i

T.C. ANADOLU NVERSTES YAYINI NO: 2965 AIKRETM FAKLTES YAYINI NO: 1920

TOPLANTI VE SUNU TEKNKLER

Yazarlar

r.Gr. Orkun EN (nite 1-4) Do.Dr. Hasan ALIKAN (nite 5, 6)

Editr

Yrd.Do.Dr. Ahmet Atilla DOAN

ANADOLU NVERSTES

ii

Bu kitabn basm, yaym ve sat haklar Anadolu niversitesine aittir. Uzaktan retim tekniine uygun olarak hazrlanan bu kitabn btn haklar sakldr.

lgili kurulutan izin almadan kitabn tm ya da blmleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayt veya baka ekillerde oaltlamaz, baslamaz ve datlamaz.

Copyright 2013 by Anadolu University

All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted

in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without permission in writing from the University.

UZAKTAN RETM TASARIM BRM

Genel Koordinatr

Do.Dr. Mjgan Bozkaya

Genel Koordinatr Yardmcs Do.Dr. Hasan alkan

retim Tasarmclar Yrd.Do.Dr. Seil Banar

r.Gr.Dr. Mediha Tezcan

Grafik Tasarm Ynetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uar

r.Gr. Cemalettin Yldz r.Gr. Nilgn Salur

Kitap Koordinasyon Birimi

Uzm. Nermin zgr

Kapak Dzeni Prof. Tevfik Fikret Uar

r.Gr. Cemalettin Yldz

Grafiker Glah Karabulut

Dizgi

Akretim Fakltesi Dizgi Ekibi

Toplant ve Sunu Teknikleri

ISBN

978-975-06-1627-3

1. Bask

Bu kitap ANADOLU NVERSTES Web-Ofset Tesislerinde 20.000 adet baslmtr. ESKEHR, Ocak 2013

iii

indekiler

nsz .... iv

1. Toplantlara Kavramsal Yaklam 2 2. Toplant Trleri. 28 3. Toplant Ynetimi. 60 4. Toplantlardaki Grev ve Sorumluluklar.... 88 5. Etkili Sunular ve zellikleri:Hazrlk Aamas 116 6. Sunu eriinin ve Grsellerin Dzenlenmesi 148

iv

nsz Sevgili renciler, Baz sektrlerde alma hayat toplantlar zerine kuruludur denilebilir. zellikle yneticiler iin gnlk alma sresinin bir blm eitli toplantlara katlmakla gemektedir. Yneticiler ve ynetim kademesine yakn alanlarn mesaisi; toplant ncesi alma, toplantya katlma ve toplant sonras alma olarak e ayrlabilir. Yaplan aratrmalar karar alma srelerine ynelik alan kadrolarn daha ok toplantya katldn gstermektedir. Toplantlar; bilgi almak, bilgi vermek, sorun zmek, karar almak, eitmek, koordine etmek, farkl grleri renmek veya benzeri birok amala dzenlenir. Birok trleri vardr. Ancak tmnn ortak zellii iletiim ortamlar olmasdr. Yneticiler bu iletiim ortamlarn iyi ynetebildikleri takdirde baarl olacaklarn iyi bilirler. Bu nedenle etkin ve verimli toplant iin baz temel ilkelere dikkat etmek gereklidir.

Toplant ve Sunu Teknikleri ders kitabnda yer alan teorik bilgiler, yneticilerin, ynetici asistanlarnn ve konuyla ilgili dier elemanlarn yararlanabilecei biimde ele alnm ve rneklenmitir. Bylece konu ve yntemler uygulamaya dnk ve alanla ilgili herkese daha yararl hale getirilmitir. Her nitenin sonuna, hemen her gn ynetici asistanlarnn veya toplant dzenleyicilerinin karlaabilecei problem rnekleri konularak bunlar analiz etme, eletirme olana yaratlmtr. Kitap alt niteden olumaktadr. Birinci, ikinci ve nc nitede toplantlara kavramsal yaklamlar, toplant trleri ve toplant ynetimi konular ele alnmtr. Drdnc nitede toplantlardaki grev sorumluluklar ayrntl olarak incelenmitir. Beinci nitede ise etkili konuma incelenmitir. Son nitede ise bilginin grsel sunumuna deinilerek etkili bir sunum iin kullanlacak grsellerde dikkat edilecek hususlara yer verilmitir. Sevgili renciler, nitelerin sonunda yer alan Kendimizi Snayalm adl blm nite iinde anlatlan konulara ilikin oktan semeli bir snavdr. Ltfen bu sorulara cevap vermeye aln ve yanl cevapladnz her soru iin nitenin ilgili ksmn yeniden okuyun. Bu sizin konuyu daha iyi anlamanza yardmc olacaktr. niteleri alrken karlaacanz ynlendirmelerin de incelenmesi ve gereinin yerine getirilmesi, konunun pekitirilmesi ynnden yararl olacaktr. Bylelikle rendikleriniz kalc olacaktr. Bu yaynn hazrlanmasnda emei geen herkese, zellikle de alan uzman, Yrd.Do.Dr. Nuran ztrk Bapnara teekkrlerimi sunarm. Bu kitabn yneticiler ve ynetim kademesine yakn alanlar bata olmak zere; kariyerine g katmak isteyen herkesin toplant ynetimi ve sunumuna katkda bulunmasn dilerim.

Editr

Yrd.Do.Dr. Ahmet Atilla DOAN

2

Amalarmz Bu niteyi tamamladktan sonra;

Toplant kavram ve tanmn aklayabilecek,

Toplantlarn amalarn sralayabilecek,

Toplant srecini aklayabilecek,

Toplantlar nasl denetlenebileceini aklayabilecek, Toplant kltr kavramn aklayabilecek

bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar Toplant

Grup

Takm

Ama

Toplant Kltr

Denetleme

Toplant Sreci

indekiler Giri Toplant Kavram ve Tanm Toplantlarn Amalar Toplant Sreci Toplant Denetimi Toplant Kltr Ek-1:Dzen Kurallar Ek-2:Toplant Tutanaklar

1

3

GR Katlmclarn bilgi sahibi olmalar, dnce ve nerilerin ortaya konmas ve yeler arasnda birlik ve beraberlii tevik etmek gibi nedenlerle toplantlar dzenlenmektedir. Toplantlar insanlarn bir araya gelerek belirli konularda grmelerine olanak tanmaktadr. Toplantlar ayrca; insanlar arasnda iletiim salamak, yaratc fikirler retmek, dolayl eitim yapmak gibi amalar iin nemli bir konumda bulunmaktadr.

Toplant ya da konferans planlandnda hazrlklar informal bir biimde yneticilerin brolarnda ve ynetici asistanlar tarafndan yrtlebilmektedir. Ya da ynetim personelinin almalarnn byk bir ksmn oluturacak ekilde bu i iin rgtlenmi bir birimde de gerekletirilebilmektedir. Ayrca belirli bir cret karlnda arac grevi stlenerek profesyonel toplant dzenleyicilerinden de destek alnabilmektedir.

Mevcut rgt yaplarnda faaliyetlerin baarl bir ekilde gerekletirilebilmesi iin ynetim uygulamalarnn etkili bir biimde uygulanmas rgtlerin ncelikli amalar arasnda yer almaktadr. Bu amalara ulama yolunda yneticinin ynetsel yetenei ve ayn zamanda toplantlar verimli bir biimde ynetebilme becerisi nem tamaktadr. Yneticilerin toplantlar ynetebilme becerisi, toplantlarn geliimini etkileyen faktrlerin bilinmesiyle daha da verimli bir hal alacaktr. Bu faktrler:

Proje merkezli almalar, apraz faaliyet gsteren ekipler (rgt iinde yer alan farkl birimlerin i birlii ve

koordinasyonu),

Kendi kendilerini yneten ekipler,

nemli mteriler ile yaplan ortaklklar, Pazar ilikileri, Kaynak yaratm faaliyetleri,

ve d balantlar, ve d danmanlklar, rgtlerin kendi ilerindeki youn ilikiler, rgtlerin bymesi ve toplant gereksinimi duymalar,

Uluslararas ve ulusal resmi, yar resmi rgtlerin ve ok uluslu irket saysndaki art ve bunlarn toplant yama gereksinimi duymalar,

Bilimsel, teknolojik ve mesleki uzmanlklarn ve bilgilerin gelimesi ve bu alanlarda bilgi alverii gereinin domas,

Yeni rnlerin tantlmas amacyla yaplan sergi ve fuar etkinlikleri yannda toplantlarn dzenlenmesi,

Toplantlara Kavramsal

Yaklam

4

Sektrel ilikilerin gelimesi, Toplant organizatrlnn bir meslek olarak gelimesi, Toplantlarn, turlarla birletirilerek turistik bir olgu durumuna getirilmesi, Turizm iletmelerinin toplant pazarna ilikin almalar ve Toplant teknolojilerinin gelimesi biiminde sralanabilmektedir.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI Toplant; yneticilerin ortak problemleri zmlemek amacyla bir araya gelip belirli konular zerinde tartmalar sreci, bir gndem zerinde grmek amacyla ilgililerin katlmasyla gerekletirilen birleim olarak ifade edilmektedir. TDK szlnde ise toplant; birden ok kimsenin belirli amalarla bir araya gelmesi, itima; bir meclisin bir yl iindeki birleimlerinin her biri; toplanma, bir araya gelme biiminde tanmlanmaktadr.

Toplantlar insanlarn iletiimlerini saladklar ortak yntemlerden biri olmakla birlikte bir gndem zerinde grmek amacyla ilgililerin katlmalaryla yaplmaktadr. Toplantlar, insanlarn belli bir zaman ve yerde bilgi alverii yapmak ya da bir karara varabilmek iin nceden belirlenmi biimde bir araya gelmeleri ve kolektif dnce retme teknii olarak ifade edilmektedir. Literatrde yer alan eitli toplant tanmlar ise;

Birden ok kiinin bir sorun, olay veya olgu zerinde grme yapmak amacyla bir araya gelmeleri,

zel bir i konusunda grmek zere iki ya da daha fazla kiinin bir araya gelmesi, Bir grup insann belirlenmi bir konuyu, bir bakann yneticiliinde tartmak zere bir araya

gelmeleri,

veya daha fazla kiinin bir araya gelerek yz yze bir alma iine girmeleri, Birden ok kimsenin belli bir amala bir araya gelmesi, toplanmas,

Bir gndeme balanm, gndemde buluunan konular grmek iin ilgililerin katlmyla yaplan birleim olarak ifade edilmektedir.

Toplant genel anlamda ifade edilmek istenirse; sorular cevaplandrmak, sorunlar ortaya karmak, zmek, anlamaya varmak, personeli aydnlatmak vb. amalarla bir kiinin bakanlnda ya da birden ok kiinin yz yze gelerek oluturduklar iletiim ortam ve bu ortamda gerekletirilen faaliyetler olarak tanmlanr. letiim ortam kavram gemiken unu da belirtmek gerekir ki gnmzde yzyze gelme teknoloji aracl ile de gerekletirilmekte, telekonferans teknolojisi ile farkl mekanlardaki kiiler online iletiim olanaklaryla bulunduklar mekanlardan ayrlmadan yzyze grme, toplanma frsat bulabilmektedirler.

hayatnn verimli, dzenli, sistemli olmas ve birlikte almann temini iin toplantlar yaplmaktadr. Toplantlar insanlar tarafndan ynetilir, toplantlara insanlar katlr ve sonu olarak insanlar iin toplantlar yaplr.

hayatnn verimli, dzenli, sistemli olmas ve birlikte almann salanmas iin toplantlar yaplmaktadr. Fakat toplant kavram konusunda yaplan en sk hatalardan biri toplant yaplmasnn gerekten gerekli olup olmadna verilen kararn doruluu konusundadr. Sadece nceden planland iin yaplan toplantlarn zaman kaybndan baka bir anlam olmamaktadr. Toplantlarn yaplmasnn gerekli olduu durumlar:

Belli bir konunun aydnlatlmas ihtiyacnn olmas,

Ekiple paylalacak dncelerin olmas,

5

Gruptan bilgi almak istendiinde, Bir soruna zm yolu aramak veya bir konuda karar vermenin gerekli olduu durumlarda, Motive etmek, geri bildirim salamak, ikna etmek, eitmek ve gelitirmek, staty glendirmek

istendiinde ve alanlardan toplant yaplmas ynnde bir istek geldiinde toplantlar gerekletirilmelidir.

letiim Arac Olarak Toplantlar Toplant ve konferans gibi karlkl iletiimin bulunduu ortamlarda katlmclar yz ifadelerini deitirmekte, dncelere dalmakta veya glmsemektedirler. Gzlenilen bu davranlara gre de davranlara yn verilir ve olumlu ya da olumsuz tepkiler gsterilebilmektedir. Toplantlarda iletiimsizlik mmkn olmamakla birlikte toplantlardaki her katlmc szle veya beden diliyle dierlerine mesaj ulatrmaktadr. Bu ulatrlan mesajlar dorultusunda ise davranlar belirlenmektedir.

Baarl bir iletiim iin davranlardaki karmakln kontrol altna alnmas gerekmektedir. rnek olarak toplantlardaki iletiimlerde bireyler aras verilen tepkiler, alnan veya alglanan yantlar farkl ipularnn gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden dili, tutum ve davranlar, kullanlan kelimeler, ifadeler ve ses tonu bahsi geen ipularna rnek olarak gsterilebilir.

letiim arac olarak toplantlar toplant fonksiyonlar dahilinde verimli bir dzeye ulaabilmektedir. Hzl karar verme: Gelecek hakkndaki grlerin neredeyse tamam, deiim srelerinin gitgide

hzlandna ve bununla baa kabilmek iin baz gereksinimleirn ortaya kacana iaret etmektedir. Bu nedenle karar verme ilevi eskiye oranla daha fazla ilerlik kazanmak zorundadr. Bir rgtn bnyesinde alanlarn tmn etkileyebilecek konularda sz sahibi kiilerin biraraya gelip sorunlar tartmalar ve zme kavutumalar iin toplantlarn nemli bir ara olduu kesindir.

Bilginin yaylmas: Yazl notlar halinde datld zaman pek ak ya da ilgi ekici olmadndan gz ard edilen baz bilgiler, toplant araclyla gerekli kiilere etkili bir biimde aktarlabilmektedir. Toplantlarn biimi iki ynl iletiimin gereklemesine olanak vermektedir. alanlarn toplantlara katlm ne kadar artarsa, kendilerine sunulan bilgi ve fikirlere o kadar ok sahip karlar.

sel deiiklikler: eitli sorunlar ya da kendilerini dorudan etkileyen uzun vadeli planlar konusunda kendilerine danlmadn hisseden alanlar, altklar rgtte yaanacak deiiklikleri benimseme ve uygulama konusunda isteksiz olabilirler. Yeni bir politika izlemek ya da ynn deitirmek isteyen rgtler alanlar olabildiince sk bir araya getirmelidir. Yeni politikalar ve sreler zerinde grmek, deiim gereksinimlerinin ve deiim iin gereken uygulamalarn daha kolayca ortaya kmasn salamaktadr. Bu nedenle isel deiiklikler konusunda toplantlar dzenleyerek alanlar iin iine katmak onlar karanlkta brakmak politikasna gre ok daha baarl olacaktr.

Dsal deiiklikler: ou rgt iin da dnk alma ortamlarnda ylesine hzl bir deiim yaanmaktadr ki rgt bnyesinde alanlar arasnda bilgi alverii byk nem kazanmtr. rnek olarak; rakip firmalar, ekonominin genel durumu, rnler hakknda basna yaplacak aklamalar gibi konular alanlar tarafndan renilmelidir. Her gn mterilerle yzyze gelen sat elemanlar, piyasann deien taleplerini st dzey yneticilere oranla daha yakndan izlemektedirler. Toplantlar, bu gibi bilgilerin dier blmlere ya da karar verme yetkisi bulunan yneticilere kolayca aktarlmasn salamaktadr. Dzenli olarak tekrarlanan toplantlar, farkl blmlerden gelen nemli bilgilerin bir araya getirilmesi, verilen kararlarla oluacak deiikliklerden etkilenecek alanlarn tablonun tmn grmelerini salamaktadr. Bu durumda da toplantlarda verilecek kararlara itenlikle katlm ve ibirlii daha kolay elde edilebilmektedir.

Fikir ve deneyimlerin transferi: rgt bnyesinde datlan yazl notlar yalnzca bilgilerin aktarlmasn salarken, toplantlar bu bilgiler zerinde yorum yaplmasn ve ortaya kan fikirlerin gelitirilmesini de desteklemektedir. eitli grlere sahip kiilerin bir araya gelmesiyle yeni fikirlerin ya da daha nce akla gelmeyen zm yollarnn kmasna olanak tannm olur. Uzun zamandr sren

6

baz sorunlara kar yeni yaklamlarn elde edilmesine yararl olacak ilgin yaratc yntemler de bu toplantlarda ortaya kabilmektedir.

Ekip almasnn gelitirilmesi: Herhangi bir rgtn alanlarnn yakn bir ibirlii iinde olmalar gerektii zaman yaplacak toplantlar, bilinmeyene duyulan korku ya da kukularn datlmasn salayacaktr. Ayn zamanda hi de salkl olmayan rekabet duygusunun ortadan kalkmasna destek olacaktr. zellikle ksa bir sre nce gerekleen deiiklikler alanlara aklanmad zaman bunlara benzer yaklamlarn ortaya kmas olasdr. Toplantlardan iyi bir sonu elde etmek iin toplantlarn, katlanlar arasnda karlkl sayg ve anlay gelitirmesi ve onlar ibirliine ynlendirmesi gerekmektedir.

Toplantlar in Anahtar Sorular Bir ynetici her toplantya, elinde drt anahtar sorunun bulunduu bir listeyle katlyordu. Her gndem maddesine sra geldiinde de bu sorular soruyordu. Toplant her zaman tartmayla sonulanyor ve uygulamaya geecek bir karar kyordu. Tartma baka alanlara kaydve bu yzden sorular cevaplanmad zaman ynetici sorular tekrarlyordu. eitli toplantlara katldktan ve bu yntemi uyguladktan sonra ynetici bir farkllk grd. Katld toplantlar, sonu veriyordu. Toplant, sadece bir komiteyi bir araya getirmekten ok sonu veren gndem maddeleri ieriyordu.

Toplantlara liderlik de yapsanz herhangi bir ynetici olarak da katlsanz bu sorular klavuz olarak kullanlabilmektedir. Bu sorular zerinde srar ettiinizde toplantlarnzn deerli ve retici olacandan emin olabilirsiniz. Bu problemi zmekten kim sorumlu?

Dierleri ona nasl yardm edebilir? Nasl bir yaklamda bulunulmaldr? Sre nedir?

Kaynak: Micheal C. Thomsett, Toplant Sanat, s.24.

Toplantlarn yararlar neler olabilir?

Toplant htiyac rgtlerin byk ounluu toplantlar olmadan ilevlerini yerine getirememektedirler. Baz toplantlarn yaplmas ise yasa gerei zorunlu olmaktadr. dare heyeti toplantlar, derneklerin genel kurul toplantlar bunlara rnek olarak gsterilebilir. rgtlerde gerekletirilen toplantlarn says rgt iinde yaplan ie ve toplantlarn amacna gre deiebilmektedir. Ancak genel olarak bakldnda; dzenli bir takvimle ayn gn ve saatte toplantlarn yaplmas nerilmektedir.

Toplantlar yneticilerin en byk silah, ynetim sanatnn ise kalbi olarak tanmlanmaktadr. Bireylerin kariyerleri gelitike daha ok toplantya katlmaya balarlar. Toplantlar ilham ve enerji verici ve ayn zamanda elendirici olmakla birlikte, motivasyon bozucu ve skc da olabilmektedir. Ekip almas bal bana bir unsur olmaktadr: Ekip kendi kimliini gelitirmekte ve toplantlar yoluyla nasl allacan renmektedir.

Toplant ihtiyacna verilecek en kestirme cevap baz eyleri tartmak iin olacaktr. Fakat bu cmle balamnda takip eden nasl ve niin sorularnn nemi zerinde genellikle ok fazla durulmamaktadr. Bu sorulara verilecek cevap ise ou zaman eitli kararlar alabilmek iin olmaktadr. Bu cevap ile birlikte karar almann en iyi yolunun toplant yapmak olduu da kesinlik kazanm bir yarg deildir. Karar almak iin belli bir eylem biimine ynelik bir taahhtte bulunmak gerekebilir ve bylesi bir durumu grup elemanlarnn hepsinden almak ok zor olabilir.

7

Toplantlar yaygn olarak st ya da alt kademe yneticileri tarafndan, kendilerine gre nemli grdkleri bilgileri sunma arac olarak da kullanlmaktadr. Buna ramen toplantlar, muhtemelen bilgilendirmek iin kullanlabilecek en etkisiz yol olmaktadr. Sylenilenlerin byk ounluu yazl olarak desteklenmedii srece unutulmaya mahkum olmaktadr.

Toplantlarn ou u sebeplerden dolay dzenlenmektedir: Tartmak, Karar vermek,

Emir vermek ve

Ortadan kaldrmak.

Eer toplantlarn kalitesini arttrlmak isteniyorsa, dzenlemeye szkonusu toplantlarn neden ve niin yapldna ynelik net bir dnceye sahip olarak balamak gerekmektedir. Toplantlar dzenlemek iin bir ok gl sebep mevcuttur:

Bilgi alverii yapmak ve deerlendirmek: Ekipteki elemanlarn neler yaptn, ie uygunluunu grebilmek ve tekrarlar engellemek iin nemlidir. Bir grup, belli bir bilgiyi eitli bak alarn n plana getirerek, bir bireyden daha iyi deerlendirebilir. Bylece yanl anlamalarn ve deerlendirmelerin de says azalmaktadr. Bunun iin bilgi toplamak, bunlar dierlerine aktarmak ve deerlendirmek karar verme asndan ncelikle yaplmas gereken faaliyetlerdir. Mteriler ve satclar arasnda yaplan danmanlk toplantlar bu gruba verilecek tipik bir rnei oluturmaktadr.

Bilgilendirme toplantlar bilginin belli bir ekilde el deitirmesini ve deerlendirilmesini salamaktadr. Ekip lideri, nasl etkileneceklerini grebilmeleri asndan st dzey karar ve deiiklikleri, ekip yelerine aklar. Buna karlk olarak ekip yeleri sylenenleri doru anlayp anlamadklarn kontrol eder, deiikliklerin kendi ilerini nasl etkileyeceini deerlendirir ve bu kararlara ynelik bir taahhtte bulunurlar. Bilgilendirme toplantlar ekip yelerinin deiime ynelik tepkilerini aktarmaya ynelik iyi bir frsat da sunar.

Sorunlar zmek: Ynetimle ilgili toplantlarn ou bir ekilde belli sorunlarn zlmesini de kapsamaktadr. Grubun belli bir sorunu zebilme baars, toplu dnme kalitesine de baldr. Sorunlar bir ekilde tatminsizlik yaratan durumlar ya da durumlardaki deiikliklerden kaynaklanan glkler olabilmektedir. Sorun zmnde baarl olamayan gruplar uzman bilgisine ihtiya duyarlar.

atmalar sona erdirmek: rgtlerde atmann kaynann bulunmas, bunu deerlendirmek iin farkl bak alarnn gelitirilmesi ve atma ile baa kabilmek iin deiik imkanlarn aratrlmas gerekmektedir. atmalarn sona erdirilmesine ynelik en iyi rnek olarak mzakereler rnek olarak gsterilebilir. Bir grup iindeki atmalar herhangi bir sebepten dolay ortaya kabilmektedir.

lham vermek: Toplantlar, dier yaplanlarla balant kurarak, yaplan ilere bir anlam kazandrmaya ve ayn zamanda ortaya kan sorunlar topluca ele almaya imkan tanrlar. Grubun destei bireylere enerji ve motivasyon kazandrarak, daha iyi bir performans gstermelerine imkan tanmaktadr. Kendilerine gre bir hedef ortayakoyan grup elemanlar, kendi amirlerinin isteklerinden daha ok kendilerinden talepte bulunmaktadrlar.

Toplant arlar ancak iyi bir neden varsa yaplmaldr: Bilgi vermek ya da herhangi bir konuda tavsiyelerde bulunmak iin grubun tamamn bir araya

getirmek gerekiyorsa,

Bir kararn alnmasna ya da herhangi bir sorunun zmne ekibin katlmas isteniyorsa,

Bir bir grmeyle halledilmesi mmkn olmayan bir sorunu aydnla kavuturmak gerekiyorsa,

Bir bilgiyi, bir baary ya da bir endieyi grubun tamamyla paylamak ya da herkes belli bir durumdan haberdar edilmek isteniyorsa,

8

Farkl bak alarna ya da farkl gndemlere sahip grup yelerinin katksna ihtiya gsteren bir sorunla uralyorsa,

Bir sorun ya da alan konusundaki sorumluluun netlie kavuturulmas gerekiyorsa, Grubun bir toplantya ihtiyac olduu iddetle dnlyorsa.

Fakat aadaki gibi durumlar yaanyorsa toplant ars yaplmamaldr: Konu, bire bir grmeyle ele alnmay gerektiren bir personel sorunu ile ilgiliyse, Hazrlk yapmaya zaman yoksa,

Baka bir iletiim yntemi daha yararl olabilecek veya daha iyi sonu verebilecekse, Sorun zaten karara balanmsa, Konu herkesin zamann almaya deecek kadar nemli deilse, Grubun, sz konusu anlamazl ya da hayal krkln hep birlikte ele almadan nce, bir

miktar zamana ihtiya duyacak kadar kafas karksa.

Toplantlar sayesinde yz yze yaplan grmelerle birok probleme zm bulunmakta, belli konularda kararlar alnabilmektedir.

TOPLANTILARIN AMALARI Bir iin gerektii biimde tamamlanmas bir amaca ulaldn ifade etmektedir. Bu nedenle herhangi bir uygulamann baarsndaki en nemli faktr amacn net ve ak olarak belirlenmesi olarak ifade edilebilir. Ama kavram belirli bir zaman diliminin sonunda ve faaliyetler gerekletirildikten sonra iinde bulunulmay arz edilen durumu tanmlamaktadr. Amaca ulald fark edilmedii takdirde elde edilen sonularn olumlu geri beslemeleri alnamamaktadr. Hedeflenen ama gereki ve uygulanabilir olmal, hedef kitlesini tevik etmeli ve ulamak iin belirli bir aba sarfedilmesi gerekmektedir.

Toplant ihtiyac belirlendikten sonra toplantnn amacnn tanmlanmas gerekmektedir. Toplantnn amacnn iyi bir biimde belirlenmemesi halinde katlmclar konunun baka yntemlerle daha etkili biimde ele alnacan dnebilirler, tatminsizlik yaayabilirler ve bu toplant iin ayrlan zaman kayp olarak nitelendirebililer. Bu nedenle toplantlar dzenleyen kiilerin toplantnn saptanm amalarn katlanlara aklamas gerekmektedir.

Toplanty dzenleyecek olan kiilerin ilk nce dnmesi gereken nokta, toplantnn hangi amala yaplaca olmaldr.

Toplantlarn belirlenen amalara ulamas ve katlmclarn toplantlar zaman kayb olarak grmemeleri iin toplantlarn etkin bir biimde ynetilmesi ve organize edilmesi gerekmektedir. Grup ve rgtlerin byk ounluunun toplantlar olmadan fonksiyonlarn yerine getirememesi sebebiyle toplantlarn zaman kazandrmas, etkin ve verimli bir biimde yaplmas gerekmektedir. Hangi katlmclarla ne tr bir toplant yaplaca ve hangi durumlarda toplant yaplaca sorularnn cevaplanmas toplantlar iin byk nem tamaktadr.

Toplantlar srkleyen kavramn ama olduu unutulmamaldr. Problem zc bir toplantda, katlmclar ncelikle sorunu tanmlarlar, bunun ardndan sorunu zmlemeye alrlar. Bu trden bir toplantnn katlmclar sorunun ne olduunu anlayabilmeli ve sorunu giderici enerji ve uzmanla da sahip olmaldrlar. Karar toplantlarnda ise, grup uygulanacak bir zmde karar klar. Baarl olabilmesi iin grubun daha toplantnn banda karar alma sreci konusunda fikir birlii salamas gerekmektedir. Dier toplant biimleri ise bilgilendirici niteliktedir ve genellikle grup enerjisine ihtiya yoksa yaplmamas tavsiye edilmektedir. Bu tr konularda toplant yerine e-posta iletisi gndermek ok daha verimli bir yol olabilmektedir.

9

Toplantlarn farkl amalar bulunmakla birlikte balcalar aada belirtilmitir: Bilgi vermek

Bilgilenmek

Sorunlar zmek

Bak alarn tartmak Motive etmek

atmalar uzlatrmak Karar vermek

Geri bildirim salamak kna etmek Eitmek ve gelitirmek renmek Teknoloji alveriinde bulunmak Staty glendirmek

Katlmal ynetim gerekletirmek.

Bir toplantnn daha retken olabilmesi iin neler yaplabilir?

rgt ynetimlerine gre toplant iletiimi arttrd iin nemlidir gibi bir dnceye sahip olmak tamamen doru bir ifade iermemektedir. Bu durum llemez olduu gibi kiiden kiiye gre de deimektedir. Eer olumlu sonulara ulalmak isteniyorsa, bu sonular deerlendirilebilir ve somut sonular olmaldr. Bu sonular resmi bir toplant yaplmadan elde edilebiliyorsa toplant iin srar edilmesinin de bir anlam bulunmamaktadr.

Bir toplant, katlmclarn ve liderin fayda salamasn, zaman verimli kullanmay garanti edecek niteliklere sahip olmaldr. Bu hem materyallerin hem konularn yeterince kapsaml planlanmasn, toplantya katlan herkesin katlmn ve somut, deerlendirilebilecek sonular elde etmeyi gerektirmektedir.

alanlar, toplant odasnda iki saat zaman harcamak, kendilerini ve departmanlarn ok az ilgilendiren ya da ok az ilgilendiren tartmalar dinlemek istemezler. Hi bir katklarnn olmadn hissetmemek iin de toplanty terk edemezler. Aktif katlm toplant salonundan ieri girerken, toplantnn ama ve hedeflerini bilmeyi gerektirir. Bu durum, toplantnn trne gre bilgi almak veya vermek, bireyler renmek, belirli bir politika belirlemek ya da kararlar almak biiminde olabilir. Bir toplant her zaman bir takibin yaplmasn gerektirmektedir.

yi dzenlenmi toplantlar baz zellikler iermektedir: Snrl katlm: Katlan herkes gndemle ilgili olmaldr. Toplantlarda gereksiz kiiler yer almaya

balad zaman sorunlar da balyor demektir. Belirli gndem maddeleri: Toplant, snrl sayda tartlacak ve zm getirilecek konular ieren bir

gndem erevesinde dzenlenmelidir. Geni ereveli, genel bir tartma sadece daha ok zaman kayb ve daha az sonu anlamna gelmektedir.

Zaman snrlamalar: Toplantlar daima zamannda balamal ve ne kadar srecei nceden belirlenmelidir. Zaman dolduunda toplant da sona erdirilmelidir. Bu zaman snrlamalar, katlmclarn gndem dna kmasn engeller.

10

Kontrol: Katlm, olumlu bir fikir olmakla bearer kendi iinde baz snrlar da vardr. Katlmclar toplantya belli bir oranda katkda bulunmaldrlar ancak bir toplantda tam anlamyla demokratik bir ileyi olmamaldr. Toplantlar daima bir kii tarafndan kontrol altnda tutulmaldr. Toplantdaki katlm ekli toplanty yneten kii tarafndan ynlendirilmelidir.

Alternatifler: Bir toplantnn en byk yarar herhangi bir kiiden gelebilecek zmlerdir. Katlmclara, sorunlara serbeste zm nerme ans verilirse, en iyi sonulara ulamak daha da kolaylamaktadr.

Takip: Bir toplant ancak alnan kararlar toplant sayesinde alnmsa ve bu kararlar alndktan sonra uygun bir ekilde harekete geirilmise yararl bir toplant saylabilir. Ne yaplaca hakknda herkesin ayn fikirde olmas yeterli deildir. Birisinin takip ilemleri iin zel bir sorumluluk almas da gereklidir.

Toplantnn Planlanmas Toplantnn amalar zerinde ve sonu olarak herkesin ne ekilde yararlanabilecei konusunda younlama salandktan sonra dier farkl seeneklerin de gz nne alnmas gerekecektir. Toplantya kimlerin katlmas gerektiine ve daha da nemlisi kimlerin katlmasnn gerekli olmadna karar verilmelidir. Bylelikle herkes iin hayal krkl yaratan bir duygu olan gereksiz yere zaman kaybetme endiesi de ortadan kalkm olmaktadr.

Dzenli, olaan yaplan toplantlara kimlerin katlaca genellikle sorun yaratmamaktadr. Baz durumlarda ise uzmanlar davet edilerek rgt dndan kiiler toplantlara arlabilir. Bu kiiler nerilerde bulunup, yeni gr alar ne srerek toplantlar canlandrabilirler. Ayrca katlanlar asndan tarafsz gr bildirecekleri varsaylan nc kiilerin de toplantya katlmalarn salamak yararl olabilecektir. Bu tr kiiler pazarlklar gibi noktalarda arabuluculuk grevini stlenebilirler.

Toplantlara arlmas gerekli olan kiiler genellikle: Toplantya katlanlara bilgi verecek konumda olanlar

Toplantdan bilgi edinerek ayrlacak olanlar

Toplantya sunabilecek deneyimleri olanlar

yeri protokol uyarnca davet edilmesi gerekenler istikrarszlk ya da eliki durumlarnda denge yaratabilecek olanlar

Verilen kararlar uygulamaya koyacak yetkiye sahip olanlar olarak sralanabilir. Toplantlarn zellikleri Toplantlar; katlan kii saysna, konusuna, ne sklkta yapldna, katlmclarn yapsna ve motivasyonuna baklarak belirlenmektedir.

Kii says: Daha az sayda insann katld toplantlar, zmler retmeye daha yakndr nk kimin sorumluluk alaca daha kolay belirlenmektedir. Byk bir grupta ise zellikle departmanlarn zel sorunlar zerine tartlarak ok fazla zaman harcandnda, kimin harekete geme sorumluluunu stlenecei tartmas hibir zaman sonulanmaz.

Konu: letiimin, gerek ve hissedilebilir bir dzeyde olduu bir rgt yapsnda her toplant, hazrlanan bir n gndem ile beraber planlanmaktadr. Gnden son eklini almadan nce her katlmc kendi fikrini syleme ansna sahiptir. Byle bir ortamda, gndeme eklenecek veya gndemden karlacak konular hakknda yeterince etkili olabilme ans domaktadr. Fakat gerekte pek ok toplant hazrlan(a)mayan gndemle balar. ou zaman da gndem varsa bile katlmclar bunu toplantya geldiklerinde renirler. Bylece herhangi bir konu hakknda tartmak iin hazrlanma frsatna sahip olamazlar. Genellikle ise toplantda tartlacak eyler hakknda yorum yapma ans ok az kiiye tannmaktadr.

Ne sklkta yapld: Toplantlar, ne sklkta yapldklarna baklarak da belirlenebilmektedir. Kendine zg tek toplantlar olabilecei gibi dzenli olarak yinelenen toplantlar da olabilmektedir. rgt

11

yaplarnda genellikle yinelenen toplantlar ar basmaktadr. Bu toplantlar arasnda; bte toplantlar, proje toplantlar, aylk rapor verme toplantlar vb. toplantlar gsterilebilir.

Katlmclar: Baz kk rgt yaplarnda belirli sayda yinelenen toplantlara tm personel katlmaktadr. Bu durum avantaj olarak nitelendirilebilir: letiim daha kolaydr nk herkese kolaylkla ulalabilmektedir. Byk rgt yaplarnda ise katlan kiilerin sayca fazlal ve faaliyet alannn farkll toplant sorununu kark bir hale getirmekte ve farkl zmler bulunmasn gerektirmektedir. Tepedeki yneticiler ve st dzey alanlar, dzenli olarak toplant yapmaya alt kademedekilerden daha fazla ihtiya duyarlar. Ancak btn alanlarn katldklar toplantlara da ihtiya vardr.

Motivasyon: Toplantlar, ak bir hedef ya da ama belirlendii ve o amaca ulamak iin en etkili yol olduu srece ynetimde kullanlan en retici almalardan biri olmaktadr. Ancak toplantlarn amalarna kiisel etkilemeler ve politikalar karrsa, kalite hemen dmektedir. TOPLANTI SREC Belirli aralklarla yinelenen toplantlarda toplanty yneten kii, baz belirgin davran biimleri bulunduunu grecektir. Grubun davran ve dncelerini derinden etkileyecei iin toplant yneticisinin bu belirgin davran biimlerini gz nnde bulundurma ve kontrol altnda tutma yeteneklerini gelitirmesi gerekmektedir.

Gruplar Anlamak Herhangi bir toplantda ortaya kan en gl ilgi alan, toplantnn dzenlenme amacndan ok, katlanlarn temel insani gereksinimlerinin varldr. Bu gereksinimler:

Ekonomik adan iyi durumda olmak

Ait olma duygusu

Kabul edilme gereksinimi

Kiinin zel yaamn kontrol altnda tutabilmesi. Bu gereksinimler aka belirtilmese bile toplant boyunca srekli olarak ortaya kacaktr. Bu

faktrleri alglayarak ve kiilerin ilgi alanlarna hitap ederek, toplantnn gndemini desteklemek ya da tam tersine zayflatmak olasdr. Bu faktrler gruplarn bir araya geli biimini etkilediinden ve daha sonra verilen grev zerinde ortak bir bak as oluturduundan toplant yneticisi bu durumu kesinlikle gzard etmemelidir.

Grup Davran Grup davranlarn daha iyi deerlendirmek hem ynetici hem de tm katlmclarn toplantda olup bitenleri daha iyi anlamalarna yardmc olmaktadr. nsanlarn syledikleri anlatmak istediklerinden farkl olabilmektedir. ounlukla nasl ve niin syledikleri daha nemli olmaktadr. Bu durum zellikle u noktalarda yneticiye yararl olmaktadr:

Grubun gelimesinin belirli aamalar analiz ve tahmin edilebilir. Yararsz ekimelerin kaynaklarnn ou tahmin edilip nceden zmlenebilir.

Kabul Edilmek ve Dhil Edilmek Tm insanlar belirli bir dereceye kadar bir gruba ait olma ve bu grubun iinde bir kiilik kazanma abas iindedir. Bu durum yalnzca alma yaamnda deil, aile iinde ve sosyal evredeki roller zerinde de etkili olmaktadr.

Kurulu dzene sahip yeni bir gruba katlanlar, eskiler tarafndan kabul edilmeleri gerektiinin farkndadrlar. Bu nedenle derhal kendi kiiliklerini ortaya karmak yerine, grup tarafndan onaylanm davran biimlerine uyum salamay yelerler.

12

Toplant Yneticisinin Yaklam Eer kendi grlerini sergileme konusunda srar ederek glerini gstermek isteyen bir grubun toplantsna yeni bir ynetici gelirse dier katlanlar tarafndan direni ve antipatiyle karlanabilir. Yeni yneticiler popler olma peinde komasalar bile katlanlar tarafndan kabul edilmedikleri srece pek baarl olamayacaklarn ok abuk fark edeceklerdir.

Yeni Kurulan Gruplar Bir grup yeni kurulurken kuramsal olarak tm katlanlar kabul edilmek iin aba gsterecek ya da bir grup kimlii kazanmak iin alacaktr. Bylelikle balang noktas en azndan herkes iin eit olacaktr. Yine de herkes birbirinden farkl olduundan, harcadklar aba ve yarattklar etki derecesi deiik olsa bile bir ksm dlandn hissederken dierleri grubun ekirdeini oluturduunu dnecektir.

Toplant yneticisinin stlendii rollerin en nemli blmlerinden biri, yeleri grubun snrndan ieri ekmek, onlar tanmaya alp katkda bulunmalarna destek olmak ve yeler arasnda bir denge kurmaktr.

Grup inde letiim Katlanlarn birbirleri hakknda deil yalnzca grlmesi gereken konu zerinde bilgi sahibi olmalar gerektii varsayld iin ok sayda toplantnn baarszlkla sonuland grlmtr. nsanlarn birlikte alabilmeleri iin aralarndaki ortak noktalar bulup ortaya karmalar nemli bir konudur. Aile yaplar ya da ortak ilgi alanlar bile birbirlerini daha iyi anlamalarna, aralarnda iletiim kurmalarna yardmc olmaktadr.

Herhangi bir toplantya katlanlar meslektalarnn deneyimlerini ya da uzmanlk dallarn bilip sayg duyduklar takdirde birbirlerinin katklarn daha rahat kabul etmektedirler. letiim kurulup bilgiler paylaldka, toplantya katlanlarn arasndaki ilikiler glenmekte, gerek fikir ve dnceleri aklamak iin yeterli gveni kazanmaktadrlar.

Grubun Amalar Toplantya katlanlarn sarfedecekleri bireysel amalar, gsterecekleri abann anlamn kolayca ortaya karmaktadr. Fakat gruplarn amalarn ortaya karmak bu kadar kolay olmamaktadr. Katlanlarn, ou zaman birbirleriyle elien amalar olacaktr ya da saptanan grup amalar belki de gizli gndemi rten bir maske olmaktan ileriye gidemeyecektir. Ayn ekilde, toplant yneticisinin de dier katlanlara kabul ettirmek istedikleri kendi amalar olabilecektir.

Amalar konusundaki belirsizlik ya da eliki, toplantnn salayaca yararlar ortadan kaldracaktr. Herkesin ve zellikle toplant yneticisinin uygun amalar saptamas ve kabul etmesi son derece nemlidir. Bu fikirbirlii salanmad srece yaplacak toplantlar, ibirliinin ya da katklarn ortaya kmasn desteklemeyecei gibi katlanlarn harekete gemesi iin gerekli drtleri de oluturmayacaktr.

Grubun Gelimesi Temel gereksinimler Kabul edilme letiim (Bilgi ak) Amalar (Hedefler)Denetim

Gereksinimlerin karlandnn belirtileri: Kabul edilme

Kendine gven

Bakalarna gven tenlik Drst geri besleme

Aklk

Yaratclk

birlii Ballk Sorunlarn zlmesi

13

Gereksinimlerin karlanmadnn belirtileri: Korku

Kuku Geri ekilme

ekimserlik

rkek strateji

lgisizlik Rekabet

Kendi kendilerini lider ilan edenler

Toplant yneticisi bu modeli kullanarak; kabul edilme, iletiim, amalar ve denetim olarak tanmlanan temel gereksinimlerin karlanp karlanmad konusunda sorular sorabilmektedir. Toplant yneticisi kendi grubunun davran biimlerini srekli kontrol ederek gereksinimlerin karlanp karlanmadn anlamaya almaldr.

Grup Gereksinimlerinin Karlanmas Grubun gereksinimlerinin tmyle karlanabilmesi ou zaman olanakszdr fakat yine de gereksinimleri olabildiince karlamaya almak yapc grup davrannn ortaya kmasna ve daha fazla gelimeye yardmc olmaktadr.

Birbirleriyle iyi kaynam bir grup temel grevlerini, her biri ayr yne giden, kendini dnen bireylerin bir araya gelmesinden ok daha baarl bir biimde yerine getirmektedir. Her grup yesi uygun bir biimde birletirilen abalarn, kendi bireysel abasndan ok daha fazlasn elde etmeye yaradn kolayca fark edecektir.

Grup Normlar Bir toplantnn greceli olarak baarl ya da baarsz olmas, neredeyse tmyle katlmclarn arasndaki iletiim ve ilikiye dayanmaktadr. Bir araya gelen tm insanlar gibi katlmclarn oluturduu grup da ekillenme, kavgalama, standartlama ve i yapma olarak tanmlanan drt aamadan geecektir.

ekillenme: nsanlarn bir araya gelerek bir grup oluturmaya balarken konumlarn ve etkilerini deneme aamasdr.

atma: Deerler, ynemler ya da yalnzca verilen grevler zerinde fikir ayrlklarnn ortaya kt dnemdir. Bu ayrlklarn yzeye karlp zme kavuturulmas, bask altnda tutulup gelecekte tekrar ortaya kmalarna sebep olmaktan ok daha iyi bir yntemdir.

Standartlama: Grup yelerinin ounluun uyum gsterecei, ie yarayan kurallar saptadklar dnemdir. nsanlarn beklentileri ya da standartlar, bir gruptan dierine ok byk farkllklar gsterebilir. Daha nce hi bir araya gelmemei bir grup bile kendi standardn ok gemeden saptayacaktr.

nsanlar birbirleriyle ilk kez tantklarnda, bu toplantnn ilk birka dakikasnda, bundan sonraki havas ve dzeyi hakknda saptamalarda bulunurlar. Grup standartlarna uyan davranlar dllendirilecek ya da desteklenecek, uymayanlar ise engellenecek ya da cezalandrlacaktr. Bu nedenle toplant yneticisinin, her toplantda katlanlarn etkileyebilecek olan grup standartlarn ok yakndan tanmas nemli bir noktadr.

yapma: Grubun tm yeleri ellerinden gelenin en iyisini yapmaya balam olmaldr. Grubun saptad amalara ulamak iin onaylanan kararlarn ve kurallarn herkes tarafndan aka bilinmesi gereklidir.

Sizce baarl toplant nasl olur?

14

TOPLANTI DENETM Toplantlar genellikle rgt ierisinde yaplan en maliyetli iletiim kurma yollarndan biridir. Bu maliyet kalemleri iin dikkat edilmesi gereken baz noktalar bulunmaktadr:

Gelirler

Toplant ncesi ve sonras ynetimle ilgili masraflar

Seyahat masraflar

Ekipman satnalma ve/veya kiralama maliyetleri

Toplant yaplan yerin masraflar

Bask ve posta masraflar

Telefon ve telekonferans maliyetleri

Yiyecekler ve iecekler

Toplant esnasnda karlan frsatlar (Toplant katlmclarnn ilerine ara vermeleri nedeniyle gerekletiremedikleri satlar vb.).

(Tamamen deil) 123456 (Tamamen)

Baarl bir toplant gerekletirebilmek iin toplant dzenleyenlerin aadaki sorulara 1 ile 6 arasnda puan vermeleri gerekmektedir:

Toplant gerekli miydi?

Amac net miydi?

Amacna ulat m? Yeteri uzunlukta yapld m?

Uygun bir zamanda dzenlendi mi?

Zamannda balayp zamannda bitti mi? Toplant yeri uygun muydu?

mknlar yeterli miydi? Toplant gndemi zamannda elinize geti mi?

Gndem yeteri kadar detayl myd?

Gereken herkes katld m?

Size yeteri kadar nem verildi mi?

htiya duyduunuz tm bilgiler size gnderildi mi? htiya duyduunuz tm belgeler size gnderildi mi? Toplantnn zamanlamasna dikkat edildi mi?

Oturum bakan toplanty uygun bir ekilde kontrol etti mi? Toplant notlar iyi bir ekilde tutuldu mu? Karar alma prosedr tatmin edici miydi?

Toplantdan kaynaklanan faaliyetler net miydi?

Toplant zaman, katlmclar arasnda eit datld m? Kaynak: A. Barker, Nasl Daha yi Toplant Dzenleme

15

rgtlerin ok az toplantlar denetleyebilmektedir Bunu yapmann en iyi yolu ise toplantya katlanlar arasnda, toplantnn ardndan bir anket dzenlemek olabilir. Tm katlmclarn anket sorularna bireysel olarak cevap vermeleri gerekmektedir.

Toplantlar denetlenirken:

Nelerin yolunda gittii gzlemlenmeli, uygun bir biimde takdir edilmelidir. Gelitirilmesi gereken alanlar belirlenmelidir. Nelerin daha ok, daha az ve daha farkl yaplmas gerektiine karar verilmelidir. Sorumluluk alanlar belirlenmelidir.

zerinde gr birliine varlan deiikliklerin bir sonraki toplantdan sonra gzden geirilmesi salanmaldr.

Toplantlar, dardan birinin devreye girmesiyle daha etkili bir biimde denetlenebilmektedir. Bu tr kiiler, daha sakin ve tarafsz bir biimde gzlem yaparak, neyin yolunda gittiini, neyin gelitirilmesi gerektiini beilrleyebilirler. Bu kiiler ayn zamanda grupla bir btn olarak iletiim kurarak, nasl gelime gsterilebilecei konusunda tavsiyelerde bulunabilirler.

Denetim yntemleri eer gereinden fazla karmak ya da ok kat olursa, toplantnn ilerlemesi engellenebilir:

Fazla karmak: nerilerde bulunma ya da harekete geirme ilemlerinin yaps ok kark olursa salam, yaratc fikirler bu karmaa iinde kaybolup gider. Ortaya kmay baaran fikirler ise genellikle yaratc yn daha az olan yelerden gelir nk onlar konuyla ilgilenmek yerine yntemlerin yapsn inceleyip baa kmay yelerler.

ok kat: Kat kurallar bireysel giriimleri sindirecek ve toplantnn salad katlmclk erevesini ilemez hale getirecektir. rnek olarak, sorunlara yaratc zmler bulma gibi noktalarda neri getirebilecek kiiler bu kurallara en fazla kar kan ve hayal krklna urayanlar olacaklardr.

Bu durumlarn ortaya kard sorunlardan biri ise, toplantya katlanlarn harekete geme sorumluluunu toplant yneticisine ya da toplanty dzenleyen kiiye ykleme abasdr. Eer toplantnn yaps ama ve ieriine uygun olur, aka anlalr ve katlanlar tarafndan kabul edilirse, sonuta etkili bir ekip almasna, gre ve yetkilerin gerekli biimde datlmasna yardmc olacaktr.

Toplantlarda dzenli bir kontrol mekanizmas kurmak iin yaplmas gerekenler neler olabilir?

TOPLANTI KLTR Toplantlar baz rgtlerde vakit kayb, igzarlk, gz boyama olarak alglanrken; baz irketlerde de nemli bir iletiim arac, karar alma yeri, sorun zme merkezi eklinde deerlendirilir. te bu iki farkl bak as o irketin toplant kltryle yakndan ilgilidir. Toplant kltr, baarl rgtleri dierlerinden ayran nemli zelliklerden biridir.

Demokratik ve ada iletmecilik anlay ile ynetilen rgtlerde toplant kltr, rgt kltrnn nemli bir parasdr.

Bu tr rgtlerde toplantlara byk nem verilmekte; yeterli sayda ve dzenli olarak toplantlar yaplmakta; toplant ynetimi konusunda en st kademeden en alt kademeye kadar tm alanlar eitilmekte ve eitimlerin yan sra baarl toplant dzenleme ve ynetimi konusunda el kitapklar hazrlanarak tm alanlara verilmektedir. Toplant kltrnn olutuu rgtler ile buna nem vermeyen rgt yaplar arasnda nemli farklar vardr.

16

Tablo 1.1: rgtlere gre toplant kltr

Toplant Kltr Olan rgtler Toplant Kltr Olmayan rgtler

st ynetim dzenli zamanlarda toplant dzenlemenin yararna inanr. Toplantlar ada ynetim anlaynn vazgeilmez paras anlay hkimdir.

st ynetim toplantlarn yararna inanmaz. Emirler vererek irketi ynetir. Verilecek talimatlar, yaplmas gerekenler iin yeterlidir anlay hkimdir.

Dzenli olarak toplant yaplr. Toplantlar dzenli olarak yaplmaz.

Gndemsiz, tutanaksz toplantlar dzenlenmez. Gndem hazrlanmaz, tutanak tutulmaz.

Toplant zamannda balar ve zamannda biter. Toplant zamannda balamaz ve zamannda bitmez.

Bakandan sonra toplantya kimse giremez. steyen istedii anda toplantya girer.

lgili kiiler katlr. lgili ilgisiz herkes katlr.

Katlmclar hazrlkl gelir. Katlmclar hazrlk yapmazlar.

Cep telefonlar kapatlr. Sk sk cep telefonlar alar.

Dedikodu ya hi yoktur ya da ok azdr. alanlar arasnda dedikodu fazlasdr.

alanlar arasnda ifte standart yapld dncesi olmaz.

alanlar arasnda ayrmclk yapld gr hkimdir.

alanlar zgrce fikirlerini tartrlar. alanlar konumaktan korkarlar ya da gerekli olmadn dndkleri iin susarlar.

Toplantlarda sorunlarn zlecei inanc vardr.

Hibir sorunun zlmedii ve zlmeyecei gr hkimdir.

Ynetimin kendilerini nemsediini dnrler ve irketlerine olan ballklar yksektir.

Ynetim tarafndan nemsenmediklerini hissederek kendilerini irkete ait gibi grmezler.

Sorunlar toplantlarda zlr. Problemler kapal kaplar ardnda zlr.

Sonular takip edilir ve ilgili kiilere sonular iletilir.

Toplantnn sonular takip edilmez.

Toplantlarn nemli bir ilevi de tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya

zendirici olmalar, onlar sorumlulua iten bir ortam salamalardr. Toplantlar rgtsel renmenin vazgeilmez aracdrlar. Ynetimde salkl bilgi alverii, sorunlarn tartlmas ve rasyonel kararlar alnmas ancak toplant yntemiyle salanabilir. Toplantlar personeli ynetici etrafnda birletirebilir ve btnletirebilir. Toplantlar ynetimde ilke birliini salar; dedikodu yaplmasn, sylenti kmasn engellemeye ve fslt gazetesinin yaylmasn nlemeye yardmc olabilir.

Toplant Katlmclar Toplanty yapan toplant yneticisi kendi ekibinin tamamn toplantya arabilir. Hatta destek personelinde toplantlara katlmas nerilir. lke toplantlara daha az sayda insann katlmas tercih edilir. nk byk gruplarla yaplan toplantlarda tartmalar ok zaman alabilir. Toplant katlmclar iyi seilmemise; karar uygulayclarn etkili karar alabilmeleri olas deildir. Onun iin gerekli kararlarn uygulanmasn salayacak anahtar kiiler saptanmal ve toplantya arlmaldrlar.

Toplantlarn trne gre katlmclar deiebilmektedir.

Sorun zme toplantlarna zme ulamak iin kimlere ihtiya duyuluyorsa arlmaldr. Ayrca sorunun yaand blmn alanlar da bu tr toplantlarda hazr bulunmaldr. Bilgi toplantlar iin; kimin bilgilendirilmeye ihtiyac var veya kimden bilgi edinilebilir sorularna verilecek cevap katlmclar belirler.

17

Katlmclar doru kiiler mi? Toplantnn nemine olan uygunluklar nedir? Bunlar belki de: Anahtar karar alclar, uzman ya da bilgi aktarclar, bilgiye ihtiya duyan kiiler, dnce oluturucular, alnmas gereken kararla ilgili st dzey yneticiler, potansiyel anlamazlklara hakemlik edecek olan kiiler, arkadalar, danmanlar ya da konuklar olabilir. Bu kiiler geni bir bak asn yanstyor mu? Katlabilecekler mi? Toplant asndan nemleri arttka, katlma ihtimalleri de bir o kadar azalyor mu? Herhangi bir yardmc ya da son dakika temsilcisi kabul edebilir mi? Katlmclarn doal bir grup oluturabilmeleri iin, birbirlerini iyi tanyp tanmadklarn, ilgi alanlarn, amalarn, tutkularn, ya da birbirleri hakkndaki izlenimlerinin ne olduunu renmekte yarar vardr. Tm bu bireysel davranlar ve ilgi alanlar grup iinde bir arada olabilecek mi? Bu sorularn cevaplarn renmekte her zaman fayda vardr.

Toplantya kimlerin katlaca amaca ulamada ok nemli bir olgudur. Toplant amacn oluturan bir sorun varsa ve sorun tek kiiyle tartarak zlebilecekse, o toplantya sadece o kii arlmaldr. Genel olarak katlmclarn says az olduu zaman verimlilik ve katlm yksektir. Kk gruplarda sohbet etme zorluu grlr. Klik oluturma tehlikesi dktr. Kk gruplar, ekip almasn engelleyen sorunlar zlebilirse verimli almalar yaparlar.

Byk gruplar, sunu toplantlarnda ynetmek kolaydr. Byk gruplarda yaplan toplantlar, ok kapsaml n hazrlk, geni apl ynetim olanaklar, iyi bir rgtlenme gerektirir. Geni gruplarda anlama zorluu daha ok ortaya kabilir. Bu nedenle ister bir kii olsun ister on kii olsun gerekenden fazla kii toplantya arlmamaldr.

Katlacaklarn listesi hazrlanrken katlmclar amalar dorultusunda objektif olarak belirlemek de ok nemlidir. Listeyi olutururken kiilerin sempatik veya antipatik olular deil, katkda bulunma olaslklar n planda tutulmaldr. Katlmclardan etkin olarak yararlanmak iin dikkat edilmesi gereken noktalar:

Toplantya gerekten katlmas gereken kii arlmaldr: Birisi yerine gnderilen kiilerle toplanmaktan kanlmaldr. Baz karar alma toplantlar, yneticileri tarafndan yetki verilmeyip, sadece toplantda bulunmakla grevli kimselerin (herhangi bir uyar olmakszn) katlmyla hibir sonuca ulaamaz. Sadece dinlemek ve rapor vermekle grevli olduklarndan bu durum ncelikle kendilerini zor duruma sokar, dier katlmclar da bir karara varamadklar iin tkenirler. Bu nedenle karar alma toplantlarna karar alma yetkisi bulunmayan kimsenin katlmasna yol almamaldr. Eer katlmc toplantya katlamyorsa ve yetkisini delege etmeye hazr deilse, toplanty ertelemek daha doru olabilir. Eer toplant ertelenemiyorsa, bu durumda katlamayanlara, yokluklarnda alnan kararlar kabul etmi saylacaklar, bunu istemiyorlarsa ya yerlerine yetki verdikleri birini yollamalar ya da ilerini ayarlayarak toplantya katlmalar gerektii hatrlatlmaldr.

Toplant bakan konusunda dikkatli seim yaplmaldr: Deneyimli yneticilerin ii ele almasndan iddetle saknlmaldr.. st dzey yneticilerin varl en etkili toplant yneticisini bile etkileyebilir. Kimileri srf toplantnn arl olsun diye tepe yneticileri davet etme taraflsdr. Alnacak karar bakmndan ynetimin yetkisine ihtiya varsa bu geerli olabilir. Fakat onlar toplant ynetmeye fazlasyla alkn olduklarndan kendiliinden toplant yneticisi konumuna geiverirler. Durumun byle gelimesinde insanlarn genel olarak en yal ya da yetkili kiiye sorun bildirip, yorum yapmaya ynelmesinin de etkisi vardr.

Sadece statye dikkat edilmemelidir: Toplant katlmclarn sadece stats yznden davet etmekten saknlmaldr. Blm bakanlarndan birini davet ediyorsam dier blmn de bakanlarn davet etmeliyim aksi halde ayrm yapldn dnrler diye kimse toplantya arlmamaldr. Onlar da kendilerini ilgilendiren bir konu yoksa toplantda iki saat harcamak yerine, daha retici bir ey yapmay tercih edebilirler. Bunlara dikkat edilirse toplantlarn belirlenen hedeflere ulamas daha da kolaylar.

Toplantya Katlanlarn Grevleri Katlmclarn toplant ncesi grevleri:

18

Aksi bildirilmedike, resmi bir kyafet giyip gitmek. Toplantya mutlaka zamannda ve gnlk tral, koyu renk takm elbiseli olarak, kalem, kat, evrak, belge, dosya, rapor, mevzuat vb. gerekli olan eyler tedarik ederek gidilmelidir.

Gndemi okuyup toplantya hazrlarak katlmak gereklidir.

Gndemde olmayan bir konuya dikkat ekmek isteniyorsa bu durum neriler, dilekler gibi bir balk altnda toplanmaldr.

Gndemde olmayan ama byk bir nem tad dnlen konunun, gndeme eklenmesini toplantdan hi deilse i gn nce nermek ve toplantdan nce sirkle edilmesini salamak.

Bir nceki toplantnn tutanaklarn okuyup, verilen grevlerin ne kadarnn gerekletiini belirlemek.

Ziyaretiler ve telefon grmeleri nedeniyle toplantdan arlmamak iin nlemler almak. Toplantya zamannda katlabilmek iin ileri dzenlemek. Gndeme koyulacak maddeleri unutmamak.

nerilen gndem maddeleriyle ilgili bilgi ve materyallerin hazrlanp yelere verilmesi.

Gndem belirlenmi ise gndeme ilikin hazrlklar gzden geirmek. Toplantya katlnamayacaksa yerinize katlabilecek varsa bu kiiyi belirlemek ve toplanty

dzenleyen birime bildirmek. (Yerinize katlabilecek kimse yoksa bu durumu da bildirmelisiniz).

Katlmclarn toplant srasndaki grevleri:

Belirlenmi olan oturma planna uymak. ou toplantnn, artk alkanlk haline gelmi bir oturma plan vardr (genellikle masann ba bakana aittir). Ancak toplantda protokol dzeni yoksa, oturacanz yeri iyi seebilmek ve toplantda etkili olabilmek iin toplant saatinden birka dakika nce gelmekte yarar vardr. Toplant bakan sizin yneticiniz ise, ona yakn oturmak etkili olur. Deilse, ok yaklamamak daha uygun olur. Toplantnn resmi yneticisi yoksa, kontrol ele alacak bir yere oturmak en iyisidir. (Toplant masasnn ortas egemenlik noktasdr. Toplantda konuma yapmak, nerilerde bulunmak ve etkili olmak iin masann orta merkezine oturmakta yarar vardr. Toplantlarda genellikle hasmlar karya, destekiler bakann sana ve soluna otururlar.)

Not tutmak iin kt kalem bulundurmak ya da tablet bilgisayar ile gitmek. Ak konumak. Ne istediini ve dndn aka belirtmek. Sormak istediini ve dndn aka sylemek. Sz almadan ve sz verilmeden konumamak. Karlkl konumamak, toplant bakanna hitaben konumak. Az ve z konumak. Sk sk sz almamak.

Konudan konuya gememek.

Dikkati konunun zerinde younlatrmak, sorunlara zm aramak. Tartmalara katlmak, seyirci kalmamak. Grlerin veya itirazlarn gerekeleriyle birlikte sylenmesi. Hayr diyebilmek.

Nutuk ekmeden, doal konumak.

19

Konuulanlar iyi dinleyip, not almak. Kabul edilemeyecek teklifler sunmamak. Sylenecek eyin kabul edilebilirlii nceden

dnlmelidir. Baka biri kabul edemeyeceiniz bir fikir ileri srerse aklamasn istemek. Varsaymlar zerinde konumamak (Daha ok zamanmz olsayd gibi) t vermemek. Saygl olmak. Toplantda kiiler alayc, krc ve ykc bir ekilde eletirilmemeli ve

ktlenmemelidir.

Eletirileri kiiye deil ie ynelik yapmak. Yaplan nemli ve baarl almalar mutlaka tebrik ve takdir etmek. Ses tonuna dikkat etmek. Konuma srasnda ses tonu fazla ykseltilmemelidir. Bararak

konuma yaplmamaldr. Heyecan denetlemek: Bir tartma ortamnn heyecanl ve cokulu olmas doaldr. Ancak

heyecan denetlenmelidir. Konuma srasnda ar el-kol hareketleri yaplmamal; masaya vurma, barma ve hakaret etme gibi nezaket d hareketlere de bavurulmamaldr. Ar heyecan krcla ve konu zerindeki hkimiyetin kaybolmasna yol aar.

Dinlemesini bilmek: Dinlemesini bilmek nemlidir. Kar taraf konuurken dinleyen ne syleyeceini tasarlamaktan vazgeip, sadece dinlemelidir.

ekilme hakkn kullanmak: Toplantya katlanlarla aranzda herhangi bir konuda ciddi bir gr ayrl varsa o konunun grld oturumdan ekilmeye veya o organdan istifa etmeye karar verebilirsiniz. Bir toplantdan ekilmeye karar verdiyseniz, bunun mutlaka tutanaa geirilmesini istemelisiniz ki, daha sonra varlan kararlar desteklemediiniz bilinsin. stifaya karar verirseniz, bunu dorudan bakana hitaben yazacanz bir yazyla bildirmelisiniz. stifanzn yrrle girmesi iin bir sonraki toplanty beklemeniz gerekmez.

n Toplant Toplantnn gndemini belirleme ve toplant dzenleme sorumluluu toplant bakanna aittir. Yneticiyi de buna dahil etmek gerekir. Toplantnn ynetimini bir bakasna devretmeden oturum bakan olarak yeterli etkinlii gstermek mmkn deildir; ynetici, tm resim iinde kendine bir yer bulamazsa faydal bir ekilde katkda bulunamaz. Bu nedenle toplantdan nce niin, kim, nerede, ne zaman, ne, nasl gibi konular netletirmek iin toplant ncesi, ksa bir toplant dzenlenmelidir.

Bir toplantnn organize edilmesi ne kadar gse verimsiz olma ihtimali de o kadar artacaktr.

Toplant karar alnrken, konunun ve snrlarnn da iyi belirlenmesi gereklidir. Daha sonra toplantdan beklenen ktlar listelenmelidir. Toplant hazrlklarn yrtecek olan sorumlularn (merkez grubun) belirlenmesi de n toplant srasnda yaplmaldr. Toplant trne karar verme, hazrlklarn nasl yaplaca, yer seimi, ara gerelerin belirlenmesi toplantya katlacak kiilerin, katlanlarn says, toplant sresi ve toplant gndeminin belirlenmesi gibi konular toplant ncesi gzden geirilmelidir. Ayrca toplantya katlacaklarn gerekli hazrlklar yapabilmeleri iin nceden toplantnn bildirilmesine ve toplantnn uygun bir ortamda dzenlenmesine zen gsterilmelidir.

Katlmclarn belirlenmesinde en nemli lt toplantdan beklenen ktlarn elde edilmesine yapacaklar katk ve konuya ilgileridir. Toplant yerinin belirlenmesinde dier faktrlerle birlikte maliyet ve finansman da snrlayc etkendir. Ayrlan bte ve zaman gz nne alndnda toplantlarn i iletiime katks yadsnamaz ancak n toplant ile toplantlarn belirlenen hedeflerine ulaabilmesi iin

20

neler yaplmas gerektii ortaya konulmaldr. Sonu olarak ntoplant n toplant; toplantlarn belirlenen toplant hedeflerine ulamak iin zaman ve rgtn dier kaynaklarn kullanarak nelerin yaplmas gerektiini ortaya koymaktadr.

Verimli Bir Toplantnn lkeleri Verimli bir toplant, belirlenen amalarn daha az zamanda ve istenilen dorultuda gereklemesini salayacak bir organizasyon halini alr. Bu nedenle uyulmas nerilern birtakm ilkeler vardr:

Toplant gndemi, nceden ynetici ile tespit edilerek yazlmal, aka tanmlanm zel amalar belirlenmelidir. Toplantnn gndeminde; yapsal olarak bir eksiklik olursa gndem etkili olamaz.

Gndem maddeleri toplant ncesi datlmaldr. Her konu iin, nceliine gre zaman snrlamal bir gndem bastrlp toplantdan nce katlmclara datlarak hazrlanmalar salanmaldr.

Mmknse katlmclarn, gndemin hazrlna katkda bulunmalar salanmaldr. Toplantnn yaplaca yer, tarih ve saat doru saptanmaldr. Katlmclarla toplant konusunda etkin iletiim salanmaldr. Toplantya katlacak kiilere

haber verilmelidir.

Toplant meknnn toplantnn amacna uygun olarak dzenlenmesi salanmaldr. Masa ve koltuk dzeni ayarlanmal, katlmclarm isim kartlar oturma ekline gre yerletirilmeli, meknn havalandrma, stma, aydnlatma ilemlerinin yeterli dzeyde olmas salanmal, gerekli olan ara-gereler temin edilmeli ve ikram edilecek yiyecek ve iecekler hazrlanmaldr.

Toplanty ynetmek iin bir toplant bakan, notlar almak iin ve zaman kontrol etmek iin de birer yetkili belirlenmelidir.

Toplant belirlenen zaman planna uygun yrtlmelidir. Toplantlarn balang ve biti saati nceden belirlenmeli ve bu sreye uyulmaldr. Aralksz iki saatten fazla sren toplantlar tercih edilmemelidir. ok uzun bir toplant yerine gerekiyorsa ayn konu iin ek bir toplant yaplmaldr. Toplant zaman ve sresini tespit etme ii katlmclara braklabilir.

Toplant konusunun dna klmasna izin verilmemelidir. Bu zaman kaybna ve dikkatlerin dalmasna neden olur.

Toplant notlarnn toplantdan hemen sonra datlmas salanmaldr. Notlarn, doru noktalara temas ettiinden emin olunmaldr.

Toplantdaki konumaclarn gerekli bilgiye, uzmanla sahip, konu ile ilgili kiiler arasndan seilmesine dikkat edilmelidir.

Verimsiz Toplantlarn Nedenleri Yneticiler, bilgi aktarmak, bilgi alverii yapmak, herkesin ayn bilgiyi ayn zamanda ve ayn ekilde renmesini salamak ve gerekli kararlar almak iin sk sk toplant yaparlar. Ancak baz toplantlar da baarsz olurlar.

Toplantlarn baarsz olmalarnn birinci nedeni toplant dzenleyenlerin toplant ynetimi konusunda eitilmemi ve yetimemi olmasdr.

Toplant amacna uygun olmayan ortam, uygun olmayan oturma dzeni, kiisel atma ve srtmelerin toplantya yansmas, toplantnn amacndan uzaklamas, karlkl sulama ve eletiriler, yneticinin grubu idare etmede glk ekmesi, grubun kendi aralarnda konumas, kontroln srekli

21

eletirenlerin eline gemesi, karlkl gven bunalmnn olumas, katlmclarn gr ve nerilerinin dikkate alnmamas durumlar da verimsiz toplantlarn nedenlerindendir. Genel olarak verimsiz toplantlarn nedenleri ve bunlardan kanmann yntemleri aada belirtilmitir:

Zamanlamaya Dikkat Edilmemesi: Baarl bir toplant gndemi hazrlamadan nce, bir toplantnn gerekten gerekli olup olmadna karar verilmelidir. Sadece daha nceden planlanm olmasndan dolay yaplan bir toplantnn, zaman kaybndan baka bir anlam yoktur. Bu nedenle toplantlarda zellikle zaman kavramna dikkat edilmelidir. Toplantnn yararl olmas her eyden nce zamann iyi kullanlmasna baldr. Toplant, gnn ya da haftann yanl bir zamannda yaplmamaldr. Kararlatrlan zamann toplantya katlacaklar asndan uygun olup olmadna, yapmalar gereken dier ilerle akp akmadna dikkat edilmelidir. Aratrmalar, karar almak ve salkl dnmek asndan en ideal zamann sabah erken saatlerin uygun olduunu gstermektedir. Gnn son saatlerinde dzenlenen toplantlar, katlmclarn bir an nce eve gitme istei yznden yeterli itina ile yaplamayabilmektedir.

Toplantlarda grlen en byk zaman kayplarndan birisi toplant bakannn veya kilit adamn gecikmesi veya ani bir ii kmas sonucu hi gelmemesidir. kincisi de, sohbet veya tartmalarla toplantnn uzayp gitmesi ve zaman kaybedilmesidir. Toplantlarda zaman kayb, toplantya zamannda gelmemekle balar. Bu en ok ikyet edilen ama dzeltilemeyen bir hatadr. Toplant bakan toplantya ge gelirse, toplant ge balar. Elbette vaktinde balayan ilk toplantya birka kii ge gelebilir. Nasl toplantlarn zamannda balamas bakann otoritesine balysa, toplantlarn vaktinde bitmesi de bakann konuya arln koymasna baldr. Her eyden nce, bakan toplanty zamannda bitirme konusunda kararl olmaldr.

Sreyi yi Ayarlayamama: Toplantnn uzun olmas, daha iyi olduu anlama gelmez. Bir toplantnn baars, ne kadar uzun srd ile deil, katlmclarn ne kadar katkda bulunduu ile llr. ok uzun toplantlar katlmclar skmaktadr. Eer bu vaktin almas zorunluysa, yemek ve ay-kahve molalar iin ksa aralar verecek ekilde bir program yaplmaldr. Uzun sren toplantlarda ara verildiinde katlanlarn dinlenmesi, ihtiyalarnn giderilmesi yolundaki ek olanaklarn temini salanmaldr.

Hibir toplant ya da toplantnn bir blm 90 dakikay amamaldr.

Fiziki Hazrlklar Dikkate Almama: Toplant salonunun souk ya da scak olmas, fazla gne olmas, lo olmas, oturulan koltuklarn rahatsz edici olmas, salonun havalandrlmam olmas ve benzeri sebepler yznden toplantya katlanlar rahatsz olabilirler ve toplantnn bir an nce bitmesi iin sorulara cevap vermezler, konulara itirak etmezler ve toplantdan bir an nce kurtulma eilimi gsterirler. Toplantya katlanlarn nerelere oturtulaca nceden belirlenmelidir.

Duyuru Yapmama ve Gndem Hazrlamama: Bazen toplantya katlacak olanlara yeterince erken haber verilmez. Toplantya girdiklerinde nemli ilerini ortada braktklar iin genellikle sinirli olurlar ve toplantda tartmaya katlmazlar. ou zaman da toplantnn konusu ve amac nceden ilgililere bildirilmez. Toplant konusu ve amac gndem hazrlanarak gnderilmesi gerekirken gndem hazrlanmaz. Bu nedenle de katlanlar hazrlksz geldikleri iin toplantda olumlu katklar olmaz. Toplantnn gndeminin bulunmamas veya gndemin nceden gnderilmemesi, ilgili ilgisiz her konunun konuulmasna ve bylece toplant sresinin uzamasna neden olmaktadr.

Yetersiz Toplant Bakan: Eer ad toplant olduu halde ynetici hep kendisi konuur yani konferans verirse, konumak isteyenleri de susturursa artk toplantlar oturup, dinleyip gitme ekline dnr. Bunun dnda yetersiz toplant bakan katlmclar zerinde kontrol salayamaz, toplanty ynetmede zorluk yaar. Baz kiiler toplantda kendi aralarnda konumaya balayabilir. Bakan onlar gcendirmeden nasl susturacan da bilemez. Toplant bakan pasifse; bakan rehberlik yapamayan, tartmaya ak olmayan katlmclar sindiren ve beklenen i birliini salayamayan birisi olursa toplant etkin olamaz. Bakan, katlanlarn duygularna, gereksinimlerine duyarl olmal, sz almayanlar tartmaya davet etmeli, ar konuanlar da kstlamaldr. Fikirleri olanlar ie dnk, sessiz insanlar

22

olabilir. Bakan, toplantda sessiz kalanlar konumaya katmay bilmiyorsa, deerli fikirlerinden yararlanma imkn bulamam olur.

Toplantlarda ska rastlanan bir sorun da, ounlukla esas konudan uzaklama eilimi olmasdr. Bu toplant bakannn ynetim tarz, toplantya hkimiyeti ve otoritesi ile ilgili bir konudur. Sonu olarak, toplantlarn baarl ve yararl olmas, her eyden nce, toplant bakannn, toplant ynetimiyle ilgili temel ilkeleri ve teknikleri iyi bilmesine ve uygulamasna baldr.

Bir toplanty etkileyebilmek iin kullanabileceiniz yntemler neler olabilir?

EK-1: DZEN KURALLARI Resmi toplantlara bakanlk eden herkes dzen kurallarnn temel kavramlarn yakndan tanmaldr. yi bir bakann ve etkili katkda bulunan katlmclarn bulunduu ideal ortamda bu kurallarn gerei yoktur. Ama yine de bunlar bilmenin yarar vardr nk belirli koullarda ok ie yarayacaklar kesindir:

Ksa sren belirli tartmal maddeler iin Kat resmi kurallarla yaplan yardm dernekleri ve sivil toplum kurulularnn toplantlar iin.

Resmi toplant ilemlerinin anahatlar aada sralanmtr: 1. Her maddenin tartmaya alabilmesi iin nerilmesi ve desteklenmesi gerekir (Bylece

konunun tartmaya deer olup olmad ortaya kacaktr). 2. Bakan yaplan her neriyi tekrarlayarak herkes tarafndan anlalmasn salamaldr (Bakann

toplanty denetim altnda tutmasn da salar). 3. Grubu harekete geirecek her ana madde teker teker ele alnmaldr.

4. Bir ana madde, ek bir maddenin ortaya atlmasyla deitirilebilir. Ana madde tartlp oylanmadan nce, ek maddenin tartlp oylanmas gerekmektedir. Ama bu ilemin yaplabilmesi iin ncelikle ana maddenin tartmaya alm olmas gerekir.

5. zellikli neri kavramnn anlam tm toplant iin harekete geirilmesini salamaktr. rnein, Toplantya ara verilmesini neriyorum. Bu neri dier madde ve erilerden nce gndeme alnr ve tartmaya ak deildir.

6. Daha nceki oylamay gndeme getiren herhangi bir neri ancak oylamada nde giden tarafa ortaya atlabilir.

7. Toplantya katlanlardan biri bir nceki soruya dnlmesini istedii zaman, bu davrann anlam tartmann sona erdirilip oylamaya geilmesinin istenmesidir. Bir tek kii bile bu neriye kar karsa, tartmann srdrlmesi gerekir. Eer biri kp bir nceki soruyu nerirse ve bir bakas da bunu desteklerse, oylamaya geilip geilmemesi konusunda oylama yapmanz gerekir. Eer oylama kabul edilmezse, tartmaya devam edilir.

8. Genel bir kural olarak, kuruluun politikasn ya da kurallarn etkileyen herhangi bir kararn resmi bir toplantda tek bir cmleden uzun olmamasna dikkat edilmelidir. Konu baka bir komiteye ya da alanlara aktarlmaldr.

23

EK-2: TOPLANTI TUTANAKLARI Grlen konularn, henz hem katlanlar hem de toplant sekreteri unutmadan, tutanaklarnn zaman yitirilmeden yazlmas gerekir. Tutanaklar ksa ama toplantda konuulan tm konular kapsayacak biimde olmaldr.

e yarayan bir sistem gelitirmek iin her toplant numaralanmal ve aadaki maddelerin tm kayda geirilmelidir:

Toplant hangi tarihte ve nerede yapld?

Toplant bakan kimdi? Kimler katld?

Kimler katlmayacan bildirip zr diledi? Gndemden uzaklalmadn gsteren bir not. rnein, bir nceki toplant tutanann kabul

edilip imzalanmas.

Okunan raporlarn birka satrlk zetleri. zetlerin dosya numaralarn kapsamas, gerektii zaman yelerin kopya karmalar asndan yararl olacaktr.

Raporlar izleyen tartmalar varsa, bunlarn zetleri de eklenmelidir. Tm neri ve deiiklikler bakan tarafndan ortaya atld biimde tutanaklara geirilmelidir. Her neri ve deiiklii ortaya atan ve destekleyen kiileirn isimleri. Grmelerin ana noktalarnn zeti Oylamaya katlanlarn says

Her neri iin alnan kararlar

Kimin ne zaman, hangi adm ataca Bir sonraki toplantnn tarihi

Tutana yazarken toplant sekreterinin grevi, toplantnn havasn ve katlanlarn ortaya attklar fikirlerin gcn, katlamayanlara aktarmaktr. Katlanlar da kendi yaptklarnn ve meslektalaryla tartp karara vardklar noktalarn onaylandn bilmek isterler. Bylece ileride hangi kararlara varld hakknda tartmalarn kmas nlenir.

znel olmayan bir ifade kullanp, diyaloglar ya da uzun konumalarn paralarn tutanaklara katmamak daha dorudur. Bu ifade biimi verilerin glgelenmesini ve gereksiz ayrntlarla boulmasn nler. Uzun tartmalar ana noktalar belirten ksa cmleler haline getirmek ve bo laflar tutanaa katmamak gerekmektedir.

Baz toplantlarda tutanaklar derhal yazlp onaylanr. Bu durumda bakan tartmann her iki ynn zetleyen ana konular, varlan karar ve kimin hangi grevi stlendiini tekrarlar. Toplant sonunda toplant sekreteri bakann yazdrdklarn bir kez daha okur ve genel olarak katlanlar daha fazla tartmaya gerek grmeden onayladklarn belirtir.

Toplantdan Sonra Tutanan kopyalar zaman yitirmeden konuyu bilmesi gereken herkese gnderilmelidir. Eer tutanan yazlmas zaman alacaksa ncelikle ksa bir zet hazrlanp gnderilebilir. Bakann genellikle gnderilmeden nce tutana inceleme frsat vardr. Bylece baz hatalar ve yanl anlamalar nlenmi olur. Toplanty doru olarak yanstan tutanaklar srekli toplantlarn ya da komitelerin ilerlemesi ve sonuca ulamas asndan ok nemlidir.

24

zet

Katlmclarn bilgi sahibi olmalar, dnce ve nerilerin ortaya konmas ve yeler arasnda birlik ve beraberlii tevik etmek gibi nedenlerle toplantlar dzenlenmekte ve toplantlar insanlarn bir araya gelerek belirli konularda grmelerine olanak tanmaktadr. Toplantlar ayrca; insanlar arasnda iletiim salamak, yaratc fikirler retmek, dolayl eitim yapmak gibi amalar iin nemli bir konumda bulunmaktadr.

Toplant genel anlamda ifade edilmek istenirse; sorular cevaplandrmak, sorunlar ortaya karmak, zmek, anlamaya varmak, perseoneli aydnlatmak vb. amalarla bir kiinin bakanlnda ya da birden ok kiinin yz yze gelerek oluturduklar iletiim ortam ve bu ortamda gerekletirilen faaliyetler olarak tanmlanr. Gnmzde yzyze gelme teknoloji aracl ile de gerekletirilmekte, telekonferans teknolojisi ile farkl mekanlardaki kiiler online iletiim olanaklaryla bulunduklar mekanlardan ayrlmadan yzyze grme, toplanma frsat bulabilmektedirler.

Baarl bir iletiim iin davranlardaki karmakln kontrol altna alnmas gerekmektedir. rnek olarak toplantlardaki iletiimlerde bireyler aras verilen tepkiler, alnan veya alglanan yantlar farkl ipularnn gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden dili, tutum ve davranlar, kullanlan kelimeler, ifadeler ve ses tonu bahsi geen ipularna rnek olarak gsterilebilir.

Toplant ihtiyac belirlendikten sonra toplantnn amacnn tanmlanmas gerekmektedir. Toplantnn amacnn iyi bir biimde belirlenmemesi halinde katlmclar konunun baka yntemlerle daha etkili biimde ele alnacan dnebilirler, tatminsizlik yaayabilirler ve bu toplant iin ayrlan zaman kayp olarak nitelendirebililer. Bu nedenle toplantlar dzenleyen kiilerin toplantnn saptanm amalarn katlanlara aklamas gerekmektedir.

Toplant ierisindeki grubun davran ve dncelerini derinden etkileyecei iin toplant yneticisinin grubun sergiledii belirgin davran biimlerini gz nnde bulundurma ve kontrol altnda tutma yeteneklerini gelitirmesi gerekmekte ve toplant sreci dahilinde bunu gerekletirmelidir. Toplantlar, dardan birinin devreye girmesiyle daha etkili bir biimde denetlenebilmektedir. Bu tr kiiler, daha sakin ve tarafsz bir biimde gzlem yaparak, neyin yolunda gittiini, neyin gelitirilmesi gerektiini beilrleyebilirler. Bu kiiler ayn zamanda grupla bir btn olarak iletiim kurarak, nasl gelime gsterilebilecei konusunda tavsiyelerde bulunabilirler.

Toplantlarn nemli bir ilevi de tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya zendirici olmalar, onlar sorumlulua iten bir ortam salamalardr. Toplantlar rgtsel renmenin vazgeilmez aracdrlar. Ynetimde salkl bilgi alverii, sorunlarn tartlmas ve rasyonel kararlar alnmas ancak toplant yntemiyle salanabilir. Toplantlar personeli ynetici etrafnda birletirebilir ve btnletirebilir. Toplantlar ynetimde ilke birliini de salamakta; rgt ierisinde toplant kltrnn de olumasn salamaktadr.

25

Kendimizi Snayalm 1. Aadakilerden hangisi toplantlarn geliimini etkileyen faktrler arasnda yer almaz?

a. Pazar likileri b. Kaynak yatrm faaliyetleri

c. Amortisman giderleri

d. ve d balantlar e. rgtlerin bymeleri

2. Aadakilerden hangisi toplant fonksiyonlar arasnda yer almaz?

a. kna etme b. Hzl karar verme

c. sel deiiklikler d. Bilginin yaylmas

e. Deneyim transferi

3. Aadakilerden hangisi toplant arlarnn yaplmas gereken durumlar arasnda yer alr?

a. Hazrlk yapmaya zaman olmadnda b. Sorun zaten karara balanmsa c. Bilgi vermek iin grubun tamam bir araya

getirilmek isteniyorsa

d. Farkl bir iletiim yntemi daha yararl olabilecekse

e. Konu herkesin zamann almaya deecek kadar nemli deilse

4. Aadakilerden hangisi iyi dzenlenmi toplantlarn zellikleri arasnda yer almaz?

a. Takip

b. Kontrol

c. Belirlenmi gndem maddeleri d. Snrl katlm

e. Geri bildirim salanmas 5. Aadakilerden hangisi toplantlarn zellikleri arasnda yer almaz?

a. Kii says b. Gndem

c. Konu

d. Ne sklkla yapld e. Katlmclar

6. Aadakilerden hangisi grup normlar aamalar arasnda yer almaz? a. ekillenme b. yapma c. Ballk d. Standartlama e. atma 7. Aadakilerden hangisi bir grubun gereksinimlerinin karlandnn belirtileri arasnda yer alr?

a. Kabul edilme

b. Geri ekilme

c. ekimserlik

d. Rekabet

e. Kendi kendini lider ilan edenler

8. Aadakilerden hangisi toplantlar denetlenirken dikkat edilmesi gereken noktalar arasnda yer almaz?

a. Nelerin yolunda gittii gzlemlenmelidir b. Sorumluluk alanlar belirlenmelidir

c. Gndem belirlenmelidir

d. Gelitirilmesi gereken alanlar belirlenmelidir e. Yaplan deiikliklerin bir sonraki toplantdan

sonra gzden geirilmesi saanmaldr 9. Aadakilerden hangisi katlmclarn toplant ncesi grevleri arasndadr?

a. Belirlenmi oturma planna uymak b. Ak konumak c. Sz almadan ve verilmeden konumamak d. Karlkl konumamak e. Gndeme konulacak maddeleri hazrlamak

10. Aadakilerden hangisi verimsiz toplantlarn nedenleri arasnda yer almaz?

a. Sreyi iyi ayarlayamama

b. Zamanlamaya dikkat edilmesi

c. Yetersiz toplant bakan d. Fiziki hazrlklar dikkate almama

e. Gndem hazrlamama

26

Kendimizi Snayalm Yant Anahtar 1. c Yantnz yanl ise Giri balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

2. a Yantnz yanl ise Toplant Kavram ve Tanm balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

3. c Yantnz yanl ise Toplant Kavram ve Tanm balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

4. e Yantnz yanl ise Toplantlarn Amalar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 5. b Yantnz yanl ise Toplantlarn Amalar balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 6. c Yantnz yanl ise Toplant Sreci balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 7. a Yantnz yanl Toplant Sreci balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

8. c Yantnz yanl ise Toplant Denetimi balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 9. e Yantnz yanl ise Toplant Kltr balkl konuyu yeniden gzden geiriniz. 10. b Yantnz yanl ise Toplant Kltr balkl konuyu yeniden gzden geiriniz.

Sra Sizde Yant Anahtar Sra Sizde 1 Toplantlar, bir amaca ulamak iin kullanlan aralardr. Kendi balarna bir ama deildirler. Bir toplantnn sonucu, birtakm etkinliklerin balangc veya en azndan baka bir toplantya hazrlk anlamna gelmektedir. Toplantlar, birtakm kararlara varmann yapc bir yolu olarak group nemsereseniz, abalarnz ne ekilde ynlendirmeniz gerektiini bulmakta fazla zorlanmazsnz. Bylelikle de dzenlediiniz toplant amacna ulam olur. Sra Sizde 2 Bir toplantnn daha retken klnmas iin grnenin altnda neler olduunu dikkate almak gerekir. Bir grup insan bir araya geldiinde birlikte nasl almalar gerektiini renmeli ve uyumlu bir grup olmak iin hazrlanma, tartma, norm belirleme ve uygulama aamalarndan gemelidir. Grup basks, toplantnn seyrinin deimesinde ve bazen beklenenden ok daha

riskli sonularn domasnda nemli roller oynaya bireysel dncelerle alnan kararlarn neden olduu bir durumdur. Bir toplanty ynetmek iin arldnzda, gruplarn nasl altn ve nasl ilediini bilmek, toplantya etki eden gleri anlamakta size ok yardmc olacaktr.

Sra Sizde 3 Bir toplantnn baarsnn % 80inin, toplant ncesinden belli olduu sylenir. Bir gndem oluturmak, katlmclara toplant hakknda nceden fikir verecei iin nemli bir unsurdur. Toplantlarn baarsn etkileyen bir baka unsur da katlmclarn belirlenmesinde dikkatli davranmaktr. Konular zerinde anlamaya varmak toplantya, doru kiilerin katlmasyla daha kolay olur. Rahat bir ortam salamak, herkesin asl konu zerinde younlamasn kolaylatrr. Ayrca gndem balklarn, zaman dilimlerine blerek ele almak, toplantnn genel yapsn oluturan bir plann mevcut olduunu gsterir. Bir toplantnn dzenlenmesinde bu noktalar zerinde durmak sadece iyi bir toplant ortam hazrlamakla kalmaz, almalarn doru bir admla balamasna da yardm eder. Sra Sizde 4 Toplantlar hangi trden ve hangi amala yaplm olursa olsun, ulalmas gereken hedeflerin ve bunun iin yaplmas gerekenlerin akla kavumas size baldr. Buradaki rolnz, sadece nderlik etmek deil ayn zamanda srekli kontrol etmek ve insanlar doru rotaya ynlendirmektir. Dzenli bir kontrol mekanizmas kurmak iin hereyden nce kiilerin tmnn katlm salanmal, konudan olas sapmalar ve kiisel tartmalar nlemelisiniz. Toplanty baaryla sonuca balamak iin de uzlama salandndan ve herkesin ne yaplacan anladndan emin olmanz gerekmektedir.

Sra Sizde 5 Bir toplanty etkileyebilmek iin ncelikle olas psikolojik ve politik akmlarn oynad rol saptamanz ve bunlardan yararlanmak iin gerekli teknik ve manevralar semeniz gerekir. Bu uygulamada kullanlan en yaygn yntemler ise; iin temelini belirli bir toplantdan uzak tutmak, kulis faaliyetleri, uzmanlk gc, dllendirme gc, basknn gc ve kiilik gc olarak ifade edilmektedir.

27

Yararlanlan Kaynaklar Barker, A. (1999). Daha iyi nasl Toplant Dzenleme, stanbul: Tima Yaynlar. Bapnar, N.. ve Keskin, N. (2011). Toplant Ynetimi, Ankara: Nobel Yayn.

Carnegie, D.B. (1905). The Art of Public Speaking, e-book; www.gutenberg.org, www.feedbooks.com.

evik, H.H. (2004). Emniyet Tekilatnda Zaman ve Toplant Ynetimi, Polis Bilimleri Dergisi, Cilt: 6 (3-4).

Kardam, A. (ev.) (2006). Toplant Ynetimi, Harward Business School Press, stanbul: Optimist Yaynlar.

Keenan, K. (1997). Toplant Ynetimi, stanbul: Remzi Kitabevi.

Linkemer, B. (1993). Verimli Toplant Nasl Yaplr? stanbul: Rota Yayn Tantm. Sherman, D. (1999). Kusursuz Toplant, stanbul: Altn Kitaplar Yaynevi. Thomsett, M.C. (1997). Toplant Sanat, stanbul: Epsilon Yaynclk. Tutar, H., Bapnar N.. ve Altnz, M. (2004). Sekreterlik El Kitab, Ankara: Sekin Yaynclk.

28

Amalarmz Bu niteyi tamamladktan sonra;

Toplant trlerini aklayabilecek,

Mzakereler ve zelliklerini aklayabilecek,

Kriz deerlendirme toplantlarn aklayabilecek, Toplant kurallarn tanmlayabilecek

bilgi ve becerilere sahip olacaksnz.

Anahtar Kavramlar Klik

Mttefik

Mzakere

Kriz

Ekip

Gndem

Muhalif

Oturma Plan

indekiler Giri Toplant Trleri Mzakereler Kriz Deerlendirme Toplantlar Toplant Kurallar

2

29

GR Literatrde toplantlar genel anlamda rgt ii, rgtleraras, ilevlerine gre, grntl toplantlar gibi farkl trlerde ele alnmaktadrlar. Fakat yaplacak toplantnn tr ne olursa olsun formal kurallara itibar edilmelidir. Toplant bakan, zel ve katlmclara egemen bir yerde oturmal, varsa sorumlu olan dier kiilere zel bir yer ayrlmaldr. Toplant bakannn tm katlmclar tarafndan gzlenebilecekleri biimde oturmalarn salamak esastr.

Toplantlar literatrde formal ve informal olmak zere iki tre de ayrlmtr. hayatnda ok sk rastlanan ynetim kurulu ya da genel kurul gibi toplantlar formal (resmi) toplantlar olarak adlandrlrlar. Bu tr toplantlar nemlerinden dolay detayl kararlar gerektirmektedir. Dier i toplantlar ise informal toplant snfna girmektedir. Komite ya da sat toplantlar bu tr toplantlara rnek olarak gsterilebilir.

Literatrdeki farkl toplant trleri aada ksaca aklanmtr: Konferans: Yeri, zaman, konu ve konumacs daha nceden ilan edilen, ounlukla bir kiinin

konumac olarak katld herkese ak toplantlardr. Panel: Toplumun byk ounluunu ilgilendiren ve zerinde fikir birlii varlmasnda yarar umulan,

belirli bir konunun birden fazla konumac tarafndan dinleyiciler nnde tartld toplant trdr. Ak oturum olarak da adlandrlan panelde, birok konumacnn bir tek konuyu tartmas amacyla dzenlenmektedir.

Kongre: Bir konu zerindeki aratrma ve incelemelerin ele alnd toplant veya devletler arasndaki ilikiler zerinde durmak amacyla yaplan uluslararas toplantlardr. Dernek, parti, sendika ve irketlerin genel katlmla yaptklar toplantlara da kongre denilmektedir.

Forum: Baz sorunlar, mmkn olduu kadar geni kitlenin tartmasna olanak verecek ekilde dzenlenen ak toplant trdr. Forumlar, gndemdeki bir konunun konumaclar tarafndan tartld ve toplantda bulunan herkesin konuma hakkna sahip olduu toplantlardr.

Seminer: Bir uzmann ynetiminde yaplan, belirli bir konunun etraflca irdelenmesine ynelik zel mesleki almalardr. Seminerler, mesleki bilgileri gelitirmek amacyla dzenlenmektedir.

Brifing: Belli bir konuda ayrntl bilgi vermek amacyla yaplan toplantlardr. Brifingde bilgilendirilmesi gereken ahslar bir araya getirilir ve uzman ahslar tarafndan yaplan aratrma veya herhangi bir konu kantlaryla birlikte ortaya konmaya allr.

Bu saylan toplantlarn dnda toplantlar; gnlk toplantlar, haftalk ya da aylk toplantlar, program d toplantlar, zel proje toplantlar gibi snflandrmak mmkndr. Ayrca kurul toplantlar ve komite toplantlar da toplant trleri arasnda yer almaktadr.

Toplantya hazrlanma aamasnda oturum bakan ile greceiniz konular neler olabilir?

Toplant Trleri

30

TOPLANTI TRLER Literatrdeki eitlilie ramen, toplant trleri, toplant amalarna gre farkllk gsterir. rnein irketin imzalayaca yeni bir anlama, proje veya yeni bir rnn tantlmas iin yaplan toplantlar sreklilii olmayan ve bu saylan faktrler ortaya ktnda yaplan toplantlardr. Bunun dnda irketin yapsna gre periyodik yaplan toplantlar da vardr. irkette yaplan dier bir toplant tr ise daha kk yapda olan haftalk toplantlardr. Bu toplantlar st dzey yneticiler tarafndan gerekletirilir. irket ierisindeki her trl konunun daha ksa srede zmlenmesine yardmc olur. Bu toplant iin de belirli bir gndem hazrlanr, bu gndem dorultusunda toplant srdrlr ve sonulandrlr.

Toplant trlerinin birok ayrm olmasna ramen bu nitede genel bir at altnda toplantlar; rgt ii toplantlar, rgtler aras toplantlar, ilevlerine gre toplantlar, grntl toplantlar, ekip toplantlar, mzakereler ve kriz deerlendirme toplantlar ad altnda incelenecektir.

rgt i Toplantlar Kamu kurulularnda ya da zel kurulularda grev yapan yneticiler zaman zaman belirledikleri konularla ilgili toplant yapma gerei duymaktadrlar. Bu gereksinim rgt ii ileyi, rgt alanlar vb. birok konuyla ilgili olabilir. rgt ii toplantlar kapsamnda kurumlarn ve rgtlerin yapsna gre periyodik olarak yaplan ynetim kurulu toplantlar da vardr. Ynetim kurulu ile ynetilen kurumlar, olaanst bir durum gereklemedii srece, genellikle ayda bir kez ynetim kurulu toplants dzenlemektedir. Bu toplantlar, genellikle kurumlarla ilgili tm konularn konuulup ortak bir karara varlmasn amalayan toplantlardr. Ynetim kurulu bakan ve yeler, ncelikle toplant gndemindeki konular tartrlar ve ortak bir karara varrlar.

Ynetim kurulu ve komite toplantlar, brifingler, rn tantm toplantlar, mesleki ve teknik toplantlar, tevik toplantlar ve basn toplantlar en sk rastlanan ynetici dzeyindeki kiilerin dzenli aralklarla yaptklar toplantlardr. Daha ok lider ve yneticilerin kendi aralarnda belirli gndem maddelerini veya olaand konular konuup tartmak ve karar almak iin bir araya geldikleri, kk lekli yaplan toplantlardr.

rgt ii toplantlar irket merkezinde yaplabilecei gibi, kiileri rahatlatmak, daha verimli hale getirmek, baz sorunlar bertaraf etmek ve onlara nem verildiini hissettirmek iin farkl meknlarda da yaplabilir. Bu farkl meknlarn banda da oteller gelmektedir.

rgt ii toplantlarda katlmc saysn tahmin etmek kolaydr, kesin katlmc says nceden bellidir ve katlmclar homojendir.

rgtlerde ve irketlerde yaplan dier bir toplant tr ise daha kk yapda olan haftalk toplantlardr. Haftalk toplantlar rgt ilgilendiren her trl konunun daha ksa srede zmlenmesi amacyla st dzey yneticiler tarafndan gerekletirilmektedir. Btn toplant trlerinde olduu gibi rgt ii toplantlar iin de belirli bir gndem hazrlanr, bu gndem dorultusunda toplant srdrlr ve sonulandrlr. Toplantlarn kayt altna alnmas amacyla, ynetici sekreterler tarafndan gerekli notlar tutulur. Toplant gndeminde grlecek ok konu varsa ya da toplant sresi uzayacaksa, toplant detaylarnn karlmamas amacyla dikte makinesiyle kayt tutma yntemine bavurulabilmektedir.

Emir Toplants: Ynetimde yneten ve ynetilen srekli bir emir komuta ilikisi iindedir. Ynetici "emreden", ynetilen de "emredilen" mevkiindedir. Ancak, ynetici ve ynetilenler arasndaki emir-komuta sisteminin salkl ve baarl ileyebilmesi iin, nce her amirin emir verme tekniklerini iyi bilmesi ve uygulamas gerekmektedir.

Emir toplantlar otoriter bir nitelik tamaktadr. Yneticiler tarafndan astlarna belli bir grev vermek veya gelecekteki davranlar ynlendirecek kurallar bildirmek iin yaplr. Emir verme toplantlarnda kararlar ynetici verir, sonularndan da o sorumludur. Toplantya kimlerin geleceine, hedeflerin ne olacana, hangi iin yaplacana ynetici karar verir ve bildirir. Bunun baarl olabilmesi iin yneticinin karar verme yeteneinin olmas ve emirlerinin uygulanacan iyi bilmesi gerekmektedir.

31

Danma Toplants: Danma (istiare) toplantlar karlkl bilgi alveriinde bulunmak iin yaplmaktadr. Bu toplantlar genellikle danma niteliindedir ve karar almay hedeflemez.

Koordinasyon Toplants: Koordinasyon rgtte meydana gelen karklklarn nlenmesi, uygulanmas alanlar arasnda ilikilerin gelitirilmesini ve sorunlarn zlmesini salayan nemli bir kavramdr. Koordinasyon en ksa biimde, bir i birlii sistem ve mekanizmas olarak tanmlanabilir. Baka bir deile koordinasyon, bir rgtn dzenli ve srekli alabilmesi iin, amalar, faaliyetler, organlar ve bireyler arasnda uyum ve i birliinin salanmasdr. Bir rgtn dzenli bir biimde alabilmesi iin btn blm ve birimleri arasnda i birliinin bulunmas gereklidir.

Koordinasyonun salanmasnda ynetici bir orkestra efi gibi olmaldr.

Kurul Toplants: Kurul toplantlarnda eitli gruplarn temsilcileri, ortak bir konuda karar verebilmek iin bir araya gelirler. Kurul toplantlar saptanan sorunlarn ve bu sorunlara kar retilen zmlerin deerlendirildii toplantlardr. Tzel kiilie sahip olan zel ve kamu kurulularnda yneticilerin bakanlnda yelerden oluan ynetim veya yrtme kurullarnda, rgtn ynetimiyle ilgili olarak planlamaya ve icraya ynelik idari, mali, hukuki ve teknik konularda karar almak amacyla yaplan toplantlardr.

Kurul toplantlarnda kararlar genellikle oylamayla alnr, ounluu salayanlarn fikirleri benimsenir. Eitlik halinde bakan kendi oyunu da kullanarak bu eitlii bozar.

alma Gruplar: alma grubu toplants belirli konularda bilginin veya becerilerin gelitirilmesine ynelik olarak ksa sreli toplant faaliyeti veya eitim srecine verilen isimdir. alma grubu; belli grev ve sorunlar ile ilgilenen kk grup oturumlar ya da bilim adamlar ve uzmanlarn bir konuda n hazrlk yapmak zere katld inceleme ve deerlendirme toplants olarak da tanmlanr. Genellikle eitmenler tarafndan yetenek eitimi eklinde ifade edilmektedir. Herkesin katlmnn sz konusu olduu yz yze grmeler eklinde gereklemektedir.

Heyet Toplants: Heyet toplantlar ayn stat veya profesyonel bilgi ve beceriye sahip kiiler arasnda yaplr. Herkes, kendi dalnda profesyonel bir yeterlik ve saygnlk kazanmtr. Bu toplantlar, arlan kiilerin profesyonel bilgi ve yeteneklerinden yararlanmak, bir sorunun zlmesi ve alnan kararlarn etkilerini tartmak iin yaplr. Bu gibi toplantlarda kararlar, genellikle herkesin oyuna bavurularak alnr. Kiilerden biri fikir ayrlna derse, yeterli bir neden gstermek ve baka bir seenek getirmek zorundadr.

Heyet toplantlarnda alnan kararlarn sorumluluu herkese aittir.

Brifingler: Brifing, bir konuda zet olarak verilen bilgi ya da aklama, bilgilendirme anlamlarnda kullanlmaktadr. Brifingler; hedefleri saptamak ve herkesin yapaca ii belirlemek, bir konuyu grmek amacyla st dzey yneticilerin ya da bir alma topluluu yelerinin aralarnda yaptklar toplantdr. Bu toplantlar belirlenen bir konuda ayrntl bilgi vermek amacyla yaplr.

Pazarlk Toplantlar: Pazarlk toplantlarnda kararlar oylamadan ok, bir pazarlk ve uzlama temeline dayanmaktadr. Her iki tarafn farkl amalar, ancak ortak karlar vardr. Her iki taraf da en iyi koullar arar. Bu gibi toplantlarda ortak karara varlr ve taraflar alnan bu ortak karar uygulamak zorundadr.

32

rgt ii toplantlarda karlalan bir takm olumsuzluklar da bulunmaktadr. Profesyonel ynetime geememi rgtlerde grlen olumsuzluklar:

Toplantlar dzenli bir biimde yaplmaz. Pratik sorunlardan rgtle ilgili hayati problemlere kadar birok durumda acele ve yeterince dnlmeden kararlar alnmaktadr.

Toplantlarn gereklemesi iin katlmclar gerekli zeni gstermezler. Alkanlktan veya kurallarn ilerlii zayf olduundan toplantlara ge kalrlar.

irket ii veya d ilerini bahane ederek toplantya gelmeyen kiilerden bu tr irketlerde muhakkak bir veya birka tane bulunmaktadr.

Toplant iin bir gndem veya program yaplmaz. Rastgele balanr. Oturumlarda tam bir karmaa hkm srer.

Toplantlarda hazrlksz, geliigzel ve ksa konuulur. Herkes iimiz bitse de gitsek diye dnr. Aklda yaplacak baka iler olduu iin toplantya konsantre olunmaz.

Not tutulmaz. Dolaysyla konunun takip edilmesi olduka zordur.

Toplantlarn sonular takip edilmez. Bu nedenle irket ii toplantlarn varlk sebebi olan sonularn deerlendirilmesi ve problemlerin zmlenmesi gibi ana amalar gerekleemez.

Toplantya arlacak kiiler konusunda gerekli zen gsterilmez. Bazen ilgisiz kiiler katlr. Bazen de ok gerekli kiiler katlmaz ya da arlmazlar.

Profesyonel ynetime gemi irketlerde toplantlarda karlalan olumsuzluklar ise: Toplantlar ok fazla dzenlidir. Toplantsz hibir eye karar verilmez. Bir noktadan sonra

insanlar zamanlarn toplantlarda geirir hale gelirler.

Bireyler toplantnn amacn unutarak, ne kadar zeki, bilgili ve deneyimli olduklarn kantlamaya alrlar.

Toplantnn ne kadar uzun srecei nem tamaz. Toplant gndemi mutlaka madde madde ve uzunca yazlr. Bylece gndem gereksiz bir ekilde

imeye balar. Toplantlar uzun srd iin katlmclar arasnda uyuklamalar balar. ok uzun ve sonradan kimsenin okumayaca notlar tutulur. Hatta bunun iin bir raportr de

vardr.

Toplantlar ar programldr. yle ki belli bir program yoksa toplant yersiz grlr. Bir mddet sonra ara deil, sorumluluu ortada brakmak iin ama halini alrlar.

Toplantlar genellikle kalabalk yaplrlar ve sonular geerliliini kaybetmi olsa bile takip edilirler.

rgtler Aras Toplantlar rgtler aras toplantlar rgtlerin kendi bnyesinde ya da dier kurumlar ile bilgi alveriini destekleyen nitelikteki toplantlardr. eitli konularda geni bir kitleye ulamann yollarndan biri de rgtler aras toplantlar dzenlemektir. Hzla gelien bilim ve teknolojiye yetiebilmek iin gerekletirilen bu tip toplant