MANUAL PARA MANEJO DE CUENTA 1- CAJA
1. Todo ingreso recibido deber ser soportada con un Recibo
Oficial de Caja el que estar definido por orden numrico y sello de
recibido.
2. Todo Recibo Oficial de Caja, se har sin borrn y enmendara, si
existe borrones o enmendaduras se debe dejar como anulado con
respectivo sello, en caso contrario debe entregarse al depositante
con firma de la/el receptor del efectivo.
3. La Caja est sujeta a revisin peridica (arqueo) por parte de
la instancia de que controla los ingresos (Contabilidad, Auditora
Interna y/o Administracin, segn corresponda) en el momento que
estimen conveniente, el arqueo consiste en revisar el efectivo, as
como la documentacin soporte que maneja la caja.
4. El total de los fondos recaudados en Caja, sern depositado
ntegramente en la cuenta bancaria de la Organizacin, a ms tardar al
da siguiente (hbil) de ser recibidos. Se podran dar periodos
especiales de depsito, informando y justificando en el momento a
Contabilidad.
5. Cuando exista justificacin para dejar un fondo en Caja, se
registrara en el informe de ingresos del da que corresponde.
6. La Caja no podr hacer uso de los fondos para cambiar cheques,
ni realizar ningn tipo de gastos, en consecuencia, no recibir
cheques a favor de particulares, salvo cuando sean a favor de
funcionarios para asuntos oficiales.
7. La Caja elaborara el informe de Ingresos del da anterior
conteniendo lo siguiente: Fecha de ingreso. Monto del ingreso
expresado por separados la moneda nacional y la extranjera si lo
hubiera. Numeracin de los Recibos Oficiales de Caja empleados
durante el da descrito (primera y ltima). Detalle del Ingreso por
rubro. Descripcin de los depsitos obtenidos por traslados de cuenta
a cuenta. Fecha de elaboracin del Informe. Firma de el/la Cajera(o)
o responsable de manejo del efectivo. Firma de revisado y
autorizado de la Administracin y Contabilidad.
8. Inmediatamente elaborado y autorizado el informe de Ingresos,
el/la Cajero(a) lo remitir a Contabilidad, el cual ira acompaado
de. Primera copia en orden sucesivo de todos los recibos aludidos
en el informe, y en caso de los anulados se anexara el original
correspondiente, estos recibos se harn acompaar de los soportes
recibidos. Todas las minutas de depsito, selladas por el banco y
referidas en el informe. Cualquier otro documento que aluda el
informe.
9. El/la Cajero(a) o responsable del manejo del efectivo que
ingresa, elaborada mensualmente informe de ingresos consolidados
por rubro, en los tres das hbiles posteriores a cada mes.
Procedimientos de Caja
1. Caja recibe todos los ingresos de Ventas de Otros
Ingresos.
2. Caja emite Recibo Oficial de Caja por todos los ingresos en
efectivo recibidos.
3. Enva copia del Recibo Oficial de Caja a Contabilidad
4. Caja paga/entrega cheques por pagos a proveedores y servicios
varios.
5. Caja elabora minutas de depsitos
6. Caja deposita en el banco los ingresos recibidos durante el
da.
7. Caja prepara informe de ingresos/egresos y lo pasa a la
Contabilidad y Direccin Administrativa para su autorizacin.
MANUAL PARA MANEJO DE CUENTA 2- BANCOS10.5 PROCEDIMIENTO DE
CONCILIACIN DE BANCOSEs una herramienta que permite confrontar y
conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una
cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.Las cuentas que tienen
movimiento son Bancos, Gastos financieros, IVA e ingresos
financieros.10.5.1 Formato y Documentos Utilizados.- Extractos
Bancarios- Notas Bancarias- Consignaciones- Comprobantes de
egreso10.5.2 Reportes.- Saldos en cuentasProcedimiento de apertura
de Cuentas Bancarias La apertura de una cuenta, argumentando la
necesidad de la apertura de la cuenta y especificando los
siguientes aspectos: Nombre del banco y sucursal. Denominacin de la
cuenta. Clave nica de Identificacin Tipo de cuenta. Moneda.
Funcionarios autorizados a girarla, con indicacin de apellidos,
nombres, nmero de documento y cargo que ocupan. Uso de firmas.
Naturaleza y origen de los fondos. Motivos que respaldan la
solicitud de aperturaConforme lo dispuesto en el artculo 10,
numeral 10, de la Ley N 552, Ley de Reforma a la Ley 316, Ley de la
Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones Financieras, es
facultad de esta institucin establecer normas de contabilidad
uniformes, sistemas de suministro y obtencin de informacin y
requerimientos de informacin para expedientes, registros y archivos
de las instituciones supervisadas. Hasta el 31 de diciembre de
2007, las instituciones financieras supervisadas operaron sus
registros contables con el Manual nico de Cuentas para
Instituciones Financieras (MUC), vigente desde el veintisiete de
diciembre de 1993, promulgado mediante resolucin SIB-OIF-I-4-93. A
partir del 1 de enero de 2008, las entidades supervisadas estn
procesando su contabilidad e informacin financiera de conformidad
con el nuevo Manual nico de Cuentas para las Instituciones
Bancarias y Financieras (MUC) puesto en vigencia por esta
Superintendencia mediante resolucin CD-SIBOIF- 468-1-FEBR28-2007,
la cual derog la disposicin que tena vigente al Manual contable
anterior. Este nuevo MUC ha sido elaborado tomando en consideracin
los criterios prudenciales que deben prevalecer en la industria
bancaria, de seguros, almacenes generales de depsitos, valores; as
como los establecidos en las Normas Internacionales de Informacin
Financiera (NIIFs). Por esta razn, en el MUC se han incluido
cuentas que en algunos casos son muy particulares para algn tipo de
institucin y otras que contemplan el registro de operaciones que
actualmente no estn contempladas por las leyes y disposiciones
prudenciales vigentes, pero que, debido a su importancia y previa
autorizacin de la Superintendencia, se puedan emitir en el futuro;
por tanto, las instituciones financieras en todo memento deben
realizar nica y exclusivamente las operaciones previstas en las
leyes y disposiciones legales vigentes. Como se comprender, el
cambio de Manual de Cuentas representa un gran impacto en las
instituciones y por ello su implantacin se ha venido desarrollando
mediante un proceso paulatino, quemando etapas, desde hace dos aos.
Por esta razn, los estados financieros (Balance General, Estado de
Resultados, sus anexos), de enero de 2008, los primeros elaborados
con el nuevo MUC, han sufrido un retraso en su puesta a disposicin
del pblico. Por consiguiente, al pblico en general y en particular
a los usuarios acadmicos y analistas independientes, se les ruega
su mejor disposicin para comprender la etapa de transicin del nuevo
MUC, en que estamos inmersos, tanto la banca, las sociedades
financieras, compaas de seguros, almacenes generales de depsitos,
bolsa de valores y puestos de bolsa, como este rgano supervisor, ya
que an se estn realizando esfuerzos para que la informacin que se
publique sea de altsima confianza para todos. La Superintendencia,
como siempre lo ha apuntado, no asume ninguna responsabilidad sobre
la veracidad o exactitud de los datos recibidos de las
instituciones que los elaboran.
MANUAL PARA MANEJO DE CUENTA 3- CUENTAS POR COBRAR10.1
PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR:Incluye todas las funciones que
se necesitan para satisfaccin del cliente. Las cuentas que se
mueven en este procedimiento son: ingresos, cuentas por
Cobrar,Descuentos e Inventario.Las funciones son: Otorgamiento de
Crdito, toma de pedido, elaboracin de factura de venta, despacho y
cobro, generacin de notas crdito.10.2.1 Formato y Documentos
Utilizados.- Pedidos de Venta- Factura de Venta- Recibos de Caja-
Formato De Entrega de Recibos de Caja- Formato de entrega de
Pedidos llevados (mensajera)- Remisiones- Notas crditos10.2.2
Reportes Generados.- Cuentas por Cobrar (Cartera)El Control
Interno, rene los requerimientos fundamentales de todas las
especialidades contables, financieras y administrativas de una
entidad. Hoy en da, los dirigentes y ejecutivos hacen fuertes
exigencias y promueven las tareas a llevar a cabo para mejorar el
control de las empresas, el cual se implanta para mantener la
empresa en la direccin de sus objetivos de rentabilidad, en el xito
de su misin, y minimizar los obstculos que aparezcan. Los controles
internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de prdidas y
ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las normas y regulaciones vigentes.Palabras
Claves:Procedimientos, cuentas por cobrar, control interno,
actividades contables, financieras y
administrativas.Introduccin:Dentro del conjunto de actividades que
son necesarias conocer y dominar de la direccin de una empresa,
ocupa un lugar importante el Control Interno, el cual rene los
requerimientos fundamentales de todas las especialidades contables,
financieras y administrativas de una entidad. Hoy en da, los
dirigentes y ejecutivos hacen fuertes exigencias y promueven las
tareas a llevar a cabo para mejorar el control de las empresas, el
cual se implanta para mantener la empresa en la direccin de sus
objetivos de rentabilidad, en el xito de su misin, y minimizar los
obstculos que aparezcan. Los controles internos promueven la
eficiencia, reducen los riesgos de prdidas y ayudan a asegurar la
confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las
normas y regulaciones vigentes.Hiptesis:Diseo de un Manual de
procedimientospara el control de las Cuentas por Cobrar, lograr un
adecuado control de estos recursosde la entidad.Objetivo
General:Disear un Manual de procedimientospara el control de las
Cuentas por Cobrar, enmarcado en la descripcin de tareas,
requerimientos y los responsables de su ejecucin.Objetivos
Especficos:Realizar bsqueda bibliogrfica actualizada referente al
tema.Disear el Manual de Procedimientos.Validar el Manual de
Procedimientos.Control interno:El control interno surge de la
necesidad de disponer de informacin cada vez ms confiable, como
condicin indispensable para llevar a cabo un control eficaz. Es por
ello que los directivos le han dado cada vez ms importancia al
empleo de informacin financiera y no financiera para controlar las
actividades de las entidades bajo su direccin. La implantacin del
sistema de control interno tiene como principal finalidad la
proteccin de los activos contra prdidas que se deriven de errores
intencionales o no, en el procesamiento de las transacciones y
manejo de los activos correspondientes.El xito de la entidad, slo
asegura la consecucin de objetivos bsicos empresariales o, como
mnimo, la supervivencia de la entidad.Asegurar la fiabilidad de la
informacin contable y el cumplimiento de las leyes y normativa
aplicable.El marco integrado de control consta de cinco componentes
interrelacionados, derivados del estilo de la direccin, e
integrados al proceso de gestin:Ambiente de Control.Evaluacin de
riesgos.Actividades de control.Informacin y comunicacin.Supervisin
o Monitoreo.Definicin de Procedimiento:Manera especfica de realizar
una actividad, que debe estar contenida en documentos aprobados, la
cual incluye el objeto y el alcance de una actividad, qu debe
hacerse y quin debe hacerlo, cundo, dnde y cmo debe hacerse, qu
materiales y equipos y documentos deben utilizarse y cmo deben
controlarse y registrarse. Definiciones de Manual de
Procedimientos:El Manual de Procedimientos es un documento del
sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una
informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre
polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una
organizacin.Documento bsico que describe la manera como se hace o
se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al
grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujos de operacin,
controles y normatividad aplicable a cada caso en
particular.Documento elaborado sistemticamente en el cual se
indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un
organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya
sea conjunta separadamente.El Manual de Procedimientos contiene una
descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las actividades de
cada empresa. Ha de ser un documento interno, del qu se debe
registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.El
Manual de Procedimientos, determina cmo, cundo y por qu, aplicar
determinada cuenta contable en una transaccin de la organizacin.
Este manual es una descripcin detallada de la naturaleza de cada
cuenta existente en la nomenclatura de cuentas.Tiene como objetivo
reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos,
instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades
que desarrolla una organizacin, permitiendo, la ubicacin rpida y el
control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria
uniformidad en la ejecucin de las funciones asignadas a las
distintas reas organizativas que la integran.La finalidad de los
manuales es que permiten plasmar la informacin clara, sencilla y
concreta. A travs de esta herramienta se orienta y facilita el
acceso de informacin a los miembros de la organizacin, mediante
cursos de accin cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar
las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.En
todo el proceso de disear e implementar el sistema de Control
Interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los
cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a
los encargados de las todas las reas, generando informacin til y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la
funcin empresarial.Objetivos de los manuales:Presentar una visin
integral de cmo opera la organizacin.Precisar la secuencia lgica de
las actividades de cada procedimiento.Precisar funciones,
actividades y responsabilidades para un rea especfica por funcin
especfica.Servir como medio de integracin y orientacin al personal
de nuevo ingreso facilitando su incorporacin al organismo.Uniformar
y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.Determinar en forma ms sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.Facilitar las labores de
auditoria, la evaluacin del control interno y su
vigilancia.Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo
que deben hacer y cmo deben hacerlo.Ayudar en la coordinacin del
trabajo y evitar duplicaciones.Importancia de los Manuales de
Procedimientos:El hecho importante es que los procedimientos
existen a todo lo largo de una organizacin, aunque, como sera de
esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos en los niveles bajos, ms
que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la
accin de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia
cuando se ordenan de un solo modo. El manual de procedimientos
establece los criterios y tareas que deben observarse en la
elaboracin de su contabilidad, con el fin de evitar fraudes en la
informacin contable. Y que esta a su vez resulte adecuada y
segura.Ventajas, beneficios y limitaciones de no utilizar el Manual
de Procedimientos:Principales ventajas, del Manual de
Procedimientos:Son un compendio de la totalidad de funciones y
procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos
estos que por otro lado seran difcil reunir.La gestin
administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en
cada momento.Perfeccionan la accin a seguir o la responsabilidad a
asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas
respecto a que reas debe actuar o a que nivel alcanza la
decisin.Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la
gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes.Sirven para ayudar a que la
organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que
figuran un sistema.Son un elemento cuyo contenido se ha ido
enriqueciendo con el transcurso deltiempo.Facilitan el control por
parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir. (Gmez
F, 1993)Beneficios de los manuales:- Presenta flujo de informacin
administrativa.- Establece una gua de trabajo a ejecutar.- Precisa
la coordinacin de actividades.- Proporciona uniformidad en la
interpretacin y aplicacin de normas.- Facilita la revisin constante
y mejoramiento de las normas, procedimientos y
controles.-Simplifica el trabajo como anlisis de tiempoEstructura
de un Manual de Procedimientos:La estructura tradicional que
conforma un Manual de Procedimientos es la siguiente:1. Portada
principal. Hoja de identificacin del documento; deber conformarse
por datos que son caractersticos del manual y que permiten situar
de forma genrica el documento, entre ellos estn los siguientes:
nombre de los organismos o unidades administrativas
correspondientes, nombre de la unidad administrativa responsable de
su expedicin, nombre completo del manual y la fecha de
autorizacin.2. Hoja de identificacin de firma o rbrica. Forma que
contiene el nombre, puesto y firmas de las personas responsables de
validar la informacin contenida en cada hoja3.- ndice. Relacin
ordenada y numerada de los captulos que conforman el Manual. El
ndice deber: proporcionar detalles, dar referencia adecuada y usar
grupos de contenido.4.- Introduccin. Explica al usuario del Manual
los motivos y propsitos de ste, su mbito de aplicacin, el contenido
que lo integra, as como las reas responsables de su elaboracin.5.-
Contenido. Este apartado es el que contempla todo lo concerniente a
los procedimientos a desarrollar; o sea la sucesin cronolgica de
actividades interrelacionadas, y orientadas hacia un fin
determinado.
MANUAL PARA MANEJO DE CUENTA 4- INVENTARIOS
MANUAL PARA MANEJO DE CUENTA 5- ACTIVOS FIJOS10.4 PROCEDIMIENTO
DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOSEste procedimiento lo que busca es
controlar las entradas, salidas y cambios de los bienes adquiridos,
asegurando el cuidado, trazabilidad y salva guarda de estos.En este
procedimiento encontramos movimiento en la cuenta de activos
fijos.10.4.1 Formato y Documentos Utilizados.- Facturas de compra
de Activos Fijos- Depreciaciones.MANUAL PARA MANEJO DE CUENTA 6-
PROVEEDORES (CUENTAS POR PAGAR) Incluye todas las funciones que se
llevan a cabo entre la solicitud de un bien o unservicio hasta su
respectivo pago.En este procedimiento se encuentran diversas
cuentas del pasivo como Cuentaspor Pagar a Proveedores y a
Acreedores, del activo encontramos Inventario,Activos Fijos,
Cuentas de Resultados como Gastos y Costos.Las funciones de este
proceso son:Elaboracin de rdenes de Compra, Recepcin de mercanca,
elaboracin deRegistros y Control de las cuentas por pagar y
Generacin de notas Debito.
10.1.1 Formatos y Documentos Utilizados.
- rdenes de Compra- Formato de Anomalas en Facturas de
Proveedor.- Entradas de Almacn.- Formato de Anomalas en Revisin OC
(Orden de Compra) vs FP (Factura deProveedor).- Facturas de
Proveedor.- Comprobantes de Causacin- Comprobantes de Egreso.
10.1.2 Reportes Generados.
- Informe Cuentas por Pagar
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 1- CAJA
DESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
1. Est el empleado debidamente contratado?
2. Est el cajero(a) siendo capacitado constantemente?
3. Hay buena comunicacin entre el cajero y su superior
inmediato?
4. Existe caja chica?
5. Los aumentos o disminuciones de la caja chica estn
debidamente autorizados?
6. Estn adecuadamente preparados los informes de los cortes de
caja diariamente?
7. Quin supervisa el arqueo diario de la caja?
8. A quin se le entrega los valores y el informe del arqueo o
corte de caja al final del da?
9. Se utiliza el sistema electrnico autorizado por la direccin
para la expedicin de los recibos de efectivo que ingresa?
10. El cajero(a) lleva un archivo de los cortes realizados y
recibidos de cada da?
11. Quin lleva los valores al banco para su respetivo
depsito?
12. Existe un control de firma de la recepcin de los valores de
la persona que se encarga de llevarlos al banco?
13. Qu cantidad es la mxima autorizada que puede tener la
caja?
14. El equipo electrnico que se utiliza en el departamento se le
proporciona mantenimiento constantemente?
15. Cada cunto tiempo se le da mantenimiento al equipo de uso en
el departamento?
DESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
16. Por el pago de algn gasto, es autorizado por el directivo
correspondiente para ello?
17. Est el archivo ordenado correctamente?
18. Se cancelan debidamente los recibos echados a perder?
19. Quin revisa la cancelacin de los recibos echados a
perder?
20. Tiene el cajero(a) acceso al sistema de contabilidad de la
empresa?
21. Es rotativo el puesto de cajero(a)?
22. Cul es el procedimiento cuando existe un sobrante en el
corte al final del da?
23. Cul es el procedimiento cuando existe un faltante en el
corte al final del da?
24. Tiene acceso al rea de caja cualquier persona ajena al
departamento?
25. Se respeta el Horario de atencin de la caja?
26. Est a la vista del pblico el horario de atencin?
27. Existe alguna advertencia al pblico de comunicarse a algn
nmero telefnico si no llegara recibir su recibo
correspondiente?
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Fecha:
Supervisado por:
Fecha:
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 2-
BANCOSDESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
1. Manejan varias cuentas bancarias.Cuntas?
2. Existen controles adecuados de las entradas diarias de
dinero.
3. Se depositan diariamente los ingresos recibidos.
4. Se hacen conciliaciones bancarias mensualmente.
5. Se hace la emisin de cheque con firmas mancomunadas.
6. Hay un control adecuado y de forma consecutiva para la emisin
de cheques.
7. Es la misma persona quien autoriza, cobra y registra las
operaciones relacionadas con los bancos.
8. Hay autorizacin previa de las salidas de dinero.
9. Hay controles que eviten un posible sobregiro bancario.
10. Existe alguna lnea de crdito bancario.
11. Se firman cheques en blanco.
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Fecha:
Supervisado por:
Fecha:
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 3- CUENTAS POR
COBRARDESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
1. Estn separadas las funciones de responsabilidad entre el
vendedor y el responsable de las cuentas por cobrar?
2. Estn establecidos los criterios para el cobro a los
deudores?
3. El documento que garantiza el cobro, est debidamente amparado
por las leyes vigentes?
4. Existen controles que garanticen la recuperacin de las
cuentas por cobrar?
5. Se realiza el comit de crdito antes de cualquier
desembolso?
6. Los abonos o pagos parciales diferentes a los pactados son
autorizados y controlados?
7. Se efecta anlisis de cartera peridicamente para clasificar y
crear provisin de cuentas incobrables?
8. La gestin de las cuentas incobrables es asignada a un
responsable y est debidamente controlado?
9. El mtodo de la provisin de cuentas incobrables es consistente
con las leyes tributarias establecidas?
10. Se mantiene en custodia los documentos que representan los
derechos exigibles?
11. El acceso a los registros contables est restringido para
personas no responsables?
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Fecha:
Supervisado por:
Fecha:
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 4-
INVENTARIOSDESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
1. Existe manual de procedimiento que describa lo relacionado
con la autorizacin, custodia, registro, control y responsabilidades
en los inventarios?
2. Existe control sobre el mximo y mnimo de existencias?
3. Existen polticas claramente definidas y expresas en cuanto a
la recepcin, almacenamiento y conservacin?
4. Los ajustes en los registros de inventarios, como
consecuencia de la toma fsica de los mismos, son autorizados
previamente por un funcionario responsable?
5. Las compras de inventarios estn debidamente autorizados? Estn
de acuerdo al plan anual de compras?
6. Los retiros de inventarios son autorizados por un funcionario
competente?
7. Los ajuste por perdida de inventarios son revisados,
aprobados y autorizados por funcionarios que no estn involucrados
en la responsabilidad del manejo y registro de los mismos?
8. Aprueba un funcionario responsable la venta de las
existencias obsoleta no utilizadas o deterioradas?
9. Las ventas y donaciones de existencias fuera de uso de poco
movimiento son aprobadas por un funcionario responsable de
conformidad con las disposiciones administrativas y fiscales
vigentes?
10. Se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados?
11. Se efectan en forma peridica comprobaciones de los registros
auxiliares de inventarios contra las respectivas cuentas del
mayor?
12. Son las existencias recibidas y registradas con la
descripcin de cantidad, calidad y cualquier otra informacin
necesaria?
DESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
13. Existen procedimientos claramente establecidos para
identificar faltantes en la recepcin de bienes y suministros?
14. Existen informes actualizados de inventarios para efecto de
facilitar el anlisis de perdida y manejo de los mismos?
15. Para efecto de asegurar los registros exacto de las
cantidades reales en depsito, se realizan inventarios fsicos e
informes?
16. Son conciliado los resultados de los inventarios fsicos
contra el registro de contabilidad? Se investigan las
diferencias?
17. Son los inventarios fsicos, tomados por personas ajena a la
custodia de inventarios? A los cargos de manejo de registro?
18. Existen instalaciones adecuadas, medidas de seguridad que
permitan:-La Conversacin de Inventarios?-Ingreso de personal no
autorizado?
19. Verifican los encargados de almacn las cantidades recibidas
contra los informes de recepcin?
20. Se encuentran debidamente asegurado los inventarios,
teniendo en cuenta el valor del mismo?
Elaborado por:
Fecha:
Supervisado por:
Fecha:
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 5- ACTIVOS
FIJOSDESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
1. Las compras, ventas o baja y cancelaciones de activos fijos
estn autorizados por un funcionario con facultades para ello?
2. En la compra de activos fijos estn basadas en concursos o
licitaciones, por lo menos a tres proveedores?
3. Existen y se realizan registros con los detalles de identidad
para cada uno de las compras de activos fijos?
4. Los registros individuales de los activos fijos incluyen los
costos de adquisicin?
5. Se comparan, por lo menos una vez al ao, los registros
individuales de activos fijos con las correspondientes cuentas del
mayor?
6. La empresa practica el inventario de activos fijos y los
compara con los registros contables?
7. Existe una poltica para diferenciar las adiciones al activo
fijo y los costos por mantenimiento o reparacin?
8. Hay polticas sobre montos para capitalizar erogaciones o
gastos y, en su caso, registrarla directamente en resultados?
9. Los activos fijos que contribuyen de manera importante a
generar flujo de efectivo estn claramente identificados?
10. Se registran las depreciaciones por unidades o grupos que
corresponden a las clasificaciones de los equipos respectivos?
11. Las estimaciones de depreciacin consideran el genuino
demrito de los equipos en funcin a las actividades propias del giro
de la empresa?
13. Los valores netos de realizacin proyectados a futuro,
permiten asegurar que los activos fijos no estn sobrevaluados?
DESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
14. Ha practicado la empresa avalos de sus activos fijos por un
perito independiente?
15. Los avalos por un perito independiente se han considerado
para efectos contables?
16. Si las depreciaciones fiscales son diferentes a las
contables? estn claramente separadas en el sistema de
contabilidad?
17. Existen cartas de responsabilidad firmadas por cada empleado
respecto a ciertos equipos cuyo valor y riesgo de uso lo
amerita?
18. Los activos fijos estn debidamente codificados y con
etiqueta para identificar fcilmente?
Elaborado por:
Fecha:
Supervisado por:
Fecha:
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 6- PROVEEDORES (CUENTAS POR
PAGAR)DESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
1. Se estudian y aprovechan todos los descuentos concedidos por
los proveedores?
2. Se cuenta con controles auxiliares y se comparan y concilian
dichos estados de cuenta contra los registros contables?
3. Se reciben estados de cuenta de los proveedores ms
importantes, son conciliados, se solicitan aclaraciones y en su
caso se corren los ajustes correspondientes?
4. Se revisa mensualmente que la suma de los registros
auxiliares de proveedores, sea igual a su correspondiente cuenta de
mayor?
5. Se tiene capacitado a todo el personal que interviene en la
funcin de compras y que maneja pasivos documentados?
6. Ha evaluado la conveniencia de manejar sus pasivos con
proveedores a travs de un sistema de cuentas por pagar?
7. Se concilia mensualmente la cuenta de proveedores con los
estados de cuenta recibidos de proveedores?
8. Se concilian peridicamente los registros auxiliares de
proveedores, con la documentacin que las soportan (facturas)?
9. Se vigila que, cuando es el caso se descuenten en los pagos a
proveedores los anticipos que les han sido entregados?
10. Se vigila que el uso de esta cuenta refleje nicamente
adeudos a cargo de la entidad provenientes de su giro de
actividades?
DESCRIPCINSINOOBSERVACIONES
11. Es adecuado el proceso de control de pago a proveedores, a
efecto de evitar pagos antes de su vencimiento, como pagos
posteriores a ste, que podran generar cargas financieras o el no
gozar de descuentos o bonificaciones por pronto pago?
12. Es adecuada la programacin de pagos a proveedores a efecto
de lograr una ptima utilizacin de los recursos de la entidad y
buena imagen entre sus proveedores?
13. Estn perfecta y formalmente establecidos los niveles de
endeudamiento que puede contraer la entidad y los niveles de
funcionarios delegados para sta accin?
14. Se valida, en todos los casos, que los bienes o servicios
que se vayan a pagar efectivamente se hayan recibido?
15. Se efecta la devolucin a proveedores de mercancas no
satisfactorias y se realiza su debido registro contable?
16. Se escogen los proveedores realizando diversas
cotizaciones?
17. Se hace seguimiento y control de calidad a las mercancas
entregadas por los proveedores?
18. Es archivada de forma adecuada la documentacin pertinente a
proveedores?
19. En caso de incumplimiento por parte de un proveedor en la
entrega de mercancas, existe un plan contingente para subsanar
rpidamente el contratiempo?
Elaborado por:
Fecha:
Supervisado por:
Fecha:
