Upotreba VLOOKUP funkcije u Excel-u

VLOOKUP je jedna od najkorisnijih Excel funkcija. To je takodje, i jedna od najmanje razumljivih

excel funkcija. U ovom tekstu emo pokuati da demistifikujemo VLOOKUP funkciju na nain to

emo karakteristike njenog rada objasniti kroz realizaciju jednog realnog finansijskog dokumenta

kreiraemo potpuno upotrebljiv ablon fakture za neko hipotetiko preduzee.

Sa funkcijama kao matematikom kategorijom smo se poeli susretati u djetinjstvu ve prvih dana

kolovanja. Druenje sa funkcijama je u poetku najee bilo kroz matematiku kao kolski predmet,

mada ni neki drugi kolski predmeti nisu oskudjevali u koritenju kategorija iji je imenitelj funkcija.

Nae prve funkcije su bile: apsolutna vrijednost, kvadratni korjen,sinus, kosinus, tanges Kada smo

poeli uiti programske jezike funkcije su se pojavile kao sastavni dio razvoja programskog

proizvoda a predefinisane funkcije koje su dolazile uz programske jezike su najee bile grupisane

prema podrci koju su one pruale u odnosu na specifine tipove podataka (stringovi su imali svoj set

funkcija, brojevi svoj, datumi svoj). Skoro svi programski jezici (pascal, basic, JAVA, C++,

PHP) su imali skoro identian set funkcija opte namjene. Kad smo uli u Excel vode, nije nam

bilo udno kad smo otkrili da i on ima funkcije (povei 2 niza, oduzmi dva datuma, pretvori

niz u broj itd).Tekst koji slijedi pretpostavlja da italac razumije osnovne mehanizme rada Excel

funkcija i da italac zna da koristi osnovne Excel funkcije kao to su npr SUM, AVERAGE,

TODAY. Ono to VLOOKUP funkciju razlikuje od ostalih Excel funkcija je prije svega injenica da

u drugim sferama ljudskog (kompijuterskog) djelovanja (u drugim programskim jezicima ili u

matematici, fizici) ne susreemo funkciju koja bi bila pandam VLOOKUP funkciji. Upravo zbog

ove injenice se suoavamo sa poetnom odbojnou korisnika da prihvati ovu funkciju u svom

svakodnevnom radu. VLOOKUP je funkcija koja ima svoje argumente (parametre) i vraa vrijednost.

U najoptijem smislu VLOOKUP je database funkcija, to znai da radi nad tabelama baze podataka

ili, da ne budemo tako strogi nad listom podataka (to u excel terminologiji pretstavlja worksheet ili

neki dio worksheet-a).

Koje zahtjeve lista podataka treba zadovolji da bi se koristila u VLOOKUP funkciji? Za poetak to

treba prije svega da bude neki skup podataka. Lista moe da pretstavlja listu proizvoda, listu

zaposlenih radnika, listu video kaseta Svaka od ovih lista moe da ima specifine dodatne atribute

(lista zaposleni radnici, npr moe imati atribute ime i prezime radnika, JMBG, adresu, radno

mjesto itd). Za VLOOKUP je nebitno koji su to dodatni podaci dodatni atributi. Postojanje liste

podataka je preduslov da se moe koristiti VLOOKUP funkcija.

Slijedea slika prikazuje listu podataka listu proizvoda neke kompanije koju emo u nastavku teksta

eksploatisati kako bi objasnili nain rada VLOOKUP funkcije:

Liste podataka treba da sadre u sebi neku vrstu identifikatora svaki red u listi treba da sadri neki

atribut (neko svojstvo) koji podatak u konkretnom redu na jedinstven nain razlikuje od podataka u

ostalim redovima u listi. U prethodnoj listi, podaci koji su uneseni u kolonu (u atribut) Item Code

imaju svojstvo jedinstvene identifikacije svih ostalih atributa izabranog reda proizvoda. Atribut

koji u listi ima svojstvo jedinstvene identifikacije se naziva klju.

Sada smo u mogunosti da preciznije definiemo glavne zahtjeve koje lista mora ispuniti da bi se nad

njom mogla realizovati VLOOKUP funkcija:

Mora postojati kolona koja e imati ulogu kljua. To znai da naa lista proizvoda moe

imati 2 proizvoda sa istim imenom, moe imeti 5 proizvoda sa istom cjenom ali svaki od tih

proizvoda u koloni Item code mora imati jedinstvenu ifru koja ga razlikuje od ostalih

proizvoda u listi

Kolona koja ima ulogu kljua mora biti prva kolona u listi. To znai da na naoj prethodnoj

slici, ako nam lista poinje od A kolone, kolona Item Code nije smjela bit u B ili C

koloni Excel sheet-a nego ba u onoj koloni u kojoj smo je i prikazali u koloni A.

Najtei dio kod shvatanja naina rada VLOOKUP funkcije je tano razumjevanje prethodno

definisana 2 zahtjeva. Bilo bi dobro da provjerimo da li nam je jasno ta zahtjevi znae. Formalna

definicije VLOOKUP funkcije u referentnoj dokumentaciji glasi:

VLOOKUP vraa informaciju iz baze podataka/liste na osnovu vrijednosti jedinstvenog

identifikatora koji je prosljedjen kao parametar.

Drugaije reeno, ukoliko u neku eliju excel sheet-a ukucamo VLOOKUP funkciju i ukoliko

funkciji kao argumenat proslijedimo jedinstveni identifikator nae liste podataka, funkcija e nam

vratiti vrijednost jednog od atributa koji je povezan sa vrijednou jedinstvenog identifikatora koji

smo proslijedili kao parametar. Ako to poveemo sa naim primjerom koji se odnosi na listu

proizvoda, mi emo VLOOKUP funkciji proslijediti konkretni Item code a VLOOKUP e nam

vratiti ili naziv proizvoda ili cjenu proizvoda ili raspoloivost proizvoda (broj komada na zalihama).

Koja od ovih informacija e biti vraena upotrebom VLOOKUP funkcije zavisi od naina na koji

smo definisali parametre funkcije a to e nam biti jasno itajui nastavak teksta.

Prije nastavka diskusije, jedna digresija.

VLOOKUP funkcija nije ekonomina za upotrebu za sve vrste pretraivanja baza podataka. Ukoliko

je Va cilj da u bazi podataka ili u listi podataka pronadjete samo jedan konkretan podatak i uz njega

vezane dodatne atribute mnogo je racionalnije upotrebiti komandu FIND iz Excel tool bara kojoj ete

prosljediti vrijednost koju traite. Za pravilan rad VLOOKUP funkcije su potrebna podeavanja koja

je ekonomino raditi samo ukoliko se za rezultat obrade treba dobiti skup podataka zasnovan na nekoj

vrsti templatea u kojem svaki elemenat tog templatea trai dodatne podatke iz baze podataka. Da bi se

funkcija VLOOKUP pravilno podesila treba realizovati niz koraka koji su opisani u nastavku ovog

materijala. Ovaj skup aktivnosti nije racionalno primjenjivati za sluaj kada treba u bazi podataka da

nadjemo 1, 2 ili 3 podatka.

Kraj digresije.

Krenimo sada na konkretan rad hajde da kreiramo ablon fakture koji emo kasnije moi viestruko

da koristimo.

Prvo moramo da pokrenemo Excel

i kreirajmo za nae

potrebe praznu fakturu samo sa osnovnim elementima:

Scenario kako faktura treba da radi bi bio sljedei: Radnik u preduzeu e koristiti template fakture

na nain to e unositi skup ifara artikala u kolonu A a sistem e za svaku od tih ifara proizvoda

vraati naziv proizvoda i cijenu. Cijena e biti iskoritena za raunanje ukupne cijene za proizvod (uz

pretpostavku da se naruuje validan broj proizvoda ne vei od koliine na zalihama).

U elji da ovaj primjer ne bude previe komplikovan, bazu podataka sa informacijama o svim

proizvodima kojima raspolae preduzee, njihovim cijenama i koliini na zalihama emo uvati na

posebnom sheet-u unutar istog Excel dokumenta unutar istog workbook-a:

U realnosti, mnogo je vjerovatnije da e se

produkcioni podaci nalaziti u nekom drugom fajlu u fajl sistemu raunara. Za shvatanje naina rada

VLOOKUP funkcije taj momenat nam nije od znaaja. Realna situacija e uzrokovati da se mora

uraditi mala dorada u nainu prosljedjivanja parametara funkciji VLOOKUP. Rad funkcije

VLOOKUP nije optereen ispitivanjem da li je baza podataka iz koje se uzimaju podaci u istom excel

sheet-u, u drugom sheet-u unutar workbook-a ili u nekom drugom file-u u operativnom sistemu (tom

problematikom se bave pravila za definisanje parametara VLOOKUP funkcije odnosno pravila

parametrizacije Excel dokumenata).

U cilju testiranja

VLOOKUP funkcije, treba prvo da ukucamo korektnu ifru proizvoda u eliju A11. Kolona A je

kolona iz nae fakture u koju unosimo ifre proizvoda koje neki klijent kupuje a elija A11 je pva

elija u A koloni u koju smijemo za ovu fakturu da unosimo ifre proizvoda. Ovo ogranienje je

posljedica definicije template-a fakture koji smo prikazali na prethodnim slikama a ne VLOOKUP

funkcije. ifra koju unesemo u kolonu A11 treba da bude neka od ifara iz kolone ItemCode.

Sljedei korak je pozicioniranje na eliju u kojoj elimo

da nam se upiu podaci iz baze podataka koritenjem VLOOKUP funkcije. Interesantno je da je ovo

korak koji korisnicima koji definiu nain upotrebe VLOOKUP funkcije stvara najvie problema. Da

pojasnimo: treba da kreiramo VLOOKUP formulu koja treba da nam vrati ime proizvoda iz baze

podataka koje odgovara ifri proizvoda koji smo ukucali u eliji A11. Gdje elimo da ime proizvoda

bude ispisano? U eliji B11 naravno. Stoga gdje treba unjeti VLOOKUP funkciju u eliju B11.

Odaberimo eliju B11:

Vremenom emo

nauiti sintaksu VLOOKUP funkcije pa emo biti u mogunosti da direktno ukucamo vrijednosti svih

parametara funkcije uz minimalnu asistenciju Excel tooltips-a. Ovom prilikom, obzirom da uimo

kako VLOOKUP funkcija radi, potpuno emo se osloniti na Excel arobnjaka.

Potrebno je da izaberemo listu svih raspoloivih funkcija koje Excel ima u svom asortimanu a iz koje

emo u narednom koraku odabrati VLOOKUP funkciju. Izborom ove funkcije e nam biti ponudjena

pomo za definisanje vrijednosti njenih parametara. Da bi se ovo uradilo, treba prvo da izaberemo

tab Formulas a zatim iz podmenija da izaberemoInsert Function:

Forma

za komunikaciju koja se pojavljuje na ekranu Vam omoguuje da odaberete bilo koju od Excel

funkcija. Lista raspoloivih funkcija je ogromna i pretraga moe da potraje.

Da bi postupak ubrzali na

raspolaganju nam je mogunost da ukucamo kljunu rije za pretragu. Ako u prethodnoj formi

ukucamo lookup (zato to je funkcija koja nama trebalookup funkcija) poetna lista se znatno

skrauje. Sistem e nam vratiti sve lookup funkcije a naa VLOOKUP funkcija je na vrhu

liste. Odaberimo eljenu funkciju i pritisnimo taster OK

Dobijamo novu formu za

komunikaciju Function Arguments box, preko koje se od nas trai da definiemo vrijednosti svih

argumenata (parametara) VLOOKUP funkcije. Moete ovu formu zamisliti kao upitnik preko kojeg

treba da damo odgovor na sljedea 3 pitanja:

1. Koji jedinstveni identifiktor traimo u bazi podataka?

2. Gdje je baza podataka ta je skup podataka koji ini listu?

3. Koju vrijednost atributa iz baze podataka povezanu sa identifikatorom koji traimo treba da

vratimo u excel eliju u kojoj definiemo VLOOKUP funkciju?

VLOOKUP funkcija ima 4 argumenta. Prva 3 argumenta su u formi za komunikaciju oznaena bold

slovima ime se naglaava da su podaci obavezni za unos (VLOOKUP funkcija e biti nekompletna

dok se svi oni ne definiu funkcija nee vratiti nikakve podatke ukoliko bilo koji od ova 3

argumenta nije definisan). etvrti argumenat nije ispisan bold fontom to znai da je opcionalan.

Prvi

argumenat koji treba da kompletiramo je Lookup_value argumenat. Funkcija trai od nas da

definiemo gdje se nalazi jedinstveni identifikator (item codes za na primjer) koji e biti iskoriten

da za taj identifikator kasnije pronadjemo njegov naziv. Moramo odabrati ifru proizvoda koju smo

ukucali u eliji A11.

Miem izaberite selector icon desno od polja za unos prvog argumenta:

Zatim

miem odaberite eliju u Excelu gdje se nalazi ifra proizvoda kojeg ste ukucali (A11) i

pritisnite Enter:

Vrijednost A11 je umetnuta kao prvi argumenat.

Sada treba da unesemo vrijednost za argumenat Table_array. Drugaije reeno, treba da kaemo

VLOOKUP funkciji gdje da potrai listu podataka bazu podataka. Miem izaberite selector icon

desno od polja za unos drugog argumenta:

Sada

locirajte mjesto gdje je baza podataka lista vrijednosti i markirajte cjelu listu (nemojte markirati

zaglavlja kolona u kojima su ispisani nazivi kolona). Za ovaj primjer, baza podataka se nalazi u

posebnom worksheet-u, zato je potrebno da prvo izaberemo odgovarajui worksheet tab:

U sljedeem koraku emo markirati cjelu bazu

podataka (iskljuujui zaglavlje sa imenom kolona):

i

pritisnuti Enter. Opseg elija koji pretstavlja bazu podataka (u ovom sluaju Product

Database!A2:D7) je uneen automatski u polje za drugi argumenat.

Na ovom mjestu treba primjetiti da smo ispotovali zahtjev sa poetka teksta da kljuni atribut liste

podataka formira prvu kolonu liste podataka. VLOOKUP funkcija e vrijednost koju smo specificirali

kao prvi argument traiti u prvoj koloni ove liste.

Slijedi definisanje treeg argumenta, Col_index_num. Ovaj argumenat koristimo da

funkciji VLOOKUP prenesemo informaciju o rednom broju atributa iz selektovane baze podataka

ija vrijednost za traeni id (iz prvog argumenta) elimo da se vrati u nau excel eliju. U naem

konkretnom primjeru, elimo da nam se vrati naziv proizvoda, odnosno description. Ukoliko

pogledamo worksheet gdje je baza podataka definisana, primjetiemo da je kolona Description

druga kolona u bazi podataka. Ovo znai da moramo unjeti 2 kao vrijednost

argumenta Col_index_num:

Veoma je bitno da uoimo da nismo u ovom sluaju ukucali 2 zbog toga to je atribut

Description u B koloni worksheet-a ve zato to je to druga kolona u bazi podataka. Da se desilo

da smo definisali bazu podataka koja poinje u koloni K worksheet-a, u ovoj novoj bazi podataka bi

unjeli za vrijednost treeg argumenta takodje oznaku 2.

Konano, treba da odluimo da li da definiemo vrijednost za posljednji argumenat VLOOKUP

funkcije, Range_lookup. Ovaj argumenat moe imati dvije vrijednosti trueili false, ili moe ostati

nedefinisan. Kada koristimo funkciju VLOOKUP nad bazom podataka (listom podataka) , to je

istina u bar 90% sluajeva, tada odluka ta da stavimo kao vrijednost ovog argumenta zavisi od

sljedeeg:

Ako je prva kolona baze podataka (kolona koja sadri jedinstveni identifikator) sortirana u

rastuem redosljedu, tada je potrebno da postavimo za vrijednost ovog parametra

konstantu true ili da ovaj parametar ostavimo nedefinisanim.

Ukoliko prva kolona baze podataka nije sortirana ili je sortirana u padajuem redosljedu, tada

za vrijednost ovog parametra moramo uzeti konstantu false

Poto u naem primjeru prva kolona liste podataka nije sortirana, za vrijednost 4. parametra emo

uzeti false:

To bi

bilo sve.

Na ovaj nain smo definisali parametre koji su potrebni funkciji VLOOKUP da vrati korektnu

vrijednost za na upit. Pritisnite taster OK i uoite da je opis koji odgovara ifri

proizvoda R99245 korektno prikazan u eliji B11:

Formula koja je

kreirana za nas ima sljedei oblik:

Ukoliko unesemo drugu ifru

proizvoda u eliju A11, postaemo svjesni snage VLOOKUP funkcije: vrijednost u polju

description se automatski mjenja na nain da zadovoljava vrijednost nove ifre proizvoda:

Slian postupak postupku koji smo sproveli za

dobijanje naziva proizvoda za izabranu ifru moemo sprovesti kako bi dobili cijenu proizvoda u

eliji E11 nae fakture. Uoite da se u eliji E11 za ovu funkcionalnost mora kreirati nova formula

(ne moe se raditi copy postojee formule). Rezultat e biti slian prikazu na sljedeoj slici:

a

nova formula treba da odgovara sljedeem tekstu:

Uoite da je jedina razlika

izmedju 2 uradjene formule vrijednost treeg argumenta (Col_index_num) i ona je izmjenjena sa

vrijednosti 2 na 3 (poto elimo da nam se prikau podaci iz tree kolone iz baze podataka).

Ukoliko smo odluili da kupimo 2 artikla izabrane ifre, trebali bi da ukucamo broj 2 u eliju

D11. Sada bi mogli da ispiemo i jednostavnu formulu u eliju F11 kako bi dobili cijenu za naruenu

koliinu proizvoda:

=D11*E11

sve to skupa izgleda kao na sljedeoj slici

Kompletiranje template-a fakture

Mnogo smo nauili o VLOOKUP funkciji do sada. Ustvari, nauili smo sve to nam je bio cilj da

nauimo kroz ovaj tekst. Vano je da znate da se VLOOKUP funkcija moe koristiti i u druge svrhe

pored toga to se koristi da se pronadju podaci u bazi podataka za izabranu ifru. Ove druge namjene

su manje oigledne i o njima e biti govora nekom drugom prilikom.

Na template fakture jo nije kompletiran. Kako bi se taj zadatak realizovao korektno do kraja

potrebno je uraditi jo i sljedee:

1. Treba da uklonimo ifru proizvoda iz elije A11 koju smo tamo ukucali da bi objasnili nain

upotrebe funkcije VLOOKUP kao i koliinu (2) koju smo unjeli u eliju D11. Ova brisanja

podataka e prouzrokovati drugaiji prikaz rezultata rada VLOOKUP funkcije prikaz koji

indicira da je dolo do greke u radu:

Prikaz greke u radu funkcije nije user frendly i poeljno ga je zaobii. Stvar se jednostavno

rjeava koritenjem Excel-ovih funkcija IF() i ISBLANK(). Izmjeniemo nae formule na

nain da izvorni oblik prikazan u sljedeem redu:

=VLOOKUP(A11,Product Database!A2:D7,2,FALSE)

prevedemo u oblik

=IF(ISBLANK(A11),,VLOOKUP(A11,Product Database!A2:D7,2,FALSE))

2. Trebalo bi da kopiramo formule iz elija B11, E11 i F11 u ostale redove fakture sve do

poslednjeg reda u koji je dozvoljeno operaterima da unose podatke o prodanim

proizvodima. Uoite da ukoliko ovo uradite, rezultirajue nove formule u novim redovima

fakture nee korektno referisati opseg baze podataka. Da bi se ovaj problem izbjegao

uradiemo na drugom parametru funkcije VLOOKUP promjenu relativnih referenci na elije

baze podataka u apsolutne reference adresa elija. Alternativno rijeenje, i ak bolje rijeenje je

da kreiramo ime koje e biti sinonim za opseg podataka koji ulazi u sastav baze podataka

(recimo da to ime bude Products), a onda da u formulama umjesto elija koje definiu

granice baze podataka koristimo definisano ime. U ovom sluaju formula bi se izmjenila iz

sljedeeg oblika.

=IF(ISBLANK(A11),,VLOOKUP(A11,Product Database!A2:D7,2,FALSE))

u

=IF(ISBLANK(A11),,VLOOKUP(A11,Products,2,FALSE))

Poslije ovakve intervencije je mogue kopirati formulu u ostale redove koji formiraju tjelo

template-a fakture bez bojazni da emo imati problema sa referisanjem na opseg elija u kojima se

nalaze podaci baze podataka (kako se definiu imena u Excel-u moete pogledati na ovom istom

blog-u u posebnom tekstu).

3. Trebali bi zakljuati elije koje sadre formule (ili tanije otkljuati ostale elije), a zatim

zatititi worksheet, kako bi smo obezbjedili da se nae paljivo kreirane formule sluajno ne

prebriu tokom unosa podataka od strane korisnika template-a fakture.

4. Trebali bi da sauvamo cjeli dokumenat u obliku template dokumenta kako bi se mogao kao

ablon koristiti od strane svih zainteresovanih korisnika firme.

Na kraju, ukoliko se osjeamo sigurnim u nae shvatanje naina rada VLOOKUP funkcije, mogli bi

da kreiramo bazu podataka svih klijenata u posebnom worksheet-u i da onda koristimo ID klijenta

koji bi unosili u eliju F5 da se na osnovu njega automatski popune podaci o imenu klijenta i njegovoj

adresi u elijama B6, B7 i B8.