Zagreb, 2. lipnja 2009.

Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda –

nabava roba

Sadržaj

Uvod Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti Javno otvaranje – formalna usklađenost

ponuda Administrativna usklađenost ponuda Tehnička usklađenost ponuda Pregled financijskih ponuda Zaključak i priprema izvještaja Preporuke / test

Cilj prezentacije

Jačanje učinkovitosti svrhovitosti postupka ocjenjivanja ponuda kroz upoznavanje potencijalnih članova odbora sa specifičnostima postupka

Izbjegavanje tipičnih grešaka sa učinkom usporavanja postupka a koje mogu rezultirati gubitkom sredstava i neostvarivanjem ciljeva projekta

Uvod

Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije

Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom

Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/2002 + Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX)

Uvod

PRAG: Podjela postupka prema vrijednosti Opis postupaka Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u

različitim fazama postupka Objavljena natječajna dokumentacija (lex specialis)

Podjednako važno: praksa (PRAG sadrži samo smjernice)

SERVICES USLUGE

€ 200,000

International restricted tender procedure/ ograničeni

postupak

< € 200,000 but > € 10,000

1 Framework contracts procedure / Okvirni sporazum

2 Competitive negotiated procedure / Natjecateljski dijalog

€ 10,000

Single tender /direktna nabava

SUPPLIES NABAVA ROBE

€ 150,000

International open tender procedure

otvoreni međunarodni postupak

< € 150,000 but € 60,000

Local open tender procedure

otvoreni lokalni postupak

< € 60,000but > € 10,000

Competitivenegotiated procedure Natjecateljski dijalog

€ 10,000

Single tender / direktna nabava

WORKS / RADOVI

€ 5,000,000

1 International open tender procedure / otvoreni međunarodni postupak

2 International restricted tender procedure (exceptional cases) / ograničeni međunarodni postupak

< € 5,000,000but € 300,000

Local open tender procedure /

lokalni otvoreni postupak

< € 300,000but > € 10,000

Competitive negotiated procedure

Natjecateljski dijalog

€ 10,000

Single tender / direktna nabava

Uvod

Najčešći postupci:

Otvoreni (međunarodni i lokalni): Razlike između međunarodnog i lokalnog postupka:

vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave

Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja)

Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti

– U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice: poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene)

– Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude po redoslijedu prispijeća)

Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti

– Dobra praksa – podaci (privremeni) se paralelno sa registracijom ponuda unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja)

– Za ponude zaprimljene na zadnji dan roka za dostavu ponuda se bilježi i točan sat prispijeća

– Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja

– Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)

Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti

– Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao:

a) povlačenje ponude (withdrawl) ili

b) promjena (alteration)

Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti

• Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema:– Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao

što su projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora

– Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda

– Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju

Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti

– Priprema materijal za članove odbora (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije javnog otvaranja koji sadrži:

– 1 kopiju natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju

– Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje)

– Istraživanje tržišta (budžet)• za svakog člana povjerenstva:

– “Instructions to tenderers”– “Technical Specification”

Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti

– “Procurement notice” (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja)

– “Administrative compliance grid” (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao informacija)

– Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids & technical compliance sub-grids)

– Obrasci za ocjenjivanje (“Evaluation grids”)– “Questions & answers” + “corrigendum” (ukoliko je isti

objavljen)

Javno otvaranje – formalna usklađenost

– Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja

– Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja

– Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3

– Predsjedatelj još jednom provjerava dostupnost svih zaprimljenih ponuda logističke elemente u vezi javnog otvaranja i poziva predstavnike ponuditelja u prostoriju

Javno otvaranje – formalna usklađenost

– Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o:• tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje

će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist)

• dostupnosti izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog (izvještaj se dostavlja na ex-ante odmah po završetku otvaranja zajedno sa izvadcima iz ponudbene dokumentacije)

Javno otvaranje – formalna usklađenost

Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi:• Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do

trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda

• krajnji rok za dostavu ponuda • Konstatira da će se tijekom javnog otvaranja

pregledati samo ponude koje su stigle u roku (ponude pristigle izvan roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja – vraćanje natječajnog jamstva)

Javno otvaranje – formalna usklađenost

– Predsjedate zatim provodi slijedeće:– Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog

otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received”

– Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju)

– Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente:

– Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,

Javno otvaranje – formalna usklađenost

– Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene)

– Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan)

– Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja),– Da li ponuda sadrži “Tender submission form”,– Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za

svakog člana u slučaju konzorcija– Javno čitanje cijene iz “Tenderer’s Declaration”,

Javno otvaranje – formalna usklađenost

– Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno.

– Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude– Predsjedatelj prije otvaranja ponude, obavještava

ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda koje su zaprimljene u roku

– Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)

Javno otvaranje – formalna usklađenost

- Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva

– predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja

– izvještaj sa javnog otvaranja se dostavlja Delegaciji na ex-ante

Administrativna usklađenost ponuda

- provodi se temeljm tkz. “Administrative compliance” obrasca

- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja

Administrativna usklađenost ponuda

– ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se odbija

– koncept potpunosti ponudbene dokumentacije

– proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje odbora za ocjenjivanje

Administrativna usklađenost ponuda

“Adminstrative compliance grid”: – državljanstvo ponuditelja– potpunost ponudbene dokumentacije

(Instructions to tenderers, TS)– upotreba službenog jezika postupka– potpunost – Tender submission form

Administrativna usklađenost ponuda

- potpisi (ovlaštena osoba) – Tenderer’s

declaration(s)- ostale administrativne odrednice iz natječajne

dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.)

Tehnička usklađenost ponuda

- pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje:» Kvalifikacijski kriteriji» Tehnički kriteriji

• Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani

• Glavni obrazac (“Evaluation grid”) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa)

• Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje

Tehnička usklađenost ponuda

- Kontrola usklađenosti tehničke ponude sa tehničkom specifikacijom – da/ne pristup (jedan “ne” je dovoljan za konstatiranje tehničke neusklađenosti)

- Kontrola usklađenosti traženih usluga (servis, post-prodaja itd.) – da/ne pristup

- Pregledavaju se financijske ponude za koje nedvojbeno utvrđeno da zadovoljavaju sve formalne, administrativne i tehničke uvjete opisane u natječajnoj dokumentaciji

Pregled financijskih ponuda

formalne pretpostavke (DDU paritet, cijena iskazana u eurima, sve stavke u predviđenoj količini, unutar pojedine grube nabave uključene)

Aritmetička točnost Diskrepancija:

Između jedinične cijene i totala (umnožak j. cijene i količine)

Između iznosa iskazanog u brojkama i slovima

zaključak i priprema izvještaja

- ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”)

– Tajnik odbora priprema izvještaja koji potpisuju svi članovi odbora za ocjenjivanje

– odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora, već samo daje preporuku tijelu nadležnom za nabavu (Contracting Authority)

– Tijelo nadležno za nabavu provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom izvještaja)

zaključak i priprema izvještaja

U slučaju odbijanje izvještaja, isti se može:• Vratiti na postupanje odboru za ocjenjivanje• Proslijediti nepotpisan ex-ante tijelu sa

obrazloženjem i prijedlogom daljnjih aktivnost (npr. provođenje pregovaračkog postupka temeljem dostavljene pregovaračke strategije)

Preporuke /analiza testa

Najčešći razlozi odbijanja preporuka odbora za

Ocjenjivanje prema učestalosti:

1. Predložena ponuda premašuje financijske resurse alocirane za tu grupu nabave (Lot)

2. Previd ili nedosljednost u pristup odbora za ocjenjivanje tijekom pregleda tehničkih ponuda

3. Nedosljedna ili netočna primjena kvalifikacijskih kriterija

- provođenje kratkog testa kojim se simuliraju situacije iz

prakse (vrijeme: 10 minuta + analiza rezultata)

Pitanja ?

Hvala na pažnji…