Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Satu

at 22:23

Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Satu - Di artikel berikut kita

akan mencoba membuat aplikasi surat masuk. Contoh aplikasi ini bisa anda baca pada

postingan saya yang lalu yaitu Aplikasi Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar .

Cara membuat aplikasi surat masuk ini akan saya uraikan secara detail agar mudah

anda ikuti.

Sebelum anda mencoba mempraktekkan tutorial ini, saya harap anda sudah membaca

postingan saya yang lainnya yaitu artikel yang berjudul Tutorial Membuat Aplikasi

dengan Access Bagian-1  dan Tutorial Membuat Aplikasi dengan Access Bagian-2 . Karena

tutorial cara membuat aplikasi surat masuk ini masih ada kaitannya dengan tutorial

tersebut.

Berikut step by step cara membuat aplikasi surat masuk :

1. Buat sebuah tabel dengan field-field seperti pada gambar di bawah. Atur field NoUrut

menjadi Primary Key, Atur type data sesuai tabel disamping. Simpan tabel dan beri

nama tbl_SuratMasuk.

2. Buatlah sebuah form. Pada jendela Property Sheet aturlah property form seperti yang

diberi tanda kotak merah seperti pada gambar di bawah.

3. Klik pada kotak disudut kiri atas form. Kemudian pada jendela Property Sheet klik

Record Source yang dilingkari merah seperti pada gambar di bawah. Disini kita akan

membuat perintah sql dengan menggunakan query pada Form.

4. Pada jendela query yang muncul, tambahkan tabel tbl_SuratMasuk yang telah kita

buat sebelumnya pada point nomor 1 di atas. Klik dua kali pada tanda asterik “*” dan

field NoUrut untuk memasukkan pada kolom dibawahnya. Ikuti petunjuk gambar di

bawah.

5. Jika sudah selesai tutuplah jendela query dengan mengklik tanda “x”. Klik Yes pada

pesan yang muncul seperti pada  gambar di bawah. 

Lihat gambar di atas. Pada property Record Source yang diberi tanda garis bawah,

perintah sql  yang telah dibuat sudah muncul.

6. Selanjutnya klik Add Existing Fields pada Menu Format untuk memunculkan jendela

Field List seperti pada gambar di bawah ini.

7. Lanjutkan dengan memindahkan field-field tadi ke dalam form dengan cara klik dua

kali pada Field di dalam jendela field list, sehingga hasilnya terlihat seperti gambar di

bawah ini.

8. Selanjutnya seleksi semua  label seperti yang dilingkari merah pada gambar di

bawah. Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapusnya.

9. Setelah terhapus hasilnya terlihat seperti gambar di bawah.  Selanjutnya Klik Kanan

pada tulisan Detail di dalam form, pilih Form Header/Footer. Fungsi  dari Form

Header/Footer ini adalah untuk tempat menaruh judul field.

10. Selanjutnya dengan menggunakan Label, kita akan membuat judul kolom untuk

field-field tadi. Aturlah Field seperti pada gambar di bawah. Posisikan letak  field agar

sejajar dengan judul kolom pada Form Header seperti pada gambar di bawah.  Simpan

form dan beri nama  frm_SuratMasukDetail.

11. Hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah ini, terlihat lebih rapi. Selanjutnya

aturlah property sheet pada Tab Event, sesuaikan pengaturan seperti pada petunjuk

gambar.

12. Buat lagi sebuah form dan atur property form sesuaikan dengan pengaturan yang

ditandai merah seperti gambar di bawah. Simpan form dan beri nama frm_Surat

13. Tambahkan Tab Control kedalam form frm_Surat tadi. Atur letak Tab Control

sehingga posisinya seperti pada gambar di bawah ini.

14. Klik pada Tab yang Pertama, gantilah nama Tab tersebut di property Sheet dan beri

nama Surat &Masuk seperti pada gambar di bawah.

15. Selanjutnya kita akan menghapus Tab yang kedua. Klik kanan pada Tab yang kedua,

pilih Delete Page sehingga yang tersisa hanya satu Tab Page, yaitu Tab Page Surat

Masuk seperti pada gambar di bawah.

16. Selanjutnya di Menu Design klik menu Subform/Subreport seperti pada gambar

dibawah. Lalu klik pada Tab Page Surat Masuk yang telah kita buat pada point 15 di

atas. Disini kita akan menggabungkan form frm_Surat sebagai form Utama. Sedangkan

form frm_SuratMasukDetail kita akan jadikan sebagai Subform.

17. Selanjutnya akan muncul jendela Subform Wizard seperti gambar di bawah. Klik

pada frm_SuratMasukDetail yang telah kita buat sebelumnya pada point 2  s/d  10 di

atas. Lakukan sesuai petunjuk gambar di bawah.

18. Aturlah letak Subform frm_SuratMasukDetail sehingga hasilnya tampak lebih rapi

seperti pada gambar di bawah.

19. Selanjutnya buat lagi sebuah tabel dengan struktur field seperti gambar di bawah.

Simpan tabel dan beri nama tbl_Sifat. Aturlah primary key pada field KodeSifat. Ikuti

petunjuk gambar di bawah.

20.    Pada menu View, pilih  Datasheet View. Selanjutnya isilah tabel dengan menginput

5 (lima) record  seperti gambar di bawah.

21. Sekarang kita akan membuat sebuah form lagi. Form ini akan berfungsi sebagai

tempat user untuk menambah atau menginput data-data Surat Masuk. Aturlah property

form sesuai gambar di bawah. Jika sudah selesai, simpanlah form dan beri nama

frm_SuratMasukBaru.

22. Tambahkan komponen Label, Text Box, Combo Box, Rectangle serta Command

Button kedalam form. Kemudian  aturlah posisi komponen tersebut di dalam form

sehingga hasilnya seperti pada gambar di bawah.

23. Selanjutnya kita akan memberi nama pada komponen-kompenen tersebut pada

property sheet agar memudahkan dalam menuliskan kode programnya. Lihat gambar di

bawah, yang diberi tanda lingkaran dan nomor agar lebih mudah untuk anda ikuti.

24. Selanjutnya kita akan membuat script kode program pada command button Simpan.

Klik kanan pada tombol Simpan, pilih Build Event lalu klik Code Builder lalu klik OK

Tulis/copy dan paste script kode program di bawah ini di Tombol Simpan

Private Sub cmdSimpan_Click()If IsNull(Me!NoSurat) Then    Beep    MsgBox "Anda Belum mengisi Nomor Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"    Me!NoSurat.SetFocusExit SubEnd IfIf IsNull(Me!TglSurat) Then    Beep    MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"    Me!TglSurat.SetFocusExit SubEnd IfIf IsNull(Me!TglTerima) Then    Beep    MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Terima Surat", vbCritical, "PERINGATAN"    Me!TglTerima.SetFocusExit Sub

End IfIf IsNull(Me!Perihal) Then    Beep    MsgBox "Anda Belum mengisi Perihal Surat", vbCritical, "PERINGATAN"    Me!Perihal.SetFocusExit SubEnd IfIf IsNull(Me!Pengirim) Then    Beep    MsgBox "Anda Belum mengisi Pengirim Surat", vbCritical, "PERINGATAN"    Me!Pengirim.SetFocusExit SubEnd IfIf IsNull(Me!KodeSifat) Then    Beep    MsgBox "Anda Belum memilih Sifat Surat", vbCritical, "PERINGATAN"    Me!KodeSifat.SetFocusExit SubEnd If

Dim db As Database, s As String, rs As Recordset    Set db = CurrentDb    s = "SELECT tbl_SuratMasuk.* FROM tbl_SuratMasuk;"    Set rs = db.OpenRecordset(s)    rs.AddNew    rs!NoUrut = Me!NoUrut    rs!NoSurat = Me!NoSurat    rs!TglSurat = Me!TglSurat    rs!TglTerima = Me!TglTerima    rs!Perihal = Me!Perihal    rs!Pengirim = Me!Pengirim    rs!KodeSifat = Me!KodeSifat    rs!Uraian = Me!Uraian    rs.Update    Forms!frm_Surat.Refresh    DoCmd.CloseEnd Sub

Dengan cara yang sama seperti pada tombol Simpan di atas, tulis/copy paste script kode program di bawah ini di Tombol Batal 

Private Sub cmdBatal_Click()    If MsgBox("Surat Masuk Batal Disimpan ?", 33 + 256, "PERHATIAN") = 1 Then        DoCmd.Close    Else    End IfEnd Sub

Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Dua

at 17:08

Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Dua - Tutorial ini merupakan

lanjutan dari artikel pada postingan lalu yaitu Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat

Masuk Bagian Satu . Sebelum anda mengikuti tutorial ini, sebaiknya sobat blog pns

membaca dulu artikel tersebut, supaya tidak ketinggalan hehe...

Mari kita lanjutkan : 

1.   Sekarang kita kembali ke Combo Box KodeSifat. Pada Property Sheet kita akan

membuat perintah sql untuk mengambil record pada tabel tbl_SifatSurat. Ikuti petunjuk

gambar di bawah.

2.  Selanjutnya, buatlah sesuai urutan gambar di bawah. Sehingga perintah sql nya

sudah muncul di Row Source (caranya seperti pada postingan yang lalu di Tutorial

membuat aplikasi surat masuk bagian satu)

3.   Langkah selanjutnya Combo Box KodeSifat masih dalam keadaan terseleksi, pada

Property Sheet pilih Tab Format, lalu sesuaikan pengaturannya seperti pada gambar di

bawah yang dilingkari merah.

4.  Selanjutnya Combo Box masih dalam keadaan terseleksi, pilih Event After Update

seperti gambar dibawah.

Isi dengan script kode program berikut :

Private Sub KodeSifat_AfterUpdate()

Me!Uraian = Me!KodeSifat.Column(1)

End Sub

5.  Selanjutnya pada form frm_SuratMasukBaru, ikuti petunjuk pada gambar di bawah.

Tulislah/copy script kode berikut ini di bagian Tab Event, On Open :

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

Dim db As Database, rs As Recordset, s As String

Set db = CurrentDb

s = "SELECT Max(tbl_SuratMasuk.NoUrut) AS MaxOfNoUrut FROM tbl_SuratMasuk "

Set rs = db.OpenRecordset(s)

If rs.EOF And rs.BOF Or IsNull(rs!MaxOfNoUrut) Then

Me!NoUrut = "0001"

Else

Me!NoUrut = Format(Val(rs!MaxOfNoUrut) + 1, "0000")

End If

Me!TglTerima.SetFocus

End Sub

Script kode program di atas berfungsi untuk memberi nomor urut secara otomatis jika

form frm_SuratMasukBaru tersebut di jalankan/dipanggil.

6. Kembali ke form frm_Surat. Tambahkan sebuah Command button dan beri nama

cmdTambah. Lihat gambar di bawah.

7. Selanjutnya Command Button Tambah akan kita isi dengan Script Kode untuk

memanggil form frm_SuratMasukBaru yang telah kita buat pada point 5 di atas. Form

frm_SuratMasukBaru ini akan kita gunakan sebagai form untuk menginput data surat

masuk, yang selanjutnya akan ditampilkan di form frm_SuratMasukDetail. Ikuti petunjuk

gambar di bawah

Tulis/salin script kode dibawah ini di Event On Click 

Private Sub cmdTambah_Click()

DoCmd.OpenForm "frm_SuratMasukBaru", acNormal

End Sub

8. Selanjutnya kita akan mengetest aplikasi. Klik form View pada menu untuk

menjalankan form frm_SuratMasuk, Lalu klik tombol Tambah untuk memanggil form

frm_SuratMasukBaru. Jika semua langkah-langkah di atas sudah benar, akan muncul

tampilan seperti gambar di bawah. Cobalah menginput data surat masuk.

9. Jika data sudah diinput, lanjutkan dengan klik tombol simpan supaya data tersimpan

di dalam tabel tbl_SuratMasuk yang telah kita buat sebelumnya pada postingan yang

lalu. Jika data berhasil disimpan, maka akan tampil di form frm_Surat akan seperti

gambar berikut.

10.  Bagaimana cara mengedit atau merubah data yang sudah terlanjur kita input?.

Untuk mengedit data, kita akan membuat sebuah form yang berfungsi untuk memanggil

data yang sudah kita input untuk di edit/ubah. Lihat kembali pada langkah di nomor 5 di

atas, ikuti petunjuk tersebut untuk membuat sebuah form. Jika sudah selesai anda buat,

simpanlah form tersebut dan beri nama frm_SuratMasukUbah. Hasilnya terlihat seperti

gambar di bawah.

11. Aturlah pada property sheet. Pilih Event, On Open form frm_SuratMasukUbah seperti

petunjuk pada gambar di bawah ini.

Salin script/kode program yang di bawah ini pada Event On Open

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

On Error GoTo X

Me!NoUrut = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut

Me!NoSurat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoSurat

Me!TglSurat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglSurat

Me!TglTerima = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglTerima

Me!Perihal = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Perihal

Me!Pengirim = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Pengirim

Me!KodeSifat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!KodeSifat

Me!Uraian = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Uraian

Forms!frm_Surat.Refresh

Exit Sub

X:

MsgBox "Maaf Belum ada Data yang bisa dirubah", vbCritical, "PERHATIAN"

End Sub

Pada tombol Simpan, tulis/salin script kode di bawah ini :

Private Sub cmdSimpan_Click()

If IsNull(Me!NoUrut) Then

Beep

MsgBox "Nomor Agenda Surat harus diisi", vbCritical, "PERINGATAN"

Me!NoUrut.SetFocus

Exit Sub

End If

If IsNull(Me!NoSurat) Then

Beep

MsgBox "Anda Belum mengisi Nomor Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"

Me!NoSurat.SetFocus

Exit Sub

End If

If IsNull(Me!TglSurat) Then

Beep

MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"

Me!TglSurat.SetFocus

Exit Sub

End If

If IsNull(Me!TglTerima) Then

Beep

MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Terima Surat", vbCritical, "PERINGATAN"

Me!TglTerima.SetFocus

Exit Sub

End If

If IsNull(Me!Perihal) Then

Beep

MsgBox "Anda Belum mengisi Perihal Surat", vbCritical, "PERINGATAN"

Me!Perihal.SetFocus

Exit Sub

End If

If IsNull(Me!Pengirim) Then

Beep

MsgBox "Anda Belum mengisi Pengirim Surat", vbCritical, "PERINGATAN"

Me!Pengirim.SetFocus

Exit Sub

End If

If IsNull(Me!KodeSifat) Then

Beep

MsgBox "Anda Belum memilih Sifat Surat", vbCritical, "PERINGATAN"

Me!KodeSifat.SetFocus

Exit Sub

End If

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut = Me!NoUrut

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoSurat = Me!NoSurat

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglSurat = Me!TglSurat

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglTerima = Me!TglTerima

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Perihal = Me!Perihal

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Pengirim = Me!Pengirim

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!KodeSifat = Me!KodeSifat

Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Uraian = Me!Uraian

Forms!frm_Surat.Refresh

DoCmd.Close

End Sub

Pada tombol Batal, tulis/salin script kode di bawah ini :

Private Sub cmdBatal_Click()

If MsgBox("Surat Masuk Batal Diedit ?", 33 + 256, "PERHATIAN") = 1 Then

DoCmd.Close

Else

End If

End Sub

12.   Lengkapi form frm_Surat dengan menambahkan tiga command button, lalu beri

caption seperti pada gambar dibawah.

13.  Pada tombol Ubah, lakukan seperti pada nomor 6 di atas. Selanjutnya salin/copy

script di bawah ini di dalam tombol tersebut, yang fungsinya untuk memanggil form

frm_SuratMasukUbah pada nomor 7 di atas.

Private Sub cmdUbah_Click()

DoCmd.OpenForm "frm_SuratMasukUbah", acNormal

End Sub

14.  Selanjutnya pada tombol Hapus, lakukan juga seperti cara diatas. Lalu salin/copy

script di bawah ini di dalam tombol Hapus. Gambar berikut adalah kotak konfirmasi

yang muncul jika tombol Hapus di klik sesuai script kode di bawah.

Private Sub cmdHapus_Click()

If InputBox("Masukkan Password", "Hapus Data Surat Masuk Ini") = "admin" Then

Dim db As Database, s As String, rs As Recordset

Set db = CurrentDb

s = "DELETE tbl_SuratMasuk.NoUrut FROM tbl_SuratMasuk WHERE

(((tbl_SuratMasuk.NoUrut)=" & Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut &"));"

db.Execute (s)

Refresh

Else

MsgBox "Password tidak benar....!!!", vbExclamation

End If

15.  Pada tombol Tutup masukkan kode script dibawah ini.

Private Sub cmdTutup_Click()

DoCmd.Close

End Sub

Bagaimana cara menampilkan data Surat Masuk yang sudah kita input? Benar kita

membutuhkan report untuk menampilkan data yang atau untuk mencetak. Buatlah

sebuah report dengan sumber datanya menggunakan tabel tbl_SuratMasuk. Cara

membuat report sangat gampang. Silahkan kunjungi artikel tentang Tutorial membuat

aplikasi dengan access  di postingan saya yang lalu.

Demikian artikel tentang Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk BagianDua.

Semoga bermanfaat.