Tirons-nous parti des possibilités d’approvisionnement stratégique?

Tirons-nous parti des possibilités d’approvisionnement stratégique?

• Marché éducationnel collaboratif de l’Ontario (MECO) - Stephen Whittaker

• Regroupement des gestionnaires d’approvisionnement des universités québécoises (RGAUQ) - Denys Bussières

• Interuniversity Services Inc.- Julie Nielsen

Aider les établissements publics de l’Ontario à Aider les établissements publics de l’Ontario à MIEUXMIEUX

faire des affairesfaire des affaires

Association canadienne du personnel administratif universitaire

17 juin 2008

Stephen Whittaker, chef de l’exploitation

État actuel de l’approvisionnement, ou sourçage, stratégique Au sein des établissements

– Contrôle réparti vs. centralisé– Liberté universitaire

• Stratégique vs. non stratégique?• Application « sans nuance »?

Entre établissements– Nombreux exemples de réussite :

• Universités : OUPMA, UPG, ++• Collèges : plus de 10 groupes d’achats régionaux en Ontario• Commissions scolaires : Catholic School Board Services

Associationo Services publics, avantages sociaux des employés, TI, services

financiers, ++ pour près de 50 commissions scolaires

Que faut-il…

Poursuivre l’excellent travail de collaboration qui se fait à l’heure actuelle– Plus de catégories de dépenses– Plus de participants

Tirer parti de l’expertise dans diverses catégories pour augmenter la valeur offerte

Faciliter l’accès aux contrats par les utilisateurs

Mesurer le rendement – démontrer la valeur auprès de tous les groupes visés, favoriser les appuis et stimuler la participation

Avantages possibles…

Meilleures offres visant davantage de produits et services

Qualité supérieure, meilleur service

Plus d’économies concrètes puisque plus de personnes utilisent les contrats

Bassin de fournisseurs restreint – moins grande prolifération de fournisseurs

Approvisionnement électronique – automatisation des processus, de l’approvisionnement jusqu’au paiement

Rapports granulaires – qui consacre des dépenses à quoi, auprès de qui?

6

Dépenses annuelles en achatsAnnée financière 2005Millions de dollars

Analyse des dépenses – 9 des 116 établissements ontariens

(représentent environ 25 % des 4,4 milliards de dollars consacrés à ce secteur)

Dépenses totales en

achats

Total des dépenses

d’achats offrant une marge de

manoeuvre

Dépenses offrant un

certain potentiel

Dépenses intouchables1

Catégories de dépenses offrant le plusde potentiel

1 443 $ 375 $

1 068 $ 675 $

393 $

• 7 catégories, p. ex. construction de bâtiments, etc.

• 53 autres catégories propices au sourçage

12 catégories à fort potentiel :

• Achat par tous les établissements

• Fort potentiel d’économies

• Sources communes d’approvisionnement

• Relativement facile de réaliser des économies

1Inclut les catégories Construction de bâtiments, Services d’ingénierie et d’architecture, Installations – rénovation, améliorations, Installations – espace, Installations – Services publics, Équipement et fournitures générales du secteur public, et Autres dépenses personnelles

7

Dépenses normalisées excluant les dépenses non récurrentes Résultat : possibilités de dépenses de base de l’ordre de 351 M$…

Dépenses de base ajustées et estimation des économies

Catégorie Dépenses totales ($)Dépenses totales admissibles ($)1

Plage d’économies projetées (%) Plage d’économies projetées (%)

Inf. (%) Sup. (%) Inf. ($) Sup. ($)

Équipement et fournitures de laboratoire 91 714 730 $ 91 714 730 $ 6 % 11 % 5 502 884 $ 10 088 620 $

Matériel informatique 82 414 057 70 157 809 9 % 19 % 6 314 203 13 329 984

Meubles et accessoires 46 835 480 46 835 480 15 % 20 % 6 833 297 9 175 070

Entretien, réparation et révision 41 245 840 40 889 002 5 % 10 % 2 044 450 4 088 900

Télécommunications 31 639 892 13 009 467 10 % 15 % 1 300 947 1 951 420

Publipostage direct, impression commerciale

28 355 977 26 069 845 20 % 25 % 5 213 969 6 517 461

Fournitures de bureau 19 391 041 18 423 301 19 % 24 % 3 500 427 4 421 592

Photocopieurs 18 152 000 15 779 920 13 % 18 % 2 051 390 2 840 386

Autre équipement de bureau 15 326 509 13 493 076 7 % 12 % 944 515 1 619 169 Fournitures d’entretien et de conciergerie

9 285 426 9 285 426 8 % 13 % 742 834 1 207 105

Uniformes, accessoires, autres instruments

5 068 151 2 419 159 14 % 19 % 338 682 459 640

Périphériques d’ordinateurs 3 131 320 2 590 980 16 % 21 % 414 557 544 106

TOTAL 392 560 423 $ 350 668 195 $ 9 % 14 % 35 202 154 $ 56 243 454 $

Note : Les économies projetées peuvent varier d’un établissement à l’autre; les économies sont estimées pour la période de mise en œuvre du MECO, soit 5 ans, lorsque tous les contrats suggérés auront été normalisés.

...et des économies possibles de l’ordre de 35 à 56 M$

Extrapolation…

Estimation plus modeste des économies, de 4 à 12 % pour : – 65 catégories de dépenses– 116 établissements en Ontario

Économies annuelles possibles = de 132 à 396 millions de dollars par année

Cible du MECO = 375 millions de dollars sur 5 ans

Économies associées au sourçage stratégique dans le secteur universitaire*toutes les données sont en millions de dollars

9

10

Mission du MECO en matière de sourçage stratégique1. Générer une valeur commerciale mesurable par la création

d’une organisation accessible offrant des services professionnels centralisés, qui optimise les avantages financiers et non financiers de relations avec des tiers

2. Établir des liens de « conseiller de confiance » avec les établissements, axés sur la transparence et un travail de collaboration constant dans le but de donner des résultats mesurables

3. Fournir soutien, formation et assistance aux établissements qui cherchent à parfaire les compétences du personnel responsable du sourçage et de l’approvisionnement

Gammes de services Propositions de valeur exceptionnelle

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Accès à une veille stratégique pour les achats non disponible auparavant, qui s’appuie sur des faits et mesure les coûts directs… s’adresse aux établissements dans leur ensemble, à un sous-secteur, à un groupe d’établissements et à des établissements ciblés… afin d’appuyer les décisions de gestion et les négociations avec les fournisseurs; les économies d’échelle et notre pouvoir d’achat nous permettent de recourir à des services d’analyse qu’aucun établissement ne pourrait s’offrir individuellement

Offre sans frais annuels, sans frais d’utilisation, sans frais d’entretien – accès inégalé à de nombreux fournisseurs, fonctions haut de gamme, mécanismes d’achat, de réception et de paiement, prix réduits (grâce à l’efficacité accrue, chez les fournisseurs, et à une plus forte concurrence)

Ensemble d’offres de services propres au secteur, conçues pour le secteur et régies par le secteur, qui placent incontestablement les intérêts des établissements et du milieu de l’enseignement supérieur au premier plan

Marché électronique

Sourçage stratégique

Veille stratégique

Mise en œuvre des gammes de services

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Stratégie de mise en oeuvre des gammes de services du MECO

Veille stratégique

Sourçage stratégique A

Marché électronique

Sourçage stratégique B

Construire

Démarrer

Planifier

Démarrer

Recueillir

Déployer

Recueillir et tirer parti

Déployer

Activités de sourçage menées par les établ.

Activités de sourçage menées par le MECO

Transition vers autofinancement

Déploiement du sourçage stratégique

En mai 2008, l’équipe de sourçage stratégique du MECO a commencé à créer des contrats communs pour le marché électronique et à coordonner des projets propres à un secteur ou visant plusieurs établissements.

On a recours à un processus décisionnel axé sur la collaboration pour sélectionner les fournisseurs afin d’augmenter la qualité des biens et des services tout en optimisant les ressources.

Au cours des cinq premières années, l’équipe de sourçage stratégique travaillera avec des professionnels de l’approvisionnement du milieu afin de préparer 100 contrats communs.

Les établissements et MECO se partageront les économies tirées de l’impartition stratégique; 75 % des économies iront aux établissements, 25 % iront au MECO.

Les fournisseurs récupéreront la portion des économies du MECO par l’application d’une prime sur les prix consentis aux établissements et le versement sous forme de rabais.

Défis… Définir des balises pour mesurer les avantages économiques Ressources humaines Gestion du changement

– Résistance dans les commissions scolaires, collèges et universités (CCU)• Capacité limitée d’influencer l’adoption par les utilisateurs• Voir au-delà du gain à court terme

– Fournisseurs• Fragmentation leur était peut-être profitable• Crainte de perdre de gros joueurs• Besoin de rassurer :

Choix des fournisseurs demeure une décision locale Possibilités de croissance du marché au-delà des CCU Processus d’appels d’offres électroniques conduiront à un nombre

accru de possibilités d’appels d’offres Transparence accrue dans l’attribution des contrats Dans d’autres contextes, les PME ont clairement bénéficié de ce type

de système – les bénéfices dépassent les coûts

Prochaines étapes

Sourçage stratégique :– Mise au point de la charte de projet– Consultations en cours auprès des CCU et d’autres intervenants– Démarrage du projet pilote d’ici le mois d’août– Prochains services « sur la piste de décollage » pour septembre– Recrutement en cours

Marché électronique :– Début des préparatifs en juillet 2008– Déploiement et lancement

• Bureau modèle d’ici janvier 2009• 10 CCU d’ici juin 2009• 32 CCU d’ici juin 2010• Prendre un temps d’arrêt, comptabiliser, procéder au

déploiement dans le reste du secteur

Conseil d’administration du MECO

Indépendants :– Georgina Steinsky-Schwartz (présidente et chef de la direction, Imagine

Canada)– Lawrence Loop (VP, approvisionnement mondial, Financière Manuvie)

Ministères ontariens :– Nancy Naylor (sous-ministre adjointe, ministère de l’Éducation)– Janet Mason (sous-ministre adjointe, ministère de la Formation et des Collèges

et Universités)– Dan Wright (sous-ministre adjoint, AchatsOntario, secrétariat, ministère des

Finances)Universités :

– Gary Brewer (vice-recteur, finances et administration, York U)– Victor Simon (vice-recteur, ressources, U d’Ottawa)

Commissions scolaires :– John Sabo (directeur adjoint, Services aux entreprises, et trésorier, York

Catholic District School Board)– Carol McAulay (surintendante, Services commerciaux et TI, Simcoe County

District School Board)Collèges :

– Rani Dhaliwal (vice-rectrice, finances et services administratifs, Humber College)

– Brandon Lander (vice-recteur, administration, Georgian College)

Merci!

Stephen [email protected]

www.oecm.ca

mailto:[email protected]

http://www.oecm.ca/

Regroupement des gestionnaires d’approvisionnement des universités québécoises

(RGAUQ)Denys Bussières

RGAUQ(2006-2007)

RGAUQ

• Créé en 1978

• Représente 20 établissements du milieu de l’enseignement supérieur au Québec

• Rencontres trimestrielles

• Colloques réunissant tout le personnel du secteur de l’approvisionnement aux deux ans

Raison d’être

• Profiter d’un pouvoir d’achat collectif

• Partager des pratiques d’approvisionnement et voir, dans la mesure du possible, à les uniformiser

• Représenter la fonction approvisionnement des établissements universitaires québécois auprès des acteurs économiques de la province et du pays

Moyens d’action• Rencontres régulières des responsables de l’approvisionnement• Mise en place de groupements d’achats pour des produits et

services divers • Mise à jour d’une banque de devis, d’appels d’offres et de

contrats• Rencontres sur des sujets spécifiques• Organisation occasionnelle de colloques où les acheteurs de

l’ensembles des établissements sont conviés• Rédaction d’un rapport annuel des activités du RGAUQ• Participation à des regroupements d’achats, p. ex., ACPAU,

OUPMA, etc.)

Moyens d’action (suite)

• Représentation du RGAUQ auprès d’organismes gouvernementaux

• Établissement de processus d’approvisionnement uniformes pour les achats de groupe

• Maintien de conditions contractuelles communes applicables à l’ensemble des établissements et discussion autour d’autres processus pouvant être normalisés

Quelques chiffres au sujet du RGAUQ

• 24 contrats

• Volume de transactions :17 millions de dollars

• Estimation des économies : 3,3 millions de dollars

• Pourcentage d’économies : 19 %

Défi pour l’avenir

• Travail fait par des bénévolesCoupures budgétairesRotation du personnel

• Régionalisation des groupes d’achats

Questions

Interuniversity Services Inc.

www.interuniversity.ns.ca

• ISI a été institué en 1984, par quatre universités de Halifax.

• Il y a maintenant 19 établissements membres, tous situés dans les provinces de l’Atlantique.

• Le directeur général d’ISI relève d’un conseil d’administration.

• Le conseil d’administration comprend un représentant de chaque établissement membre, habituellement un haut dirigeant du secteur de l’administration.


Vision

Être un modèle de coopération universitaire.


Mission

Cerner et promouvoir des occasions pour les membres de se procurer des biens et des services à valeur ajoutée et à moindre coût.


Activité fondamentale

L’activité fondamentale d’ISI est la gestion de l’approvisionnement et des services, ce qui englobe la passation de contrats, la consultation, la gestion du risque et la facilitation.


• Services de gestion de contrats et de projets

• Gestion du risque• Services techniques• Formation • Facilitation• Administration


Services de gestion de contrats et de projets• Coordonner les contrats de produits et de services• Administrateurs de contrats pour +50 ententes• Coordonner les activités du comité de gestion des

approvisionnements• Participer, à titre de membre, au Comité national des

approvisionnements de l’ACPAU• Présider le groupe de travail spécial de l’ACPAU sur les

douanes• Services d’administration des contrats de

déménagement et de relogement de l’ACPAU• Consultation


Gestion du risque

• Atelier annuel sur la gestion du risque

• Liaison avec CURIE

• Logiciel de gestion du risque de la société BishopPhillips

• Membre de divers groupes et associations s’intéressant à la gestion du risque


Services techniques• Fournir à temps plein un service professionnel

de réparation et d’entretien de l’équipement scientifique

• Clientèle regroupe les établissements membres, des hôpitaux, le Conseil national de recherches, des clients privés et des entreprises


Formation et facilitation• Gestion de l’approvisionnement• Gestion du risque• Colloques sur les HR• Certificat de perfectionnement des

compétences en gestion pour les professionnels des universités et des collèges

• Formation de directeurs de département


Services administratifs• Groupes Listserv pour l’approvisionnement,

les RH, la gestion du risque, la gestion des installations

• Organisation de réunions, de conférences, de congrès

• Tenue de dossiers financiers, analyse, rapports


Services de gestion de contrats et de projetsPrincipales activités :

• Rédaction de documents : demandes de prix, demandes d’information, demandes de proposition, demandes d’expression d’intérêt, soumissions

• Négociation de contrats, d’ententes de niveau de service, de protocoles d’entente

• Consultation au sujet de politiques, évaluation de processus, comptes rendus

• Recherche• En réseau avec d’autres établissements au Canada


Utilisateurs fréquents• Personnel responsable de la gestion de

l’approvisionnement– Comité de gestion de l’approvisionnement

• Installations– Groupe des utilisateurs de carburant

• Bibliothèques– Council of Atlantic University Libraries (CAUL)

– Novanet


Comité national des approvisionnements• Contrats nationaux de l’ACPAU – Location de

voitures, messagerie, dédouanement, hôtels, déménagement, bavards magnétiques

• Congrès de l’ACPAU• Contribution à la revue Gestion universitaire• Groupe de travail spécial sur les douanes travaillant

à la rédaction d’un guide de la douane en collaboration avec KPMG

• Consultation auprès de la FCI au sujet des politiques relatives aux subventions


Universitaires et chercheurs

• Possibilité d’achat de volume

• Modèles de documents et obtention de documents à jour auprès d’autres établissements

• Consultation au sujet de l’évaluation et comptes rendus


Installations, exploitation, administration• Contrats existants

• Modèles de documents et obtention de documents auprès d’autres établissements

• Présentations données par les fournisseurs

• Consultation


Approvisionnement :• Comité de gestion de l’approvisionnement• Comité national des approvisionnements de l’ACPAU• Partenariats – Douanes• Contrats – Achats de volume• Politiques• Modèles de documents• Consultation

Interuniversity Services Inc.

La coopération,

ça fonctionne!

Documents

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