tingkatan manajemen dan manajer dan keterampilan manajer

Posted by ilhamhidayat34 in Oct 01, 2009, under Uncategorized

Tingkatan manajemen dan manajer.

Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:

1. Manajemen Puncak (Top Management)

Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan

manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama.

Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk

membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.

Misal:

2. Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian

untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab

melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala

divisi, direktur produk.

3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management)

Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para

manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya

keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus.

Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.

Berikut adalah skema manajemen berdasarkan tingkatanya:

Dilihart dari kegiatan yang dilakukan :

- Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu kegiatan unit organisasi (produksi,

pemasaran, keuangan, personalia, dll

- Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.

Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai ungsi utama atau keahlian

yang berbeda yaitu:

1. Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengaerjakan dan

menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan motivasi, supervisi, dan kemunikasi .

2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan hal penetapan

tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.

Keterampilan Manajer

Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:

1. Keterampilan konseptual

Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh

kepentingan dan kegiatan organisasi.

2. Keterampilan Kemanusiaan

Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.

3. Keterampilan Administrasi

Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.

4. Keterampilan Teknik

Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang

tertentu.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan

minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide,

dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian

haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau

konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya

disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional

juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan

berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga

keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer

terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan

kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap

terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan

manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih

rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan

tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi,

akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar

yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]

1. Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk

menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew

Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun.

Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu,

maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat

kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan

manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu

yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-

buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam

memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang

manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah

dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan

mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus

mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling

baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta

mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Pada pengertian tersebut dikatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan

melalui kerja orang lain. Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal 4

(empat) ciri, yaitu:

1. ada tujuan yang hendak dicapai,

2. ada pemimpin (atasan),

3. ada yang dipimpin (bawahan),

4. ada kerja sama.

Khusus menyangkut masalah pemimpin (atasan) harus memiliki berbagai kemampuan ( skills).

Kemampuan ( skills) yang dimaksud terdiri dari:

1. Managerial skills (entrepreneurial), yaitu kemampuan untuk mempergunakan kesempatan

secara efektif serta kecakapan untuk memimpin usaha-usaha yang penting.

2. Techological skills, yaitu keahlian khusus yang bersifat ekonomis teknis yang diperlukan pada

pelaksanaan pekerjaan ekonomis.

3. Organisational skills, yaitu kecerdasan untuk mengatur berbagai usaha.

Dalam kenyataannya tidak setiap pemimpin harus memiliki seluruh kemampuan dengan tingkat

intensitas yang sama. Sebab pemimpin itu sendiri dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga)

tingkatan. Sehingga kemampuan yang harus dimilikinya pun tentu berbeda.

Adapun tingkatan kepemimpinan atau manajemen terdiri dari:

1. Top Management (Manajemen Tingkat Atas)

2. Middle Management (Manajemen Tingkat Menengah)

3. Lower Management (Manajemen Tingkat Rendah).

Jumlah manajemen pada setiap tingkatan tergantung pada besar kecilnya suatu organisasi atau

instansi. Namun demikian, biasanya Top Management jumlahnya akan lebih sedikit dari pada

Middle Management, dan Middle Management lebih sedikit daripada Lower Management.

Jadi semakin tinggi kedudukan seseorang, semakin banyak memerlukan keterampilan

administrasi/manajemen, tetapi keterampilan operasionalnya semakin rendah. Sebaliknya

semakin rendah kedudukan seseorang, maka keteramplian operasionalnya semakin tinggi,

sedangkan keterampilan administrasinya/manajemennya makin rendah.

Dengan bahasa yang sederhana, sebetulnya ketiga jenis tingkatan manajemen tersebut bekerja

pada waktu yang sama, tetapi jenis kegiatannya berbeda. Manajemen Tingkat Atas lebih

banyak bekerja dengan pikiran, sedikit sekali bekerja secara fisik atau tenaga. Manajemen

Tingkat Menengah, antara kerja pikir dengan kerja fisik boleh dikatakan seimbang. Sedangkan

Manajemen Tingkat Bawah, bekerja dengan pikiran sedikit sekali, sementara dengan fisik atau

tenaga amat besar/banyak

PEMBUATAN KEPUTUSANPembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakna setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang disusun.Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pilihan ( choice making) dan dari pemecahan masalah ( problem solving). Dipihak lain, banyak penulis dan manajer menggunakan istilah “pembuatan keputusan dan pemecahan masalah” sebagai istilah yang dapat dipertukarkan, dan dalam bab ini akan digunakan istilah pembuatan keputusan yang mencakup artian keduanya.Pembuatan keputusan merupakan bagian kunci kegiatan menajer. Dalam proses perencanaan, menajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi. Pembuatan keputusan didefinisakan sebagai penentuan serangkaian kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan.Tipe-tipe keputusan :1. Keputusan-keputusan yang di program (programmed decisions) adalah keputusan yang di buat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Keputusan ini rutin dan berulang-ulang.2. Keputusan-keputusan yang tidak di program (non-programed decisions) merupakan keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus,khas dan tidak terbiasa.3. Keputusan-keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusan untuk masa yang akan datang.a. Dalam kondisi kepastian (certainty), manajer mengetahui apa yang terjadi

di waktu yang akan datang karena tersedia informasi yang akurat, terecaya dan dapat di ukur sebagai dasar keputusanb. Dalam kondisi resiko/risik, manajer mengetahui bersarnya probabilitas kemungkinan hasil, tetapi tetapi informasi lengkap tidak tersedia.c. Kondisi ketidak pastian (uncertainty), manajer tidak mengetahui probabilitas dan tidak mengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritis dan paling menarik.Keputusan dapat diambil dengan meenggunakan metode kuantitatif (perhitungan-statistik) Untuk mengantisipasi dan memperkirakanya.Proses pembuatan keputusan yang Efektif :1. Pemahaman dan perumusan masalah2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan3. Pengembangan alternatif-alternatif4. Evaluasi alternatif-alternatif5. Pemilihan alternatif terbaik6. Implementasi keputusan7. Evaluasi hasil-hasilGaya pembuatan keputusan yang di kemukakan Vroom Yetton adalah :1. Manajer membuat keputusan sendiri dangan menggunakan informasi yang tersedia.2. Manajer mendapat informasi yang diperlukan dari para bawahan dan kemudian menentukan keputusan yang sesuai.3. Manajer membicarakan masalah dengan para bawahan secara individual dan mendapatkan gagasan-gagasan, saran-saran tanpa mengikut sertakan individu para bawahan sebagai suatu kelompok.4. Manajer membicarakan situasi keputusan dengan para bawahan sebagai suatu kelompok dan mengumpulkan gagasan-gagasan,saran-saran dalam suatu pertemuan kelompok.5. Manajer membicarakan situasi keputusanModel Vroom-Yetton-Jago: Authocratic Style ( AI & AII) Consultative Style (CI & CII) One-Group Style (GII)Tipe Keputusan PengertianAI Manajer membuat keputusan sendiriAII Manajer menanyakan informasi dari bawahan akan tetapi keputusan diambil sendiri oleh manajer. Bawahan tidak selalu harus mengetahui informasi mengenai situasi yang dihadapi.CI Manajer berbagi informasi dengan bawahan secara individual, dan bertanya mengenai berbagai informasi dan evaluasi dari mereka. Akan tetapi

manajer mengambil keputusan sendiri.CII Manajer dan bawahan bertemu sebagai tim untuk mendiskusikan berbagai hal menyangkut situasi yang dihadapi akan tetapi manajer yang mengambil keputusan.GII Manajer dan bawahan bertemu sebagai tim untuk mendiskusikan berbagai hal yang menyangkut situasi yang dihadapi dan keputusan ditentukan oleh tim.MODEL KEPEMIMPINAN – PARTISIPASIF YANG DIREVISIKeterangan :QR : Persyaratan Kualitas, Apakah kualitas keputusan benar-benar penting?CR : Persyaratan komitmen, Seberapa pentingkah komitmen bawahan pada keputusan?LI : Informasi Pemimpin, apakah cukup memiliki informasi untuk mengambil keputusdan kualitas tinggi?SI : Strutur masalah, Apakah masalah terstruktur baik?CB : Pobabilitas komitmen, Apakah benar-benar ada kepastian bahwa bawahan akan berkomitmen pada keputusan?GC : Kesesuaian Tujuan, Apakah bawahan ikut memiliki organisasi yang dicapai dalam menentukan masalah?GO : Informasi bawahan, Apakah bawahan cukup informasi untuk mengambil suatu keputusan berkualitas tinggi?Riset kepemimpinan menandaskan bahwa kepemimpinan seharusnya diarahkan pada situasi bukannya pada orang sehingga dapat bermakna lebih lanjut untuk untuk situasi otokritas dan partisipasif daripada pemimpin otokratis dan partisipasif. Dengan asumsi bahwa pemimpin dapat menyesuaikan gayanya terhadap situasi yang berlainan.KESIMPULANKetiga model teori kepemimpinan yang diuaraikan diatas mempunyai kesamaan dan perbedaan di mana ke semua model-model tersebut berkepentingan :1. Memusatkan perhatian pada dinamika kepemimpinan.2. Mendorong adanya riset tentang kepemimpinan.3. Kontroversial karena: pengukuran, terbatasnya pengujian riset, dan hasil riset yang berlawanan.Perbandingan model-model pendekatan kepemimpinan dapat disajikan dalam tabel sebagai berikut:PERBANDINGAN MODEL-MODEL KEPEMIMPINANMODEL GAYA PERILAKU PEMIMPIN FAKTOR SITUASI KRITERIA PEROLEHANSITUASIONAL (HERSEY & BLANCHHARD) Orientasi Tugas Orientasi Hubungan Struktur Tugas Hubungan Pemimpin Anggota Keefektifan Kelompok

KEMUNGKINAN (FIEDLER) Orientasi Tugas Orientasi Hubungan Struktur Tugas Hubungan Pemimpin Anggota Keefektifan KelompokPARTISIPASI PEMIMPIN (VICTOR VROOM DAN PHILIP YETTON) Otokratif Konsultatif Kelompok Kualitas Keputusan, Persyaratan Informasi, Struktur Masalah Penerimaan, Pengikut Atas Keputusan, Kebersamaan Tujuan Tingkat Konflik Pengikut Kualitas Keputusan Penerimaan Oleh Pengikut Waktu Pengambil Keputusan.