THE WORKERS’ COMPENSATION COURT’S WORKERS’ COMPENSATION COURT’S ELECTRONIC FILING SYSTEM GUIDELINES

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  • THE WORKERS

    COMPENSATION COURTS

    ELECTRONIC FILING

    SYSTEM GUIDELINES

    EFFECTIVE FEBRUARY 9, 2014

    Revised January 29, 2016

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    TABLE OF CONTENTS

    1. Mandatory Electronic Filing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

    1.1 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

    2. Electronic Filing System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

    2.1 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

    2.2 Registration Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

    2.2.1 Registered User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

    2.2.2 Non-registered User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

    2.2.3 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

    2.2.4 Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

    2.3 Technical Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

    2.3.1 Document Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

    2.4 Methods of Filing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

    2.5 Consent to Electronic Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

    2.5.1 Attorneys Waived From Using the EFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

    2.6 Case Service Contacts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

    3. Public Access Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    3.1 Public Access Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    4. Format and Submission of Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    4.1 Document Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    4.2 Submission of Filing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    4.3 Labeling of PDF Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    4.4 Electronic Filing of Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

    4.4.1 Case Initiating Document(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

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    4.4.2 All Other Pleadings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    4.4.3 Categories of Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

    4.5 Lead Documents and Additional Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

    4.5.1 Distinct Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

    4.6 Requirements for Efiling Subsequent Pleadings, Motions, and Other Papers . . . . . . 11

    4.7 Entry of Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

    4.7.1 Filing of Case Initiating Document(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

    4.7.2 Responsive Pleadings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

    4.7 Workers Compensation Petition Cover Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

    5. Review of Document Once Submitted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

    5.1 Review by Clerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

    5.2 Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

    5.2.1 Non-public Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

    5.2.2 Redacted Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

    5.2.3 Non-public Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

    5.2.4 Changing Classification of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

    5.2.5 Further Information Regarding Non-public Documents . . . . . . . . . . . . . . . . .12

    5.3 Rejection of Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    5.3.1 No Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    5.3.2 Required Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    5.3.3 Electronic Filing of Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    5.3.4 Discovery Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    5.3.5 Orientation of the Scanned Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

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    5.3.6 Unreadable Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    5.3.7 Fillable PDFs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    5.4 Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    5.5 Rejected Filings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    5.5.1 Rule for Resubmission of Rejected Filing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

    5.5.2 Statute of Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    6. Service of Process and Issuance of Summonses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

    6.1 Service of Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

    7. Assignment of Hearings, Scheduling, and Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

    7.1 Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

    8. Filing Documents Subsequent to the Initial Filing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

    8.1 Filing of Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

    8.2 Waiver of Fees - Motion to Proceed in Forma Pauperis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

    8.2.1 Attorneys and Self-represented Litigants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

    8.2.2 Judicial Officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

    8.2.3 Motion Granted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

    8.2.4 Motion Denied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

    8.3 Proposed Orders, Judgments, or Decrees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

    8.4 Motions Requesting an In Camera Review with Attached Document(s) . . . . . . . . . .15

    8.4.1 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

    8.4.2 Decision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

    8.5 Trial Exhibits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

    8.6 Sealed Cases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

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    9. Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

    9.1 Signature of Judicial Officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

    9.2 Signature of Clerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

    Appendix A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

    Appendix B . . . . . . . . . . . . . .