UTOMATISIERTE ECHNUNGSBEARBEITUNG · 2016-10-11 · m Bundeskabiner hat E-Rechnungs-Gesetz am 13.07.2016 verabschiedet m Vorschrieen treten für Ø Bundesministerien und Verfassungsorgane

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AUTOMATISIERTE RECHNUNGSBEARBEITUNG NUTZEN – MARKT – TRENDS

VOI Dome IT&Business, 4. Oktober 2016

Christian Brestrich

B&L Management Consulting GmbH

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B&L MANAGEMENT CONSULTING GMBH

UnabhängigeBeratungseitmehrals20Jahren

m Op7mierungderRechnungsprozesseØ  DebitorenundKreditoren

Ø Output-ManagementbisFreigabeprozesse

m ArchivierungvonRechnungenØ  Scannen,OCR,eRechnung

Leistungen

m Potenzialanalysen

m FachkonzepteeBilling,eInvoicing

m Produktauswahl

m Verfahrensdokumenta7onen

http://www.bul-consulting.de/de/erechnungeneinvoice.html


RECHTLICHE RANDBEDINGUNGEN

Quelle: Sächsische Zeitung – sz-online.de


ANFORDERUNGEN AUS IKS-SICHT

GrundsätzlicheAnforderungenderFinanzverwaltungandenelektronischenRechnungsaustauschergebensichausdenGoBD

1.  ElektronischeAuSewahrung

2.  Unveränderbarkeit

3.  Lesbarkeit

4.  ZeitgerechteErfassungundBelegsicherung

5.  SonderfallE-Mail

6.  IndexierungundNachvollziehbarkeit

7.  DigitalisierungvonPapierrechnungen

8.  VernichtungvonOriginalen

9.  Reproduzierbarkeit

10.  Konver7erungundZwischenformate

11.  DatenzugriffundBereitstellung12.  Verfahrensdokumenta7on

Quelle: 12 Regeln für den GoBD-konformen elektronischen Rechnungsaustausch, Verband elektronische Rechnung


UMSATZSTEUERLICHE ANFORDERUNGEN UND PRÜFPFAD

Entscheidendistder„verlässlichePrüfpfad“m Auszug§14Umsatzsteuergesetz,Absatz1

Ø  JederUnternehmerlegtfest,inwelcherWeisedieEchtheitderHerkune,dieUnversehrtheitdesInhaltsunddieLesbarkeitderRechnunggewährleistetwerden.DieskanndurchjeglicheinnerbetrieblicheKontrollverfahrenerreichtwerden,dieeinenverlässlichenPrüfpfadzwischenRechnungundLeistungschaffenkönnen.

m ChecklisteVerlässlicherPrüfpfad(PSP)1.IstderAusstellerderRechnung(mithinErbringerderLeistung)bekannt?2.WurdenvondiesemRechnungsausstellerLieferungenoderLeistungenbezogenundwird

somiteineRechnungerwartet?3.SindsämtlicheAngabenaufderRechnung(insbes.USt-ID-Nummer/Steuernummer,

Anschrieen,Firmierung,Bankverbindung)korrekt?KönnendieseDatenfehlerfreigegendieeigeneStammdatenbankabgeglichenwerden?

4.WurdedieausgewieseneLieferung/LeistunginkorrekterArt,MengeundPreisbezogen?LässtsichdasmitLieferscheinen,Wareneingängenabgleichen?

5.SindallegesetzlichgefordertenPflichtangabenaufderRechnungenthalten?6.IstdieRechnungrechnerischkorrekt?

Quelle: Kanzlei Peters, Schöneberger & Partner


DUPLIKATE

Duplikatemüssennichtmehralssolchegekennzeichnetsein,weildasBMFsichhierumPrak7kabilitätbemühtm „SindfüreinunddieselbeLeistungmehrereRechnungenausgestellt

worden,ohnedasssiealsDuplikatoderKopiegekennzeichnetwurden,schuldetderleistendeUnternehmerdenhieringesondertausgewiesenenSteuerbetrag.

m Diesgiltnicht,wenninhaltlichiden+sche(s.§14Abs.4UStG)MehrstückederselbenRechnungübersandtwerden.BestehteineRechnungausmehrerenDokumenten,sinddieseRegelungenfürdieDokumenteinihrerGesamtheitanzuwenden.“

Quelle: Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE

Orig

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Kopi

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ELEKTRONISCHE RECHNUNG IM B2G IN DER EU

Richtlinie2014/55/EUam6.Mai2014veröffentlichtm VerpflichtungderÖffentlichenVerwaltungzurAnnahmeelektronischer

Rechnungenm KeineVerpflichtungzurLieferungelektronischerRechnungenm Ziel:StrukturierteDaten

Ø  „EinebloßeBilddateisolltenichtalselektronischeRechnungimSinnedieserRichtliniegelten.“Quelle:Legisla7veEntschließungdesEuropäischenParlamentsvom11.März2014zudemVorschlagfüreineRichtliniedesEuropäischenParlamentsunddesRatesüberdieelektronischeRechnungsstellungbeiöffentlichenAuerägen(COM(2013)0449–C7-0208/2013–2013/0213(COD))

Entwicklung technischer Standard

RL veröffentlicht 6. Mai 2014

36 Monate

Umsetzung in nationales Recht

18 Monate

Juni 2017 Jan. 2019

30 Monate

Umsetzung Kommunen

Jan. 2020


ELEKTRONISCHE RECHNUNG IM B2G IN DEUTSCHLAND

E-Rechnungs-Gesetzalsna7onaleUmsetzungderEURichtliniem BundeskabinerhatE-Rechnungs-Gesetzam13.07.2016verabschiedetm Vorschrieentretenfür

Ø  BundesministerienundVerfassungsorganeam27.11.2018undØ  füralleübrigenBehördenam27.11.2019

inKraem größteErgänzunggegenüberEU-Richtlinie:betragsunabhängige

VerpflichtungzurAnnahmeelektronischerRechnungenØ  posi7vfürRechnungssteller,dadieFormderRechnungsstellungnichtvoneinervorherigen

PrüfungdesAueragswertsabhängigist

m SteuerungsprojektdesIT-PlanungsratessolldieStandards,RealisierungundaueretendeFragestellungenmitHilfeeinesPlanspielsprüfen.Ø  Simula7ondesRechnungsaustauschesübertechnischePlatormdesVeRØ ÜberprüfungderVorgabenaufPraxistauglichkeitØ  EinbindungvonAnwendernausWirtschae,MirelstandundVerwaltungzurfrühen

Akzeptanzförderung


ORGANISATORISCHE TRENDS


PAPIER, PDF ODER DATEN?

InderPraxismüssenmeistmehrereVariantenparallelgenutztwerden

Papier

Austausch- volumen

#Partner

Daten

Daten Papier

Rechnungssteller

Daten

Daten

Rech

nung

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STANDARDS FÜR ERECHNUNG

DokumentUNDDatenmüssenstandardisiertwerdenm ErspartzusätzlicheKonver7erungm ErspartzusätzlicheArchivierungm Erspartevtl.EinbeziehungvonDienstleistern

Quelle: Billentis Marktstudie 2015


ZENTRALER USER GUIDE DES FORUMS ELEKTRONISCHE RECHNUNG DEUTSCHLAND

ZUGFeRDisteindeutschesProfilaufinterna7onalerNormm Ziel:AustauschelektronischerRechnungenfürjedenTeilnehmer

Ø  ohnevorherigeAbsprachem StrukturierteDatensollenimmergeschicktwerden

Ø NutzungdurchEmpfängeristop7onal

m Konzentra7onaufdasWesentlichefürKMUØ  PDF/A-3alsDokumenwormatØ  DatenalseingeberetesXML


DOKUMENT ODER DATEN? WAS IST DIE RECHNUNG?

WennDokumentundDatenversandtwerden,kannbeidesformalalsBuchhaltungsbelegfungieren1.  Dokument,

Ø  dannkönnenbeimEmpfängerdieDaten„Buchungshilfe“sein

2.  Daten,Ø  dannkannbeimEmpfängerdasDokument„Visualisierungshilfe“sein

„Belegistdas,wasderBuchungdient!“*m SomitistbeiderProzessgestaltungdesEmpfängerszuentscheidenundzu

berücksich7genwasgilt.

Dok.

Daten

*Quelle: Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern auf der VeR-Konferenz, März 2013


ARCHIVIERUNG ERECHNUNG

ArchivierungistNICHTEU-weiteinheitlichgeregelt,inDeutschlandgiltm GenerellgleicheAnforderungenbzgl.Archivfristen,Nachvollziehbarkeitetc.

unabhängigvomFormatdes„Beleges“,aberØ  ElektronischeRechnungen(Dokumentbzw.Daten)sindelektronischzuarchivierenØ  Konver7erteDatensindimOriginalformatUNDimInhouse-FormatzuarchivierenØ  SicherungderVollständigkeit,Nachvollziehbarkeit,Lesbarkeiterfordertorganisatorische

UNDtechnischeKontrollen

m AlleelektronischenArchivekönnenfürdieArchivierungderRechnungsobjekteeingesetztwerdenØ  ArchivierungkannauchbeieinemDienstleistererfolgen

•  Achtung:ReineCloud-Lösungengenauprüfen!•  ArchivierungimAuslandbenö7gtEinzelfallbewertungdesFA

Ø  RevisionssicherheitistKEINEtechnischeEigenschaeundlässtsichnichtmitdemArchivsystemkaufen(„Zer7fikat“)

EU-weiteVereinheitlichungistinArbeitm Kurzfris7geErgebnissesindnichtzuerwarten


NUTZENASPEKTE UND ZIELSETZUNG


TYPISCHE NUTZENASPEKTE RECHNUNGSSTELLER

StrategischeundProzessaspekteüberwiegenm  40%–50%EinsparungDurchlaufzeitm  40%-50%wenigerTransak7onsfehler&Abs7mmungenm Ca.20%frühererZahlungseingang,Finanzierungskostenm HöhereKundenbindungm  Porto-/Materialeinsparungen

Quelle: Billentis Market Report


RECHNUNGSSTELLER: ZIELSETZUNG

ROIergibtsichprimärausProzess-undstrategischenAspekten

Business Impact ¦  Früherer Zahlungseingang ¦  Besserer Service durch

Datenlieferung ¦  Kundenbindung

¦  …

Prozessbeschleunigung ¦  Schnellerer Versand ¦  Schnellere Klärung

¦  Weniger Rechnungskopien ¦  Schnellere Archivierung

¦  …. Materialeinsparungen

¦  Druckkosten ¦  Konfektionierung

¦  Porto / Transport ¦  Ggf. Ablage, Material

¦  …


TYPISCHE NUTZENASPEKTE RECHNUNGSEMPFÄNGER

ProzesseinsparungensindfürEmpfängeramwich7gstenm  50%-60%EinsparungDurchlaufzeitm  40%-50%wenigerTransak7onsfehler&Abs7mmungen

Ø WenigerRückfragen

m BessereSkonto-Ausnutzungm  IndividuelleZahlungszielem BesseresCashManagement

Quelle: Billentis Market Report


TYPISCHE ZIELE RECHNUNGSPROZESS

Automa7sierungenimProzessundErhöhungderTransparenzsindtypischevordergründigeZielem ReduzierungderHandlingskostenproRechnungdurchautoma7sche

ErkennungvonRechnungsdatenm RäumlicheundzeitlicheUnabhängigkeit,z.B.beiFreigabem BessereTransparenzüberRechnungskontrolle/-freigabem Reduk7onvonFehlernundNachfragenm VerkürzungderDurchlaufzeiten

Ø  BesseresFinanzmanagementØ  VermehrteNutzungvonSkon7

m Purchase-to-PayBetrachtung,z.B.Ø  ErhöhungdesAnteilsmitBestellbezugundggf.DunkelbuchungØ  StärkereZentralisierungdesRechnungseinganges


AUTOMATISIERTE VERBUCHUNG (DUNKELBUCHUNG)

HöchsterAutoma7sierungsgradisterreichbarwenn:m eineposi7onsweiseelektronischeBestellungvorliegt,m dieKreditorendatenderRechnungmitdenDatenausdemKreditorenstamm

übereins7mmenm dieRechnungsposi7onenmitdenBestellposi7onenübereins7mmenundm dieZahlungskondi7onenausdenStammdatenmitdenKondi7onender

Rechnungübereins7mmen.IndiesemFallkanneineDunkelbuchungerfolgen,d.h.dieBuchungerfolgtautoma7siertohneweiteremanuellePrüfung.Entscheidungsbedarfe:m FestlegungeinerWertgrenzem DifferenzierungnachKreditorenm Freigabestrategie


MARKT UND PRODUKTE


ZIELGRUPPEN DER ANBIETER

Anbieterversuchen(fürgroßeUnternehmen)denkomplerenBeschaffungsprozess(P2P)zuunterstützen

0 10 20 30 40 50 60

Bestellwesen

Auftragsabwicklung

Rechnungserstellung

Elektronische Übertragung

Rechnungseingangsbearbeitung

Zahlungsabwicklung

Für welche Prozesse in den Unternehmen und welche Unternehmensgröße bieten Sie Produkte und/oder

Dienstleistungen an?


LÖSUNGEN FÜR RECHNUNGSEINGANG

DiemeistenLösungenwerdenfürdenRechnungseingangangeboten„UnabhängigkeitvomEingangsformat“istzuverifizieren

ja, 56

nein, 5

Missing, 7

Bieten Sie Leistungen im Bereich Rechnungseingang?

ja, 54

nein, 2 k.A., 1

Missing, 11

Rechnungen können als gescanntes Image, codiertes PDF oder Datensatz empfangen werden und unterliegen

der selben Weiterverarbeitung unabhängig von diesen

Eingangskanälen?


RECHNUNGSEINGANG HYBRID-VERARBEITUNG

GemäßAnbieteraussagewerdenHybrid-Dokumentebereitsumfangreichunterstützt.

23

17

36

Bei Hybrid-Rechnungen (Dokument und Daten in einer Datei) fließen in die Bearbeitung ein ...

nur Datensatz

nur Dokument

beide Objekte mit automatischem Abgleich (bitte erläutern!)


RECHNUNGSEINGANG PRÜFUNGEN DER RECHNUNGSINHALTE

Automa7schePrüfungenderVollständigkeitderPflichwelderundAbgleichmitexternenDatensindStandard

44

43

43

6

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

Formale Prüfungen, z.B. Vollständigkeit gemäß §14 UStG

Plausibilitätsprüfungen gegen Stammdaten

Positionsweise Plausibilitätsprüfungen gegen Bestelldaten

k.A.

Welche automatische Prüfungen unterstützen Sie in Ihrer Software?


RECHNUNGSEINGANG: WORKFLOW-FUNKTIONEN

BeidenRechnungs-WorkflowsgibtesnochdifferenzierendeFunk7onenimHigh-End

48

36

36

36

4

0 10 20 30 40 50 60

Strukturierte- und Ad-hoc-Workflows für mehrstufige Prüfungen und Freigaben

Positionsweise Kontierung, inkl. Splitting einzelner Positionen

Positionsweise Korrekturen der Beträge, inkl. Begründung

History, inkl. Korrekturen

k.A.

Welche Kernfunktionen bietet Ihr Prüfungs- und Freigabe-Workflow?


SAP-INTEGRIERTER FREIGABE-WORKFLOW

DieAnforderungeinesSAP-integriertenFreigabe-WorkflowsistimmernocheinstarkdifferenzierendesKriterium

14

12 15

10

4

Bieten sie einen SAP-integrierten Freigabe-Workflow? (Anzahl Nennungen)

nein

ja, voll in SAP integriert

Aufruf aus SAP möglich, bidirektionale Datenschnittstelle

Angebot über Partnerlösung

k.A.


DIGITALISIERUNG DES IST-PROZESSES

Quelle: Süddeutsche Zeitung


DISKUSSION/FRAGEN?

nächsteTermineSeminar„ElektronischeRechnungeninderöffentlichenVerwaltung“11.Oktober–München/8.November–DüsseldorfElektronischerRechnungstag12./13.10.–München

KontaktChris+anBrestrichB&LManagementConsul7ngGmbHTel.: +4917630416555E-Mail: [email protected]: www.bul-consul7ng.de

ISBN: 978-3000429132

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UTOMATISIERTE ECHNUNGSBEARBEITUNG · 2016-10-11 · m Bundeskabiner hat E-Rechnungs-Gesetz am 13.07.2016 verabschiedet m Vorschrieen treten für Ø Bundesministerien und Verfassungsorgane