Vm Manual General PEMEX-SSPA

SSPA

1. INFORMACIN GENERAL

Clave: 800/16000/DCO/MA/01/10 Revisin: 1 Fecha: 01/01/2010

MANUAL DEL SISTEMA PEMEX-SSPA

ELABORA

PROPONE

AUTORIZA

Ing. Miguel A. Miranda Mendoza Gerencia de Disciplina Operativa y Ejecucin del Sistema SSPA

Ing. Luis F. Betancourt Snchez Subdireccin de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental 1 de enero de 2010

Ing. Carlos R. Murrieta Cummings Director Corporativo de Operaciones

1 de enero de 2010

1 de enero de 2010


CONTENIDO

CAPTULO MANUAL GENERAL DEL SISTEMA SSPA1. GENERAL 1.1. Introduccin 1.2. Objetivo 1.3. Alcance del sistema y Declaratoria de compromiso INTEGRACIN DEL SISTEMA 2.1. 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA 2.2. Subsistema de Administracin de la Seguridad de los Procesos 2.3. Subsistema de Administracin de Salud en el Trabajo 2.4. Subsistema de Administracin Ambiental FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA PEMEX-SSPA 3.1. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administracin de Seguridad de los Procesos 3.2. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administracin de Salud en el Trabajo 3.3. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administracin Ambiental CONTENIDO DOCUMENTAL DEL SISTEMA 4.1. Conformacin 4.2. Manual del sistema PEMEX-SSPA 4.3. Descripcin de captulos y apartados del manual ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN 5.1. Planeacin 5.1.1. Organizacin para la implantacin 5.1.2. Funciones y responsabilidades 5.1.3. Planeacin inicial 5.2. Preparacin 5.2.1. Comunicacin efectiva en relacin con el sistema 5.2.2. Capacitacin en el sistema 5.3. Ejecucin y Seguimiento 5.3.1. Diagnstico inicial y definicin de la situacin futura 5.3.2. Identificacin de brechas 5.3.3. Desarrollo del Programa para alcanzar la situacin futura 5.3.4. Ejecucin y seguimiento del cumplimiento 5.4. Auditora 5.4.1. Auditora al Proceso de Implantacin 5.4.2. Auditora al sistema implantado

PGINA

TOMO I 6 11 11 12 14 16 16 17 18 22 26 30 34 36 36 39 40 44 44 46 50 50 50 51 51 51 60 61 66 69 69 69 72 75 99

2.

3.

4.

5.

ACRNIMOS SSPA GLOSARIO DE TRMINOS SSPA MARCO NORMATIVO SSPA

6.

12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIONALES DE SSPA6.1. Elementos 6.1.1 Descripcin 6.1.2 Requisitos de cumplimiento 6.1.3 Lineamientos y Guas Tcnicas del Elemento 6.2. Implantacin 6.2.1 Tabla de Autoevaluacin 6.2.2 Guas de Autoevaluacin 6.3. Protocolos de Auditora 6.3.1 Protocolos

TOMO II

Fascculo 1 Fascculo 1 Fascculo 2 Fascculo 3 Fascculo 4 Fascculo 5

7.

SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION DE LA SEGURIDAD DE LOS PROCESOS7.1. Elementos del subsistema 7.1.1 Descripcin 7.1.2 Requisitos de cumplimiento 7.1.3 Lineamientos y Guas Tcnicas del Elemento 7.2. Implantacin 7.2.1 Tabla de Autoevaluacin 7.2.2 Guas de Autoevaluacin 7.3. Protocolos de Auditora 7.3.1 Protocolos

TOMO III


8.

SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION DE SALUD EN EL TRABAJO8.1. Elementos del subsistema 8.1.1 Descripcin 8.1.2 Requisitos de cumplimiento 8.1.3 Lineamientos y Guas Tcnicas del Elemento 8.2. Implantacin 8.2.1 Tabla de Autoevaluacin 8.2.2 Guas de Autoevaluacin 8.3. Protocolos de Auditora 8.3.1 Protocolos

TOMO IV


9.

SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION AMBIENTAL9.1. Elementos del subsistema 9.1.1 Descripcin 9.1.2 Requisitos de cumplimiento 9.1.3 Lineamientos y Guas Tcnicas del Elemento 9.2. Implantacin 9.2.1 Tabla de Autoevaluacin 9.2.2 Guas de Autoevaluacin 9.3. Protocolos de Auditora 9.3.1 Protocolos

TOMO V



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GENERAL


1. GENERAL

1.1. INTRODUCCINDurante los aos 1995 y 1996 en Petrleos Mexicanos ocurrieron accidentes catastrficos que generaron un cambio radical, tanto en la manera de percibir los incidentes y accidentes como en la forma de prevenirlos y aprender de stos. Por esta razn, a partir de 1996 en PEMEX Gas y Petroqumica Bsica se trabaj arduamente en la implantacin del Programa de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (PROSSPA). Paralelamente, se realiz un esfuerzo similar con en el desarrollo del Sistema Integral de Administracin de la Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SIASPA) y su implantacin en los Organismos Subsidiarios: PEMEX Exploracin Produccin, PEMEX Refinacin y PEMEX Petroqumica, instrumentado a partir de 1997; con este esfuerzo se lograron mejoras sustanciales en la materia. No obstante que los sistemas PROSSPA y SIASPA contribuyeron a una notable reduccin en el nmero de accidentes, el repunte observado en el nmero de lesiones incapacitantes durante el perodo 2004-2005, as como los incidentes ocurridos en algunas de las instalaciones de PEMEX, obligaron a la Institucin a realizar en abril de 2005 un diagnstico en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental a sus instalaciones y operaciones crticas, con la finalidad de identificar reas de oportunidad para reducir los riesgos en las instalaciones y revertir las tendencias de incidentes y lesiones en el corto y mediano plazos, reducir los impactos negativos al medio ambiente y mejorar los perfiles de salud para los trabajadores de PEMEX y sus familias. Como resultado de este diagnstico, PEMEX estableci un plan de accin que consta de dos fases principales: Contencin y Mejora y Sustentabilidad. La fase de Contencin inici a partir de mayo de 2005, con una serie de acciones y programas basados en las 12 Mejores Prcticas Internacionales (MPI) de SSPA y herramientas tales como anlisis de seguridad en el trabajo y procedimientos crticos, entre otras, con la finalidad de revertir las tendencias de sus ndices de accidentalidad y de prevenir incidentes en sus instalaciones y operaciones crticas identificadas y auditadas, concluyendo en diciembre del 2006. La fase de Mejora y Sustentabilidad inici en enero del 2006 y consiste en la implantacin en todas las instalaciones de PEMEX de las 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA, as como los estndares para la Administracin de la Seguridad de los Procesos, Salud en el Trabajo y Administracin Ambiental en un horizonte de tiempo hasta diciembre del 2008. Este proceso se muestra esquemticamente en la figura 1. De manera simultnea, Petrleos Mexicanos realiz durante el segundo trimestre del 2006 un diagnstico en sus cuatro Organismos Subsidiarios, para identificar las coincidencias y diferencias en la manera en que se administra actualmente la seguridad, la salud en el trabajo y la proteccin ambiental, considerando sus actividades y operaciones cotidianas en relacin con sus procesos administrativos, su estructura organizacional y sus herramientas informticas de apoyo. Este diagnstico mostr diferencias importantes entre los cuatro Organismos, tanto en los procesos como en las estructuras, as como en las herramientas informticas utilizadas, evidenciando la necesidad de homologar estos aspectos, para definir y establecer una manera nica y mejor de administrar la seguridad industrial, la salud en el trabajo y la proteccin ambiental en todo Petrleos Mexicanos. Con base en estos diagnsticos, consciente de su responsabilidad y como parte de su estrategia de sustentabilidad, Petrleos Mexicanos ha definido por un lado, un Proceso homologado para la realizacin de las actividades relacionadas con la seguridad, la salud en el trabajo y la proteccin ambiental y, por el otro, se ha tomado la decisin de desarrollar e implantar un Sistema integrado, denominado Sistema de Administracin de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental de Petrleos Mexicanos (sistema PEMEX-SSPA), alineado completamente al proceso homologado definido (figura 2).

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FIGURA 1.- PROCESO EVOLUTIVO DE LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y PROTECCIN AMBIENTAL EN PEMEX.

Informacin General 9



EL SISTEMA PEMEX-SSPA SE DEFINE COMO EL CONJUNTO DE ELEMENTOS INTERRELACIONADOS E INTERDEPENDIENTES ENTRE S, QUE TOMA LAS 12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIONALES COMO BASE DEL SISTEMA Y ORGANIZA LOS ELEMENTOS RESTANTES EN TRES SUBSISTEMAS QUE ATIENDEN LA SEGURIDAD DE LOS PROCESOS, LA SALUD EN EL TRABAJO Y LA PROTECCIN AMBIENTAL, EL CUAL INCLUYE Y DEFINE LAS ACTIVIDADES DE PLANIFICACIN, LAS RESPONSABILIDADES, LAS PRCTICAS, LOS PROCEDIMIENTOS Y LOS RECURSOS NECESARIOS PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA POLTICA, LOS PRINCIPIOS Y LOS OBJETIVOS DE PETRLEOS MEXICANOS EN LA MATERIA Y EST ALINEADO Y ENFOCADO EN EL PROCESO HOMOLOGADO DEFINIDO PARA EL MISMO FIN.

FIGURA 2.- MODELO DE INTEGRACIN DEL SISTEMA PEMEX-SSPA.

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1.2. OBJETIVOEl sistema PEMEX-SSPA tiene como finalidad guiar a la empresa hacia una mejora continua en su desempeo en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental, mediante la administracin de los riesgos de sus operaciones y/o procesos productivos, a travs de la implantacin de los elementos que lo componen y la interrelacin entre ellos, actuando como herramienta de apoyo al proceso homologado y mejorado de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental, consolidando as una cultura en la materia con nfasis en la prevencin.

1.3. ALCANCE DEL SISTEMA Y DECLARATORIA DE COMPROMISOEl sistema PEMEX-SSPA es de aplicacin obligatoria tanto para el ciclo de vida laboral de sus trabajadores como para el ciclo de vida de las instalaciones, procesos/productos y servicios de los Organismos Subsidiarios y reas corporativas de Petrleos Mexicanos, considerando sus actividades actuales y/o futuras. Para establecer el marco dentro del cual se circunscriben los objetivos, metas y acciones, en relacin con el sistema PEMEX-SSPA, Petrleos Mexicanos declara su Poltica en materia de SSPA:

POLTICA DE SSPA:Petrleos Mexicanos es una empresa eficiente y competitiva, que se distingue por el esfuerzo y el compromiso de sus trabajadores con la Seguridad, la Salud en el trabajo y la Proteccin Ambiental.

PRINCIPIOS:La Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son valores de la ms alta prioridad para la produccin, el transporte, las ventas, la calidad y los costos. Todos los incidentes y lesiones se pueden prevenir. La Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son responsabilidad de todos y condicin de empleo. En Petrleos Mexicanos, nos comprometemos a continuar con la proteccin y el mejoramiento del medio ambiente en beneficio de la comunidad. Los trabajadores petroleros estamos convencidos de que la Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son en beneficio propio y nos motivan a participar en este esfuerzo.



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INTEGRACIN DEL SISTEMA


2. INTEGRACIN DEL SISTEMA

Un desempeo eficiente en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental, requiere del compromiso de la Organizacin con un enfoque sistmico y sistemtico y con la mejora continua de un sistema de gestin en la materia. Este es el sistema PEMEX-SSPA, el cul est integrado por las 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA (12 MPI) como base de tres subsistemas: SubsistemadeAdministracindelaSeguridaddelosProcesos(SASP) SubsistemadeAdministracindeSaludenelTrabajo(SAST) SubsistemadeAdministracinAmbiental(SAA)

A continuacin se definen cada uno de ellos:

2.1. 12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIONALES DE SSPAEs la base del sistema PEMEX-SSPA y est constituido por 12 Elementos que sirven para administrar los aspectos generales de seguridad, salud y proteccin ambiental en Petrleos Mexicanos y del cual emana la Poltica de SSPA que aplica para toda la Organizacin. Sus elementos son los siguientes: I Conceptuales 1. 2. 3. Compromiso Visible y Demostrado. Poltica de SSPA. Responsabilidad de la Lnea de Mando*.

II Estructurales 4. 5. 6. 7. Organizacin Estructurada. Metas y Objetivos Agresivos*. Altos Estndares de Desempeo*. Papel de la Funcin de SSPA.

III Operacionales 8. 9. 10. 11. 12. Auditoras Efectivas. Investigacin y Anlisis de Incidentes*. Capacitacin y Entrenamiento*. Comunicaciones Efectivas*. Motivacin Progresiva.

* Elementos comunes y/o complementarios entre las 12 MPI y los tres subsistemas.

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2.2. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDAD DE LOS PROCESOSEste subsistema consta de 14 Elementos que, aplicados sistemticamente a travs de controles administrativos (programas, procedimientos, evaluaciones, auditoras) a las operaciones que involucran materiales peligrosos, permiten que los riesgos del proceso sean identificados, entendidos y controlados y las lesiones e incidentes relacionados con el proceso puedan ser eliminados. Los elementos que lo integran son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Tecnologa del Proceso. Anlisis de Riesgos de Proceso. Procedimientos de Operacin y Prcticas Seguras*. Administracin de Cambios de Tecnologa. Entrenamiento y Desempeo*. Contratistas. Investigacin y Anlisis de Incidentes*. Administracin de Cambios de Personal. Planes de Respuesta a Emergencias*. Auditoras*. Aseguramiento de Calidad. Revisiones de Seguridad de Prearranque. Integridad Mecnica. Administracin de Cambios.

2.3. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SALUD EN EL TRABAJOEste subsistema consta de 14 Elementos que se desarrollan multidisciplinariamente y que estn dirigidos a proteger y promover la salud de los trabajadores mediante la eliminacin de los agentes y factores de riesgo que ponen en peligro su salud, as como la prevencin de enfermedades de trabajo. Sus elementos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Agentes Fsicos. Agentes Qumicos. Agentes Biolgicos. Factores de Riesgo Ergonmico. Factores Psicosociales de Riesgo. Programa de Conservacin Auditiva. Ventilacin y Calidad del Aire. Servicios para el Personal. Equipo de Proteccin Personal Especfico. Comunicacin de Riesgos para la Salud*. Compatibilidad Puesto-Persona. Vigilancia de la Salud en el Trabajo. Respuesta Mdica a Emergencias*. Objetivos, Metas, Programas e Indicadores*.


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2.4. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN AMBIENTALEste subsistema consta de 15 Elementos, cuya aplicacin permite la prevencin y control de la contaminacin, administrando los aspectos e impactos ambientales de nuestras operaciones y procesos productivos, asegurando el cumplimiento del marco legal aplicable. Los elementos que lo integran son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Aspectos Ambientales. Requisitos Legales y Otros Requisitos. Objetivos, Metas, Programas e Indicadores*. Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad*. Competencia, Formacin y Toma de Conciencia*. Comunicacin Interna y Externa*. Control de Documentos y Registros*. Control Operacional Ambiental. Plan de Respuesta a Emergencias*. Seguimiento y Medicin de las Operaciones. Evaluacin del Cumplimiento Legal. No conformidad, Accin Correctiva y Accin Preventiva. Auditoras Ambientales*. Mejores Prcticas Ambientales. Revisin por la Direccin.

La integracin del sistema PEMEX-SSPA se logra con la aplicacin de las 12 MPI en cada subsistema (SASP, SAST y SAA), para reforzar su implantacin.




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FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA PEMEX-SSPA

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3. FUNCIONAMIENTO DE SISTEMA PEMEX-SSPA

El sistema PEMEX-SSPA fue conceptualizado y alineado, tomando como base al actual Macroproceso de SSPA definido para Petrleos Mexicanos por Equipo de Proceso SSPA de conformidad a lo establecido en los Lineamientos del Sistema de Gestin por Procesos (SGP) y el modelo administrativo para la mejora continua, que consiste en las etapas de Planear-Hacer-Verificar-Actuar (figura 3). El sistema PEMEX-SSPA organiza los elementos de las 12 MPI, de acuerdo con las etapas del Macroproceso de SSPA arriba mencionado y las considera como la base en que se sustentan los subsistemas de ASP, AST y SAA. La razn de este esquema de organizacin, es dar un orden lgico y secuenciado a los elementos de cada subsistema, de manera que permita lograr los resultados esperados del sistema de una forma ms eficiente.

FIGURA 3.- FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA PEMEX-SSPA.

Los diagramas que se muestran en las figuras 4, 5 y 6, describen el funcionamiento de cada subsistema y permiten estructurar, tomando como base el ciclo Deming, cada uno de los Elementos en las diferentes etapas que marca dicho ciclo: los elementos correspondientes a la etapa de Planear debern atenderse de inicio, para posteriormente enfocarse a aquellos considerados en la etapa del Hacer, tomando en cuenta las interrelaciones, interdependencias y retroalimentacin que en su caso se establecen, y poder continuar con los elementos de la etapa de Verificar para concluir, siempre siguiendo el sentido del flujo, con los elementos enmarcados en la etapa de Actuar. Lo anterior debe tomarse slo como una referencia ya que no necesariamente existe una relacin directa entre elementos, con excepcin del SAA. Debe considerarse adems que los elementos de los tres subsistemas, as como las etapas definidas, estn alineados con el macroproceso de SSPA y se complementan en su operacin.Informacin General 21



3.1. ESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SEGURIDAD DE LOS PROCESOSEste subsistema interrelaciona los elementos de Tecnologa del Proceso, Anlisis de Riesgos y de Planeacin y Respuesta a Emergencias, como insumos principales alineados con la etapa de planeacin de SSPA del Macroproceso. Con estos insumos se desarrolla el Elemento de Procedimientos de Operacin y Prcticas Seguras, el cual proporciona el material necesario para el Recurso Humano nuestro y de Contratistas, a travs del Elemento de Entrenamiento y Desempeo. Para manejar y mantener bajo control los riesgos asociados a nuestras operaciones, se vinculan a este Elemento la Administracin de Cambios de Personal, Administracin de Cambios Menores, Administracin de Cambios de Tecnologa y la Integridad Mecnica, considerando que el primero de ellos requiere una retroalimentacin al Elemento de Entrenamiento y Desempeo, el segundo interacta con el Elemento de Procedimientos de Operacin y Prcticas Seguras y el tercero, retroalimenta al elemento de Tecnologa del Proceso y todos se alinean con la etapa de Prevencin y Control de Riesgos de SSPA. A continuacin, operan los Elementos de Aseguramiento de Calidad y Revisin de Seguridad de Prearranque, los cuales tienen un claro enfoque preventivo; si a pesar de estas acciones sucede un evento indeseable, aplicamos el Elemento de Investigacin y Anlisis de Incidentes, para finalizar con el Elemento de Auditoras. Estos cuatro elementos corresponden a la etapa de Medicin y Evaluacin. Todos estos Elementos funcionan en conjunto con las 12 MPI.

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FIGURA 4. FUNCIONAMIENTO SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SEGURIDAD DE LOS PROCESOS.



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3.2. ESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LA SALUD EN EL TRABAJOPor el carcter multidisciplinario de la Salud en el Trabajo participan tres reas fundamentales: la Higiene Industrial, Medicina del Trabajo y Recursos Humanos, apoyndose con disciplinas como la Psicologa Laboral y Ergonoma, entre otras; el subproceso se basa en la aplicacin de los elementos esenciales que rigen las mejores prcticas de un proceso integral de salud en el trabajo. Bajo este esquema, la Administracin de la Salud en el Trabajo inicia con la identificacin, evaluacin y control de los riesgos a la salud presentes en el ambiente laboral y que pueden manifestarse en forma de Agentes Fsicos, Agentes Biolgicos, Agentes Qumicos, Factores Ergonmicos, Factores Psicosociales, adems de situaciones particulares en las instalaciones que requieran un Programa de Conservacin Auditiva y una Ventilacin y Calidad del Aire aceptable y con Servicios para el Personal de calidad. Una vez determinados estos riesgos especficos a la salud, se establecen los mecanismos de prevencin del riesgo a travs de los Elementos: Equipo de Proteccin Personal Especfico, Comunicacin de Riesgos para la Salud y Vigilancia de la Salud. El Elemento de Compatibilidad Puesto-Persona determina los requerimientos de desempeo de los puestos (perfiles de salud de los puestos) con las caractersticas de la dotacin biolgica y mental de las personas (perfil de salud del individuo). Finalmente, el subsistema de Administracin de la Salud en el Trabajo (SAST) cumple con tener personal capacitado para proporcionar Primeros Auxilios en la atencin de emergencias a travs del Elemento Respuesta Mdica a Emergencias, y con la medicin del desempeo del subsistema, con el Elemento Objetivos, Metas, Programas e Indicadores. En el desarrollo de los elementos se encuentra conceptualizado el ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar, que permite dar cumplimiento a cualquier Sistema de Administracin.

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FIGURA 5.- FUNCIONAMIENTO SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SALUD EN EL TRABAJO.



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3.3. ESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN AMBIENTALUna vez que fueron identificados los aspectos ambientales del centro de trabajo, se les asigna significancia (Aspectos Ambientales). A todos y cada uno de ellos, se les relacionar con su requisito legal u otro requisito aplicable (Requisitos Legales y otros Requisitos) y se les debern definir objetivos y metas ambientales, as como los programas e indicadores para su seguimiento, que conlleven a su minimizacin o eliminacin (Objetivos, Metas, Programas e Indicadores). Se ha establecido un proceso de planificacin. Posteriormente, para implementar y operar el SAA, es necesario crear estructuras de gestin, asignar funciones y responsabilidades con suficiente autoridad y asegurar la disponibilidad de recursos humanos, recursos financieros y tecnolgicos (Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad); formar al personal y asegurarse de su concientizacin y competencia (Competencia, Formacin y Toma de Conciencia); establecer procesos para la comunicacin interna y externa (Comunicacin Interna y Externa); establecer e implementar controles a documentos y registros asociados (Control de Documentos y Registros); identificar, planificar y ejecutar las operaciones asociadas con los aspectos ambientales significativos (Control Operacional Ambiental) y asegurarse de la preparacin y capacidad de respuesta ante situaciones de emergencia (Plan de Respuesta a Emergencias). Para evaluar el desempeo ambiental y del SAA en general, es necesario realizar un seguimiento y medicin contnuos a aquellas caractersticas clave de las operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente (Seguimiento y Medicin de las Operaciones); evaluar el estado del cumplimiento legal (Evaluacin del Cumplimiento Legal); identificar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas (No Conformidad, Accin Correctiva y Accin Preventiva) y realizar auditoras peridicas una vez declarada la madurez del subsistema (Auditoras Ambientales). Con la informacin anterior y previo anlisis, estaremos en posibilidad de identificar las mejores prcticas ambientales internas y externas para su posterior evaluacin y, en su caso, implantacin (Mejores Prcticas Ambientales). Por ltimo, con el fin de asegurar el funcionamiento, adecuacin, eficacia y efectividad del SAA, es necesario analizarlo y cuando sea factible, emprender acciones de mejora que se logran por medio de su revisin peridica y del desempeo ambiental del centro de trabajo (Revisin por la Direccin).

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FIGURA 6.- FUNCIONAMIENTO SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN AMBIENTAL.



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CONTENIDO DOCUMENTAL DEL SISTEMA


4. CONTENIDO DOCUMENTAL DEL SISTEMA

4.1. CONFORMACINEl sistema consta de dos tipos de documentos identificados de la siguiente manera: Manual del sistema PEMEX-SSPA.- Conjunto de documentos, los cuales proporcionan la informacin necesaria para conocer y entender el sistema. Procedimientos o instrucciones de trabajo desarrollados por los Organismos Subsidiarios.- Son aquellos documentos que, tomando como referencia las Guas tcnicas/Lineamientos de los elementos del PEMEX-SSPA, se generen en los Organismos Subsidiarios y sus centros de trabajo, para particularizar la forma en que se d cumplimiento a los requerimientos mandatorios del sistema PEMEX-SSPA. Considerando que en la actualidad, en todos los Organismos, existen documentos ya muy maduros y probados, stos slo debern ser revisados y contrastados contra los Guas tcnicas/Lineamientos del manual, para que de cumplir con ellos, se considere tal cual como parte del sistema PEMEX-SSPA. En caso de que se identifiquen mejores prcticas en dichos documentos que no estn consideradas en los documentos corporativos, estas debern ser comunicadas al rea corporativa mediante los Equipos de Liderazgo correspondientes, con la finalidad de que se integren en la prxima revisin. Tanto el Manual del Sistema como los procedimientos o instrucciones de trabajo que se generen y declaren en los Organismos Subsidiarios con motivo de ste, sern considerados de manera integral como parte del Contenido documental del sistema.

4.2. MANUAL DEL SISTEMA PEMEX-SSPAEl Manual del sistema PEMEX-SSPA consta de los siguientes captulos: 1.0 General 1.1 Introduccin 1.2 Objetivo 1.3 Alcance del sistema y Declaratoria de compromiso Integracin del sistema Funcionamiento del sistema PEMEX-SSPA Contenido documental del sistema Estrategia de implantacin Acrnimos SSPA, Glosario de trminos y Marco normativo 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA Subsistema de Administracin de la Seguridad de los Procesos Subsistema de Administracin de la Salud en el Trabajo Subsistema de Administracin Ambiental

2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0

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4.3. DESCRIPCIN DE CAPTULOS Y APARTADOS DEL MANUALCaptulos del 1 al 5.- En su contenido se justifica, define y establece el alcance del sistema, as como el compromiso de la Organizacin con la Seguridad, la Salud en el Trabajo y la Proteccin Ambiental. Tambin se plantea la integracin, funcionamiento y estructura del sistema en comento, alineado con el macroproceso de SSPA de Petrleos Mexicanos, as como el detalle de su estrategia de implantacin. Captulos del 6 al 9.- Abordan de manera detallada las 12 MPI y cada uno de los subsistemas (SASP, SAST y SAA), mediante los apartados siguientes: Descripcin.- Define cada uno de los elementos del subsistema, con la finalidad de tener un entendimiento claro y homogneo del mismo. Aqu se establece la base conceptual del elemento como parte del sistema. Requisitos de cumplimiento.- Establecen de manera clara y precisa qu debe hacerse para considerar cumplido el alcance de cada elemento. En otras palabras, son los QU que se deben cumplir de los elementos y que son la parte fundamental, tanto para la elaboracin de las Guas Tcnicas/Lineamientos como para la realizacin de las auditoras del elemento en referencia. Guas tcnicas/Lineamientos.- Documentos donde se describe de manera genrica (para dar cobertura a la diversidad de operaciones, procesos e instalaciones de la Organizacin en su conjunto) la forma de dar cumplimiento a los requisitos de cada elemento. Dicho de otra manera, son los documentos donde se definen los CMO que atienden los QU de cada elemento. Tabla de Autoevaluacin.- Herramienta que permite a los integrantes de una unidad de implantacin realizar la evaluacin del subsistema al comparar su desempeo contra una serie de acciones descriptivas definidas en el cuerpo de la tabla, para cada uno de los elementos, en cada uno de los cinco niveles de implantacin que la integran. Guas de Autoevaluacin.- Preguntas clave que inducen hacia evidencias objetivas y orientan al evaluador en la implantacin efectiva del sistema, al identificar con claridad las brechas entre la situacin actual de su desempeo y la situacin futura definida, en relacin con las acciones descriptivas establecidas en el cuerpo de la Tabla de Autoevaluacin. Protocolo de Auditora.- Documentos del sistema elaborados para servir de gua propuesta a los auditores del sistema para la realizacin del proceso de auditora, basados en los requisitos de los elementos y bajo un contexto de Disciplina Operativa (disponibilidad, calidad, comunicacin y cumplimiento).



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ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN


5. ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN

Este apartado del manual establece y define los pasos que se debern seguir para llevar a cabo la implantacin del sistema PEMEX-SSPA para la administracin de la Seguridad Industrial, la Salud en el Trabajo y la Proteccin Ambiental en todos los centros de trabajo e instalaciones de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, donde deban administrarse los riesgos resultantes de sus operaciones y/o procesos productivos. Considerando que actualmente el grado de implantacin del sistema PEMEX-SSPA en los centros de trabajo e instalaciones de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios es muy diverso; la estrategia para su implantacin se basa en la realizacin de una Autoevaluacin en cada Unidad de Implantacin que permita identificar el estado actual del sistema, lo que representar la lnea de partida para iniciar el proceso de implantacin mediante la ejecucin del programa de trabajo que resulta de la identificacin de acciones de mejora durante la Autoevaluacin. Previamente, se deber preparar a la Organizacin para la realizacin de la Autoevaluacin y se deber dar un seguimiento cuidadoso a la ejecucin del programa de trabajo para la implantacin y, posteriormente, auditar el sistema implantado para medir su madurez. En orden cronolgico, la estrategia para la implantacin del Sistema consiste en la aplicacin de once Lneas de Accin agrupadas en cuatro fases que son: Planeacin, Preparacin, Ejecucin y Seguimiento y, finalmente, Auditora, como se ilustra en la figura 7. Las Lneas de Accin que conforman la fase de Planeacin son: la definicin de la Organizacin para la implantacin, la definicin de las Funciones y Responsabilidades para la implantacin, as como la Planeacin inicial de las actividades relacionadas con la Autoevaluacin. La segunda fase es la de Preparacin que incluye las Lneas de Accin de Comunicacin efectiva y Capacitacin a toda la Organizacin en el sistema. La tercera fase es la de Ejecucin y Seguimiento que abarca las Lneas de Accin de realizacin del Diagnstico inicial y Definicin de Situacin Futura en cada una de las unidades de implantacin, la Identificacin de Brechas entre la situacin actual y la situacin requerida por el Sistema, la definicin y el Desarrollo del Programa para alcanzar la situacin futura, as como la Ejecucin y Seguimiento del cumplimiento del programa de cada una de las unidades de implantacin. La cuarta fase es la de Auditora que considera a las Lneas de Accin de Auditora al Proceso de Implantacin, considerada como una auditora de seguimiento y la de Auditora al Sistema Implantado que nos permitir medir el grado de madurez del mismo. En relacin con el factor humano, la estrategia de implantacin considera que los resultados se dan con base en tres aspectos que son: querer, saber y poder. El querer tiene que ver con la Lnea de Accin de Comunicacin efectiva que se relaciona con el convencimiento de todo el personal de la Organizacin para implantar y operar el sistema. El saber est referido a conocer y dominar el Sistema y se atiende mediante la Lnea de Accin de Capacitacin. El poder est relacionado con la habilidad para implantar y operar el sistema y se atiende mediante las Lneas de Accin de la fase de Ejecucin y Seguimiento que son Diagnstico inicial y Definicin de Situacin Futura, Identificacin de Brechas, Desarrollo del Programa, y Ejecucin y Seguimiento.

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FIGURA 7. ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN DEL SISTEMA PEMEX-SSPA.




A continuacin se describen con detalle las cuatro fases de la estrategia de implantacin y sus Lneas de Accin correspondientes.

5.1. PLANEACIN5.1.1. Organizacin para la implantacin Esta Lnea de Accin consiste en que cada Organismo Subsidiario o rea del Corporativo, se deber subdividir en tantas partes como sea prctico, donde se puedan implantar y aplicar todos los elementos del sistema PEMEX-SSPA (Unidad de Implantacin) y definir el equipo de personal especializado y competente para realizar la Autoevaluacin (Equipo para la Autoevaluacin) en cada una de las Unidades de Implantacin definidas, as como el equipo conformado por especialistas en la funcin y en el sistema, de las reas Corporativas que apoyarn el proceso (Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA). Ms especficamente, se definen de la siguiente manera: Unidad de Implantacin.- Trmino que se refiere a los centros de trabajo o instalaciones fsicas y funcionales del Organismo en el que se pretende implantar el sistema PEMEX-SSPA. Se pueden agrupar instalaciones de menor tamao de manera geogrfica u organizacional que tengan la misma dependencia administrativa, para definir una sola Unidad de Implantacin que tenga el suficiente alcance organizacional y operacional para que eventualmente se puedan desarrollar y aplicar todos los elementos del sistema PEMEX-SSPA en funcin de la complejidad de la misma. De acuerdo con el Modelo de Gestin por Procesos, la Unidad de Implantacin representa el conjunto de funciones que intervienen en la realizacin del proceso de SSPA. Equipo para la Autoevaluacin.- Este equipo se integra temporalmente en cada Unidad de Implantacin, con la finalidad de realizar la Autoevaluacin. Se conforma con el Equipo de Liderazgo Local de SSPA, los subequipos de liderazgo de cada subsistema de las Mejores Prcticas y los subequipos de elementos especficos definidos en el Elemento de Organizacin Estructurada, incrementados con el personal necesario de la Unidad de Implantacin que permita definir un Coordinador de elemento y su equipo para la Autoevaluacin, para cada uno de los elementos de cada subsistema, considerando tanto su funcin de lnea como su potencial de aportacin al xito del subequipo. El equipo para la Autoevaluacin est conformado por: LderdelEquipodeLiderazgoLocaldeSSPA. Lderesdelossubequiposestablecidos. Coordinadoresdeelemento. Integrantesdelosequiposporelemento. EquipodeApoyoPEMEX-SSPA. LderdelEquipodeApoyoPEMEX-SSPA. Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.- Grupo de trabajo integrado con personal especialista en materia de SSPA que ha sido capacitado y tiene experiencia en el manejo del sistema PEMEX-SSPA del Organismo Subsidiario. Cuando sea necesario, se podr incorporar personal de la Subdireccin de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SDOSSPA) de la Direccin Corporativa de Operaciones (DCO). Este equipo juega un papel relevante durante la implantacin del sistema, ya que es el que gua y asesora para evitar desviaciones al mismo.

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5.1.2.

Funciones y responsabilidades La implantacin del sistema PEMEX-SSPA en cada Unidad de Implantacin de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios es responsabilidad de la Mxima Autoridad y de la Lnea de Mando de esa unidad. El proceso en s es dirigido por el Equipo de Liderazgo Local de SSPA con el apoyo del (los) Equipo(s) de Liderazgo Central(es) de SSPA. A continuacin se describen con ms detalle las funciones y responsabilidades de los participantes en el proceso de implantacin. Equipo para la Autoevaluacin.- Responsable de llevar a cabo la Autoevaluacin y de desarrollar el Programa de Acciones de Mejora de cada subsistema. Una caracterstica clave de este equipo, es que debe ser multidisciplinario y multifuncional, lo que asegurar que: LaAutoevaluacinsealomsrealyobjetivaposible,conlasaportacionesdetodoelpersonalinvolucrado. ElProgramadeAccionesdeMejorasearealistayrealizable.

Lder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA.- Es la Mxima Autoridad del centro de trabajo y tiene la responsabilidad del proceso de implantacin del sistema PEMEX-SSPA en su conjunto y designa a los lderes de los subequipos establecidos, los cuales son corresponsables en la parte del sistema que les corresponde. Adems, con el apoyo de los lderes de los subequipos establecidos, supervisa todas las actividades del Equipo para la Autoevaluacin y, consecuentemente tiene la responsabilidad principal de llevar a cabo la Autoevaluacin, de desarrollar el Programa de Acciones de Mejora y en su momento, la ejecucin y seguimiento del mismo. Es quien designa, de entre los integrantes de cada uno de los subequipos establecidos de SSPA, a un Coordinador de Elemento para cada uno de los elementos de cada subsistema. Lderes de los Subequipos establecidos.- Coordinan el desarrollo de aquellas actividades del Proceso de Autoevaluacin del subequipo correspondiente. Son responsables de integrar, para cada elemento del sistema PEMEX-SSPA, un equipo especfico orientado a apoyar al Coordinador de Elemento en el desarrollo de la Autoevaluacin y el correspondiente Programa de Acciones de Mejora para ese elemento en particular. Guan a los integrantes de su equipo para la Autoevaluacin en el da a da, solucionando cualquier problema que pueda surgir. Mantienen informada a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin de los avances del da, resultados preliminares y de cualquier aspecto o problema que se presente. Preparan y entregan los productos asociados con la Autoevaluacin (Programa de Acciones de Mejora y en su momento, la Ejecucin y Seguimiento del mismo).

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Coordinadores de Elemento.- Son los responsables en la Unidad de Implantacin de la Autoevaluacin, de hecho son los que se Autoevaluan, son los dueos de esa parte del proceso, en relacin con su responsabilidad funcional y del desarrollo del Programa de Acciones de Mejora para un elemento especfico; por ejemplo, el Responsable de Mantenimiento sera el idneo para ser Coordinador de Elemento de Integridad Mecnica. Estudian y entienden a detalle lo relativo al elemento que les corresponde coordinar y tienen un conocimiento general del significado, alcance y contenido de todos los elementos del subsistema correspondiente, para as poder entender las conexiones e interrelaciones entre su elemento y los dems (Enfoque Sistmico). Proporcionan al lder correspondiente del subequipo establecido, el plan de trabajo para llevar a cabo la Autoevaluacin de su elemento y la realizan, de acuerdo con lo sealado en la Tabla de Autoevaluacin y las Guas de Autoevaluacin que forman parte del Manual del sistema PEMEX-SSPA, considerando lo siguiente: OrganizarlasreunionesdeAutoevaluacinconlosintegrantesdelEquipodeTrabajodelelemento correspondiente. RevisarcadaaccindescriptivadelaTabladeAutoevaluacinypreguntasclavecontenidasenlaGua de Autoevaluacin con el Equipo de Trabajo del Elemento, desde el Nivel 1 hasta el Nivel 5. FomentarlaparticipacindelosintegrantesdelEquipodeTrabajodelElementoenladiscusindelas acciones descriptivas y las preguntas clave contenidas en la Gua de Autoevaluacin. Basndoseenevidenciasobjetivas,tomarunadecisincomoequipo,encuantoalcumplimientodela Unidad de Implantacin respecto a cada accin descriptiva. SolicitarlaparticipacindelEquipodeApoyoPEMEX-SSPA,segnseanecesario,pararesolvercualquier duda.

Preparan el Reporte de la Autoevaluacin del Elemento, que incluye el anlisis del desempeo del elemento durante la Autoevaluacin. Participan en las reuniones del equipo para la Autoevaluacin, revisando los resultados preliminares y los Programas de Acciones de Mejora propuestos para todos los elementos. Mantienen informado al Lder del Subequipo correspondiente de SSPA, en relacin con la situacin de la Autoevaluacin del Elemento y del desarrollo del Programa de Acciones de Mejora correspondiente. Presentan los resultados de la Autoevaluacin del Elemento en la Sesin de Resultados.



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Integrantes de Equipos de Elemento.- Estas personas debern ser individuos cuyas actividades diarias se relacionan al elemento. Deber incluirse personal de diferentes reas o departamentos. Ellos son, de hecho, los usuarios o clientes del elemento y su perspectiva ser clave para realizar una Autoevaluacin realista y objetiva, para posteriormente, desarrollar un Programa de Acciones de Mejora prctico y significativo. Conocen y entienden a detalle la documentacin del sistema relativa al elemento que les corresponde, para as poder entender sus requisitos y las acciones descriptivas correspondientes. Participan en todas las reuniones necesarias citadas por el Coordinador de Elemento o Lder del Subequipo correspondiente y en la evaluacin acerca de la evidencia objetiva proporcionada por el autoevaluado (Coordinador de Elemento), para calificar la situacin que guarda la Unidad de Implantacin en cuanto a las acciones descriptivas correspondientes de la Tabla de Autoevaluacin, tomando como referencia las preguntas clave de las Guas de Autoevaluacin. Apoyan al Coordinador de Elemento en la preparacin del Reporte de la Autoevaluacin del elemento y en la preparacin del Programa de Acciones de Mejora. Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.- Capacita a todo el personal que participe en la Autoevaluacin, con nfasis en la parte que se relacione con el rol que le corresponda, con base en lo establecido en los prrafos anteriores, previo a la realizacin de la Autoevaluacin. Da seguimiento al avance de la Unidad de Implantacin en el desarrollo de la Autoevaluacin y del Programa de Acciones de Mejora de cada subsistema. Realiza recomendaciones durante la Autoevaluacin y el proceso de desarrollo del Programa de Acciones de Mejora, segn sea necesario, basndose en su experiencia. Aclara dudas, en cuanto al proceso de implantacin del sistema, en la Unidad de Implantacin, de ser necesario. Informa a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin sobre aspectos clave, durante el proceso de Autoevaluacin. Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.- Especialista en materia de SSPA que ha sido capacitado y tiene experiencia en el manejo del sistema PEMEX-SSPA del Organismo Subsidiario. Acuerda con la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin sobre la realizacin de las actividades crticas de planeacin antes de iniciar la Autoevaluacin. Coordina actividades del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA de tal manera que se de seguimiento a todas las actividades de la Autoevaluacin de la Unidad de Implantacin. Apoya al Lder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA de la Unidad de Implantacin para asegurar que se obtengan todos los productos esperados, con oportunidad y que sean de calidad.




5.1.3.

Planeacin inicial Esta Lnea de Accin consiste en que el Lder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA, en coordinacin con el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, se aseguren que se realicen todas las actividades de planeacin, para lograr un proceso efectivo de la Autoevaluacin del Sistema considerando lo siguiente: LavisitadeinduccindelLderdelEquipodeApoyoPEMEX-SSPAalaUnidaddeImplantacinpara visualizar un panorama general del proceso de Autoevaluacin del Sistema y para discutir y acordar con la Mxima Autoridad fechas clave y requerimientos de recursos. La definicin del Equipo para la Autoevaluacin y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, as como la informacin necesaria de la Unidad de Implantacin para asegurar que el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA tenga el conocimiento necesario de la Organizacin y de las operaciones de la Unidad de Implantacin. LalogsticaparalaoperacindelEquipodeApoyoPEMEX-SSPAtalcomo:alojamiento,transportacin a instalaciones de la Unidad de Implantacin, etctera. LaprogramacindelacapacitacinadecuadaparaelpersonalqueparticipeenlaAutoevaluacin. LaplaneacindelaSesindeArranqueylaSesindeResultados.Ademsdeasegurarquesecuente en la Unidad de Implantacin con todos los materiales de apoyo requeridos.

5.2. PREPARACIN5.2.1. Comunicacin efectiva en relacin con el sistema Esta Lnea de Accin consiste en la realizacin de las actividades necesarias para dar a conocer el sistema y convencer a la Organizacin de los beneficios de su implantacin con un enfoque de Modelo de Negocios a travs de la Gestin por Procesos. Uno de los aspectos que las organizaciones tienen que tomar en cuenta cuando se proyecta realizar cambios en los procesos, procedimientos o sistemas, es el aspecto de la resistencia al cambio por parte de los integrantes de la Organizacin, ya que implica alterar su status-quo. Por lo anterior, la intencin de esta Lnea de Accin es la de atenuar esta resistencia, mediante la realizacin de una Comunicacin Efectiva con toda la Organizacin, en el sentido de definir con claridad las razones y beneficios del cambio, tanto para la empresa como para los trabajadores, en un esquema de convencimiento y con un enfoque de ganar-ganar. Es importante considerar que este aspecto, como parte del sistema, requiere de un mantenimiento constante, es decir que siempre se deber de atender, conforme con cmo se establece en el elemento de Comunicacin Efectiva, mxime cuando se den cambios en cualquier parte del sistema. Es importante sealar que esta Lnea de Accin sienta las bases de la implantacin del sistema y se refleja en el resultado de la Autoevaluacin, asocindose al Nivel 1, el cual se describe en un apartado posterior. La atencin de esta Lnea de Accin requiere de las siguientes consideraciones: Definirconclaridadelniveladecuadodeinformacinquesedeberproporcionaracadaestratofuncional de la Organizacin, los cuales debern haber sido determinados con antelacin. Lapreparacinyejecucindeunprogramaquedcoberturaatodoslostrabajadoresasegurando:la comprensin de la informacin definida en el inciso anterior, el convencimiento para la participacin en la implantacin del sistema y que propicie la retroalimentacin en relacin con el tema.

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LaparticipacinactivadelaAltaDireccinylaLneadeMandoenestasactividades,dandosustento as, al Elemento Compromiso Visible y Demostrado que forma parte de este sistema. Aseguraryhacervisiblelaparticipacinycompromisodelarepresentacinsindicaleneldesarrollode estas actividades, considerando lo establecido anteriormente.

5.2.2.

Capacitacin en el sistema Esta Lnea de Accin consiste en la realizacin de las actividades necesarias para asegurar la capacitacin a toda la Organizacin en el sistema, subsistemas y proceso de implantacin, con un enfoque de Gestin por Procesos. Esta Lnea Estratgica deber atenderse tomando en cuenta los requerimientos especficos siguientes: D efinirconclaridadelniveladecuadodeconocimientoquesedeberproporcionaracadaestratofuncional de la Organizacin, los cuales debern haber sido determinados con antelacin. L apreparacinyejecucindeunprogramaparaestefin;quedcoberturaatodoslostrabajadores, con nfasis especial en la Lnea de Mando asegurando: la adquisicin del conocimiento definido en el inciso anterior, el convencimiento para la participacin en la implantacin del sistema y que propicie la retroalimentacin en relacin con el tema. A seguraryhacervisiblelaparticipacinycompromisodelarepresentacinsindicaleneldesarrollode estas actividades, considerando lo establecido anteriormente.

De manera particular, el Equipo para la Autoevaluacin deber recibir una capacitacin especfica por parte del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA acerca del proceso de implantacin del sistema, cuyo objetivo principal es el de prepararlos en la realizacin de la Autoevaluacin y en el desarrollo del Programa de Acciones de Mejora. Esta capacitacin incluir los conceptos principales del sistema, subsistemas, proceso de implantacin, as como el alcance y contenido de cada uno de los elementos del subsistema que le corresponda.

5.3. EJECUCIN Y SEGUIMIENTO5.3.1. Diagnstico inicial y definicin de la situacin futura Esta Lnea de Accin inicia con una declaracin del estado futuro o nivel de implantacin (el cual se define en prrafos posteriores) que cada Unidad de Implantacin pretende alcanzar en un tiempo determinado, en relacin con el sistema PEMEX-SSPA tomando como referencia su problemtica actual en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental, sus capacidades y sus recursos. Esta definicin servir despus para la elaboracin de sus planes y programas, delimitando su alcance. Posteriormente, se procede a la realizacin del Diagnstico inicial, que se traduce en el proceso de Autoevaluacin de la Unidad de Implantacin con respecto al sistema PEMEX-SSPA. Es importante sealar que, antes de iniciar las actividades de la fase de Ejecucin y Seguimiento, la cual incluye la Autoevaluacin, debern haber sido concluidas todas las actividades de las fases de Planeacin y Preparacin. El proceso de Autoevaluacin consiste en que el Equipo de Elemento analiza y evala el cumplimiento con cada una de las acciones descriptivas que aparecen en la Tabla de Autoevaluacin del subsistema correspondiente, empezando en el Nivel 1 del elemento y movindose hacia los niveles superiores, conforme avanza la Autoevaluacin, repitiendo el proceso para cada uno de los elementos del subsistema. La mecnica consiste en que el Coordinador de Elemento o dueo de esa parte del proceso (en relacin con su responsabilidad funcional), utilizando como herramienta de orientacin las Guas de Autoevaluacin correspondientes, plantea al Equipo de Elemento las preguntas clave que aparecen en ellas, se autoevala y el equipo califica el cumplimiento de las acciones descriptivas mencionadas.Informacin General 51


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Es importante establecer que las preguntas clave de las guas, no son las nicas que se pueden hacer al respecto; los miembros del Equipo de Elemento deben de sentirse con la libertad de hacer otras preguntas que ayuden a clarificar el grado de cumplimiento de las acciones descriptivas del elemento. De ser necesario, se sugiere consultar la documentacin del elemento (Requisitos, Lineamiento o Gua tcnica) que aparece en el manual, para aclarar dudas al demostrar el cumplimiento del elemento. Debe considerarse la evidencia documentada y verbal (evidencia objetiva) al tomar decisiones en cuanto a las respuestas de las preguntas y del cumplimiento de la Unidad de Implantacin con cada accin descriptiva. Deben evaluarse todas las acciones descriptivas para todos los niveles. Se requiere demostrar con documentacin o registros (evidencia objetiva) el nivel de implantacin que ha sido alcanzado. Algunos ejemplos de evidencias objetivas, sin ser limitativo, pueden ser: rdenes de trabajo debidamente llenadas y firmadas de recibido, minutas de reuniones de seguimiento y cumplimiento de acuerdos, resultados de encuestas, reportes de auditoras efectivas, verificaciones fsicas en campo, entre otras, evitando al mximo documentos genricos como evidencia. Esto deber ser un proceso interactivo que resulte en consenso entre los participantes sobre la situacin actual y las acciones necesarias para avanzar a otro nivel de implantacin. Es esencial que esta parte del proceso se haga de manera abierta, con la mayor participacin posible de los miembros del Equipo de Elemento. Durante la Autoevaluacin, el Coordinador de Elemento y los miembros del Equipo de Elemento sern soportados por miembros del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA para aclarar cualquier duda que pueda surgir acerca del proceso, del contenido, opinar acerca de los temas donde no haya consenso y sobre las evidencias objetivas propuestas, con la finalidad de que se tomen las decisiones correctas, en cuanto al cumplimiento de las acciones descriptivas. La evaluacin inicia con el Nivel 1 del elemento a evaluar, y conforme se va sustentando el cumplimiento de cada una de las acciones descriptivas en ese nivel, se pasa al siguiente nivel de la tabla, realizando la misma mecnica de evaluar y sustentar cada accin descriptiva del elemento que se est evaluando. La evaluacin se suspende cuando el autoevaluado no puede sustentar el cumplimiento de las acciones descriptivas del nivel que se est valorando. Considerando que la interpretacin correcta de los niveles es fundamental para el proceso de implantacin, a continuacin se describen con ms detalle estos niveles: Nivel 1.- Evaluando el Sistema y Creando Conciencia. Este nivel de implantacin es la base del elemento, ya que determina el rumbo de lo que queremos lograr. En este nivel de implantacin se considera que es necesario construir, a travs de la reflexin, una conciencia crtica en el personal en relacin con la importancia del impacto del elemento, como parte del sistema y de cmo al cumplir sus requerimientos se contribuye a mejorar el desempeo en SSPA de la Organizacin con el consecuente beneficio personal. Este nivel se satisface cuando el personal demuestra de manera objetiva estar consciente de la importancia de trabajar en el elemento y de cmo esto puede contribuir a mejorar el desempeo en SSPA. Nivel 2.- Desarrollando el Sistema. Corresponde al nivel de implantacin en el cual se disean, preparan y documentan los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos requeridos en el Nivel 2, se encuentran completamente diseados, desarrollados y documentados. Nivel 3.- Estableciendo el Sistema. Corresponde al nivel de implantacin en el cual los procesos y mecanismos requeridos en cada elemento comienzan a implantarse. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, han sido difundidos, el personal ha sido capacitado y stos se comienzan a aplicar de forma generalizada, alcanzndose un grado de implantacin en el que slo se presentan algunas desviaciones aisladas.54 PEMEX-SSPA 1

Nivel 4.- Sistema Establecido. Corresponde al nivel de implantacin en el que todos los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento se encuentran totalmente implantados. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, se encuentran totalmente implantados, no presentndose ningn tipo de desviacin de manera sistemtica. En este nivel, el personal ya sigue los procedimientos por conviccin del beneficio que ello representa y se ha cumplido al menos un ciclo de mejora. Nivel 5.- Mejoramiento Continuo. Corresponde al nivel de implantacin en el que todos los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento, no slo se encuentran totalmente implantados, sino que adems, ya se han establecido e implantado ms de un ciclo de mejora, con la finalidad de buscar la excelencia traducida en efectividad y mejora continua.

Criterios para otorgar Niveles de Implantacin.- Slo es posible otorgar a los elementos y subsistemas en las Unidades de Implantacin uno de los cinco niveles del PEMEX-SSPA de acuerdo con los siguientes criterios: Nivel de Elemento.- El nivel otorgado a un elemento corresponder a aqul en el que todas las acciones descriptivas hayan sido cumplidas; es decir, si se cumplieron todas las acciones descriptivas correspondientes al Nivel 3 de un determinado elemento, el nivel de ese elemento ser Nivel 3. Con la finalidad de dar seguimiento a la implantacin del siguiente elemento, se medir el avance tomando como base el porcentaje que resulte del cumplimiento de las acciones descriptivas atendidas, en relacin con el nmero de acciones descriptivas totales del nivel en referencia. Por ejemplo, si el nivel de referencia tuviera cuatro acciones descriptivas y estuviesen atendidas dos, el porcentaje de avance de ese elemento seria del 50% en ese nivel. De existir avance en acciones descriptivas de otros niveles superiores, no se considerar para definir el porcentaje de avance enunciado anteriormente. Nivel del subsistema.- El nivel del subsistema corresponder al del Elemento evaluado con el menor nivel. El porcentaje de avance de la implantacin del siguiente nivel del subsistema, corresponder al promedio de los porcentajes de avance de todos los elementos en ese nivel evaluado. De existir avance en acciones descriptivas de otros niveles superiores, no se considerar para definir el porcentaje de avance enunciado anteriormente. Por ejemplo, si el elemento con el menor nivel fue evaluado en Nivel 2, el nivel del subsistema en la Unidad de Implantacin ser Nivel 2 y el porcentaje de avance del Nivel 3 ser el promedio de los porcentajes de avance de todos los elementos del subsistema en ese nivel.

La determinacin del nivel en el cual se encuentra el elemento o subsistema, no deber ser utilizado para realizar comparaciones entre Unidades de Implantacin u Organismos Subsidiarios. Por la naturaleza del proceso de la Autoevaluacin, sta es una herramienta del usuario que slo sirve para compararse contra s mismo y debe ser usada exclusivamente para identificar las reas de oportunidad en el proceso interno de implantacin del sistema PEMEX-SSPA en la Unidad de Implantacin. Una vez que han sido concluidas todas las actividades de las fases de Planeacin y Preparacin, la Unidad de Implantacin est lista para iniciar formalmente la Autoevaluacin, cuyo proceso se describe a continuacin: Sesin de Arranque.- El propsito de esta reunin es proporcionar una visin general del proceso de implantacin del sistema PEMEX-SSPA, incluida la Autoevaluacin en la Unidad de Implantacin, y de responder a cualquier pregunta o inquietud que puedan tener los participantes en el proceso.




Durante esta reunin se deber presentar al personal con responsabilidades en el proceso de implantacin del sistema PEMEX-SSPA (Equipo para la Autoevaluacin). Debern ratificarse las fechas y horarios de las reuniones clave, los productos principales y las fechas compromiso, con el fin de obtener los apoyos necesarios para llevar a cabo las actividades. La Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin, su equipo gerencial de primer nivel (es decir, aquellos que le reportan directamente), el Equipo para la Autoevaluacin y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA debern asistir a esta reunin. La cual ser dirigida conjuntamente por la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin y el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. Autoevaluacin del Elemento.- Despus de la Sesin de Arranque, el Coordinador de Elemento del subsistema especfico y los miembros de su Equipo de Elemento inician propiamente la Autoevaluacin, de acuerdo con la mecnica descrita con anterioridad. Reuniones de trabajo durante el proceso de Autoevaluacin.- Se debern programar reuniones de trabajo durante el proceso de Autoevaluacin debido a la interdependencia e integracin de los Elementos del PEMEX-SSPA. Especficamente deben llevarse a cabo dos tipos de reuniones de trabajo: R euniones entre Coordinadores de Elemento.- Su objetivo es compartir informacin sobre el desarrollo del proceso de Autoevaluacin, incluyendo resultados, conclusiones preliminares y obstculos encontrados. Tratar relaciones entre los elementos; por ejemplo, dudas sobre en qu elemento est incluido un tpico especfico, evidencia encontrada en un elemento que sea de relevancia para otro elemento. Motivar a cada integrante en la importancia de generar informacin de valor para el proceso de implantacin. Los participantes a estas reuniones sern los Lderes de los Subequipos de Liderazgo Locales de SSPA, los Coordinadores de Elemento y todos los miembros del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. Se propone que estas reuniones se lleven a cabo peridicamente, por ejemplo, cada dos o tres das durante el proceso de Autoevaluacin. R euniones con la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin.- Su objetivo principal es el de resolver aspectos u obstculos al proceso de Autoevaluacin y desarrollo de programas, as como revisar los resultados preliminares de la Unidad de Implantacin, incluyendo hallazgos importantes para elementos qu estn en proceso de Autoevaluacin o que ya han sido completados. Los participantes a estas reuniones sern la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin, miembros de su equipo gerencial (Equipo de Liderazgo Local de SSPA), Coordinadores de Elemento activos, es decir, de elementos a tratar en la reunin, y el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. La asistencia de otros coordinadores es opcional. Se sugiere que estas reuniones tambin se lleven a cabo peridicamente, por ejemplo, cada dos o tres das durante el proceso de Autoevaluacin.

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Manejo de Elementos Comunes.- Existen elementos comunes entre las 12 MPI y los tres subsistemas, los cuales se muestran a continuacin: 12 MPI Responsabilidad de la Lnea de Mando Metas y Objetivos Agresivos Altos Estndares de Desempeo Investigacin y Anlisis de Incidentes Procedimientos de Operacin y Prcticas Seguras Investigacin y Anlisis de Incidentes Planeacin y Respuesta a Emergencias Capacitacin y Entrenamiento Continuos Comunicaciones Efectivas Auditoras Entrenamiento y Desempeo Respuesta Mdica a Emergencias Plan de Respuesta a Emergencias Competencia, Formacin y Toma de Conciencia Comunicacin Interna y Externa Auditoras Ambientales Objetivos, Metas, Programas e Indicadores SASP SAST SAA Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad Objetivos, Metas, Programas e Indicadores Control de Documentos y Registros

Comunicacin de Riesgos para la Salud

Los elementos de la tabla anterior contienen requisitos que, como se manifiesta en el captulo de funcionamiento del sistema, se complementan durante su operacin. Con la finalidad de eficientar los recursos y para atender de mejor manera la reduccin de las brechas identificadas durante la Autoevaluacin, se recomienda que los Equipos de Elemento, responsables de elementos comunes de los subsistemas, trabajen de manera coordinada y de ser posible simultnea para lograr Programas de Acciones de Mejora nicos para estos elementos comunes. Para lograr lo anterior, los Lderes de los Subequipos correspondientes debern establecer un programa de trabajo especfico que atienda estos casos, tomando en consideracin lo establecido en este captulo. El resultado de esta estrategia se deber ver reflejado en el resultado final de la Autoevaluacin, es decir, en el Programa de Acciones de Mejora especfico para cada subsistema, con la caracterstica de que aunque la accin se refleje en ms de un subsistema, slo se ejecuta una vez. Reportes de la Autoevaluacin por Elemento.- Cada Coordinador de Elemento debe hacer un Reporte de la Autoevaluacin de su elemento en el que se considere como mnimo lo siguiente: Introduccin.- Breve resumen de las actividades de Autoevaluacin, incluyendo un listado de todos aquellos que participaron en el proceso. Nivel Actual.- Determina el nivel del elemento con base en las acciones descriptivas cubiertas y no cubiertas para cada nivel, as como el nivel actual para el elemento, empleando como herramientas de apoyo la Tabla y Gua de Autoevaluacin del subsistema correspondiente y siguiendo la metodologa descrita en los prrafos anteriores. R esumen de Hallazgos.- Fortalezas principales de la Unidad de Implantacin, respecto al elemento en cuestin. Debilidades principales y brechas clave de la Unidad de Implantacin que necesitan ser atendidas, respecto al elemento en cuestin.Informacin General 57


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Reporte de la Autoevaluacin por subsistema.- Con la coordinacin y supervisin del Lder del Subequipo de Liderazgo del subsistema correspondiente, se deben integrar todos los reportes individuales de los elementos del subsistema, en un solo reporte de Autoevaluacin para la Unidad de Implantacin. El contenido se describe a continuacin: Introduccin.- Resumen de los objetivos de la Autoevaluacin, incluyendo a las personas involucradas en el proceso de Autoevaluacin y sus especialidades. Nivel Actual.- Determina el nivel del subsistema con base en las acciones descriptivas cubiertas y no cubiertas por cada nivel, nivel por elemento, porcentaje de avance del siguiente nivel, as como el nivel actual para el subsistema en la Unidad de Implantacin empleando como herramientas de apoyo la Tabla y Gua de Autoevaluacin del subsistema correspondiente y siguiendo la metodologa descrita en los prrafos anteriores. R esumen de Hallazgos.- Fortalezas principales de la Unidad de Implantacin. Debilidades principales y brechas clave de la Unidad de Implantacin que necesitan ser atendidas, en relacin con el subsistema en referencia.

Sesin de Resultados.- El propsito de esta reunin es el de entregar formalmente los resultados de la Autoevaluacin a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin por cada subsistema. Esta reunin representa el final de la etapa de Autoevaluacin. La agenda propuesta para esta reunin es la siguiente: Propsitodelareunin. ProcesodeAutoevaluacin. ReportedelosresultadosdelaAutoevaluacin. Preguntasyrespuestas. PlandetrabajoparalaetapadelaelaboracindelProgramadeAccionesdeMejora.

La Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin, su equipo gerencial de primer nivel (Equipo de Liderazgo Local), el Equipo de Implantacin y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA debern asistir a esta reunin. No debe llevarse a cabo sin la presencia de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin. La reunin debe ser dirigida por el Lder del PEMEX-SSPA y enfocada a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin y a su equipo gerencial de primer nivel. Se recomienda que el Lder del PEMEX-SSPA y el Lder del Subequipo de Liderazgo del subsistema correspondiente presenten los resultados generales de la Unidad de Implantacin, pero que cada Coordinador de Elemento presente los resultados de la Autoevaluacin de su elemento. Es importante que la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin haga un reconocimiento a aquellos elementos que resultaron con mejor desempeo, conforme a como se establece en el Elemento de Motivacin Progresiva y tambin que manifieste su compromiso con el desarrollo de las siguientes etapas del proceso de implantacin del PEMEX-SSPA. 5.3.2. Identificacin de brechas Durante la etapa de Autoevaluacin, el Coordinador y su Equipo de Elemento, de manera simultnea con la evaluacin de cumplimiento de las acciones descriptivas de la Tabla de Autoevaluacin, identifiquen las brechas entre la situacin actual del elemento y el estado futuro declarado al inicio de la Autoevaluacin, mediante el mismo mecanismo de consenso entre los integrantes del equipo, con lo que se busca un sentido de propiedad de las propuestas. Durante la etapa de Autoevaluacin, las brechas identificadas se registran en la columna de Observaciones de las Guas de Autoevaluacin.

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Posteriormente, estas brechas identificadas formarn parte del Reportes de la Autoevaluacin por Elemento del subsistema y del Reporte de Autoevaluacin del subsistema en la Unidad de Implantacin, especficamente en la parte del Resumen de Hallazgos en su apartado de Debilidades. 5.3.3. Desarrollo del Programa para alcanzar la situacin futura Programa de Acciones de Mejora.- Este programa describe las acciones recomendadas que deben tomarse, en orden de prioridad, para cumplir con todas las acciones descriptivas por nivel y al mismo tiempo identifica al personal que se responsabilizar de llevarlas a cabo, as como: las estimaciones de los recursos y el tiempo requerido para su ejecucin, estableciendo fechas de compromiso para su cumplimiento. El Coordinador de Elemento, con el apoyo de su equipo, debe desarrollar el Programa de Acciones de Mejora para su elemento, preferiblemente en paralelo a la Autoevaluacin. No hay necesidad de esperar a que se realice la Sesin de Resultados para desarrollar el Programa de Acciones de Mejora. Donde sea posible y en particular con los elementos comunes de los subsistemas deben alinearse y relacionarse las estrategias de mejora (y acciones individuales) con los otros subsistemas e iniciativas, ya iniciados previamente en la Unidad de Implantacin. Para cada subsistema se deber desarrollar un Programa de Acciones de Mejora, el cual ser el resultado de la integracin de los Programas de Acciones de Mejora de todos los elementos del subsistema correspondiente. El propsito de este programa es definir una serie de acciones y recursos necesarios para la implantacin del subsistema especfico, como parte del sistema PEMEX-SSPA, en la Unidad de Implantacin. Este Programa de Acciones de Mejora debe contemplar, por lo menos, todas las actividades factibles de realizar en un perodo de dos aos. El Programa de Acciones de Mejora deber documentarse siguiendo la estructura y contenido siguiente (figura 8): Descripcin de las Acciones.- La descripcin de la accin programada deber ser lo suficientemente detallada para puntualizar lo que se necesita hacer y proveer una base para desarrollar un presupuesto. Se le deber asignar un nmero nico de identificacin a cada accin y listar las acciones en orden de prioridad. Acciones Descriptivas que Aplican.- Esta columna incluye un listado de todas las acciones descriptivas aplicables que se atienden con la accin programada (una sola accin puede cumplir con varios acciones descriptivas a la vez). Responsable.- Se debe definir un responsable para cada accin, debiendo ser ste una persona, y evitar en lo posible asignar nombres de departamentos como el responsable, por lo menos es necesario especificar un puesto en particular. Calendario.- Esto incluye la duracin (en semanas) de la accin y las fechas de inicio y terminacin.




Comentarios.- Esta seccin deber utilizarse para comentar las relaciones o dependencias importantes con las otras acciones, en particular, con aquellas acciones relacionadas con otros elementos de cualquier subsistema. Prioridad.- Este rubro se utiliza a discrecin del Lder del Subequipo especfico de SSPA y del Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA como una herramienta para ayudar a establecer las prioridades de implantacin. Autorizacin.- Al final debern aparecer la firma del Coordinador de Elemento que con su equipo elabora el programa y la firma de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin que es quien autoriza el Programa de Acciones de Mejora.

La integracin de los Programas de Acciones de Mejora por subsistema deber iniciarse despus de la Sesin de Resultados. El proceso recomendado incluye: Revisin de todos los Programas de Acciones de Mejora.- Todos los Coordinadores de Elemento que participen en el desarrollo del Programa de Acciones de Mejora necesitan revisar todos los Programas de Acciones de Mejora. Identificacin de las oportunidades para la consolidacin de acciones individuales.- Es importante la consolidacin de acciones donde sea posible (resultantes de elementos de un subsistema o incluso entre subsistemas), para as poder simplificar el programa y hacerlo ms fcil de administrar. Modificacin de la informacin original, con base en las oportunidades de consolidacin.- Esto incluye la modificacin del contenido del texto de las acciones que se estn consolidando, al igual que la revisin de la duracin de la tarea y los requerimientos de recursos segn sea necesario. Identificacin de prioridades relativas a las acciones consolidadas en todos los Elementos.- Se pueden aplicar varios criterios para establecer las prioridades, considerando su impacto dentro del sistema y factores como: costo, duracin de la accin, nmero de acciones dependientes, visibilidad a los grupos de inters externos y otros que pudieran ser importantes. Cada Unidad de Implantacin puede emplear sus propios criterios y proceso para establecer las prioridades de implantacin de las acciones.

Integracin de las acciones priorizadas en un solo programa.- Los Programas de Acciones de Mejora de cada subsistema en su conjunto conformarn el Programa de Acciones de Mejora del sistema PEMEX-SSPA de la Unidad de Implantacin. Previamente se deber realizar el reordenamiento de las acciones de todos los elementos de cada subsistema, tomando en cuenta los resultados del trabajo conjunto de los elementos comunes, para conformar un programa depurado, para posteriormente incluir (o revisar) las fechas de inicio y terminacin de las acciones individuales, con base en la priorizacin. En este proceso, ser importante la coordinacin con el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA y el personal responsable de la funcin en la Subsidiaria, para poder identificar si existen oportunidades para compartir los recursos o coordinar las actividades de implantacin en todas las Unidades de Implantacin y maximizar as la eficiencia de los costos de la implantacin del PEMEX-SSPA en el Organismo. Se recomienda que todos los Coordinadores de Elemento revisen el borrador del Programa de Acciones de Mejora.

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Clave:

SISTEMA PEMEX-SSPAPROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORAUNIDAD DE IMPLANTACIN: SUBSISTEMA:

Revisin: Fecha: Pgina: 1/1 FECHA:

PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA:Nombre del Elemento

NO.

DESCRIPCIN DE LA ACCIN

ACCIONES DESCRIPTIVAS QUE APLICAN

RESPONSABLE

DURACIN (SEMANAS)

CALENDARIOFECHA DE INICIO FECHA DE TRMINO

COMENTARIOS

PRIORIDAD

Elaborado por:

Autorizado por:

Nombre y firma del Coordinador de Elemento

Nombre y firma de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin

FIGURA 8. FORMATO PARA DOCUMENTAR EL PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA.



Informe PEMEX-SSPA.- Ya concluido el Programa de Acciones de Mejora debe desarrollarse el Informe PEMEX-SSPA del subsistema. El Lder del Subequipo de Liderazgo correspondiente de SSPA ser el responsable principal de su elaboracin. Para realizar este informe se debe contar con la asesora apropiada de la Autoridad de SIPA (la de la Unidad de Implantacin) antes de enviarse a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin para su aprobacin. El propsito del Informe PEMEX-SSPA del subsistema es el de crear un documento que contenga el resultado general de la Autoevaluacin y del proceso de desarrollo del Programa de Acciones de Mejora. Este informe se compone de dos partes: Programa de Acciones de Mejora Resumen Ejecutivo.- Es un documento muy til para el equipo gerencial y el personal de la Unidad de Implantacin, ya que permite comunicar de manera rpida y sencilla el resultado de las etapas iniciales de la implantacin del PEMEX-SSPA en la Unidad de Implantacin. El contenido de este resumen se describe a continuacin: Introduccin.- Descripcin sintetizada de los objetivos y enfoque de la implantacin del subsistema especfico del PEMEX-SSPA, particularmente la Autoevaluacin y el desarrollo de Programa de Acciones de Mejora. Resultado de la Autoevaluacin.- Resumen de los resultados del nivel de todos los elementos de la Autoevaluacin, incluyendo hallazgos generales y claves. Resumen del Programa de Mejora.- Resumen de las acciones prioritarias para la implantacin y calendario para la implantacin. Beneficios.- Explicacin de los beneficios para la Unidad de Implantacin al implantar el subsistema, incluyendo reduccin en el nmero de accidentes, reduccin en el impacto ambiental, mejora en la productividad, etctera. Obstculos Potenciales.- Descripcin de los obstculos y barreras clave a la efectiva implantacin del programa y las estrategias para solucionarlos.

Aprobacin para su implantacin.- Una vez integrado el Programa de Acciones de Mejora debe ser firmado por la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin. Se recomienda que esta autorizacin tome lugar una vez que se haya completado el Informe PEMEX-SSPA del subsistema.

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5.3.4.

Ejecucin y seguimiento del cumplimiento Una vez aprobado el Informe PEMEX-SSPA y, consecuentemente el Programa de Acciones de Mejora del subsistema correspondiente, puede iniciarse la Ejecucin y Seguimiento del mismo. Las acciones requeridas para el cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora del subsistema, incluyendo los requerimientos de recursos y las fechas de inicio y terminacin, tienen que ser comunicadas a cada una de las personas responsables. Tambin deber considerarse la realizacin y conclusin de estas actividades en los procesos globales de planeacin, presupuestacin y evaluacin del desempeo de la Unidad de Implantacin. Adems, se debern asignar responsables de las actividades de Seguimiento de la Implantacin de las acciones. La Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin es responsable de generar un reporte trimestral que tendr un resumen de los avances de implantacin. El Reporte Trimestral de Avance en la Implantacin ser enviado por parte de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin a las reas de SSPA del Organismo Subsidiario, donde se consolidar la informacin con los reportes de las otras Unidades de Implantacin dentro de la Subsidiaria para cada subsistema. El reporte consolidado de la Subsidiaria ser entonces enviado a la SDOSSPA. El Reporte Trimestral de Avance en la Implantacin deber documentarse siguiendo la estructura y contenido siguiente (figura 9): Elemento. Corresponde al elemento del subsistema especfico para el cual se est reportando el avance. Nivel. Sirve como referencia para focalizar la accin programada con respecto a la accin descriptiva correspondiente del elemento. Total de acciones. Es un listado que contiene todas las acciones programadas, de conformidad al nmero nico de identificacin asignado cuando se desarroll el Programa de Acciones de Mejora. Debern estar listadas en orden de prioridad. Acciones programadas. Acciones programadas a cumplirse durante el trimestre motivo del reporte. Acciones terminadas. Acciones que se cumplieron, con base en una evidencia objetiva, durante el trimestre motivo del reporte. Porcentaje de acciones programadas. Es la relacin entre el nmero de acciones programadas a cumplirse durante el trimestre y el nmero total de acciones multiplicadas por un factor de 100. Porcentaje de acciones terminadas. Es la relacin entre el nmero de acciones cumplidas durante el trimestre y el nmero de acciones programadas a cumplirse durante el trimestre multiplicadas por un factor de 100. Totales. Muestra un resumen de los avances en la implantacin para el subsistema correspondiente. Observaciones. Es una seccin que puede emplearse para anotar cualquier comentario relacionado con la accin. sta deber utilizarse para comentar las relaciones o dependencias importantes con las otras acciones, en particular, con aquellas acciones relacionadas con otros elementos de cualquier subsistema. Validacin. Al final debern aparecer la firma del Lder del Subequipo del subsistema que es quien elabora, junto con los Coordinadores de cada elemento dicho reporte y la firma de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin que es quien avala los avances de la implantacin.

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Clave:

SISTEMA PEMEX-SSPAREPORTE TRIMESTRAL DE AVANCE EN LA IMPLANTACINUNIDAD DE IMPLANTACIN: TRIMESTRE / AO: SUBSISTEMA: NO. ELEMENTO NIVEL 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Elaborado por: TOTAL DE ACCIONES ACCIONES PROGRAMADAS ACCIONES TERMINADAS % ACCIONES PROGRAMADAS PORCENTAJE DE AVANCE TRIMESTRAL:

Revisin: Fecha: Pgina: 1/1

FECHA:

% ACCIONES TERMINADAS

OBSERVACIONES

TOTALES

Avalado por:

Nombre y firma del Lder del Subequipo correspondiente

Nombre y firma de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin

FIGURA 9. FORMATO PARA EL REPORTE TRIMESTRAL DE AVANCE EN LA IMPLANTACIN.



El Equipo de Liderazgo Local de SSPA de la Unidad de Implantacin, bajo el liderazgo de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin, es responsable del seguimiento y de la toma de decisiones para enfrentar cualquier problema con la ejecucin del Programa de Acciones de Mejora. Dada la duracin probable del Programa de Acciones de Mejora (hasta dos aos), las Unidades de Implantacin debern considerar mecanismos para integrar el seguimiento y la solucin de problemas del avance de la implantacin del sistema PEMEX-SSPA a otros procesos y reuniones gerenciales existentes. Evaluaciones de la Ejecucin y el Seguimiento.- Seis meses despus del inicio de la implantacin del Programa de Acciones de Mejora debe realizarse una Autoevaluacin de Seguimiento. El enfoque deber ser similar a aquel que se realiz en la primera Autoevaluacin, aunque es probable que se necesite menos personal del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. El propsito de esta Autoevaluacin es el de validar el avance de la implantacin del SSPA y de redirigir las estrategias y acciones existentes de implantacin, segn sea necesario. Despus de la Autoevaluacin de Seguimiento, las subsecuentes Autoevaluaciones debern realizarse por lo menos una vez al ao, con la finalidad de mantener un alto grado de conciencia en la Unidad de Implantacin, atender el compromiso del Equipo de Liderazgo de alcanzar el Nivel 5 y proveer adems, una revisin rutinaria para verificar que se le est dando mantenimiento apropiado al Sistema y que ste contine siendo efectivo. Entre cada Autoevaluacin y con el propsito de dar asistencia tcnica y asesora a las Unidades de Implantacin sobre la aplicacin del sistema PEMEX-SSPA y sus herramientas (requisitos, guas, tablas y protocolos), seguimiento de los planes de accin y compartir experiencias y lecciones aprendidas, las reas de SSPA del Organismo Subsidiario y del Corporativo debern realizar visitas de seguimiento peridicas, ya sea para revisar elementos especficos de un subsistema o de varios subsistemas. En estas visitas de carcter cualitativo se deber asesorar en la implantacin, as como detectar las reas de oportunidad, emitir recomendaciones de mejora y promover su atencin en los diferentes niveles del Organismo Subsidiario y del Corporativo, segn sea el caso.

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5.4. AUDITORA5.4.1. Auditora al Proceso de Implantacin Con el propsito de coadyuvar en la consolidacin del sistema durante el Proceso de Implantacin, se deber realizar una auditora de seguimiento, una vez que la Unidad de Implantacin haya declarado que ha alcanzado el Nivel 2. Para apoyar este proceso se emplearn los Protocolos de Auditora especficos para las 12 MPI y cada subsistema, que integran en su estructura las cuatro fases de la Disciplina Operativa (Disponibilidad, Calidad, Comunicacin y Cumplimiento). Esta actividad se llevar a cabo por las reas de SSPA que desempeen la funcin de auditora conforme a la Gua Tcnica de Planeacin y Ejecucin de Auditoras SSPA, Clave: 800/16000/DCO/GT/014/10. Los resultados de estas auditoras soportarn o contrastarn los avances en el Proceso de Implantacin en la Unidad de Implantacin y permitirn emitir las recomendaciones pertinentes para redirigir las estrategias o acciones de implantacin segn las desviaciones encontradas. 5.4.2. Auditora al Sistema Implantado Una vez que el proceso de implantacin ha avanzado (se ha cubierto el Nivel 3 en su totalidad) y, con la finalidad de tener una medicin objetiva de la madurez del sistema, del desempeo de la Unidad de Implantacin en materia de SSPA y para proporcionar informacin a los Equipos de Liderazgo para la toma de decisiones, as como para dar consistencia al esquema de gobernabilidad tanto del Macroproceso como del sistema, se considera la realizacin de auditoras cuantitativas integrales en SSPA, por lo menos una vez al ao. Para apoyar este proceso se desarrollaron guas tcnicas y como herramientas de ayuda, Protocolos de Auditora especficos para las 12 MPI y cada subsistema, que integran en su estructura las cuatro fases de la Disciplina Operativa (Disponibilidad, Calidad, Comunicacin y Cumplimiento). Esta actividad se llevar a cabo por las reas de SSPA que desempeen la funcin de auditora conforme a la Gua Tcnica de Planeacin y Ejecucin de Auditoras SSPA, Clave: 800/16000/DCO/GT/014/10. Los resultados de estas auditoras soportarn o contrastarn los resultados de las Autoevaluaciones que haya realizado la Unidad de Implantacin, obligando, en su caso, a tomar las acciones pertinentes que pudieran conducir a modificar los resultados de las Autoevaluaciones referidas y a redireccionar las estrategias y acciones de implantacin, segn sea necesario. Los resultados de estas auditoras calificarn el grado de madurez del sistema en la Unidad de Implantacin.



SSPA

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ACRNIMOS, GLOSARIO DE TRMINOS Y MARCO NORMATIVO SSPA


ACRNIMOS SSPA

12 MPI AC ACR ADC ADCP AE AICD-OEA APR ARP ASIPAs AST ATL CAISSPA CAM CCAE CEO CIL CMSH COE CRAE CT DCO DO DTI EH&S EPP GEI GMAER GRAME HDSM IM IP ISO LN LSO MDL NISAI NOM OIC

12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA. Aseguramiento de Calidad. Anlisis Causa Raz. Administracin de Cambios. Administracin de Cambios de Personal. Auditora Efectiva. Agencia Interamericana para la Cooperacin y el Desarrollo de la Organizacin de Estados Americanos. Anlisis Preliminar de Riesgo. Anlisis de Riesgos de Proceso. Subdirecciones o Gerencias de Auditora de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental de los Organismos Subsidiarios y Direcciones Corporativas. Anlisis de Seguridad en el Trabajo. Aviso de Trabajador Lesionado. Comisin Asesora Interorganismos de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental. Centro de Ayuda Mutua. Centro de Coordinacin y Apoyo a Emergencias. Condiciones Esperadas de Operacin. Certificado de Industria Limpia. Comisin Mixta de Seguridad e Higiene. Centro de Operacin de Emergencias. Centro Regional de Atencin a Emergencias. centro de trabajo. Direccin Corporativa de Operaciones. Disciplina Operativa. Diagramas de Tubera e Instrumentacin. Seguridad, Salud y Ambiente (Environment, Health & Safety). Equipo de Proteccin Personal. Gases Efecto de Invernadero. Grupo Multidisciplinario de Anlisis y Evaluacin de Riesgo. Grupo Regional para la Atencin y Manejo de Emergencias. Hojas de Datos de Seguridad de los Materiales. Integridad Mecnica. Inspecciones y Pruebas. Organizacin Internacional de Estandarizacin (International Organization for Standarization). Lnea de Negocio. Lmites Seguros de Operacin. Mecanismo de Desarrollo Limpio. Nivel Integral de Seguridad y Ambiental de la Instalacin. Norma Oficial Mexicana. rgano Interno de Control.

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OIT OS OHSAS OWAS PACP PDT Planei Planex PND PRE Profepa RCE RI RR RTPCPMOS RIJ SAA SAE SASP SAST SDOSSPA Sedena SG Segob Semar Semarnat Sener Sispanet SSS SPMT SSP SSPA STPRM STPS TCDP URE WBCSD

Organizacin Internacional del Trabajo. Organismo Subsidiario. Series de Evaluacion de Seguridad y Salud Laboral (Occupational Health and Safety Assessment Series). Sistema de Anlisis de Posturas de Trabajo de Ovako (Ovako Working Posture Analysis System). Programa de Acciones Correctivas y Preventivas. Permiso de Trabajo Peligroso. Plan de Emergencias Interno. Plan de Emergencias Externo. Pruebas No Destructivas. Plan de Respuesta a Emergencias. Procuradura Federal de Proteccin al Ambiente. Reducciones Certificadas de Emisiones. Reaseguro Internacional. Requisitos Regulatorios. Reglamento de Trabajo del Personal de Confianza de Petrleos Mexicanos y Organis

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Vm Manual General PEMEX-SSPA