34
BAGAIMANA MELAKSANAKAN TQM (Total Quality Management) Cara berfikir baru dalam manajemen organisasi Doing thing right at the first time

Total Quality Manajemen Tyb

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan

Citation preview

Page 1: Total Quality Manajemen Tyb

BAGAIMANA MELAKSANAKAN TQM (Total Quality Management)

Cara berfikir baru dalam manajemen organisasi

Doing thing right at the first time

Page 2: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah – langkah TQM

1. Komitmen CEO/Pimpinan

2. Diklat untuk Top Management

3. Membentuk Steering Committee

4. Menetapkan visi, misi dan prinsip-prinsip

5. Buat diagram alir proses-proses di perusahaan

6. Fokus pada konsumen eksternal dan lakukan survey

7. Anggap karyawan sebagai pelanggan internal

8. Buat program pelatihan mutu untuk karyawan

9. Bentuk Tim Perbaikan Mutu

10. Implementasi proses perbaikan

11. Gunakan alat – alat TQM

Page 3: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 1 dan 2

Langkah 1:Komitmen Pimpinan

adalah komitmen secara total, keterlibatan dan leadership dari pimpinan

Langkah 2, adalah pendidikan terhadap Top Management agar dapat melakukan:

Pelatihan mutu

Menyiapkan resources yang diperlukan

Mengembangkan visi, misi, tujuan dan prinsip-prinsip

Aktif sebagai SC

Memberikan pengakuan kepada yang berprestasi

Page 4: Total Quality Manajemen Tyb

Peran pimpinan menciptakan Budaya Organisasi

Informasi Kualitas digunakan untuk perbaikan mutu, bukan untuk menghukum

Wewenang = tanggung jawab

Penghargaan kepada yg berprestasi

Karyawan merasa aman

Iklim kerja yg fair

Kompensasi yg layak dan adil

Page 5: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 3. Membentuk Steering Committee

Review dan evaluasi survey pelanggan

Menentukan proses yang harus diperbaiki

Mengangkat Tim Perbaikan Mutu

Memantau proses perbaikan

Page 6: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 4 (Visi, Misi)

Kepuasan pelanggan

Meningkatkan keselamatan

Menghilangkan kesalahan dan cacat

Berdayakan seluruh karyawan

Doing thing right at the first time

Jangan mengawali pekerjaan dengan kesalahan, STOP-Lakukan Evaluasi, Temukan sumber kesalahan, Lakukan Perbaikan terus menerus

Page 7: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 5. Buat Bagan Alir Proses Tentukan dimana titik-titik kendali mutu Rumuskan pencapaian mutu disetiap titik proses Buat prosedur operasional pelaksanaan Latih setiap pekerja yang terlibat disetiap titik tersebut

Page 8: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 6 (Fokus pada konsumen eksternal)

Perbaikan didasarkan atas dasar perhatian konsumen

6 elemen prinsip dari kepuasan pelanggan;

Penyampaian produk dan layanan

Prestasi dari produk dan layanan

Citra umum perusahaan, (Citra umum perusahaan adalah citra keseluruhan dari kinerja orang-orang di dalam perusahaan)

Perbandingan antara harga dan nilai dari produk dan layanan

Kekuatan dan kelemahan pesaing

Page 9: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 7 (Karyawan sbg pelanggan internal) ……….mengapa?

Langkah-langkah untuk proses internal

Jadikan karyawan sebagai pelanggan internal

Buat pelanggan internal sbg fokus perhatian dari perbaikan

Tentukan output (produk, layanan, informasi) yg harus disediakan

Tentukan proses untuk menghasilkan output

Pelajari apa yg diharapkan pelanggan internal dan cara mengukur tingkat kepuasannya

Page 10: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 8 (Buatlah Program Pelatihan Mutu)

Karyawan yg harus dilatih

Materi

Pelatih

dll

Page 11: Total Quality Manajemen Tyb

Langkah 9 ( Bentuk Tim Perbaikan Mutu)

Tugas

Identifikasi pelanggan dari suatu proses

Defifinisikan harapan pelanggan

Buat Flowchart dari suatu proses

Identifikasi semua input

Tinjau secara sistematis prosedur yg ada

Kumpulkan data dan analisis

Identifikasi masalah

Tentukan akar masalah

Tentukan potensi penyelesaian masalah

dst

Page 12: Total Quality Manajemen Tyb

3 UNSUR UTAMA TQM (BOUND)

Strategi nilai pelanggan

(Manfaat yg diperoleh pelanggan: produk dan pelayanan)

Sistem organisasional

(Penyediaan nilai bagi pelanggan: TK, proses,

arus informasi, pengambilan keputusan)

Perbaikan kualitas berkelanjutan

(diperlukan untuk menghadapi lingkungan yang

selalu berubah Terutama selera pelanggan)

Page 13: Total Quality Manajemen Tyb

10 UNSUR UTAMA TQM (Gootsch dan Davids)

Fokus pada pelanggan

Pendekatan ilmiah

Perbaikan terus menerus

Obsesi terhadap mutu

Komitmen jk panjang

Kerja sama tim

Pendidikan & Latihan

Kebebasan terkendali

Kesatuan tujuan

Pemberdayaan karyawan

Page 14: Total Quality Manajemen Tyb

Perkembangan TQM

Deming

Bound

Juran

Crosby

Gootsch & Davids

Feigenbaum

Ishikawa

Malcolm Baldrige National Quality Award

ISO 9000 dan 14000

Page 15: Total Quality Manajemen Tyb

PDCA Cycle repeated to create continuous improvement

Time

Perf

orm

an

ce

“Continuous”

improvement

Plan

Do

Check

Act

Metode Dr.W.Edward Deming

Siklus Deming

Page 16: Total Quality Manajemen Tyb

4.Act 1.Plan

3.Check 2.Do

Identify the improvement

and make a plan

Test the plan Is the plan

working

Implement

the plan

Page 17: Total Quality Manajemen Tyb

KAIZEN

INTISARI

MANAJEMEN MUTU

Page 18: Total Quality Manajemen Tyb

KAIZEN (Dr.W.Edward Deming)

Kai : perubahan, Zen : baik/untuk lebih baik

Penyempurnaan/Perbaikan terus-menerus

Peningkatan mutu tiada henti

Melibatkan semua orang : Manajemen puncak sampai karyawan

Kaizen : tanggung jawab semua orang

Page 19: Total Quality Manajemen Tyb

Strategi Kaizen

Menyadari bahwa manajemen harus berusaha untuk memuaskan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan

Kegiatan dimasa datang harus lebih memuaskan pelanggan

Para pimpinan pada masing-masing jenjang harus mencari jalan untuk menyempurnakan sistem

Kaizen : menciptakan cara berpikir yang berorientasi pada proses dan sebuah sistem manajemen yang menunjang dan menghargai usaha karyawan yang terlibat dalam proses penyempurnaan mutu

Tidak menilai kinerja karyawan atas dasar hasil yang diperoleh dan tidak pada usaha mereka.

Page 20: Total Quality Manajemen Tyb

Pesan dari Strategi Kaizen

Bahwa tidak ada satu haripun boleh berlalu tanpa sesuatu tindakan penyempurnan di organisasi atau usaha

Kepercayaan bahwa harus ada penyempurnaan tanpa akhir telah berurat-akar dalam cara berpikir orang-orang Jepang

Sehingga Kaizen telah menjadi sikap hidup orang Jepang

Page 21: Total Quality Manajemen Tyb

Kaizen dan Manajemen

Manajemen

Puncak

Manajemen

Madya

Karyawan

Menetapkan kebijakan, peraturan, petunjuk dan prosedur semua

Kegiatan besar dan mengawasi semua orang melaksanakan SOP

Penerapan SOP ( Standard Operation Procedure

Perlu pelatihan dan

disiplin

Page 22: Total Quality Manajemen Tyb

Quality is a Journey,

not a Destination

Page 23: Total Quality Manajemen Tyb

Trilogi Kualitas (Dr.Juran)

Quality Planning

(Perencanaan Kualitas)

Quality Control

(pengendalian kualitas)

Quality improvement

(Perbaikan atau peningkatan kualitas)

Page 24: Total Quality Manajemen Tyb

Quality Planning

Identifikasi Pelanggan

Menentukan Kebutuhan pelanggan

Menciptakan keistimewaan produk yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan

Menciptakan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk dibawah kondisi operasi

Mentransfer/mengalihkan proses ke operasi

Page 25: Total Quality Manajemen Tyb

Quality Control

Mengawasi performansi aktual

Membandingkan yang aktual dengan sasaran

Mengambil tindakan atas perbedaan antara yang aktual dan sasaran

Page 26: Total Quality Manajemen Tyb

Melaksanakan Quality Improvement

1. Menciptakan kesadaran untuk melakukan perbaikan/peningkatan kualitas

2. Jadikan itu sebagai bagian dari setiap deskripsi pekerjaan

3. Menciptakan infrastruktur : memilih proyek untuk perbaikan,menunjuk tim, menyiapkan fasilitator

4. Pelatihan bagaimana meningkatkan kualitas

Page 27: Total Quality Manajemen Tyb

5. Mengevaluasi kemajuan yang dicapai

6. Memberi penghargaan kepada tim pemenang

7. Mempopulerkan hasil-hasil perbaikan kualitas

8. Memperbaiki system reward dalam menjalankan tingkat perbaikan

9. Mempertahankan kualitas secara terus menerus

Page 28: Total Quality Manajemen Tyb

•Juran’s ten step to quality improvement

Membentuk kesadaran terhadap kebutuhan akan perbaikan dan

peluang untuk melakukan perbaikan

Menetapkan tujuan perbaikan

Mengorganisasikan untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan

Menyediakan pelatihan

Melaksanakan proyek-proyek yang ditujukan untuk pemecahan

masalah

Melaporkan perkembangan

Memberikan penghargaan

Mengkomunikasikan hasil-hasil yang dicapai

Menyimpan dan memperhatikan hasil yang dicapai

Memelihara momentum dengan melakukan perbaikan dalam

sistem reguler perusahaan

Page 29: Total Quality Manajemen Tyb

BUDAYA MUTU

Page 30: Total Quality Manajemen Tyb
Page 31: Total Quality Manajemen Tyb

APA BUDAYA MUTU ITU ?

Budaya mutu adalah sistem nilai organisasi

yang menciptakan lingkungan yang kondusif

untuk keberlangsungan perbaikan mutu

yang berkesinambungan. Budaya mutu

terdiri dari nilai – nilai, tradisi, prosedur dan harapan tentang promosi mutu

Page 32: Total Quality Manajemen Tyb

APA TUJUAN BUDAYA MUTU ?

Membentuk suatu lingkungan organisasi

yang memiliki sistem nilai, tradisi, dan

aturan – aturan yang mendukung untuk

mencapai perbaikan mutu secara terus

menerus

Page 33: Total Quality Manajemen Tyb

KARAKTERISTIK ORGANISASI YANG MEMILIKI BUDAYA MUTU

Berorientasi terhadap kepuasan konsumen

Obsesi terhadap perbaikan terus menerus

Keinginan yang tulus akan masukan dan umpan balik

Pendekatan kerja tim terhadap masalah dan proses

Kemitraan internal yang saling mendukung

Rekan kerja dipandang sebagai konsumen internal

Pelibatan dan pemberian wewenang karyawan secara luas

Pendidikan dan pelatihan disediakan untuk karyawan pada semua level

Memiliki standar kerja yang tinggi

Penghargaan atas prestasi pekerja

Page 34: Total Quality Manajemen Tyb

KONVERSI BUDAYA MUTU ( GOETCH & DAVIS )

Identifikasi kebutuhan perubahan

Menuangkan perubahan yang direncanakan secara tertulis

Mengembangkan rencana untuk perubahan

Memahami proses transisi emosi

Identifikasi orang-orang kunci dan membujuk mereka untuk mendukung perubahan

Gunakan pendekatan akal dan dari hati ke hati

Lakukan perubahan dengan “mesra”

Dukung, dukung dan dukung