UVOĐENJE KONTROLINGA

UVOĐENJE KONTROLINGAU poduzeće “Trade”

Dr. sc. Davor Labaš07.10.2015.

Poduzeće Trade d.o.o.

• Poduzeće Trade je društvo s ograničenom odgovornošću za vanjsku trgovinu i za trgovinu na veliko i malo prehrambenim proizvodima.

www.trade.hr

Podaci o poduzeću (1/2)

•Trade d.o.o. je tvrtka registrirana za vanjsku trgovinu prehrambenim proizvodima te njihovu veleprodaju i maloprodaju, a osnovna joj je djelatnost promet prehrambenim namirnicama, osvježavajućim pićima i mesom.

•Zahvaljujući visokoj razini organiziranosti, uz potporu suvremenih informatičkih i komunikacijskih rješenja, tvrtka u najkraćem mogućem roku ispunjava zahtjeve kupaca i dobavljača. Vozni park osigurava mobilnost i brzinu isporuke na svaku lokaciju u Republici Hrvatskoj, a vlastiti maloprodajni lanac dostupnost svakoga proizvoda iz ponude krajnjem korisniku.

Podaci o poduzeću (2/2)

•Uspostavljanjem sustava upravljanja kvalitetom, sukladno zahtjevima norme ISO 9001:2000, osigurava se neprekidno poboljšanje u svim područjima djelovanja poduzeća za što se brinu visokoobrazovani i stručno osposobljeni zaposlenici.

•Misao vodilja poduzeća je “dostupna kvaliteta na vašem stolu".

•Poslovna politika temelji se na širenju mreže kupaca i dobavljača, daljnjem rastu tržišnog udjela i ostvarivanju planiranih poslovnih rezultata.

•Trade trenutno broji 228 zaposlenika i to 111 žena i 117 muškaraca, dok udio na tržištu poduzeća iznosi 2%.

Potreba uvođenja kontrolinga (vanjski poticaji)

• Trade je kao poduzeće samo po sebi složeno i diferencirano, te posluje u uvjetima kompleksne i dinamične okoline. Upravo zbog navedenih obilježja, nametnula se potreba za uvođenjem kontrolinga.

• Nelikvidnost je gorući problem hrvatskog gospodarstva (izazov- premošćivanje nelikvidnosti).

• Rast poduzeća koja trguju prehrambenim proizvodima ostvaruje se uglavnom preuzimanjem tržišnog udjela drugim konkurentima.

• Suparništvo dodatno jača mala proizvodna diferencijacija i mogućnosti plasiranja proizvoda u velikim trgovačkim lancima.

• S rastom jačine konkurentskog pritiska, raste i potreba za uvođenjem kontrolinga.

• Računovodstvo kao i temeljni financijski izvještaji više ne mogu biti isključivi izvori informacija na temelju kojeg će se donositi strateške odluke i voditi poduzeće.

Potreba uvođenja kontrolinga (unutrašnji poticaji)

• S obzirom da je poduzeće u privatnom vlasništvu, vlasnik je preuzeo i najveći dio obveza. Rastom poduzeća i razvojem kompetencija i sposobnosti zaposlenih mijenja se i stil rukovođenja, te dolazi do potrebe za delegiranjem poslova.

• Nužno je poboljšanje odnosa sa kupcima.• Diferenciranje na području proizvoda i usluga nameće praćenje

učinkovitosti pojedinih odjela. Također se nameće i potreba za praćenjem isplativosti rada s pojedinim dobavljačima, proizvodima i kupcima (ABC analiza).

• Nužnost koordinacije i integriranja podataka, stoga se nameće potreba za kontrolingom.

• Poduzeće mora ostati agilno i spremno reagirat na promjene (sustavi ranog upozoravanja).

• Trenutno nedovoljno korištenje instrumenata upravljanja od strane menadžmenta.

Prijedlog sadržaja kontrolinga•Kontroling bi trebao poticati upravu poduzeća na preispitivanje misije, vizije i ciljeva poduzeća, odnosno informirati i davati savjete u procesu odlučivanja, izradi planova, proračuna i obračuna troškova.• Kontroling mora usklađivati informacije iz uže i šire okoline s potražnjom za informacijama od strane menadžmenta.• Zadatak kontrolinga je i redovito izvještavanje o ostvarenim ciljevima i odstupanju od planiranog.• Bitan je i inovativni zadatak kontrolinga zbog kompleksnosti i dinamičnosti okoline u kojoj poduzeće posluje.

Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga(1/6)

• Kontroling kao inovator bi ubrzao proces prilagođavanja poduzeća naglim promjenama u okruženju, a u proces informiranja bi uključio i informacije koje dolaze iz okoline.

• Naročitu pažnju trebalo bi posvetiti usklađivanju organizacijskih jedinica unutar sustava planiranja, jer se svaki plan pojedinog dijela tvrtke uzročno-posljedično reflektira i na ostale.

• Zadatak kontrolinga je i skretanje pažnje menadžera na određene prioritete.

• Proces poslovanja u svojoj složenosti postavlja zahtjev za cjelokupnim i potpunim informacijama što je upravo uporište kontrolinga. Kao produžena ruka menadžmenta nastoji upotpuniti i olakšati donošenje odluka.

Prijedlog uvođenja i primjene instrumenata kontrolinga (2/6)

Operativni instrumenti:

•Operativni instrumenti redovito se koriste u svrhu planiranja i kontrole ostvarivanja zacrtanih ciljeva.

•Kontroling bi trebao raditi i na koordinaciji i usklađivanju prilikom donošenja operativnog proračuna. Često se događa da se proračun mijenja sa svakom novom informacijom koja dolazi iz samog poduzeća.

• Kontroling bi također trebao istaknuti važnost nekih ciljnih veličina (prihod i minimalni nivo dobiti) i pomoći u njihovom određivanju.

• Naročitu pažnju trebalo bi posvetiti planiranju troškova.

•Kontroling bi trebao uvesti kontrolu ciljeva i stanja od “treba- treba (kontrola cilja)” do “bit će- jest (kontrola premisa)”. Na taj način bi se postiglo bolje strategijsko planiranje, a onda bi bila omogućena i kontrola prognoze (“bit će- bit će”). Na taj način bi se bitno poboljšala usklađenost operativnih i strategijskih ciljeva poduzeća.


Strategijski instrumenti:

• Zaključci o strategijskom razvoju ne mogu se donijeti samo na temelju operativnih podataka, jer su isti dobiveni kao rezultat aktivnosti tvrtke u prošlosti. • Kontroling bi pomoću strategijskih instrumenata trebao poduzeću omogućiti uvid u strategijsko pozicioniranje tvrtke i strategijsko prosuđivanje pojedinih poslovnih područja.•Strategijski kontroling pomaže u oblikovanju vizije, misije i ciljeva te strategija za trajan uspjeh poduzeća. Smisao strategijskog kontrolinga je aktivno prilagođavanje, tj. utjecanje na vanjske čimbenike te prilagođavanje okoline poduzeću.


Instrumenti za dolaženje do temeljnih znanja za prosuđivanje strategijske pozicije poduzeća:

•Uprava poduzeća najviše se oslanja na vlastitu procjenu o činiteljima uspjeha na temelju kojih samostalno procjenjuje o strategijskoj poziciji poduzeća.•Smatra se da takav način donošenja strateških odluka nije dovoljno dobar, te samim time nije u potpunosti moguće provoditi niti strategijsko planiranje,a niti strategijsku kontrolu.•Kontroling bi trebao skrenuti pozornost menadžmenta na ključne odrednice uspjeha i uvesti praćenje životnog vijeka proizvoda. •Treba uvesti dobar strategijski proračun kao instrument unutarnje koordinacije u sustavu planiranja. •Također treba osmisliti i uvesti program stručnog usavršavanja.


Instrumenti za cjelovito strategijsko pozicioniranje poduzeća:

• Poduzeće sustavno ne provodi SWOT analizu i strategijsku bilancu u cilju spoznaje snaga i slabosti poduzeća, prilika i opasnosti okoline, šansi i rizika za budućnost poduzeća.

• Kontroling bi pomoću SWOT matrice upozorio i ukazao na vanjske i unutarnje činitelje koji utječu na poduzeće i njegov uspjeh.

• Strategijska bilanca omogućava stvaranje transparentne slike uspjeha poduzeća.


Instrumenti za strategijsko prosuđivanje pojedinih poslovnih područja:

• Portfolio matricu poduzeće provodi u cilju pozicioniranja dobavljača i kupaca.

• Izuzetna pažnja posvećuje se korištenju tehnoloških dostignuća i redovitom investiranju u novu tehnologiju.

• U skladu s principima portfolio analize tehnologije, unapređenje se provodi po prioritetima. Prati se važnost pojedinih službi ili pojedinih poslovnih procesa.

• Kontroling bi imao najveću ulogu u određivanju stupnja njihove važnosti.

Prijedlog izgradnje informacijske mreže

•Poduzeće Trade posvećuje izuzetnu pažnju brzoj i dobroj kompjuterskoj komunikacijskoj mreži zaposlenika.

• Međutim, ne postoji sustavan način prikupljanja i obrade informacija.

•Kontroling bi trebao omogućiti te potaknuti uspostavu baze podataka, analize i izvještavanja.


Izvori informacija:

• Rezultati kontrole, revizije, analiza proračuna i pokazatelji pružaju nam kvantitativne informacije.

• Kako se u poduzeću primjenjuje koncepcija punih troškova, menadžeri ostaju uskraćeni za puno informacija.

• Početi promatrati svaku od dvije regije kao zasebne profitne centre.

• Troškovi se ne bi izračunavali naknadno i pasivno, već bi se na njih utjecalo prethodno i aktivno. Kontroling bi uveo strategijsko upravljačko računovodstvo.

• Kao jedna od najvažnijih funkcija informiranja definira se i sustav izvještavanja. Ovaj osnovan zadatak kontrolinga, predstavlja «mozak» svakog poduzeća utoliko što omogućava informacije o poslovanju poduzeća u cjelini. Putem njega ne samo da se usklađuju planirani i ostvareni ciljevi već koordiniraju pojedine funkcije u poduzeću.


Korisnici informacija:

•Korisnici informacija trebali bi biti voditelji odjela, rukovoditelji službi te uprava. Količina informacija ovisi o hijerarhijskoj razini. Izvještaji se rade na mjesečnoj bazi, kvartalno, polugodišnje, te godišnje.

• Računovodstveni izvještaji dostupni su sada samo upravi.

•Informacije se razmjenjuju svaki tjedan na kolegiju.

•Poboljšati način obračuna troškova, te omogućiti decentralizaciju upravljanja.

• Poduzeće treba jasnije i detaljnije definirati ciljeve, te kontrolingom povezati izvještaje uz dotične ciljeve.

• Određene informacije o prihodu, udjelu poduzeća na tržištu, broju zaposlenih i sl. treba objaviti na Internet stranicama poduzeća- transparentnost.

Prijedlog izgradnje organizacijske strukture kontrolinga

•Trade d.o.o. trenutno ima plitku hijerarhijsku strukturu zbog toga što teži brzoj izmjeni informacija.

• Zbog sve većeg broja organizacijskih dijelova, proizvoda, kupaca i dobavljača uprava je osjetila potrebu za sve kvalitetnijim prijenosom informacija.

• Predlaže se uspostava u poduzeću odjela kontrolinga od jedne do maksimalno dvije osobe. Diferenciranost i kompleksnost poduzeća to naprosto zahtijevaju.

•Odjel kontrolinga trebao bi biti služba u poduzeću, ravnopravna ostalima, kako bi se ispunio njegov osnovni zadatak koordinacije i integracije.

Očekivani učinci uvođenja kontrolinga u organizaciju (1/2)

• Principi kontrolinga koordinacija i integracija u poduzeću postoje, ali su usmjereni na timski rad i samo-usklađivanje. Nedostatak je što se provodi sporadično i prema potrebi, a nije usmjereno planiranju i predviđanju postojećih promjena. • Od kontrolinga se očekuje bolja koordinacija i integracija svih dijelova poduzeća u svrhu ostvarivanja zajedničkih ciljeva, te povećanja efikasnosti i efektivnosti.• Najveću prijetnju poduzeću predstavljaju konkurenti svojom jačinom i brojnošću. Uvođenjem kontrolinga očekuje se da će poduzeće rano otkrivati probleme i smanjiti potrebno vremensko razdoblje usklađivanja uslijed funkcionalne diferencijacije i kompleksnosti poduzeća.• Razvojem i primjenom strategijskih instrumenata kontrolinga očekuje se da će poduzeće postati aktivan sudionik događanja u okolini.

Očekivani učinci uvođenja kontrolinga u organizaciju (2/2)

•Razvoj transparentnih načina obračuna troškova omogućit će pak poduzeću efikasnije organiziranje i veću profitabilnost, tj. pomak kompetencija i odgovornosti na autonomne radne grupe.• U dogledno vrijeme očekuje se pomak od kontrolera navigatora ka kontroleru inovatoru. Tek tada će poduzeće u potpunosti biti aktivan sudionik promjena, te moći ostvariti konkurentsku prednost i veći prihod.

• Neovisan kao funkcija, kontroling prikuplja, istražuje, i procjenjuje djelotvornosti svih sustava i procesa unutar poduzeća. Povratnom vezom i jedinstvenim cjelokupnim informacijama savjetuje i informira management te indirektno utječe na poslovni rezultat.

Documents

UVOĐENJE KONTROLINGA