Uputa o opravdanim troškovima Fonda za azil, migracije i ...eufondovi.mup.hr/UserDocsImages/dokumenti/Opravdani... · Uputa o opravdanim troškovima Fonda za azil, migracije i integraciju,

Uputa o opravdanim troškovima Fonda za azil, migracije i integraciju, te Fonda za unutarnju

sigurnost za razdoblje 2014.-2020.

Verzija 1.0

REPUBLIKA HRVATSKA

MINISTARSTVO UNUTARNJIH POSLOVA

Samostalni sektor za Schengensku koordinaciju i projekte Europske unije

2016.

Sadržaj

1. Pravna osnova .................................................................................................................. 1

2. Definicije i kratice .............................................................................................................. 4

3. Uvod .................................................................................................................................. 4

4. Opća pravila opravdanosti ................................................................................................. 5

5. Dvojno financiranje ............................................................................................................ 6

6. Prihodi i načelo neprofitabilnosti ........................................................................................ 6

7. Dokazi, računovodstvena evidencija i pohrana evidencije o izdacima................................ 8

8. Kategorije opravdanih troškova na razini projekta ............................................................. 9

8.1. Neposredni opravdani troškovi .................................................................................... 9

8.1.1. Troškovi zaposlenika ............................................................................................ 9

8.1.1.1. Troškovi plaća ...............................................................................................10

8.1.1.2. Putni troškovi ................................................................................................12

8.1.2. Oprema i nematerijalna sredstva, ........................................................................13

8.1.2.1. Leasing, najam ili kupovina opreme ..............................................................13

8.1.2.2. Održavanje opreme .......................................................................................15

8.1.2.3. Investicije i nematerijalna sredstva ................................................................15

8.1.3. Nekretnine ...........................................................................................................16

8.1.3.1. Kupovina zgrada, gradnja ili obnova .............................................................16

8.1.3.2. Najam ...........................................................................................................18

8.1.3.3. Održavanje nekretnine ..................................................................................18

8.1.4. Potrošni materijal, potrepštine i opće usluge ........................................................19

8.1.5. Drugi neposredni troškovi ....................................................................................19

8.1.5.1. Sklapanje ugovora s proizvođačima ..............................................................19

8.1.5.2. Troškovi informiranja i promidžbe ..................................................................20

8.1.5.3. Troškovi stručnjaka i vanjskih suradnika u vezi projekta ili financiranja EU ...21

8.1.6. Posebni izdaci u odnosu na ciljane skupine .........................................................22

8.2. Posredni opravdani troškovi .......................................................................................23

8.2.1. Paušalno financiranje kao dio cjelokupnog iznosa neposrednih opravdanih troškova

......................................................................................................................................23

8.2.2. Paušalno financiranje kao dio ukupnih opravdanih neposrednih troškova plaća ..24

8.3. Drugi jednostavni troškovi ..........................................................................................24

8.3.1. Standardne ljestvice jediničnih troškova ..............................................................25

8.3.2. Paušalni iznosi (lumps sums) ..............................................................................26

8.4. Porez na dodanu vrijednost........................................................................................27

8.5. Neopravdani troškovi .................................................................................................28

9. Tehnička pomoć ...............................................................................................................29

1

1. Pravna osnova

Pri izvršenju aktivnosti financiranih iz Fonda za azil, migracije i integraciju, te Fonda za

unutarnju sigurnost, potrebno je poštivati sljedeća pravila EU i nacionalne propise:

- Horizontalna uredba – Uredba (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od

16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju

i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i

suzbijanja kriminala te upravljanja krizama

- Uredba AMIF – Uredba (EU)

- br. 516/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o uspostavi Fonda

za azil, migracije i integraciju, o izmjeni odluke Vijeća 2008/381/EZ i o stavljanju izvan

snage odluka br. 573/2007/EZ i br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća te

Odluke Vijeća 2007/435/EZ

- Uredba ISF-B – Uredba (EU) br. 515/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16.

travnja 2014. o uspostavljanju, u okviru Fonda za unutarnju sigurnost, instrumenta za

financijsku potporu u području vanjskih granica i viza i stavljanju izvan snage Odluke

br. 574/2007/EZ

- Uredba ISF-P – Uredba (EU) br. 513/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16.

travnja 2014. o uspostavljanju, u okviru Fonda za unutarnju sigurnost, Instrumenta za

financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala i

upravljanja krizama i stavljanju izvan snage Odluke Vijeća 2007/125/PUP

Delegirane uredbe:

- Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1042/2014 оd 25. srpnja 2014. koja dopunjuje

Uredbu (EU) br. 514/2014 u pogledu imenovanja odgovornih tijela te njihovih

odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora te u pogledu statusa i obveza revizorskih

tijela;

- Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1048/2014 оd 30. srpnja 2014. o utvrđivanju mjera

informiranja i obavještavanja javnosti i mjera informiranja za korisnike u skladu s

Uredbom (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih

odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu

u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja

krizama;

- Delegirana uredba Komisije (EU) br. 2015/1973 оd 8. srpnja 2015. o dopuni Uredbe

(EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća posebnim odredbama o izvješćivanju

o nepravilnostima povezanima s Fondom za azil, migracije te integraciju i instrumentom

za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala

te upravljanja krizama.

2

Provedbene uredbe:

- Provedbena uredba Komisije (EU) br. 799/2014 оd 24. srpnja 2014. o utvrđivanju

modela godišnjih i završnih izvješća o provedbi u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014

Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije

te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje,

sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama;


postupaka izvješćivanja i drugih praktičnih rješenja za financiranje operativne potpore

u okviru nacionalnih programa i Posebne tranzitne sheme u skladu s Uredbom (EU) br.

515/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o uspostavljanju, u okviru Fonda za unutarnju

sigurnost, instrumenta za financijsku potporu u području vanjskih granica i viza;

- Provedbena uredba Komisije (EU) br. 801/2014 оd 24. srpnja 2014. kojom se utvrđuju

vremenski raspored i drugi uvjeti provedbe povezani s mehanizmom raspodjele

sredstava za program Unije za preseljenje u okviru Fonda za azil, migracije i integraciju;


modela za nacionalne programe i utvrđivanju uvjeta za sustav za elektroničku razmjenu

podataka između Komisije i država članica u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014

Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migraciju

i integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje,

sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama;

- Provedbena uredba Komisije (EU) 2015/378 оd 2. ožujka 2015. o utvrđivanju pravila

za primjenu Uredbe (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća u pogledu

provedbe godišnjeg postupka poravnavanja računa i provedbe potvrđivanja

usklađenosti;

- Provedbena uredba Komisije (EU) 2015/377 оd 2. ožujka 2015. modela dokumenata

potrebnih za isplatu godišnjeg iznosa u skladu s Uredbom (EU) (EU) br. 514/2014

Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migraciju

i integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje,

sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama

- Provedbena uredba Komisije (EU) 2015/840 оd 29. svibnja 2015. o kontrolama koje

provode odgovorna tijela u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta

i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o

Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i

suzbijanja kriminala te upravljanja krizama.

- Provedbena uredba Komisije (EU) 2015/1977 оd 8. srpnja 2015. o utvrđivanju

učestalosti i formata za izvješćivanje o nepravilnostima povezanima s Fondom za azil,

migracije te integraciju i s Instrumentom za financijsku potporu u području policijske

3

suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama, u skladu s

Uredbom (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća

- pravila o državnim potporama

- Zakon o javnoj nabavi i pripadajući propisi

- Zakon o proračunu i pripadajući propisi

- porezni propisi

- propisi o računovodstvu i računovodstveni standardi

- Zakon o radu

- ostali relevantni zakoni

4

2. Definicije i kratice

AMIF je Fond za azil, migraciju i integraciju [eng. Asylum, Migration and Integration Fund].

Izdaci su utrošena novčana sredstva.

ISF je Fond za unutarnju sigurnost [eng. Internal Security Fund].

Komisija je Europska komisija.

Krajnji korisnik je tijelo regulirano javnim pravom ili privatno poduzeće, nevladina udruga

odnosno ostale fizičke osobe koje djeluju na neprofitan način, odgovorne za izvršenje projekta

sufinanciranog iz fonda (bilo putem javnog natječaja ili izravne dodjele). Istovremeno to je

krajnji primatelj sredstava. Krajnji korisnici sklapaju ugovore tj. sporazume u kojima navode

međusobne obveze.

Razdoblje opravdanosti je razdoblje u kojem su troškovi koji se financiraju iz fondova AMIF

i ISF opravdani. Troškovi su opravdani ako ih je ovlaštenik ostvario između 1. siječnja 2014. i

31. prosinca 2022. tj. ako ih je imenovano odgovorno tijelo zaista plaćalo između 1. siječnja

2014. i 30. lipnja 2023.

Odgovorno tijelo je imenovano tijelo koje je jedino odgovorno i nadležno za upravljanje i

nadzor nacionalnih programa AMIF i ISF kao i za svu komunikaciju s Europskom unijom.

Posebne uredbe su uredbe koje uspostavljaju fondove AMIF i ISF i pokrivaju posebna

područja politike EU tj. Uredba AMIF, Uredba ISF-B i Uredba ISF-P.

Pravila opravdanosti su Nacionalna pravila o opravdanosti troškova Fonda za azil, migracije

i integraciju i Fonda za unutarnju sigurnost za razdoblje 2014.-2020.

Doprinos EU je iznos financiranja Fondova AMIF i ISF iz proračuna EU.

Opravdani troškovi i izdaci predstavljaju onaj dio tj. vrstu ukupnih troškova i izdataka projekta

koje odgovorno tijelo potvrdi u odluci o potpori tj. ugovoru o izvedbi projekta/programa bez

obzira na izvor financiranja.

3. Uvod

Opravdanost troškova određena je na temelju Članka 17. Horizontalne uredbe. Upute su

primjenjive na sve sudionike uključene u provedbu nacionalnih programa AMIF i ISF.

Pravila opravdanosti počinju se primjenjivati s danom potpisa rukovoditelja odgovornog tijela.

Izmjene i dopune uputa moraju biti označene serijskim brojevima verzije.

5

4. Opća pravila opravdanosti

Troškovi i izdaci su opravdani ako:

a. su neposredno povezani s područjem primjene posebnih uredbi (Uredba AMIF, Uredba

ISF-B i Uredba ISF-P) i njihovim ciljevima i provedbenim dokumentima, te nacionalnim

programima Fonda za azil, migracije i integraciju i Fonda za unutarnju sigurnost;

b. su potrebni i planirani za izvršenje aktivnosti obuhvaćenih odnosnim projektom;

c. su stvarno nastali tijekom izvršenih radova, za dostavljenu robu ili za izvedene usluge;

d. razumni i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, osobito vrijednosti za

novac i troškovne djelotvornosti;

e. su nastali u razdoblju opravdanosti;

f. su temeljeni na vjerodostojnim knjigovodstvenim i drugim dokumentima;

g. su dokazani u skladu s pravilima EU i nacionalnim pravilima.

Projekti koje podupiru fondovi AMIF i ISF se ne financiraju iz drugih izvora koje pokriva

proračun EU. Projekti koje podupiru fondovi AMIF i ISF se sufinanciraju iz javnih ili privatnih

izvora.

Troškovi projekta moraju se planirati u okviru proračuna projekta, koji s jedne strane prikazuje

predviđene rashode,a s druge prihode. Proračun projekta mora biti uravnotežen (zajednički,

opravdani rashodi moraju biti jednaki zajedničkim prihodima). Proračun se prezentira na

sljedeći način:

Rashodi Prihodi

Neposredni opravdani troškovi

+

Posredni opravdani troškovi

+

Drugi jednostavni troškovi

Doprinos EU

+

Doprinos krajnjeg korisnika i partnera u

projektu

+

Doprinos trećih stranaka

+

Prihodi od projekta

= zajednički opravdani troškovi = zajednički prihodi

Ako su troškovi i izdaci opravdani, sredstva se u u cijelosti isplaćuju iz državnog proračuna, iz

izvora namijenjenih za provedbu fondova AMIF i ISF (vodi evidencija udjela EU i nacionalnih

6

sredstva te doprinose zajednice i hrvatsko sudjelovanje). Odgovorno tijelo će dio doprinosa

EU naknaditi iz EU u nacionalni proračun.

Projekti koji se financiraju iz sredstava AMIF i ISF u pravilu se u odnosima kako slijedi:

a. Projekti u okviru posebnih ciljeva nacionalnih programa fondova AMIF i ISF se

financiraju iz sredstava fondova u visini do 75 % opravdanih troškova (prilikom

zaokruživanja na decimalu poštuje se zaokruživanje na nižu decimalu da se ne premaši

navedeni postotak) i sredstava proračuna Republike Hrvatske – Hrvatska sudjeluje u

visini od 25 i više % (prilikom zaokruživanja na decimalu poštiva se zaokruživanje na

višu decimalu).

b. Projekti u okviru posebnih mjera nacionalnih programa fondova AMIF i ISF se

financiraju iz sredstava fondova u visini do 90 % opravdanih troškova (prilikom

zaokruživanja na decimalu poštuje se zaokruživanje na nižu decimalu da se ne premaši

navedeni postotak) i sredstava proračuna Republike Hrvatske – Hrvatska sudjeluje u

visini od 10 % i više (prilikom zaokruživanja na decimalu poštiva se zaokruživanje na

višu decimalu).

c. Operativna potpora u okviru ISF fonda financira se iz sredstava fondova u iznosu do

100% opravdanih troškova.

d. Tehnička pomoć za provedbu fondova AMIF i ISF financirat će se iz fondova u iznosu

do 100% opravdanih troškova.

5. Dvojno financiranje

Dvojno izvršenje troškova i izdataka koji su već namireni iz bilo kojeg drugog javnog izvora u

obliku nepovratnih javnih sredstava ili nepovratnih sredstava EU (tj. dvojno financiranje) nije

dozvoljeno. U takvom slučaju odgovorno tijelo od krajnjeg korisnika zahtijeva povrat već

isplaćenog iznosa (su)financiranja, plus kamate od dana isplate do datuma povrata sredstava.

6. Prihodi i načelo neprofitabilnosti

Projekti koje podupiru fondovi AMIF i ISF moraju biti neprofitne naravi. Ako na kraju projekta

izvori prihoda, uključujući i primitke, premašuju izdatke, doprinosi iz sredstava za projekt će se

shodno tome smanjiti. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj

evidenciji ili poreznoj dokumentaciji korisnika te moraju biti prepoznatljivi i kontrolirani.

Prihodi projekta se sastoje od financijskih doprinosa iz fondova AMIF i ISF, javnih ili privatnih

izvora, uključujući i vlastiti doprinos krajnjeg korisnika kao i sve primitke ostvarene u okviru

7

projekta. U svrhu ovog pravila „davanja“ uključuju prihode koje ostvari projekt od prodaje,

najmova, usluga, kotizacija ili drugih jednakovrijednih prihoda u razdoblju opravdanosti.

Doprinosi EU koji proizlaze iz primjene načela neprofitabilnosti izračunavaju se tako da se

ukupni troškovi umanjuju za doprinose iz trećih strana i prihode ostvarene projektom.

8

7. Dokazi, računovodstvena evidencija i pohrana evidencije o

izdacima

Dokaz da je trošak tj. izdatak nastao su račun i dokaz o uplati korisnika koji dokazuje da je

račun zaista plaćen (kopija transakcijskog računa korisnika ili druga jednakovrijedna,

knjigovodstvena isprava). Kada nije moguće iskazivanje troškova na temelju službenih računa,

izdaci moraju biti potkrijepljeni računovodstvenim dokumentima ili dokumentima

jednakovrijedne dokazne vrijednosti. Izdaci odgovaraju plaćanjima koje je izvršio krajnji

korisnik. Plaćanja moraju imati pravilni financijski (gotovinski) transakcijski oblik (iznimka je

npr. amortizacija).

U svrhu obavljanja provjere upravljanja u skladu sa člankom 27. Horizontalne uredbe korisnik

uz zahtjev za isplatu troškova obavezno prilaže dokaze (kopije u elektroničkom obliku), kao

što je definirano u poglavlju 8. Pravila opravdanosti:

- dokazi o opravdanosti troškova moraju biti vjerodostojni dokumenti (ugovori, dokaz o

izvršenom radu i druge osnove za ispostavu računa);

- računi ili vjerodostojni računovodstveni dokumenti;

- dokaz o uplati.

Svi izdaci moraju biti opravdani i provjereni, posebno:

- moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj evidenciji krajnjeg korisnika;

- moraju biti određeni u skladu s važećim računovodstvenim standardima koji su na snazi

u Republici Hrvatskoj i utvrđeni u skladu s uobičajenom praksom troškovnog

računovodstva krajnjeg korisnika, te

- moraju biti prijavljeni u skladu sa zahtjevima važećih poreznih i socijalnih zakona.

Krajnji korisnici i druga tijela koja su uključena u provedbu projekta sufinanciranih iz fondova

AMIF i ISF, vode odvojeno računovodstvo ili shodno tome računovodstveni kod za sve

transakcije vezane uz provedbu projekta.

Originalne dokaze čuvaju krajnji korisnici 10 godina po završetku projekta. Mora biti osiguran

uvid u dokumentaciju za potrebe provjere i revizije. Pohrana i obrada takve evidencije mora

biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o sigurnosti podataka.

Upotreba eura

Države članice čija valuta nije euro na dan podnošenja zahtjeva za plaćanje preračunavaju u

eure iznose rashoda koji su nastali u nacionalnoj valuti. Ti se iznosi preračunavaju u euro

9

uporabom mjesečnog obračunskog tečaja Komisije za mjesec tijekom kojeg su rashodi

registrirani u računima odgovornog tijela.

Komisija svaki mjesec objavljuje devizni tečaj u elektroničkom obliku.

8. Kategorije opravdanih troškova na razini projekta

8.1. Neposredni opravdani troškovi

Neposredni opravdani troškovi projekta su oni troškovi koji se, vodeći računa o općim pravilima

o ispunjavanju uvjeta opravdanosti, mogu utvrditi kao specifični troškovi neposredno povezani

uz provedbu projekta. Neposredni troškovi su uključeni u procjenu ukupnog proračuna

projekta.

Kako bi se smanjio administrativni teret povezan s provjerom i revizijom, troškovi koji su manji

od 10 eura (minimalna vrijednost svakog računa) ne smatraju se neposrednim opravdanim

troškovima, ali ih krajnji korisnici mogu ostvariti u okviru neizravnih opravdanih troškova

(paušalno financiranje).

8.1.1. Troškovi zaposlenika

Neposredni troškovi zaposlenika opravdani su samo za zaposlenike koji imaju ključnu i

neposrednu ulogu u projektu, ako su voditelji projekta ili drugi zaposlenici koji su operativno

uključeni u projekt, npr. planiranje projektnih aktivnosti, provođenje (ili nadzor) operativnih

aktivnosti, pružanje usluga konačnim primateljima projekta itd. Zaposlenici koji koriste troškove

zaposlenika iz projekta, moraju imati sklopljen ugovor o radu s krajnjim korisnikom i moraju biti

imenovani u projektnom timu.

Troškovi vođenja mogu iznositi najviše 20% ukupnih troškova rada. Osobe koje obnašaju

dužnost voditelja projekta ne mogu tražiti te troškove rada na temelju autorskog ugovora.

Troškovi drugih zaposlenika koji imaju sporednu ulogu u organizaciji krajnjeg korisnika (kao

što su generalni direktor, računovođa, potpora nabave, kadrovska potpora, informatička

potpora, administrativna potpora, recepcionist itd.) nisu opravdani kao neposredni troškovi već

se smatraju posrednim troškovima (vidi točku 8.2.)

Troškovi zaposlenika moraju unaprijed biti definirani u nacrtu proračuna pri čemu je potrebno

navesti dužnosti i broj zaposlenih.

10

U slučaju međunarodnih organizacija, opravdani troškovi za zaposlenike mogu uključivati

sredstva za pokriće troškova zakonskih obveza i drugih opravdanih troškova vezanih za plaće.

Odgovarajući troškovi plaća zaposlenika javnih tijela opravdani su ukoliko su povezani s

troškovima djelatnosti koje mjerodavno javno tijelo ne bi provodilo da se ne provodi projekt;

zaposlenici mogu biti privremeno premješteni ili dodijeljeni za provedbu projekta uz pisani

nalog krajnjeg korisnika.

Troškovi zaposlenika dodijeljenih za provedbu projekta tj. plaće, doprinosi za socijalno

osiguranje i drugi zakonski troškovi, opravdani su ukoliko ne premašuju prosječne stope

uobičajene za politiku nagrađivanja koju provodi krajnji korisnik. Gdje je primjenjivo, ta brojka

može uključivati sve doprinose koje inače snosi poslodavac, ali ne smije uključivati bonuse,

stimulacije plaće ili udijele u dobiti. Davanja, porezi ili troškovi (posebno neposredni porezi i

doprinosi iz plaće za socijalno osiguranje) koji proizlaze iz projekta sufinanciranih iz fondova

AMIF i ISF predstavljaju opravdane troškove samo ako ih snosi krajnji korisnik.

Za osobe koje su redovno zaposlene kod krajnjeg korisnika nije moguće (u isto vrijeme za isto

razdoblje) ostvariti troškove rada na temelju ugovora o djelu ili autorskog ugovora.

8.1.1.1. Troškovi plaća

Zaposlenici mogu raditi na puno radno vrijeme ili dio radnog vremena.

Ako osoba ima sklopljen ugovor o radu (na određeno ili neodređeno vrijeme) i radi na projektu

puno radno vrijeme, opravdane troškove čine njegova plaća i naknada troškova koji se odnose

na rad u cijelosti.

Ako zaposlenik radi na projektu samo dio radnog vremena, njegov trošak se obračunava

proporcionalno opsegu obavljenog posla. Osnova za određivanje opravdanih izdataka je

ostvareni mjesečni broj sati rada na projektu pomnožen sa iznosom po tj. satnicom satu.

Satnica se koristi za naknadu troškova plaća isključivo osobama koje rade na projektu samo

dio radnog vremena.

Mjesečni broj radnih sati proizlazi iz evidencije obavljenog rada na obrascu (efektivno radno

vrijeme) koju krajnji korisnik mora obavezno voditi posebno za svaku osobu koja sudjeluje na

projektu samo dio radnog vremena. Evidencija se mora voditi za svakog pojedinca na

mjesečnoj bazi za sve radne sate i za sve projekte.

Satnica se može izračunati na dva načina:

- na osnovi stvarno izvršenog rada u pojedinačnom mjesecu ili

11

- na osnovi normativnog izračuna tako da se poštiva prosječni mjesečni fond sati (npr.

tako da se zadnji evidentirani godišnji bruto trošak zaposlenika dijeli s 1720 sati).

Metodu izračuna satnice izabire korisnik na početku provođenja projekta i koristi ju do kraja

projekta. Metodologiju odabire voditelj projekta u suglasnosti s odgovornim tijelima prije prve

isplate.

Broj sati ne smije premašiti okvire koje je propisalo državno zakonodavstvo.

Opravdani troškovi pokrivaju:

- plaće sa svim pripadajućim porezima i doprinosima zaposlenika i poslodavca – u

cijelosti ili u omjeru rada na projektu;

- naknada troškova povezanih s radom (topli obrok, putovanje na posao i s posla) – u

cijelosti ili u omjeru rada na projektu;

- naknade (npr. bolovanje), ako poslodavac ne nadoknadi troškove rada iz drugih izvora;

- druge naknade u skladu s važećim propisima (regres, otpremnine itd., u slučaju

djelomičnog rada na projektu razmjerno izvršenom radu);

- premije kolektivnog dopunskog mirovinskog osiguranja i obveznog dopunskog

mirovinskog osiguranja (ako je poslodavac pod zakonskom obvezom) i naknade za

ozljede na radu.

Troškovi koji nisu opravdani su:

- doprinosi za ostale premije osiguranja koje nisu zakonski definirane, kao npr. životno

osiguranje, osiguranje od nezgode i druga osiguranja, drugo dopunsko zdravstveno i

mirovinsko osiguranje, dobrovoljno osiguranje;

- otpremnine;

- solidarna pomoć;

- razne povlastice;

- godišnji poticaji i drugi bonusi;

- jubilarne nagrade;

- sve ostale naknade koje prima poslodavac iz drugih izvora (naknada za njegu i pratnju;

naknada zaposleniku za dobrovoljno darivanje krvi).

12

Dokazi:

1) Dokazi o zapošljavanju i obavljenom radu:

- dokumentacija o postupku zapošljavanja po zakonu kojim su uređeni radni odnosi,

ugovor o radu (samo od prvog zahtjeva za isplatu/povrat tj. kada dođe do izmjena),

- mjesečni raspored i ispis evidencije radnih sati (ukoliko zaposlenik radi na više

projekata, ispunjava zajednički raspored za sve projekte). U rasporedu se navodi i

korištenje godišnjeg odmora i bolovanja duža od 30 dana.

- izvješće o izvršenim radnim nalozima.

2) Dokazi o visini isplate:

- platna lista ili obračunska lista za svaki pojedinačni mjesec;

- metodologija o izračunu satnice s navedenim datumom isplate i potpisom

odgovorne osobe korisnika u slučaju uplate troškova plaće po satnici (samo od

prvog zahtjeva za isplatu/naknadu tj. kada dođe do izmjena);

- službeni dokaz o uplati neto plaće (npr. ispis iz transakcijskog računa). U slučaju

zajedničkih doznaka za više zaposlenika, osim ispisa transakcijskog računa

potrebno je priložiti i listu iz koje je vidljiv ukupan iznos depozita, pojedinačni iznosi

te imena i prezimena radnika čija plaća se prikazuje kao opravdani trošak;

- dokazi o plaćanju poreza i doprinosa:

Opcija A

Osobna PK kartica;

(Grupno) PK kartica – obračun

poreznih odbitaka od dohotka od

nesamostalno rada (u slučaju

ukupnih uplata poreza i doprinosa);

Ispis transakcijskog računa o

plaćanju poreza i doprinosa

Poreznoj upravi Republike

Hrvatske

Opcija B

Dokaz Porezne uprave Republike

Hrvatske o plaćenim doprinosima i

porezima

8.1.1.2. Putni troškovi

Pod neposredne opravdane troškove ubrajaju se i putni troškovi i dnevnice za zaposlenike ili

druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima projekta te moraju putovati zbog provedbe projekta.

Putni troškovi su opravdani na temelju stvarnih troškova. Iznos naknade temelji se na

najjeftinijem obliku javnog prijevoza, a letovi su opravdani samo za putovanja preko 800 km

(povratno putovanje), ili kada je zbog zemljopisnog odredišta opravdano putovanje avionom.

U tom slučaju zaposlenik je dužan sačuvati avionske karte. U slučaju prijevoza osobnim

automobilom, naknada troškova se obično temelji na cijenama upotrebe javnog prijevoza ili na

13

temelju cijene kilometra u skladu s objavljenim službenim pravilima tj. cijeni kilometra koju

upotrebljava krajnji korisnik.

Putni troškovi su opravdani na temelju stvarnih troškova, koji uključuju dnevnice, troškove

smještaja, lokalne putne troškove (uključujući taksi) i međunarodni promet u zemlji i

inozemstvu. Visina dnevnice je uređena državnim zakonodavstvom i predstavlja isključivo

naknadu za prehranu. Svi ostali putni troškovi su opravdani ako se temelje na dokazima o

nastalim troškovima i izdacima. te potkrijepljeni dokumentima koji dokazuju ekonomičan

pristup (ispis internetske stranice s cijenama raspoloživih letova, e-mail ponude različitih

agencija/prijevoznika, ispis internetske stranice s cijenama hotela i sl.).

Za svaku osobu i svako putovanje ispunjava se zaseban putni nalog sa svim dokazima o

nastalim troškovima (hotelski račun, putna karta itd.).

Putni troškovi vanjskih suradnika u zemlji ili inozemstvu, hotelski troškovi i troškovi prehrane

utvrđuju se ugovorom koji je s njima potpisan.

Dokazi:

- pravilno ispunjen putni nalog, uključujući obračun putnih troškova s priloženim svim

računima tj. dokazima o nastalim troškovima (hotel, putna karta, plaćanje

parkinga...);

- kopije dokaza o svrsi i sudjelovanju (pozivnica, zapisnik, popis prisutnosti, izvješće

o službenom putu...);

- račun za kupovinu avionske karte, račun za kotizaciju i pravna osnova za izdavanje

računa;

- dokumenti koji dokazuju ekonomičan pristup (ispis internetske stranice s cijenama

raspoloživih letova, e-mail ponude različitih agencija/prijevoznika, ispis internetske

stranice s cijenama hotela i sl.

- dokaz o uplati.

8.1.2. Oprema i nematerijalna sredstva

8.1.2.1. Leasing, najam ili kupovina opreme

Troškovi povezani s kupovinom opreme (na temelju amortizacije kupljene imovine, leasingom

ili najmom), opravdani su samo ako su neophodni za provedbu projekta. Oprema mora imati

tehničke specifikacije koje zahtjeva projekt i koje su u skladu s valjanim mjerilima i

standardima.

Odluka o leasingu, najmu ili kupovini mora se temeljiti na najjeftinijoj opciji.

14

Izdaci povezani s najmom ili leasingom, opravdani su za sufinanciranje ako poštuju važeća

nacionalna pravila, državno zakonodavstvo i praksu te trajanje najma ili leasinga za potrebe

projekta. Iznos najma kojeg najmoprimac isplaćuje najmodavcu opravdan je ako se može

dokazati odobrenim računom ili knjigovodstvenom ispravom jednake dokazne vrijednosti.

Najmoprimac prije svega mora dokazati da je leasing ili najam troškovno najbolje rješenje za

upotrebu opreme.

Ako leasing ili najam nisu mogući zbog kratkotrajnosti projekta ili hitne amortizacije opreme,

najam je promjenjiv i troškovi povezani s amortizacijom mogu biti, kako je dolje opisano,

opravdani na temelju nacionalnih pravila o amortizaciji.

U slučaju kada je oprema kupljena prije ili tijekom trajanja projekta, opravdan je samo dio

amortizacije opreme koji odgovara periodu kada se oprema koristila za potrebe projekta. Udio

amortizacije se izračunava prema državnim računovodstvenim pravilima, pri čemu izdaci

moraju biti uključeni u bilancu ili popis materijalne imovine.

Oprema koja je kupljenja prije trajanja projekta, a koristi se za potrebe projekta, opravdana je

na temelju amortizacije. Cjelokupni troškovi amortizacije opravdani su kada je trajanje projekta

jednako ili dulje od amortizacijskog razdoblja. Amortizacija se obračunava proporcionalno

svakom relevantnom periodičnom izvješću. Troškovi amortizacije sredstava nikada ne mogu

premašiti njihovu nabavnu vrijednost. Troškovi nisu opravdani, ukoliko je oprema prvotno

kupljena od doprinosa EU ili drugih donacija.

Dokazi:

- dokumentacija postupka javne nabave, ako je korisnik naručitelj prema zakonu kojim

se uređuje područje javne nabave (samo nakon prvog zahtjeva za isplatu/naknadu),

tj. dokumentacija koja pokazuje optimalan izbor na temelju više ponuda ili

dokumentacija koja je navedena u odluci o potpori ili ugovoru o provedbi

projekta/programa;

- ugovor ili narudžbenica;

- račun (navedene oznake, tip opreme, u slučaju složenih uređaja točna specifikacija

svake pojedinačne komponente koje čine cjelinu – ako je predviđeno ugovorom);

- dokaz o isporuci opreme ili pojedinih dijelova u slučaju složenih;

- priznanica/prijamni zapisnik;

- dokaz da je kupljena oprema nova (vidljiv datum proizvodnje – garancija, certifikati,

tehničke specifikacije, potvrda proizvođača - ako je predviđeno ugovorom);

15

- izjava o namjeni nematerijalnih sredstava ili drugi jednakovrijedni dokument (za što

će se sredstva upotrebljavati i tko će biti njihov vlasnik po završetku projekta - ako je

predviđeno ugovorom);

- dokaz o uplati;

- u primjeru amortizacije potrebni su dodatni dokazi:

a. ispis iz registra osnovnih sredstava ako su amortizirana sredstva predmet

sufinanciranja;

b. predstavljena metodologija izračuna amortizacije za razdoblje sufinanciranja

projekta i načinu obračunavanja;

c. izjava da najam nekretnine ili opreme nije financiran iz javnih izvora i da je

amortizacija obračunata u skladu s važećim zakonima.

8.1.2.2. Održavanje opreme

Održavanje opreme je opravdano za sufinanciranje ako se vidi jasna poveznica između

održavanja i ciljeva dotičnog projekta. Oprema se koristi samo za provedbu projekta. U

suprotnom, opravdan je samo onaj trošak koji odgovara upotrebi u sklopu projekta.

Dokazi:

- ugovor iz kojeg je vidljivo vrijeme trajanja održavanja, troškovi koji su uključeni u

iznos održavanja i vrijednost ugovora;

- ako je primjenjivo, ključ za izračun opravdanog dijela troškova;

- račun,

- dokaz o uplati.

8.1.2.3. Investicije u nematerijalna sredstva

Izdaci za kupovinu i troškove održavanja nematerijalnih sredstava koji uključuju kupnju

nematerijalne imovine, stjecanje patenata, kupovina licencirane programske opreme ili nabavu

drugih osnovnih nematerijalnih sredstava, opravdano je za sufinanciranje ako su u skladu sa

svrhom i ciljevima projekta, koji se financira iz fondova AMIF i ISF.

Dokazi:

- dokumentacija postupka javne nabave, ako je korisnik naručitelj prema zakonu kojim

se uređuje područje javne nabave (samo nakon prvog zahtjeva za isplatu/naknadu),

tj. dokumentacija koja pokazuje optimalan izbor na temelju broja ponuda ili je

zatražena u odluci o potpori ili ugovoru o provedbi projekta / programa;


- račun;

16

- izjava o namjeni nematerijalnih sredstava ili drugi jednakovrijedni dokument (za što

će se sredstva upotrebljavati i tko će biti njihov vlasnik po završetku projekta - ako je

predviđeno ugovorom);

- dokaz o uplati.

8.1.3. Nekretnine

U slučaju bilo kupnje, izgradnje, obnove, zakupa ili održavanja, nekretnine moraju imati

tehničke specifikacije koje zahtjeva projekt i koje su u skladu s valjanim mjerilima i

standardima.

8.1.3.1. Kupovina zgrada, gradnja ili obnova

Kada je nabava nekretnine nužna za provedbu projekta i jasno je povezana s njegovim

ciljevima, kupovina nekretnine tj. već izgrađenih zgrada ili gradnja nekretnina opravdana je za

sufinanciranje pod dolje navedenim uvjetima i ne dovodeći u pitanje primjenu strožih

nacionalnih propisa:

1. u slučaju kupnje:

a. pribaviti potvrdu od nezavisnog kvalificiranog procjenitelja ili ovlaštenog

službenog tijela kojom se utvrđuje da nabavna cijena ne prelazi tržišnu

vrijednost (isplativa kupnja), te potvrdu koja potvrđuje da je nekretnina u skladu

s nacionalnim propisima, ili detaljno navedene točke koje nisu u skladu i koje

krajnji korisnik planira ispraviti u sklopu projekta;

b. nekretnine nisu kupljene iz doprinosa EU u bilo kojem trenutku prije provedbe

projekta;

2. u slučaju gradnje:

a. pribavljene su sve dozvole za gradnju nekretnine;

b. poštuje se zakonodavstvo i propisi iz područja gradnje;

c. ako zemljište, na kojem će zgrada biti sagrađena, nije u vlasništvu korisnika,

između korisnika i vlasnika zemljišta treba biti sklopljen ugovor o najmu, ugovor

o osnivanju prava građenja ili koncesijski ugovor (s trajanjem najmanje 5 godina

po završetku projekta);

d. izbor izvođača radova je proveden sukladno postupku javne nabave, ako je

korisnik naručitelj po zakonu kojim se uređuje javna nabava.

3. Nekretnine se moraju upotrebljavati isključivo u svrhe navedene u projektu, u razdoblju

od najmanje 5 godina po završetku projekta;

4. Opravdan je samo onaj dio amortizacije tih sredstava koji odgovara razdoblju upotrebe

u svrhu projekta i stupnju stvarne upotrebe u svrhu projekta; amortizacija se izračunava

prema državnim računovodstvenim pravilima, pri čemu izdaci moraju biti uključeni u

17

bilancu ili popis materijalne imovine. Amortizacija se obračunava proporcionalno

svakom relevantnom periodičnom izvješću. Troškovi amortizacije sredstava nikada ne

mogu premašiti njihovu nabavnu vrijednost.

Izdaci za izgradnju mogu uključivati plaćanje za sve aktivnosti koje se odnose na pripremu i

izvođenje radova, uključujući projektnu i investicijsku dokumentaciju.

Dokazi u slučaju kupovine nekretnine:

- potvrdu od nezavisnog kvalificiranog procjenitelja ili ovlaštenog službenog tijela;

- ovjerene preslike kupoprodajnog ugovora u obliku javnobilježničkog akta ili drugi

primjerci s potpisom koji je ovjeren kod javnog bilježnika, tako da je pogodan za upis

u zemljišne knjige;

- izvadak iz zemljišne knjige, ne stariji od mjesec dana nakon podnošenja zahtjeva za

isplatu ili zahtjeva za naknadu, iz kojeg je vidljivo da je prijedlog uložen ili potvrđen i

da nema drugog zahtjeva za upis u zemljišnu knjigu koji bi imao prednost i koji bi

predlagatelju onemogućio uknjižbu vlasničkog prava bez opterećenja;

- potpisana izjava sa žigom odgovorne osobe korisnika kojom se potvrđuje da za

zgradu koja je predmet kupnje, u zadnjih 10 godina nisu dodijeljena javna nepovratna

sredstva ili nepovratna sredstva EU, što bi predstavljalo dvojno financiranje;

- dokaz o plaćanju kupovine.

Dokazi u slučaju gradnje ili obnove nekretnine:

- dokaz o vlasništvu zemljišta, preslika sklopljenog ugovora o najmu, ugovor o

ostvarenom stanarskom pravu ili ugovor o koncesiji;

- građevinska dozvola;

- dokumentacija o postupku javne nabave, ako je korisnik naručitelj po zakonu kojim

se uređuje javna nabava ili dokumentacija zatražena u odluci o potpori tj. ugovoru o

izvedbi projekta/programa;

- ugovor o izvođenju građevinskih radova;

- potvrđene pojedinačne građevinske situacije (računi sa specifikacijama o

obavljenom radu i upotrjebljenom materijalu);

- završno izvješće/završna izjava (ako je predviđeno ugovorom);

- uporabna dozvola ili potvrda o preuzimanju;

- dokaz o plaćanju situacija.

18

Dodatni dokazi u slučaju ostvarivanja troškova amortizacije:

- ispis iz registra materijalnih sredstava koja se amortiziraju i predmet su

sufinanciranja;

- predstavljena metodologija izračuna amortizacije za razdoblje sufinanciranja

projekta i način obračuna;

- izjava da nekretnina ili oprema nije financirana iz javnih sredstava i da je amortizacija

obračunata u skladu s važećim zakonodavstvom.

8.1.3.2. Najam

Najam nekretnina je opravdan za sufinanciranje ukoliko postoji jasna poveznica s ciljevima

navedenog projekta pod dolje navedenim uvjetima:

a. nekretnine nisu kupljene iz sredstava EU;

b. nekretnine se upotrebljavaju samo za provedbu projekta. U suprotnom slučaju

opravdan je samo onaj dio troškova koji se odnosi na stvarnu upotrebu u svrhu

projekta.

Dokazi:

- ugovor o najmu iz kojeg je vidljiv period trajanja najma, specifikacije unajmljenog

prostora, raspodjela troškova koji su uključeni u iznos najamnine te vrijednost

ugovora;

- ako je primjenjivo ključ za izračun opravdanog dijela troškova;

- račun,

- dokaz o uplati.

8.1.3.3. Održavanje nekretnine

Održavanje nekretnine je opravdano za sufinanciranje ukoliko postoji jasna poveznica s

ciljevima navedenog projekta. Nekretnine se upotrebljavaju samo za provedbu projekta. U

suprotnom slučaju opravdan je samo onaj dio troškova koji se odnosi na stvarnu upotrebu u

svrhu projekta.

Dokazi:

- ugovor iz kojeg je vidljiv period trajanja održavanja, raspodjela troškova koji su

uključeni u iznos održavanja te vrijednost ugovora;

- ako je primjenjivo, ključ za izračun opravdanog dijela troškova;

- račun,

- dokaz o uplati.

19

8.1.4. Potrošni materijal, potrepštine i opće usluge

Troškovi za potrošni materijal, potrepštine i opće usluge opravdani su ukoliko ih je moguće

utvrditi i neposredno su potrebni za provedbu projekta. Vrijednost izdataka u ovoj kategoriji ne

smije premašiti 15% opravdanih izravnih troškova projekta. Ako je korisnik naručitelj prema

zakonu kojim se uređuje područje javne nabave, vrijednost izdataka ne smije prelaziti granične

vrijednosti koje zahtijevaju izvršenje javne nabave.

Dokazi:

- ugovor ili narudžbenica iz kojih je vidljiva vrsta robe ili usluga, vrijeme isporuke,

rokovi za provedbu, definiranje troškova i vrijednosti;

- račun;

- dokaz o uplati.

8.1.5. Drugi neposredni troškovi

8.1.5.1. Sklapanje ugovora s podizvođačima

U principu, krajnji korisnici moraju biti u mogućnosti sami upravljati projektom. Iznos zadaća

koje obavlja podizvođač mora biti jasno naznačen u ugovoru.

Izdaci, povezani s sljedećim podizvođačkim ugovorima, nisu opravdani za sufinanciranje iz

Fonda:

a. podugovaranje poslova koji se odnose na cjelokupno vođenje projekta;

b. podugovaranje koje povećava trošak projekta kako bi se povećala njegova

proporcionalna vrijednost;

c. podugovaranje s posrednicima ili savjetnicima, gdje se plaćanje definira kao postotak

ukupnih troškova projekta, osim ako takvo plaćanje ne opravda krajnji korisnik

pozivajući se na stvarnu vrijednost radova ili usluga.

Podizvođači se u svim podizvođačkim ugovorima obvezuju da će revizorskim i nadzornim

tijelima osigurati dostupnost svim potrebnim podacima povezanima s podizvođačkim

aktivnostima.

Dokaz o radu na temelju ugovora o pružanju usluga:



izvedbi projekta/programa u drugim slučajevima (samo nakon prvog zahtjeva za

isplatu/naknadu);

20

- elektronička kopija podizvođačkog ugovora (samo nakon prvog zahtjeva za

isplatu/naknadu);

- dokaz o pruženim uslugama (npr. izvješće o pruženim uslugama.);

- račun,

- dokaz o uplati.

8.1.5.2. Troškovi informiranja i promidžbe

Troškovi informiranja i promidžbe, opravdani su troškovi. Troškovi informiranja i promidžbe

odnose se samo na one troškove koji su izravno povezani s informiranjem javnosti o

aktivnostima projekta ili povećanjem prepoznatljivosti projekta tj. sufinanciranjem iz sredstava

EU.

Primjeri opravdanih troškova informiranja i promidžbe:

- Troškovi organizacije i provedbe konferencija, seminara i simpozija;

- Troškovi izrade ili nadogradnje web stranice;

- Trošak usluga oglašavanja i troškovi objave;

- Troškovi savjetovanja u području informiranja i promidžbe;

- Trošak projektiranja, pripreme za tisak, tisak i isporuku materijala;

- Trošak obrade članaka u medijima i analiza novinskih isječaka;

- Troškovi javnih objava;

- Troškovi nastupa na sajmovima i izložbama;

- Ostali troškovi informiranja i promidžbe;

- Trošak protokolarnih darova, promotivnih razgledavanja, organizacija proslava i slične

usluge;

- Troškovi izdavačkih i tiskarskih usluga, kao i troškovi fotokopiranja;

- Troškovi obveza plaćanja pribora;

- Troškovi drugog općeg materijala i usluga koje se odnose na informiranje i promidžbu.

Dokazi:




isplatu/povrat);


- račun;

21

- dokaz o izvedbi (npr. tiskani oglas, objava, najava, snimljena emisija, kopija web

stranice, neki drugi proizvod, poziv na novinsku konferenciju/radionicu, popis

sudionika, itd);

- dokaz o uplati.

8.1.5.3. Troškovi stručnjaka i vanjskih suradnika u vezi projekta ili financiranja EU

Opravdani su troškovi usluga koje izvode vanjski suradnici u okviru projekta i potrebni su za

uspješnu provedbu projekta te su s njim neposredno povezani. Naknada za rad vanjskih

suradnika ne može biti definiranba kao paušalna naplata u postotku neposrednih opravdanih

troškova u skladu s poglavljem 8.2.

Troškovi koji se odnose na sadržaj projekta, te ih korisniku pruža treća strana mogu uključivati

na primjer:

- savjetodavne usluge (pravne, financijske, marketinške, i druga savjetovanja);

- studija o izvedivosti projekata, projektna dokumentacija, nadzor i financijski inženjering

(na temelju ugovora ili postupka po zakonu o javnoj nabavi);

- usluge prevođenja, lektoriranja i slično;

- usluge obrazovanja i osposobljavanja;

- analize, studije i nacrti iz informacijskog područja;

- vanjske revizije;

- jamstva banke;

- administrativno-tehničke usluge;

- usluge izrade studija, istraživanja, evaluacija, procjena, stručnih mišljenja i izvješća.

Dokaz o radu na temelju ugovora o pružanju usluga:




isplatu/naknadu);

- ugovor o obavljenim uslugama (samo nakon prvog zahtjeva za isplatu/naknadu);

- dokaz o pruženim uslugama (npr. izvješće o pruženim uslugama.);

- račun,

- dokaz o uplati.

Dokazi za rad preko studentskog servisa:

- uputa studenskog servisa;

- izvješće o obavljenom radu (satnica);

22

- račun studenskog servisa;

- dokaz o uplati.

Dokazi za rad preko autorskog ugovora:




isplatu/povrat);

- autorski ugovor (samo nakon prvog zahtjeva za isplatu/povrat);

- dokaz o obavljanoj usluzi (ovisno o usluzi – autorski rad);

- satnica obavljenog rada;

- obračun autorskog rada;

- dokaz o uplati.

8.1.6. Posebni izdaci u odnosu na ciljane skupine državljana trećih država

Kupovina koju je obavio krajnji korisnik u svrhu pomoći ciljanim skupinama i naknada troškova

ciljanim skupinama koje daje krajnji korisnik, opravdani su pod sljedećim uvjetima:

a. krajnji korisnik dužan je čuvati potrebne informacije i dokaze da osobe koje primaju

pomoć odgovaraju ciljanim skupinama u skladu s posebnim propisima;

b. krajnji korisnik treba čuvati dokaze o isplaćenoj potpori (kao što su fakture i primke) da

su osobe primile tu potporu.

Za aktivnosti koje zahtijevaju prisutnost pripadnika ciljane skupine (kao što je

osposobljavanje), mogu se podijeliti manji novčani poticaji kao dodatna potpora, pod uvjetom

da njihova vrijednost u kontekstu svakog pojedinačnog projekta ne prelazi 25.000€ po projektu

i distribuira se pojedincima za svaki događaj, trening ili slično. Krajnji korisnik dužan je voditi

popis imena osoba, vrijeme i datum isplate te osigurati odgovarajući nadzor kako bi se izbjeglo

dvostruko financiranje ili zlouporaba sredstava.

Dokaz:

- dokaz da primatelji sredstava pripadaju ciljanim skupinama;

- popis osoba koje su primile isplatu s datumom i vremenom;

- kopije dokaza o svrsi i sudjelovanju (poziv, popis prisutnosti itd).

- račun ili računu jednakovrijedna isprava koja prikazuje izdatak (tj. potpisana potvrda

o primitku potpore - bankovni izdatak).

23

8.2. Posredni opravdani troškovi

Posredni opravdani troškovi projekta su oni troškovi koji, u skladu s uvjetima opravdanosti

navedenim u točki 4., nisu navedeni kao posebni troškovi izravno vezani za provedbu projekta.

Ostvaruju se u obliku paušalnog financiranja tj. kao dio iznosa neposrednih opravdanih

troškova. Iznos paušalnog financiranja može se izračunati kao dio ukupnih opravdanih

neposrednih troškova (poglavlje 8.2.1) ili kao dio ukupnih opravdanih neposrednih troškova

plaća (poglavlje 8.2.2).

Paušalno financiranje može se koristiti samo u slučajevima kada su troškovi jasno navedeni u

proračunu projekta. U tom slučaju krajnji korisnik može upotrebljavati i opravdati troškove

dogovorenog paušala bez posebnih, dodatnih dokaza (dokazi nisu potrebni, ali moraju biti

knjiženi na prikladnom troškovnom mjestu).

Stvarno nastali troškovi služe kao podloga za izračun troškova, zato bilo koje njihovo sniženje

utječe na visinu troškova izračunatih na osnovi stope paušala. Bilo kakav prihod ostvaren u

okviru projekta, treba oduzeti od ukupnih prijavljenih troškova u okviru tog projekta.

8.2.1. Paušalno financiranje kao dio cjelokupnog iznosa neposrednih opravdanih troškova

Posredni troškovi opravdani su na osnovi paušalnog iznosa financijske pomoći, određenog na

temelju prakse u okviru programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima“1. Stope

paušalnog financiranja za posebne ciljeve u okviru nacionalnih programa AMIF i ISF su:

a. Fond AMIF:

a) Posebni cilj „Azil“: najviše 7% cjelokupnog iznosa neposrednih opravdanih

troškova iz poglavlja 8.1.;

b) Posebni cilj „Integracija/zakonite migracije“: najviše 7% cjelokupnog iznosa

neposrednih opravdanih troškova iz poglavlja 8.1.;

c) Posebni cilj „Povratak“: najviše 7% cjelokupnog iznosa neposrednih opravdanih

troškova iz poglavlja 8.1.;

b. Fond ISF:

a) Posebni cilj „Zajednička vizna politika“: najviše 2,5% cjelokupnog iznosa


b) Posebna mjera „Konzularna suradnja“: najviše 2,5% cjelokupnog iznosa


1 Razine su definirane u pravilima za provedbu Odluke o osnivanju Fondova SOLID tj. Fonda za vanjske granice, Europskog fonda za izbjeglice, Europskog fonda za integraciju državljana trećih zemalja i Europskog fonda za povratak (Odluka Komisije 2008/456/EZ, 2008/457/EZ, 2008/458/EZ i 2008/22/EZ i izmjene Odluke Komisije 2009/538/EZ, 2009/533/EZ, 2009/534/EZ, 2009/614/EZ, 2010/69/EU, 2010/163/EU, 2010/173/EU i 2010/70/EU).

24

c) Posebni cilj „Granice“: najviše 2,5% cjelokupnog iznosa neposrednih

opravdanih troškova iz poglavlja 8.1.;

d) Posebni cilj „Operativna potpora“: najviše 2,5% cjelokupnog iznosa


e) Posebni cilj „Sprječavanje i borba protiv kriminala“: najviše 2,5% cjelokupnog

iznosa neposrednih opravdanih troškova2 iz poglavlja 8.1.;

f) Posebni cilj „Rizici i krize“: najviše 2,5% cjelokupnog iznosa neposrednih

opravdanih troškova3 iz poglavlja 8.1.

8.2.2. Paušalno financiranje kao dio ukupnih opravdanih neposrednih troškova plaća

Posredni troškovi su opravdani na osnovi paušalnog iznosa financijske pomoći u visini najviše

15% cjelokupnog iznosa neposrednih opravdanih troškova plaća iz poglavlja 8.1.1.

8.3. Drugi jednostavni troškovi

Primjena neposrednih opravdanih troškova (tj. stvarno nastalih i plaćenih opravdanih troškova,

po potrebi s amortizacijom) u pravilu se temelji na stvarnim izdacima popraćenima

odgovarajućim financijskim dokumentima. U opravdanim slučajevima moguća je upotreba

jednostavnih troškova (osim ostvarivanje troškova za zaposlenike na temelju radnih sati iz

poglavlja 8.1.1. i paušalnog financiranja iz poglavlja 8.2.) tj. standardne ljestvice troškova na

jedinični i paušalni iznos (lump sums). Upotreba jednostavnih troškova mora biti predviđena u

projektnom proračunu i uključena u odluci o potpori tj. pogodbi o izvedbi projekta/programa.

Navedene kategorije (uključujući ostvarivanje troškova za zaposlenike na temelju radnih sati

iz poglavlja 8.1.1. i paušalnog financiranja iz poglavlja 8.2.) se tijekom provođenja mogu

kombinirati iako s ciljem sprečavanja dvojnog financiranja istih izdataka moraju:

- Svaka pokrivati različite kategorije opravdanih troškova,

- Upotrebljavati se za različite uzastopne faze projekta.

Kada se projekt izvršava isključivo preko javne nabave radova, roba i usluga, sredstva se

dodjeljuju samo na temelju stvarno nastalih i plaćenih opravdanih troškova, zajedno s

doprinosima u naturi i amortizacijom, kada je primjenjivo.

2 Radi se i novom području financiranja u okviru podijeljenog upravljanja, zato je stopa financiranja određena po analogiji s Fondom za unutarnje granice za kojeg vrijedi niža stopa paušalnog financiranja tj. 2,5% cijelokupnog iznosa neposrednih opravdanih troškova. 3 Radi se i novom području financiranja u okviru podijeljenog upravljanja, zato je stopa financiranja određena po analogiji s Fondom za unutarnje granice za kojeg vrijedi niža stopa paušalnog financiranja tj. 2,5% cijelokupnog iznosa neposrednih opravdanih troškova.

25

Visina opravdanih troškova, dodijeljenih na temelju standardne ljestvice troškova na jedinični

ili paušalni iznos (lump sums) se određuje:

a. na osnovi poštene, pravedne i provjerljive metode izračuna na temelju:

a) Statističkih podataka ili drugih objektivnih informacija;

b) Provjerenim povijesnim podacima svakog pojedinačnog korisnika;

c) Upotrebe uobičajene prakse troškovnog računovodstva svakog pojedinačnog

korisnika;

b. u skladu s pravilima za upotrebu odgovarajuće ljestvice troškova za jedinični i paušalni

iznos koji se upotrebljavaju u politikama Unije za slične vrste projekata i korisnika;

c. u skladu s pravilima za upotrebu odgovarajuće ljestvice troškova za jedinični i paušalni

iznos koja se upotrebljavaju u okviru programa za nepovratna sredstva koje u cijelosti

financira Republika Hrvatska za slične vrste projekata i korisnika;

d. osim metoda navedenih u stavku 4., i kada doprinos iz proračuna Unije ne prelazi

100.000 eura, iznosi iz točaka (b), (c) i (d) stavka 1. mogu se utvrđivati, za svaki slučaj

zasebno, na temelju nacrta proračuna kojeg prethodno odobrava odgovorno tijelo.

8.3.1. Standardne ljestvice jediničnih troškova

U slučaju standardnih ljestvica jediničnih troškova, projekt prima nepovratna sredstva na

temelju količinski obavljenih aktivnosti, učinaka ili rezultata, pomnoženih sa standardnim

opsegom jediničnih troškova kojeg određuje odgovorno tijelo u suradnji s krajnjim korisnikom.

Standardna ljestvica jediničnih troškova se u načelu upotrebljava za lako prepoznatljive

količine, kao npr. broj sati osposobljavanja, broj dana osposobljavanja, stečene

svjedodžbe/potvrde, završeni moduli osposobljavanja, broj savjetodavnih sati, broj noćenja ili

obroka.

Korištenje standardne ljestvice jediničnih troškova pruža približnost stvarnim troškovima

projekta. Kod paušalnih troškova ta metoda se ne temelji na unaprijed određenom ukupnom

iznosu za neki rezultat projekta, već je konačni iznos, isplaćen korisniku, ovisan o rezultatu –

tj. postignutim količinama.

Kao posljedica toga prilikom korištenja standardne ljestvice jediničnih troškova, moraju se

poštivati sljedeći elementi:

- Temelj za izračun opsega jediničnih troškova u projektu mora biti pošten, pravedan i

provjerljiv. Uspostava standardnih iznosa jediničnih troškova mora biti opravdana.

- S obzirom na to da će plaćanja biti izvršena na temelju količina, krajnji korisnik

prijavljene količine mora potvrditi, opravdati i dokumentirati te prikazati da su aktivnosti

ili učinci stvarno realizirani.

26

Ostvarivanje troškova plača na temelju standardne ljestvice jediničnih troškova (tj. satnice)

definirano je u okviru poglavlja 8.1.1. pravila opravdanosti.

Dokazi:

- temelj za izračun standardne ljestvice jediničnih troškova (količinski definirane

aktivnosti, učinci ili rezultati);

- dokazi o prijavljenim količinama (npr. popis sudionika, fotografski materijal,

priznanica itd.).

8.3.2. Paušalni iznosi (lumps sums)

U slučaju projekata koji su financirani na bazi paušalnih iznosa, svi troškovi se nadoknađuju

na temelju unaprijed definiranog paušalnog iznosa (opravdano određivanje iznosa) kao što je

definirano u odluci ili ugovoru o provedbi projekta/programa i unaprijed definiranim terminima

sporazuma o aktivnostima i/ili rezultatima. Nepovratna sredstva se isplaćuju samo ako su

zadovoljeni unaprijed definirani uvjeti ugovora o radu i/ili rezultatima.

Mogućnost korištenja paušalnih iznosa je korištenje načela proporcionalnosti administrativnog

rasterećenja za male projekte. Korištenje paušalnih iznosa može predložiti korisnik ili

odgovorno tijela, prije donošenja rješenja o potpori ili sklapanju ugovora o provedbi

projekta/programa.

Konačni iznos nepovratnih sredstava isplaćuje se na temelju fizičkog završetka projekta, uz

potvrdu od strane korisnika i ovjeren od strane odgovornog tijela, bez opravdavanja stvarnih

troškova. U ovom slučaju nema pozivanja na pojedine financijske, popratne dokumente za

izdatke izračunate na temelju paušalnog iznosa, na taj način se razlikuju od projekata

temeljenih na stvarnim troškovima.

Prema tome prilikom korištenja paušalnih iznosa treba uzeti u obzir sljedeće elemente:

- Izračun paušalnog iznosa mora biti pošten, pravedan i provjerljiv. Određivanje

paušalnog iznosa mora biti utemeljeno, opravdano sa svim detaljima za određivanje

paušalnog iznosa i predstavlja dio revizije za projekt.

- S obzirom na to da će se isplata izračunati na temelju realizacije projekta definirane u

odluci ili ugovoru o provedbi projekta/programa, mora biti priložen dokaz o provedbi

projekta ovjeren od strane korisnika, utemeljen i dokumentiran.

Dokazi:

- obrazloženo određivanje paušalnog iznosa u skladu s unaprijed određenim

odredbama o aktivnostima i rezultatima;

27

- korisnik mora priložiti dokumente koji su zapisani u odredbama sporazuma o

paušalnom iznosu

8.4. Porez na dodanu vrijednost

PDV se može uključiti u financijski plan kao opravdani trošak samo u slučaju da korisnik nema

prava na povrat PDV-a. Prilikom planiranja opravdanih troškova i izdataka treba obratiti

pozornost na status PDV-a. Postoje dvije opcije:

- ako je korisnik identificiran u svrhu PDV-a i ima pravo na odbitak cijelog ili dijela PDV-

a, PDV se ne smije uključiti u opravdane troškove i izdatke (to znači da je PDV

neopravdani trošak i mora se financirati iz vlastitih sredstava - vidjeti poglavlje 8.5);

- ako je korisnik identificiran u svrhu PDV-a i nema pravo na povrat PDV-a, PDV se može

uključiti u opravdane troškove i izdatke (to znači da je ukupan iznos PDV-a opravdani

trošak).

Dokazi:

- potvrda nadležnog poreznog ureda iz koje je vidljivo je li korisnik kao porezni

obveznik u razdoblju izvlačenja sredstava kohezijske politike identificiran u svrhu

PDV-a te namjena u koju svrhu se potvrda izdaje.

28

8.5. Neopravdani troškovi

Sljedeći troškovi nisu opravdani:

a. PDV, osim u slučajevima navedenima u poglavlju 8.4;

b. povrat kapitala, dugovi i troškovi otplate duga, negativne kamate, devizne provizije i

gubici, rezervacije za gubitke ili potencijalne buduće obveze, plaćanje dugovanih

kamata, sporna potraživanja, novčane kazne, financijske kazne, troškovi sudskih

postupka i prekomjerni ili nepotrebni izdatci;

c. troškovi reprezentacije isključivo za zaposlenike projekta (razumni troškovi

gostoljubivosti na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što je

susret na kraju projekta ili sastanci upravne skupine projekta su dopušteni);

d. troškovi koje je prijavio krajnji korisnik i pokriveni su iz sredstava drugog projekta ili

radnoga programa koji prima potporu EU;

e. kupovina zemljišta;

f. doprinosi u naturi.

Izvadak iz Kaznenog zakona, NN 125/11, 144/12, 56/15, 61/15:

Subvencijska prijevara

Članak 258.

(1) Tko s ciljem da za sebe ili drugoga ostvari državnu potporu davatelju državne potpore dade netočne ili nepotpune podatke o činjenicama o kojima ovisi donošenje odluke o državnoj potpori ili propusti obavijestiti davatelja državne potpore o promjenama važnim za donošenje odluke o državnoj potpori,

kaznit će se kaznom zatvora od šest mjeseci do pet godina.

(2) Kaznom iz stavka 1. ovoga članka kaznit će se tko sredstva iz odobrene državne potpore koristi suprotno njihovoj namjeni.

(3) Ako je u slučaju iz stavka 1. ovoga članka počinitelj postupao s ciljem da ostvari državnu potporu velikih razmjera ili je u slučaju iz stavka 2. ovoga članka koristio državnu potporu velikih razmjera,

kaznit će se zatvorom u trajanju od jedne do deset godina.

(4) Tko u slučajevima iz stavka 1. ovoga članka dobrovoljno spriječi donošenje odluke o državnoj potpori, može se osloboditi kazne.

(5) S državnim potporama u smislu ovoga članka izjednačuju se subvencije i pomoći odobrene iz sredstava Europske unije.

29

9. Tehnička pomoć

Pripremne mjere, mjere za upravljanje, praćenje, evaluaciju, informiranje i komunikaciju,

umrežavanje, kontrolu i reviziju, kao i mjere za jačanje administrativnih kapaciteta za provedbu

koje ostvaruje nadležno tijelo (tijelo za imenovanje, odgovorno tijelo, delegirano tijelo te tijelo

za reviziju), opravdani su u okviru tehničke pomoći u granicama određenima u posebnim

uredbama. Financiranje mjera tehničke pomoći opravdano je i kada se odnosi na prošle i

buduće financijske okvire.

Tehnička pomoć je opravdana za:

a. troškove koji se odnose na pripremu, odabir, ocjenu, upravljanje i praćenje programa

mjera ili projekata;

b. troškove koji se odnose na revizije i provjere mjera i projekata na licu mjesta;

c. izdaci koji se odnose na vrednovanje programa, mjera i projekata;

d. troškove koji se odnose na informiranje, širenje i transparentnost u odnosu na program,

mjeru ili projekt, uključujući i izdatke koji proizlaze iz primjene članka 53. Horizontalnoj

uredbe (informiranje i izdavaštvo), i izdaci kampanje za informiranje i podizanje svijesti

o svrsi programa uključujući i one organizirane na lokalnoj razini;

e. izdaci za nabavu, ugradnju i održavanje računalnih sustava za upravljanje, praćenje i

ocjenu ove uredbe i posebnim uredbama;

f. izdaci za sastanke nadzornih odbora i pododbora koji se odnose na provedbu mjera,

uključujući troškove stručnjaka i drugih sudionika u tim odborima te uključujući

sudionike iz trećih zemalja, gdje je njihova prisutnost neophodna za učinkovitu

provedbu programa, mjera ili projekata;

g. izdaci za jačanje administrativnih kapaciteta za provedbu ove uredbe i posebnih uredbi.

Zbog jedinstvenog sustava upravljanja i kontrole Fondova AMIF i ISF može se odobriti

djelomično ili potpuno kombiniranje sredstva za troškove tehničke pomoći za specifične

programe.

Dokazi za ostvarivanje troškova tehničke pomoći trebaju biti u skladu s poglavljem 8. pravila

opravdanosti, ovisno o vrsti troška.

Documents

Uputa o opravdanim troškovima Fonda za azil, migracije i ...eufondovi.mup.hr/UserDocsImages/dokumenti/Opravdani... · Uputa o opravdanim troškovima Fonda za azil, migracije i integraciju,