Upload
haquynh
View
284
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
i (15)
Visma Econet Pro ja Visma AutoInvoice Käyttöönotto-opas
(Econet Pro ver. 6.80 lähtien)
Tämä ohjemateriaali on tehty Microsoft Word® -ohjelmalla. Ohjemateriaalin ja siihen liittyvän muun
materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa.
© Visma Software Oy, 2013
Ohjeen päiväys: 7.11.2013.
2 (15)
1 Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotto
Visma Econet Pron laskutusohjelmalla tehdyt myyntilaskut voidaan siirtää Maventa-
operaattorin kautta Visma AutoInvoice -palveluun, joka toimittaa lähetetyn laskuaineiston
loppukäyttäjälle. Laskun yhteydessä vastaanottajalle voidaan toimittaa myös liitteitä.
Myyntilaskujen lähettämisen lisäksi Visma AutoInvoice -palvelusta voidaan vastaanottaa
verkkolaskuja Visma Econet Pron ostoreskontraan. Visma Econet Pron ja Visma
AutoInvoice -palvelun integraatiolla verkkolaskutuksesta saadaan helppoa,
kustannustehokasta ja mahdollista ilman prosessimuutoksia tai investointeja.
Toimintojen käyttöönotto vaatii Visma Econet Pro -ohjelmiston lisenssilaajennuksen
lisäksi sopimuksen/tilin avaamisen Visma AutoInvoice -palveluun. Lisätietoja aiheesta
löytyy osoitteesta www.maventa.com.
Toiminto vaatii Visma Econet Pro -ohjelmistoon lisenssilaajennuksen.
1.1 Visma AutoInvoice -tilin avaaminen
Mene osoitteeseen https://secure.maventa.com/register?lang=FI
Valitse Tilin tyypiksi “Yritys – Asiakastili”, maaksi “Suomi” ja täytä yrityksesi tiedot.
3 (15)
1.2 Visma AutoInvoice -tilin aktivointi
Yrityksesi tiedot täytettyäsi siirryt sivulle, jossa kerrotaan sinun saavan sähköpostin
aktivoinnista sähköpostin.
Aktivointisähköposti näyttää tältä.
Seuraamalla sähköpostissa olevaa aktivointilinkkiä aktivoit tilin ja päädyt palvelun
aktivoitumissivulle (Kts. alla).
Aktivoitumissivulla on linkki palvelun kirjautumissivulle. Ensimmäistä kertaa palveluun
sisään kirjautuessasi teet tietyt pakolliset määrittelyt. Ne ovat tarkemmin käsitelty
seuraavassa kappaleessa.
4 (15)
1.3 Verkkolaskutilin asetukset Visma AutoInvoice -palvelussa
Käy läpi tilin määrittelyt kirjautuessasi palveluun ensimmäistä kertaa. Näitä tietoja voit
muuttaa myöhemmin kirjautumalla sisään Visma AutoInvoice -palveluun.
Anna ensimmäisellä sivulla postiosoitteesi.
Anna seuraavalla sivulla yrityksesi pankkitiedot.
5 (15)
Määritä kolmannella sivulla laskutuslisät ja korkoprosentit. Näitä ja muita asetuksia voit
koska tahansa myöhemmin muuttaa palvelunhallintasivulta.
Viimeisellä sivulla voit antaa muutamia lisätietoja ja määritellä, kuinka paperilla menevät
laskut toimitetaan.
Muista määrittää myös onko laskujen vastaanotto aktivoitu tilillesi.
6 (15)
Tämän jälkeen verkkolaskutilin määrittely on valmis.
1.4 Visma AutoInvoice palvelunhallinta
Pääset Visma AutoInvoice palvelusivuille koska tahansa osoitteessa
https://login.maventa.com käyttäjätunnuksen ja salasanasi avulla.
Palvelunhallinnassa näet osto- ja myyntilaskusi, voit tehdä raportteja sekä hakea tiettyä
laskua. Lisäksi voit muuttaa yrityksesi asetuksia, kytkeä uusia palveluja päälle (kuten
paperisten ostolaskujen skannauksen) ja luoda yrityksellesi lisää käyttäjiä. Tarkemmat
ohjeet löytyvät Visma AutoInvoice -palvelun käyttöohjeista.
1.5 Pankkiverkkoyhteyden aktivointi
Ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa, tulee aktivoida pankkiverkkoyhteys.
Ohjeet löytyvät Visma AutoInvoice -palvelun sivuilta:
https://maventa.zendesk.com/entries/20301452-miksi-en-saa-lahetettya-laskuja-
pankkiverkkoon-miksi-en-saa-vastaanotettua-laskuja-pankkiverkosta
1.6 Asetukset Visma Econet Prossa
Visma Econet Pron versiopäivitys (6.80 ja uudemmat) luo MaventaClient-kansion Visma
Econet Pron asennuskansion alle ja sinne tallentuvat tarvittavat tiedostot:
1. EcMaventaClient.exe
2. EcMaventaClient.exe.config
3. EcMaventaClient.xml
7 (15)
Hae Visma AutoInvoice -palvelunhallinnasta API-avain sekä yrityksesi ns. UUID-koodi.
Näet sen painamalla Asetukset-linkkiä sivun oikeassa yläreunassa.
Asetukset | Perusasetukset | Visma AutoInvoice asetukset: Näissä asetuksissa määritellään Maventa-operaattorin kanssa sovitut yhteystiedot (avaimet)
sekä oman käyttöympäristön arkistointihakemistot. Huomioi, että nämä arkistohakemistot
eivät sisälly Visma Econet Pro -ohjelmasta otettuun varmuuskopioon, vaan ne täytyy
varmentaa erikseen.
Käyttäjän API avain: Haetaan Visma AutoInvoice -palveluhallinnasta ja
kopioidaan tähän
Yrityksen UUID: Haetaan Visma AutoInvoice -palveluhallinnasta ja
kopioidaan tähän
Lähetys
Arkistokansio, optio: Lähetyt laskut arkistoidaan
Arkistokansio, polku: Lähetettyjen laskujen arkistohakemisto
Nimeämismalli: Arkistotiedoston oletusnimi
Linkit liitteeksi, optio: Laskujen mukana lähetetään myös liitetiedostoja
Lähetä laskun tuloste PDF-tiedostona, optio:
Optiolla voidaan aktivoida Visma AutoInvoice -palvelun
kautta lähetettävään laskuaineistoon mukaan liitettäväksi
laskun kuva pdf tiedostona.
8 (15)
Vastaanotto
Vastaanottokansio: Saapuneiden laskujen vastaanottokansio
Arkistokansio, optio: Saapuneet ostolaskut arkistoidaan
Arkistokansio , polku: Saapuneiden laskutiedostojen arkistokansio
Vastaanoton aloitushetki: Määritellystä ajasta eteenpäin Visma AutoInvoice -palveluun
syntyneet ostolaskut tuodaan Visma Econet –järjestelmään
Vastaanottoilmoitukset
Polku: Saapuneiden vastaanottoilmoitusten vastaanottokansio
Tiedosto: Tiedostonimi
Vastaanoton aloitushetki: Määritellystä ajasta eteenpäin Visma AutoInvoice -palveluun
syntyneet vastaanottoilmoitukset tuodaan Visma Econet -
järjestelmään
Tallenna tehdyt asetukset Hyväksy-painikkeella ja testaa yhteys Visma AutoInvoice -
palveluun Testaus-painikkeella. Jos yhteys on kunnossa, ohjelma ilmoittaa siitä:
2 Myyntilaskut Visma AutoInvoice -palveluun
2.1 Yleistä
Laskutettavien asiakkaiden tietoihin ei tarvitse täyttää verkkolaskuosoitteita, koska Visma
AutoInvoice täydentää ne aineistoon ennen varsinaista asiakastoimitusta. Visma Econetin
asiakasrekisterissä pakollinen tieto on asiakkaan Y-tunnus, koska sen perusteella
tapahtuu verkkolaskuosoitteiston täydennys. Ne asiakkaat, joille ei ko. osoitetta löydy,
saavat perinteisen paperilaskun. Määrittele myös asiakaskortille jokin seuraavista optioista,
jotta verkkolaskutus aktivoituu:
Paperi (eKirje)
Verkko-osoite
9 (15)
Visma AutoInvoice käsittelee/tulkitsee heille välitettäväksi toimitettujen laskujen tietoja
seuraavasti:
1. Ensisijaisesti lasku pyritään lähettämään eteenpäin sähköisesti
a. Jos aineistosta löytyy verkkolaskuosoite, lasku menee sähköisenä eteenpäin
b. Jos aineistossa ei ole verkkolaskuosoitetta, tarkistetaan löytyykö sitä Visma
AutoInvoicen rekisteristä
2. Jos verkkolaskuosoitetta ei löydy, lasku pyritään lähettämään sähköpostina
a. jos sähköpostiosoite löytyy laskunaineistosta
b. jos sähköpostiosoitetta ei löydy aineistosta, menee lasku tulostettavaksi
3. Verkko-osoite-kenttään kirjoitettu PRINT-komento ohjaa laskun aina tulostettavaksi,
eli tämä ohittaa mahdolliset verkkolaskuosoitetarkistukset Visma AutoInvoicen
palvelusta
a. Komento kirjataan Econet Pro -versiosta 6.88 lähtien Verkko-osoite-
kenttään. Tätä ennen komento piti kirjoittaa asiakaskortin OVT-kenttään.
Visma AutoInvoice -palvelun yrityksen asetuksissa on ominaisuus, jolla voidaan määritellä
käyttäjän tietoihin, halutaanko käyttää sähköpostilähetystä lainkaan:
Tällöin Econet Pro Laskutuksella tehdyt laskut menevät vain joko sähköisenä tai
paperitulosteena loppukäyttäjälle.
2.2 Visma Econet Pro -laskutus
Laskutus | Laskut:
Luo myyntilaskut normaalisti Visma Econet Pron laskutukseen. Varmista, että asiakkailla
on rekisteritiedoissaan Y-tunnus ja verkkolaskutus aktivoitu.
2.3 Laskujen siirto Visma AutoInvoice -palveluun
Laskutus | Tietojen siirrot | Laskujen siirto Visma AutoInvoice palveluun: Järjestelmään luodut, laskutusvalmis-tilassa olevat laskut voidaan siirtää Visma
AutoInvoice -palveluun niiden lopullista asiakkaille toimittamista varten. Liitetietojen
käyttö (Lisää liitteet -painike) aktivoituu, kun ominaisuus on otettu käyttöön Visma
AutoInvoice asetuksissa.
10 (15)
Laskujen päiväys: Finvoice-aineistoon valittujen laskujen uusi kirjauspäivä.
Tällä määrityksellä voit asettaa Finvoice-aineistoon valittujen laskujen kirjauspäivän.
Ohjelma asettaa laskun päiväykseksi uuden kirjauspäivän ja muuttaa eräpäivää vastaavasti.
Jos päiväystä muutetaan, ohjelma kysyy myös laskujen kirjanpidollisen käsittelypäivän,
johon pitää ottaa kantaa:
Laskujen rajausmahdollisuudet:
• Pvm: laskujen kirjauspäivien päivämääräväli
• Laskunro: Laskunumeroväli, jolta laskut poimitaan Finvoice-aineistoon. Valitse
haluttu laskunumeroväli valintalistoista.
• Laskumuoto: Laskulle valittu laskulomake.
• Laskujen maksimimäärä: Määritä tarvittaessa aineistoon valittavien laskujen
enimmäismäärä Laskujen maksimimäärä -kenttään. Windowsin
tulostusjärjestelmän kapasiteetin rajallisuus saattaa edellyttää enimmäismäärän
määrittämistä (esimerkiksi 300 laskua).
• Erä: Valitse tarvittaessa verkkolaskutuksen eränumero.
• Tulosta uudelleen: Laskutettu-tilassa olevat laskut tulevat mukaan listalle.
• Ei piilotettuja rivejä: Merkitse rastilla valinta Ei piilotettuja rivejä, jos haluat, että
piilotetut rivit eivät näy Finvoice-laskuilla vastaavasti kuin paperilaskuilla.
• Ei maksettuja laskuja: Maksetut laskut jätetään aineistosta pois.
Toimintopainikkeet:
• Kaikki: Valitsee kaikki listan laskut.
• Pois kaikilta: Vapauttaa kaikki listan laskut.
• Laskuta: Luo Finvoice-tiedoston valituista laskuista ja lähettää ne Visma
AutoInvoice -palveluun.
• Virheluettelo: Virheluettelon esikatselu.
• Näytä: XML-muotoisen laskun yksittäinen esikatselu.
Jos liitetiedostoja ei käytetä, lähetä halutulla rajauksella valitut laskut Visma AutoInvoice -
palveluun Laskuta-painikkeella. Lähetetyistä laskuista syntyy siirtoraportti, laskut
vaihtuvat Laskutettu-tilaan ja laskuille syntyy merkintä ”Siirretty Visma AutoInvoice
palveluun”.
Laskutus | Laskut: Econet Pron versiosta 7.30 lähtien myös yksittäisen laskun lähettäminen AutoInvoice -
palveluun on mahdollista. Laskutusruudulla on AutoInvoice-painike tätä tarkoitusta varten.
11 (15)
2.4 Liitetiedostojen käsittely
Liitetiedostojen käsittely aktivoidaan toiminnon Asetukset | Perusasetukset | Visma
AutoInvoice asetukset optiolla ”Linkit liitteeksi”. Tämän jälkeen laskujen siirrossa Visma
AutoInvoice -palveluun voidaan määritellä laskukohtaisesti niihin liitettävät liitetiedostot
Lisää liitteet -painikkeen kautta. Liitetiedostot pitää käsitellä/tarkistaa ennen kuin
laskuaineisto siirretään Laskuta-toiminnolla Visma AutoInvoice -palveluun.
Lisää liitteet -toiminnossa määritellään kytkettävät liitetiedostot laskukohtaisesti. Taulussa
näytetään oletusarvoisesti laskut, joille on liitetty liitetiedosto laskun URL- linkkiin.
Lisää liitteet -painiketta napauttamalla laskun liitetiedostoa voidaan tarvittaessa muuttaa ja
ilman liitettä oleville laskuille voidaan liittää haluttu liitetiedosto.
Poimi Tiedostonimi-kenttään haluttu liitetiedosto. Valittu voidaan kytkeä haluttuun
laskuun siirtämällä kyseinen lasku vasemmanpuoleisesta Laskut-osiosta oikeanpuoleiseen
Valitut laskut -osioon joko keskiosan nuolinäppäimillä tai kaksoisnapauttamalla kyseistä
laskua.
Jos tiedosto on jo kytketty laskuun, kyseinen lasku näytetään oikeanpuoleisessa Valitut
laskut osiossa. Liitteet voidaan poistaa laskulta palauttamalla lasku vasemmanpuoleiseen
Laskut-osioon joko keskiosan nuolinäppäimillä tai kaksoisnapauttamalla kyseistä laskua.
Huom! Jos laskuun kytketään uusi tiedosto olemassa olevan tilalle, uusi korvaa
aikaisemman. Sama liitetiedosto voi olla useamman laskun liitteenä. Nämä liitetiedostojen
muutokset eivät päivity laskulla näkyvään URL-linkissä olevaan polkuun, vaan siellä
näkyy alkuperäinen, laskun skannaustoiminnolla laskulle tuotu liite.
12 (15)
Hyväksy-toiminnolla tallennetaan tehty muutos, jolloin ohjelma ilmoittaa kytkennästä:
Kun kaikki liitteet on käsitelty, hyväksy muutokset ja sulje taulu Sulje-painikkeella.
Laskuluettelossa näytetään päivitetty laskulista liitetiedon sisältävistä laskuista. Luettelon
voi sulkea, jos se on ok ja laskut voi lähettää Visma AutoInvoice -palveluun Laskujen
siirto Visma AutoInvoice palveluun -taulun Laskuta-painikkeella.
Lähetetyistä laskuista syntyy siirtoraportti, josta näkyvät laskukohtaiset tiedot, laskun
liitetiedoston tiedot sekä yhteenveto, esimerkiksi:
2.5 Factoring-laskujen lähetys Visma AutoInvoice -palvelun kautta
Visma Econet Pron versiossa 7.00 on julkaistu ominaisuus, jolla myös factoring-
laskuaineistot voidaan toimittaa Visma AutoInvoice -palvelun kautta loppukäyttäjille ja
rahoitusyhtiölle.
Factoring toiminto vaatii Visma Econet Pro -ohjelmistoon lisenssilaajennuksen.
Laskutus | Laskut | Finvoice | Rahoitusyhtiö Toiminto aktivoidaan ”Laskut rahoitusyhtiöön” laskualustalla:
13 (15)
Kun optio on aktivoitu, valitut laskut lähetetään Visma AutoInvoice -palvelun kautta
asiakkaille (Luo asiakasaineisto) ja Rahoitusyhtiölle (Luo factoring). Lisää liitteet
(asiakaslaskujen lähetys) aktivoituu myös, mikäli Visma AutoInvoice asetuksissa on
määritelty toiminto aktiiviseksi.
Jos ohjelma ilmoittaa lähettäjän arvojen määrityksestä Finvoicea varten, tarkista, että
Myynnin asetusten Yleisten oletusarvojen Verkkolasku-välilehdellä on määritelty
lähettäjän tiedot (Lähettäjän tunnus ja Operaattori).
2.6 Laskujen jälkikäsittely
Tarkista ainakin ensimmäisen aineistolähetyksen jälkeen Visma AutoInvoice -palvelusta,
että lähettämäsi aineisto on kunnossa ja laskut siirtyvät Visma AutoInvoice -palvelussa
oikein toimitettavaksi loppuasiakkaalle.
Visma Econet Pron laskutusohjelmassa lähetetyt laskut vaihtuvat ”Laskutettu”-tilaan ja
laskuilla näkyy maininta niiden toimituskanavasta tekstillä ”Siirretty Visma AutoInvoice -
palveluun”.
Laskulistalla toimituskanava näkyy Laskujen toimitustapa -sarakkeessa.
Nouda suorituksista normaalisti viitetiedostot käyttämälläsi pankkiohjelmalla ja lue
suoritukset myyntireskontraan. Raportoi myyntilaskut ja siirrä laskut Visma Econet Pron
kirjanpitoon, mikäli käytät myös tätä ohjelmiston osaa.
14 (15)
3 Ostolaskut Visma AutoInvoice -palvelusta
3.1 Ostolaskujen vastaanotto
Ostoreskontra | Tietojen siirrot | Laskujen vastaanotto Visma AutoInvoicesta: Voit valita haluamasi laskun tarkastellaksesi sitä tai poistaa saapuvan ostolaskun. Laskujen
luku -valinnalla saapuvat ostolaskut siirretään Visma Econet Pro Ostoreskontraan.
3.1 Ostolaskujen käsittely
Ostoreskontra | Ostolaskut:
Ostoreskontraan siirretyllä ostolaskulla näkyy Memo-kentässä tieto siitä, koska lasku on
luettu sisään Econet Pro Ostoreskontraan.
Visma AutoInvoice -palvelusta ostolaskuja tuotaessa ostolaskulle tulee näkyviin
tyylitiedoston mukainen laskun kuva (.xml). Laskukuvan osoite näkyy laskun URL-osoite-
kentässä. Myös laskun kuvatiedosto (.pdf) tulee näkyviin laskulle, jos se tulee mukana
tuonnin yhteydessä Visma AutoInvoice –palvelusta. PDF-kuvan osoite näkyy ostolaskulla
PDF-kentässä.
15 (15)
4 Hakemistomääritykset Visman Sovelluspalvelussa
Visman Sovelluspalvelun käyttäjien tulee tehdä Visma AutoInvoice -hakemistojen
määritykset tietyllä tavalla.
4.1 Hakemistot
Visman asentaja määrittää Sovelluspalvelu-ympäristöön hakemiston S:\Siirto Visma
AutoInvoice -tiedostojen hakemista ja lähettämistä varten. Tähän hakemistoon käyttäjän
tulee itse luoda yrityskansiot ja niiden sisältämät alikansiot niille yrityksille, joissa Visma
AutoInvoice -palvelua tullaan käyttämään.
Tämän jälkeen hakemistot määritellään Econet Prossa toiminnossa Asetukset |
Perusasetukset | Visma AutoInvoice asetukset. Hakemisto muutetaan kolmen pisteen
painikkeen kautta.
Kolmen pisteen painikkeen takaa avautuu Browse For Folder / Selaa kansioita -näkymä.
Täällä haetaan esiin oma S:\Siirto-hakemisto. Omat kansiot saadaan tarvittaessa
perustettua painamalla Make New Folder / Luo uusi kansio -painiketta.
Yrityskansio nimetään kirjaimella C ja sen perään yritysnumero. Jos uutta kansiota ei
syystä tai toisesta pääse suoraan nimeämään, se voidaan valita hiirellä ja sitten painaa
näppäimistöltä F2 näppäintä, jolloin kansion nimeäminen tulee mahdolliseksi.
Muista aktivoida arkistokansiot Visma AutoInvoice asetuksissa käyttöön laittamalla täpät
kansioiden edessä oleviin laatikoihin.