SVEUILITE U ZAGREBUFAKULTET ORGANIZACIJE I INFORMATIKEV A R A D I N

Domagoj Baki, Martina Beni, Jurica Buni, Patrik Borkovi, Mateo Cindri, Matej Cvitkovi

ANALIZA PODUZEA EKUS d.o.oTIMSKI PROJEKTNI ZADATAK

Varadin, 2014.SVEUILITE U ZAGREBUFAKULTET ORGANIZACIJE I INFORMATIKEV A R A D I N

Broj indeksa:Domagoj Baki: 42013/13-RMartina Beni: 42249/13-RPatrik Borkovi: 42168/13-RJurica Buni: 42029/13-RMatej Cvitkovi: 42180/13-RMateo Cindri: 41998/13-RSmjer: Informacijski i poslovni sustavi

ANALIZA PODUZEA EKUS d.o.oTIMSKI PROJEKTNI ZADATAK

Mentor:Ivan Malbai, univ. spec. oecVaradin, sijeanj 2014.Sadraj

1. PROFIL PODUZEA ............................................................................................................. 32. ANALIZA ORGANIZACIJE.................................................................................................. 4 2.1. IMBENICI OBLIKOVANJA ORGANIZACIJE.............................................................. 4 2.1.1.UNUTARNJI IMBENICI........................................................................................42.1.2.VANJSKI IMBENICI..............................................................................................6 2.2. OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKE STRUKTURE.......................................................72.2.1. ELEMENTI ORGANIZACIJSKE STRUKTURE....................................................72.2.2. FORMALNI I NEFORMALNI NAINI KOMUNIKACIJE.................................102.2.3. VEZE IZMEU ORGANIZACIJSKIH JEDINICA...............................................102.2.4. INFORMACIJSKI SUSTAVI ORGANIZACIJE...................................................112.2.5. SUVREMENI TRENDOVI U OBLIKOVANJU ORGANIZACIJE.....................112.2.6. TEMELJNE DIMENZIJE ORGANIZACIJE..........................................................112.2.7. PRIMJENA ORGANIZACIJSKE STRUKTURE..................................................123. PRIJEDLOZI ZA POBOLJANJE POSTOJEE ORGANIZACIJE..............................134. ZAKLJUAK..........................................................................................................................15LITERATURA ............................................................................................................................16

1. PROFIL PODUZEASlika 1. Logo

Poduzee Ekus d.o.o osnovano je 1990.godine. Nastalo je iz dva obrta koji su se do tada bavili djelatnou servisa(ienje poslovnih prostora). Danas se poduzee specijalizira i iri na djelatnost industrijskih uslunih servisa sa proizvodima: usluge ienja poslovnih prostora, usluge hortikulture, usluge tehnikih i obrtnikih servisa, administrativne usluge, itd. U samim poecima svoga rada tvrtka je brojala oko 200 zaposlenih radnika, a taj broj do danas narastao je oko 700 i dalje kontinuirano raste. Dnevno odravaju istou na 800.000 m surauju sa 80 dugogodinjih klijenata u vie od 400 mjesta i gradova i na vie od 700 lokacija.Sjedite poduzea nalazi se u Zagrebu na adresi Maksimirska 111. 2010.godine vlasnici poduzea Ekus d.o.o prodali su poslovne udjele francuskoj firmi Atalian koja je vodea Europska kompanija na podruju industrijskih servisnih usluga. Poduzee zapoljava preko 60 000 radnika i ima godinji profit od 1.2 milijarde . Sura]uje sa 30.000 klijenata i prisutna je u 14 drava koje se uglavnom nalaze u srednjo-istonom djelu Europe. Neki od najpoznatijih klijenata poduzea Ekus d.o.o su Badel 1862, Konar, Podravka, Siemens, Ina, HEP te Croatia osiguranje.

Slika 2. Rasprostranjenost poduzea u Republici Hrvatskoj

2. ANALIZA ORGANIZACIJE

2.1 IMBENICI OBLIKOVANJA ORGANIZACIJE2.1.1 UNUTARNJI IMBENICI1.Vizija i misijaVizija i misija su glavna odrednica svakog poduzea, prema Sikavici(2011.) njih treba promatrati s aspekta utjecaja na organizaciju, tj. s aspekta promjena koje izaziva u njoj. Vizija poduzea Ekus d.o.o je postati najvei pruatelj industrijskih usluga u Hrvatskoj kroz edukaciju i vanosti outsourcing-a potencijalnih kupaca. Samo je poslovnim obostranim pouzdanjem poduzea mogue outsourcingprihvatiti kao superiorni izbor za manje bitne potrebe (ienje,hortikultura, i sl.). Ova ambiciozna vizija zahtijeva dobru strukturu organizacija prema unutarnjim imbenicima, te pravovremeno reagiranje na ostale imbenike.Misija nastaje kad se usklade managerska svrha i cilj funkcije sa ciljevima organizacije.Misija ovog poduzea je da kvalitetom i irinom svoje usluge omogue specijaliziranost i rast njihovih kupaca. Odmah je vidljivo da se misija nadovezuje kao prirodna potreba za ostvarivanje vizije. Outsourcing kao in zahtijeva upravo kvalitetnu i iroku uslugu za kvazi-garantiran uspjeh . 2.TehnologijaTehnologija je jedna od najvanijih imbenika prilikom oblikovanja organizacije. Ekus d.o.o primjenjuje uslunu tehnologiju. Uslunu tehnologiju karakterizira istodobna proizvodnja i potronja, outputi su orijentirani prema kupcu i outputi su neopipljivi. Pomou te tehnologije obavlja sljedee usluge: ienje , graevinarstvo, tehniko odravanje , higijena i odravanje zelenih povrina.3.Ljudski potencijaliugaj, ehanovi i Cingula (2004.) kau da su ljudi glavni element organizacije. Sikavica (2011) navodi kako je egzistencija ljudskih resursa esencijalna za funkcioniranje organizacije, te je bez istih funkcioniranje bilo koje organizacije nezamislivo. Kao to je prethodno navedeno poduzee Ekus d.o.o ima 700 radnika i njihov broj je i dalje u konstantom porastu. Veinu zaposlenika ine obini fiziki radnici koji obavljaju pruanje servisnih usluga, oni imaju slabije kompetencije i manje potencijalno korisnih sposobnosti od administracije i direktora pojedinih sektora. Najvie ljudskih potencijala usmjereno je na tehniki sektor u odjel tehnikih poslova koji se bavi objektima(preradnici na objektu). Upravu ini najmanje zaposlenika koji imaju vrlo visoku kompetenciju, irok spektar znanja i veliku odgovornost. Svaki nii stupanj organizacijske strukture iri je za najmanje 7 podreenih po nadreenom, to je prema Sikavici(2011.) definirano kao iroka hijerarhijska struktura u kojoj radnici imaju vea znanja i sposobnosti. Sva su radna mjesta u organizaciji koncipirana realno i u skladu s interesima produktivnog radnika. 4.Veliina organizacijeVeliinu organizacije odreuje nekoliko parametara kao to su broj zaposlenih, veliina ostvarenog prihoda, veliina ostvarenog profita, vrijednost imovine organizacije. Danas je vrlo teko odrediti koliko je zapravo veliina jedne organizacije. U Hrvatskoj se npr. velikom organizacijom smatraju poduzea s vie od 250 zaposlenih, dok se u svijetu velikom organizacijom smatraju poduzea koja zapoljavaju vie od 1000 ljudi. S obzirom da Ekus d.o.o. zapoljava oko 700 radnika, te je godinji prihod oko 50 000 000 kn moglo bi se prema Hrvatskim standardima gledati da se radi o velikom poduzeu. Meutim na trgovakom sudu poduzee je zavedeno kao mali poduzetnik. 5.LokacijaLokacija je jako bitna za uspjeh poduzea, zato to dobar izbor lokacije uvelike smanjuje trokove i poveava opseg konkurentne ponude, te olakava raspodjelu odgovornosti. Neki od najvanijih imbenika koji odreuju lokaciju organizacije su blizina kupaca i dobavljaa, raspoloivost radne snage, transport i ostala infrastruktura, prostor za rast i irenje i lokacija ostalih organizacija. Poduzee Ekus d.o.o rasprostranjeno je po cijeloj Hrvatskoj. Pruaju svoje usluge na vie od 400 mjesta i gradova te na vie od 700 lokacija. Glavno sjedite nalazi se u Zagrebu, dok postoje vei ogranci poduzea jo u Splitu, Osijeku, Koprivnici i Rijeci. Vei ogranci poduzea razmjeteni su prema stratekim regijama u Hrvatskoj kako bi efikasnost poduzea bila vea, trokovi smanjeni, a kupci zadovoljni brzinom usluge.6.StrategijaStrategija odgovara na pitanje kako e organizacija postii zacrtane ciljeve. Ona mora biti u interakciji sa svim unutarnjim imbenicima organizacije, te sa okolinom. Poduzee Ekus d.o.o. dugogodinjim radom u ovom podruju stekli su veliko iskustvo na kojem temelje svoju poslovnu strategiju. Najvaniji cilj poduzea je zadovoljstvo kupca uslugom, jer na taj nain mogu raunati da e kupca trajno zadrati, konkurenciju eliminirati i otvoriti sebi nove mogunosti za proirenje trita. Dugogodinje iskustvo im omoguuje da znaju specifinosti regija u Hrvatskoj. To im daje prednost prilikom odreivanja strategije vezane uz zapoljavanje veeg ili manjeg broja ljudi na odreenom podruju kako se nikad ne bi doveli u problem da nisu u mogunosti zadovoljiti zahtjevima svojih klijenata. 2.1.2 VANJSKI IMBENICIVanjske imbenike organizacije zapravo ini njezina okolina koja ju okruuje. Dok na unutarnje imbenike organizacija moe utjecati, na vanjske imbenike organizacija moe utjecati u malim koliinama, zapravo vie im se mora prilagoavati kako bi uspjela opstati na tritu.

1.Institucionalni uvjetiNa institucionalne uvjete, tj. pravnu okolinu organizacije ne mogu djelovati nego im se moraju prilagoavati. Pod time se podrazumijevaju svi zakoni, propisi i ostali podzakonski akti koje donosi zakonodavna ovlast zemlje. S obzirom da se zakonima drave organizacije trebaju prilagoavati kako bi opstale na tritu i ne bi bile zatvorene, tu nema ba prevelikog prostora u kojem bi organizacije mogle djelovati na zakone te na njihovu izmjenu. Ba iz tog razloga kao jednu od prijetnji u svojoj SWOT analizi poduzee Ekus d.o.o. navodi prenormiranost zakonodavne regulative koja u radno intezivnoj industriji ostavlja premalo vremena za fokus na trite i poveava opasnost od prevelikog administrativnog nadzora i kanjavanja za prenormirane i neprovedive administrativne propuste.

2.Integracijski uvjetiSmatra se da su integracijski procesi zapravo jedini vanjski imbenici na koje organizacija moe utjecati. esto organizacije ulaze u integracijski proces kako bi se spajale i pripajale organizacije te na taj nain ostvarile odreenu ekonomsku korist poput poboljanja svog statusa na tritu, poveanja prihoda, uklanjanja konkurencije ili ak i irenja trita. Vlasnici Ekusa d.o.o prodali su 90% svojih udjela u vlasnitvu poduzea 2010.godine francuskom poduzeu Atalian Global Services. Dosadanji lanovi uprave upravljat e poduzeem do poetka 2015.godine i nakon toga Atalian Global Servicespreuzima potpunu kontrolu nad poduzeem. 3.TriteTrenutno poduzee radi samo na teritoriju Hrvatske. Planirali su proiriti svoje usluge jo na teritorije susjednih drava Bosne i Hercegovine, te Srbije, ali unato pozitivnim financijskim rezultatima zakljuili su da nemaju dovoljnu financijsku mo da budu konkurentni na susjednim tritima. Neki od problema sa kojima su se susreli prilikom planiranja bili su prevelika decentralizacija i nisu bili sigurni da li bi imali dovoljnu razinu kontrole nad tim ograncima poduzea zato to se ne nalaze u istoj dravi kao matino poduzee. 4.Razvoj znanosti i tehnologijePoduzee se trudi uvoditi novu tehnologiju kako bi bila u skladu sa tehnolokim iskoracima. Primjena nove tehnologije omoguuje kvalitetnije i uinkovitije pruanje usluga, te istovremeno konkurentnost na tritu.

2.2 OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKE STRUKTURE2.2.1 ELEMENTI ORGANIZACIJSKE STRUKTURE1. Organizacija materijalnih imbenikaOrganizacija materijalnih imbenika temelji se na upotrebi materijalnih inputa u procesu poslovanja. Najvaniji materijalni inputi su:1. ProstorPod organizacijom prostora se smatra izbor lokacije. Sjedite poduzea Ekus d.o.o smjeteno je u Zagrebu meutim sadri 5 veih ogranaka u Republici Hrvatskoj. S obzirom da je jedan od veih problema disperziranost poslovanja, zato to veina njihovih klijenata ima radnje rasporeene po cijeloj Hrvatskoj osnivanje 5 veih ogranaka je bilo naj loginije rjeenje kako bi se smanjili trokovi i poboljala usluga klijentima.2. OpremaOprema su sredstva kojima se pruaju usluge. Vrlo je bitno izabrati kvalitetnu i isplativu opremu ,zato to to uvelike smanjuje trokove poslovanja.3. Sirovine i materijaliOvo poduzee ne koristi materijale i sirovine u velikim koliinama. Koriste ih samo u sluaju raznih graevinskih radova, te razna kemijska sredstva pri obavljanju usluga ienja.2.Ralanjivanje i grupiranje zadatakaRalanjivanjem i grupiranjem zadataka u odgovarajue organizacijske cjeline unutar jedne organizacije kao rezultat dobivamo organizacijsku strukturu poduzea. U sljedeoj tablici se moe vidjeti nain na koji je poduzee Ekus d.o.o. ralanilo zadatke unutar poduzea.

Sluba inenjeringa

Graevinski odjel Klima ureaji, krovite, vodovod, grijanje

Ureenje okoliaPrirodne povrine, urbana naselja, parkovi

HigijenaAnti-parazitski tretmani, deratizacija

ienjeNuklearke, prehrambena industrija

Transport i logistika Transport, logistika, rukovanje, pedicija

OsiguranjeNadzor , osiguranje, zatita od poara

Tehniki odjelMulti-usluge, multi-tehnika

RecepcijaPriredbe, poduzea, hoteli, zrane luke

Iz primjera 1. je vidljivo da se prilikom ralanjivanja zadataka koristilo naelo najvee upotrebe to znai da su se odreeni poslovi organizacijski smjestili u onu organizacijsku jedinicu koja ju najee upotrebljava.3. Organizacija poslovnih funkcija Prodajna funkcija- ona omoguuje organizaciji da dostavljanjem usluge potroau ostvaruje prihod odnosno da uslugu pretvori u novac. Nain na koji Ekus d.o.o. organizira prodajnu funkciju je da pomou istraivanja trita doe do informacija to trite zahtjeva, uz ekonomsku promidbu da stvori zanimanje kod potencijalnih novih klijenata te na kraju da nudi svoju svakim danom sve bolju uslugu starim i novim potencijalnim kupcima. Financijska funkcija- ona se provodi na nain da se pravilno raspolae novanim sredstvima kako bi se tijekom cijele godine pokrili svi rashodi, te bi se na taj nain poslovanje odvijalo bez zastoja. Poduzee Ekus d.o.o svaku godinu zavrava sa ostvarenom dobiti i na taj nain sa sigurnou moemo rei da je financijska funkcija dobro provedena. Organizacija upravljanja i menadmenta:Slika 3. Organizacijska struktura poduzea

Na ovom primjeru moemo vidjeti kako izgleda organizacija upravljanja poduzea Ekus d.o.o.2.2.2 FORMALNI I NEFORMALNI NAINI KOMUNIKACIJE Unutar Ekus d.o.o. poduzea koristi se formalni i neformalni nain komunikacije. Formalni nain je najei nain komunikacije koji se provodi unutar Ekus d.o.o poduzea. Jedan od primjera formalnog nain komuniciranja je unaprijed planirani sastanak uprave sa voditeljima sektora na nain da se taj sastanak odvija redovito jednom mjeseno. Voditelji sektora upravi iznose sve bitne informacije vezane uz rad njihovog 1sektora te se dogovaraju o svim bitnim poslovnim odlukama koje je potrebno donijeti. Takva unutarnja komunikacija obuhvaa vertikalnu komunikaciju prema dolje gdje uprava iznosi svoje informacije i nareenja voditeljima slubi, te vertikalnu komunikaciju prema gore gdje voditelji slubi iznose svoje informacije i ideje upravi. Formalan nain komunikacije koji se nastoji ostvariti sa irom zajednicom je veinom putem nekih sajmova gdje se potencijalnim klijentima nastoji to bolje prezentirati usluga kojom se poduzee bavi. Neformalni nain je nain koji se rjee upotrebljava u poduzeu Ekus d.o.o. s obzirom da taj nain komunikacije esto moe dovesti do nesporazuma s obzirom da poiva na osobnoj komunikaciji izmeu zaposlenika, to moe dovesti do razliitih miljenja i odraz je percepcije djelatnika u organizaciji.2.2.3 VEZE IZMEU ORGANIZACIJSKIH JEDINICAUnutar Ekus d.o.o. poduzea nastoji se to vie biti u komunikaciji sa dobavljaima i korisnicima usluga. Dobavljai su poduzeu jako bitni kako bi poduzee moglo uredno poslovati i izvravati sve svoje zadatke. Tako da je poduzee u svakodnevnom kontaktu sa svojim dobavljaima. Takoer jedna od veza koje poduzee nastoji odrati je komunikacija sa korisnicima svojih usluga. To je najbolji nain da poduzee opstane na tritu jer od klijenta se moe dobiti najvie informacija o zadovoljstvu za pruene usluge, te na taj nain to prije intervenirati ukoliko su neke promjene potrebne kako bi se poslovanje poboljalo.

2.2.4 INFORMACIJSKI SUSTAVI ORGANIZACIJE Unutar Ekus d.o.o poduzea jedan od najveih problema je nedovoljna razina koritenja informacijskih sustava organizacije. Poduzee se ve dugi niz godina bori sa problemom informatikog umreavanja svih lokacija na kojima djeluje. Svaki ogranak ima svoj zasebni informacijski sustav, meutim daljnji cilj poduzea je kompletno umreavanje svih ogranaka kako bi se poboljao protok informacija, smanjili trokovi i olakao rad poduzea.

2.2.5 SUVREMENI TRENDOVI U OBLIKOVANJU ORGANIZACIJEKada priamo o suvremenim trendovima smatramo da se tu radi o brojnim inovacijama i unapreenjima organizacije, bilo da se radi o potpunoj promjeni filozofije organizacije ili promjena u organizaciji kao cjelini ili pak drugaije poimanje dijelova organizacije kao to je npr. unapreenje kvalitete, promjene u nainu prodaje robe i slino. Ekus d.o.o ne koristi suvremene trendove u oblikovanju organizacije.

2.2.6 TEMELJNE DIMENZIJE ORGANIZACIJEPoduzee Ekus d.o.o. ima, ve utvreno, nii stupanj podjele rada na neposrednoj razini nadreeni-podreeni, no sama organizacija cijelog poduzea po sektorima za sobom vodi vii stupanj specijalizacije i vei stupanj podjele rada. Hijerarhija poduzea je iroka, te od nadreenog zahtijeva iri spektar sposobnosti kako ispod sebe ima prosjeno 7 podreenih. Raspon je kontrole strogo odreen, tako da svaki podreeni nema dileme tko mu je nadreeni. Nii hijerarhijski stupnjevi imaju manji stupanj ovlasti i manju odgovornost. Ovlateni nemaju velike probleme s delegiranjem poslova, tako da je u poduzeu prilino visok stupanj pouzdanja. Poduzee je sa aspekta poslovanja prilino decentralizirano, ali zbog manjka komunikacije izmeu informacijskih sustava, ipak je najvea ovlast na sjeditu u Zagrebu. No, to ne sprjeava dobro koordinaciju.

2.2.7 PRIMJENA ORGANIZACIJSKE STRUKTUREIako u poduzeu Ekus d.o.o nije striktno definirana organizacijska struktura, sama intuitivnost poslova namee odgovarajuu organizacijsku strukturu. Administracija ima vei stupanj odgovornosti pa se njima poveava specijalizacija za odreen skup podreenih irokog znanja kako bi adekvatno obavljali svoj posao. Kako razine postaju nie, stupanj odgovornosti postaje manji, pa se poveava broj podreenih i smanjuje se razina specijalizacije.

3. PRIJEDLOZI ZA POBOLJANJE POSTOJEE ORGANIZACIJE

Sve organizacije koje djeluju na tritu nisu savrene, svaka ukoliko eli i ima mogunosti, moe i zapravo mora raditi na svojem daljnjem razvoju i usavravanju. To je jedini nain da opstane na tritu, ukloni konkurenciju i privue kupca. Neto to se na poetku ini kao dobra odluka poslije se moda i ne pokae takvom te su potrebne izmjene i odreena poboljanja. Pogotovo u dananje vrijeme kada tehnologija i znanost napreduju iz dana u dan je potrebno svakodnevno raditi na svom poboljanju kako bi se pratilo trendove i na taj nain ostalo konkurentno na tritu. Samim time i poduzee Ekus d.o.o. ima velikog prostora za poboljanje svoje organizacije.

a. Razina obrazovanja radne snage

Veina zaposlenih u poduzeu Ekus d.o.o. ima niski stupanj obrazovanja. Tu se najvie radi o zaposlenicima sa srednjom strunom spremom ak i na nekim vodeim pozicijama. Smatramo da je potrebno vie ulaganja u visoko obrazovane ljude pogotovo na vodeim pozicijama zato to oni imaju vie znanja, menaderskih sposobnosti te bi vie mogli pridonijeti razvoju firme u smislu svjeijih i inovativnijih ideja.

b. Informatika rjeenja

Ekus d.o.o. se ve godinama suoava sa problemom informatikog umreavanja. Naime, s obzirom da rade na vie lokacija unutar Hrvatske potrebno je napraviti informatiku mreu koja e povezati sve njihove podrunice i na taj nain e moi bez problema imati sve informacije dostupne u svako vrijeme na svakom mjestu. Njihova nedovoljna informatika povezanost ih dovodi do velikih trokova. S obzirom da im je potrebno puno vie vremena kako bi vidjeli kakvo je openito stanje, to iziskuje vee trokove, a u krajnjoj liniji i gubitak dragocjenog vremena. Iz toga proizlazi potreba da poduzee Ekus d.o.o. treba poraditi na informatikom umreavanju svojih podrunica kako bi se suvremenizirali, poboljali protok informacija, smanjili trokove, ostali konkurentni i ne bili vie u zaostatku za vodeima u tom poslu.

c. Tehniki loa komunikacijaPoduzee Ekus d.o.o. ima problem sa dosta loom komunikacijom u smislu da njihove podrunice ne dobivaju sve potrebne informacije sa svih lokacija unutar Hrvatske. Iako je posao dosta dobro rasporeen po stratekim podrunicama koje se brinu o klijentima na lokacijama za koje su odgovorne. Potrebno je proiriti protok informacija meu podrunicama jo vie iz razloga jer im informatiko umreavanje nije dobro rijeeno. Mjeseni sastanci meu podrunicama na kojima bi se razmjenjivale informacije, dostavljali potrebni izvjetaji i openito stanje poslovanja za tekui mjesec, bi bitno doprinijeli poboljanju komunikacije i razmjeni bitnih informacija.

4. ZAKLJUAK

Poduzee Ekus d.o.o na dobrom je putu da ostvari svoju viziju. Unato problemima s edukacijom, komunikacijom i informacijskim sustavima, ostaju meu vodeim poduzeima u podruju industrijskih servisnih usluga ve vie od dva desetljea. S obzirom da intenzivno ulau u svoj razvoj i rade na tome da isprave svoje slabosti na taj nain su na jako dobrom putu da poboljaju svoju organizaciju. Takoer, lanstvo u ATALIAN grupaciji samo potvruje ambicije i kvalitetu usluge. I uz dobre uvjete na tritu su u vrlo dobroj poziciji da svoj status meu vodeima zadre ako ne i poboljaju.

LITERATURA

[1] Pere Sikavica, Organizacija, kolska knjiga, 2011.[2] ugaj, ehanovi, Cingula, Organizacija, FOI Varadin, 2004.[3] Ruica Bri, Prezentacije s predavanja, FOI Varadin, 2013.[4] Interni podaci Ekus d.o.o poduzea[5] www.ekus.hr[6] www.fininfo.hr/Poduzece/Pregled/ekus/Detaljno/54049[7] http://www.poslovna.hr/lite/ekus/332170/subjekti.aspx

16