Rekruttering

Tiltræk rigtigt og tiltræk de rigtige

Før-rekruttering

Få nok ansøgere at vælge imellem for efterfølgende at kunne foretage gode ansættelser – f.eks. ved:

at være kendt for noget attraktivt

at søge andre steder end traditionelt

at søge via andre medier end traditionelt

at søge via egne medarbejdere

at søge på andre måder end traditionelt

at have kontakt til potentielle ansøgere

at have højt kendskab i lokalområdet

at udnytte hjemmesiden/internettet/de sociale medier som udstillingsvindue

Rekrutteringsprocessen

Foranalyse Søgeproces UdvælgelseInterview/jobsamtale

Test og referencer

Endeligt valg

Tiden op til ansættelsen

Introduktion

Foranalyse

Praktiske overvejelser:

Skal stillingen slås op internt, eksternt eller begge dele?

Er der egnede interne emner? (ansatte/vikarer)

Er der egnede uopfordrede ansøgere, emner i netværket, blandt ”ambassadørerne”?

Annoncerer vi selv eller gennem rekrutteringsfirma?

Hvornår samtaler og hvem deltager?

Skal team/afdeling have mulighed for at møde/have indflydelse på valg af slutkandidaterne?

Hvornår kan ny medarbejder starte?

Foranalyse

Jobanalysen:

sikrer fokus i vurdering og udvælgelse

anledning til at drøfte de overordnede rammer og vilkår for jobbet

gør det meget lettere at skrive jobannoncen og stillingsbeskrivelsen

basis for spørgsmålene til jobsamtalen

Foranalyse

Jobanalysen:

Jobanalysen - giver svar på:

Hvilke opgaver skal løses i den ledige stilling?

Hvilke kvalifikationer er nødvendige?

Hvilke kompetencer er nødvendige?

Hvordan er vilkårene, f.eks. omkring arbejdstider, rejeaktivitet, ferie m.v.

Hvordan er de fysiske og psykiske vilkår omkring arbejdet?

Hvilke lønforhold er der tale om?

Hvilken beslutningskompetence hører med til stillingen?

Hvem skal der refereres til?

Hvem er de interne og eksterne samarbejdspartnere?

Foranalyse

Kvalifikationer/kompetencer – hvad er der brug for i dag og i morgen?

Strategi Mål Opgaver Kvalifikationer/kompetencer

Hvordan forventes stillingen og personen at bidrage til virksomhedens/afdelingens resultat?

Hvilke mål og resultater ønsker virksomheden/afdelingen at opnå i det pågældende job?

Hvilke opgaver skal løses? (stillingsbeskrivelsen)

Hvilke kvalifikationer/kompetencer kræves for at få succes i jobbet?

Foranalyse

Afklaring af (faglige) kvalifikationer:

hvilke dokumenterbare færdigheder og eventuel uddannelse eller andet skal man som medarbejder have for at kunne udføre arbejdet? (i dag og i morgen)

Afklaring af og (personlige) kompetencer:

hvad skal man kunne for at være en god medarbejder i jobbet (adfærd)? (i dag og i morgen)

Prioriter listen over kvalifikationer og kompetencer – de nødvendige og de ønskværdige. De nødvendige skal stå i stillingsopslaget

Annoncering

Annoncer skal placeres dér, hvor potentielle ansøgere har mulighed for at se dem – og hvor det er, afhænger af det enkelte job.

Synlighed - opmærksomheden skal fanges og indholdet skal fænge.

Krav til annoncen:

kald jobbet et retvisende navn som matcher det gængse i markedet og afspejler jobbets indhold

man skal fortælle, hvad virksomheden står for, hvad man satser på, og hvorfor det er værd at arbejde i netop denne virksomhed

jobbet skal beskrives med de vigtigste (og spændende) opgaver og muligheder

det skal fremgå hvilke faglige kvalifikationer og personlige kompetencer, der ønskes

indikation af lønpakke (fast gage, bonus, pension m.v.) muligheder for uddannelse og karriere i virksomheden praktisk info: kontaktperson, ansøgningsfrist, videre proces og eventuel

uddybning på nettet

Husk – bekræft modtagelse af ansøgning og information om forventet forløb.

Udvælgelse

Brug jobanalysens beskrivelse af kvalifikationer/kompetencer til at ”grovsortere”/udvælgeansøgerene:

skriv ansøgernes navne på den ene led og de ønskede kvalifikationer/kompetencer på den anden

skriv ud for hver af de ønskede kvalifikationer/kompetencer, hvad ansøgeren selv har skrevet, og sætte spørgsmålstegn der, hvor der mangler information.

Andre forhold af betydning – f.eks. erfaring fra lignende job, uddannelsesmæssig baggrund/niveau, ledelseserfaring m.m.

OBS! Vigtigt, at man i screeningsfasen ikke ”bevidstløst” frasorterer – der kan måske være brugbare ansøgere med en lidt ”skæv” eller alternativ profil, som kan kompensere for de opstillede krav.

Interview/jobsamtale

Det tidspunkt, hvor en ansøger for første gang møder virksomheden. Det er i ansættelsessamtalen, at medarbejder og arbejdsplads har mulighed for at lære hinanden at kende.

Vigtigt at interviewet fungerer som et professionelt visitkort for virksomheden. Et dårligt gennemført ansættelsesinterview kan mindske ansøgerens lyst til at tage jobbet.

Ansættelsesinterviewet er nok også den metode, der udføres mest forskelligt. Det gennemføres af mange ledere uden at de har ret meget træning eller ret megen viden om området.

Interview/jobsamtale

Formål:

at få et første indtryk af hinanden

at markedsføre virksomheden

at vurdere og udvælge (gælder både for virksomhed og ansøger)

at forhandle rammer og vilkår for ansættelsen

at få en præcis og fair vurdering af ansøgerne til den givne stilling

at give ansøgeren mulighed for at vurdere, om hans eller hendes forventninger til et godt arbejdsliv kan indfries af virksomheden

Interview/jobsamtale

Invitation til ansættelsesinterviewet/jobsamtalen pr. telefon, mail eller brev.

Der informeres om:

forløb (hvis flere runder)

hvornår interviewet skal foregå, hvor og hvem der deltager samt hvor lang tid, det forventes at tage

hvad ansøgeren kan forvente (hvordan interviewet vil forme sig)

om ansøgeren skal forberede sig på noget konkret – og evt. medbringe supplerende papirer

hvem ansøgeren kan kontakte, hvis han/hun bliver forhindret i at komme til interviewet

Husk information til dem der ikke blev indkaldt.

Interview/jobsamtale

Hold fokus på de kompetencer, jobbet rent faktisk kræver, og hvordan ansøgeren lever op til de krav

Planlægning af det gode interview:

lav en interviewguide ud fra jobanalysen - huskeliste, der giver intervieweren overskud til at styre processen, spørge og lytte

læs og vurder ansøgning og CV kritisk – både ud fra den information, der er, og den, der savnes

noter hypoteser og forhold ned, der skal følges op på, inden interviewet starter

formuler de spørgsmål der skal følge op på hypoteserne

vær gerne to interviewere så man kan skiftes til at spørge og notere

Interview/jobsamtale

Disposition for interviewet:

velkomst og ”small talk” (skab afslappet stemning)

præsentation af deltagerne og hvordan interviewet skal foregå

kort præsentation af virksomheden og beskrivelse af jobbet

ansøger præsenterer sig selv og motiverer sin ansøgning

spørgsmål ud fra planlagte interviewguide

mulighed for ansøger for at stille spørgsmål til virksomheden

dialog om mulighed og ønsker, herunder også vilkår og løn

opsummering af udestående f.eks. tiltrædelsestidspunkt, planlagt ferie

opsummering af hvad næste trin kunne være – f.eks. a) test b) referencetagning c) hvordan og hvornår afgørelsen vil blive truffet d) hvornår virksomheden vender tilbage

Interview/jobsamtale

Stil rigtige spørgsmål og stil spørgsmål rigtigt

Spørgeteknikker

Start med åbne og brede spørgsmål og gå efterfølgende over til mere lukkede, fokuserede spørgsmål.

Brede spørgsmål er:

- fortæl om…- Beskriv…- Kan du give eksempler på…

Spørgsmålene snævres ind ved at fokusere på:

- hvem gjorde…- hvad skete…- hvornår skete…- hvor foregik…- hvordan gjorde…- hvorfor tror du…

Undgå ledende spørgsmål af typen: ”Vi søger efter en person, der er god til samarbejde. Er du det?”

Interview/jobsamtale

Spørgeteknikker

Få konkrete og adfærdsbaserede eksempler fra ansøgeren – f.eks. hvis man vil have afdækket, hvordan vedkommende øver indflydelse på andre:

Fortidsrettet eller nutidsrettet spørgsmål: ”Giv et eksempel på en situation, hvor du har skullet overbevise din leder eller en gruppe mennesker om, at det, du ville, var den bedste løsning? Giv både eksempel på den situation, hvor det lykkedes for dig, og hvor det ikke lykkedes.

Fremtidsrettet spørgsmål: ”Forestil dig, at du som nyansat i denne afdeling bliver opmærksom på, at noget kan gøres meget bedre. Fra din tidligere virksomhed kender du til andre arbejdsgange og brug af IT som beslutningsstøtte. du vil gerne introducere sådan et system til afdelingen, og selvom det på kort sigt vil betyde mere arbejde og omplaceringer, ved du, at der vil være store gevinster på lidt længere sigt. Det er din opfattelse, at de andre ikke vil være særligt positivt indstillede for et sådant forslag. Hvad vil du gøre?”

Interview/jobsamtale

Eksempler på interviewspørgsmål:

Fortæl om tre styrker ved dig selv – giv eksempler på situationer, hvor de kom til udtryk

Fortæl om tre svagheder ved dig selv – giv eksempler på situationer, hvor de kom til udtryk

Hvorfor har du søgt jobbet?

Hvordan vil din tidligere chef beskrive dig?

Hvordan vil dine tidligere kolleger beskrive dig?

Fortæl mig om en udfordring, du har stået overfor, og hvordan du håndterede den

Hvilke kompetencer vil hjælpe dig til at få succes i dette job?

Hvad tror du bliver den største udfordring i jobbet?

Hvad skal til for at du får succes i dette job?

Hvor er du i din karriere om 2, 5 og 10 år?

Husk: Lyt og spørg ind

Interview/jobsamtale

Spørgsmål der ikke duer

Det er ulovligt at stille en jobansøger (og medarbejdere i øvrigt) spørgsmål om ansøgerens helbred, som ikke har væsentlig betydning for evnen til at passe arbejdet, planlagt eller aktuel graviditet, spørgsmål vedrørende race, politisk overbevisning, religion og seksuel observans.

Men ansøgeren har en loyal oplysningspligt om spørgsmål, der har betydning for arbejdets varetagelse.

Interview/jobsamtale

Spørgsmål

Duer ikke Duer

Vi ønsker ikke, at du bærer hovedbeklædning. Gør du det?

Vi forudsætter en pæn/sikker/præsentabel påklædning, der passer til arbejdets krav. Er der nogle hindringer for, at du ville kunne opfylde det krav?

Er du rask og rørig – hvor mange sygedage havde du sidste år?

Lider du af aktuel sygdom, som vil have væsentlig betydning for, om du kan udføre jobbet?

Planlægger du og din kæreste at få børn inden for de næste par år?

Er der andet vi skal vide om dig, der kan få betydning for den nærmeste fremtid?

(Til kvindelige ansøgere:) Hvordan vil du få dine børn passet, hvis der er overarbejde.

(Til alle:) Hvordan vil du få dine børn passet, hvis der er overarbejde.

Interview/jobsamtale

Supplement til spørgsmålene - hvis man vil give ansøgeren lejlighed til at demonstrere jobrelevant adfærd:

bede ansøgeren forberede og gennemføre en kort fremlæggelse eller præsentation, hvor det er en relevant kompetence i jobbet

bede ansøgeren give sin vurdering af virksomhedsdilemmaer, hvis det er en relevant kompetence i jobbet

lade ansøgeren forsøge at sælge noget til intervieweren, hvis det er en relevant kompetence i jobbet

Test og referencer

Test – som supplerende værktøj til vurdering af match mellem ansøger, job og virksomhed

Typer af test:

persontest – en vurderingsmetode, der via en række spørgsmål afdækker en persons typiske karakteristika ved at opstille kvalificerede hypoteser om forventet adfærd

analytiske test – en test hvor ansøgeren skal præstere noget, der viser ansøgerens evner eller erhvervsrelevante sider af analytisk formåen. En analytisk test kan bl.a. omfatte sproglige, matematiske eller rumlige opgaver.

færdighedstest – hvor man undersøger ansøgerens faglige niveau inden for et bestemt område f.eks. IT eller sprog

simuleringsøvelser – f.eks. indbakkeøvelser, præsentationsanalyser, gruppeøvelser

Test og referencer

Tjek papirer og tag referencer

Tillid er godt men…..

Undersøg følgende hos ansøgere:

originale eksamenspapirer (hvor det er relevant for jobbet) og andre dokumenter (f.eks. af ansættelsesperioder). Kan gøres ved interviewet

eventuelle skriftlige anbefalinger. Gøres ved interviewet eller som et af de sidste punkter inden en evt. ansættelse

evt. straffeattest. Gøres som et af de sidste punkter inden en evt. ansættelse

ansøgers oplysninger om arbejdspræstationer og ansættelsesforløb via referencer. Gøres som et af de sidste punkter inden en evt. ansættelse

Test og referencer

Formålet med at tage referencer er at:

be- eller afkræfte de faktuelle oplysninger og eventuelle hypoteser fra ansøgning, interview og eventuelle testresultater

uddybe oplysninger

få oplysninger om jobrelevante sider af ansøgerens personlighed og hidtidige arbejdspræstationer i forhold til kravene i det fremtidige job

afdække negativ information, som ansøgeren sandsynligvis ikke giver i interviewet (f.eks. problematisk adfærd, uærlighed, konfliktskabelse, tyveri, misbrugsproblemer osv.)

Husk: at refererencetagningen bør ligge så sent i forløbet som muligt og kun omfatte et begrænset antal personer – men nok til at få et sikkert fingerpeg. Og man altid bør orientere ansøgeren, når man planlægger at tage referencer.

Test og referencer

Relevante referencegivere:

ansøgerens nuværende eller tidligere leder

nuværende eller tidligere kolleger

nuværende eller tidligere samarbejdspartnere, kunder eller lignende

Det er frivilligt, om en ansøger vil opgive referencer. Hvis en ansøger ikke kan eller vil opgive referencepersoner, må man som leder overveje, om det øvrige vurderingsgrundlag er tilstrækkeligt solidt. Det vil desuden være relevant at spørge ansøgeren nærmere om de manglende referencemuligheder.

Test og referencer

Spørgsmål til referencegiver

Spørgsmål til det faktuelle grundlag: navn og job for referencegiver arbejdsmæssige og eventuelle private relationer for den periode referencen vedrører evt. nu på referencetidspunktet hvor længe har ansøger og referencegiver arbejdet sammen hvad har de arbejdet sammen om opgave- og ansvarsfordelingen mellem dem

Spørgsmål til kompetencer: hvilke eksempler referencegiver har med hensyn til … hvordan ansøgeren håndterede … hvilke samarbejdsrelationer der er eksempler på, og hvordan ansøgers adfærd var i

forhold til …

Husk: stil kun spørgsmål, der har væsentlig betydning for ansøgerens evne til at varetage det søgte job. Og vær opmærksom på, at referencegiveren kun udtaler sig på baggrund af sine egne observationer og erfaringer.

Test og referencer

Fejlkilder ved referencer:

at ansøgerens resultater i det tidligere job har været påvirket af forhold, som vedkommende ingen indflydelse har haft på, og hvor udsagn om fortiden derfor kun kan have begrænset gyldighed for fremtiden

at man som leder ikke spørger kompetencebaseret men blot mere generelt om, hvordan ansøgeren ”er”

at referencegiver bevidst eller ubevidst fordrejer i positiv eller negativ retning (de lidt for positive udtalelser kan undgås ved at bede referencegiveren om at sammenligne ansøgeren med andre, som de har kendt i lignende jobs)

hvis referencegiveren reelt ikke ved ret meget om det job, ansøgeren har haft

Endeligt valg

Beslutningen skal træffes

Al den viden, der er opnået undervejs om de forskellige ansøgere, til slut samles på en systematisk og overskuelig måde for at sikre en fair og retvisende vurdering.

Rent praktisk foregår det bedst ved, at man samler vurderingerne for de enkelte ansøgere i et samlet skema og tager en drøftelse med de øvrige, der har deltaget i udvælgelsesforløbet.

Hvis der er flere om at træffe beslutningen, er uenighed almindelig. Brug uenigheden konstruktivt - drøft hvad hver især har observeret, og hvordan hver især tolker og vægter de pågældende forhold.

En beslutning kan tage tid – men undgå at tage de lette løsninger for at få et hurtigt resultat. Virksomheden skal kunne leve med beslutningen, og den ansvarlige leder skal kunne stå inde for valget.

Endeligt valg

Skema til sammenfatning og vurdering:

Ansøger 1 Ansøger 2

Ansøgningen1 5 -------------

Kommentar/begrundelse

Ansøgningen1 5 -------------

Jobsamtalen1 5 -------------

Kommentar/begrundelse

Jobsamtalen1 5 -------------

Faglige kvalifikationer1 5 -------------

Kommentar/begrundelse

Faglige kvalifikationer1 5 -------------

Personlige kompetencer1 5 -------------

Kommentar/begrundelse

Personlige kompetencer1 5 -------------

Test og referencer1 5 -------------

Kommentar/begrundelse

Test og referencer1 5 -------------

Andet relevant Andet relevant

Endeligt valg

Husk: jobanalysen er hele tiden udgangspunktet, når ansøgerne drøftes og vurderes:

hvordan matcher ansøgeren de vigtigste kompetencer i jobbet?

vil ansøgeren kunne lære eller udvikle sig dér, hvor vedkommende lige nu ikke matcher kompetencekravene?

er der i ansøgerens hidtidige forløb noget, der tyder på, at ansøgeren ikke vil kunne fungere i forhold til virksomhedens krav og kultur?

hvad tilfører ansøgeren virksomheden?

vil virksomheden kunne leve op til ansøgerens krav og forventninger

Endeligt valg

Mulige fejlkilder:

at man, når beslutningen skal træffes, glemmer jobanalysens krav og i stedet nøjes med at sammenligne ansøgerne indbyrdes og vælge den bedste, der er. Det er ikke noget problem, hvis alle ansøgere lever op til jobbets vigtigste krav. Men hvis ikke de gør det, og hvis man vurderer, at de ikke kan udvikle sig, bør man lade være med at gå på kompromis.

at man lægger for stor vægt på en enkelt del af udvælgelsesforløbet. En ansøger, der er let at tale med i interviewet, bliver f.eks. tit vurderet så positivt, at det kan overskygge tvivl fra en test, referencer eller anden dokumentation

at man observerer noget særligt hos en ansøger, der påvirker vurderingen af den øvrige information i op- eller nedadgående retning

at forskellige deltagere i ansættelsesforløbet observerer, tolker og vægter den indsamlede information forskelligt. Derfor vigtigt at have notater, så man kan drøfte det observerede og først derefter søge at blive enige om vurdering og vægtning

Endeligt valg

Afslut forløbet

Det sidste trin i ansættelsesforløbet er at tilbyde ansættelse og blive enige om vilkårene – og hurtigt få sendt en ansættelsesaftale frem.

Gode ansøgere søger ofte flere steder og har flere muligheder.

Send afslag til dem, der ikke fik jobbet – og vær forberedt på at kunne give en kvalificeret feedback når/hvis de ringer tilbage

Efter-rekruttering

Tiden op til ansættelsenIntroduktion

Ansættelsesforløb og introduktion hænger sammen

Tiden op til ansættelsen:

Send velkomst-/introduktionsbrev med praktiske informationer og evt. supplerende materiale

Få de praktiske rammer i virksomheden på plads (arbejdsplads, IT mv.) Planlæg intro-forløb (de første 14 dage)

Introduktion:

En god introduktion er med til at fastholde medarbejderen. Meget af grundlaget for, om en nyansat medarbejder vælger at lægge sin loyalitet hos sin nye arbejdsgiver, skabes allerede tidligt i ansættelsesforløbet.