju projekta – osnovni dokument i deo 1 Drugi dokumenti koje dobijete od tima programa EU Exchange 4

Učesnici u realizaciji projekta su: koordinator projekta, korisnici donacije i povezana lica.

Koordinator projekta je grad, opština ili gradska opština koja je navedena kao koordinator u Ugovoru o dona-ciji. On je direktno odgovoran za upravljanje i sprovođenje projekta zajedno sa ostalim korisnicima donacije i povezanim licem(ima).

Pod korisnicima donacije podrazumevaju se svi korisnici donacije koji su uključeni u realizaciju projekta, uk-ljučujući tu i Koordinatora projekta (aplikant i ko-aplikanti u predlogu projekta).

Povezana lica nisu korisnici donacije ali učestvuju u realizaciji projekta i njihovi troškovi se mogu priznati kao opravdani onako kako je to definisano Ugovorom o donaciji. Povezana lica su navedena u Ugovoru o donaciji, član 7.1, Posebni uslovi.

Koordinator projekta i korisnici donacije su direktni korisnici donacije i oni zajednički sprovode projekat i pojedinačno odgovaraju prema Delegaciji Evropske unije preduzimajući sve neophodne i potrebne mere u cilju obezbeđivanja uslova da se projekat sprovede u skladu sa opisom projekta iz Aneksa I i uslovima ugovora o donaciji.

U nastavku teksta ćemo detaljnije opisati ulogu koordinatora projekta (uz taksativno navođenje odredbi Ugo-vora), ostalih korisnika donacije, kao i menadžera projekta kao lica koje je neposredno zaduženo za uprav-ljanje projektom.

1.1 UČESNICI U REALIZACIJI PROJEKTA

1. OSNOVNE NAPOMENE .........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................7 1.1. UČESNICI U REALIZACIJI PROJEKTA ...............................................................................................................................................................................................................................7 1.2. PREGLED PROCEDURA KOMUNIKACIJE .......................................................................................................................................................................................................10 1.3. PROJEKTNA DOKUMENTACIJA ................................................................................................................................................................................................................................................11 1.3.1. Tehnička dokumentacija .............................................................................................................................................................................................................................................................11 1.3.2. Finansijska dokumentacija .....................................................................................................................................................................................................................................................11

2. FINANSIJE PROJEKTA ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 12 2.1. RAČUN PROJEKTA ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................12 2.2. UPLATE ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................13 2.3. OPRAVDANOST TROŠKOVA ...........................................................................................................................................................................................................................................................13 2.3.1. Opravdani direktni troškovi .................................................................................................................................................................................................................................................15 2.3.2. Troškovi rezerve za nepredviđene situacije (contingency reserve) ..........................................................................19 2.3.3. Opravdani indirektni troškovi .........................................................................................................................................................................................................................................19 2.3.4. Neopravdani troškovi ...........................................................................................................................................................................................................................................................................20 2.4. PRINCIPI FINANSIRANJA ........................................................................................................................................................................................................................................................................ 21 2.4.1. Kurs izveštavanja i Kursne razlike ..........................................................................................................................................................................................................................21 2.4.2. Porez na dodatu vrednost (PDV) ...........................................................................................................................................................................................................................22 2.5. RAČUNOVODSTVO I PROPRATNA DOKUMENTACIJA ...............................................................................................................................24 2.6. FINANSIJSKI IZVEŠTAJI .................................................................................................................................................................................................................................................................................26 2.7. POJEDNOSTAVLJENE OPCIJE TROŠKOVA .........................................................................................................................................................................................26

3. NABAVKE ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 27 3.1. PRAVILA NABAVKI ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................29 3.2. TIPOVI UGOVORA I PROCEDURA ODABIRA DOBAVLJAČA .....................................................................................................31 3.2.1. Tipovi ugovora ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................31 3.2.2. Koji tenderski postupak i proceduru primeniti ...............................................................................................................................................................32 3.2.2.1. Jedna ponuda ..........................................................................................................................................................................................................................................................32 3.2.2.2. Pregovarački postupak bez objavljivanja

poziva za podnošenje ponuda ...................................................................................................................................................................................33

4. DOPUNE UGOVORA ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 34 4.1. DOPUNA UGOVORA KROZ OBAVEŠTENJE ....................................................................................................................................................................................34 4.2. DOPUNA KROZ ADENDUM ...............................................................................................................................................................................................................................................................37

5. MONITORING REALIZACIJE PROJEKATA .......................................................................................................................................................................................................................... 39

6. IZVEŠTAVANJE .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 44 6.1. KVARTALNI IZVEŠTAJ O TOKU PROJEKTA ........................................................................................................................................................................................44 6.2. IZVEŠTAJ NA POLOVINI REALIZACIJE PROJEKTA ....................................................................................................................................................45 6.2.1. Periodični narativni izveštaj .................................................................................................................................................................................................................................................46 6.2.2. Periodični finansijski izveštaj .............................................................................................................................................................................................................................................48 6.3. FINALNI IZVEŠTAJ O PROJEKTU .......................................................................................................................................................................................................................................50 6.3.1. Finalni narativni izveštaj ..............................................................................................................................................................................................................................................................51 6.3.2. Finalni finansijski izveštaj ............................................................................................................................................................................................................................................................53

7. RASKIDANJE UGOVORA O DONACIJI ....................................................................................................................................................................................................................................... 54

8. PROCEDURE VEZANE ZA VIDLJIVOST PROJEKTA .......................................................................................................................................................................... 56

REČNIK POJMOVA ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 58

SADR

ŽAJ

8 9VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA


VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA


Korisnik(ci) su u obavezi da dozvole da se sprovede provera od strane Evropske komisije, Evropske uprave za borbu protiv prevara, Evropskog revizorskog suda i bilo kojeg revizora ovlašćenog od strane Delegacije Evrop-ske unije. Korisnik(ci) mora da preduzme sve korake u cilju olakšanja njihovog rada.

U tu svrhu, korisnici donacije:

Treba da sprovedu projekat uz svu neophodnu pažnju, na efikasan i transparentan način, u skla-du sa principima stabilnog finansijskog upravljanja i primerima najbolje prakse u oblasti kojom se projekat bavi;

Odgovorni su za poštovanje ugovornih obaveza koje proizilaze iz njega i to na način da će se odgo-vornost snositi pojedinačno ili zajednički;

Prosleđuju koordinatoru projekta podatke koji su mu potrebni da sastavi narativne i finansijske izveštaje, druge potrebne informacije i dokumenta koja su potrebna za uspešnu realizaciju ugovora o donaciji i priloga/aneksa ugovora i, naravno, sve dodatne informacije potrebne u slučajevima revi-zije, provera, monitoringa ili evaluacije projekta, a u skladu sa odredbama člana 16, Aneksa II - Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima;

Treba da obezbede koordinaciju informacija i dokumentacije na način da sva komunikacija sa Delegacijom Evropske unije ide preko koordinatora projekta;

Treba da utvrde odgovarajuća pravila komunikacije i koordinacije između sebe na projektu i pre-ma Delegaciji Evropske unije, i za sva pitanja koja se tiču ugovora o donaciji, u skladu sa odredbama ugovora i važećim propisom (ima).

Kako bi se osigurala uspešna realizacija planiranih aktivnosti na dnevnom nivou, veoma je važno da se formira tim za realizaciju projekta koji će se dobro upoznati sa svim aspektima projekta, kao i sa rezultatima koje treba postići.

Menadžer projekta je odgovoran za upravljanje i koordinaciju svih aktivnosti na projektu i na njemu je velika odgovornost za uspešnost projekta, što između ostalog uključuje i:

Preciziranje rokova za realizaciju pojedinih aktivnosti na projektu;Određivanje obima resursa za realizaciju projektnih aktivnosti;Definisanje organizacione strukture – ko je odgovoran za šta i ko obavlja koju aktivnost; Definisanje i upravljanje sredstvima koja će biti korišćena tokom realizacije projekta;Pripremu i sprovođenje detaljnog plana realizacije projekta; Pripremu i sprovođenje plana komunikacije i vidljivosti;Pripremu i sprovođenje detaljnog plana nabavki predviđenih projektom.

Osnova za detaljno planiranje svih projektnih aktivnosti je odobreni predlog projekta (poglavlja od 2.1.1. do 2.1.7. Formulara za pripremu projekata). Takođe treba imati u vidu da sve aktivnosti treba da budu završene pre isteka perioda za realizaciju projekta koji je definisan u ugovoru.

Za uspešnu realizaciju projekta veoma je važno da svi učesnici budu uključeni u sve faze planiranja i realizacije.

Koordinator projekta je direktno odgovoran za upravljanje i sprovođenje projekta i njegove glavne uloge su da: održava redovnu vezu projekta da donatorom – Delegacijom Evropske unije u Srbiji, koordinira, osmišlja-va i sprovodi aktivnosti, predstavlja i deluje u ime svih drugih korisnika prema donatoru i snosi finansijsku odgovornost za sprovođenje projekta u skladu sa Aneksom I i uslovima i pretpostavkama Ugovora o donaciji.

Detaljnije, uloga koordinatora tokom realizacije projekta obuhvata: Prati realizaciju projekta na način da se aktivnosti sprovode u skladu sa ugovorom i da obezbedi

koordinaciju sa svim korisnicima koji učestvuju u realizaciji projekta;Posreduje u komunikaciji između korisnika projekta i Delegacije Evropske unije;Odgovoran je za dostavljanje svih dokumenata i informacija Delegaciji Evropske unije koji mogu

biti potrebni po osnovu ugovora o donaciji, a posebno kada se zahtevi odnose na dokumentaciju koja se odnosi na plaćanja.

Ukoliko je potrebno dostaviti informacije za koje su odgovorni drugi korisnici donacije, koordinator je odgovoran za pribavljanje, proveru i pakovanje informacija/ dokumentacije pre nego što se ista preda Delegaciji Evropske unije.Sve date informacije i dokumentacija, kao i svi zahtevi podneti od strane Koordinatora projekta prema Delegaciji Evropske unije, smatraće se zajedničim zahtevom svih direktnih korisnika donacije, i koordinatora projekta i korisnika donacije, polazeći od stava da su zahtevi podneti uz saglasnost svih učesnika na projektu.

Treba da obavesti Delegaciju Evropske unije o bilo kom događaju koji može uticati na realizaciju projekta ili je usporiti;

Informiše Delegaciju Evropske unije o svakoj promeni pravne, finansijske, tehničke, organizacione ili vlasničke prirode za bilo kojeg korisnika donacije, kao i svaku promenu imena, adrese ili pravnog zastupnika bilo kojeg korisnika donacije;

Odgovoran je tokom provere projektne dokumentacije u slučajevima revizije, provera, praćenja i evaluacije projekta, a u skladu sa odredbama člana 16, Aneksa II - Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima.

Koordinator projekta je u obavezi da pruži svu potrebnu dokumenaciju, uključujući i račune korisnika do-nacije, da ima kopije sve relevantne prateće dokumentacije, kao i potpisane kopije svih zaključenih ugovo-ra, a u skladu sa odredbama člana 10, Aneksa II - Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima;

Ima potpunu finansijsku odgovornost za to da se projekat sprovodi u skladu sa ugovorom o donaciji;

Priprema zahteve za plaćanja u skladu sa ugovorom;Jedini je primalac, u ime svih korisnika donacije, uplata od strane Delegacije Evropske unije.

Koordinator projekta je odgovoran za odgovarajuće isplate prema svim korisnicima donacije bez neopravdanog odlaganja;

Nema pravo da prenese bilo koji deo ovih zadataka ostalim korisnicima donacije ili drugim licima.

Ukoliko Evropska komisija sprovodi evaluaciju projekta ili monitoring misiju na polovini realizacije projekta ili nakon završetka projekta, koordinator projekta ili lica ovlašćena od strane koordinatora su u obavezi da obez-bede dokumenta i/ili informacije koje će pomoći u evaluaciji projekta i/ili monitoring misiji, garantujući im prava pristupa informacijama opisanih u članu 16, Aneksa II - Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima.

!

!


1. Osnovne napomene / 1.2. Pregled procedura komunikacije


1. Osnovne napomene / 1.3. Projektna dokumentacija

1.3. PROJEKTNA DOKUMENTACIJA

Celokupna dokumentacija vezana za realizaciju projekta može se podeliti u dve kategorije:

1.3.1. TEHNIČKA DOKUMENTACIJAKorisnici donacije moraju da pripreme i čuvaju tehničku dokumentaciju za sve relevantne projektne aktivnosti.

Tehnička dokumentacija treba da bude dovoljno detaljna da dokaže da su se aktivnosti predviđene projektom sprovele i odgovarajuće usluge pružile.

Propratna dokumentacija koju je potrebno čuvati u zavisnosti od tipa aktivnostiAKTIVNOST PROPRATNA DOKUMENTACIJAIstraživanja/studije uzorak istraživanja ili studije

izveštaji o sprovedenom istraživanju ili izrađenoj studijiPublikacije kopije izrađenih publikacija (brošure, lifleti, posteri, itd.)Seminari, konferencije, radni sastanci

program / dnevni redspisak prezentacija / konferencijski izveštajradni materijalspisak učesnikaspisak govornikazapisnici (po potrebi)isečci iz novina, fotografijepopunjeni feed-back upitnici (po potrebi)

Treninzi detaljan opis obuke - moduli obuke, obuke sata po predmetu, metode, itdraspored treningaspisak učesnika spisak trenera / predavačipopunjeni feed-back upitnici (po potrebi)evaluacioni izveštaji

Studijske posete izveštaj sa studijske posetelista učesnika

1.3.2. FINANSIJSKA DOKUMENTACIJAKoordinator projekta je zadužen za redovno i tačno vođenje finansija projekta.

Svi troškovi, uključujući sve prihode i rashode koji su nastali tokom realizacije projekta moraju se precizno evi-dentirati i za to mora da postoji propratna dokumentacija koju je potrebno čuvati u zavisnosti od tipova troškova.

O načinu vođenja poslovnih knjiga i propratnoj finansijskoj dokumentaciji biće više reči u poglavlju 2.5. Računo-vodstvo i propratna dokumentacija.

NAPOMENA!Korisnici donacije treba da čuvaju svu projektnu dokumentaciju (tehničku i finansijsku) pet godina od datuma fi-nalne uplate. Celokupna projektna dokumentacija treba da bude dostupna u originalu kao i u elektronskoj formi.

1.2. PREGLED PROCEDURA KOMUNIKACIJE Delegacija Evropske unije – Tim programa EU Exchange 4 – Koordinator projekta

NEKOLIKO POČETNIH NAPOMENA ZA SVE MENADŽERE PROJEKATA FINANSIRANIH U OKVIRU GRANT ŠEME EU EXCHANGE 4

Nabavke Korisnici donacije koji su dužni da primenjuju Zakon o javnim nabavkama Re-publike Srbije će prilikom nabavki roba, usluga ili radova primenjivati navedeni zakon pod uslovom da se pridržavaju svih pravila navedenih u Aneksu IV Ugovora o donaciji.

Oni korisnici donacije koji nisu dužni da primenjuju Zakon o javnim nabavkama Republike Srbije nabavke će vršiti u skladu sa Aneksom Aneksu IV Ugovora o don-aciji i ‘’Praktičnim vodičem za procedure sklapanja ugovora koji se finansiraju iz opšteg budžeta Evropske zajednice u kontekstu spoljnih aktivnosti’’ tj. PRAG 2013 dokumentom i njegovim aneksima. Takođe, u obavezi su da članove tima pro-grama EU Exchange 4 redovno obaveštavaju o svim fazama nabavki iznad 20.000 €. Za proveru i odobrenje izveštaja o nabavkama potrebno je okvirno 10 dana.

Izveštavanje Izveštaje (na polovini realizacije projekta i finalni izveštaji) dostavljate timu pro-grama EU Exchange 4 na proveru i saglasnost. Izveštaj na polovini realizacije projekta je potrebno dostaviti najkasnije 3 nedelje po isteku izveštajnog perioda. Finalni izveštaj je potrebno dostaviti najkasnije mesec dana po isteku izveštajnog perioda.

Finalnu verziju izveštaja je potrebno dostaviti u 2 originala timu programa EU Ex-change 4, koji će izveštaj uz pismo saglasnosti dostaviti Delegaciji Evropske unije u Srbiji

Izmene ugovora – obaveštenje

Predlog izmena dostavljate timu programa EU Exchange 4 na proveru i saglasnostFinalnu usaglašenu verziju pisma i budžeta dostavljate u 2 originala timu pro-

grama EU Exchange 4, koji će dalje uz pismo saglasnosti dostaviti Delegaciji Ev-ropske unije u Srbiji

Za odobrenje predloženih izmena potrebno je okvirno 3 nedelje*Izmene ugovora - adendum

Predlog adenduma dostavljate timu programa EU Exchange 4 na proveru i saglas-nost

Finalnu usaglašenu verziju pisma i budžeta dostavljate u 2 originala timu pro-grama EU Exchange 4, koji će dalje uz pismo saglasnosti dostaviti Delegaciji Ev-ropske unije u Srbiji najkasnije 30 dana pre nego što izmena treba da nastupi

Za odobrenje predloženih izmena od strane Delegacije Evropske unije u Srbiji po-trebno je okvirno 3 nedelje*

Vidljivost projekta (materijali)

Predlog štampanih materijala i drugih sredstava vezanih za vidljivost projekata do-stavljate timu programa EU Exchange 4 na proveru i saglasnost

Finalnu usaglašenu verziju tim programa EU Exchange 4 će dostaviti na odobren-je Delegaciji Evropske unije u Srbiji

Za odobrenje predloženih izmena od strane Delegacije Evropske unije u Srbiji po-trebno je okvirno 2 nedelje*

Sva dokumentacija vezana za realizaciju projekta, uključujući zahteve, izveštaje, moraju biti na jeziku Ugovora o donaciji, odnosno na engleskom jeziku

*Pomenuti vremenski rok može biti i duži u zavisnosti od perioda dostavljanja, npr, godišnji odmori, božićni i novogodišnji praznici i sl.

12 13VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA

2. Finansije projekta / 2.2. Uplate 2. Finansije projekta / 1.3. Projektna dokumentacija

2.2. UPLATE

1. Prva uplata, pred-finansiranje (avansna uplata)U skladu sa Ugovorom o donaciji, svi projekti koji traju do 12 meseci imaju jednu avansnu uplatu koja čini 80% od ukupne vrednosti projekta.

Avansne uplate primaoci donacije će dobiti u roku od najviše 30 dana nakon potpisivanja ugovora, pri čemu će potpisan ugovor služiti kao faktura za avansnu uplatu.

Nakon prijema avansne uplate, potvrdu o prijemu uplate uz kopiju dokumenta koji ste dobili od banke dosta-vite timu programa EU Exchange 4.

2. Finalna uplataKoordinator projekta će po završetku svih projektnih aktivnosti i nakon podnošenja finalnog izveštaja (maksi-mum 20% od ukupne vrednosti donacije) dobiti finalnu uplatu. Uz finalni izveštaj, Koordinator projekta mora da dostavi i zahtev za finalnu uplatu (popunjava se Aneks V Ugovora o donaciji) i Delegacija EU će u roku od najviše 60 dana izvršiti konačnu uplatu.

Pre podnošenja finalnog izveštaja donatoru biće izvršena revizija projekta od strane revizora, koji će biti an-gažovan od strane Delegacije EU u Srbiji. U ovom izveštaju revizor potvrđuje da je podneti finansijski izveštaj (sa svim prihodima i rashodima) tačan, pouzdan i da postoji potrebna propratna dokumentacija za sve tran-sakcije. Revizor takođe identifikuje opravdane i neopravdane troškove u izveštaju, a u skladu sa Ugovorom o donaciji.

Pre nego što finalna uplata bude realizovana, Delegacija EU mora da odobri finalni izveštaj korisnika donacije, potvrđen izveštajem nezavisnog revizora pomenutog u paragrafu iznad (član 15.2, Aneks II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima).

U procesu odobravanja finalnog izveštaja, Delegacija EU može dostaviti zahtev(e) za dopunu ili izmenu final-nog izveštaja.

VAŽNA NAPOMENA! Koordinator projekta, treba da ima u vidu da će 20% od ukupne vrednosti donacije biti uplaćeno po završetku realizacije svih aktivnosti na projektu, kao i relizaciji plaćanja svih nastalih troškova. Korisnici donacije i povezana lica će morati da pred-finansiraju troškove ovih aktivnosti sve do realizacije finalne uplate.

2.3. OPRAVDANOST TROŠKOVA

Šta su „opravdani troškovi“? - Opravdani troškovi su svi oni koji direktno utiču na realizaciju projekta. Menadžeri projekta treba dobro da se upoznaju sa listom opravdanih troškova i da vode računa o tome da svi troškovi na pro-jektu budu opravdani.

2. FINANSIJE PROJEKTA

Pre potpisivanja Ugovora o donaciji, Koordinator projekta mora da otvori poseban devizni račun u Narodnoj banci Srbije koji će koristi samo za potrebe realizacije odobrenog projekta. Broj računa je sastavni deo Ugovora o donaciji. Sa ovog računa ćete direktno podizati sredstva za putovanja u inostranstvo i prebacivati sredstva name-njena EU partnerima (ukoliko je u samom projektu predviđeno angažovanje istih).

Za sva plaćanja u zemlji sredstva sa ovog deviznog računa ćete konvertovati na dinarski projektni podračun (podračun kod Uprave za trezor) i sa dinarskog podračuna ćete vršiti direktne isplate, koje uključuju i prenos sredstava ostalim korisnicima donacije i povezanim licima.

Doprinos lokalne samouprave za implementaciju projekta (minimum 10% od ukupne vrednosti projekta, kon-kretan procenat definisan Ugovorom o donaciji) takođe mora biti realizovan kroz ovaj poseban projektni dinarski podračun, sem sredstava za plate zaposlenih.

Ovo ne mora nužno da podrazumeva i reviziju budžeta lokalne samouprave, ukoliko ovaj doprinos čine aktivnosti planirane za tu godinu, dovoljno je da sredstva sa budžeta lokalne samouprave prebacite na poseban dinarski projektni podračun i da sa njega vršite plaćanja koja su potrebna za realizaciju projektnih aktivnosti.

Sredstva ne morate da uplatite odjednom (ukupan iznos kofinansiranja predviđen ugovorom), već sukcesivno, prema potrebi.

VAŽNA NAPOMENA! Doprinos lokalne samouprave u zavisnosti od tipa troškova možete realizovati na sledeći način:Plate zaposlenih u lokalnoj samoupravi ne moraju biti uplaćene preko posebnog projektnog di-

narskog podračuna. Plate službenika angažovanih na realizaciji projekta će tokom trajanja projekta biti isplaćivane direktno sa računa lokalne samouprave (u sekciji 2.4 je navedena dokumentacija koju je potrebno čuvati).

Sredstva za sve ostale troškove koji su uključeni u doprinos lokalne samouprave moraju biti pre-bačena na dinarski projektni podračun, a potom prebačena na račune krajnjih korisnika

Ne zaboravite: Čuvajte sve izvode iz banke u vašoj projektnoj dokumentacijiTroškovi održavanja računa (provizija i slično) su neopravdani troškovi

Narodna banka Srbijedevizni račun

Lokalna banka– projektni dinarski

podračun

Koordinator

projekta

Drugi korisnici donacije i

povezana lica

Dnevnice u zemlji, dobavljači

Dnevnice u inostranstvu, EU partneri

2.1. RAČUN PROJEKTA

! !


2. Finansije projekta / 2.3. Opravdanost troškova



2.3.1. OPRAVDANI DIREKTNI TROŠKOVIOpravdani direktni troškovi su: (1) neophodni za realizaciju projekta, (2) proverljivi - postoji dokumentacija za sva plaćanja, poput: različitih računa, avionskih karata, „time’sheets“, izvoda o platama i honorarima - potrebno je čuvati originale celokupne propratne dokumentacije, i (3) direktno doprinose projektu.

Da bi bili opravdani, troškovi moraju da: budu stvarni troškovi lokalne samouprave i ostalih korisnika donacije, uključujući i povezana lica, a koji su nastali tokom perioda realizacije projekta i zabeleženi na njihovim računima (Koordinatora i ostalih učesnika na projektu).

U skladu sa članom 14.1. Opštih uslova, Koordinator je odgovoran za nadzor pravilnog sprovođenja ugovora i za potvrdu i objedinjavanje informacija koje će biti date donatoru; stoga mora da osigura i to da su zadovoljeni uslovi za opravdanost troškova redovnim nadgledanjem korisnika i udruženog subjekta/subjekata i odgovarajućim internim dogovorima.

Koordinator treba da ima u vidu da snosi krajnju odgovornost (uključujući finansijsku) za projekat i da mora da nadoknadi naručiocu sve troškove koji su proglašeni neopravdanim. (videti član 18.2. Opštih uslova).

Opravdanost troškova se određuje i na osnovu poštovanja pravila nabavke, Aneks IV. Ukoliko korisnici i udruženi subjekt/subjekti ne poštuju ova pravila, EU može da ne prihvati nastale troškove i može da smanji konačni iznos donacije u skladu s tim.

Opravdani direktni troškovi uključuju:2.3.1.1. Troškovi angažovanja projektnog tima - ovi troškovi su opravdani ukoliko je angažovanje članova projektnog tima i eksperata neophodno za sprovođenje projekta i ukoliko su pozicije navedene u predlogu projekta i budžetu.

Ovi troškovi mogu da uključe zarade zaposlenih opštinskih službenika koji su angažovani na realizaciji projekta koje odgovaraju neto iznosima plata, plus socijalno-zdravstveno osiguranje i ostali troškovi koji spadaju u bruto plate. Plate i troškovi ne smeju da prelaze uobičajene plate zaposlenih u organizaciji koja je Koordinator, kao i drugim orga-nizacijama koje učestvuju u projektu. Plate članova projektnog tima su prikazane u zavisnosti od njihovog obima an-gažovanja i prilikom finansijskog izveštavanja ste u obavezi da se držite procenata koji su iskazani u Budžetu projekta.

Tokom realizacije projekta može se javiti potreba da se angažuju stručnjaci iz određenih oblasti koje pokriva projekat ili za potrebe upravljanja projektom, a koji nisu deo organizacije uključene u realizaciju projekta. U tom slučaju ne-ophodno je angažovati spoljne stručnjake. Za njihovo angažovanje može se koristiti više vrsta ugovora kao na primer: ugovor o autorskom delu, ugovor o delu ili ugovor o privremenim i povremenim poslovima. Za koju vrstu ugovora ćete se opredeliti zavisi od vrste posla koji treba obaviti i predviđene dužine angažovanja na konkretnom projektu.

Kao potvrdu o učešću u realizaciji aktivnosti, svi pojedinci angažovani u okviru sekcije 1, ljudski resursi, će pripremati izveštaje o utrošenom radnom vremenu na projektu (time sheet), a koji će overavati menadžer projekta na mesečnom nivou.

Da bi troškovi bili opravdani, treba da: Budu navedeni u budžetu projekta Budu neophodni za realizaciju projektaBudu proverljivi tj. da budu zabeleženi na projektnom računu i da postoji prateća dokumentacija za sve

troškove u skladu sa domaćim računovodstvenim standardima, kao i u skladu sa uobičajenom računo-vodstvenom praksom Korisnika donacije.

Budu u skladu sa zahtevima važećih poreskih i socijalnih propisaBudu razumni, opravdani i u skladu sa principima stabilnog finansijskog upravljanja, posebno u pogledu

ekonomičnosti i efikasnosti.

Nastanu tokom perioda realizacije projekta koji je određen Ugovorom o donaciji potpisanim sa Delegaci-jom EU (bez obzira na vreme uplate) i to:Troškovi usluga i radova treba da se odnose na aktivnosti izvršene tokom perioda realizacije pro-

jekta. Troškovi nabavke dobara treba da se odnose na isporuku i instalaciju dobara tokom perioda realizacije projekta. Potpisivanje ugovora, porudžbine ili ulaženje u bilo kakve obaveze koje iziskuju troškove u budućnosti ne zadovoljavaju ovaj kriterijum.Svi troškovi nastali tokom perioda realizacije projekta bi trebalo da budu isplaćeni pre podnošenja

finalnog izveštaja. Oni se mogu platiti i naknadno ali pod uslovom da su navedeni u finalnom izve-štaju.Procedura za dodelu ugovora, kako je navedeno u članu 10, Aneksa II Ugovora o donaciji, može biti

pokrenuta i ugovor se može zaključiti i pre početka perioda realizacije projekta, pod uslovom da se poštuju odredbe Aneksa IV Ugovora o donaciji.Izuzetak predstavljaju troškovi koji se odnose na izradu finalnog izveštaja, uključujući tu konačnu

evaluacija projekta, koji mogu da nastanu i nakon perioda realizacije projekta.*

*U skladu sa članom 14.1. Opštih uslova, plaćanja posle perioda sprovođenja projekta mogla bi tipično da se odnose na troškove koji bi po svojoj prirodi bili plaćeni samo posle perioda sprovođenja i moguće je posle podnošenja finalnog izveštaja.

Ovo bi moglo, na primer, da obuhvati:- Plaćanja za aktivnosti koje su izvedene krajem perioda sprovođenja, ali se plaćanje dogodi kasnije, npr. zbog garantnih perioda;- Plaćanja vezana za troškove za zatvaranje projekta (revizija, izveštaji i publikacije, diseminacija rezul-tata itd.).

NAPOMENASvaki neplaćeni iznos iznad 500 EUR prilikom podnošenja finalnog izveštaja mora da se jasno navede u „Spisku plaćanja u tečaju“ u finansijskom izveštaju (Prilog e3h7 - radni list „Konačni izvori finansiranja“). U taj dokument treba uključiti sledeće informacije: naziv dobavljača, predmet ugovora (revizija, garan-cija za izvršenje radova, itd), iznos u EUR, datum dospeća naplate, referentni dokument, datum i broj fakture/ugovora, objašnjenje i komentar (zašto nije još uvek plaćeno?).Troškovi koji se odnose na podnošenje finalnih izveštaja i završetak projekta, uključujući troškove revi-zije i evaluacije, mogu nastati posle perioda sprovođenja projekta, ali u svakom slučaju pre podnošenja finalnih izveštaja.

Treba napraviti razliku između: Opravdanih direktnih troškova Opravdanih indirektnih troškova

!

!

!





Procedura određivanja dnevnica - obezbeđivanje naknade troškova za vreme provedeno na službenom putu u ino-stranstvu je regulisano članom 118. stav 1. tačka 3. Zakona o radu i Uredbom o naknadi troškova i otpremnina držav-nih službenika i nameštenika («Službeni glasnik RS» br.86/07 i 98/07).

U skladu sa navedenom Uredbom, dnevnica za službeni put u inostranstvo pokriva troškove ishrane i gradskog prevo-za u mestu boravka. Putni i ostali troškovi se pokrivaju na osnovu priloženih računa. U skladu sa spiskom dnevnica po stranim državama koji je sastavni deo pomenute Uredbe, utvrđena je visina dnevnice za svaku zemlju pojedinačno.

Iznos utvrđene dnevnice za službeno putovanje u inostranstvo koju zaposleni može poneti u gotovini, prema članu 22. Uredbe, računa se na sledeći način:

1. Ukoliko su troškovi smeštaja i hrane pokriveni (domaćin, organizator), iznos dnevnice se umanjuje za 60%, odnosno dobićete 40% od ukupnog iznosa dnevnice

2. Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja sa doručkom, iznos dnevnice se umanjuje za 10%, odnosno dobiće-te 90% dozvoljenog iznosa dnevnice

3. Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja sa ručkom, iznos dnevnice se umanjuje za 30%, odnosno dobićete 70% dozvoljenog iznosa dnevnice

4. Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja sa večerom, iznos dnevnice se umanjuje za 20%, odnosno dobićete 80% dozvoljenog iznosa dnevnice

5. Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja, bez hrane, dobićete 100% dozvoljenog iznosa dnevnice6. Ukoliko troškovi smeštaja i hrane nisu pokriveni, dobićete 100% iznosa dnevnice, kao i pokriće troškova

smeštaja prema priloženom hotelskom računu

Pored dnevnice, odvojeno možete priložiti račune za sledeće troškove:a) Smeštaja, sem u prvih pet gore navedenih slučajeva (državnim službenicima i nameštenicima nadokna-

đuju se troškovi smeštaja u visini hotelskog računa plaćenog za prenoćište i doručak, osim u hotelu sa pet zvezdica, odnosno u hotelu prve kategorije. Zaposlenima koji nisu državni službenici i nameštenici, može se priznati hotelski račun nezavisno od kategorizacije hotela);

b) Putni troškovi (putna karta, rezervacija mesta, aerodromska taksa, prevoz prtljaga i slično);c) Ostali troškovi (troškovi pribavljanja putnih isprava, telegrama, telefaksa, troškove taksi prevoza ukoliko

nema adekvatnog gradskog prevoza). Isplata akontacije za službeno putovanje u inostranstvo, kao i naknada drugih troškova u inostranstvu ne može se vršiti u dinarskoj protivvrednosti već isključivo u valuti, podizanjem novca sa deviznog računa projekta.

VAŽNA NAPOMENA!Ukupan iznos troškova tokom boravka u nekoj od zemalja Evropske unije, uključujući smeštaj, hranu i lokalni prevoz, treba da bude u skladu sa uobičajenim troškovima korisnika donacije ine sme preći maksimalni iznos u tabeli dnevnica EU. Svi troškovi preko maksimalnog iznosa neće biti priznati kao opravdani troškovi.

Tabelu dnevnica EU možete naći na sledećem linku: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

VAŽNA NAPOMENA!Imajte u vidu da troškovi zarada zaposlenih u javnoj administraciji (opštinski službenici) mogu biti opravdani troškovi za angažovanje na realizaciji aktivnosti koju javna administracija ne bi realizovala da nije projekta.

Lokalna samouprava će doneti Odluku o potrebi angažovanja opštinskih službenika na aktivnostima projekta koje ne bi sprovela da nije projekta. Odluka će sadržati imena službenika koji će učestvovati na realizaciji projekta, opis aktivnosti za koji se angažuju, kao i vremenski period angažovanja. Ovi troškovi mogu predstavljati i doprinos lokalne samouprave (% predviđen ugovorom) i moraju biti uključeni u odobreni budžet.

2.3.1.2. Troškove dnevnica i puta u zemlji za angažovana lica na realizaciji projekta, uz uslov da ne prelaze uobiča-jene troškove koje pokriva koordinator ili drugi učesnik u projektu

Dnevnica predstavlja naknadu troškova ishrane i gradskog prevoza u mestu u koje se službeno putuje. Od 01.02.2014. godine, neoporezivi iznos dnevnice za službeni put u zemlji je 2.132,00 dinara. Obaveza finansijskih saradnika je da prate dozvoljeni zakonski iznos i, ukoliko ima potrebe, usklađuju.

Ukoliko je opštim aktom, odlukom ili ugovorom predviđen iznos dnevnice koji je veći od neoporezivog iznosa, na razliku plaća se porez na zarade po stopi od 10%. Ovaj porez predstavlja neopravdani trošak koji snosi organizacija koja ga je napravila.

Prilikom određivanja dnevnica takođe treba da imate u vidu da osoba koja službeno putuje ima pravo na pun iznos dnevnice ukoliko je duže od 12 sati na putu. Za period od 8 do 12 sati, zaposleni ima pravo na polovinu dnevnice. Za period manji od 8 sati na putu, zaposleni nema pravo na dnevnicu.

Dnevnice za putovanja u zemlji, ukoliko su predviđene projektom, određujete u skladu sa iznosom odobrenim u budžetu, poštujući domaće zakonodavstvo i maksimalni odobreni iznos, za tu vrstu putovanja.

Troškovi prevoza (po priloženim prevoznim kartama, ukoliko nije iskazan PDV) priznaju se u celini i nisu oporezovani. Troškovi smeštaja se priznaju u visini PDV osnovice.

2.3.1.3. Troškovi dnevnica za službeni put u inostranstvo

VAŽNA NAPOMENA!Postoji razlika između naših pravila određivanja dnevnica i pravila koja primenjuje Evropska komisija, odnosno Delegacija EU u Republici Srbiji.

Prema pravilima Delegacije EU, dnevnica pokriva sve troškove vezane za službeni put u inostranstvo, dok je prema našem zakonodavstvu pojam dnevnice vezan isključivo za pokriće troškova ishrane i lokalnog prevoza u inostranstvu, dok se troškovi smeštaja i svi ostali troškovi vezani za put u inostranstvo priznaju u celini prema priloženim računima.

Prilikom određivanja dnevnica morate da kombinujete ova dva sistema.

!

!

!





(npr. prva avansna uplata u iznosu od 80% troškova za realizaciju i u skladu sa tim, ostali učesnici dobijaju isti pro-cenat od ukupnih troškova predviđenih za njihove aktivnosti);

b) Avansno plaćanje 2: prebacivanje sredstava po fazama projekta ili za sprovođenje konkretne grupe aktivnosti;v) Prebacivanje sredstava nakon završetka aktivnosti – najčešće učesnicima iz EU prebacujete avansno troškove

dnevnica i puta, a honorare po završetku aktivnosti. Svaki od učesnika na projektu je u obavezi da koordinatoru projekta, nakon realizovanih aktivnosti, dostavi finansijski izveštaj o utrošenim sredstvima sa dokumentacijom koja je potrebna za reviziju.

2.3.2. TROŠKOVI REZERVE ZA NEPREDVIĐENE SITUACIJE (CONTINGENCY RESERVE) U skladu sa kriterijumima poziva, svi podnosioci projekata su mogli da uključe iznos u vrednosti od maksimum 5% pod-zbira ukupnih direktnih opravdanih troškova kao budžetsku rezervu za nepredviđene situacije. Ova sredstva, kako i sam naziv sugeriše, možete da iskoristite isključivo u slučaju nepredviđenih okolnosti koje imaju uticaj na rea-lizaciju projekta i neophodna su za ostvarenje rezultata projekta.

VAŽNA NAPOMENA!Sredstva koja su u okviru budžeta odobrena u okviru ove linije, mogu biti korišćena isključivo uz predhodno odobrenje Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji.

Zahtev za korišćenje budžetske rezerve treba da sadrži pismo obrazloženja nepredviđenih okolnosti i njihovog uticaja na realizaciju projekta, na koje budžetske linije će sredstva biti alocirana i zašto, kao i predlog budžeta u kome ćete prikazati promenu na budžetskim linijama gde će sredstva biti „preusmerena“ (za model pisma i budžeta koristite formu koja je data za izmenu na CD-u).

Zahtev sa budžetom dostavljate timu programa EU Exchange 4, koji će finalnu verziju dostaviti Delegaciji EU na odobrenje. Tek po dobijanju pisanog odobrenja možete da krenete u realizaciju aktivnosti i povezanih troškova.

Dodatna napomena: planirajte minimum 3 nedelje za dobijanje odobrenja od strane Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji za trošenje budžetske rezerve.

2.3.3. OPRAVDANI INDIREKTNI TROŠKOVIU skladu sa kriterijumima poziva, svi korisnici donacija su mogli da uključe iznos u maksimalnoj vrednosti od 7% ukupnih direktnih opravdanih troškova za potrebe operativnih indirektnih troškova.

Indirektni opravdani troškovi: se ne mogu identifikovati kao određeni troškovi povezani sa konkretnim aktivnostima projekta. Međutim, korisnik/korisnici treba da su u mogućnosti da ih opravdaju pomoću svog računovodstvenog sistema, pošto su nastajali u vezi sa opravdanim direktnim troškovima. Indirektni troškovi su prihvatljivi ako se dokaže da ne obuhvataju troškove koji su po budžetu namenjeni nekom drugom delu projekta. Oni uglavnom predstavljaju mali deo korisnikovih režijskih troškova. Režijski troškovi su svi troškovi organizacije i podrške administrativne, tehnič-ke i logističke prirode koji su opšti za funkcionisanje raznih aktivnosti korisnika i ne mogu se zbog toga u potpunosti svesti na projekat pošto je isti samo jedan deo tih aktivnosti.Primer: Troškovi povezani sa infrastrukturom i opštim poslovanjem korisnika na nivou sedišta i troškovi kao što su administrativno i finansijsko upravljanje, kadrovi, obuka, pravna služba, dokumentacija, IT, održavanje zgrada, voda,

PRIMER: Računanje dnevnice na primeru SlovenijeU skladu sa Uredbom, za sva mesta u Sloveniji, utvrđena je dnevnica u iznosu od €41. Ukoliko pretpostavimo da će troškovi smeštaja biti pokriveni odvojeno (preko agencije, računa i slično), putnik će dobiti 100% od ukupnog iznosa, odnosno €41 u gotovini za hranu i troškove gradskog prevoza.

Prilikom određivanja iznosa dnevnice za donaciju koju ste dobili u okviru programa EU Exchange 4 morate imati u vidu da je po pravilima EU maksimalni iznos dnevnice za Sloveniju €180.

Ukoliko zaposleni dobije €41 u gotovini (u skladu sa domaćim zakonodavstvom), ona/on ne može potrošiti više od €139 ukupno za troškove smeštaja, transporta od/do aerodroma, taksi i slične troškove.

U skladu sa domaćim zakonodavstvom moguće je isplatiti i veću dnevnicu od maksimalnih iznosa u članu 22. Uredbe (u navedenom primeru €41), a na osnovu Odluke nadležnog organa u lokalnoj samoupravi. Imajte u vidu da ukupan iznos troškova - zbir troška hotela, dnevnice i troškovi lokalnog prevoza ni u ovoj situaciji ne može da pređe maksi-malni iznos koji dozvoljava EU (u gornjem primeru €180). U tom slučaju, trošak poreza na dohodak građana (a koji se plaća na iznos iznad maksimalno propisanih dnevnica) pada na teret lokalne samouprave i ne predstavlja opravdani trošak projekta.

Prilikom određivanja dnevnica takođe treba da imate u vidu da prema Uredbi, osoba koja službeno putuje ima pravo na pun iznos dnevnice ukoliko je duže od 12 sati na putu. Za period od 8 do 12 sati, zaposleni ima pravo na polovinu dnevnice. Ukoliko zaposleni provede manje od 8 sati na službenom putu u inostranstvu, nema pravo na dnevnicu za inostranstvo, već na iznos dnevnice predviđen za našu zemlju.

2.3.1.4. Troškovi kupovine opreme za potrebe projekta vodeći računa o tome da dobije najbolju vrednost za uloženi novac. Korisnik donacije je dužan da se pridržava pravila nabavki opisanih u Aneksu IV Ugovora o donaciji. 2.3.1.5. Troškovi materijalnih sredstava, na primer, kancelarijski materijal, poput papira, tonera, registratora i slično ukoliko su nabavljeni iskljucivo za potrebe projekta i predviđeni u budžetu.

2.3.1.6. Troškovi podugovaranja, na primer, angažovanje subjekta koji je potreban za realizaciju projektnih aktivno-sti (npr: specifične obuke za zaposlene, izradu specifičnog softvera i sl.).

2.3.1.7. Troškovi koji proističu direktno iz uslova ugovora o donaciji, na primer: - troškovi promotivnih aktivnosti - troškovi prevođenja (u zemlji i inostranstvu) - troškovi štampanja (flajeri, brošure, priručnici i sl.).

TROŠKOVI OSTALIH KORISNIKA kao i povezanih organizacija su opravdani u skladu sa odobrenim budžetom i pri-menjuju se ista pravila opravdanosti troškova.

Način uplate mora biti preciziran u Memorandumu (Sporazumu) o saradnji sa ostalim korisnicima donacije kako bi NBS / Trezor mogli da realizuju vaš zahtev za isplatu. Sporazum o saradnji takođe treba da sadrži i dinamiku prebaci-vanja sredstava partnerskoj lokalnoj samoupravi / organizaciji.Mogući načini plaćanja troškova ostalih učesnika-saradnika na projektu: a) Avansno plaćanje 1: u skladu sa uplatama / procentima koje koordinator projekta dobija od Delegacije EU u Srbiji

!

!




2. Finansije projekta / 2.4. Principi finansiranja

2.4. PRINCIPI FINANSIRANJA

2.4.1. KURS IZVEŠTAVANJA I KURSNE RAZLIKE

VAŽNA NAPOMENA!U skladu sa članom 15.9. u slučaju da su računovodstvene knjige u valuti drugačijoj od valute u ugovoru, troškove treba pravdati koristeći isti devizni kurs kao i onaj prilikom uplate predfinansiranja donatora na račun korisnika donacije. Konkretno, za potrebe izvestavanja koristićete kurs evra na dan uplate donacije na račun opštine u Narodnoj banci Srbije.

Shodno domaćoj zakonskoj regulativi uplata donacije u evrima se u poslovnim knjigama evidentira po zvaničnom srednjem kursu Narodne banke Srbije (NBS) na dan uplate. Konverzija sredstava se vrši sa deviznog računa na dinar-ski podračun projekta po zvaničnom kupovnom kursu NBS za devizna sredstva na dan isplate. Narodna banka Srbije primenjuje kurs koji se utvrđuje na dnevnoj bazi: do 14:00 na veb sajtu se nalazi kursna lista za prethodni dan, a od 14:00 vrednosti za taj dan: www.nbs.rs (na sadržaju sajta kliknite na sekciju kursna lista).

Troškovi nastali u drugim valutama u odnosu na dinar ili evro konvertuju se upotrebom mesečnog Infoeuro kursa na dan uplate ili po uobičajenoj računovodstvenoj praksi ukoliko je tako navedeno u ugovoru.

Infoeuro je kurs koji koristi Delegacija EU, i određuje ga Evropska komisija na mesečnom nivou. Kursna lista se nalazi na veb sajtu:http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Svakog prvog u mesecu Evropska komisija objavljuje važeće vrednosti za tekući mesec, i te vrednosti se ne menjaju tokom celog meseca.

VAŽNA NAPOMENA!Posledica upotrebe različitih kurseva (prilikom konverzije sa deviznog računa i predstavljanja troškova u finansijskom izveštaju) jeste kursna razlika, odnosno razlika u troškovima u finalnom izveštaju (dobitak ili gubitak).

U skladu sa članom 14.9 Opštih uslova, kursna razlika nije opravdan trošak!

Kao što gubici zbog deviznog kursa nisu opravdani troškovi, dobici zbog deviznog kursa ne smatraju se pri-hodom projekta i ne oduzimaju se od konačnog obračuna finalne uplate (niti o njima mora da se izveštava). Ova pravila se primenjuju za dobitke/gubitke od konverzije valute u periodu izveštavanja, kao i na one koji su rezultat pretvaranja obračunske valute i drugih valuta upotrebljenih za realizacije aktivnosti (član 15.9. Opštih uslova).

gas, električna energija, osiguranje, kancelarijska nabavka, komunikacije, računovodstveni honorari, računi za tele-fon, putni i drugi komunalni troškovi itd.Posredni opravdani troškovi odnose se na rad i opšte aktivnosti korisnika: ne mogu se pripisati u celosti projektu, ali ih on delimično generiše.Najbolje je ove troškove prikazati u formi fiksnog mesečnog iznosa (učešća u određenim operativnim troškovima) koji se precizira u Odluci o korišćenju indirektnih troškova. Konačni iznos indirektnih troškova koji može da se zahteva zavisi od iznosa ukupnih direktnih troškova koji su nave-deni u finalnom finansijskom izveštaju i odobreni od strane donatora.

2.3.4. NEOPRAVDANI TROŠKOVIPostoji grupa specifičnih troškova koji NE predstavljaju opravdane troškove. Ukoliko vaša lokalna samouprava napravi neki od ovih troškova, oni ne mogu biti pokriveni iz donacije.

U neopravdane troškove spadaju:1. Porezi, uključujući PDV* 2. Carine i uvozne dažbine3. Troškovi kupovine i iznamljivanja zemljišta ili zgrada4. Kazne, finansijski penali i sudski troškovi5. Operativni troškovi6. Polovna oprema7. Bankarski troškovi, troškovi izdavanja garancija i slične dažbine 8. Troškovi konverzije, naknada ili gubitka zbog fluktuacije valuta na finansijskom tržištu kao i drugi čisto finansijski

troškovi9. In kind učešće korisnika donacije** 10. Troškovi lizinga11. Troškovi amortizacije12. Dugovi i troškovi servisiranja duga (kamata) 13. Pokriće gubitaka ili potencijalnih budućih obaveza14. Stavke koje su već finansirane iz nekog drugog EU projekta ili programa15. Krediti trećim licima16. Troškovi revizije

*PDV se može smatrati opravdanim troškom isključivo ukoliko se ispune sledeći uslovi:a) ne može se izvršiti povraćaj poreza na dodatu vrednost ni na koji način b) ustanovljeno je da krajnji korisnik plaća PDVc) PDV je jasno naveden u predlogu projekta u slučaju kada se koriste pojednostavljene opcije troškova

**Doprinos u naturi (In kind) se ne može smatrati učešćem u finansiranju. Međutim, ukoliko predložene aktivnosti obuhvataju doprinose u naturi, ti doprinosi se moraju ostvariti.

VAŽNA NAPOMENA!Korisnik donacije će morati da iz sopstvenih sredstava pokrije ove troškove ukoliko oni nastanu tokom realizacije projekta.

!

!

!





Obrazac PPO-PDVBroj i datum potvrde:

Podaci o izdavaocu potvrde:

Naziv:

Adresa:

PIB:

Podaci o međunarodnom ugovoru:

Naziv ugovora: Finansijski sporazum između Vlade RS i Evropske Komisije u vezi sa Nacionalnim programom za RS za 2012.godinu u okviru IPA

Datum potpisivanja: 20.12.2012.

Podaci o pojedinačnom projektu:

Naziv i broj projekta: _______________________________________________________________________

Vrednost projekta: _______________________________________________________________________

POTVRDA O PORESKOM OSLOBOĐENJU*za obveznika PDV koji vrši promet dobara ili usluga, odnosno uvoz dobara uz poresko oslobođenje

Naziv obveznika PDV _______________________________________________________________________

Adresa: _________________________________________________,__________________________________

PIB: |___|___|___|___|___|___|___|___|___|

VREDNOST:

prometa dobara i usluga po predračunu ______________________________________

ili dobara koja se uvoze ______________________________________

Potvrdu izdaje

______________________________________Potvrdu overava Poreska uprava: Potpis i pečat ovlašćenog lica

Broj overe: |___|___|___|___|___|___|___|___|___|___|___|___|___|___|___|___|

Datum overe: |___|___||___|___||___|___|___|___|

______________________________________ Potpis i pečat ovlašćenog lica

* Obveznik PDV je dužan da kopiju ove potvrde dostavi Centrali Poreske uprave prilikom podnošenja poreske prijave PPPDV

2.4.2. POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV)

VAŽNA NAPOMENA!Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdani trošak i ne može biti pokriven iz donacije ili iz sredstava koje ulaže korisnik donacije ili povezano lice.

Sva plaćanja iz donacija Evropske unije su oslobođena PDV-a.

Na osnovu Ugovora o donaciji, od PDV-a je oslobođen samo iznos donacije (sredstva koja lokalna samouprava do-bije od Delegacije EU). Sredstva koja ulaže sama lokalna samouprava (minimum 10% ukupne vrednosti projekta) ne mogu po ovom osnovu biti oslobođena PDV-a.

Napomena: imajte u vidu da samo budžetske stavke navedene u odobrenom budžetu mogu biti oslobođene od PDV-a (Aneks B, budžet projekta). Dobra, usluge i radovi koji nisu predviđeni za realizaciju projektnih aktivnosti, ne mogu biti oslobođeni od PDV-a.

Nakon potpisivanja Ugovora o donaciji, Delegacija EU će proslediti listu sa odobrenim ugovorima u okviru EU Exchange 4 grant šeme Ministarstvu finansija. Ministarstvo će listu dostaviti Poreskoj upravi i na osnovu toga, poreska uprava će vas osloboditi od plaćanja poreza na usluge, dobra i radove. Tim programa EU Exchange 4 će vas obavestiti kada ova lista bude podneta Poreskoj upravi.

Korisnici donacije i povezana lica lično podnose Zahteve za oslobođenje od PDV-a sa propratnom dokumentacijom Poreskoj upravi.

Prilikom podnošenja prvog Zahteva za oslobođenje od PDV-a korisnici donacije i povezana lica će dostaviti kopiju Ugovora o donaciji ili u slučaju ostalih učesnika u projektu Memoranduma (Sporazuma) o saradnji, ovlašćenje sa po-dacima osobe/a i kopijom njene lične karte koja/e će potpisivati PDV obrasce Poreskoj upravi (adresa Save Maškovića 3-5, 11000 Beograd).

Bez obzira na predmet nabavke, potrebno je da pratite sledeće korake:

Korak 1: Dobavljač će vam dostaviti predračun u kome će navesti cenu dobra ili usluge bez PDV-a, iznos PDV-a i ukupan iznos nabavke sa PDV-om.

Korak 2: Na osnovu predračuna popunićete obrazac za oslobođenje od poreza u tri primerka: obrazac PPO-PDV, sa jednistvenim PIB brojem, pečatom i potpisom (pogledajte obrazac dole)

Korak 3: Zahteve sa predračunom dostavljate direktno u Poresku upravu, Korak 4: Potpisan obrazac dostavljate izabranom dobavljaču, a jednu kopiju obrasca čuvate u svojoj arhivi Korak 5: Dobavljač vam dostavlja račun u kome će biti iskazana cena bez PDV-a, uz naznaku da je nabavka

oslobođena od PDV-a u skladu sa PPO-PDV obrascem (broj i datum overe)

!

!


2. Finansije projekta / 2.5. Računovodstvo i propratna dokumentacija


2. Finansije projekta / 2.5. Računovodstvo i propratna dokumentacija

3 Troškovi dnevnica za službeni put u inostranstvo

rešenje o službenom putu u inostranstvoobračun dnevnica,hotelski računi, računi za putne troškove na lokalu (taksi, autobuske karte i sl)izvod iz banke kojim se dokazuje uplata

4 Troškovi dnevnica za službeni put u zemlji

nalog za službeni putizvod iz banke kojim se dokazuje isplata dnevnice

5 Troškovi puta u inostranstvo

karte (avionske, vozne, autobuske)izvod iz banke kojim se dokazuje uplata

Ukoliko je korišćen službeni automobil: opštinska odluka, nalog za korišćenje putničkog automobila za službene svrhe (možete nabaviti u

Savremenoj administraciji), računi za putarine i gorivotabela sa prikazom pređene kilometraže i utrošenim gorivomobračun troškovaizvod iz banke kojim se dokazuje isplata nastalih troškova službenog puta

6 Troškovi puta u zemlji karte (avionske, vozne, autobuske)hotelski računiračuni za putne troškove na lokalu (taksi, autobuske karte i sl)

Ukoliko je korišćen službeni automobil: opštinska odluka, nalog za korišćenje putničkog automobila za službene svrhe (možete nabaviti u

Savremenoj administraciji), računi za putarine i gorivotabela sa prikazom pređene kilometraže i utrošenim gorivomobračun troškovaizvod iz banke kojim se dokazuje isplata nastalih troškova službenog puta

7 Nabavka opreme, radova kancelarijskog materijala, štampanja i ostalih usluga

dokazi o sprovednim postupcima nabavki (tender dosije, primljene ponude, evaluacioni izveštaji)

narudžbenice,ugovori o nabavkama , računi,dokazi o prijemu robe ili radovaizvodi iz banke kojim se dokazuje uplata oslobođenje od PDV-asertifikati o poreklu za nabavljenu robu

8 Opravdani indirektni troškovi (administrativni troškovi)

odluka o korišćenju administrativnih troškovapotvrda opštine o iznosu koji je potrošen i u koje svrhe

NAPOMENA!Ostali korisnici donacije i povezana lica su dužni da čuvaju istu dokumentaciju kao i koordinator i dostave je koordinatoru projekta za potrebe izrade finalnog izveštaja.

PRILIKOM POPUNJAVANJA PPO-PDV OBRASCA VODITE RAČUNA O SLEDEĆEM:1. Naziv i broj projekta: upisuje se naziv i broj projekta (CRIS broj) iz Ugovora o donaciji. Kada se PDV-a oslo-

bađa neko od ostalih učesnika na projektu onda je u nastavku broja ugovora potrebno upisati i njegov broj na projektu, a koji je utvrđen Memorandumom (Sporazumom) o saradnji (npr. Korisnik donacije 1, 2, itd.)

2. Vrednost projekta: upisuje se iznos donacije (ne ukupna vrednost projekta) 3. Vrednost dobara i usluga po predračunu: upisuje se iznos bez PDV-a

Za dopunske informacije u vezi sa oslobađanjem od PDV-a možete kontaktirati Info centar za PDV, telefoni: + 381 11 3950 617, 3950 556, 3950 538.

2.5. RAČUNOVODSTVO I PROPRATNA DOKUMENTACIJA

Projektni tim je zadužen za redovno i tačno vođenje finansija u skladu sa računovodstvenim sistemom duplog unosa.

Da bi se podigla sredstva sa računa, lokalna samouprava mora izdati nalog za konverziju Narodnoj banci Srbije. U nalogu se navodi: broj deviznog računa, broj dinarskog računa i iznos novca koji se konvertuje. Nalog potpisuje ovla-šćeno lice (menadžer projekta, šef finansija, itd.). Narodna banka Srbije zatim konvertuje sredstva i prebacuje ih na vaš dinarski podračun.

Tim projekta mora precizno evidentirati sve troškove, uključujući sve prihode i rashode napravljene tokom realizacije projekta. Pored lokalnog računovodstva, potrebno je voditi i finansije u skladu sa procedurama Delegacije EU i redov-no ažuriranje evidencije o potrošenim i preostalim sredstvima (koristeći odobrenu tabelu budžeta).

Tipovi minimuma propratne dokumentacije koje je potrebno čuvati u zavisnosti od tipova troškova:TIP TROŠKA PROPRATNA DOKUMENTACIJA

1 Plate opštinskih službenika

platni listićporeska prijava o obračunatim i plaćenim doprinosima za obavezno socijalno

osiguranje na zarade (PP OD) i poreska prijava o obračunatom i plaćenom porezu na zarade (PP OPJ) za uplate izvršene do 28.02.2014. godine; PPP PD obrazac sa izvodom iz PPP PD obrasca za uplate izvršene od 01.03.2014. godine

izvod banke kojim se dokazuje uplata zaradetabela o utrošku vremena angažovanja na projektu (time-sheet)

2 Honorari projektnog tima (ukoliko nisu zaposleni u opštini), lokalnih eksperata i prevodilaca

autorski ugovor, ugovor o delu ili ugovor o privremenom-povremenom vršenju poslova,

za ugovor o privremenom-povremenom vršenju poslova - poreska prijava o obračunatim i plaćenim doprinosima za obavezno socijalno osiguranje na zarade (PP OD), poreska prijava o obračunatom i plaćenom porezu na prihode (PP OPJ) i specifikacija uz PP OPJ obrazac za isplate do 28.02.2014. godine, PPP PD obrazac i izvod iz PPP PD obrasca za isplate od 01.03.2014. godine

za ugovor o delu - poreska prijava o obračunatom i plaćenom porezu na prihode sportista i sportskih stručnjaka i na druge prihode (PP OPJ-6), specifikacija uz PP OPJ-6 obrazac za isplate do 28.02.2014. godine, PPP PD obrazac i izvod iz PPP PD obrasca za isplate od 01.03.2014. godine

za autorski ugovor - poreska prijava o obračunatom i plaćenom porezu na prihode od autorskih i srodnih prava i prava industrijske svojine (PP OPJ- 2), specifikacija uz PP OPJ-2 obrazac za isplate do 28.02.2014. godine, PPP PD obrazac i izvod iz PPP PD obrasca za isplate od 01.03.2014. godine

izvod iz banke kojim se dokazuje isplata tabela o utrošku vremena angažovanja na projektu (time-sheet) izveštaji o izvršenom poslu !!


2. Finansije projekta / 2.6. Finansijski izveštaji


3. Nabavke

3. NABAVKE

Odgovornost za realizaciju projekata koje finansira Evropska unija u okviru EU Exchange 4 grant šeme je na korisnicima donacije; oni su Naručilac (Contracting Authority) kod realizacije svih pojedinačnih aktiv-nosti koje podrazumevaju nabavke dobara, usluga ili radova.

Nabavka omogućava pravovremeno sticanje dobara, radova i usluga, pri čemu treba voditi računa o: ciljevima organizacije koja sprovodi nabavku, poštenju, integritetu i transparentnosti postupka putem nadmetanja, ekonomičnosti i efektivnosti, tome da treba da se dobije najbolja vrednost za uloženi novac.

VAŽNE NAPOMENE!Ostali korisnici donacije i povezana lica su dužni da čuvaju istu dokumentaciju kao i koordinator i dostave je koordinatoru projekta za potrebe izrade finalnog izveštaja.

Za nabavke do 60.000 EUR korisnicima donacije koji su dužni da primenjuju Zakon o javnim nabavkama Republike Srbije se preporučuje da prilikom nabavki roba, usluga ili radova prime-njuju navedeni zakon pod uslovom da se pridržavaju svih pravila navedenih u Aneksu IV Ugovora o donaciji. Za nabavke čija je vrednost jednaka ili prelazi 60.000 EUR ovi korisnici će primenjivati pravila utvrđena Aneksom IV Ugovora o donaciji.

Oni korisnici donacije koji nisu dužni da primenjuju Zakon o javnim nabavkama Republike Srbije, nabavke će vršiti u skladu sa Aneksom IV Ugovora o donaciji i ‘’Praktičnim vodičem za procedure sklapanja ugovora koji se finansiraju iz opšteg budžeta Evropske zajednice u kontekstu spoljnih aktivnosti’’ tj. PRAG 2013 dokumentom i njegovim aneksima.

Korisnici donacije su u obavezi da se prilikom nabavki strogo pridržavaju pravila o nacionalnosti i pravila o poreklu.

Na početku realizacije projekta, menadžer projekta priprema Plan nabavki koji treba da dostavi timu pro-grama EU Exchange 4 do kraja prvog meseca realizacije projekta.

Na samom početku realizacije projekta korisnik donacije je dužan da pripremi i dostavi timu programa EU Exchange 4 plan nabavke (tabela 1) koji je u skladu sa odobrenim predlogom projekta i opisom aktivnosti u planu realizacije projekta. Plan nabavke treba da sadrži sledeće podatke: naručilac, predmet nabavke, procenjena vrednost nabavke (iznos iz budžeta projekta), vrsta postupka, budžetsku/e liniju/e iz koje/ih se finansira nabavka, planirano vreme započinjanja postupka, planirano vreme završetka postupka i pla-nirano vreme završetka ugovora. Od vas se očekuje da pošaljete svoje planove nabavke u roku od mesec dana od početka realizacije projekta kao i da obavestite tim programa EU Exchange 4 o datumu otvaranja ponuda najmanje nedelju dana pre samog otvaranja kako bi mogli prisustvovati otvaranju i oceni pristiglih ponuda kao posmatrači.

2.6. FINANSIJSKI IZVEŠTAJI

U skladu sa Ugovorom o donaciji, Koordinatori projekta imaju obavezu da prepreme finalni finansijski izveštaj po završetku realizacije projekta.

Imajte u vidu da će druga uplata u maksimalnom iznosu od 20% od vrednosti donacije biti isplaćena u roku od 60 dana pošto Delegacija EU primi i odobri finalni izveštaj upotpunjen izveštajem nezavisnog revizora angažovanog od strane Delegacije EU (član 15.1, 15.2, Osnovnih uslova, i Aneks V, zahtev za uplatu po Ugovoru o donaciji)

Modeli navedenih izveštaja su opisani u sekcijama 6.1.2, 6.2.2 i 6.3.2 ovog priručnika.

2.7. POJEDNOSTAVLJENE OPCIJE TROŠKOVA

Za korisnike donacije kojima su u budžetu projekta odobrene pojednostavljene opcije troškova za određe-ne budžetske linije, takvi troškovi više neće biti predmet detaljne ex-post provere podataka o troškovnim stavkama.

Revizori neće biti u obavezi da proveravaju prateću dokumentaciju ni realizovane troškove, ali će provera-vati ispravnost formula za izračunavanje troškova na osnovu datih ulaznih elemenata i relevantnih kvanti-tativnih i kvalitativnih informacija.

VAŽNA NAPOMENA!Korisnik donacije mora da čuva sve prateće podatke i evidencije vezane za realizovane troškove koje mogu tražiti revizori i/ili Delegacija EU ili služba za borbu protiv prevara, u skladu sa članom 16 Aneks II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima

Ako provera/revizija otkrije da metode izračunavanja jedniničnih troškova, paušalnih iznosa ili ukupnih suma kod svih učesnika u projektu nisu u skladu sa relevantnim uslovima ili stvarnim činjenicama (npr. događaj koji je trebalo da se desi nikad se nije desio), Delegacija EU može da smatra takve troškove neo-pravdanim i da zatraži njihov povraćaj.

!

!

!

!

!


3. Nabavke / 3.1. Pravila nabavki 3. Nabavke

VAŽNA NAPOMENA!Kod svake nabavke najvažnije je da ugovor bude potpisan sa ekonomski najpovoljnijim ponuđačem (koji nudi najbolji odnos cena – kvalitet). U slučaju radova i dobara koji ne uključuju dodatne usluge jedini kriterijum za dodelu ugovora je ponuđena cena podrazumevajući da su zadovoljeni zadati administrativni i tehnički uslovi. Ugovori se dodeljuju u skladu sa principima transparentnosti i fer nadmetanja ponuđača i uz pretpostavku da ne postoji konflikt interesa.

Pre otpočinjanja bilo kog postupka nabavke, bilo da se radi o uslugama, isporuci robe ili izvođenju radova, predmet nabavke mora biti predviđen Ugovorom o donaciji i sredstva za njegovu nabavku moraju biti raspoloživa u budžetu projekta.

3.1. PRAVILA NABAVKI

Najvažnija pravila kojih se korisnici donacije Evropske unije moraju pridržavati prilikom nabavke su:

Pravilo o nacionalnosti: Učešće u postupcima nabavki otvoreno je pod jednakim uslovima za sva fizička i pravna lica iz zemalja obuhvaćenih IPA regulativom1 i to:1. zemalja članica Evropske unije (EU);2. zemalja članica Evropskog ekonomskog prostora (EEP)2;3. zemalja korisnica Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA);4. zemalja korisnica Evropskog susedskog i partnerskog instrumenta; 5. svake druge zemlje gde je utvrđen recipročan pristup njihovim fondovima pomoći;6. međunarodne organizacije navedene u IPA regulativi.

Učesnici na tenderu moraju u ponudi navesti državu u kojoj su registrovani ili čiji su državljani,uz standar-dni dokaz o nacionalnosti u skladu sa lokalnim zakonodavstvom.Eksperti koji su angažovani od strane firme koja konkuriše na tenderu za nabavku usluga mogu biti bilo koje nacionalnosti.

Pravilo o poreklu:Sva dobra i materijali koji se nabavljaju iz sredstava Evropske unije moraju biti proizvedena u jednoj od zemalja članica Evropske unije ili u zemljama koje zadovoljavaju pravilo o nacionalnosti.

Termin poreklo je definisan Evropskim zakonodavstvom koje reguliše pravila o poreklu za svrhe carinjenja.3

Proizvod ne može da vodi poreklo iz zemlje u kojoj ne postoji proces njegove proizvodnje. S druge strane, zemlja proizvodnje ne mora istovremeno da bude i zemlja porekla.

1 Instrument for Pre-Accession Assistance Council Regulation (EC) N° 1085/2006 of 17 July 2006 - OJ L 210/82 of 31.7.2006. Kompletna lista zemalja iz koji mogu da učestvuju fizička i pravna lica u postupcima nabavki u okviru IPA-e nalazi se u Aneksu a2b PRAG-a

2 Evropski ekonomski prostor (EEP) (ponekad se prevodi i kao Evropska ekonomska zona) je nastao 1. januara 1994 sporazumom između Evropske slobodne trgovinske asocijacije (EFTA) i Evropske unije (EU). EEP je stvoren kako bi se omogućilo zemljama EFTA da učestvuju u jedinstvenom slobodnom tržištu, a da ne moraju pristupiti Evropskoj uniji.

3 Council Regulation (EEC) No 2913/92, članovi od 22 do 24 kao i Commission Regulation (EEC) No 2454/93

R. b

r

Nar

učila

c

Opi

s pr

edm

eta

naba

vke

Vred

nost

na

bavk

e po

budž

etu

Vrst

a po

stup

ka

Bud

žets

ku/e

lin

iju/e

iz k

oje/

ih s

e fin

ansi

rana

bavk

a

Okv

irni d

atum

za

poči

njan

ja

post

upka

(o

bjav

ljiva

nje

tend

era)

Okv

irni

datu

m

zavr

šetk

a po

stup

ka(z

aklju

čenj

eug

ovor

a)O

kvirn

i dat

um

zavr

šetk

aug

ovor

a

Tabela 1. Plan nabavki

Korisnici donacije koji će prilikom nabavki primenjivati PRAG procedure treba da članove tima programa EU Exchange 4 redovno obaveštavaju o svim fazama nabavki iznad 20.000 €, konkretno:

1. Pre pokretanja procedure nabavke, tenderska dokumentacija treba da bude proverena od strane tima programa EU Exchange 4

2. Neophodno je da kontakt osobu u timu programa EU Exchange 4 na vreme obavestite o tač-nom datumu otvaranja pristiglih ponuda kako bi mogli da učestvuju kao posmatrači.

3. Ni jedan ugovor o nabavci ne može biti potpisan pre nego što je odobren izveštaj.

Za proveru i odobrenje izveštaja o nabavkama potrebno je okvirno 10 dana.

Prilikom nabavke opreme ili vozila čija je jedinična vrednost iznad 5.000€ potrebno je od isporučioca pribaviti i kopiju sertifikata o poreklu predmeta nabavke. Korisnik donacije mora da čuva sva dokumenta koji se odnose na nabavke (oglase o nabavkama, tendersku dokumentaciju, primljene ponude, sva dobijena izuzeća, izveštaje o selekciji/prego-vorima itd.) da bi dokazao usklađenost sa Aneksom IV Ugovora o donaciji.

Prilikom nabavke dobara, usluga ili radova iz sredstava donacije Evropske unije, korisnici moraju da primenjuju uput-stva iz Aneksa IV - Procedure sklapanja ugovora od strane korisnika donacija u kontekstu spoljnih aktivnosti Evropske unije, Ugovora o donaciji.

U slučaju nepoštovanja pravila i procedura utvrđenih Aneksom IV, Ugovora o donaciji, troškovi koji se odnose na pri-bavljanje dobara, usluga ili izvođenje radova neće biti prihvatljivi po uslovima za finansiranje od strane Evropske unije.

Za Korisnike donacije koji su dužni da primenjuju Zakon o javnim nabavkama Republike Srbije se preporučuje da, pored Aneksa IV Ugovora o donaciji prilikom nabavki roba, usluga ili radova, primenjuju i navedeni zakon za nabavke do 60.000 EUR dok će za nabavke čija je vrednost jednaka ili prelazi 60.000 EUR ovi korisnici primenji-vati pravila utvrđena Aneksom IV Ugovora o donaciji. Korisnici donacije koji nisu obuhvaćeni ovim zakonom, nabavke će vršiti u skladu sa Aneksom IV Ugovora o do-naciji i „Praktičnim vodičem za procedure sklapanja ugovora koji se finansiraju iz opšteg budžeta Evropske zajed-nice u kontekstu spoljnih aktivnosti“ (PRAG - Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communi-ties in the context of external actions, 2013 version) koji se može naći na veb stranici Evropske komisije, http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm kao i na veb sajtu programa EU Exchange 4: http://www.exchange.org.rs/.

Način na koji se ugovori za nabavke dodeljuju podleže primeni preciznih pravila koja su sadržana u gore pomenutom vodiču i njegovim aneksima. Ova pravila pomažu da se bez predrasuda izaberu odgovarajući kvalifikovani dobavljači dobara, pružaoci usluga ili izvođači radova, dobije najbolja vrednost za uloženi novac i obezbedi transparentnost korišćenja sredstava Evropske unije.

!!

!


3. Nabavke / 3.1. Pravila nabavki


3. Nabavke / 3.2. Tipovi ugovora i procedura odabira dobavljača

3.2. TIPOVI UGOVORA I PROCEDURA ODABIRA DOBAVLJAČA

Pre ulaska u proceduru nabavke, potrebno je odrediti predmet nabavke: dobra, usluge ili radovi, i u skladu sa time odrediti okvirnu vrednost nabavke. U skladu sa ovim informacijama, odlučujete koju proceduru i tip ugovora treba pripremiti.

3.2.1. TIPOVI UGOVORA Prilikom nabavke koriste se tri osnovna tipa ugovora: A. Ugovori za pružanje uslugaB. Ugovori za nabavku dobara C. Ugovori za izvođenje radova

A. Ugovori za pružanje uslugaTokom realizacije projekta, u skladu sa projektnim dokumentom i odobrenim budžetom, naručilac će angažo-vati spoljne saradnike – pravna ili fizička lica. Za nabavku ovakvih usluga, npr. izradu studija ili tehničku pomoć, koriste se ugovori za nabavku usluga.

Ugovori o izradi studija uključuju pripremu projekta, studije o izvodljivosti, ekonomske studije ili istraživanje tržišta, tehničke studije, evaluaciju i reviziju. Ugovori o studijama obavezno uključuju i rezultat, najčešće je to pisani dokument (bez obzira na tehnička i operativna sredstva pomoću kojih se došlo do rezultata). Ovo su uglavnom ugovori sa preciziranom ukupnom cenom nabavke i sa uplatom po obavljenom poslu.Ugovori o tehničkoj pomoći koriste se za ekspertske, odnosno savetodavne usluge, poput rukovođenja pro-jektom, ili pružanje ekspertske pomoći za realizaciju određenog dela projekta. Ugovori o tehničkoj pomoći najčešće preciziraju samo sredstva, odnosno odgovornost eksperta za obavljanje određenih poverenih poslo-va u skladu sa opisom posla – na taj način akcenat je na kvalitetu usluga. Plaćanje je u ovom slučaju određeno raspoloživim sredstvima i pruženim ekspertskim uslugama. Naručilac mora na vreme da obavesti Delegaciju EU preko tima programa EU Exchange 4 o svim izmenama koje bi mogle uticati na konačne rezultate projekta.

Ugovori o uslugama mogu kombinovati ova dva tipa precizirajući i sredstva i očekivane rezultate aktivnosti.

B. Ugovori za nabavku dobaraUgovori za nabavku dobara koriste se za kupovinu, lizing ili najam dobara. Isporuka dobara može dodatno uključiti i instalaciju ili održavanje.Ukoliko ugovor ne sadrži dodatne usluge, jedini kriterijum za dodelu ugovora je ponuđena cena.U slučaju da ugovor uključuje dodatne usluge, prilikom tehničke evaluacije, potrebno je uzeti u obzir i kvalitet navedenih usluga po principu da li zadovoljavaju ili ne zadovoljavaju zahtevane kriterijume. Nakon što se eliminišu ponuđači koji ne zadovoljavaju zahtevane kriterijume ugovor se dodeljuje ponuđaču koji je ponudio najnižu cenu.Za naročito složenu opremu kao osnov za dodelu ugovora se može koristiti kombinacija kvaliteta i ponuđene cene kako bi se dobila najbolja vrednost za uloženi novac.

C. Ugovori za izvođenje radovaUgovori za izvođenje radova koriste se samo za izvršavanje radova, ili i za dizajniranje i za izvođenje radova, bez obzi-ra na sredstva, a u skladu sa zahtevima koje postavlja naručilac u tenderskoj dokumentaciji. Pod ‘’radovima’’ se po-drazumeva rezultat izgradnje ili adaptacije koji kao celina zadovoljava ekonomske i tehničke uslove funkcionisanja.

Takođe zemlja porekla ne mora da bude zemlja iz koje su dobra isporučena. U slučajevima kada postoji samo jedna zemlja u kojoj se određena roba proizvodi, poreklo finalnog proizvoda je lako utvrditi. Među-tim u slučajevima kada je proizvodnju robe uključeno više zemalja, neophodno je utvrditi koja od njih ima pravo na poreklo na finalni proizvod. Roba u čiju je proizvodnju uključeno više od jedne države, smatra se poreklom iz države u kojoj je prošla poslednju bitnu, ekonomski opravdanu obradu ili preradu. Ukoliko ta poslednja ekonomski opravdana obrada ili prerada robe nije izvršena u nekoj od zemalja EU ili zemlji koja zadovoljava pravilo o nacionalnosti, onda se ta roba ne može nabaviti iz sredstava EU.

Ponuđač mora da posvedoči da roba koju nudi zadovoljava pravilo o poreklu navodeći njenu zemlju/e porekla. Kod nabavke sistema koji se sastoje od više delova neophodno je posvedočiti poreklo svakog pojedinačnog dela. Na zahtev, ponuđač mora da obezbedi dodatne informacije i/ili sertifikat o poreklu kako bi se potvrdilo poreklo robe koje je naznačeno u ponudi.

Za opremu i vozila čija je jedinična vrednost iznad 5.000€, dobavljači moraju naručiocu dostaviti sertifikat o poreklu najkasnije prilikom dostavljanja prvog zahteva za uplatu. Sertifikat o poreklu izdaje kompetentni autorizovani organ (privredna komora) države u kojoj je oprema proizvedena i ona mora biti u skladu sa međunarodnim ugovorima kojih je ta država potpisnica ili sa relevantnim pravilima zajednice za države članice Evropske unije.

Ponuđači ili kandidati se isključuju iz postupka nabavke:(a) Ako su u bankrotu ili pod stečajem, pod istragom ili u sudskom procesu, ako su podigli kredit, imaju privre-menu blokadu poslovanja, ako su predmet istrage po nekom od ovih pitanja ili su u nekoj sličnoj situaciji ili proceduri predviđenoj nacionalnim zakonima i propisima(b) Ako su bili osuđeni za bilo koje krivično delo vezano za njihovu profesiju (odlukom protiv koje nema žalbe)(c) Ako su se ponašali krajnje neprofesionalno u nekoj situaciji koja može da se dokaže; (d) Ako nisu ispunili sve svoje obaveze koje se odnose na uplatu socijalnog osiguranja iliplaćanja poreza prema državi u kojoj se nalaze ili prema nekoj od država Evropskeunije ili prema državi na čijoj teritoriji će se projekat izvoditi(e) Ako su osuđeni za prevaru, korupciju, učešće u kriminalnoj organizaciji ili bilo koju drugu protiv zakonitu aktivnost koja šteti finansijskim interesima Evropske unije(f) Ako su trenutno predmet administrativne kazne u skladu sa sekcijom 2.3.4. PRAG-a.

Ponuđači ili kandidati moraju da izdaju potvrdu da se NE nalaze ni u jednoj od navedenih situacija.

Tačke od (a) do (d) se ne primenjuju u slučaju kupovine dobara pod posebno povoljnim uslovima od dobavljača koji definitivno obustavlja svoje poslovne aktivnosti, ili primaoca / likvidatora u slučaju bankrotstva, u skladu sa dogovorima postignutim sa kreditorima, ili u skladu sa sličnim procedurama koje propisuje domaće zakono-davstvo.

Ugovori se ne mogu dodeliti kandidatima ili ponuđačima koji u toku postupka nabavke:(a) podležu sukobu interesa;(b) su krivi za davanje lažnih informacije prilikom ispunjavanja uslova za učešće u postupku dodele ugovora,

ili ne daju sve potrebne informacije.

!





3.2.2.2. PREGOVARAČKI POSTUPAK BEZ OBJAVLJIVANJA POZIVA ZA PODNOŠENJE PONUDA

Pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda se primenjuje u sledećim situacijama:

• Kada se nabavljaju usluge u vrednosti ispod €300,000 i iznad €20,000;• Kada se nabavljaju dobra u vrednosti ispod €100,000 i iznad €20,000;• Kada se ugovaraju radovi u vrednosti ispod €300,000 i iznad €20,000

Prema ovom postupku, naručilac treba da sastavi listu od minimum tri firme po svom izboru i obrazloženjem za njihov izbor. Naručilac zatim dostavlja pismo poziva za učešće u postupku nabavke i tendersku dokumen-taciju ponuđačima sa liste. Obaveštenje o tenderu (Contract notice) se ne objavljuje ali je uključeno u tender dosije obzirom da sadrži informacije koje su važne za firme koje su pozvane da učestvuju na tenderu. Izabrani ponuđači moraju poslati svoje odgovore direktno Naručiocu u naznačenom vremenskom periodu.

Rok za podnošenje ponuda mora biti najmanje 30 dana od trenutka kada su pozivna pisma poslata odabranim ponuđačima.

Za otvaranje i evaluaciju pristiglih ponuda odgovorna je Evaluaciona komisija. Ova komisija mora da ima neparan broj članova, i to najmanje tri, sa svim tehničkim i administrativnim kapacitetima ne-ophodnim da daju mišljenje o tenderima koji se evaluiraju. Komisija odabira najpovoljniju ponudu na osnovu unapred utvrđenih kriterijuma za selekciju i odabir.

Ukoliko samo jedan od pozvanih ponuđača podnese svoju ponudu, koja je administrativno i teh-nički validna tada se može nastaviti sa procedurom dodele ugovora ukoliko je ponuđač zadovoljio uslove za dodeljivanje ugovora.U slučaju da ovaj postupak ne bude uspešan ugovor se može zaključiti putem pregovaranja. Za za-počinjanje postupka pregovaranja neophodno je prethodno odobrenje od strane Delegacije Evrop-ske unije u Republici Srbiji.

VAŽNA NAPOMENA!Nijedna nabavka se ne može podeliti (razbiti na više nabavki manje vrednosti) da bi se izbeglo pridržavanje pravila za primenjivanje različitih postupaka nabavke navedenih u Aneksu IV Ugovora o donaciji.

Ako postoji sumnja u to kako da se proceni vrednost nabavke, Naručilac mora da konsultujeDelegaciju EU o tom pitanju pre nego što započne proceduru ugovaranja. Konkretno, za projekte finansirane u okviru programa EU Exchange 4 potrebno je konsultovati kontakt osobu za vaš projekat u timu EU Exchange 4.

3.2.2. KOJI TENDERSKI POSTUPAK PRIMENITI?Pravila za primenjivanje različitih postupaka nabavke, navedena u PRAG smernicama koje koristi Evropska komisija, šematski su prikazana u donjoj tabeli.

USLUGE

≥ €300,000Međunarodni

restriktivnipostupak

< €300,000 i >€20,000Pregovarački postupak

bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda

≤ €20,000

Jedna ponuda

DOBRA≥ €300,000

Međunarodniotvoreni postupak

<€300,000 i ≥€100,000

Lokalni otvoreni postupak

<€100,000 i >€20,000Pregovarački postupak

bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda

≤€20,000Jedna ponuda

RADOVI≥ €5,000,000Međunarodni

otvoreni postupak

< €5,000,000 i≤€300,000

Lokalni otvorenipostupak

<€300,000 i >€20,000Pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda

≤€20,000 Jedna ponuda

Imajući u vidu vrednost projekata obuhvaćenih EU Exchange 4 grant šemom u nastavku će biti opisani po-stupci nabavke kojih se korisnici donacije i povezana lica koji ne potpadaju pod Zakon o javnim nabavkama moraju pridržavati prilikom nabavki:

1. Jedna ponuda

2. Pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda

3.2.2.1. Jedna ponuda

Naručilac može potpisati ugovor za usluge, dobra ili radove u vrednosti do €20,000 na osnovu jedne ponude.

Iako ne postoje izričita pravila vezana za proceduru ‘’jedne ponude’’, preporučeno je da se prilikom svake na-bavke prikupe 3 ponude kako bi se obezbedila sigurnost da su cene u skladu sa tržišnim i da ponuda ispunjava navedene tehničke specifikacije proizvoda, usluga ili radova koji su predmet nabavke. Na ovaj način se takođe pokazuje da je proces nabavke bio fer i transparentan.

Kod ovog postupka kriterijum za odabir najboljeg ponuđača je najniža ponuđena cena. Plaćanja u iznosu manjem od ili jednako 2.500 evra mogu se vršiti na osnovu samo dostavljene fakture bez pret-hodnog odobravanja pružaoca usluge, dobavljača ili izvođača radova. Naručilac je dužan, ukoliko primenjuje ovu proceduru, da nakon završenog tendera popuni aneks a10b_singletenderreport.

!!


4. Dopune ugovora / 4.1. Dopuna ugovora kroz obaveštenje



NAPOMENA!Prilikom promene adrese ili promene bankovnog računa korisnika donacije obaveštenje o dopuni ugovora se podnosi Delegaciji EU u što je moguće kraćem roku.

U slučaju pravila 25% obaveštenje o dopuni ugovora se podnosi Delegaciji EU pre nego što izmena u budžetu nastane.

Obaveštenje kada se izmena odnosi na pravilo 25%

Izmene u budžetu u okviru ovog pravila mogu biti:Izmene unutar jedne budžetske celine (1,2, itd.), uključujući i brisanje postojećih ili uvođenje novih budžetskih

linija, bez promene ukupne vrednosti budžetske celine

Između budžetskih celina do vrednosti od 25% svake od celina čija se vrednost menja (u skladu sa budžetom koji je definisan Ugovorom o donaciji ili adendumom)

U ovom slučaju uz obaveštenje o dopuni ugovora Delegaciji EU je potrebno dostaviti i komparativni budžet koji paralelno prikazuje stanje budžeta pre zahtevane promene i stanje budžeta nakon zahtevane promene (slika 1) kao i posebno izdvo-jen budžet nakon zahtevane promene.

Kada se dopuna budžeta ili opis aktivnosti u potpunosti slažu sa uslovima navedenim u članu 9.4., onda je pismo/izveštaj koje je koordinator poslao da bi obavestio donatora o dopuni samo po sebi dovoljno za dopunu budžeta ili opisa aktivnosti.

Međutim, ukoliko donator smatra da uslovi navedeni u članu 9.4. nisu poštovani, onda će obavestiti koordinatora pi-smom (moguće u roku od 30 dana od prijema pisma ili izveštaja koordinatora) o svojoj odluci da odbije dopunu. U takvim slučajevima predložena dopuna nije pravosnažna i svi troškovi koji se odnose na ovu dopunu smatraju se neopravdanim.

1. Dopuna budžetaKorisnik/korisnici mogu da imaju koristi od određene fleksibilnosti unutar budžeta, dokle god se ne utiče na „osnovnu svrhu“ radnje i izmene ne dovode u pitanje prvobitnu dodelu sredstava / podjednaki tretman kandidata. Teško je pružiti detaljan opis onoga što je osnovna svrha radnje, jer to podrazumeva različita značenja u skladu sa specifičnostima radnje i stoga zahteva analizu od slučaja do slučaja. Međutim, kao opšte pravilo važi da će sva prilagođavanja ciljeva radnje, ciljnih grupa, mesta, aktivnosti ili održivosti radnje, rezultata i pokazatelja itd. verovatno uticati na osnovi cilj radnje i donator ih stoga može odbiti.U slučaju sumnje, strogo se preporučuje da se pre toga proveri sa donatorom da li predložene izmene ne utiču na osnovni cilj radnje.

Dok god se ne utiče na osnovni cilj radnje, korisnik/korisnici može:

da izvršava prenose među stavkama ili da uvodi nove stavke u okviru iste budžetske celine: broj 1. (kadrovi), 2. (putovanja), 3. (oprema i potrošni materijali), 4. (lokalna kancelarija), 5. (ostali troškovi, usluge) i 6. (ostalo).

da prenese deo budžeta koji je pod jednom budžetskom sekcijom na drugu budžetsku sekciju (na primer iz 1. u 6.), dok god ovaj prenos ne podrazumeva varijaciju (i povećanje i smanjenje) od više od 25% budžetske sekcije na koje se ovaj prenos odnosi.

Jednostrana dopuna se ne može koristiti da bi se izmenili indirektni troškovi, budžetska rezerva, ili iznosi ili stope pojednostavljenih troškovnih opcija.

4. DOPUNE UGOVORA

Šta su dopune ugovora?Dopune ugovora su veće ili manje izmene u Ugovoru o donaciji.

Korisnici donacije treba da realizuju ugovor onako kako je to predviđeno Projektnim dokumentom (Aneks I) i Budžetom projekta (Aneks III), međutim tokom realizacije projekta može se javiti potreba za određenim izmenama ugovora, kako po pitanju predviđenih aktivnosti, vremenskog trajanja projekta tako i po pitanju finansijskog dela ugovora.

Sve neophodne promene – dopune ugovora – moraju biti u propisanoj formi, u skladu sa Aneksom II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima, odobrene i potpisane od strane Delegacije EU u Srbiji, kako bi mogle postati sastavni deo ugovora.

VAŽNA NAPOMENA!Izmena ne sme imati za cilj ili rezultat takve izmene Ugovora o donaciji koje bi dovele u pitanje odluku o dodeli granta ili da bude u suprotnosti sa ravnopravnim tretmanom podnosilaca predloga projekata.

U skladu sa članom 9.1, izmene ugovora su moguće tokom izvršnog perioda (Execution period). Izvršni pe-riod označava period u toku koga je ugovor pravosnažan, tj. od potpisivanja ugovora do poslednje isplate, i ni u kom slučaju po isteku 18 meseci od završetka perioda sprovođenja.

Generalno gledano postoje dva tipa dopune ugovora:

(a) Obaveštenje – manje izmene u projektnom dokumentu koje ne utiču na svrhu projekta - promena ra-čuna u banci, promena adrese potpisnika ugovora ili izmene u budžetu koje su manje ili do 25% od ukupne vrednosti svake od budžetskih celina između kojih se uvode izmene.

(b) Adendum - veće izmene u projektnom dokumentu, koje utiču na svrhu projekta ali ne dovode u pitanje odluku o dodeli granta i koje nisu u suprotnosti sa ravnopravnim tretmanom podnosilaca predloga proje-kata, između budžetskih celina, kada je promena budžetske celine veća od 25% od ukupne vrednosti te podgrupe, produženje ili skraćenje roka realizacije projekta, promene naziva i pravnog statusa korisnika donacije, uključivanje dodatnih ili zamena postojećih učesnika u projektu.

4.1. DOPUNA UGOVORA KROZ OBAVEŠTENJE

Obaveštenje o dopuni ugovora se zvanično podnosi Delegaciji EU i koristi za izmene u projektu kao što su:

• Promena adrese • Promena bankovnog računa • Pravilo o 25%

!

!!

!!




4. Dopune ugovora / 4.2. Dopuna kroz adendum

4.2. DOPUNA KROZ ADENDUM

Korisnicima donacije se savetuje da izbegavaju izmene svojih projekata koje su tolike da zahtevaju potre-bu za adendumom. Postupak odobravanja adenduma može biti dug i komplikovan. Ukoliko ipak tokom realizacije projekta procenite da je neophodno da se naprave značajnije izmene Ugovora o donaciji, uk-ljučujući i produžetak roka za realizaciju projekta, morate unapred planirati da izmena mora biti u formi adenduma, jer je pre stupanja na snagu neophodno da se dobije odobrenje od strane Delegacije EU.

VAŽNA NAPOMENA!Kada predlažete izmene Ugovora o donaciji, morate voditi računa o tome da:

• Ugovor može biti modifikovan (izmenjen) samo tokom perioda njegovog trajanja • Nijedna modifikacija ne važi retroaktivno, što znači da izmene mogu biti primenjene tek nakon

potpisivanja adenduma

Za pripremu adenduma neophodno je popuniti i dostaviti Delegaciji EU sledeća dokumenta:

A. Zahtev za izmenu Ugovora o donacijiPrilikom pripreme Zahteva za adendum neophodno je da navedete sve informacije i razloge o tehničkim i finansijskim izmenama ugovora.Kako bi se prihvatio zahtev za izmenama Ugovora o donaciji, morate adekvatno da obrazložite svoj za-htev Delegaciji EU. Oni zahtevi koji su neadekvatno obrazloženi biće odbačeni od strane Delegacije EU kao neopravdani.

B. Predlog izmene budžetaUkoliko se modifikacija odnosi i na finansijski deo ugovora odnosno budžet projekta, uz Zahtev za aden-dum se prilaže i komparativni budžet koji paralelno prikazuje stanje budžeta pre zahtevane promene i stanje budžeta nakon zahtevane promene (slika 1) kao i posebno izdvojen budžet nakon zahtevane promene.

Date: Date:

ORIGINAL BUDGET NOTIFICATION/ADDENDUM

Costs Unit# of units Unit rate

(in EUR)Costs (in EUR)

Costs Unit # of units Unit rate (in EUR)

Costs (in EUR)

1. Human Resources

1. Human Resources

1.1 Salaries 1.1 Salaries Tabela 2. Primer budžeta

Da bi se izračunao iznos varijacije, treba primetiti da se:

varijacija od 25% obračunava i na originalnu vrednost budžetske sekcije iz koje se uzimaju sredstva i na originalnu vrednost sekcije u koju se sredstva dodaju;

uzastopne jednostrane izmene budžeta uzimaju se u obzir kumulativno. Ovo znači, na primer, da ukoliko je sekcija budžeta već povećana jednostranom izmenom od 20% prvobitne vrednosti (odre-đene prvobitnim budžetom), onda se ta sekcija ne može povećati za više od 5% svoje početne vred-nosti (čime se postiže ukupna granica od 25% početne vrednosti).

Kada kumulativne varijacije date sekcije budžeta pređu 25% vrednosti od prvobitno ugovorene vrednosti, onda je neophodno obraditi formalnu budžetsku reviziju (kroz adendum u skladu sa članom 9.3.). Svaki iznos koji prelazi 25% i koji nije pokriven adendumom nije opravdan za finansiranje od strane EU. Uvek treba biti oba-zriv kada se prave izmene u odnosu na kadrove koji su dodeljeni projektu. U tom se slučaju i svim sumnjivim slučajevima savetuje da se pre toga o tome razgovara i, ukoliko je moguće, postigne saglasnost sa donatorom.

2. Jednostrane izmene „Opisa aktivnosti“Dopuna se može zahtevati samo tokom perioda sprovođenja projekta. Izmene „Opisa aktivnosti“ su dopuštene dok god ne utiču na osnovnu svrhu ili ne dovode u pitanje početni iznos bespovratnih sredstava/podjednak tre-tman kandidata. Jednostrana dopuna koja utiče na osnovnu svrhu radnje može da dovede do prekida Ugovora o donaciji od strane donatora u skladu sa članom 12.2. Opštih uslova.

VAŽNA NAPOMENA!Kada planirate dopunu ugovora kroz Obaveštenje, obavezni ste da se pridržavate sledećih pravila:1. Morate da zvanično podnesete obaveštenje Delegaciji EU2. Pravilo uključuje izmenu originalnog budžeta (budžet koji je preciziran Ugovorom o donaciji ili

adendumom) do 25% budžetske celine3. Možete dostaviti više zahteva koristeći ovo pravilo: primeniti na različite budžetske celine ili primeniti na

iste celine, ali tako da ukupan procenat izmene ne pređe 25%4. Pravilo 25% ne može da se koristi za budžetske stavke Administrativni troškovi i Rezerva za nepredviđene

situacije i Pojednostavljene opcije troškova

Proces pripreme i odobravanja dopune ugovora kroz obaveštenje u slučaju pravila o 25%:KORAK AKTIVNOST VREMENSKI ROK

1 Koordinator priprema i šalje nacrt obaveštenja za dopunu ugovora timu programa EU Exchange 4

30 dana pre nego što izmena treba da nastupi

2 Tim programa EU Exchange 4 pregleda nacrt zahteva i šalje povratnu informaciju koordinatoru projekta


3 Koordinator priprema i šalje konačnu verziju obaveštenja za dopunu ugovora timu programa EU Exchange 4 u 2 originala


4 Tim programa EU Exchange 4 šalje obaveštenje za dopunu ugovora Delegaciji EU na odobrenje


5 Delegacija EU odobrava, šalje na dopunu ili ne prihvataobaveštenje o dopuni ugovora

!

!!


4. Dopune ugovora / 4.2. Dopuna kroz adendum


5. Monitoring realizacije projekata

5. MONITORING REALIZACIJE PROJEKATA

Šta je monitoring?Monitoring predstavlja sistematsko i kontinuirano praćenje projektnih aktivnosti u cilju upravljanja i donoše-nja odluka tokom realizacije projekta. To je proces redovnog prikupljanja, analize i korišćenja informacija o svim aspektima projekta.

Monitoring je sastavni deo svakodnevnog upravljanja projektom, koji praćenje posmatra kao sredstvo pro-vere da li se donacija koristi za predviđenu namenu u ugovoru, kao i da obezbedi da se projekti sprovode u skladu sa procedurama Evropske unije i Republike Srbije.

Svrha monitoringaMonitoring je veoma bitan u planiranju i realizaciji projekta. Njime se proverava koliko su ispunjeni projektni ciljevi, i analiziraju se promene u okruženju projekta uključujući uticaj projekta na interesne grupe, lokalne strategije i politike.

Na samom početku sprovođenja projekata u okviru programa EU Exchange 4, uradiće se početna analiza rizika svih opštinskih projekata prema njihovom tipu i broju aktivnosti koje treba obaviti, ciljnim grupama, iznosu budžeta i mogućim poteškoćama u vezi sa njihovim sprovođenjem. Na osnovu ustanovljenog nivoa ri-zika (nizak, srednji, visok) projekat će kontrolisati Tim programa EU Exchange 4, kao i predstavnici Delegacije EU, i ukoliko napredak nije zadovoljavajući, preduzimaće se korektivne mere.

Pored redovnog praćenja i izveštavanja o napretku projekata, kroz Izveštaje o napretku projekta i Izveštaje o kvalitetu i uspešnosti projekta, uloga Tima programa EU Exchange 4 biće i pružanje direktne podrške, kori-snicima donacije (projektnim timovima) u pogledu sprovođenja projekata u skladu sa procedurama Evropske unije, ispunjavanju ugovornih njihovih obaveza i pružanja pomoći kod priprema zahteva za manje i/ili veće izmene ugovora.

Tim programa EU Exchange 4 će vršiti praćenje napretka projekata na dva načina, i to: Monitoring koji će se raditi na osnovu (kvartalnih izveštaja) izveštaja na polovini realizacije projeka-

ta, finalnih izveštaja i zvanične prepiske sa korisnicima donacije. Monitoring poseta na terenu, koje će u slučaju programa EU Exchange 4, biti organizovane naj-

manje jednom u tri meseca. Učestalost poseta zavisiće od obima i trajanja svakog projekta, kao i identifikovanih rizika za pojedine projekte.

Pored redovnog monitoringa od strane tima programa EU Exchange 4, biće organizovan i dodatni monito-ring od strane sektorskih eksperata nadležnih za specifične teme projekata.

Monitoring na terenu koji će sprovoditi Tim programa EU Exchange 4 imaće dva tipa poseta, redovan mo-nitoring napretka projekta i monitoring finansija odnosno provera finansijske dokumentacije.

Redovan monitoring napretka projekta na terenuMonitori tima programa EU Exchange 4 će tokom redovnog monitoringa napretka projekata, proveravati

Proces pripreme i odobravanja dopune ugovora kroz adendum:

KORAK AKTIVNOST VREMENSKI ROK1 Koordinator priprema i šalje nacrt zahteva za dopunu

ugovora kroz adendum timu programa EU Exchange 460 dana pre nego što izmena treba da nastupi

2 Tim programa EU Exchange 4 pregleda nacrt zahteva i šalje povratnu informaciju koordinatoru projekta


3 Koordinator priprema i šalje konačan zahtev za dopunu ugovora kroz adendum timu programa EU Exchange 4 u 2 originala


4 Tim programa EU Exchange 4 šalje konačan zahtev za dopunu ugovora kroz adendum Delegaciji EU na odobrenje


5 Delegacija EU odobrava, šalje na dopunu ili odbacuje zahtev za dopunu ugovora kroz adendum6 Ukoliko odobri zahtev Delegacija EU priprema adendum u tri kopije i šalje ga na potpis koordinatoru7 Koordinator potpisuje sva tri primerka adenduma i zadržava jedan kod sebe dok preostala dva vraća

Delegaciji EU

VAŽNA NAPOMENA!Imajući u vidu administrativne procedure potrebne za odobrenje vašeg Zahteva za izmenu Ugovora o donaciji, neophodno je da celu proceduru pripreme i podnošenja dokumenata za pripremu predloga adenduma završite minimum 30 dana pre trenutka kada je potrebno da izmena(e) stupi(e) na snagu.

Adendum ugovora stupa na snagu na dan poslednjeg potpisa jedne od ugovornih strana.

!


5. Monitoring realizacije projekata 5. Monitoring realizacije projekata

Obaveze korisnika donacije/opštinskog projektnog tima prilikom monitoring poseta na terenu

Prva monitoring poseta:1. Sastanku treba da prisustvuju: menadžer projekta-osoba koja donosi odluke tokom realizacije

projekta, osoba zadužena za finansije, predstavnici partnera na projektu2. Pripremiti relevantne informacije o projektu sa pratećom dokumentacijom3. Potvrditi definisane indikatore uspešnosti projekta uz pomoć EU Exchange 4 tima4. Potvrditi definisane potrebe o realizaciji projekta uz pomoć EU Exchange 4 tima5. Potvrditi definisane rokove za nabavke uz pomoć EU Exchange 4 tima

Redovne monitoring posete na terenu:1. Sastanku treba da prisustvuju: menadžer projekta, tehnički saradnici na projektu, osoba zadu-

žena za finansije, predstavnici partnera na projektu i krajnji korisnici (ukoliko se ukaže potreba)2. Menadžer projekta treba da pripremi poslednju verziju projektnog plana aktivnosti, logički

okvir, aneks I 2.1. provera plana aktivnosti 2.2. napredak po rezultatima i aktivnostima (indokatori uspeha)2.3. definisanje korektivnih mera za prevazilaženje kašnjenja ili problema2.4. planirane aktivnosti za naredni period

3. Saradnja sa partnerima – dokumentacija koja se odnosi na partnere mora biti dostupna 4. Vidljivost projekta – promotivni materijal izrađen u okviru projekta mora biti dostupan

Celokupna projektna dokumentacija koja predstavlja rezultat sprovođenja projekta podleže proveri u skla-du sa odeljkom 2.6. Tehnička dokumentacija: Propratna dokumentacija koju je potrebno čuvati u zavi-snosti od tipa aktivnosti.

Obaveze menadžera projekta ukoliko dođe do kašnjenja u realizaciji određenih aktivnosti:

Informisati program EU Exchange 4 o mogućim/realnim kašnjenjima u realizaciji određenih aktivnosti

Jasno i precizno u kvartalnom izveštaju navesti:razlozi kašnjenja (nedostupnost trenera, tender mora da se ponovi, problemi sa softve-

rom, kašnjenja u dobijanju odobrenja od predsednika opštine i slično), posledice koje će biti rezultati kašnjenja (projektne aktivnosti koje će kasniti zbog pret-

hodno nerealizovanih aktivnosti) korektivne mere koje će se preduzeti.

Provera finansijske dokumentacije na terenuTokom monitoringa finansijske dokumentacije, monitori tima programa EU Exchange 4 će proveravati da li se sredstva donacije koriste za predviđenu namenu, u skladu sa procedurama Evropske unije i Srbije:

Tokom monitoringa finansijske dokumentacije, monitori tima programa EU Exchange 4 proveravaće da li se sredstva donacije koriste za predviđenu namenu, u skladu sa procedurama Evropske unije i Srbije i to na sledeći način:

Postoji samo jedan projektni račun Provera odstupanja ili prekoračenja budžeta prema ugovoru o donaciji

da li se sve aktivnosti sprovode na pravi način, na vreme i od strane pravih ljudi i voditi računa o sledećim aspektima realizacije svakog pojedinačnog projekta: Analiza prethodnog monitoring izveštaja i procena rizika projekta Ključni saradnici u upravljanju projektom prisutni su na sastanku i projektni tim je i dalje isti,

kao u opisu projekta Provera da li se redovni sastanci tima održavaju sa relevantnim stranama koje razgovaraju o

ciljevima projekta Projektni rezultati i indikatori se pažljivo prate od strane nosioca projekta, učesnika i korisnika

projekta Ne postoji kvalitativna i kvantitativna promena kada su u pitanju ciljne grupe i krajnji korisnici

kao što je predviđeno u opisu projekta/logičkom matricom Aktivnosti i rezultati su u skladu sa opisom projekta/ kašnjenja na projektu Da li se interno praćenje i evaluacija projekta primenjuje dosledno? Promene u ulozi partnera ili saradnika? Direktni korisnici su zadovoljni projektom i svesni ciljeva projekta Pravila vidljivosti se poštuju Projekat je stvorio multiplikativne efekte (npr. nove ideje za buduće projekte, mogućnost po-

navljanja rezultata projekta, indirektnih korisnika) Projektni tim preduzima konkretne korake kako bi se obezbedila održivost projekta. Da li postoji promena u projektu koji bi zahtevala adendum ugovora od poslednje posete?

Monitori tima programa EU Exchange 4 će tokom redovnog monitoringa posebnu pažnju da posvete indikatorima koji predstavljaju merne jedinice, a koje pokazuje da li je i u kojoj meri cilj postignut. Monitori će kroz praćenje indikatora imati informacije u smislu sredstva koja su se uložila (inputs); učinaka (outputs); rezultata i ishoda (outcomes) projekata. Informacije dobijene na osnovu indikatora mogu biti kvantitativne prirode, dakle i proverljivi i merljivi, ili kvalitativne prirode, dakle samo proverljivi. Ova informacija treba da pomogne u upravljanju projek-tom prateći aktivnosti i napredak u odnosu na ciljeve. Ako se uzmu u obzir informacije koje se sakupljaju tokom procesa monitoringa, možemo reći da je monitoring više fokusiran na kvantitativne podatke.

Tokom monitoringa koji će biti organizovan najmanje jednom u tri meseca, monitor iz tima programa EU Exchange 4 će zajedno sa menadžerom projekta prolaziti kroz Matricu logičkog okvira (sekcija: Objek-tivno proverljivi indikatori uspeha i izvori i načini provere) i aneks I (tabela indikatora na projektnom nivou).

U Matrici logičkog okvira, posmatraće se postignutnost objektivno proverljivih indikatora uspeha prema postavljenom opštem cilju, specifičnim ciljevima, očekivanim rezultatima, izvorima i načinima provere. Ukoliko se tokom monitoringa pokaže da postoji potreba za modifikovanjem određenih indikatora, to se može učiniti prilikom predaje izveštaja na polovini realizacije projekta.

U aneksu I: tabela indikatora na projektnom nivou, posmatraće se postignutnost indikatora uspeha pre-ma odabranom prioritetu, lotu i tipu projekta. Posebna pažnja biće usmerena na indikatore obaveznih aktivnosti, a zatim i aktivnosti odabranih po slobodnom izboru.

!!


5. Monitoring realizacije projekata 5. Monitoring realizacije projekata

Relevantnost projekta (Relevance) Prikladnost projektnih ciljeva prema realnim problemima, potrebama i prioritetima ciljnih grupa

Efikasnost (Efficiency) Koliko dobro su uložena sredstva i aktivnosti pretvoreni u rezultate

Doprinos (Effectiveness) Doprinos postignutih rezultata projekta u cilju postizanja svrhe projekta

Potencijalni uticaji (Impact prospects) Koji su to direktni potencijalni uticaji kojima projekat doprinosi opštem cilju projekta

Održivost (potential sustainability) Na koji način će biti obezbeđena održivost projekta

VAŽNA NAPOMENA!Tim programa EU Exchange 4 će biti odgovoran za tehničko, finansijsko i fizičko praćenje realizacije svih projekata koji su finansirani u okviru ove grant šeme, kroz redovnu komunikaciju, izveštavanje i posete koordinatorima projekta najmanje jednom u tri meseca – razgovori sa svim akterima, provera projektne dokumentacije, stanja na terenu (posebno realizacija nabavki) i vidljivosti projekta.

Predstavnici Delegacije Evropske unije će takođe organizovati monitoring posete projektima koji su finan-sirani u okviru grant šeme programa EU Exchange 4.

Doprinos partnera u budžetu projekta je vidljiv na računu projekta i kroz finansijsku doku-mentaciju

Prateća finansijska dokumenta se klasifikuju na osnovu budžeta projekta po projektnim budžet-skim linijama, navodeći broj faktura i datum

Oslobođenja od PDV-a koriste se redovno i pravilno Sve finansijske i komercijalne transakcije se vrše sa računa projekta Troškovi nastali po projektu se isplaćuju u rokovima utvrđenih ugovorima Isplate projektnog osoblja/ugovarača obavljaju se preko bankovnog računa Doprinosi za socijalno osiguranje i porezi za projektno osoblje su plaćeni Zarade se isplaćuju prema važećimg ugovorima, a u skladu sa njegovim odredbama Koristi se tačan iznos dnevnica Troškovi svih putovanja su vezani za realizaciju projekta Provera tenderskih procedura, kroz dostupnost tenderske dokumentacije Inventar nabavljene opreme je dostupan Provera sukoba interesa u postupcima javnih nabavki Pravilo porekla se poštuje kada je u pitanju nabavka opreme (posebno za ugovore iznad € 5000) Kupljena oprema fizički postoji i koristi se u skladu sa svrhom projekta Sprovedeni radovi su vidljivi i u skladu sa ugovorom Sredstva donacije se ne koriste u druge svrhe osim onih koji su navedeni u ugovoru Profit se ne ostvaruje iz donacije Da li postoje nepravilnosti u korišćenju donacije? Da li postoji promena u projektu koja bi zahtevala adendum ugovora od poslednje posete?

Obaveze korisnika donacije/opštinskog projektnog tima prilikom redovne provere finansijske dokumentacije na terenu

1. Sastanku treba da prisustvuju: menadžer projekta i osoba zadužena za finansije,2. Menadžer projekta treba da pripremi poslednju verziju finansijskog izveštaja, pregled troškova i

pregled troškova po budžetskim linijama 3. Kontrola budžeta biće usmerena ka propratnoj dokumentaciji troškova (listing

plata za svaki mesec, mesečni“time’sheets“ zaposlenih na projektu, predračuni, zahtevi za osloba-đanje od PDV-a, računi, datumi na računima, mesečni kurs evra i dr.)

4. Saradnja sa partnerima – finansijska dokumentacija koja se odnosi na partnere mora biti dostupna,5. Posebna pažnja kontrole biće usmerena ka nabavkama – dobara, radovi i usluge (tenderska doku-

mentacija, sertifikat o poreklu robe, isporučena predviđena roba); u slučaju usluga proveravaće se ugovori sklopljeni sa stručnjacima i propratna dokumentacija

Celokupna projektna finansijska dokumentacija podleže proveri u skladu sa odeljkom 2.5. Računovodstvo i propratna dokumentacija, sekcija: Tipovi minimuma propratne dokumentacije koje je potrebno čuvati u zavisnosti od tipova troškova

Monitoring izveštaj o efikasnosti, uspešnosti i potencijalnim uticajima projektaPrilikom posete opština na polovini relizacije projekta i pred kraj projekta, monitor će pripremiti izveštaj čiji će cilj biti da da informacije o kvalitetu i uspešnosti svakog projekta, i opiše njegov doprinos i dugoročni uticaj u prioritetnoj oblasti:

!!

!


6. Izveštavanje / 6.1. Kvartalni izveštaj o toku projekta


6. Izveštavanje / 6.2. Izveštaj na polovini realizacije projekta

Za pripremu izveštaja potrebno je koristiti sledeću tabelu:NAZIV OPŠTINE:

NAZIV PROJEKTA:

BROJ UGOVORA:

PERIOD IZVEŠTAVANJA – TROMESEČNI PERIOD

MESEC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Napredak po aktivnosti

Problemi u sprovođenju aktivnosti

Mere za prevazilaženje problema

pripremna aktivnost 1 (naziv)

podaktivnost 1.1

podaktivnost 1.2

podaktivnost 1.3

realizacija aktivnosti 1

pripremna aktivnost 2(naziv)

podaktivnost 2.1

podaktivnost 2.2

itd..

Tabela 3 Plan izveštavanja

VAŽNA NAPOMENA!Detaljan plan aktivnosti će na osnovu plana aktivnosti iz projekta biti razvijen uz podršku EU Exchange 4 projektnog tima na početku realizacije projekta.

Akcioni plan ćete koristiti za ceo period izveštavanja, tako što ćete svaki sledeći izveštaj dopunjavati, odnosno dodavati nove informacije o konkretnim aktivnostima / podaktivnostima.

Ovaj izveštaj nije vezan za plaćanja. Informacije iz izveštaja će biti korišćene kao deo procesa monitoringa realizacije projekata.

6.2. IZVEŠTAJ NA POLOVINI REALIZACIJE PROJEKTA

Izveštaj treba dostaviti timu programa EU Exchange 4 najkasnije 3 nedelje po isteku perioda za koji se priprema izveštaj.Izveštaj treba da pruži neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom perioda izveštavanja kao i plan realizacije projektnih aktivnosti za naredni period.

6. IZVEŠTAVANJE

Svrha izveštaja je da objasne:postignute rezultate i relevantne troškove koji su identifikovani u finansijskom izveštaju;odstupanja koja su mogla da se pojave (što podleže čl. 9) u poređenju sa prvobitnim predlogom u

pogledu rezultata i sredstava i troškova.

Ukoliko Delegaciji EU nije jasno koji su rezultati postignuti ili u kakvoj su vezi aktivnosti iz izveštaja sa rezulta-tima projekta, onda će se tražiti dodatne informacije i pojašnjenja.

Važno je da se ovaj „fokus na rezultate“ ima u vidu onda kada se pripremaju izveštaji, da bi se dale informa-cije o tipu nastalih troškova i da bi se razumela njihova veza sa rezultatima/aktivnostima projekta (npr. da se opravdaju iznosi dati u finansijskom izveštaju, da se demonstrira ispunjavanje uslova za naknadu u slučaju pojednostavljenih opcija troškova).

Menadžeri će, kao osobe koje su zadužene za realizaciju projekta, imati najveću odgovornost za izveštavanje o projektu. Od samog početka, pa sve do kraja projekta, oni su dužni da redovno vode evidenciju i čuvaju sve informacije o projektu. Pre svega zato što u svakom trenutku treba da znaju kakav je trenutni status projekta, a zatim i zato što treba da budu pripremljeni za reviziju projekta koja će biti sprovedena po završetku projekta.

Tokom celog ciklusa trajanja projekta, menadžeri projekta će morati da pripreme tri različita tipa administrativnih izveštaja:

• Kvartalne izveštaje, podnose se nakon trećeg i devetog meseca realizacije projekta• Izveštaj na polovini realizacije projekta• Finalni izveštaj o projektu

6.1. KVARTALNI IZVEŠTAJ O TOKU PROJEKTA

VAŽNA NAPOMENA! Kvartalni izveštaj o realizaciji projekta pokriva period od tri meseca. Kvartalni izveštaj o realizaciji projekta morate dostaviti timu programa EU Exchange 4 najkasnije do 5-og u mesecu za period pokriven izveštajem. Izveštaj se priprema na engleskom jeziku.

Osnovna svrha kvartalnog izveštaja je da donatoru i timu programa EU Exchange 4 da jasnu sliku o sprovedenim aktivnostima na projektu i da se istaknu svi potencijalni problemi ukoliko ih ima, a koje je potrebno rešiti kako bi se efikasno realizovale sve planirane aktivnosti.

Takođe, ovaj izveštaj predstavlja i osnovu za pripremu periodičnog izveštaja i finalnog izveštaja projekta.

Ovaj izveštaj bi trebalo da se uradi u konsultaciji sa ostalim učesnicima na projektu.

!

! !!





- navedite stepen uspeha (kvantitativno) svakog rezultata od početka projekta prema indikatorima nave-denih u logičkoj matrici:

- objasnite bilo koje promene, posebnu pažnju posvetivši ne adekvatnom sprovođenju aktivnosti 1.1 „indikator 1“: ciljna vrednost (R1)1.2 „indikator 2“: ciljna vrednost (R1)A1.1 „Naziv aktivnosti: npr: Održavanje konferencije – navesti mesto održavanja, broj učesnika, vreme održavanja događaja“- navedite razloge za promene (ukoliko ih je bilo) u sprovođenju planiranih aktivnosti npr: zakašnjenja, odlaga-

nja aktivnosti, ukidanja aktivnosti ), kako su nastale i kako ste ih rešili- navedite rizike koji su mogli da ugroze realizaciju pojedinih aktivnosti I objasniti kako ste ih prevazišli.A1.2 – „Naziv aktivnosti 2“ R2 – Naziv rezultata 2“2.1 „indikator 1“: ciljna vrednost (R2)2.2 „indikator 2“: ciljna vrednost (R2)A2.1 – „Naziv aktivnosti 1“ (R2)A2.2 – „Naziv aktivnosti 2“ (R2)2.3. Ukoliko postoji potreba priložite revidiranu matricu logičkog okvira (naglasite koje ste promene uneli)

Navedite listu svih nabavki (radovi, dobra, usluge) koje su realizovane u prvoj polovini projekta, a čija je vrednost iznad €60.000 navodeći za svaki ugovor: (1) iznos ugovora; (2) naziv procedure; (3) naziv izvođača radova/dobavljača robe/izvršioca usluga

2.4. Napravite plan projektnih aktivnosti za drugu polovinu projekta. Ukoliko neke od aktivnosti koje ste planirali za prvu polovinu niste realizovali, uključite ih u plan za drugi deo realizacije.

IV. celina3. Podaci o partnerima i drugim vrstama saradnje3.1. Kako ocenjujete saradnju između korisnika/pridruženih lica na realizaciji projekta, (saradnici na projektu koji

su potpisali punomoćje –mandate- sa koordinatorom). Navedite podatke za svakog od korisnika/pridruže-nih lica posebno.

3.2. Kako ocenjujete saradnju sa vlastima i da li je ova saradnja imala nekog uticaja na realizaciju projekta3.3. Navedite informacije o saradnji sa drugim pojedincima i organizacijama na koje su aktivnosti realizovane

na projektu imale uticaja. Saradnici Podugovarači Krajnji korisnici i ciljne grupe Treća lica (uključujući druge donatore, vladine agnecije, predtavnike odeljenja u lokalnim samoupra-

vama, OCD, itd.)- najvažnije je da navedete kako su aktivnosti uticale na krajnje korisnike i na koji način je promenjen njihov

položaj. Ukoliko je krug krajnjih korisnika proširen tokom realizacije projekta (ukoliko ste od početka realizacije projekta primetili da aktivnosti utiču na položaj još nekih ciljnih grupa), navedite i ove grupe.

3.4. Ukoliko ste aktivnosti na realizaciji projekta povezali sa drugim projektima, navedite na koji način i kako je ovo povezivanje uticalo na rezultate planirane projektom.

3.5. Popunjavate ukoliko ste prethodno dobili donaciju od Delegacije EU u Srbiji za akciju koja je obuhvatala iste ciljne grupe / krajnje korisnike.

V. celina4. Vidljivost4.1. Na koji način je obezbeđena vidljivost podrške Delegacije Evropske unije u Srbiji na projektu? Potrebno je da navedete na koje sve načine ste informisali korisnike i širu javnost o podršci Delegacije.

Periodični izveštaj sadrži dva dela:

1. Narativni izveštaj - za pripremu koristiti Aneks VI Ugovora o donaciji, „Periodični narativni izveštaj o realizaciji projekta“

2. Finansijski izveštaj - koji se sastoji iz:a. Aneks VI Ugovora o donaciji, tabela za periodični izveštaj (interim report)b. Tabela hronoloških promena na projektu (balance sheet).

Izveštaj priprema i potpisuje osoba odgovorna za realizaciju projekta. Pored menadžera projekta, izveštaj potpisuje i predsednik opštine/gradonačelnik, potpisnik Ugovora o donaciji.

Informacije iz periodičnog narativnog izveštaja moraju biti u saglasnosti sa informacijama iz periodičnog finansij-skog izveštaja. Format izveštaja se ne sme menjati. Koristiti font definisan formatom izveštaja. Izveštaj se priprema na engleskom jeziku.

Nepotpuni ili loše popunjeni izveštaji neće biti prihvaćeni.

6.2.1. PERIODIČNI NARATIVNI IZVEŠTAJZa pripremu periodičnog narativnog izveštaja koristite Aneks VI Ugovora (interim narrative report). Tokom popu-njavanja formulara za pripremu periodičnog narativnog izveštaja popunjavaćete sledeće celine / pitanja:

I. celinaU zaglavlju dokumenta potrebno je uneti: Broj ugovora i period izveštavanja (datumi od/do)II. celina1. Opis 1.1, 1.4, 1.5. i 1.6 Unesite podatke iz ugovora koji ste potpisali sa Delegacijom Evropske unije u Republici Srbiji1.2. Ime i kontakt informacije menadžera projekta 1.3. Naziv partnera: lokalni partner=koaplikant, lokalni i/ili strani EU partner/i i pridružena lica1.7, 1.8. i 1.9 Informacije preuzmite iz predloga projekta III. celina2. Procena progresa u realizaciji projekta2.1. Rezime projekta- na najviše pola strane predstavite projekat tokom prve polovine realizacije. - navedite indikatore specifičnog cilja (SC), i prikažite nivo postignuća ukoliko su na raspolaganju u ovom

trenutku:SC. „Indikator 1“: ciljne vrednosti SC. „Indikator 2“: ciljne vrednosti2.2. Rezultati i aktivnostiDajte vašu procenu postignutih rezultata projekta do sada?- navedite vaša zapažanja o postignutim rezultatima (outputs), ishodima (outcomes) i uticajima (impa-

ct) u vezi sa specifičnim i opštim ciljevima, i da li je projekat imao neplanirane pozitivne ili negativne rezultate.

- navedite sve rezultate ostvarene tokom perioda izveštavanja i njihove indikatore uspeha kao i aktivnosti vezane za taj rezultat R1 – „Naziv rezultata 1“





Primer: Koordintor Naziv projekta Broj ugovora CRIS No

Datum transakcije

(date of payment)

B.celina (Budget heading)

B.linija (budget

line)

Opis (Description)

Referentni dokument

(ref.document)

Datum nastanka transakcije

(date of document)

Prihod (Income)

Troškovi (Outgoings)

Broj naloga za knjiženje

(no ....)

Bankarski izvod (bank

statement)

Valuta Currency (RSD or

EUR)

Kurs na dan prijema

sredstava

Isplaćeni iznos po

kursu u EUR

(Amount in EUR)

Ostatak po kursu u evrima

(Balance in EUR)

29.12.2013 Pre financing (80% first payment)

Ugovor br. …….. 125.658,45 nal.za

knjiž. 01 1 EUR 1 125.658,45

8.1.2014 1 1.1.1. Own contribution-Project manager salary platni listić 8.1. 2014 31.518,38 nal.za

knjiž. 01 5 RSD 112,5645 280,00 125.938,45

08.01.2014 1 1.1.1. Project manager salary -January 2014 platni listić 8.1. 2014 31.518,38 nal.za

knjiž. 01 5 RSD 112,5645 280,00 125.658,45

10.01.2014 1 1.3.2. per diem-Project manager (08.01.2014)

nalog za sl.put 12/01 8.1. 2014 2.086,00 nal.za

knjiž. 05 7 RSD 112,5645 18,53 125.639,92

15.01.2014 2 2.2. Local transportation-Fuel Račun br. 258654 8.1. 2014 4.178,56 nal.za

knjiž. 06 11 RSD 112,5645 37,12 125.602,80

20.01.2014 3 3.1.Equipment-computers (Pentium, TFT monitor

5 pieces)

Pred račun 08-95 15.1. 2014 328.548,56 nal.za

knjiž. 07 19 RSD 112,5645 1.332,57 124.270,23

25.01.2014 5 5.5. Translation-14.01.2014

Račun br. 01/12 14.1. 2014 5.800,00 nal.za

knjiž. 08 15 RSD 112,5645 51,53 124.218,70

30.01.2014 1 1.1.2. Own contribution-Administrative assisstant platni listić 30.1. 2014 25.876,25 nal.za

knjiž. 02 2 RSD 112,5645 229,88 123.988,82

30.01.2014 1 1.1.2. Administrative assisstant -January salary 2014 platni listić 30.1. 2014 25.876,25 nal.za

knjiž. 02 2 RSD 112,5645 229,88 123.758,94

10.02.2014 1 1.1.3.1. Coordinator I platni listić 10.2. 2014 21.378,98 nal.za knjiž. 11 2 RSD 112,5645 189,93 123.569,02

10.02.2014 1 1.1.3.2. Coordinator II platni listić 10.1. 2014 21.378,98 nal.za knjiž. 12 2 RSD 112,5645 189,93 123.379,09

15.02.2014 1 1.2.1. Financial assistant salary –February platni listić 15.02.2014 15.000,00 nal.za

knjiž. 2 RSD 112,5645 133,26 123.245,83

17.02.2014 3 3.1.

Equipment-computers (Pentium,

TFT monitor 5 pieces)- (final payment)

Račun br. 125/14 15.02.2014 nal.za k

njiž. 3 RSD 112,5645 484,92 122.760,91

18.02.2014 1 1.3.1.Per diems for study visit to

Slovenia-20.02.2014 (first payment)

Nalog za sl.put br.....5 15.1.2014 1.450,00 nal.za

knjiž. 12 2 EUR 1,00000 1.450,00 121.310,91

20.02.2014 4 4.3. Office supplies-fotokopir papir

Račun 25.01/14 15.02.2014 11.457,69 nal.za

knjiž. 12 4 RSD 112,5645 101,79 121.209,12

03.03.2014 1 1.3.1.Per diems for study visit to

Slovenia-20.02.2014 (final payment)

Konačan obračun 5 02.03.2014 160,00 nal.za

knjiž. 8 5 EUR 1,0000 160,00 121.049,12

05.03.2014 4 4.4. Other costs-Internet nal.za knjiž. 6 RSD 112,5645 39,98 121.009,15

08.03.2014 1 1.1.1. Own contribution-Project manager salary platni listić 8.3.2014 31.518,38 nal.za

knjiž. 02 7 RSD 112,5645 280,00 120.729,14

080.3.2014 1 1.1.1. Project manager –February salary 2014 platni listić 8.3.2014 31.518,38 nal.za

knjiž. 02 7 RSD 112,5645 280,00 120.449,14

30.04.2013 5 5.1.1.

Printing material-Preparation and processing

text for printing the publication

Račun 25.01/14

nal.za knjiž. 8 RSD 112,5645 577,45 119.871,69

30.04.2013 5. 5.5. Publication translation-Autorski

ugovor br. 125/14

01.03.2014 25.500,00 nal.za knjiž. 9 RSD 112,5645 226,54 119.645,16

04.05.2014 5.1.1. 5.1.1. Publication print-600 pieces Predračun 01 25.04.2014 58.265,00 nal.za

knjiž. 9 RSD 112,5645 517,61 119.127,54

18.05.2014 1 1.1.1. Own contribution-Project manager salary platni listić 18.5.2014 31.518,38 nal.za

knjiž. 02 7 RSD 112,5645 280,00 118.555,57

18.05.2014 1 1.1.1. Project manager –March salary 2014 platni listić 18.5.2014 31.518,38 nal.za

knjiž. 02 7 RSD 112,5645 280,00 118.275,57

6.2.2. PERIODIČNI FINANSIJSKI IZVEŠTAJPri popunjavanju Aneksa VI, tabela za finansijski izveštaj, imajte u vidu sledeće:• Zaglavlje dokumenta: uneti broj ugovora i period izveštavanja (od/do)• Sekcija „Budget as per contract“: unositi informacije iz ugovora sa donatorom (proveriti da li je budžet mo-

difikovan u odnosu na verziju iz predloga projekta i u izveštaj uneti podatke iz finalne verzije).• Sekcija „Reallocation“: ukoliko je rađena realokacija u prethodnom periodu u ovoj sekciji uneti modifikovani

budžet uz referencu na broj i datum notifikacije izmene.• Sekcija „Expenditures Incurred“:

A. # Units (a): unositi broj jedinica koja se odnose na izveštavanje B. Unit cost in EUR (b): uneti podatke troškova u EURC. Total cost in EUR : (c)=a*b ; ukupni trošak za period izveštavanjaD. Cummulated costs (before current period): vrednost je 0F. Cummulated costs (from start of implementation to present report included): (f) = c+d

Hronološki pregled troškova na projektu (balance sheet) se popunjava na osnovu izvoda iz banke za projektni račun i izvoda iz budžeta lokalnih samouprava u slučaju isplata plata opštinskih/gradskih službenika.

NAPOMENA!Voditi računa da su bankarske provizije i PDV neopravdani troškovi i da ih ne unosite u Listu promena!

(I) U kolonu datum tansakcije unositi datum izvoda na kome je data promena registrovana. (II) Budžetska celina i budžetska linija podrazumeva broj i naziv budžetske celine kojoj trošak pripada (npr. 1. Ljudski resursi), a budžetska linija predstavlja broj budžetske linije u okviru navedene budžetske celine iz koje se troše sredstva (npr. 1.1.1.).

(III) Pod opisom se podrazumeva opis prihoda ili rashoda koji jasno ukazuje na koju se aktivnost odnosi. Za rasho-de koji su budžetirani na mesečnom nivou potrebno je uz opis navesti i mesec u kom je nastao (plata menadžera za septembar). Takođe za rashode vezane za putovanja navesti mesto, datum i trajanje putovanja.(IV) Referentni dokument predstavlja osnov za plaćanje nastale obaveze (ugovor, platni listić, nalog za službeni put, račun,

(v) Prihodi mogu biti u EUR za uplate donatora i RSD za učešće lokalnih samouprava. Učešće lokalnih samouprava i ostalih učesnika, predstavlja iznos definisan Ugovorom o donaciji kojim lokalne samouprave učestvuje u realizaciji projekta. Za sve troškove koji se isplaćuju iz učešća lokalnih samouprava osim plata službenika, na projektni račun neophodno je prebaciti iznos potreban za isplatu ovih troškova. Učešće može biti uplaćeno u više uplata. (VI) Za trošak plata službenika koji se isplaćuju sa žiro računa lokalnih samouprava, a predstavljaju sopstveno uče-šće u Listi promena- balance sheet, neophodno je prikazati prihod sopstvenog učešća u iznosu isplaćenih plata.

(VII) U koloni broj naloga za knjiženje se unosi broj naloga pod kojim je evidentirana promena u vašem računo-vodstvu. (VIII) U bankarski izvod se unosi broj izvoda pod kojim je evidentirana promena na vašem računu u banci (dinarski ili devizni)

(IX) U kolonu valuta unosite valutu sredstava koja su uplaćena ili isplaćena sa vašeg računa(X) U kolonu kurs na dan prijema sredstava unosite kurs na dan prijema sredstava od strane Delegacije EU.

(xi) U kolonu isplaćeni iznos po kursu u EUR unosite vrednost koju dobijate tako što podelite iznos iz kolone dobijenih odnosno isplaćenih sredstava sa kursom na dan prijema sredstava.(xii) U koloni ostatak po kursu u EUR-ima se unose iznosi koji prate svaku pojedinačnu promenu a koja se odnosi na opise i iznose transakcija koje su navedene u dnevniku promena.

!


6. Izveštavanje / 6.3 Finalni izveštaj o projektu



Delegacija EU može tražiti dodatne informacije u vezi izveštaja u bilo kom trenutku. Ukoliko do toga dođe Koordinator je dužan da u roku od najviše 30 dana odgovori na zahtev Delegacije EU na engleskom jeziku.

6.3.1. FINALNI NARATIVNI IZVEŠTAJ Za pripremu finalnog narativnog izveštaja koristite Aneks 6 Ugovora (final narrative report) koji sadrži sledeće celine / pitanja:

I. celinaU zaglavlju dokumenta potrebno je uneti: Broj ugovora i period izveštavanja (datumi od/do)II. celina1. Opis 1.1, 1.4, 1.5. i 1.6 Unesite podatke iz ugovora koji ste potpisali sa Delegacijom Evopske unije u Republici Srbiji1.2. Ime i kontakt informacije menadžera projekta 1.3. Naziv partnera: lokalni partner=koaplikant, lokalni i/ili strani EU partneri i pridružena lica1.7 i 1.8. Informacije preuzmite iz predloga projekta 1.9. Informacije preuzmite iz predloga projekta – pored vaše opštine / Srbija, ukoliko ste realizovali studijsko putovanje, navedite i partnersku opštinu, obzirom da je deo aktivnosti i tamo realizovan. III. celina2. Procena progresa u realizaciji projektnih aktivnosti2.1. Rezime projektaU jednoj sažetoj celini predstavite sažetak sprovođenje projekta tokom čitave realizacije projekta- kakav uticaj na duži rok (outcome) projekat ima u odnosu na ciljne grupe, krajnje korisnike i trenutnu situaciju u zemlji/regionu gde se projekat sprovodio - navedite ukratko za svaku od grupa koje ste naveli u predlogu pro-jekta (nemojte preskakati)- navedite indikatore specifičnog cilja (SC), i prikažite nivo postignuća ukoliko su na raspolaganju u ovom

trenutku: SC. „Indikator 1“: ciljne vrednosti SC. „Indikator 2“: ciljne vrednosti

2.2. Rezultati i aktivnostiKakva je vaša procena postignutih rezultata projekta do sada?- navedite vaša zapažanja o postignutim rezultatima (outputs), ishodima (outcomes) i uticajima (impact) u vezi sa specifičnim i opštim ciljevima, i da li je projekat imao neplanirane pozitivne ili negativne rezultate.- navedite sve rezultate ostvarene tokom perioda izveštavanja i njihove indikatore uspeha kao i aktivnosti vezane za taj rezultat R1 – „Naziv rezultata 1“- navedite stepen uspeha (kvantitativno) svakog rezultata od početka projekta prema indikatorima navedenih u logičkoj matrici:- objasnite bilo koje promene, posebnu pažnju posvetivši ne adekvatnom sprovođenju aktivnosti

1.1 „indikator 1“: ciljna vrednost (R1) 1.2 „indikator 2“: ciljna vrednost (R1)

A1.1 „Naziv aktivnosti: npr: Održavanje konferencije – navesti mesto održavanja, broj učesnika, vreme održava-nja događaja“Pokrivene tema(e)/aktivnost(i) : objasnite- navedite razloge za bilo kakve promene u sprovođenju planiranih aktivnostiobjasnite probleme (npr: zakašnjenja, odlaganja aktivnosti, ukidanja aktivnosti) kako su nastale i kako ste ih rešili > (po potrebi):- navedite sve rizike koji su mogli da ugroze realizaciju pojedinih aktivnosti iobjasniti kako ste ih prevazišli.A1.2 – Naziv aktivnosti 2“

6.3 FINALNI IZVEŠTAJ O PROJEKTU

Finalni izveštaj o projektu pre svega treba da pruži sve neophodne informacije o realizaciji projekta, sredstvima koja su korišćena i najvažnijim rezultatima ostvarenim tokom trajanja projekta. Takođe, u dodatku, izveštaj bi trebalo da pruži analizu iskustava stečenih tokom trajanja projekta i opis „naučenih lekcija“.

VAŽNA NAPOMENA! Finalni izveštaj, u skladu sa odredbama Ugovora o donaciji, morate dostaviti najkasnije 3 meseca po isteku perioda realizacije projekta, a timu programa EU Exchange 4 2 meseca pre ovog roka u 2 originala. Kada tim programa EU Exchange 4 utvrdi da je izveštaj spreman proslediće ga Delegaciji EU na odobrenje. Po odobrenju finalnog izveštaja, usaglašenog sa izveštajem nezavisnog revizora, Delegacija EU će izvršiti konačnu uplatu na račun koordinatora projekta u roku od 60 dana.

Finalni izveštaj treba da sadrži:1. Narativni izveštaj - za pripremu koristiti Aneks 6 Ugovora o donaciji „Finalni narativni izveštaj o

realizaciji projekta“2. Finansijski izveštaj - koji treba da sadrži:

a. Aneks VI Ugovora o donaciji, tabela za periodični izveštaj (final report)b. Tabela hronoloških promena na projektu (balance sheet) c. U slučaju pojednostavljenih opcija troškova potrebno je dostaviti sve neophodne kva-

litativne i kvantitativne informacije kako bi se opravdalo ispunjenje uslova za naknadu utvrđenu ugovorom o donaciji

3. Zahtev za finalnu uplatu, aneks V4. Formular za prenos vlasništva, aneks VII5. Plan komunikacije (communication plan)6. Izjava o isplati sredstava granta (Statement on disbursement of grant funds)7. Izjava o finansijskim obavezama (Confirmation Letter on Financial Obligations)8. Vidljivost projekta:

(a) sve relevantne izveštaje u vezi projekta: npr: evaluacioni izveštaj, priručnici i sl.(b) primerke svih promotivnih materijala (lifleti, publikacije, saopštenja za javnost (press rele-ses)(c) isečci iz novina

9. Elektronske verzije izveštajaSva dokumenta od 1 do 8 narezati na CD i priložiti uz štamapne verzije koje su overene i potpi-sane od strane predsednika opštine/gradonačelnika.

Svrha završnog izveštaja je da pruži dovoljno informacija Delegaciji EU i timu programa EU Exchange 4 o toku realizacije projekta i rezultatima projekta, kao i o potrošenim finansijskim sredstvima, na osnovu kojih se donosi odluka o odobrenju finalne uplate.

Najvažnije je da ovaj izveštaj bude zasnovan na mišljenjima korisnika i ciljnih grupa. Preporučuje se da se održi formalni sastanak sa određenim brojem korisnika i ostalih učesnika na projektu da bi se dobila njiho-va mišljenja o uspesima projekta, dobrim i lošim stranama. Takođe će biti važno da se konsultuju i ostali učesnici u cilju transparentnosti i stvarne predanosti u vezi sa održivošću projekata.

!





R2 – Naziv rezultata 2“2.1 “ indikator 1“: ciljna vrednost (R2)2.2 „indikator 2“: ciljna vrednost (R2)

A2.1 – „Naziv aktivnosti 1“ (R2)A2.2 – Naziv aktivnosti 2“ (R2)2.3. Navedite da li će se i na koji način projekat nastaviti nakon što je podrška Evropske unije završena. Da li je

planiran nastavak aktivnosti u narednom periodu? Šta će obezbediti održivost projekta?2.4. Objasnite na koji način je projekat obuhvatio pitanja koja se dopunjavanju, kao što su promocija ljudskih

prava, rodna ravnopravnost, demokratija, dobro upravljanje, prava deteta i lokalnog stanovništva, održivost životne sredine i borba protiv HIV / AIDS-a (ako postoji ozbiljna rasportranjenost projekata u zemlji / regionu na ove teme).

2.5. Na koji način i od strane koga je urađen monitoring i evaluacija projekta. Navedite kakvi su rezultati, uključu-jući i informacije dobijene od korisnika i drugih.

2.6. Šta su vaša organizacija i/ili partner naučili tokom realizacije projekta i kako će stečena znanja biti korišćena u budućnosti.

2.7. Navedite sve publikacije koje su urađene tokom realizacije projekta, broj kopija, kako su publikacije distri-buirane i kome?

Ne zaboravite da kopije svih publikacija dostavite uz finalni izveštaj. 2.8. Navedite listu svih nabavki (radovi, dobra, usluge) koje su realizovane tokom realizacije projekta, a čija je

vrednost iznad €60.000 navodeći za svaki ugovor: (1) iznos ugovora; (2) naziv procedure; (3) naziv izvođača radova/dobavljača robe/izvršioca usluga

IV. celina3. Podaci o partnerima i drugim vrstama saradnje3.1. Kako ocenjujete saradnju između korisnika/pridruženih lica na realizaciji projekta, (saradnici na projektu koji

su potpisali punomoćje - mandate - sa koordinatorom). Navedite podatke za svakog od korisnika/pridruže-nih lica posebno.

3.2. Da li će partnerstvo /za svakog od partnera posebno/ biti nastavljeno? Ako je odogovr da, na koji način? Ako je odgovor ne, zbog čega?

3.3. Kako ocenjujete saradnju sa vlastima i da li je ova saradnja imala nekog uticaja na realizaciju projekta3.4. Navedite informacije o saradnji sa drugim pojedincima i organizacijama na koje su aktivnosti realizovane na

projektu imale uticaja.- Saradnici- Podugovarači- Krajnji korisnici i ciljne grupe- Treća lica (uključujući druge donatore, vladine agencije, predstavnike odeljenja u lokalnim samoupravama, OCD, itd.)- Najvažnije je da navedete kako su aktivnosti uticale na krajnje korisnike i na koji način je promenjen njihov položaj. Ukoliko je krug krajnjih korisnika proširen tokom realizacije projekta (ukoliko ste od početka realizacije projekta primetili da aktivnosti utiču na položaj još nekih ciljnih grupa), navedite i ove grupe3.5. Ukoliko ste aktivnosti na realizaciji projekta povezali sa drugim projektima, navedite na koji način i kako je

ovo povezivanje uticalo na rezultate planirane projektom.3.6. Popunjavate ukoliko ste prethodno dobili donaciju od Delegacije EU u Srbiji za akciju koja je obuhvatala iste

ciljne grupe / krajnje korisnike.3.7. Kako ocenjujete saradnju sa Delegacijom Evropske unije u Republici Srbiji i timom programa EU Exchange 4?V. celina4. Vidljivost4.1. Na koji način način je obezbeđena vidljivost podrške Delegacije Evropske unije u Srbiji na projektu? Potreb-

no je da navedete na koje sve načine ste informsali korisnike i širu javnost o podršci Delegacije?VI. celina5. Mesto evidencije koja se tiče računovodstva i prateće projektne dokumentacije

Napravite tabelu u kojoj ćete prikazati mesto evidencije gde se nalazi dokumentacija računovodstva i prateće projektne dokumentacije za svakog korisnika i pridruženih lica koja su imala pravo na opravdane troškove

6.3.2. FINALNI FINANSIJSKI IZVEŠTAJPri popunjavanju Aneksa VI, tabela za finansijski izveštaj, imajte u vidu sledeće:

Zaglavlje dokumenta: uneti broj ugovora i period izveštavanja (od/do) Sekcija „Budget as per contract/addendum“: unositi informacije iz ugovora o donaci j i (prove-

riti da li je budžet modifikovan u odnosu na verziju iz predloga projekta i u izveštaj uneti podatke iz finalne verzije).

Sekcija „Reallocation allowed“: ukoliko je rađena realokacija u predhodnom periodu u ovoj sekciji uneti modifikovani budžet.

Sekcija: Expenditures Incurred“:

A. # Units (a): unositi broj jedinica koja se odnose na izveštavanje B. Unit cost in EUR (b): uneti podatke troškova u EURC. Total cost in EUR : (c)=a*b ; ukupni trošak za period izveštavanjaD. Cummulated costs (before current period): vrednost je 0 (d)F. Cummulated costs (from start of implementation) : (f) = c+d

Sekcija „Variations in comparison with initial budget“: ukoliko postoje promene u odnosu na odo-breni budžet navesti sledeće informacije:P. In absolute value in EUR - ukupni iznos u EURQ. In % - iznos u procentimaR. Explanation for all variations – objašnjenje kako je došlo do promena

Tabelu hronoloških promena na projektu (balance sheet) popunjavate u skladu sa instrukcijama koje su navedene u sekciji periodični finansijski izveštaj. !!

54 55

7. Raskidanje Ugovora o donaciji 7. Raskidanje Ugovora o donaciji

VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA 7. Raskidanje Ugovora o donaciji

VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA 7. Raskidanje Ugovora o donaciji

U slučajevima iz tačaka (c), (d) (f) (h) i (k), lice označava svako fizičko lice sa ovlašćenjima za zastupanje, odlu-čivanje i kontrolu u odnosu na korisnika (e).Institucija se odnosi na svako telo koje ispunjava kriterijume utvrđene u članu 1. Sedme Direktive Saveta Evro-pe br. 83/349/Evropske ekonomske zajednice od 13 juna 19834.

Prestanak učešća korisnika na projektu na zahtev koordinatora projektaU opravdanim slučajevima, učešće korisnika u ugovoru može biti prekinuto na zahtev koordinatora projekta. U tom slučaju, koordinator će dostaviti Delegaciji Evropske unije razloge za prestanak njegovog/njihovog uče-šća i datum sa kojim prestaje angažovanje. Takođe, koordinator projekta će dostaviti i predlog o preraspodeli zadataka i odgovornosti korisnika čije je učešće na projeku prestalo, ili o mogućim zamenama koje će preuzeti zadatake i odgovornosti. Predlog o prestanku učešća korisnika na projektu se dostavlja na vreme pre nego što prestanak angažovanja stupi na snagu. Ukoliko se Delegacija EU složi sa zahtevom, ugovor će se izmeniti u skladu sa članom 9, Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima.

Datum završetka projektaObaveze plaćanja Evropske unije prestaju 18 meseci nakon perioda realizacije projekta, koji je utvrđen ugo-vorom o donaciji, osim u slučajevima kada je ugovor završen u skladu sa članom 12 Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima. Delegacija EU će obavestiti koordinatora projekta ukoliko dođe do odlaganja krajnjeg datuma završetka projekta.

Ugovor će automatski biti raskinut ukoliko ne bude bilo zahteva za uplate ka Delegaciji EU u roku od dve go-dine od potpisivanja ugovora.

Raskidanje ugovoraU slučaju raskidanja ugovora, korisnik(ci) imaju pravo na isplatu samo onog dela donacije koji se odnosi na već odrađeni deo projekta, ne računajući troškove koji su povezani sa obavezama koje su trebale da budu realizo-vane posle datuma prekidanja ugovora.

U ovom slučaju, koordinator će podneti zahtev za plaćanje Delegaciji Evropske unije u roku koji je utvrđen članom 15 (2), Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima, počevši od dana raskida ugovora.

U slučajevima raskida ugovora, predviđenih tačkama a), c), d), f), h) i k) Delegacija Evropske unije može, posle konsultacija sa koordinatorom i u zavisnosti od ozbiljnosti neuspeha, zahtevati povraćaj punog ili delimičnog iznosa koji je već isplaćen u skladu sa Ugovorom o donaciji.

Administrativne i finansijske kazneKorisnik(ci) donacije koji je podneo lažne izjave, koji je namerno načinio značajne greške ili počinio prevaru, ili je otkriven u malverzacijama koje jasno odstupaju od dogovorenih ugovornih obaveza, može biti isključen iz svih ugovora koje finansira donator – Evropska unija, na maksimalni period od 5 godina od datuma kada je prevara utvrđena. Ovaj period može se produžiti i na period do 10 godina ukoliko se prevara ponovi u nazna-čenom periodu od 5 godina.

Kao dopuna ili jedan od pristupa kada su u pitanju administrativne sankcije a koje su utvrđene u članu 12.8, Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima, korisnik(ci) mogu takođe biti predmet finansijske kazne koja predstavlja 2-10% ukupne vrednosti ugovora. Ova stopa može se povećati na 4-20%, u slučaju ponovljenih krivičnih dela u roku od pet godina od prvog prekršaja.

Evropska komisija će zvanično obavestiti korisnika(e) po pitanju donošenja bilo kakvih odluka koje se tiču primene gore navedenih kazni.

4 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31983L0349:en:NOT

7. RASKIDANJE UGOVORA O DONACIJI

Ako jedna od ugovornih strana (koordinator projekta ili Delegacija EU) smatra da ugovor ne može biti rea-lizovan na efikasan ili odgovarajući način, konsultovaće drugu ugovornu stranu. Ukoliko ne uspeju da nađu zajedničko rešenje za nastavak realizacije projekta, obe strane mogu prekinuti ugovor podnošenjem pismenog obaveštenja najmanje dva meseca unapred bez obaveza da plate finansijsku kompenzaciju.

Delegacija EU može da prekine ugovor ili da isključi bilo kog korisnika donacije nakon konsultacija sa koordina-torom projekta bez obaveze da plati bilo kakvu kompenzaciju, u sledećim slučajevima:

a) kada Korisnik(ci) nije uspeo da ispuni bilo koju od obaveza koje je preuzeo ugovorom, individualno ili za-jednički; niti je u roku od 30 dana po dobijanju pismenog zahteva da ispuni svoje obaveze pružio opravdan razlog za neispunjenje obaveza;

b) ako je Korisnik(ci) bankrotirao ili je pod stečajem, istragom ili u sudskom procesu, ako je podigao kredit, ima privremenu blokadu poslovanja, ako je predmet istrage po nekom od ovih pitanja ili je u proceduri predvi-đenoj nacionalnim zakonodavstvom;

c) ako je Korisnik(ci), ili bilo koja osoba ili institucija, a koje su u neposrednoj vezi sa njima, osuđen krajnjom sudskom odlukom za bilo koje krivično delo vezano za povredu profesionalnih pravila;

d) ako je Korisnik(ci), ili bilo koja osoba ili institucija, a koje su u neposrednoj vezi sa njima, uključen u bilo kakav akt prevare, korupcije, kriminalnog delovanja, pranje novca ili u bilo kakvu ilegalnu aktivnost štetnu za finansijski interes EU;

e) kada Korisnik(ci), promeni pravnu, finansijsku, tehničku, organizacionu ili vlasničku situaciju ili prestanak učešća korisnika značajno utiče na sprovođenje ugovora ili dovodi u pitanje odluku o dodeli sredstva;

f) kada je Korisnik(ci) ili bilo koje lice u vezi sa njim(a), kriv za davanje lažnih izjava u sledećim slučajevi-ma: pružanju potrebnih informacija u postupku dodele ugovora; tokom procesa sprovođenja projekta ili nedostavljanju informacija / dokumentacije u roku definisanim ugovorom, a na zahtev Delegacije Evropske unije;

g) kada Korisnik(ci) nije izmirio obaveze u pogledu plaćanja socijalnog osiguranja i/ili poreza u skladu sa naci-onalnim zakonodavstvom;

h) kada Delegacija EU poseduje dokaze da je Korisnik(ci) ili bilo koja osoba ili institucija a koje su u nepo-srednoj vezi sa donacijom na neregularan način ostvarile pravo na donaciju (prevarom ili greškom) ili na neregularan način koristile donaciju;

i) kada je Korisnik(ci) pod administrativnom zabranom u skladu sa članom 12.8, Aneks II – Opšti uslovi Evrop-ske komisije za ugovore o grantovima;

j) kada Delegacija EU poseduje dokaze da je Korisnik(ci) u konfliktu interesa;

k) kada Evropska komisija ima dokaze da je Korisnik(ci) izvršio sistemske ili ponavlja greške ili nepravilnosti, prevare, ili teže povrede obaveza iz drugih donacija koje finansira Evropska unija, a koje su dodeljene pod sličnim uslovima, pod uslovom da te greške, nepravilnosti, prevare ili ozbiljne povrede obaveza imaju zna-čajan uticaj na ovu donaciju.

56 57

8. Procedure vezane za vidljivost projekta 8. Procedure vezane za vidljivost projekta

VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA 8. Procedure vezane za vidljivost projekta

VODIČ ZA REALIZACIJU PROJEKATA 8. Procedure vezane za vidljivost projekta

VAŽNA NAPOMENA!Komunikacioni plan biće razrađen u saradnji sa EU Exchange 4 timom tokom prvog meseca realizacije projekta. Komunikacioni plan se radi na engleskom jeziku i dostavlja EU Exchange 4 timu koji će ga proslediti Delegaciji EU u Republici Srbiji na odobrenje. Odobrenje možete očekivati u roku od oko dve nedelje.Prema ugovoru o donaciji izveštaj o realizaciji Komunikacionog plana je jedna od obaveznih stavki koja predstavlja sastavni deo finalnog izveštaja projekta.

Koordinator projekta će na početku projekta, u saradnji sa ostalim učesnicima na projektu i u saglasnosti sa timom EU Exchange 4 programa, napraviti plan komunikacije vezane za projekat. Plan će sadržati pregled svih promotivnih aktivnosti na projektu.

VAŽNA NAPOMENA!Za štampane materijale i druga vizuelna sredstva potrebno je pribaviti odobrenje od strane Delegacije Evropske unije u Srbiji.Za uspešno dobijanje odobrenja potrebno je prvo dostaviti predlog idejnog rešenja timu programa EU Exchange 4. Članovi tima će sugerisati određene korekcije u idejnom rešenju (ukoliko je potrebno), a zatim finalnu verziju proslediti Odeljenju za komunikacije i informisanje Delegacije Evropske unije u Srbiji. Okvirni rok za dobijanje informacije o finalnom odobrenju od strane Delegacije EU je 2 nedelje od trenutka prijema finalne verzije, tako da je potrebno imati u vidu ovu činjenicu prilikom planiranja izrade promo materijala. Odgovor Delegacije EU o odobrenju ili potrebnim korekcijama, biće vam prosleđen od članova tima programa EU Exchange 4 u najkraćem roku.

VAŽNA NAPOMENA!Tim programa EU Exchange 4 će pripremiti i dostaviti zajedničke promotivne materijale za sve lokalne samouprave koje učestvuju u realizaciji grant šeme i to:1. Info table2. Banere3. Liflete 4. Postere

VAŽNA NAPOMENA!Tokom trajanja programa EU Exchange 4 Stalna konferencija gradova i opština će u okviru internet prezentacije programa i časopisa SKGO „Lokalna samouprava“, objavljivati vesti o najvažnijim aktivnostima na programu. Pozivamo vas da nam dostavite priloge o uspesima na vašim projektima (sa fotografijama veće rezolucije) i mi ćemo ih postaviti na veb sajt programa i objaviti u „Lokalnoj samoupravi“.

Uputstvo za vidljivost EU i prateće anekse možete naći na CD-u uz ovaj priručnik i na veb sajtu: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

Korisne informacije, kao i dobre primere komunikacije u promociji projektnih aktivnosti možete videti putem EU Exchange 4 i SKGO veb sajtova, kao i putem naloga SKGO na društvenim mrežama Facebook i Twitter.

8. PROCEDURE VEZANE ZA VIDLJIVOST PROJEKTA

Potpisivanjem Ugovora o donaciji postajete korisnik donacije Evropske unije i morate prihvatiti i ispošto-vati određene procedure vezane za vidljivost projekta. Ova pravila su osmišljena i objavljena od strane Evropske komisije.

Poštovanje ovih procedura je obaveza svih korisnika donacija Evropske unije.

U nastavku teksta date su osnovne informacije o procedurama vidljivosti projekata, dok je detaljan pregled pri-kazan u Dodatku 1 Priručniku za efikasniju komunikaciju i promociju EU projekata u lokalnim samoupravama.

Svrha procedura koje se odnose na vidljivost projekata je da sve akcije koje su finansirane od strane Evropske unije budu adekvatno medijski propraćene, odnosno da su preduzete radnje za predstavljanje aktivnosti u lokalnoj zajednici.

Procedure obuhvataju pisane i vizuelne EU identitete (logo) i treba da se koriste u izveštajima, biltenima, na konferencijama, skupovima, prezentacijama, pozivnicama, oznakama i svim drugim prilikama koje mogu da se iskoriste da se naglasi podrška Evropske unije.

Posebno treba voditi računa da opština mora da naglasi da je projekat finansijski podržan od strane Evropske unije u informacijama koje se daju finalnim korisnicima projekta, u svojim internim i godišnjim izveštajima i u svim kontaktima sa medijima. Takođe, potrebno je da logo Evropske unije bude izložen na vidljivim mestima i u svim adekvatnim prilikama (konferencije za medije, prezentacije, seminari).

Svako saopštenje ili publikacija od strane opštine koja se odnosi na, ili finansira iz projekta, uključujući i one koje se daju na konferencijama ili seminarima, moraju sadržati izjavu da je projekat podržan sred-stvima Evropske unije.

VAŽNA NAPOMENA! Korisnik će u svim svojim kontaktima sa javnošću konstantno spominjati da je u pitanju akcija koja je finansirana od strane Evropske unije. Tekst koji treba koristiti je:

Projekat finansira Evropska unija.

Promotivni materijali koje izdaje korisnik donacije, u bilo kojoj formi (štampanje publikacija, izrada video klipova ili reklama) i na bilo kom mediju, uključujući i internet, mora sadržati sledeći tekst:

„Ova publikacija/film/reklama napravljena je uz finansijsku pomoć Evropske unije. Za sadržaj ovog dokumenta isključivo je odgovorna <ime lokalne samouprave> i on ne predstavlja zvaničan stav Evrop-ske unije.”

!

!

!

!

!

!

!

!

!

!


REČNIK POJMOVA REČNIK POJMOVA

DelotvornostEng. Effectiveness

Jedan od kriterijuma na osnovu kog se vrši evaluacijaprograma koji se finansiraju iz EU.

EvaluacijaEng. Evaluation

Razlikuju se tri vrste evaluacije:1. ‘Ex-ante’ evaluacija predstavlja ocenjivanje predloga projekata u pogledu izvodljivosti i uticaja koji može ostvariti promenu postojećeg stanja.2. ‘Interim’ evaluacija je periodično ocenjivanje efikasnosti, efektivnosti, uticaja, održivosti i značaja projekta u kontekstu postavljenih ciljeva.3. ‘Ex-post’ evaluacija se sprovodi po završetku projekta i predstavlja objektivnu procenu postignutog u odnosu na ciljeve, rezultate, aktivnosti i korišćena sredstva, kako bi se iz svega naučilo nešto od koristi za dalji rad.Evaluacija može biti interna (sprovodi je projektni tim) i eksterna (sprovodi je nezavisni stručnjak ili organizacija).

EfikasnostEng. Efficiency

Jedan od kriterijuma na osnovu kog se vrši evaluacija programakoji se finansiraju iz EU.

DobavljačEng. Contractor

Lice ili organizacija sa kojim/kojom se potpisuje ugovor za usluge, robu ili radove.

Izvori verifikacijeEng. Sources of Verification

Kako bi se izmerilo da li i koliko su indikatori projekta poštovani, potrebno je prikupiti informacije iz dgovarajućih dokumenata ili od odgovarajućih tela. Kolona za izvore verifikacije u logičkoj matrici projekta sadrži doku-menta ili tela od kojih ili iz kojih se neophodni podaci mogu prikupiti.

IndikatoriEng. Indicators

Ovi kriterijumi se određuju tokom procesa planiranja projekta i njima se određuju ciljevi koje treba ostvariti postizanjem rezultata i ciljeva tokom i posle sprovođenja (npr. X kilometara puta će biti napravljeno, X broj ljudi će se zaposliti posle obuke). Indikatori (pokazatelji) u logičkoj matrici projekta, kada se nalaze u određenoj koloni, predstavljaju se na nivou rezultata, cilja projekta i opšteg cilja. Pokazatelji su primarni kriterijumi na osnovu kojih se meri napredak programa i projekta, i oni predstavljaju ključ na osnovu koga će se uraditi valjano praćenje i evaluacija i samim tim moraju biti objektiv-no merljivi pa se zato ponekad nazivaju objektivno verifikovani indikatori.

KofinansiranjeEng. Co-financing

Finansiranje programa i projekata iz sredstava EU obično podrazumeva ko-finansiranje prihvatljivih troškova (npr. EU ne plaća 100% nekog projekta); ostatak se mora pokriti iz javnih sredstava koje ulaže korisnik.

Krajnji korisnikEng. Final Beneficiary (FB)

Što se tiče dodele bespovratnih sredstava, krajnji korisnik je onaj koji će imati dugoročne koristi od projekta na nivou čitavog društva ili sektora.

REČNIK POJMOVA

AktivnostiEng. Activities

Posebni zadaci i mere, detaljno opisani u Prijavi, koje treba izvršiti kako bi se dobili očekivani rezultati projekta

Akcioni plan komunikacijeEng. Communication plan

Na početku realizacije programa koji se finansira iz EU, koordinator projekta mora da razvije plan aktivnosti vezanih za komunikacije kako bi se projektu obezbedio publicitet i vidljivost

Aplikant/KoordinatorEng. Applicant

Podnosilac predloga projekta. Aplikant je koordinator projekta i direktno je odgovoran za upravljanje i sprovođenje projekta.

Donacija/Bespovratna sredstvaEng. Grant

Donacija/Bespovratna sredstva (grantovi) su određena suma novca koja se dodeljuje licu ili organizaciji u određene svrhe. Dodeljivanje donacije se formalno uređuje sporazumom/ugovorom o donaciji koji se potpisuje iz-među tela za ugovaranje i korisnika donacije. Lice/organizacija koji su dobili donaciju se biraju preko poziva za dostavljanje predloga projekata.

VidljivostEng. Visibility

Na nivou projekta, korisnici donacije su obavezani odgovarajućim odred-bama ugovora, da obezbede da je šira javnost obaveštena o finansiranju, naročito Priručnikom za komunikacije i vidljivost eksternih aktivnosti EU (vidi http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility).

Ko-Aplikant/Korisnik donacijeEng. Co-Applicant

Korisnik donacije zajednički sprovodi projekat sa koordinatorom projek-ta. Odgovornost za projekat snose pojedinačno ili zajednički prema Dele-gacije Evropske unije preduzimajući sve neophodne i potrebne mere u cilju obezbeđivanja ulova da se projekat sprovode u skladu sa opisom projekta i uslovima ugovora o donaciji.

Delegacija Evropske unijeEng. European Union Delegation (EUD)

Evropska unija ima lokalna predstavništva u svim zemljama EU (pred-stavništva EU) i izvan EU (delegacije EU). U državama kandidatima (DK) i potencijalnim DK, delegacija EU je nadležna za praćenje političke situacije (tu spada i napredak u ispunjavanju kriterijuma pristupanja) i sprovođenje fondova EU (tj. IPA).

DopunaEng. Addendum

Dokument kojim se značajno menjaju uslovi i zahtevi sporazuma i/ili ugovora.



Posebni usloviEng. Special Conditions

Na sve ugovore se primenjuju određeni uslovi koji opisuju obaveze tela za ugovaranje/naručioca i dobavljača ili korisnika granta.

Pravilo poreklaEng. Rule of origin

U skladu sa pravilima nabavki za fondove EU izvan EU, proizvodi moraju da potiču iz „prihvatljivih država“. Ove prihvatljive države se razlikuju za svaki program EU. Za IPA, oni uključuju države članice, države kandidate i poten-cijalne DK. Pogledati odeljak 2.3.1 PRAG-a za više informacija, kao i njegov aneks A2 za celokupnu listu prihvatljivih država u okviru IPA-e.

Pravne tekovine EUEng. Acquis communautaire (acquis)

Ovaj termin se uobičajeno koristi da označi celokupno zakonodavstvo EU, a tu spadaju i sva poglavlja, uredbe i direktive koje su usvojile institucije EU i sve sudske odluke Evropskog suda pravde.

Praktične smernice (PRAG)Eng. PRAG (Practical Guide to EC External Aid Contract Procedure)

Praktični vodič za ugovorne postupke za eksterne aktivnosti EK. PRAG sadrži detaljne procedure za javne nabavke i dokumenta koja treba koristiti za dodelu ugovora i donacija iz fondova EU izvan same EU.

Praćenje prema rezultatima

Eng. Results-Oriented Monitoring (ROM)

Ovo je sistem EK za prikupljanje širokog spektra kvantitativnih i kvali-tativnih podataka o učinku razvojnih projekata i programa koji uživaju finansijsku podršku EK. Podatke za Praćenje prema rezultatima iz izvora EK prikuplja nezavisni stučnjak kroz redovne ocene projekata i programa koje se sprovode na licu mesta i u bukvalno svim partnerskim državama evropske zajednice.

PraćenjeEng. Monitoring

Projekti koji se finansiraju iz IPA prate se tokom sprovođenja kako bi se obezbedilo da se realizuju po planu. Praćenje na nivou projekata podrazu-meva kontrolisanje napretka u odnosu na ciljeve i rezultate koji su navedeni u projektnom dokumentima sa navođenjem indikatora napretka.

PrevaraEng. Fraud

U EU se prevara formalno definiše kao „bilo koji namerni čin ili omaška koji se odnose na: (i) predstavljanje ili upotrebu lažnih, netačnih ili nepotpu-nih izjava ili dokumenata, što za posledicu ima nezakonito prisvajanje ili bespravno zadržavanje sredstava iz opšteg budžeta Evropske zajednice ili budžeta kojim se upravlja u ime Evropske zajednice, (ii) zadržavanje informacija o narušavanju određene obaveze, što ima istu posledicu, ili (iii) pogrešno korišćenje tih fondova u svrhu koja nije ona za koju su sredstva zaista namenjena“.

Povraćaj sredstavaEng. Refund

U nekim slučajevima je neophodno povući novac iz država, organizacija ili lica koja koriste sredstva EU, na primer kada su one preplaćene ili kada je dokazano da su počinile određene nepravilnosti (npr. primena neodgovara-juće procedure javnih nabavki).

NepravilnostiEng. Irregularity

EU nepravilnost formalno definiše kao , svako kršenje odredbe ugovora ili pravila koja su na snazi, nastalih kao rezultat čina ili propusta koji imaju, ili bi mogli da imaju uticaj na budžet Evropske unije u vidu naplate neoprav-dane stavke iz budžeta“.

OdrživostEng. Sustainability

Jedan od kriterijuma prema kojima se ocenjuju programi koje finansira EU. Verovatnoća da će se nastaviti koristi od projekta i nakon završetka spoljne podrške. Ključni faktori održivosti projekta su: uključenost korisnika, kvalitet upravljanja, ravnopravnost polova, ekonomski i finansijski kapaciteti, politč-ka i institucionalna podrška itd.

Evropska antikorupcijska agencija

Eng. OLAF (Office de Lutte Anti-Fraude/European Anti-fraud Office)

OLAF je telo EU koje je nadležno za istrage u slučajevima u kojima se sumnja na prevare u vezi sa evropskim fondovima. Njega stoga moraju informisati o nepravilnostima svi organi koji su uključeni u upravljanje i sprovođenje fondova EU.

Opšti uslovi

Eng. General Conditions

Svi ugovori se dodeljuju prema određenim uslovima koji navode dužnosti tela za ugovaranje ili korisnika donacije. Obično postoje posebni uslovi i opšti uslovi. Opšti uslovi su standard za pojedinačne dobavljače u zavisno-sti od posla (npr. usluge, roba, radovi), kao i pojedinačnih dodela donacija, a to su uslovi koji se ne menjaju od ugovora do ugovora ili granta do granta (nrp. Postupak plaćanja, izveštavanje).

Otvoren tenderski postupak

Eng. Open tender procedure

Postupak za nabavku robe i radova koji se javno objavljuje putem odgova-rajućih medija. Otvoren tenderski postupak može biti lokalni (tj. objavljen jedino u lokalnim medijima) ili međunarodni (tj. objavljen u međunarodnim medijima).

Poziv za dostavljanje predloga projekata

Eng. Call for Proposals (CfP)

Šema dodeljivanja donacija se oglašava kada se objavi poziv za dostavljanje predloga projekata. U okviru poziva za dostavljanje predloga projekata se navode kriterijumi koje prijave za donaciju moraju da ispune, između osta-log i osobe/organizacije koje ispunjavaju uslove, projektni ciljevi i sadržaj, minimum i maksimum vrednosti donacije i period sprovođenja, kao i krajnji rok do kog prijave moraju biti podnete. Pozivi za dostavljanje predloga projekata se objavljuju sa uputstvima za prijavljivanje. Prijave koje stignu do utvrđenog roka se onda ocenjuju i najbolje dobijaju sredstva. Zatim se sa osobama/organizacijama koje su izabrane potpisuju ugovori o donaciji.

PonuđačEng. Tenderer

Konzorcijum, privredno društvo ili lice koje dostavlja ponudu kao odgovor na poziv da se prijavi na tender.



Projektni zadatakEng. Terms of Reference (ToR)

Projektni zadatak opisuje prirodu usluga koje će izvođač pružati, uklju-čujući pojedinačne zadatke, neophodnu stručnost, vremenski raspored aktivnosti, kao i neke osnovne informacije. Projektni zadaci se nalaze u „opisnom“ delu tenderskog dosijea.

Procedura nabavkeEng. Procurement procedure

Ovaj pojam se odnosi na nabavku usluga, dobara i radova, počev od objavljivanja obaveštenja o nabavci (za restriktivnu i otvorenu tendersku proceduru), poziva za dostavljanje ponuda (pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda) sve do dodele ugovora.

Povezana licaEng. Affiliated Entities

Pravna lica u sastavu jednog pravnog lica, uključujući i to kada je pravno lice formirano konkretno radi realizacije aktivnosti. U tom slučaju takvo pravno lice može se prijaviti kao kandidat ili ko-aplikant a ostala pravna lica kao pravna lica povezana sa tim pravnim licem(ima) ili Pravna lica koja su povezana sa aplikantom, prvenstveno pravnom vezom ili kapitalom, koji niti je ograničen na predloženu aktivnost niti uspostavljen samo radi reali-zacije predložene aktivnosti, pod uslovom da aplikant ispunjava kvalifikaci-one kriterijume i da se na njega primenjuju kriterijumi neisključenja.

RevizijaEng. Audit

Provera organizacije, osobe, programa ili ugovora na osnovuusklađenosti sa određenim pravilima i procedurama, kriterijumima ili zadatim ciljevima. U slučaju programa EU Exchange 4, revizorsku kuću angažovaće DEU.

RezultatiEng. Results

To su indikatori učinka koji se koriste tokom praćenja i evaluacije, a koji su posledica određene aktivnosti. Rezultati proističu iz realizacije učinka projekta i odnose se na efekat koji na korisnika imaju promene u njegovom ponašanju, kapacitetu ili funkcionisanja.

RelevantnostEng. Relevance

Jedan od kriterijuma na osnovu kojih se evaluiraju programi koje finansira EU. Predstavlja prilagođenost ciljeva projekta stvarnim problemima, potre-bama i prioritetima ciljne grupe i korisnika.

Restriktivni tenderski postupakEng. Restricted tender procedure

Postupak nabavke u skladu sa PRAG-om kojim telo za ugovaranje bira konzorcijum, privredna društva ili lica koja će izraziti interes za realizaciju određenog ugovora. Obično se koriste za nabavku usluga.

RizikEng. Risk

Kada se koristi u vezi sa sprovođenjem projekta, pojam „rizik“ označava okolnosti ili akcije (ili njihovo odustvo) koje mogu imati negativan uticaj na postizanje ciljeva ili realizaciju aktivnosti projekata

Smernice za prijavljivanjeEng. Guidelines for Applicants (GfA)

Smernice za prijavljivanje se objavljuju kada i poziv za dostavljanje pred-loga projekta i sadrže detalje o kriterijumima koji se moraju ispuniti kao i savete o tome kako popuniti prijavni obrazac.

Sukob interesaEng. Conflict of Interest

Sve što ugrožava mogućnost korisnika donacije da da objektivno i nepri-strasno stručno mišljenje ili ga u bilo kom trenutku sprečava da prednost da interesima Ugovornog tela, tj donatora.

Ugovorno telo/NaručilacEng. Contracting Authority

Organizacija koja potpisuje ugovor s uspešnim podnosiocem prijave, ponu-đačem, kandidatom ili zainteresovanim licem. Za grant šemu EU Exchange 4 programa, ugovorno telo je Delegacija Evropske unije (DEU).Za svrhe ove grant šeme prilikom nabavki bilo koje vrste Naručioci su kori-snici donacije i povezana lica.

UgovorEng. Contract

Pravno obavezujući ugovor se potpisuje između tela za ugovaranje/na-ručioca i dobavljača ili korisnika donacije. Poslednja faza postupka javne nabavke, ugovori se mogu odnositi na donacije, usluge, robu, radove.

UticajEng. Impact

Efekti projekta na šire okruženje i doprinos projekta širim sektoralnim cilje-vima, predstavljenim u opštim ciljevima projekta.

UčinakEng. Outputs

To su pokazatelji delovanja koji se koriste za praćenje i evaluaciju, a koji su direktni rezultat neke aktivnosti. Ulazni parametri jednog projekta vode ka učinku ili učincima koji se mogu meriti fizičkim jedinicama, a nakon toga proveravati. Primer mogu biti izgrađeni kilometri nekog puta, ili broj obuče-nih ljudi. Videti i rezultate.

CiljeviEng. Objectives

Opšti ciljevi - glavni cilj kome će projekat doprineti, kao što je navedeno u Prijavi, koji se bavi osnovnim problemom (preblemima), a može se definisa-ti u smislu održivih koristi za ciljnu(e) grupu(e). Posebni ciljevi - tačno određeni ciljevi, kao što je navedeno u Prijavi, koje projekat teži direktno da ostvari kroz aktivnosti.

Ciljna grupaEng. Target group

Kao što sam pojam kaže, grupa organizacija ili lica koja će biti pod pozi-tivnim, uglavnom direktnim uticajem programa, prioritetne ose, mere, operacije ili projekta.


Priručnik za EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA

STALNA KONFERENCIJA GRADOVA I OPŠTINA - SAVEZ GRADOVA I OPŠTINA SRBIJE

Program EU Exchange 4

Beograd, 2014.

Dodatak 1

STALNA KONFERENCIJA GRADOVA I OPŠTINA - SAVEZ GRADOVA I OPŠTINA SRBIJEProgram EU Exchange 4

Priručnik za EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA

Izdavač:Stalna konferencija gradova i opštinaMakedonska 22/VIII, Beogradwww.skgo.org

Za izdavača:Đorđe Staničićgeneralni sekretar

Priručnik pripremio tim programa EU Exchange 4

Grafički dizajn i štampa:Digital Art Company

Tiraž: 90

ISBN 978-86-88459-30-3

Beograd, 2014

Priručnik za efikasniju komunikaciju i promociju EU projekata u lokalnim samoupravama je izdanje Stalne konferencije gradova i opština – Saveza gradova i opština Srbije (SKGO) koje u okviru svojih projektnih aktivnosti podržava program EU Exchange 4. Program finansira Evropska unija, njim rukovodi Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji, a sprovodi ga SKGO.

Publikacija je napravljena uz finansijsku pomoć Evropske unije. Sadržaj ove publikacije predstavlja isključivu odgovornost izdavača i ne predstavlja zvaničan stav Evropske unije.

6 PRAVILA EFIKASNE PROMOCIJE EU PROJEKATA ................................................................................................................................................................................... 87 6.1 ELEMENTI VIZUELNOG IDENTITETA EU ................................................................................................................................................................................................................................88 6.1.1. Obrazac za alate interne/eksterne komunikacije ......................................................................................................................................................88 6.1.2. Logo Evropske unije ................................................................................................................................................................................................................................................................................89 6.1.3. Odgovornost o sadržaju materijala ................................................................................................................................................................................................................90 6.1.4. Internet linkovi .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................90 6.1.5. Vidljivost obeležja EU nakon završetka akcije .....................................................................................................................................................................90 6.1.6. Internet prezentacije .............................................................................................................................................................................................................................................................................90 6.1.7. Info table i komemorativne plakete .............................................................................................................................................................................................................90 6.1.8. Baneri ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................92 6.1.9. Vozila i oprema ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................92 6.1.10. Promotivni materijali ........................................................................................................................................................................................................................................................................93 6.1.11. Fotografije .....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................94 6.1.12. Audio – video materijali ..........................................................................................................................................................................................................................................................94 6.1.13. Događaji od javnog značaja i posete ..................................................................................................................................................................................................94

7. PITANJA I POMOĆ ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 95

SAVETI ZA EFIKASNIJU PROMOCIJU PROJEKATA FINANSIRANIH U OKVIRU EU EXCHANGE 4 GRANT ŠEME ................................................................................................................................................................................................................................. 96

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI ČVRSTOG OTPADA ..................................................................................... 96 SARADNJA SA DRUGIM EU PROJEKTIMA KOJI SE BAVE ZAŠTITOM ŽIVOTNE SREDINE ...........................................96 SARADNJA SA MEDIJIMA ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................97 PROMOTIVNE AKTIVNOSTI – PODIZANJE JAVNE SVESTI O ZAŠTITI ŽIVOTNE SREDINE I EDUKACIJA GRAĐANA .................................................................................................................................................................................................................................97

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI UPRAVLJANJA IMOVINOM ................................................98

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI POLJOPRIVREDNE SARADNJE/ZADRUGARSTVA ..................................................................................................................................................................................................99

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI SOCIJALNE ZAŠTITE/POMOĆ U KUĆI ..............100

1. UVOD ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 71

2. RADNA GRUPA ZA REALIZACIJU PROJEKTA ....................................................................................................................................................................................................... 72 2.1. KOMUNIKACIONA ŠEMA I OSNOVNI ALATI INTERNE I EKSTERNE KOMUNIKACIJE ................72 2.2. KAKO SASTAVITI USPEŠAN TIM .........................................................................................................................................................................................................................................73 2.3. VREDNOST VOLONTERA ............................................................................................................................................................................................................................................................................74

3 KOMUNIKACIONI PRISTUP ................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 75 3.1. KOMUNIKACIONI PLAN ................................................................................................................................................................................................................................................................................75

4. KOMUNIKACIONE TEHNIKE I ALATI .................................................................................................................................................................................................................................................. 76 4.1. KOMUNIKACIONE TEHNIKE I ALATI ......................................................................................................................................................................................................................76 4.2. INFORMATIVNI I PROMOTIVNI MATERIJALI/ALATI ...........................................................................................................................................76 4.2.1. Osnovne informacije o projektu (Project Fact Sheet) ....................................................................................................................................76

4.2.2. Lifleti, brošure i redovna obaveštenja o projektu .....................................................................................................................................................77

4.2.3. Lista projekata koji su u vašoj opštini finansirani od strane EU ...........................................................................................78

4.2.4. Nacrt scenarija za intervju (radio/TV/štampa) ...................................................................................................................................................................79

4.2.5. Promotivni tekst za medije ....................................................................................................................................................................................................................................................79

4.2.6. Posteri i baneri (Roll up) ................................................................................................................................................................................................................................................................79

4.2.7. Mape .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................79

4.2.8. Baner za internet prezentaciju .....................................................................................................................................................................................................................................79

4.2.9. Elektronska čestitka ...................................................................................................................................................................................................................................................................................80 4.3. VEŠTINE PISANJA .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................80

5 KOMUNIKACIONI AKCIONI PLAN I KOMUNIKACIONE AKTIVNOSTI ..................................................................................... 82 5.1. PRIMERI KOMUNIKACIONIH AKTIVNOSTI .....................................................................................................................................................................................82 5.1.1. Promovisanje projekta u skupštini grada ........................................................................................................................................................................................82

5.1.2. Promovisanje projekta u medijima (štampa, radio, TV, društvene mreže) .............................................82

5.1.3. Saradnja sa EU EXCHANGE 4 timom .........................................................................................................................................................................................................83

5.1.4. Saradnja sa drugim EU projektima na teritoriji opštine/grada i na nacionalnom nivou ....................83

5.1.5. Saradnja sa projektima koje je finansirala EU u regionu/međunarodno ...................................................83

5.1.6. Saradnja sa institucijama od javnog značaja ........................................................................................................................................................................83

5.1.7. Saradnja sa partnerskim opštinama, regionalnim razvojnim agencijama,

civilnim sektorom i nevladinim organizacijama ...........................................................................................................................................................84

5.1.8. Saradnja sa EU Info centrom ............................................................................................................................................................................................................................................84

5.1.9. Saradnja sa drugim EU programima tehničke pomoći ............................................................................................................................84

5.1.10. Promo info akcije u centru grada ...................................................................................................................................................................................................................84

5.1.11. Organizacija medijskih događaja ...................................................................................................................................................................................................................85

5.1.12. Posete novinara .............................................................................................................................................................................................................................................................................................85

5.1.13. Posećujte konferencije, okrugle stolove, forume i sajmove ....................................................................................................85

5.1.14. Društvene mreže – Facebook, Twitter, YouTube, Blog ............................................................................................................................85

5.1.15. Procena komunikacionih aktivnosti ........................................................................................................................................................................................................86

SADR

ŽAJ

70 71PRIRUČNIK ZA EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA PRIRUČNIK ZA EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA

EU EXCHANGE 4 PROGRAM

EU EXCHANGE 4 PROGRAM

Program EU EXCHANGE 4 predstavlja nastavak akcija i mera koje su zapo-čete u okviru programa Exchange 1, Exchange 2, i Exchange 3 i usmeren je na uvođenje evropskih modela u funkcionisanje i jačanje kapaciteta i efikasnosti lokalnih samouprava u Srbiji.

EU Exchange 4 je dvogodišnji program koji finansira Evropska unija. Pro-gramom rukovodi Delegacija Evropske unije u Srbiji, a sprovodi ga Stalna konferencija gradova i opština - Savez gradova i opština Srbije.

Opšti cilj Programa EU EXCHANGE 4 je da doprinese procesu strateških promena na lokalnom nivou kroz unapređenje administrativnih kapaciteta i efikasnosti pružanja usluga u jedinicama lokalne samouprave u Srbiji, a u skladu sa principima reforme javne uprave, posebnim nacionalnim politi-kama i praksom EU.

Kako bi doprineo postizanju gore pomenutog opšteg cilja, EU Exchange 4 je svoje projektne aktivnosti usmerio na jačanje jedinica lokalne samou-prave u oblasti opštinskog planiranja, finansija i pružanja usluga. Specifični ciljevi programa su podeljeni na tri komponente:

Komponenta 1: Podrška sprovođenju relevantnih nacionalnih prioriteta lokalnih samouprava kroz povezivanje sektorskih strategija i akcionih pla-nova i razvoj specifičnih opštinskih infrastrukturnih projekata.

Komponenta 2: Podrška fiskalnoj decentralizaciji kroz olakšavanje primene novih finansijskih propisa u oblasti programskog budžetiranja, lokalnih po-reskih administracija i alternativnih izvora finansiranja.

Komponenta 3: Podrška sprovođenju prioritetnih nacionalnih mera u obla-stima ekonomskog razvoja, socijalnih usluga i zaštite životne sredine na lokalnom nivou, kroz projekte u okviru grant šeme.

Kranji korisnici programa su gradovi i opštine u Srbiji, i njihovi građani kao korisnici poboljšanih usluga svojih lokalnih samouprava. Za više informaci-ja o programu EU EXCHANGE 4 posetite internet prezentaciju http://www.exchange.org.rs.

1. UVOD

1. UVOD

Kako je povećanje opšte informisanosti građana o podršci koju Evropska unija pruža Srbiji na njenom putu ka EU jedan od važnih elemenata projektnih aktivnosti svakog projekta finansiranog od strane Evropske unije, odlučeno je da se ova tema obradi u zasebnom priručniku koji smo nazvali Priručnik za efikasniju komuni-kacijju i promociju EU projekata u lokalnim samoupravama, a koji je sastavni deo EU Exchange 4 Vodiča za realizaciju projekata.

Ovaj priručnik pripremljen je za radne grupe lokalnih samouprava koje rade na realizaciji opštinskih projekata finansiranih u okviru grant šeme programa EU Exchange 4, a posebno za članove tima zadužene za efikasniju promociju projekta kako na lokalnom, tako i na nacionalnom nivou. Potrebno je reći da je jedan od najvećih problema sa kojima se susreću lokalne samouprave nedostatak finansijskih resursa i iskustva, ali i podrške u ostvarivanju komunikacije sa stanovništvom na nivou koji se očekuje u većini zemalja članica EU. U zemljama članicama sa dužim stažom, komunikacija sa javnošću već stotinama godina unazad predstavlja sastavni deo rada lokalnih vlasti, pa su procedure i budžetska sredstva odavno ustanovljeni. Mnogi veliki gradovi Evrope svake godine troše milione na izgradnju brendova koji privlače kako turiste, tako i investitore i povećavaju poverenje koje lokalna vlast uživa kod stanovništva. Budžetsko planiranje i odvajanje sredstava za promociju kako evropskih integracija, tako i opštinskih projekata od kojih će svi građani koji žive na teritoriji opštine ili grada imati koristi – trebala bi da bude ustaljena praksa na godišnjem nivou svake lokalne samouprave.

Kako bi postigla konzistentnost u komunikaciji i brendiranju projekata, EU je razvila poseban priručnik za ko-munikaciju i promociju spoljnih aktivnosti Evropske unije, u originalnom nazivu poznat kao „Communication and Visibility Manual for European Union External Actions“. U njemu su definisana jasna pravila koja se tiču (između ostalog) i pripreme komunikacionih planova, definisanja ciljnih grupa, komunikacionih aktivnosti i brendiranja komunikacionih alata koji se koriste u svakodnevnoj komunikaciji sa ciljanim javnostima. Ova pravila obavezujuća su za sve programe koje finansira EU, pa tako i za sve gradove i opštine u Republici Srbiji koji realizuju projekte u okviru EU Exchange 4 programa. Zato smo poseban deo priručnika posvetili predstav-ljanju osnovnih pravila i procedura koje će radne grupe5 morati da slede u realizaciji planiranih promotivnih aktivnosti.

Ovaj priručnik nastojaće da vam ponudi konkretne predloge, ideje i načine jednostavne i efikasne promo-cije vašeg gradskog/opštinskog projekta, kao i savete kako da razvijete odgovarajući „pristup“ prilagođen lokalnom kontekstu. Komunikacija ne mora da predstavlja skupu aktivnost – poruka ovog priručnika je da postoji pregršt jeftinih komunikacionih aktivnosti koje mogu da pomognu gradovima i opštinama da efikasno promovišu svoje projekte, opštinu, grad, rezultate. Da promovišu koristi koje će ti rezultati doneti kranjim ko-risnicima – građanima. Takođe, nadamo se da će ovaj priručnik predstaviti jedan nov pristup komunikaciji, da će vam pomoći da se lakše organizujete i da strateški planirate svoje komunikacione aktivnosti. Postoji mnogo načina da se čuje i zna o jednom projektu. Ono što je najvažnije jeste da za svoj projekat odredite najefikasniji i najkreativniji pristup, i da radite kao tim. Jer upravo je tim – glavni promoter ideje i koncepta za koji se zalaže.

1 Radne grupe za realizaciju opštinskih projekata finansiranih u okviru grant šeme programa EU Exchange 4, u daljem tekstu samo „Radne grupe/članovi tima“


2. Radna grupa za realizaciju projekta / 2.2. Kako sastaviti uspešan tim 2. Radna grupa za realizaciju projekta / 2.1. Komunikaciona šema i osnovni alati interne i eksterne komunikacije

2. RADNA GRUPA ZA REALIZACIJU PROJEKTA

2.1. KOMUNIKACIONA ŠEMA I OSNOVNI ALATI INTERNE I EKSTERNE KOMUNIKACIJE

Jedan od ključnih elemenata uspešne komunikacije projekta sa svojim ciljnim javnostima je postojanje harmonije i adekvatne unutrašnje strukture između članova radne grupe koja obezbeđuje neometan protok informacija i pravovremenu informisanost svih članova tima o najvažnijim aspektima projekta koji se sprovodi. Da bi se ta har-monija postigla – potrebno je da je svaki član tima upoznat kako sa sopstvenom ulogom u timu i zadacima koje mora da ispuni – tako i sa ulogama i zadacima ostalih članova. To pretpostavlja da postoji jasan koncept interne komunikacije i da se isti poštuje. Zato je jedan od prvih koraka određivanje uloga, odgovornosti i šeme „ko, kako i kad“ sa kim komunicira. Ova organizaciona šema „ko je ko u timu“, služi kao alat interne i eksterne komunikacije. To znači da će svaki novi član tima moći lako da se adaptira i upozna sa ulogama ostalih članova, ali isto tako i da će recimo nekom ko želi da shvati kako projekat funkcioniše – pružiti osnovne informacije o tome ko šta radi, ko je za šta odgovoran, i od koga mogu da se dobiju određene informacije. Po pravilu, ova šema se objavljuje na internet prezentaciji projekta – ukoliko ona postoji, pa se zainteresovane strane obaveštavaju o linku sa koga mogu da je preuzmu, ili se pak dostavlja svim zainteresovanim stranama u određenom formatu (word/pdf). Pripremite orga-nizacionu šemu vašeg tima i pošaljite je kolegama iz EU Exchange 4 programa – predstavite tim na najadekvatniji mogući način još na početku projekta. Ne zaboravite da ažururate ovu šemu ukoliko nekim slučajem dođe do pro-mene unutar organizacione strukture tima – pravovremeno obavestite sve zainteresovane strane vašeg projekta.

U radnoj grupi centralno mesto, kada je reč o promociji projekta ima Menadžer za odnose sa javnošću6. Najbolje je angažovati ga na samom početku realizacije projekta. Jedan od prvih najvažnijih zadataka vašeg menadžera za odnose sa javnošću treba da bude uspostavljanje šeme komunikacije i upoznavanje ostalih članova tima sa tom šemom. Jasna komunikaciona šema obezbediće najefikasnije prikupljanje svih relevantnih informacija sa terena. Ona će odrediti na koji način članovi tima dele informacije i kako komuniciraju.

Drugi važan zadatak je priprema obrasca za osnovne alate interne/eksterne komunikacije. U te alate spadaju:

• Pismo• Fax• Izveštaj• Zapisnik sa sastanka• Pozivno pismo

Korišćenje jedinstvenih obrazaca za gore pomenuta dokumenta u okviru kojih će biti naznačeno jasno ime projek-ta i ostali kontakt podaci (broj telefona, fax, adresa internet prezentacije, e-mail) od strane svih članova tima daje jednu sliku koja govori: „mi smo organizovani, imamo jasnu ideju i jasan cilj koji želimo da postignemo“. Na ovaj način – postajete prepoznatljivi po svom formatu koji koristite, i na taj način promovišete svoj projekat. Osnovni grafički dizajn obrasca (memorandum) koji ćete koristiti se nalazi na CD-u koji ćete dobiti uz ovaj priručnik. On je takođe prikazan u slici u okviru poglavlja 6.1.

2 Ili: Savetnik za štampu i informisanje, Savetnik za medije, Menadžer za odnose sa javnošću i organizaciju događaja, Stručnjak za komunikaciju i slično.

Korišćenje domena hotmail, gmail, yahoo i sličnih, u zvaničnoj komunikaciji putem elektronske pošte - nije pre-poručljivo. Otvaranje posebnog domena koji će moći da koriste svi članovi tima govori dosta o profesionalnosti i zvaničnoj korespodenciji koja je isto bitna. Elektronski potpis može isto da posluži kao sredstvo promocije: pored obaveznih kontakt podataka (puno ime i prezime, pozicija, pun naziv projekta, adresa, fiksni i mobilni telefon, faks, e-mail, adresa internet prezentacije) u elektronskom potpisu možete staviti slogan vašeg projekta (osnovnu poruku) i poruku koja će vašim saradnicima staviti do znanja da brinete o zaštiti životne sredine:

„Please consider environment – do you need to print this email?”, „Vodite računa o životnoj sredini – da li morate štampati ovaj e-mail“, ili ovako na primer:

„XX supports the protection of our environment. Please think twice before deciding to print this e-mail “„<Grad/opština> podržava zaštitu životne sredine. Razmislite pre nego što odlučite da štampate ovaj e-mail.”

Poruka može biti na maternjem ili engleskom jeziku, u zavisnosti od toga kojim ćete jezikom formirati obrazac potpisa. Kada komunicirate lokalno preporučuje se upotreba maternjeg jezika (misli se na tekst i na sam elek-tronski potpis), a kada komunicirate sa partnerima ili donatorima onda je pravilo da se koristi engleski jezik.

2.2. KAKO SASTAVITI USPEŠAN TIM

Evo i nekih saveta kojima se možete rukovoditi pri angažovanju osobe koja će biti zadužena za promociju vašeg projekta:

• Pronalaženje prave osobe je ključ uspeha – jedna od pretpostavki ovog priručnika je da za uspešnu komunikaciju morate imati pravu osobu koja će taj posao obavljati. Bez preterivanja, postojanje te prave osobe često je najvažniji faktor čitavog procesa, jer će dobar menadžer za odnose sa javnošću izvući dobar tekst iz složenog izveštaja, napisati kratke beleške za ažuriranje internet prezentacije, odabrati ili snimiti fotografije, znati kako da razgovara sa medijima, i na najbolji moguć način iskoristiti neočekivane prilike. Dobar komunikator je značajniji od velikog budžeta.

• Kako prepoznati i angažovati pravu osobu – većina ljudi ne oseća potrebu da druge obaveštava o no-vostima – ali dobar menadžer za odnose sa javnošću to čini. Dobar menadžer za odnose sa javnošću ima potrebu da komunicira i iznalazi načine da toj potrebi udovolji. Ukoliko se u opštini dešava nešto novo, dobar komunikator će smisliti brojne načine kako da se to prenese javnosti. On ili ona će takođe opisati svoj rad na način koji je zanimljiv i pristupačan i drugima, i prilagodiće informacije vašim ciljnim grupama. Ovo su znaci po kojima se prepoznaje dobar menadžer za odnose sa javnošću i koje treba tražiti pri njegovom zapošljavanju.

• Osobine dobrog menadžera za odnose sa javnošću su dobar smisao za humor, pozitivnost i optimi-zam, lakoća u komunikaciji sa ljudima, sposobnost razgovora sa svakim, prihvatanje frustracija i odbi-janja kao izazova, sposobnost da lako uverite drugu osobu, stil i prijatna spoljašnost, sposobnost da se privuče pažnja, sposobnost da se pridobije poverenje nadređenih, sposobnost da se odgovori na rokove i hitne zadatke, pomaganje ljudima, znatiželja, praćenje raznih područja života, energičnost, emotivnost, uživanje u društvu ljudi, slušanje ljudi, objektivnost i brzo primanje informacija. Imidž je centralni koncept odnosa sa javnošću: identitet i komuniciranje stvaraju imidž. Kada uz imidž dodamo i vrednosti za koje se zalažemo – dobijamo ono što se zove reputacija. Dobar glas je ono što je kranji cilj vašeg menadžera za odnose sa javnošću.

74 75PRIRUČNIK ZA EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA

2. Radna grupa za realizaciju projekta / 2.3. Vrednost volontera

PRIRUČNIK ZA EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA

3. Komunikacioni pristup / 3.1. Komunikacioni plan

• Usmeravanje i posvećenost – važno je da je menadžer za odnose sa javnošću posvećen isključivo svom poslu – komuniciranju i obaveštavanju javnosti – i da nema druga zaduženja. Komuniciranje u ime opštine/radne grupe predstavlja veliku odgovornost i obiman posao, pa ako se od menadžera za odnose sa javnošću očekuje da obavlja i druge poslove nije realno očekivati dobre rezultate. Od osoba sa višestrukim zaduženjima se može zahtevati da učestvuju u radu odbora ili da obezbede povratne informacije, ali ne i da osmišljavaju i uređuju vesti, promovišu internet prezentacije ili komuniciraju sa medijima, jer svaka od tih dužnosti zahteva mnogo više rada nego što većina ljudi pretpostavlja i zahteva potpunu posvećenost. Bolje je imati menadžera za odnose sa javnošću sa skraćenim radnim vremenom nego menadžera za odnose sa javnošću čije se dužnosti prepliću sa drugim oblastima.

• Uređivačke sposobnosti – najvredniji resurs – najkorisnija veština u procesu komunikacije je dobra uređivačka sposobnost: sastavljanje sižea dokumenata, kreiranje dobrih naslova, izbegavanje skra-ćenica i pre svega, pisano izražavanje koje će ciljne grupe lako razumeti. Obratite pažnju na to da je ovde upotrebljen termin uređivanje, a ne pisanje, jer uređivanje podrazumeva veštinu pisanja, ali i poboljšanje (pojašnjenje) tuđih tekstova. Skoro sve komunikacione aktivnosti počivaju na pisanju koje je jasno razumljivo. Nažalost, veštine pisanja i uređivanja se često potcenjuju, pogotovo kada je u pitanju sastavljanje sižea – suštinski zadatak koji se često pogrešno naziva „pojednostavljenjem“ sadržaja složenih dokumenata.

2.3. VREDNOST VOLONTERA

Volonteri mogu da poseduju neke od sposobnosti opisane u prethodnom pasusu i da time donesu entuzijazam i predanost radu kojima će se popuniti praznina koja postoji u većini odeljenja za odnose sa javnošću. Međutim, treba razmotriti njihovu motivaciju, njihovo angažovanje treba pažljivo isplanirati i obezbediti osnovnu obuku i nadzor.

Volontiranje predstavlja jednostavnu transakciju, volonter stiče iskustvo u oblasti svog interesovanja i oboga-ćuje svoju radnu biografiju (jer je u današnje vreme pronalaženje posla bez posedovanja prethodnog iskustva sve teže), a organizacija, s druge strane, dobija besplatnu radnu snagu i priliku da proceni studente (koji čine većinu volontera) za eventualno kasnije zapošljavanje. To je i dobar način da se testiraju nove generacije. Važno je jasno uspostaviti administrativne procedure. Mora se sačiniti jasan opis posla sa definisanim od-govornostima, kao i satnica (4 sata dnevno je dobar prosek) i maksimalno trajanje angažovanja (4-6 meseci je prihvatljiv period). Jedan od dobrih načina za organizovanje volontera je otvaranje više mogućih radnih mesta, uz plan za angažovanje volontera na period od 4-6 meseci (koliko oni obično i žele da se zadrže na poslu, u proseku). Treba da planirate zamenu volontera svakih 4-6 meseci, (npr. raspusti su dobro vreme za angažovanje i organizovanje pojedinih dužnosti) i iako ovo iziskuje dodatne administrativne napore, obično se oni isplate.

Pri angažovanju volontera, mora se voditi računa o tome da mnogima od njih nedostaje profesionalna radna eti-ka koja se stiče višegodišnjim radnim iskustvom, dok drugi mogu da jednostavno nestanu ako im se ne dopadne stanje u opštini. Međutim, trud uložen u procenu kandidata se isplati, jer motivisani volonteri mogu da budu izuzetno produktivni.

Proces odabira i probnog rada je neophodan, ali izvesno je da se u svakoj opštini/gradu širom Srbije može naći više studenata marketinga i žurnalistike, i upravo bi ti studenti trebalo da budu ciljna grupa za angažovanje volontera.

3. KOMUNIKACIONI PRISTUP

3.1. KOMUNIKACIONI PLAN Nakon izrade komunikacione šeme i obrazaca alata interne komunikacije – sledeći korak je pravljenje ja-snog, konciznog i sažetog komunikacionog plana (strategije). Dobar komunikacioni plan obezbediće vam jasnu perspektivu onoga što želite da postignete i kako da do toga dođete. Da biste napravili dobar komunikacioni plan, potrebno je da definišete:

1. Komunikacione ciljeve (opšte i specifične)2. Ciljne grupe3. Komunikacione poruke i alate4. Komunikacione aktivnosti5. Komunikacioni akcioni plan 6. Indikatore uspeha7. Ljudske i finansijske resurse

Ne preterujte u pisanju opširnih poglavlja i dužini komunikacionog plana. Bitno je da plan ima jasno defi-nisan komunikacioni pristup, ciljne grupe i da sadrži kreativna rešenja (komunikacione aktivnosti) koje će vam omogućiti postizanje komunikacionih ciljeva.

Pored navođenja konkretnih komunikacionih aktivnosti, potrebno je označiti i nedelju u kojoj se ta aktiv-nost sprovodi. Opišite aktivnosti i posebnu pažnju posvetite definisanju ciljnih grupa ka kojima je konkretna aktivnost usmerena: među publikom su i tvorci mišljenja i osobe od uticaja, kao i oni koji stoje iza vlasti i medija i imaju svoj interes u akciji/projektu, ili se ona odražava na njih. Obavezno navedite i potencijalne rizike koji mogu ugroziti uspešnu realizaciju komunikacionih aktivnosti.

Imajte na umu da je komunikacioni plan (strategija) dokument koji na prvom mestu treba da vam služi kao mapa ili orjentir – komunikacioni planovi se ne prave da bi se slepo sledili, već da bi se postigao maksimum rezultata u odnosu na date okolnosti. S obzirom na to da se kontekst komunikacionih okolnosti često menja – ostavite prostora i za promene u vašem komunikacionom planu. Određena odstupanja su poželjna – uvek je bolje iskoristiti kreativniji pristup ukoliko se za to ukaže prilika, iako isti nije bio predviđen komunikaci-onim planom.

Obrazac za komunikacioni plan se nalazi na CD-u koji ćete dobiti uz ovaj priručnik.

Komunikacioni plan biće razrađen u saradnji sa EU Exchange 4 timom tokom prvog meseca realizacije projekta. Komunikacioni plan se radi na engleskom jeziku i dostavlja EU Exchange 4 timu koji će ga proslediti Delegaciji EU u Republici Srbiji na odobrenje. Odobrenje možete očekivati u roku od oko dve nedelje. Prema ugovoru o donaciji, izveštaj o realizaciji Komunikacionog plana je jedna od obaveznih stavki koja predstavlja sastavni deo finalnog izveštaja projekta. Svi učesnici u realizaciji opštinskog projekta treba da se pridržavaju pravila efikasnije promocije (poglavlja 6 i 6.1) i da u tom cilju uspostave kvalitetnu saradnju.


4. Komunikacione tehnike i alati / 4.1. Komunikacione tehnike i alati


4. Komunikacione tehnike i alati / 4.2. Informativni i promotivni materijali/alati

4. KOMUNIKACIONE TEHNIKE I ALATI

4.1. KOMUNIKACIONE TEHNIKE I ALATI Da bi uspešno ostvarili postavljene ciljeve moramo da znamo koje ćemo tehnike i alate koristiti, ali još važnije – moramo da znamo da ih ispravno koristimo. Za svaki komunikacioni alat ili tehniku postoji vreme, mesto, i pravi pristup koji treba da osmislimo. Pravi medij kome ćemo ponuditi informaciju. U ovom poglavlju pokušaćemo da vam na jednostavan i praktičan način predočimo neke od osnovnih ko-munikacionih tehnika i alata koje možete da koristite da bi ste što efikasnije promovisali svoj projekat. Takođe, poglavlje 4.3 posvećeno je i veštinama pisanja – nadamo se da će ono obogatiti vaše tehnike i ukazati vam na neke od kreativnih rešenja koja možete da iskoristite u daljem komuniciranju sa vašim ciljanim javnostima.

U odnosu sa medijima imajte na umu sledeće:

• Medji su posrednici između onih koji žele da razmene informacije• Cilj medija je da povećaju broj svojih korisnika• Mediji su preduzeća – profit poželjan, gubici nepoželjni• Mediji veoma vode računa o svom imidžu i karakteru• Mediji vole samo NOVE informacije

Ono što je važno naglasiti jeste da bilo koji materijal/alat koji ste pripremili, mora biti poslat na odo-brenje EU Exchange 4 timu. Svi alati koje pripremate rade se na obrascu koji ste dobili uz ovaj priručnik na CD-u, i sastoje se od sledećih vizuelnih elemenata: logo EU, logo EU Exchange 4 programa i grba opštine/grada (poglavlje 6 i 6.1). Takođe treba da sadrže osnovne kontakt informacije opštinskog pro-jekta i Delegacije EU u Republici Srbiji: adresu, broj telefona, fax, e-mail, adresu internet prezentacije (ukoliko je ima). Poglavlje 6 ovog priručnika bavi se pravilima vizuelnog identiteta EU koje ćete morati da sledite pri izradi različitih alata i promotivnih materijala.

4.2. INFORMATIVNI I PROMOTIVNI MATERIJALI/ALATI

Na samom početku projekta, najvažnije je razviti informativne materijale koji će se koristiti kao alati u okviru komunikacionih aktivnosti koje ste odredili. To su obično informacije koje će biti od značaja za novinare i ostale zainteresovane strane, a pripremaju se u sledećim formama:

4.2.1. OSNOVNE INFORMACIJE O PROJEKTU (PROJECT FACT SHEET)Ovaj dokument sadrži informacije o ukupnoj vrednosti projekta i izvoru (izvorima) finansiranja, osnov-nim komponentama projekta, ciljevima, rezultatima, koristima za građane i trenutnom statusu. Ovaj dokument obično se koristi kao materijal za novinare (pored saopštenja za medije, protokola, i poziva za medije) i šalje se kao prilog uz poziv za medije ukoliko organizujete konferenciju za novinare, ili neki

drugi medijski događaj. Osnovne informacije o projektu je potrebno redovno ažurirati, i slati svim zainte-resovanim stranama (EU Exchange 4 timu, odeljenju za protokol opštine/grada i ostalim zainteresovanim stranama koje su identifikovane kao ciljne grupe u okviru komunikacionog plana). Pre puštanja u javnost sve informacije u ovom dokumentu se moraju proveriti i moraju biti odobrene od strane monitora vašeg projekta iz EU Exchange 4 tima.

4.2.2. LIFLETI, BROŠURE I REDOVNA OBAVEŠTENJA O PROJEKTU Publikacije kao što su lifleti, brošure i redovna obaveštenja su korisna sredstva za prenošenje rezultata akcije ciljnoj publici. Publikacije uvek treba prilagoditi ciljnoj publici i usredsrediti ih na željene rezultate akcije, ne na finansijske i administrativne pojedinosti. Tekst treba da bude kratak i jednostavan, a fotografije treba koristiti gde god je to moguće radi ilustrovanja akcije i njenog konteksta. Ukoliko je to moguće, na fotografijama treba da budu učesnici realizacije akcije, pre nego zvaničnici koji njome upravljaju.

U opštem smislu, svi materijali objavljeni u fizičkoj formi treba da budu dostupni i u elektronskoj formi, tako da mogu da budu poslati elektronskom poštom ili objavljeni na internet prezentaciji. Za materijale u fizičkoj formi, treba razmotriti i formirati listu primalaca.

Svi lifleti i brošure treba da sadrže osnovne elemente vizuelnog identiteta EU (logo EU), logo EU Exchange 4 programa i napomenu o odgovornosti za sadržaj materijala (odeljak 6.1.3.), kao i detalje projekta, ime osobe za kontakt, adresu, brojeve telefona i faksa i adresu elektronske pošte. U zavisnosti od publikacije, na istaknu-tom mestu mora da bude jasno navedeno da je akcija deo projekta finansiranog od strane EU.

• Liflet sadrži osnovne informacije o projektu, njegovim ciljevima i koristima za građane, informacije o zainteresovanim stranama, komponentama projekta, dodatnim aktivnostima, kao i informacije o društvenim mrežama i kontakt podacima radne grupe za realizaciju projekta. Ova brošura najvi-še treba da bude fokusirana na koristi koje će građani, kao krajnji korisnici projekta imati, i treba da bude napisana jednostavnim jezikom, kako bi mogla da bude razumljiva svima. Liflet možete kasnije, u pdf formatu objaviti i na internet prezentaciji projekta, a ukoliko je nemate, on može biti objavljen i na internet prezentaciji grada/opštine, kao i na internet prezentaciji EU Exchange 4 programa i drugih zainteresovanih strana.

• Brošure pružaju više detalja naglašavajući kontekst, uključuju intervjue sa učesnicima, korisnicima, daju odgovor na dubinsko pitanje „zašto“. Za vizuelni izgled brošure važi isto pravilo kao i za liflete, a takođe i njih u pdf. formatu možete objaviti na internet prezentaciji vašeg projekta, grada/opštine, EU Excahnge 4 programa, ali i drugih zainteresovanih strana. Izbor fotografija na brošuri je od veli-kog značaja: trudite se da imate potrebne autorizacije i da fotografije tematski odgovaraju sadržaju.

• Redovna obaveštenja se odlikuju redovnošću i objavljuju se radi pružanja informacija o napretku akcije. To predstavlja korisnu inicijativu, na primer za infrastrukturne projekte, programe obuka i druge aktivnosti kod kojih efekat akcije postaje očigledan kako vreme odmiče. Definišite ciljnu gru-pu za ovaj komunikacioni alat i redovno ih obaveštavajte o napretku projekta.

Opšte pravilo glasi da saopštenje za štampu treba izdati na početku realizacije projekta, kao i nakon realizacije neke faze projekta koja je interesantna široj javnosti. Saopštenje ćete uvek raditi na srpskom, a ukoliko za to postoji potreba – i na engleskom jeziku. Saopštenje se piše isključivo na odobrenom projektnom memoran-dumu (poglavlje 6.1), uz napomenu u tekstu saopštenja da EU finansira projekat i navod o iznosu finansiranja u evrima. Treba da bude napisano novinarski, da bude medijski zanimljivo i atraktivno. Tehnički elementi saopštenja su:





• Nadnaslov, naslov, podnaslov• Datum• Znak za trenutnu objavu• Tekst• Kontakt osoba

Osnovne smernice za pisanje saopštenja su:

• Saopštenje je uvek formata A4, u dvostrukom proredu, poravnano, font 12pt. • Naslovite ga sa „SAOPŠTENJE ZA ŠTAMPU“, boldovano. Gornji desni ugao stranice je uvek rezervi-

san za oznaku HITNO ukoliko je to potrebno.• Saopštenje počinjete sa oznakom za mesto i datum, na primer: Beograd, 29. april 2013.• Naslov ne bi trebalo da bude duži od pet reči! Treba da bude jednostavan, činjeničan.• U uvodu saopštenja uvek se nalazi ključna informacija.• U tekst ugradite poruke: bez besmislenih fraza, nepotrebnih reči, superlativa i kićenja - jednostav-

no, kratko, stil pisanja treba da bude ujednačen. Svaki pasus treba da sadrži maksimalno jednu poruku ili ideju.

• Brojevi od 1 do 10 uvek se pišu slovima! % se nikada ne piše simbolom, već slovima „odsto“.• Ne pišite saopštenje kao oglas.• Uvek kada postoji mogućnost koristite citate: citirajte izjavu osobe koja je relevantna za vaš pro-

jekat. Citiranje se uvek označava sa dvostrukim navodnicima. Pozivate li se na osobe, obavezno navedite njihove funkcije.

• Saopštenje treba da bude napisano u 30 redova max (do 250 reči).• Na kraju saopštenja uvek imate tekst u osenčenom boksu koji sadrži kontakt informacije. Uvek na

kraju saopštenja napišite KRAJ. Ukoliko saopštenje prelazi na sledeću stranicu (što nikako nije pre-poručljivo!) numerišite stranice sa: 1/od 2, 2/od3 i slično.

• Pre slanja saopštenja UVEK tražite odobrenje od svih zainteresovanih strana!!• Ako je rok prošao – nemojte slati saopštenje!

Pozivi za medije i protokoli za organizaciju događaja moraju da budu uvek na jednoj stranici, u A4 forma-tu, kratki, jasni i sa jasno definisanom tabelom koja prikazuje vreme, mesto, satnicu, učesnike. Elementi i pravila vizuelnog identiteta ista su kao i za saopštenje za štampu. Pozivi za medije i protokoli uvek se šalju svim zainteresovanim stranama prvi put minimum 5 radnih dana od početka događaja, kao i dva dana pred događaj. Dan pred događaj kontaktirajte medije kako bi proverili ko od pozvanih dolazi, kako biste im obezbedili adekvatan prostor (poglavlja 6 i 6.1). Prilikom organizacije skupa vodite računa o tehničkim potrebama medijskih ekipa (npr. snimateljima je potrebno obezbediti distribuciju zvuka, kako bi kamere pored slike imale snimljena i izlaganja učesnika, obezbedite dovoljno priključaka za kamere, i prostor za kamermane ispred mesta određenog za davanje izjava).

4.2.3. LISTA PROJEKATA KOJI SU U VAŠOJ OPŠTINI FINANSIRANI OD STRANE EUOva lista, urađena na obrascu/memorandumu koji vam je dostavljen uz ovaj priručnik na CD-u, pomoći će vam da pored vašeg, promovišete i druge projekte koje je u vašem gradu/opštini finansirala EU. Jedna od glavnih ideja efikasnije promocije EU projekata jeste sinergija svih projekata na lokalu i regionalo. Ova ideja bazirana je na prostoj činjenici da jedni druge promovišete i da ostvarujete saradnju i delite iskustva. Tako jačate svoje i tuđe kapacitete, i učestvujete u javnim akcijama zajedno, uvek kada je to moguće. Ovu listu često će vam tražiti tim EU Exchange 4 programa, jer je ona pored osnovnih informacija o projektu

– jedan od glavnih dokumenata koji se dostavlja Odeljenju za odnose sa javnošću Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji. Veoma je korisna kao izvor informacija kada organizujete neki medijski događaj. Ona može biti objavljena i na internet prezentaciji projekta, a ukoliko je nemate, ona može biti objavljena i na internet prezentaciji grada/opštine, kao i na internet prezentaciji EU Exchange 4 programa. Ovu listu obično ćete raditi zajedno sa kolegama iz Kancelarije za lokalni ekonomski razvoj, i to na srpkom i engleskom jeziku.

4.2.4. NACRT SCENARIJA ZA INTERVJU (RADIO/TV/ŠTAMPA)Uvek je dobro odrediti jednu osobu u timu koja će biti zadužena za davanje izjava bilo na televiziji, radiju ili za štampane medije. Ova osoba treba da bude obučena za javni nastup, i dobro pripremljena za sva moguća novinarska pitanja. Zato je dobro imati pripremljena moguća pitanja i odgovore – menadžer za odnose sa javnošću treba da provežba javni nastup sa osobom koja će biti odgovorna za davanje izjava za medije. Pre intervjua, uvek od novinara tražite na uvid pitanja koja će biti postavljena, kako bi se osoba koja daje izjavu mogla adekvatno pripremiti. Pre objave teksta/izjave, uvek tražite isti/u na autorizaciju!

4.2.5. PROMOTIVNI TEKST ZA MEDIJENapravite jedan promotivni članak koji ćete čuvati u vašoj bazi podataka, kako biste uvek imali spreman promo tekst za lokalne novine ili neke specijalizovane časopise. Uradite istraživanje koje su to novine ili časopisi koji se zanimaju za EU projekte i teme koju vaš projekat pokriva. Za za ovu formu važi isto pravilo pisanja kao i za saopštenja: zanimljivo, jasno, pisano razumljivim jezikom. Evo i nekoliko predloga medija: dnevni list Danas (dodatak Plave strane), nedeljnik Vreme, novinska agen-cija FoNet (Evroservis i Regioni), PG Mreža (Evronet), RTV B92 Info, CESS magazine, Eko list, CORD magazin i slično.

4.2.6. POSTERI I BANERI (ROLL UP) Posteri sa atraktivnim vizuelnim rešenjem i jasnim porukama mogu da budu zanimljiv promotivni mate-rijal. Njih možete podeliti saradnicima, vrtićima, školama, mogu biti postavljeni na vidnom mestu u skup-štini grada, u javnim komunalnim preduzećima, poštama, info službama, kontakt centrima, domovima zdravlja, ministarstvima, EU Info centru i slično. Vizuelno rešenje sa postera možete pripremiti i za baner (Roll up), koji ćete koristiti prilikom konferencija za medije kao pozadinu za davanje izjava za medije.

4.2.7. MAPE Ukoliko postoji mogućost da vaš projekat može biti predstavljen nekom zanimljivom mapom ili crtežom – iskoristite je. Ljudi najviše pamte crteže i slikovne prikaze. Mape/crteži se rade u JPEG. ili PDF. formatu i sadrže iste vizuelne elemente kao prethodno opisani alati (poglavlja 6 i 6.1). Mogu se koristiti u različitim publikacijama, pa je uvek zgodno da imate ovakav materijal kako bi ga pravovremeno poslali nekoj orga-nizaciji, ili instituciji koja finansira izradu publikacije o temi koju pokriva vaš projekat.

4.2.8. BANER ZA INTERNET PREZENTACIJUNapravite animirani gif baner vašeg projekta koji ćete postaviti na internet prezentaciji vašeg grada/op-štine. Ukoliko nemate finansijskih mogućnosti da razvijete internet prezentaciju vašeg projekta, možete u dogovoru sa administratorom internet prezentacije vašeg grada/opštine da napravite aranžman da vam se otvori posebna stranica unutar opštinskog/gradskog sajta. Takođe, ovaj baner možete poslati svim identifikovanim zainteresovanim stranama, na primer: opštinama koje realizuju sličan projekat, regional-


4. Komunikacione tehnike i alati / 4.3. Veštine pisanja


4. Komunikacione tehnike i alati / 4.3. Veštine pisanja

nim razvojnim agencijama, nevladinim organizacijama, EU Exchange 4 programu, Delegaciji EU u Republi-ci Srbiji, ostalim EU projektima koji se bave srodnom tematikom, JKP, ministarstvima Vlade RS, i slično. Na taj način promovišete svoj projekat, grad, opštinu i koristite tuđe resurse.

4.2.9. ELEKTRONSKA ČESTITKANapravite elektronsku čestitku koju ćete slati vašim saradnicima za novu godinu, ili neke datume koji su od značaja za vas projekat (31. januar - Svetski dan dece bez doma, 22. mart – Svetski dan vode, 7. april – Svetski dan zdravlja, 22. april – Dan Zemlje, 1. maj - Praznik rada, 4. maj – Dan zelenila, 7/8 maj – Dan Evrope, 15. maj – Svetski dan porodice, 5. jun - Svetski dan zaštite životne sredine, 1. oktobar – Svetski dan starih, 4. oktobar - Dan životinja, 5. decembar – međunarodni dan volontera (za ekonomiju i socijalni razvoj) 10. decembar – Dan ljudskih prava, i slično.

Pogledajte listu datuma koji se obeležavaju na međunarodnom nivou, i izaberite datume koji odgovaraju tematici koje pokriva vaš projekat:http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_commemorative_days

Možete smisliti neku kreativnu poruku, slogan, i postati prepoznatljivi po ideji za koju se zalažete.

4.3. VEŠTINE PISANJA

Veština dobrog pisanja počiva na tri zlatna pravila:

1. Pišite ciljnoj publici – najbolji način da pišete određenoj ciljnoj publici je da ih vizualizujete, da zamislite kako čitaju vaše reči i da se zapitate „da li bi gospodin/gospođa X zaista shvatio/la ovo što sam napisao?” Prvi korak je definisanje ciljne grupe („kome je ovaj članak upućen?”), nakon čega treba koncept teksta pokazati predstavnicima te grupe: najbolje članovima vaše porodice ili prijateljima koji ne znaju mnogo o projektu. Ljudima ne samo što će imponovati da budu konsultovani u vezi nekog zvaničnog teksta, već oni često ukažu na značajna poboljšanja koja su prezauzetom uredniku promakla. Jedan od problema uredničkog posla je što urednik vremenom počne da previđa proste greške ili nejasne izraze, kao što kaže engleska poslovica: „Ne vidiš šumu od drveća“.

2. Sažimanje, sažimanje, sažimanje – ovo je možda najvažnija i najkorisnija veština. Svaka prezentacija koju vaša opština/grad sastavi mora se sažeti u nekoj formi ako se očekuje da ima odjeka. Siže je veoma kratak opis nečega – dokumenta, događaja, situacije – čija je svrha da u nekoliko reči saopšti o čemu se radi. Sa jedne strane, sastavljanje sižea je lako, mada to, na žalost, mnogima predstavlja problem. Ovakva usmena verzija se zatim može zapisati i upotrebiti.

3. Uvek koristite naslove – menadžeri za odnose sa javnošću se često susreću sa ozbiljnim problemom kada treba da napišu siže zvaničnog izveštaja ili novih zakonskih akata, jer pisanje sižea može da ih dovede u nemilost autora, koji mogu da budu na višem položaju od njih. Efikasan način da se ovo izbegne je da se jednostavno napiše kratak naslov za siže koji se odnosi na dokument i ukazuje na njega. Naslovi takođe mogu da se upotrebljavaju kao linkovi na internetu. Na primer, postoji novi predlog pravnog akta koji je značajan za opštinu. Adekvatan naslov (i link na opštinskoj internet prezentaciji) bi mogao da glasi „novi predlog pravnog akta o X. Kliknite ovde za dodatne detalje.“ Ovaj pristup ima više prednosti: brz je; ništa ne mora da se radi sa originalnim dokumentom (sem da se pretvori u PDF ili drugi adekvatan format), jer naslov pomaže ljudima da brzo odluče da li žele da se dalje bave sadržajem.

Reklamne poruke, naslovi, zaglavlja i skraćenice – svaka obuka na temu komunikacije obuhvata upotrebu reklamnih poruka, ali njima je teško ovladati i lako se greši. Reklamne poruke obično sastavljaju reklamne agencije i drugi profesionalci iz oblasti marketinga. Ovo ne znači da opštine ne treba da pokušaju da sastave

sopstvene reklamne poruke. Ali šta je reklamna poruka? To je skup upadljivih izjava koje saopštavaju (jezikom prilagođenim ciljnoj grupi) čime se bavi projekat ili šta je svrha određenih aktivnosti. Slična je naslovu, ali je fleksibilnija i može se upotrebiti kao naslov ili usmena „poruka“ u razgovoru. Obično je više reklamnih poruka vezano za jedan projekat, temu ili opštinu; svaka se odnosi na različit aspekt. Ne moraju da budu precizne ili opisne; uloga im je da privuku ljude, da ih zainteresuju da saznaju više i uključe se.

Na primer, opština koja se nalazi na obali Dunava mogla bi da iskoristi sledeće reklamne poruke za privlačenje turista:

• Kapija moćnog Dunava• Dođite na pecanje u opštinu X• Idealno mesto da se odmorite, istražite Dunav i upoznate Srbiju• Opština X, samo N sati od Beograda, poziva vas na nezaboravan vikend• Opština X, gde turisti mogu da istražuju najveću evropsku reku i srpske planine• Opština X preduzima novu akciju da privuče turiste iz Srbije i širom sveta. Dođite da vidite šta nu-

dimo!

Svaka od ovih poruka može biti upotrebljena na različite načine, za različite ciljne grupe. Reklamne poruke se mogu koristiti u publikacijama, kao naslovi, i u usmenoj komunikaciji sa novinarima.

Naslov treba da se razlikuje od vrste teksta koji ga prati, kao i od ciljnih grupa kojima je namenjen, a imajući u vidu da je ovaj priručnik posvećen promociji projekata i njihovom predstavljanju široj javnosti fokusiraćemo se na taj aspekt. Dobar naslov prodaje vest i što su jednostavniji, to su bolji – manje je više. Naslov mora da bude jasan i atrak-tivan i da na zanimljiv način kaže šta stoji u tekstu. U kontekstu odnosa sa javnošću, ako je naslov predugačak i tehnički orijentisan, neće privući pažnju prosečnog primaoca poruke, već isključivo stručnjaka iz te oblasti, što nije cilj komunikacije sa građanima. Naslov ne treba da pretenduje da „iskaže sve“, kao izvesni institucionalni ili akademski naslovi koji imaju takvu tendenciju. Dobar naslov je okidač, podsticaj, podsetnik, signal da se događa nešto od značaja.

Dobra osnova za efikasnu komunikaciju je pretpostavka da ciljnu publiku ne interesuje ono što opština po-kušava da im saopšti i da znaju jako malo o predmetnoj temi. Izazov za menadžera za odnose sa javnošću je da prevaziđe takvu indiferentnost i napravi materijal koji će zainteresovati ciljnu publiku, materijal koji će ih privući i motivisati. Naslovi, poruke i zaglavlja su korisni alati u ovom postupku.

U završnim napomenama o veštini pisanja mora se reći i nekoliko reči o skraćenicama i žargonu. Oni pred-stavljaju značajnu prepreku efikasnoj komunikaciji, a ta prepreka je, na žalost, široko rasprostranjen. Mnogi akademski i zvanični tekstovi su prenatrpani skraćenicama za entitete koji su poznati samo uskim krugovima i onemogućavaju da ih šira publika razume.

Međutim, i pored negativnih efekata koje skraćenice mogu da imaju, one su neophodne u komunikaciji u okviru organizacija i grupa gde je neophodno sažimanje tehničkih izraza koje koriste. U vojsci, vladi, zdravstve-nim i socijalnim ustanovama, obrazovnim institucijama i medijima, skraćenice su nezaobilazne. Ali mora se imati na umu da su skraćenice, iako neophodne u internoj, smrtonosne u eksternoj komunikaciji.

Opšte pravilo je da se koriste samo skraćenice poznate široj javnosti – kao što su EU, UN, WHO i NASA – ili da se na adekvatan način predstave na svakoj strani teksta, kao što to novinari čine. Mora se prihvatiti da će većina čitalaca odustati od čitanja teksta ukoliko naiđu na skraćenicu (ili izraz iz žargona) koji ne poznaju. Skraćenice takođe bude u ljudima grižu savesti jer ne znaju šta znače, i mogu da budu shvaćene kao način na koji im autor teksta nameće svoju superiornost.


5. Komunikacioni akcioni plan i komunikacione aktivnosti / 5.1. Primeri komunikacionih aktivnosti



5. KOMUNIKACIONI AKCIONI PLAN I KOMUNIKACIONE AKTIVNOSTI

Komunikacija treba da bude usredsređena na razvoj lokalne samouprave uz partnerstvo EU, i na dostignu-ća i efekat tih aktivnosti, a ne na administrativne ili proceduralne stavke. Da bi trud uložen u poboljšanje komunikacije doneo najbolje rezultate:

• Aktivnosti moraju da budu blagovremene.• Upotrebljene informacije moraju da budu tačne.• Aktivnosti moraju da budu koordinisane sa timom EU Exchange 4 programa koji će dalje

aktivnosti koordinirati sa Delegacijom Evropske unije u Republici Srbiji.• Moraju se odabrati prave ciljne grupe.• Poruke moraju da zainteresuju ciljne grupe.• Aktivnosti moraju da imaju odgovarajući odnos utrošenih sredstava i očekivanog efekta.

Komunikacione aktivnosti koje ste utvrdili komunikacionim planom predstavićete u tabeli koju zovemo Komunikacioni akcioni plan. Ove komunikacione aktivnosti treba da budu logički određene jer za svaku komunikacionu aktivnost postoji pravo vreme i mesto. Komunikacija mora da traje tokom celog perioda realizacije projekta i mora da bude blagovremena. Treba uložiti napor da komunikacija i efikasna promocija prate svaku od ključnih aktivnosti.

5.1. PRIMERI KOMUNIKACIONIH AKTIVNOSTI

Evo nekih primera komunikacionih aktivnosti za koje nećete imate velike finansijske izdatke, a koji su se pokazali korisnim u praksi:

5.1.1. PROMOVISANJE PROJEKTA U SKUPŠTINI GRADANa samom početku realizacije projekta organizujte konferenciju za novinare u skupštini grada – iskoristite publicitet gradonačelnika/predsednika opštine da promovišete svoj projekat. Pripremite zanimljivo i atrak-tivno saopštenje, i fokusirajte se da promovišete koristi koje će obični građani imati od projekta, kao i na to da promovišete podršku EU u čitavom procesu realizacije projekta. Pod tačkom 5.1.10 objašnjene su procedure organizacije medijskih događaja koje ste u obavezi da sledite. Medijski izveštaj (press clipping) obavezno pošaljite timu EU Exchange 4 programa, za arhivu. Medijski izveštaji su važni, zato što se služe za procenu uspešnosti komunikacionih aktivnosti koje ste sproveli – koriste se pri proceni ostvarenih rezultata.

5.1.2. PROMOVISANJE PROJEKTA U MEDIJIMA (ŠTAMPA, RADIO, TV, DRUŠTVENE MREŽE)

Trudite se da planski i sa ciljem redovno informišete ciljane medije o razvoju projekta i akcijama koje spro-vodite. Kontaktirajte časopise koji se bave tematikom vašeg projekta, ponudite im neku zanimljivu vest, napravite listu medija koje ćete redovno obaveštavati o akcijama koje ste isplanirali. Budite aktivni na društvenim mrežama. Ukoliko smatrate da imate nešto zanimljivo da prenesete građanima – kontaktirajte

predstavnike lokalnih ili nacionalnih radio i TV stanica za davanje izjave. Čuvajte video arhivu priloga koji su se emitovali a koji su u vezi sa projektom koji sprovodite. Članovi implementacionih jedinica su obavezi da kolegama iz EU Exchange 4 tima dostavljaju sve video priloge koji su se emitovali na lokalu, kako bi se isti mogli iskoristiti za pripremu reklama ili kratkometražnog filma o EU Exchange 4 programu i rezultatima koji su ostvareni kroz EU Exchange 4 grant šemu.

5.1.3. SARADNJA SA EU EXCHANGE 4 TIMOM Vaš menadžer za odnose sa javnošću je u obavezi da od prvog dana realizacije opštinskog projekta uspostavi odnos sa osobom zaduženom za komunikacije u timu EU EXCHANGE 4 programa. Sve vesti, saopštenja o pro-motivnim akcijama, rezultate i medijske događaje koje organizujete – koordinirate sa timom EU EXCHANGE 4 programa. Važna obaveštenja i informacije o aktivnostima na programu, kao i na drugim podržanim projek-tima, možete dobiti na internet prezentaciji http://www.exchange.org.rs. Ovde možete preuzeti i sva važna dokumenta. Sve aktivnosti koje budete preuzimali u okviru projekta biće objavljene na sajtu programa i u časopisu SKGO „Lokalna samouprava“ u odeljku koji je posvećen programu EU Exchange 4. Takođe, u obavezi ste da članovima EU Exchange 4 tima redovno dostavljate priče o uspešno realizovanim akcijama ili koristima koje je opštinski projekat doneo građanima. Ove priče biće objavljene u ciljanim medijima i u publikacijama koje finansira EU Exchange 4 program.

5.1.4. SARADNJA SA DRUGIM EU PROJEKTIMA NA TERITORIJI OPŠTINE/GRADA I NA NACIONALNOM NIVOU

Kontaktirajte kolege koje rade na realizaciji ostalih opštinskih EU projekata na teritoriji vaše opštine/grada i regiona. Dogovorite se sa njima o zajedničkim akcijama u kojima vidite obostrani interes. Jedna od važnih stvari je i sinergija između projekata koje finansira EU u različitim aktivnostima na terenu. Organizujte među-sobne posete i trudite se da razmenite iskustva. Budite otvoreni za mogućnost da prenesete svoja iskustva i znanja kolegama sa drugog projekta, ali i da naučite nešto od njih. Pogledajte interaktivnu mapu EU projekata i selektujte srodne projekte i informišite se na vreme o mogućnostima saradnje. http://mapa.euinfo.rs/.

5.1.5. SARADNJA SA PROJEKTIMA KOJE JE FINANSIRALA EU U REGIONU/MEĐUNARODNO

Uspostavite saradnju sa opštinama/gradovima sa državama u regionu koje su uz pomoć EU realizovale ili re-alizuju slične projekte. Organizujte studijske posete i radne forume putem kojih ćete ojačati svoje kapacitete za realizaciju opštinskog projekta. Objavite vest o studijskoj poseti, razmenite banere za internet prezentacije, sledite primere dobre prakse – posebno od država koje su već članice Evropske unije.

5.1.6. SARADNJA SA INSTITUCIJAMA OD JAVNOG ZNAČAJA Uspostavite saradnju sa vrtićima, osnovnim i srednjim školama, fakultetima, javnim komunalnim preduze-ćima, bolnicama, hotelima, privrednim društvima, ustanovama od društvenog značaja – ili nekim drugim institucijama koje možete iskoristiti za zajedničke promotivne akcije. Možete organizovati i predavanje na temu značaja projekta u školama (ukoliko tema projekta odgovara), na fakultetima, u vrtićima. Možete držati prezentacije u skupštini grada/ opštine (ili nekim drugim ustanovama koje ste definisali kao ciljne grupe) i tako preneti svoja iskustva u pripremi i realizaciji projekta i kako ste došli do fondova – na taj način promovišete i svoj projekat i pomoć koju EU pruža Srbiji.





5.1.7. SARADNJA SA PARTNERSKIM OPŠTINAMA, REGIONALNIM RAZVOJNIM AGENCIJAMA, CIVILNIM SEKTOROM I NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

Organizujte zajedničke aktivnosti sa partnerskim opštinama, RRA, civilnim sektorom i nevladinim or-ganizacijama ako za to imate mogućnosti u zavisnosti od tipa opštinskog projekta koji realizujete. To mogu biti različite promotivne akcije, okrugli stolovi, tribune, konferencije, posete, i slično. Ovakve ak-tivnosti mogu doprineti efikasnijoj promociji u svim medijima. Nevladine organizacije često organizuju neke tribine, ili akcije od javnog značaja kako bi pomogle u daljoj edukaciji mladih. Priključite im se i dogovorite sa njima zajedničke aktivnosti, kako biste zajedničkim snagama uticali na promenu svesti kod građana, bilo da je reč o zaštiti životne sredine, lokalnom ekonomskom razvoju ili socijalnoj zaštiti. Promovišite opštinski projekat i u saradnji sa partnerskom opštinom - organizujte zajedničke akcije na teritoriji vaših opština.

5.1.8. SARADNJA SA EU INFO CENTROM EU info centar www.euinfo.rs je mesto gde možete da pronađete odgovore na pitanja vezana za Evropsku uniju, njene institucije i evropske integracije. Takođe, obzirom da služi kao info servis gra-đana, možete da iskoristite resurse EU Info centra za promociju svog opštinskog projekta. U dogovoru sa timom EU EXCHANGE 4 programa, kontaktirajte kolege iz EU Info centra i dogovorite sastanak na kome ćete utvrditi koje to zajedničke akcije možete da organizujete. Pronađite najbolji modus promotivnih aktivnosti koji će odgovarati vašim komunikacionim ciljevima. EU Info centar organizuje veliki broj akcija/događaja kao što su na primer: Dan Evrope, Evropska nedelja mobilnosti, Dan vo-lontera, Zelena nedelja (koja se organizuje poslednje nedelje maja i prve nedelji juna svake godine), različite kulturne manifestacije kao i mnoge druge akcije na temu evropskih integracija i opšte druš-tvenih tema.

Pratite njihov rad i na društevnoj mreži Fejsbuk: https://www.facebook.com/euinfo.rs tako ćete imati redovno informacije o svim aktivnostima koje se organizuju. Eu Info centar će vas rado promovisati ukoliko im pošaljete zanimljive informacije o događajima i akcijama koje organizujete.

5.1.9. SARADNJA SA DRUGIM EU PROGRAMIMA TEHNIČKE POMOĆIIdentifikujte koji su to EU programi tehničke pomoći sa kojima možete da uspostavite saradnju. Oni mogu da vam pomognu da proširite svoja iskustva i da vam obezbede korisne kontakte bilo u oblasti za-štite životne sredine, lokalnog ekonomskog razvoja, ili socijalne zaštite. Najbolje je da se u vezi buduće saradnje konsultujete sa timom za odnose sa javnošću EU Exchange programa i EU Info centrom. EU info centar je pripremio interaktivnu mapu EU projekata koju možete pronaći na http://mapa.euinfo.rs/.Takođe, iskoristite priliku i dostavite Osnovne informacije o vašem projektu EU Info centru kako biste promovisali vaš projekat i putem ove mape.

5.1.10. PROMO INFO AKCIJE U CENTRU GRADAOvaj tip akcija možete organizovati zajedno sa školama, nevladinim organizacijama, predstavnicima civilnog sektora, partnerskim opštinama i ostalim zainteresovanim stranama, koje identifikujete kao važne za vaš projekat. U centru grada možete postaviti štand i deliti liflete, brošure i ostale promotivne materijale koje smatrate adekvatnim.

5.1.11. ORGANIZACIJA MEDIJSKIH DOGAĐAJAPod medijskim događajima ovde najpre mislimo na: konferencije za štampu, ceremonije potpisivanja ugovo-ra, posete lokacijama (gradilištu), i na ceremonije otvaranja. Ove događaje planirate u saradnji sa timom EU EXCHANGE 4 programa.

Prilikom organizacije medijskih događaja morate paziti na detalje vizuelnog brendiranja materijala koje ćete koristiti, kao na primer: pozivnice, brendiranje prostorije gde se održava konferencija za medije, postavljanje banera, gradilišnih tabli, komemorativnih plakata i slično.

Pre organizacije bilo kog medijskog događaja u obavezi ste da minimum 30 dana pre organizacije događaja obavestite EU EXCHANGE 4 tim kako bi vaš zahtev bio prosleđen EUD PR odeljenju, i kako bi sve zainteresova-ne strane na vreme mogle da se obaveste o događaju koji planirate da organizujete. Takođe, ovaj vremenski period važno je ispoštovati kako bi se i u logističkom smislu događaj adekvatno isplanirao. U zavisnosti od tipa događaja i njegove važnosti događaju mogu prisustvovati i visoki zvaničnici DEU i Vlade RS. Uspešan medijski događaj rezultat je pravovremenog i detaljnog planiranja.

5.1.12. POSETE NOVINARAGrupne posete novinara lokacijama na kojima se odvija projekat mogu da pruže dodatne prilike za promociju projekta. Takve posete treba da budu dobro vremenski isplanirane i usredsređene na opipljiva dostignuća. Gde god je to moguće, grupu novinara treba da prate predstavnici Delegacije EU i tima programa EU Exchan-ge 4. Važno je da blagovremeno obavestite kolege iz EU EXCHANGE 4 programa o ovim akcijama, kako bi sve zainteresovane strane mogle na vreme da se organizuju.

5.1.13. POSEĆUJTE KONFERENCIJE, OKRUGLE STOLOVE, FORUME I SAJMOVETrudite se da budete informisani o različitim događajima kao što su konferencije, okrugli stolovi, forumi, saj-movi i slično, a koji se organizuju od strane drugih institucija/organizacija za teme koje su vam važne. Recimo Sajam lokalne samouprave koji se održava u novembru možete da iskoristite da na štandu vaše opštine/grada ispromovišete i svoj projekat, i ostvarite potrebne kontakte. Takođe, završne konferencije EU projekata tehničke pomoći koji su srodni vašem opštinskom projektu možete da iskoristite kao kanal putem koga ćete promovisati svoj projekat, ako za to postoji mogućnost, ili da uspostavite značajne kontakte sa vašim ciljnim grupama.

5.1.14. DRUŠTVENE MREŽE – FACEBOOK, TWITTER, YOUTUBE, BLOGUkoliko imate internet prezentaciju vašeg projekta, obavezno na početnoj stranici postavite banere za direk-tan pristup društvenim mrežama na kojima ste registrovali svoje profile. Marketing u društvenim medijima podrazumeva aktivno učešće u onlajn društvenim zajednicama u kojima provode vreme ciljni korisnici, kao i kreiranje i distribuciju sadržaja i drugih poruka preko društvenog veba. Prost primer takvog sadržaja bi bilo kreiranje I objavljivanje video klipova na Jutjubu koje će korisnici rado da gledaju i dele sa drugima, ili koje mogu da postave na svoj sajt ili blog i tako vam obezbede dolazni link do sajta. Društveni mediji su sjajni za povećanje broja dolaznih linkova ka vašoj internet prezentaciji, a imajući u vidu značaj koji Gugl pridaje lin-kovima pri rangiranju rezultata pretrage, to znači da umrežavanje vašeg linka direktno utiče na poziciju vaše internet prezentacije na pretraživačima. Ukoliko niste u mogućnosti da napravite internet prezentaciju vašeg projekta uvek možete da pokrenete blog stranicu, u okviru koje ćete takođe promovisati vaše profile i na




drugim društvenim mrežama. Takođe, na blogu možete da pišete o najnovijim dostignućima u realizaciji pro-jekta, da objavljujete fotografije, možete da razmenjujete iskustva sa kolegama koji realizuju projekte koji se bave istom tematikom kao i vaš projekat, i da se povežete sa različitim organizacijama na drugim društvenim mrežama. Možete da zamolite i kolege da pišu za vaš blog o temama koje su vam značajne i tako promovišete koncept za koji se zalažete. Takođe, možete da uspostavite i saradnju sa ministarstvima po ovom pitanju, i da zamolite da se napišu određene preporuke koje će biti od značaja obzirom da dolaze sa državnog nivoa. Budite otvoreni za pitanja građana – pokažite im da ste transparentni. Društvene mreže vam omogućavaju trenutni pristup širokoj mreži pojedinaca, od kojih su neki u vašoj opštini, što omogućava ažuriranje podataka i dobijanje povratnih informacija o veoma specifičnim pitanjima. S obzi-rom da početnih troškova nema, društvene mreže predstavljaju jednu od najpovoljnijih prilika za obavljanje opštinske komunikacije. Takođe, pružaju vam mogućnost da slušate svoje korisnike i da im date upravo ono što žele. Ako se koriste ispravno, društveni mediji sigurno mogu da vam pomognu da ostvarite svoje ciljeve.

Kao dobar primer možete pogledati naloge Stalne konferencije gradova i opština (SKGO) na društvenim mre-žama, koji su za relativno kratko vreme postali veoma posećeni:

• Fejsbuk – www.facebook.com/skgo.sctm• Tviter – www.twitter.com/skgo_sctm• Jutjub - http://www.youtube.com/channel/UCHJVIEACwNz4UKUtaYCQ64Q

Društvene mreže su povezane sa sajtom SKGO (www.skgo.org), postovi na Fejsbuku i Tviteru se objavljuju u realnom vremenu zahvaljujući odgovarajućem softveru, dok se svi prilozi postavljeni na Jutjub mogu pogle-dati u sekciji Video.

5.1.15. PROCENA KOMUNIKACIONIH AKTIVNOSTIPo završetku određenih komunikacionih aktivnosti obavezno uradite procenu istih. Pronađite sve objave u štampi, na radiu i televiziji. Pripremite izveštaj i čuvajte ga u arhivi. Pošaljite izveštaj timu EU Exchange 4 pro-grama, odmah po završetku događaja. Ovo je jako važno zbog praćenja rezultata komunikacionog plana – na ovaj način se procenjuje uspeh vaših komunikacionih aktivnosti. Takođe, podaci iz ovog izveštaja mogu vam biti od koristi u pripremi završnog izveštaja o realizaciji projekta.

6. Pravila efikasne promocije EU projekata

6. PRAVILA EFIKASNE PROMOCIJE EU PROJEKATA

Ovo poglavlje sadrži delove „Priručnika za komunikaciju i efikasniju promociju spoljnih aktivnosti Evropske Unije“ (izdatog juna 2009.) koji su od važnosti za radne grupe/timove koji rade na realizaciji projekata finansi-ranih u okviru programa EU Exchange 4.

Navešćemo ovde neka od najvažnijih pravila efikasne promocije EU projekata:

1. Lokalne samouprave u Srbiji su odgovorne i u obavezi su da, kao korisnici projekta, obezbede odgova-rajući publicitet opštinskog projekta koji sprovode, kao i da obezbede efikasnu promociju podrške koju Evropska unija pruža Republici Srbiji.

2. Svi promotivni materijali/komunikacioni alati koji se tiču interne i eksterne komunikacije i koji se koriste kao sredstva promocije opštinskog EU projekta moraju da budu pripemljeni po sledećim procedurama i da poštuju pravila koja se tiču vizulenog identiteta:

• Bilo koji materijal/alat koji ste pripremili, mora biti poslat na odobrenje: timu EU Exchange 4 pro-grama. Svi alati koje pripremate rade se na obrascu koji ste dobili uz ovaj priručnik na CD-u, i sastoje se od sledećih vizuelnih elemenata: logo EU, logo EU Exchange 4 programa i grba opštine/grada (poglavlje 6.1). Takođe treba da sadrže osnovne kontakt informacije: adresu, broj telefona, fax, e-mail, adresu internet prezentacije (ukoliko je ima). Poglavlje 6 ovog priručnika bavi se pravilima vizuelnog identiteta EU koje ćete morati da sledite pri izradi različitih alata i promotivnih materijala.

• Za štampane materijale i druga sredstva promocije potrebno je pribaviti odobrenje od strane Dele-gacije EU u Republici Srbiji. Prvo je potrebno dostaviti predlog timu EU Exchange 4 programa, koji će finalnu dogovorenu verziju proslediti Odeljenju za odnose sa javnošću i medijima Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji. Informaciju o finalnom odobrenju dobićete od članova tima programa EU Ex-change 4 u roku od oko 2 nedelje od trenutka prijema finalne verzije (pomenuti vremenski rok može biti i duži u zavisnosti od perioda dostavljanja, npr, godišnji odmori, božićni i novogodišnji praznici i slično).

Važna napomena:Tim EU EXCHANGE 4 programa pripremiće i dostaviće svim lokalnim samoupravama sledeće materijale:

1. Info table 2. Dizajn za Roll Up banere koji će imati slično idejno rešenje, ali se razlikovati u zavisnosti od oblasti

kojima se projekti bave: upravljanje imovinom, briga o starima, upravljanje otpadom, poljoprivreda3. Brošure - informacije o programu EU Exchange 44. Liflete – informacije o programu EU Exchange 45. Postere (ovi posteri imaće isti vizuelni identitet i poruku za sve opštine koje učestvuju u realizaciji

grant šeme. Poruke će se kreirati u zavisnosti od tipa projekta.)6. Nalepnice sa logom donatora za nabavljenu opremu i vozila – broj i velicina nalepnica ce biti usa-

glasene za svaki projekat.

Poziv:Tokom trajanja EU Exchange 4 programa Stalna konferencija gradova i opština u okviru mesečnika „Lokalna samouprava“ objavljivaće podlistak o najvažnijim aktivnostima na programu. Podlistak će takođe biti distri-buiran i putem elektronske pošte u formi elektronskog biltena. Pozivamo Vas da nam dostavite tekstove i fotografije o uspesima na Vašim projektima i mi ćemo ih postaviti na internet prezentaciju EU EXCHANGE 4 programa i objaviti u mesečniku „Lokalna samouprava“.


6. Pravila efikasne promocije EU projekata / 6.1. Elementi vizuelnog identiteta EU 6. Pravila efikasne promocije EU projekata / 6.1. Elementi vizuelnog identiteta EU

6.1. ELEMENTI VIZUELNOG IDENTITETA EU

6.1.1. OBRAZAC ZA ALATE INTERNE/EKSTERNE KOMUNIKACIJELokalne samouprave čiji su projekti finansirani u okviru programa EU Exchange 4 koristiće odobreni obrazac (memorandum) za alate interne/eksterne komunikacije opisane u poglavlju 2.1 (pismo, fax, izveštaj, zapisnik sa sastanka, pozivno pismo) i u poglavlju 4.2 (Komunikacione tehnike i alati) ovog priručnika. Osnovni vizuelni elementi obrazca za alate interne/eksterne komunikacije su:

1. U zaglavlju dokumenta: grb grada/opštine u levom uglu, logo EU Exchange 4 programa u središnjem delu i logo EU u desnom uglu. Svi logoi moraju biti iste veličine.

Odobreni model obrasca (memoranduma) nalazi se na CD-u uz priručnik u sprskoj i enegleskoj verziji:

1. U donjem delu dokumenta (podnožje/footer): kontakt podaci vaše opštine/grada (kontakt podaci radne grupe) u levom donjem uglu, u desnom donjem uglu kontakt podaci Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji.

6.1.2. LOGO EVROPSKE UNIJEZastava EU sa obaveznim tekstom Evropska unija/European Union je glavni element evropskog vizuelnog identiteta. Bez obzira na veličinu, obim ili ciljeve akcije, zastava EU mora da zauzima istaknuto mesto na svim materijalima koje proizvodi vodeći partner (lokalna samouprava) i/ili partneri. Ona nikada i ni u kom slučaju ne sme biti manja od ostalih logoa koji su aplicirani. Elektronski obrasci su kreirani za sve tipove komunikacionih alata i mogu se preuzeti sa internet prezentacije Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji www.europa.rs sa linka:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/

a takođe se nalaze na CD-u koji je u prilogu ovog priručnika.

Zastava EU je plava pravougaona zastava čija je vodoravna strana jedan i po put duža od uspravne. Dvanaest zlatnih zvezda je raspoređeno u jednakim razmacima duž konture neobeleženog kruga čiji se centar nalazi na preseku dijagonala pravougaonika. Poluprečnik kruga je jednak jednoj trećini dužine okomite strane. Sve zvezde su petokrake, pri čemu su vrhovi svakog kraka raspoređeni u jednakim raz-macima duž konture neobeleženog kruga čiji je poluprečnik jednak osamnaestom delu dužine uspravne strane. Sve zvezde su uspravno orijentisane – što znači, sa jednim vrhom kraka usmerenim na gore i dva vrha kraka u jednoj liniji pod pravim uglom u odnosu na uspravnu stranu. Krug je uređen tako da se zvez-de nalaze na pozicijama obeležja časova na časovniku. Njihov broj je nepromenljiv.

Zvanične boje zastave su:• Pantone Reflex Blue za površinu pravougaonika• Pantone Process Yellow za zvezde

Ovo je važno da znate kako biste štampariji mogli da dostavite tačne instrukcije o bojama, i kako bi iz-begli situaciju da vam štamparija dostavi materijale koji nisu u skladu sa gore označenim kategorijama pantona.

Zastavu je poželjno štampati sa belom pozadinom. Višebojnu pozadinu treba izbegavati, pogotovu ako sadrži boje koje se ne podudaraju sa plavom. U slučajevima kada se pozadina u boji ne može izbeći, mora se koristiti bela bordura u širini od jednog dvadeset petog dela dužine okomite strane.



6.1.3. ODGOVORNOST O SADRŽAJU MATERIJALA EU nije odgovorna za sadržaj komunikacionog materijala pripremljenog od strane lokalnih samouprava (kori-snika) i/ili partnera. Stoga je obavezno dodati sledeću napomenu o odgovornosti:

„Ova publikacija je napravljena uz finansijsku pomoć Evropske unije. Za sadržaj ove publikacije isključivo je odgovorna <ime lokalne samouprave /partnera > i ne predstavlja zvanični stav Evropske unije“.

„This publication has been produced with the assistance of the European Union. The contents of this pu-blication are the sole responsibility of <name of the implementing partner> and can in no way be taken to reflect the views of the European Union“.

6.1.4. INTERNET LINKOVISve publikacije koje se izdaju moraju se pozivati na zvanične EU izvore za dodatne informacije, posebno na zvaničnu prezentaciju Evropske unije i / ili zvaničnu prezentaciju Delegacije EU u Republici Srbiji. Takođe, mogu se pozivati na Evropsku uniju u okviru World veb portala, koji se nalazi na adresi http://eeas.europa.eu/index_en.htm/. Ovaj portal sadrži linkove specijalizovanih sajtova koji sadrže informacije o spoljnim po-slovima EU.

6.1.5. VIDLJIVOST OBELEŽJA EU NAKON ZAVRŠETKA AKCIJE Akcijom može da nastavi da upravlja koordinator ili drugi korisnik donacije nakon okončanja faze EU finan-siranja. U tom slučaju, nakon šest meseci od završetka akcije finansirane od strane EU, nikakva EU obeležja ne smeju se koristiti ni u jednom komunikacionom alatu, sa izuzetkom komemorativnih plaketa. Međutim, sledeća rečenica mora biti uključena u materijal, sa podjednakom vidljivošću koju je imala zastava EU:

„Početna faza <datumi> ovog projekta finansirana je od strane Evropske unije“.

6.1.6. INTERNET PREZENTACIJEInternet prezentacije u sve većoj meri postaju osnovno sredstvo komunikacije, ali nije neophodno imati odvo-jene internet prezentacije za svaki projekat jer pristup informacijama može da bude omogućen preko internet prezentacije grada/opštine.

U najmanju ruku, treba obezbediti linkove ka internet prezentacijama Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji (www.europa.rs) i programa EU Exchange 4 (www.exchange.org.rs). Ne zaboravite i sve ostale zainte-resovane strane: možete otvoriti u tu svrhu posebnu stranicu u kojoj ćete navesti sve linkove koje su za vas važni. Po završetku akcije, bazu internet prezentacije treba iskopirati na CD-rom i dostaviti ga Delegaciji za eventualnu dalju upotrebu u opštim komunikacionim aktivnostima i u svrhu arhiviranja.

6.1.7. INFO TABLE I KOMEMORATIVNE PLAKETEVidljivost infrastrukturnih aktivnosti koje finansira EU može se obezbediti putem info table (u praksi se zovu još i gradilišne table). Info table moraju da budu jasno vidljive tako da prolaznici mogu da se informišu i razumeju prirodu akcije. Obično se, na početku projekta pri prvom medijskom događaju koji se organizuje postavljaju unutar gradilišta, a na lokaciji koja će biti zgodna za davanje izjava za medije. U tom slučaju, gradilišna tabla

se postavlja na prigodnom mestu kako bi kamera mogla da snimi u širokom kadru i samu lokaciju i gradilišnu tablu, i učesnike događaja. Nakon ovog medijskog događaja, gradilišna tabla se postavlja duž prilaznih puteva ka lokaciji izgradnje postrojenja/objekta , i to na vidljivom mestu. Gradilišne table se pripremaju na srpskom i engleskom jeziku. Grafička rešenja se šalju timu EU Exchange 4 programa kako bi se obezbedila potrebna odo-brenja DEU. Opština/grad (projektni tim) je u obavezi da ih održava od početka akcije do šest meseci nakon njenog završetka. Ukoliko su u pitanju manji objekti gde ne postoji mogućnost da se tokom organizacije prvog medijskog događaja i promocije projekta table postavi u krugu objekta – table se postavljaju ispred ulaza u objekat na adekvatnom, vidljivom mestu. Važno je napomenuti da ukoliko postoji više gradilišnih lokacija – svaka mora da sadrži info tablu. Dimenzije info/gradilišnih tabli su: 170x150. Primeri grafičkih rešenja nalaze se na CD-u koji ćete dobiti uz ovaj priručnik, a iz njih će vaš grafički dizajner moći da dobije informacije o fontu, veličini fonta i osnovnim pozicijama. U praksi se koriste dve različite vrste gradilišnih/info tabli:

Primer gradilišnih info tabli

U praksi se više koristi takozvana „žuto-plava“ tabla jer ima više prostora za informacije o samom projektu, ali i za dvojezičnu formu.

Trajne komemorativne plakete su efektan način obeležavanje učešća EU u realizaciji projekata kao što su izgradnja kuća, bolnica, fabrika, institucija, centara za obuku, biznis inkubatora, kontakt centara, slično. Po-stavljaju se u završnoj fazi realizacije projekta. Plakete treba da sadrže sledeću rečenicu:

„Ova [naziv strukture] je izgrađena uz finansijsku pomoć Evropske unije“

ili

„Ovaj [naziv strukture] izgrađen je uz finansijsku pomoć Evropske unije“

Komemorativne plakete se rade u dimenzijma A3 ili A4, u zavisnosti od potrebe. Uvek je bolje odabrati veći format zbog maksimalne vidljivosti same plakete.



Primer komemorativne plakete

Info table za projekte finansirane u okviru EU Exchange 4 programa pripremiće i štampati tim programa EU Exchange 4 i dostaviti ih svim lokalnim samoupravama.

6.1.8. BANERI Banere (Roll upove) treba praviti kada to diktira komunikaciona strategija određene akcije. Njihova glavna namena je da služe kao pozadina u posebnim događajima kao što su konferencije, radionice, obuke i slično. Grafička rešenja i tipovi banera se pripremaju u dogovoru sa EU Exchange 4 timom.

6.1.9. VOZILA I OPREMASva vozila koja se koriste u okviru akcije koju finansira EU treba da budu jasno označena i da na vidljivom me-stu imaju istaknutu zastavu EU i rečenicu „Donacija Evropske unije“7 na engleskom i na srpskom jeziku. Logo izvođača radova, partnera na realizaciji projekta ili drugih donatora može da bude istaknut na vozilu, pri čemu zastava EU treba da bude istaknuta najmanje podjednako prominentno kao i obeležja drugih učesnika akcije.

Primer nalepnica za vozila i opremu

7 Ili neki sličan tekst u dogovoru sa EU Exchange 4 timom

This school was rebuilt with the supportof the European Union

Provided by the European Union

Provided by the European Union

Sva oprema nabavljena u okviru projekata finansiranih od strane EU mora da bude jasno označena8, sa zasta-vom EU na istaknutom mestu i sa određenim natpisima na srpskom i engleskom jeziku:

„This institution was equipped with support by the European Union“„Ovu ustanovu je opremila Evropska unija“

„This laboratory was equipped through a donation of the European Union“„Ova laboratorija je opremljena uz pomoć Evropske unije“

This equipment was donated by the European Union“„Ovu opremu je donirala Evropska unija“

Grafička rešenja i tipovi nalepnica ili pleketa za vozila i opremu se pripremaju u dogovoru sa EU Exchange 4 timom.

6.1.10. PROMOTIVNI MATERIJALISve vrste promotivnih artikala (kao što su majice, kape i olovke i slično) mogu izraditi partneri na realizaciji akcije, izvođači ili međunarodne organizacije u smislu podrške informativnim i komunikacionim aktivnostima u okviru svojih akcija. Promotivni artikli treba da budu jasno obeleženi zastavom EU i ukoliko je to moguće, natpisom „Evropska unija“ i ključnim porukama ili frazama.

Pre štampe, dizajn promotivnih materijala potrebno je poslati EU Exchange 4 timu koji će rešenja proslediti Delegaciji EU u Republici Srbiji na odobrenje. Odgovor možete očekivati u roku od oko dve nedelje, tako da je potrebno pažljivo planirati aktivnosti.

8 Plakete ili nalepnice


6. Pravila efikasne promocije EU projekata / 6.1. Elementi vizuelnog identiteta EU

6.1.11. FOTOGRAFIJEFotografije koje prikazuju napredak akcije treba snimiti gde god je to moguće da bi se dokumentovali napre-dak i relevantni događaji (početak akcije, posete zvaničnika EU, itd.) tako da kasnije mogu da budu upotre-bljene u okviru komunikacionog materijala. Treba odabrati fotografije koje na najbolji način ilustruju rezultate i efekte akcije, u skladu sa pisanim materijalom koji datu akciju prati. Kao i kada je u pitanju pisani materijal, treba se fokusirati na ljude uključene u akciju, ne na zvaničnike koji njome upravljaju.

Duplikate fotografija treba poslati:• Timu EU Exchange 4 programa• Savetniku za štampu i informacije pri Delegaciji EU

Na poleđini duplikata treba navesti sledeće: (a) ime i kontakt detalje osobe koja šalje slike, (b) naziv organi-zacije ili ime osobe kojoj pripadaju autorska prava, c) naziv akcije na koju se slike odnose, njeno trajanje (npr, 2010-2011) i zemlju u kojoj su snimljene. Duplikate fotografija treba dostaviti uz tekuće i završne izveštaje projekta.

Evropska komisija zadržava pravo da koristi i umnožava dostavljene fotografije bez plaćanja dažbina vezanih za autorska prava.

6.1.12. AUDIO – VIDEO MATERIJALI Audio-vizuelni materijal je koristan, ali je njegova proizvodnja skupa, tako da ga treba proizvoditi samo kada postoji realna šansa za medijsku distribuciju. Međutim, kratke video klipove je jednostavno snimiti, a oni mogu da budu upotrebljeni za internet prezentacije, društvene mreže ili kao promotivni materijal koji se može prikazivati na različitim događajima kao što su konferencije, prezentacije, forumi, okrugli stolovi i slično. Uspo-stavite saradnju sa lokalnom TV stanicom koja vam može izaći u susret i dokumentovati najvažnije aktivnosti. Ta saradnja može biti obostrano korisna, TV stanica može imati vesti za svoje informativne emisije, a projekat video arhivu koju kasnije može koristiti u promotivne svrhe.

Kao što važi i za druge materijale, i ovakvi proizvodi treba da naznače podršku EU tako što će zastava EU i poruka o odricanju o odgovornosti biti vidljivi na početku i kraju.

6.1.13. DOGAĐAJI OD JAVNOG ZNAČAJA I POSETEOrganizovanje događaja od javnog značaja (ili učešće u događajima organizovanim nezavisno od projektnih aktivnosti, na primer od strane Delegacije EU) može da predstavlja izvanrednu priliku za promociju rezultata projekta. Ovakvi događaji podrazumevaju konferencije, radionice, seminare, sajmove i izložbe, a sve učesnike navedenih aktivnosti, treba obavestiti da događaj finansira Evropske unija. Za detalje pravila organizacije me-dijskih događaja pogledajte poglavlje 5.1.11

Zastava EU treba da bude vidljiva na svim materijalima. Treba iskoristiti priliku da se izloži zastava ili transpa-rent sa obeležjem EU u prostorijama u kojima se sastanci održavaju.

Takođe, i posete visokih zvaničnika Evropske komisije ili visokih vladinih zvaničnika su potencijalna prilika za promociju projekta putem saopštenja za štampu, održavanja konferencije za medije ili jednostavno njihovim fotografisanjem na lokacijama gde se realizuju projektne aktivnosti.

7. Pitanja i pomoć

7. PITANJA I POMOĆ

Ukoliko imate pitanja ili ukoliko vam je potrebna pomoć u tumačenju određenih poglavlja u okviru ovog priručnika tim EU Exchange 4 programa stoji Vam na raspolaganju:

Željko KrnetićKoordinator za komunikacijeEU Exchange 4 program

Mob. 064 870 3352Tel. 011 3223 446Faks 011 3344 [email protected]

www.exchange.org


Saveti za efikasniju promociju projekata finansiranih u okviru EU Exchange 4 grant šeme Saveti za efikasniju promociju projekata finansiranih u okviru EU Exchange 4 grant šeme

SAVETI ZA EFIKASNIJU PROMOCIJU PROJEKATA FINANSIRANIH U OKVIRU EU EXCHANGE 4 GRANT ŠEME

U ovom dodatku nalazi se kratak pregled specifičnih komunikacionih aktivnosti koje biste mogli da preduz-mete u cilju efikasnije promocije vašeg projekta, podeljenih po tipovima projekata grant šeme programa EU Exchnage 4.Svim lokalnim samoupravama, kao i članovima radne grupe za realizaciju projekta, savetuje se korišćenje PR Priručnika dostupnog za preuzimanje na internet prezentaciji SKGO na adresi: http://euintegracije.skgo.org/sr/publications/download/6

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI ČVRSTOG OTPADA

SARADNJA SA DRUGIM EU PROJEKTIMA KOJI SE BAVE ZAŠTITOM ŽIVOTNE SREDINEKontaktirajte kolege iz EU Info centra (http://euinfo.rs/sr.html) da Vam obezbede potrebne kontakte i da Vas povežu sa programima koje finansira Evropska unija, a koji se bave životnom sredinom. Jednom kada uspostavite kontakt sa kolegama sa drugih projekata možete promovisati Vaš projekat na nekoliko načina:

• Možete im poslati Osnovne informacije o projektu finansiranom u okviru EU Exchange 4 grant šeme, kako bi ih obavestili da vaš projekat postoji i kako biste se dogovorili oko mogućih zajedničkih aktivnosti na terenu.

• Možete razmeniti animirane gif banere i povezati internet prezentacije, i na taj način povećati ukupan broj internet korisnika koji će imati olakšan pristup internet prezentaciji vašeg projekta.

• Možete koordinisati zajedničke promotivne aktivnosti na temu čvrstog otpada, i to u okviru doga-đaja kao što su: treninzi u oblasti jačanja kapaciteta lokalnih samouprava u oblasti zaštite životne sredine, okrugli stolovi na temu čvrstog otpada i zaštite životne sredine, završne konferencije EU programa tehničke pomoći, saradnja u toku zelene nedelje svake godine (poslednja nedelja maja, prva nedelja juna) i zajednička organizacija promotivnih aktivnosti u oblasti čvrstog otpada i zaštite životne sredine u okviru kampanja za podizanje javne svesti na temu zaštite životne sredine.

• Možete koristiti video materijale koji su već pripremljeni od strane pojedinih programa koje je fi-nansirala EU, a čija je tema zaštita životne sredine (kao što su na primer MISP Program – kampanja „Ne prljajmo Srbiju“ (www.misp-serbia.rs) ili PROGRES projekat (www.euprogres.org ) Dogovorite se sa kolegama o preuzimanju ovih materijala i zajedničkoj saradnji u oblasti zaštite životne sredine. Iskoristite postojeće resurse.

• Možete koristiti internet prezentacije ili društvene mreže EU programa koji se bave zaštitom život-ne sredine tako što ćete im slati vesti o akcijama koje ste preduzeli na terenu, ali i interesantne vesti koje govore o razvoju vašeg opštinskog projekta finansiranom u okviru EU Exchange 4 grant šeme.

• Možete iskoristiti baze podataka EU programa koji se bave zaštitom životne sredine za ostvarivanje kontakata sa resornim ministarstvima, civilnim sektorom i NVO, ali takođe i bazu kontakata medija koji se bave ovom tematikom.

SARADNJA SA MEDIJIMAOstvarite saradnju sa lokalnim novinama i radio i TV stanicama na samom početku realizacije vašeg opštinskog projekta finansiranog u okviru EU Exchange 4 grant šeme.

• U lokalnim novinskim člancima, putem zvaničnih izjava, javnih govora, kao i internet prezentacija opština i regionalnog i opštinskih JKP, neophodno je stalno emitovati jasne i upečatljive poruke upućene stanovništvu. Iskoristite publicitet gradonačelnika i obaveštavajte javnost o akcijama koje sprovodite. Pogledajte PR priručnik koji je pripremila SKGO – u njemu možete pronaći mnogo krea-tivnih i konkretnih saveta koji se odnose na saradnju lokalnih samouprava i medija u oblasti životne sredine. Priručnik je dostupan za preuzimanje u elektronskoj formi na internet prezentaciji SKGO na sledećem linku: http://euintegracije.skgo.org/sr/publications/download/6

• Organizujte gostovanja na lokalnim TV stanicama, u emisijama koje se bave zaštitom životne sre-dine i edukacijom, putem kojih ćete objasniti važnost primarne separacije otpada na izvoru i reci-klaže. Uključite i predstavnike lokalne samoprave u vaše aktivnosti kako bi projekat što bolje bio promovisan.

• Napravite arhivu vaših medijskih aktivnosti. Zamolite kolege iz montaže lokalnih TV stanica da vam sačuvaju materijale u DVD formatu: kasnije te materijale možete iskoristiti za video prezentaciju koju ćete puštati u okviru određenih aktivnosti koje ste planirali, ili pripremu kratkometražnog filma o zaštiti životne sredine.

PROMOTIVNE AKTIVNOSTI – PODIZANJE JAVNE SVESTI O ZAŠTITI ŽIVOTNE SREDINE I EDUKACIJA GRAĐANA

1. Organizujte ankete na početku i na kraju projekta

• Kako bi mogli da uradite procenu osnovnog stanja, možete sprovesti ankete koje će vam omogućiti da ispitate nivo opšte informisanosti stanovništva u vezi sa pravilnim odlaganjem otpada i primar-nom selekcijom otpada. Ove ankete istovremeno predstavljaju aktivnost podizanja svesti o važnosti reciklaže, pravilnog tretiranja čvrstog otpada i zaštite životne sredine u celini. Najbolje bi bilo da se sa ovim aktivnostima otpočne u što kraćem roku kako bi se stekla slika o stvarnom nivou svesti javnosti pre nego se počne sa planiranim komunikacionim aktivnostima. Takođe, na ovaj način se promoviše i pomoć EU u oblasti zaštite životne sredine.

2. Ostvarite saradnju sa javnim komunalnim preduzećem u vašem gradu/opštini:

• Pripremite liflete o važnosti reciklaže i primarne selekcije otpada na izvoru koje u saradnji sa JKP možete deliti uz mesečne račune.

• U saradnji sa službenicima JKP organizujte edukativne interaktivne radionice za osnovne, srednje škole i fakultete na temu separacije otpada i reciklaže.

• U saradnji sa JKP možete organizovati „dan otvorenih vrata sanitarne deponije“.

• Pripremite promotivne banere za kamione gradske čistoće gde ćete razvijenim sloganima promovi-sati važnost primarne separacije otpada i reciklaže.


Saveti za efikasniju promociju projekata finansiranih u okviru EU Exchange 4 grant šeme Saveti za efikasniju promociju projekata finansiranih u okviru EU Exchange 4 grant šeme

• U saradnji sa JKP organizujte obrazovne misije u ruralnim oblastima, na trasama „nelegalnih sme-tlišta“. Zaposleni iz JKP, koji su prošli određenu obuku, mogu da posete svako seosko domaćinstvo u cilju upoznavanja članova seoskih domaćinstava sa negativnim uticajem nelegalnih smetlišta, da podele neke letke i brošure, kao i da pokažu video snimke ili fotografije „pre“ i „posle“ sanacije nelegalnih deponija. Obrazovne misije mogu biti organizovane u periodu od dva meseca, ali i duže ukoliko je to potrebno.

3. Organizujte konkurs za građane za najšokantnije, najlepše ili najsmešnije fotografije lokacija sa mnogo otpada ili sa nezakonito odloženim otpadom. Građani će moći da vam pošalju (ili prebace na određeni sajt) ove fotografije, u digitalnom formatu. Izaberite one najbolje, koje će biti objav-ljene u lokalnim novinama. Svakog meseca jedna oblast na teritoriji opštine može biti izabrana od strane svih stanovnika kao „najzelenija“ (najuređenija), a poseban članak možete biti objavljen o ovom području opštine kao opštinskoj zelenoj zoni. Na ovaj način, građani mogu da se organizuju i poboljšaju svoje neposredno okruženje sakupljanjem otpada, reciklažom ili pokretanjem neke druge aktivnosti u oblasti zaštite životne sredine. Neka vrsta nagrade bi takođe mogla biti pozitivno sredstvo koje bi uticalo na proaktivni pristup građana.

4. Organizujte akciju „Očistimo grad“ u okviru međunarodnog Dana planete Zemlje (22. april) ili to-kom Zelene nedelje u maju/junu svake godine. Lokacije sa fotografija poslatih za takmičenje, opisa-no u odeljku pod brojem 3 gore, mogu biti posećene i očišćene. Izrađuju se fotografije nakon čišće-nja lokacija, koje kasnije mogu biti objavljene, kako bi se pokazala razlika između lokacija pre i posle čišćenja. Ovo je početak praćenja ovih lokacija. Treba motivisati stanovništvo (odrasle, decu, škole) da redovno fotografišu iste lokacije i prate napredak. U skupštini opštine može da se organizuje izložba pobedničkih fotografija. Ovom prilikom, mogu se deliti među građanima neke obrazovne brošure o negativnim efektima zagađenja i važnosti zaštite životne sredine.

5. Ostvarite saradnju sa komunalnom policijom. Oni vam puno mogu pomoći u daljoj promociji važ-nosti reciklaže i pravilnog odlaganja otpada. Mogu deliti liflete i brošure.

6. Ostvarite saradnju sa srednjim školama – organizujte sportska takmičenja i tim putem promovišite osnovne poruke o važnosti reciklaže i primarne separacije otpada.

7. Ostvarite saradnju sa nevladinim organizacijama koje, po pravilu, često organizuju različite doga-đaje i akcije u oblasti reciklaže i primarne separacije otpada.

8. Posećujte sajmove u okviru kojih biste mogli da promovišete svoj projekat (na primer Sajam lokal-ne samouprave).

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI UPRAVLJANJA IMOVINOM

OPŠTE KOMUNIKACIONE AKTIVNOSTI

1. U dogovoru sa opštinom/gradom otvorite posebnu stranicu u okviru internet prezentacije gde ćete promovisati vaše aktivnosti i gde ćete objavljivati sva obaveštenja o vašem projektu. Vaš proje-kat obuhvata specifičnu temu koja je od značaja za samu opštinsku upravu, i u saradnji sa kolegama iz odeljenja za protokol opštine/grada dogovorite najbolji mogući način internet prezentacije ciljeva i značaja vašeg projekta. Trudite se da stavite akcenat na ciljeve vašeg projekta i koristi koje od toga mogu da imaju građani. Pokušajte da osnovne poruke prenesete što jednostavnijim jezikom.

Jedna od osnovnih poruka može da vam bude unapređenje investicione klime kao direktna korist koju građani mogu da imaju od projekta. Elaborirajte ovu tezu i objasnite građanima šta to znači za ekonomski razvoj lokalne samouprave.

2. Promovišite vaše aktivnosti u lokalnim novinama i specijalizovanim časopisima. Na ovaj način ćete informisati vaše ciljne grupe o svim važnim aspektima vašeg projekta i ciljevima koje on treba da ostvari.

3. Ostvarite saradnju sa lokalnim radio i TV stanicama – obezbedite gostovanja u udarnim terminima kako biste objasnili građanima značaj teme koju vaš projekat pokriva.

4. Ostvarite saradnju sa resornim ministarstvom i institucijama od javnog značaja – šaljite im vesti o važnim akcijama i novostima na projektu. Organizujte zajedničke događaje i učestvujte na svim važnim konferencijama koje pokrivaju teme od značaja za vaš projekat.

5. Pripremite zanimljiva rešenja sa jasno definisanim porukama za bilborde i postere koje ćete postav-ljati na nafrekvetnijim lokacijama u vašem gradu/opštini, u poštama, školama, bolnicama, muzeji-ma, pozorištu, institucijama kulture, institucijama koje su u vlasništvu lokalne samouprave i slično.

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI POLJOPRIVREDNE SARADNJE/ZADRUGARSTVA


1. Organizujte redovne info sesije za poljoprivrednike u mesnim zajednicama, poljoprivrednim kom-binatima ili ustanovama koje su tačke umrežavanja poljoprivrednika.

2. Pripremite neku vrstu uptinika/ankete kako biste pratili efikasnost održanih info sesija i kako bi-ste saznali više o očekivanjima i nedoumicama vaše ciljne grupe. Upitnik – anketu sprovedite na početku i na kraju info sesija kako biste mogli da uporedite rezultate i analizirate uspešnost vaših aktivnosti.

3. Pripremite osnovne informacije o projektu u formatu brošure, gde ćete na jednostavan i razumljiv način objasniti ciljeve i akcije koje planirate da sprovedete u okviru projekta.

4. Organizujte info misije u ruralnim oblastima – posećujte gazdinstva, ostvarite lični kontakt sa de-lom ciljne grupe koja nije bila u mogućnosti da poseti info sesije.

5. Pripremite atraktivne promotivne materijale kao što su na primer posteri sa jasno definisanim porukama i obaveštenjima. Te materijale možete distribuirati u poljoprivrednim kombinatima, na sajmu poljoprivrede, prodavnicama koje se bave poljoprivrednom opremom i sredstvima za poljo-privrednu proizvodnju, prodavnicama stočne hrane i slično. Definišite koje su to sve ključne insti-tucije i ustanove/objekti koji su od značaja za vašu ciljnu grupu i ostvarite saradnju sa vlasnicima istih – iskoristite ih za promociju vašeg projekta i kao distributivne kanale za vaše poruke koje želite da plasirate vašoj ciljnoj grupi.

6. Ostvarite saradnju sa TV i radio stanicama koje produciraju tematske emisije na temu poljoprivre-de – obezbedite priloge o vašem projektu

100 PRIRUČNIK ZA EFIKASNIJU KOMUNIKACIJU I PROMOCIJU EU PROJEKATA U LOKALNIM SAMOUPRAVA

Saveti za efikasniju promociju projekata finansiranih u okviru EU Exchange 4 grant šeme

7. Ostvarite saradnju sa lokalnim novinama – pripremite bilten koji će izlaziti na svaka četiri meseca, ili kada procenite da imate da podelite važna obaveštenja sa vašom ciljnom grupom.

8. Ostvarite saradnju sa resornim ministarstvima i učestvujte na konferencijama, sajmovima i okru-glim stolovima u oblasti poljoprivrede, kako biste promovisali svoje projektne aktivnosti.

9. Ostvarite saradnju sa udruženjima poljoprivrednika u regionu i okruženju.

EU EXCHANGE 4 OPŠTINSKI PROJEKTI U OBLASTI SOCIJALNE ZAŠTITE/POMOĆ U KUĆI


1. Svoje aktivnosti uskladite sa novouspostavljenom standardizacijom u oblasti kućne nege i pomoći starim licima. Ostvarite saradnju sa bolnicama i domovima zdravlja i koristite ove ustanove kao distributivne kanale za promotivne materijale/obaveštenja koja ćete plasirati vašim ciljnim grupama.

2. Uspostavite saradnju i sa ekipama hitne pomoći, i pokušajte da organizujete zajedničke promo posete najstarijim sugrađanima.

3. Ostvarite saradnju sa domovima za stare – organizujte info sesije o vašem projektu, distribuirajte promotivne materijale: brošure i liflete.

4. Ostvarite saradnju sa TV/Radio stanicama i novinama – plasirajte informacije od značaja za vašu ciljnu grupu i obezbedite gostovanja. Vaša ciljna grupa ima najviše vremena, tako da će ovi komuni-kacioni kanali za vas biti od velikog značaja. Gledajte da jezik i stil budu adekvatni vašoj ciljnoj grupi.

5. Ostvarite saradnju sa udruženjima penzionera – organizujte edukativne radionice za najstarije su-građane kako biste im približili značaj i ciljeve projekta koji sprovodite.

6. Ostvarite saradnju sa institucijama od javnog značaja kao što su mesne zajednice, pošte, banke, pozorišta, parkovi, javne komunalne službe – iskoristite ove institucije kao distributivne kanale za vaše poruke koje ste osmislili.

Documents

Vodič za realizaciju EU Exchange 4 projekata4.7Mb (PDF)