Vježba 8: Organizacija podataka Cilj: Oblikovanje, punjenje i korištenje baze podataka za potrebe medicine i zdravstva. Polazne postavke:

1. Podaci koji se prikupljaju u medicinskoj odnosno stomatološkoj praksi predstavljaju složenu strukturu u smislu da postoji više različitih tipova entiteta koji međusobno nisu nezavisni (npr. pacijent i posjet – jedan pacijent može dolaziti više puta)

2. Složene strukture podataka potrebno je organizirati u bazu podataka

3. Baza podataka mora omogućavati primjeren unos i korištenje podataka, te izradu upita i izvještaja

Zadaci:

1. Upoznati se s Accessom, programom za upravljanje bazama podataka, kroz primjer „studenti i ispiti“ (opisano u uputama)

2. Načiniti koncept strukture podataka o pacijentu u ordinaciji

3. Realizirati koncept strukture podataka (baza podataka) a. Izraditi medicinski/zdravstveni zapis/e o pacijentu b. Izraditi obrazac za unos podataka c. Formulirati nekoliko jednostavnih i naprednih upita d. Izraditi izvješća na temelju zadanih kriterija

Uz 3a: Pretpostavka je da liječnik ima unaprijed određenu populaciju o kojoj zdravstveno skrbi. Stoga o svakom pacijentu ima na raspolaganju relevantne identifikacijske podatke (npr. ime i prezime pacijenta, adresa itd), kao i niz podatka (zdravstvenih, medicinskih) koje prikuplja/bilježi pri svoj posjeti pacijenta (npr. anamneza, dijagnoza, itd.)

Upute za izvođenje vježbe i rješavanje zadatka Access – primjer programskog sustava za upravljanje bazama podataka Kratki opis rada s Accessom Primjer složene strukture podataka: Evidencija polaganja ispita na fakultetu Za ovu bazu podataka potrebno je izraditi dvije tablice, koje ćemo nazvati Student i Ispit. Prva tablica, Student, sadržavat će osnovne podatke o studentu:

• ime i prezime, • datum rođenja, • šifru studenta, • adresu, te • podatak o tome je li student spada u redovite studente.

Druga tablica, Ispit, sadržavat će:

• naziv predmeta, • ocjenu koju je student dobio na ispitu, • datum ispita, • redni broj polaganja, • ime ispitivača.

Zašto je u ovom slučaju potrebno koristiti bazu podataka? Prvo, ovdje se radi o složenoj strukturi podataka, o više entiteta, više tipova zapisa (zapis o studentu, zapis o ispitu), koji su povezani logičkom vezom jedan prema više (zato što jedan student može, zapravo i mora, polagati više od jednog ispita). Međutim, neki će studenti taj ispit položiti u prvom polaganju, neki u drugom, itd. Zbog toga je potrebno izraditi bazu podataka, koja će omogućiti upisivanje ovakvih podataka. Kako raditi? Pokrenite program odabirom opcije Start>All programs>Microsoft Office>Microsoft Office Access 2003 (putanja do Accessa može biti drukčija na nekim računalima). Odabirom opcije File>New kreirajte (novu) bazu podataka (ovo je moguće provesti i odabirom opcije „Create a new file“ u desnom dijelu ekrana)

U sljedećem koraku potrebno je odabrati opciju „Blank database“ u desnom dijelu ekrana

Zatim je potrebno dati ime bazi podataka koju kreirate, a nakon toga pritisnuti opciju „Create“ ili pritisnuti tipku „Enter“ na tipkovnici.

Po završetku ovog koraka nalazite se u središnjem izborniku MS Accessa. Na lijevoj strani nalazi se niz opcija, od kojih se sada nalazite na opciji Tables. U ovom izborniku potrebno je odabrati izradu tablice u Design pogledu, pomoću dva klika miša na tu opciju („Create table in design view“).

Nakon ovoga treba unijeti opis atributa za aktualnu tablicu, što logički odgovara pojmu „kodeks atributa“. U ovom je koraku, dakle, potrebno opisati svaki atribut koji će se unositi u bazu podataka. Za svaki atribut potrebno je upisati ime, tip podatka i opis atributa, u skladu s ponuđenim stupcima.

Prvi atribut neka bude „ime“. Ime i prezime je neophodno bilježiti odvojeno, u odvojene retke, jer pravilo atomizacije kaže da je najbolje podatke držati u što jednostavnijim kategorijama, kako bi se omogućio pregled po svim atributima. Dakle, za atribut „Ime“ potrebno je definirati naziv atributa (1), tip podatka (u ovom slučaju tekstni (2), opis polja (3), te veličinu polja (4). Od dodatnih opcija moguće je tražiti da se svakom studentu mora upisati ime, pod opcijom „Required“ (5).

Na isti način potrebno je definirati i atribute „Prezime“ (tekstni podatak, veličina polja 30 znakova, zahtijevano), „Matični broj“ (tekstni podatak, jer se radi zapravo o šifri a ne o

brojčanom podatku; veličina polja 7 znakova, zahtijevano), „Adresa“ (tekstni podatak, veličina polja 150 znakova), te „Redoviti student“ (tip podatka je binarni, tj. Yes/No). Da biste dobro podesili ovaj atribut potrebno je odabrati tip podatka „Yes/No“ (1), a zatim u formatu napisati „Da/Ne“. Na ovaj način je moguće ugrađeni format Yes/No pretvoriti u format Da/Ne, koji odgovara hrvatskom govornom području. Konačno, moguće je za svaki unos podesiti unaprijed određenu vrijednost polja, Default value (2), gdje je u ovom slučaju potrebno unijeti vrijednost True, ako svakom novom studentu automatski želite dodijeliti status redovitog studenta (a onda onima koji to nisu treba promijeniti taj podatak).

Nakon definiranja svih željenih atributa treba odrediti primarni ključ, jedinstvenu vrijednost za svaki zapis u bazi podataka. U ovom slučaju matični broj studenta odgovara teorijskim zahtjevima primarnog ključa (jedinstven, ne mogu postojati dva studenta sa istim matičnim brojem). Da biste označili matični broj kao primarni ključ potrebno je desnom tipkom miša kliknuti na polje „Matični broj“, nakon čega se otvara novi izbornik. Prva opcija ovog izbornika je Primary key, koju treba označiti.

Zatim treba snimiti tablicu na opciji File>Save, te tablicu nazvati Student. Nakon ovoga je potrebno zatvoriti tablicu (klikom na crveni križić u gornjem dijelu ovog prozora; gornji križić će ugasiti Access, te je potrebno obratiti pažnju da kliknete na donji križić). Nakon ovoga vraćate se u glavni izbornik. U popisu tablica pojavila se je tablica Student. Nakon prve tablice potrebno je kreirati i drugu tablicu, koja će se zvati Ispit. Atributi koji će se nalaziti u ovoj tablici su „Naziv predmeta“ (tekst, 30 znakova), „Ocjena“ (tekst, 1 znak), „Datum“ (Date/Time, format: Short date), „Ime ispitivača“ (tekst, 20 znakova), „Prezime ispitivača“ (tekst, 30 znakova). Konačno, u ovu tablicu potrebno je dodati vezni atribut, koji će omogućiti povezivanje tablica, i stvaranje strukture baze podataka. U ovom slučaju najbolje je koristiti primarni ključ, te u tablicu Ispit dodati polje „Matični broj“. Konačan izgled ove tablice trebao bi biti ovakav:

Da biste povezali tablice i time načinili bazu podataka potrebno je iz alatne trake odabrati opciju Relatinships, čime će se otvoriti novi izbornik.

U ovom izborniku treba prvo izabrati tablice koje se želi povezati (u ovom slučaju obje, no ponekad je moguće da imamo više tablica, ali želimo povezivati samo neke od njih u novu bazu podataka), što se provodi označavanjem svake tablice, te klikom na opciju Add. Nakon dodavanja obje tablice u polja za izradu relacija potrebno je kliknuti opciju Close.

U sljedećem koraku potrebno je povećati prozor svake tablice, da bi se u njima vidjela polja Matični broj. Povezivanje tablica izvodi se povlačenjem jednog matičnog broja (iz jedne tablice) i njegovim otpuštanjem na drugom matičnom broju (iz druge tablice). Da biste to učinili potrebno je jednom kliknuti na polje Matični broj, te i dalje držati lijevu tipku miša (tj. ne pustiti tipku miša). To polje treba povući i otpustiti ga iznad polja „Matični broj“ u drugoj tablici. Nakon ovoga se otvara novi prozor, u kojem Access provjerava koja polja želite povezati te nudi izbor vrste veze među tablicama (Join Type).

Mogući tipovi veza koje se nude su 1:1 i 1:n (odnosno n:1). Dodatna opcija koju je potrebno uključiti je Enforce referential integrity, koja će onemogućiti promjenu veznog polja u jednoj tablici i gubitak veze ako se polje ne promijeni na isti način i u drugoj tablici. Konačno, da biste stvorili vezu potrebno je kliknuti na opciju Create. Između veznih polja pojavljuje se linija koja označava postojanje veze.

Zatvorite izbornik Relationships, i snimite promjene. U sljedećem koraku treba izraditi obrazac za unos podataka u bazu podataka. Najjednostavniji način je izrada obrasca pomoću čarobnjaka; Create form by using wizard. U prvom koraku čarobnjaka potrebno je odabrati tablicu Student, a zatim željena polja iz ove tablice prebaciti u desni dio ovog prozora (što znači da ta polja želimo imati u obrascu).

Zatim je potrebno kliknuti na opciju Next, te u ovom koraku odabrati izgled obrasca, a odmah u sljedećem i tip i boju slova i pozadine. U zadnjem koraku potrebno je odabrati ime obrasca, za koje će Access automatski predložiti Student, te je u ovom koraku potrebno kliknuti opciju Finish. Na isti način treba izraditi i obrazac za tablicu Ispit. U ovaj obrazac nije nužno (ali se može) uključiti „Matični broj“ studenta, jer će se on preuzimati iz tablice Student. Kada su izrađena oba obrasca, potrebno ih je povezati. Jednim klikom označimo obrazac Student, i odaberemo opciju Design. Nakon toga treba kliknuti jednom na obrazac Ispit (1), i nastaviti držati lijevu tipku miša. Zatim treba prevući ikonu ispod obrasca Student (2), i tamo pustiti lijevu tipku miša.

Nakon ovoga potrebno je snimiti obrazac, te ga zatvoriti. Dvostrukim klikom miša dolazimo do obrasca za unos podataka u bazu podataka.

U obrazac se unose pojedinačni podaci, a oni se u skladu s načinjenom strukturom upisuju u bazu podataka.

Iz podataka upisanih u bazu podataka mogu se načiniti različiti izvještaji, bilo da se uzimaju svi podaci ili samo neki. Izrada izvještaja je najlakša uz pomoć opcije Create report by using wizard. Vrlo slično kao pri stvaranju obrasca za unos podataka izabiru se tablice (jedna po jedna), a zatim se biraju atributi koje se želi imati u izvještaju.

Opcije Tables, Forms i Report su osnovne opcije kojima se koristimo pri izradi i korištenju baza podataka. Dodatno, ako se želi selektirati pojedine ispitanike (npr. dobiti samo izvještaj za redovite studente, onda se treba koristiti opcija Queries.