Embed Size (px)
Citation preview
TINJAUAN PELAKSANAAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM
MEDIS RAWAT INAP DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Perekam dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta
Di susun oleh:
RINTIS LAKSMI NUGRAHANING GUSTI
1314062
PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat-
Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan usulan penelitian dengan judul:
“Tinjauan Pelaksanaan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD
Panembahan Senopati Bantul”.
Karya Tulis Ilmiah ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan dan
bantuan berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, dan pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus-tulusnya
kepada :
1. Kuswanto Hardjo, dr., M. Kes. Selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, Amd., PerKes., SKM., MPH, selaku Ketua Prodi Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan (D-3) Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta.
3. Laili Rahmatul Ilmi, AMd, SKM, MPH Pembimbing yang telah memberi
semangat, bimbingan, dan arahan dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini.
4. Ery Rustiyanto, SKM, M.Kes sebagai penguji di STIKES Jenderal Achmad
Yani Yogyakarta
5. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang
mendukung dan melancarkan saya dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah
ini.
6. Direktur Utama RSUD Panembahan Senopati Bantul Yogyakarta yang telah
memberi kesempatan pada penulis untuk melakukan studi pendahuluan.
7. Dr. Gandung Bambang Hermanto sebagai direktur RSUD Panembahan
Senopati Bantul yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian
8. Seluruh staf dan pegawai rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul
Yogyakarta yang telah mendukung dan membantu melancarkan kegiatan
penelitian.
9. Ayah, ibu, dan semua keluarga yang selalu memberikan semangat terimakasih
atas segala doa, dukungan, dorongan, pengertian, dan kasih sayangnya.
10. Teman-temanku dan semua pihak yang telah membantu dan selalu memberi
dukungan dalam menyelesaikan penelitian ini yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya,
sebagai imbalan atas segala amal kebaikan dan bantuannya.Akhirnya besar
harapan penulis semoga penelitian ini berguna bagi semua.
Yogyakarta, Agustus 2017
Penulis
v
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
DAFTAR SINGKATAN ....................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... ix
INTISARI.................................................................................................................x
ABSTRACT..............................................................................................................xi
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ....................................................................................... 2
C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 2
D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 3
E. Keaslian Penelitian ...................................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 6
A. Tinjauan Teoritis ......................................................................................... 6
1. Rumah Sakit ........................................................................................... 6
2. Rekam Medis .......................................................................................... 7
3. Pengembalian Berkas Rekam Medis ......................................................8
4. Proses Pengolahan Rekam Medis ........................................................... 9
5. Rawat Inap ............................................................................................ 10
6. Analisis Fishbone ................................................................................. 10
B. Kerangka Teori .......................................................................................... 12
C. Kerangka Konsep Penelitian ..................................................................... 13
BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 14
A. Jenis dan Rancangan Penelitian ................................................................ 14
B. Lokasi dan Waktu ...................................................................................... 14
C. Populasi dan Sampel...................................................................................14
D. Subjek dan Objek Penelitian ..................................................................... 15
E. Definisi Operasional .................................................................................. 16
F. Metode dan Alat Pengumpulan Data ........................................................ 17
G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ....................................................... 19
H. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 20
I. Urutan Teknik Analisis ............................................................................. 21
J. Etika Penelitian .... .....................................................................................22
K. Pelaksanaan Penelitian ..............................................................................23
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN.......................................25
A. Gambaran Umum RSUD Panembahan Senopati Bantul............................28
B. Hasil Penelitian............................................................................................32
C. Pembahasan Penelitian................................................................................41
BAB V PENUTUP.................................................................................................44
A. Kesimpulan..................................................................................................44
vi
B. Saran............................................................................................................44
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 3.1 Definisi operasional .............................................................................. 17
Tabel 4.1 Data Performance RSUD Panembahan Senopati Bantul...................... 30
Tabel 4.2 Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap................................. 33
Tabel 4.3 Kategori Jawaban Wawancara Pengembalian Berkas Rekam Medis
Rawat Inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul............................................. 44
Tabel 4.4 Hasil Studi Dokumentasi di RSUD Panembahan Senopati Bantul....... 45
Tabel 4.5 Kategori Jawaban Wawancara Faktor-faktor Keterlambatan
Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Panembahan Senopati
Bantul.................................................................................................................... 47
viii
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 2.1Kerangka Teori Alur penyerahan dokumen rekam medis rawat inap
ke Instalasi Rekam Medis .................................................................................... 12
Gambar 2.2Kerangka Konsep Alur penyerahan dokumen rekam medis rawat
inap ke Instalasi Rekam Medis ............................................................................ 13
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan
Senopati Bantul.................................................................................................... 26
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Umum
Daerah Panembahan Senopati Bantul.................................................................. 30
Gambar 4.3 Pengembalian Berkas Rekam Medis rawat Inap.............................. 32
Gambar 4.4 Diagram Ishikawa............................................................................. 37
ix
DAFTAR SINGKATAN
IFHRO : International Federation of Health Record Organization
ICU : Intensive Care Unit
BRM : Berkas Rekam Medis
TPP : Tempat Penerimaan Pasien
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
SPM : Standar Pelayanan Minimal
Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan
Depkes : Departemen Kesehatan
PROTAP : Prosedur Tetap
DRM : Dokumen Rekam Medis
UU : Undang-Undang
RM : Rekam Medis
T : Tepat
TT : Tidak Tepat
SIM RS : Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 2 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 3 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari RSUD Panembahan
Senopati Bantul
Lampiran 4 : Surat Balasan Studi Pendahuluan dari BAPPEDA Kabupaten
Bantul
Lampiran 5 : Surat Izin Penelitian ke RSUD Panembahan Senopati Bantul
Lampiran 6 : Surat keterangan etik pnelitian ke RSUD Panembahan Senopati
Bantul
Lampiran 7 : Surat Izin Penelitian ke BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 8 : Surat Balasan Izin Penelitian dari BAPPEDA Kabupaten Bantul
Lampiran 9 : Surat Balasan Penelitian dari RSUD Panembahan Senopati Bantul
Lampiran 10 : Persetujuan Responden A
Lampiran 11 : Persetujuan Responden B
Lampiran 12 : Persetujuan Responden C
Lampiran 13 : Persetujuan Triangulasi Sumber
Lampiran 14 : Hasil Wawancara
Lampiran 15 : Check list Observasi
Lampiran 16 : Studi Dokumentasi
Lampiran 17 : Data Pelaporan SIM RS
Lampiran 18 : Lembar Kegiatan Bimbingan
xi
TINJAUAN PELAKSANAAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM
MEDIS RAWAT INAP DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL
Rintis Laksmi Nugrahaning Gusti¹, Laili Rahmatul Ilmi²
INTISARI
Latar Belakang: Rekam medis merupakan bagian integral dari rumah sakit yang
berperan penting dalam proses pelayanan dirumah sakit yaitu pelayanan kepada
pasien mulai saat kunjungan pertama hingga kunjungan berikutnya. Dalam
pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis rawat inap merupakan salah satu
bentuk kegiatan yang dilaksanakan guna mencapai pelayanan yang cepat akurat
dan tepat waktu, sehingga informasi yang dihasilkan lebih efektif dan efisien.
Salah satu faktornya adalah ketepatan dalam pengembalian berkas rekam medis
rawat inap ke bagian instalasi rekam medis dengan tepat waktu.
Tujuan Penelitian: Mengukur prosentase pengembalian berkas rekam medis
rawat inap dari bangsal ke Instalasi Rekam Medis dan mengidentifikasi masalah
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian Instalasi
Rekam Medis dengan menggunakan 5M (Ishikawa) yaitu Man, Material,
Methode, Machine, Money.
Metodelogi Penelitian: Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif
dengan pendekatan kualitatif dengan rancangan fenomenologis.Subjek penelitian
ini adalah Dokter, perawat rawat inap, petugas assembling dan kepala Installasi
Rekam Medis sebagai triangulasi sumber. Objek penelitian ini adalah berkas
rekam medis rawat inap. Metode pengumpulan data dengan wawancara, observasi
dan studi dokumentasi. Penelitian ini dilaksanakan di bagian Instalasi Rekam
Medis RSUD Panembahan Senopati Bantul yang beralamat di Jl. Dr. Wahidin
Sudiro Husodo Bantul No. 55714, Kec. Bantul, Yogyakarta, Daerah Istimewa
Yogyakarta.
Hasil Penelitian: Dari 304 sampel berkas rekam medis rawat inap di RSUD
Panembahan Senopati Bantul masih terjadi keterlambatan dalam pengembalian
berkas rekam medis rawat inap sebanyak 27 berkas rekam medis dengan
prosentase 8,88%. Keterlambatan paling banyak terjadi dibangsal Cempaka
sebanyak 9 berkas rekam medis dengan prosentase 27,27%. Penyebab
keterlambatan terjadi karena jadwal dokter yang berhalangan, ketidaklengkapan
berkas rekam medis dan verifikasi jaminan pasien.
Kata Kunci: Pengembalian Berkas, Rekam Medis Rawat Inap
¹ Mahasiswa (D3) Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta
² Dosen Pembimbing (D3) Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
xii
REVIEW OF IMPLEMENTATION OF MEDICAL RELATED MEDICAL
REFRIGERATOR IN PANEMBAHAN SENOPATI HOSPITAL OF
BANTUL
Rintis Laksmi Nugrahaning Gusti¹, Laili Rahmatul Ilmi²
ABSTRACT
Background: Medical record is an integral part of the hospital that plays an
important role in the hospital service process that is the service to the patient from
the first visit to the next visit. In the implementation of the return of medical
records inpatient records is one of the activities carried out in order to achieve fast
and accurate and timely service, so that the information produced more effective
and efficient. One of the factors is the accuracy in returning the hospitalized
records file to the medical record installation section on time.
Objective: Measuring the percentage of return of the hospitalized records file
from the ward to the Medical Record Installation and identifying the problem of
delay in returning the hospitalized records file to the Medical Record Installation
section using 5M (Ishikawa) that is Man, Material, Methode, Machine, Money.
Methode: This research type is descriptive research with qualitative approach
with phenomenological design. The subjects of this research are Doctor, Inpatient
nurse, Assembly officer and Head of Medical Record Installation as source
triangulation. The object of this study is the inpatient medical records file.
Methods of data collection by interview, observation and documentation study.
This research was carried out in the Medical Record Installation of Panembahan
Senopati Bantul Hospital which is located at Jl. Dr. Wahidin Sudiro Husodo
Bantul no. 55714, Kec. Bantul, Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta
Result: Of 304 samples of hospitalized medical record files at Panembahan
Senopati Bantul General Hospital, there is still delay in returning medical records
of inpatient records of 27 medical record files with 8.88% percentage. The most
delay occurred dibangsal Cempaka 9 medical record files with a percentage of
27.27%. The cause of the delay occurs because of an absent doctor's schedule,
incomplete medical record file and patient's guarantee verification.
Keywords: File Refund, Inpatient Medical Record
¹ A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in
Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
² A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study
Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien(Permenkes No. 269, 2008). Pengembalian berkas rekam
medis adalah pengembalian berkas rekam medis pasien dari ruang perawatan ke
bagian rekam medis untuk pasien yang sudah pulang dan berkas tersebut telah
dilengkapi/diisi oleh dokter (Permenkes No. 269, 2008)
Rawat inap adalah pelayanan kesehatan perorangan yang meliputi
pelayanan kesehatan perorangan yang meliputi observasi, diagnosa, pengobatan,
keperawatan, rehabilitasi medik dengan menginap diruang rawat inap pada sarana
kesehatan rumah sakit pemerintah dan swasta, serta puskesmas perawatan dan
rumah bersalin, yang oleh karena penyakitnya penderita harus menginap
(Undang-Undang No. 44, 2009). Menurut IFHRO (2006) Pasien rawat inap
adalah seorang yang menempati tempat tidur di sebuah rumah sakit untuk tujuan
perawatan di rumah sakit. Standar untuk pengembalian rekam medis dan resume
medis yang tepat waktu yaitu 2x24 jam setelah pasien dinyatakan pulang oleh
dokter yang merawatnya, namun resume medis masih dapat dilengkapi selama
maksimal 14 hari setelah rawat inap (Depkes RI,2007)
Mengingat pentingnya kegunaan rekam medis dan keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis akan menyebabkan hilangnya berkas rekam
medis, akan mempersulit tindakan atau kegiatan bagian unit fungsional rumah
sakit, dan proses pengolahan data rekam medis terlambat. Dari keterlambatan
tersebut dilihat dari segi pengeloaannya maupun segi pemakai rekam medis
tersebut, yang dimaksud dengan pengelolaan adalah pengolahan berbagai data,
baik secara individual maupun gabungan untuk memperoleh informasi dan
pengetahuan (Sudra,2014). Salah satu unit pemakai berkas rekam medis adalah
unit rawat inap rumah sakit, dimana berkas rekam medis digunakan untuk
mencatat semua kegiatan pelayanan pasien yang dilakukan diunit tersebut.
2
Seiring dengan berjalannya waktu rumah sakit sekarang semakin
menunjukan kualitas dalam pelayanannya kepada masyarakat untuk mencapai
tujuan secara optimal dan perlunya sistem yang bagus yang mendukung dalam
pelayannan rumah sakit yang telah diterapkan dengan adanya prosedur pada
rumah sakit tersebut. Salah satu faktor yang mendukung diantaranya adalah
pengembalian berkas rekam medis rawat inap dengan tepat waktu. Apabila terjadi
keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke instalasi
rekam medis maka sistem pelayanannya akan terhambat sehingga mengakibatkan
pelayanan kepada pasien tertunda.
Berdasarkan dari hasil studi pendahuluan pada tanggal 18 Mei 2017 di
RSUD Panembahan Senopati Bantul bagian Intsalasi Rekam Medis ditemukan
masalah dalam pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari
117 berkas rekam medis rawat inap yang dikembalikan dari bangsal ke Instalasi
Rekam Medis dengan 49 berkas rekam medis (42%) yang dikembalikan dalam
kurun waktu 2x24 jam dan 68 berkas rekam medis (58%) yang dikembalikan
dalam kurun waktu >2x24 jam ke bagian Instalasi Rekam Medis dikarenakan
jadwal dokter yang berhalangan, ketidaklengkapan pada berkas rekam medis
rawat inap dan pengurusan verifikasi jaminan pasien, sehingga mengakibatkan
pelayanannya terhambat dan tertunda.
Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang
“Tinjauan Pelaksanaan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di
RSUD Panembahan Senopati Bantul”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakang di atas, maka perumusan
masalah dalam penelitian ini adalah: Bagaimana prosespelaksanaan pengembalian
berkas rekam medis rawat inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul?
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Meninjau proses pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
di RSUD Panembahan Senopati Bantul
3
2. Tujuan Khusus
a. Mengukur prosentase pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari
bangsal ke Instalasi rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul
b. Mengidentifikasi masalah penyebab keterlambatan pengembalian berkas
rekam medis rawat inap ke bagian Instalasi Rekam Medis dengan
menggunakan analisis tulang ikan (fishbone/Ishikawa) menggunakan 5 M
yaitu Man, Material, Methode, Machine, Money
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Praktis
a. Bagi rumah sakit
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi dinas
kesehatan dan dijadikan sebagai evaluasi untuk meningkatkan mutu
pelayanan dalam pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis rawat
inap
b. Bagi peneliti
Peneliti dapat menambah wawasan dan informasi tentang ketepatan
waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap
2. Manfaat Teoritis
a. Bagi pendidikan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan
bermanfaat bagi pendidikan
b. Bagi peneliti lain
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan acuan dalam
melakukan penelitian lebih lanjut tentang pelaksanaan pengembalian
berkas rekam medis rawat inap
4
E. Keaslian Penelitian
1. Wibowo (2013) dengan judul penelitian “Faktor-faktor yang berhubungan
dengan ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis di ruang ICU
RSUP PROF. Dr Margono Soekarjo Purwokerto”
Persamaan : membahas tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Perbedaan : pada peneliti Wibowo (2013) bertujuan untuk mengetahui faktor-
faktor yang berhubungan dengan ketepatan pengembalian berkas rekam medis
rawat inap di ruang ICU, sedangkan penelitian ini sekedar mengetahui
ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
2. Riska Setyawan (2013) dengan judul penelitian “Faktor keterlambatan
pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke assembling di Rumah Sakit
Umum Daerah Tugurejo Semarang pada periode bulan april tahun 2013
Persamaan : membahas tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Perbedaan : pada peneliti Riska Setyawan (2013) membahas tentang faktor-
faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
rawat inap pada periode bulan april 2013, sedangkan penelitian ini sekedar
mengetahui ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
3. Winarti (2013) dengan judul penelitian “Analasis Kelengkapan Pengisian dan
Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Surabaya”
Persamaan : membahas tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Perbedaan : pada peneliti Winarti (2013) bertujuan untuk menganalisis
kelengkapan pengisian pada berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit
Surabaya, sedangkan penelitian ini sekedar mengetahui ketepatan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
4. Virgo Ria Anggraini (2013) dengan judul penelitian “Faktor-Faktor
Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di Rumah
Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta”
Persamaan : membahas tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Perbedaan : pada peneliti Virgo Ria Anggraini (2013) bertujuan untuk
mengetahui prosentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
5
rawat inap, sedangkan penelitian ini sekedar mengetahui ketepatan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
5. Hamidatuz Zakiyah (2014) dengan judul penelitian “Dampak keterlambatan
Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RSUD Genteng
Banyuwangi”
Persamaan : membahas tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Perbedaan : pada peneliti Hamidatuz Zakiyah (2014) bertujuan untuk
mengetahui faktor penyebab dan dampak dari keterlambatan pengembalian
berkas rekam medis rawat inap, sedangkan penelitian ini sekedar mengetahui
ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
25
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
A. Gambaran Umum
1. Gambaran Umum RSUD Panembahan Senopati Bantul
a. Sejarah
Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Panembahan
Senopati Bantul sudah berdiri sejak tahun 1953 dengan nama RS
Hongeroedem (HO). Bergantinya tahun, rumah sakit tersebut
mengganti nama menjadi RS Kabupaten pada tahun 1950. Pada tanggal
26 Februari 1993 rumah sakit tersebut mengganti nama kembali
menjadi RSUD Kabupaten Bantul ber-type D. Pada tanggal 16 Februari
1993, rumah sakit menjadi rumah sakit ber-type C. Pada November
1995 rumah sakit lulus akreditasi penuh. Tanggal 1 Januari 2013,
rumah sakit ini berganti nama menjadi Rumah Sakit Swadana. Pada
tanggal 29 Maret 2003 merubah namanya kembali menjadi RSD
Panembahan Senopati Bantul. Rumah Sakit Panembahan Senopati
Bantul, dan pada Tanggal 14 April 2015 telah mendapatkan Sertifikat
Akreditasi dari Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS)
b. Visi dan misi
1. Visi
Tewujudnya rumah sakit yang unggul dan menjadi kebanggaan
seluruh masyarakat.
2. Misi
a) Memberikan pelayanan prima pada pelanggan.
b) Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia.
c) Melaksanakan peningkatan mutu berkelanjutan dalam pelayanan
kesehatan.
d) Meningkatkan jalinan kerjasama dengan mitra terkait.
e) Meningkatkan ketersediaan sarana prasarana yang berkualitas.
f) Menyelenggarakan tata kelola keuangan yang sehat untuk
mendukung pertumbuhan organisasi.
26
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan
Senopati Bantul
Sumber : Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati Bantul
Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di RSUD Panembahan Senopati Bantul
a. Pelayanan rumah sakit di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai
berikut;
1) Gawat Darurat
Khusus menangani kasus-kasus emergensi, buka 24 jam.
2) Penunjang medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai
berikut;
a) Laboratorium
b) Radiologi
c) Anestesi
27
d) Medical Check-Up
e) Konsultasi Gizi
f) Konsultasi Berhenti Merokok
g) Konsultasi HIV/AIDS
h) Unit Hemodialisa
i) Unit Kemoterapi
j) Farmasi
3) Poli Rawat Jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai
berikut;
a) Poli Kebidanan dan Penyakit Kandungan (Obsgyn)
b) Poli Penyakit Bedah
c) Poli THT
d) Poli Anak
e) Poli Dalam
f) Poli Jiwa
g) Poli Gigi
h) Poli Syaraf
i) Rawat Inap
4) Fasilitas Rawat Inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai
berikut;
a) VVIP
b) VIP
c) Kelas I
d) Kelas II
e) Kelas III
f) ICU (Intensive Care Unit)
g) Perinatal
5) Pelayanan Penunjang Non Medik (24 Jam)
a) CSSD
b) Laundry/Linen
c) Pelayanan Tehnik dan Pemeliharaan Fasiliitas (PKRS)
28
d) Pengelolaan Limbah
e) Gudang
f) Transportasi (Ambulance)
g) Rohaniawan
h) Komunikasi
i) Pemulasaran Jenazah
j) Pemadaman Kebakaran
6) Pelayanan Administrasi
a) Informasi Penerimaan Pasien
b) Keuangan
c) Personalia
d) Keamanan
e) Sistem Informasi Rumah Sakit
2. Gambaran Umum Rekam Medis RSUD Panembahan Senopati Bantul
Pada tahun 1953 RSUD Panembahan Senopati Bantul yang semula
bernama rumah sakit Hongeroedom (HO) sudah memiliki instalasi rekam
medis yang masih terbatas pada kegiatan pendaftaran pasien dan
penyimpanan berkas rekam medis saja. Adapun ruang pendaftaran pasien
ada diluar ruang pemeriksaan dokter. Semua kegiatan pendaftaran dan
penyimpanan belum dikerjakan oleh tenaga perekam medis. Keadaan
tersebut berjalan sampai awal tahun 1984. Mulai bulan April 1984
instalasi rekam medis mendapat tempat tersendiri. Hal tersebut terbukti
dengan adanya ruang pendaftaran pasien rawat jalan, pasien IGD, pasien
rawat inap, dan pengolahan data. Ruang penyimpanan berkas rekam medis
(filing) baik aktif maupun in aktif masih menjadi satu dengan ruang
tempat pendaftaran pasien. Sistem penyimpanan belum sentralisasi (masih
desentralisasi) dan belum menggunakan sistem penomoran urut yang
terdokumentasi dalam buku induk (buku register), disimpan menurut
angka genap atau ganjil. Hal tersebut dilakukan sampai tahun 2000.
Mulai awal tahun 2001 sistem pengolahan rekam medis di RSUD
Panembahan Senopati Bantul sudah mulai lengkap dari TPP rawat jalan,
29
TPP IGD/rawat inap, distribusi, filing, assembling, coding dan pelaporan.
Sistem penyimpanan sudah mulai sentralisasi dengan menggabungkan
rawat jalan dan rawat inap ke dalam satu folder rekam medis. Namun ilmu
yang didapat hanya dari hasil pelatihan dan belajar otodidak tentang rekam
medis karena belum ada tenaga medis lulusan D3 Rekam Medis.
Mulai tahun 2003 tenaga kerja rekam medis sudah mengalami
kemajuan yang dulunya rata - rata pendidikan SLTP dan SLTA, sudah ada
tenaga D3 Rekam Medis. Jumlah tenaga keseluruhan yang dulunya
sejumlah 14 orang sekarang menjadi 40 orang, namun tidak semua berlatar
belakang D3 Rekam Medis. Struktur organisasi di RSUD Panembahan
Senopati sudah berubah menjadi Instalasi Rekam Medis dan SIMRS sejak
Maret 2014. RSUD Panembahan Senopati Bantul memiliki kapasitas
tempat tidur sebanyak 289 TT (tempat tidur) yang terdiri dari:
a. Alamanda II (obsgyn) 20
b. Alamanda III (obsgyn) 27
c. Anggrek (anak) 30
d. Bakung (dalam, syaraf) 28
e. Cempaka (dalam, syaraf) 23
f. Flamboyan (salam, syaraf) 25
g. Bougenvile (bedah) 24
h. Melati (bedah) 29
i. Nusa Indah 10
j. Pav. Mawar I 11
k. Pav. Mawar II 10
l. Pav. Wijayakusuma 3
m. Pav. Edelwies 2
n. Teratai (perinatal) 40
30
Tabel 4.1 Data Performance RSUD Panembahan Senopati Bantul
NO BANGSAL
JUMLAH
TEMPAT
TIDUR
(TT) TH
2015
JUMLAH
PASIEN
RI
TAHUN
2015
JUMLAH
TEMPAT
TIDUR
(TT) TH
2016
JUMLAH
PASIEN
TAHUN
2016
1. MAWAR,
WIJAYAKUSUMA,
EDELWEIS
27 2094 26 2049
2. NUSA INDAH I 10 843 10 861
3. NUSA INDAH II 6 804 10 73
4. MELATI 29 2251 29 1754
5. BAKUNG 31 2147 28 2140
6. ALAMANDA 46 4533 46 4226
7. ANGGREK 30 2249 30 2494
8. TERATAI 40 2671 40 2394
9. ASOKA 5 450 7 464
10. FLAMBOYAN 23 1607 22 1684
11. CEMPAKA 24 1590 23 1697
12 BOUGENVIL 0 0 24 1668
13 R. GABUNG 9 1932 9 1959
TOTAL 280 23171 336 23463
NO INDIKATOR 2015 2016
1. BOR (%) 77.18 79,50
2. LOS (hari) 4,90 5,10
3. TOI (hari) 1,19 1,09
4. BTO (kali) 69,74 57,05
5. GDR (‰) 35,76 39,09
6. NDR (‰) 18,98 21,74
NO KELAMIN 2015 2016
1. Laki-laki 9673 9891
2. Perempuan 13498 13572
TOTAL 23171 23463
Sumber: Pelaporan di RSUD Panembahan Senopati Bantul
31
Struktur Organaisasi Instalasi Rekam Medis Dan SIM RS
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit
Umum Daerah Panembahan Senopati Bantul
Sumber : Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati Bantul
32
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan observasi yang dilakukan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul proses pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis rawat inap sebagai
berikut :
Gambar 4.3 Proses Pelaksanaan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
1. Prosentase Ketepatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
a. Prosentase Ketepatan Pengembalian
Pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke
Instalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul dalam
kurun waktu 2x24 jam, dalam pengembalian berkas rekam medis rawat
inap masih terjadi keterlambatan yang dilakukan oleh petugas.
Berdasarkan hasil studi dokumentasi didapatkan hasil sebagai berikut :
Pramu Bangsal
Analisis dan assembling
BRM
Coding
Index
Pelaporan
BRM Tepat
Waktu
BRM Tidak
Tepat Waktu
Filing
33
Tabel 4.2 Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
No Bangsal Jumlah
Berkas
Tepat
Waktu
% Tidak
Tepat
Waktu
%
1 Bakung 22 21 95,45% 1 4,54%
2 Nusa Indah 28 24 85,71% 4 14,28%
3 Mawar 48 44 91,66% 4 8,33%
4 Melati 25 23 92% 2 8%
5 Teratai 12 12 100% 0 -
6 Anggrek 4 4 100% 0 -
7 Flamboyan 22 18 81,81% 4 18,18%
8 Alamanda 84 81 96,42% 3 3,57%
9 Bayi Alamanda 0 0 - 0 -
10 Asoka / ICU 1 1 100% 0 -
11 Cempaka 33 24 72,72% 9 27,27%
12 Boegenvile 25 25 100% 0 -
Jumlah 304 277 27
Berdasarkan hasil studi dokumentasi yang telah dilakukan, keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke Instalasi Rekam
Medis >2x24 jam paling banyak pada bangsal Cempaka sebanyak 9 berkas tidak
tepat waktu dari 33 berkas dan keterlambatan paling sedikit pada bangsal
Alamanda, Teratai, Anggrek, Asoka dan Bougenvile ketiganya ketepatan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap tepat semuanya. Dari tabel diatas
jika dilihat dari bangsal yang masih terjadi keterlambatan yaitu, keterlambatan
pertama terjadi pada bangsal Cempaka yaitu 9 (27,27%) berkas terlambat dan 24
(72,72%) berkas kembali tepat waktu, kedua pada bangsal Flamboyan 4 (18,18%)
berkas terlambat dan 18 (81,81%) berkas kembali tepat waktu, dan ketiga pada
bangsal Nusa Indah yaitu 4 (14,28%) berkas terlambat dan 24 (85,71%) berkas
kembali tepat waktu.
b. Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
Berdasarkan hasil wawancara dengan 3 responden yang terdiri dari 1
orang petugas assembling, 1 orang perawat bangsal, 1 orang dokter bedah dan
trianguasi sumber dengan kepala Instalasi Rekam Medis mengenai
34
pertanyaan sesuai dengan pedoman wawancara yang peneliti lakukan di
RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai berikut :
Tabel 4.3 Kategori Jawaban Wawancara Pengembalian Berkas Rekam
Medis Rawat Inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul
No Kategori Jawaban Frekuensi
1 Tau adanya SPO
- Tahu
- Tidak Tahu
4 (100%)
0 (0%)
2 Alur Pengembalian BRM
- Tahu
- Tidak Tahu
4 (100%)
0 (0%)
3 Penanggung Jawab Pengembalian
- Perawat
- Petugas Administrasi
0 (0%)
4 (100%)
4 Sanksi
- Tidak Ada
- Teguran Lisan
0 (0%)
4 (100%)
5 Upaya Mengatasi Keterlambatan
- Mengingatkan
- Tidak Mengingatkan
4 (100%)
0 (0%)
Berdasarkan tabel distribusi jawaban responden diatas sebesar 100%
mengetahui adanya SPO yang mengatur tentang ketepatan waktu pengembalian
berkas rekam medis yaitu 2x24 jam. 100% responden mengetahui alur
pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke Instalasi Rekam
Medis. 100% mengatakan bahwa penanggung jawab pada pengembalian berkas
rekam medis rawat inap adalah petugas administrasi. Untuk mengatasi
pengembalian berkas rekam medis tepat waktu 100% responden mengatakan ada
teguran lisan kepada bangsal yang masih terjadi keterlambatan, dan 100%
responden mengatakan ada upaya untuk mengatasi keterlambatan yaitu
mengingatkan yang dilakukan oleh petugas rekam medis.
Berikut adalah kutipan wawancara yang dilakukan kepada responden terkait
pengembalian berkas rekam medis rawat inap :
“ya karena jadwal dokter yang berhalangan, verifikasi jaminan sama
kelengkapan berkas rekam medis kaya tanda tangan dokter gitu”
Responden 3
35
“biasanya hambatannya itu karena resume dokter yang belum lengkap kemudian
emm kurang tanda tangan atau kadang hasil laborat kurang gitu”
Responden 2
“banyak faktor pertama bisa jadi lupa paling sering kedua mungkin dia ingin
mengisi tapi berkas yang harus dia isi itu tidak disediakan atau terselip karena
besingnya masih kertas bukan seperti program dikomputer, jadinya kita tidak
mengisi kalo gak ada yaudah yang kedua mungkin dokternya berhalangan atau
keluar kota atau acara jadinya terhambat itu yang paling sering”
Triangulasi Sumber
Pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Panembahan Senopati
Bantul berdasarkan studi dokumentasi yaitu berkas yang dikembalikan masih ada
yang terlambat karena belum lengkap. Birikut hasil studi dokumentasi di Instalasi
Rekam Medis dan bangsal RSUD Panembahan Senopati bantul :
Tabel 4.4 Hasil Studi Dokumentasi di RSUD Panembahan Senopati Bantul
No Pengamatan Ya Tidak
1 Ada SPO pengembalian berkas rekam medis
rawat inap
√
2 Ada buku register yang mencakup data
pengembalian berkas rekam medis rawat inap
√
3 Ada kartu kendali untuk mengendalikan
dokumen rekam medis yang belum lengkap
√
2. Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat
Inap
Manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh
hasil dalam rangka pencatatan tujuan yang telah diperlukan dengan cara
menggerakan orang-orang lain yang untuk bekerja pengolahan pekerjaan itu
sendiri dari bermacam ragam, misalnya industri, pemerintahan, pendidikan,
pelayanan sosial, kesehatan, dan lain-lain (M. Harujito, 2001). Berikut bagan
analisis fishbone untuk menganalisa masalah penyebab keterlambatan berkas
rekam medis rawat inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul
36
Methode Man Material
SPO sudah terlaksana Dokter tidak mengisi Berkas rekam medis rawat inap
tetapi masih terjadi ke- berkas rekam medis rawat inap terlambat
terlambatan Apoteker Berkas kembali tidak tepat
Pramu bangsal waktu
SIM RS Punishment secara lisan
Kartu kendali untuk Reward dalam event rumah sakit
ketidaklengkapan BRM
Machine Money
Gambar 4.4 Diagram Ishikawa
Ketepatan
Pengembalian
Berkas Rekam
Medis
37
Berdasarkan hasil wawancara dengan responden faktor keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Panembahan
Senopati Bantul sebagai berikut :
Tabel 4.5 Kategori Jawaban Wawancara Faktor-faktor Keterlambatan
Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Panembahan
Senopati Bantul
No Kategori Jawaban Frekuensi
1 Sosialisasi SPO
- Ada
- Tidak Ada
4 (100%)
0 (0%)
2 Penyebab Keterlambatan
- Perawat
- Dokter dan Jaminan
0 (0%)
4 (100%)
Berdasarkan tabel distribusi jawaban responden di atas
bahwasanya, sebesar 100% diadakannya sosialisasi ke kepala ruang dan
administrasi, dari keterlambatan yang terjadi dalam pengembalian berkas
rekam medis rawat inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul yaitu 100%
dikarenakan dokter dan jaminan yang digunakan oleh pasien.
Hasil wawancara yang didapat peneliti dari setiap responden dapat
dijelaskan antara proses penyebab satu dengan penyebab lainnya. Penjelasan
terkait faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis tersebut dapat dilihat sebagai berikut :
a. Man (sumber Daya Manusia)
Pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke
bagian Instalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul
dilakukan oleh petugas administrasi setiap bangsal yang kemudian
diterima oleh petugas analisa dan assembling.
Pada wawancara responden 3 petugas analisa dan assembling
yang dilakukan pada tanggal 15 juli 2017 di Instalasi Rekam Medis
didapatkan keterangan sebagai berikut:
“ya karena jadwal dokter yang berhalangan, verifikasi jaminan sama
kelengkapan berkas rekam medis kaya tanda tangan dokter gitu”
Responden 3
38
Keterangan yang serupa juga diberikan oleh responden 2 yang
dipeoleh dari wawancara pada hari sabtu tanggal 15 juli 2017, yaitu
dengan keterangan sebagai berikut:
“biasanya hambatannya itu karena resume dokter yang belum lengkap
kemudian emm kurang tanda tangan atau kadang hasil laborat kurang
gitu”
Responden 2
Keterangan dari responden 2,3 sama dengan keterangan yang
diberikan oleh triangulasi sumber selaku responden 1 yang diperoleh
dengan wawancara pada hari selasa tanggal 18 juli 2017 dengan
keterangan sebagai berikut :
“banyak faktor pertama bisa jadi lupa paling sering kedua mungkin dia
ingin mengisi tapi berkas yang harus dia isi itu tidak disediakan atau
terselip karena besingnya masih kertas bukan seperti program
dikomputer, jadinya kita tidak mengisi kalo gak ada yaudah yang
kedua mungkin dokternya berhalangan atau keluar kota atau acara
jadinya terhambat itu yang paling sering”
Triangulasi Sumber
b. Material (Material)
Pengamatan yang dilakukan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul sumber data pada pengembalian berkas rekam medis yaitu pada
berkas rekam medis rawat inap yang di input ke komputer setiap
poliklinik dan setelah pasien pulang. Di RSUD Panembahan Senopati
Bantul tidak menggunakan buku ekspedisi (buku pengembalian berkas
rekam medis rawat inap) karena sudah menggunakan SIM RS dan sensus
harian rawat inap (SHRI). Hal ini masih terkendala dengan adanya berkas
yang kembali ke Instalasi Rekam Medis tidak tepat waktu seperti
ketidaklengkapan pada berkas rekam medis rawat inap.
“masih ada mba berkas rekam medis yang tidak lengkap biasanya
karena nunggu dari dokter untuk mengisi kelengkapan berkas itu”
Triangulasi sumber
39
3. Methode (Metode)
Pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke
Instalasi Rekam Medis rawat inap di RSUD Panembahan Senopati bantul
dilakukan oleh petugas administrasi bangsal dan diterima oleh petugas
analisis dan assembling. Pengetahuan SPO merupakan hal yang sangat
penting, untuk hal ini perlu adanya sosialisasi langsung. Terkait hal ini
keterangan yang diberikan oleh responden pada tanggal 28 Juli 2017
sebagai berikut :
“ada.. sosialisasinya ke kepala ruang dan administrasi bangsal”
Responden 2
Berikut adalah SPO pengembalian berkas rekam medis rawat inap
di RSUD Panembahan Senopati Bantul:
Gambar 4.3 SPO Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
Sumber: Instalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul
“ada..kita sosialisasinya ke kepala ruang”
Triangulasi Sumber
40
4. Machine (Mesin)
Di RSUD Panembahan Senopati Bantul sudah menggunakan
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) untuk penginputan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Terkait hal ini keterangan
yang diberikan oleh responden pada tanggal 15 Juli 2017 sebagai berikut:
5. Money
Berdasarkan wawancara di RSUD Panembahan Senopati Bantul
bahwa saat terjadi keterlambatan berkas rekam medis rawat inap dari
bangsal ke Instalasi Rekam Medis adanya upaya mengingatkan dan
teguran lisan kepada pihak yang sering terjadi keterlambatan. Jika
terdapat petugas yang mengembalikan dengan tepat waktu, adanya upaya
untuk memberikan suatu penghargaan atau hadiah dalam event rumah
sakit di RSUD Panembahan Senopati Bantul.
Berdasarkan pernyataan sebagai berikut :
“kalo sanksi secara administrasi belum..kita lebih banyak sanksinya dalam
bentuk teguran lisan untuk memperbaiki diri baru nanti akan dirumuskan
mekanisme”
Triangulasi Sumber
“kalo dari bangsal biasanya mengembalikan berkas kalo pasien abis
opname terus mereka mengembalikan kesini itu dengan posisi sudah
harus lengkap ya itu lengkap diagnosanya, tanda tangannya, lengkap
berkas—berkasnya pendukungnya seperti itu. Lalu mungkin
dikembalikan seperti yang seperti ini masih ada yang berantakan juga
ada sudah rapi juga ada nanti kita entry dikomputer kita kasih batas
waku 2x24 jam untuk standarnya”
Responden 3
“disini kita sudah komputerisasi menggunakan SIM RS”
Triangulasi sumber
41
C. Pembahasan Penelitian
1. Prosentase Ketepatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
Pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Panembahan
Senopati Bantul pada tanggal 15 Juli – 28 Juli 2017 dari total 304 berkas
rekam medis rawat inap masih terjadi keterlambatan. Keterlambatan tertinggi
terjadi pada bangsal Cempaka dari jumlah berkas kembali 33 berkas terjadi
keterlambatan 9 berkas rekam medis rawat inap (27,27%), 25 berkas rekam
medis rawat inap (72,72%) tepat waktu. Keterlambatan terendah terjadi pada
bangsal Alamanda, Teratai, Anggrek, Asoka dan Bougenvile yaitu dengan
ketepatan 100% berkas kembali tepat waktu.
Hal ini pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke
Instalasi Rekam Medis dalam kurun waktu 2x24 jam belum sesuai Depkes RI
Tahun 2007 tentang Pedoman Sistem Pencatatan Rumah Sakit dan SPO
tentang Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap No.
21.2022.205.10519 di RSUD Panembahan Senopati Bantul. Pengembalian
berkas rekam medis yang tidak tepat waktu akan menghambat terhadap
proses selanjutnya, hal ini juga ada didalam jurnal Winarti (2013) tentang
Analisis Kelengkapan Pegisian dan Pengembalian Berkas Rekam Medis
Rumah Sakit bahwa pengembalian dokumen rekam medis yang tidak tepat
waktu dapat menjadi beban petugas dalam pengolahan data, karena data yang
diperoleh sudah mengalami keterlambatan maka pengolahannya juga akan
mengalami keterlambatan.
2. Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat
Inap
a. Man (sumber daya manusia)
RSUD Panembahan Senopati Bantul pengisian dokumen rekam
medis dilakukan oleh dokter dan perawat dan bagian terkait yang
melakukan tindakan kepada pasien. Keterlambatan pengembalian berkas
rekam medis rawat inap disebabkan tidak disiplinnya dalam pengisian
berkas rekam medis, berdasarkan dari wawancara yang telah dilakukan
keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari
42
bangsal ke Instalasi Rekam Medis disebabkan karena jadwal dokter yang
berhalangan, ketidaklengkapan berkas rekam medis dan verifikasi jaminan
kesehatan pasien.
Manusia merupakan unsur manajemen yang pokok, manusia tidak
dapat disamakan oleh benda, ia mempunyai perasaan, pikiran, harapan
serta gagasan. Reaksi psikisnya terhadap keadaan sekeliling dapat
menimbulkan pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar
diperhitungkan secara seksama (Imammoto et al,2008)
b. Material (Material)
Data yang terkumpul dari pengembalian berkas rekam medis ke
Insalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul tidak
lengkap yang mengakibatkan terhambat. RSUD Panembahan Senopati
Bantul sudah komputerisasi berkas yang dikembalikan langsung di input
dikomputer dan untuk pelaporan menggunakan sensus harian rawat inap
(SHRI) tetapi masih terjadi keterlambatan dalam pengembalian berkas
rekam medis rawat inap dan ketidaklengkapan berkas rekam medis rawat
inap, jika pengolahan yang terhambat maka laporan yang akan dibuat juga
ikut terhambat.
Material merupakan unsur manajemen yang perlu dikelola dengan
benar agar organisasi dapat berjalan secara efektif (Herujito, 2001)
c. Methode (Metode)
Sosialisasi SPO tentang pengembalian berkas rekam medis rawat
inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul melalui komunikasi ke kepala
ruang dan administrasi tetapi belum terlaksana secara maksimal. Sehingga
sangat penting adanya sosialisasi secara formil terhadap petugas tentang
pengembalian berkas rekam medis rawat inap untuk mengurangi
keterlambatan pengembalian. Pengembalian yang terlambat juga akan
berdampak terhadap tahap selanjutnya dari suatu pengolahan data rumah
sakit.
Metode adalah suatu tata cara yang memperlancar jalannya
pekerjaan manajer. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan
43
cara pelaksanaan kerja suatu kerja dengan memberikan berbagai
pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha (Imamoto
et al,2008)
Dalam Jurnal Winarti (2013) juga mengatakan bahwa sosialisasi
perlu dilakukan dengan cara diadakan rapat dengan unit kerja terkait.
d. Machine (Mesin)
Dalam penelitian ini manajemen di RSUD Panembahan Senopati
Bantul sudah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIM RS)
e. Money
RSUD Panembahan Senopati Bantul masih terjadi keterlambatan
pada bangsal tertentu dan selalu ada upaya mengingatkan dan memberi
teguran secara lisan adanya upaya tersebut diharapkan supaya bangsal
yang masih melakukan pengembalian berkas rekam medis tidak tepat
waktu menjadi tepat waktu. Jika terdapat petugas yang mengembalikan
dengan tepat waktu, adanya upaya untuk memberikan suatu penghargaan
atau hadiah dalam event rumah sakit di RSUD Panembahan Senopati
Bantul.
Menurut Purwanto (2007) reward ialah sesuatu yang diberikan
kepada perorangan atau kelompok jika mereka melakukan sesuatu
dibidang tertentu dan diberikan hadiah berupa medali, piala, sertifikat,
uang atau pita. Sedangkan punishment adalah jika melakukan pelanggaran
akan mendapatkan hukuman berupa teguran, surat peringatan, skorsing,
pemotongan gaji dan bisa diberhentikan kerja.
44
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Prosentase Ketepatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
dari bangsal ke Instalasi Rekam Medis dari sampel 304 berkas sebanyak
27 berkas (8,88%) tidak tepat waktu dan 277 (91,11%) tepat waktu.
2. Faktor-faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam
Medis Rawat Inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul yaitu:
a. Man (Manusia) yaitu jadwal dokter yang berhalangan,
ketidaklengkapan pada berkas rekam medis rawat inap dan
pengurusan verifikasi jaminan pasien
b. Methode yaitu SPO sudah terlaksana tetapi masih terjadi
keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap
c. Material yaitu Berkas rekam medis rawat inap terlambat, berkas
kembali tidak tepat waktu
d. Machine yaitu sudah menggunakan Sistem Manajemen Informasi
Rumah Sakit (SIM RS)
e. Money yaitu Punishment dalam bentuk teguran lisan, reward dalam
event rumah sakit
B. Saran
1. Ditingkatkan kembali untuk prosentase pengembalian berkas rekam
medis rawat inap dari bangsal ke Instalasi Rekam Medis
2. Sebaiknya dilakukan evaluasi dan diingatkan kembali kepada dokter
agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam
medis dari bangsal ke Instalasi Rekam Medis sehingga berkas bisa
langsung dikembalikan tepat waktu dalam kurun waktu 2x24 jam
dengan pelayanan yang tidak tertunda atau terhambat dan kepala
intsalasi rekam medis melakukan sosialisasi terhadap kedisiplinan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
DAFTAR PUSTAKA
Budi, Savitri C.2011.Manajemen Unit kerja Rekam Medis.Yogyakarta: Quantum
Sinergis Medis.
Bungin, Burhan.2009. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Jakarta : Kencana.
Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan
Informasi Kesehatan.Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:
Indonesia.
Hatta, Gemala R.2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-PRESS.
Herujito, yayat M.2001.Dasar-Dasar Manajemen.Jakarta : Grasindo.
IFHRO (Internasional Federation of Health Record Organization).2006.
Education Module For Health Record Practice. Diakses dari
www.ifhro.org pada 17 Mei 2017.
Imammoto, et al.2008.Perivesical abscess caused by migration of a fishbone from
the intestional tract.International Journal of Urology Vol: 9 Hal: 405-09.
Permenkes No. 269/MenKes/Per/XII/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Lapau, Buchari.2015.Metode Penelitian Kesehatan.Jakarta: Yayasan Pustaka
Obor Indonesia.
Menkes RI.2008. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129/ MENKES/ SK/
2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Moleong, Lexy J.2011. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdaknya.
Noor, Juliansyah.2012.Metodelogi Penelitian.Jakarta: Kencana Prenada Media.
Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Nursalam, 2008.Pendidikan Dalam Keperawatan.Salemba Medika, Jakarta.
Purwanto.2007.Metodelogi Penelitian Kuantitatif.Yogyakarta:Pustaka Belajar.
Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Jakarta.
Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu.2011.Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan
Permata Indonesia.
Sudra, Rano I.2014.Rekam Medis.Tangerang: Universitas Terbuka.
Sugiyono.2015.Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif,
dan R&D, cetakan kesebelas. Bandung: Alfabeta.
Suryono dan Anggraini MK.(2013).Metodelogi Penelitian Kualitatif dan
Kuantitatif. Yogyakarta: Nuha Medika.
L
A
M
P
I
R
A
N
