Unlock-Tehnologia aplicatiilor Office - Excel(1).pdf

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial

Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013

Axa prioritară 3 „Creşterea adaptabilităţii lucrătorilor şi a întreprinderilor”

Domeniul major de intervenţie 3.2 „Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru

promovarea adaptabilităţii”

Titlul proiectului: „Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil”

Cod contract: POSDRU/81/3.2/S/59664

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea

Resurselor Umane 2007-2013” – „Investeşte în oameni”

Tehnologii Office cu aplicabilitate în

domeniul financiar-contabil

- Microsoft Excel -


POSDRU/81/3.2/S/59664



Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României. The document does not represent the point of view of the European Union or Romanian Government. Autori: Dana Boldeanu, Cristina Geambaşu, Mirela

Gheorghe, Mirela Oancea, Cătălin Tudor ASE Bucureşti

Data: Aprilie, 2012

Proiect: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

Copyright 2012 Reproducerea este autorizată, cu condiţia menţionării sursei, cu excepţia cazului în care se prevede altfel.


POSDRU/81/3.2/S/59664



Conţinut:

1 CONCEPTE FUNDAMENTALE PRIVIND UTILIZAREA APLICAŢIEI

MICROSOFT EXCEL ……………………………………………………………….....5

1.1 Registrul de lucru ............................................................................................ 5

1.2 Foaia de calcul ............................................................................................... 6

1.2.1 Structura unei foi de calcul ....................................................................... 6

1.2.2 Operaţii de bază la nivelul unei foi de calcul ............................................ 7

1.2.3 Copierea sau mutarea celulelor ............................................................. 10

1.2.4 Fixarea pe ecran a rândurilor şi coloanelor ............................................ 12

1.2.5 Gestionarea foilor de calcul.................................................................... 14

1.3 Formule şi funcţii .......................................................................................... 17

1.3.1 Referinţe celulare ................................................................................... 17

1.3.2 Lucrul cu formule şi funcţii...................................................................... 21

1.4 Generarea seriilor de date ............................................................................ 27

1.5 Formatarea celulelor ..................................................................................... 29

1.5.1 Formatarea tipurilor de date ................................................................... 30

1.5.2 Formatarea privind alinierea textului ...................................................... 32

1.5.3 Formatarea caracterelor ........................................................................ 35

1.5.4 Aplicarea bordurilor pentru celule .......................................................... 36

1.5.5 Aplicarea culorii de fundal pentru celule ................................................ 37

1.5.6 Aplicarea unui stil pre-definit pentru celule şi tabele .............................. 38

1.6 Formatarea condiţională ............................................................................... 40

2 FUNCŢII PREDEFINITE ÎN EXCEL ................................................................... 50

2.1. Funcţii matematice (Math & Trig).................................................................. 50

2.2. Funcţii statistice.............................................................................................. 53

2.3. Funcţii financiare .......................................................................................... 58

2.4. Funcţii logice ................................................................................................... 61

2.5. Funcţii de tip dată calendaristică ..................................................................... 62

2.6. Funcţii de consultare ....................................................................................... 66


POSDRU/81/3.2/S/59664



2.7. Funcţii de tip text .......................................................................................... 69

3 BAZE DE DATE ÎN EXCEL ................................................................................ 73

3.1 Sortarea datelor ............................................................................................ 73

3.2 Filtrarea bazelor de date ............................................................................... 76

3.2.1 Metoda filtrului standard (automat) ........................................................ 76

3.2.2 Metoda filtrului avansat (elaborat) .......................................................... 80

3.3 Utilizarea funcţiilor de tip bază de date ......................................................... 82

3.4 Sintetizarea datelor din bazele de date utilizând tabela pivot ....................... 84

3.4.1 Proiectarea şi construirea tabelelor pivot ............................................... 85

3.4.2 Gruparea informaţiilor aferente tabelei pivot pe mai multe niveluri de

centralizare ......................................................................................................... 90

3.4.3 Modificarea/ ştergerea rubricilor de sintetizare aferente tabelei pivot .... 91

3.4.4 Regruparea elementelor din structura tabelei pivot pe diferite criterii .... 92

3.4.5 Configurarea opţiunilor tabelei pivot ....................................................... 96

3.4.6 Utilizarea obiectelor Slicer în cadrul tabelei pivot ................................. 100

3.4.7 Diagramele pivot .................................................................................. 103

4 REPREZENTĂRI GRAFICE ............................................................................. 104

4.1 Creare unei reprezentări grafice ................................................................. 104

4.2 Tipuri de reprezentări grafice ...................................................................... 106

4.3 Diagrame Sparklines .................................................................................. 113

5 UTILIZAREA EXCEL ÎN ASISTAREA DECIZIEI PRIN TEHNICI DE SIMULARE

SI OPTIMIZARE ...................................................................................................... 115

5.1 Scenariile .................................................................................................... 115

5.2 Tehnica valorii scop (Goal Seek) ................................................................ 121

5.3 Utilizarea instrumentului Solver .................................................................. 124

Bibliografie ............................................................................................................... 130

Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Pagina 5 din 131

1 CONCEPTE FUNDAMENTALE PRIVIND UTILIZAREA

APLICAŢIEI MICROSOFT EXCEL

1.1 Registrul de lucru

Un fişier creat cu ajutorul aplicaţiei Microsoft Excel poartă de numirea de registru de

lucru (WorkBook). Principalele componente ale unui registru de lucru sunt: bara de

acces rapid, zona de comenzi şi opţiuni (Ribbon), bara de adrese, bara de formule,

foaia de lucru activă, zona de gestiune a foilor de lucru şi bara de stare (Figura nr.

1.1).

Figura nr. 1.1 Structura unui registru de calcul

Un registru de lucru poate să conţină până la 255 foi de lucru (Worksheet) identificate

iniţial prin denumirile Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc. Numărul implicit de foi de lucru

afişate la deschiderea unui fişier Excel este de 3. Acest număr poate fi modificat în

funcţie de cerinţele utilizatorului prin selectarea tab-ului File OptionsGeneral şi

modificarea numărului în caseta aferentă opţiunii Include this many sheets.


Pagina 6 din 131

1.2 Foaia de calcul

1.2.1 Structura unei foi de calcul

Foaia de calcul (Worksheet) este zona dintr-un registru de lucru destinată stocării şi

manipulării datelor; acesta conţine celule care sunt organizate pe rânduri şi coloane

(Figura nr. 1.2). În Microsoft Excel 2010 foaia de calcul cuprinde 17.179.869.184

celule organizate pe 1.048.576 rânduri (identificate prin numere) şi 16.834 coloane

(identificate prin litere şi grupuri de litere - de la A la XFD).

Figura nr. 1.2 Structura unei foi de calcul

Unitatea structurală de bază a unei foi de calcul este celula, situată la intersecţia

dintre rânduri şi coloane. Fiecare celulă este identificată printr-o adresă (referinţă)

compusă din litera coloanei şi numărul rândului la a căror intersecţie este poziţionată.

Spre exemplu celula din colţul sânga-sus al foii de calcul este identificată prin adresa

A1.

Celula activă este identificată printr-un chenar îngroşat şi este celula în care se

introduc datele. Celulele devin active prin selectarea lor cu ajutorul mouse-ului sau a

tastelor cu săgeţi de pe tastatură. În celule pot fi introduse date cu valori constante

sau formule/funcţii care returnează date rezultat.


Pagina 7 din 131

1.2.2 Operaţii de bază la nivelul unei foi de calcul

1.2.2.1 Selectarea celulelor, rândurilor, coloanelor, foii de calcul

Selectarea celulelor

Selectarea mai multor celule adiacente se realizează ţinând apăsat butonul din stanga mouse-ului şi deplasând cursorul peste celulele care trebuie selectate. O altă variantă pentru selectarea unui grup de celule adiacente constă în selectarea primei celule din grup şi apoi, ţinând apăsată tasta Shift, selectarea ultimei celule din grup.

Pentru selectarea unui grup de celule care nu sunt adiacente, se apasă tasta Ctrl şi apoi se selectează cu mouse-ul fiecare celulă dorită.

Selectarea rândurilor şi coloanelor

Selectarea rândurilor/coloanelor se realizează prin deplasarea cursorului mouse-ului

deasupra etichetelor (numere/litere) de identificare a rândurilor/coloanelor. Pentru

selectarea unor rânduri/coloane care nu sunt adiacente se foloseşte, la fel ca în cazul

celulelor, tasta Ctrl.

Selectarea întregii foi de calcul

Pentru a selecta întreaga foaie de calcul se execută click-mouse-stânga pe selctorul foii de calcul sau se apasă combinaţia de taste Ctrl+A.

1.2.2.2 Inserarea de celule, rânduri, coloane

Inserarea de celule

Inserarea celulelor noi se realizează prin selctarea tab-ului Homegrupul Cells

butonul Insert comanda Insert Cells sau prin alegerea opţiunii Insert din meniul

contextual disponibil la executarea unui click-mouse-dreapta pe celula lângă care se

doreşte inserare de noi celule. În caseta de dialog afişată pe ecran se selectează

opţiunea corespunzătoare modului în care se doreşte realizarea inserării celulelor noi

raportat la celula activă (Figura nr. 1.3).


Pagina 8 din 131

Figura nr. 1.3 Insearea de celule

Pentru inserarea simultană a mai multor celule, înainte de alegerea opţiunii de

inserare se selectează un număr de celule egal cu cel care se doreşte a fi inserat.

Inserarea de rânduri şi coloane

Înainte de alegerea opţiunii de inserare de noi rânduri/coloane trebuie selectate

rândurile/coloanele alături de care vor fi inserate noile elemente. Noile rânduri vor fi

inserate deasupra rândurilor curente, iar noile coloane în stânga coloanelor curente.

Inserarea de noi rânduri/coloane se realizează prin selectarea tab-ului

Homegrupul Cells butonul Insert comanda Insert Sheet Rows/ Insert

Sheet Columns sau prin alegerea opţiunii Insert din meniul contextual disponibil la

executarea unui click-mouse-dreapta pe eticheta de rând sau de coloană.

Pentru inserarea simultană a mai multor rânduri/coloane, înainte de alegerea opţiunii

de inserare se selectează un număr de rânduri/coloane egal cu cel care se doreşte a

fi inserat.

1.2.2.3 Ştergerea de celule, rânduri, coloane

Ştergerea celulelor

În urma selectării comenzii de ştergere a unor celule (tab-ul Homegrupul Cells

butonul Delete comanda Delete Cells) pe ecran este afişată o casetă de dialog,

similară celei afişate la inserarea acestora, în cadrul căreia utilizatorul poate alege

una dintre următoarele opţiuni:

o Shift cells left - celulele selectate sunt şterse, iar celulele din dreapta acestora

sunt mutate la stânga, luând astfel locul celulelor şterse;

o Shift cells up - celulele selectate sunt şterse, iar celulele de sub acestea sunt

mutate în sus, luând astfel locul celulelor şterse;

o Entire row – sunt şterse în întregime rândurile care conţin celulele selectate

pentru a fi şterse;

o Entire column – sunt şterse în întregime coloanele care conţin celulele

selectate pentru a fi şterse;


Pagina 9 din 131

Aceeşi casetă de dialog este disponibilă după selectarea opţiunii Delete din meniul

contextual afişat la executarea unui click-mouse-drepta pe celulele de şters.

Ştergerea rândurilor şi coloanelor

Se selectează rândurile/coloanele care urmează a fi şterse şi de pe Ribbon se alege

tab-ul Homegrupul Cells butonul Delete comanda Delete Sheet Rows/

Delete Sheet Columns sau se selectează opţiunea Delete din meniul contextual

disponibil la executarea unui click-mouse-dreapta pe etichetele de rânduri/coloane.

1.2.2.4 Modificarea dimensiunii rândurilor şi coloanelor

Modificarea manuală a dimensiunii rândurilor şi coloanelor

Pentru a modifica manual dimensiunea unui rând/unei coloane se poziţionează

cursorul mouse-ului pe marginea din partea de jos a etichetei de rând/ marginea din

dreapta etichetie de coloană şi în momentul în care pe ecran este afişat simbolul

/ se glisează pe ecran, ţinând apăsat butonul din stânga mouse-ului, până se

ajunge la dimensiunea dorită.

Figura nr. 1.4 Modificare manuală dimensiune rând Figura nr. 1.5 Modificare manuală dimensiune coloană

Ajustarea dimensiunii unui rând sau a unei coloane în funcţie de conţinut se

realizează executând dublu-click-mouse-stânga pe marginea din partea de jos a

etichetei de rând/ marginea din dreapta etichetie de coloană.

Similar poate fi modificată simultan dimensiunea mai multor rânduri/coloane după

selectarea anterioară a acestora.

Modificarea dimensiunii rândurilor şi coloanelor utilizând comenzile de

pe Ribbon

Se selectează rândurile/coloanele a căror dimensiune trebuie modificată, se alege

tab-ul Homegrupul Cells butonul Format şi apoi una dintre comenzile de

redimensionare în funcţie de cerinţele utilizatorului (Figura nr. 1.6). În caseta de

dialog afişată pe ecran se introduce noua dimensiune pentru rândurile/coloanele.

Figura nr. 1.7 prezintă caseta de dialog pentru stabilirea dimensiunii rândurilor.


Pagina 10 din 131

Figura nr. 1.6 Comenzi pentru modificarea dimensiunii rândurilor şi coloanelor

Figura nr. 1.7 Caseta de dialog pentru stabilirea dimensiunii rândurilor

Opţiunile Row Height şi Colum Width pot fi selectate şi în meniul contextual disponibil

la executarea unui click-mouse-dreapta pe etichetele rândurilor/coloanelor pentru

care se doreşte modificarea dimensiunii.

Notă: Lăţimea unei coloane poate lua valori între 0 şi 255. Această valoare reprezintă

numărul de de caractere care pot fi afişate în celulă, utilizând fontul implicit în

Microsoft Excel. Înălţimea unui rând poate lua valori între 0 şi 409. Această valoare

se măsoară în „puncte”; 1 punct=0,035 cm.

1.2.2.5 Ascunderea/afişarea rândurilor şi coloanelor

Ascunderea rândurilor/coloanelor se realizează prin selectarea acestora şi alegerea

tab-ului Homegrupul Cells butonul Format Hide& Unhide Hide

Rows/Hide Columns.

Rândurile/coloanele pot fi ascunse şi prin selectarea opţiunii Hide din cadrul meniului

contextual disponibil la la executarea unui click-mouse-dreapta pe etichetele

rândurilor/coloanelor pentru care trebuie realizată ascunderea.

Reafişarea rândurilor/ coloanelor care au fost ascunse se realizează prin selectarea

etichetelor rândurilor/ coloanelor adiacente acestora şi alegerea tab-ului

Homegrupul Cells butonul Format Hide& Unhide Unhide Rows/ Unhide

Columns. Opţiunea de reafişare a rândurilor/coloanelor este disponibilă şi în meniul

contextual aferent acestora (opţiunea Unhide).

1.2.3 Copierea sau mutarea celulelor

Opţiunile de copiere (Copy), mutare (Cut), lipire (Paste) şi lipire specială (Paste

Special) sunt disponibile atât în cadrul tab-ului Home, cât şi în meniul contextual


Pagina 11 din 131

aferent celulelor. De asemnenea, se pot utiliza combinaţiile de taste corespunzătoare

acestor acţiuni: Ctrl+C – pentru copiere, Ctrl+X – pentru mutare, Ctrl+V – pentru

lipire, Ctrl+Alt+V – pentru lipire specială.

Opţiunea de copiere poate fi utilizată pentru copierea conţinutului celulelor sau a

atributelor acestora. După selectarea celulelor sursă, se alege opţiunea de copiere,

se selectează celula din colţul sânga-sus al domeniului destinaţie şi apoi se alege

una dintre următoarele opţiuni:

Paste – pentru a copia întregul conţinut al celulelor sursă (inclusiv atributele

de formatare ale acestora) în domeniul destinaţie;

Paste special – pentru a copia doar anumite componente sau atribute de

formatare ale celulelor sursă. După alegerea opţiunii de lipire specială pe

ecran este afişată o casetă de dialog (Figura nr. 1.8) în care utilizatorul

selectează componenta sau atributul de formatare aferente celulelor sursă

care vor fi copiate în domeniul destinaţie.

Figura nr. 1.8 Opţiuni de lipire specială a celulelor

Spre exemplu, pentru a copia doar valorile, fără a copia atributele de

formatare se va utiliza opţiunea Values; pentru copierea atributelor de

formatare, fără a copia valorile se utilizează opţiunea Formats.


Pagina 12 din 131

Figura nr. 1.9 Exemple copiere şi lipire specială a celulelor

Opţiunea de mutare poate fi utilizată doar pentru mutarea întregului conţinut al

celulelor; astfel, după ce a fost selectată opţiunea Cut pentru celulele al căror

conţinut se doreşte a fi mutat, în Microsoft Excel este disponibilă doar opţiunea de

lipire a întregului conţinut al celulelor (Paste), nu şi opţiunea de lipire specială (Paste

Special).

1.2.4 Fixarea pe ecran a rândurilor şi coloanelor

În situaţia în care în foaia de calcul sunt introduse date care ocupă un număr mare

de rânduri şi/sau coloane, atunci când se derulează foaia de calcul pe orizontală sau

pe verticală, la un moment dat, primele rânduri sau coloane nu mai sunt vizibile pe

ecran. Dacă primele rânduri şi/sau coloane din foaia de calcul conţin date care ar

trebui să fie în permanenţă afişate pe ecran (spre exemplu antetul de tabel) este

necesara fixarea acestora pe ecran.

Este important de ştiut faptul ca pot fi fixate pe ecran doar rânduri din partea

superioară a foii de calcul şi/sau coloane din partea stângă a acesteia, nu rânduri şi

coloane din mijlocul foii de calcul.

Opţiunile de fixare pe ecran a rândurilor şi/sau coloanelor sunt disponibile în

cadrul tab-ului View grupul Window butonul Freeze Panes (Figura nr. 1.10)


Pagina 13 din 131

Figura nr. 1.10 Fixarea pe ecran a rândurilor şi/sau coloanelor

Opţiunile „Freeze Top Row” şi „Freeze Top Column” fixează pe ecran primul rând,

respectiv prima coloană din foaia de calcul, indiferent de elementul selectat în

momentul activării opţiunii.

Opţiunea „Freeze Panes” fixează pe ecran anumite rânduri şi/sau coloane, în funcţie

elementul din foaia de calcul selectat în momentul activării opţiunii. Astfel, utilizatorul

trebuie să ţină cont de următoarele reguli:

o Dacă înainte activării opţiunii Freze Panes este selectat un rând din foaia de

calcul, atunci pe ecran vor fi fixate toate rândurile de deasupra acestuia;

o Dacă înainte activării opţiunii Freze Panes este selectată o coloană din foaia

de calcul, atunci pe ecran vor fi fixate toate coloanele din stânga acesteia;

o Dacă înainte activării opţiunii Freze Panes este selectată o celulă din foaia de

calcul, atunci pe ecran vor fi fixate toate rândurile de deasupra acesteia şi

toate coloanele din stânga acesteia;

Exemplu (Figura nr. 1.11): Să se fixeze pe ecran primele 3 rânduri (antetul coloanelor

tabelului) şi primele 2 coloane (numărul curent, numele şi prenumele cursanţilor

evaluaţi) ale foii de calcul.

Rezolvare exemplu: Se selectează celula C4 şi se alege opţiunea Freeze Panes, din

cadrul tab-ului View grupul Window butonul Freeze Panes.


Pagina 14 din 131

Figura nr. 1.11 Exemplu de fixare pe ecran rânduri şi coloane

Anularea fixării pe ecran a rândurilor şi/sau coloanelor se realizează selectând

opţiunea Unfreeze Panes (tab-ului View grupul Window butonul Freeze

Panes). Această opţiune este disponibilă doar după ce anterior a fost activată

opţiunea de fixare a rândurilor şi/sau coloanelor pe ecran.

1.2.5 Gestionarea foilor de calcul

Zona de gestiune a foilor de calcul (Figura nr. 1.12), poziţionată în partea de jos a

registrului de lucru, cuprinde:

o butoane care permit deplasarea între foile de calcul existente în registrul de

lucru curent;

o etichetele foilor de calcul; pentru vizualizarea conţinutului unei foi de calcul se

execută clik-mouse-stânga pe eticheta sa;

o un buton pentru inserarea unei noi foi de calcul.


Pagina 15 din 131

Figura nr. 1.12 Zona de gestiune a foilor de calcul

La executarea unui click-mouse-dreapta pe eticheta unei foi de calcul este afişat un

meniu contextual care cuprinde opţiuni referitoare la foile de calcul (Figura nr. 1.13).

Aceste opţiuni sunt disponibile şi în cadrul tab-ului Home, butoanele Insert, Delete

şi Format (Figura nr. 1.14).

Figura nr. 1.13 Opţiuni disponibile în cadrul meniului contextual aferent foilor de calcul


Pagina 16 din 131

Figura nr. 1.14 Opţiuni disponibile în cadrul tab-ului Home pentru gestiunea foilor de calcul

Inserarea foilor de calcul

Foile de calcul inserate utilizând opţiunea disponibilă în meniul contextual (Figura nr.

1.13) sau pe cea disponibilă în cadrul tab-ului Home (Figura nr. 1.14) vor fi

poziţionate înaintea foii de calcul active. Pentru a insera o foaie de calcul la finalul

foilor de calcul existente se utilizează butonul de inserare a unei noi foi de calcul,

poziţionat în zona de gestiune a foilor de calcul (Figura nr. 1.12). Pentru a insera mai

multe foi de calcul simultan, înainte de alegerea opţiunii de inserare, se selectează,

ţinând apăsată tasta Shift, un număr de foi de calcul existente egal cu cel care se

doreşte a fi inserat.

Ştergerea foilor de calcul

Se selectează etichetele corespunzătoare foilor de calcul care trebuie şterse şi se

alege opţiunea de ştergere.

Redenumirea foilor de calcul

Se selectează foaia de calcul care trebuie redenumită, se alege opţiunea de

redenumire, se introduce de la tastatură noua denumire şi se validează prin

apăsarea tastei Enter.

Mutarea sau copierea foilor de calcul


Pagina 17 din 131

Se selectează etichetele foilor de calcul care urmează să fie mutate sau copiate şi se

alege opţiunea corespunzătoare acestei acţiuni. Pe ecran va fi afişată caseta de

dialog Move or Copy (Figura nr. 1.15). În cadrul acesteia se selectează:

o Registrul de lucru în care vor fi poziţionate foile de calcul copiate sau mutate;

o Denumirea foii de calcul înaintea căreia vor fi poziţionate (în registrul de lucru

destinaţie) foile de calcul copiate sau mutate;

o Opţiunea de creare a unei copii se bifează doar în cazul în care se doreşte

copierea foilor de calcul; în cazul mutării acestora opţiunea nu trebuie

selectată.

Figura nr. 1.15 Caseta de dialog aferentă opţiunii de mutare sau copiere a foilor de calcul

Schimbarea culorii de fundal pentru etichetele foilor de calcul

Se selectează etichetele foilor de calcul, se alege opţiunea de schimbare a culorii de

fundal a acestora şi se selectează culoarea dorită. Figura nr. 1.16 prezintă un

exemplu de aplicare a culorii de fundal galben pentru etichetele foilor de calcul

Sheet1 şi Sheet2.

Figura nr. 1.16 Exemplu privind aplicarea unei culori de fundal pentru etichetele foilor de calcul

1.3 Formule şi funcţii

1.3.1 Referinţe celulare

Referinţele (adrese) celulare identifică locaţia unei celule sau a unui grup de celule în

foaia de calcul. Referinţele aferente celulei sau grupului de celule active (selectate la

un moment dat) sunt afişate în Bara de adrese (Name Box) - Figura nr. 1.17.


Pagina 18 din 131

Figura nr. 1.17 Bara de adrese

Structura referinţelor celulare

Referinţele celulare aferente unei celule sau unui grup de celule (câmp) se formează

după cum urmează (Figura nr. 1.18):

o Referinţa unei celule este compusă din litera coloanei şi numărul rândului la a

căror intersecţie se află celula respectivă. Exemplu: C5

o Referinţa unui câmp este formată din referinţa primei celule şi referinţa ultimei

celule din câmp, separate de simbolul ”:” Exemplu: B12:E12

Figura nr. 1.18 Referinţe celulare

Referirea celulelor dintr-o altă foaie de calcul a aceluiaşi registru de lucru se

realizează utilizând următoarea structură:

Nume foaie de calcul! Referinţe celulare

Exemplu: Referirea câmpului A1:B5 din foaia de calcul Sheet2:

Sheet2!A1:B5

Referirea celulelor dintr-o foaie de calcul dintr-un alt registru de lucru se realizează

utilizând următoarea structură:

[Nume registru de lucru]Nume foaie de calcul! Referinţe celulare

Exemplu: Referirea câmpului A1:D45 din foaia de calcul Vanzari a registrului de lucru

Rapoarte:

[Rapoarte]Vânzări!A1:D45


Pagina 19 din 131

Tipuri de adrese (referinţe) celulare

În celulele foii de calcul se poate face referire, prin intermediul formulelor sau

funcţiilor, la valorile altor celule, utilizând adresele celulare. În funcţie de modul în

care se comportă la copiere, se deosebesc trei tipuri principale de adrese celulare:

relative, absolute (fixe) şi mixte (Tabelul nr. 1.1).

Tabelul nr. 1.1 Tipuri de adrese celulare

Relative (ex. A1) - se modifică prin copiere atât litera coloanei, cât şi numărul rândului.

Absolute sau fixe (ex. $A$1) – nu se modifică prin copiere nici litera coloanei, nici numărul rândului. Transformarea unei adrese relative în adresă absolută se realizează prin selectare acesteia şi apăsarea tastei F4.

Mixte – elementul component al adresei celulare (litera coloanei sau numărul rândului) care este precedat de simbolul $ rămâne neschimbat la copiere, celălat se modifică. Ex. $A1 – litera coloanei rămâne fixă, numărul rândului se modifică la copiere. Ex. A$1 – litera coloanei se modifică la copiere, numărul rândului rămâne fix.

Identificarea unei celule sau a unui câmp prin atribuirea unui nume

Identificarea unei celule sau a unui câmp se poate realiza nu numai prin intermediul

referinţelor celulare, ci şi prin atribuirea unui nume. În cadrul aceluiaşi registru de

lucru numele trebuie să fie unice.


Pagina 20 din 131

Atribuirea unui nume presupune selectarea celulei sau a câmpului la care acesta se referă şi activarea comenzii Define Name (tab-ul Formulas grupul Defined Names). În caseta de dialog (Figura nr. 1.19) afişată pe ecran se completează următoarele rubrici: Name - numele atribuit celulei sau

câmpului; Scope - nivelul la care este

accesibil numele: local (la nivelul foii de calcul - Worksheet) sau global (la nivelul întregului registru de lucru – Workbook);

Figura nr. 1.19 Caseta de dialog utilizată pentru

atribuirea de nume pentru celule şi câmpuri

Comment – opţional poate fi completată o explicaţie suplimentară;

Refers to – conţine adresa celulei sau câmpului pentru care se atribuie noul

nume; această rubrică este completată automat în cazul în care celula sau câmpul

au fost selectate anterior activării comenzii Define Name.

După completarea rubricilor, noul nume se validează prin apăsarea butonului OK.

O altă modalitate de atribuire a unui nume de câmp constă în selecţia acestuia,

completarea numelui în Bara de adrese (Name Box) în locul referinţei celulare şi

validarea acestuia prin acţionarea tastei Enter.

Microsoft Excel oferă şi opţiunea generării automate a unui nume de câmp. În acest scop se selectează tab-ul Formulas grupul Defined Names butonul Create from Selection. Pe ecran este afişată caseta de dialog Create Names from Selection (Figura nr. 1.20) în care utilizatorul selectează opţiunea corespunzătoare poziţiei în cadrul câmpului a textului pe care doreşte să îl utilizeze pe post de nume:

o primul (Top row) sau ultimul (Bottom row) rând al câmpului; sau

o coloana din stânga (Left column) sau dreapta (Right column) câmpului.

Figura nr. 1.20 Generarea automată de

nume de câmpuri

Gestiunea numelor de câmpuri se realizează prin selectarea comenzii Name

Manager (tab-ul Formulas grupul Defined Names). În cadrul casetei de dialog

Name Manager (Figura nr. 1.21) este afişată o listă cu toate numele de câmpuri

definite în registrul de lucru curent. Acestea pot fi editate (butonul Edit) sau şterse


Pagina 21 din 131

(butonul Delete). De asemenea, se pot aplica o serie de filtre asupra listei de nume

(butonul Filter).

Figura nr. 1.21 Gestiunea numelor de câmpuri

1.3.2 Lucrul cu formule şi funcţii

Formulele Excel generează rezultate ca urmare a prelucrării unor date (preluate din

celulele foiilor de calcul şi/sau sub formă de constante) prin utilizarea:

operatorilor matematici (vezi subcapitolul 1.3.2.1); şi/sau

funcţiilor (vezi subcapitolul 1.3.2.2).

Datele din celulele foilor de calcul sunt introduse în cadrul formulelor de calcul sub

formă de referinţe celulare sau nume de câmpuri (vezi subcapitolul 1.3.1).

Înainte de introducerea unei formule, se selectează celula sau celulele în care se

doreşte obţinerea rezultatului. Orice formulă este precedată de semnul „=”. În

momentul introducerii, conţinutul formulelor este afişat atât în cadrul celulei/celulelor

în care sunt introduse, cât şi pe Bara de formule (Figura nr. 1.22). După introducerea

conţinutului unei formule, validarea acesteia se realizează prin apăsarea tastei Enter

sau prin apăsarea butonului de validare de pe Bara de formule (Figura nr. 1.22).

Anularea introducerii unei formule se realizează prin apăsarea tastei Esc sau prin

apăsarea butonului de anulare de pe Bara de formule.


Pagina 22 din 131

Figura nr. 1.22 Bara de formule

1.3.2.1 Utilizarea operatorilor matematici în cadrul formulelor

Operatorii matematici care pot fi utilizaţi în formulele Excel sunt: + (adunare), -

(scadere), / (împărţire), * (înmulţire), ^ (ridicare la putere). În cazul în care se

utilizează mai mulţi operatori într-o formulă, trebuie să se ţină cont de ordinea în care

operaţiile matematice sunt efectuate. Ordinea operaţiilor poate fi schimbată prin

utilizarea parantezelor. Astfel, primele sunt luate în calcul operaţiile cuprinse între

paranteze, urmate de:

o Ridicările la putere;

o Împărţiri şi înmulţiri; aceste două tipuri de operaţii au acelaşi nivel de

importanţă şi sunt luate în calcul în ordinea apariţiei de la stânga la dreapta;

o Adunările şi scăderile; de asemenea considerate ca având acelaşi nivel de

importanţă şi luate în calcul în ordinea apariţiei de la stânga la dreapta.

Exemplu (Figura nr. 1.23): Să se calculeze (în celula C2) valoarea (inclusiv TVA)

pentru un produs vândut, ţinând cont de cantitatea vândută (celula A2) şi de preţul de

vânzare (celula B2).

Figura nr. 1.23 Exemplu utilizare operatorii matematici în cadrul unei formule de calcul Excel

1.3.2.2 Utilizarea funcţiilor în cadrul formulelor

În cadrul formulelor poate fi utilizată o gamă largă de funcţii predefinite în Microsoft

Excel sau funcţii definite de către utilizator cu ajutorul limbajului Visual Basic for

Applications. Indiferent de categoria din care fac parte, funcţiile sunt compuse din:

o Denumirea funcţie

o Unul sau mai multe argumente – introduse între paranteze rotunde şi separate

prin virgulă „ , ” sau punct şi virgulă „ ; ” în funcţie de parametrii regionali

configuraţi în sistemul de operare.


Pagina 23 din 131

Exemplu (Figura nr. 1.24):

Funcţia SUM utilizată în celula C9 pentru calculul Valorii totale a vânzărilor are

un singur argument – câmpul C2:C7. În acest caz, funcţia va însuma valorile

tuturor celulelor din cadrul acestui câmp (C2+C3+C4+C5+C6+C7).

Funcţia SUM utilizată în celula C11 pentru calculul Valorii vânzărilor pentru

punctul de vânzare A are 3 argumente – celulele C2, C5 şi C7. În această

situaţie, funcţia va însuma valorile din aceste celule (C2+C5+C7).

Figura nr. 1.24 Exemple utilizare funcţii în cadrul formulelor de calcul Excel

Introducerea funcţiilor se poate realiza utilizând una dintre următoarele variante:

Varianta 1- Se tastează funcţia în mod direct în cadrul unei celule sau pe bara de formule. După tastarea semnului „=” şi a primei litere din denumirea funcţiei, pe ecran este afişată o listă cu toate funcţiile disponibile a căror denumire începe cu litera respectivă. Pentru a insera o funcţie din listă se selectează denumirea acestia şi se execută dublu-click-mouse-stânga aceasta sau se apasă tasta Tab.

Varianta 2- Se apasă butonul de inserare a unei funcţii (Insert Function)

de pe bara de formule (Figura nr. 1.25). În caseta de dialog Insert Function se

caută funcţia utilizând cuvinte cheie sau se selectează categoria acesteia.

După afişarea listei de funcţii se selectează denumirea funcţiei şi se apasă

butonul OK. Pe ecran este afişată caseta de dialog Function Arguments în


Pagina 24 din 131

cadrul căreia se introduc argumentele funcţiei şi se validează prin apăsarea

butonului OK.

Figura nr. 1.25 Introducerea unei funcţii utilizând butonul Insert Function

Varianta 3- Se selectează tab-ul Formulas butonul corespunzător

categoriei din care face parte funcţia denumirea funcţiei (Figura nr.

1.26). Pe ecran va fi afişată caseta de dialog Function Arguments prezentată

anterior în Figura nr. 1.25.

Figura nr. 1.26 Introducerea unei funcţii utilizând comenzile aferente tab-ului Formulas


Pagina 25 din 131

Funcţiile predefinite din Excel sunt împărţite pe categorii ţinând cont de

funcţionalitate lor: funcţii matematice, funcţii statistice, funcţii financiare, funcţii logice,

funcţii de tip dată calendaristică, funcţii de consultare, funcţii de tip text, funcţii de tip

bază de date, funcţii de informare, funcţii de inginerie, funcţii de tip cub, funcţii de

compatibilitate. Principalele funcţii predefinite sunt prezentate în Capitolul 1.6.

Notă: Prin utilizarea combinată a funcţiilor şi operatorilor matematici se pot obţine

formule de calcul complexe.

1.3.2.3 Copierea formulelor

O formulă introdusă într-o celulă din foaia de calcul poate fi copiată şi în alte celule,

utilizând una dintre următoarele modalităţi:

Varianta 1: Prin facilitatea de Autoumplere (Auto Fill):

o Se selectează celula care conţine formula;

o Se poziţionează mouse-ul din colţul din dreapta jos al celulei selectate;

o Atunci când cursorul ia forma unui „semn plus” negru ( ) se glisează cu

mouse-ul, ţinând apăsat butonul din stânga acestuia, până când selecţia este

extinsă asupra tuturor celulelor în care se doreşte copierea formulei;

o După ce formula a fost copiată în toate celulele dorite, se eliberează butonul

mouse-ului.

Figura nr. 1.27 prezintă un exemplu de copiere în celulele C6, C7, C8 şi C9 a

formulei de calcul care a fost introdusă anterior în celula C5. În acest exemplu se

poate observa şi modul în care se comportă la copiere adresele celulelor care intră în

formula de calcul:

Adresa celulei B5 (adresă relativă) se modifică prin copiere, transformându-se

în B6, B7 etc. Astfel, sunt luate în calcul preţurile de vânzare în RON

corespunzătoare produselor pentru care se calculează preţurile de vânzare în

Euro.

Adresa celulei $B$2 (adresă fixă) nu se modifică prin copiere deoarece,

indiferent de produs, cursul euro trebuie preluat din aceeaşi celulă.


Pagina 26 din 131

Figura nr. 1.27 Exemplu de copiere a unei formule prin facilitatea de autoumplere

În situaţia în care în cadrul formulei nu ar fi utilizată o adresă fixă pentru celula care

conţine cursul euro, copierea formulei ar genera apariţia unor erori (Figura nr. 1.28).

Acest fapt se datorează modificării prin copiere a adresei celulei B2 în B3, B4 etc.

(celule care nu conţin cursul euro care trebuie luat în calculul Preţului de vânzare în

Euro).

Figura nr. 1.28 Exemplu de copiere prin facilitate de autoumplere a unei formule care conţine o eroare

Notă: Ca alternativă la utilizarea unei adrese fixe pentru celula care conţine cursul

euro, se poate atribui un nume pentru această celulă (vezi subcapitolul 1.3.1), nume

care să fie utilizat în cadrul formulei de calcul a Preţului de vânzare în Euro. Spre

exemplu, dacă se atribuie pentru celula B2 numele Curs_valutar, formula de calcul

introdusă în celula C5 va fi: =B5/Curs_valutar

Varianta 2: Folosind opţiunile de copiere (Copy) şi lipire (Paste):

o Se selectează celula care conţine formula;

o Se apelează funcţia de copiere (vezi subcapitolul 1.2.3 Copierea sau mutarea

celulelor);


Pagina 27 din 131

o Se selectează celulele în care se doreşte copierea formulei;

o Se apelează funcţia de lipire (vezi subcapitolul 1.2.3 Copierea sau mutarea

celulelor).

1.3.2.4 Semnificaţia erorilor standard asociate formulelor

În unele situaţii, din diferite cauze, formulele de calcul returnează erori. Semnificaţiile

erorilor standard care pot să apară ca urmare a introducerii unei formule de calcul

sunt prezentate în Tabelul nr. 1.2.

Tabelul nr. 1.2 Semnificaţiile erorilor standard asociate formulelor

Eroare Semnificaţie

######### Coloana nu este suficient de lată pentru a putea fi afişate toate caracterele introduse în celulă sau celula conţine valori negative de tip dată calendaristică sau oră.

#VALUE! Formula introdusă în celulă conţine tipuri de date diferite sau necorespunzătoare (spre exemplu se face diferenţa între o valoare numerică şi un şir de caractere).

#NAME! În cadrul formulei este utilizată o funcţie neinstalată sau a cărei denumire este scrisă greşit. De asemenea, această eroare poate să apară în situaţia în care formula face referire la nume de câmpuri scrise greşit.

#REF! Referinţa unei celule utilizate în cadrul formulei nu este validă (spre exemplu, celula la care se face referire a fost ştearsă după utilizarea sa în cadrul formulei).

#DIV/0! În cadrul formulei se face împărţirea unui număr la 0 sau la o celulă care nu conţine nici o valoare.

#NUM! Formula sau funcţia conţine valori numerice care nu sunt valide.

#N/A! O valoare nu este disponibilă pentru o funcţie sau o formulă.

#NULL! Formula face referire la două câmpuri care nu se intersectează.

1.4 Generarea seriilor de date

Microsoft Excel oferă posibilitatea generării automate a seriilor de date prin utilizarea

metodei Auto Fill. Această metodă poate fi utilizată atât pentru completarea automată

a seriilor de date numerice şi alfa-numerice, cât şi în cazul datelor calendaristice.

Generarea seriilor de date numerice şi alfa-numerice

Se introduc primele 2 valori ale seriei de date. Se selectează celulele care conţin

aceste valori, se poziţionează cursorul de la mouse în colţul din dreapta jos al

selecţiei şi se glisează mouse-ul (pe verticală sau orizontală) pentru generarea seriei

de date. Seria de date va fi completată automat în funcţie de pasul de incrementare

stabilit prin primele 2 valori ale seriei.

În colţul din dreapta jos al câmpului care conţine seria de date sunt afişate opţiunile

de completare automată (Auto Fill Options). Sunt disponibile următoarele opţiuni

pentru completarea automată a seriei de date (Figura nr. 1.29):


Pagina 28 din 131

o Fill Series – este completată seria de date, fiind copiate şi atributele de

formatare aplicate pentru celulele care conţin primele 2 elemente ale seriei;

o Fill Without Formatting – este completată seria de date, fără a fi copiate şi

formatările.

Figura nr. 1.29 Generarea seriilor de date numerice

Notă: Pentru a putea fi generată o serie de date alfa-numerice, partea numerică a

şirului de caractere trebuie să fie poziţionată la sfârşitul acestuia (Ex. Depozit1).

Generarea seriilor de date calendaristice

Se introduce prima dată calendaristică din serie. Se selectează celula care conţine

această dată, se poziţionează cursorul de la mouse în colţul din dreapta jos al

acesteia şi se glisează mouse-ul (pe verticală sau orizontală) pentru generarea seriei

de date.

În cazul seriilor de date calendaristice sunt disponibile următoarele opţiuni de

completare automată (Figura nr. 1.30):

o Fill Series – este completată seria de date prin incrementarea zilei;

o Fill Without Formatting – este completată seria de date prin incrementarea

zilei, fără a fi copiate şi formatările;

o Fill Days – este completată seria de date prin incrementarea zilei;

o Fill Weekdays - este completată seria de date prin incrementarea zilei, doar

pentru zilele lucrătoare, fiind eliminate din serie zilele de week-end;

o Fill Months – este completată seria de date prin incrementarea lunii;

o Fill Years – este completată seria de date prin incrementarea anului;


Pagina 29 din 131

Figura nr. 1.30 Generarea seriilor de date calendaristice

Notă: Pentru a genera automat o serie de date calendaristice cu un pas de

incrementare diferit de 1 pentru zile, luni sau ani, se introduc primele două date

calendaristice respectând pasul de incrementare dorit şi se generează seria pe baza

acestora.

1.5 Formatarea celulelor

Asupra celulelor din foile de calcul Microsoft Excel pot fi aplicate formatări fie înainte,

fie după introducerea datelor. Înainte de a aplica formatările, se selectează celulele

aupra cărora acestea vor acţiona. Principalele modalităţi de aplicare a formatărilor

sunt:

a. Acţionarea butoanelor de comandă aferente grupurilor de comenzi Font,

Alignment, Number şi Styles (situate în cadrul tab-ului Home);

b. Utilizarea opţiunilor disponibile în caseta de dialog Format Cells, apelată:

o Fie prin executarea unui click-mouse-dreapta pe celulele asupra cărora

se doreşte aplicarea unui format şi selectarea opţiunii Format Cells din

meniul contextual;


Pagina 30 din 131

o Fie prin extinderea grupurilor de comenzi Font, Alignment şi Number,

utilizând simbolul .

1.5.1 Formatarea tipurilor de date

Tipurile de date se referă la caracteristicile informaţiilor stocate în celulele foilor de

calcul (spre exemplu date de tip numeric, date de tip text). În funcţie de tipurile de

date care vor fi stocate în celule se pot aplica diferite formate de afişare a acestora:

Prin utilizarea comenzilor disponibile în grupul de comenzi Number, din

cadrul tab-ului Home (Figura nr. 1.31); sau

Figura nr. 1.31 Grupul de comenzi Number

Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Number din caseta de

dialog Format Cells (Figura nr. 1.32).


Pagina 31 din 131

Figura nr. 1.32 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Number

În caseta de dialog Format Cells tab-ul Number (Figura nr. 1.32) se poate selecta

una dintre următoarele categorii de formate:

General – nu presupune aplicarea unui format specific;

Number – se utilizează pentru formatarea numerelor prin aplicarea

următoarelor caracteristici de formatare:

o Numărul de zecimale (rubrica Decimal places);

o Utilizarea separatorului de mii (bifarea casetei de validare Use 100

Separator);

o Selectarea unui format de afişare pentru numere negative (rubrica

Negative numbers);

Currency – se utilizează pentru valori monetare. Caracteristici de formatare:

o Numărul de zecimale (rubrica Decimal places);

o Simbolul monetar (rubrica Symbol);

o Selectarea unui format de afişare pentru numere negative (rubrica

Negative numbers);

Accounting – se utilizează pentru valori monetare. Diferenţa faţă de categoria

Currency constă în cazul categoriei Accounting sunt aliniate în cadrul coloanei

atât simbolurile monetare, cât şi separatorii de zecimale;


Pagina 32 din 131

Date – se utilizează pentru afişarea datei calendaristice şi a orei. Fiecare dată

calendaristică este stocată în Excel sub forma unui număr serial (Figura nr.

1.33). În funcţie de locaţia selectată (rubrica Location) se modifică ordinea de

afişare a elementelor componente ale datei calendaristice în cadrul rubricii

Type. Spre exemplu, pentru locaţia România formatul de afişare este

zi/lună/an, pentru locaţia English (US) formatul de afişare este lună/zi/an.

Figura nr. 1.33 Numărul serial corespunzător unei date calendaristice

Time - se utilizează pentru afişarea orei. La fel ca în cazul datei calendaristice,

ora este stocată în Excel sub forma unui număr serial. Formatele de afişare

disponibile la rubrica Type depind de locaţia selectată la rubrica Location.

Percentage – multiplică valoarea celulei cu 100 şi afişează rezultatul cu

simbolul de procent (%);

Fraction - se utilizează pentru afişarea diferitelor tipuri de fracţii;

Scientific – afişează numerele în format ştiintific. Spre exemplu: 5,6568E+17 ;

Text – conţinutul celulei este tratat ca fiind text chiar dacă este de tip numeric;

Special – se utilizează pentru afişarea datelor de tip: cod poştal, număr de

telefon, cod numeric personal. Formatul de afişare depinde de locaţia

selectată la rubrica Location;

Custom – se utilizează pentru construirea unor formate personalizate pentru

afişarea datelor, prin folosirea unor coduri.

1.5.2 Formatarea privind alinierea textului

Formatarea privind alinirea textului poate fi aplicată prin folosirea uneia dintre

următoarele modalităţi:

Prin utilizarea comenzilor disponibile în grupul de comenzi Alignment, din

cadrul tab-ului Home (Figura nr. 1.34); sau


Pagina 33 din 131

Figura nr. 1.34 Grupul de comenzi Alignment

Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Alignment din caseta

de dialog Format Cells (Figura nr. 1.35).

Figura nr. 1.35 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Alignment


Pagina 34 din 131

În caseta de dialog Format Cells tab-ul Alignment (Figura nr. 1.35) se pot selecta

următoarele opţiuni de formatare:

Rubrica Horizontal – se selectează tipul de aliniere a textului pe orizontală în

cadrul celulei;

Rubrica Vertical – se selectează tipul de aliniere a textului pe verticală în

cadrul celulei;

Caseta de validare Wrap text – se bifează în cazul în care se doreşte scrierea

textului pe mai multe rânduri în cadrul celulei (Figura nr. 1.36);

Figura nr. 1.36 Utilizarea opţiunii Wrap text pentru celula A1

Caseta de validare Shrink to fit – se bifează în cazul în care se doreşte

micşorarea caracterelor astfel încât sa se încadreze în lăţimea coloanei

(Figura nr. 1.37);

Figura nr. 1.37 Utilizarea opţiunii Shrink to fit pentru celula A1

Caseta de validare Merge cells – se bifează în cazul în care se doreşte

fuzionarea mai multor celule (Figura nr. 1.38); anularea fuzionării celulelor se

realizează prin debifarea casetei de validare Merge cells;

Figura nr. 1.38 Utilizarea opţiunii Merge cells pentru fuzionarea celulelor A4, A5 şi A6

Rubrica Text direction – se selectează direcţia de afişare a textului în cadrul

celulei (de la dreapta la stânga sau de la stânga la dreapta);

Secţiunea Orientation – este utilizată pentru stabilirea modului de orientare a

textului în cadrul celulei (Figura nr. 1.39).


Pagina 35 din 131

Figura nr. 1.39 Utilizarea opţiunilor disponibile în secţiunea Orientation

1.5.3 Formatarea caracterelor

Formatarea caracterelor se poate realiza prin folosirea uneia dintre următoarele

modalităţi:

Prin utilizarea comenzilor disponibile în grupul de comenzi Font, din cadrul

tab-ului Home (Figura nr. 1.40); sau

Figura nr. 1.40 Grupul de comenzi Font

Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Font din caseta de



Pagina 36 din 131

Figura nr. 1.41 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Font

Efectele (Effects) care pot fi aplicate asupra textului sunt: taierea textului cu o linie

(Strikethrough), scrierea textului sub formă de putere (Superscript) şi scrierea textului

sub formă de indice (Subscript).

1.5.4 Aplicarea bordurilor pentru celule

Aplicarea bordurilor pentru celule se poate realiza prin folosirea uneia dintre

următoarele modalităţi:

Prin utilizarea comenzilor disponibile în grupul de comenzi Font, din cadrul tab-ului Home; sau

Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Border din caseta de



Pagina 37 din 131

Figura nr. 1.42 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Border

1.5.5 Aplicarea culorii de fundal pentru celule

Aplicarea unei culori de fundal pentru celule se poate realiza prin folosirea uneia

dintre următoarele modalităţi:

Prin utilizarea butonului Fill Color din grupul de comenzi Font, din cadrul tab-ului Home; sau

Prin utilizarea opţiunilor disponibile în cadrul tab-ului Fill din caseta de dialog

Format Cells (Figura nr. 1.43).


Pagina 38 din 131

Figura nr. 1.43 Caseta de dialog Format Cells tab-ul Fill

1.5.6 Aplicarea unui stil pre-definit pentru celule şi tabele

Stiluri pre-definite pentru celule

Un stil de formatare a celulelor reprezintă un set de caracteristici de formatare

(formatul de afişare a datelor, alinierea textului, formatul aplicat asupra caractere,

borduri pentru celule, culoare de fundal pentru celule) care pot fi aplicate ca un grup

asupra celulelor.

Stilurile pre-definite pentru celule sunt disponibile în cadrul tab-ului Home grupul

Style butonul Cell Styles.

Stiluri pre-definite pentru tabele

Stilurile pre-definite care pot fi aplicate asupra tablelelor sunt disponibile în cadrul

tab-ului Home grupul Style butonul Format as Table. Utilizarea unui stil pre-

definit pentru un tabel nu implică numai aplicarea unor atribute de formatare pentru

celulele acestuia, ci şi posibilitatea utilizării unor opţiuni specifice acestui tip de

tabele. Astfel, după aplicarea unui stil pre-definit pentru un tabel:


Pagina 39 din 131

o Pe Ribbon este afişat tab-ul Design (Figura nr. 1.44) care cuprinde opţiuni care

pot fi utilizate în cadrul tabelelor cu un stil pre-definit;

Figura nr. 1.44 Tab-ul Design specific tabelelor cu stil pre-definit

o În cadrul tabelului este afişat, în fiecare celulă antet de coloană,

câte un buton de selecţie care permite alegerea unor opţiuni de sortare şi filtrare a datelor (Error! Reference ource not found.). Opţiunile de sortare şi flitrare a datelor sunt prezentate detaliat în Subcapitolul Error! Reference ource not found. şi Subcapitolul Error! Reference ource not found..

Formulele de calcul introduse în orice celulă dintr-o coloană a unui tabel pre-definit sunt extinse în mod automat în toate celulele din coloana respectivă fără a fi necesară copierea lor manuală. Înlăturarea stilului pre-definit aplicat asupra unui tabel se realizează prin selectarea opţiunii Convert to Range disponibilă în cadrul tab-ului Design (Figura nr. 1.44).

Figura nr. 1.45 Opţiuni de sortare şi filtrare a datelor din

tabele cu stil pre-definit


Pagina 40 din 131

1.6 Formatarea condiţională

Formatarea condiţională este una dintre facilităţile vizuale ale Excel-ului ce permite

evidenţierea celule ale căror date îndeplinesc anumite condiţii. Instrumentul de

formatare condiţională este furnizat cu opţiuni noi ce oferă un mod de vizualizare mai

pronunţat datelor dintr-o celulă sau o plajă de celule ce se doresc a fi evidenţiate.

Primul pas îl reprezintă selectarea plajei de

celule pe care dorim să aplicăm formatarea

condiţională.

Din meniul Home grupul de butoane

Styles se selectează opţiunea

Conditional Formatting (Figura nr. 1.46).

Astfel, modificare aspectului unor celule

pentru a scoate în evidenţă anumite date

sau pentru a vizualiza o plajă de celule

utilizând bare de date, scale de culori sau

seturi de pictograme se realizează pe baza

respectării unor condiţii sau criterii. În cazul

în care condiţia este adevărată, zona de

celule se formatează pe baza condiţiei, în

cazul în care condiţia este falsă, zona de

celule nu se formatează.

Figura nr. 1.46 Opţiunea Conditional Formatting

Dacă, în cadrul unei plaje numerice, dorim să evidenţiem celulele cu valori mai mari,

mai mici sau egale cu o anumită valoare, între anumite valori impuse prin cerinţele

utilizatorului sau valori duplicate putem să optăm pentru varianta Conditional

Formatting Highlight Cells Rules (Figura nr. 1.47):

Greater Than

Less Than

Between

Equal to

Duplicate Values


Pagina 41 din 131

Figura nr. 1.47 Opţiunea Highlight Cells Rules

Notă: Când se specifică criteriile pentru regulile condiționale este posibil să folosiţi

referinţe celulare în locul unor valori fixe, chiar şi din alte foi de lucru ale registrului

curent.

Evidenţierea celulelor care conţin un anumit text sau a datelor calendaristice dintr-o

anumită perioadă se realizează din acelaşi meniu (Figura nr. 1.47), dar alegând

opţiunile: Text that Contains sau A Date Occuring.

Exemplu: Să se evidenţieze (formateze conditional) celulele din tabelul alăturat

(Figura nr. 1.48) ce conţin textul Bucureşti în cadrul lor.

Figura nr. 1.48 Tabel sursă pentru formatarea condiţională

Se poate selecta întregul tabel sau doar coloana corespunzătoare criteriului de

selecţie, respectiv “Judet” sau “Localitate”.

Din meniul Home Conditional Formatting Highlight Cells Rules Text that

Contains. Denumirea judeţului se poate insera de la tastatură (Figura nr. 1.49) sau se

poate selecta prima referinţă celulară în care apare denumirea respectivă (Figura nr.

1.50). De asemenea, se poate observa varietatea de culori în care poate fi

evidenţiată celula formatată, de la font roşu pe fundal roşu deschis la diverse alte

combinaţii coloristice personalizate (Figura nr. 1.50).


Pagina 42 din 131

Figura nr. 1.49 Introducerea de la tastatură a condiţiei de formatare

sau

Figura nr. 1.50 Aplicare formatării condiţionale de text asupra tabelului sursă


Pagina 43 din 131

Evidenţierea celulelor într-un

clasament al primelor sau ultimelor

n dintr-o plajă numerică în valoare

absolută sau procentual se

realizează prin opţiunea

Conditional Formatting

Top/Bottom Rules:

Top 10 Items

Top 10%

Bottom 10 Items

Bottom 10%

De asemenea, tot prin această

opţiune pot fi evidenţiate celulele

ce conţin valori peste sau sub

media plajei numerice:

Above Average

Below Average

Figura nr. 1.51 Opţiunea Top/Bottom Rules

Exemplu: Să se evidenţieze consumatorii ale căror venituri medii se încadrează în

top 5 cele mai mari venituri din analiza efectuată pe baza de date din Figura nr. 1.52.

Figura nr. 1.52 Baza de date pentru formatarea conditional a primelor 5 venituri

Se selectează plaja cu veniturile medii (I2:I8). Din meniul Home Conditional

Formatting Top/Bottom Rules Top 10 Items. În cadrul ferestrei de dialog Top

10 Items, se modifică valoarea implicită de la 10 la 5 prin selecţia directă. Se

realizează şi personalizarea culorii fontului şi a fundalului, astfel, faţă de cele

implicite, se allege font galben închis pe fundal galben deschis. În cadrul seriei de

şapte valori se pot observa ultimele cele mai mici valori care rămân neschimbate din punct

de vedere al formatării ca urmare a nerespectării condiţiei impuse (Figura nr. 1.53).


Pagina 44 din 131

Figura nr. 1.53 Aplicare formatării condiţionale asupra bazei de date

Referitor la barele de date Conditional

Formatting Data Bars (Figura nr.

1.54) există posibilitatea să aplicați la

nivelul unei serii numerice o

reprezentare sub forma unor

histogramelor orizontale prin umpleri

solide ale barelor sau doar evidenţierea

acestora prin conturul barelor. Se poate

seta direcția barei de date de la

dreapta la stânga în loc de direcția de

la stânga la dreapta. În plus, barele de

date pentru valori negative apar în

partea opusă a axei față de valorile

pozitive.

Exemplu: Să se aplice o formatare

condiţională de tipul barelor de date

pentru a evidenţia profitul companiilor

din panelul de analiză (plaja P1:Q7).

Figura nr. 1.54 Opţiunea Data Bars

Se selectează plaja de celule reprezentând coloana “Profit” (Q2:Q7). Din meniul

Home se selectează Conditional Formatting Data Bars opţiunea Gradient

Fill. Ca urmare a valorilor negative ale profitului înregistrat de două din companiile

panelului, acestea vor fi evidenţiate de partea opusă a axei, cu culoarea roşie (Figura

nr. 1.55). Barele de date pot fi reprezentate prin oricare din cele şase variante

implicite de culoare.


Pagina 45 din 131

Figura nr. 1.55 Formatarea personalizată a profitului companiilor din baza de date

Formatarea condiţionale de tip scală

gradual de culori se evidenţiază prin

opţiunea Conditional Formatting

Color Scales în 2 variante:

Scală graduală în trei culori - culoarea

cu nuanţa superioară reprezintă valorile

mai mari, culoarea din mijloc reprezintă

valorile medii și culoarea inferioară

reprezintă valorile scăzute, de exemplu

Green-Yellow-Red Color Scale

Scală graduală în două culori – nuanţa

culorii e corelată cu valoarea din celulă,

de la cea mai mare la cea mai mica, de

exemplu Green-White Color Scale.

Figura nr. 1.56 Opţiunea Color Scales

Exemplu: Să se formateze pe o scală graduală în 3 culori coloană cu veniturile medii

ale clienţilor unei bănci. Sursa de date este ilustrată în Figura nr. 1.57.

După selecţia coloanei “Venit mediu” (plaja de celule I2:I9) din meniul Home se

selectează Conditional Formatting Color Scales se alege opţiunea Blue-White-

Red Color Scale (Figura nr. 1.57).


Pagina 46 din 131

Figura nr. 1.57 Formatarea condiţională cu scală graduală în 3 culori

Ultimul tip predefinit de formatare condiţională îl reprezintă Conditional Formatting

Icon Sets (seturi de pictograme Figura nr. 1.58). Şi acest tip de formatare

presupune mai întâi selecţia sursei de date ce se doreşte a fi evidenţiată.

Este important să se utilizeze opţiunea More Rules pentru a seta anumite proprietăţi

la nivelul formatării, cum ar fi, de exemplu, indicarea intervalelor valorice sau

procentuale de condiţionare, schimbarea tipului pictogramei, etc.

Figura nr. 1.58 Opţiunea Icon Sets


Pagina 47 din 131

Exemplu: Să se formateze printr-o serie de

pictograme predefinie veniturile medii de pe

plaja I12:I21 în funcţie de următoarele

valori:

- mai mari de 15.000 lei

- între 15.000 şi 10.000 lei

- mai mici de 10.000 lei.

Se selectează plaja de celule sursă I12:I21.

Din meniul Home Conditional

Formatting Icon Sets More rules.

Figura nr. 1.59 Sursa de date pentru formatarea cu pictograme predefinite

Rezultă fereastră de dialog New Formatting Rule în care se setează următoarele

proprietăţi:

- tipul regulei de formatare (Format cells based on thei values)

- stilul pictogramei (Icon Style)

Notă: dacă se doreşte să fie vizualizată doar pictograma, fără valoarea

numerică din fiecare celulă se bifează opţiunea Show Icon Only.

- setarea regulilor de gestiune impuse pe valori numerice absolute sau

procentuale (Type Number)

Figura nr. 1.60 Fereastra de dialog New Formatting Rule


Pagina 48 din 131

Astfel, rezultatul formatării personalizate cu pictograme predefinite pe coloana “Venit

mediu” este ilustrat în Figura nr. 1.61.

Figura nr. 1.61 Formatarea condiţională cu pictograme predefinite

Formatări condiţionale avansate prin inserarea de

formule se realizează prin opţiunea Conditional

Formatting New Rule ( Figura nr. 1.62).

Eliminarea regulilor de formatare atât la nivelul

anumitor celule selectate cât şi din foaia de calcul

curentă se realizează din Conditional Formatting

Clear Rules ( Figura nr. 1.62).

Gestiunea tuturor regulilor de formatare poate fi

observată prin Conditional Formatting

Manages Rules în fereastra de dialog Conditional

Formatting Rules Manager ( Figura nr. 1.62).

Exemplu: Să se formateze condiţional cu font aldin

de culoare roşu închis pe fundal gri persoanele

(Coloana “Nume şi prenume”) din judeţul Bucureşti cu

venituri maxime. Sursa de date este ilustrată în Figura

nr. 1.63.

Figura nr. 1.62 Gestiunea regulilor de formatare condiţională

Se selectează plaja de celule care se doreşte a fi formatată, în cazul nostru B2:B8

(Figura nr. 1.63).

Din meniul Home Conditional Formatting New Rule opţiunea Use a

formula to determine which cells to format. Această opţiune se alege ca urmare a

faptului că regula de formatare se aplică asupra altei plaje de celule decât cea

selectată.


Pagina 49 din 131

Figura nr. 1.63 Sursa de date şi rezultatul formatării condiţionale

Se doreşte în acelaşi timp ca judeţul de provenienţă al clientului să fie Bucureşti şi

venitul mediu al acestuia să fie maximul întâlnit pe plaja cu venituri medii. Pentru a fi

îndeplinite simultan aceste două condiţii se impune utilizarea funcţiei logice AND,

detaliată în Subcapitolul 2.4. Funcţii logice. De asemenea, pentru a determina cea

mai mare valoare din plaja de referinţă, respectiv I2:I8, cu condiţia ca valoarea

respectivă să se regăsească numai pentru judeţul Bucureşti se va utiliza funcţia

statistică MAX, detaliată în Subcapitolul 2.2. Funcţii statistice.

Notă: S-a egalat prima referinţă celulară de pe plaja C2:C8 cu valoarea „Bucuresti”

(C2=”Bucuresti”). Dacă valorile de pe plaja respectivă sunt scrise fără diacritice,

atunci ele sunt folosite în această formă şi în cadrul formulelor. Formula se mai putea

scrie şi sub forma C2=$C$2 (se egalează cu valoarea absolută a celulei în care se

regăseşte valoarea din cerinţa, evitându-se în felul acesta problema diacriticelor).

Figura nr. 1.64 Etapele formatării condiţionale prin respectarea regulilor impuse


Pagina 50 din 131

2 FUNCŢII PREDEFINITE ÎN EXCEL

Funcţiile predefinite reprezintă formule speciale, care respectă o anumită

sintaxă şi permit realizarea de calcule matematice şi trigonometrice, statistice,

financiare, de căutare şi consultare cu recuperarea unor informaţii în funcţie de un

element cheie, operaţii cu şiruri de caractere, date calendaristice, etc. Excel le

grupează pe tipuri de funcţii în funcţie de specificul şi utilitatea acestora. În paginile

care vor urma, din cadrul acestui capitol, vom prezenta şi exemplifica cele mai

importante funcţii predefinite.

2.1. Funcţii matematice (Math & Trig)

Funcţiile matematice permit efectuarea de calcule, de la simple la complexe, oferind

utlizatorului instrumentele necesare pentru rezolvarea unor aplicaţii ce solicită

algoritmi matematici şi trigonometrici. Excel 2010 oferă o gamă largă de funcţii

matematice şi trigonometrice predefinite, ce pot fi clasificate după tipul de calcul

efectuat în 3 categorii distincte:

Funcţii algebrice

Funcţii trigonometrice

Funcţii de rotunjire

1. Funcţia SUM - calculează suma unei serii de numere.

Sintaxa:

= SUM (listă-elemente)

unde:

listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice, nume de

câmpuri, rezultate ale altor formule. Această listă de elemente poate fi

reprezentată de o plajă de celule continue, situaţie în care însumarea

elementelor listei se poate realiza şi prin apelarea butonului AutoSum

(∑) sau de o plajă de celule discontinue, situaţie în care utilizatorul va

preciza în mod distinct elementele listei de însumat.

Exemplu: Se consideră situaţia vânzărilor de produse din figura nr. 2.1. Se doreşte

să se calculeze valoarea totală al vânzărilor de produse cât şi valoarea totală a

vânzărilor pentru produsul 1.


Pagina 51 din 131

Figura nr. 2. 1 Exemple de utilizare a funcţiei SUM

2. Funcţia SUMIF – realizează suma unei serii de numere în funcţie de

evaluarea unei condiţii.

Sintaxa:

= SUMIF (câmp de evaluat;”condiţie”; [câmp de însumat])

unde:

câmp de evaluat reprezintă domeniul de valori care urmează a fi testat;

”condiţie” reprezintă un criteriu logic;

[câmp de însumat] este argumentul care desemnează câmpul care va

fi însumat. Acest argument este opţional şi, dacă lipseşte din sintaxă,

rolul său este preluat de câmpul de evaluat.

Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.1, se solicită calculul valorii totale a

vânzărilor în luna martie.

Figura nr. 2. 2 Exemplu de utilizare a funcţiei SUMIF

3. Funcţia SUMIFS – realizează suma unei serii de numere în funcţie de

evaluarea unei condiţii multiple.

Sintaxa:


Pagina 52 din 131

= SUMIFS (câmp de însumat; câmp de evaluat1;”condiţie1”; câmp de

evaluat2;”condiţie2”;..)

unde:

câmp de însumat este argumentul care desemnează campul care va fi

însumat;

câmp de evaluat1 reprezintă primul domeniu de valori care urmează a

fi testat;

”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic;

camp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează

a fi testat;

”condiţie2” reprezintă al doilea criteriu logic (acceptă până la 127

condiţii de testat).

Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.1, se solicită calculul valorii totale a

vânzărilor în luna martie, pentru produsele care au o valoare mai mare decât 5000

lei.

Figura nr. 2. 3 Exemplu de utilizare a funcţiei SUMIFS

4. Funcţia INT - returnează o valoare numerică rotunjită prin lipsă până la cel

mai apropiat întreg.

Sintaxa:

=INT (număr de rotunjit)

unde:

număr de rotunjit – este numărul real care se doreşte a fi rotunjit prin

lipsă la un întreg

5. Funcţia ROUND – rotunjeşte o valoare specificată la un număr precizat de

cifre.

Sintaxa:

=ROUND (număr de rotunjit; număr de digits)

unde:


Pagina 53 din 131

număr de rotunjit – reprezintă o constantă numerică cu zecimale, rezultatul

unei expresii de calcul, referinţa celulară sau numele celulei ce conţine aceste

elemente

număr de digits – reprezintă numărul de cifre la care se efectuează rotunjirea.

Notă:

Dacă numărul de digits este mai mare decât 0 (zero), atunci numărul este

rotunjit până la numărul specificat de zecimale;

Dacă numărul de digits este 0, atunci numărul este rotunjit până la cel mai

apropiat întreg.

Dacă numărul de digits este mai mic decât 0, atunci numărul este rotunjit

spre stânga separatorului zecimal (virgulei).

Exemplu: Să se rotunjească numărul specificat în figura 2.4 folosind funcţiile

ROUND şi INT.

Figura nr. 2. 4 Exemple de utilizare a funcţiilor ROUND şi INT

2.2. Funcţii statistice

Funcţiile statistice permit efectuarea de calcule statistice utilizând serii de valori şi

distribuţii statistice.

1. Funcţia MAX - returnează cea mai mare valoare dintr-o distribuţie statistică.

Sintaxa:

= MAX(listă-elemente)

unde:


câmpuri, rezultate ale altor formule.

2. Funcţia MIN - returnează cea mai mică valoare dintr-o distribuţie statistică.

Sintaxa:

= MIN(listă-elemente)

unde:


Pagina 54 din 131



Exemplu: Să se formateze condiţional societăţile cu cifra de afaceri minimă (culoare

rosie) respectiv maximă (culoare verde).

Figura nr. 2. 5 Exemple de utilizare a funcţiilor MIN şi MAX în cadrul unei formatări condiţionale

Notă: Pentru formatarea condiţională au fost definite 2 reguli distincte: o regulă pentru

societăţile cu cifra de faceri minimă şi o a doua regulă pentru societăţile cu cifra de afaceri

maximă.

3. Funcţia AVERAGE calculează media aritmetică a unei distribuţii statistice.

Sintaxa:

= AVERAGE (listă-elemente)

unde:



1 2


Pagina 55 din 131

Figura nr. 2. 6 Exemplu de utilizare a funcţiei AVERAGE

4. Funcţia AVERAGEIF calculează media aritmetică a unei distribuţii statistice,

în funcţie de evaluarea unei condiţii.

Sintaxa:

= AVERAGEIF (câmp de evaluat; „conditie”; [câmp de calcul medie])

unde:

câmp de evaluat reprezintă domeniul de valori care urmează a fi testat

”condiţie” reprezintă un criteriu logic

[câmp de calcul medie] este argumentul care desemnează câmpul

pentru care se va calcula media aritmetică. Acest argument este

opţional şi dacă lipseşte, câmpul de calcul medie va fi câmpul de

evaluat.

Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.6, se solicită calculul cifrei de afaceri

medii pentru luna februarie.

Figura nr. 2. 7 Exemplu de utilizare a funcţiei AVERAGEIF

5. Funcţia AVERAGEIFS calculează media aritmetică a unei distribuţii statistice,

în funcţie de evaluarea unei condiţii multiple.

Sintaxa:

= AVERAGEIFS (câmp de calcul medie; câmp de evaluat1; „condiţie1”; câmp de

evaluat2; „condiţie2”; …)


Pagina 56 din 131

unde:

câmp de calcul medie este argumentul care desemnează câmpul

pentru care se va calcula media aritmetică (obligatoriu).


fi testat

”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic

câmp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează

a fi testat



Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.6, se solicită calculul cifrei de afaceri

medii pentru luna februarie, pentru societăţile cu sediul în Bucuresti.

Figura nr. 2. 8 Exemplu de utilizare a funcţiei AVERAGEIFS

6. Funcţia COUNT/COUNTA calculează numărul de elemente dintr-o distribuţie

statistică.

Sintaxa:

= COUNT/COUNTA (listă-elemente)

unde:

listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice/valori

alfanumerice (COUNT ia în considerare numai valori numerice,

COUNTA ia în considerare valori atât numere, cât şi elemente

alfanumerice), nume de câmpuri, rezultate ale altor formule).

Notă: Funcţiile COUNT şi COUNTA nu iau în considerare celulele vide, chiar dacă

acestea sunt intercalate între elementele distribuţiei statistice.


Pagina 57 din 131

Figura nr. 2. 9 Exemplu de utilizare a funcţiei COUNT / COUNTA

7. Funcţia COUNTBLANK numără celulele goale dintr-o distribuţie statistică.

Sintaxa:

= COUNTBLANK (listă-elemente)

8. Funcţia COUNTIF calculează numărul de elemente dintr-o serie de date, în

funcţie de evaluarea unei condiţii.

Sintaxa:

=COUNTIF(câmp de evaluat; „condiţie”)

unde:

câmp de evaluat reprezintă domeniul de valori care urmează a fi testat;

”condiţie” reprezintă un criteriu logic.

Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.9, se solicită calculul numărului de

societăţi care au cifra de afaceri mai mare decât 100000 lei.

Figura nr. 2. 10 Exemplu de utilizare a funcţiei COUNTIF

9. Funcţia COUNTIFS calculează numărul de elemente dintr-o serie de date, în

funcţie de evaluarea unei condiţii multiple.

Sintaxa:


Pagina 58 din 131

=COUNTIFS(câmp de evaluat1; „condiţie1”; câmp de evaluat2; „condiţie2”;..)

unde:


fi testat (obligatoriu)

”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic (obligatoriu)

câmp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează

a fi testat



Exemplu: Plecând de la datele din figura nr. 2.9, se solicită calculul numărului de

societăţi care au sediul în Bucureşti şi cifra de afaceri mai mare decât 100000 lei.

Figura nr. 2. 11 Exemplu de utilizare a funcţiei COUNTIFS

2.3. Funcţii financiare

1. Funcţia PV – calculează valoarea actualizată a unei investiţii.

Sintaxa:

= PV(rate; nper; pmt; [fv];[type])

unde:

rate (rata dobânzii) este dobânda exprimată ca un procent pe o

perioadă.

nper (număr rate) reprezintă perioada de investiţie .

pmt reprezintă plata efectuată periodic.

[fv] (valoarea reziduală) este un parametru opţional, care reprezintă

valoarea care rămâne la sfârşitul plăţii. Daca acest parametru nu este

precizat se presupune că este 0.

[type] (tip) poate lua valorile 0 sau 1. Daca type=0 sau lipseşte, plata

se face la sfârşitul perioadei, iar dacă type=1 plata se face la începutul

perioadei.

Notă : argumentele rata dobânzii şi număr_perioade trebuie să fie exprimate în

aceeaşi unitate de timp

Exemplu: O persoană fizică doreşte să facă o investiţie în următoarele condiţii: rata

anuală a dobânzii de 8%, perioada investiţiei de 5 ani, plătind lunar o transă de 500

lei. Care este valoarea actuală a investiţiei?


Pagina 59 din 131

. Figura nr. 2. 12 Exemplu de utilizare a funcţiei PV

2. Funcţia PMT– calculează plata lunară pentru un împrumut bazat pe plăţi

constante şi o rată constantă a dobânzii. In fiecare lună se rambursează o

sumă constantă formată din rata creditului şi dobânda.

Sintaxa:

= PMT(rate; nper; pv; [fv];[type])

unde:

rate (rata dobânzii) este dobânda exprimată ca un procent pe o

perioadă.

nper (număr rate) reprezintă numărul total de perioade de plată.

pv (valoarea actuală) reprezintă suma împrumutată la începutul

tranzacţiei.

[fv] (valoarea reziduală) este un parametru opţional, care reprezintă

valoarea care rămâne la sfârşitul plăţii. Dacă acest parametru nu este

precizat se presupune că este 0.

[type] (tip) poate lua valorile 0 sau 1. Daca type=0 sau lipseşte, plata

se face la sfârşitul perioadei, iar dacă type=1 plata se face la începutul

perioadei.

Exemplu: O persoană fizică face un împrumut de 500000 lei cu o dobandă anuală

de 10%, pe 4 ani, pentru a cumpăra un autoturism. Care este rata lunară a acestui

împrumut?


Pagina 60 din 131

Figura nr. 2. 13 Exemplu de utilizare a funcţiei PMT

3. Funcţia DB – calculează valoarea amortizării degresive, pentru situaţii când

mijlocul fix este utilizat un anumit număr de luni în primul an de funcţionare.

Sintaxa:

= DB(cost;salvage;life;per;[month])

unde:

cost reprezintă valoarea de inventar a mijlocului fix, valoare cu care a

fost înregistrat în contabilitate.

salvage reprezintă valoarea reziduală a mijlocului fix, valoare ce va

putea fi recuperată la revânzarea mijlocului fix.

life reprezintă durata de funcţionare a mijlocului fix.

per reprezintă perioada de calcul a amortizării.

[month] reprezintă numărul de luni de funcţionare a mijlocului fix în

primul an. Dacă acest parametru lipseşte se consideră o valoare

implicită de 12 luni.

Exemplu: O societate achiziţionează un utilaj la data de 17.05.2011 cu o valoare de

contabilă de 250000 lei, având durata normală de funcţionare 5 ani. Ştiind că se

preconizează să se obţină o valoare reziduală de 5000 lei, care este valoarea

amortizării mijlocului fix în anul 2011?


Pagina 61 din 131

Figura nr. 2. 14 Exemplu de utilizare a funcţiei DB

2.4. Funcţii logice

1. Funcţia IF –returnează o valoare de adevăr dacă expresia condiţională este

evaluată ca adevărat sau o altă valoare dacă expresia este evaluată fals.

Sintaxa:

= IF (test_logic; val_adevarat; val_fals)

unde:

test_logic reprezintă o expresie condiţională.

val_adevarat este valoarea returnată dacă expresia condiţională este

evaluată ca adevărat.

val_fals este valoarea returnată dacă expresia condiţională este

evaluată ca fals.

Notă: în sintaxa funcţiei IF pot fi imbricate până la 64 de alte funcţii IF în argumentele

sale, pentru a construi teste mai elaborate.

Exemplu: Să se calculeze discountul acordat vânzărilor de produse într-o perioadă

promoţională ştiind că acesta se acordă în procent de 10% doar pentru valori mai

mari de 100 lei.

Figura nr. 2. 15 Exemplu de utilizare a funcţiei IF


Pagina 62 din 131

2. Funcţia AND - afişează TRUE dacă toate elementele din lista de argumente

sunt adevărate şi FALSE dacă cel puţin un element nu este adevărat.

Sintaxa:

= AND(lista-elemente1, lista-elemente2..)

unde:

listă-elemente1 reprezintă o înşiruire de elemente care vor fi evaluate

logic.

listă-elemente2, opţional, elemente ce vor fi evaluate logic.

Notă: se pot evalua de la 1 până la maxim 255 de argumente ale funcţiei.

Exemplu: Să se calculeze discountul acordat vânzărilor de produse în perioada

promoţională ştiind că :

o dacă valoarea produsului este <100, discountul este 0.

o dacă valoarea produsului este cuprinsă între 100 şi 300, discountul este de

10%.

o dacă valoarea produsului este >300, discountul este 15% din valoarea

produsului.

Figura nr. 2. 16 Exemplu de utilizare a funcţiilor IF şi AND

3. Funcţia OR - afişează TRUE dacă cel puţin un element din lista de argumente

este adevărat şi FALSE dacă nici un element din listă nu este adevărat.

Sintaxa:

=OR (lista-elemente1, lista-elemente2..)

unde:

listă-elemente1 reprezintă o înşiruire de elemente care vor fi evaluate

logic.

listă-elemente2, opţional, elemente ce vor fi evaluate logic.

Notă: se pot evalua de la 1 până la maxim 255 de argumente ale funcţiei.

2.5. Funcţii de tip dată calendaristică

1. Funcţia TODAY – returnează data curentă a sistemului într-un format implicit

sau specificat de utilizator prin formatare.


Pagina 63 din 131

Sintaxa:

= TODAY()

Notă: TODAY() este o funcţie fără argumente.

2. Funcţia YEAR – extrage anul ce corespunde argumentului de tip dată

calendaristică specificat (valori cuprinse între 1 şi 9999).

Sintaxa:

= YEAR(număr_dată)

unde:

număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o

adresă aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de

tip dată ce este tratată printr-o funcţie.

3. Funcţia MONTH – returnează luna care corespunde datei calendaristice

precizate drept argument (mai exact, numărul de ordine corespunzător lunii –

valori între 1 şi 12).

Sintaxa:

= MONTH (număr_dată)

unde:




4. Funcţia DAY - extrage numărul zilei (între 1 şi 31) care corespunde

argumentului specificat.

Sintaxa:

= DAY (număr_dată)

unde:




5. Funcţia WEEKDAY – returnează numărul zilei din săptămână corespunzător

semnificaţiei parametrului din sintaxă.

Sintaxa:

= WEEKDAY(număr_dată [, parametru])

unde:


Pagina 64 din 131




parametru reprezintă o constantă de la care se pleacă pentru a calcula

începutul săptămânii şi poate avea diferite valori:

1 (implicit) – prima zi din săptămână este duminică, iar ultima este

sâmbătă;

2 - prima zi din săptămână este luni, iar ultima este duminică;

3 - prima zi din săptămână este marţi.

Exemplu: Se consideră datele calendaristice din figura nr. 2.17. Să se extragă luna,

anul, ziua din datele specificate şi a câta zi din saptamână reprezinta data

calendaristică de 6 martie 2011. Să se formateze condiţional (culoare rosie) zilele de

sâmbătă sau duminică.

Figura nr. 2. 17 Exemplu de utilizare a funcţiilor MONTH, YEAR, DAYşi WEEKDAY

Formatarea condiţională s-a realizat prin definirea condiţiei:

= OR(WEEKDAY(A11,2)=6, WEEKDAY(A11,2)=7) (figura nr. 2.18)

Figura nr. 2. 18 Exemplu de formatare condiţională utilizând funcţia WEEKDAY


Pagina 65 din 131

6. Funcţia EDATE – returnează o dată calendaristică decalată cu un anumit

număr de luni în urmă sau în avans în raport cu o dată specificată.

Sintaxa:

= EDATE (data_debut, +/- număr_luni)

unde:

data_debut poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o


tip dată ce este tratată printr-o funcţie;

număr_luni reprezintă numărul de luni peste care se decalează o dată

calendaristică în urmă sau în avans.

Notă: dacă argumentul data_debut nu este o dată calendaristică validă, EDATE

returnează valoarea de eroare #VALUE!.

Exemplu: Se consideră facturile din figura 2.19. Se cere sa se calculeze data

scadentă a acestora ştiind că ele devin scadente la 3 luni de la data facturării şi să se

evidenţieze prin formatare condiţională facturile scadente din ultimele 3 luni (data

curenta 01-09-2011).

Figura nr. 2. 19 Exemplu de utilizare a funcţiei EDATE

Formatarea condiţională s-a realizat prin selectarea domeniului A2:A5 şi definirea

condiţiei:

= AND(C3>=EDATE(TODAY(),-3),C3<=TODAY()) (figura nr. 2.20)


Pagina 66 din 131

Figura nr. 2. 20 Exemplu de formatare condiţională utilizând funcţia EDATE

2.6. Funcţii de consultare

1. Funcţia VLOOKUP - asigură căutarea şi recuperarea uneia sau a mai multor

serii de date dintr-o într-o anumită coloană a unui tablou de consultare

verticală în funcţie de valorile unei chei de căutare.

Sintaxa:

= VLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare verticală, numărul de

ordine al coloanei de recuperat [;valoare logică])

unde:

cheie de consultare – reprezintă o valoare după care are loc căutarea sau

consultarea într-un tablou (cheia de consultare trebuie să fie plasată în prima

coloană a tabelului de consultare). În cazul în care cheia de consultare este mai

mică decât cea mai mică valoare din prima coloană a tabelului de căutare,

VLOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.

tabel de consultare – este un câmp asupra căruia operează consultarea

verticală prin căutarea valorii cheii precizate anterior (tabelul de căutare poate fi

identificat în sintaxa funcţiei VLOOKUP prin adrese absolute sau printr-un nume

de câmp atribuit zonei respective);

număr de ordine al coloanei de recuperat – reprezintă numărul coloanei

(numărarea începe cu 1) de unde va fi recuperată valoarea găsită în tabelul de

consultare potrivit valorilor cheii de consultare. Dacă numărul de ordine al

coloanei de recuperat este mai mic decât 1, VLOOKUP returnează valoarea de

eroare #VALUE!; dacă număr coloanei de recuperat este mai mare decât

numărul de coloane din tabelul de consultare, VLOOKUP returnează valoarea

de eroare #N/A.


Pagina 67 din 131

[valoare logică]- reprezintă un argument logic (opţional) cu valoarea TRUE sau

FALSE, care specifică comportamentul funcţiei VLOOKUP în momentul în care

valoarea cheii de consultare nu va fi identificată în prima coloană a tabelului de

consultare.

Exemplu: Se consideră cunoscute detaliile pentru fiecare salariat (tabelul de

consultare orientat pe verticală - $A$1:$C$5) şi se doreşte recuperarea valorilor

asociate numelui şi funcţiei fiecărui salariat de pe contractele specificate în figura

2.21.

Figura nr. 2. 21 Exemplu de utilizare a funcţiei VLOOKUP

Notă: Pentru primul salariat din contractul cu nr. 225 s-a utilizat funcţia VLOOKUP în

varianta cea mai simplă (fără argumentul FALSE) pentru recuperarea numelui şi a

funcţiei.

Aşa cum se poate observa în figura 2.21 rezultatele recuperării nu sunt reale

deoarece, de fapt, în tabelul de consultare nu există salariatul cu marca 120. Excel

returnează valorile celei mai mari mărci existente în tabelul de consultare.

Pentru a corecta acest inconvenient se apelează la introducerea argumentului

FALSE în sintaxa funcţiei VLOOKUP care permite afişarea mesajului de eroare #N/A!

în momentul introducerii unei chei inexistente. Acest lucru se poate observa în

exemplul nostru pentru ultima înregistrare, în care am reintrodus salariatul cu marca

120.


Pagina 68 din 131

2. Funcţia HLOOKUP - asigură căutarea şi recuperarea conţinutului unei celule

care corespunde unei linii dintr-un tablou de consultare orizontală în funcţie de

valorile unei chei de căutare.

Sintaxa:

= HLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare orizontală, numărul de

ordine al liniei de recuperat [;valoare logică])

unde:

cheie de consultare – reprezintă o valoare după care are loc căutarea sau

consultarea într-un tablou (cheia de consultare trebuie să fie plasată în prima

linie a tabelului de consultare).

tabel de consultare – este un câmp asupra căruia operează consultarea

orizontală prin căutarea valorii cheii precizate anterior (tabelul de căutare poate

fi identificat în sintaxa funcţiei HLOOKUP prin adrese absolute sau printr-un

nume de câmp atribuit zonei respective);

număr de ordine al liniei de recuperat – reprezintă numărul liniei (numărarea

începe cu 1) de unde va fi recuperată valoarea găsită în tabelul de consultare

potrivit valorilor cheii de consultare. Dacă numărul de ordine al liniei de

recuperat este mai mic decât 1, HLOOKUP returnează valoarea de eroare

#VALUE!; dacă numărul liniei de recuperat este mai mare decât numărul de linii

din tabelul de consultare, HLOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.

[valoare logică]- reprezintă un argument logic (opţional) cu valoarea TRUE sau

FALSE, care specifică comportamentul funcţiei HLOOKUP în momentul în care

valoarea cheii de consultare nu va fi identificată în prima linie a tabelului de

consultare.

Exemplu: Reluăm exemplul anterior cu observaţia că în acest caz tabelul de

consultare este orientat pe orizontală - $J$1:$N$3. Se doreşte recuperarea valorilor

asociate NUMELUI şi FUNCŢIEI salariatului aferente mărcilor din contractele

specificate în figura 2.22.


Pagina 69 din 131

Figura nr. 2. 22 Exemplu de utilizare a funcţiei HLOOKUP

Notă: Pentru prima înregistrare de pe contractul 225, Marca – 120 s-a utilizat funcţia

HLOOKUP în varianta cea mai simplă (fără argumentul FALSE) pentru recuperarea

Numelui şi Funcţiei salariatului.

Aşa cum se poate observa în figura 2.22 rezultatele recuperării nu sunt reale

deoarece, de fapt, în tabelul de consultare nu există salariatul cu marca 120. Excel

returnează valorile celei mai mari mărci existente în tabelul de consultare.

Pentru a corecta acest inconvenient se apelează la introducerea argumentului

FALSE în sintaxa funcţiei HLOOKUP care permite afişarea mesajului de eroare

#N/A! în momentul introducerii unei chei inexistente. Acest lucru se poate observa în

exemplul nostru pentru ultima înregistrare, în care am reintrodus angajatul cu marca

120.

2.7. Funcţii de tip text

1. Funcţia LEFT – extrage primul caracter sau grup de caractere din stânga

unui şir de caractere.

Sintaxa:

= LEFT(text, [număr caractere])


Pagina 70 din 131

unde:

text este, fie un şir de caractere sau o valoare, fie adresa unei celule sau a unui

nume de câmp ce conţine un şir de caractere.

[număr caractere] reprezintă numărul de caractere de extras din stânga. Acest

argument este opţional şi în situaţia în care el lipseşte, se va extrage primul carcater

din stânga şirului de caractere specificat.

Exemplu: Într-o gestiune formată din 5 magazii se regăsesc mărfurile societăţii “SC

X SRL”. Fiecare marfă are asociat un cod compus format din magazia în care este

depozitat (Mag1, Mag2, Mag3..) şi codul asociat al acesteia (M1, M100, M1000,…).

Să se extragă din codul compus magazia în care este depozitată fiecare marfă.

Figura nr. 2. 23 Exemplu de utilizare a funcţiei LEFT

2. Funcţia RIGHT – extrage primul caracter sau grup de caractere din dreapta

unui şir de caractere.

Sintaxa:

= RIGHT(text, [număr caractere])

unde:



[număr caractere] reprezintă numărul de caractere de extras din dreapa. Acest

argument este opţional şi în situaţia în care el lipseşte, se va extrage primul carcater

din dreapta şirului de caractere specificat.




Să se extragă din codul compus marfa depozitată.


Pagina 71 din 131

Figura nr. 2. 24 Exemplu de utilizare a funcţiei RIGHT

3. Funcţia MID – extrage începând de la o valoare poziţională de debut un

număr de caractere dintr-un şir de caractere.

Sintaxa:

= MID(text, val_debut, număr caractere)

unde:



Val_debut reprezintă un număr ce semnifică valoarea poziţională de la care se va

extrage numărul de caractere specificat în cel de-al treilea argument.

număr caractere reprezintă numărul de caractere de extras.




Să se extragă din codul compus, codul magaziei în care este depozitată fiecare

marfă.

Figura nr. 2. 25 Exemplu de utilizare a funcţiei MID

4. Funcţia LEN – calculează numărul de caractere aferent unui şir de

caractere.

Sintaxa:

= LEN(text)


Pagina 72 din 131

unde:






Să se extragă din codul compus, codul mărfii depozitate.

Figura nr. 2. 26 Exemplu de utilizare a funcţiilor LEN şi RIGHT


Pagina 73 din 131

3 BAZE DE DATE ÎN EXCEL

În Excel noţiunea de bază de date este asociată cu cea de tabel şi poate fi

definită ca o colecţie omogenă de date organizate bidimensional pe linii – numite

înregistrări – şi pe coloane – denumite rubrici sau câmpuri. De regulă, numele

câmpurilor sunt plasate ca anteturi de coloană (în cazul tabelelor orientate pe

verticală), dar se pot regăsi şi sub forma anteturilor de linie (în cazul tabelelor

orientate pe orizontală).

Procesorul de tabele Excel permite aplicarea unor operaţii complexe asupra

tabelelor interpretate drept baze de date şi anume:

ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai

multe câmpuri;

actualizarea informaţiilor aferente bazei de date;

interogarea bazelor de date;

sintetizarea informaţiilor din structura bazei de date prin intermediul

unor instrumente care să asigure gestionarea rapidă şi eficientă a

informaţiilor respective.

3.1 Sortarea datelor

Sortarea bazelor de date presupune ordonarea înregistrărilor pe baza unor criterii

specificate de utilizator prin precizarea unor rubrici (câmpuri) denumite simbolic „chei

de sortare”.

Pentru exemplificare se va utiliza o bază de date care gestionează comenzile

aferente clienţilor unei societăţi pentru diferite categorii de produse (Figura nr. 3.1):

Figura nr. 3.1 Structura bazei de date


Pagina 74 din 131

Operaţiunea de sortare se poate realiza prin grupul de opţiuni Home - Editing – Sort & Filter sau selectând din tab-ul Data comenzile aferente grupului Sort & Filter.

Pe lângă modalităţile clasice de ordonare crescătoare (A to Z) sau

descrescătoare (Z to A) a înregistrărilor bazei de date, prin intermediul casetei de

dialog Sort (Figura nr. 3.2) utilizatorul poate specifica:

la rubricile Sort By şi Then By - atributele de sortare.

Notă: în mod implicit, în cadrul casetei de dialog Sort este activă opţiunea Sort By

care permite ordonarea datelor în funcţie de un singur câmp; pentru adăugarea unui

nou criteriu de sortare se acţionează butonul Add Level care are drept efect afişarea

zonei Then By în cadrul căreia se selectează câmpul respctiv.

la rubrica Sort On - felul sortării (după valori, culoarea celulelor, culoarea

fonturilor sau tipul icon–urilor aferente valorilor respective);

la rubrica Order - modul de ordonare al datelor crescător/descrescător (A to Z / Z to A).

Figura nr. 3.2 Caseta de dialog Sort

Notă: Prin intermediul butonului Options se afişează caseta de dialog Sort Options

(Figura nr. 3.3) în cadrul căreia se poate preciza:

dacă în timpul operaţiunii de sortare a datelor se face distincţie între majuscule şi minuscule prin activarea casetei de validare Case sensitive;

modul de orientare a sortării datelor (rubrica Orientation) prin stabilirea direcţiei de ordonare a datelor : Sort top to bottom (opţiunea implicită prin care sortarea operează pe coloane), respectiv Sort left to right (sortarea datelor la nivel de linie în cazul tabelelor organizate pe orizontală).

Figura nr. 3.3 Caseta de dialog Sort

Options

Notă: Sortarea datelor după mai multe câmpuri impune precizarea mai multor niveluri

de ordonare a datelor, începând cu domeniul cel mai cuprinzător si continuând, în

mod succeciv, până la nivelul cu gradul de cuprindere cel mai mic.


Pagina 75 din 131

Exemplu: Să se realizeze sortarea bazei de date sursă, în ordine alfabetică

crescătoare, pe fiecare categorie de produse, în funcţie de data emiterii comenzii şi,

în cadrul acestora, ordonare crescătoare în funcţie de valoarea comenzilor.

Definirea criteriilor de sortare este prezentată în figura Figura nr. 3.4:

Figura nr. 3.4 Exemplu sortare date – Definire criterii de sortare

Figura nr. 3.5 relevă rezultatul obţinut după aplicarea criteriilor de sortare:

Figura nr. 3.5 Rezultatul aplicării criteriilor de sortare


Pagina 76 din 131

Sortarea datelor permite vizualizarea rapidă a datelor şi o mai bună înţelegere a

acestora, facilitează organizarea şi găsirea datelor dorite după diferite criterii şi,

asigură luarea unor decizii mai eficiente.

3.2 Filtrarea bazelor de date

Procesorul de tabele Excel oferă utilizatorilor două metode de filtrare a înregistrărilor

aferente unei baze de date:

Metoda filtrului standard (automat)

Metoda filtrului avansat (elaborat).

3.2.1 Metoda filtrului standard (automat)

Filtrarea automată reprezintă metoda de interogare care permite afişarea anumitor

înregistrări în raport de o restricţie sau un set de restricţii aplicate asupra rubricilor

bazei de date. Pentru a aplica facilitatea filtrului standard se impune activarea listelor

derulante aferente câmpurilor ce definesc capul de tabel care oferă posibilitatea de a

defini criteriile de selecţie. În acest sens, se plasează cursorul într-o celulă din

interiorul bazei de date şi se poate opta pentru una dintre variantele:

din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing – Sort & Filter se alege opţiunea

Filter;

din tab-ul Data, grupul de opţiuni Sort & Filter se activează butonul Filter;

din tab-ul Home, setul de comenzi Styles se alege opţiunea Format as Table

care permite transformarea unei baze de date de tip listă într-un tabel

predefinit în cadrul căruia fiecare câmp din structura capului de tabel va avea

asociată o listă derulantă care prezintă aceleaşi opţiuni de sortare şi filtrare ca

în cazul activării comenzii Filter.


Pagina 77 din 131

Figura nr. 3.6 Afişarea butoanelor de selecţie prin transformarea bazei de date într-un tabel predefinit

Indiferent de metoda aleasă pentru activarea butoanelor de interogare, listele

derulante aferente câmpurilor din structura bazei de date oferă utilizatorilor mai multe

opţiuni de filtrare a înregistrărilor:

a. filtrarea prin selecţie presupune bifarea/debifarea casetelor de

validare de tip check box corespunzătoare elementelor din lista derulantă

asociată câmpului respectiv care trebuie afişate/ascunse.

Exemplu 1: Având drept sursă baza de date din Figura nr. 3.1, se doreşte afişarea

clienţilor din localităţile Bucuresti şi Sibiu, restul înregistrărilor fiind ascunse

vizualizării:

Figura nr. 3.7 Exemplu de filtrare prin selecţie a clienţilor din localităţile Bucureşti şi Sibiu


Pagina 78 din 131

b. filtrarea în funcţie de valori se realizează prin definirea criteriilor de selecţie pe baza opţiunilor aferente fiecărui câmp din structura bazei de date, în funcţie de tipul de date (Figura nr. 3.8):

Text Filters – pentru text;

Number Filters – pentru valori numerice;

Date Filters – pentru date calendaristice.

Printre opţiunile predefinite aferente listei derulante asociate fiecărui câmp se regăseşte şi Custom Filter care permite personalizarea restricţiilor de filtrare în funcţie de cerinţele aplicaţiei.

Figura nr. 3.8 Criterii de selecţie pe tipuri de date

În acest sens, în caseta de dialog Custom AutoFilter pot fi utilizate două simboluri

speciale pentru reprezentarea caracterelor: ? – pentru reprezentarea unui singur

caracter şi * - pentru reprezentarea mai multor caractere.

Exemplu 2: Pentru exemplificare, plecând de la aceeaşi bază de date din Figura nr.

3.1 se doreşte afişarea clienţilor din localităţile al căror nume începe cu litera B

pentru care valoarea comenzilor este cuprinsă între 1000 şi 20000 lei (Figura nr. 3.9).


Pagina 79 din 131

Figura nr. 3.9 Exemplu de filtru automat utilizând opţiunea Custom Filter

c. filtrarea în funcţie de culori – se utilizează pentru afişarea

înregistrărilor care sunt introduse în celule care au fost formatate prin

aplicarea unei culori de fundal sau a unei culori pentru caractere (Figura nr.

3.10). În situaţia în care în cadrul coloanei pentru care sunt accesate opţiunile

de filtare nu au fost aplicate formatări de acest tip, opţiunea Filter by Color nu

este activă.

Figura nr. 3.10 Aplicarea unui filtru automat în funcţie de culori

Anularea filtrului aplicat pentru o anumită coloană se realizează prin activarea butonului de selecţie aferent coloanei respective şi selectarea opţiunii Clear Filter. Pentru coloanele pentru care a fost aplicat un filtru, pictograma butonului


Pagina 80 din 131

de selecţie se modifică din în . Anularea filtrului aplicat asupra datelor din mai multe coloane ale unui tabel se

realizează prin dezactivarea butonului Filter (din cadrul tab-ului Data - grupul Sort &

Filter).

3.2.2 Metoda filtrului avansat (elaborat)

Metoda de interogare prin filtru elaborat reprezintă acea facilitate de exploatare a

bazelor de date Excel care permite formularea unor criterii complexe de interogare ce

pot conţine formule de calcul şi funcţii predefinite şi oferă opţiuni de amplasare a

înregistrărilor generate în urma acţiunii de interogare a unei surse de date.

Metoda filtrului avansat se aplică prin activarea tab-ului Data şi acţionarea butonului de comandă Advanced din grupul de opţiuni Sort&Filter.

La nivelul casetei de dialog Advanced Filter utilizatorul trebuie să ofere detalii în legătură cu:

baza de date propriu-zisă (List Range) câmpul de criterii (Criteria Range) zona rezultatelor (Copy to).

a. Baza de date este referită fie prin adresa absolută, fie printr-un nume atribuit acesteia.

b. Câmpul de criterii va conţine numele câmpurilor care restricţionează filtrarea (se recomandă ca acestea să fie copiate din zona bazei de date pentru eliminarea eventualelor diferenţe dintre numele câmpurilor) şi poate fi definit în aceeaşi foaie de calcul cu baza de date sau într-o foaie precizată de utilizator.

Figura nr. 3.11 Caseta de dialog Advanced Filter

Notă: Câmpul de criterii este compus din minim 2 linii şi „n” coloane:

Prima linie va conţine fie numele câmpurilor asupra cărora acţionează

restricţiile cererii de interogare, fie celule vide sau care conţin şiruri de

caractere, în cazul în care restricţiile se construiesc pe bază de formule.

A doua linie a câmpului de criterii conţine restricţiile impuse bazei de

date. Atunci când condiţiile se regăsesc pe o linie, ele vor opera concomitent

şi sunt legate prin operatorul logic ŞI (AND).

Următoarele linii definesc restricţii opţionale, legate prin operatorul logic

SAU (OR).


Pagina 81 din 131

c. Zona de rezultate reprezintă o zonă din foaia de calcul în care se vor

copia înregistrările ce corespund restricţiilor impuse prin câmpul de criterii.

Această zonă poate fi:

baza de date însăşi – variantă care nu se recomandă deoarece

nu există posibilitatea efectuării de comparaţii între baza de date sursă şi

rezultatul filtrării

altă locaţie a foii de calcul.

Notă: Dacă zona câmpului de criterii poate fi construită într-o altă foaie de calcul,

extragerea rezultatelor se face obligatoriu în aceeşi foaie cu baza de date sursă.

Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din Figura nr. 3.1 se doreşte interogarea bazei de date şi afişarea clienţilor din Bucureşti şi Braşov care au efectuat comenzi în ultimele 6 luni astfel încât în zona de rezultate să se obţină doar câmpurile ID Client, Nume Client, Localitate Client, Nr. Comanda, Data comanda, Valoare. Notă: câmpul de criterii şi zona rezultatelor (în cadrul căreia se copiază din baza de date sursă denumirile câmpurilor care se doresc a fi afişate) sunt prezentate în Figura nr. 3.13:

Figura nr. 3.12 Caseta de dialog Advanced Filter aferentă exemplului 1

Figura nr. 3.13 Câmpul de criterii şi zona de afişare a rezultatelor pt. exemplul 1

Exemplu 2: Plecând de la acelaşi tabel de analiză, se doreşte afişarea informaţiilor

aferente clienţilor care au efectuat comenzi în ultimul an (fiecare client va fi afişat o

singură dată în zona de extragere a rezultatelor, chiar dacă acesta a efectuat mai

multe comenzi în intervalul de timp respectiv).


Pagina 82 din 131

Figura nr. 3.14 Câmpul de criterii , zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter pt. exemplul 2

3.3 Utilizarea funcţiilor de tip bază de date

Funcţiile de tip bază de date, cunoscute şi sub numele de funcţii de grup,

operează asupra unui ansamblu de date calculând diferite valori (suma, medie,

maxim, minim, numar, etc.) conform unui criteriu de selecţie.

Sintaxa generală a funcţiilor este:

= den_functie(Baza de Date; “Denumire camp”/Numar_ordine_camp; Camp de

criterii)

Baza de date poate fi referită prin adresa absolută a bazei de date sau

printr-un nume atribuit acesteia.

Denumire camp/Numar de ordine semnifica fie:

Numele rubricii (plasat între ghilimele) asupra căruia operează

calculul funcţiei.

Numărul de ordine câmp (începe cu 1) asupra căruia operează

calculul funcţiei.

Adresa absolută aferentă celulei ce conţine numele rubricii asupra

căreia operează calculul funcţiei.

Câmp de criterii reprezintă adresa absolută a câmpului de criterii sau un nume asociat acestuia.


Pagina 83 din 131

Principalele funcţii de tip bază de date sunt:

Funcţia Descriere

DSUM Suma valorilor unei rubrici.

DPRODUCT Rezultatul multiplicării valorilor unei rubrici.

DMAX Cea mai mare valoare corespunzătoare unei rubrici.

DMIN Cea mai mică valoare corespunzătoare unei rubrici.

DAVERAGE Media aritmetică corespunzatoare unei rubrici.

DCOUNT Numărul de elemente numerice corespunzatoare unei rubrici, fără a fi considerate celulele vide.

DCOUNTA Numărul de elemente alfanumerice corespunzătoare unei rubrici, fără a fi considerate celulele vide.

DGET Conţinutul unei rubrici.

DSTDEV Deviaţia standard a unei populatii statistice pe baza unui eşantion, corespunzatoare unei rubrici.

DSTDEVP Deviaţia standard a unei populaţii statistice, corespunzătoare unei rubrici.

DVAR Varianţa pe baza unui esantion statistic, corespunzătoare unei rubrici.

DVARP Varianţa pe baza întregii populaţii statistice, corespunzătoare unei rubrici.

Exemplu 1: Să se afişeze cuantumul valoric al comenzilor efectuate de clienţii din

Bucureşti în anul curent - Figura nr. 3.15.


Pagina 84 din 131

Figura nr. 3.15 Exemplu de utilizare a funcţiei DSUM

Exemplu 2: Să se afişeze numele clientului care a efectuat comanda cu cea mai

mare valoare.

Figura nr. 3.16 Exemplu de utilizare a funcţiei DGET

3.4 Sintetizarea datelor din bazele de date utilizând tabela pivot

Tabela pivot reprezintă un instrument de sintetizare care permite o analiză

multidimensioală a elementelor dintr-o bază de date, oferind facilităţi avansate de

permutare a informaţiilor distribuite pe linie şi pe coloană în scopul obţinerii unor

situaţii cât mai semnificative pentru procesul de luare a deciziilor la nivelul unei

organizaţii.

Un avantaj important al tabelei pivot îl constituie faptul că, odată înţelese conceptele

de bază aferente acestuia, este un instrument relativ uşor de implementat. O altă

caracteristică semnificativă a tabelelor pivot o constituie flexibilitatea acestora, fapt

care le permite utilizatorilor ca, în momentul asocierii câmpurilor bazei de date sursă,


Pagina 85 din 131

să beneficieze de facilităţi de regrupare şi prezentare a datelor în mod sintetic şi într-

o manieră interactivă.

Excel 2010 oferă utilizatorilor opţiuni suplimentare de utilizare a tabelei pivot prin

apariţia unor modificări atât în ceea ce priveşte design-ul său, cât şi prin introducerea

unor facilităţi noi în gestionarea informaţiilor unei baze de date, fapt care

consolidează poziţia acestuia de instrument de sintetizare cu performanţe deosebite.

3.4.1 Proiectarea şi construirea tabelelor pivot

În procesul de creare a tabelei pivot se parcurg următoarele etape: Etapa 1: se selectează sursa de date şi din tab-ul

Insert, grupul de opţiuni Tables - Pivot Table se alege

comanda Pivot Table.

Notă: Exemplificarea modului de construire şi de

utilizare a unui tabel pivot se va realiza pe o bază de

date care gestionează comenzile aferente clienţilor

unei societăţi pentru diferite categorii de produse

(Figura nr. 3.18):

Figura nr. 3.18 Structura bazei de date

Exemplu 1: Pornind de la structura bazei de date specificată anterior, se doreşte

afişarea valorii totale a produselor comandate pe clienţi şi pe categorii de produse,

restricţionând afişarea în mod interactiv pe localităţi.

După declanşarea procedurii de generare a tabelei pivot se afişează fereastra Create

Pivot Table (Figura nr. 3.19) în cadrul căreia se precizează:

sursa de date care va fi analizată:

o bază de date Excel, un tabel sau un domeniu de valori (Select a table or

range). Dacă se utilizează o bază de date internă, la rubrica Table/Range se

introduce sau se selectează în mod dinamic adresa bazei de date sursă (pentru

exemplul prezentat, sursa de date este A1:M30).

o bază de date externă (Use an external data source).

Figura nr. 3.17 Selectarea opţiunilor pentru crearea unui

Tabel Pivot


Pagina 86 din 131

locaţia în care se va afişa

raportul de tip Tabela Pivot:

o nouă foaie de calcul (New

Worksheet);

foaia de calcul curentă

(Existing Worksheet), variantă în

care la rubrica Location se

specifică adresa celulei din care să

înceapă afişarea raportului de

sinteză creat.

Figura nr. 3.19 Caseta de dialog Create Pivot Table

Notă:

După validarea opţiunilor de alegere a sursei de date şi de amplasare a

raportului care va fi va fi generat se afişează macheta tabelei pivot pe baza căreia se

realizează operaţia de sintetizare a datelor (Figura nr. 3.20).

O altă posibilitate de generare a tabelei pivot respectă demersul clasic,

compatibil cu versiunile Excel 97-2003; în această variantă, modul de agregare a

rubricilor de sintetizare se realizează direct într-o machetă a foii de calcul (Figura nr.

3.21).


Pagina 87 din 131

Afişarea acestei machete se

realizează selectând din

meniul contextual aferent

tabelului pivot opţiunea

Pivot Table Options sau

din tab-ul PivotTableTools

prin setul de comenzi

Options - Options – butonul

Options; în ambele variante

se afişează caseta de dialog

Pivot Table Options în

cadrul căreia se activează

fişa Display şi se validează

opţiunea Classic Pivot

Table layout.

Figura nr. 3.21 Macheta tabelei pivot afişată în format clasic

Etapa 2. Proiectarea machetei care va sta la baza obţinerii tabelului pivot se

realizează pornind de la elementele casetei de dialog PivotTable Field List în cadrul

căreia sunt afişate toate câmpurile bazei de date organizate în coloană, fiecare

Figura nr. 3.20 Macheta tabelei pivot


Pagina 88 din 131

rubrică având asociată o casetă de validare. Aceste câmpuri vor fi plasate în

machetă folosind tehnica Drag &Drop (glisarea cu mouse-ul) către rubricile afişate în

partea inferioară a ferestrei PivotTable Field List care au următoarele semnificaţii:

Row Labels – conţine rubrica (rubricile) de sintetizare orientate pe linie;

Column Labels – destinată câmpurilor de sintetizare orientate pe coloană;

∑ Values – aferentă rubricilor asupra cărora vor opera agregări şi calcule sub

formă de totaluri, medii, număr de elemente, minim, maxim etc. (funcţia

agregat care se aplică în mod implicit este SUM).

Report Filter – permite crearea unui meniu derulant în partea superioară a

tabelei prin intermediul căruia se poate restricţiona afişarea informaţiilor din

tabela pivot în mod dinamic, în funcţie de anumite rubrici ale bazei de date.

Figura nr. 3.22 Exemplu de proiectare a machetei şi tabela pivot aferentă acesteia

Notă: După generarea tabelului pivot, Excel 2010 oferă utilizatorului un set de

comenzi pentru afişarea, formatarea şi personalizarea acestuia regrupate în tab-urile

contextuale Options şi Design.

Modificarea operaţiilor de calcul aplicate asupra rubricilor din secţiunea ∑

Values se poate realiza prin intermediul casetei de dialog Value Field Settings care

poate fi activată în mai multe moduri (Figura nr. 3.23):

fie prin selectarea opţiunii Value Field Settings din meniul contextual aferent

câmpului din tabela pivot asupra căruia a fost aplicată în mod implicit funcţia

SUM;

fie prin alegerea comenzii Value Field Settings din meniul derulant aferent

câmpului plasat în zona ∑ Values din fereastra PivotTable Field List;


Pagina 89 din 131

fie prin intermediul opţiunii Field Settings din grupul de comenzi Active Field

aferent tab-ului contextual Options.

După afişarea ferestrei Value Field Settings, în cadrul fişei de lucru Summarize

Values By, se alege funcţia de calcul dorită şi se validează operaţia cu ajutorul

butonului OK.

Figura nr. 3.23 Activarea casetei de dialog Value Field Settings pentru modificarea funcţiilor agregat

Exemplu 2: Având drept sursă baza de date iniţială (Figura nr. 3.18) se doreşte

calcularea şi afişarea preţului mediu al produselor comandate pe categorii de

produse, restricţionând afişarea în mod interactiv pe fiecare client în parte.

În acest caz, macheta tabelei pivot are următoarea structură:

Row Labels – câmpul “Categorie produs”, astfel ca datele să fie distribuite pe

linie.

∑Values – câmpul “Pret” asupra căruia se va aplica funcţia agregat Average

pentru a determina preţul mediu aferent fiecărei categorii de produse.

Report Filter – câmpul “Nume client” pentru a restricţiona în mod dinamic

afişarea datelor pe clienţi.

Aşa cum se observă în Figura nr. 3.24, câmpul care restricţionează în mod dinamic

afişarea datelor este prevăzut, în mod automat, cu un simbol de filtrare care ascunde

o listă derulantă cu toate valorile aferente rubricii “Nume client”. Prin această

facilitate, utilizatorul poate obţine rapoarte de sinteză diferite pe fiecare client,

acestea fiind actualizate în mod dinamic în funcţie de clientul selectat de utilizator.


Pagina 90 din 131

Figura nr. 3.24 Exemplu de modificare a funcţiei agregat cu afişare interactivă pe clienţi

3.4.2 Gruparea informaţiilor aferente tabelei pivot pe mai multe niveluri de

centralizare

O altă facilitate importantă oferită de tabela pivot constă în posibilitatea grupării mai

multor rubrici din baza de date pe linie, pe coloană sau la nivel de raport, fapt care

permite o agregare a informaţiilor „în cascadă” şi asigură o viziune mai sintetică în

ceea ce priveşte analiza şi reprezentarea datelor.

Exemplu 3: Plecând de la baza de date din Figura nr. 3.18 se urmăreşte sintetizarea

informaţiilor prin tabela pivot astfel încât să se obţină valoarea totală a comenzilor pe

categorii de produse, iar în cadrul acestora să se realizeze detalierea pe fiecare

produs în parte.

Rezolvarea aplicaţiei presupune proiectarea machetei de sintetizare prin efectuarea

următoarelor setări (Figura nr. 3.25):

rubricile „Categorie produs” şi „Denumire produs” vor fi plasate în secţiunea

Row Labels (pentru obţinerea unor rapoarte de sinteză semnificative, pe nivelul

superior se va plasa elementul cu gradul de cuprindere mai mare - „Categorie

produs”, urmat de „Denumire produs”);

câmpul „Valoare” va fi plasat în zona ∑Values în cadrul căreia se va aplica

funcţia SUM.


Pagina 91 din 131

Figura nr. 3.25 Exemplu de tabel pivot cu dublă sintetizare la nivel de linie

3.4.3 Modificarea/ ştergerea rubricilor de sintetizare aferente tabelei pivot

a. Modificarea modului de dispunere a câmpurilor în macheta tabelei pivot se

poate realiza astfel :

fie se poziţionează cursorul în interiorul tabelei pivot şi în cadrul panoului Pivot

Table Field List se dezactivează caseta de validare din dreptul rubricii de modificat

şi se activează cea aferentă noii rubrici de sintetizare. Câmpul respectiv poate fi

permutat între secţiunile Column Labels, Row Labels, Report Filter aflate în partea

inferioară a ferestrei Pivot Table Field List;

fie prin simpla permutare a rubricilor de sintetizare între cele trei secţiuni;

fie prin plasarea cursorului pe una din datele sintetizate aferente rubricii de

modificat şi alegerea opţiunii Move... din meniul contextual corespunzător acesteia.

Notă: pentru varianta clasică de afişare a tabelei pivot, modificarea structurii

machetei se poate realiza direct în foaia de calcul respectivă prin utilizarea tehnicii

Drag&Drop.

b. Ştergerea unei rubrici de sintetizare din macheta pivot se poate realiza

astfel:

fie se dezactivează caseta de validare aferentă elementului respectiv;

fie se elimină câmpul din secţiunea corespunzătoare (Column Labels, Row

Labels, Report Filter) prin intermediul tehnicii Drag&Drop;

fie prin activarea meniului contextual aferent rubricii de sintetizare care

urmează să fie ştearsă şi alegerea opţiunii Remove Field.


Pagina 92 din 131

3.4.4 Regruparea elementelor din structura tabelei pivot pe diferite criterii

Există situaţii în care, în funcţie de necesităţile de informare ale utilizatorilor, se

impune regruparea elementelor disparate aferente tabelei pivot pe diferite criterii.

Exemplu 4: Având drept punct de plecare baza de date din Figura nr. 3.18 se

urmăreşte calcularea şi afişarea numărului total de comenzi realizate de fiecare client

în fiecare an, restricţionând afişarea în mod dinamic pe categorii de produse.

Proiectarea machetei tabelei pivot se va face în mod similar cu următoarele setări:

Row Labels – câmpul “Nume client” (clienţii vor fi afişaţi în tabela pivot pe

linie).

Column Labels – câmpul “Data comenzii” (astfel încât datele calendaristice

să fie distribuite pe coloană).

∑Values – câmpul “Nr. comandă” asupra căruia va acţiona funcţia agregat

Count.

Report Filter – câmpul “Categorie produs” pentru a restricţiona în mod

dinamic afişarea datelor pe localităţi.

Sintetizarea datelor la nivelul fiecărui an se va realiza

prin selecţia câmpului Data Comenzii din raportul de

sinteză şi apelarea din meniul contextual a comenzii

Group sau prin activarea de pe tabul Pivot Table

Tools – Options, setul de comenzi Group a opţiunii

Group Field. Ambele variante au drept efect afişarea

casetei de dialog Grouping (Figura nr. 3.26) în cadrul

căreia utilizatorul va opta pentru gruparea datelor pe

ani (validarea opţiunii Years). În mod automat, la

nivelul raportului de sinteză

Figura nr. 3.26 Caseta de dialog

Grouping


Pagina 93 din 131

Figura nr. 3.27) datele calendaristice au fost regrupate pe ani. Anularea grupării

elementelor se realizează selectând setul de valori respectiv şi acţionând comanda

Ungroup din acelaşi meniu.


Pagina 94 din 131

Figura nr. 3.27 Exemplu de tabel pivot care sintetizează datele cu regruparea acestora pe ani

Notă: Gruparea datelor nu se poate aplica în mod direct la nivelul unei secţiuni de tip

Report Filter. Dacă cerinţele aplicaţiei impun efectuarea unui astfel de demers, în

prealabil se impune efectuarea grupării la nivel de linie (Row labels) sau de colană

(Column Labels), rubrica respectivă fiind permutată ulterior în zona Report Filter.

Exemplu 5: Plecând de la baza de date privind gestiunea comenzilor aferente

clienţilor unei societăţi prezentată în Figura nr. 3.18, se urmăreşte calcularea şi

afişarea valorii medii a produselor comandate pe fiecare client, restricţionând

afişarea în mod dinamic pe ani.

Figura nr. 3.28 ilustrează rezolvarea acestei aplicaţii, macheta tabelei pivot fiind

proiectată astfel: câmpul „Nume client” a fost plasat pe linie (Row Labels), rubrica

„Data comenzii” a fost plasată în zona Columns Labels unde a foat grupată pe ani,

ulterior fiind permutată prin tehnica „ Drag&Drop” în secţiunea Report Filter, iar

pentru calcularea valorii medii a comenzilor câmpul „Valoare” a fost plasat în zona

∑Values în cadrul căreia a fost aplicată funcţia agregat Average.


Pagina 95 din 131

Figura nr. 3.28 Exemplu de tabel pivot cu gruparea datelor pe ani in secţiunea Report Filter

O altă facilitate a tabelei pivot constă în faptul că oferă posibilitatea extragerii

sub formă tabelară, într-o foaie de calcul nouă, a informaţiilor complete aferente unei

valori din interiorul tabelei pivot, potrivit unuia sau mai multor criterii de selecţie.

Extragerea informaţiilor devine operaţională prin executarea unui dublu-clic pe

valoarea unui element sintetizat.

Figura nr. 3.29 ilustrează un exemplu de extragere a informaţiilor referitoare la media

valorică a comenzilor efectuate de clientul Mandru Ioana în anul 2011. Pentru

obţinerea acestor rezultate, se plasează cursorul în celula B10 situată la intersecţia

celor două elemente (clientul „Mandru Ioana” şi anul 2011) şi se execută dublu-clic

succesiv.


Pagina 96 din 131

Figura nr. 3.29 Extragerea datelor dintr-o tabelă pivot într-o foaie de calcul nouă

3.4.5 Configurarea opţiunilor tabelei pivot

Editarea câmpurilor din tabela pivot

Pentru a realiza diferite setări la nivelul rubricilor de sintetizare sau de calcul se

impune plasarea cursorului în interiorul tabelului pivot pe unul dintre câmpurile de

sintetizare sau pe un element valoric calculat şi se activează setul de comenzi Pivot

Table Tools – Options – grupul de opţiuni Active Field - Field Settings. Caseta de

dialog Field Settings (prezentată în Figura nr. 3.30) este structurată pe două fişe de

lucru Subtotals&Filters şi Layout&Print şi permite efectuarea unor operaţii diverse

cum ar fi:

modificarea numelui câmpului din tabelul pivot (fişa de lucru

Subtotals&Filters, secţiunea Custom name)

generarea de totaluri parţiale pentru datele dintr-un câmp interior al tabelului

prin Subtotals (în mod implicit se calculează numai suma – opţiunea

Automatic, dar se pot aplica şi alte funcţii selectate din zona Custom în

cadrul fişei de lucru Subtotals&Filters).

anularea afişării rezultatelor sintetizate care au valori nule prin marcarea

casetei Show items with no data din fişa de lucru Layout&Print.

imprimarea paginilor cu salt de pagină după fiecare grup prin opţiunea Insert

page break after each item din fişa de lucru Layout&Print etc.


Pagina 97 din 131

Figura nr. 3.30 Caseta de dialog Fields Settings

Setarea unor opţiuni de afişare a elementelor din structura tabelei pivot

După ce macheta pivot a fost proiectată şi validată se pot stabili anumite opţiuni de

afişare a elementelor aferente unei tabele pivot selectând din tab-ul principal Pivot

Table Tools, tab-ul contextual Options – grupul de opţiuni PivotTable – butonul

Options. La nivelul casetei de dialog Pivot Table Options (Figura nr. 3.31), în cadrul

celor 5 fişe de lucru (Layout&Format, Totals&Filters, Display, Printing, Data)

utilizatorul poate realiza diferite setări:

stabilirea numelui tabelei pivot (Name)

setarea unui total general pe coloane (Show grand totals for columns)

setarea unui total general pe linii (Show grand totals for rows)

repetarea etichetelor rubricilor pe fiecare pagină imprimată (Repeat rows

labels on each printing page)

gestiunea erorilor şi a celulelor vide prin:

Format: For error values show - permite introducerea unei valori ce

va fi afişată în locul oricăror mesaje de eroare ce apar în celule.

Format: For empty cells show - permite afişarea unor simboluri sau

valori pentru celulele vide.

păstrarea tuturor parametrilor stabiliţi la formatarea unui tabel pivot, chiar şi în

cazul modificării tabelului prin selectarea casetei Preserve cell formatting on

update.


Pagina 98 din 131

Figura nr. 3.31 Caseta de dialog PivotTable Options

Notă:

O altă facilitate importantă oferită de Excel 2010 constă în extinderea setului de

opţiuni din lista aferentă rubricii Show value as din cadrul fişei de lucru cu aceeaşi

denumire activată din caseta de dialog Value Field Settings. Aceste opţiuni

reprezintă modalităţi de afişare care se referă la rubricile de sintetizare ale tabelei

pivot (Base Field) şi se aplică elementelor conţinute de aceste câmpuri (Base item).

Exemplu 7: Să se calculeze valoarea medie a comenzilor efectuate pe fiecare

categorie de produse în trimestrele I şi III ale anului 2011 ca diferenţă faţă de

trimestrul II al aceluiaşi an. Rezolvarea aplicaţiei se realizează în mai multe etape:

a. Proiectarea machetei pivot cu următoarea structură:

Row Labels – câmpul “ Categorie produs” (categoriile de produse vor fi

afişate în tabela pivot pe linie).

Column Labels – câmpul “Data comenzii” (astfel încât datele calendaristice

să fie distribuite pe coloană).

∑Values – câmpul “Valoare” asupra căruia va acţiona funcţia agregat

Average.

b. Gruparea rubricii Data comenzii pe ani (Years) şi pe trimestre (Quarters) prin

validarea opţiunilor corespunzătoare în cadrul ferestrei Grouping.


Pagina 99 din 131

Figura nr. 3.32 Proiectarea machetei pivot aferenta exemplului 7 şi gruparea datelor pe ani şi trimestre

c. Inhibarea afişării anului 2010.

d. Afişarea datelor raportului de sinteză ca diferenţă între trimestrele I şi III ale

anului 2011 în raport cu trimestrul II.

Plecând de la raportul realizat se doreşte o altă formă de afişare a datelor sintetizate;

acest lucru se poate realiza prin comanda Field Settings din tabul Options – Active

Field. La nivelul casetei de dialog Value Field Settings, în fişa Show value as se

optează pentru afişarea datelor ca diferenţă (Difference From), care se aplică

câmpului Data comenzii (Base Field) pentru trimestrul II aferent anului 2011 (Base

item) - Figura nr. 3.33.


Pagina 100 din 131

Figura nr. 3.33 Rezultatul afişării valorii medii a comenzilor ca diferentă în trim. I şi III ale anului 2011

faţă de trim. II

3.4.6 Utilizarea obiectelor Slicer în cadrul tabelei pivot

Microsot Excel 2010 oferă utilizatorilor o componentă nouă pentru realizarea filtrării

în cadrul unui Pivot Table prin intermediul obiectelor de tip Slicer. De regulă, filtrele

furnizate de tabelul pivot permit doar un nivel de filtrare. Slicer-ele sunt componente

de filtrare care elimină acest inconvenient, oferind posibilitatea de a defini criterii de

filtrare în funcţie de mai multe elemente. Atunci când datele din tabelele pivot sunt

modificate , slicer-ul este actualizat în mod automat.

Crearea unui Slicer se realizează prin plasarea cursorului în interiorul tabelei

pivot şi selectând din tab-ul Options, comanda Insert Slicer care generează

fereastra Insert Slicers în cadrul căreia utilizatorul alege din structura bazei de date

câmpurile de filtrare. In foaia de calcul se inserează câte o fereastră etichetată cu

numele câmpului de filtrare care include toate valorile acelui câmp, utilizatorul

selectând criteriul de filtrare dorit.

În Figura nr. 3.34 sunt definite două slicere, acestea fiind asociate criteriilor de filtrare

Categorie produs= „Paste” şi Nume Client= „Mandru Ioana”.


Pagina 101 din 131

Figura nr. 3.34 Crearea obiectelor Slicer în tabela pivot

Personalizarea unui Slicer presupune modificarea stilului de afişare şi se

poate realiza prin selectarea slicer-ului respectiv şi alegerea unui stil predefinit din

tab-ul contextual Options, grupul Slicer Styles (Figura nr. 3.35).

Figura nr. 3.35 Modificarea stilului de afişare aferent unui slicer

Modificarea numărului de coloane pe care vor fi afişate datele din slicer

se poate realiza prin selecţia slicer-ului dorit şi din tab-ul Options, grupul de comenzi

Buttons se activează opţiunea Columns în care se specifică numărul de coloane.


Pagina 102 din 131

Figura nr. 3.36 Modificarea numărului de coloane pe care vor fi afişate datele din slicer

Anularea opţiunii de redimensionare şi mutare a unui slicer

După inserarea slicer-elor, acestea pot fi redimensionate şi mutate în cadrul foii de

calcul; dacă utilizatorul doreşte să realizeze dezactivarea opţiunii de redimensionare

şi mutare a slicer-elor, din meniul contextual aferent acestuia se alege opţiunea Size

and Properties. În fereastra afişată se activează fişa de lucru Position and Layout

şi se bifează opţiunea Disable resizing and moving.

Figura nr. 3.37 Caseta de dialog Size and Properties

Modificarea sursei de date aferentă unui slicer se poate realiza prin

selectarea acestuia şi activarea butonului PivotTable Connections din tab-ul

contextual Options, grupul de opţiuni Slicer. În fereastra afişată se regăsesc toate


Pagina 103 din 131

tabelele pivot existente în foaia de calcul; utilizatorul poate modifica sursa de date, iar

datele aferente slicer-ului vor fi actualizate autoamat.

Figura nr. 3.38 Caseta de dialog PivotTable Connections

3.4.7 Diagramele pivot

O altă modalitate interesantă de a obţine şi afişa rapoarte de sinteză o reprezintă

construirea diagramelor pivot. Excel oferă această facilitate prin intermediul comenzii

Pivot Chart care poate fi activată prin setul de comenzi Insert – Tables-Pivot Table.

În mod implicit, meniul este extins cu o serie de opţiuni de formatare şi personalizare

a diagramei pivot regrupate în taburile Design, Layout, Format şi Analyze.

Figura nr. 3.39 Exemplu de diagramă pivot

Demersul acţiunilor este identic cu cel prezentat la tabela pivot, cu precizarea că, pe

lângă raportul de sinteză, se generează în mod automat şi diagrama pivot (Figura nr.

3.39). Personalizarea acestei diagrame se realizează în mod similar, prin comenzile

specifice oricărei reprezentări grafice (taburile Design, Layout, Format).

Notă:

Modificările machetei de proiectare a tabelei pivot se pot realiza în orice moment

(ştergere câmpuri, inserare de noi elemente, permutarea câmpurilor distribuite pe linii

si coloane etc.), actualizarea rezultatelor realizându-se în mod automat atât la nivelul

raportului de sinteză, cât şi al diagramei pivot.


Pagina 104 din 131

4 REPREZENTĂRI GRAFICE

Una dintre cele mai importante facilităţi ale procesoarelor de tabele Excel este

evidenţiată de reprezentările grafice. Un grafic ilustrează mai bine datele numerice

dintr-o foaie de calcul. În acest fel, datele sunt mai uşor de vizualizat şi de interpretat

decât simpla prezentare tabelară a valorilor numerice studiate.

Graficele permite o mai bună vizualizare a relaţiilor, tendinţelor sau anomaliilor ce se

stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate

(coloane, linii, bare, cilindrii, conuri, felii, suprafeţe, etc). O reprezentare grafică este

dinamică, se actualizează automat, ajustându-se la noile valori care au stat la baza

construirii graficului.

4.1 Creare unei reprezentări grafice

Punctul de bază în crearea unei reprezentări grafice sub Excel îl constituie un

domeniu bine precizat şi delimitat al foii de calcul, ce conţine la rândul său date

numerice organizate în serii de date.

Prima etapă în construirea unui grafic o reprezintă editarea şi selecţia sursei de date

ce se doreşte a fi reprezentată grafic. În selecţia domeniului ce va constitui baza

generării graficului se cuprind şi elemente adiţionale de tip text, dar nu numai, ce vor

constitui ulterior legendele diagramei şi etichetele axelor.

Figura nr. 4.1 ilustrează un tabel de analiză pe baza căruia se va genera o

reprezentare grafică. Domeniul selectat (A3:C6) oferă informaţii referitoare la evoluţia

numărului de pasageri pe traficul aerian din România pe perioada 2009-2010.

Figura nr. 4.1 Selecţia sursei de date1 pentru generarea unei reprezentări grafice

Selecţia domeniului de definiţie a graficului vizează serii de date ce conţin valori

numerice care se vor reprezenta printr-o diagramă şi elemente adiţionale ce vor

explicita diagrama.

1 Sursa datelor: http://www.icc.ro/activitate/sedinte/2011/06.05.11/Diagnostic.pdf


Pagina 105 din 131

Notă: Selecţia discontinuă pe linii sau pe coloane a câmpurilor disparate se face

ţinând activă tasta <Ctrl>.

După selecţia datelor ce se doresc a fi reprezentate din meniul Insert → grupul de

butoane Charts se alege tipul de grafic adecvat reprezentării (Figura nr. 4.2).

Figura nr. 4.2 Inserarea unui tip de grafic

După generarea graficului, trei noi meniuri vor deveni disponibile în Tab-ul Chart

Tools (Figura nr. 4.3): Design, Layout şi Format. Acestea vor permite editarea

diagramei cu instrumente adecvate modificării stilului, tipului de diagramă, poziţionării

şi formatului acesteia, etc.

Figura nr. 4.3 Meniul Chart Tools

Prin intermediul tab-ului Design se pot face modificări legate de tipul graficului

realizat, selecţia datelor, aspectul, stilul şi locaţia acestuia.

O reprezentare grafică apare în foaia de lucru curentă ca o diagramă încorporată

(prin selecţia tastei F11 se va deschide în mod automat o foaie de calcul denumită

Chart1 dedicată diagramei curente). De asemenea, cu ajutorul butonului Move

Chart, situat în meniul Design (Figura nr. 4.3) se poate alege destinaţia graficului

realizat (fie într-o altă locaţie a foii de calcul curente, fie într-o nouă foaie de calcul).

Cu ajutorul meniului Layout (Figura nr. 4.4) puteţi controla aspecte legate de

inserarea imaginilor, a formelor geometrice şi a casetelor de text, se pot modifica

aspecte legate de etichetele, axele, legenda, culoarea de fundal graficului şi se pot

efectua analize pentru determinarea tendinţelor de previziune, etc.

Figura nr. 4.4 Bara de instrumente aferentă meniului Layout


Pagina 106 din 131

Prin intermediul meniului Format (Figura nr. 4.5) se pot face modificări legate de

dimensiunea graficului, stilul formelor incluse în grafic, efecte de formatare a

caracterelor, etc.

Figura nr. 4.5 Bara de instrumente aferentă meniului Format

4.2 Tipuri de reprezentări grafice

Procesorul de tabele Excel furnizează o paletă bogată de tipuri de diagrame pentru a

ajuta utilizatorul să realizeze reprezentarea grafică a datelor într-un mod cât mai

sugestiv posibil.

Figura nr. 4.6 Caseta de dialog Change Chart Type

Alegerea unui tip corespunzător de diagramă pentru reprezentarea grafică se poate

realiza şi din caseta de dialog Create Chart, aferentă prin acţionarea butonului

lansator plasat în colţul din dreapta al grupului de butoane Charts (Figura nr. 4.6).

Întreaga paletă de tipuri principale de grafice poate fi observată în coloana din stânga

a ferestrei Change Chart Type. Prin selecţia unei categorii principale, în fereastra

din dreapta se pot identifica subcategoriile de diagrame aferente acesteia.


Pagina 107 din 131

Vom detalia cele mai importante şi mai utilizate tipurile predefinite de grafice, cu

descrierea subtipurilor de diagrame aferente acestora:

1) Graficele cu histograme orientate vertical (Column) sunt diagrame ce

ilustrează grafic modificările suferite în timp de diferitele date de reprezentat,

precum şi comparaţia între anumite elemente analizate. Histogramele sunt

reprezentate grafic sub formă de bare. Diagramele compuse din histograme

orientate vertical pot fi: bidimensionale şi tridimensionale (Figura nr. 4.7).

Figura nr. 4.7 Subtipuri de diagrame cu histograme vertical

Exemplu: În cazul nostru, pe baza selecţiei realizate în Figura nr. 4.1, plaja de celule

A3:C6, a fost ales pentru exemplificare un grafic simplu cu coloane orientate vertical

(histograme bidimensionale) (Figura nr. 4.8) pentru a reprezenta evoluţia numărului de

pasageri pe cursele aeriene din România în perioada 2009-2010.

Generarea graficului se realizează simplu şi rapid după selecţia surselor de date de

reprezentat şi activarea din meniul Insert a tipului de grafic dorit (cu subtipul de grafic

corespunzător). Se alege categoria Column - 2-D Column – Histograme

bidimensionale, cu subtipul Clustered Column.

Figura nr. 4.8 Exemplu de grafic cu histograme orientate vertical

Curse regulate externe

Curse regulate interne

Curse neregulate externe si interne

0

1.000.000

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

6.000.000

7.000.000

8.000.000

9.000.000

Anul 2010

Anul 2009

Histograme

bidimensionale

Histograme

tridimensionale Histograme

simple

Histograme

cumulate

Histograme

cumulate 100%


Pagina 108 din 131

a) Reprezentările bidimensionale (normale sau în perspectivă) compară

evoluţia fenomenelor studiate pe o singură ordonată (Y) în raport cu

diferitele valori ale abscisei. Sub-tipurile acestei reprezentări grafice sunt:

histogramele simple

histograme cumulate - sunt formate din histograme dispuse în stivă

(unele peste altele) şi evidenţiază relaţii stabilite între diferite elemente

(serii de date). Barele unui grafic cumulat reprezintă totaluri, iar

segmentele de bară semnifică părţi din acest total.

histograme cumulate 100% - reprezintă ponderea elementelor

reprezentate grafic într-o stivă ce semnifică întregul.

b) Reprezentările tridimensionale (3D) compară evoluţia datelor în trei

dimensiuni (X, Y şi Z). Graficele tridimensionale sunt mult mai sugestive,

căpătând profunzime prin adâncimea pe care o capătă respectiva

reprezentare.

2) Graficele cu histograme orientate orizontal

(Bar) sunt identice din punctul de vedere al

conţinutului şi al semnificaţiei reprezentării cu

diagramele de tip Column (prezentate

anterior), cu deosebirea că histogramele ce

reprezintă evoluţia fenomenelor studiate sunt

dispuse orizontal.

De asemenea, cele şase subtipuri de grafice sunt

identice cu cele ale graficelor cu histograme

orientate vertical (histograme 2D simple, cumulate

şi cumulate 100% şi histograme 3D) (fapt ilustrat

şi de Figura nr. 4.9).

În această categorie, alături de graficele clasice de

tip Bar, sunt incluse şi subtipurile de graficele:

Cilindru (Cylinder)

Con (Cone)

Piramidă (Pyramid)

Respectivele reprezentări grafice pot fi

bidimensionale sau tridimensionale, dispuse

vertical sau orizontal, pot fi simple, cumulate şi

cumulate 100%.

Figura nr. 4.9 Subtipuri de diagrame cu histograme dispuse orizontal

3) Graficele lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe

pentru a evidenţia evoluţia şi tendinţa fenomenelor analizate.

Astfel, după cum ilustrează şi Figura nr. 4.10 diagramele lineare pot fi simple,

cumulate sau cumulate 100% (cu sau fără marcarea punctelor de intersecţie ale

abscise cu ordonata).


Pagina 109 din 131

Graficele lineare pot fi reprezentate şi sub formă de suprafeţe, acestea căpătând

astfel un aspect tridimensional. Cele trei axe ale reprezentării 3D: X (axa

verticală), Y (axa orizontală) şi Z (axa de adâncime) pot fi modificate de utilizator.

Figura nr. 4.10 Subtipuri de grafice lineare

4) Graficele sectoriale (Pie) – sunt diagrame de structură ce raportează mărimile

părţilor unui element analizat, la un întreg. Graficele sectoriale mai sunt folosite

pentru a pune în evidenţă un element semnificativ dintr-un întreg.

Subtipurile graficului sectorial (Figura nr.

4.11) sunt:

grafice sectoriale plane (2-D Pie) cu

feliile grupate sau cu feliile disociate,

denumite Exploded Pie

grafice sectoriale în relief (3-D Pie).

Notă: Pentru construirea unui grafic

sectorial, se va alege numai o singură serie

de date, deoarece este vorba de disocierea

unui element în părţile sale component.

Exemplu: Pe baza tabelului din Figura nr.

4.1, am selectat plaja de celule B4:B5 pentru

a exemplifica un grafic de structură

tridimensional (Exploded Pie in 3D).

Figura nr. 4.11 Grafice sectoriale

Grafice lineare

simple, cumulate sau

cumulate 100%

reprezentate prin linii

ce au marcate puncte

de intersecţie ale

abscisei cu ordonata.

Grafice lineare simple,

cumulate sau cumulate

100% reprezentate prin linii

ce nu au marcate puncte de

intersecţie ale abscisei cu

ordonata

Grafice lineare

tridimensionale (3D) cu

reprezentarea datelor sub

forma unor suprafeţe dispuse

pe cele trei axe X, Y şi Z.


Pagina 110 din 131

5) Graficele în arii (Area) sunt

reprezentate prin suprafeţe

dispuse în straturi, ce semnifică

mărimea şi evoluţia elementelor

reprezentate Principalele

subtipuri de grafice în arii sunt:

grafice plane şi grafice în relief

3-D (simple, cumulate şi

cumulate 100%).

Figura nr. 4.14 Reprezentări grafice în arii

6) Graficele de tip “nor de puncte” (Scatter) – sunt diagrame statistice de regresie

ce pun în evidenţă gradul de corelaţie între una sau mai multe variabile cantitative

(explicative) şi o variabilă calitativă (de explicat).

Figura nr. 4.12 Ponderea curselor externe şi interne în anul 2010 în România

Reprezentarea grafică semnifică ponderea

curselor externe şi interne în România

pentru anul 2010, din punct de vedere al

numărului de pasageri (Figura nr. 4.12).

Titlul graficului se poate introduce din meniul

Layout → grupul de butoane Labels →

Chart Title.

Inserarea pe fiecare felie a

diagramei a ponderilor

corespunzătoare în locul valorilor

numerice se realizează din meniul

Layout → grupul de butoane

Labels → Data Labels → More

Data Labels Options.

Se deschide caseta de dialog

Format Data Labels şi se modifică

opţiunea Value în Percentage

(Figura nr. 4.13).

Figura nr. 4.13 Caseta de dialog Format Data Labels - Label Options

85%

15%

Ponderea curselor aeriene în 2010

Curse regulateexterne

Curse regulateinterne

Grafic plan

(simplu, cumulat şi

cumulat 100%)

Grafic în relief

(simplu, cumulat şi

cumulat 100%)


Pagina 111 din 131

Diagramele de tip Scatter (ilustrate în Figura nr. 4.15)

sunt cunoscute şi sub numele de diagrame XY, datorită

faptului că fiind adaptate reprezentării fenomenelor

continue pot evidenţia relaţiile între două fenomene ce

depind de acelaşi parametru.

Punctele graficului vor putea fi unite în ordinea

cuplurilor primei serii calitative cu prima serie

cantitativă, apoi primei serii (calitative) cu a doua serie

cantitativă şi aşa mai departe. Astfel, valorile seriilor de

date cantitative pot reprezenta fenomene continue

exprimate în funcţie de seria de date calitativă.

Figura nr. 4.15 Grafice tip nor de puncte

În categoria „Alte tipuri de grafice” (Other Charts) sunt incluse următoarele

categorii ilustrate în Figura nr. 4.16:

Figura nr. 4.16 Alte tipuri de grafice

I. Graficele bursiere (Stock) – reprezentate în Figura nr. 4.17 sunt diagrame ce

reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate. Aplicaţiile unor astfel de

grafice se regăsesc de regulă în domeniul financiar unde se analizează

amplitudinile şi fluctuaţiile cursului unei acţiuni la bursă sau variaţia înregistrată

de cursul valutar pe o anumită perioadă.

Reprezentarea grafică bursieră a seriilor de date constă în împărţirea acestora în

cupluri reprezentând valorile superioare şi inferioare, unite între ele printr-o bară

verticală.


Pagina 112 din 131

Figura nr. 4.17 Subtipuri de grafice bursiere

Seriile de date utilizate de graficele bursiere pot fi:

valoarea cotaţiei maxime atinsă de o valoare mobiliară într-o zi (High)

valoarea cotaţiei minime (Low)

valoarea cotaţiei la deschiderea sesiunii de licitaţie (Open)

valoarea cotaţiei la închidere (Close)

volumul capitalizării bursiere pentru ziua respectivă (Volume).

Potrivit acestor elemente predefinite ale seriilor de date, se pot deosebi patru

subtipuri de grafice bursiere:

HLC: High, Low, Close

OHLC: Open, High, Low, Close

VHLC: Volume, High, Low, Close

VOHLC: Volume; Open; High, Low, Close

II. Graficele în suprafeţe (Surface) – sunt diagrame ce încearcă să reprezinte

optimul combinaţiilor între diferitele serii de date. Cele mai uzuale aplicaţii ale

acestor reprezentări grafice sunt în domeniul hărţilor topo-geografice unde

diferitele culori şi motive ale elementelor analizate indică situarea suprafeţelor în

aceleaşi plaje de valori.

III. Graficele concentrice (Doughnut) – sunt similare graficelor sectoriale ca formă

şi semnificaţie cu excepţia faptului că pentru construirea lor pot fi alese mai multe

serii de date. Potrivit unei astfel de abordări multiserie, fiecare cerc concentric

(inel) reprezintă o serie de date.

Notă: În cazul utilizării mai multor serii de date se poate confunda numele seriilor

de date cu categoriile reprezentate de aceste date.

IV. Graficele tip “bule” (Bubble) – sunt grafice statistice de regresie, similare

graficelor Scatter, cu deosebirea că marcatorul “bulină” indică valoarea celei de a

treia mărimi statistice studiate reprezentate sub forma volumului sau dimensiunii

acesteia.

V. Graficele polare (Radar) – reprezintă seriile de date corespunzătoare

fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, faţă de un punct central.

Pe fiecare axă în parte sunt reprezentate seriile de date prin puncte. Pentru că

reprezintă datele aflate la o distanţă faţă de un punct central, graficele polare

Grafic de tip HLC Grafic de tip VOHLC

Grafic de tip

VHLC

Grafic de tip

OHLC


Pagina 113 din 131

sunt utile pentru a pune în evidenţă simetria sau uniformitatea datelor

(compararea mărimilor prognozate cu cele realizate).

4.3 Diagrame Sparklines

Diagramele Sparklines (diagrame mici care încap într-o singură celulă) sunt utilizate

pentru a rezuma vizual tendinţele unor serii date. Deoarece diagramele Sparklines

afişează tendinţele într-un spaţiu restrâns, ele sunt utile mai ales pentru tablouri de

bord, rapoarte sau situaţii unde este necesar să se afişeze un instantaneu al afacerii

curente într-un format vizual uşor de înţeles.

Inserarea acestora se face prin selecţia datelor ce se doresc

a fi reprezentate, din meniul Insert grupul de butoane

Sparklines tipul de reprezentare vizuală dorită. Tipul

diagramelor este asemănator graficelor clasice de

reprezentare a evoluţiei fenomenelor: grafic linear sau grafic

cu histograme şi diagrame bursiere.

Exemplu: Să se evidenţieze printr-o diagramă Sparkline de tip linear tendinţa de

evoluţie a numărului de pasageri pe aeroporturile din România în perioada 2006-

2010 (Figura nr. 4.18).

Figura nr. 4.18 Sursa de date a diagramei Sparklines

Se plasează cursorul în celula în care se doreşte a fi generată diagrama Sparkline, în

cazul nostrum celula H2. Din grupul de butoane Sparklines se selectează Line. Se

va deschide caseta de dialog Create Sparklines unde se solicită selecţia sursei de

date care va fi reprezentată (Data Range - plaja B2:F2 evidenţiată în Figura nr. 4.18).

Figura nr. 4.19 Caseta de dialog Create Sparklines


Pagina 114 din 131

Graficul de tip Sparkline poate fi copiat asemenea seriilor de date prin selecţia

primului grafic generat, poziţionarea mouse-ului în colţul din dreapta jos al celulei

(celula H2 în exemplul nostru) şi glisarea acestuia pe linie sau coloană în funcţie de

modul de plasare al sursei de date sau din meniul contextual şi opţiunea Copy Cells

(Figura nr. 4.20).

Notă: Există posibilitatea de a crea diagrame Sparkline pentru rânduri de date pe

care le adăugaţi mai târziu utilizând instrumentul de umplere într-o celulă adiacentă

care conţine o diagramă sparkline.

Figura nr. 4.20 Generarea diagramelor Sparklines şi posibilităţi de editare a acestora

Asociat fiecărui grafic Sparkline se găseşte bara de instrumente Sparklines Tools,

cu meniul Design:

Sursa de date a graficului poate fi editată prin selecţia butonului Edit Data din

grupul de opţiuni Sparkline.

Tipul diagramei poate fi modificat din grupul de opţiuni Type.

Stilul reprezentării se poate edita din punct de vedere visual pe baza grupului

de opţiuni Style. Se pot adăuga markeri pentru a evidenţia cele mai mari sau

cele mai mici valori ale seriei, valorile negative, etc.

Eliminarea unei diagrame de tip Sparklines se realizează prin selecţia acesteia

iar din grupul de butoane Group se alege opţiunea Clear.

Notă: Deoarece o diagramă Sparkline este o diagramă încorporată într-o celulă,

aveţi posibilitatea să introduce şi text în celula respectivă şi să utilizaţi diagrama

Sparkline ca fundal.


Pagina 115 din 131

5 UTILIZAREA EXCEL ÎN ASISTAREA DECIZIEI PRIN

TEHNICI DE SIMULARE SI OPTIMIZARE

Tehnici de simulare

Aplicaţia Microsoft Excel prezintă, alături de capacitatea de a efectua calcule tabelare

complexe, o altă abilitate foarte importantă cu aplicabilitate mai ales în domeniul

economic: aceea de a crea modele dinamice. Un model dinamic se bazează pe o

logică relativ simplă: observarea modificărilor rezultatelor unei anumite situaţii,

generate de modificarea valorilor unor celule ce stau la baza calculului de formule.

Modelele dinamice au la bază un tip particular de analiză a datelor, denumită,

generic, analiză „What-If” (Ce s-ar întâmpla dacă…?). Aceste modele generează

posibilitatea efectuării de simulări, optimizări şi analize avansate a datelor utilizând

instrumente specifice adresate, în special, managementului organizaţional.

Instrumentele de simulare şi optimizare cuprind facilităţi puternice de modelare a

unor probleme formulate în sensul găsirii unor soluţii care să răspundă unui

ansamblu de restricţii impuse. Metodele şi tehnicile „What-If” de analiză a datelor pot

fi grupate, în funcţie de principiul după care funcţionează, în două mari categorii:

tehnici de analiză în sens direct: constau în observarea implicaţiilor pe care le-

ar putea avea modificările datelor de intrare pentru o anumită situaţie (de

exemplu: Cum s-ar modifica cifra de afaceri dacă numărul de produse vândute

dintr-un anumit sortiment ar scădea cu 5%?)

tehnici de analiză în sens invers: observă care ar fi trebuit să fie cuantumul

valoric al unei date de intrare pentru ca rezultatul generat de aceasta să atingă

un anumit prag (absolut sau relativ). Exemplu: care ar trebui să fie numărul de

produse vândute pentru a ajunge la o cifră de afaceri de 5000 Euro?

Excel asociază fiecărei tehnici din aceste două categorii anumite instrumente de

simulare şi optimizare specifice, prin care poate gestiona modele foarte sofisticate,

ce îşi găsesc suportul în analiza statistică sau matematică a datelor. Dintre cele mai

uzuale instrumente Excel pentru analiza „What-If” în sens direct, vom prezenta, cu

titlu de exemplu, tehnica scenariilor (Scenarios), iar pentru analiza în sens invers, se

vor prezenta tehnica de căutare a scopului (Goal Seek) şi instrumentul de simulare

şi optimizare Solver.

5.1 Scenariile

Scenariile reprezintă instrumente de asistare a deciziei ce se utilizează pentru a

compara anumite valori care generează rezultate diferite. Astfel, se pot modela

diverse strategii pentru a analiza avantajele şi dezavantajele diferitelor moduri de

abordare pentru anumite probleme date. Tehnica scenariilor examinează modul în

care variaţia anumitor valori de intrare afectează rezultatele care depind de acestea.

Scenariile sunt, de fapt, diferite versiuni ale aceleiaşi situaţii de calcul, fiecare dintre

acestea conţinând valori schimbate ale unor date de intrare pentru situaţia dată.


Pagina 116 din 131

Fiecare set de valori care se presupune a constitui un anumit scenariu poate fi stocat

separat în cadrul registrului de lucru, astfel încât să permită, la un moment dat,

generarea de rapoarte comparative. Pentru adăugarea, modificarea, ştergerea

scenariilor definite şi afişarea de rapoarte concluzive, aplicaţia Microsoft Excel deţine

Gestionarul de Scenarii (Scenario Manager), însărcinat cu toate aceste operaţiuni.

Aplicabilitatea tehnicii de analiză a scenariilor pentru domeniul economic, s-ar preta,

spre exemplu, unor serii de simulări ale unui model economic ce a fost construit

pentru a pune în evidenţă mai multe variante de proiect sau de buget. Modelul de

simulare conţine mai multe ipotezele ce conduc la rezultate diferite prin intermediul

valorilor luate de anumiţi parametrii.

Înainte de a crea un anumit scenariu, trebuie să existe un model pentru care vor fi

stabilite diverse prezumţii legate de valorile de intrare. Propunem drept exemplu

situaţia veniturilor din vânzări şi a cheltuielilor specifice unei societăţi comerciale cu

profil de producţie:

Figura nr. 5.1 Situaţia privind calculul ratei rentabilităţii comerciale, utilizată în stabilirea scenariilor

Modul de calcul al ratei rentabilităţii comerciale nete cumulate, din situaţia aferentă

figurii precedente, este explicat prin formulele de calcul utilizate afişate în Figura nr.

5.2.


Pagina 117 din 131

Figura nr. 5.2 Explicarea modului de calcul al ratei rentabilităţii comerciale specific situaţiei propuse spre analiză

Analiza îşi propune să observe cum se modifică rata rentabilităţii comerciale prin

modificarea ratelor preconizate de creştere a veniturilor şi a cheltuielilor variabile.

Întrucât bugetul preconizat pentru luna 2 depinde de situaţia analizată aferente lunii

1, firma îşi propune analiza cumulată a ratei rentabilităţii comerciale nete, calculată

ca raport între profitul net cumulat pe cele două luni şi cifra de afaceri cumulată.

Analiza prezumtivă porneşte de la ideea că ratele preconizate de creştere a

veniturilor şi cheltuielilor influenţează rata rentabilităţii comerciale. Tot un factor de

influenţă este şi mărimea cheltuielilor fixe din fiecare lună supuse analizei. Astfel, pot

fi considerate variabile de intrare (legate de modul de calcul al ratei de rentabilitate)

rata de creştere a veniturilor şi cea a cheltuielilor variabile de la o lună la alta şi

cheltuielile fixe pentru fiecare lună. Tehnica scenariilor presupune ca una sau mai

multe celule de intrare (Changing Cells) să prezinte valori schimbate faţă de situaţia

iniţială, pentru a observa impactul acestor modificări asupra celulei (celulelor) rezultat

(Result cells). În vederea analizei variaţiei ratei de rentabilitate, vom defini două

scenarii privind variabilele de intrare specificate:

Variabilă de intrare Scenariu optimist Scenariu pesimist

Rata de creştere a veniturilor 20% 5%

Rata de creştere a cheltuielilor variabile 8% 15%

Cheltuieli fixe pe luna 1 1600 1500

Cheltuieli fixe pe luna 2 1200 1600 Tabelul nr. 5.1 Definirea valorilor specifice variabilelor de intrare pentru două scenarii propuse spre

analiză


Pagina 118 din 131

Scenariile formulate au rolul de a oferi răspuns la întrebările: Cum ar putea afecta

aceste modificări profitul obţinut? Care ar fi, pentru fiecare situaţie în parte, nivelul

ratei rentabilităţii comerciale cumulate nete? Ca răspuns la aceste probleme există

soluţia generării unui raport care să releve situaţia curentă, situaţia generată în cazul

confirmării primului scenariu, şi cea aferentă celui de-al doilea scenariu.

Pentru a vizualiza coerent efectele generate de cele două ipoteze supuse analizei, se

recomandă ca atât celulele considerate de intrare (sau celule modificabile) (Changing

Cells) cât şi celulele considerate rezultat al scenariului (Target Cells) să fie denumite

prin nume sugestive (atribuirea de nume se realizează prin opţiunea

FormulasDefined NamesDefine Name şi stabilirea a câte unui nume pentru

fiecare dintre celulele amintite) deoarece în raportul scenariilor este relevant să apară

numele celulei simulate şi nu adresa absolută a acesteia. Astfel, în demersul

realizării scenariilor propuse, o etapă preliminară (nu neapărat obligatorie, dar care

oferă un rezultat final mai sugestiv) este aceea de a atribui celulelor implicate în

simulare denumiri sugestive, după cum pot fi observate şi în cadrul ferestrei de

gestionare a numelor apelabilă prin Formulas→Defined names→Name manager

(Figura nr. 5.3):

Figura nr. 5.3 Fereastra Excel pentru gestionarea numelor atribuite diferitelor zone ale unui registru de calcul

O regulă intrinsecă a tehnicii de simulare prin scenarii este aceea ca celulele

modificabile să nu conţină formule, ci doar constante numerice care să conducă la

rezultatul pentru care se face simularea.

Generarea scenariilor este posibilă prin intermediul comenzii DataData Tools

What-If AnalysisScenario Manager… În fereastra de gestionare a scenariilor se va

adăuga fiecare scenariu prin apăsarea butonului Add. (Figura nr. 5.4)


Pagina 119 din 131

Figura nr. 5.4 Crearea unui scenariu în Excel

Fereastra Scenario Manager afişează, la un moment dat, toate scenariile definite

până în momentul respectiv, permiţând operaţii de adăugare, modificare şi ştergere a

fiecărui scenariu în parte, dar şi operaţii de vizualizare a datelor modificate (Show),

de fuzionare (Merge) sau de raportare a rezultatelor (Summary).

Pentru construirea efectivă a unui scenariu se selectează celulele care conţin valori

modificabile (Changing Cells) ce participă la formarea unui rezultat final şi care pe

parcursul simulării admit valori diferite care generează variante de rezultate.

Apăsarea opţiunii Add din cadrul ferestrei Managerului de Scenarii permite definirea

scenariului, după următorul exemplu:

Figura nr. 5.5 Procedura de încărcare a valorilor unui scenariu

În Figura nr. 5.5 pot fi observate etapele prin care valorile variabilelor de intrare

aferente unui anumit scenariu pot fi introduse pentru simulare:


Pagina 120 din 131

1. Precizarea numelui noului scenariu creat.

2. Precizarea celulelor modificabile (Changing Cells) specifice variabilelor de

intrare ale scenariului creat. Selecţia mai multor celule se poate realiza prin

selectarea primei zone de celule modificabile urmată de apăsarea tastei CTRL

pentru selectarea altor zone neadiacente.

3. Apăsarea butonului OK care salvează scenariul şi deschide fereastra de

stabilire a valorilor variabilelor de intrare ce vor fi luate în considerare la

simulare.

4. Pentru fiecare variabilă de intrare specificată în caseta Changing Cells (de la

pasul 2) se va preciza care este valoarea pe care această celulă o va

prezenta în simularea care va avea loc. În funcţie de aceste valori prezente

aici, Excel reuşeşte să prezinte valori noi ale variabilelor de ieşire (Celulele

rezultat). Dacă celulelor care stochează variabile de intrare li s-au atribuit în

prealabil nume specifice (a se vedea Figura nr. 5.3) aceste denumiri

înlocuiesc adresele absolute ale celulelor în cauză, fiind mult mai sugestive în

construirea analizei pe bază de scenarii.

Secvenţa de etape precizată mai sus se va repeta pentru fiecare scenariu nou creat.

În exemplul dat, un nou scenariu cu numele Pesimist va fi creat în vederea analizei

comparative prin simulare. Valorile variabilelor de intrare pentru acest al doilea

scenariu sunt precizate în Tabelul nr. 5.1.

Revenirea la managerul de scenarii se face prin activarea butonului OK, iar

adăugarea unor noi variante de buget se operează prin butonul Add. După

specificarea condiţiilor necesare pentru afişarea rezultatelor scenariilor, se va apăsa

butonul Summary din cadrul ferestrei principale Scenario Manager.

Aplicaţia Excel va afişa o fereastră prin care va întreba utilizatorul care este celula (celulele) rezultat, precum şi prin ce tip de raport se vor afişa soluţiile găsite (Figura nr. 5.6). În caseta de dialog Scenario Summary utilizatorul poate preciza un tip de raport ce se doreşte a fi generat (Report type): tip sinteză a scenariilor (Scenario summary) sau tip tabelă pivot (Scenario Pivot Table report).

Figura nr. 5.6 Generarea unui sumar al scenariilor

analizate

În urma colectării acestor informaţii, managerul de scenarii este capabil să afişeze o

analiză de sinteză în cadrul unei foi de calcul noi, prin care se poate vizualiza

impactul pe care aceste modificări prezumtive pot afecta rezultatele specificate

(Profitul net total şi Rata rentabilităţii comerciale cumulate). relevă modul de

sintetizare, pentru fiecare scenariu în parte, a valorilor celulelor modificabile

(Changing Cells) şi valorile rezultat (Result Cells). Aceste valori sunt dispuse pe

coloană, pentru fiecare scenariu în parte. În plus, raportul de sinteză a scenariilor


Pagina 121 din 131

(Scenario Summary) afişează în prima sa coloană cu date, valorile iniţiale ale

modelului de simulare (Current Value). Aceste valori ce reflectă starea iniţială a

modelului de simulare, nu sunt afectate de valorile corespunzătoare celulelor

modificabile ale scenariilor definite. Pentru ca valorile iniţiale ale parametrilor simulării

să se păstreze, este necesar a nu se valida opţiunea Prevent Changes (aferentă

casetei de dialog Add / Edit Scenario) în momentul definirii unui scenariu. Dacă

această opţiune a fost activată, atunci valorile scenariului (atât la nivelul celulelor

modificabile, cât şi la nivelul celulelor rezultat) vor înlocui valorile curente în raportul

de sinteză a scenariilor.

Figura nr. 5.7 Sumarul scenariilor definite şi analiza de sinteză a rezultatului

Se observă, prin urmare, că valorile prezumtive ale variabilelor de intrare analizate

conduc la valorile afişate ale celor doi indicatori rezultat analizaţi (totalul profitului net

şi rata rentabilităţii comerciale).

În noua foaie de calcul (prezentată în Figura nr. 5.7) apar în stânga raportului,

butoane de afişare (+) sau de inhibare (-) a unor detalii:

butonul “+” (plus) în linia de antet (Scenario Summary) determină afişarea

comentariilor declarate în caseta de dialog Add Scenario, numele autorului

scenariului şi data sistem când a fost creat scenariul;

butonul “-“ (minus) în zona Changing Cells inhibă afişarea celulelor

modificabile, adică a parametrilor simulării;

butonul “-“ în zona de rezultate (Results Cells) inhibă afişarea rezultatelor

simulării.

5.2 Tehnica valorii scop (Goal Seek)

Tehnica valorii scop permite calcularea unei valori finale (numite scop sau obiectiv)

ce este returnată de o formulă, pentru care se modifică un parametru de care

depinde valoarea formulei respective. Utilizarea instrumentul Goal Seek se pretează


Pagina 122 din 131

la situaţii în care se doreşte aducerea la o anumită valoare a unui rezultat prin

modificarea (în plus sau în minus) a unei variabile de intrare de care depinde

rezultatul respectiv (din punctul de vedere al aplicaţiei Excel, dependenţa se exprimă

printr-o formulă sau înlănţuiri de formule care porneşte de la celula de intrare).

Identificăm, astfel, două celule a căror definire este absolut necesară pentru

aplicarea tehnicii valorii scop: celula scop (Target Cell - celula rezultat pe care

instrumentul Goal Seek va căuta să o aducă la o valoare precizată) şi celula care

trebuie modificată (Changing Cell) pentru obţinerea rezultatului dorit.

Tehnica valorii scop poate fi folosită în orice domeniu, dar se pretează cel mai bine

unor situaţii de calcul economice. Utilizând căutarea tip “rezultat” se poate ajusta o

estimare pentru a se ajunge la o concluzie referitoare la o expresie relativă sau

absolută (procentaj sau valoare) pentru un buget sau o variantă de simulat.

Pentru exemplificare facem apel la situaţia prezentată la simularea prin scenarii. Vom

utiliza doar situaţia veniturilor, cheltuielilor şi rezultatului aferent primei luni luate în

considerare.

Figura nr. 5.8 Situaţia calculului ratei rentabilităţii comerciale

În exemplul expus, dorim să oferim un răspuns următoarei probleme: Ce valoare ar

trebui să prezinte cheltuielile fixe pentru ca rata rentabilităţii comerciale nete să fie de

10%? Se observă că se cunoaşte o ţintă a ratei rentabilităţii pe care conducerea

organizaţiei doreşte să o atingă prin reducerea cheltuielilor fixe. Rata rentabilităţii se

calculează pe baza unei formule în care intră şi valoarea cheltuielilor fixe (a cărei

valoare influenţează profitului net). Se încearcă, prin urmare, o estimare a unei

variabile de intrare (în această situaţie fiind vorba de cheltuielile fixe) al cărei conţinut

se va modifica pentru a se atinge scopul de a aduce rata rentabilităţii la valoarea de

10%. Celula al cărei conţinut va fi ajustat la o nouă valoare este supusă anumitor

restricţii: trebuie să conţină o valoare numerică constantă, şi să participe în mod

nemijlocit la formarea rezultatului; de asemenea, celula ce conţine valoarea scop sau

obiectiv trebuie să conţină în mod obligatoriu o formulă ale cărei argumente depind


Pagina 123 din 131

funcţional direct sau indirect (prin intermediul unor alte formule) de celula ce urmează

a fi modificată

Căutarea valorii scop are loc prin comanda DataData ToolsWhat-If

AnalysisGoal Seek...

Figura nr. 5.9 Procedura de apelare a tehnicii valorii scop

Prin caseta de dialog Goal Seek se stabilesc (Figura nr. 5.9):

celula ce conţine scopul sau obiectivul (rubrica Set cell:). Valoarea acestei celule

este dată de o formulă care va ajusta automat valoarea iniţială la o valoare finală

(scop) precizată de utilizator printr-un parametru;

un parametru care desemnează mărimea valorii finale care se doreşte a se obţine

în urma simulării (rubrica To value:);

celula ce conţine o valoare constantă ce trebuie modificată (rubrica By changing

cell:) pentru a se atinge obiectivul propus în rubrica Set cell.

Formularea unei cereri pentru a identifica o valoare scop sau obiectiv, ar fi

următoarea: „cu cât (sau la cât) ar trebui modificată o valoare iniţială (By changing

cell) pentru ca o valoare scop (Set cell) să atingă un prag specificat (To value)?”

Se observă că în urma introducerii datelor de calcul pentru instrumentul Goal Seek se caută valoarea celulei modificabile care poate conduce la obţinerea valorii scop propuse şi se afişează fereastra Goal Seek Status ce anunţă dacă operaţiunea de găsire a unei valori corespunzătoare s-a încheiat cu succes sau cu un eşec (nici o valoare nu poate fi găsită).

Figura nr. 5.10 Mesajul primit în urma finalizării

căutării scopului


Pagina 124 din 131

Figura nr. 5.11 Rezultatul simulării prin tehnica valorii scop

Aşa cum se poate observa în Figura nr. 5.11 Excel a găsit soluţia căutată prin

modificarea valorii cheltuielilor fixe pentru a se atinge scopul propus de a obţine o

rată de rentabilitate de 10%. Prin urmare, este nevoie de o valoare de 1.464 lei a

cheltuielilor fixe pentru a se ajunge la acest prag.

Prin tehnica valorii scop noile valori calculate ale formulelor vor înlocui vechile valori

corespunzătoare modelul de simulare. Aceste valori noi se vor găsi ilustrate şi în

caseta de dialog Goal Seek Status. La activarea butonului de comandă OK celula

modificabilă a modelului de simulare va conţine o nouă valoare, plecând de la care

se propagă prin intermediul formulelor noile valori calculate pentru obiectivul fixat.

Dacă se activează butonul Cancel, modelul va reveni la valorile iniţiale de la care

s-a pornit.

5.3 Utilizarea instrumentului Solver

Solver-ul este un instrument informatic de optimizare care generalizează tehnica

valorii scop, oferind mai multe posibilităţi de simulare a unor parametrii ce generează

o situaţie de optim. Tehnica Goal Seek este utilă pentru rezolvarea problemelor care

implică o valoare obiectiv exactă ce depinde de o singură valoare necunoscută.

Solver-ul poate gestiona probleme mult mai complexe ce implică mai multe variabile

de intrare şi poate ajuta la găsirea de combinaţii ale acestor variabile în vederea

atingerii unui anumit obiectiv propus. Spre deosebire de tehnica valorii scop, prin

utilizarea instrumentului Solver pot fi specificate şi anumite condiţii definite drept

constrângeri ce trebuie îndeplinite pentru ca soluţia rezultat să fie considerată validă.

Ca principiu, utilizarea instrumentului Solver din Excel presupune rezolvarea unei

probleme de optimizare şi anume ajungerea la o soluţie optimă în sensul maximizării

unor rezultate, minimizării unor eforturi sau de atingere a unei valori-scop considerate

ca fiind de referinţă. Atingerea situaţiei de optim se face prin modificarea automată a

unor parametrii ce conduc la atingerea scopului propus, în condiţiile precizării


Pagina 125 din 131

restricţiilor (constrângerilor) impuse modelului, astfel încât situaţia optimală să ia în

considerare aceste restricţii.

Pentru transpunerea unei probleme de optimizare într-un model apt a fi rezolvat prin

tehnica Solver-ului în Excel, se impune:

stabilirea informaţiei ce urmează a fi optimizată (celula obiectiv);

stabilirea tipului de optim (maximizare, minimizare, atingerea unei valori);

stabilirea parametrilor modificabili, care prin variaţia lor să producă optimul

(celule ce urmează a se modifica în vederea atingerii obiectivului);

stabilirea unor restricţii aplicate parametrilor modificabili sau oricăror informaţii

legate de generarea stării de optim.

Problemele rezolvate prin instrumentul Solver din Excel îşi au sorgintea în modelele

matematice aplicate în economie ce utilizează algoritmi de optimizare (programare

liniară – algoritmul SIMPLEX, sau metode non-liniare de optimizare).

Pentru a înţelege principiul de funcţionare a instrumentului Solver vom lua drept

exemplu următoarea problemă ce are un caracter simplist, dar care permite

înţelegerea unei situaţii de optimizare:

Se cunosc 3 variabile de intrare x,y şi z care dau valoarea unei variabile obiectiv t

potrivit formulei:

t=x+2y+4z

x, y şi z trebuie să răspundă unor constrângeri:

x ia valori între 1 şi 5;

y ia valori între 3 şi 7;

z ia valori între 2 şi 4;

x,y,z sunt numere întregi.

Care ar trebui să fie valorile lui x, y şi z în condiţiile impuse de constrângeri pentru ca

valoarea lui t să fie maximă?

Pentru rezolvare utilizând instrumentul Solver din Excel vom crea următoarea

situaţie:

Figura nr. 5.12 Transpunerea problemei de optimizare în Excel


Pagina 126 din 131

Solver-ul va trebui să modifice valorile celulelor C3:C5 (a se înţelege ca fiind soluţii

ale variabilelor de intrare x, y şi z) pentru ca valoarea celulei rezultat (C6) să fie

maximă în condiţiile impuse de constrângeri. C3, C4 şi C5 se numesc, prin urmare,

celule modificabile, iar C6 poartă denumirea de celulă obiectiv.

Instrumentul Solver poate fi apelat prin comanda Data→ grupul Analysis→Solver.

Dacă această opţiune nu poate fi găsită pe bara de meniuri Excel înseamnă că

utilitarul Solver nu a fost instalat odată cu instalarea aplicaţiei Microsoft Excel.

Instalarea sa se poate realiza (în versiunea Office 2010) prin apelarea meniului File

→ Options pentru a deschide fereastra de opţiuni a aplicaţiei Excel (Excel options)

în care se va selecta grupul de opţiuni Add-Ins. În partea inferioară a ferestrei se va

apăsa butonul Go… situat în dreapta opţiunii Manage→Excel Add-ins. În fereastra

care se va deschide (Add-ins) trebuie bifată opţiunea Solver Add-in.

Pentru rezolvarea problemei propuse se va apela instrumentul Solver şi se vor

specifica datele problemei în fereastra specifică acestuia:

Figura nr. 5.13 Explicarea ferestrei de introducere a parametrilor problemei de optimizare

Fereastra Solver Parameters (Figura nr. 5.13) include opţiuni pentru definirea tuturor

etapelor prin care se vor specifica datele problemei de rezolvat.

1. Optimizarea modelului presupune în primul rând stabilirea unui obiectiv. În

exemplul propus, obiectivul vizează maximizarea valorii variabilei rezultat

(celula C6) calculată potrivit formulei prezentate în Figura nr. 5.12. Precizarea


Pagina 127 din 131

variabilei obiectiv se va realiza prin selectarea celulei C6 din cadrul foii de

calcul după ce cursorul a fost poziţionat în rubrica Set objective din cadrul

ferestrei Solver parameters.

2. Se va preciza sensul optimizării. În exemplul dat se cere maximizarea valorii

variabilei obiectiv t, prin urmare se va selecta opţiunea Max) în rubrica Equal

To.

3. Se vor preciza celulele care definesc variabilele de intrare ce vor fi modificate.

În acest sens, în rubrica By changing variable cells se vor trece adresele

celulelor $C$3:$C$5, aferente valorilor lui x, y şi z din problema propusă.

4. Se vor adăuga, pe rând, restricţiile impuse asupra modelului de optimizare.

Restricţiile pot influenţa atât celulele modificabile, cât şi alte celule ce conţin

formule cu incidenţă directă sau indirectă asupra celulei obiectiv. Declararea

restricţiilor presupune deci, compararea celulelor ce influenţează rezultatul cu

parametrii constanţi sau cu formule. Fiecare restricţie va apărea în caseta

Subject to the constraints. Pentru adăugarea, modificarea sau ştergerea lor

se vor utiliza butoanele Add, Change şi Delete. Adăugarea unei restricţii

presupune precizarea unei comparaţii în forma următoare:

Figura nr. 5.14 Modalitatea de adăugare a unei restricţii specifice problemei de optimizare

Operatorii ce pot fi utilizaţi în expresiile ce definesc constrângerile sunt

operatorii de comparaţie cunoscuţi (<=,>=,=) şi operatori pentru definirea

tipului variabilelor modificabile (int, bin, diff). Tipul int defineşte faptul că toate

celulele precizate în caseta Cell Reference trebuie să ia valori întregi, bin

precizează obligativitatea valorilor binare (adevărat sau fals) iar diff

desemnează că toate valorile celulelor precizate în Cell Refference să fie

diferite între ele. Toate constrângerile impuse pot fi vizualizate în Figura nr.

5.13.

5. Se apasă butonul Solve pentru a permite instrumentului Solver căutarea unei

soluţii cu respectarea parametrilor precizaţi.

La găsirea unei soluţii pentru problema formulată, solver-ul va afişa fereastra prin

care va întreba utilizatorul cum trebuie să afişeze rezultatul: prin păstrarea valorilor

iniţiale sau prin păstrarea valorilor care conduc la rezultatul găsit (Figura nr. 5.15).

Aceeaşi fereastră propune şi afişarea unor tipuri de rapoarte de sinteză care să

prezinte situaţiile care au condus la găsirea rezultatului căutat.


Pagina 128 din 131

Figura nr. 5.15 Fereastra Solver Results ce afişează mesajul privind succesul găsirii soluţiei la problema formulate, modul de afişare a soluţiei găsite şi generarea de rapoarte suplimentare

Dacă se va bifa opţiunea Keep Solver Solution (Păstrează soluţia dată de Solver)

observăm că valoarea maximă a celulei obiectiv este calculată şi afişată în cadrul

situaţiei foii de calcul (Figura nr. 5.16), prin modificarea valorilor celulelor de intrare

aferente problemei specificate (x,y şi z).

Figura nr. 5.16 Soluţia la problema de optimizare propusă

Dacă în fereastra Solver Results se selectează un tip de raport (în secţiunea

Reports) acesta fa fi afişat sub forma unei foi de calcul noi, creată special pentru

această situaţie (Figura nr. 5.17). Raportul de tip “Answer” afişează valoarea celulei

obiectiv, celulele variabile cu valorile lor iniţiale şi finale, restricţiile modelului de

optimizat, precum şi informaţiile legate de aceste restricţii. Raportul de tip

“Sensitivity” furnizează informaţii asupra sensibilităţii sau elasticităţii modelului de

optimizare, adică variaţia soluţiei faţă de cele mai mici modificări aduse formulei din

zona Set Target Cell. Altfel spus, cu cât se modifică soluţia la schimbarea cu o

unitate a parametrilor ce conduc la obiectivul fixat. Raportul tip “Limits” afişează şi

limitele superioare şi inferioare ale modelului.


Pagina 129 din 131

Figura nr. 5.17 Raportul de tip răspuns al Solver-ului la problema de optimizare rezolvată


Pagina 130 din 131

Bibliografie

Ionescu,B., et al., (2005), Aplicaţii şi teste rezolvate de Word şi Excel, Ed. Infomega,

Bucureşti

Ionescu B., et al., (2011), Microsoft Office: Excel Profesional în Aplicaţii economice,

Editura InfoMega, Bucureşti

John Walkenbach, et al.,(2007), Office 2007 Bible, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana


POSDRU/81/3.2/S/59664



Titlul programului: Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor

Umane 2007-2013

Titlul proiectului: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul

financiar contabil

Editorul materialului: Academia de Studii Economice

Data publicării: Aprilie, 2012

Citat: Conținutul acestui material nu reprezintă în mod

obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a

Guvernului României.

Documents

Unlock-Tehnologia aplicatiilor Office - Excel(1).pdf