Dr Małgorzata Ganczar

Kodeks postępowania administracyjnego

Zapewnienie możliwości elektronicznej obsługi obywateli i innych zainteresowanych podmiotów przez organy władzy publicznej jest kluczowym elementem w procesie informatyzacji administracji publicznej. Postęp techniczny jest niewątpliwie czynnikiem wywierającym istotny wpływ na kształt postępowania administracyjnego.

Dotyczy to przede wszystkim stworzenia możliwości wnoszenia pism i innych dokumentów (np. podań, wniosków) w postępowaniach prowadzonych przez organy administracyjne za pośrednictwem elektronicznych nośników informacji.

Korzyści związane z elektronicznym przesyłaniem dokumentów do organów administracyjnych

obniżenie kosztów oraz oszczędność czasu - wystarczy porównać czas wysłania listu pocztą tradycyjną z czasem wysłania dokumentu pocztą elektroniczną;

możliwość szybkiego uzyskania odpowiedzi od organu administracyjnego, nawet tego samego dnia, oczywiście będzie to zależało w dużej mierze od możliwości danego urzędu (np. od ilości urzędników sprawdzających pocztę elektroniczną przesyłaną do urzędu).

możemy także spojrzeć na używanie drogi elektronicznej do wnoszenia dokumentów do urzędów administracyjnych w aspekcie geograficznym, mianowicie obywatel nie musi osobiście stawiać się w urzędzie, niejednokrotnie położonym w innym mieście.

Z powyższych spostrzeżeń możemy wysnuć wniosek, iż wskazane zalety wpisują się w obowiązującą w postępowaniu administracyjnym zasadę szybkości postępowania, bowiem w myśl art. 12 K.p.a. organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Może środki elektroniczne nie należą do najprostszych ale zapewne przy bliższym poznaniu zyskują i w sposób zdecydowany usprawniają pracę każdego.

Wnoszenie podańPostępowanie administracyjne zostaje wszczęte

wskutek złożenia przez uprawniony podmiot podania, jeśli jednostka powoła się na interes prawny lub obowiązek chroniony w trybie prawa procesowego. Podania można składać drogą tradycyjną, tj. osobiście w biurze podawczym, przez pocztę, ustnie do protokołu lub za pomocą środków mniej tradycyjnych.

W 1999 i 2005 r., wskutek nowelizacji KPA, dodano możliwość kontaktowania się z organami administracji publicznej drogą elektroniczną.

Nowelizacja 2010 doprecyzowała elektroniczną formę wnoszenia pism do organów administracji publicznej.

Art. 63 KPA (wg nowelizacji 2010)Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia)

mogą być wnoszone, zgodnie z nowelizacją ustawy o inf., pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji

Elektroniczna skrzynka podawcza to dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego.

Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Art. 63 KPA (wg nowelizacji 2010)Zgodnie z nowobrzmiącym art. 63 § 3a podanie wniesione w

formie dokumentu elektronicznego powinno:być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w

ustawie o inf. Są to następujące mechanizmy: zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym lub profil zaufany ePUAP. Ustawa przewiduje także umożliwienie użytkownikom identyfikacji w systemie teleinformatycznym, używanym przez podmiot publiczny do realizacji zadań publicznych, przez zastosowanie innych technologii, chyba że przepisy odrębne przewidują obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego;

zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Art. 63 KPA

Podobnie, jak wobec tradycyjnych dokumentów, podań, ustawa wymaga spełnienia innych ewentualnych warunków formalnych, polegających na konieczności uwzględnienia określonych danych w ustalonym formacie, jeśli przewidziany jest, w świetle odrębnych od kpa przepisów, wzór podania.

Jeśli wzór taki nie jest wymagany, wówczas wystarczy, że podanie spełnia warunki ogólne określone dla podań w ogólności w art. 63 § 2 kpa oraz w przepisach odrębnych, np. co do treści, konieczności zamieszczenia uzasadnienia, czy dostarczenia odpowiednich załączników.

Art. 63 KPABiorąc pod uwagę przepisy Kpa możemy wyróżnić trzy

rodzaje podań składanych drogą elektroniczną: Podanie w formie dokumentu elektronicznego, utworzonego

przez wnoszącego, jeśli przepisy nie wymagają wykorzystania stosownego wzoru, wysyłane przy pomocy poczty elektronicznej.

Podanie w formie dokumentu elektronicznego, dostępnego na stronie internetowej organu, jeśli konieczne jest posłużenie się określonym przez ustawę wzorem. Zainteresowany wypełnia podanie we własnym zakresie a następnie przesyła je za pomocą poczty elektronicznej.

Podanie w formie formularza, który jest wypełniany bezpośrednio na stronie internetowej i nie wymaga zastosowana poczty elektronicznej. Formularz może zostać zamieszczony na stronie zarówno wtedy, kiedy prawo wymaga dotrzymania specjalnej formy podania jak i gdy takiego wymogu nie formułuje. Formularz winien być zamieszczony w miejscu łatwym do odszukania na stronie internetowej (np. BIP lub platforma EPUAP).

Wady formalne podań wnoszonych drogą elektroniczną

Wady tradycyjnych podań możemy podzielić na: nieusuwalne (art. 64 § 1 kpa) usuwalne (art. 64 § 2 kpa). Do wad nieusuwalnych zaliczyć trzeba brak adresu

wnoszącego podanie. Chodzi tu zarówno o adres w tradycyjnym rozumieniu tego słowa jak i adres poczty e-mail. Adres tradycyjny jest konieczny dla prowadzenia postępowania, kiedy w sytuacji doręczenia pisma drogą elektroniczną, adresat nie potwierdzi tego faktu organowi administracji w terminie 7 dni. Następstwem tego zdarzenia jest obowiązek powtórnego doręczenia w sposób tradycyjny.

Wady formalne podań wnoszonych drogą elektroniczną

Zgodnie z treścią art. 64 § 1 kpa organ powinien podjąć czynności zmierzające do ustalenia adresu wnoszącego podanie. Jeśli w jego posiadaniu znajduje się adres elektroniczny, przy pomocy którego wniesiono podanie w formie dokumentu elektronicznego, nie ma przeszkód, by tą samą drogą ustalić adres tradycyjny. Natomiast brak adresu elektronicznego nie stanowi braku formalnego podania, jeżeli organ znajduje się w posiadaniu adresu tradycyjnego. Postępowanie jest wówczas wszczęte wskutek złożenia podania drogą elektroniczną, ale dalsze czynności procesowe, w tym doręczenia, odbywają się przez wykorzystanie tradycyjnych metod.

Wady formalne podań wnoszonych drogą elektroniczną

Brakiem usuwalnym jest natomiast brak lub opatrzenie podania zwykłym podpisem elektronicznym albo błędne wypełnienie formularza, brak wymaganych załączników itp. Stwierdzenie powyższych braków obliguje organ do wezwania wnoszącego podanie do uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. Doręczenie wezwania powinno nastąpić w trybie przewidzianym dla doręczeń drogą elektroniczną. Wniesienie podania do organu niewłaściwego rodzi konsekwencje przewidziane w art. 65 i 66 KPA, czyli albo przeniesienie podania do organu właściwego, albo zwrot podania. Zakładać należy przy tym, że każdy organ administracji posiadać będzie urządzenie weryfikujące bezpieczny podpis elektroniczny, celem przyjęcia przekazanego mu podania.

Adres elektronicznyWarto rozważyć w tym miejscu jeszcze kwestię adresu

elektronicznego, gdyż nieodzownym elementem podania jest adres wnoszącego (art. 64 §1 kpa), zasadniczo potrzebny do prowadzenia korespondencji w toku postępowania, między organem a wnoszącym. Prowadząc wymianę pism za pośrednictwem poczty elektronicznej, konieczne jest wskazanie adresów elektronicznych odbiorcy i nadawcy.

Legalną definicję adresu elektronicznego zawiera ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, określając tym mianem oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Adres ten pełni przy tym funkcję identyfikującą odbiorcę i umożliwia indywidualne porozumiewanie się na odległość. Poza tym organ administracji publicznej będący w posiadaniu adresu elektronicznego petenta będzie mógł doręczać mu pisma w formie dokumentu elektronicznego.

Elektroniczna opłata skarbowaWniesienie podania uzależnione jest czasami od uiszczenia

stosowanych opłat, w tym przede wszystkim opłaty skarbowej. W tym celu dokonana została zmiana w przepisach dotyczących sposobu uiszczania opłaty skarbowej. Obecną regulację zastąpiła ustawa z dnia16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej stanowiąc, iż zapłata opłaty skarbowej ma być dokonywana nie w znakach, a gotówką lub bezgotówkowo.

Opłacie skarbowej będzie podlegać dokonanie czynności urzędowej na podstawie zgłoszenia lub na wniosek, wydanie zaświadczenia na wniosek oraz wydanie zezwolenia (pozwolenia, koncesji) - w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej (art. 1 ustawy). Z katalogu przedmiotów opłaty skarbowej ustawodawca wykreślił podania i załączniki do podań, a także żądania, wnioski, odwołania, zażalenia. Ma to ułatwić wnoszenie ich drogą elektroniczną.

Elektroniczna opłata skarbowaInaczej niż dotychczas został określony moment powstania obowiązku

zapłaty. Zgodnie z art. 6 ustawy o opłacie skarbowej moment ten będzie się wiązał z datą dokonania zgłoszenia lub złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej oraz z datą złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia czy zezwolenia (pozwolenia, koncesji).

Zgodnie z nowymi przepisami zmienił się sposób wnoszenia opłaty skarbowej, mianowicie będzie ona uiszczana gotówką w kasie organu podatkowego lub bezgotówkowo na rachunek tego organu (art. 8).

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej określił sposób potwierdzania przez organy administracji publicznej zapłaty opłaty skarbowej, zwolnienia od niej lub wyłączenia obowiązku jej zapłaty, w szczególności przez wskazanie sposobu:

a) dokumentowania zapłaty opłaty skarbowej,

b) sporządzania adnotacji potwierdzających zapłatę opłaty skarbowej, zwolnienie od niej lub wyłączenie obowiązku jej zapłaty;

Określony został również sposób dokonywania zwrotu opłaty skarbowej oraz tryb przekazywania organom podatkowym dokumentów niezbędnych do dokonania jej zwrotu.

Wnoszenie podańZ wniesieniem podania za pomocą środków elektronicznych

nierozerwalnie łączy się określenie momentu, w którym czynność ta została dokonana. Ustalenie daty doręczenia lub wpłynięcia podania ma istotne znaczenie ze względu na bieg terminów przewidzianych w procedurze administracyjnej, jaki ma miejsce od danej chwili.

Datą wniesienia podania w tradycyjnej formie jest dzień dostarczenia go do organu administracyjnego. Wydaje się natomiast, iż podanie wnoszone drogą elektroniczną powinno dotrzeć do organu w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią i to w normalnym toku czynności. Jak zatem należy ustalić datę wniesienia podania jeżeli wpłynęło ono po godzinach pracy urzędu? Nie możemy wymagać, aby osoby pracujące w określonych godzinach zapoznawały się z treścią dokumentów poza godzinami pracy. Kwestię tę rozwiązuje w pewien sposób art. 61 § 3a K.p.a., uznający iż datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej.

Wnoszenie podańPozostaje jeszcze kwestia braku możliwości przesłania podania z powodu

występowania różnego rodzaju zakłóceń w przekazie elektronicznym (np. usterka komputera, wadliwość w funkcjonowaniu sieci, zakłócenia w pracy pośredniczących w przekazie serwerów).

Osoba, która wysyła podanie drogą elektroniczną ponosi ryzyko jego nieotrzymania przez organ administracyjny z powodu wadliwości transmisji elektronicznej. Sytuacji tej nie poprawi nawet wprowadzenie zmiany w art. 57 § 5 KPA poprzez dodanie punktu, w myśl którego termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego, za poświadczeniem przedłożenia, do organu administracji publicznej.

Trudno o poświadczenie jeżeli pismo nie dotarło do adresata z powodu zakłóceń w transmisji. Należy się zastanowić czy zabezpieczenia przed negatywnymi skutkami wadliwej transmisji można poszukiwać w przepisach ustawy o podpisie elektronicznym, dotyczących znakowania czasem. U.p.e. stanowi, iż podpis elektroniczny znakowany czasem został złożony nie później niż w chwili dokonywania tej usługi, ponadto znakowanie czasem przez kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne wywołuje skutki prawne daty pewnej w rozumieniu

przepisu art. 81 KC.

Doręczenia elektroniczneNowelizacja KPA w 2005 r. uzupełniła przepisy o art. 39¹, który

stanowi, iż doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Doręczenia w postaci elektronicznej są uzależnione od spełnieniu alternatywnie dwóch przesłanek:

albo strona wykazuje inicjatywę i sama wnosi o taki sposób przekazywania danych,

albo w odpowiedzi na propozycję organu prowadzącego postępowanie strona wyrazi na taki sposób doręczenia zgodę.

Do tego momentu doręczenia odbywały się wyłącznie za pokwitowaniem przez pocztę, przez pracowników organu lub przez inne upoważnione osoby bądź organy (art. 39 kpa).

Nowelizacją 2010 r. wykreślono słowo może i od czerwca 2010r. organy administracji publicznej będą musiały realizować doręczenia w formie elektronicznej jeżeli spełniona zostanie jedna z powyższych przesłanek.

Doręczenia elektroniczneZgoda strony nie może być zgodą

dorozumianą, dla przykładu nie należy domniemywać, ze strona wnosząca podanie drogą elektroniczną lub na elektronicznym formularzu wyraża tym samym milczącą akceptację na doręczanie jej pism za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Podmiot publiczny może prowadzić i na bieżąco aktualizować bazę danych zawierającą ewidencję osób, które wyraziły zgodę na taki sposób doręczania pism.

Doręczenia elektroniczneZgodnie z przepisem art. 63 § 4 KPA organ powinien potwierdzić

podanie, jeśli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania drogą elektroniczną potwierdzenie wniesienia jest obligatoryjne i z urzędu. Przepisy KPA przyjmują przy doręczeniach elektronicznych, model doręczenia bezpośredniego.

Kpa przyjmuje przy doręczeniach elektronicznych, model doręczenia bezpośredniego. Zgodnie z art. 46 § 3 kpa, doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma.

W przypadku nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób tradycyjny (np. pocztą).

Siedmiodniowy termin na potwierdzenie pisma należy liczyć od dnia wysłania informacji.

Upływa on ostatniego z przewidzianych dni bezskutecznie, jeśli w tym czasie urzędowe potwierdzenie odbioru nie zostanie dostarczone do systemu teleinformatycznego organu i nie zostanie poświadczony jego odbiór przez organ, zgodnie z art. 57 § 5 pkt 1 KPA.

Urzędowe Poświadczenie OdbioruPrzepisy Kpa nakładają także na organ obowiązek potwierdzenia

wniesienia pisma, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny (art. 63 § 4 Kpa). Pod pojęciem urzędowego poświadczenia odbioru kryją się dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna, określające:

a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny,

b) datę i godzinę doręczenia dokumentu elektronicznego rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego,

c) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru.