Crearea unui document Word simplu

2.3.1. Probleme rezolvate1. Lansaţi în execuţie aplicaţia Microsoft Word.

REZOLVARE:Puteţi lansa în execuţie programul Microsoft Word prin una din următoarele modalităţi:

Selectaţi Start→All Programs→Microsoft Office→Microsoft Word. Executaţi dublu clic pe scurtătura programului Microsoft Word de pe suprafaţa

de lucru (dacă aveţi aşa ceva, dacă nu, creaţi-vă o astfel de scurtătură). Alegeţi opţiunea New Office Document din partea superioară a meniului Start

şi executaţi dublu clic pe pictograma Blank Document. Veţi lansa astfel în execuţie aplicaţia Word şi totodată veţi deschide un document nou;

2. Introduceţi în noul document deschis, următorul text:

Domnilor, (Enter)Am găsit adresa dumneavoastră în revista Capital şi ne luăm permisiunea să

vă scriem, sperând să iniţiem o legătură comercială cu firma Dvs. (Enter)

În vederea amenajării clădirilor noastre administrative, avem nevoie de diferite modele de mobilier pentru birou. De aceea, pentru a vă putea face o comandă, vă rugăm să ne trimiteţi cât mai curând posibil oferta Dvs. (Enter)

Vă rugăm să ne indicaţi în oferta dumneavoastră condiţiile de livrare, de plată, şi cele mai avantajoase preţuri. Vă rugăm, de asemenea, să anexaţi fotografii, precum şi descrierea cât mai amănunţită a articolelor. Menţionăm că am dori să cunoaştem materialele lemnoase şi materialele nelemnoase care au fost folosite la fabricarea mobilierului.(Enter)

În aşteptarea răspunsului Dvs., vă salutăm cu toată stima.

REZOLVARE:După cum observaţi, textul de mai sus este scris cu caractere româneşti. Pentru a putea utiliza caracterele româneşti, trebuie mai întâi să setaţi combinaţiile de taste pentru ele. Având în vedere că la deschiderea unui nou document Word fontul implicit este Times New Roman, care conţine şi caracterele româneşti, puteţi seta aceste caractere urmând paşii:

(1) Selectaţi butonul pentru alegerea tastaturii EN, de pe bara de taskuri şi alegeţi limba română.

(2) Pentru a introduce caracterele diacritice folosiţi tastele din vecinătatea tastei Enter.

3. Deplasaţi cursorul de inserare în interiorul textului tocmai introdus.

REZOLVARE:Cursorul de inserare poate fi mutat foarte uşor în interiorul textului cu ajutorul

mouse-ului astfel: executaţi clic oriunde în text, acolo unde doriţi să plasaţi cursorul.

Există de asemenea o serie de taste sau combinaţii de taste care vă ajută să deplasaţi cursorul de inserare, în special în documentele de mari dimensiuni. Vă vom prezenta în continuare aceste taste:

Tastele săgeţi →, ←: permit deplasarea cursorului cu un caracter spre dreapta

respectiv spre stânga. Tastele săgeţi ↑,↓: permit deplasarea cursorului cu o linie în sus, respectiv cu o

linie în jos. Tastele PageUp şi PageDown: permit deplasarea cursorului de inserare cu o

pagină în sus, respectiv cu o pagină în jos. Tastele Home şi End: permit deplasarea cursorului de inserare la începutul

(marginea din stânga), respectiv sfârşitul unei linii. Combinaţia de taste Ctrl+→ şi Ctrl+→: permite deplasarea cursorului de

inserare cu un cuvânt la dreapta, respectiv un cuvânt la stânga. Combinaţia de taste Ctrl+↑ şi Ctrl+↓: permite deplasrea cursorului de inserare

cu un paragraf în sus, respectiv în jos. Combinaţia de taste Ctrl+Home şi Ctrl+End: permite deplasarea cursorului de

inserare la începutul, respectiv sfârşitul unui document. Combinaţia de taste Shift+F5: permite deplasarea cursorului de inserare în

ultima locaţie în care s-a efectuat o operaţie de editare.

4. Selectaţi din text cuvântul Capital şi îngroşaţi-i caracterele.

REZOLVARE:(1) Puteţi selecta acest cuvânt în una din următoarele modalităţi:

Executaţi dublu clic pe cuvântul respectiv. Plasaţi cursorul de inserare la începutul cuvântului Capital şi trageţi cu

mouse-ul spre dreapta. Plasaţi cursorul de inserare la începutul cuvântului Capital şi ţinând

apăsată tasta Shift, apăsaţi tasta →, până când tot cuvântul este evidenţiat.

Plasaţi cursorul de inserare la începutul cuvântului apoi, ţinând apăsată tasta Shift, executaţi clic la sfârşitul cuvântului respectiv. Cu această metodă, se pot selecta mai uşor porţiuni mai mari de text.

(2) Pentru a îngroşa caracterele cuvântului astfel selectat, selectaţi butonul Bold din bara de instrumente sau apăsaţi concomitent tastele Ctrl+B. Dacă nu cunoaşteţi funcţionalitatea unui buton de pe bara de instrumente, plasaţi indicatorul mouse-ului pe butonul respectiv şi ţineţi-l nemişcat câteva momente; va apărea denumirea butonului respectiv într-o casetă numită Screen Tips.

(3) Executaţi clic în afara cuvâtului selectat, pentru a anula selecţia; veţi vedea efectul pe care l-a avut acţionarea butonului Bold asupra cuvântului selectat.

5. Utilizaţi bara de selectare pentru a selecta o linie, un paragraf sau întregul text.

REZOLVARE:(1) Deplasaţi cursorul mouse-ului cât mai spre stânga ferestrei. Când acesta se

transformă în săgeată, înseamnă că se găseşte în interiorul unei benzi invizibile, numită bară de selectare.

(2) Executaţi clic atunci când cursorul mouse-ului este poziţionat pe bara de selectare în dreptul liniei pe care vreţi să o selectaţi. Linia respectivă va fi selectată.

(3) Pentru a selecta un paragraf cu ajutorul barei de selectare, executaţi dublu clic pe bara de selectare în dreptul paragrafului pe care vreţi să îl selectaţi.

(4) Pentru a selecta toate paragrafele unui text, executaţi clic de trei ori pe bara de selectare.

6. Afişaţi mai multe butoane în bara de instrumente standard.

OBSERVAŢIE:În mod implicit, în bara de instrumente sunt afişate două dintre cele mai utilizate seturi de instrumente, grupate fiecare în câte o bară de butoane de comandă, şi anume: setul Standard, care conţine instrumentele standard de editare şi setul Formatting, care conţine instrumentele de formatare. Din aceste seturi, iniţial, sunt vizibile numai cele mai utilizate butoane.La aceste butoane mai pot fi adăugate şi altele, după dorinţă.

REZOLVARE:(1) Plasaţi cursorul mouse-ului pe marcajul de deplasare aflat la extremitatea

stângă a barei de instrumente; când cursorul mouse-ului îşi schimbă forma, apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi, ţinându-l apăsat, trageţi spre dreapta; efectul va fi vizibil imediat.

(2) Pentru a introduce un nou buton în bara de instrumente, selectaţi:View→Toolbars→Customize.

(3) Din pagina Commands alegeţi tipul comenzii, din lista de selecţie Categories.(4) Selectaţi apoi comanda, din lista de selecţie Commands. (5) Prin tragerea cu mouse-ul a comenzii alese, până în bara de instrumente

dorită, va fi inserat noul buton de comandă pe bara de instrumente.

7. Înlăturaţi din bara de instrumente standard butoanele: Mail Recipient şi Hyperlink.

REZOLVARE:(1) Selectaţi butonul More Buttons, aflat în extremitatea dreaptă a barei de

instrumente standard. Va fi afişat un set de butoane care pot fi adăugate în bara de instrumente standard, prin tragerea marcajului de deplasare, şi un buton intitulat Add or Remove Buttons.

(2) Plasaţi cursorul mouse-ului pe butonul Add or Remove Buttons; va fi afişată o paletă care conţine toate butoanele care pot fi adăugate sau eliminate din bara de instrumente standard.

(3) Pentru a elimina cele două butoane, deselectaţi casetele de selecţie din dreptul butoanelor respective; butoanele vor fi automat înlăturate din bara de instrumente.

(4) Pentru a adăuga din nou cele două butoane la bara de instrumente, nu trebuie decât să marcaţi din nou casetele de selecţie din dreptul butoanelor respective.

8. Vizualizaţi o bară de instrumente flotantă; plasaţi această bară flotantă pe rând, în zona rezervată barelor de instrumente, în partea stângă a ferestrei, în partea dreaptă a ferestrei şi în partea de jos a ferestrei, deasupra barei de stare.

REZOLVARE:(1) În mod standard, barele de instrumente sunt situate sub bara de titlu a

ferestrei de aplicaţie. Ele pot fi afişate prin marcarea casetei de selecţie ataşată, în meniul vertical afişat la comanda: View→Toolbars.

(2) Oricare din barele de instrumente ale aplicaţiei Microsoft Word poate fi deplasată, în fereastra de aplicaţie, prin tragere, cu cursorul mouse-ului poziţionat în afara oricărui buton de comandă. Dacă bara de instrumente este trasă în interiorul ferestrei de aplicaţie, ea generează o casetă, numită bară flotantă, care conţine o bară de titlu şi un buton Close şi, în interior, butoanele de comandă.

(3) Pentru a plasa bara de instrumente flotantă în partea dreaptă a ecranului, executaţi clic pe bara de titlu a acesteia şi, ţinând apăsat butonul mouse-ului,

trageţi bara spre extremitatea dreaptă a ferestrei până ce aceasta va fi plasată de-a lungul marginii drepte a ferestrei; similar, se poate poziţiona bara de instrumente pe oricare din celelalte margini ale ferestrei de aplicaţie.

(4) Pentru a înlătura bara de instrumente flotantă de pe ecran, executaţi clic pe butonul Close sau ştergeţi marcajul din caseta de selecţie ataşată, din meniul vertical activat cu comanda View→Toolbars.

9. Introduceţi deasupra antetului data curentă; aliniaţi la dreapta paginii şi subliniaţi data astfel introdusă; aliniaţi textul scrisorii la ambele capete ale paginii.

REZOLVARE:(1) Tastaţi Ctrl+Home pentru a vă deplasa la începutul documentului.(2) Apăsaţi o dată tasta Enter pentru a deplasa antetul mai jos cu o linie şi apoi

apăsaţi tasta săgeată în sus pentru a reveni la începutul liniei astfel introduse.(3) Tastaţi data curentă sub forma: Luni, 1 Aprilie 2002 sau folosiţi comanda

Insert→Date and Time, după care selectaţi formatul de dată dorit, din lista de selecţie afişată; avantajul acestei ultime variante este că data va fi actualizată automat cu data curentă, memorată în sistem, dacă se bifează caseta de selecţie Update Automatically

(4) Selectaţi data introdusă şi acţionaţi butonul Underline pentru a sublinia textul.(5) Selectaţi butonul Align Right, pentru a alinia data la dreapta paginii.(6) Pentru a alinia textul scrisorii la ambele capete, îl selectaţi şi acţionaţi butonul

Justify din bara de instrumente de formatare.(7) Executaţi clic în afara textului, pentru a-l deselecta.

10. Schimbaţi fontul cu care este scris textul scrisorii, în Arial cu dimensiunea de 14.

REZOLVARE:(1) Selectaţi textul scrisorii.(2) Selectaţi săgeata derulantă a butonului Font. Va fi afişată o listă cu fonturile

disponibile.(3) Selectaţi fontul Arial; acesta va apărea automat în zona de editare Font din

bara de instrumente. Puteţi de asemenea selecta textul cu numele fontului, din rubrica de editare, şi să introduceţi direct de la tastatură denumirea fontului dorit, respectiv Arial.

(4) Selectaţi săgeata derulantă a rubricii Size şi alegeţi 14 din lista afişată.(5) Executaţi clic în afara textului pentru a-l deselecta.

11. Reveniţi la fontul iniţial, respectiv Times New Roman, dar păstraţi dimensiunea fontului de 14.

REZOLVARE:(15) Selectaţi butonul Undo pentru a anula schimbarea dimensiunii fontului.(1) Selectaţi, încă o dată, butonul Undo pentru a anula schimbarea fontului. Având

în vedere că doriţi să păstraţi dimensiunea fontului la 14, vă întrebaţi poate de ce anulaţi şi modificarea dimensiunii fontului. Sunteţi nevoiţi să faceţi acest lucru, deoarece butonul Undo anulează acţiunile în ordinea inversă executării lor (ordinea LIFO, adică Last In First Out). Dacă selectaţi săgeata derulantă din partea dreaptă a butonului Undo, vi se va prezenta o listă cu toate acţiunile efectuate în sesiunea de lucru curentă. Pentru a anula o acţiune, trebuie

anulate toate acţiunile efectuate până la acţiunea respectivă.(2) Selectaţi textul scrisorii şi stabiliţi din nou dimensiunea fontului la 14.

12. Mutaţi data scrisorii între antet şi text, la distanţa de două linii faţă de antet şi două linii faţă de textul scrisorii; aliniaţi data tot în partea dreaptă a paginii.

REZOLVARE:(1) Selectaţi data şi butonul Cut din bara de instrumente sau tastaţi Ctrl+X. Textul

selectat va fi copiat în memoria temporară Clipboard a mediului Windows.(2) Plasaţi cursorul imediat sub antetul scrisorii şi apăsaţi de două ori tasta Enter,

pentru a insera rândurile goale. (3) Selectaţi butonul Paste din bara de instrumente sau tastaţi Ctrl+V. Textul

memorat în Clipboard va fi lipit în document, în poziţia indicată de cursorul de inserare.

(4) Selectaţi butonul Align Right, pentru a alinia data la dreapta paginii.(5) Verificaţi dacă distanţa dintre dată şi textul scrisorii este de două linii. Pentru a

elimina o linie goală, plasaţi cursorul la începutul liniei respective şi activaţi tasta BackSpace. Textul scrisorii va fi mutat cu o linie mai sus. Pentru a adăuga o linie goală, plasaţi cursorul la începutul unei linii şi activaţi tasta Enter. Textul scrisorii va fi mutat cu o linie mai jos.

13. Copiaţi textul scrisorii încă o dată, în cadrul aceleiaşi pagini, apoi anulaţi această copiere.

REZOLVARE:(1) Selectaţi textul scrisorii şi butonul Copy sau tastaţi Ctrl+C. Textul va fi copiat în

memoria Clipboard.(2) Plasaţi cursorul acolo unde doriţi să copiaţi textul şi selectaţi butonul Paste din

bara de instrumente sau tastaţi Ctrl+V.(3) Pentru a anula operaţia de copiere, selectaţi butonul Undo din bara de

instrumente.

14. Utilizaţi rutina AutoCorrect pentru a vă înlocui abrevierea Dvs., ce apare destul de des în textul scrisorii dumneavoastră.

REZOLVARE:(1) Selectaţi AutoCorrect în meniul Tools. Va fi afişată fereastra de dialog

AutoCorrect.(2) Fereastra de dialog prezintă o listă a cuvintelor autocorectabile; pentru a

vizualiza aceste cuvinte, utilizaţi bara de derulare verticală.(3) În rubrica de editare Replace, tastaţi Dvs.(4) În rubrica de editare With, tastaţi Dumneavoastră.(5) Selectaţi butonul Add, pentru a adăuga cuvântul respectiv în listă.(6) Bifaţi caseta de selecţie Replace Text As You Type şi apoi selectaţi butonul

OK. De acum înainte, ori de câte ori tastaţi Dvs, în document va apărea Dumneavoastră., uşurându-vă astfel munca de tastare a textului. Puteţi crea astfel de abrevieri pentru cele mai des folosite expresii sau pentru cuvinte greu de tastat.

15. Inseraţi la sfârşitul scrisorii dumneavoastră adresa clientului, utilizând prescurtarea creată cu rutina Autotext; anulaţi această inserare.

REZOLVARE:Inserarea unui text din lista AutoText, se face foarte uşor astfel: plasaţi cursorul de

inserare acolo unde doriţi să inseraţi adresa şi tastaţi adresa, după care apăsaţi tasta F3. Adresa clientului va fi inserată. Pentru a anula operaţia de inserare, selectaţi butonul Undo.

16. Utilizaţi comanda Replace pentru a localiza apariţiile cuvântului comerciale şi a le înlocui cu de afaceri.

REZOLVARE:(1) Selectaţi opţiuna Replace din meniul Edit. Va fi afişată fereastra de dialog Find

And Replace.(2) În rubrica de editare Find What tastaţi comerciale.(3) În rubrica de editare Replace With ştergeţi orice text ar apărea şi introduceţi de

afaceri.(4) Selectaţi butonul More. Fereastra de dialog Find And Replace se va expanda

pentru a vă prezenta opţiunile de lucru, din care le selectaţi pe cele dorite.(5) Selectaţi butonul Find Next pentru a localiza prima apariţie a cuvântului.

Selectaţi butonul Less pentru a micşora fereastra de dialog dacă acest lucru este necesar. Prima apariţie a cuvântului comerciale va fi localizată şi selectată.

(6) Selectaţi butonul Replace. Cuvântul comerciale va fi înlocuit. Pe ecran va apărea un mesaj care vă anunţă că s-a terminat căutarea în document (textul căutat nu se mai găseşte în document).

(7) Dacă textul căutat ar fi avut mai multe apariţii, ar fi trebuit să repetaţi paşii 5, 6 până la înlocuirea tuturor apariţiilor. Dacă doriţi să înlocuiţi fiecare apariţie a unui cuvânt fără excepţie, în tot documentul, selectaţi butonul Replace All în loc de Find Next.

(8) Selectaţi butonul OK în fereastra mesajului şi butonul Close în fereastra de dialog Find And Replace.

17. Salvaţi documentul creat, pentru a-l putea utiliza şi mai târziu, într-un fişier cu denumirea Scrisoare.doc.

REZOLVARE:(1) Selectaţi Save As din meniul File. Pe ecran va apărea fereastra de dialog

Save As.(2) În rubrica de selecţie Save In:, selectaţi săgeata derulantă şi alegeţi dosarul în

care doriţi să salvaţi scrisoarea dumneavoastră.(3) În rubrica File Name, selectaţi textul aflat deja în ea şi tastaţi Scrisoare.(4) În rubrica Save As Type aveţi grijă să fie selectată extensia .doc.(5) Selectaţi butonul Save pentru a executa salvarea şi a închide fereastra de

dialog Save As.

OBSERVAŢIE:Având în vedere că este pentru prima dată când salvaţi documentul, puteaţi

face această salvare şi prin: selectarea butonului Save de pe bara de instrumente standard închiderea ferestrei de aplicaţie închiderea aplicaţiei Microsoft Word.În toate aceste cazuri, apare pe ecran fereastra de dialog Save As, pentru a

defini numele sub care se va salva documentul şi locaţia din disc.De acum înainte, puteţi să selectaţi butonul Save sau comanda Save din

meniul File, de fiecare dată când doriţi să salvaţi modificările din acest document. Deoarece aplicaţia Word recunoaşte numele documentului, este simplu să salvaţi

fişierul prin suprascrierea noii versiuni peste cea veche. 18. Vizualizaţi documentul Scrisoare.doc înainte de tipărire, pentru a fi siguri că el

arată aşa cum vă doriţi.

REZOLVARE:(1) Alegeţi comanda Print Preview din meniul File sau selectaţi butonul Print

Preview din bara de instrumente standard. Se activează fereastra Print Preview.

(2) Vă lăsăm pe dumneavoastră să descoperiţi şi să experimentaţi posibilităţile oferite de modul de afişare Print Preview. În acest mod de afişare, este înfăţişat documentul aşa cum va arăta acesta pe hârtie.

(3) Pentru a vă întoarce în fereastra de editare, selectaţi butonul Close sau închideţi fereastra previzualizării cu butonul de închidere al ferestrei.

19. Încheiaţi execuţia programului Word.

REZOLVARE:Pentru a închide programul Word, executaţi una din următoarele acţiuni:

Selectaţi butonul Close care se află în partea dreaptă a barei de titlu. Alegeţi comanda Exit din meniul File. Apăsaţi tastele Alt, apoi F şi apoi X. Executaţi dublu clic pe pictograma butonului de control al ferestrei de aplicaţie,

aflată la capătul din stânga al barei de titlu a ferestrei Word. Alegeţi comanda Close din meniul de context al butonului aplicaţiei, de pe bara

de taskuri. Alegeţi comanda Close din meniul de context al barei de titlu a aplicaţiei.

1.5. Lucrul cu coloane şi tabele

1.5.1. Probleme rezolvate

1. Deschideţi un document Word, în care aveţi memorat un text, sau deschideţi un document nou şi introduceţi un text, asigurându-vă că textul conţine 2 titluri.

2. Aranjaţi textul dintre primul titlu şi al doilea, pe 3 coloane, de dimensiuni egale, aflate la distanţa de 1cm una faţă de cealaltă.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi textul dintre cele două titluri şi selectaţi opţiunea Columns din meniul Format. Va fi afişată pe ecran fereastra de dialog Columns.

(2) Alegeţi numărul de coloane pe care vreţi să le creaţi, selectând butonul Three, dintre butoanele prestabilite Presets, pentru a crea 3 coloane, sau introduceţi numărul 3 în caseta Number Of Columns. Aceste opţiuni sunt dependente una de cealaltă. În zona de previzualizare veţi vedea efectele tuturor setărilor făcute.

(3) Pentru a crea coloane de dimensiuni egale aveţi grijă să bifaţi caseta de selecţie Equal Column Width, dacă aceasta nu este bifată deja.

(4) În caseta Spacing din zona Width And Spacing, stabiliţi distanţa între coloane la 1cm.(5) În rubrica de editare Apply To, selectaţi opţiunea Selected Text pentru ca setările făcute să fie

aplicate doar textului selectat.(6) Selectaţi butonul OK ca să închideţi fereastra de dialog Columns.

ATENŢIE:

Textul este afişat pe coloane numai în modurile de afişare Layout şi Print Preview. În modurilor de

afişare Outline şi Normal, împărţirea textului pe coloane nu este evidentă. Pentru a schimba modul de

afişare al unui document, folosiţi butoanele aflate jos, în partea stângă a barei de derulare orizontală,

sau opţiunile meniului View.

3. Aranjaţi textul de după al doilea titlu, pe două coloane, astfel: prima coloană, cea din stânga, să fie mai mică iar între coloane afişaţi o linie de demarcaţie.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi textul de după al doilea titlu şi selectaţi opţiunea Columns din meniul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Columns.

(2) Selectaţi butonul Left din zona Presets. Cu această setare, coloana din stânga este mai îngustă decât cea din dreapta.

(3) Bifaţi caseta de validare Line Between pentru a afişa o linie de demarcaţie între cele două coloane.

(4) Selectaţi butonul OK ca să închideţi fereastra de dialog Columns şi să creaţi coloanele stabilite.

(5) Veţi vedea că textul nu apare afişat pe două coloane aşa cum vă aşteptaţi. Pentru aceasta, trebuie să închideţi secţiunea (subdiviziunea) pe care programul Word a introdus-o, când aţi încercat să definiţi un alt număr de coloane pentru textul din acelaşi document.

(6) Plasaţi cursorul de inserare la sfârşitul textului pe care vreţi să-l scrieţi pe două coloane şi Selectaţi opţiunea Break din meniul Insert. În fereastra de dialog Break bifaţi butonul de opţiune Continuous din zona Section Break Types, pentru ca noua secţiune să înceapă chiar de la poziţia cursorului de inserare.

(7) Pentru a vizualiza întreruperile de secţiuni, selectaţi butonul Show/Hide.

OBSERVAŢIE:

Aplicaţia Word foloseşte secţiunile, pentru separarea textului aranjat pe un număr diferit de coloane,

de restul documentului. Dacă tot documentul este scris pe acelaşi număr de coloane, Word nu

foloseşte întreruperi de secţiune, dar dacă textul conţine atât text scris pe o coloană, cât şi text scris

pe două coloane, textul scris pe o coloană va fi separat printr-o întrerupere de pagină de textul scris

pe două coloane.

4. Modificaţi numărul de coloane dintr-o secţiune.

REZOLVARE:

(1) Plasaţi cursorul de inserare în secţiunea respectivă sau, dacă doriţi să modificaţi numărul de coloane pentru o anumită porţiune de text, selectaţi textul respectiv.

(2) Selectaţi Format→Columns şi modificaţi coloanele aşa cum aţi făcut la problemele precedente.(3) Puteţi, de asemenea, să selectaţi butonul Columns din bara de instrumente standard şi să

trageţi cursorul către dreapta, peste grila care apare, până când acoperiţi numărul de coloane în care vreţi să împărţiţi textul. În acest caz, vor fi utilizate setările implicite pentru formatarea coloanelor.

5. Salvaţi documentul astfel creat în fişierul Coloane.doc, în dosarul Exercitii.

6. Deschideţi un nou document în care inseraţi un tabel format din 4 coloane şi 6 rânduri (linii).

REZOLVARE:

(1) Plasaţi cursorul de inserare acolo unde doriţi să includeţi tabelul.(2) În continuare, procedaţi în una din următoarele modalităţi:

Inseraţi rapid tabelul, folosind butonul Insert Table din bara de instrumente standard astfel: selectaţi acest buton şi trageţi cursorul către dreapta peste grila care apare, până când selectaţi un tabel cu 4 coloane şi 6 rânduri, după care eliberaţi butonul mouse-ului. Dezavantajul acestei metode este că nu puteţi crea tabele de mari dimensiuni.

Puteţi să inseraţi tabelul şi selectând comanda Insert→Table, apoi precizând, în fereastra de dialog Insert Table, numărul de coloane dorit, în caseta Number Of Columns, numărul de linii dorit, în caseta Number Of Rows şi lăţimea unei coloane în caseta Column Width.

Puteţi crea şi formata automat tabelul astfel: selectaţi butonul AutoFormat din fereastra de dialog Insert Table. Folosiţi zona de listare Formats şi zona de previzualizare pentru a alege formatul care se potriveşte cel mai bine cu tabelul pe care vreţi să îl creaţi.

7. Introduceţi, în prima linie a tabelului, titlurile coloanelor astfel: nume, prenume, nota1, nota2 şi completaţi restul tabelului cu înregistrări.

REZOLVARE:

Introducerea textului în tabel se face foarte simplu. Poziţionaţi cursorul de inserare în interiorul celulei

în care doriţi să introduceţi textul şi apoi introduceţi textul ca în orice document Word. Pentru a trece la

celula următoare, selectaţi-o cu mouse-ul sau apăsaţi una din tastele: Tab sau săgeata

corespunzătoare.

8. Adăugaţi tabelului o coloană în care veţi calcula media celor două note: nota1 şi nota2 pentru fiecare student. Intitulaţi această coloană, media.

REZOLVARE:

(1) Poziţionaţi cursorul de inserare în coloana în stânga căreia doriţi să inseraţi noua coloană. În cazul dumneavoastră, poziţionaţi cursorul în ultima coloană a tabelului. Selectaţi coloana aleasă:

punctând deasupra coloanei, atunci când cursorul mouse-ului are aspectul unei săgeţi îngroşate

selectând Table→Select Column(2) Selectaţi Table→Inset Column. Noua coloană va fi inserată în stânga coloanei selectate.

Coloana media, va trebui să fie ultima din tabel, de aceea veţi face în continuare modificări.(3) Selectaţi ultima coloană a tabelului, nota2.(4) Selectaţi butonul Copy, din bara de instrumente, pentru a copia coloana selectată în memoria

temporară Clipboard.(5) Plasaţi din nou cursorul în coloana pe care tocmai aţi copiat-o şi selectaţi butonul Paste din

bara de instrumente. Coloana copiată în memoria Clipboard va fi introdusă în tabelul dumneavoastră.

(6) Selectaţi din nou ultima coloană a tabelului, nota2. Selectaţi Table→Delete Columns, pentru a înlătura această coloană din tabel. Acum tabelul arată aşa cum vă doreaţi.

(7) Era mai uşor dacă, în loc de copiere şi ştergere conţinut, pentru ultima coloană, aţi fi realizat mutarea ultimei coloane în penultima.

(8) În prima celulă a coloanei nou inserate, introduceţi titlul acesteia, respectiv, media.

9. Aliniaţi textul celulelor din coloanele nume şi prenume la dreapta şi centrat faţă de marginile de sus şi de jos ale celulei iar cifrele din coloanele nota1 şi nota2, aliniaţi-le la stânga şi centrat faţă de marginile de sus şi de jos ale celulei. Titlurile coloanelor cetraţi-le atât pe orizontală cât şi pe verticală.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi cele două coloane ale tabelului, nume şi prenume, cu excepţia titlurilor coloanelor, deci începând de la al doilea rând.

(2) Executaţi clic dreapta pe coloanele selectate, alegeţi opţiunea Alignment şi selectaţi opţiunea Center Verticaly; pentru alinierea pe orizontală, folosiţi butoanele de aliniere a textului din bara de instrumente de formatare a textului (Align Right, în cazul nostru).

(3) Selectaţi coloanele care conţin cifre, inclusiv coloana nou introdusă, media.(4) Executaţi acelaşi set de operaţii ca la punctul 2, cu deosebirea că veţi alege butonul Align Left

pentru alinierea pe orizontală.(5) Selectaţi primul rând al tabelului.(6) Executaţi clic dreapta pe rândul selectat, alegeţi Alignment şi selectaţi butonul Align Center, în

ambele cazuri.

10. Împărţiţi în două celulele nume şi prenume, pentru a introduce deasupra lor o celulă care să le unească pe amândouă şi în care să introduceţi titlul, student.

REZOLVARE:

Poate enunţul problemei nu este prea clar, dar urmaţii paşii prezentaţi în continuare şi veţi observa

efectele:

(1) Selectaţi celulele nume şi prenume şi selectaţi Table→Split Cells. Va fi afişată pe ecran fereastra de dialog Split Cells.

(2) Stabiliţi contorul din caseta Number Of Columns la 2 iar pe cel din caseta Number Of Rows la 2, pentru ca celulele respective să fie împăţite în două rânduri.

(3) Anulaţi marcajul din caseta de selecţie Merge Cells Before Split, pentru ca cele două celule să nu fie unite.

(4) Selectaţi butonul OK. Veţi vedea că cele două celule au fost împărţite pe două rânduri.(5) Selectaţi titlul primei coloane, nume, şi selectaţi butonul Cut din bara de instrumente. Titlul va fi

copiat în memoria Clipboard şi şters din celulă.(6) Poziţionaţi cursorul de inserare în cea de a doua celulă a primei coloane şi selectaţi butonul

Paste din bara de instrumente. Titlul copiat în Clipboard va fi inserat în această celulă.(7) Procedaţi similar şi pentru coloana prenume.(8) Selectaţi cele două celule aflate deasupra celulelor nume şi prenume, şi selectaţi

Table→Merge Cells. Linia de separare a celor două celule va fi înlăturată şi celulele vor fi unite într-una singură.

(9) Introduceţi în această celulă titlul student. Aveţi grijă ca şi acest titlu să fie aliniat ca celelalte titluri.

11. Faceţi setările necesare pentru ca programul Word să stabilească automat dimensiunea celulelor în funcţie de conţinutul acestora.

REZOLVARE:

Acest lucru se poate face foarte uşor plasând cursorul de inserare în interiorul tabelului şi selectând

Table→AutoFit→AutoFit To Contents.

Încercaţi şi celelalte opţiuni ale comenzii AutoFit şi observaţi efectele.

Puteţi dimensiona manual lăţimea coloanelor, înălţimea rândurilor precum şi dimensiunea celulelor, în

paginile Column, Row şi Cell ale ferestrei de dialog Table Properties.

12. Calculaţi media notelor pentru fiecare student în coloana media.

REZOLVARE:

(1) Poziţionaţi cursorul de inserare în prima celulă a coloanei media.(2) Selectaţi comanda Table→Formula. Va fi afişată pe ecran fereastra de dialog Formula. În

aceasta sunt incluse formule matematice.(3) Ştergeţi textul din zona de editare, lăsând doar semnul egal.(4) Din rubrica de selecţie Paste Function, selectaţi Average. Aceasta este funcţia care calculează

media.

(5) Ca parametru, între parantezele funcţiei introduceţi Left sau identificatorii celor două celule, astfel: C3:D3. Astfel, funcţia va calcula media numerelor din stânga celulei în care se află cursorul de inserare.

(6) Selectaţi butonul OK.(7) Pentru a calcula media şi în celelalte celule, plasaţi cursorul de inserare în celulă şi Selectaţi

comada Edit→Repeat Formula sau tastaţi Ctrl+Y.(8) Repetaţi pasul 7 până când calculaţi toate mediile.

ATENŢIE:

După ce aţi adăugat o formulă într-un tabel Word, dacă schimbaţi datele din celule sau dacă adăugaţi

sau ştergeţi un rând, calculele vor trebui să fie actualizate. Pentru aceasta, selectaţi câmpul cu

formula de calcul şi apăsaţi tasta F9. Dacă tabelul dumneavoastră conţine o formulă care se referă la

anumite celule, trebuie să deschideţi fereastra de dialog Formula şi să modificaţi manual identificatorii

de celule, pentru a actualiza calculele.

13. Adăugaţi chenare şi umbre tabelului dumneavoastră.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi capul de tabel şi selectaţi comanda Borders And Shading din meniul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Borders And Shading.

(2) În pagina Borders, selectaţi butonul All din zona Setting pentru ca setările să se aplice tuturor liniilor din zona selectată.

(3) În caseta Width stabiliţi grosimea liniilor la 1½ puncte.(4) Selectaţi eticheta Shading şi selectaţi în rubrica Style tipul de umbră 10%.(5) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog şi a adăuga chenarul şi umbra

capului de tabel.(6) Selectaţi acum conţinutul tabelului şi procedând ca mai sus, stabiliţi grosimea liniilor la 1 punct

şi alegeţi tipul de umbră 5%.

14. Sortaţi datele tabelului, în ordinea descrescătoare a mediilor, iar pentru studenţii cu aceeaşi medie, stabiliţi drept criteriu de sortare, ordinea alfabetică a numelui.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi conţinutul tabelului (fără capul de tabel). Faceţi acest lucru deoarece capul de tabel conţine o celulă Merge Cell iar Programul Word nu poate să sorteze tabele care conţin astfel de celule.

(2) Selectaţi comanda Sort din meniul Table. Va fi afişată fereastra de dialog Sort.(3) În rubrica de editare Sort By, Selectaţi Column5 după care Selectaţi butonul Descending,

pentru a stabili ordinea sortării pentru primul criteriu de sortare.(4) În rubrica de editare Then By, Selectaţi Column1. Ordinea implicită a sortării este Ascending.

Păstraţi-o.(5) Aveţi grijă să fie bifată caseta de validare No Header Row pentru că altfel, prima înregistrare a

tabelului dumneavoastră va fi considerată cap de tabel şi nu va fi luată în considerare la sortarea înregistrărilor.

(6) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog şi a sorta tabelul.

15. Reprezentaţi datele din tabel sub formă de diagramă.

REZOLVARE:

Urmaţi paşii prezentaţi în continuare, pentru a reprezenta grafic datele din tabelul dumneavoastră:

(1) Selectaţi din tabel toate rândurile de la rândul trei până la rândul 6, deci mai puţin rândul care conţine titlurile şi Selectaţi butonul Copy din bara de instrumente.

(2) Din meniul Insert alegeţi opţiunea Object. Se va deschide fereastra de dialog Object.(3) Din zona de listare Object Type, selectaţi opţiunea Microsoft Graph 2000 Chart şi selectaţi

butonul OK. Programul încarcă aplicaţia Graph care va afişa pe ecran o diagramă într-un format predefinit.

(4) Selectaţi foaia de calcul cu sursa de date pentru diagrama respectivă şi butonul Paste din bara de instrumente. Datele tabelului dumneavoastră vor fi introduse în această foaie de calcul şi totdodată vor fi reprezentate în diagrama alăturată. În continuare veţi mai face câteva modificări pentru ca diagrama să arate cât mai bine.

(5) Selectaţi coloana de prenume în foaia de calcul, executaţi clic dreapta pe ea şi alegeţi Delete din meniul care apare. Astfel, coloana prenume nu va mai fi reprezentată în diagramă.

(6) În locul titlurilor de coloană 2th Qtr, 3th Qtr, 4th Qtr introduceţi nota1, nota2 respectiv media. Selectaţi pur şi simplu celula respectivă şi introduceţi noul text.

(7) Selectaţi butonul Close al foii de calcul. Puteţi lucra cu diagrama numai dacă este selectată. Dacă din greşeală aţi executat un clic în afara diagramei, executaţi dublu clic pe ea pentru a o selecta din nou şi pentru a reactiva programul Graph.

(8) Pentru a schimba tipul diagramei, Selectaţi Chart Type din meniul Chart şi, în fereastra de dialog care se deschide, selectaţi primul tip de diagramă de tip Column, pentru a înlocui diagrama de tip 3-D cu o diagramă de tip 2-D.

(9) Selectaţi OK.

16. Adăugaţi un titlu diagramei dumneavoastră: Situaţia Şcolară Anuală şi subtitlul 2001-2002. Încadraţi diagrama într-un chenar.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi diagrama.(2) Selectaţi opţiunea Chart Option din meniul Chart. Va fi afişată fereastra de dialog Chart

Option.(3) Selectaţi eticheta Titles, selectaţi caseta de editare Chart Title şi introduceţi textul titlului.

Selectaţi OK.(4) Dacă titlul nu încape pe o singură linie, selectaţi-l şi micşoraţi dimensiunea fontului, astfel încât

acesta să încapă pe o singură linie.(5) Vă poziţionaţi cu prompterul la sfârşitul titlului, apăsaţi Enter şi scrieţi 2001-2002.(6) Pentru a muta diagrama, derulaţi conţinutul ferestrei până cănd vedeţi marcajele de paragrafe

goale de sub diagramă. Executaţi clic o singură dată pe diagramă şi trageţi cursorul de inserare în faţa primului marcaj de paragraf dispus sub diagramă. Eliberaţi butonul mouse-ului şi diagrama se va muta în noua poziţie.

(7) Pentru a alinia diagrama la tabelul de mai sus, având diagrama selectată, trageţi de marcajul triunghiular superior din extremitatea stângă a riglei orizontale.

(8) Pentru a adăuga un chenar diagramei, selectaţi-o şi selectaţi opţiunea Borders And Shading din meniul Format.

(9) Selectaţi butonul Box în zona Settings, selectaţi linia simplă dintre opţiunile Style, iar din rubrica Width alegeţi dimensiunea 2½ pt. Selectaţi butonul OK.

17. Transformaţi tabelul tocmai creat în text; anulaţi transformarea.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi tabelul cu comanda Table→Select Table sau ţineţi apăsată tasta Alt şi executaţi dublu clic pe tabel.

(2) Selectaţi Table→Convert Table To Text. Va apărea fereastra de dialog Convert Table To Text.(3) Dacă vreţi, schimbaţi opţiunea de separare a textului celulelor, din grupul Separate Text With.(4) Selectaţi OK.(5) Pentru a anula acţiunea de transformare a tabelului în text, selectaţi butonul Undo din bara de

instrumente.

OBSERVAŢIE:

Este posibilă şi operaţia inversă, de transformare a unui text în tabel. Pentru a transforma într-un tabel

un text obişnuit, separat de tabulatoare, selectaţi textul respectiv şi butonul Insert Table de pe bara de

instrumente. Dacă textul este separat de alte caractere decât tabulatoarele, selectaţi textul şi alegeţi

din meniul Table opţiunea Convert Text To Table, indicaţi numărul de coloane şi modul în care este

separată informaţia, şi apoi Selectaţi OK.

1.6. Compunerea mesajelor poştale

1.6.1.Probleme rezolvate

În acest capitol, veţi folosi funcţia aplicaţiei Word de generare a unui flux de scrisori, pornind de la un

document principal (formularul de scrisoare), care conţine date variabile ce sunt preluate automat

dintr-o sursă de date. Procedeul de generare a fluxului de scrisori se bazează pe fuziunea

documentului principal cu sursa de date. Similar, se pot crea şi plicurile cu adrese pentru aceste

scrisori.

1. Creaţi documentul principal, formularul de scrisoare.

REZOLVARE:

(1) Din meniul File alegeţi opţiunea New. Selectaţi eticheta Letters & Faxes şi apoi executaţi dublu clic pe pictograma şablonului Elegant Letter. Puteţi alege, bineînţeles, şi alt model de scrisoare, noi am optat însă pentru acesta.

(2) Selectaţi butonul Save şi în fereastra de dialog Save As atribuiţi acestui fişier numele Corespondenta.doc şi salvaţi-l în dosarul Exerciţii.

(3) Selectaţi opţiunea Mail Merge din meniul Tools. Se va deschide fereastra de dialog Mail Merge Helper.

(4) Selectaţi butonul Create al opţiunii Main Document, pentru a crea documentul principal.(5) Selectaţi din lista care se deschide, opţiunea Form Letters pentru ca documentul

dumneavoastră să fie o scrisoare.(6) În fereastra de dialog care se deschide, selectaţi butonul Active Window pentru a folosi

documentul Corespondenta.doc, drept document principal.(7) Închideţi deocamdată fereastra de dialog Mail Merge Helper, selectând butonul de închidere.

Studiaţi cu atenţie câmpurile din formularul scrisorii, pentru a stabili care sunt informaţiile care vor apărea şi în sursa de date. Puteţi chiar să vi le notaţi.

2. Creaţi acum sursa de date pe care o veţi folosi pentru a compune corespondenţa.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi din nou opţiunea Mail Merge din meniul Tools. Se va deschide fereastra de dialog Mail Merge Helper.

(2) Selectaţi, de această dată, butonul Get Data. Va fi afişată o listă de opţiuni.(3) Selectaţi opţiunea Create Data Source pentru a deschide fereastra de dialog Create Data

Source, în care veţi stabili ce câmpuri va conţine sursa de date.(4) În zona de listare Field Name In Header Row, sunt afişate câteva nume de câmpuri care sunt

mai des folosite în formularele de scrisori. Înlăturaţi din această listă următoarele câmpuri: Title, Adress2, HomePhone şi WorkPhone astfel: selectaţi câmpul respectiv şi apoi selectaţi butonul Remove Field Name pentru a-l şterge.

(5) Puteţi, de asemenea, dacă doriţi, să redenumiţi câmpurile astfel: înlăturaţi din listă câmpul FirstName, ştergeţi numele câmpului înscris acum în rubrica de editare Field Name şi

introduceţi, de exemplu, Prenume. Selectaţi butonul Add Field Name pentru a adăuga la listă câmpul Prenume. Selectaţi butonul Move de mai multe ori, până când câmpul Prenume ajunge primul în listă. Puteţi proceda în mod asemănător şi cu celelate câmpuri, dacă este nevoie.

(6) Selectaţi butonul OK. Va fi afişată fereastra de dialog Save As, care vă cere să daţi un nume sursei de date.

(7) Atribuiţi sursei numele Datecoresp.doc, şi salvaţi-o în dosarul Exerciţii, apoi selectaţi butonul Save.

(8) În fereastra de dialog care apare, selectaţi butonul Edit Data Source pentru a deschide fereastra de dialog Data Form prin intermediul căreia puteţi începe să introduceţi înregistrările în sursa de date.

(9) Introduceţi în acest formular trei înregistrări. Veţi apăsa tasta Tab sau Enter pentru a vă deplasa de la un câmp la altul. După ce aţi completat toate câmpurile unei înregistrări, selectaţi butonul Add New sau apăsaţi tasta Enter pentru a trece la o nouă înregistrare.

(10) După ce aţi introdus cele trei înregistrări, selectaţi butonul OK. Word va închide fereastra de dialog şi revine în documentul principal.

OBSERVAŢIE:

Dacă vreţi să folosiţi un document Word ca pe o sursă de date pentru formularul de scrisori, selectaţi

în fereastra de dialog Mail Merge Helper din lista Get Data, opţiunea Open Data Source şi apoi

selectaţi fişierul pe care doriţi să-l folosiţi. Bineînţeles, documentul pe care doriţi să-l folosiţi ca sursă

de date trebuie să fie organizat sub formă tabelară sau informaţiile să fie separate prin tabulatoare sau

virgule. De asemenea, puteţi folosi ca sursă de date un fişier de date dintr-o altă aplicaţie: Microsoft

Access, Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, pe care îl deschideţi asemănător cu un document Word.

3. Inseraţi în documentul principal numele de câmpuri din sursa de date, specificând astfel locurile din document unde doriţi să apară informaţiile respective, pentru fiecare înregistrare din sursa de date.

REZOLVARE:

(1) Plasaţi cursorul de inserare imediat după dată şi apăsaţi tasta Enter de trei ori, pentru a stabili o distanţă de trei paragrafe între dată şi blocul de adrese.

(2) Selectaţi câmpul de introducere a adresei.(3) Selectaţi butonul Insert Merge Field, aflat pe bara de instrumente pentru compunerea

mesajelor poştale, apoi selectaţi FirstName (Penume, dacă l-aţi modificat) şi apăsaţi bara de spaţiu.

(4) Selectaţi butonul Insert Merge Field, aflat pe bara de instrumente de compunere a mesajelor poştale, apoi selectaţi LastName şi apăsaţi tasta Enter.

(5) Similar, selectaţi, pe rând, câmpurile: JobTitle, Company, Address1, City şi Country.(6) Selectaţi butonul Insert Merge Field, apoi selectaţi PostalCode şi apăsaţi tasta Enter de trei ori

pentru a stabili o distanţă de trei paragrafe între adresă şi formula de început.(7) În formula de început, executaţi clic după cuvântul Dear şi apoi ţineţi apăsată tasta Delete

până când ştergeţi celelalte cuvinte din formula de început.(8) Având cursorul mouse-ului plasat imediat după cuvântul Dear, selectaţi butonul Inset Merge

Field şi alegeţi FirstName, după care apăsaţi bara de spaţiu.(9) Selectaţi butonul Inset Merge Field, alegeţi LastName, tastaţi o virgulă şi apoi apăsaţi tasta

Enter.

OBSERVAŢIE:

Puteţi să formataţi câmpurile de compunere în acelaşi mod în care formataţi orice text: selectaţi

câmpul şi folosiţi butoanele de pe bara de formatare sau opţiunile de formatare din fereastra de dialog

Font. Puteţi de asemenea modifica stilurile de paragrafe sau caractere predefinite. Când veţi combina

documentul principal cu sursa de date, Word va aplica formatarea precizată în documentul principal,

în toate documentele obţinute în urma compunerii.

4. Introduceţi textul scrisorii şi toate celelate informaţii “fixe”.

REZOLVARE:

(1) Executaţi clic în zona care vă cere să introduceţi un nume pentru compania la care ipotetic aţi lucra. Puteţi include aici, foarte uşor, sigla companiei dumneavoastră. Nu trebuie decât să selectaţi opţiunea File din meniul Insert şi să alegeţi fişierul în care aveţi memorată o siglă pentru compania dumneavoastră.

(2) Introduceţi următorul text în corpul scrisorii dumneavoastră:“Suntem deosebit de bucuroşi să vă anunţăm că în perioada 25 Septembrie-25 Octombrie

va avea loc la sediul companiei noastre o expoziţie cu licitaţie a celor mai noi sortimente

create pentru produsele noastre.(Enter) Prin prezenta invităm şi firma dumneavoastră să

participe la această manifestare.”

(3) Executaţi clic dreapta pe formula de încheiere a scrisorii şi alegeţi o altă formulă, sau introduceţi propria dumneavoastră formulă de încheiere.

(4) Introduceţi numele şi funcţia dumneavoastră în zonele care vă cer acest lucru.(5) Introduceţi informaţiile din partea de jos a paginii, informaţii referitoare la compania

dumneavoastră.

OBSERVAŢIE:

Având în vedere că puteţi lucra cu această scrisoare la fel ca şi cu oricare document Word, modificaţi

stilurile, fontul, dimensiunea fontului, tipul caracterelor, adăugaţi chiar culori astfel încât scrisoarea

dumneavoastră să capete un aspect cât mai plăcut.

5. Compuneţi documentul principal cu sursa de date pentru a obţine toate mesajele poştale.

REZOLVARE:

Pentru a compune documentul principal cu sursa de date, aveţi la dispoziţie următoarele opţiuni:

Dacă Selectaţi butonul Check For Erors din bara de instrumente de compunere a mesajelor poştale, Word verifică dacă în documentul principal există erori, înaintea combinării în vederea tipăririi;

Dacă Selectaţi butonul Merge To Printer din bara de instrumente de compunere a mesajelor poştale, Word efectuează combinarea şi trimite imediat rezultatele către imprimantă;

Dacă Selectaţi butonul Merge To New Document, Word combină documentul principal şi sursa de date creând un nou document care va conţine informaţiile rezultate.

(1) Selectaţi butonul Check For Errors. Va fi afişată o casetă de dialog care vă prezintă mai multe opţiuni.

(2) Păstraţi bifat butonul de opţiune Complete The Merge, Pausing To Report Each Error As It Occurs şi Selectaţi butonul OK. Word marchează fiecare eroare, astfel încât să o puteţi corecta.

(3) Dacă Word nu găseşte nici o eroare, scrisorile vor fi “tipărite” într-un document intitulat Form Letters1, despărţindu-le una de alta prin marcaje de întrerupere de secţiune.

(4) Parcurgeţi documentul Form Letters1 pentru a verifica informaţiile şi a vedea efectele.

(5) Închideţi deocamdată acest document, fără a-l salva, deoarece puteţi oricând repeta operaţia de compunere a documentului principal cu sursa de date.

6. Includeţi în scrisoare un paragraf pe care aplicaţia să-l tipărească numai dacă este îndeplinită o anumită condiţie. Dacă ultima comandă a clientului a fost mai mică de 100 buc, tipăriţi fraza următoare: “În acest caz, ne pare rău să vă anunţăm că nu puteţi beneficia de discountul de 5%”, iar dacă ultima comandă a clientului a fost mai mare de 100 buc, tipăriţi mesajul: “În acest caz, ne bucurăm să vă anunţăm că veţi beneficia de discountul de 5%”.

REZOLVARE:

(1) Deschideţi sursa de date Datecoresp.doc ca pe orice document Word obişnuit. El va fi afişat într-o fereastră deasupra documentului principal.

(2) Executaţi clic dreapta pe una din barele de instrumente şi din meniul care apare Selectaţi Database. Va fi afişată bara de instrumente Database.

(3) Selectaţi butonul Manage Fields. Se va deschide fereastra de dialog Manage Fields.(4) Introduceţi cuvântul comanda ca nume de câmp şi selectaţi butonul Add. Word adaugă câmpul

în partea de jos a listei şi la capătul din dreapta al tabelului. Selectaţi OK pentru a închide fereastra de dialog.

(5) Selectaţi butonul Data Form, pentru a deschide formularul de introducere a datelor. Introduceţi în câmpul comanda a fiecărei înregistrări valorile: 260, 134, respectiv 50. Selectaţi OK pentru a închide formularul.

(6) Selectaţi butonul Save şi apoi butonul Mail Merge Document de pe bara de instrumente Database, pentru a reveni în documentul principal. Plasaţi cursorul de inserare la sfârşitul ultimului paragraf al textului scrisorii şi apăsaţi tasta Enter.

(7) Introduceţi textul: “Ultima dumneavoastră comandă a fost de” şi apăsaţi bara de spaţiu.(8) Selectaţi butonul Insert Merge Field din bara de instrumente de compunere a mesajelor

poştale şi selectaţi câmpul comanda. Apăsaţi bara de spaţiu şi introduceţi cuvântul bucăţi. (9) Executaţi dublu clic pe butonul Inset Word Field pentru a deschide o listă derulantă şi selectaţi

opţiunea If...Then...Else.... Va fi afişată fereastra de dialog Insert Word Field If.(10) Selectaţi în lista derulantă Field Name câmpul comanda, pentru a-l insera în rubrica de editare

Field Name.(11) Din rubrica de listare Comparison, selectaţi opţiunea Less Then (mai mic decât...).(12) Selectaţi rubrica de editare Compare To şi introduceţi numărul 100.(13) În rubrica Insert This Text, introduceţi următorul text: “În acest caz, ne pare rău să vă anunţăm

că nu puteţi beneficia de discountul de 5%”. Deci, dacă valoarea comenzii clientului respectiv este mai mică decât 100, programul va introduce acest text în documentul compus.

(15) În rubrica Otherwise Insert This Text, introduceţi textul: “În acest caz, ne bucurăm să vă anunţăm că veţi beneficia de discountul de 5%”. Dacă valoarea comenzii clientului nu este mai mică decât 100, programul va introduce acest text în documentul compus.

(14) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog.(15) Compuneţi documentul principal cu sursa de date aşa cum aţi făcut în problema precedentă,

pentru a vedea efectele modificărilor făcute.

OBSERVAŢIE:

Puteţi, de asemenea, să sortaţi într-o anumită ordine informaţia din sursa dumneavoastră de date. De

exemplu, dacă vreţi să tipăriţi scrisori în ordinea alfabetică a numelui persoanelor, puteţi selecta în

documentul sursă de date, coloana corespunzătoare informaţiei, după care selectaţi butonul Sort

Ascending de pe bara de instrumente Database. Pentru operaţii de sortare mai complexe, care

folosesc mai multe criterii de sortare, alegeţi din meniul Table opţiunea Sort şi în fereastra de dialog

alegeţi opţiunile corespunzătoare. Aveţi posibilitatea, de asemenea, de a folosi butonul Query Options

şi de a stabili criterii de sortare în secţiunea Sort Records a ferestrei de dialog Query Options, în

timpul procesului de compunere a corespondenţei.

7. Creaţi plicurile necesare expedierii scrisorilor generate mai sus.

REZOLVARE:

În acest scop veţi crea un plic, drept document principal, care va fi apoi compus cu sursa de date, prin

preluarea valorii unora dintre câmpurile acesteia:

(1) Selectaţi butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente pentru compunerea mesajelor poştale sau selectaţi opţiunea New din meniul File şi executaţi dublu clic pe pictograma Envelope Wizard din pagina Letters & Faxes. Va fi afişată fereastra de dialog Mail Merge Helper.

(2) Selectaţi butonul Create al secţiunii Main Document şi alegeţi Envelopes din lista care se deschide.

(3) Selectaţi butonul Get Data şi deschideţi sursa de date existentă, Datecoresp.doc. Programul Word va afişa o fereastră de dialog care vă va cere să faceţi setările necesare pentru plicul pe care îl veţi crea.

(4) Selectaţi butonul SetUp Main Document. Se va deschide fereastra de dialog Envelope Options în care stabiliţi caracteristicile plicului dumneavoastră: dimensiune, fontul cu care va fi scrisă adresa expeditorului, fontul cu care va fi scrisă adresa destinatarului, poziţia de tipărire a plicului. Selectaţi butonul OK. Va fi afişată fereastra de dialog Envelope Address.

(5) Selectaţi butonul Insert Merge Field din fereastra de dialog Envelope Address şi alegeţi FirstName din listă, după care apăsaţi bara de spaţiu.

(6) Selectaţi butonul Insert Merge Field şi alegeţi LastName, după care apăsaţi tasta Enter.(7) Introduceţi în aceeaşi manieră câmpurile: Company, Address1, City, Country.(8) Introduceţi câmpul PostaleCode.(9) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog Envelope Address.(10) Selectaţi butonul Close pentru a închide fereastra de dialog Mail Merge Helper. Pe ecran va fi

afişat documentul principal.

8. Introduceţi adresa expeditorului şi salvaţi documentul.

REZOLVARE:

(1) Asiguraţi-vă că pe ecran este afişat documentul principal şi că prompterul de inserare se află la începutul acestuia.

(2) Introduceţi de la tastatură adresa expeditorului.(3) Selectaţi butonul Save din bara de instrumente. Pe ecran va apărea fereastra de dialog Save

As.(4) Salvaţi documentul, cu numele Plic.doc în dosarul Exerciţii. Selectaţi butonul Save.

9. Compuneţi documentul principal cu sursa de date pentru a crea plicurile.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi butonul Merge To New Document, aflat pe bara de instrumente pentru compunerea mesajelor poştale. Documentul principal şi sursa de date vor fi compuse pentru a crea câte un plic, pentru fiecare scrisoare obţinută în compunerea precedentă.

(2) Selectaţi butonul Print Preview, aflat pe bara de instrumente standard, şi aruncaţi o privire asupra plicurilor.

(3) Selectaţi butonul Close de pe bara de instrumente de previzualizare.(4) Selectaţi butonul de închidere al ferestrei. Selectaţi No atunci când sunteţi întrebat dacă doriţi

să salvaţi fişierul. Puteţi oricând repeta operaţia de compunere, deci nu are rost să mai creaţi acest fişier.

OBSERVAŢIE:

Puteţi compune astfel: Faxuri, Memorii, Etichete, Adrese şi orice alt document creat ca document

principal (main document), pentru care creaţi sau deschideţi o sursă de date.

Crearea unei agende de lucru

1.1.1. Probleme rezolvate

1. Lansaţi în execuţie programul Microsoft Excel.REZOLVARE:

Pentru a lansa în execuţie programul Microsoft Excel, recurgeţi la una dintre următoarele modalităţi: Selectaţi Start→Programs→Microsoft Excel; Executaţi dublu clic pe scurtătura programului Microsoft Excel de pe suprafaţa de

lucru (dacă aveţi aşa ceva; dacă nu, creaţi o astfel de scurtătură); Alegeţi opţiunea New Office Document din partea superioară a meniului Start şi

executaţi dublu clic pe pictograma Blank Workbook. Sistemul va lansa în execuţie aplicaţia Microsoft Excel şi totodată va deschide o nouă agendă de lucru ( Book);

Selectaţi butonul New Office Document din bara Office (dacă o aveţi instalată) şi apoi executaţi dublu clic pe pictograma Blank Workbook;

Există şi alte modalităţi de lansare în execuţie a aplicaţiei Microsoft Excel, în funcţie de locurile unde v-aţi plasat scurtături către această aplicaţie.

Puteţi de asemenea să lansaţi în execuţie programul Microsoft Excel de la tastatură, apăsând combinaţia de taste pe care aţi stabilit-o în acest scop.

OBSERVAŢIE:Atunci când lansaţi programul, imediat sub bara de formule, apare fereastra document conţinând o agendă de lucru.O agendă de lucru se compune din una sau mai multe foi de calcul care pot fi activate cu ajutorul etichetelor de la baza ferestrei document ( Sheet1, Sheet2,...).

2. Introduceţi titlul tabelului Situaţia vânzărilor în Trimestrul I 2002, pe care îl veţi crea în prima foaie de calcul ( Sheet1) a agendei dumneavoastră de lucru.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi eticheta primei foi de calcul a agendei de lucru, Sheet1, pentru a fi siguri că vă aflaţi în prima foaie de calcul a agendei. Eticheta Sheet1, va fi afişată pe un fundal alb, ceea ce înseamnă că aceasta este foaia de calcul activă.

(2) Pentru a selecta o celulă, executaţi pur şi simplu clic pe ea. Când o celulă este selectată, în jurul ei este afişat un chenar negru. Puteţi, de asemenea, apăsa combinaţia de taste Ctrl+Home, care are ca efect deplasarea în prima celulă a foii de calcul, A1, indiferent de poziţia curentă a indicatorului de celulă în foaia de calcul respectivă.

(3) Tastaţi titlul tabelului ca orice text, în orice document. Pe măsură ce îl tastaţi, textul apare şi în bara de formule.

(4) Pentru ca textul să rămână definitiv (până când îl înlocuiţi sau modificaţi) în celula A1, executaţi una din următoarele acţiuni:

Apăsaţi tasta Enter, va fi selectată celula aflată sub celula curentă; Apăsaţi una din tastele direcţionale şi indicatorul de celulă va fi mutat în celula

indicată de tasta direcţională apăsată. Selectaţi butonul Enter din bara de formule şi indicatorul de celulă va rămâne în celula

în care tocmai aţi introdus informaţia, respectiv A1.

O altă modalitate de a introduce titlul tabelului (un text) în celula (într-o celulă) A1 este:(1) Selectaţi celula A1.(2) Selectaţi zona de editare a barei de formule şi introduceţi titlul tabelului. Pe măsură ce îl

tastaţi, textul va fi introdus şi în celula selectată.

(3) Când aţi terminat de introdus textul, apăsaţi tasta Enter sau selectaţi butonul Enter din bara de formule.

OBSERVAŢIE:Dacă textul introdus este mai mare decât lăţimea celulei, acesta va fi afişat şi în celula sau celulele învecinate din dreapta celulei curente, cu condiţia ca acestea să fie libere. Dacă ulterior introduceţi o informaţie în celula din dreapta, programul nu mai afişează partea din text care depăşeşte lăţimea celulei iniţiale. Întregul text este însă memorat în continuare în celula A1.

3. Introduceţi titlurile coloanelor tabelului. Tabelul dumneavoastră va conţine informaţii referitoare la: denumira produsului, preţul unitar, cantitatea vândută în lunile ianuarie, februarie respectiv martie din fiecare produs şi adaosul comercial în procente practicat pentru fiecare produs în parte.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celula A2 şi introduceţi Denumire produs.(2) Apăsaţi tasta direcţională săgeată dreapta şi introduceţi Preţ unitar.(3) Apăsaţi tasta direcţională săgeată dreapta şi introduceţi Vânzări lunare.(4) Apăsaţi tasta Enter pentru a vă deplasa în celula C3 şi introduceţi Ianuarie.(5) Apăsaţi tasta direcţională săgeată dreapta şi introduceţi în celula D3, Februarie.(6) În celula E3, introduceţi Martie.(7) Selectaţi celula F2 şi introduceţi Adaos.

4. Începând cu linia a patra, introduceţi cinci înregistrări în tabelul dumneavoastră.REZOLVARE:

Pentru a introduce datele în tabelul dumneavoastră, procedaţi la fel cum aţi procedat la problemele precedente. Lăsăm la latitudinea dumneavoastră alegerea valorilor pentru aceste date.OBSERVAŢIE:Implicit, numerele introduse în interiorul unei celule sunt aliniate la dreapta iar textul introdus într-o celulă este aliniat la stânga.Dacă vă aflaţi în situaţia în care trebuie să introduceţi numere care să fie tratate ca text (cum ar fi de

exemplu numerele de telefon) vor trebui precedate de caractere de aliniament al textului. Astfel, se va

tasta ‘ (apostrof) pentru aliniere la stânga, ^ (carat) pentru aliniere centrală, respectiv “ (ghilimele)

pentru aliniere la dreapta.

5. Centraţi titlul Situaţia vânzărilor pe Trimestrul I 2002 relativ la tabel.REZOLVARE:

(1) Selectaţi domeniul de celule A1:F1 cât reprezintă lungimea tabelului, în una din modalităţile:

Selectaţi celula A1 (prima celulă a domeniului) şi ţinând apăsat butonul stâng al mouse-ului trageţi spre dreapta până ajungeţi în celula F1 şi eliberaţi butonul mouse-ului. Celulele din domeniul selectat vor fi afişate pe un fundal de o altă culoare.

Selectaţi celula A1 şi ţinând apăsată tasta Shift, executaţi clic în celula F1, ultima celulă a domeniului. Efectul este acelaşi.

(2) Executaţi clic dreapta pe domeniul selectat şi alegeţi Format Cells din meniul contextual sau selectaţi opţiunea Cells din meniul Format. Va fi afişată pe ecran fereastra de dialog Format Cells.

(3) Selectaţi eticheta Alignment; în pagina Alignment, selectaţi Center în rubrica de listare Horizontal sau selectaţi opţiunea Center Across Selection.

(4) Textul va fi aliniat centrat relativ la marginile laterale ale domeniului selectat.(5) În zona Text Control, bifaţi caseta de validare Merge Cell pentru a uni cele 6 celule selectate

în una singură.(6) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

REZOLVARE2:

O modalitate mai simplă de a centra titlul tabelului este următoarea: selectaţi domeniul de celule A1:F1 şi executaţi clic pe butonul Merge And Center din bara de instrumente de formatare.

6. Uniţi celulele A2:A3, B2:B3, C2:E2 respectiv F2:F3 într-o singură celulă şi centraţi titlurile coloanelor în aceste celule.

REZOLVARE:(1) Selectaţi domeniul de celule A2:A3.(2) Executaţi clic dreapta pe celulele selectate şi alegeţi Format Cells din meniul contextual. Va

fi afişată fereastra de dialog Format Cells.(3) Selectaţi eticheta Alignment.(4) În rubrica de listare Horizontal, alegeţi Center pentru centrarea pe orizontală a textului.(5) În rubrica de listare Vertical, alegeţi Center pentru centrarea pe verticală a textului.(6) În zona Text Control, selectaţi caseta de validare Merge Cells, pentru a uni celulele din

domeniul selectat.(7) Selectaţi butonul OK.(8) Repetaţi paşii 1-7 şi pentru domeniile de celule B2:B3, C2:E2 şi F2:F3.

7. Stabiliţi lăţimea optimă a coloanelor, astfel încât să fie cuprinsă şi cea mai lungă informaţie din coloană.

REZOLVARE:

Pentru a modifica lăţimea coloanelor, puteţi apela la una din următoarele metode: Plasaţi cursorul mouse-ului pe cadrul coloanei (litera din partea de sus a coloanei) pe

marginea din partea dreaptă a coloanei care trebuie ajustată şi când cursorul ia forma unei săgeţi dublu direcţionată trageţi spre dreapta sau spre stânga pentru a mări respectiv micşora dimensiunea lăţimii coloanei respective.

Poziţionaţi cursorul mouse-ului pe cadrul coloanei pe marginea din dreapta a acesteia şi executaţi dublu clic când cursorul mouse-ului ia forma unei săgeţi dublu direcţionate. Lăţimea coloanei este stabilită în acest caz automat, în funcţie de cea mai lungă informaţie din coloană.

Selectaţi o coloană, mai multe sau chiar întregul tabel şi Selectaţi Format→Column→AutoFit Selection. Lăţimea coloanelor va fi ajustată automat.

Selectaţi o coloană, mai multe sau chiar întregul tabel, executaţi clic dreapta şi alegeţi Column Width din meniul contextual. În fereastra de dialog Column Width, introduceţi lăţimea pe care o doriţi pentru coloana sau coloanele selectate. Acelaşi lucru îl puteţi face şi dacă selectaţi Format→Column→Width.

Pentru a readuce o coloană sau mai multe la dimensiunea standard, selectaţi-le şi Selectaţi Format→Column→Standard Width. Lăţimea standard a unei coloane este de 8.43; unitatea de măsură reprezintă numărul maxim de caractere care pot fi cuprinse într-o coloană cu lăţime standard.

ATENŢIE:Nu întotdeauna procedeul de optimizare AutoFit dă rezultatul scontat. De exemplu, un titlu lung care se întinde pe mai multe coloane determină o mărire exagerată a lăţimii coloanei. O soluţie ar fi scrierea unui astfel de titlu pe mai multe rânduri într-o celulă (vezi problema următoare).

8. Scrieţi titlurile primelor două coloane ale tabelului dumneavoastră: Denumire produs şi Preţ unitar, pe două rânduri.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele care conţin titlurile primelor două coloane şi executaţi clic dreapta pe ele.(2) Selectaţi Format Cells în meniul contextual. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.(3) Selectaţi eticheta Alignment a casetei de dialog.(4) În zona Text Control bifaţi caseta de validare Wrap Text.(5) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.(6) Dacă textul nu apare afişat pe două rânduri, micşoraţi dimensiunea coloanei până când titlul

va fi afişat pe două rânduri.OBSERVAŢIE:Fereastra de dialog Format Cells o puteţi deschide şi cu combinaţia de taste Ctrl+1(unu).

9. Adăugaţi ca o primă coloană la tabelul dumneavoastră, coloana număr curent Nr crt.REZOLVARE:

Pentru a insera această coloană, urmaţi paşii:(1) Selectaţi cadrul coloanei A.(2) Selectaţi opţiunea Columns din meniul Insert. Automat va fi inserată o coloană, la stânga

coloanei selectate. Coloana A va deveni astfel coloana B.(3) Introduceţi titlul coloanei, Nr crt. şi introduceţi numerele curente în celulele coloanei.

OBSERVAŢIE:Similar se inserează o linie (un rând) într-o foaie de calcul: se selectează rândul deasupra căruia se doreşte inserarea unui nou rând şi se selectează Insert→Rows. Dacă doriţi inserarea mai multor rânduri (coloane), selectaţi rândul (coloana) deasupra (la stânga)

căruia doriţi să inseraţi rândurile (coloanele), Selectaţi Insert→Rows (Insert Columns) de mai multe

ori sau selectaţi această opţiune o singură dată, după care Selectaţi Edit→Repeat Insert Rows

(Edit→Repeat Insert Columns) sau apăsaţi combinaţia de taste Ctrl+Y.

10. Inseraţi între înregistrarea a treia şi înregistrarea a patra două rânduri goale şi apoi eliminaţi (ştergeţi) aceste rânduri.

REZOLVARE:

(1) Inseraţi cele două rânduri aşa cum aţi procedat la problema precedentă.(2) Executaţi clic şi trageţi cu mouse-ul peste cadrele celor două rânduri proaspăt introduse

pentru a le selecta. (3) Selectaţi Edit→Delete. Rândurile vor fi eliminate.

Un rând mai poate fi eliminat astfel: având marcajul de celulă poziţionat în rândul respectiv, selectaţi Edit→Delete şi bifaţi butonul de opţiune Entire Row din fereastra de dialog Delete, selectând apoi butonul OK.OBSERVAŢIE:În aceeaşi manieră se înlătură (şterge) una sau mai multe coloane din foaia de calcul.

11. Stabiliţi pentru cifrele din coloana Preţ unitar, formatul de afişare cu două poziţii zecimale.REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele ce conţin datele din coloana Preţ unitar.(2) Executaţi clic de două ori pe butonul Increase Decimal din bara de instrumente de

formatare. Pentru toate preţurile din această coloană, au fost introduse câte două poziţii

zecimale. Efectul obţinut este următorul: dacă introduceţi în această coloană cifrele: 123, 123.4, 123,4567 ele vor fi afişate astfel: 123.00, 123.40, 123,46.

OBSERVAŢIE:Pentru a micşora numărul de poziţii zecimale pentru valorile numerice, utilizaţi butonul Decrease

Decimal din bara de instrumente de formatare.

12. Activaţi parametrul Fixed Decimal pentru a determina programul să introducă zecimalele în locul dumneavoatră; fixaţi acest parametru la o singură poziţie zecimală; verificaţi efectele obţinute şi dezactivaţi acest parametru pentru a reveni la modul normal de introducere a datelor numerice.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi Tools→Options. Va fi afişată fereastra de dialog Options.(2) Selectaţi eticheta Edit.(3) În pagina Edit a casetei de dialog Options, selectaţi caseta de validare Fixed Decimal. În

mod prestabilit, programul Excel plasează punctul zecimal cu două poziţii la stânga faţa de ultima cifră pe care aţi introdus-o.

(4) Pentru a modifica acest parametru prestabilit la 1, introduceţi cifra 1 în caseta Places.(5) Selectaţi butonul OK. Programul afişează în bara de stare indicatorul FIX pentru a semnala

faptul că facilitatea Fixed Decimal este activă.(6) Pentru a dezactiva acest parametru, parcurgeţi paşii de mai sus, de această dată deselectând

caseta de validare Fixed Decimal.OBSERVAŢIE:Această facilitate vă este de mare ajutor atunci când aveţi de introdus sute de valori care utilizează toate un anumit număr de poziţii zecimale. Programul Excel adaugă în mod automat punctul zecimal oricărei valori numerice pe care o introduceţi - tot ce aveţi de făcut este să tastaţi cifrele şi să încheiaţi introducerea. De exemplu, pentru a introduce valoarea numerică 123.4 într-o celulă după ce aţi stabilit numărul de poziţii zecimale la 1, introduceţi în ordine cifrele 1234. Atunci când selectaţi butonul Enter sau apăsaţi una din tastele direcţionale pentru a încheia introducerea, programul introduce în celulă valoarea 123.4.ATENŢIE:Atunci când parametrul Fixed Decimal este activ, Excel adaugă punctul zecimal tuturor valorilor pe care le introduceţi. Dacă doriţi să introduceţi un număr fără punct zecimal sau cu punctul zecimal în altă poziţie decât cea impusă de facilitatea Fixed Decimal, introduceţi chiar dumnevoastră punctul zecimal. De exemplu, pentru a introduce numărul 789 în loc de 78.9, tastaţi în celulă 789 urmat de punct.

13. Stabiliţi pentru preţurile din coloana Preţ unitar, formatul numeric Currency pentru a exprima aceste preţuri în dolari.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele ce conţin datele din coloana Preţ unitar.(2) Apăsaţi combinaţia de taste Ctrl+1. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.(3) Selectaţi eticheta Number.(4) În zona de listare Category, Selectaţi stilul Currency. Efectul aplicării acestui stil va fi

exemplificat în zona Sample.(5) Selectaţi butonul OK. Stilul Currency are ca efect introducerea semnului $, a virgulei între

miile de dolari şi a două poziţii zecimale.Puteţi de asemenea să selectaţi datele din coloana Preţ unitar şi să Selectaţi butonul Currency Style ($) din bara de instrumente de formatare.OBSERVAŢIE:

S-ar putea ca la un moment dat să apară într-o celulă sau mai multe, semnele ######. Acest lucru se

întâmplă de fiecare dată când un format numeric pe care l-aţi utlizat adaugă caractere suplimentare

valorilor astfel încât acestea nu mai pot fi afişate, nu mai încap în coloanele respective. Pentru a scăpa

de aceste semne şi a reveni la valorile dumneavoastră, nu trebuie decât să măriţi lăţimea coloanelor.

14. Aplicaţi datelor din coloana Adaos, formatul reprezentării procentuale.REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele ce conţin datele din coloana Adaos.(2) Selectaţi butonul Percent Style din bara de instrumente de formatare sau apăsaţi Ctrl+1,

pentru a afişa fereastra de dialog Format Cells.(3) Selectaţi eticheta Number.(4) În zona de listare Category, selectaţi stilul Percentage. Efectul aplicării acestui stil va fi

exemplificat în zona Sample.(5) Selectaţi butonul OK. Stilul Percent înmulţeşte valorile din celule cu o sută şi adaugă

simbolul %.

15. Introduceţi între titlul tabelului şi capul de tabel, în celulele F2:G2 data curentă sub forma Mai 17, 2002.

REZOLVARE:

(1) Introduceţi un rând liber între capul de tabel şi titlul tabelului.(2) Selectaţi celulele F2:G2 şi selectaţi butonul Merge And Center din bara de instrumente de

formatare.(3) Apăsaţi combinaţia de taste Ctrl+; pentru ca programul să introducă automat data curentă.(4) Apăsaţi combinaţia de taste Ctrl+1 pentru a afişa fereastra de dialog Format Cells.(5) Selectaţi eticheta Number.(6) În zona de listare Category, selectaţi stilul Date iar în rubrica de listare Type alegeţi

formatul Mai, 17 2002. Efectul aplicării acestui stil va fi exemplificat în zona Sample.(7) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

16. Ştergeţi conţinutul coloanei Adaos şi introduceţi un adaos comercial de 25%, pentru toate produsele.

REZOLVARE:

Pentru a introduce adaosul comercial de 25% pentru toate produsele, urmaţi paşii:(1) Selectaţi celulele ce conţin datele din coloana Adaos.(2) Selectaţi Edit→Clear Contents, pentru a elimina conţinutul celulelor selectate păstrând în

acelaşi timp formatul ataşat numerelor din celulele respective şi eventualele comentarii ataşate acestor celule. Pentru a şterge doar conţinutul unei selecţii de celule, puteţi de asemenea apăsa tasta Delete.

(3) Introduceţi în celula G5, prima celulă a domeniului selectat, valoarea 0.25 şi tastaţi Enter. Având în vedere formatul Percentage, setat pentru această coloană, efectul va fi înmulţirea cifrei introduse cu 100 şi ataşarea semnului %, astfel încât rezultatul afişat va fi 25%.

(4) Selectaţi celula G5 pentru a plasa aici indicatorul de celulă. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului pe colţul din dreapta jos al marcajului celulei şi când acesta ia forma unei săgeţi negre, trageţi acest marcaj ţinând apăsat butonul stâng al mouse-ului până la celula aferentă

ultimului produs. Valoarea 25% din prima celulă, va fi copiată în toate celelalte celule selectate. Acest lucru este posibil datorită facilităţii AutoFill (procedeul de autoumplere), oferită de programul Excel.

O altă modalitate mai directă, fără a şterge conţinutul celulelor şi fără a utiliza facilitatea AutoFill, este următoarea:

(1) Selectaţi domeniul de celule ce conţin datele în coloana Adaos.(2) Introduceţi în bara de formule cifra 0.25.(3) Apăsaţi Ctrl+Enter pentru a introduce această cifră în toate celulele domeniului selectat

înlocuind totodată datele existente.OBSERVAŢIE:Puteţi astfel economisi timp şi efort atunci când doriţi să introduceţi aceeaşi informaţie (text, valoare

sau formulă) în mai multe celule ale foii de calcul sau mai multe domenii de celule ale foii de calcul.

17. Calculaţi valoarea vânzărilor pentru lunile ianuarie, februarie respectiv martie.REZOLVARE1:

(1) Introduceţi în domeniul de celule H3:J3 titlul Valoare vânzări lunare, centrat.(2) Introduceţi în celula H4 prima lună, Ianuarie în celula I4 Februarie iar în J4 Martie.(3) Pentru a calcula valoarea vânzărilor din luna ianuarie, Selectaţi celula H5 . Valoarea

vânzărilor în luna ianuarie pentru fiecare produs se obţine înmulţind preţul unitar al fiecărui produs cu cantitatea vândută din fiecare produs în luna ianuarie.

(4) Tastaţi în celulă întreaga formulă, astfel: =C5*D5 sau introduceţi semnul =, selectaţi celula C5 pentru a plasa adresa acestei celule în formulă, după care introduceţi semnul asterisc (*) şi selectaţi celula D5.

(5) Apăsaţi tasta Enter sau selectaţi caseta Enter din bara de formule. Rezultatul calculat va fi afişat în celula H5, iar formula =C5*D5 va fi afişată în bara de formule.

(6) Utilizând facilitatea AutoFill, aplicaţi această formulă şi în celelalte celule ale coloanei. Valorile vânzărilor pentru celelalte produse vor fi automat calculate şi afişate în celulele corespunzătoare.

(7) Repetaţi paşii 3-6 pentru a calcula valoarea vânzărilor pentru fiecare produs şi în lunile februarie şi martie.

OBSERVAŢIE:În introducerea manuală a formulelor de calcul pot fi utilizaţi următorii operatori matematici : + pentru

adunare, - pentru scădere, * pentru înmulţire, / (linie de fracţie) pentru împărţire şi ^ (accent

circumflex) pentru ridicare la putere. Unele formule pe care le creaţi însă, pot utiliza mai mulţi

operatori matematici. În acest caz Excel efectuează fiecare operaţie de la stânga la dreapta respectând

prioritarea operaţiilor şi anume: înmulţirea şi împărţirea au prioritate faţă de adunare şi scădere. Dacă

doriţi o altă ordine trebuie să utilizaţi parantezele.

REZOLVARE2:

Puteţi de asemenea să faceţi aceste calcule utilizând generatorul de funcţii Function Wizad, oferit de programul Excel. Iată cum puteţi face acest lucru:

(1) Selectaţi celula H5.

(2) Selectaţi butonul Paste Function din bara de instrumente sau dacă aţi tastat deja semnul =, puteţi selecta butonul Functions din bara de formule care conţine o listă derulantă cu cele mai utilizate funcţii. Va fi afişată fereastra de dialog Paste Function.

(3) Alegeţi din zona de listare Function Category, categoria Math&Trig, având în vedere că doriţi să efectuaţi o operaţie de înmulţire.

(4) În zona de listare Function Name, vor fi afişate toate funcţiile care fac parte din categoria selectată. Selectaţi Product (funcţia care efecuează operaţia de înmulţire).Atunci când deschideţi fereastra de dialog Paste Function, programul selectează automat categoria Most Recently Used (cele mai recent utilizate) din zona de listare Function Category şi afişează în zona de listare Function Name funcţiile pe care le utilizaţi în mod curent.

(5) Selectaţi butonul OK. Numele funcţiei împreună cu parantezele obligatorii şi un domeniu implicit ales de program ca argument al funcţiei sunt inserate în celula selectată. De regulă, programul Excel presupune că vreţi să efectuaţi o anumită operaţie asupra datelor aflate deasupra celulei selectate sau la stânga acesteia. Domeniul presupus de program în acest caz, este C5:G5.

(6) Ştergeţi din rubrica de editare Number1, G5 şi : (două puncte), lăsând doar adresa de celulă C5.

(7) Selectaţi rubrica de editare Number2 pentru a plasa aici cursorul de inserare şi introduceţi D5 sau selectaţi celula D5 şi adresa acesteia va fi introdusă automat în rubrica de editare Number2.

(8) Selectaţi butonul OK, pentru a introduce funcţia Product în celula curentă.(9) Utilizaţi facilitatea AutoFill pentru a calcula valoarea vânzărilor şi pentru celelalte produse.(10) Repetaţi paşii 1-9 pentru a calcula valoarea vânzărilor pentru fiecare produs şi pentru

lunile februarie şi martie.OBSERVAŢIE:Caracteristica majoră a foii de calcul electronice rezidă în capacitatea formulelor de a schimba

automat rezultatele calculelor atunci când se modifică conţinutul celulelor utilizate de aceste formule.

Modificaţi preţul unui anumit produs şi vedeţi ce se întâmplă cu valorile vânzărilor aferente

respectivului produs.

18. Calculaţi în coloana K totalul vânzărilor pe produs în cele trei luni. Introduceţi ca titlu pentru coloana totalurilor: Total vânzări.

REZOLVARE:

(1) Introduceţi în domeniul de celule K3:K4, numele coloanei Total vânzări şi centraţi-l.(2) Selectaţi celula K5 .(3) Selectaţi butonul Paste Function din bara de instrumente standard. Va fi afişată fereastra de

dialog Paste Function.(4) În zona de listare Function Category va fi selectată categoria Most Recently Used.(5) Selectaţi funcţia Sum în zona de listare Function Name şi Selectaţi butonul OK.(6) În rubrica de editare Number1, introduceţi domeniul de celule H5:J5, pentru a aduna datele

din celulele H5, I5 şi J5.(7) Selectaţi butonul OK. Funcţia va fi introdusă împreună cu argumentele sale în bara de

formule iar în celula selectată va fi introdus rezultatul operaţiei.

19. Introduceţi o linie de total general în care să calculaţi totalul vânzărilor din luna ianuarie, februarie respectiv martie şi un total general.

REZOLVARE:

(1) Intoduceţi în celula B11, numele liniei Total.(2) Pentru a calcula valoarea totală a vânzărilor din luna ianuarie, Selectaţi celula H11 şi

selectaţi butonul AutoSum din bara de instrumente standard. Programul inserează funcţia Sum în bara de formule, plasează un marcaj în jurul celulelor H5, H6, H7, H8, H9, H10 şi utilizează domeniul H5:H10 ca argument al funcţiei Sum.

(3) Selectaţi tasta Enter şi valoarea calculată va fi afişată în celula H11.(4) Pentru a calcula totalul vânzărilor şi pentru celelalte luni, precum şi totalul general, copiaţi

formula din celula H11 cu facilitatea AutoFill şi în celelalte celule.

20. Adăugaţi o coloană tabelului în care să se afişeze automat Greu vandabil atunci când cantitatea vândută din produsul respectiv, în cele trei luni este mai mică sau egală cu 1500, iar în caz contrar să se afişeze Vandabil. Intitulaţi această coloană Calificare.

REZOLVARE:

(1) Introduceţi titlul coloanei.(2) Selectaţi celula L5 şi introduceţi formula =IF(SUM(D5:F5)<=1500,"Greu

Vandabil","Vandabil"), după care tastaţi Enter. Când cantitatea vândută din produsul respectiv în cele trei luni este mai mică sau egală cu 1500 se afişează Greu Vandabil, deoarece testul are valoarea logică adevărat; în caz contrar, se afişează Vandabil.

(3) Utilizaţi tehnica AutoFill, pentru a copia formula şi în celelate celule ale coloanei.Puteţi introduce această formulă şi cu ajutorul butonului Paste Function din bara de instrumente standard.

21. Aplicaţi formatul Currency (monetar) pentru rezultatele obţinute în urma calculeleor făcute la problemele precedente.

REZOLVARE:

Acest lucru poate fi făcut foarte simplu, prin selectarea celulelor ce conţin aceste rezultate şi acţionarea butonului Currency Style din bara de instrumente de formatare.

22. Ştergeţi conţinutul coloanei Preţ unitar; anulaţi operaţia de ştergere.REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele care conţin datele în coloana respectivă, inclusiv titlul coloanei.(2) Selectaţi meniul Edit şi alegeţi Clear→Contents, pentru a şterge doar conţinutul domeniului

de celule selectat sau apăsaţi tasta Delete. Dacă introduceţi date în această coloană, acestea vor fi afişate conform formatelor ataşate iniţial celulelor respective în care introduceţi date.

(3) Pentru a anula operaţia de ştergere, selectaţi butonul Undo din bara de instrumente standard.ATENŢIE:Dacă în selecţia de celulele este inclusă o celulă de tip Merge, operaţia de ştergere nu poate fi efectuată. Pentru a proba acest lucru, selectaţi întreaga coloană C şi încercaţi să-i ştergeţi conţinutul.Programul va selecta domeniul de celule pe care ar putea să-l şteargă în acest caz şi afişează un mesaj de avertizare.

23. Ştergeţi formatul aplicat datelor din celulele coloanei Preţ unitar; anulaţi operaţia.REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele ce conţin datele în coloana Preţ unitar, inclusiv titlul coloanei.(2) Selectaţi meniul Edit şi alegeţi Clear→Formats, pentru a şterge doar formatele aplicate

datelor din celulele selectate. Observaţi efectul!(3) Anulaţi operaţia de ştergere excutând clic pe butonul Undo din bara de instrumente

standard.OBSERVAŢIE:

Puteţi şterge de asemenea comentariile ataşate celulelor selectate cu comada Edit→Clear→Comments sau puteţi elimina conţinutul, formatul şi comentariile dintr-o selecţie de celule cu comanda Edit→Clear→All. Apăsarea tastei Delete are ca efect întotdeauna ştergerea doar a conţinutului celulelor selectate.

24. Copiaţi preţurile din coloana Preţ unitar în domeniul de celule C14:C18; anulaţi operaţia de copiere.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi datele din coloana Preţ unitar, adică domeniul de celule C5:C9.(2) Executaţi una din următoarele operaţii:

Selectaţi butonul Copy din bara de instrumente standard; Executaţi clic dreapta pe celulele selectate şi alegeţi Copy din meniul contextual; Selectaţi Edit→Copy; Folosiţi combinaţia de taste Ctrl+C; În oricare din acţiunile de mai sus, efectul va fi

acelaşi: în jurul celulelor selectate va apărea un marcaj şi celulele respective vor fi copiate în memoria temporară Clipboard.

(3) Selectaţi prima celulă din domeniul în care doriţi să se facă copierea, respectiv C14 şi efectuaţi una din următoarele operaţii:

Selectaţi butonul Paste din bara de instrumente de formatare; Executaţi clic dreapta pe celula selectată şi alegeţi Paste din meniul contextual care

apare; Selectaţi comanda Paste din meniul Edit; Apăsaţi combinaţia de taste Ctrl+V. Conţinutul memoriei Clipboard va fi lipit într-un

domeniu de celule începând de la celula selectată.OBSERVAŢIE:Atunci când copiaţi o selecţie cu ajutorul memoriei temporare şi al comenzilor Copy şi Paste, puteţi copia informaţia de mai multe ori. După efectuarea primei copieri, marcajul din jurul celulelor selectate rămâne activ semn că le puteţi copia şi în alte domenii de celule şi chiar alte foi de calcul cu ajutorul comenzii Paste. Dacă doriţi ca informaţia să fie copiată doar în domeniul selectat la un moment dat, apăsaţi tasta Enter.ATENŢIE:Copierea este statică! Dacă efectuaţi schimbări în domeniul iniţial aceste schimbări nu vor apărea şi în domeniul în care aţi făcut copierea. Domeniul în care aţi făcut copierea conţine imaginea domeniului copiat din momentul în care s-a efectuat copierea.

25. Copiaţi valorile vânzărilor din luna ianuarie în domeniul de celule H14:H18; anulaţi operaţia de copiere.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele care conţin valorile vânzărilor din luna ianuarie şi selectaţi butonul Copy din bara de instrumente standard. Informaţiile din celulele respective vor fi copiate în memoria Clipboard.

(2) Selectaţi prima celulă din domeniul în care doriţi să se facă copierea, respectiv H14 .(3) Executaţi clic dreapta pe celula selectată şi alegeţi Paste Special din meniul contextual sau

Selectaţi Edit→Paste Special. Va fi afişată fereastra de dialog Paste Special.(4) În zona Paste, bifaţi butonul de opţiune Values, pentru a fi lipite doar valorile din domeniul

de celule selectat. (5) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog Paste Special.

OBSERVAŢIE:În mod normal, programul copiază toate informaţiile din domeniul de celule pe care l-aţi selectat: formate, formule, text, comentarii şi alte valori pe care le-aţi introdus. Funcţia Paste Special vă permite să specificaţi ce informaţii să fie copiate din domeniul de celule selectat. Studiaţi toate posibilităţile oferite de această funcţie!

Observaţi şi în acest caz că dacă modificaţi de exemplu preţul pentru un produs, valoarea vânzărilor pentru produsul respectiv este modificată corespunzător dar valorile copiate rămân aceleaşi.

26. Copiaţi valorile vânzărilor din luna februarie în domeniul de celule I14:I18 astfel încât atunci când apar modificări în valoarea vânzărilor acestea să apară şi în domeniul în care s-a făcut copierea.

REZOLVARE:

Pentru a realiza acest lucru trebuie să stabiliţi o legătură permanentă între cele două domenii, astfel:(1) Selectaţi celulele care conţin valorile vânzărilor din luna februarie şi selectaţi butonul Copy

din bara de instrumente standard. Informaţiile referitoare la celulele respective vor fi copiate în memoria Clipboard.

(2) Selectaţi prima celulă din domeniul în care doriţi să se facă copierea, respectiv I14 .(3) Executaţi clic dreapta pe celula selectată şi alegeţi Paste Special din meniul contextual sau

Selectaţi Edit→Paste Special. Va fi afişată fereastra de dialog Paste Special.(4) În această casetă, selectaţi butonul Paste Link, pentru a stabili legătura între cele două

domenii.(5) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Paste Special şi pentru a finaliza

operaţia.(6) Efectuaţi unele modificări, de exemplu modificaţi preţul unui produs sau cantitatea vândută

dintr-un produs şi observaţi modificările care au loc.

27. Ordonaţi datele din tabelul creat, în ordinea alfabetică a denumirilor produselor iar pentru produsele cu aceeaşi denumire, stabiliţi ca al doilea criteriu de sortare preţul unitar în ordine ascendentă.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi domeniul de celule B5:K9. Nu selectaţi şi numerele curente deoarece vrem ca acestea să-şi păstreze ordinea.

(2) Selectaţi meniul Data şi alegeţi opţiunea Sort. Va fi afişată fereastra de dialog Sort.(3) În zona My List Has selectaţi butonul de opţiune No Header Row, pentru a include în

domeniul de sortat şi prima line a domeniului selectat.(4) În rubrica de listare Sort By, alegeţi Column B şi bifaţi butonul de opţiune Ascending,

pentru ca sortarea să se facă în ordine alfabetică crescătoare.(5) În rubrica de listare Then By, alegeţi Column C şi bifaţi butonul de opţiune Ascending,

pentru ca sortarea să se facă în ordinea crescătoare a preţurilor pentru acelaşi produs. După cum vedeţi, sunt admise maximum trei criterii de sortare.

(6) Selectaţi butonul OK. Fereastra de dialog Sort va fi închisă concomitent cu sortarea datelor.ATENŢIE:Programul nu sortează decât datele din celulele selectate. Atenţie deci la celulele pe care le selectaţi în vederea sortării pentru a nu altera datele introduse. De exemplu, dacă selectaţi doar coloanele Denumire Produs şi Preţ unitar în vederea sortării, vor fi sortate doar datele din aceste coloane, celelate păstrând ordinea în care au fost introduse.De asemenea, dacă domeniul selectat conţine celule de tipul Merge, programul nu poate efectua sortarea.OBSERVAŢIE:O sortare simplă, după un singur criteriu, se poate face utilizând şi butoanele Sort Ascending şi Sort Descending din bara de instrumente standard. Implicit, în cazul sortării cu aceste butoane, programul consideră că prima linie din selecţie este linia de titluri şi n-o include în sortare. Atenţie deci la domeniul pe care îl selectaţi în acest caz.

28. Salvaţi agenda de lucru creată până acum, cu numele Agenda în dosarul Exerciţii şi părăsiţi programul Excel.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi File→Save As. Va fi afişată fereastra de dialog Save As.(2) În rubrica de listare Save In, căutaţi dosarul Exerciţii (3) În rubrica de listare File Name, tastaţi Agenda.(4) Aveţi grijă ca în rubrica de listare Save As Type să fie selectat tipul de fişier Microsoft

Excel WorkBook (*.xls), care este tipul implicit.(5) Selectaţi butonul Save. Agenda de lucru este salvată, iar numele ei va fi afişat în bara de

titlu al ferestrei active.(6) Selectaţi File→Exit, selectaţi butonul de închidere al ferestrei de aplicaţie sau selectaţi

Close în meniul de sistem.

1.1.2. Probleme propuse

1. Generaţi un tabel cu următoarele coloane: Nr. crt, Nume Prenume, Nota1, Nota2, Nota3, Media şi efectuaţi următoarele operaţii:

Introduceţi titlul Situaţia şcolară şi centraţi acest titlu relativ la lungimea tabelului; Introduceţi data curentă în zona de titlu a tabelului; Introduceţi şapte înregistrări în tabel; Care este alinierea implicită a datelor în celule? Centraţi titlurile coloanelor faţă de marginile laterale ale celulelor; Datele din coloana Nume Prenume, aliniaţi-le centrat faţă de marginile laterale ale

celulelor; Schimbaţi alinierea titlului coloanei Nr. crt, astfel încât acesta să fie afişat pe verticală,

de jos în sus iar înălţimea liniei să se modifice automat pentru a cuprinde întreg titlul. Selectaţi concomitent, coloanele A, C şi E; Stabiliţi lăţimea coloanei D la 10 puncte; Ajustaţi automat lăţimea coloanei Nume Prenume, astfel încât aceasta să cuprindă şi

cel mai lung nume. Ajustaţi manual lăţimea coloanei Nume Prenume, astfel încât aceasta să cuprindă şi

cel mai lung nume; Introduceţi între înregistrarea a treia şi a patra, încă două înregistrări; Ştergeţi datele celor două înregistrări abia introduse; Eliminaţi liniile rămase goale; Calculaţi media notelor pentru fiecare student introducând manual formula de calcul,

după care ştergeţi mediile astfel obţinute; Calculaţi media notelor pentru fiecare student utilizând generatorul de funcţii; Adăugaţi o coloană în care să se afişeze Promovat pentru studenţii a căror medie este

mai mare sau egală cu 5 şi Nepromovat pentru cei ce nu au obţinut media 5. Aplicaţi datelor din coloana Media, formatul Number cu trei zecimale. Ce format este aplicat impicit datelor introduse de dumneavoastră în tabel? Aplicaţi datelor din coloana Nume Prenume, formatul Text; Ştergeţi formatul aplicat datelor din coloana Nume Prenume; Sortaţi datele tabelului în ordinea descrescătoare a mediilor iar pentru persoanele cu

aceleaşi medii, stabiliţi ca şi criteriu de sortare ordinea descrescătoare a primei note, aceasta fiind considerată cea mai importantă;

Salvaţi agenda de lucru astfel creată, cu denumirea Situaţie în dosarul implicit.2. Creaţi un tabel care să cuprindă următoarele coloane: Nr. crt, Denumire produs, Cost fix (CF),

Cost variabil (CV), Cost total (CT) Pondere CF în CT şi efectuaţi următoarele operaţii: Introduceţi titlul tabelului Situaţia Costurilor în primele două linii ale foii de calcul şi

centraţi-l; Intoduceţi data şi ora curente în linia de titlu a tabelului; Introduceţi numele coloanelor, iar acolo unde aceste nume sunt prea lungi, scrieţi-le pe

două rânduri; Introduceţi cinci înregistrări în tabel; Introduceţi valoarea pentru costul fix, utilizând tehnica AutoFill; Selectaţi concomitent datele din prima şi a treia coloană; Selectaţi, fără a utiliza tehnica de tragere cu mouse-ul domeniul de celule A3:D7; Calculaţi costul total pentru toate produsele într-o singură operaţie, adică introduceţi

formula o singură dată iar aceasta să fie aplicată pentru toate produsele în aceaşi timp, fără utilizarea tehnicii AutoFill;

Aplicaţi formatul monetar pentru toate costurile din tabelul dumneavoastră; Calculaţi suma toatală a costurilor; Calculaţi ponderea costurilor fixe în costurile totale şi afişaţi rezultatele obţinute ca

procent;

Dacă poderea costului fix în costul total pentru un produs depăşeşte 65%, să se afişeze CF MARE în dreptul produsului respectiv, într-o coloană pe care o veţi adăuga tabelului;

Copiaţi formula utilizată în coloana Ponderea CF în CT, într-un domeniu de celule ales de dumneavoastră şi observaţi efectele, upă care anulaţi operaţia;

Copiaţi toate imformaţiile referitoare la domeniul celulelor care conţin costurile totale pentru fiecare produs într-un domeniu ales de dumneavoastră şi observaţi efectele. Anulaţi copierea făcută;

Salvaţi agenda de lucru astfel creată cu numele Costuri în dosarul Exerciţii.

1.3.Perfecţionarea unei agende de lucru

1.3.1. Probleme rezolvate

1. Deschideţi agenda de lucru creată în secţiunea anterioară, Agenda.xls.REZOLVARE:

Pentru a deschide agenda de lucru Agenda.xls, puteţi proceda în una din următoarele modalităţi: Selectaţi opţiunea Open Office Document din partea superioară a meniului Start. Se va

deschide fereastra de dialog Open Office Document în care, în rubrica de editare Look In, alegeţi dosarul în care aţi salvat fişierul. Selectaţi fişierul respectiv şi apoi butonul Open. Odată cu deschiderea fişierului va fi lansată în execuţie şi aplicaţia Excel.

Selectaţi Start→Documents şi selectaţi Agenda.xls. Lansaţi în execuţie aplicaţia Excel. Selectaţi fişierul în ultima secţiune a meniului File,

în care sunt afişate, de regulă, ultimele patru fişiere cu care aţi lucrat. Lansaţi în execuţie aplicaţia Excel. Selectaţi butonul Open din bara de instrumente

standard. Se va deschide fereastra de dialog Open în care veţi proceda la fel cum aţi procedat în fereastra de dialog Open Office Document.

2. Schimbaţi culoarea caracterelor tiltului în albastru iar fundalul celulei care conţine titlul, coloraţi-l în portocaliu.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celula care conţine titlul.(2) Selectaţi săgeata derulantă a butonului Fill Color din bara de instrumente de formatare şi

alegeţi culoarea portocaliu, din caseta care se deschide. Fundalul celulei selectate va fi colorat în portocaliu.

(3) Selectaţi săgeata derulantă a butonului Font Color din bara de instrumente de formatare şi selectaţi culoarea albastru, din caseta care se deschide. Caracterele titlului vor fi colorate în albastru.

O altă modalitate de a rezolva această problemă, ar fi următoarea:(1) Executaţi clic dreapta pe celula care conţine titlul.(2) În meniul contextual care apare, selectaţi opţiunea Format Cells. Va fi afişată fereastra de

dialog Format Cells.(3) Selectaţi eticheta Font; în pagina Font a casetei de dialog, în rubrica de listare Color selectaţi

culoarea albastru. Efectul îl puteţi vedea în zona Preview.(4) Selectaţi eticheta Patterns iar în pagina Patterns care apare alegeţi culoarea portocaliu din

paleta de culori prezentată.(5) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

3. Modificaţi fontul cu care este scris titlul tabelului în Arial Black de dimensiune 12 şi cu caractere înclinate.

REZOLVARE:

(1) Executaţi clic dreapta pe celula care conţine titlul şi alegeţi Format Cells din meniul contextual care apare. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.

(2) Selectaţi eticheta Font.(3) În zona de listare Font, Selectaţi Arial Black pentru a-l selecta.(4) În zona de listare Font Style, selectaţi stilul Italic.(5) În zona de listare Size, selectaţi dimensiunea de 12.(6) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog.

Pentru stabilirea sau modificarea fontului, stilului şi dimensiunii acestuia puteţi utiliza şi butoanele aferente din bara de instrumente de formatare.OBSERVAŢIE:În pagina Patterns, în rubrica de editare Pattern a casetei de dialog Format Cells puteţi stabili de asemenea şi un model de haşuri, pentru un domeniu de celule, precum şi culoarea haşurii respective. Culorile şi haşurile le veţi folosi în general pentru a pune în evidenţă anumite secţiuni ale foii de calcul, un domeniu de celule dintr-un tabel, un tabel sau celule sepatate. Pentru a înlătura modelul de haşuri din anumite celule, selectaţi domeniul de celule şi alegeţi opţiunea None din partea superioară a paletei de culori Color din pagina Patterns a casetei de dialog Format Cells.

4. Ataşaţi celulei care conţine titlul Vânzări lunare următorul comentariu: Conţine cantităţile vândute din fiecare produs.

REZOLVARE:

(1) Executaţi clic dreapta pe celula în care doriţi să inseraţi şi alegeţi Insert Comment din meniul contextual, selectaţi celula respectivă şi selectaţi Insert→Comment sau selectaţi celula respectivă şi selectaţi butonul New Comment din bara de instrumente de formatare.

(2) Introduceţi comentariul în caseta de editare care va fi afişată. Recunoaşteţi celula care are ataşat un comentariu printr-un triunghi de culoare roşie afişat în colţul din dreapta sus al acesteia. De câte ori veţi plasa cursorul mouse-ului pe triunghiul respectiv, va fi afişat comentariul ataşat celulei.

(3) Puteţi afişa comentariul, cu posibilitatea de modificare, dacă poziţionaţi indicatorul în celulă şi apăsaţi Shift+F2.

5. Ascundeţi coloanele care conţin valoarea vânzărilor lunare şi apoi făceţi-le din nou vizibile.REZOLVARE:

(1) Selectaţi coloanele care conţin valorile vânzărilor lunare, respectiv D, E şi F.(2) Executaţi clic dreapta pe coloanele astfel selectate şi alegeţi Hide din meniul contextual sau

selectaţi Format→Column→Hide. Coloanele D, E şi F vor dispărea din foaia de calcul astfel încât în linia care conţine literele coloanelor va apărea afişat A, B, C, G, H, etc.

(3) Pentru a face din nou vizibile coloanele ascunse, selectaţi coloanele C şi G trăgând cu cursorul mouse-ului peste cadrele lor. Trebuie să faceţi acest lucru, pentru a cuprinde în selecţie şi coloanele ascunse.

(4) Executaţi clic dreapta pe coloanele selectate şi alegeţi Unhide din meniul contextual. Programul afişează coloanele ascunse şi selectează toate cele cinci coloane.

Puteţi ascunde una sau mai multe coloane şi cu ajutorul mouse-ului. Trageţi muchia dreaptă a coloanei sau domeniului de coloane selectat spre stânga până când aceasta se suprapune peste muchia stângă şi apoi eliberaţi butonul mouse-ului. Reafişarea cu mouse-ul a coloanei sau coloanelor ascunse este operaţia inversă ascunderii acestora.În aceeaşi manieră puteţi ascunde şi una sau mai multe linii.OBSERVAŢIE:

Operaţia de ascundere a unor informaţii dintr-o foaie de calcul este utilă mai ales atunci când

proiectaţi un raport, o agendă de lucru ce urmează a fi tipărită. De exemplu, dacă doriţi să tipăriţi un

raport care să conţină situaţia vânzărilor este evident că nu doriţi să apară coloana Preţ unitar. În loc

să pierdeţi timp cu mutatul coloanei cu preţurile în afara zonei de tipărit, puteţi să o ascundeţi pur şi

simplu până după ce veţi fi tipărit raportul.

6. Introduceţi automat datele în coloana Nr. crt.REZOLVARE:

(1) Ştergeţi datele din coloana Nr. crt.(2) Pentru a introduce automat o serie de date, procedaţi în felul următor: introduceţi în

domeniul de celule primele două date ale seriei, respectiv introduceţi în celula A5 cifra 1 iar în celula A6, cifra 2.

(3) Selectaţi celulele A5 şi A6 şi utilizând tehnica AutoFill, extindeţi selecţia până la al cincilea produs şi eliberaţi cursorul mouse-ului. Programul Excel va "ghici" intenţia dumneavoastră şi va completa seria în funcţie de primele valori introduse.

Puteţi face acest lucru şi astfel: introduceţi în celula A5 cifra 1 şi ţinând apăsată tasta Ctrl trageţi butonul de umplere al celulei peste celelate celule până la ultimul produs.OBSERVAŢIE:Folosind această facilitate, puteţi introduce serii de genul: 2 4 6..., 5 10 15..., 100 200 300..., produs1

produs2 produs3..., January February March... în general date calendaristice, serii de numere, etc. Nu

veţi putea însă introduce, utilizând această tehnică, serii precum: Ianuarie Februarie Martie..., Brăila

Bucureşti Galaţi..., etc aşa numitele serii personalizate, pe care programul Excel nu are cum să le

cunoască. Există însă o soluţie şi în acest caz. (vezi problema următoare)

7. Ştergeţi datele din coloana Denumire Produs, creaţi o listă personalizată care să cuprindă produsele dumneavoastră şi introduceţi aceste produse utilizând tehnica AutoFill.

REZOLVARE:

(1) Ştergeţi datele din coloana Denumire Produs.(2) Selectaţi opţiunea Options din meniul Tools. Va fi afişată fereastra de dialog Options.(3) Selectaţi eticheta Custom Lists pentru a alege această pagină a ferestrei de dialog.(4) Executaţi clic în zona de listare List Entries pentru a plasa aici cursorul de inserare.(5) Introduceţi denumirea primului produs după care tastaţi Enter, introduceţi denumirea celui

de-al doilea produs şi tastaţi Enter şi aşa mai departe până la ultimul produs.(6) Selectaţi butonul Add pentru a adăuga lista introdusă în zona de listare Custom Lists.(7) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Options.(8) Introduceţi în coloana Denumire Produs, primul produs din lista dumneavoastră şi apoi,

utilizând tehnica AutoFill introduceţi şi celelalte produse. De acum încolo, puteţi utiliza această listă pentru a introduce automat denumirile produselor dumnevoastră în orice domeniu, în orice foaie de calcul sau agendă de lucru.

Mai puteaţi crea această listă şi în felul următor:

(1) Fără a şterge denumirile produselor din coloana Denumire Produs, selectaţi domeniul de celule care conţine aceste denumiri.

(2) Mergeţi în pagina Custom Lists a casetei de dialog Options şi veţi vedea că adresa domeniului de celule selectate va fi afişat în rubrica de editare Import List From Cells.

(3) Selectaţi butonul Import pentru ca lista produselor din domeniul selectat să apară în zona de listare List Entries

(4) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Options.

8. Daţi domeniului de celule K5:K9 care conţine valorile totale ale vânzărilor pentru fiecare produs, numele Vânzări.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi domeniul de celule căruia doriţi să-i atribuiţi un nume, respectiv K5:K9.(2) Selectaţi Insert→Name→Define. Va fi afişată fereastra de dialog Define Name.(3) În zona de editare Names In Workbook, introduceţi numele care va fi ataşat domeniului,

Vânzări.(4) În zona de editare Refers To, este afişată adresa domeniului căruia i-a fost atribuit numele

respectiv.(5) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.(6) Numele domeniului va fi afişat în rubrica de listare Name Box în bara de formule. Selectând

un nume de domeniu din rubrica de listare Name Box va fi selectat automat domeniul căruia i-a fost ataşat numele respectiv. Vă puteţi deplasa astfel rapid de la un domeniu de celule la altul, mai ales în cazul foilor de calcul de mari dimensiuni. Acelaşi lucru îl puteţi face cu comanda Edit→Go To sau apăsând tasta F5.

OBSERVAŢIE:Puteţi atribui un nume şi unei coloane sau unui rând utilizând comanda Insert→Name→Create. Numele de celule sau domenii pot fi folosite şi ca argumente în formule. De exemplu, puteţi calcula suma totală a vânzărilor din coloana K, utilizând formula: =SUM(Vânzări).ATENŢIE:Atunci când se denumeşte o celulă sau un domeniu de celule, formulele care se referă la aceste celule

nu se actualizează automat pentru a reflecta noile nume. Pentru a substitui un nume unei referinţe de

celulă într-o formulă, trebuie utilizată comanda Insert→Name→Apply.

9. Calculaţi valoarea totală a adaosului comercial aferentă vânzărilor lunare cât şi valoarea totală a vânzărilor, utlizând adresa absolută a celulei G5, pentru indicarea valorii adaosului comercial.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celula B12 şi introduceţi titlul, Total Adaos.(2) Selectaţi celua H12 şi introduceţi formula =Product($G$5:H11). Tastaţi Enter. Va fi

calculată valoarea adaosului comercial aferent vânzărilor din luna ianuarie.(3) Pentru a calcula valoarea adaosului comercial şi pentru celelalte luni precum şi valoarea

totală a acestuia, plasaţi cursorul mouse-ului pe colţul din dreapta jos a celulei şi când acesta ia forma unei săgeţi de culoare neagră trageţi spre dreapta până în celula K12 inclusiv.

OBSERVAŢIE:Adresele indicate prin A1 adică numele coloanei urmat de numărul liniei sunt adrese relative. Atunci

când utilizaţi adrese relative în formule, la copierea acestor formule în alte domenii de celule,

adresele utilizate de formulele respective sunt ajustate automat. Pentru a interzice programului să

modifice adresa unei celule (care intervine într-o formulă) la copierea ulterioară a formulei, trebuie

să utilizaţi adrese absolute. Atunci când vreţi să utilizaţi adresa absolută a unei celule, plasaţi semnul

$ (dolar) în faţa literei fiecărei coloane şi a numărului fiecărei linii din formulă.

10. Trasaţi liniatura tabelului stabilind pentru chenarul exterior o grosime mai mare decât liniatura interioară

REZOLVARE:

(1) Selectaţi întregul tabel.(2) Apăsaţi combinaţia de taste Ctrl+1 sau butonul dreapta de la mouse. Va fi afişată fereastra

de dialog Format Cells.(3) Selectaţi eticheta Border pentru a selecta în această pagină a casetei de dialog linia continuă

din caseta Style(4) Selectaţi butonul Inside din zona Presets, pentru a stabili forma şi grosimea liniaturii interne

a tabelului.(5) Selectaţi linia continuă cu grosimea cea mai mare în caseta Style şi apoi Selectaţi butonul

Outline din zona Presets, pentru a stabili grosimea chenarului tabelului.(6) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

Mai puteţi rezolva problema utilizând setul de butoane Borders din bara de instrumente de formatare.

11. Să se afişeze valoarea minimă a vânzărilor totale pentru un produs, cu roşu iar valoarea maximă cu albastru.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele care conţin valoarea vânzărilor, exceptând celula de total.(2) Selectaţi Format→Conditional Formatting. Va fi afişată fereastra de dialog Conditional

Formatting.(3) În zona Condition1, selectaţi în prima rubrică de listare Cell Values Is.(4) În a doua rubrică de listare selectaţi Equal To iar în rubrica de editare alăturată, introduceţi

formula: =MIN($K$5:$K$9).(5) Selectaţi butonul Format. Va fi afişată caseta de dailog Format Cells.(6) Selectaţi eticheta Font şi alegeţi culoarea roşu din paleta Color.(7) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Format Cells.(8) Selectaţi butonul Add. Fereastra de dialog se extinde pentru a putea introduce a doua

condiţie.(9) Repetaţi paşii 3-5, introducând de data aceasta formula: =MAX($K$5:$K$9).(10) Selectaţi butonul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.(11) Selectaţi eticheta Font şi alegeţi culoarea albastru din paleta Color.(12) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Format Cells.(13) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Conditional Formatting.

12. Afişaţi pe un fundal de culoare albastră cea mai mare cantitate ce a fost vândută, dintr-un produs.REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele care conţin cantităţile vândute pentru toate produsele, respectiv D5:F9.(2) Selectaţi Format→Conditional Formatting. Va fi afişată fereastra de dialog Conditional

Formatting.(3) În zona Condition1, selectaţi în prima rubrică de listare Cell Values Is.

(4) În a doua rubrică de listare selectaţi Equal To iar în rubrica de editare alăturată, introduceţi formula: =MAX($D$5:$F$9).

(5) Selectaţi butonul Format. Va fi afişată fereastra de dialog Format Cells.(6) Selectaţi eticheta Patterns şi alegeţi culoarea albastru din paleta Color.(7) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Format Cells.(8) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Conditional Formatting.

13. Copiaţi tabelul creat până acum, în cea de-a doua foaie de calcul a agendei de lucru curente.REZOLVARE:

(1) Selectaţi tabelul şi butonul Copy din bara de instrumente standard, selectaţi Edit→Copy sau alegeţi Copy din meniul contextual. Tabelul va fi copiat în memoria temporară, Clipboard.

(2) Selectaţi eticheta celei de-a doua foi de calcul, Sheet2 pentru a vă deplasa în această foaie de calcul.

(3) Selectaţi celula A1 (în general indicatorul de celulă este plasat în aceasta) pentru ca tabelul să fie inserat începând de la această celulă.

(4) Selectaţi butonul Paste din bara de instrumente de formatare, Selectaţi Edit→Paste sau alegeţi Paste din meniul contextual. Tabelul va fi lipit din memoria temporară în foaia de calcul.

14. În tabelul din Sheet2, faceţi modificările necesare, astfel încât acesta să conţină situaţia vânzărilor în trimestrul doi.

REZOLVARE:

Iată care ar fi aceste modificări: Schimbaţi titlul tabelului în: Situaţia vânzărilor în Trimestrul II 2002; Înlocuiţi lunile ianuarie, februarie, martie cu aprilie, mai, iunie; Modificaţi cantităţile vândute, preţurile precum şi adaosul comercial. Observaţi că,

valorile din coloanele care conţin formule sunt actualizate automat.

15. Creaţi o copie a întregii foi de calcul Sheet1, pe care plasaţi-o între foile de calcul Sheet2 şi Sheet3.

REZOLVARE:

(1) Executaţi clic dreapta pe eticheta foii de calcul Sheet1 şi alegeţi opţiunea Move Or Copy din meniul contextual care se deschide. Va fi afişată fereastra de dialog cu acelaşi nume.

(2) În rubrica de listare To Book, puteţi introduce agenda de lucru în care doriţi să copiaţi foaia de calcul selectată. În acest caz este vorba de agenda curentă Agenda.xls, care apare deja afişată în rubrica de listare.

(3) În zona de listare Before Sheet, Selectaţi Sheet3, pentru a plasa copia foii de calcul Sheet1 înaintea foii Sheet3.

(4) Bifaţi caseta de validare Create A Copy. Dacă nu bifaţi această casetă, foaia de calcul va fi doar mutată în poziţia indicată.

(5) Selectaţi butonul OK. Noua foaie de calcul va avea eticheta Sheet1(2), ceea ce indică că este Copia foii de calcul Sheet1.

16. Plasaţi (mutaţi) foaia de calcul Sheet1(2) înaintea foii de calcul Sheet1.REZOLVARE:

Pentru a muta foaia de calcul puteţi proceda în aceeaşi manieră în care aţi procedat la problema precedentă sau mai simplu, Selectaţi eticheta foii de calcul pe care doriţi să o mutaţi şi ţinând apăsat butonul mouse-ului, trageţi cursorul acestuia, căruia îi este ataşată o pictogramă ce indică o foaie, până ajungeţi în poziţia dorită şi eliberaţi butonul mouse-ului.

17. Ştergeţi (înlăturaţi) foaia de calcul Sheet1(2) din agenda de lucru.REZOLVARE:

Operaţia de ştergere a unei foi de calcul, este şi ea foarte simplă. Executaţi clic dreapta pe eticheta foii, Sheet1(2) şi alegeţi comanda Delete din meniul contextual sau selectaţi eticheta foii şi alegeţi comanda Delete Sheet din meniul Edit. Selectaţi butonul Yes al casetei de avertizare care va fi afişată.ATENŢIE:Ştergerea, eliminarea uneia sau mai multor foi de calcul este definitivă! Operaţia de ştergere a uneia sau mai multor foi de calcul, nu poate fi anulată cu comanda Undo. Caseta de avertizare care este afişată, are tocmai rolul de a vă împiedica să înlăturaţi o foaie de calcul dacă nu sunteţi sigur că doriţi acest lucru.

18. Selectaţi primele trei foi de calcul, deselectaţi-le şi apoi selectaţi foile Sheet1, Sheet3 şi Sheet4 şi de asemenea deselectaţi-le.

REZOLVARE:

(1) Pentru a selecta primele trei foi de calcul (adiacente), Selectaţi prima foaie şi ţinând apăsată tasta Shift selectaţi eticheta celei de-a treia foi de calcul (ultima din grup). Vor fi selectate astfel toate foile situate între cele două.

(2) Pentru a deselecta un grup de foi de calcul, selectaţi eticheta (de culoare gri) a unei foi de calcul neselectate sau selectaţi comanda Ungroup din meniul contextual al uneia dintre etichetele selectate.

(3) Pentru a selecta celălalt grup de foi (neadiacente), selectaţi eticheta primei foi şi ţinând apăsată tasta Ctrl, selectaţi etichetele celorlalte foi care urmează să fie selectate, respectiv Sheet3 şi Sheet4.

(4) Pentru a deselecta grupul de foi, repetaţi pasul 2.

19. Inseraţi o foaie de calcul înaintea foii de calcul Sheet2; mutaţi foaia inserată la sfârşitul grupului de foi de calcul deschise.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi eticheta foii de calcul înaintea căreia doriţi să fie inserată noua foaie de calcul, respectiv Sheet2.

(2) Selectaţi comanda Worksheet din meniul Insert sau selectaţi Insert din meniul contextual al etichetei.

(3) Selectaţi butonul OK din fereastra de dialog Insert sau apăsaţi Enter deoarece în pagina General este deja selectată pictograma Worksheet drept tipul foii ce urmează să fie inserată.

OBSERVAŢIE:Pentru a insera un grup de noi foi de calcul consecutive într-o agendă de lucru, selectaţi un grup ce

conţine acelaşi număr de etichete ca şi numărul noilor foi de calcul ce urmează a fi inserate, începând

cu eticheta foii de calcul în faţa căreia vreţi să inseraţi noile foi de calcul. Apoi selectaţi Worksheet

din meniul Insert sau selectaţi Insert din meniul contextual al etichetei.

20. Modificaţi denumirile produselor concomitent în ambele foi de calcul care conţin situaţiile vânzărilor pe trimestrul I, respectiv pe trimestrul II.

REZOLVARE:

Pentru a efectua modificări în mai multe foi de calcul concomitent, procedaţi astfel: selectaţi cele două foi de calcul Sheet1 şi Sheet2, care conţin situaţia vânzărilor pe trimestrul I respectiv trimestrul II şi introduceţi noile denumiri ale produselor în una din foile selectate. Modificările vor fi făcute concomitent şi în cealaltă foaie de calcul.OBSERVAŢIE:Introducerea informaţiilor standard necesare mai multor foi de calcul doar într-o singură foaie de

calcul a agendei de lucru are ca efect mărirea vitezei de creare a unor noi foi de calcul.

21. Creaţi o foaie de calcul recapitulativă (centralizatoare) în Sheet3, care să conţină, pe baza datelor din primele două foi de calcul, situaţia vânzărilor în primul semestru al anului, respectiv valoarea vânzărilor şi valoarea adaosului comercial pe fiecare produs şi în total.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi eticheta Sheet3, pentru a vă deplasa în această foaie de calcul.(2) Introduceţi în celula A1 titlul tabelului, Centralizator Semestrul I.(3) Introduceţi titlurile coloanelor: Nr. crt, Denumire Produs, Valoare Vânzări, Valoare Adaos

şi centraţi-le.(4) Copiaţi conţinutul coloanelor Nr. Crt şi Denumire Produs din Sheet1 sau Sheet2, adică

domeniul de celule A5:B9 în foaia de calcul Sheet3. Vor apărea câteva anomalii în ceea ce priveşte liniatura tabelului, dar acest lucru nu are importanţă deoarece veţi restabili la sfârşit liniatura întregului tabel.

(5) În coloana Valoare Vânzări, calculaţi valoarea totală a vânzărilor pentru fiecare produs utilizând datele din celelalte două foi de calcul. Pentru aceasta, tastaţi semnul egal =(egal) în celula C3 pentru a începe introducerea formulei de calcul.

(6) Selectaţi Paste Function din bara de instrumente standard. Va fi afişată fereastra de dialog Paste Function.

(7) Selectaţi din categoria Most Recently Used, funcţia Sum şi selectaţi OK. Trageţi fereastra de dialog în altă poziţie în fereastră, astfel încât să aveţi datele vizibile. (colţul dreapta jos, de exemplu).

(8) Selectaţi eticheta primei foi de calcul Sheet1, pentru a merge în această pagină şi apoi selectaţi celula K5 care conţine valoarea vânzărilor din primul produs pe trimestrul I.

(9) Selectaţi rubrica de editare Number2 pentru a plasa aici cursorul de inserare şi pentru a introduce cel de-al doilea termen al adunării.

(10) Selectaţi eticheta Sheet2 şi apoi pe celula K5 care conţine valoarea vânzărilor din primul produs pe trimestrul II. Formula pe care o veţi introduce astfel, va fi =Sum(Sheet1!K5,Sheet2!K5).

(11) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog şi pentru a introduce formula în celula selectată.

(12) Utilizând tehnica AutoFill, copiaţi formula şi în celelalte celule pentru a calcula valorile vânzărilor şi pentru celelalte produse.

(13) În coloana Valoare Adaos, calculaţi valoarea adaosului comercial pentru fiecare produs utilizând datele din celelalte două foi de calcul. Pentru aceasta, tastaţi semnul egal =(egal) în celula D3 pentru a începe introducerea formulei de calcul. Formula de calcul pe care o veţi introduce, este următoarea: =SUM(PRODUCT(Sheet1!G5,Sheet1!K5),PRODUCT(Sheet2!G5,Sheet2!K5)).

(14) Selectaţi butonul Paste Function şi alegeţi funcţia Sum din fereastra de dialog care se deschide. Selectaţi OK.

(15) În rubrica de editare Number1 tastaţi Poduct(, Selectaţi Sheet1 şi apoi pe G5 care conţine adaosul comercial practicat pentru primul produs.

(16) Tastaţi virgulă (,) şi apoi în Sheet1 selectaţi K5, pentru a introduce valoarea vânzărilor din fiecare produs. Închideţi paranteza.

(17) În rubrica de editare Number2, introduceţi în aceeaşi manieră formula: PRODUCT(Sheet2!G5, Sheet2!K5)

(18) Utilizând tehnica AutoFill, copiaţi formula şi în celelalte celule pentru a calcula valorile adaosului comercial şi pentru celelalte produse.

(19) În celula B8 tastaţi TOTAL pentru a marca linia în care veţi calcula totalul valorii vânzărilor şi al adaosului comercial în primul semestru.

(20) Calculaţi aceste totaluri folosind funcţia AutoSum.(21) Formataţi titlul tabelului astfel încât acesta să arate la fel ca titlurile celorlalte două tabele.

Pentru aceasta, mergeţi în Sheet2, selectaţi titlul tabelului şi apoi selectaţi butonul Format Painter (copiază toate formatările aplicate zonei selectate) din bara de instrumente standard.

(22) Selectaţi Sheet3, plasaţi cursorul mouse-ului pe titlul tabelului iar când cursorul mouse-ului are ataşată o pictogramă sub formă de pensulă, trageţi de el spre dreapta peste titlul tabelului. Toate atributele de formatare aplicate titlului din foaia de calcul Sheet2 vor fi aplicate şi acestui titlu.

(23) Selectaţi tabelul astfel creat şi stabiliţi-i liniatura şi chenarul utilizând butoanele Borders din bara de instrumente de formatare.

OBSERVAŢIE:Marele avantaj este că, deoarece toate valorile din foaia de calcul recapitulativă (centralizatoare) sunt legate prin formulă de valorile introduse în foile asociate celor două trimestre, orice actualizare sau corectură efectuată asupra acestor valori va fi automat reflectată de valorile recapitulative din foaia de calcul centralizatoare.

22. Deschideţi cele trei foi de calcul în ferestre separate şi vizualizaţi-le concomitent astfel încât să puteţi compara datele.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi comanda New Window din meniul Window pentru a crea o a doua fereastră.(2) Selectaţi eticheta foii de calcul pe care doriţi să o afişaţi în această a doua fereastră

respectiv, Sheet2 al cărui nume din bara de titlu este urmat de :2.(3) Alegeţi comanda New Window din meniul Window pentru a crea o a treia fereastră şi apoi

selectaţi eticheta foii de calcul pe care doriţi să o afişaţi în această fereastră, respectiv Sheet3, al cărui nume din bara de titlu este urmat de :3.

(4) După ce aţi creat ferestre pentru toate foile de calcul pe care dorţi să le comparaţi, selectaţi comanda Arrange din meniul Window. Va fi afişată fereastra de dialog Arrange Windows.

(5) Alegeţi din această casetă de dialog modul în care doriţi să fie aranjate ferestrele pe ecran, bifând butonul de opţiune corespunzător. Puteţi să încercaţi toate opţiunile pentru a vă crea o idee despre posibilităţile care vi se oferă.

(6) Pentru a închide ferestrele create, atunci când nu mai aveţi nevoie de ele, executaţi pur şi simplu clic pe butonul de închidere al ferestrelor respective.

23. Redenumiţi foile de calcul Sheet1 şi Sheet2, Sheet3 ataşând etichetelor nume mai sugestive ca: TrimI, TrimII respectiv Total.

REZOLVARE:

Pentru a face acest lucru, procedaţi în felul următor: executaţi clic dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doriţi să o redenumiţi, alegeţi Rename din meniul contextual şi tastaţi noul nume.

24. Creaţi pe baza agendei de lucru creată până acum, un şablon pe care să-l utilizaţi anterior la crearea altor agende de lucru. Denumiţi acest şablon Vânzări. Închideţi şablonul astfel creat.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi butonul Save din bara de instrumente standard, pentru a salva modificările făcute până acum în Agenda.xls.

(2) Selectaţi Save As din meniul File pentru a deschide fereastra de dialog Save As.(3) Tastaţi Vânzări în rubrica de editare File Name, apoi Selectaţi săgeata din dreapta rubricii

Save As Type şi selectaţi Template din lista derulantă. Opţiunea din rubrica Save In Box va fi înlocuită cu Templates deoarece, în configuraţia prestabilită, programul salvează şabloanele în dosarul C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates. Lăsaţi această opţiune nemodificată.

(4) Selectaţi butonul Save. Excel va închide agenda de lucru Agenda.xls, iar numele de pe bara de titlu va deveni Vânzări pentru a indica faptul că acum lucraţi în şablonul Vânzări.

(5) Selectaţi primele două foi de calcul pentru ca modificările pe care le efectuaţi să se facă concomitent în ambele foi.

(6) Selectaţi în titlul tabelului anul 2002 şi înlocuiţi-l cu cuvântul Anul.(7) Selectaţi data şi tastaţi Data.(8) Selectaţi domeniul de celule C5:G12 şi apăsaţi tasta Delete pentru a elimina conţinutul

celulelor fără a elimina şi atributele de formatare. Nu ştergeţi conţinutul celulelor care cuprind valori calculate, deoarece veţi şterge formulele de calcul respective şi veţi fi nevoiţi să le introduceţi din nou în eventualele agende de lucru pe care le veţi crea pe baza acestui şablon.

(9) Deselectaţi foile de calcul.(10) Selectaţi butonul Save pentru a salva şablonul şi apoi selectaţi butonul Close din partea

dreaptă a barei de meniuri pentru a închide şablonul fără să închideţi programul.

25. Creaţi o nouă agendă de lucru pe baza şablonului obţinut la problema precedentă.REZOLVARE:

(1) Selectaţi New din meniul File. Se va deschide fereastra de dialog cu acelaşi nume.(2) Executaţi dublu clic pe pictograma Vânzări din pagina General. Se va deschide agenda de

lucru cu numele Vânzări1.(3) Introduceţi informaţiile necesare în această agendă şi salvaţi-o în dosarul Exerciţii, dându-i

şi un nume.

1.3.2. Probleme propuse

1. Deschideţi agenda de lucru Situaţie.xls şi efectuaţi următoarele operaţii: Creaţi un şablon pe baza acestei agende de lucru care va conţine structura, atributele

de formatare şi alte elemente constante (în acest caz ştergeţi doar notele elevilor). Salvaţi-l cu numele Situaţie şcolară;

Deschideţi o nouă agendă de lucru pe baza şablonului creat anterior şi salvaţi-o cu numele Situaţia2002 în dosarul Exerciţii.

Modificaţi titlul tabelului în Situaţia Şcolară SemestrulI 2002 şi scrieţi-l cu caractere aldine cu dimensiunea de 12;

Inseraţi în tabel încă o coloană pe care o veţi denumi Nota3 şi care va cuprinde a treia notă pentru fiecare elev; ştergeţi titlurile Nota1, Nota2, Nota3 şi introduceţi-le din nou utilizând de această dată tehnica AutoFill.

Creaţi o listă personalizată cu numele elevilor, preluând elementele acestei liste din tabelul dumneavoastră;

Ştergeţi numele elevilor şi introduceţ-le din nou cu ajutorul listei personalizate create anterior;

Modificaţi formula de calcul a mediei utilizând de această dată formula: =Nota1*podere1+Nota2*pondere2+Nota3*pondere3, unde pondere1, pondere2 şi

pondere3 se memorează în trei celule ale foii de calcul imediat sub tabel, într-o linie pe care o intitulaţi Ponderi;

Ascundeţi liniile în care sunt afişaţi elevii nepromovaţi şi apoi vizualizaţi-le din nou; Haşuraţi toate celulele corespunzătoare mediilor mai mici decât 5; Afişaţi cea mai mare medie precum şi numele studentului care a obţinut-o pe fundal

albastru; Stabiliţi un format predefinit pentru tabelul dumneavoatră (folosiţi comanda

Format→Autoformat). Ulterior renunţaţi la acest format. Trasaţi liniatura tabelului iar titlul tabelului încadraţi-l într-un chenar cu linie dublă; Copiaţi tabelul astfel creat în cea de-a doua foaie de calcul şi faceţi modificările

necesare astfel încât acesta să reflecte situaţia şcolară pe semestrul II; În Sheet3 creaţi un tabel recapitulativ cu situaţia şcolară pe întreg anul şi care să

cuprindă aceleaşi informaţii ca şi celelalte două tabele. Coloanele Nota1, Nota2, Nota3 vor conţine mediile notelor respective obţinute de fiecare elev în parte iar coloana Media va conţine mediile anuale ale fiecărui elev.

Redenumiţi foile de calcul astfel create, astfel: SemI, SemII, respectiv Anual; Faceţi setările necesare astfel încât în viitor la deschiderea unei agende de lucru să fie

active 5 foi de calcul; Închideţi agenda de lucru astfel creată.

2. Deschideţi agenda de lucru Costuri.xls şi efectuaţi următoarele operaţii: Afişaţi tabelul pe un fond de culoare galben deschis iar toate caracterele făceţi-le

aldine; Ajustaţi automat dimensiunile celulelor tabelului astfel încât şi cea mai lungă

informaţie să fie vizibilă; Înlăturaţi din tabel coloana care conţine costurile fixe, inseraţi o linie între titlul

tabelului şi tabel şi introduceţi aici costul fix. Ce se întâmplă cu valorile calculate din coloanele Cost Total şi Pondere CF în CT?

Explicaţi! Ataşaţi celulei care conţine costul fix, denumirea CostFix. Intoduceţi din nou formulele de calcul pentru costul total şi ponderea costului fix în

costul total utilizând tot adresa absolută a celulei care conţine costul fix. Puteţi adresa în mod absolut această celulă utilizând numele ataşat?

Copiaţi acest tabel, concomitent în foile de calcul Sheet2 şi Sheet3; Modificaţi valoarea costului fix în prima foaie de calcul, astfel încât modificarea să se

facă automat şi în celelate două foi de calcul; Inseraţi între Sheet2 şi Sheet3 concomitent 3 foi de calcul; Mutaţi aceste foi de calcul la sfârşitul grupului de foi; Înlăturaţi grupul respectiv din agenda de lucru; Creaţi câte o fereastră pentru fiecare foaie de calcul care conţine informaţii şi aranjaţi

aceste ferestre în cascadă pe ecran. Închideţi una din ferestre şi rearanjaţi ferestrele rămase pentru a ocupa spaţiul liber;

Închideţi toate ferestrele create în afară de cea iniţială şi agenda de lucru curentă, fără a părăsi programul Excel.

Reprezentarea grafică a datelor

1.3.3. Probleme rezolvate

1. Deschideţi agenda de lucru Agenda.xls şi activaţi prima foaie de calcul a acestei agende adică TrimI.

REZOLVARE:

Faceţi acest lucru aşa cum aţi învăţat în secţiunea anterioară.

2. Reprezentaţi grafic în coloane 2D, cantităţile vândute din fiecare produs în cele trei luni.REZOLVARE:

(1) Selectaţi domeniul de celule care conţine denumirile produselor (B5:B9) şi domeniul care conţine cantităţile vândute din fiecare produs în cele trei luni, respectiv D5:F9.

(2) Selectaţi Butonul Chart Wizard, aflat pe paleta More Buttons de pe bara de instrumente standard. Va fi afişată fereastra de dialog Chart Wizard în care este prezentat primul pas din cei patru pe care îi veţi urma.

(3) Dacă este cazul selectaţi opţiunea No din Office Assistant pentru a refuza propunerea de ajutor. Având selectată opţiunea Column din lista Chart Type, selectaţi ca subtip Clustered Column, prima opţiune din primul rând şi Selectaţi Next pentru a merge la pasul următor.

(4) Chart Wizard prezintă cum va arăta domeniul selectat în forma graficului cu coloane bidimensionale. Selectaţi butonul de opţiune Series In Rows şi Selectaţi Next, pentru a merge la pasul următor.

(5) Selectaţi pe rând toate etichetele din această casetă de dialog pentru a vă familiariza cu opţiunile existente. Selectaţi butonul Next pentru a accepta opţiunile prestabilite şi pentru a merge la pasul următor.

(6) La acest pas veţi indica unde va fi plasat graficul creat. Păstraţi şi în acest caz selectările prestabilite, adică graficul va fi plasat în foaia de calcul curentă a agendei de lucru curente. Selectaţi butonul Finish.

OBSERVAŢIE:Excel a legat graficul de datele pe baza cărora a fost construit. De aceea, graficul va fi redimensionat ori de câte ori veţi modifica datele. Verificaţi această afirmaţie!

3. Plasaţi graficul astfel creat la două linii distanţă de tabel începând cu prima coloană a foii de calcul.

REZOLVARE:

(1) Plasaţi indicatorul mouse-ului pe grafic, în apropierea marginii lui.(2) Când este afişată o casetă explicativă cu textul Chart Area, blocaţi butonul din stânga al

mouse-ului şi trageţi graficul până când acesta ajunge în poziţia dorită.

4. Introduceţi pentru graficul dumneavoastră titlul, Situaţia cantitativă a vânzărilor şi subtitlul TrimI 2002.

REZOLVARE:

(1) Având graficul selectat executaţi clic dreapta pe suprafaţa lui şi selectaţi opţiunea Chart Options din meniul contextual. Va fi afişată fereastra de dialog cu acelaşi nume.

(2) Selectaţi eticheta Titles pentru a activa pagina respectivă a casetei de dialog.(3) Tastaţi în rubrica de editare Chart Title, Situaţia cantitativă a vânzărilor şi selectaţi OK.(4) Plasaţi punctul de inserare la sfârşitul titlului, apăsaţi Enter şi tastaţi TrimI 2002.(5) Executaţi clic undeva în cadrul graficului pentru a încheia introducerea titlului.

5. Modificaţi culoarea titlului graficului în albastru şi subliniaţi-l.REZOLVARE:

(1) Executaţi clic dreapta pe titlul tabelului şi selectaţi comanda Format Chart Title din meniul contextual. Va fi afişată fereastra de dialog Format Chart Title.

(2) Selectaţi eticheta Font şi alegeţi culoarea albastru din paleta de culori a rubricii de listare Color.

(3) Din rubrica de listare Underline selectaţi Single.

(4) Selectaţi butonul OK pentru a închide fereastra de dialog.

6. Înlocuiţi etichetele numerice de pe axa x care marchează cele trei serii de date, cu numele lunilor respective.

REZOLVARE:

(1) Selectaţi celulele care coţin titlurile coloanelor ce cuprind cantităţile vândute, respectiv D4:F4.

(2) Selectaţi butonul Copy din bara de instrumente standard.(3) Selectaţi axa x executând clic pe ea. Când axa x este selectată, este încadrată la capete de

două pătrăţele de culoare neagră.(4) Selectaţi butonul Paste din Bara de instrumente de formatare. Etichetele seriilor vor fi

înlocuite cu numele lunilor.

7. Modificaţi criteriul de formare al seriilor de date în graficul dumneavoastră de la cel pe rânduri la cel pe coloane.

REZOLVARE:

(1) Executaţi clic dreapta pe suprafaţa graficului, Chart Area şi selectaţi comanda Data Source din meniul contextual. Va fi afişată fereastra de dialog Data Source.

(2) Selectaţi eticheta Data Range şi bifaţi butonul de opţiune Series In Columns.(3) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog. Remarcaţi cum s-a modificat

semnificaţia informaţiei pe care o obţineţi din acest grafic faţă de cel anterior.

8. Micşoraţi scala de reprezentare a cantităţilor vândute pe axa y, pentru a afişa mai multe etichete de-a lungul axei şi în acelaşi timp măriţi cantitatea maximă reprezentată pe axă.

REZOLVARE:

(1) Executaţi clic dreapta pe numerele de pe axa y şi alegeţi Format Axis din meniul contextual.(2) În fereastra de dialog Format Axis selectaţi eticheta Scale.(3) În rubrica de editare Maximum introduceţi o cifră mai mare decât cea stabilită automat.(4) În rubrica de editare Major Unit introduceţi o cifră mai mică decât cea afişată deja.(5) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog. Observaţi modificările ce apar,

păstraţi-le dacă vă convin dacă nu reveniţi la valorile iniţiale.OBSERVAŢIE:Dacă modificaţi semnificativ datele sursă, s-ar putea ca scara întregului grafic să se modifice. De exmplu, dacă introduceţi pentru un produs o cantitate vândută foarte mare, celelalte coloane se reduc aproape la zero pentru a respecta reprezentarea la scară.

9. Adăugaţi un produs în tabelul dumneavoastră, întroduceţi toate datele referitoare la acest produs şi actualizaţi graficul pentru ca acesta să reflecte noile valori.

REZOLVARE:

(1) Introduceţi valorile pentru noua înregistrare în tabel.(2) Selectaţi celula care conţine denumirea produsului şi trageţi această celulă în zona

graficului. Eliberaţi butonul mouse-ului; va fi afişată fereastra de dialog Paste Spcial.(3) În zona Add Cells As, bifaţi butonul de opţiune New Point(s) pentru ca valoarea din celula

respectivă să fie adăugată în grafic ca un nou element de reprezentat. Dacă inseraţi o coloană care conţinea cantităţile vândute în luna aprilie de exemplu, aţi fi adăugat aceste valori ca o nouă serie în graficul existent bifând butonul de opţiune New Series.

(4) Bifaţi caseta de validare Categories (X Labels) In First Column, pentru ca denumirea produsului să fie afişată ca etichetă pe axa x.

(5) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

(6) Selectaţi celulele ce conţin cantităţile vândute din acest produs în cele trei luni şi trageţi această selecţie pe grafic.

(7) În fereastra de dialog Paste Special, bifaţi doar butonul radio New Point(s) din zona Add Cells As.

(8) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog.

10. Finalizaţi crearea graficului stabilind pentru acesta un fundal şi un chenar.REZOLVARE:

Pentru aceasta, procedaţi astfel:(1) Executaţi clic dreapta pe suprafaţa graficului, Chart Area şi alegeţi Format Chart Area din

meniul de context.(2) În fereastra de dialog Format Chart area selectaţi eticheta Patterns.(3) În zona Border, bifaţi butonul de opţiune Custom, pentru a stabili dumneavoastră formatul

chenarului ce va încadra graficul.(4) Din rubrica de listare Style, alegeţi primul format de chenar cu model.(5) În rubrica de listare color, alegeţi culoarea albastru mai deschis.(6) În rubrica de listare Weight selectaţi linia cu lăţimea cea mai mare.(7) Bifaţi caseta de validare Shadow pentru a adăuga efectul de umbră chenarului.(8) Selectaţi butonul Fill Effects, pentru a stabili formatul fundalului pentru graficul

dumneavoastră.(9) În pagina Gradient a casetei de dialog Fill Effects, selectaţi butonul de opţiune From Center

din zona Shading Style.(10) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog Fill Effects; selectaţi butonul

OK, pentru a închide fereastra de dialog Format Chart Area.

1.3.4. Probleme propuse

1. Deschideţi agenda de lucru Costuri.xls şi reprezentaţi grafic în 3D, seria costurilor variabile pentru toate produsele. Asupra graficului astfel creat, efectuaţi următoarele modificări:

Plasaţi graficul în partea dreaptă a tabelului; Adăugaţi un titlu graficului pe care încadraţi-l într-un chenar; Adăugaţi titluri sugestive ambelor axe pe care de asemenea încadraţi-le într-un chenar; Afişaţi în grafic şi sursa de date care a stat la baza trasării graficului respectiv. Plasaţi legenda graficului în partea stângă a acestuia. Afişaţi etichetele axei x vertical orientate de jos în sus; reveniţi la afişarea pe

orizontală a acestor etichete; Aplicaţi etichetelor axei y, formatul General înlăturând astfel formatul Currency care

încarcă nejustificat diagrama; Adăugaţi un produs în tabelul dumneavoastră şi apoi actualizaţi graficul; Inseraţi o coloană în tabel care să cuprindă costurile (cheltuielile) excepţionale pentru

fiecare produs şi actualizaţi graficul, pentru a reflecta noua situaţie.2. În agenda de lucru Costuri.xls reprezentaţi grafic ponderea costurilor fixe în costurile variabile

pentru fiecare produs, efectuând următoarele operaţii: Efectuaţi reprezentarea grafică sub formă de plăcintă (Pie) 3D; Adăugaţi un titlu şi un subtitlu graficului astfel obţinut; Modificaţi poziţia, culorile şi fontul legendei; Modificaţi culorile utilizate în reprezentarea datelor; Afişaţi pe sectoarele diagramei şi valorile reprezentate (ponderile); Schimbaţi tipul de reprezentare grafică a datelor (tipul graficului) din plăcintă (Pie) în

covrig (Doughut), tot 3D. 3. Deschideţi agenda de lucru Situaţie.xls şi reprezentaţi grafic seriile tuturor notelor obţinute de toţi

studenţii în semestrul I, efectuând următoarele operaţii: Reprezentaţi grafic aceste date în coloane 3D într-o nouă foaie de calcul; Trasaţi o linie de tendinţă (trend) în acest grafic; Schimbaţi culorile utilizate în reprezentarea datelor; Schimbaţi acest tip de reprezentare grafică cu un tip de reprezentare grafică

personalizată.4. În agenda de lucru Situaţie.xls, reprezentaţi grafic într-o nouă foaie de calcul seriile notelor

obţinute de un student în ambele semestre. Adică pe acelaşi grafic, reprezentaţi comparativ cele trei note obţinute de studentul respectiv în semestrul I, respectiv semestrul II.

Lucrul cu listele

1.3.5. Probleme rezolvate

1. Deschideţi o nouă agendă de lucru în care veţi crea o listă ce va conţine date referitoare la aprovizionările făcute de dumneavoastră. Salvaţi această listă cu numele Aprovizionare.

REZOLVARE:

Faceţi acest lucru aşa cum aţi învăţat în secţiunile precedente.

2. Introduceţi titlul listei Aprovizionare 2002 în celula A1 şi numele câmpurilor pe care le veţi memora în listă şi anume: Numar factura, Denumire produs, Data cumpărării, Cod fiscal, Denumire furnizor, Oraşul, Valoare în rândul doi al foii de calcul începând cu celula A2. Introduceţi de asemenea prima înregistrare în foaia de calcul.

OBSERVAŢIE:O listă este un tabel de date corelate între ele ce vă permite să localizaţi şi să evaluaţi rapid anumite

informaţii. Fiecare linie a listei conţine o înregistrare care conţine toate informaţiile despre o

componentă a listei, informaţii care se memorează în câmpuri (celule din listă). În partea de sus a

fiecărei coloane, apare numele acesteia care reprezintă numele câmpului. O coloană conţine câmpuri

ce memorează informaţii ce au aceeaşi semnificaţie.

3. Mai introduceţi în listă încă 14 înregistrări, utilizând de această dată un formular pentru intoducerea datelor.

REZOLVARE:

Introducerea înregistrărilor cu ajutorul unui formular de date, se face astfel:(1) Selectaţi celula A3 şi apoi selectaţi comanda Form din meniul Data. În acest moment

programul analizează linia numelor câmpurilor şi conţinutul primei înregistrări şi crează formularul de date care este afişat pe ecran.

(2) Formularul de date creat afişează conţinutul câmpurilor primei înregistrări. Pentru a adăuga o nouă înregistrare, selectaţi butonul New. Excel şterge conţinutul rubricilor de editare permiţându-vă să introduceţi datele noii înregistrări.

(3) Intoduceţi datele noii înregistrări în rubricile de editare respective, folosind tasta Tab pentru a trece de la un câmp la altul.

(4) Selectaţi butonul New sau apăsaţi tasta Enter pentru a adăuga înregistrarea în lista dumneavoastră. Toate înregistrările noi vor fi adăugate la sfârşitul listei.

(5) Procedaţi în aceeaşi manieră până introduceţi toate înregistrările. Atunci când completaţi un câmp, puteţi copia conţinutul aceluiaşi câmp din înregistrarea precedentă apăsând Ctrl+” (ghilimele).

(6) Selectaţi butonul Close atunci când doriţi să închideţi formularul de date.ATENŢIE:Nu apăsaţi Enter până nu completaţi toate câmpurile înregistrării! În caz contrar programul va insera

în listă noua înregistrare incompletă.

Când introduceţi o dată calendaristică într-o rubică, utilizaţi un format recunoscut de programul Excel

(vezi Format Cells→Number→Date).

4. Aplicaţi datelor din coloana Valoare, formatul Currency.REZOLVARE:

Seclectaţi celulele care conţin date şi selectaţi butonul Currency din bara de instrumente de formatare.

5. Căutaţi în listă toate înregistrările care conţin un anumit produs (stabiliţi dumneavoastră denumirea produsului pe care îl veţi căuta).

REZOLVARE:

(1) Plasaţi indicatorul de celulă undeva în prima înregistrare, pentru a începe de aici căutarea.(2) Selectaţi comanda Data→Form pentru a activa formularul de date.(3) Selectaţi butonul Find Next. Programul afişează a doua înregistrare. În colţul din dreapta

sus, se afişează câte înregistrări sunt în listă şi care este înregistrarea curentă.(4) Selectaţi butoanele Find Preview şi Find Next pentru a naviga înainte şi înapoi prin listă.

Această metodă este extrem de ineficientă în cazul listelor de mari dimensiuni. În acest caz, puteţi proceda în felul următor:

(1) În formularul de date selectaţi butonul Criteria. Va fi afişat un formular de criterii care seamănă cu un formular de date necompletat.

(2) Pentru a găsi înregistrarea sau înregistrările care conţin un anumit produs, introduceţi în rubrica de editare Denumire Produs, denumirea produsului pe care vreţi să-l căutaţi.

(3) Selectaţi butonul Find Next. Programul afişează formularul de date în care apare prima înregistrare ce îndeplineşte criteriul definit. Selectaţi din nou butonul Find Next şi programul afişează următoarea înregistrare ce satisface criteriul. Continuaţi în această manieră până ajungeţi la sfârşitul listei.

(4) Selectaţi butonul Criteria pentru a reveni la formularul în care aţi definit criteriul de căutare şi selectaţi butonul Clear pentru a elimina criteriul de căutare.

(5) Reveniţi la formularul de date selectând butonul Form.OBSERVAŢIE:În definirea criteriilor de căutare puteţi folosi următorii operatori de comparare: =, <, >, <=, >=, <>. De asemenea puteţi introduce caractere de înlocuire, folosind simbolurile * sau ? pentru un şir de text.

6. Ştergeţi o înregistrare din listă.REZOLVARE:

(1) Localizaţi în listă înregistrarea pe care vreţi să o ştergeţi procedând ca la problema precedentă.

(2) Când înregistrarea este afişată în formularul de date, selectaţi butonul Delete. Excel afişează o casetă de avertizare prin care vă atenţionează că înregistrarea va fi ştearsă definitiv (nu poate fi recuperată cu comanda Undo).

(3) Selectaţi butonul OK. Excel şterge înregistrarea şi afişează formularul de date pentru o nouă înregistrare.

7. Adăugaţi un cod de sortare listei astfel create pentru a putea reveni la ordinea iniţială după efectuarea unor sortări asupra înregistrărilor din listă.

REZOLVARE:

(1) Inseraţi o coloană în stânga coloanei A şi introduceţi Nr.crt ca nume pentru această coloană.(2) În celula A3 tastaţi 1 şi apăsaţi tasta Enter.(3) Ţineţi apăsată tasta Ctrl şi trageţi marcajul de umplere din colţul din dreapta jos al celulei

selectate până la ultima înregistrare.

8. Sortaţi datele listei după data cumpărării, denumirea produsului şi valoare.REZOLVARE:

Pentru a sorta datele după trei criterii, procedaţi astfel:(1) Selectaţi toate înregistrările din listă inclusiv denumirile câmpurilor.(2) Selectaţi comanda Sort din meniul Data. Va fi afişată fereastra de dialog Sort.(3) Selectaţi în rubrica de listare Sort By, ca prim criteriu de sortare, Data cumpărării. Bifaţi

butonul de opţiune Descending, pentru ca sortarea înregistrărilor să se facă în ordinea descrescătoare a datei cumpărării.

(4) Selectaţi în rubrica de listare Then By, pentru a defini al doilea criteriu de sortare, coloana Denumire Produs.

(5) În rubrica de listare Then By selectaţi coloana Valoare, care va constitui al treilea criteriu de sortare.

(6) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog şi pentru a sorta datele după criteriile definite.

9. Faceţi modificările necesare astfel încât atunci când derulaţi lista cu înregistrări pentru a vedea rezultatele sortării (în cazul unor liste de mari dimensiuni), titlurile coloanelor să fie păstrate vizibile în partea superioară a ferestrei.

REZOLVARE:

(1) Derulaţi foaia de calcul până când linia ce conţine titlurile coloanelor ajunge în partea superioară a ecranului.

(2) Selectaţi celula A3 şi alegeţi comanda Split din meniul Window pentru a plasa, deasupra celulei selectate pe orizontală, o bară de divizare.

(3) Folosiţi bara de derulare; veţi vedea că titlurile coloanelor rămân vizibile în timp ce înregistrările din al doilea panou sunt derulate. Pentru a elimina divizarea selectaţi comanda Window→Unsplit.

Puteţi face acest lucru şi utilizând comanda Freeze Panes (îngheţarea panourilor) astfel: selectaţi linia aflată sub cea pe care doriţi să o blocaţi şi alegeţi comanda Window→Freeze Panes.

10. Rearanjaţi datele în ordinea iniţială în care se aflau acestea înainte de sortare.REZOLVARE:

Pentru aceasta selectaţi întreaga listă (inclusiv titlurile coloanelor) şi Selectaţi butonul Sort Ascending din bara de instrumente standard. Utilizarea acestui buton are ca efect, sortarea datelor din domeniul selectat, folosind drept criteriu implicit prima coloană din domeniu.

11. Adăugaţi în listă o coloana Valoare TVA care va conţine câmpuri calculate.REZOLVARE:

(1) Introduceţi titlul coloanei în celula H2.(2) În celula H3, introduceţi formula =G3*19% .(3) Utilizând tehnica AutoFill, copiaţi formula şi în câmpul respectiv din celelalte înregistrări.

La adăugarea de noi înregistrări, valorile din această coloană vor fi calculate şi afişate automat.

12. Filtraţi datele din listă astfel încât să fie afişate numai înregistrările care conţin un produs (îl alegeţi dumneavoastră) şi a cărui valoare de achiziţie este mai mică sau egală cu o valoare pe care o alegeţi tot dumneavoastră.

REZOLVARE:

(1) Derulaţi foaia de calcul până când linia ce conţine titlurile coloanelor ajunge în partea superioară a ecranului.

(2) Din meniul Data selectaţi Filter şi apoi AutoFilter. Excel afişează butoane cu săgeţi în dreptul fiecărei denumire de câmp.

(3) Selectaţi butonul cu săgeată al câmpului Denumire Produs. Selectaţi din lista care apare produsul care doriţi să fie afişat. Excel filtrează imediat toate înregistrările care conţin produsul ales de dumneavoastră şi le ascunde pe celelalte.

(4) Selectaţi butonul cu săgeată al câmpului Valoare şi selectaţi Custom. Această opţiune vă permite să creaţi un filtru personalizat.

(5) În fereastra de dialog Custom AutoFilter selectaţi operatorul Is Less Than Or Equal To iar din rubrica de listare alăturată selectaţi valoarea dorită.

(6) Selectaţi butonul OK, pentru a închide fereastra de dialog. Excel selectează înregistrările şi afişează rezultatele. Programul păstrează numerele de ordine ale înregistrărilor şi schimbă culoarea săgeţii corespunzătoare câmpurilor Denumire Produs şi Valoare, indicând astfel ce coloane au fost folosite pentru filtrare.

13. Înlăturaţi filtrele aplicate la problema precedentă astfel încât toate înregistrările să fie vizualizate.REZOLVARE:

Puteţi elimina ambele filtre selectând din meniul Data comanda Filter→Show All sau puteţi de asemenea înlătura filtrele pe rând, selectând butonul cu săgeată al câmpurilor utilizate la filtrare şi alegând opţiunea All.

14. Filtraţi datele pentru a obţine valorile achiziţiilor mai mari decât 100.000 pe care le-aţi făcut în ultimul an de la doi furnizori.

REZOLVARE:

Pentru a rezolva această problemă, trebuie să creaţi un filtru complex:(1) Inseraţi patru linii deasupra listei dumneavoatră.(2) În prima linie introduceţi numele câmpurilor Data Cumpărării, Valoare şi Denumire

Furnizor, având grijă să le scrieţi exact ca în listă.(3) În a doua linie, introduceţi în celula A2 semnul > (mai mare) urmat de dată, în celula B2

introduceţi >100000 iar în celula C3 introduceţi numele primului furnizor.(4) În al treilea rând introduceţi aceleaşi valori ca şi în rândul doi, cu deosebirea că în celula D3,

introduceţi numele celui de-al doilea furnizor.(5) Selectaţi orice celulă din listă şi selectaţi Data →Filter→AutoFilter.(6) Întroduceţi în fereastra de dialog referinţele domeniului din listă şi a domeniului de criterii,

inclusiv ambele seturi de nume de câmpuri şi selectaţi butonul OK.(7) Excel extrage datele solicitate din listă.(8) Pentru a reveni la lista iniţială selectaţi Data→Filter→Show All.

15. Totalizaţi valorile achiziţiilor făcute de la fiecare furnizor în parte, utilizând aşa numita tehnică consolidare, pusă la dispoziţie de programul Excel.

REZOLVARE:

(1) Mutaţi cele două coloane pe care doriţi să le consolidaţi Denumire Furnizor şi Valoare una lângă cealaltă.

(2) Mergeţi în foaia de calcul Sheet2 şi introduceţi în celula A1 Furnizor iar în celula A2 Valoare.

(3) Selectaţi celula A2 şi alegeţi Consolidate din meniul Data. Se va deschide fereastra de dialog cu acelaşi nume.

(4) În rubrica de listare Function, păstraţi funcţia Sum afişată deja.(5) Selectaţi rubrica de editare Reference, apoi selectaţi eticheta Sheet1. Excel va introduce

numele foii respective.(6) Selectaţi domeniul care conţine denumirile furnizorilor şi valorile aprovizionărilor, F6:G13.(7) În zona Use Labels In, selectaţi opţiunea Left Column, pentru ca Excel să folosească

înregistrările din coloana Denumire Furnizor ca etichete în tabelul consolidat.(8) Bifaţi caseta de validare Create Links To Source Data pentru a lega cele două foi de calcul

prin date.(9) Selectaţi butonul OK, pentru a efectua consolidarea. Excel a introdus denumirile furnizorilor

ca titluri în coloana Furnizor şi a adăugat valorile aprovizionărilor de la fiecare furnizor în parte şi a introdus rezultatele în coloana Valoare. Pentru a vedea informaţiile ascunse, selectaţi butoanele cu semnul plus din stânga liniilor.

OBSERVAŢIE:Pentru consolidarea datelor din mai multe foi de calcul, datele din foile de calcul respective trebuie să

fie aranjate în acelaşi mod. Daca numele furnizorilor sunt scrise în coloana A, în prima foaie de

calcul trebuie să apară în prima coloană şi în celelate foi de calcul care participă la

consolidare.Toate foile de calcul trebuie să conţină aceleaşi nume ale clienţilor, aranjate în aceeaşi

ordine. După ce configuraţi o foaie de calcul pentru consolidare, selectaţi domeniul de destinaţie şi

alegeţi Consolidate din meniul Data. Selectaţi o funcţie, scrieţi o referinţă la prima foaie de calcul

sursă, Selectaţi Add, introduceţi o referinţă la a doua foaie de calcul şi aşa mai departe. Executaţi clic

apoi pe butonul OK pentru ca programul să execute consolidarea.

16. Centralizaţi datele din lista curentă utilizând altă facilitate oferită de programul Excel şi anume tabelele pivot.

REZOLVARE:

Pentru a crea un tabel pivot, urmaţi paşii:(1) Selectaţi prima celulă din zona de date a listei, A6.(2) Selectaţi PivotTable And Pivot Chart Report din meniul Data pentru a deschide prima casetă

de dialog din cele patru ale rutinei PivotTable And Pivot Chart Wizard.(3) Pentru a crea un tabel pivot dintr-o listă Excel, selectaţi butonul Next. Pentru a crea un tabel

pivot se poate folosi o listă Excel, o bază de date Access sau SQL, sau mai multe domenii.(4) Selectaţi domeniul de date din listă, A6:H13 şi Selectaţi butonul Next.(5) Selectaţi butonul Finish. Excel va insera o foaie de calcul în stânga foii curente şi va afişa

bara cu instrumente PivotTable.(6) Plasaţi indicatorul mouse-ului pe Denumire Produs de pe bara de instrumente. În caseta

ScreenTips va fi afişat numele întreg al câmpului. Trageţi butonul acestui câmp în zona liniilor.

(7) Trageţi butonul câmpului Denumire Furnizor în zona coloanelor apoi trageţi butonul câmpului Valoare în zona datelor. Excel a calculat totalul aprovizionărilor pe produse, pe furnizori precum şi totalul general.

OBSERVAŢIE:

Câmpurile Denumire Produs şi Denumire Furnizor au săgeţi care seamănă ca aspect şi funcţie cu cele utilizate în cazul filtrelor. Puteţi astfel filtra utilizând aceleaşi principii, un tabel pivot.

17. Actualizaţi un tabelul pivot astfel creat după efectuarea unor modificări în sursa de date.REZOLVARE:

(1) Modificaţi sursa de date, lista prin adăugarea unor înregistrări, ştergere de înregistrări dau modificarea unor date ale înregistrărilor.

(2) Mergeţi în foaia de calcul în care se află tabelul pivot şi selectaţi orice celulă a acestuia.(3) Selectaţi butonul Refresh Data din bara de instrumente PivotTable sau alegeţi comanda

Refresh Data din meniul Data.

18. Reprezentaţi tabelul pivot astfel creat, într-o diagramă pivot.REZOLVARE:

(1) Selectaţi butonul Chart Wizard de pe bara de instrumente PivoteTable. Wizard-ul va reprezenta datele din tabelul pivot sub forma unui grafic cu coloane, într-o nouă foaie de calcul apoi va afişa bara de instrumente Chart.

(2) Selectaţi săgeata Denumire Furnizor şi deselectaţi câteva denumiri astfel încât să rămână doar doi furnizori, apoi Selectaţi OK.

1.3.6. Probleme propuse

1. Deschideţi foaia de calcul Situaţie.xls şi efectuaţi următoarele operaţii: Creaţi într-o foaie de calcul a acestei agende o listă utilizând datele din prima foaie de

calcul a agendei Situaţie.xls. Deci numele de câmpuri din această listă vor fi: Nr. crt, Nume Prenume, Nota1, Nota2, Nota3, Media;

Adăugaţi încă zece înregistrări în această listă utilizând formularul de date; Căutaţi toţi elevii vare au obţinut media 7.50; Căutaţi toţi elevii care au nota1 mai mare ca 8 şi nota2 mai mare sau egală cu 7; Sortaţi datele în ordinea descrescătoate a mediilor iar pentru elevii care au aceeaşi

medie stabiliţi ca al doilea criteriu de sortare, ordinea alfabetică a numelui; Reveniţi la ordinea iniţială a înregistrărilor (cea precedentă sortării); Vizualizaţi doar elevii care au media mai mare sau egală cu 7 iar nota3 este cuprinsă

între 8 şi 10 inclusiv; Vizualizaţi doar studenţii a căror nume încep cu un grup de patru litere pe care le

stabiliţi dumneavoastră în funcţie de înregistrările pe care le aveţi. Vizualizaţi primii zece elevi care au obţinut cele mai mari medii; Vizualizaţi ultimii 5 elevi care au obţinut cele mai mici medii (ultimile cinci medii); Utilizând tehnica consolidării număraţi câte note de 10 s-au obţinut, câte de 9, câte de

8, etc luând în calcul notele din cele trei câmpuri Nota1, Nota2 şi Nota3;2. Creaţi într-o nouă agendă de lucru o listă ce va conţine Jurnalul facturilor emise, efectuând

următoarele operaţii: Deschideţi o nouă agendă de lucru, introduceţi titlul listei Jurnalul facturilor emise şi

numele câmpurilor: , Data emiterii, Nr. factură, Denumire produs, Denumire beneficiar, Cantitate;

Intoduceţi înregistrările în listă astfel încât să aveţi mai multe facturi emise la aceeaşi dată, mai multe produse cumpărate de un furnizor şi un produs cumpărat de mai mulţi furnizori;

Căutaţi în listă toate înregistrările care conţin un anumit produs pe care îl alegeţi dumneavoastră în funcţie de datele pe care le-aţi introdus;

Căutaţi în listă toate înregistrările ce vizează beneficiarii a căror denumire începe cu un grup de patru litere, pe care de asemenea le stabiliţi dumneavoastră în funcţie de datele inroduse;

Localizaţi în listă prima înregistrare referitoare la o vânzare făcută la o anumită dată; Ordonaţi înregistrările listei în ordinea crescătoare a datei, a numărului facturii şi a

denumirii produselor; Adăugaţi în listă câmpurile: Preţ, Valoare, Valoare TVA (Valoare*19%); Împărţiţi fereastra în două panouri, pe verticală astfel încât la derularea câmpurilor

înregistrărilor, câmpurile Data emiterii şi Nr. factura să rămână vizibile (fixe) pe ecran. Faceţi acest lucru, utilizând ambele metode oferite de comenzile meniului Window;

Vizualizaţi toate operaţiunile de vânzare către un beneficiar; Vizualizaţi toate produsele vândute unui beneficiar într-o anumită perioadă; Vizualizaţi primele cinci cele mai mari valori ale vânzărilor; Filtraţi înregistrările listei, astfel încât să obţineţi cantităţile mai mari de o anumită

valoare vândute dintr-un produs către trei beneficiari. Veţi crea pentru aceasta, un filtru avansat în care veţi specifica: Denumire produs, Denumire beneficiar, Cantitate;

Creaţi un tabel centralizator în care să totalizaţi cantităţile vândute din fiecare produs. Utilizaţi pentru această, tehnica consolidării datelor;

Creaţi un tabel centralizator în care să totalizaţi valorile vânzărilor către fiecare beneficiar în parte;

Creaţi un tabel pivot în care să totalizaţi valoarea vânzărilor pe fiecare produs, pe fiecare beneficiar şi per total;

Coloraţi fondul celulelor care coţin cea mai mare valoare a vânzărilor pentru un beneficiar respectiv cea mai mare valoare a vânzărilor pentru un produs, cu mov;

Ataşaţi acestor celule ce conţin valorile maxime comentariile: Conţine valoarea maximă a vânzărilor pe produs, respectiv Conţine valoarea maximă a vânzărilor pe fiecare beneficiar;

Trageţi câmpul Data emiterii în zona Drop Page Fields Here, având astfel posibilitatea de a obţine informaţiile oferite de tabelul pivot atât pentru toate înregistrările listei cât şi pentru vânzările de la o anumită dată;

Reprezentaţi grafic tabelul pivot astfel creat; Modificaţi tipul diagramei, alegând tipul coloane bidimensionale; Modificaţi încă o dată reprezentarea grafică alegând tipul de diagramă Pie,

tridimensională. Afişaţi pe sectoarele diagramei şi procentele pe care le reprezintă fiecare valoare reprezentată din total;

Adăugaţi, eliminaţi înregistrări sau modificaţi câmpuri în lista iniţială şi actualizaţi tabelul pivot;