UNIVERSITATEA ”VASILE ALECSANDRI” DIN BACĂUcalitate.ub.ro/intern/Documente/PO 06.05 editia 2.pdf · STAS 12629/3-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii seriale

PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII DIN BACĂU MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI

ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996 - Document controlat -

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A ” V A S I L E A L E C S A N D R I ”

D I N B A C Ă U

OORRGGAANNIIZZAARREEAA FFUUNNCCŢŢIIOONNAARREEAA ŞŞII GGEESSTTIIOONNAARREEAA BBIIBBLLIIOOTTEECCIIII

COD: PO 06.05

PROCEDURĂ OPERAŢ IONALĂ

RECTOR

PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele şi numele Semnătura

Reprezentantul Managementului Calităţii Şef lucr. dr. ing. Panainte Mirela

Elaborat Anghel Cecilia

EDIŢIA: 2 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intră în vigoare începând cu data de: 09. 11. 2009

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod document PO 06.05

Pag./Total pag. 1/35 Data 09.11.2009

ORGANIZAREA, FUNCŢIONAREA ŞI GESTIONAREA

BIBLIOTECII Ediţie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 D:\Mirela Panainte\SMQ 5 oct 2009\PO\Editia 2\Lista reviziilor 06.05.doc

LISTA REVIZIILOR

Responsabilităţi Simbol revizie

Ediţie/ Revizie/

Cap./ Pag./

Parag. Conţinutul reviziei

Elaborat Verificat Aprobat

Anghel Cecilia

Prof. univ. dr. ing.

Lazăr Gabriel

Prof. univ.

dr. ing Nedeff

Valentin

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Cod document PO-06.05

Pag./Total pag. 2/35 Data 09 11 2009

ORGANIZAREA, FUNCŢIONAREA ŞI GESTIONAREA BIBLIOTECII

Ediţie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

1. SCOP

1.1 Scopul acestei proceduri este de a stabili modul de desfăşurare a activităţii Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău.

2. DOMENIU

2.1. Prezenta procedură se aplică în toate filialele bibliotecii de la Universitatea “VASILE ALECSANDRI” din Bacău.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢÃ

▪ Manualul calităţii ▪ Legea bibliotecilor nr. 334/31.05.2002, modifictă şi completată deLegea

593/2004; ▪ Ordinul 4626/21.07.2005, privind Metodologiei de recuperare a documentelor

pierdute, distruse ori deteriorate si de taxare a serviciilor si a nerespectării termenelor de restituire a publicațiilor imprumutate din bibliotecile cuprinse in rețeaua invățământului, precum si a Precizărilor privind calculul valoric al acestor documente;

▪ Regulamentul de ordine interioara al bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău.

▪ Metodologia de aplicare a normelor ISBD(M) ▪ Metodologia de aplicare a normelor ISBD(S), ediţia a II-a. ▪ International Standard Bibliographic Description for Cartographic Materials

ISBD(CM) ▪ Descrierea bibliografică internaţională standardizată pentru resurse electronice

ISBD(ER) ▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 1: Clasele 02: Biblioteconomie ▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 2: Clasa 1: Filosofie ▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 3: Clasa 2: Religie. Teologie ▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 4: Clasele 57/591: Biologie ▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 5: Clasa 8: Lingvistică. Literatură ▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 6: Clasele 634/635: Horticultură ▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 7: Clasele 793/799: Activitatea fizică ▪ Clasificarea zecimală universală, ediţie medie internaţională în limba română,

vol. 1,2 ▪ SR EN ISO 9000-2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii

• fundamentale şi vocabular ▪ SR EN ISO 9001-2001 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe ▪ SR 13420:2000, Biblioteconomie şi documentare. Clasificarea zecimală

universală. Indici de bază. ▪ SR ISO 233-2:1996, Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor

arabe în caractere latine. Partea 2: Limba arabă. Transliterare simplificată.






▪ SR ISO 259-2:1996, Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor ebraice în caractere latine. Partea 2: Transliterare simplificată.

▪ SR ISO 2788:2002, Documentare. Reguli generale pentru elaborarea tezaurelor monolingve.

▪ SR ISO 2788:2002/C1:2004, Documentare. Reguli generale pentru elaborarea tezaurelor monolingve.

▪ SR ISO 4:2000, Informare şi documentare. Reguli pentru abrevierea cuvintelor din titluri şi a titlurilor de publicaţii.

▪ SR ISO 639:1995, Cod pentru reprezentarea denumirilor de limbi. ▪ SR ISO 860:2000, Activitatea în domeniul terminologiei. Armonizarea

conceptelor şi a termenilor. ▪ SR ISO 9:1997, Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor chirilice

în caractere latine. Limbi slave şi neslave. ▪ SR ISO 9230: 1993, Informare şi documentare. Determinarea indicilor de preţ

pentru cărţile şi publicaţiile seriale achiziţionate de biblioteci. ▪ STAS 5309/2-78, Transliteraţia în alfabetul latin. Transliteraţia caracterelor

greceşti ▪ STAS 5309/3-87, Conversia scrierilor nelatine. Transliteraţia caracterelor arabe

în caractere latine ▪ STAS 8509/5-87, Conversia scrierilor nelatine. Transliteraţia caracterelor

chineze. ▪ STAS 8301-81, Informare şi documentare. Terminologie ▪ STAS 8636-70, Informare şi documentare. Orânduirea în catalogul alfabetic pe

nume de autori şi titluri şi în indexuri ▪ STAS 12598-87, Informare şi documentare. Metode de analiză a documentelor,

de determinare a conţinutului lor şi de selectare a termenilor de indexare. ▪ STAS 12629/1-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Schema generală. ▪ STAS 12629/2-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii

monografice curente. ▪ STAS 12629/3-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii seriale. ▪ STAS 12629/4-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii

monografice vechi. ▪ STAS 12629/5-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii de

muzică tipărită. ▪ STAS 12629/6-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Materiale

cartografice. ▪ STAS 12629/7-89, Descrierea bibliografică a documentelor. Materiale

audiovizuale. ▪ STAS 12855-90, Descrierea titlurilor de colecţii.

4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii

Definiţiile termenilor utilizaţi sunt conform SR EN ISO 9000-2006 şi a standardelor de biblioteconomie şi ştiinţa informării.






4.2. Abrevieri ALOP – Angajament. Lichidare. Ordonanţare. Plată RMF – Registrul de mişcare a fondurilor RI – Registrul inventar CD-ROM – Compact Disc-Read Only Memory ISBN – International Standard Book Number ISSN - International Standard Serials Number ISBD(M) - International Standard Bibliographic Description for Monographs ISBD(S) - International Standard Bibliographic Description for Serials ILL – Interlibrary Lending ILLNAT - împrumut interbibliotecar intern ILLINT - împrumut interbibliotecar internaţional

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalităţi Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău face parte din sistemul naţional de biblioteci şi deserveşte, cu prioritate, studenţii, cadrele didactice şi cercetătorii din această instituţie de învăţământ superior. După forma de constituire şi administrare a patrimoniului, Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău este o bibliotecă de drept public, aflându-se în subordinea Senatului şi funcţionează potrivit regulamentului propriu de ordine interioară aprobat de conducerea universităţii. Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu este organizată pe servicii, dar desfăşoară toate activităţile specifice unei biblioteci universitare: achiziţii, evidenţa publicaţiilor, catalogare, clasificare-indexare, organizarea cataloagelor şi a colecţiilor, comunicarea colecţiilor. 5.2. Desfăşurarea activităţii de achiziţii Colecţiile unei biblioteci, indiferent de profilul, structura sau mărimea acesteia, sunt definite de totalitatea publicaţiilor existente în depozite şi rafturi: cărţi, broşuri, publicaţii seriale (ziare, reviste, anuare etc.), colecţii speciale I (albume, fotografii, atlase, note muzicale, ex-libris-uri etc.), colecţii speciale II (discuri, CD-ROM-uri, casete audio, casete video, diapozitive, microfilme etc.). Dezvoltarea colecţiilor Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău se face prin toate cele patru forme caracteristice de achiziţie: cumpărare, schimb (intern şi internaţional), donaţie şi transfer. 5.2.1. Cumpărarea Cumpărarea se realizează din fondurile destinate în acest scop din bugetul statului sau din alte surse de finanţare.






Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu are buget propriu de achiziţii oneroase de publicaţii. Cumpărarea documentelor de bibliotecă se face în urma referatelor de achiziţie/necesitate întocmite de cadrele didactice sau de către şefii de servicii/departamente, cu avizul favorabil al conducerii universităţii, mergându-se pe linia ierarhică a structurilor organizatorice respective. În referatul de achiziţie se precizează pe larg datele bibliografice ale publicaţilor care urmează a fi cumpărate (autor, titlu, editură, anul de apariţie sau ediţia), numărul de exemplare solicitate şi preţul estimativ al acestora. De asemenea, referatul va conţine motivaţia cumpărării unuia sau altuia dintre titlurile în cauză şi numărul de ordine aferent de la Registratura universităţii. Referatul de necesitate, aprobat de persoanele abilitate, ajunge apoi la bibliotecă, unde se întocmeşte şi se expediază comanda către editurile sau societăţile de distribuţie specializate în acest scop. Comanda va conţine toate datele de identificare ale publicaţiilor din referatul de necesitate, cele legate de numărul de exemplare, preţ, dar şi informaţiile privind adresa bibliotecii, modalităţile de plată şi datele contabile ale universităţii (cod fiscal şi cont IBAN). Comanda va fi semnată de către bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) şi va purta ştampila bibliotecii. Între expediţia comenzii şi intrarea publicaţiilor în evidenţele bibliotecii, toate problemele ivite pe parcurs (neconcordanţe între cerere şi ofertă semnalate de instituţia furnizoare, transport, facturi proforma etc.) sunt rezolvate de către bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă). 5.2.1.1. Cumpărarea monografiilor (cărţilor) La sosirea pachetelor dintr-o comandă, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) verifică mai întâi scripticul cu fapticul (adică se confruntă datele din comandă cu datele din factură şi cele ale publicaţiilor). Orice nepotrivire între actul însoţitor întocmit de furnizor şi realitate (lipsa unui titlu sau exemplar, diferenţe de preţuri, titluri necorespunzătoare etc.) va fi semnalată instituţiei responsabile, care are obligaţia de a îndrepta neregula constatată. Dacă nu există nicio problemă, publicaţiile vor fi înregistrate în evidenţele bibliotecii iar factura urmează a fi achitată. În acest scop, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) completează documentaţia pentru Serviciul Contabilitate: Angajamentul bugetar individual, Ordonanţarea de plată şi Propunerea de angajare a unei cheltuieli (A.L.O.P.), care vor însoţi factura fiscală şi referatul de achiziţie în vederea obţinerii semnăturilor corespunzătoare şi a achitării. Dacă furnizorul (editura/difuzorul) solicită o copie după ordinul de plată, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va rezolva problema copiei, expediind-o prin poştă, fax sau e-mail. 5.2.1.2. Cumpărarea publicaţiilor seriale În cazul publicaţiilor seriale (ziare, reviste, STAS-uri etc.) se recurge la abonamente/contracte realizate cu redacţiile sau instituţiile specializate în acest scop.






Abonamentul este o convenţie încheiată cu un furnizor pentru livrarea cu regularitate a unei publicaţii seriale pe o perioadă limitată de timp, în schimbul unei sume de bani fixate în avans. Propunerile de abonamente pentru publicaţiile din ţară sau străinătate se fac de către secretarii ştiinţifici pe facultate sau de către şefii de servicii/departamente ale universităţii, utilizându-se cataloagele (ofertele) instituţiilor editoare/difuzoare sau taloanele de abonament. Ele sunt discutate şi aprobate de către conducerea facultăţii/departamentului/serviciului şi a universităţii, întocmindu-se referatul de necesitate. Biblioteca, pe baza referatului respectiv cu toate semnăturile celor în drept, completează „Formularul de comandă” specific Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău sau, după caz, talonul de comandă al furnizorului, în trei exemplare (unul pentru furnizor, unul pentru Contabilitate şi unul pentru bibliotecă) şi documentaţia ALOP în vederea efectuării plăţii. Pentru periodicele străine, comanda se efectuează prin instituţii intermediare româneşti specializate în import-export de publicaţii, în limita bugetului valutar al universităţii. Aceste instituţii retransmit listele de abonamente partenerilor din străinătate şi vor emite facturi proforma cu preţuri definitive. Biblioteca face o comparaţie a ofertei furnizorilor şi va alege oferta cu preţul convenabil, în vederea încheierii contractului definitiv cu firma intermediară. După achitarea contravalorii abonamentului, un exemplar din formularul de comandă/talonul de abonament va fi expediat de către bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) instituţiei furnizoare care va emite ulterior factura fiscală corespunzătoare comenzii. Formularul de comandă/talonul de abonament şi, după caz, contractul, împreună cu factura fiscală aferentă constituie cadrul legal de desfăşurare a înţelegerii/contract între cele două părţi implicate (bibliotecă şi furnizor) pe perioada derulării abonamentului respectiv. Abonamentele sunt primite la bibliotecă, pe măsura editării, unde se verifică pe bază de act însoţitor (borderou de predare-primire, aviz de însoţire a mărfii) şi sunt urmărite prin „Fişa de evidenţă preliminară (ziare)”, respectiv, „Fişa de evidenţă preliminară (reviste)”. După perfectarea unei comenzi, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va întocmi „Fişa cont pentru operaţiuni diverse”, în care sunt trecute toate datele de identificare ale abonamentului în cauză şi datele contabile (numărul comenzii, unitatea furnizoare, titlul publicaţiei seriale, periodicitatea, numărul de abonamente, valoarea comenzii şi numărul ordinului de plată). În urma intrării periodice a câtorva numere dintr-un abonament în evidenţele bibliotecii sau după înregistrarea integrală a unui titlu (după caz) bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va opera în Fişa cont pentru operaţiuni diverse modificarea datelor contabile (credit/debit), pe baza informaţiilor din RMF-ul corespunzător înregistrării. Orice schimbare de preţ ulterioară datei încheierii abonamentului (diferenţe trimestriale, suplimentări datorate modificării periodicităţii etc.), vor fi consemnate în Fişa cont pentru operaţiuni diverse. Trimestrial, sau la solicitarea Serviciului Contabilitate, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va efectua verificarea informaţiilor din Fişele cont pentru operaţiuni diverse cu Serviciul Contabilitate. Aceste






informaţii trebuie să coincidă; în caz contrar, se vor efectua verificări în înregistrările ce ţin de bibliotecă, respectiv, contabilitate pentru a identifica neconcordanţele şi a le corecta. 5.2.1.3. Cumpărarea documentelor electronice Cumpărarea documentelor electronice (CD-ROM-uri, baze de date etc.) reprezintă cea mai recentă şi rapidă modalitate de furnizare a informaţiilor celor interesaţi şi prezintă avantajul rapidităţii obţinerii informaţiilor şi al posibilităţii ca aceeaşi publicaţie să fie consultată de mai mulţi utilizatori simultan. Modalităţile de cumpărare a acestor documente de bibliotecă sunt aceleaşi ca şi pentru cărţile, respectiv, periodicele româneşti sau străine. 5.2.2. Schimbul interbibliotecar Schimbul de publicaţii este o formă de achiziţie care se realizează ca urmare a unei înţelegeri între instituţii, de regulă biblioteci, pentru a-şi furniza reciproc documente, fără vreo contribuţie bănească directă. În cadrul relaţiilor de schimb interbibliotecar se trimit şi se primesc publicaţii apărute sub tutela bibliotecii şi instituţiei de care aparţine biblioteca, lucrări achiziţionate special pentru partenerii de schimb sau alte documente disponibile din colecţiile proprii. Schimbul interbibliotecar nu aste o achiziţie gratuită, fiind o tranzacţie bilaterală între unităţile implicate în această formă de completare a colecţiilor şi având caracteristici specifice vânzării şi donaţiei. Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău face schimb de publicaţii cu 24 de instituţii similare din ţară (schimb intern) şi cu mai mult de 80 de foruri academice din străinătate (schimb internaţional).

Formularele de schimb sunt specifice fiecărei biblioteci şi conţin următoarele informaţii: datele bibliografice de identificare ale publicaţiilor, preţul şi numărul de exemplare. Schimbul intern şi cel internaţional se desfăşoară în câteva etape, care sunt identice: constituirea fondului de schimb, corespondenţa de schimb şi transmiterea listelor de dublete, pregătirea coletelor pentru schimb şi expedierea publicaţiilor, primirea documentelor de bibliotecă de la partenerul de schimb şi, în final, expedierea (prin e-mail, fax sau poştă) confirmării de primire a publicaţiilor partenerului de schimb (cu precădere în cazul schimbului intern). La primirea pachetelor, bibliotecarul responsabil cu schimbul intern, respectiv, internaţional de publicaţii confruntă volumele primite cu actul însoţitor şi orice inadvertenţă constatată în această fază se semnalează bibliotecii în cauză, spre rezolvare. Urmează înregistrarea documentelor în evidenţele bibliotecii.

5.2.3. Donaţiile

Donaţiile reprezintă o importantă sursă de completare curentă şi retrospectivă a colecţiilor. Acestea fot fi făcute de instituţii sau persoane particulare şi diferă ca tip de document (cărţi, periodice, albume, manuscrise, hrisoave, materiale audio-vizuale etc.).






Biblioteca îşi rezervă dreptul de a selecta dintre publicaţiile donate pe cele de care are nevoie şi de a distribui restul titlurilor acolo unde sunt necesare (de cele mai multe ori sunt oferite pe bază de liste altor biblioteci, în funcţie de profilul lor), propunând pentru aceasta o comisie formată din cadre didactice de profil sau de profile înrudite.

Elementul principal care decide acceptarea unei donaţii îl constituie valoarea acesteia, adică se ţine cont de importanţa informaţiei conţinute, noutate, unicitate, calitatea deosebită a hârtiei, prestigiul editurii, autografe etc. O categorie aparte de donaţii o constituie donaţiile testamentare, care se fac pe cale juridică, de către personalităţi locale, ale lumii ştiinţifice şi universitare, scriitori etc. Aceste donaţii trebuie acceptate fără restricţii, deoarece sporesc valoarea şi prestigiul colecţiilor oricărei biblioteci.

După locul de provenienţă a autorului, donaţiile pot fi: interne (donatorul se află pe teritoriul aceleiaşi ţări cu biblioteca primitoare) şi externe (donatorul provine din altă ţară).

De regulă, donatorul întocmeşte o scrisoare de donaţie, la care anexează lista publicaţiilor care fac obiectul donaţiei (instituţiile întocmesc un „Borderou de donaţie”) în care se specifică: provenienţa, donatorul, datele bibliografice principale ale publicaţiilor, numărul de volume şi valoarea totală. Dacă publicaţiile nu sunt însoţite de un act de primire, în forma prezentată anterior, bibliotecarul responsabil cu această sursă de creştere a colecţiilor va întocmi un astfel de act, însoţit de Borderoul de donaţie cu următoarele rubrici: autorul, titlul, limba publicaţiei, anul, locul de apariţie, numărul de exemplare, preţul unitar şi valoarea totală a fiecărui titlu. Actul va fi semnat de bibliotecar, de bibliotecarul şef şi, dacă este posibil, de către donator.

In cazul în care titlurile din donaţii nu au precizat preţul, bibliotecarul şef va evalua fiecare volum de bibliotecă în parte, urmărind o serie de criterii ca: tipul documentului, descrierea bibliografică, valoarea bibliofilă, existentul în colecţiile bibliotecii, datele editoriale, valoarea şi noutatea informaţiei, tipul de suport material pe care sunt editate etc. (în conformitate cu STAS 9230:1993). Creşterea preţurilor pe piaţa de carte (datorată inflaţiei, a schimbului valutar, a politicii editurilor) impune modificarea permanentă a preţului acestor categorii de publicaţii, preţ ce poate fi foarte diferit de la un an la altul.

După înscrierea în evidenţe a unităţilor biblioteconomice donate, şi întocmirea actelor contabile, aceste publicaţii devin bunuri ale bibliotecii primitoare.

5.2.4. Transferul

Transferul publicaţiilor este o altă formă de dezvoltare a colecţiilor unei biblioteci şi se practică, de regulă, între două unităţi aparţinând aceluiaşi sistem sau minister.

Transferul constă în trimiterea, respectiv, primirea unui număr de publicaţii, a unor colecţii sau chiar a întregului fond al unei biblioteci ori instituţii documentare, pe baza acordului scris sau verbal dintre unităţile implicate în procesul de schimbare a proprietarului publicaţiilor în cauză.

Transferul se realizează pe baza următoarelor documente: - cererea de transfer semnată de conducătorul instituţiei solicitante; - borderoul publicaţiilor ce vor fi transferate, în care se vor preciza principalele

elemente bibliografice ale documentelor, numărul de exemplare şi preţul;






- referatul bibliotecii de la care se efectuează transferul, aprobat de conducerea universităţii sau a instituţiei de care aparţine biblioteca. Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu a practicat

această formă de achiziţie în ultimii zece ani.

5. 3. EVIDENŢA PUBLICAŢIILOR 5.3.1. Evidenţa propriu-zisă

O dată intrate în bibliotecă, publicaţiile sunt supuse unor serii de operaţiuni care

au ca scop păstrarea lor ca valori materiale, organizarea şi circulaţia acestora în rândul utilizatorilor.

După confruntarea publicaţiilor cu actele însoţitoare şi întocmirea actelor de primire sau a unui borderou pentru cele neînsoţite de acte, urmează înscrierea lor în evidenţele bibliotecii.

Toate publicaţiile intrate în gestiunea bibliotecii vor purta ştampila acesteia. Ştampila se aplică obligatoriu pe pagina de titlu, în mijlocul spaţiului alb dintre titlu şi datele de apariţie (sau pe verso, acolo unde foaia de titlu nu permite ştampilarea), pe ultima pagină imprimată, imediat după text şi pe o pagină de control, care este stabilită de fiecare bibliotecă în parte. Dacă este cazul, ştampila se va aplica şi pe materialele însoţitoare ale publicaţiei (ilustraţii, hărţi, scheme etc.).

Orice bibliotecă, indiferent de profilul şi structura acesteia, este obligată să ţină două tipuri de evidenţă pentru toate documentele sale:

- evidenţa primară sau globală; - evidenţa individuală.

5.3.1.1. Evidenţa primară

Evidenţa primară se ţine în Registrul de mişcare a fondurilor (RMF). Acesta

are trei părţi: - În partea întâi, Intrări, se trec publicaţiile în ordinea intrării lor în colecţiile

bibliotecii. Toate publicaţiile intrate în bibliotecă pe baza aceluiaşi act însoţitor vor fi înregistrate la o singură poziţie şi vor primi un singur număr de ordine. Numerotarea intrărilor se face anual, începând cu numărul 1. În această parte a registrului se consemnează numărul de ordine şi data corespunzătoare fiecărei intrări, numărul de volume, sursele lor de provenienţă şi structura pe domenii şi limbi. Din partea întâia a R.M.F. rezultă volumul total şi ritmicitatea intrărilor în gestiunea bibliotecii, date care sunt împărţite pe ani calendaristici şi trimestre.

- În partea a doua, Ieşiri, se trec toate publicaţiile scoase din bibliotecă din diverse cauze (uzură fizică sau morală, pierdere, transfer către altă bibliotecă). Numerele de ordine se dau în continuare de la un an la altul.

- Totalitatea publicaţiilor cuprinse într-un „Proces-verbal de scădere” se înscriu pe un singur rând şi se consemnează: numărul şi data actului respectiv, numărul de publicaţii şi valoarea acestora, repartiţia lor pe domenii şi după limbă şi, în final, motivul scoaterii din gestiune a publicaţiilor în cauză.






- Pe baza datelor din partea a doua a registrului se poate face o analiză a documentelor de bibliotecă ieşite, a cauzelor care au dus la scoaterea lor din gestiune, precum şi a perioadelor de timp la care au fost operate scăderile.

- În partea a treia, Recapitulare/Recapitulaţie, se notifică volumul şi valoarea totală a colecţiilor din bibliotecă, repartiţia lor pe domenii ale cunoaşterii umane şi după limba în care sunt scrise documentele, fiind o recapitulare a primelor două părţi ale RMF ( înregistrările din prima parte şi scăderile din parte a doua). Datele sunt defalcate pe trimestre şi ani calendaristici.

- Recapitulaţia este utilizată pentru întocmirea rapoartelor statistice privind mişcarea fondurilor bibliotecii ca şi pentru stabilirea măsurilor necesare în direcţia creşterii şi orientării structurii colecţiilor bibliotecii.

5.3.1.2. Evidenţa individuală

Acest tip de evidenţă se ţine în Registrul inventar (RI) al bibliotecii. Registrul inventar constituie cel mai important document de evidenţă a publicaţiilor, având semnificaţia unui act contabil.

Înainte de a fi folosit, RI trebuie legat, şnuruit şi numerotat. Pe ultima pagină bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va consemna numărul total de pagini conţinute, iar când registrul va fi completat, se va nota: „În acest registru s-au inventariat cărţile/periodicele/… de la numărul… la numărul…”, după care urmează data şi semnătura acestuia.

Există registre inventar diferenţiate pe categorii de publicaţii (cărţi, periodice, STAS-uri şi brevete de invenţii, colecţii speciale etc.) şi dacă biblioteca nu dispune de astfel de registre specifice, este recomandată adaptarea celor existente în funcţie de publicaţiile ce urmează a fi înregistrate în fiecare dintre acestea.

Unitatea de evidenţă a colecţiilor de publicaţii dintr-o bibliotecă este volumul de bibliotecă.

În RI, fiecare volum de bibliotecă se înscrie pe un singur rând şi-i corespunde un număr de inventar unic. Acesta se trece în ştampilă, pe pagina de titlu (sau pe verso), la sfârşitul textului cărţii şi pe pagina de control, alături de cota publicaţiei.

Înregistrările se fac cu scris citeţ, cu cerneală albastră, fără ştersături sau corectări; eventualele corectări se fac cu cerneală roşie, sub certificarea bibliotecarului responsabil cu evidenţa respectivă sau a bibliotecarului-şef. Datele ce se înscriu în rubricile corespunzătoare din RI se culeg de pe pagina de titlu a documentului sau, după caz, din interiorul publicaţiei (pagina de gardă, căsuţa tipografică, prefaţă, postfaţă etc.), de pe coperte şi, în cele din urmă, din repertoriile şi literatura de specialitate existente în bibliotecă.

Pentru fiecare carte se consemnează: data intrării în bibliotecă, numărul de inventar, sursa de achiziţie şi furnizorul, actul de intrare în bibliotecă, autorul şi titlul publicaţiei, anul de apariţie, ediţia, numărul de volume bibliografice şi numărul volumelor de legătură, preţul, numărul de intrare aferent din RMF şi cota; ultima rubrică, Observaţii, este rezervată eventualelor corecturi sau însemnări privind eliminările sau verificarea colecţiilor bibliotecii.

După înregistrarea tuturor publicaţiilor ce fac obiectul unei singure intrări în evidenţele bibliotecii, se întocmeşte „Borderoul de predare-primire”, act contabil






destinat pentru a înregistra şi a însoţi documentele care intră şi ies din gestiunea acesteia.

Borderoul de predare-primire cuprinde următoarele rubrici care trebuie completate de către bibliotecarul responsabil cu forma de achiziţie conformă intrării respective: numărul de ordine al borderoului, data luării în evidenţe a publicatiilor, numărul de RMF, depozitul sau filiala corespunzătoare locului fizic pe care documentele îl vor ocupa la raft, numărul curent, autorul şi titlul, numărul de inventar, cota şi preţul fiecărui volum, numărul total de publicaţii şi valoarea acestora. Pe borderou se va specifica provenienţa documentelor de bibliotecă înregistrate şi calea de achiziţie.

Întrucât Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu este organizată pe servicii, fiecare borderou va purta semnătura bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) sau a celui responsabil cu intrările în cauză (bibliotecarul-şef <şeful Serviciului Bibliotecă> pentru achiziţiile de cărţi, STAS-uri şi colecţii speciale; Liana Ursu pentru publicaţiile periodice provenite din cumpărare şi schimb internaţional, respectiv, Iliana Comănescu pentru achiziţiile de periodice româneşti) la rubrica Am predat , iar la rubrica Am primit vor semna bibliotecarii ce funcţionează la Biblioteca Centrală sau la filiale, după caz.

Numerele de ordine ale borderourilor de predare-primire sunt specifice pe depozite/filiale şi se dau în continuare de la un an la altul.

Fiecare exemplar dintr-o carte, broşură, STAS, CD-ROM, hartă etc. reprezintă un volum de bibliotecă şi-i corespunde un număr de inventar din registrul aferent categoriei de documente din care face parte. Publicaţiile seriale, datorită caracterului lor de apariţie periodică, prezintă unele particularităţi în ceea ce priveşte evidenţa. Unitatea lor de evidenţă se constituie în funcţie de numărul de pagini pe care le conţine, de numărul de apariţii pe an şi de necesitatea de circulaţie a publicaţiei în cauză. Astfel, fiecare număr de revistă voluminoasă („Limbă şi literatură”, „Revista de chimie”, „Gazeta matematică” etc.) alcătuiesc un volum de bibliotecă. Alte seriale („România literară”, „Monitorul oficial”, cotidienele etc.) se vor constitui într-unul, două sau patru unităţi de evidenţă pe an şi vom avea colecţii anuale, bianuale sau trimestriale. Procesul de ştampilare şi inventariere este asemănător cu al cărţilor, cu deosebirea că se acordă un singur număr de inventar tuturor numerelor car alcătuiesc un volum de bibliotecă.

Pentru aceste publicaţii se impune o evidenţă care să permită o cunoaştere precisă şi la zi a apariţiilor, ceea ce se poate realiza prin intermediul „Fişei de evidenţă preliminară (reviste)” şi a „Fişei de evidenţă preliminară (ziare)”, în care se consemnează număr de număr fiecare apariţie, pe măsura intrării sale în bibliotecă. Periodic, se întocmesc reclamaţii pentru lipsurile sesizate atât în scris, cât şi telefonic sau prin e-mail. 5.3.2. Eliminarea publicaţiilor din evidenţele bibliotecii

Un document de bibliotecă, indiferent de tipul lui (carte, broşură, revistă, ziar etc.), poate fi scos din evidenţe într-ana din următoarele situaţii:

- când este transferat altei biblioteci; - când este uzat fizic sau moral;






- când s-a pierdut.

5.3.2.1.Transferul publicaţiilor

Se realizează în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare, pe baza cererii unităţii care face transferul. Un transfer de publicaţii se poate efectua în urma epurării colecţiilor sau la solicitarea motivată (cererea) a unor instituţii similare din sistemul naţional de biblioteci.

Biblioteca va întocmi în acest sens „Borderoul de transfer” (lista publicaţiilor transferate) cu următoarele rubrici: numărul curent, autorul şi titlul publicaţiei, volumul (dacă este cazul), anul apariţiei, numărul de inventar, cota de raft, preţul şi observaţii.

Cererea şi borderourile de transfer vor constitui dosarul de transfer, care va fi înaintat spre aprobare conducerii instituţiei (sau a organului tutelar) ce transferă publicaţiile.

Între cele două unităţi implicate în transfer se încheie apoi un Proces-verbal de transfer în care se menţionează acordul şi motivaţia de transfer, numărul total şi valoarea publicaţiilor; acesta va fi semnat de bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) al unităţii care efectuează transferul şi de conducătorul unităţii care primeşte respectivele publicaţii. Proces-verbal se ataşează dosarului de transfer.

Dosarul de transfer se întocmeşte în trei exemplare: unul pentru bibliotecă, unul pentru unitatea către care se transferă documentele şi unul pentru Serviciul Contabilitate.

După încheierea cu succes a operaţiunii, biblioteca va proceda la scoaterea din gestiune a publicaţiilor transferate. Serviciul Contabilitate, pe baza exemplarului propriu din dosarul de transfer, va face scăderile corespunzătoare în documentaţia privind gestiunea bibliotecii.

5.3.2.2. Casarea publicaţiilor

Casarea se face în cazul în care un document de bibliotecă este deteriorat fizic

sau este depăşit în conţinut. Deteriorarea fizică sau morală a publicaţiilor se constată de către o comisie

anume constituită, alcătuită din 3-4 membri din interiorul şi din afara bibliotecii (specialişti chemaţi să aprecieze uzura morală a publicaţiilor şi reprezentanţi ai Serviciului Contabilitate).

Comisia va întocmi un Procesul-verbal de constatare prin care membrii săi, sub semnătură, îşi vor da sau nu acordul cu privire la casarea publicaţiilor semnalate de bibliotecă în „Borderoul publicaţiilor propuse pentru casare” (cu aceleaşi rubrici ca la transferul publicaţiilor).

Cele două documente vor sta la baza Procesului-verbal de casare ce va fi întocmit de bibliotecă şi-n care se va specifica: numărul total de volume, valoarea lor şi motivul scoaterii acestora din evidenţe. Procesul-verbal de casare va fi semnat de bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) şi de contabilul-şef şi, alături de borderoul (lista) publicaţiilor propuse pentru casare şi procesul-verbal de constatare, va face parte din dosarul de casare ce va fi supus ulterior aprobării conducerii universităţii.






La fel ca în cazul transferului, dosarul de casare se va întocmi în trei exemplare şi se parcurg aceleaşi etape în vederea scoaterii din gestiune a documentelor de bibliotecă uzate fizic sau moral.

5.3.2.3. Pierderea publicaţiilor

Atunci când o publicaţie a fost pierdută ori distrusă, biblioteca demarează

formalităţile de recuperare a valorii acesteia de la utilizatorul vinovat de respectivul prejudiciu adus patrimoniului instituţiei.

„Declaraţia de pierdere a publicaţiilor” va fi completată de bibliotecă şi va purta semnătura persoanei vinovate de pierdere, a bibliotecarului responsabil cu recuperarea documentelor pierdute/distruse şi a bibliotecarului-şef.

Valoarea prejudiciului material adus bibliotecii se calculează în conformitate cu Ordinul Ministerului Educaţiei şi Cercetării nr. 4626/21.07.2005, privind aprobarea „Metodologiei de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate şi de taxare a serviciilor şi a nerespectării termenelor de restituire a publicaţiilor împrumutate din bibliotecile cuprinse în reţeaua învăţământului, precum şi a Precizărilor privind calculul valoric al acestor documente”.

Declaraţia va fi apoi vizată de contabilul-şef iar utilizatorul în culpă va achita contravaloarea publicaţiei pierdute la Casieria Universităţii. Chitanţa ce demonstrează recuperarea valorii documentului pierdut şi declaraţia vor fi predate, în original, bibliotecii. Pe baza acestor documente, se va proceda, ulterior, la scoaterea din gestiune a publicaţiilor pierdute.

La anumite intervale de timp, actele financiare de recuperare a valorii publicaţiilor pierdute/distruse (adunate într-un dosar) vor constitui obiectul unui „Proces-verbal de scădere a publicaţiilor pierdute de utilizatori în perioada…”

Acest proces-verbal va avea ca rubrici: autorul şi titlul publicaţiei, numărul de inventar şi cota, preţul de înregistrare şi cel recalculat, numărul şi data chitanţei de la Casieria universităţii şi numele persoanei care a pierdut/distrus publicaţia în cauză.

Proces-verbal de scădere a publicaţiilor pierdute se încheie în trei exemplare (două la bibliotecă şi unul la contabilitate) şi vor fi semnate de bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă), de contabilul-şef şi de rector.

Procesul-verbal de transfer, cel de casare şi cel de scădere a publicaţiilor pierdute reprezintă baza legală de scoatere din gestiunea bibliotecii a documentelor. Operaţiunea respectivă constă în radierea publicaţiilor din Registrul inventar şi din Registrul de mişcare a fondurilor.

Radierea din RI se face prin bararea cu roşu a numerelor de inventar şi a preţurilor publicaţiilor scoase din gestiune şi prin indicarea la rubrica Observaţii a actului pe baza căruia s-a efectuat scăderea. În RMF, scoaterea din gestiune se consemnează în partea a doua, la Ieşiri, şi, ulterior, în partea a treia a registrului, la Recapitulare.

5.3.3. Verificarea colecţiilor bibliotecii

Verificarea sau inventarierea colecţiilor bibliotecii se face conform Legii

bibliotecilor nr. 334/31.05.2002. Verificarea colecţiilor constă în confruntarea fiecărui document de bibliotecă în

parte cu RI şi, dacă este cazul, cu actele însoţitoare aferente ale publicaţiilor.






Inventarierea se efectuează periodic, la termenele prevăzute de lege, în funcţie de mărimea colecţiilor sau în situaţiile concrete ce se impun în fiecare bibliotecă la un moment dat.

Verificarea periodică se face de către o comisie numită de conducerea universităţii. În decizia (ordinul) de numire a comisiei de inventariere se va specifica modalitatea de organizare şi desfăşurare a verificării (prin confruntarea volumelor de bibliotecă cu RI sau cu Borderoul de predare-primire în cazul bibliotecilor filiale; pe baza fişelor catalogului topografic etc.), competenţa nominală a comisiei şi atribuţiile fiecărui membru, termenele de realizare, măsurile ce se impun dacă se vor constata nereguli etc.

La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău verificarea periodică trebuie să se facă o dată la zece ani, fondul nostru încadrându-se la art. 40, alin. 8, lit. (d) (între 100001 – 1000000 documente). Ultima inventariere a avut loc în anul 1999, la schimbarea bibliotecarului-şef.

În RI, la rubrica Observaţii se vor face însemnări privind verificarea colecţiilor prin bifarea fiecărei poziţii sau aplicarea unei ştampile specifice cu datele inventarului respectiv.

La încheierea operaţiunii de confruntare a publicaţiilor cu Registrul inventar sau cu fişa catalogului topografic, comisia de inventariere formată din bibliotecari, reprezentanţi ai Serviciului Contabilitate şi ai conducerii universităţii va întocmi un Proces-verbal de verificare a colecţiilor în care se vor consemna toate aspectele întâlnite: documente lipsă, neînregistrate sau înregistrate greşit, proasta manipulare a publicaţiilor, întocmirea defectuoasă a evidenţelor, spaţiu sau mobilier necorespunzător etc. Totodată, comisia va face propuneri pentru remedierea situaţiilor existente: recuperarea publicaţiilor lipsă, corectarea numerelor de inventar eronate, îmbunătăţirea microclimatului şi depozitarea în condiţii optime a documentelor etc.

Procesul-verbal de constatare în urma verificării colecţiilor bibliotecii, cu semnăturile tuturor membrilor comisiei, se va încheia în două exemplare: unul va fi predat organului care a dispus inventarierea fondului şi unul va rămâne la bibliotecă, în grija persoanei însărcinate cu îndreptarea eventualelor nereguli, adică a bibliotecarului-şef (şefului Serviciului Bibliotecă).

În cazul verificării colecţiilor impusă de situaţia predării-primirii gestiunii unei biblioteci, comisia numită de conducerea universităţii va fi formată din cei doi bibliotecari implicaţi în acest proces şi un delegat (de regulă, de la Serviciul Contabilitate) care va coordona activitatea de predare-primire.

Ca şi la verificarea periodică, toate constatările comisiei şi măsurile ce se cer se vor reflecta în procesul-verbal încheiat la finalizarea inventarierii. Procesul-verbal va conţine: numărul şi valoarea publicaţiilor existente, numărul şi valoarea publicaţiilor lipsă şi lista acestora, numărul şi valoarea publicaţiilor împrumutate la cititori, la filiale şi pentru care există documente justificative, modalităţi de recuperare a documentelor găsite lipsă la verificare.

Procesul-verbal va fi semnat de cele două părţi între care se face predarea-primirea gestiunii şi de comisia (delegatul) numit în acest scop.






5.4. CATALOGAREA DOCUMENTELOR

Evidenţa publicaţiilor este urmată de descrierea bibliografică a fiecărui document în parte în vederea alcătuirii catalogului de bibliotecă, operaţiune numită catalogare. În practica biblioteconomică actuală cele două noţiuni au înţeles identic, definind în sens restrâns activitatea de elaborare şi de redactare a notiţelor catalografice, concomitent cu actualizarea cataloagelor de bibliotecă.

Descrierea bibliografică a unui document se face în conformitate cu regulile standardizate pe plan internaţional, ISBD (International Standard Bibliographical Description), care prezintă elementele bibliografice şi succesiunea lor în cadrul descrierii, precum şi simbolurile grafice care separă aceste elemente.

Pentru fiecare categorie de publicaţii există normele metodologice de aplicare specifice, care se respectă cu stricteţe în întocmirea fişei de descriere bibliografică a documentelor. Astfel avem: Metodologia de aplicare a normelor ISBD(M) pentru lucrările monografice, Metodologia de aplicare a normelor ISBD(S) pentru seriale, Metodologia de aplicare a normelor ISBD(A) pentru publicaţii monografice vechi, Metodologia de aplicare a normelor ISBD(CM) pentru materiale cartografice, Metodologia de aplicare a normelor ISBD(ER) pentru resurse electronice, Metodologia de aplicare a normelor ISBD(PM) pentru publicaţii de muzică tipărită etc.

5.4.1. Elementele descrierii bibliografice

Descrierea unui document cuprinde:

- vedeta; - corpul descrierii; - elementele de acces (altele decât vedeta); - elementele de codificare.

Vedeta este prima şi cea mai importantă parte a descrierii şi se defineşte ca

fiind un cuvânt, un grup de cuvinte, un simbol sau un grup de simboluri (cifre, litere, semne) care se scot în evidenţă în descrierea bibliografică a publicaţiilor, pentru a servi la orânduirea acestora după un anumit sistem. Ea constituie elementul principal de care se ţine seama la stabilirea ordinii de intrare a fişelor în catalogul alfabetic şi devine al doilea element de ordonare în cazul celorlalte cataloage, situaţii în care intrarea în sistemul informaţional va fi dată de indicii de clasificare zecimală (în catalogul sistematic), de cotă (în catalogul topografic) etc.

Pentru a constitui element de ordine, vedeta trebuie să fie uniformă, ceea ce înseamnă că în descrierile bibliografice referitoare la acelaşi autor sau la acelaşi titlu se va folosi mereu forma cea mai cunoscută din ediţiile operelor antume, din cataloagele de documente, enciclopedii etc., într-o singură accepţiune ortografică, aparţinând aceluiaşi alfabet (de regulă alfabetul latin).

După conţinutul sau elementele componente, vedeta îmbracă două forme: a) de autor, care la rândul său poate fi: - autor-persoană fizică

- autor- colectiv (colectivitate) b) de titlu

a) Vedeta de autor-persoană fizică este dată de numele autorului (nume simplu sau compus din două ori mai multe cuvinte separate ori legate între ele prin liniuţă sau






particulă gramaticală), ce se separă prin virgulă de prenumele acestuia (format din unul sau mai multe cuvinte separate sau legate între ele prin liniuţă) şi care, de asemenea, se desparte prin virgulă de elementele de individualizare (titluri ştiinţifice, profesii, grade militare etc.). Vedeta uniformă de autor-persoană fizică se stabileşte la forma completă a numelui sau la forma numelui în limba de origine a autorului (ori în limba în care a scris cel mai mult), în ortografia latină, utilizându-se, acolo unde este cazul, transliterarea standardizată. Cuvântul de ordine al vedetei uniforme, adică elementul care dă intrarea fişei cu descrierea bibliografică în catalogul alfabetic, este dat de uzanţele şi normele ţării de origine a autorului sau limbii în care a scris.

Autor-colectiv reprezintă orice colectivitate (instituţie, organizaţie sau grup de persoane) care este cunoscută sub o denumire comună, se manifestă ca o entitate de sine stătătoare şi care-şi asumă responsabilitatea pentru conţinutul unui document, ca rezultat al gândirii sau activităţii colective: rapoarte oficiale, programe, regulamente, materiale legislative, tratate, anuare, anale etc. Vedeta uniformă de autor-colectiv se foloseşte în scopul adunării la un singur loc în catalogul de bibliotecă a tuturor documentelor aparţinând unui colectiv al cărui nume este, întotdeauna, cel sub care colectivitatea este identificată frecvent sau forma oficială a denumirii respective. Cuvântul de ordine al vedetei uniforme în cauză va fi prima parte a denumirii autorului-colectiv.

b) Vedeta de titlu se foloseşte atunci când documentul are autor anonim sau care nu a putut fi identificat din alte surse externe, când documentul descris are mai mult trei autori şi nici unul nu este principal sau când documentul este mai cunoscut după titlul său (dicţionare, enciclopedii, seriale etc.). Vedeta de titlu uniform respectă forma titlului în limba de origine a documentului, iar dacă aceasta este mai puţin cunoscută, la forma impusă de limba în care se face descrierea (limba română în cazul nostru). Cuvântul de ordine pentru vedeta de titlu uniform este primul cuvânt al titlului.

Corpul descrierii sau notiţa bibliografică este alcătuită din opt zone: zona titlului şi a menţiunii de responsabilitate; zona ediţiei; zona datelor specifice; zona datelor de publicare; zona descrierii fizice (colaţiunea); zona colecţiei (seriei); zona notelor şi zona numărului internaţional standard.

Modul de elaborare a corpului descrierii, ordinea introducerii elementelor bibliografice corespunzătoare fiecărei zone şi punctuaţia aferentă sunt precizate în metodologiile de aplicare a normelor de descriere bibliografică internaţională standard, pe categoriile de documente [ISBD(M), ISBD(S), ISBD(A), ISBD(CM), ISBD(ER), ISBD(PM) etc.], în conformitate cu standardele naţionale în vigoare (STAS 12629/1-88, STAS 12629/2-88, STAS 12629/3-88, STAS 12629/4-88, STAS 12629/5-88, STAS 12629/6-88, STAS 12629/7-89, STAS 12855-90).

Elementele de acces la catalog (altele decât vedeta) sunt reprezentate de cota topografică şi indicele de clasificare.

La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău cota topografică este alcătuită din cifra romană, care indică formatul documentului, urmată de numărul de ordine din interiorul formatului respectiv, compus din cifrele arabe de la 1 la ∞. Acest sistem este impus de aşezarea pe formate a documentelor în depozite şi rafturi.






Indicii de clasificare sunt daţi de sistemul de clasificare zecimală universală după care sunt structurate publicaţiile bibliotecii noastre din punct de vedere sistematic.

Elementele de codificare sunt descriptorii şi indicii de clasificare. Descriptorii sau cuvintele-cheie definesc un cuvânt sau un grup de cuvinte dintr-un tezaur, aleşi dintr-un ansamblu de termeni echivalenţi, pentru a reprezenta fără ambiguitate o noţiune care apare într-un document sau într-o cerere de căutare documentară (căutare sistematică a informaţiilor publicate asupra unui subiect specific). Descriptorii alcătuiesc vocabulare controlate şi tezaure pe baza cărora se face descrierea conţinutului documentelor într-un anumit sistem de informare. Indicii principali de clasificare zecimală universală definesc noţiuni de bază, concepte particulare, care caracterizează conţinutul unui document, fără a cuprinde toate particularităţile acestuia. Ei rezultă prin divizarea zecimală a claselor principale, care înglobează ansamblul cunoştinţelor umane şi sunt redaţi în tabelele principale de clasificare zecimală universală. Spre deosebire de descriptori, indicii principali CZU se marchează cu cifre arabe de la 1 la 9, sub forma unor grupe de numere alcătuite din una, două sau trei cifre. 5.4.2. Reguli de descriere bibliografică

Înscrierea datelor bibliografice ale documentelor pe fişa de catalog se face după anumite principii şi reguli numite reguli de catalogare.

Mai întâi, publicaţia se consultă în totalitatea sa: foaia de titlu, copertele, notiţa tipografică, tabla de materii; uneori este necesar să se studieze prefaţa, postfaţa şi chiar alte documente colaterale (cataloage, enciclopedii etc.).

Datele rezultate din studierea documentului devin apoi elemente ale descrierii bibliografice şi se înscriu pe fişă într-o anumită ordine, mereu aceeaşi, indiferent de locul şi ordinea întâlnite în publicaţie, în acord cu standardele naţionale şi internaţionale în vigoare şi metodologiile de aplicare a normelor ISBD menţionate anterior.

Descrierea trebuie să respecte următoarele principii: - să cuprindă toate datele şi informaţiile necesare identificării cu uşurinţă a

documentului catalogat; - să fie exactă, pentru a se evita orice ambiguitate cu privire la publicaţia descrisă; - să fie clară, fără prescurtări în afara celor permise de metodologiile de

specialitate, pe categorii de documente şi a standardelor SR ISO 4:2004 şi SR ISO 639:1995;

- să fie uniformă în ceea ce priveşte conţinutul şi volumul de date incluse. Limba descrierii, pentru vedetă, este limba de origine a autorului (persoană

fizică sau autor colectiv) ori limba naţională a bibliotecii în cazul lucrărilor a căror limbă de origine este mai puţin cunoscută. Pentru notiţa bibliografică se foloseşte limba textului documentului catalogat, la traducere sau la transliterare, cu respectarea normativelor în vigoare.

Alfabetul descrierii este cel latin. Dacă documentul este tipărit cu alte caractere, se va proceda la transliterarea acestora în semnele grafiei latine, atât pentru vedetă, cât şi pentru corpul descrierii, cu respectarea următoarelor standarde: STAS 5309/2-78, STAS 5309/3-87, STAS 5309/5-87, SR ISO 9:1997, SR ISO 259-2:1996 şi SR ISO 233-2:1996.






În descrierea bibliografică, cele opt zone şi elementele lor componente se delimitează printr-un sistem de semne de punctuaţie convenţionale, diferite de sistemul semnelor gramaticale. Modul de folosire şi zonele pe care le delimitează rezultă din Tabloul sinoptic al zonelor stabilite de ISBD(M) şi standardizarea în vigoare (STAS 12629/1-88).

Descrierea bibliografică se întocmeşte pe unul sau mai multe niveluri, în funcţie de caracteristicile fiecărui document în parte. Fişele pe care se face descrierea sunt model standard internaţional, cu dimensiuni de 125×75 mm, conţinând 10 linii orizontale şi două verticale plasate în partea stângă a acesteia. Dacă elementele descrierii depăşesc spaţiul unei singure fişe, se va continua descrierea pe fişa a doua sau următoarele. În acest caz, pe ultimul rând al primei fişe se va menţiona „vezi fişa următoare” (sau, prescurtat, „v. fişa urm.”) iar fişa a doua continuă descrierea exact de unde a fost întreruptă. Legătura între fişe se face prin numerotarea fişelor cu cifre arabe, consemnate n partea lor superioară. 5.4.3. Tipuri de descriere

În practica biblioteconomică se cunosc trei tipuri de descriere:

- descrierea principală; - descrierea auxiliară (complementară); - descrierea analitică.

5.4.3.1. Descrierea principală

Conţine descrierea completă a documentului catalogat, cuprinzând toate

elementele necesare identificării acestuia. Descrierea principală se întocmeşte pentru catalogul alfabetic, dar se poate utiliza pentru oricare dintre celelalte cataloage (catalogul sistematic, catalogul topografic etc.). Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău foloseşte acest tip de descriere pentru toate cataloagele sale, fie că este vorba de cărţi sau de periodice.

Descrierea principală se elaborează: - la numele autorului ori la numele primului autor pentru documentele care au

până la 3 autori ce se pot identifica în cuprinsul documentului catalogat sau din alte surse şi vom avea vedetă de autor (persoană fizică sau autor colectiv);

- la titlu, dacă lucrare nu are autor indicat şi nu poate fi stabilit din izvoare exterioare lucrării ori are mai mult de trei autori şi niciunul nu este principal, iar publicaţia respectivă este cunoscută mai ales după titlul ei şi vom avea vedetă de titlu.

5.4.3.2. Descrieri auxiliare

Aceste descrieri se întocmesc numai pentru catalogul alfabetic şi repetă, sub

alte vedete, toate sau doar o parte din elementele bibliografice ale descrierii principale. Descrierile auxiliare pot fi:

- descrieri complementare, care suplimentează puterea informaţionala a catalogului alfabetic prin faptul că permit ca acelaşi document să poată fi căutat şi regăsit în catalog în mai multe locuri simultan, după diferite elemente






bibliografice ale acestuia. Descrierile complementare se pot redacta pentru: coautor, traducător, prefaţator (postfaţator), editor, coordonator, redactor, ilustrator, colecţie etc. La biblioteca noastră, acest tip de descriere se întocmeşte, de regulă, la titlu, pentru dicţionare, tratate, enciclopedii, albume etc. sau pentru lucrări cunoscute mai ales după titlul lor şi nu după numele autorului principal ori al coautorilor.

- trimiteri, cu scopul de a orienta utilizatorii în catalogul alfabetic prin indicarea modalităţilor de căutare a informaţiei dorite cu ajutorul unor cuvinte specifice („vezi”, „vezi şi”). Fişele auxiliare de trimitere pot fi: generale (conduc de la forme neacceptate pentru nume de autori, titluri, denumiri geografice etc. la vedeta uniformă din catalog) şi speciale (fac legătura între două vedete uniforme, mai ales pentru instituţii sau titluri de publicaţii seriale care şi-au schimbat numele de-a lungul timpului).

- descrieri informative, care indică faptul că un document cu un titlu generic poate fi regăsit în catalogul alfabetic şi la numele instituţiei (colectivităţii) care l-a elaborat.

5.4.3.3. Descrieri analitice

Aceste descrieri se întocmesc pentru a descrie un capitol dintr-o carte, un

studiu introductiv, un studiu apărut într-o antologie sau un articol dintr-o publicaţie serială, indicându-se documentul în cauză şi paginaţia la care se găseşte studiul sau articolul respectiv.

5.5. CLASIFICAREA-INDEXAREA PUBLICAŢIILOR 5.5.1. Clasificarea publicaţiilor

Cunoaşterea documentelor unei biblioteci după autorul sau titlul lor, prin intermediul catalogului alfabetic, nu satisface în totalitate nevoile de informare ale utilizatorilor. De aceea, se impune stabilirea unor instrumente de evidenţă care să prezinte documentul şi după conţinutul său, lucru realizabil cu ajutorul catalogului sistematic, în care fişele de descriere bibliografică a documentelor sunt grupate structural, după diferite sisteme de clasificare.

Clasificarea este un proces de ordonare a unei multitudini de concepte (percepţii) sau purtători de informaţii după gradul lor de asemănare şi de separare a acestora după gradul lor de diferenţiere. Clasificarea urmăreşte împărţirea obiectelor şi fenomenelor în grupe cu proprietăţi comune, denumite clase, care la rândul lor pot fi divizate în subclase, grupe, subgrupe etc.

Clasificarea de bibliotecă are ca scop ordonarea documentelor şi a cunoştinţelor cuprinse în ele după un anumit sistem structural, conceput să conducă la identificarea acestora în funcţie de conţinut. Clasificarea de bibliotecă, indiferent de forma sa, este operaţia prin care se determină clasa căreia îi aparţine un document, cu scopul de a-l repartiza pe domenii ale cunoaşterii umane după care să poată fi regăsit.

Dintre sistemele de clasificare cunoscute până astăzi, cel mai utilizat este clasificarea zecimală universală C.Z.U, (CZU), sistem adoptat şi de Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău. Clasificarea zecimală universală poate






fi definită ca o schemă de clasificare sistematică în care toate cunoştinţele umane sunt grupate într-o ierarhie care ţine seama de relaţiile dintre ele.

CZU concepe universul informaţiei (ansamblul cunoştinţelor umane), în totalitatea sa, ca o singură unitate pe care o împarte în zece clase şi le notează cu cifre arabe de la 0 la 9, considerate ca unităţi zecimale. Cifrele respective poartă numele de indici, iar tabela corespunzătoare acestora notaţii.

Schema generală a CZU se prezintă astfel: 0,0 – Generalităţi. Ştiinţă şi cunoaştere. Organizare 0,1– Filozofie. Psihologie 0,2 – Religie. Teologie 0,3 – Ştiinţe sociale 0,4 – clasă liberă 0,5 –Matematică. Ştiinţele naturii 0,6 – Ştiinţe aplicate. Medicină. Tehnică 0,7 – Artă. Recreere. Spectacol. Sport 0,8 – Literatură şi lingvistică 0,9 – Geografie. Biografii. Istorie

Pentru a simplifica notaţia simbolurilor CZU, se suprimă „0,” (zero întreg

virgulă), dar înţelesul se păstrează, simbolurile având valoarea de numere zecimale. Fiecare clasă se împarte după principiul zecimal în zece subclase, mergându-

se cu divizarea noţiunilor circumscrise claselor de la general la particular; la rândul ei, fiecare subclasă se împarte în alte zece subdiviziuni şi acestea, fiecare, în alte zece unităţi şi tot aşa mai departe. În acest mod se poate ajunge cu divizarea până la cel mai mic grad de detaliu pe care-l presupune conţinutul documentului clasificat. Aşadar, în schema de clasificare zecimală universală ierarhia numerică reflectă ierarhia conceptuală: clasele ce definesc noţiunile cele mai generale se află la nivelul superior al ierarhiei, iar clasele ce simbolizează conceptele cu înţeles restrâns la nivelul inferior. Rezultă, astfel, lungimi diferite pentru indicii de clasificare corespunzători claselor, lungimea numărului unei clase indicându-ne gradul de specificitate a acesteia; cu cât lungimea numărului este mai mare, cu atât gradul de detaliere este mai mare.

Oricare dintre subdiviziunile claselor, indiferent de locul pe care-l ocupă în ierarhia schemei de clasificare zecimală universală, ca simbol grafic, se marchează tot cu cifre arabe de la 0 la 9, cifre care se adaugă imediat după indicele pe care-l detaliază sistematic. Pentru ca aceste simboluri să se scrie şi citi uşor, cifrele se grupează câte trei, de la stânga la dreapta, despărţindu-se între ele printr-un punct.

Indicii rezultaţi prin divizarea zecimală a claselor principale, care înglobează ansamblul cunoştinţelor umane, sunt redaţi în tabelele principale de clasificare zecimală universală şi poartă numele de indici principali. Ediţia medie internaţională în limba română a CZU, în două volume, după care se lucrează la ora actuală în bibliotecile din ţara noastră, cuprinde aproximativ 70000 de noţiuni.

Indicii principali definesc noţiuni de bază, concepte particulare, fără a cuprinde toate caracteristicile unui document. De aceea, în clasificarea documentelor ce tratează subiecte complexe din punct de vedere structural, dar şi pentru a marca aspectele secundare ale acestora, se utilizează o serie de indici numiţi indici auxiliari.

Indicii auxiliari sunt de două feluri: auxiliari comuni (generali) şi indici auxiliari speciali (analitici).






- Indicii auxiliari comuni se folosesc pentru exprimarea interrelaţiile dintre subiecte şi denotă caracteristici general repetabile, cu aplicare la întreaga tabelă principală de clasificare. Din acest motiv, ei se pot împărţi în dependenţi şi independenţi.

- Cei independenţi, deşi desemnează concepte ce se pot adăuga oricărui indice CZU, se utilizează şi singuri, în scopul alcătuirii unui indice de clasă semnificativ pentru un document. Din această categorie fac parte următorii indici auxiliari comuni: de loc [cu simbolul (…)], de timp [cu simbolul “…”], de limbă [cu simbolul =…], de formă [cu simbolul (0…)] şi de naţionalitate şi grupare etnică [cu simbolul =…].

- Cei dependenţi se ataşează obligatoriu unui indice CZU, neputând fi folosiţi de sine stătător. Aceştia sunt auxiliarii comuni: de punct de vedere (cu simbolul .00…), de materiale şi persoane (cu simbolul –0…) şi cei de subdivizare în afara CZU (simbolizaţi prin * sau A/Z – indice alfanumeric).

- Indici auxiliari speciali denotă caracteristici repetabile local, cu aplicare limitată, numai la o anumită porţiune a tabelei principale de clasificare zecimală universală (clase sau subclase). Ei se pot ataşa numai indicilor CZU cărora le sunt destinaţi şi exprimă acelaşi concept numai pentru subdiviziunile indicelui principal căruia i se circumscriu. Se cunosc trei tipuri de indici auxiliari speciali: cu liniuţă (-1/-9), cu punct zero (.01/.09) şi cu apostrof ('1/ '9). Pentru clasificarea unor subiecte complexe, CZU se foloseşte de o serie de

semne matematice şi subdiviziuni auxiliare cu ajutorul cărora se pot obţine indici compuşi (complecşi) de clasificare.

Semnele auxiliare comune sunt întrebuinţate ca elemente de relaţie pentru a îmbina indici principali sau auxiliari şi exprimă interdependenţa dintre subiecte. Aceste semne sunt:

+ (plus) – coordonare, adăugire / (bară oblică) – extensie : (două puncte) – relaţie simplă [] (paranteze drepte) – subgrupare :: (dublu două puncte) – dubla relaţie, fixarea ordinii

Subdiviziunile auxiliare ale CZU se prezintă sub forma unor simboluri specifice

care le conferă caracteristici mnemotehnice deosebite. Sunt redate în cuprinsul CZU ca tabele numerice unde conceptele sunt enumerate şi aranjate ierarhic.

Indicii auxiliari, împreună cu semnele şi subdiviziunile CZU creează posibilitatea redării cu mai multă exactitate şi sub diferite unghiuri a conţinutului documentului clasificat.

De regulă, ordinea combinării indicilor pentru a alcătui indici compuşi de clasificare reprezintă ordinea citării sau ordonarea pe orizontală. Ordinea citării se bazează pe principiul inversării, în vederea asigurării succesiunii de la general la particular a conceptelor CZU. Aşadar, ordonarea pe orizontală (de citare) este inversă ordonării pe verticală (de succesiune) şi se face de la particular la general.

În general, ordinea orizontală (ordinea de constituire a indicilor compuşi de clasificare) este următoarea: indice CZU simplu; indici auxiliari speciali (cu apostrof; cu






punct zero; cu liniuţă; de punct de vedere); indici auxiliari comuni (de timp; de grupări etnice; de loc; de formă; de limbă).

Operaţiunea de clasificare presupune examinarea în amănunt a conţinutului documentului în vederea încadrării acestuia într-una din cele zece clase principale, în conformitate cu subiectul pe care-l tratează. Stabilirea subiectului sau a subiectelor unui document se face prin cercetarea cuprinsului şi a oricăror texte ce însoţesc lucrarea propriu-zisă (prefaţă, postfaţă, note, comentarii etc.). Se vor studia apoi aspectele tehnico-ştiinţifice, artistice sau de altă natură ale documentului, ca şi elementele sale formale. Dacă este cazul, se va recurge la instrumentele de specialitate existente în bibliotecă: dicţionare enciclopedice, dicţionare de pseudonime, bibliografii, tratate ori alte lucrări ce pot aduce lămuriri în cunoaşterea documentului clasificat în totalitatea sa.

Cunoaşterea principiilor CZU şi a tabelelor de clasificare zecimală universală trebuie să confere operaţiunii de clasificare o concepţie unitară în ceea ce priveşte gradul de adâncime a indicilor, complexitatea lor, ordinea indicilor. Aceste reguli, coroborate cu aprecierile pertinente legate de specificul colecţiilor şi nevoile de informare ale utilizatorilor vor conduce la un instrument de lucru şi de evidenţă de calitate, reflectat în catalogul sistematic al bibliotecii.

După stabilirea subiectului şi a celorlalte elemente auxiliare ale documentului clasificat, bibliotecarul responsabil de clasificarea zecimală universală a publicaţiilor va face legătura dintre acestea şi tabelele CZU. Se va porni de la domeniul mare din care face parte documentul, după care se va merge pe linie ierarhică până la diviziunea corespunzătoare subiectului lucrării în cauză. Dacă pe lângă indicii principali se impun şi indici auxiliari, aceştia vor fi luaţi din tabelele corespunzătoare ale CZU.

La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău clasificarea zecimală universală se face cu respectarea principiilor şi normelor stabilite de organizaţiile naţionale şi internaţionale de specialitate, în conformitate cu ediţia medie internaţională în limba română a CZU şi cu standardul SR 13420:2000.

5.5.2. Indexarea publicaţiilor

Clasificarea zecimală universală se bazează pe structuri liniar-ierarhice conform

cărora toate cunoştinţele umane pot fi clasificate univoc, după anumite reguli şi norme precise. La ora actuală, tehnicile moderne de înmagazinare şi diseminare a informaţiilor au condus la introducerea unor sisteme de caracterizare a conţinutului documentelor fără constrângeri, în care ordonarea sistematică a subiectului să se facă din multiple puncte de vedere.

Un astfel de sistem este cel de indexare coordonată a publicaţiilor. Indexarea publicaţiilor constă în reprezentarea cu ajutorul limbajului documentar

sau natural a datelor care rezultă din analiza conţinutului unui document ori a unei părţi dintr-un document în vederea regăsirii acestuia. Limbajul documentar este un limbaj standardizat folosit pentru caracterizarea datelor sau conţinutului documentelor în scopul stocării şi regăsirii lor, fiind alcătuit din totalitatea elementelor lexicale şi sintactice utilizate în procesul de analiză structurală a documentelor ştiinţifice. Limbajul natural este un limbaj care evoluează şi ale cărui reguli sunt rezultatul folosirii sale curente, fără ca ele să fie fixate în mod formal.






Prin indexare coordonată, în sens larg, se înţelege redarea conţinutului unui document cu ajutorul unor cuvinte, simboluri sau termeni (indici), fără o ordine prestabilită a acestora şi care poartă denumirea de descriptori sau cuvinte-cheie.

Cuvântul-cheie este un cuvânt sau un grup de cuvinte, eventual într-o formă lexicografică standardizată, ales din titlul sau textul unui document şi care caracterizează conţinutul textului, permiţând regăsirea sa ulterioară. Cuvintele-cheie (descriptorii) desemnează concepte unice, în aşa fel încât regăsirea informaţiilor pe baza acestora să se poată realiza prin recombinarea lor în diverse variante. Cuvintele-cheie sau descriptorii pot alcătui vocabulare controlate şi tezaure.

Pentru a intra în vocabularul controlat un descriptor trebuie să îndeplinească anumite condiţii: să aibă o frecvenţă mare în lucrările de specialitate; să corespundă ca formulare modului de exprimare a specialiştilor din domeniul respectiv; să fie reprezentativ; să contribuie la întregirea sferei de cunoaştere a domeniului. Descriptorii (cuvintele-cheie) rezultaţi din folosirea termenilor de indexare sub anumite forme gramaticale, o anumită ortografie (singularul sau pluralul termenilor) şi din utilizarea relaţiilor sinonimice dintre aceştia alcătuiesc vocabularul controlat. El poate fi organizat alfabetic sau sistematic.

Vocabularul controlat, într-o fază superioară de prelucrare, se transformă în tezaur. Tezaurul este un instrument lexicografic care constă dintr-o listă normalizată de descriptori şi simboluri, ordonată alfabetic, cu indicarea relaţiilor generice, logice şi semantice ale acestora. Descriptorii tezaurului sunt raportaţi unul la celălalt, stabilindu-i-se fiecăruia familia de termeni înrudiţi prin raportul de supraordonare, de subordonare, de asociere şi de sinonimie.

Relaţiile existente între termenii tezaurului se exprimă prin următoarele simboluri:

- TG – termen generic, pentru relaţiile de supraordonare; el exprimă noţiunea mai largă, superioară descriptorului;

- TS – termen specific, pentru relaţiile de subordonare; el defineşte noţiunea restrânsă, imediat următoare descriptorului pe linia ierarhică inferioară a termenilor

- TA – termen asociat, pentru alte legături semantice; el exprimă noţiunea care se află în relaţie de asociere cu descriptorul;

- TN – termen neatestat sau UP – utilizat pentru. Acest simbol reprezintă un termen dintr-un tezaur care nu poate fi folosit pentru a reprezenta o noţiune conţinută într-un document sau o cerere de căutare documentară şi de la care se face trimiterea la unul ori mai mulţi descriptori ce se pot utiliza în locul lui. Ei se numesc nondescriptori.

În tezaurele bazate pe clasificarea zecimală universală fiecare descriptor este

însoţit de indicele CZU din care este derivat, nota explicativă – NE, care indică sensul ori conţinutul descriptorului şi trimiterile la formele sinonime (UP), cele ierarhice (TG şi TS) sau asociative (TA), la care se adaugă nota indicelui CZU – NCZU, simbol ce se foloseşte atunci când există doi sau mai mulţi indici de clasificare zecimală universală pentru aceeaşi noţiune.

Descriptorii şi nondescriptorii dintr-un tezaur pot fi într-o singură limbă naturală, caz în care avem de-a face cu un tezaur monolingv; dacă descriptorii sunt în mai multe






limbi naturale, reprezentând noţiuni identice, cu echivalenţe paralele în toate limbile tezaurului, avem de-a face cu un tezaur multilingv.

Tezaurul şi vocabularele controlate sunt folosite ca instrumente de lucru în prelucrarea informaţiilor la indexarea coordonată, dar şi în stocarea, regăsirea şi diseminarea informaţiilor în sistem automatizat.

La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău indexarea documentelor se face utilizându-se tezaurele bazate pe clasificarea zecimală universală, pe clase principale, corespunzătoare conţinutului fiecărui document în parte şi a standardelor SR ISO 2788:2002, SR ISO 2788:2002/C1:2004 SR ISO 860:2000, STAS 8301-81 şi STAS 12595-87. Indexarea pe subiecte a publicaţiilor noastre se realizează respectând aceleaşi principii atât pentru catalogul sistematic tradiţional, cât şi pentru catalogul on-line.

5.6. ORGANIZAREA ŞI AŞEZAREA COLECŢIILOR. SISTEMUL CATALOAGELOR DE BIBLIOTECĂ 5.6.1. Organizarea şi aşezarea colecţiilor

Stabilirea unui anumit sistem după care să se organizeze documentele într-o bibliotecă, indiferent de categoria şi structura acesteia, de numărul şi mărimea colecţiilor este obligatorie; în caz contrar, nu poate fi concepută o funcţionalitate normală şi optimă a bibliotecii.

Sistemul de organizare a colecţiilor trebuie să fie clar şi precis şi se respectă pe tot parcursul activităţii bibliotecii. Oricare ar fi sistemul de organizare a colecţiilor unei biblioteci, se urmăreşte: identificarea şi evidenţierea cu uşurinţă a publicaţiilor; economisirea spaţiului de depozitare; gruparea documentelor după categoria acestora (cărţi, reviste, colecţii speciale) ori după suportul material (hârtie, discuri, fotocopii etc.); stabilirea destinaţiei colecţiilor (fond de publicaţii cu acces liber la raft sau depozite închise); conservarea şi igiena publicaţiilor.

Respectarea criteriilor de mai sus impune adoptarea unor sisteme specifice de organizare a colecţiilor unei biblioteci şi de aşezare a publicaţiilor în depozite şi rafturi. Acestea se pot grupa în două categorii:

- sisteme formale, care conduc la sisteme de aşezare bazate pe principii formale; - sisteme structurale care generează sisteme de aşezare bazate pe principii logice

(sistematice).

5.6.1.1. Sistemele formale

Sistemele formale au în vedere elemente care nu privesc conţinutul documentului, ci aspectele exterioare ale acestuia. Din această categorie fac parte: aşezarea după numărul de inventar, aşezarea alfabetică, aşezarea cronologică, aşezarea după limbă, dar cea mai răspândită şi avantajoasă metodă este aşezarea pe format.

Aşezarea pe format este specifică organizării colecţiilor în depozite închise, cu un număr mare de publicaţii, deoarece permite economisirea de spaţiu şi gruparea lucrărilor în mai multe exemplare sau volume într-un singur loc, chiar dacă acestea intră






în colecţii la intervale diferite de timp, asigurând totodată regăsirea şi aşezarea cu uşurinţă a documentelor.

La Biblioteca Universităţii organizarea colecţiilor se face după sistemul de aşezare pe format. Criteriul de aşezare în sistemul respectiv este înălţimea în cotor a documentelor, măsurată în centimetri, cu rigla.

În practica biblioteconomică se folosesc, de regulă, cinci formate, notate cu cifre romane (I, II, III, IV, V) sau litere mari ale alfabetului latin (A, B, C, D, E, respectiv, X, Y, Z etc.). În cadrul fiecărui format ordinea este dată de intrarea documentului în colecţiile bibliotecii, iar numerotarea se face cu cifre arabe, de la unu spre infinit în interiorul fiecărui format, indiferent de caracterul sau conţinutul documentului.

Se obţine, astfel, cota documentului. Cota este o formulă unică şi nerepetabilă prin care se fixează locul fiecărei publicaţii în depozitele şi rafturile bibliotecii, în scopul identificării şi regăsirii ei.

Operaţia de stabilire a cotei se numeşte cotare. Forma de prezentare a cotei este determinată de sistemul de organizare a colecţiilor adoptat de bibliotecă încă de la constituirea acesteia. Între cotarea publicaţiilor şi aşezarea lor în depozite şi rafturi există o legătură intrinsecă şi biunivocă, una implicând-o pe cealaltă, sau, dimpotrivă, excluzând-o. Nu se poate utiliza un sistem de organizare formal şi o cotare sistematico-alfabetică, deoarece publicaţiile nu se pot identifica la raft iar funcţionalitatea bibliotecii dispare.

Cota se stabileşte pentru fiecare titlu de carte (toate exemplarele sau volumele dintr-un titlu vor purta aceeaşi cotă), de serial (indiferent de periodicitate ori de numărul părţilor/fasciculelor) şi de document din categoria colecţiilor speciale. În acest mod, cotarea pe formate conduce la organizarea colecţiilor pe fonduri distincte, în funcţie de criteriul categoriei de documente (fond de carte, de periodice, de colecţii speciale).

Cota se înscrie pe coperta exterioară a publicaţiei, în partea stângă, sus, pe cotor, pe pagina de titlu şi în toate ştampilele aplicate publicaţiei în cauză. Ordinea de cotare urmăreşte ca aşezarea documentelor la raft să se facă de la stânga la dreapta şi de sus în jos.

În cazul aşezării pe formate, cota documentului este alcătuită din două elemente:

- o cifră romană, care indică formatul şi - o cifră arabă, care indică numărul de ordine în interiorul formatului (de la 1 la ∞).

Normele biblioteconomice prevăd următoarele formate, în funcţie de înălţimea

în cotor a publicaţiei: • pentru cărţi: format I – până la 18 cm format II – de la 18 la 22 cm format III – de la 22 la 26 cm format IV – de la 26 la 30 cm

format V – peste 30 cm . • pentru periodice: format I – până la 27 cm format II – de la 27 la 35 cm format III – de la 35 la 50 cm format IV –peste 50 cm.






La Biblioteca Universităţii formatele periodicelor sunt definite prin literele mari ale alfabetului latin X, Y şi Z. Nu se foloseşte formatul IV pentru periodice şi formatul V pentru cărţi.

5.6.1.2. Sistemele structurale

Organizarea colecţiilor pe sisteme structurale, care au în vedere conţinutul documentelor, se reflectă în aşezarea sistematică (structurală) a publicaţiilor în depozite şi rafturi. Această formă de organizare conduce la gruparea la un loc a documentelor identice sau asemănătoare ca subiect şi apropierea pe raft a lucrărilor care se încadrează într-o anumită sferă tematică.

Locul în raft va fi dat de o cotă care va exprima atât conţinutul cât şi elementul de ordine pentru publicaţia respectivă în cadrul ariei tematice din care face parte (indice alfabetic de autor/titlu).

Dintre sistemele structurale de aşezare, organizarea sistematic-alfabetică este cel mai des întâlnită. Ea are la bază principiile clasificării zecimale universale a tuturor cunoştinţelor umane (cele zece clase sau indici principali ai CZU), iar ca element de ordonare se foloseşte ordinea alfabetică după numele autorului sau după titlu. Organizarea sistematic-alfabetică atrage după sine cotarea sistematico-alfabetică a publicaţiilor, operaţiune denumită cutterizare, după numele bibliologului american, Charles Cutter, care a perfectat-o.

Cota în acest caz este sub formă de fracţie; la numărător are indicele principal din Tabelele de clasificare zecimală universală, numit indice de cotă, corespunzător subiectului central al publicaţiei, iar la numitor are indicele de autor (semnul de autor), corespunzător grupului de litere din numele primului autor al publicaţiei (sau din titlul acesteia) din Tabelele de autori alcătuite de Ch. Cutter.

Aşezarea sistematic-alfabetică a documentelor în depozite şi rafturi este specifică bibliotecilor mici şi mijlocii şi fondurilor destinate sălilor de lectură sau cu acces liber la raft.

5.6.2. Sistemul cataloagelor de bibliotecă

Toate activităţile ce se desfăşoară într-o bibliotecă referitoare la fondul de

publicaţii, începând cu achiziţia, trecând prin catalogare, clasificare şi organizarea colecţiilor, au ca finalitate realizarea unui sistem informaţional prin care se asigură accesul la documentele deţinute de biblioteca respectivă.

Existenţa unor instrumente de evidenţă, de lucru şi de documentare, organizate pe criterii şi norme ştiinţifice, care să permită reflectarea şi regăsirea cu uşurinţă a tuturor publicaţiilor şi informaţiilor necesare utilizatorilor pune în valoare colecţiile unei biblioteci. De aceea, sistemul de cataloage de bibliotecă prin intermediul căruia se asigură accesul la informaţii trebuie conceput cu grijă, în funcţie de mărimea şi diversitatea colecţiilor, de nivelul de pregătire a utilizatorilor, pentru a prezenta fondul de publicaţii sub cele mai diverse aspecte şi unghiuri şi pentru a răspunde prompt şi exact diferitelor întrebări pe care şi le pun cititorii cu privire la documentele existente în colecţii.

Cataloagele de bibliotecă sunt variate şi se pot clasifica după felurite criterii, dar cele mai utilizate sunt: catalogul alfabetic, catalogul sistematic, catalogul topografic,






catalogul pe subiecte, cel tematic şi cel geografic. Pentru funcţionalitate, orice catalog trebuie să fie flexibil (adică să permită intercalarea noilor intrări şi eliminarea lucrărilor scoase din bibliotecă), să fie accesibil tuturor utilizatorilor, să fie unitar şi alcătuit după aceleaşi principii aplicate cu consecvenţă şi să fie actualizat în permanenţă.

Indiferent de tipul lor şi de criteriul de constituire, cataloagele de bibliotecă se alcătuiesc, de regulă, pe fişe de descriere bibliografică standard, de format internaţional 125×75 mm, organizate astfel încât să cuprindă atât elementele descrierii principale, cât şi pe cele de acces la catalog şi de codificare (cota, indicii CZU, descriptorii etc.).

La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău sistemul de cataloage este format din:

- catalogul alfabetic (pentru cărţi şi periodice) destinat utilizatorilor şi cel alfabetic de serviciu pentru cărţi şi periodice;

- catalogul alfabetic al cărţilor străine; - catalogul sistematic; - catalogul topografic; - catalogul on-line al cărţilor.

5.6.2.1. Catalogul alfabetic Este catalogul care cuprinde descrierile principale ale publicaţiilor la nume de autori (persoană fizică ori colectivitate) sau la titlu, precum şi descrierile auxiliare ale documentelor, aşezate în ordinea strict alfabetică a vedetei sau cuvântului de ordine al notiţei descriptive.

Pentru o publicaţie din colecţiile bibliotecii, catalogul alfabetic conţine în mod obligatoriu fişa descrierii principale cu vedetă de autor-persoană fizică/autor-colectiv sau cu vedetă de titlu. Dacă o lucrare este cunoscută mai ales după titlu sau numele altui autor din colectivitate (nu primul), ori a unui traducător, editor etc. se întocmesc fişe suplimentare. Acestea pot fi: fişe de descriere complementară, fişe de trimitere, fişe informative şi fişe de descriere analitică.

În scopul orientării cititorilor în consultarea catalogului alfabetic se utilizează fişe divizionare (despărţitoare). Fişele divizionare se alcătuiesc din carton tare sau din material plastic, de aceeaşi dimensiuni ca şi fişele de descriere, dar care au o ieşitură în partea superioară ce depăşeşte înălţimea celorlalte fişe; aici se vor nota literele alfabetului latin, silabe ori începuturi de silabe, cuvinte, nume de autori, titluri care ghidează utilizatorii în regăsirea cu uşurinţă a informaţiilor căutate.

Ordinea fişelor în catalogul alfabetic este cea stabilită în actele normative în vigoare (STAS 8636-70), adică ordinea dată de alfabetul latin, în cazul nostru. Pentru lucrările scrise cu alt alfabet decât cel latin se va face descrierea bibliografică a publicaţiilor prin transliterare (dacă aceasta nu s-a făcut, la intercalarea fişelor se va proceda ca şi când transliterarea există). Semnele diacritice, accentele care marchează anumite sunete dintr-o limbă străină nu se iau în consideraţie la orânduirea fişelor.

În scopul evidenţei stricte a colecţiilor, dar şi pentru a avea un instrument de lucru pertinent, catalogul alfabetic se actualizează şi se revizuieşte în permanenţă, prin intercalarea fişelor publicaţiilor nou intrate în colecţii, scoaterea fişelor de descriere retrase din circulaţie şi înlocuirea fişelor deteriorate fizic.






Pentru accesul la colecţii, utilizatorii Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău au la dispoziţie catalogul alfabetic al cărţilor, catalogul alfabetic al cărţilor străine şi catalogul alfabetic al periodicelor.

5.6.2.2. Catalogul sistematic (după sistemul CZU)

Catalogul sistematic după sistemul CZU grupează fişele de descriere principală

pe care se notează indicele de clasificare zecimală universală în funcţie de conţinutul documentului, structurând publicaţiile dintr-o bibliotecă pe cele zece mari domenii în care autorii CZU au împărţit ansamblul cunoştinţelor umane.

Elementul care dă intrarea fişei în catalogul sistematic este indicele de clasificare zecimală. Numărul şi diversitatea fişelor din acest catalog este direct proporţional cu varietatea şi complexitatea subiectelor tratate de documentele dintr-o bibliotecă şi, implicit, cu numărul de indici de clasificare identificaţi pentru fiecare document în parte. Ca atare, o singură lucrare poate avea mai multe fişe de descriere principală, cu indici de clasificare diferiţi, în funcţie de conţinutul acesteia, dar care se regăsesc în diverse locuri ale catalogului sistematic.

Indicii de clasificare se notează în partea stângă, jos, a fişei de descriere. Dacă sunt mai mulţi indici de clasificare, aceştia se notează unul sub altul, iar indicele care va fixa locul fişei în catalog se va scoate în evidenţă prin subliniere ori încadrare în chenar.

Aşezarea fişelor în catalogul sistematic se va face în ordinea indicilor de clasificare zecimală, începând cu clasa principală şi continuând cu diviziunile şi subdiviziunile ei, pe principiul de la general la particular. Clasele se aşază de la 1 la 9 şi se termină cu clasa 0. Clasa 4, destinată iniţial lingvisticii şi filologiei, a fost suprimată, urmând a i se aloca o nouă destinaţie.

Când avem de intercalat fişe ale documentelor complexe ca subiect, deci cu indici de clasificare compuşi, rezultaţi din combinarea indicilor principali cu indicii auxiliari comuni şi a celor auxiliari speciali prin intermediul semnelor matematice convenţionale, ordinea în catalogul sistematic va fi dată de semnele care alcătuiesc respectiva combinaţie.

Tabelele de clasificare zecimală universală precizează următoarea schemă de orânduire a semnelor:

Indice simplu + (adăugire) / (extensie) : (relaţie) [] (subgrupare) :: (subordonare a două noţiuni) = (indice auxiliar de limbă) (0) (indice auxiliar de formă) (1/9) (indice auxiliar de loc) (=) (indice auxiliar de naţionalitate şi grupare etnică) ”…” (indice auxiliar de timp)






.00 (indice auxiliar de punct de vedere) Pentru orientarea cititorilor în găsirea informaţiilor dorite în catalogul sistematic,

se întocmesc fişe divizionare, asemănătoare celor din catalogul alfabetic, dar pe care se scot în evidenţă indicii zecimali ce definesc clasele şi subclasele şi care sunt explicaţi prin cuvinte. Pe măsură ce colecţiile bibliotecii se dezvoltă, bibliotecarul responsabil cu clasificarea publicaţiilor şi catalogul sistematic detaliază indicii în diviziuni care să scoată în evidenţă cât mai bine conţinutul domeniului respectiv, prin introducerea de fişe divizionare noi.

Catalogul sistematic se revizuieşte permanent, pentru a reflecta cu fidelitate intrările din colecţiile bibliotecii. O dată cu intercalările fişelor noi se verifică nu numai corectitudinea locului stabilit pentru fişa intercalată, cât şi a acelora din jurul ei. Totodată, se urmăreşte înlocuirea fişelor uzate şi scoaterea fişelor publicaţiilor retrase din circulaţie.

La Biblioteca Universităţii organizarea catalogului sistematic se face cu respectarea regulilor prevăzute în documentaţia de specialitate (ediţia medie internaţională în limba română a clasificării zecimale universale şi SR ISO 13420:2000). De asemenea, pentru uşurarea căutărilor pe criterii structurale, catalogul sistematic al cărţilor este separat de cel al periodicelor.

5.6.2.3. Catalogul topografic

Catalogul topografic cuprinde descrierea documentelor bibliotecii în ordinea

locului pe care îl ocupă acestea în rafturile bibliotecii. Catalogul topografic orânduieşte publicaţiile în funcţie de sistemul de organizare

a documentelor în depozite şi rafturi şi se poate întocmi diferenţiat pe categorii de publicaţii (cărţi, periodice, colecţii speciale). La Biblioteca Universităţii acest catalog reflectă sistemul formal de organizare a colecţiilor, respectiv, aşezarea pe format şi este separat pentru cărţi şi pentru periodice.

Catalogul topografic este un catalog cu caracter general, cuprinzând descrierile tuturor publicaţiilor din bibliotecă, în ordinea intrărilor în evidenţe, pentru fiecare format în parte.

Fişa topografică este o descriere simplificată, conţinând: autor, titlu, localitate, an de apariţie, număr de inventar pe exemplar, număr de exemplare, preţ pe volum şi cota topografică, înscrisă pe fisă în partea stângă, sus. La biblioteca noastră fişa topografică este fişa de descriere principală a publicaţiilor, la fel ca şi la catalogul alfabetic sau sistematic. Cota topografică a publicaţiilor este dată de cifra romană, care indică formatul, urmată de numărul de ordine din interiorul formatului respectiv, alcătuit din cifre arabe de la 1 la ∞.

În catalogul topografic organizat pe formate se găsesc fişe divizionare care vor grupa, din sută în sută, fişele publicaţiilor existente în bibliotecă. Acest catalog joacă un rol important în verificarea colecţiilor, uşurând confruntarea existentului din raft cu înscrierile din evidenţe.

5.6.2.4. Catalogul on-line

Catalogul on-line reprezintă cea mai rapidă şi modernă cale de acces la

colecţiile unei biblioteci. Informaţiile cuprinse în acest catalog sunt cele care se găsesc






şi în cataloagele tradiţionale de bibliotecă: cote, vedete, descrieri bibliografice, număr de exemplare, clasificare zecimală universală şi localizarea documentelor primare. În plus, aici pot exista informaţii suplimentare privind evidenţa, dar şi descriptorii, care uşurează procesul de căutare şi regăsire a informaţiilor solicitate, pe domenii de căutare.

Catalogul on-line al Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău conţine informaţii privind resursele bibliografice intrate în evidenţe după anul 2000, exclusiv din categoria monografiilor. Această limită cronologică este convenţională, deoarece în prezent în baza de date se înmagazinează informaţii referitoare la intrările noi, indiferent de anul de apariţie, concomitent cu actualizarea retrospectivă.

Accesul utilizatorilor la catalogul on-line se face la adresa: http://biblioteca.ub.ro Programul permite regăsirea informaţiilor utilizând mai multe opţiuni de căutare.

Astfel, în secţiunea denumită chiar Căutare utilizatorii pot regăsi o carte fie prin introducerea unor cuvinte-cheie în câmpul corespunzător (căutare simplă), fie după numele autorului, după titlu, subiect sau editură (căutare complexă).

Căutarea după subiecte presupune regăsirea documentelor dintr-un anumit domeniu al cunoaşterii umane pe baza cuvântului-cheie ce caracterizează domeniul în cauză. Cuvintele-cheie circumscrise subiectelor sunt ordonate alfabetic, sub forma unei liste.

Căutarea după indexul alfabetic se face utilizând prima literă din titlul cărţii sau din numele autorului monografiei solicitate de utilizator.

Secţiunea top accesări a catalogului oferă un clasament al vizitelor virtuale la resursele bibliografice din baza de date şi este generat automat de program.

Achiziţii noi este o secţiune care prezintă celor interesaţi completările curente la fondul de carte indexat. Căutările se pot face pe luni sau pe ani. Informaţiile respective depind de datele de intrare a documentelor în evidenţele bibliotecii şi corespund înregistrărilor din Registrul de mişcare a fondurilor.

În secţiunea Opţiuni a catalogului on-line este permisă configurarea listelor obţinute prin căutare. Listele pot fi sortate după trei criterii, simultan, fie ascendent, fie descendent. De asemenea, din această secţiune se poate modifica numărul rezultatelor pe pagină (5, 10, 20, 40).

În ceea ce priveşte înregistrarea unui nou document în baza de date, se respectă regulile de catalogare în sistem tradiţional specifice monografiilor.

Câmpurile se completează rând pe rând, în funcţie de elementele bibliografice ale fiecărui document în parte. Toate datele de identificare ale documentului existente pe fişa de descriere bibliografică principală din catalogul alfabetic se regăsesc şi în noul formatul electronic, astfel încât utilizatorii pot afla de la distanţă şi fără ambiguitate informaţiile necesare despre un anumit document aflat în colecţiile bibliotecii.

De catalogul on-line al bibliotecii răspunde una dintre bibliotecare.

5.7. COMUNICAREA DOCUMENTELOR ŞI ÎMPRUMUTUL INTERBIBLIOTECAR

5.7.1. Comunicarea documentelor

Reprezintă una dintre activităţile de bază care se desfăşoară într-o bibliotecă,

indiferent de mărimea sau profilul acesteia.






Comunicarea documentelor se defineşte prin acţiunea de a pune o publicaţie la dispoziţia unui utilizator în acces direct (în bibliotecile cu acces liber la raft) sau în acces indirect (acolo unde accesul se face prin intermediul bibliotecarului) în vederea lecturii în sală ori pentru împrumut.

Împrumutul de publicaţii este un contract încheiat între bibliotecă şi utilizator prin care documentele deţinute de bibliotecă sunt comunicate utilizatorului (persoană fizică sau instituţie) în scopul lecturii pe o perioadă de timp determinată, cu obligaţia de a fi restituite în starea în care au fost primite.

Împrumutul se poate face fie direct utilizatorului-persoană fizică, fie indirect-unei instituţii similare, prin intermediul bibliotecii. Prima formă de împrumut este cunoscută sub numele de împrumut la domiciliu iar cea de-a doua formă sub numele de împrumut interbibliotecar.

La Biblioteca Universităţii comunicarea documentelor se face în acces indirect, întrucât publicaţiile sunt stocate în spaţii inaccesibile utilizatorilor. Modul de organizare şi desfăşurare a activităţii de împrumut este prevăzut în „Regulamentul de ordine interioară al Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău”.

Utilizatorii bibliotecii noastre se împart în două categorii: specifici (cadre didactice titulare, cercetători, doctoranzi, studenţi de la toate formele de învăţământ, personal didactic auxiliar şi angajaţi ai universităţii) şi nespecifici (cadre didactice, cercetători, doctoranzi, studenţi, elevi şi alte categorii socio-profesionale).

Toţi utilizatorii beneficiază de serviciile bibliotecii în urma întocmirii „Permisului de intrare” şi a „Fişei personale”. Ei au obligaţia de a semna în „Registrul de frecvenţă zilnică a cititorilor”, cu precizarea categoriei de utilizator din care face parte şi a numărului de publicaţii împrumutate, conform rubricilor din registrul respectiv.

Permisul de intrare este personal şi netransmisibil. În cazul pierderii permisului de intrare la bibliotecă titularul are obligaţia de a declara pierderea acestuia la sediul central al bibliotecii, urmând a i se elibera un duplicat.

Permisul de intrare se vizează anual, după caz. Pentru studenţii Universităţii vizarea se face pe baza ştampilei corespunzătoare din carnetul de student şi se predă, obligatoriu, la terminarea facultăţii sau în momentul semnării fişei de lichidare. Celelalte categorii de utilizatori vor viza şi vor preda permisul de intrare la cerere, respectiv, simultan cu semnarea fişei de lichidare.

În calitate de utilizatori specifici, cadrele didactice, personalul didactic auxiliar şi angajaţii universităţii beneficiază de serviciile bibliotecii după întocmirea Permisului de intrare şi a Fişei personale – pe baza buletinului de identitate sau a adeverinţei de salariat eliberată de Departamentul Resurse Umane. Studenţii au acces la bibliotecă în urma întocmirii Permisului de intrare şi a Fişei personale – pe baza buletinului de identitate şi a carnetului de student. În funcţie de regimul de comunicare a documentelor în acces indirect avem:

- documente ce se pot împrumuta pe termen lung (maxim 15-20 de zile); - documente ce se pot împrumuta pe termen scurt(1-3zile): cărţi de specialitate ale

autorilor români şi străini în număr redus de exemplare şi care se împrumută cu prioritate studenţilor de la secţiile care au în programa de studiu bibliografia respectivă;

- documente care se pot împrumuta numai la sala de lectură: cărţile străine, cărţile de specialitate unicat (indiferent de ţara de origine a autorului), periodicele româneşti şi străine, materialele de referinţă (dicţionare, enciclopedii, cărţi rare,






cărţi vechi, colecţii speciale etc. ); STAS-urile, monitoarele oficiale, publicaţiile seriale de tipul cotidienelor sau hebdomadarelor. Numărul maxim de publicaţii ce se pot împrumuta la domiciliu sau la sală este

de trei.

5.7.2. Împrumutul interbibliotecar (Comunicarea la distanţă a documentelor)

O bibliotecă poate apela la resursele altei biblioteci (sau alt organism similar)

pentru a furniza unui utilizator propriu o lucrare pe care aceasta nu o posedă în colecţiile sale, adică recurge la forma de împrumut interbibliotecar (care are sigla ILL – Interlibrary Lending).

Lucrările se împrumută pe o perioadă de timp determinată şi pot fi materiale specifice de bibliotecă în original sau copii.

ILL practicat între bibliotecile din aceeaşi ţară poartă numele de împrumut interbibliotecar intern (ILLNAT) iar cel desfăşurat între biblioteci din ţări diferite se numeşte împrumut interbibliotecar internaţional (ILLINT).

Principiile şi instrucţiunile de procedură în baza cărora se desfăşoară ILL sunt prevăzute în „Regulamentul pentru împrumut interbibliotecar” elaborat de ABIR, cu respectarea normelor naţionale şi internaţionale în domeniu.

Formularele de împrumut sunt tipizate. „Cererea de împrumut intern” se întocmeşte de către biblioteca beneficiară (sau solicitantă, adică instituţia care primeşte sub formă de împrumut publicaţiile de la o altă bibliotecă), în conformitate cu standardul ISO 10161/1997 şi se expediază prin poştă, fax sau e-mail bibliotecii furnizoare (instituţia care împrumută publicaţiile altei biblioteci). Această cerere este alcătuită din trei formulare detaşabile, identice, notate A, B, şi C.

Formularul A este păstrat de biblioteca beneficiară. Formularele B şi C sunt transmise bibliotecii furnizoare. Formularul B însoţeşte publicaţia atât la împrumut cât şi la restituire. Formularul C se păstrează de către biblioteca furnizoare, ca justificare a împrumutului efectuat şi înlocuieşte la raft documentul împrumutat. În caz de nelivrare a documentului (publicaţie fragilă sau voluminoasă, cu regim de sală de lectură, solicitată frecvent de proprii cititori etc.), formularele B şi C se restituie bibliotecii beneficiare.

Formularul de împrumut cuprinde mai multe rubrici: numărul şi data de înregistrare a cererii; adresa bibliotecii furnizoare; data limită până la care lucrarea este aşteptată; datele bibliografice ale lucrării (autorul, titlul, locul de publicare, editorul, anul de apariţie, volumul, numărul – dacă este vorba de un periodic, paginile - dacă este vorba despre un extras dintr-un volum sau un articol dintr-o revistă, ISBN/ISSN ediţia şi sursa bibliografică de referinţă); adresa bibliotecii beneficiare; cota publicaţiei (dacă este posibil). În partea dreaptă sunt câteva căsuţe rezervate cerinţelor speciale pentru documentul împrumutat, legate de forma de prezentare sub care a fost solicitat, diferitele motivaţii pentru cazurile în care cererea nu a fost onorată, data restituirii şi precizările că documentul împrumutat va fi consultat doar la sala de lectură şi numai în scopul cercetării sau studiului individual. Formularul se încheie cu semnătura bibliotecarului responsabil cu împrumutul interbibliotecar sau a bibliotecarului-şef şi data expedierii cererii.






Biblioteca Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău practică doar forma de împrumut interbibliotecar intern, atât ca bibliotecă beneficiară, cât şi ca bibliotecă furnizoare. De serviciul de ILLNAT beneficiază numai utilizatorii specifici: cadre didactice, cercetători, doctoranzi, studenţi.

Expedierea. Biblioteca furnizoare va răspunde cererii de împrumut în interval de 7 zile. Perioada de împrumut este de 20 de zile din momentul expedierii sau în funcţie de termenul fixat de biblioteca furnizoare. Documentele împrumutate vor fi împachetate în aşa fel încât să nu se deterioreze în timpul transportului prin poştă.

Primirea şi restituirea. Biblioteca beneficiară va avea grijă ca documentele împrumutate să fie păstrate în condiţii optime (consultarea acestora să se facă numai la sala de lectură) şi să fie restituite la termenul impus de biblioteca furnizoare, Orice deteriorare sau pierderea documentului împrumutat, de la primirea până la restituirea acestuia, va fi responsabilitatea bibliotecii beneficiare.

Plata. Împrumutul interbibliotecar intern în România este gratuit. Cheltuielile poştale de expediţie sunt suportate de biblioteca furnizoare, respectiv, beneficiară. La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău cheltuielile legate de ILLNAT se decontează de către bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) din bugetul propriu al facultăţii de care aparţine utilizatorul care a solicitat publicaţiile împrumutate.

Statistică. Bibliotecile integrate în sistemul de împrumut interbibliotecar intern sunt obligate să ţină evidenţa împrumuturilor şi să comunice organismelor naţionale abilitate datele statistice respective. Biblioteca Naţională a României centralizează statistica anuală a împrumuturilor la nivel naţional.

Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău furnizează informaţiile referitoare la împrumuturi prin intermediul chestionarelor corespunzătoare ale Institutului Naţional de Statistică sau ale Asociaţiei Bibliotecarilor din România.

6. RESPONSABILITĂŢI

6.1. Rector

- Aprobă referatele de necesitate pentru toate documentele de bibliotecă - Aprobă comenzile pentru publicaţiile periodice - Aprobă documentaţia ALOP la cumpărarea oricărei publicaţii - Aprobă Regulamentul de ordine interioară al bibliotecii

6.2. Decan

- Aprobă referatele de necesitate

6.3. Administrator-şef facultate - Aprobă referatele de necesitate

6.4. Serviciul Contabilitate

- Aprobă referatele de necesitate - Aprobă documentaţia ALOP la cumpărarea oricărei publicaţii

6.5. Serviciul Marketing-Achiziţii publice

- Aprobă referatele de necesitate






6.6. Şef Serviciu Bibliotecă - Răspunde de toate achiziţiile bibliotecii - Întocmeşte formularul de comandă pentru monografii - Întocmeşte formularul de comandă pentru publicaţiile seriale - Întocmeşte documentaţia ALOP la cumpărarea oricărei publicaţii prin intermediul

bibliotecii - Răspunde de evidenţa publicaţiilor bibliotecii - Urmăreşte şi verifică respectarea regulilor de descriere bibliografică, de

clasificare-indexare şi modul de organizare a sistemului de cataloage de bibliotecă

- Răspunde de organizarea şi aşezarea colecţiilor - Răspunde de desfăşurarea în condiţii optime a activităţii de comunicare a

colecţiilor şi de împrumut interbibliotecar - Elaborează şi aprobă Regulamentul de ordine interioară al bibliotecii - Răspunde de bunul mers al întregii activităţi a bibliotecii

6.7. Bibliotecar:

- Răspunde de achiziţia şi evidenţa publicaţiilor periodice străine – comenzi şi schimb interbibliotecar internaţional

- Răspunde de achiziţia şi evidenţa publicaţiilor periodice româneşti - Răspunde de catalogul on-line al bibliotecii

7. ÎNREGISTRĂRI

7.1. Formular de comandă cărţi – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii 7.2. Formular de comandă publicaţii seriale– termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii 7.3. Fişă de evidenţă preliminară (ziare) – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii 7.4. Fişă de evidenţă preliminară (reviste) – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii 7.5. Fişă cont pentru operaţiuni diverse – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii 7.6. Borderou de predare-primire – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii 7.7. Centralizator publicaţii – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii 7.8. Proces-verbal de preluare-recepţie publicaţii din contracte de cercetare termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii 7.9. Proces-verbal de intrare în gestiune a STAS-urilor– termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii 7.10. Borderou de donaţie – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii 7.11. Borderou de transfer – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii 7.12. Borderou de expediţie publicaţii la Depozitul legal – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii 7.13. Formular de schimb intern-expediţii – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii 7.14. Formular confirmare schimb intern – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii 7.15. Formular confirmare donaţii – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii 7.16. Formular confirmare transfer – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii 7.17. Cerere de împrumut interbibliotecar intern – termen de păstrare: 2 ani la arhiva bibliotecii






7.18. Proces-verbal de scădere – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii 7.19. Declaraţie de pierdere a publicaţiilor / Proces-verbal de recuperare a publicaţiilor pierdute – termen de păstrare: 2 ani la arhiva bibliotecii 7.20. Fişă de descriere bibliografică – termen de păstrare: permanent, se regăsesc în sistemul cataloagrlor de bibliotecă 7.21. Permis de intrare – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii 7.22. Fişă personală – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii 7.23. Buletin de împrumut – termen de păstrare: 1 an la arhiva bibliotecii

Documents

UNIVERSITATEA ”VASILE ALECSANDRI” DIN BACĂUcalitate.ub.ro/intern/Documente/PO 06.05 editia 2.pdf · STAS 12629/3-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii seriale