1

TTeknikeknik A Audit udit MMutu utu

AAkademik kademik IInternalnternalRef. Ref.

ISO19011:2002ISO19011:2002

Audit Mutu

Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

Sistem Mutu

Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur,

proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

3 Tipe PENJAMINAN MUTU

a) Jaminan Mutu Produk Memastikan mutu

produk/keluaranb) Jaminan Mutu Proses:

Memastikan mutu suatu prosesc) Jaminan Mutu Sistem:

Memastikan mutu sistem (semua

proses)

3 Tipe Utama

Audit Mutu• Audit Mutu Produk/Pelayanan:

berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut.

• Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci.

• Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem.

Tipe-tipe Lain

• Audit Pengamatan:untuk memantau kendali proses.

• Inspeksi: untuk penerimaan produk.

• Penilaian:untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

Tujuan Audit Mutu

Antara lain untuk:• Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian

elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.

• Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).

• Menyempurnakan SM.• Memenuhi persyaratan peraturan.• Memantau SM sebagaimana tercantum dalam

program atau kebijakan organisasi.

Alasan-alasan Audit Mutu

• Untuk mengevaluasi pemasok (rekanan) sesuai dengan kontrak.

• Untuk memverifikasi SM organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu.

• Untuk mengevaluasi SM dibandingkan dengan standar SM lain.

Lingkup Audit MutuLingkup Audit Mutu

• Lingkup AuditLingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang : Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. mencapai target atau tujuan audit.

Klasifikasi Audit:Klasifikasi Audit: Ada Tiga Tipe AuditAda Tiga Tipe Audit

First Party Audit

First Party AuditSecond

Party Audit

ThirdParty Audit

ThirdParty Audit

Badan Sertifikasi

Klasifikasi Audit:

1) First Party Audit (audit internal):

Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.

AUDIT INTERNALAUDIT INTERNAL

MANFAAT AUDIT INTERNAL

• Mengenal dengan baik pekerjaan-pekerjaannya.

• Menyempurnakan dan mengembangkan SM.

• Mengurangi risiko kegagalan audit eksternal.

2) Second Party Audit (audit eksternal) Audit secara eksternal yang tergantung pada perjanjian kerja.

: audit kontraktor, audit pemasok, audit kantor pusat.

Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNALAUDIT EKSTERNAL

3)3) Third Party Audit (audit eksternal Third Party Audit (audit eksternal secara independen)secara independen)

Audit secara eksternal yang Audit secara eksternal yang dilakukan oleh suatu badan yang dilakukan oleh suatu badan yang independen.independen.

Misal: audit oleh lembaga Misal: audit oleh lembaga sertifikasi, audit untuk sertifikasi, audit untuk penghargaan atau sertifikat.penghargaan atau sertifikat.

Klasifikasi Audit: Klasifikasi Audit:

AUDIT EKSTERNALAUDIT EKSTERNALSecara IndependenSecara Independen

Frekuensi Audit

• Sesuai persyaratan peraturan.

• Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik.

• Terdapat perubahan sistem.

• Atas permintaan klien.

• Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

Tahapan audit:

• Audit Sistem (Desk Audit)• Audit Kepatuhan (on Site

Audit)

Audit SistemAudit Sistem

• Audit SistemAudit Sistem: audit terhadap : audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu.sistem audit mutu.

Dilakukan di Kantor/Dilakukan di Kantor/Desk Desk EvaluationEvaluation

Audit KepatuhanAudit Kepatuhan

• Audit KepatuhanAudit Kepatuhan: : memeriksa/memastikan apakah setiap memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar.dilaksanakan secara tertib dan benar.

Dilakukan di tempat Dilakukan di tempat teraudit/visitasiteraudit/visitasi

PROGRAM PROGRAM ATAU ATAU RENCANA RENCANA AUDITAUDITMUTUMUTU

DANGKALDANGKAL

DALAMDALAM

Aras dan Kedalaman AuditAras dan Kedalaman Audit

AUDIT SISTEMAUDIT SISTEM

Desk evaluationDesk evaluation

MMMM

ProsedurProsedur

IK, DP, BOIK, DP, BOAUDIT KEPATUHANAUDIT KEPATUHAN

Site visitSite visit

Badan Sertifikasi (BS)

• Badan Sertifikasi: suatu badan yang memberikan sertifikat kepada individu/organisasi yang memenuhi seluruh karakteristik standar yang ditentukan.

Badan Akreditasi (BA)

• Badan Akreditasi (BA): adalah badan yang mengakreditasi Badan Sertifikasi, untuk menjamin bahwa sertifikat yang dikeluarkan sesuai dengan standar yang berlaku.

Audit Audit penjaminan dan konsultasi yang penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif independen dan objektif secara internal secara internal dalam organisasi penyelenggara dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiridimiliki organisasi itu sendiri

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNALAUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL(AMAI)(AMAI)

TUJUAN UMUMTUJUAN UMUM

AMAIAMAI

untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

Kajiulang Kajiulang Dokumen dan Dokumen dan

Persiapan Persiapan checklistchecklist

Melaksanakan Audit Melaksanakan Audit LapanganLapangan

Tentukan Tentukan Tujuan Tujuan AuditAudit

Rapat Rapat Tim AuditTim Audit

LAPORAN LAPORAN AUDITAUDIT

MPAMAIMPAMAI

Siklus Siklus AAudit udit MMutu utu AAkademik kademik IInternalnternal

Menentukan Menentukan kebijakan AMAIkebijakan AMAI

MANAJEMENMANAJEMEN

Perencanaan Perencanaan AuditAudit

Membentuk Membentuk Tim AuditTim Audit

Jadwal AuditJadwal Audit(Visitasi)(Visitasi)

11

22

33

44

55

6677

88

99

Menentukan Menentukan kajiulang kajiulang kebijakan kebijakan 1010

Tim AuditTim Audit

Kualifikasi AMAIKualifikasi AMAI

PemilihanPemilihanPelatihanPelatihan

KelompokKelompokAuditorAuditor

PERISTILAHANPERISTILAHANDALAM AUDITDALAM AUDIT

• AuditorAuditor: seorang yang memiliki : seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutukualifikasi untuk menjalankan audit mutu

• AuditeeAuditee: suatu organisasi yang diaudit: suatu organisasi yang diaudit

• AuditorAuditor: seorang yang memiliki : seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutukualifikasi untuk menjalankan audit mutu

• AuditeeAuditee: suatu organisasi yang diaudit: suatu organisasi yang diaudit

TemuanTemuan

• Temuan:Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.bukti-bukti obyektif.

• Temuan:Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.bukti-bukti obyektif.

Bukti-bukti ObyektifBukti-bukti Obyektif

• Catatan/dokumen bersifat kualitatif Catatan/dokumen bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, ataupun kuantitatif,

• Pernyataan responden tentang: fakta Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem implementasi elemen-elemen sistem mutu.mutu.

KKeeTTidakidakSSesuaian esuaian atauatau Ketidakpatuhan Ketidakpatuhan

Tidak memenuhi persyaratanTidak memenuhi persyaratan

yang ditentukan.yang ditentukan.

ObservasiObservasi

Temuan yang menunjukkanTemuan yang menunjukkan

ketidakcukupan terhadap persyaratanketidakcukupan terhadap persyaratan

yang memerlukan penyempurnaan.yang memerlukan penyempurnaan.

Permintaan Tindakan Koreksi

Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit

agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS