VIZUALIZACIJA PODATKOV O PROJEKTNEM VODENJU · Upravljanje poslovnega procesa se nikoli ne konča; poglavitni namen upravljanja sta minimizacija vložkov in maksimizacija učinkov

Diplomsko delo univerzitetnega študija

Organizacijska informatika

VIZUALIZACIJA PODATKOV O PROJEKTNEM VODENJU

Mentor: doc. dr. Uroš Rajkovič Kandidat: Miha Šolar

Kranj, april 2016

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju doc. dr. Uroš Rajkoviču za pomoč in usmeritve pri izdelavi diplomske naloge. Zahvaljujem se Mojci Oman za pomoč in podporo v času zaključevanja študija. Zahvaljujem se direktorju podjetja Četrta pot Borisu Šolarju, ker mi je študij omogočil, potem pa potrpežljivo čakal, da ga zaključim. Zahvaljujem se svojim domačim in vsem ostalim, ki so z menoj delili veselje v boljših časih in mi nudili oporo v slabših. Zahvaljujem se tudi lektorici Simoni Špolad.

POVZETEK Poslovna inteligenca, upravljanje poslovnih procesov in nadzorne plošče so orodja, s katerimi si organizacije pomagajo pri usklajevanju, nadzoru in optimizaciji izvajanja nalog. Gre za kontinuiran proces, v katerega morajo biti v organizaciji vključeni vsi − od zaposlenega, ki naloge izvaja in beleži, do nadrejenih na različnih nivojih, ki spremljajo izvedeno, določajo in optimizirajo predpise izvedbe, določajo strategijo organizacije ipd. Interna aplikacija za projektno vodenje trenutno ne omogoča združenih grafičnih prikazov podatkov, omogoča le posamezne tabelarične izpise, iz katerih ni mogoče ustvariti celostne slike stanja, izvedenega v podjetju. Cilj izvedbe diplomskega dela je priprava funkcionalnih specifikacij za pripravo dopolnitev interne aplikacije za projektno vodenje. Dopolnitev je grafični prikaz zabeleženega opravljenega dela glede na nekaj ključnih vsebinskih vidikov. Pred pripravo predloga izvedbe grafičnih prikazov pregledamo strokovno literaturo in pripravimo izhodišča za izvedbo. Na podlagi ugotovljenih smernic na konkretnih primerih pripravimo predlog dopolnitev. V okviru izvedbe diplomske naloge so pripravljene štiri funkcionalne specifikacije za grafični prikaz podatkov. S pripravljenimi grafičnimi prikazi se bistveno olajša delo vodstvu podjetja, saj se ključne informacije prikažejo na enem mestu, brez nepotrebnega zbiranja podatkov in vsakokratne obdelave. KLJUČNE BESEDE:

• aplikacija Planeris, • grafični prikaz podatkov, • nadzorna plošča, • poslovni proces.

ABSTRACT Business intelligence, business processes management and dashboards are tools that organisations use to help coordinate, control and optimise task performance. It is a continuing process, which has to include employees across all levels − from ground level employees who perform and record tasks, to managers who monitor, determine and optimise procedures, decide organisation strategies, etc. Internal project management application currently includes no summarized graphical presentation of data; it only enables the user to prepare various reports, which can never show a comprehensive view of the organisation at one glance. The goal of this diploma thesis is to prepare functional specifications for the internal project management application upgrade. The upgrade will be implemented as graphical representation of input data taking into account a variety of different criteria. Before setting to prepare functional specifications, a review of theoretical basis and the preparation of implementation grounds is required. Next step consists of moving on to practical cases applying live data that the organisation uses. In this diploma thesis, we prepare four functional specifications for the graphical representation of input data. Graphical representation of data significantly simplifies management tasks as the data is always available in one place, without any additional data collection and without any additional data processing. KEYWORDS:

• Planeris application, • business process, • dashboard, • graphical representation of data.

KAZALO 1 UVOD ...................................................................................... 1

1.1 Predstavitev problema ............................................................ 1 1.2 Predstavitev okolja ................................................................ 1 1.3 Metode dela......................................................................... 3

2 TEORETIČNE OSNOVE ................................................................... 4 2.1 Poslovni proces ..................................................................... 4 2.2 Nadzorne plošče .................................................................... 5 2.3 Načini grafičnega prikaza nadzornih plošč ..................................... 7

3 OBSTOJEČE STANJE .................................................................... 13 3.1 Posnetek stanja ................................................................... 13 3.2 obstoječa poročila v Planerisu .................................................. 17 3.3 Kritična analiza .................................................................... 17

4 PREDLOG DOPOLNITVE APLIKACIJE PLANERIS Z NADZORNIMI PLOŠČAMI ZA KONČNE UPORABNIKE ....................................................................... 19

4.1 Skupne lastnosti nadzornih plošč ............................................... 20 4.2 Opis scenarija: »Kaj zaposleni delajo?« ....................................... 22

4.2.1 Priprava rešitve .............................................................. 22 4.2.2 Primer uporabe nadzorne plošče .......................................... 23

4.3 Opis scenarija: »S katero vsebino se ukvarjamo?« ........................... 26 4.3.1 Priprava rešitve .............................................................. 26 4.3.2 Primer uporabe nadzorne plošče .......................................... 27

4.4 Opis scenarija: »Za koga delamo?« ............................................. 30 4.4.1 Priprava rešitve .............................................................. 30 4.4.2 Primer uporabe nadzorne plošče .......................................... 31

4.5 Opis scenarija: »Realizacija v obdobju glede na delovno obvezo« ........ 33 4.5.1 Priprava rešitve .............................................................. 33 4.5.2 Primer uporabe nadzorne plošče .......................................... 34

5 ANALIZA SWOT .......................................................................... 38 6 ZAKLJUČKI ............................................................................... 40 LITERATURA IN VIRI .......................................................................... 42 KAZALO SLIK .................................................................................. 43 KAZALO TABEL ............................................................................... 43 KRATICE IN AKRONIMI ....................................................................... 43 PRILOGE ....................................................................................... 44

Univerza v Mariboru − Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Miha Šolar: Vizualizacija podatkov o projektnem vodenju stran 1

1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Podjetja, proizvodna in tudi informacijska, so vsakodnevno prisiljena tekmovati na globalnem trgu. Zaradi hitrosti sprememb, ki se dogajajo na tržišču, je potrebno ustrezno prilagajati smer, v katero se podjetje razvija, usmerja svojo energijo. Pravilne odločitve se kažejo v povečevanju tržnega deleža in dobička. Napačne odločitve lahko vodijo v propad podjetja. Odločitve, ki jih vodstvo sprejema danes, ne bodo nujno pravilne tudi jutri oziroma verjetno ne bodo. Odločitve se vedno sprejemajo na podlagi podatkov za nazaj in analiz za naprej. Zabeleženih podatkov je vedno več, z napredkom informacijske tehnologije (podatkovne baze, podatkovna skladišča) so praktično odpadle vse ovire na temo shranjevanja, kar se posledično izkazuje v vse večjem obsegu podatkov, ki jih je potrebno obdelati in pregledati. Izziv, s katerim se danes srečujejo podjetja, je, kako na podlagi podatkov za pregled pripraviti tiste informacije, ki so za delovanje ključne, ter kako jih predstaviti, da bodo razumljive in lahko berljive. Da bi predstavili ključne informacije na grafični način, se je uveljavila tehnologija, ki jo imenujemo »Nadzorne plošče« ali angleško »Dashboard«. Nadzorne plošče na lahko dostopen in hiter način (»na klik«) omogočajo dostop do informacij v obliki grafov, pit, števcev itd. Informacije nato vodstvo uporabi za pripravo odzivov v konkretnih situacijah ali določanje dolgoročne strategije podjetja. 1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA Četrta pot je visoko tehnološko zasebno podjetje iz Kranja, ustanovljeno leta 1990. Po dobrih 25 letih delovanja zaposluje več kot 80 redno zaposlenih sodelavcev. Podjetje se ukvarja z razvojem, uvajanjem in vzdrževanjem programskih in strojnih rešitev na področju registracije delovnega časa, kadrovske informatike in obračuna plač za srednje velika in velika podjetja. Programske rešitve se uvajajo bodisi modularno bodisi združeno v en produkt, imenovan Kadris4, ki na enostaven in integriran način omogoča vnos in obdelavo podatkov zaposlenega − od registracije delovnega časa (kontrola pristopa, prihodi, odhodi, odsotnosti, službene poti, nadurno delo in dodatki na delovni čas), obvladovanja kadrovskih procesov (podatki o zaposlenem, izračun dopusta, izobraževanja, podatki o rednih letnih razgovorih), do obračuna osebnega dohodka (preračun osebnega dohodka, izplačilo morebitnih drugih prejemkov, izpis podatkov plačne liste na osebni portal zaposlenega, priprava potrebnih poročil za zunanje poročanje).



S svojimi rešitvami podjetje Četrta pot pokriva ustanove v javnem sektorju (bolnišnice, zdravstveni domovi, ministrstva in šole) in tudi gospodarske družbe (npr. Lek, Mercator, Letrika, Iskraemeco in druge). Poleg že napisanega se podjetje ukvarja tudi s plačilnim prometom v javnem potniškem prometu (avtobusni prevozniki, Slovenske železnice) in z razvojem referenčne strojne in programske opreme za velike naročnike (Philips semiconductors oziroma NXP). Vsi sistemi za plačevanje v javnem potniškem prometu gostujejo na strežnikih podjetja. Podjetje nastopa na domačem trgu, prav tako pa je s svojimi rešitvami prisotno na tujih trgih: na Hrvaškem, v Srbiji in v Nemčiji V prihodnjih letih namerava podjetje prisotnost na tujih trgih še povečevati. Podjetje je razdeljeno na oddelke, groba delitev podjetja je na administracijo, OE Sistemi, OE Poslovne rešitve, OE Izvedbene rešitve, OE Trženje, kot je prikazano na sliki 1 (Organigram podjetja Četrta pot). [8]

Slika 1: Organigram podjetja Četrta pot



1.3 METODE DELA Diplomsko delo sestavljata teoretični in praktični del. V prvem, teoretičnem delu v literaturi pregledamo definicije nadzornih plošč, zanimajo nas predvsem tipi in prednosti uporabe v praksi. Nadalje poiščemo in opišemo možne grafične prikaze. Dotaknemo se tudi poslovnih procesov in njihovega upravljanja, čemur so nadzorne plošče v konkretnem primeru tudi namenjene. V drugem, praktičnem delu nakažemo smernice za pripravo nadzornih plošč na podlagi podatkov, ki se vnašajo v že obstoječo aplikacijo, ta pa se v konkretni organizaciji uporablja za projektno vodenje.



2 TEORETIČNE OSNOVE 2.1 POSLOVNI PROCES Poslovni proces je aktivnost ali sosledje aktivnosti, s pomočjo katerih organizacija dosega zastavljene organizacijske cilje [1]. Poslovni proces popisuje predvidene vložke in sosledje transformacij, opravil in izvajalcev, ki vložek spremenijo v izdelek ali storitev. Upravljanje poslovnih procesov Upravljanje poslovnih procesov (angl. Business Process Management − BPM) vključuje aktivnosti modeliranja, vpeljave, izvedbe, merjenja in optimizacije poslovnih procesov, kot je prikazano na sliki 2 [2].

Slika 2: Življenjski cikel poslovnega procesa [7]

Življenjski cikel poslovnega procesa se začne z modeliranjem. V fazi modeliranja se identificirajo njegove poglavitne lastnosti, predpišejo se postopki izvedbe in simulira se izvedba. Na podlagi pripravljenega modela se predvidijo aktivnosti, ki jih je mogoče pripraviti vnaprej (programska orodja in oprema). Ko proces steče, ga je potrebno nadzirati (sprotno izvajanje) in analizirati (analize izvedenih ciklov), s čimer se odkrivajo morebitne pomanjkljivosti in identificirajo možnosti izboljšave. Upravljanje poslovnega procesa se nikoli ne konča; poglavitni namen upravljanja sta minimizacija vložkov in maksimizacija učinkov. V diplomski nalogi skušamo s pripravo orodij za nadzor poslovodstvu omogočiti celovit in enostaven dostop do informacij o delu zaposlenih − kot osnovo za optimizacijo obstoječih postopkov in načinov dela. Za prikaz podatkov se uporabi tehnologija nadzornih plošč, ki se je v zadnjih dveh desetletjih izkazala kot odličen način grafičnega prikazovanja informacij na vseh nivojih organizacije.



2.2 NADZORNE PLOŠČE Nadzorna plošča je orodje za merjenje, nadzor in spremljanje ključnih aktivnosti in procesov, ki se odvijajo v organizaciji. Je orodje, ki, če je pravilno uporabljeno, organizaciji pomaga pri doseganju zastavljenih ciljev. Je povečevalno steklo organizacije, ki poslovodstvu omogoča, da energijo sodelavcev usmerjajo v prave aktivnosti [3] (Eckerson, 2006). Nadzorna plošča je vizualni prikaz najpomembnejših informacij, ki jih potrebujemo za dosego enega ali več ciljev − združene in urejene na enem ekranu, kar omogoča pridobivanje potrebnih informacij v trenutku [4] (Few, 2006). Nadzorna plošča združuje tri sklope funkcionalnosti, ki uporabnikom omogočajo izvedbo naslednjih aktivnosti: Pregled Pregled kritičnih poslovnih procesov in aktivnosti z merjenjem učinkovitosti in s proženjem opozoril ob pojavu potencialnih težav. Analiza V primeru pojava težave s pravočasnimi in z relevantnimi informacijami z različno globino analize omogoča lociranje vzroka težave. Upravljanje Upravljanje zaposlenih in poslovnih procesov na način, ki omogoča optimizacijo odločitev in učinkov. Prednosti uporabe nadzornih plošč Prednosti uporabe nadzornih plošč so sporočanje strategije organizacije (nadzorne plošče prevajajo strategijo organizacije v merljive količine, cilje, pobude, prirejene posamezni skupini zaposlenih, lahko tudi zaposlenemu specifično. Poslovodstvu omogočajo, da v svojih aktivnostih prepozna korake za dosego ciljev organizacije in usmerja aktivnosti skladno z njimi), prilagajanje strategije organizacije (poslovodstvo lahko z uporabo nadzornih plošč z malenkostnimi prilagoditvami strategijo organizacije sproti prilagaja notranjim in zunanjim dejavnikom, ko se ti pojavljajo), povečanje preglednosti (z uporabo nadzornih plošč poslovodstvo dobi boljši uvid v dnevno delo in predvidi prihodnje dogodke na podlagi zbiranja in analize zbranih podatkov), izboljšanje koordinacije (s prikazom podatkov o učinkovitosti izvedenega spodbuja zaposlene različnih oddelkov organizacije k sodelovanju za doseganje boljših rezultatov in omogoči dialog med poslovodstvom in zaposlenimi na temo doseganja ciljev), povečevanje motivacije zaposlenih (z merjenjem rezultatov, njihovo objavo in nagrajevanjem glede na izvedeno nadzorne plošče povečujejo motivacijo zaposlenih), poenotenje videnja organizacije (z uporabo nadzornih plošč organizacije poenotijo terminologijo, pravila in merjenje učinkov. Komunicira se o istih informacijah, odpravi se redundanca podatkov in posledični nesporazumi,



kateri podatki so pravi), zmanjševanje stroškov in podvajanje sistemov (z uporabo enotnih nadzornih plošč se standardizirajo informacije, kar odpravlja potrebo po ločenem hranjenju podatkov in ločenih poročilnih sistemih), povečanje samostojnosti uporabnikov (z uvedbo nadzornih plošč uporabnik za dostop do podatkov, ki jih potrebuje, ni več vezan na IT-oddelke, ki zanj in njegovo delo pripravljajo poročila in analize; podatki so vedno na voljo) in pravočasnost podatkov (nadzorne plošče uporabniku omogočajo pravočasen dostop do podatkov, s pomočjo katerih lahko sprejme potrebne odločitve − brez nepotrebnega iskanja, analiziranja in združevanja posameznih delčkov informacije s pomočjo različnih izpisov in analiz) [3] (Eckerson, 2006). Tipi nadzornih plošč Glede na namen in uporabnost ločimo več tipov nadzornih plošč. To so operativne nadzorne plošče (poudarek operativne nadzorne plošče je v nadzoru izvajanja nalog, uporabljajo jih predvsem zaposleni − merjenje neposrednega učinka in njihovi neposredno nadrejeni. Podatki se prikazujejo v realnem času, kar zaposlenemu omogoča pregled nad izvedenim − sproten pregled doseganja ciljev, neposredno nadrejenemu pa hiter pregled in zmožnost takojšnjega ukrepanja v primeru morebitnih odstopanj od predvidenih vrednosti), taktične nadzorne plošče (poudarek taktičnih nadzornih plošč je v spremljanju trendov poslovanja na določenem področju; uporabljajo jih vodje oddelkov. Podatki se prikazujejo za nazaj in se uporabljajo za izvedbo analiz. Vodje oddelkov iz taktičnih nadzornih plošč lahko predvidijo napovedano doseganje dolgoročnih ciljev). Druge so strateške nadzorne plošče (njihov poudarek je v spremljanju glavnih ciljev organizacije. Podatki se navadno osvežujejo na mesečni osnovi) [3] (Eckerson, 2006). Nadzorne plošče v splošnem pravim uporabnikom omogočajo pravočasne in popolne informacije, s pomočjo katerih lahko optimizirajo odločitve, zvišajo učinkovitost svojega dela in posledično dosegajo boljše rezultate. Informacijske plasti nadzornih plošč Uporabnik glede na način prikaza in obdelave do podatkov dostopa preko treh plasti oziroma načinov pregleda. Nivoji se poimenujejo zgoščeni grafični pregled − tretji nivo (je zgornji nivo in vsebuje že obdelane podatke. Na nivoju zgoščenega grafičnega pregleda govorimo o prikazu (nadzorne plošče, sistemi kazalnikov in portali), uporablja se za nadzor delovanja organizacije), večdimenzionalni pogled − drugi nivo (srednji nivo, v katerem je uporabniku omogočeno raziskovanje po različnih dimenzijah z uporabo orodij za večdimenzionalno analiziranje v realnem času − OLAP (online analytical processing). Zagotavlja podatke za prikaz opozoril in grafičnih meritev zgoščenega grafičnega pregleda). Tretja plast je operativni pogled − prvi nivo (ponuja pregled nad osnovnimi poročili in tabelami, na podlagi katerih se pripravljajo analize na višjem nivoju in pregledi na najvišjem nivoju [3] (Eckerson, 2006). Uporabnik glede na svojo funkcijo v organizaciji preko privilegijev dobi dostop do enega ali več nivojev, na katerih pregleduje podatke. V splošnem velja, da za vodilne načeloma zadošča tretji nivo, srednji in operativni upravljalci (npr.



oddelčni vodje) pa uporabljajo tretjega, drugega in po potrebi (podrobnejša analiza zaznanih težav) tudi prvega. 2.3 NAČINI GRAFIČNEGA PRIKAZA NADZORNIH PLOŠČ Tortni diagram se uporabi, kadar želimo prikazati del v primerjavi s celoto. Pri pripravi tortnega diagrama moramo biti pozorni, da prikaz definiramo tako, da vedno prikazujemo 5 kategorij ali manj, pri čemer celota vedno predstavlja 100 %. Tortni diagram ni primeren za prikaz primerjav (če želimo prikazati primerjavo med različnimi kategorijami, uporabimo naloženi graf). Dele tortnega diagrama lahko razporedimo na dva načina. V prvem načinu največji del postavimo na 12. uro v smeri urinega kazalca. Drugi največji del postavimo na 12. uro v nasprotni smeri urinega kazalca. Ostale manjše dele po velikosti postavimo ob drugi največji del, padajoče v nasprotni smeri urinega kazalca. V drugem načinu največji del postavimo na 12. uro, in sicer v smeri urinega kazalca. Ostale dele po velikosti padajoče postavimo v smeri urinega kazalca. [5] Primer tortnega diagrama z upoštevanjem vodil je prikazan na sliki 3.

Slika 3: Primer tortnega diagrama z upoštevanjem vodil

Grafe uporabimo, kadar želimo prikazati spremembe merjenih kategorij v času, kadar želimo primerjati različne kategorije ali primerjati dele celote. Lahko jih rišemo vertikalno ali horizontalno. Vertikalni graf uporabimo predvsem takrat, ko želimo podatke primerjati kronološko (pri čemer je pravilo, da »čas« vedno teče od leve proti desni) ali kadar prikazujemo negativne vrednosti. Horizontalni graf



uporabimo, kadar so polja za prikazane vrednosti velika in bi jih bilo vertikalno težko prikazati. [5]

Primer vertikalnega grafa z upoštevanjem vodil je prikazan na sliki 4. Primer horizontalnega grafa z upoštevanjem vodil je prikazan na sliki 5.

Slika 4: Primer grafa − vertikalno − z upoštevanjem vodil



Slika 5: Primer grafa − horizontalno − z upoštevanjem vodil

Poznamo dve vrsti grafov − naloženi graf in 100-odstotno naloženi graf. Naloženi graf uporabimo, kadar primerjamo dele s celoto, drugo vrsto grafa uporabimo, kadar je skupna vrednost posamezne kategorije nepomembna in nas zanima samo odstotna porazdelitev podkategorij. [5] Primer naloženega grafa z upoštevanjem vodil je prikazan na sliki 6. Primer 100- -odstotno naloženega grafa z upoštevanjem vodil je prikazan na sliki 7.



Slika 6: Primer naloženega grafa − z upoštevanjem vodil

Slika 7: Primer 100-odstotno naloženega grafa − z upoštevanjem vodil

Pri izdelavi grafa moramo biti pozorni, da vrednosti na osi x vpisujemo horizontalno, da je razmik med dvema stolpcema polovico širine stolpca, da je



osnovna vrednost na x-osi 0 in da za barvanje stolpcev uporabimo samó eno barvo. Če pripravljamo horizontalni graf, stolpce najprej uredimo po abecedi, nato po zaporedju in potem po vrednosti. [5] Linijski diagram uporabimo, kadar prikazujemo zvezne podatke v času. Linijski diagram pomaga pri prikazu trendov, rasti in padanja. Pri izdelavi linijskega diagrama moramo biti pozorni, da na osi y začnemo z vrednostjo 0 − tudi v primeru, da se izris dejansko začne pri vrednosti, ki je od 0 različna, da prikažemo največ štiri črte, da rišemo cele črte, izogibamo se črtkanim črtam ali črtam, sestavljenim iz pik, da črte imenujemo v grafu in ne v priloženi legendi ter da graf priredimo tako, da vrednost po y-osi doseže približno 2/3 celotne vrednosti y-osi. [5] Primer linijskega diagrama z upoštevanjem vodil je prikazan na sliki 8.

Slika 8: Primer linijskega diagrama − z upoštevanjem vodil

Nadzorno ploščo v obliki semaforja uporabimo v primeru, da želimo grafično prikazati stanje v smislu dobro, na kritični poti, slabo. Barve, ki se večinoma uporabljajo, so zelena, rumena in rdeča. Pri izdelavi semaforja moramo biti pozorni, da se plošče iste barve vedno pojavljajo na enakih lokacijah, saj je ocena, da je barvno slepih moških 10 %, barvno slepih žensk pa 1 % (težave z identifikacijo rdeče in zelene). [6] Poleg naštetih in opisanih grafov v literaturi najdemo tudi druge vrste grafov in diagramov (mehurčkasti diagram, ploščinski grafikon, graf raztrosa) [5], ki pa jih



na tej točki samo omenimo, saj se z njimi podrobneje ne bomo ukvarjali − podatki, ki jih želimo prikazati, namreč niso primerni za tak način prikaza.



3 OBSTOJEČE STANJE 3.1 POSNETEK STANJA V podjetju Četrta pot se za interno upravljanje organizacije uporablja spletna aplikacija Planeris. Uporablja se na vseh nivojih organizacije. Zaposleni do nje dostopajo glede na svoja pooblastila, ki se nastavijo glede na oddelek in hierarhično umestitev posameznika. V Planeris se dnevno vnašajo podatki o partnerjih (beleženje podatkov o poslovnih partnerjih, njihovih zaposlenih, kontaktnih osebah glede na vrsto sodelovanja), izdanih ponudbah (izdane ponudbe po poslovnih partnerjih), pogodbah (sklenjene pogodbe − izvedbene, vzdrževalne), projektih (glede na tip sklenjene pogodbe ločimo več vrst projektov − izvedbeni, razvojni, vzdrževalni), načrtovanih in opravljenih delovnih nalogah zaposlenih (projektni vodje, produktni vodje, direktorji oddelkov zaposlenim glede na potrebe in razpoložljivost načrtujejo delovne naloge, zaposleni jih pregledujejo, izvajajo naloge in beležijo opravljeno delo), inventarju strank (infrastruktura poslovnih partnerjev, implementirana programska oprema − koda, instalirana strojna oprema), prijavah naročnikov, internih prijavah izboljšav (Planeris omogoča prijavo napak, predlogov izboljšav, naročil dopolnitev), razvojnih nalogah − internih in zunanjih (na podlagi zahtevkov naročnikov oblikovane razvojne naloge) in dokumentaciji (uporabniška in tehnična navodila). Glede na organizacijsko shemo se organizacija v grobem deli na oddelke:

• Vodstvo in administracija, • oddelčna enota Sistemi, • oddelčna enota Poslovne rešitve, • oddelčna enota Izvedbene rešitve, • oddelčna enota Trženje.

Vsaka od organizacijskih enot ima določene specifične naloge, ki jih izvaja v skladu s predpisanimi procesi, ki se v organizaciji izvajajo. Za potrebe obvladovanja procesov organizacija uporablja predpisane postopke izvajanja in obveščanja. Za lažjo predstavo popišemo nekaj procesov; skoncentriramo se na oddelka, ki aplikacijo Planeris največ uporabljata (oddelčni enoti Poslovne rešitve in Izvedbene rešitve). Primer 1: Obvladovanje razvojnega procesa: Do razvojnega procesa lahko pride na dva načina:

• prijava naročnika, ki jo z že razvitimi funkcionalnosti ni moč pokriti;



• interni razvoj novih funkcionalnosti kot odgovor na pričakovane zunanje spremembe (razvoj novega produkta, razvoj novega modula in prilagoditve obstoječih produktov kot priložnost za ponujanje na trgu).

Postopek razvoja se v obeh primerih začne na enak način. Osnova za pričetek razvoja je prijava naročnika, ki je lahko zunanji (večinoma) ali notranji. Prijava naročnika se kot izvedbena naloga zavede na CRM-portal. Izvedbena naloga se preda produktnemu vodji, ki z ekipo strokovnjakov s področja, ki ga predvidena dopolnitev pokriva, pripravi funkcionalno specifikacijo. Funkcionalna specifikacija se preda v razvojni oddelek, v katerem se pripravi razvojna specifikacija (opišejo se orodja, postopki in načini izvedbe dopolnitve). Na podlagi pripravljene razvojne specifikacije se dopolnitev preda v delo in v aplikacijo Planeris se vnese razvojna naloga − CRD. Določi se razvijalec (lahko tim razvijalcev), ki poskrbi za pripravo dopolnitve. Ko je dopolnitev izvedena, razvojni oddelek zagotovi osnovno testiranje in navodilo za namestitev ter prijavo preda v izvedbeni oddelek. Izvedbeni oddelek poskrbi za namestitev na testno okolje naročnika, poglobljeno testiranje z robnimi primeri in dopolnitev dokumentira (pripravi uporabniška navodila). Po potrditvi ustreznosti dopolnitev namesti na produkcijsko okolje naročnika in prijavo naročniku pošlje v potrjevanje. Če je dopolnitev ustrezna, naročnik izvedbo potrdi in izvedbeno nalogo (CRM) zaključi. Interno se ustrezno zaključi tudi razvojna naloga (CRD). Če dopolnitev ni ustrezna, pomanjkljivosti ustrezno dokumentira in preda nazaj v razvojni oddelek. V proces se v različnih fazah vključujejo različni izvajalci (skrbnik izvedbene naloge − v primeru vzdrževalnih projektov je to služba podpore, v primeru izvedbenih projektov vodja projekta, produktni vodja in ekipa strokovnjakov, vodja v OE Poslovne rešitve, razvijalec, tester OE Poslovne rešitve, tester OE Izvedbene rešitve, implementator in dokumentarist). Primer 2: Proces izvedbe rešitev Zaposleni Izvedbenega oddelka lahko izvajajo programsko podporo ali sodelujejo pri implementaciji (postavitvi) novega sistema. Aktivnosti se torej glede na vrsto naročila delijo na:

• izvedbene aktivnosti, • vzdrževalne aktivnosti.

Beleženje izvedbenih aktivnosti Izvedene aktivnosti se beležijo kot delovni nálogi (enostavne naloge) na izvedbenih projektih. Glede na kompleksnost naloge se aktivnosti lahko združujejo v sklope − izvedbene naloge, za kar se na portalu CRM vnese prijava. Odgovorna oseba za izvedbo naloge je projektni vodja, ki na podlagi projektne dokumentacije oceni, ali gre za izvedbeno nalogo, ki je bila predvidena v fazi



dogovarjanja in podpisa pogodbe o izvedbi. Če izvedbena naloga ni bila predvidena, z naročnikom uskladi morebitno dodatno plačilo in roke izvedbe. Odgovorna oseba za izvedbo delovnih nalogov je vodja izvedbe, ki razporeja delo v oddelku izvedbe. Ko vodja izvedbe ugotovi, da je naloga izvedena, prijavo na CRM-portalu projektnemu vodji preda v potrjevanje. Projektni vodja izvedbo potrdi ali zavrne. Če je izvedba potrjena, prijavo zaključi, če pa v dogovoru z naročnikom zazna neskladja z dogovorjenim, jih zabeleži na prijavo; na njej se razpišejo dodatne aktivnosti. V proces se v različnih fazah vključujejo različni izvajalci: projektni vodja, ki sprejme zahtevo, vodja podpore in izvajalec aktivnosti. Beleženje vzdrževalnih aktivnosti Do izvedbe vzdrževalnih aktivnosti lahko pride na dva načina:

• prijava potrebe naročnika po namestitvi že obstoječe funkcionalnosti, vnosu podatkov ali odpravi nepravilnega delovanja aplikacije;

• izvedba (namestitev) izvedene dopolnitve kot posledica spremembe zakonodaje ali odpravljanja splošnih napak, pri katerih je na podlagi sklenjenih vzdrževalnih pogodb pobudnik izvajalec.

Naročnik lahko potrebo prijavi po telefonu, elektronski pošti ali z vnosom v CRM- -portal. Prijava naročnika se, v primeru, da ni bila vnesena preko sistema, zavede na CRM-portal. Vnos na ta portal predstavlja izvedbeno nalogo. Odgovorna oseba za izvedbo delovnih nalogov je vodja izvedbe: na izvedbeno nalogo razpiše delovne naloge, ki predstavljajo aktivnosti, te pa morajo biti izvedene, da se izvedbena naloga zaključi. Ko vodja izvedbe ugotovi, da je naloga izvedena, prijavo na CRM-portalu naročniku vrne v potrjevanje. Naročnik izvedbo potrdi ali zavrne. Če je izvedba potrjena, naročnik prijavo zaključi, če pa naročnik opazi neskladja z dogovorjenim, jih zabeleži na prijavo, na njej pa se razpišejo dodatne aktivnosti. Izvedbena naloga se lahko v celoti izvede v oddelku izvedbe, lahko pa se v določenih delih preda v razvojni oddelek. V proces se v različnih fazah vključujejo različni izvajalci (služba podpore, ki sprejme zahtevo, vodja podpore in izvajalec aktivnosti). Vsaka izvedba aktivnosti lahko pomeni vnos naslednjih entitet v aplikacijo Planeris: Projekt Pri projektu določimo naročnika/plačnika/nosilca stroška in definiramo predmet izvedbe. Ločimo izvedbene, vzdrževalne in razvojne projekte. Pri projektu se lahko pojavijo entitete izvedbena naloga, razvojna naloga in aktivnost na izvedeni nalog (delovni nalog − DN).



Izvedbena naloga − CRM Izvedbena naloga se vedno veže na določen projekt. Predstavlja vsebinsko zaključeno celoto izvedbenih aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti. Izvedbeni nalogi se določi modul, čigar funkcionalnosti se nastavljajo. Na izvedbeni nalogi se lahko pojavita entiteti razvojna naloga in aktivnost na izvedbeni nalogi (delovni nalog − DN).

Razvojna naloga −−−− CRD Razvojna prilagoditev se z namenom obvladovanja postopka razvoja deli na še manjše enote, to je razvojne aktivnosti, ki se beležijo na delovnih nalogih. Izvedbena naloga zaradi višje stopnje kompleksnosti za svoje reševanje lahko vsebuje več razvojnih nalog. Na razvojni nalogi se lahko pojavi entiteta aktivnost na razvojni nalogi (delovni nalog − DN). Delovni nalog − DN Dnevni zapis opravljenega dela zaposlenega se v obliki delovnega naloga veže na zgoraj naštete entitete. Na delovnem nalogu zaposleni določi vrsto opravljenega dela, trajanje in opis izvedenega dela.

Slika 9: Entitetni model aplikacije Planeris



3.2 OBSTOJEČA POROČILA V PLANERISU Aplikacija Planeris na podlagi vnesenih podatkov omogoča izpis naslednjih poročil, ki se lahko uporabljajo pri izdelavi analiz poslovanja: Izpis projektov Iskalni kriteriji, ki jih uporabnik lahko uporabi za omejevanje nabora prikazanih rezultatov, so naročnik/plačnik, stanje projekta (v dogovarjanju, v izvedbi, zaključen), tip projekta (izvedbeni, razvojni, vzdrževalni), datum vnosa, predvideni datum izvedbe in projektni vodja. Rezultat izpisa je tabela s stolpci naročnik/plačnik, naziv projekta, tip projekta, vodja projekta, opombe pri projektu, dogovorjeni rok izvedbe in datum zaključka projekta. Izpis prijav naročnika − izvedbene naloge − CRM Iskalni kriteriji, ki jih uporabnik lahko uporabi za omejevanje nabora prikazanih rezultatov, so naročnik/plačnik, modul, projekt, stanje prijave, datum vnosa, predvideni datum izvedbe, odgovorna oseba in skrbnik prijave. Rezultat izpisa je tabela s stolpci zadnja sprememba, odgovorna oseba naročnika, odgovorna oseba izvajalca, datum vnosa, prekoračen rok izvedbe, stanje in opis. Izpis razvojnih nalog − CRD Iskalni kriteriji, ki jih uporabnik lahko uporabi za omejevanje nabora prikazanih rezultatov, so odgovorna oseba izvajalca, datum vnosa od−do, rok izvedbe od−do, modul, opis, zadolžen in testira. Rezultat izpisa je tabela s stolpci stanje, opis, modul, datum vnosa, odgovorna oseba, rok izvedbe in prijava naročnika. Izpis delovnih nalogov − DN Iskalni kriteriji, ki jih uporabnik lahko uporabi za omejevanje nabora prikazanih rezultatov, so naročnik/plačnik, projekt, prijava naročnika, razvojna naloga, kandidat za fakturo, datum izvedbe (od−do), odgovorna oseba, izvajalec in oddelek izvajalca. Rezultat izpisa je tabela s stolpci naročnik/plačnik, odgovorna oseba, izvajalec, stanje in navodilo za izvedbo. 3.3 KRITIČNA ANALIZA Aplikacija Planeris hkrati predstavlja orodje za delo in podatkovno skladišče organizacije. V preteklosti je bila večina naporov organizacije namenjena predvsem predpisovanju delovnih procesov, manj pa spremljanju, nadzoru in optimizaciji. Za namen pregleda je sicer pripravljenih nekaj tabelaričnih izpisov, ki pa za uporabo predvidevajo precej poglobljenega znanja o delovanju (interne



aplikacije in tudi urejevalnika tabel − npr. MS Excel), poleg tega pa vedno lahko pregledujemo samo del podatkov, kar za poslovodstvo ni dovolj. Slabosti obstoječega poročilnega sistema aplikacije Planeris so, da se podatki vedno prikazujejo le po opisanih entitetah (projekt, izvedbena naloga, razvojna naloga in delovni nalog). Entitete so sicer med seboj povezane (na nadrejeni entiteti lahko izpisujemo povezani), a samo kot detajl, ki ga je treba naprej raziskovati ločeno. Podatki se vedno izpisujejo tabelarično, a manjkajo grafični prikazi. Za pripravo analiz je obvezna uporaba zunanjih programov (npr. excel). Uporaba zunanjih programov je kritična, saj predvideva določeno znanje za uporabo. Vsakokratna priprava dopušča možnost napak ali celo potvarjanj dejstev uporabnika. Vsakokratna priprava (prikaz, izpis, čiščenje in urejanje podatkov) troši čas, ki bi ga uporabnik lahko namenil za izvajanje drugih nalog.



4 PREDLOG DOPOLNITVE APLIKACIJE PLANERIS Z NADZORNIMI PLOŠČAMI ZA KONČNE UPORABNIKE

Za strukturo zapisa dopolnitev se uporabi predpisan interni dokument za popis funkcionalnih zahtev. Prvo in drugo poglavje dokumenta sta »Uvod« in »Namen«. Ti dve poglavji izpustimo, saj sta »Uvod« in »Namen« podrobno opisana v prejšnjih poglavjih diplomske naloge. Umeščanje nadzornih plošč v Planeris: Nadzorne plošče so umeščene v Planeris kot nov segment (zavihek), kot je prikazano na sliki 10.

Slika 10: Mesto nadzornih plošč v Planerisu

Trenutno lahko vsak zaposleni nastavi svojo privzeto stran v Planerisu − glede na to, kateri segment najpogosteje uporablja. Nadzorne plošče se dodajo v seznam strani, ki si jih uporabnik lahko nastavi za privzete. Dostop do zavihka z nadzornimi ploščami je omejen z uporabniškimi vlogami. Omejitve dostopa do nadzornih plošč:

Ker podatki, prikazani na nadzornih ploščah, niso in v prvi fazi tudi ne bodo namenjeni vsem zaposlenim, se dostop omeji. Omejitev bo v prvi fazi delovala za vse nadzorne plošče naenkrat, kar pomeni, da ima uporabnik dostop ali do vseh nadzornih plošč ali pa do nobene. Dostop do nadzornih plošč je mogoč samo za uporabnike s pravico »NADZORNE_PLOSCE«. Pravico dostopa administrator pravic v Planerisu dodeljuje vsakemu uporabniku posebej. Podatkovni model nadzornih plošč Ker je podatkov v Planerisu sorazmerno malo (s stališča časovne zahtevnosti izvajanja poizvedb) − rang velikosti 200.000 zapisov za dve leti delovanja, za potrebe nadzornih plošč ne potrebujemo nobenih posebnih tabel, v katerih bi bili podatki ustrezno agregirani in pripravljeni za hitre pregled na nadzornih ploščah. Zato podatkovni model ostaja tak, kot je prikazan na sliki 9.



4.1 SKUPNE LASTNOSTI NADZORNIH PLOŠČ Porabljen čas za opravljeno delo, ki je v Planerisu zabeleženo na Delovnih nalogih, se uporabi za merljivo količino. Porabljen čas združujemo po različnih lastnostih, ki jih prikažemo v grafični obliki na nadzornih ploščah. Z grafičnimi prikazi o porabi časa odgovorimo na naslednja vprašanja in razmerje med delom in delovno obvezo:

• »Kaj zaposleni delajo?« − glavna lastnost opravljenega dela je vrsta dela. • »S katero vsebino se ukvarjamo?« − vsebinsko: glavna lastnost opravljenega

dela je modul/funkcionalnost produkta. • »Za koga delamo?« − glavna lastnost opravljenega dela je Naročnik/plačnik

opravljenega dela. • Delež zabeleženega opravljenega dela glede na delovno obvezo.

Iz nabora grafičnih gradnikov smo za vsako nadzorno ploščo izbrali najprimernejšega. Nadzorne plošče pripravimo tako, da uporabnik lahko vpogleda tudi v bolj razdrobljene poglede podatkov (angl. drill-down) do globine, ki je predpripravljena za posamezno vsebino. Glavni iskalni filter, ki je uporabniku na izbiro, je časovno obdobje, za katero želi pregledovati podatke. Za opis atributov in podatkov, ki jih bomo prikazovali na nadzornih ploščah, smo uporabili terminologijo podatkovnih skladišč, ki pozna:

• merljiva dejstva − podatke, ki jih bomo seštevali; • dimenzije − dodatne opisne lastnosti merljivih dejstev, na podlagi katerih

bomo merljiva dejstva združevali/seštevali. Vse dimenzije prikazanih podatkov so:

• naročnik/plačnik − podatek se na DN-ju nahaja najnižje in od tam ga bomo upoštevali;

• projekt − podatek se na DN-ju nahaja najnižje in od tam ga bomo upoštevali;

• modul/funkcionalnost − podatke se nahaja najnižje na CRD-ju, na katerega je vezan DN, ali na CRM-ju, na katerega je vezan DN. Če je DN vezan na obe entiteti, potem se upošteva podatke na CRD-ju (ki je nižje);

• vrsta dela I − na DN-ju se nahaja podatek o vrsti naloge, ki je izhodišče za izračun podatka vrsta dela;

• vrsta dela II − na DN-ju se nahaja podatek o vrsti naloge, ki je izhodišče za izračun podatka vrsta dela;

• izvajalec − podatek se nahaja na DN-ju; • oddelek − je organizacijska enota, kamor je izvajalec DN-ja razporejen v

organizacijski strukturi podjetja;



• tip projekta − podatek se nahaja pri projektu in ga bomo uporabili pri analizi z vidika projektov ter upoštevali, da bomo z njim dodatno opredelili vrsto dela I;

• datum opravljenega dela − podatek na DN-ju, ki je na dan natančen. Kot merljivo dejstvo smo uporabili trajanje opravljenega dela − podatek se nahaja na DN in je naveden v minutah; za potrebe analitike ga bomo že pri zajemu pretvorili v ure na dve decimalki natančno. Nadalje smo celotno trajanje opravljenega dela po različnih dimenzijah prikazali v enoti mere ČD (človek-dan). Vrsta dela I Vrsta naloge ima preveč različnih vrednosti in je tako neprimerna za neposredno uporabo v grafičnem prikazu. Zaloge vrednosti iz šifranta vrsta naloge smo za potrebe grafičnega prikaza po vsebini združili v vrste dela I. Pri treh vrstah naloge preslikava v vrsto dela ne more biti neposredna. Gre za vrste naloge »Delo na programski opremi«, »Delo na programski opremi Kadris« in »Izdelava kartic«. Pri teh vrstah naloge gre lahko za vzdrževanje ali uvedbo novega sistema/modula/funkcionalnosti. Zato smo pri teh treh vrstah naloge za določitev, ali je vrsta dela »uvedba« ali »vzdrževanje«, uporabili podatek pri projektu, na katerega je vezan DN, po naslednjem pravilu:

• če je tip projekta izvedbeni, potem je vrsta dela uvedba; • če je tip projekta vzdrževalni, potem je vrsta dela vzdrževanje.

Preslikava iz posamezne vrste naloge v vrsto dela I je opisana v prilogi 1 »Preslikava vrst nalog v vrsto dela I«. Vrsta dela II Prva delitev po vrstah dela ni ustrezna za določanje, v katerem delu življenjskega cikla je modul, zato smo ta problem rešili tako, da so vrste nalog razporedili na drugačen način − v vrste dela II. Preslikava iz posamezne vrste naloge v vrsto dela II je opisana v prilogi 2 »Preslikava vrst nalog v vrsto dela II«. Oddelek Vsak zaposleni je v nekem trenutku (na dan opravljenega dela na DN) razporejen v en oddelek v organizacijski strukturi. Organizacijska struktura podjetja Četrta pot pozna oddelke Izvedbene rešitve, Poslovne rešitve (razvoj programske opreme), Sistemi (razvoj strojne opreme), Trženje (prodajalci in produktni vodja) in Vodstvo.



4.2 OPIS SCENARIJA: »KAJ ZAPOSLENI DELAJO?« Na tem prikazu smo želeli prikazati, katere vrste del I so zaposleni opravili v izbranem časovnem obdobju. Dimenzije, po katerih smo združevali podatke, so glede na vrsto dela I in izvajalca ter najprej na njegov matični oddelek. Ker imajo posamezni oddelki in s tem tudi izvajalci v opisu delovnih mest navedene samo nekatere naloge, prikaz pokaže, da nekateri oddelki izvajajo več določenih vrst del I, ostali oddelki več pa drugih vrst del I. Na teh grafih se pokažejo tudi opravljene vrste dela I nekega oddelka, ki bi morale biti v večji meri opravljene v drugem oddelku. 4.2.1 Priprava rešitve Osnovni filter je časovno obdobje. Privzeto časovno obdobje je zadnje leto − 1 leto nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Ostale možne izbire zajemajo: 1, 3, 6 mesecev ali 2 leti nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Trajanje opravljenega dela za izbrano časovno obdobje smo prikazali po dimenzijah: vrsta dela I, oddelek in izvajalec. Predvideni nivoji vpogleda v podatke: Nivo 1: Na 1. nivoju prikažemo opravljeno delo v obdobju po dimenziji vrsta dela I za celotno podjetje ali za posamezni oddelek. Način grafičnega prikaza na 1. nivoju je tortni diagram, v katerem prikažemo podatke: vrsta dela I, odstotek vrste dela I glede na vse opravljeno delo in nominalno vrednost opravljenega za vrsto dela I v enoti mere ČD. Posebna razvrstitev podatkov ni predvidena. Dodatni filtri za prikaz niso predvideni. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na nivo 2 ali na posamezno vrsto dela I, kar privede uporabnika do nivoja 3. Nivo 2: Na 2. nivoju prikažemo primerjavo opravljenega dela po vrstah dela I med oddelki. Privzeto so izbrani vsi oddelki, uporabnik lahko oddelke izbira poljubno, tudi več hkrati (angl. multiselect). Način grafičnega prikaza na 2. nivoju je horizontalni graf, v katerem prikažemo podatke o nominalni vrednosti opravljenega dela za vrsto dela I za oddelek. Posebna razvrstitev podatkov ni predvidena. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na grafični element, ki uporabnika privede na nivo 3, kjer so podatki omejeni na vrsto dela I in na oddelek, ki je ustrezal izbranemu grafičnemu element na nivoju 2. Nivo 3: Na 3. nivoju prikažemo opravljeno delo v obdobju po vrstah dela I med izvajalci. Omogočena je izbira več izvajalcev (angl. multiselect). Če uporabnik na pregled pride s klikom na podatke z višjega nivoja, potem je privzeto izbranih 5 izvajalcev z največ opravljenega dela za izbrano vrsto dela znotraj izbranega oddelka. Sicer lahko uporabnik izbere največ 10 izvajalcev za primerjavo podatkov. Način grafičnega prikaza na 3. nivoju je vertikalni graf, v katerem prikažemo podatke o



nominalni vrednosti opravljenega dela za vrsto dela I za izvajalca v enoti mere ČD. Posebna razvrstitev podatkov ni predvidena. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na grafični element, ki uporabnika privede v Planeris. Nivo 4: Elementarni podatki iz Planerisa Klik na vrsto dela I na izvajalcu uporabnika privede v Planeris na pregled opravljenih DN-jev, kjer so predizpolnjeni filtri, ki so bili uporabljeni v grafičnem prikazu (obdobje, izvajalec in vrste naloge, ki so definirane znotraj vrste dela I). 4.2.2 Primer uporabe nadzorne plošče Uporabnik pride na pregled »Kaj zaposleni delajo?«, v katerem so privzeto nastavljeni naslednji iskalni pogoji: datumsko obdobje je 1 leto nazaj, oddelek so vsi oddelki. Prikaže se tortni grafikon s prikazanimi deleži opravljene vrste dela I. Nominalne vrednosti opravljenega dela so zaradi zaščite poslovnih podatkov na primeru izpuščene. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 1 je prikazan na sliki 11.

Slika 11: »Kaj zaposleni delajo?« − nivo 1 − celotno podjetje



Uporabnik svoje delo lahko nadaljuje z naslednjimi akcijami: lahko zamenja časovno obdobje za prikaz, lahko zamenja oddelek za prikaz − izbere manjšo organizacijsko enoto ali izbere prikaz podatkov na nivoju 2. Na nivoju 2 so prikazani podatki o opravljenem delu za vrsto dela I s primerjavo med oddelki. Privzeto izbrano je datumsko obdobje za zadnje leto; primerjajo se vsi oddelki med seboj. Uporabnik svoje delo lahko nadaljuje z naslednjimi akcijami: lahko zamenja časovno obdobje za prikaz, lahko izbere želene oddelke ali izbere prikaz podatkov na nivoju 3. Imena oddelkov in nominalne vrednosti so zaradi zaščite poslovnih podatkov anonimizirani. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 2 je prikazan na sliki 12.

Slika 12: »Kaj zaposleni delajo?« − nivo 2 − oddelka 1 in 2

Na pregled podatkov nivoja 3 lahko uporabnik pride na več načinov: na nivoju 1 si izbere del tortnega diagrama z vrsto dela I in podatke na nivoju 3 dobi glede na izbrani filter oddelka (celotno podjetje ali izbrani oddelek), na nivoju 2 izbere niz horizontalnega grafa, ki prav tako definira oddelek in izbrano vrsto dela I. Na podlagi podatka o oddelku in vrsti dela I se na nivoju 3 pokažejo podatki o 5 najboljših izvajalcih izbrane vrste dela I za izbrani oddelek.



Imena oddelkov in nominalne vrednosti so zaradi zaščite poslovnih podatkov anonimizirani. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 3 je prikazan na sliki 13.

Slika 13: »Kaj zaposleni delajo?« − nivo 3 − 5 najboljših izvajalcev vrste dela I:

vzdrževanje Nadalje bo uporabnik na nivoju 3 namesto 5 najboljših izvajalcev določene vrste dela I lahko izbral poljubne izvajalce in primerjal nominalne vrednosti po vrstah dela I za opravljeno delo. Če bi uporabnik želel prikaz konkretnih DN-jev za posamezno vrsto dela I za izvajalca, ima možnost klika na ustrezen niz podatkov za izbrano vrste dela I in izvajalca. Klik na niz podatkov uporabnika privede na seznam DN-jev s filtri, ki ustrezajo izbranim vrstam naloge, izvajalcu in obdobju, in sicer glede na izbrani niz podatkov v vertikalnem grafu.



4.3 OPIS SCENARIJA: »S KATERO VSEBINO SE UKVARJAMO?« Glavni produkt je sestavljen iz treh velikih funkcionalnih sklopov, glavnih modulov. Znotraj njih so mnogi vsebinsko zaključeni manjši moduli in funkcionalnosti. Na tem prikazu smo želeli pokazati, na katerih modulih opravimo največ dela. Prav tako nas zanima, kakšne vrste dela II po posameznih modulih so najpogostejše. Ta podatek nam prikaže sliko, v kateri fazi življenjskega cikla se modul nahaja (začetek razvoja novega modula, vzdrževanje s strani razvoja − dopolnitve, odprave napak, vzdrževanje s strani podpore − pomoč uporabnikom, dodatne servisne nastavitve in svetovanje v fazi uvedbe pri naročnikih). 4.3.1 Priprava rešitve Moduli in funkcionalnosti so v interni dokumentaciji zabeleženi v drevesni strukturi − produktnem drevesu. Na najvišjem nivoju se nahaja produkt KADRIS4, ki je sestavljen iz glavnih modulov: Kadrovska evidenca (KIS), Registracijski sistem (in pristopna kontrola) (RIS), Plačni sistem (PIS) in Modul za vodenje evidenc za zdravje pri delu (ZVD). Vsi glavni moduli so sestavljeni in več (pod)modulov, ki vsebujejo manjše module in funkcionalnosti, ki so jim v produktnem drevesu podrejeni. Modul, ki je označen na CRD-ju ali CRM-ju, je praviloma modul, ki v produktnem drevesu nima več podrejenega modula/funkcionalnosti. Poleg glavnih modulov produkta KADRIS4 imamo še dva produkta, ki ju evidentiramo samostojno: BUS − programska rešitev za poslovanje prevoznikov in Planeris − aplikacija za vodenje projektov. Glavni modul Na tem mestu smo kot dimenzijo uvedli še glavni modul. Za vsak modul lahko enolično izračunamo glavni modul kot najvišji nadrejeni modul v produktnem drevesu. Že v začetni analizi stanja smo ugotovili, da so nekateri DN-ji vezani neposredno na projekt in da nobena od entitet − DN in projekt − ne vsebuje podatka o modulu. Da pri analizi podatkov ne bi zanemarili opravljenega dela na takih DN-jih, smo za modul v takih primerih določili vrednost − Neopredeljeno. V Planerisu so zabeleženi tudi DN-ji, ki jih opravijo na oddelku Izvedbenih rešitev in Sistemov ter so povezani s strojno opremo. Opravljeno delo na teh DN-jih smo glede na določene vrste naloge označili z glavnim modulom Strojna oprema. Vrste nalog na DN-jih, ki določajo glavni modul Strojna oprema, so: garancijsko popravilo, postavitev novega HW, priprava instalacij, priprava opreme, reklamacija instalacije in servisa, reklamacija proizvodnje in servis. Predpisano zaporedje vrst dela II Zaporedje vrst dela II smo pri tem pogledu definirali zato, da uporabnik lahko hitro razbere, v katerem delu življenjskega cikla je modul. Zaporedje je sledeče:



analiza, razvoj, test, prodaja, uvedba, svetovanje, vzdrževanje − razvoj, vzdrževanje, servis in ostalo. Osnovni filter je časovno obdobje. Privzeto časovno obdobje je zadnje leto − 1 leto nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Ostale možne izbire zajemajo: 1, 3, 6 mesecev ali 2 leti nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Trajanje opravljenega dela za izbrano časovno obdobje smo prikazali po dimenzijah: glavni modul, modul/funkcionalnost in vrsta dela II. Predvideni nivoji vpogleda v podatke: Nivo 1: Na 1. nivoju prikažemo opravljeno delo v obdobju po glavnih modulih. Način grafičnega prikaza na 1. nivoju je tortni diagram, v katerem prikažemo podatke: glavni modul, odstotek glavnega modula glede na vse opravljeno delo in nominalna vrednost opravljenega za glavni modul v enoti mere ČD. Posebna razvrstitev podatkov ni predvidena. Dodatni filtri za prikaz niso predvideni. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na nivo 2 ali na posamezni modul, kar uporabnika privede do nivoja 2 s predizbranim glavnim modulom. Nivo 2: Na 2. nivoju prikažemo opravljeno delo v obdobju po modulih in vrstah dela II. Privzeto je izbran glavni modul višjega nivoja, uporabnik pa lahko glavne module izbira poljubno. Način grafičnega prikaza na 2. nivoju je naložen horizontalni graf, v katerem prikažemo podatke o vrstah dela II v eni vrstici za posamezni modul v predpisanem vrstnem redu od leve proti desni. Razvrstitev podatkov je od modula s skupaj največ opravljenega dela padajoča; prikazanih je 10 modulov. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na nivo 3. Nivo 3: Na 3. nivoju prikažemo semafor s podatki o stanju modulov. Omogočena je izbira glavnega modula, ki je lahko izbran ali ne. Način grafičnega prikaza na 3. nivoju je semafor (ploščice), v katerem prikažemo število razvojnih nalog (CRD), ki so v stanju: v čakanju, delu, testu in zaključku; dodatno še število izvedbenih nalog (CRM) v stanju: v čakanju, v delu, testu in zaključku. Razvrstitev podatkov je od modula z največjim skupnim seštevkom prikazanih nalog padajoča, prikazanih pa je 5 modulov znotraj glavnega modula. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na grafični element (ploščico), ki uporabnika privede v Planeris. Nivo 4: elementarni podatki iz Planerisa Klik na posamezno ploščico uporabnika privede v Planeris na pregled CRM-jev in CRD-jev, kjer so predizpolnjeni filtri, ki so bili uporabljeni v grafičnem prikazu (status, modul, CRM ali CRD). 4.3.2 Primer uporabe nadzorne plošče Uporabnik pride na pregled »S katero vsebino se ukvarjamo?«. Privzeto se mu prikažejo podatki za zadnje leto. Privzeto se prikaže graf na nivoju 1: tortni



diagram prikazanih deležev opravljenega dela za glavne module in za oznako modula »Neopredeljeno«. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 1 je prikazan na sliki 14.

Slika 14: »S čim se ukvarjamo?« −- nivo 1 − glavni moduli

Uporabnik svoje delo lahko nadaljuje z naslednjimi akcijami: lahko zamenja časovno obdobje za prikaz, lahko izbere glavni modul in s tem prehod na nivo 2 ali neposredno izbere nivo 2 brez izbire glavnega modula. Klik na kateri koli glavni modul uporabnika usmeri na prikaz nivoja 2, v katerem je v filtru glavni modul privzet izbran glavni modul na višjem nivoju. Izbrani prikaz podatkov vrst dela II po modulih izbranega glavnega modula se prikaže v naloženem horizontalnem grafu, v katerem so v predpisanem vrstnem redu navedene nominalne vrednosti vrst dela II za posamezne module. Prikazanih je 10 modulov, ki imajo največji skupni seštevek opravljenega dela, in sicer padajoče. Nominalne vrednosti so zaradi zaščite poslovnih podatkov izpuščene. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 2 je viden na sliki 15.



Slika 15: »S čim se ukvarjamo?« − nivo 2 − vrste dela 2 za module RIS-a

Na nivoju 3 prikažemo sliko stanja aktualnih odprtih izvedbenih nalog (CRM) in razvojnih nalog (CRD), ki so lahko v različnih stanjih. Za vsak modul smo pripravili semafor z odprtimi izvedbenimi nalogami in njihovim statusom. Moduli so razporejeni v tri stolpce (po glavnih modulih). Znotraj vsakega glavnega modula so (pod)moduli in funkcionalnosti razporejeni od tistega z največ nalogami (padajoče). Uporabljene barve prikaza: modra (nov vnos, čaka na obdelavo), zelena (roki izvedbe še niso doseženi), rumena (roki izvedbe so skoraj doseženi − 3 dni pred dogovorjenim datumom) in rdeča (roki izvedbe so pretečeni). Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 3 je prikazan na sliki 16.



Slika 16: »S čim se ukvarjamo?« − nivo 3 − moduli z največ odprtimi nalogami

(CRM) Klik na posamezen semafor uporabnika usmeri na seznam izvedbenih ali razvojnih nalog v Planerisu s privzeto izbranimi filtri, ki so bili upoštevani že pri prikazu podatkov na nadzorni plošči. 4.4 OPIS SCENARIJA: »ZA KOGA DELAMO?« Vsak razpisan delovni nalog ima naročnika, ki je lahko stranka (zunanji naročnik) ali pa je naročnik kar podjetje Četrta pot sámo (interni naročnik). S tega stališča bi radi prepoznali naše naročnike/stranke, za katere največ delamo. 4.4.1 Priprava rešitve Opravljeno delo po strankah smo dodatni razdelili še glede na glavne tipe projektov, ki se izvajajo za stranke: izvedbeni projekti (uvedba sistema ali novih funkcionalnosti), razvojni projekti (praviloma so interne narave in je naročnik organizacija Četrta pot sama) in vzdrževalni projekti. Osnovni filter je časovno obdobje. Privzeto časovno obdobje je zadnje leto − 1 leto nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Ostale možne izbire zajemajo: 1, 3, 6 mesecev ali 2 leti nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Opravljeno delo



bomo za izbrano časovno obdobje prikazali po dimenzijah: naročnik, tip projekta in projekt. Predvideni nivoji vpogleda v podatke: Nivo 1: Na 1. nivoju prikažemo opravljeno delo v obdobju po naročnikih. Način grafičnega prikaza na 1. nivoju je horizontalni graf, v katerem prikažemo podatke: naročnik in nominalna vrednost opravljenega za naročnika v enoti mere ČD. Razvrstitev podatkov je od naročnika z največ opravljenega dela padajoče, prikazanih pa je največ 20 naročnikov. Dodatni filtri za prikaz niso predvideni. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na nivo 2. Nivo 2: Na 2. nivoju prikažemo opravljeno delo v obdobju po naročnikih in tipu projekta. Način grafičnega prikaza na 2. nivoju je horizontalni graf, pri čemer je za vsak tip projekta pripravljena svoja regija za pregled grafikona. Prikažejo se podatki: naročnik in nominalna vrednost opravljenega dela za naročnika v enoti mere ČD. Razvrstitev podatkov je od naročnika, za katerega je bilo opravljeno največ dela padajoče, prikazanih pa je največ 20 naročnikov. Dodatni filtri za prikaz niso predvideni. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na nivo 3. Nivo 3: Na 3. nivoju prikažemo opravljeno delo v obdobju po tipu projekta in naročniku projekta (za naročnika se lahko hkrati izvaja več projektov). Način grafičnega prikaza na 3. nivoju je horizontalni graf, pri čemer je za vsak tip projekta pripravljena svoja regija za pregled grafikona. Prikažejo se podatki: naročnik, projekt in nominalna vrednost opravljenega dela za projekt v enoti mere ČD. Razvrstitev podatkov je od naročnika, za katerega je bilo opravljeno največ dela, padajoča, prikazanih pa je največ 20 naročnikov. Omogočen je dodatni filter tip projekta. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na konkretni projekt. Nivo 4: elementarni podatki iz Planerisa Klik na konkretni projekt uporabnika privede v Planeris na stran projekta. 4.4.2 Primer uporabe nadzorne plošče Uporabnik pride na pregled »Za koga delamo?«. Privzeto se mu prikažejo podatki za zadnje leto. Prikaže se mu seznam 20 naročnikov, za katere je bilo v izbranem obdobju opravljenega največ dela. Naročniki so razvrščeni od tistega, za kogar smo opravili največ dela, in sicer padajoče. Zaradi zaščite poslovnih podatkov so nominalne vrednosti izpuščene, imena naročnikov pa anonimizirana. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 1 je prikazan na sliki 17.



Slika 17: »Za koga delamo?« − nivo 1 − najboljših 20 naročnikov

Uporabnik svoje delo lahko nadaljuje z izborom nivoja 2. Na nivoju 2 prikažemo enake podatke, le da jih združimo glede na tip projekta. Zaradi zaščite poslovnih podatkov so nominalne vrednosti izpuščene, imena pa nonimizirana. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 2 je prikazan na sliki 18.



Slika 18: »Za koga delamo?« − nivo 1 − 20 najboljših naročnikov

Prikaz podatkov na nivoju 3 je zelo podoben kot na prejšnjih nivojih, le da so prikazani podatki o konkretnih projektih. 4.5 OPIS SCENARIJA: »REALIZACIJA V OBDOBJU GLEDE NA

DELOVNO OBVEZO« Vnos opravljenega dela v Planeris naj bi odražal popis opravljenega efektivnega dela v času, ki ga zaposleni preživi na delovnem mestu. Seštevek opravljenega dela smo postavili v perspektivo celotne delovne obveze in upravičenih odsotnosti zaposlenega. 4.5.1 Priprava rešitve Grafikon prikaže razdelitev delovne obveze zaposlenih v kategorijah: dopusti, bolniške odsotnosti, ostale odsotnosti, prazniki, zabeleženo opravljeno delo v Planerisu in nezabeleženo delo (delovna obveza − vse prej navedene kategorije). Podatke o delovni obvezi, dopustih, bolniških in ostalih odsotnostih smo pridobili iz modula za registracijo delovnega časa RIS4i. Osnovni filter je časovno obdobje. Privzeto časovno obdobje je zadnje leto − 1 leto nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Ostale možne izbire zajemajo: 1, 3, 6 mesecev ali 2 leti nazaj, šteto od zadnjega polnega meseca. Opravljeno delo smo za izbrano časovno obdobje prikazali po dimenzijah: kategorija, oddelek in izvajalec.



Predvideni nivoji vpogleda v podatke: Nivo 1: Na 1. nivoju prikažemo podatke o deležu posamezne kategorije v izbranem obdobju. Način grafičnega prikaza na 1. nivoju je tortni diagram, v katerem prikažemo podatke: kategorija, odstotek kategorije in nominalna vrednost kategorije v enoti mere ČD. Posebna razvrstitev podatkov ni predvidena. Dodatni filter za prikaz je oddelek (celotno podjetje ali posamezni oddelki). Privzeto je filter nastavljen na prikaz celotnega podjetja. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na nivo 2 ali na kategorijo, ki uporabnika privede na nivo 3 z izbrano kategorijo za razvrščanje. Nivo 2: Na 2. nivoju prikažemo podatke o deležu posamezne kategorije v izbranem obdobju po oddelkih. Način grafičnega prikaza na 2. nivoju je 100-odstotno naložen vertikalni graf, v katerem prikažemo podatke: oddelek, kategorija in nominalna vrednost kategorije v enoti mere ČD. Posebna razvrstitev podatkov ni predvidena. Dodatni filter ni predviden. Prehod na nižji nivo je omogočen s klikom na nivo 3 ali s klikom na kategorijo znotraj OE, ki uporabnika privede na nivo 3 z izbrano kategorijo za razvrščanje in izbranimi izvajalci znotraj OE. Nivo 3: Na 3. nivoju prikažemo podatke o deležu posamezne kategorije v izbranem obdobju po izvajalcih. Način grafičnega prikaza na 3. nivoju je 100-odstotno naložen vertikalni graf, v katerem prikažemo podatke: izvajalec, kategorija in nominalna vrednost kategorije v enoti mere ČD. Razvrstitev podatkov je urejena na način: ni posebne razvrstitve, če so izvajalci prosto izbrani na nivoju 3; od leve proti desni prikažemo izvajalce z največjim deležem izbrane kategorije. Omogočeni so dodatni filtri: izbor izvajalcev, ki so predizbrani, če uporabnik pride na nivo 3 preko klika na podatkovni niz na višjem nivoju. Prehod na nižji nivo ni omogočen. 4.5.2 Primer uporabe nadzorne plošče Uporabnik pride na pregled »Realizacija v obdobju glede na delovno obvezo.« Privzeto se mu prikažejo podatki za zadnje leto, in sicer po kategorijah. Ker so podatki o kategorijah časa občutljive narave, so za prikaz podatkov v grafu uporabljeni izmišljeni podatki. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 1 je prikazan na sliki 19.



Slika 19: »Realizacija v obdobju?« − nivo 1 − celotno podjetje

Uporabnik svoje delo lahko nadaljuje s spremembo časovnega obdobja, z menjavo oddelka, izborom kategorije in tako s prehodom na nivo 3 ali z izborom nivoja 2. Na nivoju 2 so prikazani podatki o kategorijah po oddelkih z namenom, da se evidentno prikaže primerjava med posameznim oddelki. Ker so podatki o kategorijah časa občutljive narave, so za prikaz podatkov v grafu uporabljeni izmišljeni podatki. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 2 je prikazan na sliki 20.



Slika 20: »Realizacija v obdobju?« − nivo 2 − primerjava med oddelki

Uporabnik svoje delo lahko nadaljuje s spremembo časovnega obdobja, z izborom kategorije in tako s prehodom na nivo 3 ali izborom nivoja 3. Na nivoju 3 so prikazani podatki o kategorijah po izvajalcih z namenom, da se evidentno prikaže primerjava med posameznim izvajalci. Če uporabnik do nivoja 3 pride s klikom na niz podatkov o kategoriji, potem ima na tem prikazu prikazanih 5 izvajalcev, ki imajo za izbrano kategorijo največjo nominalno vrednost, razvrščenih padajoče od leve proti desni. Izvajalci so lahko prikazani na nivoju celotnega podjetja, če je uporabnik na nivo 3 prišel z nivoja 1, ali pa so umeščeni znotraj posameznega oddelka. Ker so podatki o kategorijah časa občutljive narave, so za prikaz podatkov v grafu uporabljeni izmišljeni podatki. Primer prikaza grafičnega vmesnika za nivo 3 je prikazan na sliki 21.



Slika 21: »Realizacija v obdobju?« − nivo 3 − primerjava med izvajalci



5 ANALIZA SWOT Na podlagi izvedenega smo opravili analizo SWOT, v kateri smo skušali povzeti prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti izvedene dopolnitve, kot je prikazano v tabeli 1. Identificirali smo nekaj prednosti. Smo IT-podjetje, ki ima pri obdelavi podatkov veliko znanja. Projekt ima visoko podporo najvišjega vodstva. Za prikaz je na voljo že veliko vnesenih podatkov, ki jih je potrebno samo še prikazati v grafični obliki. Pri aplikacija Planeris smo uporabili orodje APEX, ki ima v verziji 5.0 že plug-in za izdelavo grafičnih predstavitev podatkov. Poleg prednosti smo ob pregledu identificirali tudi določene slabosti. Ugotovili smo, da obdelanih podatkov trenutno ne prikazujemo v grafični obliki − prevladujejo številčni prikazi in izpisi. Bojimo se, da se izvedbi dopolnitev zaradi pritiska naročnikov pripiše manjša prioriteta od predvidene. Pri izvedbi analize se je izkazalo, da vsi vneseni podatki niso ustrezni za prikaz, predvsem so problematični razni šifranti, ki bi jih bilo za grafični prikaz potrebno preurediti, saj so trenutno preveč razdrobljeni. Težavo predstavlja tudi dejstvo, da je aplikacija Planeris orodje, ki ga je podjetje dograjevalo in dopolnjevalo v skoraj 20 letih delovanja, iz česar sledi, da v tem trenutku za vse vnesene podatke, ki se beležijo, ni razlag niti očitne potrebe po vodenju. Trenutno aplikacija Planeris deluje na verziji Apex, ki še nima vključenega plug-ina za grafično predstavitev podatkov. Priprava dopolnitev seveda odpira tudi določene dodatne priložnosti. Z izvedbo smo namreč pridobili nova znanja, ki jih lahko uporabimo za pripravo novih funkcionalnosti in jih ponudimo trgu. Z izvedbo dopolnitev bo izvedeno delo predstavljeno transparentneje. Po izvedbi dopolnitev pričakujemo predloge za pripravo grafičnih pregledov tudi za nižje nivoje vodij. Grafični prikazi bodo prikazali celostno sliko ter identificirali rezerve za izboljšave v načinu in organizaciji dela. Nevarnosti vidimo v nezmožnosti prenosa pridobljenega znanja v nove funkcionalnosti v ustrezno kratkem času. Grafični prikazi bodo evidentno prikazali razlike v izvedenim med oddelki in posamezniki. Končni uporabniki rešitve morda ne bodo sprejeli. Bojimo se tudi, da bi napačno združeni in prikazani podatki lahko izkrivljali dejansko stanje, ki ga nosijo podatki.



Prednosti (Strengths) • pri obdelavi podatkov imamo veliko

znanja • visoka podpora vodstva • podatki so na voljo • aplikacija Planeris uporablja plug-in

za grafične prikaze

Slabosti (Weaknesses) • prikaz podatkov • interni naročnik, nizka prioriteta

izvedbe • neustreznost vnesenih podatkov • odsotnost navodil, opisov postopkov

vnosov • trenutna verzija Apex

Priložnosti (Opportunities) • pridobljena znanja se lahko uporabi

za pripravo novih funkcionalnosti • transparentnejši prikaz izvedenega • priprava dodatnih grafičnih prikazov • prikaz celostne slike

Nevarnosti/pasti (Threats) • prenos znanja v produkt za trženje • evidenten prikaz razlik • sprejetje rešitve s strani končnih

uporabnikov • napačno združeni podatki lahko

izkrivijo sliko dejanskega stanja Tabela 1: Analiza SWOT



6 ZAKLJUČKI Ocena učinkov V diplomskem delu smo s pripravo funkcionalnih specifikacij izdelali navodila za pripravo nadzornih plošč. Učinke uvedbe prenovljenega uporabniškega vmesnika bomo lahko vrednotili šele po izvedbi razvojne faze. Bojimo se, da bo grafični prikaz podatkov v prvi fazi prikazal slabo urejene in pomanjkljivo vnesene podatke, kot na primer:

• modul ni vedno modul na najnižjem nivoju, ampak na višjem ali celo najvišjem. To kvari pregled opravljenega dela po modulih, saj je podatek ravno tako slab, kot če podatka ni oziroma je enakovreden zgoraj uvedenem podatku »modul neopredeljen«.

• Zaposleni svojega dela ne vpisujejo v celoti (posledično manjša pokritost od predvidene/pričakovane).

S pripravljenimi grafičnimi prikazi bomo poslovodstvu omogočili vpogled v način in vsebino dela, ki se izvaja. Pričakujemo, da se bodo zgoraj omenjene anomalije postopoma odpravile. V končni fazi pričakujemo, da bodo pripravljeni grafični prikazi poslovodstvu služili kot orodje, s pomočjo katerega bo lažje identificiralo dejanska ozka grla in prerazporejalo naloge na način, da se bodo bremena porazdelila enakomerneje, kar dolgoročno pomeni večji prenos znanja, manjšo obremenitev določenih posameznikov ali oddelkov in bolje opravljene zadane naloge ter s tem posledično zadovoljne zaposlene, dobre poslovne rezultate in zadovoljne stranke. Pričakujemo, da bo Planeris z opisanimi dodelavami postal pomemben del aplikacije Kadris4 in zato tudi tržno zanimiv. Pogoji za uvedbo Ker je aplikacija Planeris interni produkt, bodo tudi dopolnitve izdelane interno. To pomeni dodelitev določenih človeških virov − predvsem sodelavcev v oddelčni enoti Poslovne rešitve, za kar je potrebno pridobiti soglasje poslovodstva. Glavni pogoj za uspešno uvedbo je sponzor/naročnik prenove na visokem nivoju. V konkretnem primeru je naročilo prišlo s strani najvišjega vodstva, zato ocenjujemo, da bomo predlog lahko kmalu oživili. Možnosti nadaljnjega razvoja Nadaljnji razvoj nadzornih plošč vidimo v naslednjih smereh: Personalizacija nadzornih plošč za obstoječe uporabnike Za začetek delovanja nadzornih plošč v organizaciji Četrta pot smo postavili okvire podatkov, filtrov in privzetih strani, ki so enake za vse. Z začetkom uporabe



pričakujemo, da bodo različni uporabniki nadzorne plošče uporabljali na različnih nivojih in z različnimi filtri. Na tem mestu je prostor, da za vsakega uporabnika omogočimo shranjevanje nastavitev za najpogosteje uporabljene kombinacije nadzornih plošč, nivojev in filtrov. Širitev uporabe nadzornih plošč Prva verzija nadzornih plošč je bila predvidena za poslovodstvo, ki na podatke gleda z najvišjega nivoja. Nadzorne plošče z drugače postavljenimi, a že identificiranimi podatki lahko nadalje pripravimo za srednji menedžment, ki ga bolj zanimajo podatki za nadzor dnevnega izvajanja nalog in usklajevanje načrtov. Zagotavljanje kvalitetnejših podatkov Že zgoraj smo omenili, da pričakujemo neustrezne grafične prikaze zaradi slabe kvalitete izvornih podatkov. Z dodatnim razvojem aplikacije Planeris lahko le delno vplivamo na kvaliteto vnesenih podatkov, zato na tem mestu pričakujemo dodatna organizacijska navodila, ki bodo dala natančnejše usmeritve in pravila za vnos podatkov opravljenega dela. Ko bodo pravila in usmeritve določena, lahko na njihovi podlagi dopolnimo Planeris, da bomo uporabnikom, ki vnašajo opravljeno delo, to omogočili na čim lažji in hitrejši način. Za zagotavljanje kvalitetnejših podatkov se lahko pripravijo tudi kontrolni pregledi, ki omogočijo sprotno kontrolo ustreznosti podatkov.



LITERATURA IN VIRI [1] Business process definition (2005). Dostopno na: http://searchcio.techtarget.com/definition/business-process [2. 3. 2016]. [2] Palmer, N. What is BPM. Dostopno na: http://bpm.com/what-is-bpm [2. 3. 2016]. [3] Eckerson, W. W. (2006). Performance Dashboards. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. [4] Few, S. (2006). Information Dashboards Design. Italy: O’Reilly. [5] Data visualisation 101: How to design charts and graphs. Dostopno na: https://cdn2.hubspot.net/hub/53/file-863940581- -pdf/Data_Visualization_101_How_to_Design_Charts_and_Graphs.pdf [5. 3. 2016]. [6] Kerzner, H. (2013). Project management metrics, KPIs and Dashboards. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. [7] What Problem does BPM solve? Dostopno na: http://futureofcio.blogspot.si/2014/03/what-problem-does-bpm-solve.html [9. 3. 2016]. [8] Četrta pot (2016). Dostopno na: http://intranet/ [21. 3. 2016].



KAZALO SLIK Slika 1: Organigram podjetja Četrta pot .................................................. 2 Slika 2: Življenjski cikel poslovnega procesa [7] ......................................... 4 Slika 3: Primer tortnega diagrama z upoštevanjem vodil ............................... 7 Slika 4: Primer grafa − vertikalno − z upoštevanjem vodil ............................. 8 Slika 5: Primer grafa − horizontalno − z upoštevanjem vodil .......................... 9 Slika 6: Primer naloženega grafa − z upoštevanjem vodil ............................. 10 Slika 7: Primer 100-odstotno naloženega grafa − z upoštevanjem vodil ............. 10 Slika 8: Primer linijskega diagrama − z upoštevanjem vodil .......................... 11 Slika 9: Entitetni model aplikacije Planeris .............................................. 16 Slika 10: Mesto nadzornih plošč v Planerisu ............................................. 19 Slika 11: »Kaj zaposleni delajo?« − nivo 1 − celotno podjetje ........................ 23 Slika 12: »Kaj zaposleni delajo?« − nivo 2 − oddelka 1 in 2 ........................... 24 Slika 13: »Kaj zaposleni delajo?« − nivo 3 − 5 najboljših izvajalcev vrste dela I: vzdrževanje ................................................................................... 25 Slika 14: »S čim se ukvarjamo?« −- nivo 1 − glavni moduli ............................ 28 Slika 15: »S čim se ukvarjamo?« − nivo 2 − vrste dela 2 za module RIS-a ........... 29 Slika 16: »S čim se ukvarjamo?« − nivo 3 − moduli z največ odprtimi nalogami (CRM) .......................................................................................... 30 Slika 17: »Za koga delamo?« − nivo 1 − najboljših 20 naročnikov .................... 32 Slika 18: »Za koga delamo?« − nivo 1 − 20 najboljših naročnikov .................... 33 Slika 19: »Realizacija v obdobju?« − nivo 1 − celotno podjetje....................... 35 Slika 20: »Realizacija v obdobju?« − nivo 2 − primerjava med oddelki .............. 36 Slika 21: »Realizacija v obdobju?« − nivo 3 − primerjava med izvajalci ............. 37

KAZALO TABEL Tabela 1: Analiza SWOT .................................................................... 39

KRATICE IN AKRONIMI CRD: razvojna naloga CRM: izvedbena naloga ČD: človek-dan DN: delovni nalog OE: oddelčna enota



PRILOGE Priloga 1 − »Preslikava vrst nalog v vrsto dela I«. Zapisi v tabeli so urejeni po stolpcu Vrsta dela I po abecednem vrstnem redu naraščajoče. Šifra naloge

Vrsta naloge Vrsta dela I

ISO27 Reševanje varnostnega zahtevka ISO27001 ostalo GRA Gratis prodaja MAR Marketinško-prodajna aktivnost prodaja PRERI Predstavitev produkta RIS prodaja PRP Priprava ponudbe prodaja ANA Analiza razvoj DBA DBA-storitev razvoj BUEXP Funkcionalna razširitev/izboljšava razvoj KSFUN Manjkajoča funkcionalnost razvoj KSB1 Napaka na uporabniškem vmesniku razvoj KSB2 Napaka pri izdelavi poročila ali dokumenta razvoj BUPER Performančni problem razvoj BUERR Programska napaka razvoj RAZ Razvoj razvoj RPRPO Reklamacija programske podpore razvoj RRAZV Reklamacija razvoja razvoj TEST Testiranje razvoj GAR Garancijsko popravilo servis NOVHW Postavitev novega HW servis PRINS Priprava instalacij servis PRIP Priprava opreme servis RINSE Reklamacija instalacije in servisa servis RPROI Reklamacija proizvodnje servis SERV Servis servis KSP1 Predlog za izboljšavo svetovanje PPS Periodični pregled sistema svetovanje RPRDE Reklamacija prejete definicije svetovanje KON Svetovanje in priprava projektov svetovanje EXP Funkcionalna razširitev sistema uvedba DOC Izdelava ali dopolnitev dokumentacije uvedba BUIZV Izvedba uvedba NADD Nadgradnje in razširitve sistemov uvedba NAD Nadgradnje in razširitve sistemov pri stranki uvedba NOV Postavitev novega sistema uvedba SOL Šolanje uvedba DPO Delo na programski opremi uvedba/vzdrževanje DPOK Delo na programski opremi Kadris uvedba/vzdrževanje



KAR Izdelava kartic uvedba/vzdrževanje DOCP Izdelava projektne dokumentacije vodenje VOD Vodenje vodenje KSB3 Nepravilni podatki vzdrževanje DNOST Ostalo vzdrževanje POM Pomoč preko modema ali telefona vzdrževanje DNBUG Prijava ali odprava napake pri stranki vzdrževanje VZD Vzdrževalna pogodba vzdrževanje Priloga 2 − »Preslikava vrst nalog v vrsto dela II«. Zapisi v tabeli so urejeni po stolpcu Vrsta dela II po abecednem vrstnem redu naraščajoče. Sifra naloge

Vrsta naloge Vrsta dela II

ANA Analiza analiza BUEXP Funkcionalna razširitev/izboljšava analiza KSFUN Manjkajoča funkcionalnost analiza RPRDE Reklamacija prejete definicije analiza ISO27 Reševanje varnostnega zahtevka ISO27001 ostalo GRA Gratis prodaja MAR Marketinško-prodajna aktivnost prodaja PRERI Predstavitev produkta RIS prodaja PRP Priprava ponudbe prodaja DBA DBA-storitev razvoj RAZ Razvoj razvoj GAR Garancijsko popravilo servis NOVHW Postavitev novega HW servis PRINS Priprava instalacij servis PRIP Priprava opreme servis RINSE Reklamacija instalacije in servisa servis RPROI Reklamacija proizvodnje servis SERV Servis servis PPS Periodični pregled sistema svetovanje KSP1 Predlog za izboljšavo svetovanje KON Svetovanje in priprava projektov svetovanje TEST Testiranje testiranje EXP Funkcionalna razširitev sistema uvedba DOC Izdelava ali dopolnitev dokumentacije uvedba BUIZV Izvedba uvedba NADD Nadgradnje in razširitve sistemov uvedba NAD Nadgradnje in razširitve sistemov pri stranki uvedba NOV Postavitev novega sistema uvedba SOL Šolanje uvedba DPO Delo na programski opremi uvedba/vzdrževanje DPOK Delo na programski opremi Kadris uvedba/vzdrževanje



KAR Izdelava kartic uvedba/vzdrževanje DOCP Izdelava projektne dokumentacije vodenje VOD Vodenje vodenje KSB3 Nepravilni podatki vzdrževanje DNOST Ostalo vzdrževanje POM Pomoč preko modema ali telefona vzdrževanje DNBUG Prijava ali odprava napake pri stranki vzdrževanje VZD Vzdrževalna pogodba vzdrževanje KSB2 Napaka pri izdelavi poročila ali dokumenta vzdrževanje − razvoj BUPER Performančni problem vzdrževanje − razvoj BUERR Programska napaka vzdrževanje − razvoj RPRPO Reklamacija programske podpore vzdrževanje − razvoj RRAZV Reklamacija razvoja vzdrževanje − razvoj KSB1 Napaka na uporabniškem vmesniku vzdrževanje − razvoj

Documents

VIZUALIZACIJA PODATKOV O PROJEKTNEM VODENJU · Upravljanje poslovnega procesa se nikoli ne konča; poglavitni namen upravljanja sta minimizacija vložkov in maksimizacija učinkov