CONTENIDO !TULO1
................................................................................................
1 1.nstalar y desinstalar el programa
............................................................ 1 1.1
Instalar programa
...................................................................................
1 1.2 Desinstalar programa
..............................................................................
7 1.3Flujo de trabajo del soItware
....................................................................
7 !TULO2
..................................................................................................
9 2. dministracion del programa
.........................................................................
9 2.1 Intercambiar inIormacion entre el equipo y el programa
........................... 9 2.1.1 dministracion del equipo
....................................................... 9 2.1.2
Subir y descargar datos
........................................................ 13 2.1.3
Monitor en tiempo real
.............................................................. 24
2.1.4 Administracion USB
.................................................................
25 2.1.5 Administracion de mensajes cortos
............................................ 32 2.2
Mantenimiento/Opciones
......................................................................
38 2.2.1Administracion de departamento
................................................ 39 2.2.2
Mantenimiento de empleados
.................................................... 41 2.2.3
ConIiguracion de Administrador
................................................ 60 2.2.4
Mantenimiento de periodo de tiempo
................................... 69 2.2.5 dministracion de
turnos....................................................... 76
2.2.6 signar turnos al personal
.................................................... 79 2.2.7
Mantenimientos de dias festivos
.......................................... 91 2.2.8 onfiguracion de
salida ........................................................ 94
2.2.9 Reglas de asistencia
............................................................. 97
2.2.10 Opciones de base de datos
.............................................. 103 2.2.11 Opciones
de sistema
.............................................................. 109
Time&ttendance Software V3.6 2.3 Manejo de
asitencias............................................................................114
2.3.1 Salida de empleado en hora de trabajo/!reguntar salida ..114
2.3.2 Manejo del olvido de checar entrada/salida del personal . 122
2.3.3 Llegadas tarde /salida temprano colectiva
........................ 125 2.4 Buscar/Imprimir
.................................................................................
127 2.4.1 Registro de asistencia
......................................................... 127 2.4.2
Buscando excepciones de asistencia y lista de registros . 135 2.4.3
Logs de operacion del sistema
........................................... 170 2.5 Administracion
de
datos......................................................................
171 2.5.1 niciaizar sistema
................................................................
171 ?..? rr=r d=f> >lf>
.................................................. 172 2.5.3
Respaldar base de datos
.................................................... 174 2.5.4
mportar datos de
asistencia............................................... 175 2.5.5
Exportar datos de asistencia
.............................................. 177 !TULO3
..........................................................................................
179 pendices
.............................................................Error!
Bookmark not defined. 3.1 Determinar la Iecha de inicio para
exportar datos ................................. 180 3.1Determinar
Iecha
.................................................................................
180 3.2 Seleccionar empleado
.........................................................................
182 3.4 Seleccionar departamento
...................................................................
183 El cuadro de opciones de departamento es como
este................................. 183 3.5 Barra de herramientas
tabla de datos ...................................................
184 3.6 Exportar datos
....................................................................................
185 3.7 Exportacion Avanzada
........................................................................
188 !TULO4
............................................................................................
192 Time&ttendance Software V3.6 1 CAPITULO1 1. InstaIar y
desinstaIar eI programa 1.1 InstaIar Programa
Serecomiendacerrarcualquierotroprogramaantesdeinstalarpara evitar
posibles conIlictos en el proceso de instalacion. tencin:nas
versiones de software ta vez no coincidan con e
contenidoreadeCD,porfavorpermitaq:eeCDinstaare prorama estndar.
InserteelCDensulectoradediscos,automaticamentesemostrarael menu de
instalacionAparece el siguiente cuadro Time&ttendance Software
V3.6 2 Seleccioneellenguajequedeseainstalar,declicken(Next)para
avanzar a la siguiente pantalla De click en (Next), aparecera la
siguiente ventana Time&ttendance Software V3.6 3
EstaventanaesunacuerdodelusodelprogramaporIavorlealo
cuidadosamente.Siestadeacuerdoconelcontenido,declicken(I
ree)yentrealsiguienteprocesodeinstalacionsinoaceptael
acuerdodeclicken(No)parasalirdelprocesodeinstalacionsi
necesitavolveralapantallaanteriordeclickenBack).Lasiguiente
pantalla de instalacion es: Time&ttendance Software V3.6 4
Estapantallaesparaseleccionarlacarpetadeinstalacionparael
programa,puedeescogerlaquetienepordeIectoopuedeescogero crear otra
carpeta. Despuesde seleccionar la carpeta declicken (Next)
aparecera lo siguiente: Time&ttendance Software V3.6 5 Aqui
selecciona lo que desea instalar, despues de seleccionar de click
en Next)aparecera lo siguiente
Enestapantallasemuestralacarpetaqueseracreadaenelmenude
Time&ttendance Software V3.6 6 Inicio, de click en Next) para
continuar, aparecera lo siguiente
EstaventanamuestraquehaterminadodeconIigurarelprogramade
instalacion, si desea hacer alguna modiIicacion de click en Back)de
lo contrariodeclicken(Insta)elprogramadeinstalacioncopiaralos
archivosnecesarioseneldiscoduroyescribiralainIormacion
relacionadadespues de esto de click en el boton (inish), el proceso
de instalacion habra terminado.
Elaccesodirectoapareceraenelescritorio,declickenpara entrar al
programa. Time&ttendance Software V3.6 7 1.2 DesinstaIar
programa
SinonecesitavolverausarestesoItwareydeseaquitarlodela
computadora, siga los siguientes pasos para hacerlo: Cierre
completamente el programa.
Entrealaventanade'AgregaroQuitarprogramas,seleccione
'AttendanceManagementydeclicken'Desinstalar.Haciendoesto,
aunleIaltaranarchivosporeliminar,deberaentraralacarpetadel
soItware(att2007)dentrode'ArchivosdeProgramayeliminarla
manualmente. 1.3 FIujo de trabajo deI software 1.Descargar al
programa las huellas o tarjetas de los usuarios que han
sidoenroladosenelequipo(Conecteelequipo-Descargardatos personales
del equipo) 2.Subir al equipo el nombre del personal y otras
opciones que hayan
sidomodiIicadasenelmantenimientodeempleados(Conecteel equipoSubir
inIormacion personal al equipo)
3.Asignarunempleadoaundepartamento(entreenAdministracion de
Departamentos)
4.Establecerturnosyperiodosdetiempo(entreaMantenimientode
Programacion de turnos y periodos de tiempo) Time&ttendance
Software V3.6 8
5.Establecerprogramaciondeturnos(entreaAdministracionde
programacion de turnos)
6.Asignarprogramaciondeempleados(entreaProgramacionde empleado)
7.DescargaralsoItwarelosdatosdeasistencia(Conecteel
equipo-Descargar registro de datos del equipo) 8.Examinar el
reporte de asistencia (entre a Reporte de asistencia)
Time&ttendance Software V3.6 9 CAPITULO2 2. Administracin deI
programa 2.1IntercambiarinformacinentreeI equipo y eI programa
2.1.1 Administracin deI equipo
AntesdedescargarosubirinIormaciondelequipoconelsoItware, asegurese
de que se establecio la comunicacion entre el equipo y la PC.
Primeramenteconecteelequipoalsistema,introduzcalainIormacion
necesaria, despuesde la conexion exitosa la descarga o subida
dedatos esta disponible. antenimiento de eq:ipo
Clicken(Deviceaintenance)enlainterIaceoclickderechoconel
mouseen'MyDeviceListyseleccione(Deviceaintained),enesa lista podra
agregar, eliminar y modiIicar dispositivos. Time&ttendance
Software V3.6 10
PordeIectohaydosparametrosdecomunicacionenelsistema,unoes
RS232/RS485, el otro es Ethernet. AgregarEl usuario puede agregar
nuevos dispositivos, introduzca
losparametroscorrespondientesdelaconexion,grabelos,el nombre del
dispositivo aparecera en la lista de la izquierda.
ombredeldispositivo:Elnombrequeeldispositivotendraal conectarse con
el equipo. FormadeComunicacion:Cualmetodoesusadoparala comunicacion
entre el dispositivo y la computadora. Baud rate: La velocidad debe
ser la misma en el equipo y la PC. Direccion IP: La direccion IP
del equipoContraseadecomunicacion:Sihayunacontraseade
comunicacionenelequipodeberaponerlaenestecampo,delo
Time&ttendance Software V3.6 11 contrario no es necesario que
escriba algo umero del equipo: umero de identiIicacion del equipo.
Puerto El Puerto usado por la computadora. El RS232/RS485 es un
Puerto COM; el Puerto por deIecto de Ethernet es 4370. Borrar: Si
el equipo ya no estara mas en uso, de un click sobre el en la lista
de la izquierda, click en (Delete) para quitarlo del sistema.
uardar: Despues de modiIicar la inIormacion de los parametros de
conexion de click en (Save) para guardar la inIormacion.
Nota::noseq:iposnosoportanacom:nicacinpor Ethernet.
N:merodeeq:ipo:SilacomunicacionesporRS232,introduzcaun
numeroentreel1~100,133~255.SielpuertoRS485estaocupado, introduzca
la direccion del
equipo.Conectarseaeq:ipo:Losequiposqueseencuentranenelsistemase
muestran en " My Device list, de click sobre el que desee y luego
click enelboton(Connect),odeclickderechosobreelequipoquedesea
conectar y seleccione 'Connect del menu que aparece.
Time&ttendance Software V3.6 12
Cuandoelsistemaseconectealequipoapareceraconnecting,please
waitenlaparteinIeriorderecha,sieldispositivoseconectaonoel programa
se lo inIormara. Si la conexion Ialla por Iavor revise:
1)Silosparametrosdeconexionenelequipocoincidenconlosdela opcion en
el menu del programa 2Si el medio de comunicacion esta Iuncionando
correctamente Desconectar Cuando el sistema y el equipo se
encuentran subiendo o descargando
datos,elequipoestaenunestadode'trabajando,asiquenopodra
realizarningunaotraaccionduranteesetiempo.Despuesdesubiro
descargarinIormacion,desconecteelequipo,declicken(Disconnect) para
desconectar la comunicacion en el equipo.Time&ttendance
Software V3.6 13 2.1.2 Subir y descargar datos Esto es el
intercambio de datos entre el soItware y el equipo. La utilidad
deintercambioesutilizadaparadescargarosubirdatosderegistrose
inIormacion de usuarios. El siguiente procedimiento muestra como
usar estautilidadparadescargarysubirdatos.Antesdeempezareste
procedimiento, primero complete la conexion del dispositivo.
Descarardeeq:ipoereistrodeasistenciaDescargatodoslos registros de
veriIicacion en el equipo; Descarar de eq:ipo informacin y h:eas de
personaDescarga la
inIormaciondelpersonal,lashuellasdelpersonalpuedenser descargadas
al mismo tiempo. $:-iraeq:ipoinformacinyh:easdepersona:Subela
inIormacion y huellas del personal al mismo tiempo.
dministracindeeq:ipo:ExaminarlainIormaciondelequipoy modiIicar
opciones mediante el soItware.
Descarardeeq:ipoereistrodeasistencia:oesposible
descargardatosdelequipoamenosqueelequipoyelsistemase encuentren
conectados. Directamente de click en "Download attendance
log"enlapantallaprincipalenlaparteizquierdaparadescargarlos
datosdelequipooentrealMenudeadministracionyseleccionela opcion de
descargar los registros de asistencia del equipo.
Time&ttendance Software V3.6 14 El sistema podra mostrar
"trabajando ", espere un momento, despues de
terminarseleinIormaraquehasidocompletadaladescarga,la
comunicacionentreelsoItwareyelequipohaterminado.Losdatos
descargadoshan sido agregados al sistema, si losdatossonmuchos,es
posible que se necesite mucho tiempo para realizar la descarga.
Losregistrosdescargadossepuedenmostrarenelareaquetieneel
'circuloenlaIiguradearriba.Almismotiempo,losregistrosnuevos
seranalmacenadosenlalistadedatosderegistrodepersonalenel
sistema,usted podra verlosdesde el registro de asistencia; Los
usuarios nuevosseranalmacenadosenelsistemaenlatabladeinIormacionde
personal, la podra ver a traves de 'mantenimiento de personal.
Despues de descargar los datos, el sistema aun no elimina los datos
almacenados
enelequipo.Enlaopcion'Maintenance/Options-~Downloadsrecord puede
elegir descargar los datos y borrar el registro dedatos del equipo
almismo tiempo, el sistema removera delequipo los registrosde datos
Time&ttendance Software V3.6 15
automaticamente.Nota:$iemodeodeeq:ipoesp:edeserposi-eq:e
nonecesiteenroara:s:ario,directamente,desizandoatarjeta
verificaraaidentidadde:s:ario,porotanto,ainformacinde
ese:s:arionoserdescaradaj:ntoconosreistrosdedatos,
desp:Fsdeadescara esistemaepre:ntarasideseaareara informacin de :n
:s:ario q:e no est reistrado pero a:n as tiene datos amacenados en
a -ase de datos. Descarar a informacin de persona de dispositivo:
Solo cuando el
sistemayelequipoestanconectadossepuedendescargarlosdatos,de
unclicken"DownloaduserinIoandFPqueseencuentraenlaparte
izquierdadelapantallaprincipal,oaccedaalmenu'Device management,
seleccione 'Download user inIo and FP.
Ver:s:arioenedispositivo:Clicken(viewUser).Parausuarios
nuevos,semostraranenlacolumna"newuser".Mientrastanto,sele sugerira
que agregue los nuevos usuarios a la base de datos del sistema
Descarando: Cuando no se descargan los datos directamente, haga
clic en el boton descargas Si hay un uevo usuario en la columna
'new user", se le preguntara si se agrega a la base de datos del
sistema. Si el usuario en el equipo Iuera un usuario que ya existe
en la base de datos del sistema, entonces se podria mostrar 'there
is a user in the local database".Time&ttendance Software V3.6
16 BorrarSeleccioneunusuarioquedeseaqueseaborradodelalista,
tambienpuedeseleccionartodoslosusuarios.Borrarsolamente contrasea
ohuella, solonecesita colocarunamarca Irente al elemento
correspondienteydarclicken(Deete),sideseaseleccionarvarios
elementospodramantenerpresionada la tecla 'Ctrl mientras va dando
click sobre los elementos a seleccionar.$:-ir informacin de persona
a eq:ipo CuandoIueundescuidodeusuariocancelarlainIormacionpersonalo
muchosdispositivosestanenusoalmismotiempo,parauso
conveniente,reduzcaeltrabajodeenrolado,elsoItwareproveeuna
opcionparasubirlainIormaciondelpersonaldelabasededatosal
dispositivo. Subir datos es un proceso que no se puede ejecutar
hasta que el sistema y eldispositivoestenconectados. De
unclickdirectamenteen 'Upload Time&ttendance Software V3.6 17
user inIo andFP, o entre almenu 'Device Management y seleccione
'Upload user inIo and FP. $eeccionarpersonapordepartamento
Ej.Haymuchos
departamentosenunacompaia,sisenecesitansubiralgunosusuarios de un
departamento, puede dar click en ese departamento, el personal de
esedepartamentosemostraraenlalistatalcomosemuestraenla siguiente
Iigura $:-ir 1Seleccione el personal que desea subir en la columna
'user 2Seleccioneelpersonalquesesubirayseasignaraalequipo
seleccionado en la columna 'device.
InIormaciondeusuario/Huellas:MarquelainIormacionquedeseaque se
suba. Subir en alta velocidadCuando el equipo esta conectado por
Ethernet y tiene una gran cantidad de datos para subir.
Time&ttendance Software V3.6 18
BorrarElijaelusuarioquedeseaborraryluegopresioneelboton 'Delete.
dministracin de dispositivo
Solocuandoelequipoyelprogramaestanconectados,sepueden
descargardatos,Declickdirectamenteen'C anae,oseleccione
elmenu'Deviceanaementyaccesea~C anae,seleccione descargar la
inIormacion del personal del dispositivo.
1SielequipoesunM100,entonceslaopcion'AdvancedOption aparecera.
Esta-ecer contrasea para oin: Si desea entrar a la interIace de
administracion del equipo debera introducir la contrasea, por
deIecto es 888888. Se pueden evitar diIicultades al cambiar esta
contrasea (la contrasea consta de seis digitos, otro Iormato no
sera valido Borrar todos os datos de eq:ipo: El sistema borrara
todos los datos en el equipo, incluyendo usuarios y registros.
Time&ttendance Software V3.6 19 viso: $i -orra todos os datos
ser imposi-e resta:raros. Para evitar esto se recomienda q:e
primero descar:e toda a informacin y a amacene en e sistema
Sincronizartiempodelequipo:Puedesincronizareltiempodelequipo con el
de la computadora. 2Conectar a un equipo lector de huellas
a.EstapaginadescribelainIormaciondelequipo,atravesdeesta
paginaustedpodraverinIormacioncomotipodeproducto,modelo,
numerodeserie,Iirmware,etc.Solodeclickenelboton'Read Options. otao
es posibIe modificar esta informacin Time&ttendance Software
V3.6 20 Con el Iindegarantizar la Iiabilidad del equipo pormucho
tiempo, algunos equipos soportan la administracionde energia, como
tiempoen espera, tiempo de apagado, etc. Click en Read Options, la
conIiguracion de 'inactividad aparecera en la pantalla principal:
Time&ttendance Software V3.6 21 ModiIique la conIiguracion que
desea usar y de click en $et Options. cClick en otra pagina de
Iunciones para ver otras Iunciones del equipo Borrar todos os datos
en e eq:ipo: El sistema eliminara todos los datos en el equipo,
incluyendo huellas y registros. Time&ttendance Software V3.6 22
Aviso: $i -orra todos os datos ser imposi-e resta:raros. Para
evitar esto se recomienda q:e primero descar:e toda a informacin y
a amacene en e sistema Eiminar privieios de administrador: Si el
usuario olvida el nombre y contrasea de este equipo y no puede
entrar al menu, puede usar esta opcion para eliminar el antiguo
administrador y registrar uno nuevo. Sincronizacion de
tiempoSincronizar el tiempo del equipo con la PC, mantener el
tiempo del dispositivo igual que el de la PC.
ActualizarIirmwarePuededarclicken'UpgradeIirmwarepara actualizar el
Iirmware, la siguiente pantalla aparecera
Clicken'Yesparaactualizarlo,Clicken'oparacancelar.Si
despuesdedarclickenyesyelarchivodeactualizacionestacorrecto, se le
inIormara que el Iirmware del equipo es el mas nuevo. Preca:cinNo
act:aice e firmware sin a:torizacin, de-er Time&ttendance
Software V3.6 23 contactar a proveedor y q:e Fste e de a:torizacin
para act:aizar efirmware,siohacesina:torizacinp:edeafectare
f:ncionamiento norma de eq:ipo.
CapturarimagendehuellaCapturarlaimagendelahuellaqueesta colocada
sobre el sensor del equipo. Nota:nos eq:ipos no soportan esta
f:ncin Descargarregistrodeadministracion:Descargarelregistrode
administracion del equipo al sistema.
DeClickenlapaginade'communiactionsetting,verlas
conIiguracionesdecomunicaciondelequipo,clickenReadoptions para ver
todas las conIiguraciones de comunicacion. Time&ttendance
Software V3.6 24 Si desea modiIicar estas conIiguraciones, puede
introducir directamente
losvaloresenloscuadros,despuesdeterminar,declicken'Set Options para
guardarlo en el equipo. 2..3 onitor en tiempo rea
LaIunciondemonitorentiemporealpermitealsoItwaresaberla asistencia
del personal o el estado del control de la puerta en tiempo real,
puede encontrar y tratar con el estado de excepciones.
EjecuteestaIuncion,soloesnecesarioabrirelsoItwareyagregarel equipo
a la red, sihaymuchosequipos solo necesita conectarlos todos,
despuesdequeunusuarioseveriIique,suregistroapareceraenla pantalla
ota: AIgunos equipos no soportan esta funcin Time&ttendance
Software V3.6 25 2..4 dministration U$B
Comoescomun,existenlassiguientesIormasdedescargardatos: RS232,
Ethernet, and RS485.
CuandosediIicultaoIallalacomunicacionporesosmedios,puede
utilizarunUSBparasubirodescargarinIormacionyhuellasdel personal y
asi guardar esta inIormacion en el soItware.
Seleccione'SystemOptionsdelmenu'Maintenance/Option,enla
ventanaqueaparecedeclickenlaopcion'FunctionOptionquese
encuentradelladoizquierdo,marquelacasilla'USBManageenel
cuadrode'FunctionConIiguration,asilaopcionde'USBDisk Manage del
menu 'Data ya estara disponible.
DebidoaquecadaequipoesdiIerente,losdatosquesedescarganala memoria
USB seran diIerentes, asi que antes de utilizar el USB primero
seleccione el tipo de datos que su equipo utiliza.
Time&ttendance Software V3.6 26
Despuesdeescoger,presioneOKparaentraralaadministracionde
USB,talvezseproduzcaunerrormientrasdescargalosdatosquees ocasionado
por una mala eleccion. Importar datos de :s:ario a a PC Introduzca
elUSBen elpuertodel equipo lectordehuellas, seleccione
'Menu'UIlashdiskmanagement'DownloadUserData, Presione OK, cuando la
ventana le inIorme que la copia de datos ha sido
exitosa,retireelUSByconecteloalaPC,enelsoItwarevayaa
'Data-'UIlashdiskmanagement,seleccione'ImportuserintoPC, Aparecera
la siguiente pantalla. Time&ttendance Software V3.6 27 El
archivode datosdel actualusuario que se encuentra enelUSB sera
mostradoenlacolumna'checkrecinIo,despuesdeseleccionareste archivode
click en 'Importuser data, el sistema importara los datosy
seranmostradosenlalistadeenmedioparaindicarquelosdatoshan sido
descargados exitosamente. Borrar datos de USB: Elimina todos los
datos del USB. Borrar listaBorrar la inIormacion del personal de la
lista actual. ActualizarActualizar la inIormacion del personal en
la lista actual. Importar desde el disco local: Importar datos de
usuario de la PC a otro disco. Exportar Datos de Us:ario a U$B
ExportarlosdatosdeusuariodelsoItwarealUSBparagrabarloso
Time&ttendance Software V3.6 28
transIerirlosaotrodispositivo,aquipuedeseleccionarelusuarioque
desea subir, como se muestra en la siguiente Iigura. Podra ver toda
la inIormacion del personal en la columna de la izquierda,
declickenelbotonparamoverlosdatosalapartede'ExportUser Data. Mueve
todos los registros a la parte de 'Export User Data.
Moverelpersonalquehasidoseleccionadoalapartede'Export User Data.
Remover todos los registros de la parte de 'Export User Data.
Remover el personal que ha sido seleccionado de la parte de 'Export
User Data Importar os reistros de datos a a PC
ConecteelUSBeneldispositivo,seleccione'Menu'UIlashDisk
Management,PresioneOK,laventanaleinIormaraquelosdatosse
Time&ttendance Software V3.6 29 descargaronexitosamente. Retire
el USBdel equipo,despues conectelo
alaPC,entrea'Data'UIlashdiskManagementyseleccione 'Import record to
PC, como se muestra en la siguiente pantalla. La
inIormaciondelosdatos deusuario queha sidograbada en el USB se
mostrara en la parte izquierda, que es la lista de espera para
importar. Seleccioneelarchivo,declicken'importrecordfromUfashdisk
el sistema importara los datos, estos se mostraran en la lista de
en medio lo cual indica que los datos se descargaron exitosamente.
Borrar datos del USB: Elimina todos los datos del USB Borrar
listaBorrar los mensajes cortos en la lista actual.
ActualizarActualizar la inIormacion del personal en la lista actual
Importar de disco local: Importar datos de usuario de otro disco a
la PC. Time&ttendance Software V3.6 30 Importar mensajes cortos
ConecteelUSBalequipo,seleccione'Menu'UIlashDisk
Management'DownloadSMS,PresioneOK,laventanainIormara que los datos
se descargaron exitosamente. Retire el USB del dispositivo,
conecteloalaPC,entrea'Data'UIlashdiskManagement, seleccione 'Import
SMS to PC, como se muestra a continuacion
ClickenImport$hortessaefromUfashdisk,losdatosse importaran al
sistema, despues de la importacion, todos los datos de los mensajes
cortos que se importaron se mostraran en la pantalla. Agregar nuevo
mensaje corto a la PCAgrega un uevo mensaje corto al soItware.
SobrescribirdatosdelaPCUselosdatosimportadosdelUSBpara sobrescribir
los datos del soItware. Borrar datos del USB: Borra los mensajes
cortos que se encuentran en el Time&ttendance Software V3.6 31
USB. Borrar listaBorra la lista actual de mensajes cortos.
ActualizarActualizar los mensajes cortos en la lista actual.
Exportar mensajes cortos Exportar mensajes cortos en el soItware o
en el USB, o subir mensajes a otro dispositivo, aqui puede
seleccionar el mensaje corto que desea subir, asi como se muestra
en la siguiente Iigura. En el soItware puede ver todos losmensajes
cortos en la columna de la
izquierda,estosmensajesaunexistenen'shortmessageboxdespues
dequesonseleccionados,cuandohaymuchosmensajespararealizar
busquedaspuedeutilizaralgunaIormacomolassiguientes:numerode serie
del mensaje corto, contenido, mensaje publico o privado.Mover
registros a la listadel lado derecho: seleccioneelmensajecorto que
desea subir, click en (ove) para moverlo a la lista del lado
derecho, Time&ttendance Software V3.6 32 el mensaje se
transIerira a 'wait Ior moving to U Ilash disk list Borrar los
registros de la lista; Borra todos los registros en la lista 'wait
IormovingtoUIlashdisk,despuesdeborrarlosyanoseraposible subir esos
mensajes al USB.
BorrarsolociertosregistrosSeleccionelosregistrosquenonecesitan ser
subidos y de click en Clear Selected List` para eliminarlos de esa
lista. NotaEsta f:ncin soo es vida para os eq:ipos con U$B 2..5
dministracin de mensajes cortos
AlgunosproductosproveenunaIuncionconlacualpodramandar mensajes a
una persona a traves deuna Iormapublica opersonal, antes
deutilizarestaIuncion,esnecesarioconIigurarlosmensajescortos,
personalicelosmensajesdeacuerdoalpersonalydespuescarguelos mensajes
al equipo. El equipo soporta dos Iormas de subir los mensajes,
unaessubirlosconectandoelequipodirectamenteconelsoItwareyla
otraesutilizandounUSB,acontinuacionsemuestraunejemplopara subir
mensajes EntrealsoItwarealaopcion'$ystemOptiondentrodelmenude
conIiguraciones,marquelaopcionde'SMSContentManagequese encuentra en
laopcionde 'Function Option, asi se activara la Iuncion de SMS y
podra ser utilizado. Time&ttendance Software V3.6 33 Sistema de
mensajes cortos (Short management System, SMS) ConIiguracion de la
comunicacion
SeoIrecendosopcionesdeconexion---Puertoserial/Ethernet, determine
el modo de comunicacion entre el equipo y su PC, de acuerdo
alaconIiguraciondelequipo,completelainIormaciondel 'numerode
dispositivoyla'contraseadecomunicacion,clicken'Test
Connection,silaconexionesexitosa,esteelementocambiaraa
'Disconnection, si la conexion Ialla, el sistema dira 'ai to
connect. 2Busqueda de mensajes
ElsistemasoportacuatroIormasdebusqueda---pornumerodeserie,
contenido, mensajes publicos y mensajes personales, debera
seleccionar laIormaquenecesitaatravesdelcuadro'Condition,Clicken
'Browse, los resultados apareceran en el area de lista.
Time&ttendance Software V3.6 34 3Mantenimiento de mensajes
cortos EnestasecciontambiensoportaelmantenimientodelainIormacion
basicadelmensajecorto.LascuatroIuncionesqueseincluyenson agregar,
borrar, modiIicar y actualizar rear: Click en el boton add,
aparecera lo siguiente:
MensajecortopublicoParamensajespublicos,tanprontocomoel equipo
reciba el mensaje lo estara mostrando en todo momento
MensajecortopersonalParamensajespersonalesnosemostraran hasta que
la veriIicacion del usuario sea positiva
ConIiguraciondelperiododevalidez Despuesdeseleccionarel elemento,
se agregara una linea en la pantalla, deIine el tiempo de inicio y
los terminos del periodo de validez. Time&ttendance Software
V3.6 35 CancearDe click en 'cancelel sistema le preguntara si esta
seguro quedeseacancelarelmensaje'reyo:s:retocancetheseected
shortmassae?despuesdeconIirmar,elsistemalepreguntarasi desea
eliminar el mensaje corto tambien en el dispositivo o no 'whether
deete the short messae in the attendance machine toether or not
Click en OK y el mensaje se eliminara permanentemente
odificarDespues de seleccionar un mensaje de la lista puede hacer
clickenmodify,asipodramodiIicarelnumerodeserie,periodode validez y
el contenido del mensaje corto ct:aizar
DespuesderealizarlabusquedadeSMS,solose
mostraranlosmensajesquearrojoelresultadodesubusqueda,puede
actualizar para mostrar todos. 4Enviar un mensaje corto Desde la
lista de mensajes en la lista izquierda, seleccione los mensajes
que desea enviar y de click en '$end $$. 5Personalizar un mensaje
corto del personal Click en 'Empoyee $$ c:stomize, aparecera lo
siguiente Time&ttendance Software V3.6 36
InformacindepersonaEstalistamuestraelpersonalquetiene mensajes
cortos personalizados.
ensajescortosEstalistamuestralosmensajescortosqueson personalizados
por el personal; OperacindeseeccinSielsoItwareseconectaconelequipo,
puede dar click en 'send immediatey, si el soItware no esta
conectado conelequiposeleccione'Notsendtemporariy,yregreseala
pantallaprincipaldelaadministraciondemensajescortos,luego
seleccioneel temadelmensaje corto queno ha sido enviadoydeclick en
'send $$ para lograr la exportacion de inIormacion del usuario o
utilice un USB para exportar los mensajes que han sido grabados en
el. 6Eliminar
Seleccione~$$ofattendancemachine,clicken~exec:te,puede eliminar
todos los mensajes cortos en el equipo de asistencia, seleccione
Time&ttendance Software V3.6 37
unmensajedelalistadelaizquierda,declicken'Executeyel mensaje
seleccionado se borrara. Seleccione ~:ser c:stomizes messae, click
en 'Execute para borrar todos los mensajes de usuario en el
dispositivo T&A. Opcion~Empoyee$$c:stomizationinq:iryBsq:eda
personaizada de mensajes $$ de empeados). Time&ttendance
Software V3.6 38 Bsq:edaEste sistema soporta cuatro maneras de
busqueda ---basadas
ennumerodeserie,departamento,numerodeempleadoynombre; puede
seleccionar la que necesite en el cuadro 'Condition; para iniciar
la busqueda de click en 'Q:ery, los resultados apareceran en la
lista de laizquierda,clicken'Refreshparaquevuelvanaaparecertodoslos
mensajes cortos personalizados de usuarios.
Nota:Estasopcionessoosonvidasenoseq:iposq:e c:enten con f:ncin de
$$. 2.2 antenimiento/Opciones
ConelIindeobtenerresultadoscorrectosyexactosdeTiempoy
Asistencia,deberaconIigurarlasopcionesdelmenu
'Mantenimiento/Opciones(Maintenance/Options),aquipuede
Time&ttendance Software V3.6 39
conIigurarlabasededatosdelsoItwareyhacerconIiguracionesdel
sistema.Primeramente,entrea'listadedepartamentos(department
list)paraconIiguraryasignarpersonalalosdepartamentos,despues
conIigure una contrasea para la base de datos, luego establezca los
dias Iestivos,tiposdesalidasyreglasdeasistencia,departamentos,
mantenimientodepersonalyconIiguracionesdeadministrador,por
ultimo,mantenimientodecalendario,mantenimientodeprogramacion de
turnos, asignacion de turnos al personal. Nota menos q:e haya
asinado a proramacin de t:rnos a persona, e sistema no prod:cir
reportes de asistencia Este sistema provee el enrolado de huella o
tarjeta despues de conectarse con la PC,esto soluciona
losproblemasde que elpersonal nocoincida la huella o tarjeta, por
Iavor vea 2.2.2 Mantenimiento de empleados. 2.2.dministracion de
departamento
Enestemoduloseproporcionanindicacionesparaadministrarcada
departamento,principalmenteagregaroborrardepartamentosyenrolar
personal a los departamentos. Para mas detalles vea lo siguiente:
Declickenlaopcion'Departmentistdelmenu'aintenance /Optionsaparecera
la siguiente ventana Time&ttendance Software V3.6 40 Si desea
agregar un departamentode click en la opcion 'Add que se
encuentraenlapartesuperiorizquierdadelaventana,introduzcael nombre
del departamento en el cuadro de dialogo y de click en (confirm)
para grabarlo.
Sideseaborrarundepartamento,debeseleccionareldepartamentoque
deseaborrardelalistaydarclickenlaopcion~Deete,seleccione 'confirm
para conIirmar.
Sideseamoverundepartamentoycambiarlodearea,declicksobreel
departamentoquedeseamoveryarrastrelohaciaelareaenlaquelo desea
colocar. Paraenrolarusuariosencadadepartamentodeclicken~Empoyeed,
aparecera lo siguiente: Time&ttendance Software V3.6 41
Elpersonalenlalistade~Empoyeessonlosqueaunnoestan
asignadosaningundepartamento,esdecirquehandejadosuspuestos. Esto es
lo mismo que dejarlos sin salario.
Enesalistaseleccionelosempleadosquedeseaagregarasu
departamentoydeclickenelboton(dd),asilosempleados seleccionados se
agrgaran en su departamento.
Enlalistade~O:rDepartment`sEmpoyeesseleccioneaquellos
empleadosquedejaransudepartamento,declicken(Remove)yesos
empleadosdejarandepertenecerasudepartamento(dejaransus puestos).
Despues de terminar de click en el boton (Cose) o enpara regresar a
la pantalla principal de administracion de departamento.2.2.2
antenimiento de empeados Seleccioneelmenu'aintenance/Options
clickenlaopcion Time&ttendance Software V3.6 42
'Mantenimientodeempleados(EmployeeMaintenance)paraabrirla
listadeempleados,dentrodeestaventana,hayvariainIormaciondel
personal y conIiguraciones de asistencia. A traves de la lista de
personal
podraveraquedepartamentoperteneceelpersonal,podramodiIicary
verinIormaciondelpersonal,aquilosprivilegiosdeconIiguracionde
asistencia son superiores a 'Assign StaII Schedule.
Lamitadsuperiordelaventanade'EmployeeListesunalistade
empleadosylamitadinIeriorestadiseadaparaseleccionary conIigurar
inIormaciondelpersonal. Lamitad inIerior se divideen tres
pestaas,declickenlasdiIerentesetiquetasenlaparteinIeriorpara
cambiar entre las distintas pestaas. Cuando tiene mucho personal,
puede utilizar la Iuncion de busqueda, en la barra demenus en el
cuadro correspondiente introduzca la condicion
debusqueda,clicken~$earchyasipodreatenerlosdetallesdela
Time&ttendance Software V3.6 43 inIormacion de su
personal.1DeberallenarlosespaciosdelalistadeinIormaciondelpersonal
conelnombre,numerodeenrolado,etc.;deacuerdoasunecesidad actual
puede agregar otra inIormacion sobre el personal.
Notadiferenciadesoftwareanti:o,hemosinterado:na
n:evaf:ncionenemen:de~maintenance/options,en:merode :s:ario se
distin:e de n:mero de enroado, e n:mero de enroado
esparaedispositivoydeac:erdoa:ndispositivonormaFste n:mero no p:ede
ser mayor a 65535, pero e n:mero de :s:ario no tiene imite. Agregar
un nuevo
usuarioCuandousualmenteseejecutaesteprogramadeadministracionpor
primeravez,despuesderegistraralusuarioeneldispositivo,se
descargaalsoItware,serevisaelnombreoalgunaotrainIormaciony despues
se sube de nuevo al equipo. Si tiene que aadir directamente el
personalenelsoItware,conelIindegarantizarlainIormacionde usuario y
la huella o la tarjeta de correspondencia uno a uno, conecte el
dispositivo para ir a la registracion en tiempo real y la huella y
la tarjeta estan disponibles en esta interIece. Despues de conectar
el equipo, cada
vezqueagregaunusuariosucorrespondientehuellaotarjetaseran
registradassimultaneamente.Evitalosproblemasdequelahuellao tarjeta
y el personal no correspondan con lo que aparece. A, Registro de
huella Debajode'Fingerprintmanageseencuentraunaopcionpara
Time&ttendance Software V3.6 44
seleccionarelequipolectordehuellasqueestaconectadoalsistema,
despuesdeconectarloexitosamente,empiezeaagregaralpersonal.
Seleccione eldepartamentoel cual elpersonalpertenece, declick en el
boton ,introduzcaennumeroderegistro,nombreyotrainIormacion del
personal. De un click en el boton 'save para empezar el registro de
huellas.
Registrodehuellaenelequipo:registrarlahuellaconelequipolector de
huellas y pasarla al soItware. Registro de huella en lector usb:
Registrar la huella a traves de un levtor USB y pasarla al
soItware. Registrodeimagen:ConunaplantilladehuellagrabadaenlaPCpara
registrar huellas en el dispositivo. Flujo de registro:De click en
el boton de registro, aparecera lo siguiente Time&ttendance
Software V3.6 45 Empiece el registro, click en cualquiera de los
dedos, el equipo que esta
estaconectadoalsistemalepediraquecoloquesudedoparahacerla
captura,despuesdecolocareldedotresveces,seleinIormaraqueel registro
ha sido exitoso, el proceso de registro habra terminado.
Time&ttendance Software V3.6 46
Sideseaunahuelladerespaldoparaelsistema,seleccioneotrodedo
pararegistrarlo.DespuesdeterminarelregistropresioneOKpara regresar
a la pantalla de agregar usuarios. B, Registro de tarjeta Dentro de
"Iingerprint or card registration", seleccione el dispositivo con
la Iunction de tarjetas, despuesde que la conexion sea exitosa,
empiece a agregar personal. Seleccione el departamento al cual va a
pertenecer el
personal,Clicken,deslicelatarjetaporenIrentedelequipoque
deseaquesearegistrada,despuesdeesto,elnumeroderegistroyde
tarjetadelempleadomostraranlainIormacioncorrespondienteala
tarjeta,deacuerdoalasnecesitadescambieelnumerodeserieyel nombre, el
numero de tarjeta no cambia al azar.. El cursos se situa en la
columna nombre.Time&ttendance Software V3.6 47
Sideseaagregarnuevosusuariospresioneelbotonpararepetirla operacion
descrita anteriormente. 2rear -atch de persona:
Cuandoalgunosdepartamentosenrolanmuchopersonal,puedeutilizar
estaIuncionparaagregarpersonalyaligerareltrabajo.Ej.Muchas
personassedeseanagregaraldepartamentodeIinanzas,primero
seleccioneeldepartamento;clickenelboton'-atch,laventanapara agregar
batch aparecera. Si no hay personal en ese departamento aparecera
lo siguiente Time&ttendance Software V3.6 48 Si hay personal en
el departamento aparecera lo siguiente Time&ttendance Software
V3.6 49 Losdatosderespaldodelpersonalqueseseleccionodeldepartamento
deIinanzassemuestranenlaesquinasuperiorizquierda,sielpersonal
uevoagregadoyelpersonalseleccionadotienenelmismoturnoy asistencia,
deun click en (Copy seected empoyee attendance option
andsched:e),sideseatenerlosmismosdatoscomo'genere, 'title, etc.,
entonces active la casilla del dato correspondiente que desea
copiar. FormatodenumeroEsohabladelnumerodeseriedeasistencia,por
ejemplo, el numero de personal de este departamento comienza con el
1, asi su numero de serie es 1***, introduzca 1*en el cuadro de
numero de serie, la ventana se mostrara como la siguiente
Time&ttendance Software V3.6 50 Lonit:d de ~asterisco
comodinEsto signiIica, cuantas ciIras indica el simbolo? Ejemplo:
la seccion delantera del numero de serie es 1??? el rango de su
comodin es de 3si el numero de serie es??entonces la longitud de su
comodin es 2. Despues de que la longitud del 'comodin
hasidodeIinida;porelusodeloscuadros'fromy 'toparacrearel rango del
numero de serie. Ejemplo: crear el rango de numeros de serie del
106 al 118; introduzca 6 en el cuadro 'from y 18 en el cuadro 'tola
amplitud del comodin es 2pero la anchura del 6 al 9 es una ciIra.
En estecaso,elsistemaagregaraun0automaticamente.Elejemplose muestra
en la siguiente Iigura: Time&ttendance Software V3.6 51 . Click
en el boton 'OK, agrega al personal y de click en 'Cance para
regresar a la pantalla prioncipal. !odificar persona
omodiIiquealazarelnombreonumerodeenroladodelpersonal.
EvitequeexistainIormacionquenocoincidaconlainIormacion
correspondienteeneldispositivo.Clickenelboton,inroduzcalos
nuevosdatosenloscamposcorrespondientesypresioneelboton ($ave).
"Transferir empeado Click en el boton(TransIer Employee) para
transIerir empleados de un departamento a otro, aparecera la
siguiente pantalla Time&ttendance Software V3.6 52 En el cuadro
de Empoyee Transfer seleccione el departamento al cual
quiereagregaraluevoempleado,click(OK)paratransIerirloo (Cance) para
cancelar. 2Operacin de accesos de cick derecho De un click derecho
en una region de la lista de personal para exportar la
inIormacionbasicadelpersonal,elreportedeproduccionesta
disponible;todoelrangodedatospuedeserocultadoomostradoenla pantalla
actual. Como se muestra en la siguiente Iigura: Time&ttendance
Software V3.6 53
Exportardatos:ExportatodalainIormaciondelpersonaldel
departamentoactual.EstoescomocrearunreporteenelTime Attendance.
Crearreporte:TodalainIormaciondelpersonaleneldepartamento
actualseramostradaenunreporte.Estoescomoexportardatosenel reporte
de Time Attendance.
uardarreddediseo:Despuesdehacercambiosdelrangodedatos,
guardelaconIiguracion,esposibleutilizarlosdespuesdeunaescritura
directa de la conIiguracion del rango de datos.
Mostrartodaslascolumnas:Despuesdeseleccionarestaopcion, aparecera
toda la inIormacion del personal.
Ocultartodaslascolumnas:Despuesdeutilizarestaopcion,todala
inIormacion del personal sera ocultada.
Columnas:MuestraelnombredelacolumnadelainIormaciondel personal,
esto en la vista de personal 3, Click en conIiguracion de
departamentos, se permite establecer la conIiguracionde
departamentos. Sumetodo es lamisma operacion que el la
administracion de departamentos. Time&ttendance Software V3.6
54 "Click en la etiqueta de paginacion de otra inIormacion.
Aparecera lo siguiente: Aqui se permite introducir la inIormacion
importante del personal. Para
saberacercadelainIormacionimportantequeesintroducidaenea
paginarelativa
selecioneeldepartamento,seleccionepersonalpresioneelboton,agregueunelementoderegistroescribael
estilodeinIormacionenlaspalabrasdelaIila introduzcala
inIormacionenrelacionalcontenido,grabeloscambios,seleccione
departamento,seleccionepersonal,introduzcalainIormacionenla columna
asi como introduce el contenido relacionado en la columna de
contenido, despues grabe solo esta inIormacion . Time&ttendance
Software V3.6 55 Opcion de reglas de asistencia Click en la
etiqueta AC option. Aparecera la siguiente pantalla ctivar CEsto es
para ver si la asistencia es valida, si esta marcada
estacasillasecontabilizaraelpersonalylaestadisticadeasistenciade
acuerdoalaregladeasistenciaencasocontrario,elpersonalno
necesitamantenerunregistrodeasistencia.Ejemplo.Elliderdeun
departamento no checa asistencia, pero su asistencia es
contabilizada en trabajo normal.
ContadordeOTovertime):Activeestacasilaparacontarlashoras extras del
personal. Reesta-ecerdasfestivosActiveestacasillayelpersonaltendra
descansoenlosdiasIestivos,sielpersonalvaatrabajarselecontara
Time&ttendance Software V3.6 56
comotiempoextra.Encasocontrario,sielpersonaldeberiaestaren trabajo
normal y no esta, se contara como Ialta. Check-in/Check-o:tEste
element puede controlar si el personal debe checar la entrada o
salida, esta seleccion esta por encima de la seleccion en la
programacion de turnos. Confi:racin de tiempo y asistencia de
persona Clicken'ScheduleAC;introduzcalaconIiguraciondetiempoy
asistencia del personal, como se muestra a continuacion
Elmetododeestadisticasdeasistenciaessimilaralmetodode
conIiguracionavanzada,soloquehayunincrementopcionalsiel
registrodehorasextratienequeserregistradoyexaminado.Enlas opciones,
todo el tiempoextra tiene que ser examinadoy registrado, de lo
contrario, el tiempo extra no se pagara. Time&ttendance
Software V3.6 57
UnalistaactualdeturnosindicalaplaniIicaciondehorariodetrabajo
delpersonal,laventanamuestraelturnodelpersonalincluyendola
IechadecomienzoyIinynombredelturno,sinecesitamodiIicarel
turnodelpersonal,primeroseleccioneelturnodelalista'shiIts,se
pondraenazul,declickenelboton(-)paraeliminarelturnoactual,
despuesde estode click en (+) para agregar un nuevo turno, la
ventana es la siguiente:
Seleccioneunnuevoturnodelalistadeturnosquehansido conIigurados,
deIina el tiempo de comienzo y Iinal, click en 'OK para
conIirmar,clicken~Canceparacancelarestaaccion,regreseala pantalla
de conIiguracion de asistencia.
Mientraselturnodelpersonalseaenhorasnormalesdetrabajo,puede agregar
muchos elemendos de programacion. Ejemplo: Fecha de inicioFecha de
terminoTurno Time&ttendance Software V3.6 58
03-3-103-5-30springs 03-6-103-9-1summers
Laasignacionautomaticadeturnodepersonalestaseleccionada, aparecera
la ventana siguiente.
Laauto-asignaciondeturnodepersonalesque,mientraspersonalque no
tenga asignadoun turno,pero el/ella tienen registrode asistencia,
el sistema automaticamentedeIinira el periodode tiempo.Esta Iuncion
se utiliza principalmente en los cambios de turnos. Minimo de
tiempo para auto-asignar turnoCuando establece un periodo de
tiempo, porejemplo undia, entonces si al empleadono se le asigna un
turno, despues de un dia de que el esta checando se le asignara
turno automaticamente. Time&ttendance Software V3.6 59 Periodo
de tiempo utilizadoEsto es para establecer el periodo de tiempo
deesteusuarioclicken(+),apareceranlasopcionesdelperiodde
tiempo,estossonlosquesecrearonenlalistadeadministracionde turos.
Aparecera lo siguiente De un click sobre el periodo de tiempo que
desea agregar, si desea quitar alguno solo seleccionelo y de click
en el boton (-) Time&ttendance Software V3.6 60 Despues de
congiruar, click en OK) para guarder los cambiosclick en
(Cance)paracancelarloscambios,regresealaetiquetade conIiguracion de
asistencia.2.2.3 Confi:racion de administrador Esta-ecer
administrador Para ayudar a mejorar la seguridadde su sistema, para
prevenir que los
datosseancambiadosporpersonalnoautorizado,esteprogramade
aministracionproveeunaIunctionparaestablecerunadministrador,
Clickenelmenu'maintenance/optionsydeclickenelsubmenu
'Administrator, aparecera la siguiente ventanaTime&ttendance
Software V3.6 61 Click en el boton (administrator), aparecera lo
siguiente
Seleccioneeltipodeadministradorquedeseaagregar(serecomienda
agregarunsuperadministrador),despuesdedarclicksobrelaopcion que
desea aparecera lo siguiente Time&ttendance Software V3.6 62 En
la pantalla seleccione al usuario que desea poner como
administrador, todos los administradores deben ser personal de la
compaia. Time&ttendance Software V3.6 63 La contrasea inicial
del administrador es su propio numero de registro, click (OK) para
entrar a la pantalla de privilegios de administrador, aqui puede
establecer los provilegios que tendra este administrador
Declickenlosprivilegiosquedeseaqueeladministradortenga, indica que
ese elemento esta seleccionado, 'all no choice signiIica que el
sistema dara a cada clase de administrador los privilegios por
deIecto. Alterminardeclicken"OK"paracompleterlaconIiguracion,sida
clicken'Cance"selepermitiraestablecerlosprivilegiosenotra
ocasion(paraestablecerdespueslospermisos,enlaventanade
administradores, de click en el boton 'Operation Purview). Nota: El
administrador no puede revisar sus propios privilegios o borrar su
cuenta, solo el 'super administrador se le permite revisar, agregar
o borrar a los otros niveles de administrador. Para mas detalles
vea la clasiIicacion y privlegios de administradores.
Time&ttendance Software V3.6 64
Despuesdeestablecereladministrador,lacontraseapordeIectoessu numero
de registro de personal, se recomienda cambiarlo para garantizar la
seguridadde losdatos. Despuesde establecerun administrador en el
sistema,elsistemamostraraunaventana,sinointroducelosdatosdel
administrador no podra entrar en el soItware. Privieios y
casificacin de dministradores 1.ClasiIicacion de Administradores
Hay4clasesdeadministradorenelsistema,deacuerdoalnivelde
privilegiosdelrangomasaltoalmasbajolasecuenciaseria:'Super
administrator,segundonivelde'departments`administrators,primer
nivel de 'departments` administrator y department administrators
2.PrivilegiosdeAdministrador:Lossuperadministradorespueden
administrar a todo el personal; los administradores de departamento
solo Time&ttendance Software V3.6 65 pueden administrar al
personal de su departamento. Privilegios de super administrador: El
super administrador, es
eladministradordemasaltonivelenelsitema,tieneprivilegiospara
agregar,modiIicar,oeliminarotrosadministradores,selepermite
inicializarlaadministraciondelsistemayestablecerlabasededatos.
PordeIectoselepermiterealizarcualquieroperacionenelsistema.Si
noseseleccionaningunprivilegioenlainterIacedelosprivilegiosde
administrador,entoncestendralosprivilegiospordeIecto,sisolo algunos
puntos han sido seleccionados, entonces este administrador que
tieneesosprivilegiospuedeseleccionarsolamenteelproyecto
correspondiente. Privilegiosdeladministradordesegundonivelde
departamento:elsegundoniveldeadministradoresdedepartamentose
lespermiteagregaradministradoresensudepartamento,yaseadel
mismonivelomasabajoqueelmismo,eliminardepartamentoalque
pertenece,noselepermiteoperaradministradoresdeotros
departamentos.Sisolounospocoselementoshansidoseleccionados,
entonceseladministradorquetieneesosprivilegios,solopodra
seleccionar los proyectos correspondientes.
Primerniveldeadministradordedepartamento:elprimer nivel de
administrador de departamentos puede agregar administradores
asudepartamento,yrevisarlosprivilegiosdelosdesumismoomas bajo
nivel, eliminar el departamento al que pertenece, no esta permitido
aoperarsobreadministradoresdeotrosdepartamentos.Sipocos
elementoshansidoseleccionados,eladministradorquetieneesos
Time&ttendance Software V3.6 66 privilegios, solo podra
seleccionar los proyectos correspondientes.
Administradoresdedepartamento:Losadministradoresde
departamentopuedenagregaradministradoresasudepartamentocon
susmismosprivilegios,eliminareldepartamentoalquepertenecen,no
selespermiteoperarsobreotrosadministradoresdedepartamento.Si
pocoselementoshansidoseleccionados,entoncesesteadministrador podra
seleccionar los proyectos correspondientes. Proyecto :torizado
Eliminarlosdatosobsoletos/respaldarlabasededatos/exportarlos datos
de asistencia:
Hay3proyectosbajoelmenude'Data,eladministradorcuentacon estos
privilegios para guardar y examiner inIormacion.
Importarlosdatosdeasistencia:Sepuedeniimporterlosdatos grabados en
el archivo al sistema a traves de la opcion Import C data dentro
del menu 'Data.
Dejareltrabajo/pedirpermiso:clickenelsubmenu"Employee
leaveonbusiness/askingIorleave"queseencuentradentrodelmenu
'ttendance, aqui puede establecer las conIiguraciones y producer
las hojas de datos correspondientes. Olvido de checar entrada /
salida: si el personal se olvida de checar su entrada/salida,
agregue la 'checada correspondiente a traves de esta opcion
~orettin to cock in/o:t dentro del menu 'ttendance. Llegadas
tarde/Salidas temprano colectivas: si varios miembros del
Time&ttendance Software V3.6 67
personalhanolvidadochecarsuentradaosalida,conestaopcionse
puedeestablecer que se ignore esa 'checada y se lepuede asignar una
nueva de acuerdo a como el administrador lo desee.
Salidasentiempodetrabajo:puedebuscaralosempleadosque
salenalashorasdetrabajo,examinerelsistemayrevisarlaagendaa traves
de este submenu ubicado en el menu $earch/printin.
Actualsituaciondetrabajodelpersonal:conestaopcionpuede buscar
cuales son las personas que actualmente vinieron o no a trabajar,
estoatravesdelaopcion'currentemployeesondutystatusenel menu
'Search/Print. Consultasyreportesdeexcepcionesdeasistencia:Enelmenu
'search/printingpuedetambienhacerclickenlaopcion"Attendance
Calculationreport,puedebuscarcualquierclasedeexcepciones,
estadisticas de asistencia, reporte de produccion e imprimir
reportes. Administraciondedepartamento/Mantenimientodeempleados:
puedeestablecerlosdepartamentosen'administracionde
departamentos;revisarlainIormacionyconIigurarlostiemposde
asistencia del personal en la opcion de 'mantenimiento de empleados
a travesdelsubmenuDepartmentist/Empoyeemaintenancequese encuentra
en el menu aintenance/Option.
ConIiguraciondeadministrador:Enelmenude
'maintenance/options,conIigureeladministradoryasignelos
privilegios. Mantenimientodeperiododetiempo/administracionde
Time&ttendance Software V3.6 68 programacion de turnos: a
traves de esta opcion puede crear el period de
tiempodetrabajoenelmantenimientodeperiodosdetiempo,
administrarlaprogramaciondeturnos,seleccionarelperioddetiempo
apropiadoocombiarelperioddetiempoparaestablecerlasdiIerentes
programaciones de turnos.
Asignarunaprogramaciondeturnoalpersonal:Asignarla programacion de
turnos ya establecida al personal.
MantnimientodediasIestivos:EstablezcalosdiasIectivosenla opcion
'Holliday Maintenance.
ConIiguraciondesalidas:Enestaopcionestablezcalasopciones por las
cuales el personal se puede ausentar.
Regladetiempoyasistencia:Establezcalas reglasdeasistenciay la regal
estadistica para el proyecto de tiempo y asistencia en el reporte.
ConIiguracion de base de datos: A traves de esta opcion establezca
la conexion a la base de datos. ConIiguracion del sistema: Puede
llevar a cabo la conIiguracion de algunas opciones del soItware.
Conexion a dispositivo: Le permite conectarse a un dispositivo.
Descargarregistrosdedatosdeldispositivo:Lepermitedescargar los
datos disponibles en un dispositivo.
SubirinIormaciondelpersonalaldispositivo:Lepermitesubirla
inIormacion del personal al dispositivo seleccionado.
Time&ttendance Software V3.6 69
Descargarempleadosysushuellas:Aquipuededescargarla inIormacion de
las huellas de los empleados.
BorrarlainIormacioneneldispositivo:Eliminalosdatosde asistencia
grabados en el equipo Administracion de dispositivo: Le permite
examiner la inIormacion del dispositivo y llevar a cabo algunas
operaciones sobre ella.
Editardispositivo:Puedeagregar,eliminaryrevisarla comunicacion del
soItware con el dispositivo.
Sincronizareltiempodelequipo:Sincronizaeltiempodelequipo con el de
la computadora, 2.2.4 Mantenimiento de periodo de tiempo
Antesdequeseaasignadalaprogramaciondeturnos,sedebera
conIigurarelperiododetiempo,seleccioneelmenu'aintenance/
Option,clicken'TimePeriodaintenanceaintenance Timeta-es), puede
usar periodos de tiempo los cuales se van a utilizar para manejar
los turnos del personal, la pantalla es la
siguiente:Time&ttendance Software V3.6 70
Siaunnohaasignadolaprogramaciondeturnosmientrasseestablece
losperiodosde tiempo, el sistema le anunciara que aunnoha asignado
ninguna programacion de turnos, la pantalla es la siguiente. Click
en (Cance) para regreasar a la pantalla principal, clicken (OK)
Time&ttendance Software V3.6 71 para empezar a conIigurar los
periodos de tiempo, aparecera lo siguiente
Seleccione'Addparaintroducerlostiemposdeentrada/salidade trabajo,
aparecera un asistente para establecer el period de tiempo.
Time&ttendance Software V3.6 72
Deacuerdoalascondicionesdecadaempresasedeberaseleccionarel
metododeentradaysalidaaltrabajo,haydosopciones(maanay
tardes)osiesunturnocorrido(desdeenlamaanahastaenlatarde),
introduzca loshorarios correspondientes de entrada y salida, click
en el boton (Cance) para regresar a la pantalla principal, click en
(Next) para continuar la conIiguracion, aparecera la siguiente
ventana: En esta pantalla se conIiguran los tiempos de entrada y
salida, establezca los rangos que desea para que el personal pueda
checar la entrada y la salida. Establezca si el empleado esta
'Iorzado a checar su entrada y su salida, tambien podra establecer
diIerentes opciones dependiendo de los diIerentes departamentos y
empleados, click en (Next), aparecera lo
siguiente:Time&ttendance Software V3.6 73
Enestapantallaestablezcalostiemposqueelempleadopuedellegar tarde en
la entrada, o el tiempo que se puede ir temprano a la hora de la
salida, click en (Next) para entrar a la siguiente pantalla:
Time&ttendance Software V3.6 74 En esta pantalla el sistema le
anuncia que agregara un periodo de tiempo llamado 'daytime y una
programacion de turno llamada 'Norma shift, si antes selecionaramos
el metodo que tiene dos asistencias en un dia, el sistema agregara
dos nuevos periodos de tiempo, uno para '. y otro 'P.. Hay 3
opciones en la pantalla, seleccionelas de acuerdo a sus
necesidades, despues de click en el boton 'finish para completar la
conIiguracion. Aparecera la siguiente pantalla Esta pantalla puede
ser dividida en dos partes, la parte de la izquierda muestra la
lista de los periodos de tiempo, a parte derecha es la
administracion de los periodos de tiempo. Puede agregar, borrar y
revisar periodos de tiempo. Agregar: De un clic sobre el boton (
dd) para agregar un uevo periodo de tiempo, depsues introduzca el
nombre, las horas de entrada y salida de trabajo, los minutos de
tolerancia, las horas de checar entrada o salida, asi como por
cuantos dias de trabajo Time&ttendance Software V3.6 75 contara
ese period de tiempo. Tambien deIina si para este periodo de tiempo
el empleado tendra que checar su entrada y salida. El Iormato de
tiempo es hh:mm. Borrar: Seleccione un periodo de tiempo de los que
ya existan y despues de click en el boton ( Deete) para elminarlo.
uardar: De click en el boton ( Save) para modiIicar un periodo de
tiempo, o para agregar uno nuevo, de click sobre este boton para
guardar la inIormacion del periodo de tiempo. Establecer los
minutos de tolerancia para llegar tarde (Late): Como se muestra en
la Iigura de arriba, se establecio el valor de 5, asi si la entrada
Iuera a a las 08:30, asi: A) El empleado checa a las 8:33, B) El
empleado checa a las 8:40; en el inciso A el empleado llega a la
horanormal,enelincisoBelempleadotendra10minderetardo debido a que
checo despues de los 5 min de tolerancia. Establecer los minutos
permitidos de salir temprano (Leave Early Time): Esto es similar a
los minutos para llegar tarde, solo que aqui es para establecer los
minutos que el empleado podra salir antes de su horario normal.
Principio/Fin de la entrada (Begining /Ending in): Aqui se
establece a partir y hasta que hora el empleado podra registrar su
entrada. Time&ttendance Software V3.6 76 Principio/Fin de la
salida (Beginng/Ending out): Establece a que tiempo los empleados
pueden empezar a checar la salida y a hasta que tiempo despues de
la hora de salida pueden checar. A cuantos dias de trabajo sera
equivalente (Count as workday): Aqui se establece el valor de dias
de trabajo sera equivalente el period de tiempo seleccionado.
Cantidad de tiempo (Count as a minute): Aqui se establece la
cantidad de minutes que se tomaran en cuenta como trabajados, por
ejemplo, si un turno es de 9 horas pero se cuenta con 1 hora de
comida, entonces el empleado solo trabaja 8 horas, en este caso se
estableceria como 480 minutos equivalente a esas 8 horas. Checar
entrada/salida (Must checking in/out): De acuerdo a los diIerentes
puestos y a las diIerentes necesidades se puede establecer si es
necesario o no que loe empleados tengan que checar su
entrada/salida. Cambiar el color del periodo de tiempo (Change the
display color): Aqui puede cambiar el color de los diIentes
periodos de tiempo, esto puede ser muy util para diIerenciarlos uno
de otro. 2.2.5 Administracion de turnos Despues de conIigurar los
periodos de tiempo, podra conIigurar la programacion de turnos,
seleccione la opcion ~shift manament del menu 'maintenance/ option,
aparecera la siguiente pantalla: Time&ttendance Software V3.6
77 Esta pantalla se divide en 'nombre de turno (shiIt name) y
'periodo de tiempodeturno(shiIttimeperiod),lapartedelnombredeturno
incluye el nombre, la Iecha de inicio, la cantidad de ciclos y la
unidad de ciclos.
Losnombresdeturnosnosepuedenrepetiryningunodeloscampos podra
quedarse vacio. La Iecha de inicio tiene como Iormato dd-mm-yyyy,
por ejemplo, el 15 de noviembre del 2003 se grabara como 5--23.
Periodicidadciclicadeturno(ShiItcyclingperiodicity)cuentade
periodicidad(periodicitycount)*unidaddeperiodicidad(periodicity
:nit) La unidad del ciclo puede ser en dia, semana y mes. Puede
ahregar turnos vacios que no tienen hora de entrada?
Time&ttendance Software V3.6 78
UtilicelaBarradeherramientasdelaadministraciondeturnospara
agregar,eliminaromodiIicarturnos.Bajoelestadodeagregaro
modiIicarturnos(cuandoestaactivadoelboton\< ,podra
Agregar/ModiIicar/Eliminar periodos de tiempo de turno. De un click
en el boton ( ) para agregar un uevo turno, aparecera un period de
tiempo de turno en blanco del lado derecho, entonces agregue un
period de tiempo, aparecera lo siguiente: Seleccione un periodo de
tiempo de la lista de la izquierda y seleccione el (los) dias que
desea asignarles dicho periodo de tiempo. Aqui tambien
puedeestablecersicontaracomotiempoextraono,declicken(OK)
paraguardarloscambios,declickencance)paranoguardarlos cambios.
Cancelarturno:Seleccioneunturnoquedeseaelminar,declickenel boton (
) para eliminarlo. ModiIicar: Seleccine el turno que desea
modiIicar y de click en el boton Time&ttendance Software V3.6
79 (). Eliminarperiododetiempo:Seleccioneelperioddetiempoquedesea
eliminar y de click en el boton ( ).
uardar:Despuesdequesehaagregadounnuevoturnoohasido
modiIicadounoexistentedeclickenelboton( )paraguardarlos cambios
realizados. 2.2.6 Asignar turnos aI personaI
Sielpersonalnohasidoprogramado,alIinalelsistemanopodra
contarlosenlasestadisticasdeasistencia,sielpersonalnopertenecea
unturnoelsistemanopodrareconocersuregistrodeasistenciacomo
cuandoentraosaledetrabajarynopodracontarsutiempode asistencia.
Despues de conIigurar el periodo de tiempo y la administracion de
turnos, seleccione 'Employee Schedule del menu 'Maintenance/Option,
se abrira la ventana de 'sched:e empoyee's C, aqui podra mantener
los datos relacionados con los turnos del personal.
Time&ttendance Software V3.6 80
Elladoizquierdodelapaginamuestralosdistintosdepartamentos.De
clicksobrealgunodeellosparapodervertodoslosempleadosysu
programacion de turnos en el lado derecho de la ventana. Asignar
turno al personal por departamento: Asigna turnos de acuerdo a
lascaracteristicasdelosdepartamentos,declicksobreel
boton`Department Schedule", aparecera la siguiente ventana:
Time&ttendance Software V3.6 81
'DeIaultschedule:Seleccioneunturnodelalistaparaestablecerlo
comoelturnopordeIectoqueserausadoparaelnuevopersonal, despues de
enrolar un nuevo personal, este tendra dicho turno. 'May used
schedule: Podra seleccionar las programaciones que podran ser
utilizadas por dicho departamento. odo norma de asinar t:rnos a
persona Lapartederechadelaventanaeselmoduloparaasignarlosturnosal
personal. Aqui no solo puede asignar turnos al personal
individualmente, tambien puede hacerlo a todo elpersonal. Click en
( all choice ) para
asignarturnoatodoelpersonal.Enlalistadepersonal,mantenga presionada
la tecla Ctrly vaya dando click sobreelpersonal quedesea
Time&ttendance Software V3.6 82
asignarleturno,despuesdeclicken( ArrangeEmployee`sshiIts),
aparecera la siguiente ventana:
Clockin/out:Podraestablecersielpersonaltendraquechecarsu
entrada/slaida,podrajuzgarsiesnecesarioestablecerlodeacuerdocon
elcorrespondienteperiododetiempo,elestablecimientodeprivilegios en
este proyecto es superior al de la conIiguracion de periodo de
tiempo de turno. Attendance active: Se reIiera a si el tiempo de
asistencia es eIectivo o no,
despuesdeseleccionarestaopcion,deacuerdoconlasregrasde asistencia y
la programacion de turnos, el total de los registros de tiempo
yasistenciaestandisponibles,delocontrarioesteempleadonose
encontraraenlosregistrosrespectoalaIormanormaldetrabajo.Por
ejemplo, algunoslideresno lesnecesitan contar el tiempode
asistencia Time&ttendance Software V3.6 83 para ir a trabajar
normalmente.
Countovertime:Despuesdeseleccionarestaopcionserapossible calcular
el tiempo extra de dicha persona.
Holiday:Despuesdeseleccionarestaopcionelempleadopodra
descansarenlosdiasIestivos,sielempleadovaatrabajarsuregistro
contaracomotrabajodetiempoextra,delocontrario,elpersonalque
tengaasignadounturnoparairatrabajarendiasIestivos,sinovaa trabajar
le sera contado como Ialta.
RegistryIorOT:SereIiereaquetodoelpersonalquetrabajetiempo extra
debera ser revisado para su aprovacion. En la organizacion actual
de turnos bajo la opcion de permitir examinar
todoslosturnosdelpersional,agregueoeliminecambiosalturnodel
personal. Click en el boton, aparecera lo
siguienteTime&ttendance Software V3.6 84 Todos los turnos y los
periodos de tiempos de turnos se muestran en esta pantalla.
Seleccione alguno turno de los que se encuentran conIigurados,
determinesuIechadeinicioydetermino,declickenelboton'OK
paraguardarloscambios,declickenelboton"cancel"paracancelar
estoscambios,regresaraalapantalladeasignarturnosalpersonal. Despues
de terminar, elnombre correspondientedel turno aparecera en la
columna 'shiItyla listadetiempo semostrara enla partede abajo de la
pantalla. :to asinar periodo de tiempo :to- assin timeta-e) Si la
asignacion de turnos al personal o el cambio de la programacion de
turnos es muy Irecuente y no hay una regal que seguir, esta
disponible la opcion 'auto- assigning timetable, esto se reIiere a
que el empleado no
tieneasignadounhorarioperosiocuentaconregistrodeasistencia,el
programapuedejuzgarautomaticamenteaqueperiododetiempo
Time&ttendance Software V3.6 85
pertenecedichoempleado.Despuesdeseleccionardichaopcion,la siguiente
pantalla aparecera
Acontinuacionseleccionelahoraminimadelainteligenciadeasignar
turnosalpersonal,estosereIiereaquedespuesdequeestableceel
tiempo,porejemploundia,elsistemanopodrallevaracabola
sentenciadelperiododetiempohastaqueeltiempoenelqueel personal no ha
sido asignado a un grupo sea mas de un dia. Por ultimo,
seleccioneelperiododetiempoqueserautilizadoparaasignarseloal
personal: para hacer esto solo haga click sobre el boton,
apareceran
lasopcionesparaescogerperiododetiempo,estosperiodosdetiempo son los
que se establecieron en la opcion de 'mantenimiento de periodos de
tiempo (maintenance timetable). La pantalla es la
siguienteTime&ttendance Software V3.6 86 De click en el botonsi
necesita borrar algun periodo de tiempo T:rnos temporaes de empeado
Siuno(ovarios)empleadosnecesitancambiarsushorasdetrabajo
Time&ttendance Software V3.6 87 temporalmente, su turno puede
serdeIinido temporalmente,declick en
elbotonde'temporaryshiItsenlaventanaprincipalllamada 'Schedule
employees AC, aparecera el siguiente mensaje: Click en el boton
(OK), entrara a la programacion temporal, click en el
boton(Cance),pararegresaralaventanaprincipal.PrimerodeIina
PrimerodeIinaelrangodetiempo,seleccionealempleado,sidesea
seleccionarvariosempleadosmantengapresionadalatecla(Ctr)yde
clickenlosempleadosquedesea,despuesdeclicken(temporary
shifts),seleccione()para agregarunperiododetiempoyasignarloa
losdiasquedesea.Esteprocesoesmuysimilaraldeagregarperiodos
detiempoenlaadministraciondeturnos.Clicken(savetemporariy
sched:e)paraguarderlaprogramaciontemporalodeclickencance para
cancelar.
Laprogramaciontemporaltienemasprioridadquelaprogramacionde turnos.
Time&ttendance Software V3.6 88
Seleccioneelperiododetiempoquedeseaagregar,clicken(OK)para
conIirmar,laprogramaciontemporalapareceraenlalistade programacion
de turnos. Antes de guardar este periodo de tiempo, puede
seleccionarlo y dar click enelbotonparaeliminarlo,o,Presione(
AllDelete)para
elminartodoslosperiodosdetiempo,siesteperiododetiempoyaha
sidograbadopuededarclickenelbotonparacancelarla programacion
temporal.La proramacin de t:rnos cam-ia re:armente
Haycambiosregularsdeprogramaciondeturnosenlamayoriadelas
empresas,comoorganizarlaprogramaciondeturnosparaquecambie
regularmente,elmanejodevariasprogramacionesdeturnosque
Time&ttendance Software V3.6 89 cambian regularmente es una
importante Iuncion del soItware.
Aqui,seilustraelmetododecambiodeturnosconcuatroturnosque cambian
tres veces por semana, por ejemplo, hay cuatro turnos: ABCD, la
programacion de horas de trabajo esta dividida en turnomatutino,
turnodedia,turnonocturno,tresperiodosdetiempo,laIechadel comienzo
de la aplicacion es 1.
RelicelaconIiguracioncomolainstruccionanterioa,aparecerala
siguiente ventana La lista de la programacion de horas de trabajo
del personal es: Date shiItMorning shiItDay shiItight shiItHave
rest 1ABCD 2DABC 3CDAB Time&ttendance Software V3.6 90 4BCDA
5ABCD 6DABC 7CDAB
Delalistadeprogramacion,sedeterminaqueelciclodehorasde trabajo de
todo el personal es de cuatro dias. Asi ABCD las horas de trabajo
de los cuatro dias son divididas dentro de cuatro turnos.
Tiempodecomienzo/Iin:SereIieremostrareldiaenquecomienzala
programaciondeturnosdetodoelpersonalyeldiaenqueterminael periodo de
tiempo en la region de 'roles. Time&ttendance Software V3.6 91
2.2.7 Mantenimiento de das festivos En los dias Iestivos, de
acuerdo a las leyes y regulaciones de cada lugar, elpersonal tendra
eldia libreynotendra registrode asistenciadurante
eseperiodo,enunasituacionnormalsielpersonalnochecasu
asistenciaenelsistemaseracontadocomoIaltadeltrabajosinexcusa
alguna,ademaselpersonalquetrabajehorasextrasendiasIestivosno
seletomaranencuenta,deacuerdoaestaclasedesituacionesdebera
establecercorrectamenteestaopcion.Seleccionelaopcion'Holiday
listenelmenu'maintenance/Optionyseabriralaventanade mantenimiento
de dias Iestivos Esta pantalla se divide principalmente en la lista
de dias Iestivos y la
barradeherramientasparaelmantenimientodediasIestivos.Podra
Time&ttendance Software V3.6 92
agregar,eliminarymodiIicarlosdiasIestivosatravesdeestabarra de
herramientas. Agregar:Declickenelbotonyapareceraunregistrouevo enel
cual agregara la inIormacion.Introduzca elnombre del dia Iestivo,
el tiempo y la duracion. La pantalla es la siguiente
Nota:DeberaintroducerelIormatcorrectodeIechaelcualespor ejemplo:
19/09/2008, en caso de que no introduzca el Iormato correcto le
aparecera una ventana de error: Time&ttendance Software V3.6 93
Despuesdeintroducircorrectamentelosdatosquedeseaagregar,de click en
el botonpara guardar la inIormacion.
Eliminar:ClickenelbotonparaeliminarlainIormacionqueya no en
necesaria. ModiIicar: Cuando necesite modiIicar algun dia Iestive
de los que ya ha agregado, debe seleccionar el registro que desea
modiIicar y dar click en
elbotondespuesdehacerloscambiosdeclickenelboton para guardarlos.
DespuesdeagregarlosdiasIestivos,mientrasseasignanlosturnosal
personal,elsistemanopuedeprogramarestosperiodosdetiempo.
Debidoaqueelregistrodeasignarturnoalpersonalnoexiste,porlo
tanto,establezcaelperioddediasIestivos,enelreportedetiempoy
asistencia,elsistemanopuedecontaresteperiododetiempode asistencia.
Si en el periododedias Iestivos elpersonal ha de realizar el
registrodeasistencia,IIinholidayperiodhadthestaIItocarryonthe
TimeAttendanceregistration,contadosenelreportedetiempoy asistencia
sera de trabajo 'libre de tiempo extra Time&ttendance Software
V3.6 94 2.2.8 Configuracion de saIida
Esposiblequecuandoelpersonaltengaproblemasnecesitesalirpor
diIerentesrazones,pidiendopermisopuedeseralmacenado
automaticamenteenlasestadisticasdelsistema.Estesistemaproveeel
mantenimientode clasesde salidas, Click en (Leave Cass) en elmenu
'maintenance/option aparecera la siguiente ventana.
Elsistemaprovee3clasesde'salidaspordeIecto:salidapor
enIermedad'sickleave,vacaciones'vacation,otro'other.Si
necesitamasclasesde'salidassolodeclickenelbotonpara agregar una
nueva clase. Agregar:Clickenelbotonpara agregarlanuevaclasecomun.En
el ladoderechopodra deIinir el nombre de la salida, reglas
estadisticas,
asicomolamaneradeejecuciondeestassalidasenelreporteysi
Time&ttendance Software V3.6 95
contaracomopedirpermiso.DespuesdellenarestainIormacion,de
clickenelbotonparaguardarloscambios,sidaclickenelboton es para
abandonar la operacion actual.
Duranteesteproceso,lainIormacionquenecesitaagregaresla siguiente:
Leave name: El nombre de la clase de salida.
Statisticalrule:LareglaespeciIicaenelreportedetiempoyasistencia
para contarlo como salida.
Losparametrosdelasreglasestadisticasson:'Min-unit,'roundoII
control, 'accumulationbytimes,'RoundupaItertheaccumulation, cuatro
clases de reglas. La opcion 'min-unit es la unidad mas pequea de la
medida para la salida. La unidad comun puede ser dia, hora,
minutos, hay varias clases de unidades de medida en el dia de
trabajo como se muestra en la siguiente Iigura. El 'round -oII
control se reIiere a si la hora de la salida no es entero en el
reportede asistenciamientras calculamos el registro de T&A,con
el IindeobtenercomodidadenelcalculodelasestadisticasdeT&A,
proveeunmododecomputo:Redondearhaciaarriba(Roundup), redondeo
apagado (round oII), redondeo hacia abajo (Round down).
Time&ttendance Software V3.6 96
Laopcion'Acc.BytimessereIierealasestadisticasdesalidasenel
reportedeT&A:Elpersonalpideunasalidaenunperiododetiempo, por el
numero de veces que piden permiso para salir se toma el modo de
computo. Si selecciona esta opcion, entonces el computo del calculo
de T&A no cumple con el 'min-unit yelcontrolde redondeoen la
regla estadistica. Se muestra en la Iigura siguiente
Despuesdeacumular,'roundingoIIesparaacumulartodaslasveces
deesteproyectoyconvertirlosenlaunidadcorrespondientede
estadistica,entoncesdependede'min.Unitparaestablecerelmetodo
paraapagarelredondeo.ElsignodeidentiIicacionenelreporte 'Symbol in
report es la manera simbolica de representar las salidas en el
reporte mientras es imprimido. 'Count to leave se reIiere a si se
establece estas salidas como 'asks Ior leave (permisos para salir).
Atencion, si marca esta opcion, entonces en Time&ttendance
Software V3.6 97
laIechaenquesepidapermisoparasalirqueestarecienagregadase contara
en las estadisticas del reporte de T&A.
Eliminar:Lepermiteeliminar'salidas.Seleccionela'salidaque desea
eliminar y de click en el botonpara eliminarla.
ModiIicar:ModiIiquelas'salidas.Seleccionela'salidaquedeseay de
click en el botonpara modiIicar la inIormacion. 2.2.9 RegIas de
asistencia
Todosloscalculosestadisticosdeasistenciadebencumplirconlas reglas
de asistencia,
1.Seleccioneelmenuaintenance/Option,clicken(ttendance r:es) y
aparecera la siguiente ventana: Time&ttendance Software V3.6 98
Esta ventana se compone de tres pestaas; Se requiere que establezca
eldia de iniciopara cada semanao la Iecha
deinicioparacadames.Algunasempresascalculansusregistrosde
asistenciadesdeeldomingo,algunasotrasdesdeeldia26,despuesde
conIigurar estos parametros podra calcular los reportes.
Siunturnoterminaalas0:00horas,sedeberadeIiniraquediade trabajo
pertenece este turno. Cuantosminutoses elmaximo deun
periododetiempopara un turno? Cuantos minutos es el minimo de un
periodo de tiempo? Time&ttendance Software V3.6 99
ConelIindedeterminarelestadodeasistencia,veriIicarelregistro
correctamente, garantizar la demanda de la programacion
inteligente, asi
eltiempovalidodeasistencianodesperdiciaalgunosminutos.Encaso
contrario, el sistema determinara el registro como invalido Ej. Un
intervalo de 5 minutos, hay un registro valido a las 8:10, asi, los
registrosentralas8:10ylas8:15seraninvalidos,soloseranregistros
validos despues de las 8:15. O:t state: Hay cuatrometodos a
seleccionar paramanejar el estadode las salidas Ignore stateEste
estado es ignorado mientras se manjea la estadistica de asistencia.
As OutEste estado de salida se pone como salida normal. As Business
OutEste estado se toma como salida de trabajo. Audit itHaga una
veriIicacion manual de los registros, examina si el personal sale.
Over time OT) stateEl estado de tiempo extra consiste en, contar el
tiempoextra,nocontareltiempoextra,eladministradorauditarapara ver
si es tiempo extra.
IgnorethestateLasestadisticasdeasistencianocuentantiempo extra. As
OT directlyEl tiempo extra no necesita ser examinado, se contara
directamente. Time&ttendance Software V3.6 100
AudititHagalaveriIicacionmanualalosregistrosconelIinde examiner si
el personal tiene tiempo extra. ?. Click en la pestaa 'Calculation,
aparecera la siguiente ventana: ecesita establecer la cuenta
dehoras de trabajo enminutos; estevalor
deberaserelmismoqueelvalorde'on-dutyhour,elquelas estadisticas
resulten correctas depende de este valor.
Enloscuadros'Clock-inoverminscountaslate(minutosquecontara
comollegadatarde)y'Clock-outminscountasearly(minutosque contara
como salida temprano), los valores deberan ser los mismos que
Time&ttendance Software V3.6 101
elperioddetiempoenlaconIiguraciondemantenimiento,encaso contrario
el resultado de las estadisticas sera incorrecto.
Paraelregistrodeentrada,'cuantosminutossigniIicaraqueel
empleadollegotarde,paraelregistrodesalida,'cuantosminutos
signiIicaran que el empleado salio temprano de su trabajo.
Silallegadatarde,olasalidatempranoexcedelacantidaddeminutos
especiIicada, esto contara como Ialta.
Puedeestablecerdespuesdecuantosminutosdenochecarsuhorade salida, el
tiempo contara como tiempo extra. !. Click el la pestaa 'statistic
item aparecera la siguiente pantalla Time&ttendance Software
V3.6 102
Puedeestablecerlasreglasestadisticasylossimbolosparalassalidas del
personal durante el trabajo, las llegadas tarde, salidas temprano,
etc. Tiempo extra libre 'Freely over timeEl tiempo extra trabajado
no esta registradoenlaprogramacion,laasitenciadelpersonalseratomada
como tiempo extra 'libre. visoEl sistema por deIecto solo caliIica
con la situacion de asistencia
aquellosdiasqueestendivididosendosperiodosdetiempo,siundia esta
dividido en mas de 3 periodos de tiempo, por Iavor seleccione todos
los elementos para asegurar la exactitud del calculo.
Time&ttendance Software V3.6 103
Agruparporperiodosdetiempo'roupbytimeperiods:Este
elementodeIinirasielregistrodeasistenciaseradistribuidoensu
correspondienteperiododetiempo.Ej.Seleccionetodosloselementos
queseencuentranIueradelelement'clock-inyagrupelos,entonces recibira
el total de tiempo sin los elementos de 'clock-in y 'clock-out.
AgruparpordiasIestivos'roupsbyholidays:Solocuentalas
'veces,cuantas'vecessonmostradasenlalistaderegistros,no registros
de tiempo. Redondeardespuesdehacerelconteo'RoundatAcc:Seleccione
estaopcionparaquedespuesdehacerelconteodeacuerdoconla conIiguracion
de 'min unit redondee la cantidad.
Redondearhaciaarriba'Roundup:Cuandolacantidadnoes numero entero,el
sistemapuede redondearlohacia arriba. Por ejemplo, si el valor de
'min unit es 1 hora de trabajo y el resultado del calculo es 1.1 o
1.9, se va a redondear a 2 horas.
Redondeoapagado'RoundoII:oredondeaelvalor,sinimportar que numero
sea. Redondeohaciaabajo'RoundDown:Sielvalorqueestaala derecha del
'punto no excede del 5, el valor se decrementara en 1. 2.2.10
Opciones de base de datos
ElsistemaadoptalainterIacedebasededatos'MicrosoItADO,una
Time&ttendance Software V3.6 104
basededatospordeIectoenAccess2000,elnombredelarchivoes
'att2000.mdb, puede conIigurar el link de la base de datos de
acuerdo a su situacion actual. Cuandoen elsistema aparece el
siguienteerror,necesitara modiIicar la conIiguracion del link a la
base de datos Conecar -ases de datos ~icrosoft ccess
Selecccioneelmenu"aintenance/Option",Clicken'Database option,
aparecera la siguiente pantalla:
1.ComoestablecerlinkabasededatosMicrosoItAccess,seleccione
'MicrosoIt Jet 4.0 OLE dB Provider Time&ttendance Software V3.6
105 2) Click en ext para ir al siguiente paso, o cree un link
entrando a la siguiente pantalla. Time&ttendance Software V3.6
106 Click en el boton seleccione el archivo de la base de datos
Para :na soa comp:tadora A traves de la pantalla seleecione el
archive de la base de datos. La ruta por deIecto es
C:\ProgramFiles\ZksoItware \Att\2007att2000.mdb
Clicken'testconnection,sileapareceunmensajeindicatnoquela conexion
es exitosa, eso signiIica que el soItware ha creado el link entre
la base de datos, a continuacion se muestra el mensaje:
Time&ttendance Software V3.6 107 El usuariopuedeutilizar una
contrasea para garantizar la seguridadde la base de datos, sidesea
ingresar una contrasea,por Iavor desmarque
lacasillade'Blankpassword,coloqueelpunteroenelcuadrode 'password e
introduzca su contasea. La Iigura es la siguiente BPara :na red
Porejemplo,tressistemasdeT&Aseencuentranconectadosjuntos,
cadaunoenunacomputadorallamadasComputer1,Computer2,
Computer3,respectivamente,elhostes'Computer1.Primero,
compartalacarpetadeinstalaciondelsoItwareen'Computer1,
garanticeque'Computer2y'Computer3puedanteneraccesoa
'Computer1.Ellinkdelabasededatosen'Computer1esta
direccionadoalabasededatoslocal,ellinken'Computer2y
'Computer3estadireccionadoalabasededatosen'Computer1.De esta Iorma,
los 3 equipos podran compartir datos. Time&ttendance Software
V3.6 108 Link a $QL $erver
Sideseautilizarunabasededatosdered,primerodeberaestablecerla
basededatosdelsistemaenlabasededatosdelservidor.Enel
directoriodeinstalaciondeestesistemaT&Apuedebuscarunarchivo
llamado 'sqlserver.sql, el cual es el script SQLpara establecer la
base dedatosdelsistemaT&AenMicrosoItSQLServer7.0.Siesta
utilizandootroservidordebasededatos,porIavorreIieraseaeste
documento para establecer el sistema de base de datos en el
T&A. Enlapestaa'Providerseleccione'MicrosoItOLEDBProviderIor
SQLServer,declickenlapestaa'Connectionparaentrarala siguiente
pantalla: Time&ttendance Software V3.6 109
DeIinaelnombredelservidorquealmacenalainIormaciondelabase de datos
servidor y la base de datos que accesa. Click en el boton 'OK para
completar la conIiguracion. 2.2. Opciones de sistema Establezca el
'auto-monitor del sistema, conIiguracion de Iunciones, y varios
aspectos de la visualizacion de la pantalla. Norma
Elusuariopuedecambiarelmododelapantallayelestilodealgunas
Time&ttendance Software V3.6 110
interIacesdependiendodesuspermisos.Solonecesitamarcarlas opciones
que desea. Sondeo'Polling:Proveealadministradorlaopciondechecarlos
registrosdeasistenciaoabrirlapuerta.Despuesdequeseconectael
sistemaconelequipo,cuandoatraveesdelequipolaveriIicaciones exitosa,
esta operacion sera transmitida en tiempo real al soItware y sera
mostrada en la pantalla principal.
Cuandoelprogramaseinicia,activeelmonitor(Whenprogramstarts,
activateautomaticmonitor:Cuandoestaopcionnoseencuentra
seleccionada,despues de iniciar elprograma, elequipo sera incapaz
de sincronizar automaticamente los registros.
PeriododesondeopordeIecto'DeIaulttheperiodicitypolling:el
tiempoqueeldispositivoserasondeadodeIormacontinua,por
cualquierrazonpuedehaberdesconexiontemporalconelequipo,aqui se
puede establecer el periodo en el que se hara el sondeo
(generalmente se establece como 120). umeroderegistrosaguardar
'KeepthenumberoIdevicerecord:el total de registros del dispositivo,
se reIiere a la cantidad de registros que
puedenserdescagadosdecadadispositivo,puedeintroducircualquier
numero,despuesdesobrepasarestevalor,automaticamentese
eliminaranlosregistrosdelosusuarios.Porejemplo,siseestablece
como1200,cuandoelnumeroderegistroslleguea1201, automaticamente se
borraran los registros.
Intentosdereconexion'TimetoreconnectionduetoIailure:se
Time&ttendance Software V3.6 111 establece el numero de
intentos que se haran para tartar de reconectarse al equipo.
Activarelmonitorendeterminadohorario'Activatemonitorin
designatedtimezone:PuededeIiniralgunperiododetiempopara
empezarelmonitoreo.Sielsondeoesininterrumpido,entonceslared
enterademonitoreoseharacargodeunacargamuygrande,asique deIina un
periodo de tiempo para utilizar el monitoreo, asi podra reducir
lacargaparalared.PongaatencionenelIormatodeescritura,por ejemplo:
06:00-22:00. Descargarlosregistrosaciertotiempo'Downloadalllogtime:
estableceeltiempoenelquesedescargaranlosregistros automaticamente,
en un sistema de 24 horas.
Sincronizareltiempoparaelequipo'SynchronizedthetimeIor
machine:PodradeIinereltiempoparaquelacomputadorasincronice
todoslosdispositivosquehansidoagregados.Cuandosellegueaesa
hora,sesincronizarantodoslosdispositivosautomaticamente,ponga
atencion al Iormat de escritura, por ejemplo: 10:00. ~:nction
option Time Attendance: La Iuncion de 'Time Attendance esta
seleccionada. USBManage:Siactiveestacasilla,laopciondeUSBenelmenu
'Data estara disponible.
Shortmessage:Siactivaestacasilla,laopciondeSMSenelmenu 'Data estara
disponible. Time&ttendance Software V3.6 112
AccessControl:AgreguelaIunciondecontroldeaccesoalsoItware,
conIiguraciones de periodo de tiempo y grupos, en este soItware,
cuando elequipoesutulizadoprincipalmenteenelcampodecontrolde
asistencia y con Iuncion de control de acceso, puede utilizar esta
opcion. Despuesdeseleccionarestaopcion,elmenudecontroldeacceso
apareceraenlapantallaprincipaldelsoItware,deunclicksobre
paramostrarlosdetallesdelmenudeadministraciondecontrolde
acceso.ParadetallesdeconIiguracion,vea"AccessControlSoItware Manual
(Manual de soItware de control de accesos)"
rabarlatarjetapormediodeunequipolectordehuellas'Writesthe
cardbytheIingerprintmachine:despuesdeseleccionarestaopcion,
podragrabartarjetasenlaventanade'empleados,despuesdeque conecte el
equipo con la PC estara disponible. Soporte para 9 digitos 'Support
9 digit: Cuando el soItware se conecta Time&ttendance Software
V3.6 113
conequiposquesoportan9digitos,activeestacasilla,asielsoItware
soportara 9 digitos. $tart option: Cuando inicie Windows, iniciar
este programa 'When start up windows,
startsupthisprogram:activeestacasilla,laproximavezqueinicie windows
este programa se abrira automaticamente.
Cuandoseabraelprograma,activarelautomonitor'Whenstart
program,activateautomonitor:Activeestacasilla,laproximavez que abra
el soItware se conectara automaticamente a los dispositivos que han
sido agregados. Downoad Record
Descargartodoslosregistros/Descargarsoloregistrosnuevos 'Download
all Record/Download new record: seleccione cualquiera de estas
opciones para la Iorma en que descargara los registros.
Mostrarelprogresoaldescargarregistros'Showprogresswhen
downloadthelogs:Cuandodescarguelosdatosdelequipoaparecera una barra
indicando el progreso de la descarga. uardar un archivo despues de
descargar los registros 'Save to Iile aIter
downloadinglogs:Cuandoseleccionaestaopcion,descarguelos
registrosygrabelosdatosdelosregistrosenunarchivequehasido asignado.
Time&ttendance Software V3.6 114 2.3 Manejo de asistencias
2.3.1SaIidadeIempIeadoenhorade trabajo/Preguntar saIida Cuando el
personal tenga un viaje de negocios o pida permiso para salir y no
pueda registrar su asistencia normal, con el Iin de asegurar que
los resultadosIinalesdelasestadisticasseancorrectos,serequiereque
utilice la Iuncion para establecerlo. Click en "$taff eavin on
-:siness/ askin for eave" en el menu 'Attendance, aparecera lo
siguiente: Esta ventana se divide en dos pestaas, una es la vista
diaria y la otra es
lavistadelista.Lasituaciondelosviajesdenegocios/permisospara
Time&ttendance Software V3.6 115 salir la podra ver en la
pagina de 'vista diaria.
Departamento'Department:Atravesdeestemenudesplegableel
suauriopuedeexamineryseleccionarcadadepartamento,el dpartamento por
deIecto en el sistema es el nombre de la empresa.
Personal'StaII:Atravesdeestemenudesplegableelusuariopuede examiner
y seleccionar el personal de cada departamento, por deIecto en
elsistemaestalaopcion'All(Todos).Cuandoseveaunagran
cantidadderegistros,puedeestablecerestaopcionparaverlos empleados
por departamentos.
Vistadesalidas'Leavesview:Atravesdelavistadelosnombresde las saidas
podra ver todas las clases que existen en el sistema. De doble
clicksobreunadeellasparacambiarelcolorquedistinguiraadicha salida.
Tiempo de inicio/Iin 'Beginning and ending time: Es lo mismo que en
lamayoriadelasopcionestetiempodeinicioyIinal,seusapara
determinaralgunperiododetiemposobreelcualserealizarala consulta.
Reporte 'Report: Dependiendo del tiempo de inicio y Iin de la
consulta, declicksobreestebotonparaproducerelreportedelassalidasdel
personal. Time&ttendance Software V3.6 116 Exportar 'Export:
Exporte los registrosdelas salidas en elperiodo de
tiemposeleccionadohaciaunacarpeta,poreltextoolalista,paramas
detalles vea el punto 3.7.
Consulta'Inquiry:Estaopcionsirveparamostrarlosresultadosdela
busqueda de registros en el periodo de tiempo seleccionado, esta
Iuncion estaligadaconlapestaade'ViewList,cuandosedeclickeneste
boton,elsistemalomandaraautomaticamentealaotrapestaay mostrara la
lista de los registros, como se muestra a continuacion:
Time&ttendance Software V3.6 117 Agregar 'AddAgrega un registro
nuevo de salida del personal, hay dos metodos para realizar este
proceso ) Una forma: Despues de seleccionar el departamento, el
personal y la Iechade inicio/Iin declick enel boton 'Agregar (Add)
y aparecera la siguiente ventana Time&ttendance Software V3.6
118 Seleccioneel tipode salida, escriba la razon dela salida,
declick enel
boton(OK)paraguardarloscambios,clickenelboton(cance)para cancelar
Time&ttendance Software V3.6 119 . 2) Otra formaSeleccione el
botonde la barra de herramientas,
determineelperiododeinicioyIin,introduzcalashorascorrectasyla
razondelasalida,clickenelboton(OK)paraguardarloscambios Click en
(cance) para cancelar esta accion Hd++=r Hd+,`:
PuedemodiIicarunperiododetiempopara una clase de salida, puedemover
elcursor hasta la orilla deunperiodo de tiempo, cuando el cursos
cambie a, de un click y arrastre la barra para hacer la
modiIicacion. Tambienpuedemoverelcursoralabarradeunasalidaycuando
aparezcaelcursorcomo ,deunclickyarrastrelabarra'completa para
ajustarla segun lo desee. Si deseamodiIicar la hora exacta, cuando
el cursor cambie a , dedobleclick,odeunclickenelboton
.Apareceralasiguiente ventana. Time&ttendance Software V3.6 120
SeleccionarlaIecha,hora,clasedesalidaeintroducirlarazon,click
enelboton(OK)paraguardarloscambios,clickenelboton(cance) para
cancerlar esta accion.
Eliminar'Delete:Sideseaeliminarunelemento,declicksobreel botonpara
eliminarla, aparecera el siguiente mensaje Click en (yes) para
eliminar, click en (No) para cancelar esta accion.
Time&ttendance Software V3.6 121 Puedehacerclicksobre unade las
barras de salidas, luegopresionar la tecla "DEL" para eliminarla. O
puede moverse hasta el Iinal de la barra, cuandoelcursorcambiea
,deunclickyarrastrelabarrahastael
principioyestadesaparezca,cuandoestosucedaleapareceraun mensaje
indicando que se borrara.
Cuandodeseaagregarunperiododetiempoparaunanuevasalida,y
esteperiododetiempoesigualqueunoyaexistente,aparecerael siguiente
mensaje Click en (ok), la operacion sera invalida. Despuesdehacer
click en "conIirmed", la tarea agregada para la salida
seraactualmenteinvalida.Despuesdeagregarelregistrodelasalida
exitosamente,entonceslasituacionadetalledelturnoperteneceraaun caso
excepcional en el reporte de asistencia, la situacion de la salida
sera mostradaenotrassituacionesinusuales,lassalidaspordeIectoson
eIectivas, el sistema podra calcular directamente el registro de
asistencia, tambien se le permite checar estos registros y
establecer manualmente si seran validas o no dichas salidas.
Time&ttendance Software V3.6 122 2.3.2ManejodeoIvidodechecar
entrada/saIida deI personaI anejar e ovido de checar entrada de
persona Sialguiendelpersonalolvidochecarsuentradaporalgunarazon,la
Iuncion'Hande$taff`sorettintoCockInpuedeserutilizada
paraagregaresa'checadaalosregistros.Clicken~Hande$taff`s
orettintoCockInenelmenu~ttendance,aparecerala siguiente ventana
Primerodebera seleccionar el departamento yelpersonal, seleccione
el tipo de reg
