IT50014 Excel Basic

1.1. Движење низ работниот лист………………………………………….4

1.2. Добивање помош………………………………………………………...5

1.3. Првата пресметка………………………………………………………..6

1.3.1. Внесување текст и бројки………………………………………..6

1.4. Користење на автоматска сума………………………………………..8

1.5. Внесување формули…………………………………………………….9

1.6. Визуелно уредување…………………………………………………….10

1.6.1. Autoformat, Layout – помошник за табели…………………….12

1.6.2. Форматирање на текст…………………………………………..13

1.6.3. Форматирање на броеви………………………………………...14

1.6.4. Корисни ситници…………………………………………………..16

1.7. Графикони………………………………………………………………...16

1.7.1. Креирање графикон………………………………………………17

1.7.2. Пита графикон…………………………………………………….20

1.7.3. Повлекување линии………………………………………………21

1.8. Функции……………………………………………………………………22

1.8.1. Автоматско пополнување на ќелиите…………………………24

1.8.2. Дали Excel може да размислува?..........................................26

1.8.2.1. Релативно адресирање………………………………….26

1.8.2.2. Апсолутно адресирање………………………………….26

1.8.2.3. Комбинирано адресирање………………………………27

1.8.3. Статистички функции…………………………………………….29

1.8.4. Математички функции……………………………………………30

1.8.5. Функции за датум и време………………………………………32

1.8.6. Користење на логичката функција IF……………………….....35

1.9. Работа со работни листови…………………………………………….37

1.10. Работа со имиња на подрачја………………………………………38

1.11. Pivot табели .................................................................................40

2

На сл.85 е даден изглед на прозорец во Excel.

сл.85

Составни делови на прозорецот се:

1. Title bar (Име на програмата и име на отворениот документ)

2. Menu bar (Мени линија)

3. Standard toolbar (Стандардна лента )

4. Formating toolbar (Лента за форматирање)

5. Formula bar (Формула бар)

6. Document window (Работна површина)

7. Ознаки за редови и колони

8. Scroll bars (Ленти за движење)

9. Имиња на работни листови

10. Status bar (Статусна линија)

Excel-овиот документ е всушност една работна тетратка. Секоја работна тетратка се состои од еден или повеќе работни листови. Тие се страници на работната тетратка и се состојат од мрежа на ќелии. Ќелиите се распоредени во редови и колони и служат за внесување на броеви, текст или формули. Стандардната работна тетратка содржи 16 работни листови, означени од Sheet1 до Sheet16. На дното на Excel-овиот прозорец се наоѓаат ознаките на работните листови. Зависно од верзијата на програмата и вашите потреби, бројот на работните листови е различен. Кој лист е активен гледаме по тоа што неговото име е напишано со подебели букви. Менување на работниот лист се врши со притискање на имињата од листовите. Секој работен лист се состои од 256 колони и 65536 редови. Пресекот на колоните и редовите го даваат основниот елемент во Excel : ќелијата. Секоја од ќелиите има адреса со која се идентификува, а тоа се

3

ознаките на колоната и редот што се сечат во таа ќелија, на пример А1 е првата ќелија во листот.

По стартувањето на Excel работната тетратка автоматски се отвора. За да креирате нова работна тетратка притиснете на копчето од стандардната лента или одете на File>New. За да отворите постоечка работна тетратка, притиснете на иконата од стандардната лента или преку File>Open (сл.86)

сл.86

Секоја нова работна тетратка автоматски добива име Book проследено со реден број (Book1, Book2,...).

Измените во работната тетратка ќе ги зачувате ако ја изберете опцијата File>Save или со притискање на копчето од стандардната лента. Ако вршите прво снимање на нова работна тетратка, Excel-от го отвора дијалогот Save as, за да и дадете име на датотеката (фолдерот). Секое наредно повикување на опцијата File-Save, автоматски ја снима работната тетратка под тековното име. (сл.87)

сл.87

4

1.1. Движење низ работниот лист

Со користење на Scroll bars (Скрол лентите за движење) можете да се движете низ работниот лист, а со притискање со глушецот врз саканата ќелија можете да го поставите курсорот во таа ќелија. Еден од начините за движење низ работниот лист е, исто така и со користење на тастатура. При тоа важат следниве правила:

Позиција Копче

Една ќелија подолу ↑

Една ќелија погоре ↓

Една ќелија лево ←

Една ќелија десно →

Крај на редот Ctrl+→

Почеток на редот Ctrl+←

Следен работен лист Ctrl+PageDown

Претходен работен лист Ctrl+PageUp

Почеток на колоната Ctrl+↑

Крај на колоната Ctrl+↓

Следен екран PageDown

Претходен екран PageUp

Почеток на ред Ctrl+Home

Крај на ред Ctrl+End

Една ќелија подолу Enter

Една ќелија погоре Shift+Enter

Една ќелија десно Tab

Една ќелија лево Shift+Tab

5

1.2. Добивање помош

Преку копчето или со активирање на копчето F1 од тастатурата, Excel нуди разновидна помош. Excel во стандардната лента со симболи нуди Office Assistance. Особена предност кај овој вид на помош лежи во барање на соодветни теми за давање помош. Наместо помош да се бара низ страните, во полето Assistance се поставува прашање во нормален секојдневен јазик (англиски) и се добиваат редица на соодветни теми за помош. За да го активирате Assistance – от притиснете на копчето за помош (со прашалник). (сл.88)

сл.88

сл.89

Пример: Сакате помош при печатење на вашата пресметка. Наместо како порано да ги прелистувате поедините поглавија за помош, можете да повикате Assistance и пишувате во полето: “How to print?”

Неколку секунди подоцна се појавуваат редица теми за помош во врска со вашето прашање.

Колку е поконкретно вашето прашање, толку поточен односно попрецизен е одговорот. (сл.89)

6

1.3. Првата пресметка

Пример: Во нашиот нов работен лист сакаме да го собериме прометот/продажбата по квартали во некоја фирма. Прометот од поедините квартали е познат и се подредува од горе надолу по работниот лист. треба да се пресмета вкупната (крајната) вредност. (сл.90)

сл.90

1.3.1. Внесување текст и бројки

По започнување со Excel секоја ќелија на табелата е празна, значи таа не содржи ништо. За да може да се внесе текст или броеви во една ќелија, со глушецот притискаме во саканата ќелија и ги внесуваме податоците. Внесувањето обично се завршува со притискање на копчето Enter од тастатурата, со што долната ќелија станува активна ќелија.

По завршување на внесувањето може на различен начин да се корегираат грешките:

1. Со двојно притискање на саканата позиција на ќелијата која треба да ја менувате - курсорот се сместува во ќелијата и можете да ја извршите саканата корекција.

2. Со ново пишување на записот – се брише стариот запис од ќелијата.

3. Бришење на записот – со копчето Delete од тастатурата се брише содржината на ќелијата.

Во една ќелија можеме да сместиме:

• Текст (Низа на знаци):

Текстот е составен од букви, евентуално од цифри и посебни знаци. Excel е “интелигентен програм” и го набљудува внесувањето на корисникот. Доколку се внесуваат исклучиво букви или цифри и букви, тогаш програмот утврдува една низа на знаци. Ако Excel не ја распознае правилно низата, може да се внесат текстови со претходно ставање на наводници (‘). Стандардно текстовите се порамнуваат на левиот раб на ќелијата.

7

Примери: Huber

1. Квартал

‘- Skonto Со напред ставениот минус – знак, Excel го интерпретира внесувањето како формула и по притискање на копчето Enter во ќелијата се појавува порака за грешка “#NAME” (име). Во ваков случај низата со знаци мора неодложно да започне со знак апостроф.

’12 Во ваква форма 12 е текст кој не може да се смета за формула.

• Број

12 цел број

12.800 цел број со точка што означува илјадарка

14,9 децимален број

2Е+7 број со експоненцијал

• Формула односно функција: функциите се употребуваат за различни пресметки, како на пример: збир, средна вредност од повеќе вредности и.т.н. Функциите ќе се третираат во посебна глава.

Совет: За да може брзо да се внесат податоците најпаметно е најнапред да се селектира подрачјето за внесување со влечење со глушецот. При завршување на оваа постапка податоците се внесуваат со копчето Enter од тастатурата по колони по селектираното подрачје. (Ако се користи копчето Tab тогаш податоците се внесуваат по редови по селектираното подрачје).

Со притиснато копче Ctrl од тастатурата и со левото копче на глушецот може да се селектираат поединечни ќелии. Во така селектираните ќелии можат да се внесат податоци со помош на копчето Enter. (сл.91)

сл.91

8

1.4. Користење на автоматска сума Една од наједноставните и најкористените функции во Microsoft Excel е функцијата SUM. Оваа функција автоматски се вметнува со притискање на копчето AutoSum, кое што се наоѓа во стандардната лента: . Начинот за употреба ќе го објасниме на пример за три компании. Во табелата внесуваме податоци за нивниот промет во текот на три месеци. Потребно е да пресметаме колку тие оствариле вкупен промет, поединечно и по месеци:

сл.92

За да ја пресметаме сумата за месец Јануари, ја селектираме соодветната ќелија каде што треба да се смести резултатот (во нашиот пример Б5) и притискаме на копчето за функцијата AutoSum. Програмата автоматски, со испрекината линија ги означува ќелиите за кои претпоставува дека сакате да ги сумирате.

сл.93

За потврда на селектираните ќелии, притиснувате Enter од тастатурата. По ова, во ќелијата се појавува резултатот. Бидејќи претпоставките на програмата може да бидат и погрешни, секогаш постои можноста сами да одредите кои ќелии сакате да влезат во сумата. Откако ќе притиснете на копчето AutoSum, со курсорот на глушецот (бел знак плус) сами ги селектирате ќелиите, па потоа притиснете Enter.

9

1.5. Внесување формули Работата со формулите ќе ја објасниме на истиот пример со трите фирми. Имате податоци за трошоците што ги имале во трите месеци и сакате да пресметате колку оствариле промет. Профитот се добива со одземање на трошоците од приходите. Целата постапка се одвива по следниот редослед:

1. Ја селектирате ќелијата во која што треба да се внесе формулата (во случајот В9).

2. Од тастатурата внесуваме знак =. Овој знак и укажува на програмата дека изразот што следи е формула.

3. Со глушецот притиснете на ќелијата во која стои вкупниот приход за соодветниот месец (В5) по што нејзината адреса се појавува по знакот =.

4. Од тастатурата внесете го знакот за одземање -. 5. Со глувчето притискаме на ќелијата во која ги имаме вкупните

трошоци за соодветниот месец (В7) и нејзината адреса се појавува по знакот-.

сл.94

6. По ова притиснете Enter или Tab и во ќелијата го добивате

резултатот од формулата што ја испишавте. Во формулите се употребуваат следните математички оператори (или комбинација од нив):

Знак Операција * Множење / Делење - Одземање + Собирање ^ Степенување

сл.95

10

1.6. Визуелно уредување Под визуелно уредување на работната тетратка се подразбира форматирање на поедини ќелии, редови, колони или подрачја во форма по ширина, боја или фонт. Бројки Значење

12% Процентна вредност. Вредност на бројка во ќелија е 0,12

12 Цел број 12,00 Број со две децимали 123,00€ Број со формат за девизи 1,23Е+02 Број со научен формат (Експоненцијален приказ) ######## Број, чие прикажување не е можно заради премалата

ширина на ќелијата 12 Лево усмерен број

12 Центриран број 12 Десно усмерен број (Стандард)

Текстови Значење Лево

Центриран Десно

Одредување на ширината на ќелиите Со одредување на ширината на колоната/редот всушност одредуваме колку ќе бидат широки сите ќелии во неа. Менувањето на ширината е неопходно, бидејќи Excel не го прикажува текстот ако е подолг од ќелијата. Во случај кога податокот, за чие прикажување нема место, е број, програмата пријавува грешка на тој начин што ја пополнува ќелијата со ознаката:##########. Штом ќе ја проширите ќелијата, оваа ознака се губи, а се појавува бројот. Ширењето (стеснувањето) на една колона се прави на еден од следниве начини:

• Преку менито Format>Column. Пред да се измени колоната, мора истата најнапред да се селектира со поставување на курсорот на нејзината ознака (пример А), потоа се избира Format>Column, со што се отвора друго подмени со следнива опции:

Width - во дијалогот кој се отвора може да се внесе број на знаци меѓу 1 и 255. Бројот се однесува на количината на знаци од стандардната реченица од знаци, кои во овој случај можат да се издадат.

11

AutoFit Selection – селектираниот дел од табелата се подесува на оптимална ширина. Ако се селектира само една ќелија, тогаш целата колона се подесува на оптимална ширина од селектираната ќелија.

Standard Width – ширината на еда колона се подесува на

стандардна ширина. Се препорачува стандардна ширина од 10,71 знаци.

сл.96

• Рачно менување на ширината на ќелиите – За рачно менување треба да се постави курсорот на границата помеѓу ознаките на колоните/редовите и да се повлече со притиснато копче од глувчето. Доколку двојно кликнете тогаш ширината на колоната/редот автоматски ќе се прилагоди според најдолгиот текст од ќелиите. За менување на ширината на повеќе колони/радови одеднаш, тие треба да се селектираат заедно.

Промена на висината на редот

Многу поретко треба да се менува висината на една ќелија, бидејќи Excel автоматски ја спроведува потребната измена на висината на редот. Доколку сепак сакате да ја измените висината на редот, тогаш начинот на постапување одговара на измената на ширината на колоната, само

12

сега ги селектираме саканите редови на табелата и преку менито Format>Row или со влечење или со двојно кликнување ги правиме соодветните измени. (сл.97)

сл.97 1.6.1. Autoformat, Layout - помошник за табели Една од функциите која нуди најголема помош е функцијата “Autoformat”. Со нејзина помош најбрзо може да се уреди една готова табела со комбинирано форматирање во боја, букви и формати на бројки. На корисникот му стојат на располагање најразлични формати чии ефекти можат да се видат на селектираната табела во изложениот прозорец. За да се уреди една табела со зададени формати прво треба да се селектира, а потоа од менито Format се избира опцијата AutoFormat. Од прозорецот што се појавува избирате како сакате да се форматира вашата табела. Доколку не ви се допаднат направените форматирања можете преку опцијата Undo да ги вратите назад.

13

сл.98 1.6.2. Форматирање на текст Со текстови можат да се направат најголем број на форматирања. Тоа се прави за уредување на изгледот на документот. Можно е да се измени изгледот на знаците што се употребуваат, просторот меѓу редовите, вовлекување на редовите, комбинирање кирилични и латинични знаци и др. Сето ова допринесува кон конечниот изглед на печатената страна. Фонтовите се бираат со помош на алатката за форматирање. За да има ефект менувањето на фонтовите, претходно треба да се селектираат ќелиите со текстот. Фонтот се избира од листата во стандардната алатка:

сл.99 Имињата на фонтовите се подредени во листа по абецеда и потребниот лесно се наоѓа со употреба на лентите за движење, а се активира со кликнување врз името.

сл.100

Следен чекор е определување на големината на знаците. Веднаш до листата со фонтови се наоѓа список од големините, а саканата се избира со кликнување со глушецот врз бројката. Доколку големината што ни треба на се наоѓа во списокот, тогаш кликнуваме во рамката од листата и со тастатурата ја внесуваме саканата големина. Најчесто употребувана големина е 12 точки.

Во продолжение, на линијата за форматирање се наоѓаат три копчиња кои овозможуваат применување стилови: Bold (здебелен), Italic (закосен), Underline (подвлечен). Можно е било која комбинација на стилови. Excel секогш текстот го поставува од лева страна, а бројките од десна. Ако сакаме друга позиција тоа го одредуваме сами со следните копчиња: Копче Позиција

Лева страна на ќелијата

Во центарот на ќелијата

Десна страна на ќелијата

Ги спојува селектираните ќелии и го става текстот во центарот

14

Исто така под форматирање на текст спаѓа и измена на бојата на текстот. Најпрво се селектираат ќелиите во кои што сакаме да ја промениме бојата

на текстот и преку копчето се избира саканата боја. Како што забележавте повеќе од претходно наведените можности можат да се спроведат директно преку алатката Format. (сл.101)

сл.101

Совет: При обликување на еден работен лист со боја и вид на фонт на букви постапувајте штедливо. Старото правило на печатарството гласи: “ Никогаш повеќе од 3 вида букви на печатена страна“. 1.6.3. Форматирање на броеви Но табелите не се состојат само од текстови, туку и од броеви кои треба визуелно да се припремат за конечно печатење на пресметките на хартија. Во алатката за форматирање се наоѓаат петте најважни можности за форматирање броеви. (сл.102)

сл.102

Копче Значење Формат

Currency Бројот го форматира како валута. Ознаките за форматот валута се земаат од Regional Settings.

Percent Бројот го форматира како процент со додавање на соодветниот знак %.

Comma Style Го форматира бројот така што поставува точка кај илјадарките и запирка со додатни нули за децимали.

Increase Decimal Го зголемува бројот на децимали кои се прикажуваат за еден.

Decrease Decimal Го намалува бројот на децимали кои се прикажуваат за еден.

15

На сл.103 можеме да видиме различни ефекти од форматирањето преку алатката за форматирање. Внесена вредност без било какво форматирање

Форматирани вредности

Тип

1200 $12.000,00 Валута 0,12 12% Процент

12000 12.000,00 Со 1.000 разделен знак

12000 12000,00 Додадени две децимални места

12000,1 12000 Острането едно децимално место

сл.103 Внимавајте на тоа дека форматирањата на проценти претставуваат вредност меѓу “0“ и “1“, значи ако сакате да ја внесете вредноста “12%“, тогаш ја внесувате вредноста “0,12“ и така ја форматирате внесената вредност со копчето процент од алатникот за форматирање. Освен директните можности за форматирање преку алатникот за форматирање постојат и други можности со повикување на контекст – сензитивното мени. Најпрво ги селектирате ќелиите што сакате да ги форматирате, потоа притискате со десен клик врз нив. Се појавува мени во кое ја одбирате опцијата Format Cells>Number.

сл.104

Од паѓачката листа избирате каков вид на броеви ви одговараат.

сл.105

16

1.6.4. Корисни ситници За визуелно обликување на работните листови често се потребни гранични линии со чија помош визуелно можат да се одвојат поедини делови од некоја готова табела. Во алатката за форматирање се наоѓа копчето Borders во кое се содржат 12 најчести форми на гранични линии. Прво се селектираат ќелиите околу кои што сакаме да поставиме гранична линија и се одбира еден вид од овие 12. На истиот начин и се отстрануваат граничните линии. (сл.106)

сл.106

Ако сакате да извршите други форматирања изберете Tools>Options. (сл.107)

сл.107

1.7. Графикони Графиконите овозможуваат графички приказ на податоците. Постојат различни видови графикони во кои што вредностите или точките се прикажани како столбови, линии, ознаки, пополнети површини, меурчиња или парчиња торта. Овие точки на графикот се групирани во серии кои што се препознаваат според единстваните бои или шари. Видот на графиконот што ќе се употреби, зависи од видот на податоците што ќе ги претставувате со него.

17

Вметнување на графикон во вашиот документ ги прави податоците појасни, поинтересни и многу полесни за разгледување и разбирање. Тие исто така овозможуваат да правите споредба меѓу повеќе групни податоци. 1.7.1. Креирање графикон За креирање графикон се користи копчето Chart Wizard кое се наоѓа во стандардната лента. Најпрво се селектираат ќелиите чии што податоци сакате да ги прикажете со графикон. Потоа, се притиска на копчето Chart Wizard со што се појавува прозорец за дијалог кој ве води низ четирите чекори потребни за обликување на графиконот. (сл.108)

сл.108

Во првиот чекор се појавуваат две листи. Во левата се избира видот на графиконот, а во десната еден од облиците што спаѓаат во тој вид. За поминување на следниот чекор се притиска на копчето Next.

сл.109

18

Во вториот чекор добивате смален графички приказ на вашите податоци, а во делот Series in избирате помеѓу опциите податоците да се прикажат според редови (Rows) или колони (Columns).Притискате на копчето Next за да поминете на следниот чекор.

сл.110

Во третиот чекор се пишува што се сакате да содржи вашиот графикон:

Titles – се однесува на категориите (вредностите што се претставени) на оските и насловот на самиот графикон. Имињата се внесуваат на латиница, а конечниот фонт се избира подоцна.

Axes – се избира од кој тип да биде примарната оска.

Gridlines – дали рамнините да бидат исцртани за секоја вредност од скалата.

Legend – се избира дали и каде да биде поставена легенда со објаснување на колоните.

Data labels – поставување на ознака за податоците на самите колони.

Data - прикажување на табелата со податоци.

По избирањето на саканите карактеристики притискаме на копчето Next за да преминеме на следниот чекор. Последниот четврт чекор дава можност графиконот да се постави во посебен работен лист (As new sheet) или како објект во постоечкиот (As object in) каде што се податоците. (сл.111)

сл.111

19

Во било кој момент можете со притискање на копчето Back да се вратите на претходните чекори и нешто де промените. Со притискање на копчето Finish завршуваме со одредувањето на графиконот и тој се појавува на нашиот работен лист:

сл.112

Остана уште графиконот да се постави на соодветно место, да се одредат фонтовите со кои ќе се испишат насловите и доколку е потребно да се намали или зголеми површината на која е исцртан.

За да се направи било што од наведеното, најпрво графиконот треба да се селектира. Тоа ни го покажуваат малите црни квадратчиња поставени на секој агол и на средините од страните. Графиконот се селектира со притискање со глушецот врз неговата површина.

Големината на графиконот се менува со повлекување на некој од овие квадратчиња со глушецот. За да се помести графиконот, треба да се постави курсорот во еден од внатрешните агли на површината и да се повлече со притиснато копче од глувчето.

Фонтовите се менуваат со избирање од листата на фонтови. За менување на фонтовите на деловите од графиконот (насловот, легендата, оските...) треба да притиснете врз нив, со што се селектираат само тие делови од графиконот. Со двојно притискање врз тие делови се отвора соодветен прозорец за дијалог.

20

На пример ако сакате да ја промените бојата на столбот “Јануари“ од “Компанија бр. 1“ тогаш притискаме на тој столб, при што сите столбови “Јануари“ се селектираат. Притискате уште еднаш на истиот столб и се селектира само тој столб.(сл.113)

сл.113

Во прозорецот се наоѓаат дополнителни можности за средување на делот врз кој сме притиснале: подлогата (Patterns), фонтот (Fonts), поставеноста на текстот (Placement) и други.

сл.114

1.7.2. Пита графикон

Кај пита – графиконот податоците од еден ред, на пример профитот од три компании за еден месец се прикажува во форма на пита (круг) со единечни сегменти. Од особена предност кај овој тип на прикажување е тоа што единечните парчиња можат да се прикажат со соодветни процентни удели. Негативна страна е тоа, што на овој начин може да се прикаже само еден

21

единствен ред со податоци. На сл.115 е прикажан 3Д – пита – графиконот со удели во проценти.

сл.115

1.7.3. Повлекување линии

За повлекување линии зборуваме тогаш, кога со линии се поврзуваат поедини точки во координатната оска. Точките произлегуваат од x или од y вредности кои се или пропорционални или пресметливи. Нашиот пример со трите комании ќе го претставиме со графикон со линии. (сл.116)

сл.116

22

Повлекувањето на линии пред се е од голема предност доколку:

• треба да се прикажат еден или повеќе временски редови на броеви

• постојат повеќе (x, y) точки за прикажување. На некој соодветн график со столбови му недостасува “Прегледност“.

1.8. Функции

Секоја табеларна пресметка содржи функции кои можете да си ги претставите како претходно дефинирана формула. Ние на пример, ја користевме збирната функција AutoSum за собирање на дадени вредности. Функциите го олеснуваат изготвувањето на пресметковните табели и ја зголемуваат неговата читливост, бидејќи наместо некоја долга, непрегледна и комплицирана формула, се употрбува претходно дефинирана формула. Општ облик на формулата е =Име _на_функција(пераметри). Притоа, параметри на функцијата можат да бидат: една ќелија(се наведува нејзината адреса), група од ќелии (тогаш адресите на првата и последната ќелија во групата се разделени со знак две точки – А1:А8), листа од адреси на ќелии (адресите се разделени со знакот точка запирка – А1;А4;B5;C4), математички изрази (C3>A5).

На овој начин, најчесто ги внесуваме едноставните формули кои се извршуваат врз група од ќелии. При испишувањето имињата на функциите се пишуваат со мали букви. Програмот доколку нема грешки при нивното извршување имињата ги претвора во големи букви, а ако има грешка (сте згрешиле некоја буква од името) пријавува грешка и го остава името со мали букви.

Пример: Ако сакате да ја пресметате средната вредност на група од ќелии А3:А15, без употреба на претходно дефинирана функција, формулата ќе гласи:

=(A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A12+A13+A14+A15)/13

Кај овој начин на пресметување средна вредност, негативно е :

• начинот на внесување е комплициран, бара многу време и подложен е на правење грешки;

• отежната читливост на формулата;

• при измена со вметнување или отстранување на една ќелија може да се случи да заборавите да направите прилагодување на ќелиите и константата 13.

Со помош на претходно дефинирана функција Average се постигнува истото, при што можат да се избегнат сите горенаведени негативности.

=AVERAGE(A3:15)

23

Совет: Во случај подоцна директно да ги внесете функциите,

внимавајте да меѓу знакот еднакво, називот на функцијата и на левата

заграда не смее да се остави празен простор!

Со притискање на стрелката од копчето AutoSum од стандардната лента се отвора прозор во кој се дадени сите функции што се претходно дефинирани. По притискање на стрелката најпрво се јавува паѓачка листа со пет најчесто користени функции.

сл.117

Aко ви треба некоја друга функција притискате на More Functions и се отвора прозорот.

сл.118

24

Во полето Search for a function напишете што сакате да направите и со притискање на копчето Go програмот ве води кон соодетната функција.

Во полето Or select a category одберете го типот на функцијата и во зависност од тоа кој тип сте го одбрале во полето Select a function се прикажуваат сите функции од тој тип.

Пример: Да се пресмета средна вредност на висините на повеќе лица. После внесувањето на податоците ја селектираме ќелијата В11 во која треба да се внесе функцијата средна вредност, притискаме на стрелката од

копчето AutoSum и притискаме на More Functions. Во прозорецот што ќе се отвори избираме тип на функција Statistical и од полето Select a function ја избираме функцијата AVERAGE.

сл.119

1.8.1. Автоматско пополнување на ќелиите

За да се забрза работата при внесување на податоци во табелите особено за работа со формули и функции се користи алатката AutoFill, која овозможува податоците автоматски да се внасуваат во ќелиите. Таа се добива доколку се постави курсорот врз црната точка во десниот долен агол на ознаката за селекција на ќелијата. Курсорот добива форма на тенок знак плус.

Примената на алатката ќе ја објасниме со еден пример. Имате една табела со цени на одредени артикли и сакате во друга колона да ја добиете

25

вредноста намалена за 10%. Ја селектирате ќелијата В3 и ја внесувате формулата “=В3*0,9“ потоа со стрелката од глушецот застанувате на долниот десен агол на ќелијата и влечете надолу по колоната до каде саката да се копира формулата. Ги добивате вредностите многу побрзо отколку да ја внесувате формулата во секоја ќелија посебно.

сл.120

Автоматското пополнување може да се користи и кога не се работи за копирање на формули. На пример сакате да внесете броеви или датуми кои растат или опаѓаат со некој чекор. Тогаш треба да внесете податоци најмалку во две ќелии за програмата да знае за кој чекор се работи, ги селектирате ќелиите и влечете надолу. (сл.121)

сл.121

Автоматското пополнување може да се направи во било која насока (лево, десно, нагоре или надолу) што ви е потребна. Меѓутоа мора да се внимава да бидат селектирани доволно податоци за да може пополнувањето да се изврши со саканиот чекор.

26

1.8.2. Дали може Excel да размислува?

Изненадувачки функционира копирањето на формулите, значи програмот автоматски ја прилагодува формулата на следните ќелии, без ние да мораме да го известиме за тоа. Се поставува прашањето дали Excel поседува ителегенција и дали може да размислува?

Секако не! Прилагодување на формулата при копирање во следните ќелии функционираше само затоа што формулата во ќелијата С3 содржи релативна адреса, а релативните адреси при копирањето се менуваат преку програмот.

За да може да се користат доста готови функции, математички операции и полесно да се испишуваат формулите, постојат три вида адреси: релативна, апсолутна и комбинирана. При адресирање на ќелии може да се работи и со група од ќелии. Ако наведеме А1:А6 формулата ги користи сите вредности од А1 до А6, со тоа што се избегнува поединечно адресирање на сите ќелии.

1.8.2.1. Релативно адресирање

Релативната адреса на ќелиите се употребува секогаш кога формулата треба да се ориентира според нејзината моментална позиција. Ова ни дозволува дефинирање формула што ќе важи и за околните колони/редови, па тие може да се пополнатат со AutoFill. Со самото притискање на ќелијата, во линијата за формули се појавува нејзината релативна адреса.

Пример за релативно адресирање беше даден со формулата “B3*0,9”, каде требаше да се пресмета нова цена намалена за 10%. Најпрво ја селектирате ќелијата С3 и ја внесувате формулата “B3*0,9”. Бидејки формулата е сместена во ќелијата С3 таа гласи: “Соседната ќелија од лево во истиот ред помножија со 0,9“. Формулата со AutoFill ја копирате и во останатите ќелии по истата колона.

1.8.2.2. Апсолутно адресирање

Апсолутната адреса на ќелиите се употребува кога точно одредена ќелија се појавува во сите пресметки. За да се избегне нејзино постојано наведување во формулата, адресата на таа ќелија се означува со симболот $ пред двата дела од адресата: $A$1. Овие ознаки се добиваат автоматски на тој начин што се притиснува функциското копче, кога курсорот е поставен (трепка) до релативната адреса на ќелијата. Ова се прави во текот на самото внесување на формулата.

На пример: правиме ценовник во кој артиклите се поврзани со курсот на еврото, што значи дека цената на секој артикал треба да се помножи со моменталниот курс на еврото за да се добие продажната цена во денари. Формулата ја пишуваме во ќелијата за цената на првиот артикал. Прво внесуваме знак =, потоа притискаме на ќелијата со цената за првиот

27

артикал и по знакот = се појавува нејзината релативна адреса (В5). Го внесуваме знакот за множење од тастатурата и со глушецот притискаме на ќелијата во која е испишан моменталниот курс на еврото (В1). Го притиснуваме копчето F4 и добиваме апсолутна адреса на таа ќелија. Формулата сега гласи: “соседната ќелија од левата страна помножи ја со ќелијата В1“. (сл.122)

сл.122

Сега со глушецот притискаме на знакот штиклирано поставен на линијата за формули (сл.122). Со ова ознаката за селекција останува на ќелијата и не се поместува како со притискање Enter. Формулата важи за сите ќелии подолу, па можете да ги пополните со AutoFill.

1.8.2.3. Комбинирано адресирање

Комбинирана адреса се употребува кога во ќелијата е апсолутен само редот или само колоната. Делот од адресата што е апсолутен, се означува со симболот $ (A$1 или $A1). Ознаката автоматски се добива така што копчето F4 од тастатурата се притиска два пати за апсолутна адреса на редот, а три пати за апсолутна адреса на колоната. Ова адресирање овозможува формулата да се копира во две насоки.

28

На пример, сакаме да пресметаме за секој трошок посебно колкав процент претставува од вкупниот трошок во домаќинството. Таа пресметка ја правиме за три месеци Јан., Феб. и Март.

Ги внесуваме месечните трошоци за станарина, телефон, вода, гориво и разно за секој од месеците. Пресметуваме вкупно трошоци за месец Јануари со функцијата AutoSum, а потоа со алатката AutoFill ја копираме формулата и за другите месеци.

сл.123

Потоа во ќелијата Е5 внесуваме формула за пресметување на процентот. Внесуваме знак =, притискаме на првиот член (В5), го внесуваме знакот за делење од тастатурата (/) и притискаме на ќелијата со сумата за месец Јануари (В11). За да ја направиме оваа адреса комбинирана, (апсолутна само по редот) притискаме два пати на копчето F4 од тастатурата. Формулата гласи: ќелијата преку две колони од лево во истиот ред подели ја со ќелијата преку две колони од лево во единаесеттиот ред. Притискаме на знакот штиклирано и добиениот резултат го форматираме како процент. Потоа со AutoFill ја пополнуваме надолу и во десно, но при тоа ќелиите мора да останат селектирани. (сл.124)

29

сл.124

1.8.3. Статистички функции

Некои од статистичките функции спаѓаат во најчесто употребуваните функции во едне пресметка.

Функција Синтакса Значење на функцијата

MIN =MIN(листа_броеви) Ја испишува најмалата вредност во наведената бројна листа.

MAX =MAX(листа_броеви) Ја испишува најголемата вредност во наведената бројна листа.

AVERAGE =AVERAGE(листа_броеви) Дава просек (аритметичка средина) од наведените броеви.

MEDIAN =MEDIAN(листа_броеви) Го дава бројот кој што се наоѓа на средина во една подредена листа. Ако листата е со перен

30

број членови го дава бројот што претставива просек од средните два броја.

COUNT =COUNT(листа_броеви) Дава број на вредности зададени во листа. Листата може да има 30 елементи.

листа_броеви претставува низа од броеви, адреси на ќелии, опсег на ќелии или формули, одделени со запирка.

1.8.4. Математички функции

Функција Синтакса Значење

ABS =ABS(број) Дава апсолутна вредност на бројот или формулата. број – претставува вредност , адреса на ќелија или формула. Функцијата не работи со позитивни броеви.

CEILING =CEILING(бро;точност) Го заокружува бројот на најблискиот поголем број, со зададена точност. број – претставува бројот што се заокружува, а точност бројот на децимали на кој се заокружува.

EVEN =EVEN(број) Го заокружува бројот на најблискиот парен поголем цел број. број – е вредност, адреса на ќелија или формула.

EXP =EXP(број) Го испишува е на зададен степен. е е константа со вредност 2,71828182845904 (основа на природен логаритам).

FACT =FACT(број) Дава факториел од зададен број (сите позитивни броеви од еден до до тој број ќе се помножат). број – позитивен цел број.

FLOOR =FLOOR(број;вредност)

Го заокружува бројот на најблискиот помал цел број со зададена точност.

INT =INT(број) Го заокружува бројот на најблиската помала целобројна вредност.

LN =LN(број) Дава природен логаритам на бројот

LOG =LOG(број;основа) Дава логоритам на бројот со наведената основа. основа – претставува основа на

31

логоритамот според која ќе се врши логоритмирањето.

LOG10 =LOG10(број) Дава логоритам на бројот со основа 10.

MOD =MOD(број;делител) Дава остаток од делење на бројот со даден делител. број е деленик, а делител е делителот во операцијата делење.

ODD =ODD(број) Го заокружува бројот на најблискиот поголем непарен цел број.

PI =PI() Ја испишува вредноста ¶ (PI), која изнесува 3,14159265 пресметана со 15 децимали. Иако функцијата не употребува аргумент мора да се напишат празни загради за да може да се изврши функцијата.

PRODUCT

=PRODUCT(бројна листа)

Ги множи броевите од дадената бројна листа и го дава резултатот. бројна листа е низа од броеви одделени со запирка.

RAND =RAND() Избира случаен број помал од 1, а поголем од 0. Исто мора да се напишат празни загради.

ROUND =ROUND(број;прецизност)

Го заокружува бројот на зададениот број децимали. прецизност е бројот кој одредува на колку децимали да се заокружи.

SIGN =SIGN(број) Функцијата утврдува дали зададениот број е позитивен или негативен. Ако број е позитивна вредност се враќа 1, а ако е негативна враќа -1.

SQRT =SQRT(број) Дава квадратен коран од бројот. број е позитивна вредност. Ако број е негативна вредност се враќа грешка #NUM!.

SUM =SUM(низа_броеви) Ја дава сумата од низа броеви. низа_броеви претставува низа од најмногу 30 елементи од типот бројки, адреси на ќелии, опсег на ќелии или формули. Функцијата во текот на собирањето ги занемарува сите ќелии во кои има текстуални или небројни вредности.

SUMIF =SUMIF(опсег;критериум;сума_опсег)

Дава сума од низа броеви со тоа што ја проверува содржината на секоја од ќелиите што ги собира. опсег е опсегот

32

од ќелии што треба да се соберат, критериум го одредува начинот според кој ќе се врши проверка над секоја од ќелиите, а сума_опсег припадните броеви што се собираат.

SUMSQ =SUMSQ(низа_броеви) Дава сума на квадратите од низа броеви. низа_броеви претставува низа од броеви, адреси на ќелии, опсег на ќелии или формули.

TRUNC =TRUNC(број;прецизност)

Отсекува се после децималната точка. прецизност одредува после кое децимално место се започнува со отсекувањето.

1.8.5. Функции за датум и време

Многу често покрај низите со знаци и броеви во табеларните пресметки се потребни и вредностите на датумот и времето, кои исто така претставуваат важен запис за една ќелија.

Внесувањето на вредноста на датумот може да се направи во форма 10.11.2006 или 10.Ноемв.2006, а внесувањето на времето во форма 08:36. Ако не се наведе годината, тогаш автоматски таа се приклучува на системскиот датум.

Како што можат да се форматираат текстовите и броевите така можат да се форматираат на различен начин и вредностите на датумите.

По селектирање на келиите со вредностите на датумот и времето со десен клик на глушецот притискаме врз нив и се отвора контекст – сензитивното мени. Ја одбираме опцијата Format Cells.

сл.125

33

Во новоотворениот прозорец во категоријата Number ја избираме опцијата Custom. Во полето Type дадени се неколку формати на датумот и времето. Вие избирате како сакате да се прикажува датумот и времето во вашите ќелии, односно само датумот или само времето. (сл.126)

сл.126

Со внесените датум – време вредности потоа може слободно да се вршат пресметки, т.е. можат да се додадат или одземат х – произволни денови. Резултатот од овие математички операции ги зема предвид сите календарски факти вклучувајќи ги и престапните години.

Пример: Во ќелијата А1 е внесена вредноста 10.11.2006 00:00. Ако сакате автоматски да се внесат во колоната и другите датуми во колоната А, тогаш ја користите алатката AutoFill. Сега во колоната В сакате да се внесат датумите помали за 3 од датумите во колоната А. Во ќелијата В1 пишувате: =А1-3 и притискате на копчето Enter од тастатурата. Потоа со AutoFill ја пополнувате целата колона.

сл.127

34

Функција Синтакса Значење

DATE =DATE(година, месец, ден) Го дава серискиот број на зададениот датум.

DAY =DAY(сериски број) Го испишува денот во месецот кој одговара на датумот претставен како зададен број.

DAY360 =DAY360(почетен датум, завршен датум[,метода])

Го испишува бројот на денови помеѓу два датума базиран на година од 360 дена.(дванаесет 30 дневни месеци). Оваа функција ќе ви помогне доколку вашите деловни книги се базирани на година од 360 дена. метода е логичка вредност која одредува дали во пресметувањето се употребува европска или американска метода. Ако вредноста е False (или е испуштена) се користи американската метода.

TODAY =TODAY() Го враќа моменталниот датум како сериски број. Функцијата е корисна кога на работниот лист постојано сакаме информација за денешниот датум. Заградите мора да се испишат.

WEEKDAY =WEEKDAY(сериски број) Го испишува денот од неделата кој одговара на наведениот датум.

YEAR =YEAR(сериски број) Ја испишува годината која одговара на датумот претставен со зададениот сериски број.

NOW =NOW() Го дава моменталниот датум и време како сериски број.

HOUR =HOUR(сериски број) Ја враќа компонентата час во 24 часовен формат од зададениот сериски број.

MONTH =MONTH(сериски број) Го испишува месецот кој одговара на датумот претставен со зададениот сериски број.

MINUTE =MINUTE(сериски број) Ја испишува минутата во наведеното време во форматот сериски број.

SECOND =SECOND(сериски број) Ја дава секундата во 24 часовен формат од зададениот сериски број.

TIME =TIME(час,минути,секунди) Го дава серискиот број за даденото време.

35

1.8.6. Користење на логичката функција IF

Оваа функција е многу корисна кога крајниот резултат зависи од некоја претходна вредност. Функцијата IF ќе ја објасниме преку следниот пример: На крајот од годината во една банка се прават пресметки и се решава на штедачите кои орочиле повеќе од 500.000,00 ден., да им додадат по 3% на нивната сметка.

Ја селектирате ќелијата во која што треба да се пресмета колку изнесува бонусот (С7) и притискате на стрелката од копчето за функции кое се наоѓа

на стандардната лента . Избираме More Funtions. Од прозорецот што се отвора ја избираме категоријата Logical, а потоа функцијата IF. (сл128.)

сл.128

Функцијата IF има три параметри кои треба да ги дефинирате за да може да се примени оваа функција. (сл.129)

36

сл.129

• Logical test – тука се испишува условот што треба да се испита: дали продажбата е поголема од бонусот. Условот го внесуваме со притискање врз ќелиите кои влегуваат во него, па треба да пишува: B4>$B$1. Потребна е апсолутна адреса за B1, затоа што тоа е фиксна вредност.

• Value_if_true – вредност што ја дава функцијата ако е исполнет условот: 10% од она што е над вредноста означена како бонус (во овој случај 12500), или со формула: (В4-$B$1)*10%.

• Value_if_false – вредност што ја дава функцијата ако не е исполнет условот: Може да ставиме 0 или да напишеме: Нема бонус.

сл.130

На крај притискаме Enter и со AutoFill ги пополнуваме и останатите ќелии.

сл.131

37

1.9. Работа со работни листови

Работната тетратка во Microsoft Excel е составена од повеќе работни листови. Освен внесување податоци, врз нив можа да се применуваат и други операции: менување на името, преместување, бришење како и вршење паралални пресметки на повеќе работни листови одеднеш.

Имињата на работните листови автометски се дадени како Sheet1, Sheet2, Sheet3,…Овие имиња може да се променат по ваша желба. Еден од начините е следниот: притискате двапати на името на работниот лист по што тоа се селектира и го пишувате новото име. (сл.132)

сл.132

Ако сакате да го промените редоследот на работните листови тогаш притиснете на името на работниот лист што треба да го промени местото и со притиснато копче од глушецот го повлекувате листот. Се појавува мала црна стрелка која укажува на кое место ќе се постави листот ако го пуштите копчето од глувчето. Кога стрелката ќе биде на саканата позиција, пуштете го копчето од глушецот. (сл.133)

сл.133

Ако сакате да додадете нов работен лист, притиснете со десното копче од глушецот врз името на работниот лист (пред кој сакате да се додаде новиот работен лист). Се појавува контекст – сензитивното мени во кое ја одбирате опцијата Insert. (сл.134)

сл.134

За бришење на работниот лист од контекст – сензитивното мени (сл.134) ја избирате опцијата Delete. Се јавува прозорец во кој притискате OK ако потврдувате дека го бришете селектираниот работен лист или Cancel

38

доколку сакате да се откажете. За оваа операција нема мозност за враќање назад Undo па затоа треба да бидете сигурни дека го бришете точниот лист.

Распоредот на ќелиите во сите работни листови од тетратката е идентичен, а доста често во секој од нив внесуваме исти податоци за различни дејности, личности, компании... Во тој случај, формулите што ги употребуваме во пресметките се исти за сите работни листови и постои начин одеднаш да се внесат. За таа цел најпрво треба да ги селектирате (групирате) работните листови. Селектирањето се врши на следниот начин: држете го притиснато копчето Shift од тастатурата и со глушецот притискајте врз имињата на работните листови. До името на програмот ќе се појави коментар [Group] . Тоа значи дека она што ќе го внесувате на еден од работните листови ќе се внесе (прекопира) и на другите работни листови од групата.

За деселектирање на некој работен лист од групата, држите притиснато Ctrl од тастатурата и притискајте врз имињата што сакате да се деселектираат.

1.10. Работа со имиња на подрачја

Од голема помош е давањето имиња на подрачја наместо адреси на ќелии.

Со давање име :

• формулите стануваат почитливи, на пример “=Цена*Парче“ или “=SUMA(црковни глувци)“,

• од наведените подрачја можат во секое време со помош на копчето F5 од тастатурата или со избор на име на подрачје да се скокне во полето за формули.

Имињата на подрачјата можат да се дадат за една поединечна ќелија или за група од ќелии ( на пример А1:А5). За да се додели име на подрачје треба со глушецот да се селектира саканата ќелија или група од ќелии. Потоа притискате во левото поле каде што се испишани адресите на ќелиите ја селектирате соодветната адреса, го пишувате називот и притискате Enter. (сл.135)

сл.135

39

Наместо Име на подрачје директно да се внесе преку полето за адреси, внесувањето може да се направи и преку менито Insert>Name. Од подменито што ќе се отвори ја избираме опцијата Define. (сл.136)

сл.136

Во прозорецот што ќе се отвори можете да внесете ново име или да избришете некое име што не ви е потребно. (сл.137)

сл.137

40

1.11.Pivot табелите претставуваат алатка за сумирање, сортирање, групирање и броење на податоци кои се наоѓаат во вид на табеларен приказ. Пивот табелите една ваква табела

ја трансформираат во ваква табела:

Веднаш можете да забележите дека многу поквалитетни информации ни дава втората табела и од истата можеме да извлечеме квалитетни заклучоци .

41

За да направите Pivot табела најпрво треба да кликнете на менито Data и потоа на PivotTable and PivotChart Report (како на сликата подолу)

На наредниот прозорец изберете ги опциите Microsoft Office Excel list or database и PivotTable.

Во наредниот прозорец се дефинира рангот на податоците што ќе се користат за обработка со Pivot табелата.

42

Откако ќе кликнете на Next од претходниот чекор ќе се појави нов прозорец како на сликата подолу. За да креирате Pivot табела треба да кликнете на Layout.

Откако ќе кликнете на Layout… од претходниот чекор ќе се појави нов прозорец како на сликата подолу. Тука со влечење ја креирате пивот табелата.

На пример ја влечете таблицата Продажен објект во ROW, Производ во COLUMN и Продадени парчиња во DATA и кликнете ОК.

43

2. Microsoft Excel 2003…………………………………………………………67

2.1. Движење низ работниот лист………………………………………….70

2.2. Добивање помош………………………………………………………...71

2.3. Првата пресметка………………………………………………………..72

2.3.1. Внесување текст и бројки………………………………………..72

2.4. Користење на автоматска сума………………………………………..74

2.5. Внесување формули…………………………………………………….75

2.6. Визуелно уредување…………………………………………………….76

2.6.1. Autoformat, Layout – помошник за табели…………………….78

2.6.2. Форматирање на текст…………………………………………..79

2.6.3. Форматирање на броеви………………………………………...80

2.6.4. Корисни ситници…………………………………………………..82

2.7. Графикони………………………………………………………………...82

2.7.1. Креирање графикон………………………………………………83

2.7.2. Пита графикон…………………………………………………….86

2.7.3. Повлекување линии………………………………………………87

2.8. Функции……………………………………………………………………88

2.8.1. Автоматско пополнување на ќелиите…………………………91

2.8.2. Дали Excel може да размислува?..........................................92

2.8.2.1. Релативно адресирање………………………………….92

2.8.2.2. Апсолутно адресирање………………………………….92

2.8.2.3. Комбинирано адресирање………………………………94

2.8.3. Статистички функции…………………………………………….95

2.8.4. Математички функции……………………………………………96

2.8.5. Функции за датум и време………………………………………98

2.8.6. Користење на логичката функција IF………………………...101

2.9. Работа со работни листови…………………………………………..103

2.10. Работа со имиња на подрачја…………………………………….104