Tehokkaan tietotyön pullonkaulat

-kyselytutkimus

Sulava Oy 29.2.2012

• Kyselyllä pyrittiin selvittämään:

Mikä syö eniten organisaationne työntekijöiden

tehokkuutta?

Kuinka optimaalisesti teillä käytetään jo hankittuja

tietojärjestelmiä ja sisäisen viestinnän välineitä?

Minkä asioiden korjaaminen tuottaisi nopeimmin

hyötyä?

• 104 vastaajaa eri kokoisista organisaatioista niin

yksityiseltä kuin julkiseltakin sektorilta.

• Seuraavissa dioissa esitellään kyselyn tulokset

Tietotyön tuottavuuden pullonkaulat -kysely

Organisaatiossamme on käytössä

0,0 %

20,0 %

40,0 %

60,0 %

80,0 %

100,0 %

120,0 %

Alle puolella organisaatioista pääsy

järjestelmiin mobiililaitteesta

Intranet käytössä peräti 86% vastanneista

Minkä välineen käyttötapojen tai ominaisuuksien

kehittäminen lisäisi mielestäsi eniten organisaationne

toiminnan tehokkuutta? | Valitse enintään kolme

0,0 %5,0 %

10,0 %15,0 %20,0 %25,0 %30,0 %35,0 %40,0 %45,0 %50,0 % Intranetissä suurin

potentiaali

Sähköpostin käyttötavoissa eniten

parannettavaa

Kuluuko teillä mielestäsi liikaa työaikaa johonkin

näistä?

0 10 20 30 40 50 60 70

Toisarvoisen sähköpostin lukemiseen,kirjoittamiseen ja käsittelyyn.

Organisaatiota tai omaa työtä koskevantärkeän tiedon etsimiseen.

Työajalla tapahtuvaan matkusteluun taisiirtymiin, jolloin ei voi työskennellä.

Kokouksiin ja palavereihin, joissa eioikeastaan tarvitsisi olla läsnä.

0=ei lainkaan 100=erittäin paljon

Yli 60% käyttää liikaa aikaa

sähköpostin ja tiedon etsimisen

parissa

Teknologia - Valitse, mitkä seuraavista väittämistä

pitävät paikkaansa organisaatiossasi.

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

Ohjelmistot jajärjestelmät ovat

ominaisuuksiltaanvanhanaikaisia tai

puutteelisia.

Organisaatiommeohjelmistot ja

järjestelmät ovathelppokäyttöisiä.

Hyödynnämmetoiminnassammenykyteknologian

tarjoamiamahdollisuuksia

hyvin.

Osahenkilöstöstämme

käyttää töidentekemiseen omia

työvälineitätyönantajantarjoamien

ratkaisujen sijasta.

Minulla on kotonaparemmat välineet

tietotyöntekemiseen.

58% vastanneista ei hyödynnä

nykyteknologiaa hyvin

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

70,0 %

Henkilöstöntaidot eivät riitä

nykyistenvälineiden

tehokkaaseenhyödyntämiseen.

Uusiakäyttöönotettaviajärjestelmiä ei ole

osattumarkkinoida ja

myydä sisäisestihenkilöstölle niin,

että he olisivatmotivoituneitamuuttamaantyötapojaan.

Organisaationnykyinen

työkulttuurivaikeuttaamodernientyötapojen

käyttöönottoa.

Käyttöohjeistuson puuttellista tai

olematonta.

Meillä ontietoturvasyistäkielletty asioita,jotka lisäisivättyöskentelyntehokkuutta.

Meillä on selkeätprosessit tai

toimintamallittietotyön

tekemiselle.

Koulutustaohjelmistojen ja

järjestelmienkäyttöön onriittävästi.

Taidot, kulttuuri, koulutus - Valitse, mitkä seuraavista

väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi

64% vastanneista ei ole onnistunut motivoimaan

työntekijöitään käyttämään uusia järjestelmiä

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

70,0 %

80,0 %

Työntekijät tekevätpäällekäisiä tehtäviä

tai ratkovat toisistaantietämättä samoja

ongelmia.

Työntekijöidentiedostoja on

tallennettu jaetullelevyasemalle (esim. Y-

asema)

Tärkeä tieto onkätköissä yksittäisten

työntekijöidensähkopostilaatikoissatai henkilökohtaisilla

työasemilla.

Suuri määrätyötehtävää

koskevasta tiedostakatoaa pois lähteväntyöntekijän mukana.

Organisaatiotammekoskeva tieto löytyy

nopeammingooglaamalla kuin

sisäisistäjärjestelmistä.

Tiedon löydettävyys - Valitse, mitkä seuraavista

väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.

75% vastanneista organisaatioista

työntekijät tekevät päällekkäistä työtä

Asiakirjoja ja tiedostoja lähetellään sähköpostilla edestakaisin organisaation sisällä. 80,8 % Sähköpostiviestejä lähetetään usein 'varmuuden vuoksi' turhan laajalle vastaanottajajoukolle. 75,0 % Pääsen näkemään työkavereideni työkalenterit. 71,2 % Tiedämme, milloin ja miten työkaverit ovat tavoitettavissa työpäivän aikana. 61,5 % Mistään ei näe kootusti kokonaiskuvaa siitä miten organisaatiollamme menee. 55,8 % Tiedot tallennetaan muistitikulle, kun niitä tarvitaan työpöydällä olevan tietokoneen ulkopuolella. 32,7 % Lähetän itselleni sähköpostilla muistutuksia tai tiedostoja. 27,9 %

Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) on ajan tasalla. 14,4 %

Ryhmätyöskentely ja yhteistyö - Valitse, mitkä seuraavista

väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.

71% näkee kollegoiden kalenterit, mutta vain 61%

tietää miten työkaverit tavoitettavissa

Sähköpostin käyttötavoissa puutteita 80% organisaatioista vaikka (tai ehkä

juuri siksi) se on yleisin työväline

62,5 %

0,0 %

10,0 %

20,0 %

30,0 %

40,0 %

50,0 %

60,0 %

70,0 %

Työntehokkuudenlisäämiseentähtäävien

investointienkannattavuutta

Työtapojentehokkuutta

Työvälineidenkäytön

tehokkuutta

Tietotyöntehokkuuden tai

tuottavuudenkehitystä

organisaatiossa

Ei mitään näistä

Mitataanko ja seurataanko teillä jotain alla olevista?

Suurin osa organisaatioista ei mittaa

mitään tietotyön tuottavuuteen liittyvää

• Teknologia suurimmassa osassa suomalaisyrityksistä on jokseenkin

vanhentunutta

• Suurin tietotyön tuottavuutta heikentävä ongelma on kuitenkin työtavat ja

kulttuuri

• Henkilöstön taidot eivät ole ajan tasalla eikä henkilöstöä ole motivoitu muuttamaan

työtapojaan

• Ohjeistuksia tietotyön toimintatavoille ei ole

• Sähköpostia väärinkäytetään yleisesti eikä tiedon jakamiselle tunnu olevan yhteisiä

hyviä käytäntöjä

• Sähköposti myös ainoa väline joka kaikilla organisaatioilla käytössä, mikä johtaa

väärin- ja ylikäyttöön vaikka parempiakin vaihtoehtoja on

• Organisaatioissa tehdään yleisesti turhaa päällekkäistä työtä

• Tietotyön tuottavuutta ei mitata yli 60 % organisaatioista ollenkaan

Johtopäätökset