Tastenkürzel und Symbole Handbuch - work4all · Einführung in das Projektmanagement Dieses Kapitel soll Ihnen als Einstieg in das große Thema „Projektverwaltung“ allgemeine

HandbuchPROJEKT

work4all GmbHMax-Planck-Str. 6-8 · 50858 KölnTel. +49 (0) 2234 - 6903 - 0Fax +49 (0) 2234 - 6903 - [email protected] · www.work4all.de

Tastenkürzel und SymboleKleine Helfer und wichtige Funktionen auf einen Blick

Tastenkürzel auf dem Schreibtisch

F2 Liste Kunden

F3 Liste Lieferanten

F4 Liste Projekte

F5 Aktualisieren

F6 Liste Textbausteine

F7 Liste Artikel

F8 Liste Mitarbeiter

F9 Kalender

F10 Journal

F11 Rechnungseingangsbuch

F12 Rechnungsausgangsbuch

ESC Schreibtisch leeren

STRG + 1 Infofenster-Ebene 1


STRG + A Automatische Ebenentrennung CRM/ERP

STRG + K Ebene Kunden

STRG + L Ebene Lieferanten

STRG + P Ebene Projekte

STRG + E Ebene ERP

STRG + F Ebene Firma

STRG + I Interessenten-Kalender

STRG + O Online-Banking

STRG + R Verwaltung Reports/Excel-Auswertungen

STRG + T Telefonmaske

STRG + W Wartungsliste

STRG + Z Zeiterfassung

ALT + T Ticketliste

STRG + + T Neues Ticket

Symbole und Erklärungen

Adresse in Google Maps aufrufen

Aktionsassistent

Aktion starten/Auswahl

Daten auf eigene fi ltern

Infoblätter

Journal

Kalender

Kundenliste

Kunden öffnen

Neuen Kunden anlegen

Schreibtischdaten aktualisieren

Schreibtisch leeren

Spaltenkonfi guration

Statistik

Telefonwahl starten

Telefonwahl beenden

Zauberhand

Han

dbuc

h P

ROJE

KT

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HANDBUCH

PROJEKT

Impressum: © work4all GmbH, Köln | Stand 07/2019

work4all GmbH · Max-Planck-Straße 6-8 · 50858 Köln Telefon: +49-2234-6903-0 · Fax: +49-2234-6903-299 E-Mail: [email protected] · Internet: www.work4all.de

Autoren: Marion Götte, Robin Hausmann, Andreas Krekora, Sascha Lindtner, Toni Schmitz, Niya Lazarova

Foto Umschlag: © iStockPhoto

Support: [email protected]

Alle Rechte vorbehalten. Dieses Buch oder Teile davon dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der work4all GmbH vervielfältigt oder in irgendeiner Form gespeichert, übertragen oder verbreitet werden.

Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.

Die Angaben in diesem Handbuch sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die Verfügbarkeit von manchen beschriebenen Funktionen (bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Release, eingespielten Servicepacks, Ihres Systems (z.B. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mail-Programm, etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig.

Bitte beachten Sie, dass in diesem Handbuch teilweise Sondermodule beschrieben sind, die eventuell nicht zu Ihrem gekauften Leistungsumfang gehören.

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PROJEKT-BASICSEinführung in das Projektmanagement .........................................................................................................6

Projekt anlegen und bearbeiten...................................................................................................................10

Projekt-Nummern..........................................................................................................................................19

Projekt-Liste ...................................................................................................................................................23

Projekt-Arten .................................................................................................................................................27

Projekt-Kategorien ........................................................................................................................................29

Projekt-Beteiligte ..........................................................................................................................................31

Projekt-Links ..................................................................................................................................................33

Projekt-Termine.............................................................................................................................................34

Projekt-Verzeichnisse ....................................................................................................................................37

Projekt-Verteiler.............................................................................................................................................46

Projekt-Verknüpfungen................................................................................................................................52

Gegenüberstellung von ERP-Daten im Projekt............................................................................................ 53

Wandlung Ticket in Projekt...........................................................................................................................55

Einstellungen und Rechte in Projekten........................................................................................................57

Projektbezogene Rechte...............................................................................................................................58

PROJEKT-CONTROLLINGFremd- und Eigenleistungen.........................................................................................................................62

Zeiterfassung................................................................................................................................................. 65

Lückenlose Zeiterfassung.............................................................................................................................. 74

Zeiterfassung für Tickets...............................................................................................................................76

Zeiteinheiten für Tickets und Kostenerfassung...........................................................................................80

Kostenerfassung über das Tagesprotokoll................................................................................................... 82

Web-Zeiterfassung........................................................................................................................................ 86

Import von Projektzeiten.............................................................................................................................. 89

Leistungs- und Zeitnachweis......................................................................................................................... 92

Projektabrechnung von Eigenleistungen.....................................................................................................94

Leistungsabrechnung über Projekte, Aufträge und Zeiterfassung............................................................99

Planüberschreitung bei der Erfassung von Eigenleistungen.....................................................................102

Teilfertige Leistungen im Projekt................................................................................................................104

Projektkalkulation....................................................................................................................................... 107

Soll-Ist-Vergleich.......................................................................................................................................... 112

Kosten- und Erlösansicht............................................................................................................................. 116

Erlösansicht nach Monaten......................................................................................................................... 118

PROJEKT-RESSOURCENPLANUNGVorgänge und Plantermine.........................................................................................................................122

Vorgangsschemata......................................................................................................................................125

Plantafel....................................................................................................................................................... 127

Plankalender................................................................................................................................................ 139

Ressourcenauslastung.................................................................................................................................161

Inhaltsverzeichnis

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Inhaltsverzeichnis

PROJEKT-BASICS

Einführung in das Projektmanagement ............................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt neu anlegen ............................................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Nummern ................................................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Verzeichnisse ........................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Gegenüberstellung von ERP-Daten im Projekt .................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projektbeteiligte .................................................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projektverteiler .................................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Arten ....................................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Liste ......................................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Kategorien .............................................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Termine ................................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Verknüpfungen ...................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projektbezogene Rechte ..................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projekt-Links ........................................................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.

PROJEKT-CONTROLLING

Fremd- und Eigenleistungen ............................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Zeiterfassung ....................................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Import von Projektzeiten .................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Web-Zeiterfassung ............................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projektabrechnung von Eigenleistungen ........................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Teilfertige Leistungen im Projekt ....................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Planüberschreitung bei der Erfassung von Eigenleistungen ............. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Leistungsabrechnung über Projekte, Aufträge und Zeiterfassung .. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Erlösansicht nach Monaten ................................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Kosten- und Erlösansicht ..................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Soll-Ist-Vergleich .................................................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Kostenerfassung über das Tagesprotokoll ......................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Zeiteinheiten für Tickets und Kostenerfassung ................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

Projektkalkulation ............................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Zeiterfassung für Tickets ..................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Lückenlose Zeiterfassung .................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Leistungs- und Zeitnachweis ............................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

PROJEKT-RESSOURCENPLANUNG

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1. P

RO

JEK

T-B

ASI

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Einführung in das Projektmanagement

Dieses Kapitel soll Ihnen als Einstieg in das große Thema „Projektverwaltung“ allgemeine Basis-informationen bieten. Nutzen Sie die Chance, ein wenig über den Tellerrand der herkömmlichen Projektlogik hinauszublicken!

Organisatorisches: Was ist ein Projekt?

Die Zuordnung von Dokumenten aller Art geschieht in work4all normalerweise über den Kunden (bzw. die Adresse) oder den Lieferanten. Manche Branchen, insbesondere Dienstleistungsunter-nehmen, arbeiten jedoch anders. Für sie steht eher das Projekt im Mittelpunkt des Geschehens. Projekte kann man üblicherweise in kundenorientierte und interne Projekte einteilen:

Kundenorientierte Projekte

Ein kundenorientiertes Projekt ist bei Handwerkern die Baustelle, bei Agenturen der Job und bei Soft-warefirmen z.B. die Installation einer Software inkl. Schulung etc. Kundenorientierte Projekte haben normalerweise einen Namen: „Installation work4all“, „Treppenhausrenovierung Haus Lehmann“, „Anzeigenkampagne Ford Fiesta“. Zusätzlich kann ein solches Projekt eine Nummer habe (numerisch oder alphanumerisch).

Interne Projekte

Nicht alles, was man tut, hat mit einem konkreten Kundenprojekt zu tun. So z.B. die allgemeine Vertriebstätigkeit oder die Buchhaltung. Dies kann man jedoch ebenfalls verwalten, wenn man sich hierfür entsprechende interne Projekte ohne Kundenzuordnung anlegt. Beispiele:

- Allgemeine Akquise - Buchhaltung - Sekretariatsarbeiten - PR/Marketing - Einkauf - Und natürlich – auch work4all ist nicht nur eine Software, sondern ein Projekt.

„Zweifelsfälle“

Manchmal gibt es organisatorische Vorgaben, die einem die Arbeit im Projektbereich von work4all schwer machen.

Beispiel:

Sie haben bislang Projekte erst dann Projekt genannt, wenn Ihnen ein entsprechender Auftrag vorlag. Das kann natürlich auch so bleiben. Allerdings spricht aus organisatorischer Sicht nichts dagegen, in work4all einen erweiterten Projektbegriff zu definieren:

Sie selbst entscheiden, wann ein Projekt ein Projekt ist! Wenn Sie also mehrere Tage intensiv an einer Ausschreibung gearbeitet haben, existiert das Projekt bereits in work4all – Sie können Kosten erfassen und Dokumente zuordnen.

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Der Projekt-Schreibtisch

work4all stellt die Daten normalerweise kundenorientiert dar. Wählen Sie im Schreibtisch die Registerkarte Projekte, um auf die Projektsicht zu wechseln:

Nun erscheinen die bekannten Infofenster (Telefonate, Termine, Rechnungen etc.) in anderer Anord-nung. Im Unterschied zur Kundenebene (dort sieht man z.B. keine Bestellungen) sowie zur Lieferan-tenebene (dort sieht man z.B. keine Rechnungen), sind nun alle Infofenster logisch möglich: Projekte bilden den Ordner, in den man sowohl den Auftrag des Kunden als auch die Bestellung an den Liefer-anten unterbringen kann. Somit vereint die Projektebene natürlich auch Dokumente an unterschied-liche Adressaten. Die Ansicht des Kunden- oder Lieferantennamens ist möglich und kann eingestellt werden, ist jedoch nicht Standard.

Über die angezeigten Fenster hinaus lassen sich auch eigene Fenster für die Projektwelt einblenden oder auch neu definieren, wie etwa Projektordner. Lesen Sie hierzu das separate Kapitel!

Projektzuordnung

Das nachfolgende Beispiel erläutert den späteren Umgang mit Projekten und erklärt den Nutzen – Sie können es nur anhand der Beispieldaten nachvollziehen, da ja Ihre Projektdaten erst im Laufe dieses Kapitels erstellt werden.

Alle Aktionen, die Sie bislang im Zusammenhang mit Kunden oder Lieferanten durchgeführt haben, können auf Projekte bezogen werden. Ein Beispiel für Telefonate, das Sie jedoch problemlos für alle anderen kommunikativen und kaufmännischen Objekte anwenden können:

Sie erfassen ein Telefonat oder schreiben einen Brief an den Kunden „GEODAT GmbH“. Die Firma GEODAT GmbH ist Ihr Großkunde, und es laufen diverse Aufträge. Sie haben hunderte von Ansprechpartnern beim Kunden, und als Ergebnis wäre die Kundenebene schnell unübersichtlich. Ordnen Sie deshalb bitte zusätzlich das Projekt zu:

Durch Klick auf die Schaltfläche Projekte erscheint eine Auswahlliste der zuletzt benutzten Projekte. Die Liste ist beim ersten Start des Programms natürlich leer. Deshalb erscheint nur die Auswahlliste, von wo aus Sie in die Projektliste springen und auswählen können. Anhand unserer dargestellten Auswahlliste erkennen Sie auch erste Ansätze für mögliche Projekte:

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Dieses Kapitel soll Ihnen als Einstieg in das große Thema „Projektverwaltung“ allgemeine Basis-informationen bieten. Nutzen Sie die Chance, ein wenig über den Tellerrand der herkömmlichen Projektlogik hinauszublicken!

Organisatorisches: Was ist ein Projekt?

Die Zuordnung von Dokumenten aller Art geschieht in work4all normalerweise über den Kunden (bzw. die Adresse) oder den Lieferanten. Manche Branchen, insbesondere Dienstleistungsunter-nehmen, arbeiten jedoch anders. Für sie steht eher das Projekt im Mittelpunkt des Geschehens. Projekte kann man üblicherweise in kundenorientierte und interne Projekte einteilen:

Kundenorientierte Projekte

Ein kundenorientiertes Projekt ist bei Handwerkern die Baustelle, bei Agenturen der Job und bei Soft-warefirmen z.B. die Installation einer Software inkl. Schulung etc. Kundenorientierte Projekte haben normalerweise einen Namen: „Installation work4all“, „Treppenhausrenovierung Haus Lehmann“, „Anzeigenkampagne Ford Fiesta“. Zusätzlich kann ein solches Projekt eine Nummer habe (numerisch oder alphanumerisch).

Interne Projekte

Nicht alles, was man tut, hat mit einem konkreten Kundenprojekt zu tun. So z.B. die allgemeine Vertriebstätigkeit oder die Buchhaltung. Dies kann man jedoch ebenfalls verwalten, wenn man sich hierfür entsprechende interne Projekte ohne Kundenzuordnung anlegt. Beispiele:

- Allgemeine Akquise - Buchhaltung - Sekretariatsarbeiten - PR/Marketing - Einkauf - Und natürlich – auch work4all ist nicht nur eine Software, sondern ein Projekt.

„Zweifelsfälle“

Manchmal gibt es organisatorische Vorgaben, die einem die Arbeit im Projektbereich von work4all schwer machen.

Beispiel:

Sie haben bislang Projekte erst dann Projekt genannt, wenn Ihnen ein entsprechender Auftrag vorlag. Das kann natürlich auch so bleiben. Allerdings spricht aus organisatorischer Sicht nichts dagegen, in work4all einen erweiterten Projektbegriff zu definieren:

Sie selbst entscheiden, wann ein Projekt ein Projekt ist! Wenn Sie also mehrere Tage intensiv an einer Ausschreibung gearbeitet haben, existiert das Projekt bereits in work4all – Sie können Kosten erfassen und Dokumente zuordnen.

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- Vertriebs- oder Marketingprojekte - Tatsächliche Projekte mit entsprechendem Namen - Auftragsprojekte mit Nummer

Das Ergebnis ist simpel, aber effektvoll: Nachdem Sie das Projekt zugeordnet haben (Sie können nur ein Projekt zuordnen), erscheint das Telefonat sowohl auf Kundenebene beim Kunden als auch auf Projektebene beim Projekt.

Ansprechpartner zuordnen

Ebenso wie in der Kunden-/Lieferantenebene ist nun auch in der Projektebene eine Ansprechpartner-filterung möglich.

Ordnen Sie Ihren Telefonaten, Notizen, Briefen, E-Mails etc. wie gewohnt einem Ansprechpartner und einem Projekt zu:

Dies hat in der Zukunft zur Folge, dass der zugeordnete Ansprechpartner auch im Stammdatenbereich des Projekts als Projektbeteiligte angezeigt wird.

Nun können Sie die Bewegungsdaten Ihres Projektes, ebenso wie bei Kunden oder Lieferanten, nach Ansprechpartnern filtern, indem Sie den Projektbeteiligten anklicken.

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Wo arbeite ich denn nun?

Aus Sicht des Programms ist das egal, die Daten laufen in einen Topf, ob Sie auf Kundenebene die Aktivitäten und kaufmännischen Dokumente dem Projekt zuordnen oder auf Projektebene dem Kunden. Aber beachten Sie bitte Folgendes:

Ganz nebenbei ist work4all auch ein CRM- und ERP-System, also ein Kunden-Management (C wie

Customer = Kunde ☺). Bringen Sie die Kunden- und Ansprechpartnerdaten auf jeden Fall in Ordnung, so dass Sie spontan und einwandfrei zuordnen können.

Wenn Sie im Projekt auf Neues Telefonat klicken, müssen Sie anschließend den Kunden auswählen, falls Sie dem Projekt keinen zugeordnet haben.

Bei allen kaufmännischen Dingen ist es einfacher auf Kundenseite zu arbeiten. Unklarheiten hinsichtlich Preisgruppe usw. treten dann erst gar nicht auf.


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- Vertriebs- oder Marketingprojekte - Tatsächliche Projekte mit entsprechendem Namen - Auftragsprojekte mit Nummer

Das Ergebnis ist simpel, aber effektvoll: Nachdem Sie das Projekt zugeordnet haben (Sie können nur ein Projekt zuordnen), erscheint das Telefonat sowohl auf Kundenebene beim Kunden als auch auf Projektebene beim Projekt.


Ebenso wie in der Kunden-/Lieferantenebene ist nun auch in der Projektebene eine Ansprechpartner-filterung möglich.

Ordnen Sie Ihren Telefonaten, Notizen, Briefen, E-Mails etc. wie gewohnt einem Ansprechpartner und einem Projekt zu:

Dies hat in der Zukunft zur Folge, dass der zugeordnete Ansprechpartner auch im Stammdatenbereich des Projekts als Projektbeteiligte angezeigt wird.

Nun können Sie die Bewegungsdaten Ihres Projektes, ebenso wie bei Kunden oder Lieferanten, nach Ansprechpartnern filtern, indem Sie den Projektbeteiligten anklicken.

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Projekt anlegen und bearbeiten

In diesem Kapitel lernen Sie all die (Basis)-Felder kennen, die zu einem Projekt gehören. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Projektverwaltung von work4all sehr flexibel unterschiedlichste Projekt-arten verwalten kann. Unser Produkt wird von Dienstleistern unterschiedlichster Couleur genutzt und bietet deshalb in diesem Punkt ein breites Spektrum.

Sie finden also im nachfolgenden Handbuchteil wichtige Hinweise auch zu Feldern, die Ihnen auf Anhieb vielleicht sinnlos erscheinen, im Gesamt-Zusammenhang (auch in Bezug auf CRM und ERP) jedoch sehr nützlich sein können.

Die Felder können direkt bei der Neuanlage ausgefüllt oder später ergänzt bzw. geändert werden.

Allgemeine Projektdaten

Das neue Projekt anlegen

Wechseln Sie im Schreibtisch auf die Projektebene. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Projekts:

Es erscheint die Maske zum Erfassen der Projekt-Stammdaten, im Handbuch sprechen wir von der Projekt-Mappe.

Die Projektmappe

Wie gewohnt ist auch diese Maske in unterschiedliche Teilmasken unterteilt. In diesem Kapitel des Handbuchs finden Sie die allgemeinen Daten zum Projekt. Weitere Teilmasken schließen sich an.

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Die Standardfelder

Die Zuordnung zum Kunden geschieht durch Klick auf den Schriftzug Kunde im linken Maskenbereich. work4all zeigt Ihnen daraufhin die Adresse der gesamten Firma. Zusätzlich können Sie noch einen Ansprechpartner als Projektleiter auf der Kundenseite zuordnen. Falls das Projekt keine Kundenzuordnung benötigt (z.B. bei einem internen Projekt), dann entfällt die Zuordnung an dieser Stelle. Möchten Sie die Zuordnung wieder entfernen, klicken Sie auf das X.

Weitere Zuordnungen zu anderen Kunden bzw. zu Lieferanten können Sie über die Projektverteiler vornehmen. Lesen Sie dazu das separate Infoblatt.

Die Zuordnung zum Lieferanten erfolgt wie zuvor beschrieben. Mit Rechtsklick auf das Wort Lieferant können Sie die Bezeichnung für die Projektmaske ändern.

Sie können Ihrem Projekt ein übergeordnetes Kopfprojekt zuordnen. Die Projektliste kann dann nach einem Kopfprojekt gefiltert werden.

So können sich z. B. Messebauer alle Kundenstände ( = Kundenprojekte) auf einer bestimmten Messe ( = Kopfprojekt) anzeigen lassen.

Mehr dazu in einem nachfolgenden Abschnitt.

Bei Neuanlage oder bestehenden Projekten lässt sich, nach dem Speichern automatisch eine Benachrichtigung an einen Kollegen verschicken. Mit Klick auf die Zeile darunter können Sie den Mitarbeiter auswählen oder die Benachrichtigung deaktivieren.

Nummer Die Projektnummer kann numerisch oder alphanumerisch verwaltet wer-den. Bei numerischen Varianten wird ein Vorschlag generiert. Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung des Feldes zu ändern!

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Projektnummern, wir beraten Sie ebenfalls gern in diesem Thema!

Bezeichnung

Geben Sie den Projekten eindeutige Namen. In manchen Fällen macht es Sinn, den Kundennamen zusätzlich in Kurzform mit in den Namen aufzu-nehmen. Mit Klick auf Bezeichnung können Sie noch Einstellungen vornehmen, die das Anlegen von Projekten erleichtert.

Jeder Projektname darf nur einmal in Ihren Daten vorkommen. Die eindeutige Projektnummer ist nicht ausreichend. Finden Sie Regeln für die Projektbezeichnungen, die klar und eindeutig sind. Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema!

Projektbezeichnung vervollständigen: Wenn Sie anfangen die Projektbezeichnung einzutippen werden bereits vorhanden Projekt über Autocomplete angezeigt. So können Sie ein ähnliches Projekt als Vorlage nutzen oder eine Doppelanlage von Projekten vermeiden.

Ähnliche Projektbezeichnungen anzeigen: Zeigt Ihnen bei der Eingabe Projekte mit ähnlicher Bezeichnung an.

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In diesem Kapitel lernen Sie all die (Basis)-Felder kennen, die zu einem Projekt gehören. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Projektverwaltung von work4all sehr flexibel unterschiedlichste Projekt-arten verwalten kann. Unser Produkt wird von Dienstleistern unterschiedlichster Couleur genutzt und bietet deshalb in diesem Punkt ein breites Spektrum.

Sie finden also im nachfolgenden Handbuchteil wichtige Hinweise auch zu Feldern, die Ihnen auf Anhieb vielleicht sinnlos erscheinen, im Gesamt-Zusammenhang (auch in Bezug auf CRM und ERP) jedoch sehr nützlich sein können.

Die Felder können direkt bei der Neuanlage ausgefüllt oder später ergänzt bzw. geändert werden.

Allgemeine Projektdaten

Das neue Projekt anlegen

Wechseln Sie im Schreibtisch auf die Projektebene. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Projekts:

Es erscheint die Maske zum Erfassen der Projekt-Stammdaten, im Handbuch sprechen wir von der Projekt-Mappe.

Die Projektmappe

Wie gewohnt ist auch diese Maske in unterschiedliche Teilmasken unterteilt. In diesem Kapitel des Handbuchs finden Sie die allgemeinen Daten zum Projekt. Weitere Teilmasken schließen sich an.

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Kostenstelle Sollten Kostenstellen definiert sein, kann eine entsprechende Zuordnung vorgenommen werden.

Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung des Feldes zu ändern!

Budget Projektumfang in EUR.


Projektleiter intern Projektleiter extern

Tragen Sie die Verantwortlichen hier ein. Intern ist der Projektleiter aus Ihrem Haus. Es können work4all-User sowie sonstige Mitarbeiter hier ausgewählt werden. Der Projektleiter extern ist ein freies Textfeld. Hier kann beispielsweise der Projektleiter auf seitens des Kunden eingetragen werden.

Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung der Felder zu ändern!

Status

Wählen Sie hier den Status des Projektes aus.

Weitere Informationen zum Projektstatus finden Sie in einem nachfolgenden Abschnitt.

Art Manche unserer Kunden verwalten Projekte mit völlig unterschiedlicher interner Logik, z. B. Schulungsprojekte oder Hardwareprojekte. Normalerweise können alle Projekte im Status nur einheitlich unterschieden werden. Wenn Sie jedoch zusätzlich Projektarten einführen, können je Art unterschiedliche Status definiert werden.

Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema!

Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit nicht ohne Not, auch z. B. mit den Gruppen sind Unterscheidungen möglich. Nur bei unterschiedlichem Workflow sind diese Projektarten einzurichten. Diese lassen sich in der Generellen Einstellungen anlegen.


Projektgruppen Projektgruppen sind ein wichtiges organisatorisches Merkmal. Überlegen Sie sich für Ihren Bedarf eine sinnvolle Struktur, und lassen Sie sich genau wie bei Kunden-, Lieferanten und Artikelgruppen ggf. von uns beraten!

Klicken Sie auf das Wort, um ggf. die Bezeichnung des Feldes zu ändern!

Projektverzeichnis work4all speichert normalerweise alle Dokumente in einem gemein-samen Verzeichnis für alle Projekte.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, pro Projekt ein spezielles Projektverzeichnis mit einer vorgegebenen Unterverzeichnis-Struktur anzulegen. Im Kapitel Projektverzeichnisse erhalten Sie weitere Informationen über dieses Thema!


Sperrung Falls Sie work4all auch zur Erfassung von Kosten nutzen, können Sie hier entscheiden, ob dies möglich sein soll oder nicht. Beide Kreuze führen innerhalb der Liste zum Durchstreichen und kompletten Ausblenden.

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Zeitraum Ihnen stehen für die Eingrenzung des Zeitraums vier Datumsfelder zur Verfügung.

Die beiden äußeren und die beiden inneren Felder bilden jeweils eine Zeitspanne.

Diese werden unter der Registerkarte Planungsansicht in der Projektliste grafisch dargestellt.

Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um die Bezeichnungen der Felder je nach Branche und je nach Projektsteps zu ändern!

Als Administrator können Sie für die äußeren beiden Datumsfelder auch noch die Uhrzeit aktivieren.

Notiz/ Bemerkung Hier lässt sich eine detailliertere Projektbeschreibung eintragen, damit allen Projektbeteiligten wichtige Informationen zum Projekt zur Verfü-gung stehen, die über den Namen hinausgehen.

Sie können hier auch mit Textbausteinen arbeiten!

Mit einem Klick auf die Überschriften der Felder können Sie nicht nur die Bezeichnungen ändern, sondern ggf. auch ein Feld zum Pflichtfeld wan-deln. Wird z.B. die Kostenstelle zum Pflichtfeld, dann kommen Sie aus der Maske nicht heraus, bevor sie die Kostenstelle ausgewählt haben. Probieren Sie es einfach aus!

Mail-Benachrichtigung zu neuen Projekten

Wie oben schon erwähnt kann ein bestimmter Kollege per Mail über die Neuanlage von Projekten informiert werden. Die Voreinstellung dazu nimmt Ihr Administrator vor. Dies kann ein Benutzer von work4all sein oder auch ein Mitarbeiter ohne Lizenz („Nur Mitarbeiter“ in der Mitarbeitermaske).

Soll diese Benachrichtigung an eine Verteileradresse geschickt werden, legen Sie dafür bitte einen Dummy-Mitarbeiter an.

Beispiel: Mitarbeiter heißt Projekt Leitung, hinterlegt ist die Mailadresse [email protected]

So können diese Benachrichtigungen an mehrere Kollegen verteilt werden.


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Kostenstelle Sollten Kostenstellen definiert sein, kann eine entsprechende Zuordnung vorgenommen werden.


Budget Projektumfang in EUR.


Projektleiter intern Projektleiter extern

Tragen Sie die Verantwortlichen hier ein. Intern ist der Projektleiter aus Ihrem Haus. Es können work4all-User sowie sonstige Mitarbeiter hier ausgewählt werden. Der Projektleiter extern ist ein freies Textfeld. Hier kann beispielsweise der Projektleiter auf seitens des Kunden eingetragen werden.

Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung der Felder zu ändern!

Status

Wählen Sie hier den Status des Projektes aus.

Weitere Informationen zum Projektstatus finden Sie in einem nachfolgenden Abschnitt.

Art Manche unserer Kunden verwalten Projekte mit völlig unterschiedlicher interner Logik, z. B. Schulungsprojekte oder Hardwareprojekte. Normalerweise können alle Projekte im Status nur einheitlich unterschieden werden. Wenn Sie jedoch zusätzlich Projektarten einführen, können je Art unterschiedliche Status definiert werden.

Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema!

Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit nicht ohne Not, auch z. B. mit den Gruppen sind Unterscheidungen möglich. Nur bei unterschiedlichem Workflow sind diese Projektarten einzurichten. Diese lassen sich in der Generellen Einstellungen anlegen.


Projektgruppen Projektgruppen sind ein wichtiges organisatorisches Merkmal. Überlegen Sie sich für Ihren Bedarf eine sinnvolle Struktur, und lassen Sie sich genau wie bei Kunden-, Lieferanten und Artikelgruppen ggf. von uns beraten!


Projektverzeichnis work4all speichert normalerweise alle Dokumente in einem gemein-samen Verzeichnis für alle Projekte.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, pro Projekt ein spezielles Projektverzeichnis mit einer vorgegebenen Unterverzeichnis-Struktur anzulegen. Im Kapitel Projektverzeichnisse erhalten Sie weitere Informationen über dieses Thema!


Sperrung Falls Sie work4all auch zur Erfassung von Kosten nutzen, können Sie hier entscheiden, ob dies möglich sein soll oder nicht. Beide Kreuze führen innerhalb der Liste zum Durchstreichen und kompletten Ausblenden.

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Projektstatus

Die Projektstatus werden in der entsprechenden Tabelle der Generellen Einstellungen definiert. Sprechen Sie uns zur Beratung gern an! Eine allgemeine Empfehlung von uns: möglichst wenige Status einrichten mit absolut eindeutiger Bezeichnung. Nummerieren Sie ggf. die einzelnen Punkte, wenn Sie die Reihenfolge beeinflussen möchten. Ansonsten werden die Status in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Beim Anlegen des Status können Sie anhaken, ob dieser Status das Projekt abschließen soll.

Außerdem kann es ratsam sein, den Status zum Pflichtfeld zu machen (Administrator-Funktion). Dies geschieht per Klick auf die Feldbezeichnung.

Dort können Sie auch die Bezeichnung für dieses Feld ändern.

Der Projekt-Status kann auch direkt im Schreibtisch in dem Stammdatenbereich des Projekts geändert werden.

Der Projektabschluss wird oben links in der Projektmaske dokumentiert.

Für die erneute Statusänderung von bereits abgeschlossenen Projekten gibt es ein separates Recht. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel „Rechte und Einstellungen in Projekten“.


Sobald Sie Bewegungsdaten (Telefonate, E-Mails, Angebote, Rechnungen usw.) zu Ihrem Projekt anlegen und diese einem Ansprechpartner zuordnen, erscheint der Name des Ansprechpartners im Stammdatenbereich Ihres Projektes als Projektbeteiligter.

Schreiben Sie z.B. Frau Kern von der Firma Igenta ein Angebot, und führen Sie ein Telefonat mit Herr Keller vom Handwerksbetrieb, tauchen beide Personen auf.

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Mit einem Klick auf einen Ansprechpartner können Sie Ihre Bewegungsdaten wie gewohnt auf die markierte Person filtern.

Bitte lesen Sie dazu auch das Kapitel Projektbeteiligte und darüber hinaus noch ein Thema in diesem Zusammenhang Projektverteiler!

Weitere Registerkarten

Individuelle Felder

Lesen Sie bitte auch das Kapitel Individuelle Felder im Administrator-Handbuch!

Individuelle Registerkarte (Zusatzmodul)

Über das Plus ganz rechts in der Ecke können Sie eine individuelle Registerkarte erstellen, wenn Sie das entsprechende Zusatzmodul erworben haben. Es öffnet sich eine Maske, in der die Bezeichnung der neuen Registerkarte eingegeben wird.

Die neue Registerkarte ist ab sofort in allen Projekten verfügbar und kann nur in den Generellen Einstellungen entfernt werden.

Registerkarte ERP

Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Abgleich von ERP-Daten im Projekt.

Registerkarte Mitarbeiter

Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Projektbezogene Rechte.

Registerkarte Kosten

Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Fremd- und Eigenleistungen.

Registerkarte Bild

In dieser Registerkarte fügen Sie über das Zuordnen-Symbol bei Bedarf ganz rechts ein Foto hinzu, wie Sie es aus den CRM- und ERP-Masken auch kennen.

Auftrag in Projekt umwandeln

Alternativ können Sie ein neues Projekt auch aus einem Auftrag anlegen. Dies ist sinnvoll, wenn die Auftragspositionen zu Vorgängen im Projekt werden sollen. Die Projektbezeichnung wird aus dem Kundennamen und der Bezeichnung des Auftrags zusammengesetzt, kann jedoch angepasst werden. Die Umwandlung geschieht wie gewohnt per rechtem Mausklick:


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Projektstatus

Die Projektstatus werden in der entsprechenden Tabelle der Generellen Einstellungen definiert. Sprechen Sie uns zur Beratung gern an! Eine allgemeine Empfehlung von uns: möglichst wenige Status einrichten mit absolut eindeutiger Bezeichnung. Nummerieren Sie ggf. die einzelnen Punkte, wenn Sie die Reihenfolge beeinflussen möchten. Ansonsten werden die Status in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Beim Anlegen des Status können Sie anhaken, ob dieser Status das Projekt abschließen soll.

Außerdem kann es ratsam sein, den Status zum Pflichtfeld zu machen (Administrator-Funktion). Dies geschieht per Klick auf die Feldbezeichnung.

Dort können Sie auch die Bezeichnung für dieses Feld ändern.

Der Projekt-Status kann auch direkt im Schreibtisch in dem Stammdatenbereich des Projekts geändert werden.

Der Projektabschluss wird oben links in der Projektmaske dokumentiert.

Für die erneute Statusänderung von bereits abgeschlossenen Projekten gibt es ein separates Recht. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel „Rechte und Einstellungen in Projekten“.


Sobald Sie Bewegungsdaten (Telefonate, E-Mails, Angebote, Rechnungen usw.) zu Ihrem Projekt anlegen und diese einem Ansprechpartner zuordnen, erscheint der Name des Ansprechpartners im Stammdatenbereich Ihres Projektes als Projektbeteiligter.

Schreiben Sie z.B. Frau Kern von der Firma Igenta ein Angebot, und führen Sie ein Telefonat mit Herr Keller vom Handwerksbetrieb, tauchen beide Personen auf.

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Anschließend erscheint dieser Umwandlungsassistent:

Wählen Sie die Positionen aus, die zu Projektvorgängen werden sollen. Zur Auswahl stehen die Überschriften, die Auftragspositionen und auch die Stücklistenköpfe (falls Sie mit Stücklisten arbeiten):

Die gewählten Positionen sind jetzt Projektvorgänge. Zusätzlich wird der Liefertermin des Auftrags als Meilenstein angezeigt:

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Nun passen Sie die Zeiträume der Vorgänge wie gewünscht an.

Nähere Informationen lesen Sie bitte im Kapitel Vorgänge und Plantermine und Plankalender nach.

Kopfprojekte

Die Vorteile von Kopfprojekten werden nachfolgend am Beispiel eines Messebau-Unternehmens veranschaulicht. In der Projektliste werden die Messen in der Gruppe Messekalender angelegt, die Kundenprojekte in der Gruppe Messebau, jeweils nach Jahren sortiert.

Die Messen, z. B. die Cebit 2018 werden mit folgenden Daten angelegt: Aufbaubeginn, Messebeginn, Messeende, Abbauende.

Im Kundenprojekt (= Messestand) wird die Messe als Kopfprojekt zugeordnet.

Die vier Datumsfelder werden nach der Zuordnung automatisch gefüllt. Baut man für die gleiche Messe mehrere Stände für unterschiedliche Kunden, müssen diese Datumsfelder nicht bei jeder Projektanlage manuell ausgefüllt werden.

Aus dem Projektschreibtisch können Sie vom Kundenprojekt per Klick zum verlinkten Kopfprojekt wechseln:


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Anschließend erscheint dieser Umwandlungsassistent:

Wählen Sie die Positionen aus, die zu Projektvorgängen werden sollen. Zur Auswahl stehen die Überschriften, die Auftragspositionen und auch die Stücklistenköpfe (falls Sie mit Stücklisten arbeiten):

Die gewählten Positionen sind jetzt Projektvorgänge. Zusätzlich wird der Liefertermin des Auftrags als Meilenstein angezeigt:

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Allgemeine Informationen zur Messe, z. B. von der Messegesellschaft können Sie also im Kopfprojekt ablegen. Vom Kundenprojekt sind Sie mit einem Klick dort.

Außerdem können Sie die Projektliste nach dem verknüpften Kopfprojekt filtern, sehen also auf einen Schlag alle Kundenstände auf einer bestimmten Messe.

Gerne beraten wir Sie zu dieser Thematik. Bitte wenden Sie sich an unseren Support ([email protected]).

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Projekt-Nummern

Unsere Neukunden nutzen oft (aus traditionellen Gründen) ein spezifisches Nummernsystem in vielen Bereichen ihrer Organisation. Besonders ausgeprägt ist das bei den Projektnummern. Die Bedeu-tungen reichen von einfachen Dingen (Jahreszahl am Anfang, dann laufende Nummer), bis hin zu sehr komplizierten (vierte Stelle ist die Kostenstellen-Nummer).

Eine uralte Organisations-Regel sagt zwar: „Keine Bedeutung auf Nummern legen“ – aber wir haben uns dem Diktat der Kunden gebeugt und lassen verschiedene Varianten zu.

Trotzdem der Hinweis: Wenn es nicht unbedingt sein muss – lassen Sie es! Denken Sie etwa an das Verschieben des Projekts in eine andere Kategorie, ändert sich dann die Nummer?

Numerische Projekt-Nummern

Unsere Standard-Installation weist numerische Projektnummern auf. Dabei kommen dann Nummern-kreise zur Geltung, die beim Anlegen neue Nummern zuweisen. Die Logik der Nummernkreise können Sie als Administrator innerhalb der Generellen Einstellungen definieren:

Alphanumerische Projekt-Nummern

Falls Sie eine angepasste Nummernsystematik wünschen, müssen Sie zunächst den Datentyp des Feldes Projekte.Nummer in der SQL Datenbank ändern. Dies geschieht über das SQL Server Management Studio. Gerne helfen wir Ihnen dabei telefonisch!

Bei Alphanumerischen Projektnummern gibt es nun zwei verschiedene Varianten der Nummernver-gabe. Die erste Variante erzeugt fortlaufende Projektnummern über alle Projekte, die zweite richtet sich nach den Projektgruppen.


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Allgemeine Informationen zur Messe, z. B. von der Messegesellschaft können Sie also im Kopfprojekt ablegen. Vom Kundenprojekt sind Sie mit einem Klick dort.

Außerdem können Sie die Projektliste nach dem verknüpften Kopfprojekt filtern, sehen also auf einen Schlag alle Kundenstände auf einer bestimmten Messe.

Gerne beraten wir Sie zu dieser Thematik. Bitte wenden Sie sich an unseren Support ([email protected]).

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Projekt-Nummern

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Variante 1: Nummernvergabe über alle Projekte nach Kostenstellen

Die Nummernvergabe richtet sich bei neuen Projekten nach der Kostenstelle. Bitte pflegen Sie diese also zuerst (ebenfalls unter Generelle Einstellungen):

Nummer

Die Kostenstellen-Nummer kann jeweils eine eigene Startnummer für den Num-mernkreis darstellen. Im abgebildeten Beispiel startet der Zähler also bei 1000 für die Kostenstelle 1.

Bezeichnung Die Bezeichnung kann Bestandteil der Nummer werden, wenn sie kurz ist.

Zusatz Ist die Bezeichnung zu lang, können Sie in das Zusatzfeld einen oder mehrere Buchstaben zur Unterscheidung der Kostenstelle eintragen.

Die Nummern-Formel

Öffnen Sie nun ein neues Projekt, ist das Nummernfeld nun zunächst einmal leer. Setzen Sie die Kostenstelle um, wird die Projektnummer nach einer internen Formel generiert.

Klicken Sie als Administrator mit linksklick auf Nummer und es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie die Nummernformel ändern können:

Diese Eingabe hat z.B. zur Folge, dass die Projektnummer immer aus der Jahreszahl 2013 und einer anschließenden 4-stelligen Nummer besteht.

Hier unterschiedliche Varianten für Nummernformeln: Möchten Sie eine Kostenstellenbezeichnung in die Projektnummer integrieren, müssen Sie natürlich auch immer eine Kostenstelle für Ihr Projekt auswählen.

KST Steht für den Namen der Kostenstelle.

KSTZUSATZ Steht für den Inhalt des Zusatzfeldes der jeweiligen Kostenstelle.

KSTNUMMER Steht für die Kostenstellen-Nummer

YYYY oder YY oder Y Steht für die Jahreszahl in unterschiedlichen Formaten.

KKKKKKK bis KKK Steht für einen Zähler, der mit der Kostenstellen-Nummer beginnt.

NNNNNN bis NNN Steht für einen laufenden Zähler, der pro Kostenstelle mit 1 beginnt

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Projekt-Nummern

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PLZN Fügt das Zeichen des Projektleiters in Großbuchstaben ein.

PLNR Fügt die Personalnummer des Projektleiters ein. Ist diese Nummer leer, wird

eine 0 eingefügt.

Ansonsten können Sie beliebige Trennzeichen (Bindestrich, Leerzeichen etc.) ergänzen, um Ihr Schema nachzubilden. Hier einige Beispiele:

YYYY NNNN Produziert zum Beispiel 2015 0001

KSTZUSATZ-NNNN-

Produziert zum Beispiel B-1234-09

KKKK-KSTZUSATZ Produziert zum Beispiel 0001-MÜ

Variante 2: Nummernlogik für Projektgruppen

Sie können zusätzlich zu der oben beschriebenen Logik auch eigene Nummernkreise für einzelne Projektgruppen definieren. Dazu öffnen Sie aus der Projektliste die Gruppenpflege für Projekt-gruppen.

Markieren Sie die Gruppe, für die Sie eine Nummernlogik hinterlegen möchten, und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Nummernlogik.

Geben Sie dann die gewünschte Logik ein.

Sie können zum einen festen Nummernteil definieren, z.B. „KP“ für Kundenprojekte. „N“ bis „NNNN“ steht für einen Zähler, der die Projekte in dieser Projektgruppe fortlaufend hochzählt.

Projekt-Nummern

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Variante 1: Nummernvergabe über alle Projekte nach Kostenstellen

Die Nummernvergabe richtet sich bei neuen Projekten nach der Kostenstelle. Bitte pflegen Sie diese also zuerst (ebenfalls unter Generelle Einstellungen):

Nummer

Die Kostenstellen-Nummer kann jeweils eine eigene Startnummer für den Num-mernkreis darstellen. Im abgebildeten Beispiel startet der Zähler also bei 1000 für die Kostenstelle 1.

Bezeichnung Die Bezeichnung kann Bestandteil der Nummer werden, wenn sie kurz ist.

Zusatz Ist die Bezeichnung zu lang, können Sie in das Zusatzfeld einen oder mehrere Buchstaben zur Unterscheidung der Kostenstelle eintragen.

Die Nummern-Formel

Öffnen Sie nun ein neues Projekt, ist das Nummernfeld nun zunächst einmal leer. Setzen Sie die Kostenstelle um, wird die Projektnummer nach einer internen Formel generiert.

Klicken Sie als Administrator mit linksklick auf Nummer und es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie die Nummernformel ändern können:

Diese Eingabe hat z.B. zur Folge, dass die Projektnummer immer aus der Jahreszahl 2013 und einer anschließenden 4-stelligen Nummer besteht.

Hier unterschiedliche Varianten für Nummernformeln: Möchten Sie eine Kostenstellenbezeichnung in die Projektnummer integrieren, müssen Sie natürlich auch immer eine Kostenstelle für Ihr Projekt auswählen.

KST Steht für den Namen der Kostenstelle.

KSTZUSATZ Steht für den Inhalt des Zusatzfeldes der jeweiligen Kostenstelle.

KSTNUMMER Steht für die Kostenstellen-Nummer

YYYY oder YY oder Y Steht für die Jahreszahl in unterschiedlichen Formaten.

KKKKKKK bis KKK Steht für einen Zähler, der mit der Kostenstellen-Nummer beginnt.

NNNNNN bis NNN Steht für einen laufenden Zähler, der pro Kostenstelle mit 1 beginnt

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Projekt-Nummern

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Die Einstellung „KP-NNNN“ produziert also beim ersten Projekt in der entsprechenden Gruppe die Nummer „KP-0001“.

Einige Hinweise

Die Nummernlogik der Gruppe geht vor! D.h. wenn Sie auf der Gruppenebene eine Nummernlogik eingestellt haben greift bei den Projekten dieser Gruppe der allgemeine Nummernkreis nicht. Bei Gruppen, bei denen keine Nummernlogik hinterlegt ist, greift die erste Variante der Nummernlogik.

Die Nummern werden nur bei neuen Projekten erstellt! Sie lassen sich manuell verändern. Dabei wird jedoch auf doppelte Nummern überprüft!

Diese Überprüfung findet beim Speichern des Projektes noch einmal statt. So kann es sein, dass Sie zum Schluss den Hinweis erhalten, dass Sie eine Nummer neu erstellen müssen, sollte ein Kollege in Zwischenzeit ebenfalls eine Nummer generiert haben.

Die Nummernlogik kann zusammen mit den Projektverzeichnissen zu entsprechenden Verzeichnis-namen führen.

Falls Sie unsere DATEV-Schnittstelle oder die DATEV Schnittstelle professional für Ihren Fibu-Export nutzen und Ihre Projektnummern mit exportieren möchten, beachten Sie bitte, dass die DATEV-Schnittstellen eine maximale Anzahl von 8 Zeichen pro Projekt erlauben. Haben Sie mehr als 8 Zeichen pro Projekt, werden diese nach der achten Stelle abgeschnitten.

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Projekt-Liste

Der Umgang mit Listen in work4all ist im Prinzip immer identisch: bei Kunden, Lieferanten, Artikeln usw. haben Sie jeweils eine Gruppenstruktur und dazu dann (entsprechend dem gesetzten Filter) die Liste. Bei Projekten jedoch kommt die Planungsebene hinzu, wieso dieses Kapitel des Handbuchs einige Besonderheiten aufweist.

Wenn Sie noch nicht lange mit work4all arbeiten, lesen Sie bitte zuerst den Handbuchabschnitt Kunden – und Lieferantenliste im CRM-Handbuch, um sich mit der grundlegenden Funktionsweise von Listen vertraut zu machen.

Projektliste aufrufen

Wechseln Sie zunächst in die Registerkarte Projekte, und rufen Sie dann die Projektliste aus dem Schreibtisch heraus auf.

Sind Sie in einem Dialog (Sie erstellen einen Brief, erfassen ein Telefonat etc.), geschieht der Aufruf der Projektliste über die rot markierte Schaltfläche.

Nun erscheint die Projektliste:

Die Listendarstellung ist in 3 Bereiche aufgeteilt:

- Im Kopfbereich befinden sich mehrere Registerkarten für verschiedene Zwecke. - Im linken Bereich finden Sie die Projektgruppen-Struktur. - Im rechten Bereich wird die Liste selbst dargestellt.

Funktionen zur Anzeige und zur Bearbeitung

Die meisten der Symbole in der oberen Symbolleiste sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die Symbole, um die jeweiligen Tooltipps mit Erläuterungen zu sehen.

Projekt-Nummern

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Die Einstellung „KP-NNNN“ produziert also beim ersten Projekt in der entsprechenden Gruppe die Nummer „KP-0001“.

Einige Hinweise

Die Nummernlogik der Gruppe geht vor! D.h. wenn Sie auf der Gruppenebene eine Nummernlogik eingestellt haben greift bei den Projekten dieser Gruppe der allgemeine Nummernkreis nicht. Bei Gruppen, bei denen keine Nummernlogik hinterlegt ist, greift die erste Variante der Nummernlogik.

Die Nummern werden nur bei neuen Projekten erstellt! Sie lassen sich manuell verändern. Dabei wird jedoch auf doppelte Nummern überprüft!

Diese Überprüfung findet beim Speichern des Projektes noch einmal statt. So kann es sein, dass Sie zum Schluss den Hinweis erhalten, dass Sie eine Nummer neu erstellen müssen, sollte ein Kollege in Zwischenzeit ebenfalls eine Nummer generiert haben.

Die Nummernlogik kann zusammen mit den Projektverzeichnissen zu entsprechenden Verzeichnis-namen führen.

Falls Sie unsere DATEV-Schnittstelle oder die DATEV Schnittstelle professional für Ihren Fibu-Export nutzen und Ihre Projektnummern mit exportieren möchten, beachten Sie bitte, dass die DATEV-Schnittstellen eine maximale Anzahl von 8 Zeichen pro Projekt erlauben. Haben Sie mehr als 8 Zeichen pro Projekt, werden diese nach der achten Stelle abgeschnitten.

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Projekt-Liste

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Der Splitter: Den linken und den rechten Bereich können Sie nach Belieben vergrößern und verkleinern, indem Sie mit der Maus an der vertikalen Leiste ziehen.

Auf der linken Seite schränken Sie die Projektliste ein, indem Sie auf eine Gruppe klicken. Nur noch diejenigen Projekte werden angezeigt, die zu dieser Gruppe gehören.

Per Klick auf einen Buchstaben wechseln Sie in der Projektliste zu diesem Anfangsbuchstaben der Projektbezeichnungen.

In der Liste können Status und Projektbezeichnung direkt über Rechtsklick auf eine markierte Zeile angepasst werden.

Die Eingabe einer neuen Projektbezeichnung muss mit RETURN bestätigt werden.

Bei der Statusänderung ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Um ein Projekt auf dem Schreibtisch zu öffnen, um Aktivitäten wie z. B. Telefonate, E-Mails, Besuchsberichte und Briefe zu erfassen, wählen Sie ein markiertes Projekt mit Hilfe dieses Symbols aus.

Auch aus der Projektliste können neue Projekte angelegt oder bestehende geöffnet werden werden.

Hier wird das Projekt unwiderruflich gelöscht.

Löschen von Daten

Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Lesen Sie bitte Systemmeldungen und Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen. Das Zurückspielen der Daten aus Daten-sicherungen kann sehr aufwändig werden. Ihr Administrator ist dafür verantwortlich, dass regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden.

Wenn Sie mit Projekt-Verzeichnissen arbeiten, wird der Projektordner auf Ihrem Server nicht automatisch gelöscht und muss bei Bedarf manuell entfernt werden. Nähere Infos lesen Sie bitte im Kapitel Projekt-Verzeichnisse.

Projektliste nach Excel exportieren

Mit dieser Schaltfläche werden abgeschlossene Projekte ein- bzw. ausgeblendet.

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Projekt-Liste

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Hier kann ein bestehendes Projekt verdoppelt werden. Wählen Sie welche Inhalte des Ursprungsprojektes kopiert werden sollen:

Nutzen Sie diese Schaltfläche zum Zuordnen von Projektkategorien. Markieren Sie die Projekte, die Sie einer bestimmten Kategorie zuteilen möchten. Es können hier auch mehrere Projekte gleichzeitig zugeordnet werden. Anschließend klicken Sie auf den Drop Down Pfeil, um die passende Kategorie auszuwählen. Per Klick auf das grüne Pfeilsymbol werden Ihre Projekte dieser Kategorie zugeordnet.

Projektgruppen anlegen/bearbeiten: Projektgruppen sind ein wichtiges organisatorisches Merkmal. Überlegen Sie sich für Ihren Bedarf eine sinnvolle Struktur, und lassen Sie sich genau wie bei Kunden-, Lieferanten und Artikelgruppen ggf. von uns beraten!

Filter

Die Projektliste kann nach dem Status, der Projektart und/oder dem Projektleiter gefiltert werden.

Wählen Sie die gewünschten Filter und bestätigen dann Alle Filter anwenden.

Projekt-Liste

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Der Splitter: Den linken und den rechten Bereich können Sie nach Belieben vergrößern und verkleinern, indem Sie mit der Maus an der vertikalen Leiste ziehen.

Auf der linken Seite schränken Sie die Projektliste ein, indem Sie auf eine Gruppe klicken. Nur noch diejenigen Projekte werden angezeigt, die zu dieser Gruppe gehören.

Per Klick auf einen Buchstaben wechseln Sie in der Projektliste zu diesem Anfangsbuchstaben der Projektbezeichnungen.

In der Liste können Status und Projektbezeichnung direkt über Rechtsklick auf eine markierte Zeile angepasst werden.

Die Eingabe einer neuen Projektbezeichnung muss mit RETURN bestätigt werden.

Bei der Statusänderung ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Um ein Projekt auf dem Schreibtisch zu öffnen, um Aktivitäten wie z. B. Telefonate, E-Mails, Besuchsberichte und Briefe zu erfassen, wählen Sie ein markiertes Projekt mit Hilfe dieses Symbols aus.

Auch aus der Projektliste können neue Projekte angelegt oder bestehende geöffnet werden werden.

Hier wird das Projekt unwiderruflich gelöscht.

Löschen von Daten

Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Lesen Sie bitte Systemmeldungen und Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen. Das Zurückspielen der Daten aus Daten-sicherungen kann sehr aufwändig werden. Ihr Administrator ist dafür verantwortlich, dass regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden.

Wenn Sie mit Projekt-Verzeichnissen arbeiten, wird der Projektordner auf Ihrem Server nicht automatisch gelöscht und muss bei Bedarf manuell entfernt werden. Nähere Infos lesen Sie bitte im Kapitel Projekt-Verzeichnisse.

Projektliste nach Excel exportieren

Mit dieser Schaltfläche werden abgeschlossene Projekte ein- bzw. ausgeblendet.

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Projekt-Liste

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Per Klick auf das rote Kreuz wird die Filterung wieder aufgehoben.

Filtern nach Status

Diese Status sind wie Gruppen variabel definierbar und stellen einen einmaligen Zustand dar: Ein Projekt kann immer nur einen Status innehaben. Die Statuspflege erfolgt über die Generellen Einstellungen (Tabellen – Projektstati).

Rechte Maustaste auf einem Projekt ermöglicht Ihnen eine leichte und schnelle Änderung der Projektbeschriftung.

Ebenso ermöglicht Ihnen ein Klick mit der rechten Maustaste auf einem oder mehreren Projekten in der Projektliste eine schnelle Zuordnung oder Änderung vom Status der Projekte.

Verwenden Sie den Status zum Beispiel für die aktuelle Phase des Projektes: Angebotsphase, Beauftragt, Abrechnung, Abgeschlossen, Absage o. ä.

Filtern nach Projektarten

Lesen Sie hierzu das separate Kapitel Projekt-Arten in diesem Handbuch.

Filtern nach Kopfprojekten

Falls Sie Ihre Projekte Kopfprojekten zuordnen, können Sie hier nach einem bestimmten Kopfprojekt filtern. Dann zeigt die Liste alle zugeordneten Projekte.

Messe und Messestände

Sie sind Messebauer und habe alle Messen als Projekte angelegt. Die Standbau-Projekte für die Kunden werden den Messen zugeordnet. Filtern Sie nun nach dem Kopfprojekt (der Messe), sehen Sie alle Kundenstände für diese Messe.

Projektkategorien

Hierzu finden Sie ein separates ausführliches Kapitel in diesem Handbuch!

Auswertungen

Diese Registerkarte steht im Zusammenhang mit dem Projektcontrolling. Details hierzu finden Sie in einem weiteren ausführlichen Kapitel Teilfertige Leistungen im Projekt in diesem Handbuch.

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Projekt-Arten

Projekt-Arten sind hilfreich, wenn Sie Ihre Projekte nach unterschiedlichen Kriterien auflisten bzw. filtern möchten. Die Projekt-Gruppen sind das wichtigste Sortierungsmerkmal, die Projekt-Arten können dann noch ein weiterer Aspekt für die Sortierung bzw. Filterung sein.

Beispiel

Sie unterscheiden Ihre Projekte bei den Gruppen nach den Geschäftsbereichen.

Ein Beispiel aus dem Messebau:

Außerdem möchten Sie nach Inlands- und Auslandsprojekten unterscheiden und nutzen hierfür die Projekt-Arten.

Generelle Einstellungen

Unter Generelle Einstellungen – Tabellen – Projektarten geben Sie die Bezeichnungen für die Projekt-Arten ein.

Möchten Sie die Projekt-Arten als zusätzliche Filtermöglichkeit in der Projektliste verwenden, reicht der Eintrag der Namen. Sollen die Projekt-Arten auch eine eigene Registerkarte im Schreibtisch bekommen, setzen Sie den entsprechenden Haken. Wenn in diesen separaten Registern abweichende Gruppenstrukturen verwendet werden sollen, haken Sie bitte auch Gruppenansicht an.

Filtern der Projektliste

Die Projektliste kann nach den Projekt-Arten gefiltert werden. Dies funktioniert nur für Projekt-Arten, die keine eigene Registerkarte im Schreibtisch haben.

Setzen Sie die Häkchen beim Filter wie gewünscht und bestätigen Ihre Auswahl mit Alle Filter anwenden.

Projekt-Liste

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Per Klick auf das rote Kreuz wird die Filterung wieder aufgehoben.

Filtern nach Status

Diese Status sind wie Gruppen variabel definierbar und stellen einen einmaligen Zustand dar: Ein Projekt kann immer nur einen Status innehaben. Die Statuspflege erfolgt über die Generellen Einstellungen (Tabellen – Projektstati).

Rechte Maustaste auf einem Projekt ermöglicht Ihnen eine leichte und schnelle Änderung der Projektbeschriftung.

Ebenso ermöglicht Ihnen ein Klick mit der rechten Maustaste auf einem oder mehreren Projekten in der Projektliste eine schnelle Zuordnung oder Änderung vom Status der Projekte.

Verwenden Sie den Status zum Beispiel für die aktuelle Phase des Projektes: Angebotsphase, Beauftragt, Abrechnung, Abgeschlossen, Absage o. ä.

Filtern nach Projektarten

Lesen Sie hierzu das separate Kapitel Projekt-Arten in diesem Handbuch.

Filtern nach Kopfprojekten

Falls Sie Ihre Projekte Kopfprojekten zuordnen, können Sie hier nach einem bestimmten Kopfprojekt filtern. Dann zeigt die Liste alle zugeordneten Projekte.

Messe und Messestände

Sie sind Messebauer und habe alle Messen als Projekte angelegt. Die Standbau-Projekte für die Kunden werden den Messen zugeordnet. Filtern Sie nun nach dem Kopfprojekt (der Messe), sehen Sie alle Kundenstände für diese Messe.

Projektkategorien

Hierzu finden Sie ein separates ausführliches Kapitel in diesem Handbuch!

Auswertungen

Diese Registerkarte steht im Zusammenhang mit dem Projektcontrolling. Details hierzu finden Sie in einem weiteren ausführlichen Kapitel Teilfertige Leistungen im Projekt in diesem Handbuch.

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Projekt-Arten

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Eigene Registerkarte

Haben Sie in den Einstellungen die Option Eigene Registerkarte im Desktop gewählt, erscheinen diese rechts neben der Registerkarte Projekte.

Wechseln Sie in die eigene Registerkarte, so können Sie dort über den Button Liste alle Projekte der entsprechenden Projekt-Art auflisten.

In der allgemeinen Projektliste verbleiben nur Projekte ohne zugeordnete Projekt-Art oder solche, die kein eigenes Register haben. Wenn Sie allen Projekt-Arten eine eigene Registerkarte zuordnen, erscheint die eigentliche Registerkarte Projekte nicht mehr im Schreibtisch.

Eigene Gruppenstruktur

Wenn Sie zusätzlich den Haken für Gruppenansicht setzen, können Sie für die Projekt-Art noch eine eigene Gruppenstruktur anlegen.

Setzen Sie diesen Haken nicht, haben die Listen zu den einzelnen Projektarten in den separaten Registerkarten keine Gruppenstruktur. Diese Gruppen können ja auch überflüssig sein, wenn es nur um die Projekt-Arten geht.

Rechte

Die Rechte sind durch die unterschiedlichen Projekt-Arten nicht betroffen. Hat man das Ansichtsrecht für Projekte, gilt das für alle Registerkarten. Einschränkende Reche für einzelne Registerkarten gibt es nicht.

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Projekt-Kategorien

Kategorien kennen Sie eventuell bereits aus der Kunden- und Interessentenwelt. Dort ist die Kate-gorie das Merkmal, das man der Firma oder der Person zuordnen kann. Hierüber werden dann z.B. Serienbriefe generiert.

Auch bei Projekten gibt es diese Kategorien: Hier ist es das gemeinsame Merkmal, das mehrere Projekte haben. Es lässt sich für gemeinsame Listen (z.B. für die Kostenstelle des Projekts) oder Auswertungen von Teilmengen von Projekten benutzen. Auch eine Referenzliste fällt in diesen Bereich.

Kategorien und Oberkategorien anlegen, bearbeiten und löschen

Wechseln Sie zunächst zur Projektliste, dann in die Registerkarte Kategorien:

Um bei vielen Kategorien auch innerhalb der Kategorien eine Gruppierung zu ermöglichen, gibt es auch bei den Projekten die Möglichkeit, Oberkategorien zu definieren. Die Schaltflächen für das Anlegen und das Ändern sind ggf. ausgegraut, falls sie logisch in diesem Moment nicht möglich sind.

Diese Schaltflächen beziehen sich auf das Anlegen und Ändern von Oberkategorien.

Sie legen fest, ob es sich um eine Standard-Kategorie für neue Kunden bzw. Lieferanten handelt, fertig! Die neue Oberkategorie fügt sich alphabetisch in die Liste ein.

Zum Ändern einer Oberkategorie klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche und gehen genauso vor!

Entsprechend der Vorgehensweise bei Oberkategorien verhält es sich beim Anlegen und Ändern von Kategorien. Probieren Sie es einfach aus!

Eine Kategorie wird immer der Oberkategorie zugeordnet, die gerade markiert ist.

Deshalb gilt: Vor dem Erstellen einer Kategorie muss grundsätzlich zuerst die entsprechende Oberkategorie markiert sein.

Sie löschen Kategorien und Oberkategorien ebenfalls innerhalb der Projektliste mit diesem Symbol. Die Zuordnungen der Projekte zu den Kategorien werden natürlich ebenfalls entfernt.

Abgeschlossene Projekte werden damit ein- oder ausgeblendet.

Projekt-Arten

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Eigene Registerkarte

Haben Sie in den Einstellungen die Option Eigene Registerkarte im Desktop gewählt, erscheinen diese rechts neben der Registerkarte Projekte.

Wechseln Sie in die eigene Registerkarte, so können Sie dort über den Button Liste alle Projekte der entsprechenden Projekt-Art auflisten.

In der allgemeinen Projektliste verbleiben nur Projekte ohne zugeordnete Projekt-Art oder solche, die kein eigenes Register haben. Wenn Sie allen Projekt-Arten eine eigene Registerkarte zuordnen, erscheint die eigentliche Registerkarte Projekte nicht mehr im Schreibtisch.

Eigene Gruppenstruktur

Wenn Sie zusätzlich den Haken für Gruppenansicht setzen, können Sie für die Projekt-Art noch eine eigene Gruppenstruktur anlegen.

Setzen Sie diesen Haken nicht, haben die Listen zu den einzelnen Projektarten in den separaten Registerkarten keine Gruppenstruktur. Diese Gruppen können ja auch überflüssig sein, wenn es nur um die Projekt-Arten geht.

Rechte

Die Rechte sind durch die unterschiedlichen Projekt-Arten nicht betroffen. Hat man das Ansichtsrecht für Projekte, gilt das für alle Registerkarten. Einschränkende Reche für einzelne Registerkarten gibt es nicht.

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Projekt-Kategorien

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Kategorien mittels Markierung zuordnen

Neu angelegte Kategorien sind zunächst einmal leer, der mittlere Bereich/die Liste zeigt also beim Klick keine Projekte. Um Projekte in die Kategorie zu bringen, wechseln Sie zur Gruppendarstellung in die Projektliste.

Markieren Sie nun mittels linker Maustaste einzelne Projekte. Dabei sind wie auch sonst üblich Kombi-nationen mit STRG und SHIFT möglich, um ganze Bereiche zu markieren. Die markierten Projekte erscheinen farbig und in der Kopfleiste verändert sich die Anzeige des Zuordnungs-Steuerelements:

In diesem Beispiel sind 6 Projekte markiert.

Die zweite Zeile des Steuerelements dient der Definition der Zielkategorie. Klicken Sie auf den Pfeil, erscheinen die Oberkategorien/Kategorien, aus denen Sie eine einzelne auswählen können.

Anschließend aktivieren Sie das große grüne Pfeil-Symbol zum Ausführen des Ganzen! Es erscheint ein OK oberhalb der Schaltfläche.

Ganze Kategorien zuordnen

Eine ganze Kategorie lässt sich ebenfalls auf eine andere Kategorie übertragen. In der Registerkarte Kategorien markieren Sie hierfür auf der linken Seite den Namen der Kategorie und verfahren Sie dann wie zuletzt beschrieben.

Folgeaktionen

Die Kategorien geben Ihnen die Möglichkeit, unterschiedlichste Listen zu erstellen. Dies funktioniert mit Hilfe von Reports oder über den Export nach Excel. Es werden nur die Projekte in die Excel-Liste übernommen, die Sie aktuell über die Kategorie selektiert haben.

Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an!

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Projektbeteiligte

Im Projekt sind in der Regel unterschiedlichste Kontakte involviert:

- Ein oder mehrere Kunden

- Mehrere Lieferanten

- Mehrere Mitarbeiter

Diese Kontakte lassen sich innerhalb der Projektmappe dem Projekt manuell zuordnen („Verteiler“), was in einem separaten Kapitel Projektverteiler erklärt wird.

Hier in diesem Infoblatt geht es um die automatische Zuordnung zum Projekt durch Beteiligung (z.B. durch ein Angebot).

Ein Beispiel…

… das den Nutzen der Funktion gut erklärt:

Sie sind Seminar-Anbieter und führen die Seminare als Projekte. Dabei unterscheiden Sie zwischen: - geschlossenen Seminaren, d.h. exklusive Durchführung eines Seminars für einen Kunden und - offenen Seminaren, also beliebige Teilnehmer aus unterschiedlichen Firmen können sich anmelden.

Hier hilft die Funktion der Projektbeteiligten. work4all sammelt alle Kontakte, die in irgendeiner Form am Projekt beteiligt sind:

- Personen, die eine Werbe-E-Mail erhielten - Personen, die eine Anmeldung (Auftragsbestätigung) erhielten - Personen, die direkt eine Rechnung erhielten

Vorgehen

Sie müssen im Prinzip nichts zusätzlich tun, um die nachfolgende Ansicht zu erhalten. Es ist lediglich nötig, die einzelnen Vorgänge einem Projekt zuzuordnen.

Ansicht und Filtern

Wechseln Sie im Schreibtisch zur Projektansicht, erscheint folgendes Stammdatenblatt des Projektes:

Projekt-Kategorien

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Kategorien mittels Markierung zuordnen

Neu angelegte Kategorien sind zunächst einmal leer, der mittlere Bereich/die Liste zeigt also beim Klick keine Projekte. Um Projekte in die Kategorie zu bringen, wechseln Sie zur Gruppendarstellung in die Projektliste.

Markieren Sie nun mittels linker Maustaste einzelne Projekte. Dabei sind wie auch sonst üblich Kombi-nationen mit STRG und SHIFT möglich, um ganze Bereiche zu markieren. Die markierten Projekte erscheinen farbig und in der Kopfleiste verändert sich die Anzeige des Zuordnungs-Steuerelements:

In diesem Beispiel sind 6 Projekte markiert.

Die zweite Zeile des Steuerelements dient der Definition der Zielkategorie. Klicken Sie auf den Pfeil, erscheinen die Oberkategorien/Kategorien, aus denen Sie eine einzelne auswählen können.

Anschließend aktivieren Sie das große grüne Pfeil-Symbol zum Ausführen des Ganzen! Es erscheint ein OK oberhalb der Schaltfläche.

Ganze Kategorien zuordnen

Eine ganze Kategorie lässt sich ebenfalls auf eine andere Kategorie übertragen. In der Registerkarte Kategorien markieren Sie hierfür auf der linken Seite den Namen der Kategorie und verfahren Sie dann wie zuletzt beschrieben.

Folgeaktionen

Die Kategorien geben Ihnen die Möglichkeit, unterschiedlichste Listen zu erstellen. Dies funktioniert mit Hilfe von Reports oder über den Export nach Excel. Es werden nur die Projekte in die Excel-Liste übernommen, die Sie aktuell über die Kategorie selektiert haben.

Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an!

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Projektbeteiligte

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Sie sehen alle Personen/Firmen, die in irgendeiner Form am Projekt beteiligt sind. Klicken Sie einen einzelnen Kontakt an, werden alle Daten in den Infofenstern auf diese Person gefiltert.

Anzeige der Projektbeteiligten

Sie können mit Rechtsklick auf die Projektbeteiligten die Ansicht im Stammdatenfenster anpassen.

Tabellarische Anzeige

Projektbeteiligten in Tabellenform untereinander anzeigen.

Ausgeschiedene Ansprechpartner Ein-/ausblenden ausgeschiedener Ansprechpartner

Anzeige Projektbeteiligte Anzeige mit verschiedenen Darstellungsformen

Kontakt anrufen Von hier können Sie den Kontakt anrufen. Es öffnet sich, wie gewohnt die Telefonwahlmaske.

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Projekt-Links

Das Projektgeschäft ist vielfältig, und deshalb ist auch oft eine spezielle Konfiguration erforderlich. Hierfür stellt work4all individuelle Felder zur Verfügung.

Außerdem sind einige Standardfunktionen verfügbar, die den Projektalltag flexibel gestalten. In diesem Kapitel geht es um eine solche „Spezialität“: die Projekt-Links.

Was ist ein Projekt-Link?

Ein Projektlink ist eine Verlinkung eines Projektes zu einem Verzeichnis oder zu einer Internetadresse. Die Projekt-Verzeichnislogik wird in einem anderen Kapitel noch einmal separat behandelt.

Hier zwei Anwendungsbeispiele für einen Projekt-Link:

- Die Klick-Verzweigung zu einem Internet-Portal mit Projekt-Bildern.

- Die Klick-Verzweigung zu einem durch separate Anmeldung geschützten Netzwerkverzeichnis.

Einrichtung

Öffnen Sie als Administrator ein beliebiges Projekt und wechseln Sie zur Registerkarte Individuell. Hier werden Ihnen drei Felder zur Verwaltung von Links angeboten:

Klicken Sie auf die Überschriften, lassen sich diese für alle Benutzer ändern.

Dateneingabe

Als Anwender tragen Sie in die Textfelder den entsprechenden Link ein. Da es sich hierbei ja meistens um längere Bezeichnungen handelt, kopieren Sie die Eingabe am besten aus dem Windows Explorer oder dem Internet Explorer. Damit haben Sie dann auch die Gewissheit, dass der Link funktioniert.

Integration/Aufruf

Wurde ein Link erfasst, erscheint dieser auf dem Schreibtisch und verzweigt durch Klick zum Windows Explorer oder Internet Explorer:

Projektbeteiligte

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Sie sehen alle Personen/Firmen, die in irgendeiner Form am Projekt beteiligt sind. Klicken Sie einen einzelnen Kontakt an, werden alle Daten in den Infofenstern auf diese Person gefiltert.

Anzeige der Projektbeteiligten

Sie können mit Rechtsklick auf die Projektbeteiligten die Ansicht im Stammdatenfenster anpassen.

Tabellarische Anzeige

Projektbeteiligten in Tabellenform untereinander anzeigen.

Ausgeschiedene Ansprechpartner Ein-/ausblenden ausgeschiedener Ansprechpartner

Anzeige Projektbeteiligte Anzeige mit verschiedenen Darstellungsformen

Kontakt anrufen Von hier können Sie den Kontakt anrufen. Es öffnet sich, wie gewohnt die Telefonwahlmaske.

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Projekt-Termine

Im Bereich der Projekt-Organisation ist es wichtig, den Überblick über die für das Projekt relevanten Termine zu behalten. Das kann man grundsätzlich mit Hilfe von „normalen“ Terminen tun, aber es stellt sich dann das Problem: „Wem ordne ich die Projekt-Termine zu?“.

Eine Lösung besteht darin, Benutzer anzulegen, die den Namen der jeweiligen Ressource, z.B. „Beamer“ oder Verwaltungsangelegenheiten wie „Vertriebstermine“ darstellen. Für diese Dinge bieten wir die Lösung mit Hilfe von Projekt-Terminen an.

Was sind genau Projekt-Termine?

work4all bietet Ihnen fünf Formen von Projekt-Terminen. Im Einzelnen:

In der 1. Teilmaske der Maske Projekt gibt es vier Datumsfelder. Das erste und letzte bilden die äußere Klammer – die Benennung der Felder ist dabei frei.

Ändern Sie die Feldnamen bei Bedarf, in dem Sie auf die jeweiligen Schriftzüge klicken!

Wir sprechen generell von Projektbeginn und Projektende.

Die innere Klammer: diese beiden Datums-felder stellen meist das Datum dar, an dem das tatsächliche Projekt, die tatsächliche Veranstaltung etc. stattfindet.

Mit Klick auf das Wort können Sie die Beschriftung ebenfalls ändern!

Die Vorgänge, die Sie im Plankalender pflegen.

Meilensteine, die meist den Abschluss eines Vorgangs signalisieren.

Und schließlich der Termin, der durch die Zu-ordnung der Ressource zum Vorgang ent-steht.

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Projekt-Termine

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All diese Termine lassen sich im Terminkalender darstellen. Sie benötigen hierfür keine Einstellungen, da die Termine nicht tatsächlich in Ihrem Terminkalender eingetragen sind.

Ansicht im Terminkalender

Im Terminkalender dienen einige Steuerelemente im Menübereich zur Anzeige der Projekt-Daten:

Termine, die aus der Zuordnung einer Ressource zum Vorgang ent-stehen, sind bei dem beteiligten Mitarbeiter oder den Geräten/ Räumen zu finden.

Dies ist der 1. Termin aus der Projektmaske. Das Feld heißt bei Ihnen standardmäßig Projektbeginn, sofern es nicht umbenannt wurde.

In den Termin-Ansichten werden die letzten Termine (in diesem Fall das Projektende) bewusst nicht angezeigt. Möchten Sie den Zeitstrahl sehen, wechseln Sie zur Projektliste. Im Terminkalender wird jeweils nur der Beginn der äußeren oder inneren Datumsklammer gezeigt.

Dies ist der zweite Termin aus der Projektmaske. Das Feld heißt bei Ihnen standardmäßig Veranstaltungsbeginn, sofern es nicht umbenannt wurde.

Auch bei den Vorgängen wird jeweils nur der Beginn des Vorgangs im Terminkalender gezeigt.

… wie auch bei den Meilensteinen. In diesem Fall besteht der Termin ja auch nur aus einem einzelnen Tag.

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Projekt-Termine

Im Bereich der Projekt-Organisation ist es wichtig, den Überblick über die für das Projekt relevanten Termine zu behalten. Das kann man grundsätzlich mit Hilfe von „normalen“ Terminen tun, aber es stellt sich dann das Problem: „Wem ordne ich die Projekt-Termine zu?“.

Eine Lösung besteht darin, Benutzer anzulegen, die den Namen der jeweiligen Ressource, z.B. „Beamer“ oder Verwaltungsangelegenheiten wie „Vertriebstermine“ darstellen. Für diese Dinge bieten wir die Lösung mit Hilfe von Projekt-Terminen an.

Was sind genau Projekt-Termine?

work4all bietet Ihnen fünf Formen von Projekt-Terminen. Im Einzelnen:

In der 1. Teilmaske der Maske Projekt gibt es vier Datumsfelder. Das erste und letzte bilden die äußere Klammer – die Benennung der Felder ist dabei frei.

Ändern Sie die Feldnamen bei Bedarf, in dem Sie auf die jeweiligen Schriftzüge klicken!

Wir sprechen generell von Projektbeginn und Projektende.

Die innere Klammer: diese beiden Datums-felder stellen meist das Datum dar, an dem das tatsächliche Projekt, die tatsächliche Veranstaltung etc. stattfindet.

Mit Klick auf das Wort können Sie die Beschriftung ebenfalls ändern!

Die Vorgänge, die Sie im Plankalender pflegen.

Meilensteine, die meist den Abschluss eines Vorgangs signalisieren.

Und schließlich der Termin, der durch die Zu-ordnung der Ressource zum Vorgang ent-steht.

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Projekt-Termine

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Projekttermine für Projektmitarbeiter

Wurden einem Vorgang Ressourcen hinzugefügt, so werden die Termine aus dieser Ressourcenpla-nung auch beim jeweiligen Kollegen im Kalender angezeigt, sofern hier das Häkchen gesetzt wird.

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Projekt-Verzeichnisse

Dieses Kapitel befasst sich mit dem Ablegen/Speichern von projektbezogenen Dokumenten. Standard-mäßig werden alle Dokumente und Briefe in das jeweilige Briefverzeichnis des Mandanten (z. B. B001 in Ihrem work Arbeitsverzeichnis für Mandant 1) gespeichert. Es ist jedoch auch möglich für jedes Projekt ein eigenes Verzeichnis inklusive einer einheitlichen Unterverzeichnis-Struktur (z. B. Schriftverkehr, Protokolle etc.) anzulegen.

Wozu eigene Projekt-Verzeichnisse erstellen?

Wie bereits erwähnt, werden Briefe, Dokumente und E-Mail Anhänge standardmäßig in den dafür vorgesehenen Ordnern (B001, Mail001) innerhalb des work-Verzeichnisses abgelegt.

work4all bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, eigene Projektverzeichnisse anzulegen. Dies macht z. B. dann Sinn, wenn nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit work4all arbeiten und so zusätzliche Dokumente entstehen, die aber in den gleichen Verzeichnissen landen sollen.

Durch das Anlegen eigener Projektverzeichnisse werden Briefe, E-Mails und Dokumente innerhalb eines Projektordners in separaten Unterordnern abgelegt. Die kaufmännischen Dokumente werden automatisch in dem Projektordner archiviert.

Ein weiterer Vorteil ist die projektbezogene Sicherung. So können Sie nach Abschluss eines Projektes alle Dokumente auf einem separaten Speichermedium archivieren.

Der wesentliche Vorteil von Projektverzeichnissen ist jedoch die Übersicht. Je nach Einstellungen gibt es pro Projekt ein Verzeichnis, in dem sich wiederum Unterverzeichnisse befinden. Hier werden die einzelnen Dokumente in Klarschrift abgelegt (z. B. Infomaterial.doc).

Bei der work4all Standardlogik befinden sich die Dokumente aller Projekte in den genannten Sammelordnern. Aus Sicherheits- und organisatorischen Gründen werden die Daten hier kryptisch abgelegt (z. B. 0021a5f0-b13a-43d6-a449-93ee0008db4c.doc) und sind außerhalb von work4all nicht auffindbar.

Beispiel für eigene Projektverzeichnisse

Projekt-Termine

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Projekttermine für Projektmitarbeiter

Wurden einem Vorgang Ressourcen hinzugefügt, so werden die Termine aus dieser Ressourcenpla-nung auch beim jeweiligen Kollegen im Kalender angezeigt, sofern hier das Häkchen gesetzt wird.

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Projektverzeichnisse aktivieren

Die Nutzung eigener Projektverzeichnisse erfordert ein paar wichtige Voreinstellungen, die bei der Gruppenpflege der Projektgruppen vorgenommen werden:

Im ersten Schritt müssen die Projektverzeichnisse in work4all aktiviert werden.

Der Name der Projektverzeichnisse wird automatisch aus Projektnummer und Projektnamen gebildet.

Die Namenslogik können Sie in den Generellen Einstellungen mit Hilfe der Variablen [Name] und [Nummer] anpassen:

Wurzel-Verzeichnis

Der nächste Schritt ist das Festlegen der Wurzel-Verzeichnisse. Hierbei handelt es sich um einen Pfad auf Ihrem Server, damit alle Kollegen Zugriff auf die Projektverzeichnisse haben.

Sie können pro Projektgruppe ein separates Wurzel-Verzeichnis angeben. Die Verzeichnisse für die Projekte dieser Gruppe werden in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis abgelegt. Sie können aber auch mehreren oder allen Projektgruppen den gleichen Pfad zuweisen.

Klicken Sie in die entsprechende Zeile und Spalte, um das Verzeichnis zu ändern.

Ist bei einer Projektgruppe kein Wurzel-Verzeichnis vorgegeben, bleibt die Standardablage von work4all erhalten. Dies erkennen Sie am Eintrag Standard.

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Verzeichnis-Vorlagen

Jedes Projektverzeichnis kann von Ihnen vordefinierte Unterordner enthalten.

Aus der Gruppenpflege bearbeiten Sie die Verzeichnis-Vorlagen.

Die Standardstruktur legen Sie per Klick auf Standardverzeichnisse in den Generellen Einstellungen fest:

Über diesen Button können die Standardverzeichnisse auch nachträglich geändert werden.

Benötigen Sie für bestimmte Projekte, z. B. interne Projekte eine andere Unterstruktur, legen Sie über das + weitere Verzeichnisvorlagen an und benennen diese eindeutig.

In die Liste tragen Sie die gewünschten Unterordner ein.

Bestehende Verzeichnisvorlagen können selbstverständlich geändert bzw. gelöscht werden.

Zur Kontrolle der Verzeichnisstruktur wählen Sie hier eine der weiteren Verzeichnisvorlagen aus.

Zuordnung Verzeichnisvorlagen

Alle Projektgruppen sind zunächst der Verzeichnis-Vorlage Standard zugeordnet. Per Klick auf diesen Link können Sie die Verzeichnisvorlage ändern.


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Projektverzeichnisse aktivieren

Die Nutzung eigener Projektverzeichnisse erfordert ein paar wichtige Voreinstellungen, die bei der Gruppenpflege der Projektgruppen vorgenommen werden:

Im ersten Schritt müssen die Projektverzeichnisse in work4all aktiviert werden.

Der Name der Projektverzeichnisse wird automatisch aus Projektnummer und Projektnamen gebildet.

Die Namenslogik können Sie in den Generellen Einstellungen mit Hilfe der Variablen [Name] und [Nummer] anpassen:

Wurzel-Verzeichnis

Der nächste Schritt ist das Festlegen der Wurzel-Verzeichnisse. Hierbei handelt es sich um einen Pfad auf Ihrem Server, damit alle Kollegen Zugriff auf die Projektverzeichnisse haben.

Sie können pro Projektgruppe ein separates Wurzel-Verzeichnis angeben. Die Verzeichnisse für die Projekte dieser Gruppe werden in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis abgelegt. Sie können aber auch mehreren oder allen Projektgruppen den gleichen Pfad zuweisen.

Klicken Sie in die entsprechende Zeile und Spalte, um das Verzeichnis zu ändern.

Ist bei einer Projektgruppe kein Wurzel-Verzeichnis vorgegeben, bleibt die Standardablage von work4all erhalten. Dies erkennen Sie am Eintrag Standard.

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Wirksamkeit

Diese Einstellungen greifen nicht für bereits bestehende Projekte.

Kostenstelle

Sie können hier einer Projektgruppe eine feste Kostenstelle zuordnen. Wenn Sie dann ein Projekt in dieser Gruppe anlegen, wird dem Projekt automatisch die Kostenstelle zugeordnet.

Unterverzeichnisse für Mails

Je nach eingestellter Logik legt work4all zusätzlich zu den von Ihnen definierten weitere, fest benannte Unterverzeichnisse für E-Mails an.

Standardlogik (empfohlen)

Es werden folgende Verzeichnisse erstellt:

IN für eingehende E-Mails.

OUT für ausgehende E-Mails.

Diese beiden Ordner dienen genauso wie IN und OUT als Postein- und Postausgangsordner. Innerhalb dieser Ordner wird für jede E-Mail ein eigener Ordner erstellt. Die Namenslogik der Ordner bildet sich aus Datum, Uhrzeit und Betreff der einzelnen E-Mails.

Es werden sowohl die E-Mails als auch ggf. Anhänge abgelegt.

Alternative Logik

Die Alternative zu unserer Standard-Logik unterscheidet sich in der Ablage der E-Mails. Statt der zwei Mail-Ordner gibt es hier drei unterschiedliche Ordner:



ANHANG für E-Mail-Anhänge. Hier werden die Anhänge aller E-Mails abgelegt.

Anhänge werden separat in einem Ordner abgelegt.

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Um die alternative Ordnerlogik einzuschalten, tragen Sie in den Gen. Einstellungen unter Allgemeines – Werte (allgemein) folgendes ein:

Variable: Alternative Projektverzeichnisstruktur

Wert1: -1

Neue Projekte anlegen

Projektverzeichnisse werden nur bei der Neuanlage von Projekten angelegt. Füllen Sie die Felder der Projektmaske zunächst wie gewohnt aus und ordnen eine Projektgruppe zu.

Ihr Administrator sollte die Gruppenzuordnung zur Pflicht machen.

Beim Speichern des Projektes erscheint ein Assistent zur Anlage oder Zuordnung des Projektverzeichnisses:

Die Varianten im Detail:

Standardverzeichnis belassen

Für dieses Projekt wird kein eigenes Projektverzeichnis angelegt, Dokumente werden im Standardverzeichnis für Dokumente B00x abgelegt.

Neues Projektverzeichnis anlegen

Für das Projekt wird innerhalb des Wurzel-Verzeichnisses der gewählten Projektgruppe ein neues Projektverzeichnis mit den entsprechenden Unterverzeichnissen angelegt. Die Namensvergabe für dieses Projektverzeichnis erfolgt nach den vorgegebenen Regeln.

Kundenordner Das Projektverzeichnis wird innerhalb des Kundenordners angelegt. Den Kundenordner hinterlegen Sie in den Kundenstammdaten (im Register Adressdaten auf der linken Seite).


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Wirksamkeit

Diese Einstellungen greifen nicht für bereits bestehende Projekte.

Kostenstelle

Sie können hier einer Projektgruppe eine feste Kostenstelle zuordnen. Wenn Sie dann ein Projekt in dieser Gruppe anlegen, wird dem Projekt automatisch die Kostenstelle zugeordnet.

Unterverzeichnisse für Mails

Je nach eingestellter Logik legt work4all zusätzlich zu den von Ihnen definierten weitere, fest benannte Unterverzeichnisse für E-Mails an.

Standardlogik (empfohlen)

Es werden folgende Verzeichnisse erstellt:



Diese beiden Ordner dienen genauso wie IN und OUT als Postein- und Postausgangsordner. Innerhalb dieser Ordner wird für jede E-Mail ein eigener Ordner erstellt. Die Namenslogik der Ordner bildet sich aus Datum, Uhrzeit und Betreff der einzelnen E-Mails.

Es werden sowohl die E-Mails als auch ggf. Anhänge abgelegt.

Alternative Logik

Die Alternative zu unserer Standard-Logik unterscheidet sich in der Ablage der E-Mails. Statt der zwei Mail-Ordner gibt es hier drei unterschiedliche Ordner:



ANHANG für E-Mail-Anhänge. Hier werden die Anhänge aller E-Mails abgelegt.

Anhänge werden separat in einem Ordner abgelegt.

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Sie haben zusätzlich die Option Jahresordner unterhalb des Kunden-ordners zu erstellen. Dadurch haben Sie innerhalb des Kundenordners eine bessere Übersicht der Projekte. Der Jahresordner wird automatisch erstellt, das Projekt über den Projektbeginn zugeordnet.

Projektverzeichnis besteht

Wenn es zum Projekt bereits ein bestehendes Verzeichnis gibt, ordnen Sie es über diese Variante zu.

Neuen Brief / Neues Dokument erstellen

Nachdem Sie Ihrem Projekt ein eigenes Projektverzeichnis zugeordnet haben, werden alle Briefe und Dokumente in diesem Verzeichnis abgelegt. Um bei vielen Dateien nicht die Übersicht zu verlieren, ordnen Sie Ihren Briefen und Dokumenten beim Erstellen direkt das entsprechende Unterverzeichnis zu. Achten Sie darauf einen aussagekräftigen Betreff anzugeben, da Ihre Briefe und Dokumente in Klarschrift gespeichert werden.

Als Administrator können Sie die Ordnerauswahl zur Pflicht machen. Klicken Sie in der Zuordnungsmaske per rechtem Mausklick auf die Feldbezeichnung Ordner:

Projektverzeichnis ändern

Die Änderung der Projektverzeichnisse ist ein Administrator-Recht.

Um ein Projektverzeichnis nachträglich zu ändern, klicken Sie auf die drei Punkte in der Projektmaske:

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Es öffnet sich die oben gezeigte Maske in der Sie einen neuen Pfad auswählen können. Wählen Sie über den Windows-Explorer einen neuen Pfad aus, und klicken Sie auf STARTEN. Alle Dateien werden in den neuen Verzeichnispfad verschoben.

Haben Sie den Ordnerinhalt erfolgreich in ein neues Verzeichnis verschoben, wird der Ordner samt den Dateien an der ursprünglichen Stelle gelöscht.

Gibt es in dem neuen Ordner bereits Dateien, wird auf Dubletten geprüft. Hier geben Sie vor, ob die vorhandenen Dateien mit den verschobenen Dateien überschrieben werden sollen. Der Dokumentenname muss dafür natürlich identisch sein.

Wenn Sie den Namen des Projektverzeichnisses vor dem Verschieben noch ändern möchten, klicken Sie mit rechts auf die Zeile. Dort können Sie den Namen noch anpassen oder bei Mehrfachmarkierungen (siehe nächster Abschnitt) das Projekt aus der Liste entfernen.

Projektverzeichnis über die Liste ändern

Über die Projektliste haben Sie die Möglichkeit das Projektverzeichnis für ein oder mehrere Projekte zu verschieben.

Markieren Sie in der Liste die Projekte, deren Zielverzeichnis Sie einheitlich ändern möchten. Klicken Sie anschließend auf das markierte Symbol und es öffnet sich folgende Maske:


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Sie haben zusätzlich die Option Jahresordner unterhalb des Kunden-ordners zu erstellen. Dadurch haben Sie innerhalb des Kundenordners eine bessere Übersicht der Projekte. Der Jahresordner wird automatisch erstellt, das Projekt über den Projektbeginn zugeordnet.

Projektverzeichnis besteht

Wenn es zum Projekt bereits ein bestehendes Verzeichnis gibt, ordnen Sie es über diese Variante zu.

Neuen Brief / Neues Dokument erstellen

Nachdem Sie Ihrem Projekt ein eigenes Projektverzeichnis zugeordnet haben, werden alle Briefe und Dokumente in diesem Verzeichnis abgelegt. Um bei vielen Dateien nicht die Übersicht zu verlieren, ordnen Sie Ihren Briefen und Dokumenten beim Erstellen direkt das entsprechende Unterverzeichnis zu. Achten Sie darauf einen aussagekräftigen Betreff anzugeben, da Ihre Briefe und Dokumente in Klarschrift gespeichert werden.

Als Administrator können Sie die Ordnerauswahl zur Pflicht machen. Klicken Sie in der Zuordnungsmaske per rechtem Mausklick auf die Feldbezeichnung Ordner:

Projektverzeichnis ändern

Die Änderung der Projektverzeichnisse ist ein Administrator-Recht.

Um ein Projektverzeichnis nachträglich zu ändern, klicken Sie auf die drei Punkte in der Projektmaske:

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Wählen Sie dann das neue Zielverzeichnis aus. In der oberen Liste sehen Sie dann das aktuelle und das neue Verzeichnis. Klicken Sie auf STARTEN um die Projekte zu verschieben. Sollen die Ordner aus dem Ursprungsverzeichnis gelöscht werden, setzen Sie das entsprechende Häkchen. Anschließend werden alle Verzeichnisse in das Zielverzeichnis verschoben.

Ablage von ERP-Dokumenten

ERP-Dokumente aus work4all werden automatisch im Projektverzeichnis abgelegt, sobald Sie die Druckvorschau aufrufen. Beim ersten Aufruf wird der gleichnamige Unterordner ebenfalls automatisch angelegt.

Alle ERP-Dokumente werden im gleichen Ordner abgelegt. Der Dateiname setzt sich aus der Dokumentart und der Belegnummer zusammen. Bei Änderungen bzw. Ergänzungen in den ERP-Dokumenten wird bei der nächsten Druckvorschau (nur noch) die aktuelle Version gespeichert.

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Diese Funktion kann über die Generellen Einstellungen ausgeschaltet werden. Der Variablennamen lautet „erp-belege automatisch in projektverzeichnisse exportieren“ und wird mit Wert1 „0“ ausgeschaltet.


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Wählen Sie dann das neue Zielverzeichnis aus. In der oberen Liste sehen Sie dann das aktuelle und das neue Verzeichnis. Klicken Sie auf STARTEN um die Projekte zu verschieben. Sollen die Ordner aus dem Ursprungsverzeichnis gelöscht werden, setzen Sie das entsprechende Häkchen. Anschließend werden alle Verzeichnisse in das Zielverzeichnis verschoben.

Ablage von ERP-Dokumenten

ERP-Dokumente aus work4all werden automatisch im Projektverzeichnis abgelegt, sobald Sie die Druckvorschau aufrufen. Beim ersten Aufruf wird der gleichnamige Unterordner ebenfalls automatisch angelegt.

Alle ERP-Dokumente werden im gleichen Ordner abgelegt. Der Dateiname setzt sich aus der Dokumentart und der Belegnummer zusammen. Bei Änderungen bzw. Ergänzungen in den ERP-Dokumenten wird bei der nächsten Druckvorschau (nur noch) die aktuelle Version gespeichert.

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Projektverteiler

Mit Hilfe der Projektverteiler legen Sie in einem Projekt Listen von Ansprechpartnern an. Diese Personenkreise können dann schnell und einfach per Serienmail oder Serienbrief angeschrieben werden. Die Listen sind auch eine Hilfe beim Abtelefonieren von Kontakten.

Zwei Beispiele

Folgende Beispiele lassen sich mit Projektverteilern ideal abbilden und werden im Folgenden mit Screenshots verdeutlicht:

- Sie sind ein Seminaranbieter und führen neben Firmenveranstaltungen auch offene Schulungen durch. Es gibt also ein Schulungsangebot, zu dem sich einzelne Personen anmelden können.

- Sie sind Organisator eines Filmpreises, zu dem unterschiedliche Gruppierungen von Jury-mitgliedern sowie Publikumskreise eingeladen werden. Sie verwalten die Anmeldungen und natürlich auch die Absagen.

Rechte

Das Recht zum Aufruf dieser Maske hat grundsätzlich zunächst nur der jeweilige Projektleiter. Über die Benutzerrechte erlauben Sie die Pflege der Projektverteiler auch anderen Kollegen.

Aufruf

Die Projektverteiler werden direkt aus den Stammdaten des Projektes aufgerufen.

Mit einem Klick auf Bitte klicken öffnet sich die Maske.

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Projektverteiler

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Projektverteiler anlegen

Nun legen Sie Projektverteiler über die Schaltfläche Neu an.

Die Namen der Projektverteiler sind für die eindeutige Identifizierung natürlich wichtig. Außerdem wird im Titel die Anzahl der Zuordnungen gezeigt.

Sortierung der Verteiler

Standardmäßig werden die Verteiler alphabetisch sortiert. Wenn Sie eine bestimmte Reihenfolge vorgeben möchten, nummerieren Sie die Verteiler entsprechend. Im gezeigten Beispiel: die Liste mit den Absagen soll erst nach den Zusagen erscheinen.

Mit Hilfe dieser Funktionen lassen sich Projektverteiler löschen, umbenennen und verdoppeln. Beachten Sie bitte, dass beim Löschen alle Zuordnungen ebenfalls gelöscht werden. Beim Verdoppeln können Sie den Verteiler für das aktuelle Projekt oder für ein anderes Projekt kopieren.

Über die grüne Schaltfläche aktualisieren Sie die Ansicht.

Mit dem blauen Auswahlsymbol öffnen Sie den markierten Kontakt des Projektverteilers im Schreibtisch.

Telefonliste

Nutzen Sie den Projektverteiler als Telefonliste z. B. zum Abtelefonieren von Akquise-Kontakten, so können Sie nun den Kontakt aus dem Schreibtisch heraus anrufen und haben die letzten Aktivitäten gleich im Blick. Der Projektverteiler kann parallel geöffnet bleiben. Arbeiten Sie mit zwei Bildschirmen, kann der Projektverteiler auf den zweiten Bildschirm geschoben werden.

Erstellen von Serienbriefen oder Serienmails

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellung, ob Ansprechpartner trotz Serienbrief/-mail-Sperre hinzugefügt werden sollen.

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Projektverteiler

Mit Hilfe der Projektverteiler legen Sie in einem Projekt Listen von Ansprechpartnern an. Diese Personenkreise können dann schnell und einfach per Serienmail oder Serienbrief angeschrieben werden. Die Listen sind auch eine Hilfe beim Abtelefonieren von Kontakten.

Zwei Beispiele

Folgende Beispiele lassen sich mit Projektverteilern ideal abbilden und werden im Folgenden mit Screenshots verdeutlicht:

- Sie sind ein Seminaranbieter und führen neben Firmenveranstaltungen auch offene Schulungen durch. Es gibt also ein Schulungsangebot, zu dem sich einzelne Personen anmelden können.

- Sie sind Organisator eines Filmpreises, zu dem unterschiedliche Gruppierungen von Jury-mitgliedern sowie Publikumskreise eingeladen werden. Sie verwalten die Anmeldungen und natürlich auch die Absagen.

Rechte

Das Recht zum Aufruf dieser Maske hat grundsätzlich zunächst nur der jeweilige Projektleiter. Über die Benutzerrechte erlauben Sie die Pflege der Projektverteiler auch anderen Kollegen.

Aufruf

Die Projektverteiler werden direkt aus den Stammdaten des Projektes aufgerufen.

Mit einem Klick auf Bitte klicken öffnet sich die Maske.

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Projektverteiler

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Die Projektverteiler können als Excel-Liste exportiert werden. Dabei werden nicht nur die sichtbaren Spalten, sondern alle Ansprechpartner-Daten übernommen.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie Spalten in der Bildschirmansicht ein- bzw. ausblenden.

Einstellungen

Der Basisverteiler steht für die Kompatibilität mit älteren work-Versionen zur Verfügung. Wenn Sie jetzt neu mit Projektverteilern beginnen, ignorieren Sie den Basisverteiler und legen Projektverteiler mit „sprechenden“ Titeln an. Ihr Administrator sollte die Anzeige der Basisverteiler dann dauerhaft ausschalten (nicht erlauben).

Die übrigen Einstellungen sind selbsterklärend.

Zuordnungen

Das Zuordnen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern geschieht durch die Zuordnungsbox im rechten Bereich. Üblicherweise werden Ansprechpartner zugeordnet, denn Sie möchten diese Personen ja anschreiben oder anrufen.

Mehrere Varianten sind möglich:

Kunden und Lieferanten werden über die ersten beiden Registerkarten zugeordnet. Suchen Sie zunächst die Firma über die Autocomplete-Funktion. Alternativ können Sie mit der Lupe auch über die Kunden- bzw. Lieferantenliste suchen.

Anschließend wählen Sie aus der Combobox den Ansprechpartner aus und klicken dann auf die Schalt-fläche Zuordnen. Mit Hilfe der Taste F2 ist dies ebenfalls möglich. Außerdem können Sie den Kontakt per Doppel-klick in Ihren Verteiler aufnehmen.

Ausgeschiedene Ansprechpartner können nicht ausgewählt werden. Personen, die für Serienmails/-briefe gesperrt sind, können nur ausgewählt werden, wenn die entsprechende Einstellung aktiviert ist.

Bei der Auswahl von Mitarbeitern genügt der Doppelklick auf den Namen.

Beim Zuordnen findet immer eine Prüfung der bereits erfolgten Zuordnungen statt. Es kann Ihnen also nicht passieren, dass Sie jemanden zweimal im gleichen Verteiler zuordnen.

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Projektverteiler

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Kategorien filtern und zuordnen

Die Zuordnungen können auch anhand der Kategorien erfolgen. Dieser Weg ist natürlich am effektivsten, da Sie so auf Ihre gepflegten Marketingkategorien zugreifen und nicht jeden Kunden einzeln suchen müssen.

Für die beiden Beispiele haben Sie also idealerweise Kategorien wie „Zielgruppe Microsoft Einführungsschulungen“ oder „Filmpreis Einladung Publikum“ vordefiniert und wählen diese nun an.

Filtern Sie hier die gewünschten Kategorien. Es ist auch eine Kombination aus Firmen- und Personenkategorien möglich. Hier können Sie auch eine und/oder-Verknüpfung einstellen.

Die Anzahl der Einzelergebnisse wird Ihnen in den jeweiligen Bereichen angezeigt.

Das Gesamtergebnis der Filterung zeigt der rote Kreis im unteren Bereich.

Über Vorschau öffnet sich eine Excel-Liste mit den Firmen und Personen, die gefiltert wurden.

Mit Klick auf Zuordnen werden die Daten in den Projektverteiler übergeben.

Personenkategorien zuordnen

Über das markierte Symbol lassen sich ganze Personenkategorien zuordnen.

Nachdem Sie Ihre Kategorien gewählt haben, erscheint folgende Frage:

Projektverteiler

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Die Projektverteiler können als Excel-Liste exportiert werden. Dabei werden nicht nur die sichtbaren Spalten, sondern alle Ansprechpartner-Daten übernommen.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie Spalten in der Bildschirmansicht ein- bzw. ausblenden.

Einstellungen

Der Basisverteiler steht für die Kompatibilität mit älteren work-Versionen zur Verfügung. Wenn Sie jetzt neu mit Projektverteilern beginnen, ignorieren Sie den Basisverteiler und legen Projektverteiler mit „sprechenden“ Titeln an. Ihr Administrator sollte die Anzeige der Basisverteiler dann dauerhaft ausschalten (nicht erlauben).

Die übrigen Einstellungen sind selbsterklärend.

Zuordnungen

Das Zuordnen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern geschieht durch die Zuordnungsbox im rechten Bereich. Üblicherweise werden Ansprechpartner zugeordnet, denn Sie möchten diese Personen ja anschreiben oder anrufen.

Mehrere Varianten sind möglich:

Kunden und Lieferanten werden über die ersten beiden Registerkarten zugeordnet. Suchen Sie zunächst die Firma über die Autocomplete-Funktion. Alternativ können Sie mit der Lupe auch über die Kunden- bzw. Lieferantenliste suchen.

Anschließend wählen Sie aus der Combobox den Ansprechpartner aus und klicken dann auf die Schalt-fläche Zuordnen. Mit Hilfe der Taste F2 ist dies ebenfalls möglich. Außerdem können Sie den Kontakt per Doppel-klick in Ihren Verteiler aufnehmen.

Ausgeschiedene Ansprechpartner können nicht ausgewählt werden. Personen, die für Serienmails/-briefe gesperrt sind, können nur ausgewählt werden, wenn die entsprechende Einstellung aktiviert ist.

Bei der Auswahl von Mitarbeitern genügt der Doppelklick auf den Namen.

Beim Zuordnen findet immer eine Prüfung der bereits erfolgten Zuordnungen statt. Es kann Ihnen also nicht passieren, dass Sie jemanden zweimal im gleichen Verteiler zuordnen.

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Projektverteiler

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Mit Klick auf Ja werden alle Personen dieser Kategorie dem Verteiler zugeordnet. Eine weitere Auswahl ist bei dieser Option nicht möglich.

Auswahl über den Aktionsassistenten

Möchten Sie Ihre Auswahl über den Aktionsassistenten treffen, klicken Sie auf dieses Symbol:

Es öffnet sich der Aktionsassistent, aus dem Sie die gewünschten Firmen und Personen filtern können. Für weitere Informationen lesen Sie das Kapitel Aktionsassistent im CRM-Handbuch.

Personen aus einem Verteiler löschen

Um eine oder mehrere Personen aus einem Verteiler zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Zeilen und betätigen die Entf-Taste Ihrer Tastatur.

Pflege der Verteiler

Zur Pflege der Verteiler sind einige Hilfsmittel vorhanden. Im Einzelnen:

Das Verdoppeln eines einzelnen Verteilers nimmt alle Zuordnungen mit.

Beachten Sie bitte die Möglichkeit des Mehrfachmarkierens von Zeilen mittels STRG-Taste, SHIFT-Taste etc. In Verbindung mit der Entf-Taste lassen sich so sehr schnell viele Zeilen entfernen.

Die Mehrfachmarkierung gilt auch für die Funktionen auf der rechten Maustaste:

Kontakte können in einen anderen Verteiler kopiert oder verschoben werden:

- Kopieren würden Sie im erwähnten Beispiel vom Verteiler Einladung hin zum Verteiler Zusage oder Absage. Auch der Vorgang Teilnahmebestätigung ist vermutlich ein Kopiervorgang, alle Zusagen erhalten eine Bestätigung. Die ursprüngliche Einladungsliste bleibt unverändert bestehen.

- Verschieben hingegen macht bei einer Stornierung Sinn: in diesem Fall vom Verteiler Zusage hin zum Verteiler Absage.

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Projektverteiler

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Aktionen durchführen

Die Projektverteiler sind ideal in den Gesamtablauf eingebunden. Die Serienbrief-Aktion und auch die personalisierte Serien-E-Mail sind per Knopfdruck machbar:

Der Serienbrief verzweigt sofort in die Maske zur Brieferstellung, in der Sie nur noch die Vorlage auswählen müssen. Für die E-Mail sind zwei Varianten anwählbar:

- Die personalisierte E-Mail erstellt pro Kontakt eine einzelne Mail mit individueller Anrede. - Die BCC-E-Mail schreibt alle Mail-Adressen ins BCC-Feld. Damit geht nur eine E-Mail aus dem

Haus und trotzdem sieht niemand die Adressen der anderen Empfänger.

Achtung!

Bei allen drei Varianten werden Ihre eigenen Mitarbeiter nicht berücksichtigt. Nur Kunden- oder Lieferanten-Empfänger sind möglich. Sollen eigene Mitarbeiter ebenfalls angeschrieben werden, legen Sie Ihre eigene Firma (mit Ihren Mitarbeitern) als Kunde oder Lieferant an.

Projektverteiler

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Mit Klick auf Ja werden alle Personen dieser Kategorie dem Verteiler zugeordnet. Eine weitere Auswahl ist bei dieser Option nicht möglich.

Auswahl über den Aktionsassistenten

Möchten Sie Ihre Auswahl über den Aktionsassistenten treffen, klicken Sie auf dieses Symbol:

Es öffnet sich der Aktionsassistent, aus dem Sie die gewünschten Firmen und Personen filtern können. Für weitere Informationen lesen Sie das Kapitel Aktionsassistent im CRM-Handbuch.

Personen aus einem Verteiler löschen

Um eine oder mehrere Personen aus einem Verteiler zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Zeilen und betätigen die Entf-Taste Ihrer Tastatur.

Pflege der Verteiler

Zur Pflege der Verteiler sind einige Hilfsmittel vorhanden. Im Einzelnen:

Das Verdoppeln eines einzelnen Verteilers nimmt alle Zuordnungen mit.

Beachten Sie bitte die Möglichkeit des Mehrfachmarkierens von Zeilen mittels STRG-Taste, SHIFT-Taste etc. In Verbindung mit der Entf-Taste lassen sich so sehr schnell viele Zeilen entfernen.

Die Mehrfachmarkierung gilt auch für die Funktionen auf der rechten Maustaste:

Kontakte können in einen anderen Verteiler kopiert oder verschoben werden:

- Kopieren würden Sie im erwähnten Beispiel vom Verteiler Einladung hin zum Verteiler Zusage oder Absage. Auch der Vorgang Teilnahmebestätigung ist vermutlich ein Kopiervorgang, alle Zusagen erhalten eine Bestätigung. Die ursprüngliche Einladungsliste bleibt unverändert bestehen.

- Verschieben hingegen macht bei einer Stornierung Sinn: in diesem Fall vom Verteiler Zusage hin zum Verteiler Absage.

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Projekt-Verknüpfungen

Adress-Verknüpfungen gibt es in work4all bereits seit langer Zeit. Damit kann man zwei Adressen miteinander „verheiraten“ und dieser Verbindung über einen Namen eine Bedeutung geben (z.B. „Tochterfirma von.“)

Für Projekte gibt es diese Verknüpfung ebenfalls, und die Bedienung verläuft auch ähnlich. Als Beispiel für eine sinnvolle Projektverknüpfung kann man größere Projekte nennen, die dann über Bedeutungen (z.B. „Teilprojekt von“) in Beziehung gesetzt werden.

Anlegen der generellen Beziehungsarten

Die Beziehungsarten legen Sie in den Generellen Einstellungen an. Wechseln Sie hier zu den Tabellen und dort in Projekte. Hier definieren Sie die Verknüpfungsarten für Ihr Projektgeschäft:

Über die markierte Schaltfläche können Sie Ihrer Verknüpfungsart ein Symbol hinzufügen.

Erstellen einer Projektverknüpfung

Nun können Sie im Schreibtisch innerhalb der Projektansicht zwei Projekte miteinander verknüpfen:

Rufen Sie zunächst das Projekt auf, das mit einem anderen Projekt verknüpft werden soll.

Klicken Sie das Plus-Zeichen, um eine neue Verknüpfung zu erstellen.

Nun erscheint die Projektliste. Wählen Sie das Zielprojekt durch Doppelklick oder durch Klick auf das Auswahlsymbol aus, und Sie kehren zurück zum Schreibtisch.

Hier sehen Sie nun den Namen des Projektes in der Ansicht. Klicken Sie nun auf das Wort Verknüpfung. Es erscheinen die definierten Verknüpfungsarten sowie eine Option zum Löschen der Verknüpfung.

Wählen Sie die gewünschte Verknüpfungsart.

Das Ergebnis ist die Verknüpfungszeile, in der Sie per Klick zum verbundenen Projekt hin und her wechseln können:

Beachten Sie bitte, dass die Verknüpfungsart bei diesem Projekt ebenfalls definiert werden muss, da ja in den wenigsten Fällen die Bedeutung von beiden Seiten aus die gleiche ist.

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Gegenüberstellung von ERP-Daten im Projekt

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie auf einen Blick erkennen können in welchen Teilen die in den Aufträgen enthaltenen Waren oder Dienstleistungen bereits geliefert und abgerechnet wurden oder nicht.

Allgemeine Voraussetzungen

Zunächst ist es wichtig, dass Sie Ihre kaufmännischen Abläufe einwandfrei organisiert haben, d.h. Artikel sind angelegt, mit Hilfe dieser Artikel werden Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rech-nungen, ggf. auf Bestellungen generiert.

Eine weitere Voraussetzung ist, dass zu diesen kaufmännischen Dokumenten das Projekt immer zuge-ordnet wurde. Arbeiten Sie grundsätzlich auf der Projektebene, d.h. werden die Dokumente auf der Projektebene erstellt, so erübrigt sich dies, denn die Projekte sind dann automatisch zugeordnet.

Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, dann werden Ihre kaufmännischen Daten wie in unse-rem Beispiel aufbereitet.

Registerkarte ERP im Projekt

Rufen Sie das Projekt auf, so fällt die Registerkarte ERP ins Auge:

Die nachfolgende Tabelle zeigt alle ins Projekt einbezogenen kaufmännischen Dokumente in einer Matrix. Nutzen Sie die Darstellung zur Abrechnung, zur Verfolgung von Dienstleistungen und vor allem für Abrufaufträge oder Kontrakte.

In der nachfolgenden Abbildung erkennen Sie nachfolgende Beispiele:

Dienstleistungsartikel „Consulting Standard nach Tagessatz“: 10 Tage wurde beauftragt, 8 Tage wurden geliefert, 8 Tage wurden berechnet.

Artikel „Kugellager“: 15 Stück wurden beauftragt und bestellt, 15 Stück wurden geliefert und auch abgerechnet.

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Projekt-Verknüpfungen

Adress-Verknüpfungen gibt es in work4all bereits seit langer Zeit. Damit kann man zwei Adressen miteinander „verheiraten“ und dieser Verbindung über einen Namen eine Bedeutung geben (z.B. „Tochterfirma von.“)

Für Projekte gibt es diese Verknüpfung ebenfalls, und die Bedienung verläuft auch ähnlich. Als Beispiel für eine sinnvolle Projektverknüpfung kann man größere Projekte nennen, die dann über Bedeutungen (z.B. „Teilprojekt von“) in Beziehung gesetzt werden.

Anlegen der generellen Beziehungsarten

Die Beziehungsarten legen Sie in den Generellen Einstellungen an. Wechseln Sie hier zu den Tabellen und dort in Projekte. Hier definieren Sie die Verknüpfungsarten für Ihr Projektgeschäft:

Über die markierte Schaltfläche können Sie Ihrer Verknüpfungsart ein Symbol hinzufügen.

Erstellen einer Projektverknüpfung

Nun können Sie im Schreibtisch innerhalb der Projektansicht zwei Projekte miteinander verknüpfen:

Rufen Sie zunächst das Projekt auf, das mit einem anderen Projekt verknüpft werden soll.

Klicken Sie das Plus-Zeichen, um eine neue Verknüpfung zu erstellen.

Nun erscheint die Projektliste. Wählen Sie das Zielprojekt durch Doppelklick oder durch Klick auf das Auswahlsymbol aus, und Sie kehren zurück zum Schreibtisch.

Hier sehen Sie nun den Namen des Projektes in der Ansicht. Klicken Sie nun auf das Wort Verknüpfung. Es erscheinen die definierten Verknüpfungsarten sowie eine Option zum Löschen der Verknüpfung.

Wählen Sie die gewünschte Verknüpfungsart.

Das Ergebnis ist die Verknüpfungszeile, in der Sie per Klick zum verbundenen Projekt hin und her wechseln können:

Beachten Sie bitte, dass die Verknüpfungsart bei diesem Projekt ebenfalls definiert werden muss, da ja in den wenigsten Fällen die Bedeutung von beiden Seiten aus die gleiche ist.

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2

Einstellungsmöglichkeiten an dieser Stelle im oberen Bildschirmbereich:

Sie bestimmen selbst, welche Spalten angezeigt bzw. ausgeblendet werden.

Sie bestimmen auch, in welcher Form die Daten angezeigt werden.

Mit Ware funktioniert diese Gegenüberstellung also genau wie mit Dienstleistung auch! Sie erkennen so Ihre Rückstände im Projekt, d.h. was vom Auftrag wurde noch nicht geliefert.

Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit der Rückstandsverwaltung im kaufmännischen Sinne. In einer komplexeren Warenwirtschaft benötigen Sie das separate ERP-Modul „Rückstandsverwaltung“, das eine erhebliche Erweiterung in diesem Bereich darstellt. Sie finden dazu das gleichnamige Kapitel im ERP-Handbuch!

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Wandlung Ticket in Projekt

Viele unserer Anwender verwalten über Tickets „kleine Projekte“, die dann im Laufe der Zeit zu wirklichen Projekten werden. Spätestens dann, wenn die kaufmännische Seite hinzukommt, sind die Möglichkeiten des Tickets erschöpft.

Unser Tipp: wandeln Sie das Ticket in ein Projekt um. Dann stehen Ihnen weitaus größere Möglichkeiten der Organisation zur Verfügung.

Integration

Die Wandlung Ticket-in-Projekt starten Sie per rechter Maustaste im Desktop:

work4all überprüft, ob dieses Ticket bereits einmal entsprechend umgewandelt wurde und führt die Wandlung anschließend durch. Sie landen danach automatisch in der Projektmaske und werden zum Abschluss des Vorgangs ggf. nach Pflichtfeldern, Projektverzeichnissen etc. gefragt.

Anstatt aus dem Infofenster kann die Wandlung auch aus der Ticketliste erfolgen. Markieren Sie das gewünschte Ticket und nehmen die Wandlung in das Projekt per rechtem Mausklick vor.

Einstellungen

Bei der ersten Umwandlung merkt sich work4all einige Einstellungen, die Sie vornehmen. Bitte führen Sie die erste Einstellung also bewusst und überlegt durch:

- Wählen Sie die Projektgruppe aus, in der ab sofort alle aus Tickets entstehenden Projekte landen.

- Wählen Sie ggf. die Standard-Projektart aus. - Und auch der Projektstatus wird in Zukunft automatisch so gesetzt, wie Sie es beim ersten

Mal vornehmen.

Möchten Sie die gewählten Einstellungen später ändern, tun Sie dies unter [Generelle Einstellungen] [Werte aktueller Mandant]. Hier finden Sie folgende Zeile:

Sie können die Einstellungen manuell ändern, dabei muss natürlich der geänderte Eintrag in den Daten zu finden sein. Die einzelnen Bestandteile der Einstellungen sind durch ein Semikolon (;) getrennt.


2

Einstellungsmöglichkeiten an dieser Stelle im oberen Bildschirmbereich:

Sie bestimmen selbst, welche Spalten angezeigt bzw. ausgeblendet werden.

Sie bestimmen auch, in welcher Form die Daten angezeigt werden.

Mit Ware funktioniert diese Gegenüberstellung also genau wie mit Dienstleistung auch! Sie erkennen so Ihre Rückstände im Projekt, d.h. was vom Auftrag wurde noch nicht geliefert.

Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit der Rückstandsverwaltung im kaufmännischen Sinne. In einer komplexeren Warenwirtschaft benötigen Sie das separate ERP-Modul „Rückstandsverwaltung“, das eine erhebliche Erweiterung in diesem Bereich darstellt. Sie finden dazu das gleichnamige Kapitel im ERP-Handbuch!

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2

Beschriftung/Name des neuen Projekts

Zusätzlich zu den oben erwähnten Einstellungen finden Sie in der Einstellungsdefinition auch eine Voreinstellung für die automatische Beschriftung des Titels:

Titel:(KUNDENNAME) (Ticketbezeichnung) #(Ticketnummer)

Die Klammern werden beim Erstellen des Projekts durch die entsprechenden Daten ersetzt. Hier alle aktuell möglichen Einstellungen:

(KUNDENNAME) Kundenname in Kurzform, Großbuchstaben, maximal 30 Zeichen

(Kundenname) Kundenname in Kurzform, maximal 30 Zeichen

(Kundennummer) Kundennummer

(Ticketbezeichnung) Titelzeile des Tickets, alle Zeichen

(Ticketnummer) Ticketnummer

Sie können Fülltexte (auch Leerzeichen) in die Definition einfügen, wie beim Beispiel geschehen mit dem #-Zeichen.

Übernahme von Daten

Bei der Umwandlung werden folgende Daten dem Projekt hinzugefügt bzw. verlinkt:

- Das Ursprungsticket selbst - Alle Aufgaben, die aus dem Ticket heraus erstellt wurden. - Alle anhängenden Dokumente. Auch aus E-Mails/Benachrichtigungen werden bei der

Wandlung Dokumente. Die Daten sind identisch mit denen im Anhang des Tickets – bitte löschen Sie diese nicht. Sie sind physikalisch nur einmal vorhanden und werden sowohl im Ticket als auch im Projekt gezeigt.

- Alle Angebote und Aufträge, die aus dem Ticket heraus erstellt wurden.

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Einstellungen und Rechte in Projekten

Es gibt einige projektbezogene Rechte und Einstellungen, die an dieser Stelle erklärt werden.

Neues Recht: Projektstatus wieder aktivieren wenn abgeschlossen

Wurde ein Projekt bereits abgeschlossen, kann es gute Gründe geben, die dagegensprechen, dass die Kollegen dieses Projekt (vielleicht auch nur kurzzeitig) wieder freischalten und Änderungen vornehmen.

Standardmäßig ist dieses Recht gesetzt, es bleibt also solange alles beim Alten. Die Überprüfung der Statusänderung geschieht an den drei möglichen Stellen (Desktop, Maske und Liste) und führt ggf. zu einer Meldung.

Neue Einstellung: Projekte nicht abschließen wenn offener Auftrag

Sie finden die neue generelle Einstellung als Admin innerhalb der Projektmaske beim Klick auf die Überschrift „Status“ des entsprechenden Eingabefelds:

Ist die Einstellung aktiviert, ist der entsprechende Abschluss solange nicht möglich, bis alle Aufträge geschlossen wurden. Auch als Admin müssen Sie dies beachten.

Neue Einstellung: Beim Abschließen eines Projekts beide Sperrzustände setzen

Sie finden die neue generelle Einstellung als Admin innerhalb der Projektmaske beim Klick auf die Überschrift „Sperrung“ des entsprechenden Eingabefelds. Der Effekt ist folgender: Schließen Sie das Projekt nun ab, wird sowohl die Eingabe von Eigenleistungen (also Stundeneingaben), als auch die Eingabe von Fremdleistungen (Eingangsrechnungen) verhindert.


2

Beschriftung/Name des neuen Projekts

Zusätzlich zu den oben erwähnten Einstellungen finden Sie in der Einstellungsdefinition auch eine Voreinstellung für die automatische Beschriftung des Titels:

Titel:(KUNDENNAME) (Ticketbezeichnung) #(Ticketnummer)

Die Klammern werden beim Erstellen des Projekts durch die entsprechenden Daten ersetzt. Hier alle aktuell möglichen Einstellungen:

(KUNDENNAME) Kundenname in Kurzform, Großbuchstaben, maximal 30 Zeichen

(Kundenname) Kundenname in Kurzform, maximal 30 Zeichen

(Kundennummer) Kundennummer

(Ticketbezeichnung) Titelzeile des Tickets, alle Zeichen

(Ticketnummer) Ticketnummer

Sie können Fülltexte (auch Leerzeichen) in die Definition einfügen, wie beim Beispiel geschehen mit dem #-Zeichen.

Übernahme von Daten

Bei der Umwandlung werden folgende Daten dem Projekt hinzugefügt bzw. verlinkt:

- Das Ursprungsticket selbst - Alle Aufgaben, die aus dem Ticket heraus erstellt wurden. - Alle anhängenden Dokumente. Auch aus E-Mails/Benachrichtigungen werden bei der

Wandlung Dokumente. Die Daten sind identisch mit denen im Anhang des Tickets – bitte löschen Sie diese nicht. Sie sind physikalisch nur einmal vorhanden und werden sowohl im Ticket als auch im Projekt gezeigt.

- Alle Angebote und Aufträge, die aus dem Ticket heraus erstellt wurden.

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Projektbezogene Rechte

Rechte sind ein kompliziertes Thema, und je mehr Rechte es gibt, desto größer ist die Gefahr, dass aufgrund der Komplexität der Rechtestruktur logische Verknüpfungen vergessen werden oder das ganze Thema administrativ nicht angefasst wird. Wir haben deshalb versucht, die Rechtevielfalt so gering wie möglich und so umfassend wie nötig zu halten. Das Ergebnis sind reine Ansichtsrechte, deren Effekt sich in etwa folgendermaßen zusammenfassen lässt:

Benutzer A darf alle Daten sehen, die ihm laut seiner Projektzuordnung zugewiesen wurden. Inner-halb der zugewiesenen Daten gelten dann seine „normalen“ Rechte. Er darf z.B. einen Brief schreiben an die entsprechenden Kunden.

Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen:

- Manche unserer Zusatztools (Aktionsassistent, Superinfo, Journal, Zeiterfassung etc.) aber auch Teilmasken wie die Firmenebene können im weitesten Sinne noch „Rechte-unsicher“ sein. Bitte schalten Sie diese Dinge über die Benutzerrechte generell aus. Für den Gruppen-Terminkalender haben wir dies der Sicherheit halber standardmäßig getan – bei den anderen Objekten müssen Sie selbst Hand anlegen.

- Die projektbezogene Rechtelogik bezieht sich nur auf CRM-Daten, nicht auf ERP-Daten!

Projektbezogene Rechte aktivieren

Wechseln Sie (Administrator!) bitte zu den Benutzerrechten, Teilmaske Mandanten. Hier lässt sich für jeden einzelnen Mandanten das generelle Recht Projektrechte aktivieren:

Klicken Sie bitte auf Speichern oben links, bevor Sie weitermachen.

Damit ist die Möglichkeit der Projektbezogenen Rechte generell gegeben. Zusätzlich müssen Sie je-dem einzelnen Mitarbeiter die Einschränkung noch zuweisen, dies ist standardmäßig nicht so. Dieses Recht finden Sie bei den Projektrechten:

Achtung: Haben Sie bereits ältere Projekte in der Datenbank und wurden bereits Bewegungsdaten produziert (Briefe, Telefonate etc.), sieht der betroffene Mitarbeiter ab sofort diese Daten nicht mehr. Auch in Listen oder im Journal sind die Daten dann verschwunden.

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2

Mitarbeiter den Projekten zuordnen

In den Generellen Einstellungen muss eine Einstellung vorgenommen werden, die diese Funktionalität aktiviert. Anschließend dürfen nur noch der Projektleiter und diejenigen Kollegen die Projektdaten sehen, der hier in dieser Maske explizit ausgewählt wurde. Alle anderen sehen nichts: kein Telefonat, keine E-Mail… Daher ist diese Funktion nur in Ausnahmefällen sinnvoll!

Innerhalb der Projektmaske ändert sich nun die Registerkarte Mitarbeiter ein wenig vom Verhalten: Die Option Ansichtsrechte ist angehakt, und wenn Sie mit der Maus über die Option „fahren“, wird das Verhalten auch entsprechend erklärt:

Die ursprüngliche Bedeutung (Freie Zuordnung ohne Rechte) ist nun auch nicht mehr anwählbar. Sollten Sie im Vorfeld bereits Zuordnungen von Mitarbeitern zu Projekten erstellt haben, hat diese Zuordnung nun die neue (Rechte)-Bedeutung.

Klicken Sie also die Benutzer an, die zusätzlich zum Projektleiter die Daten des Projekts sehen sollen.

Wer darf diese Ansichtsrechte vergeben?

Die Ansichtsrechte können von zwei Personengruppen vergeben werden:

- Dem Projektleiter: Beachten Sie bitte, dass keine Vertretungs-Berechtigung möglich ist. Beachten Sie ebenfalls folgenden Effekt: Legen Sie ein neues Projekt an, und ordnen Sie einen anderen Projektleiter zu, haben Sie anschließend keine Rechte mehr für dieses Projekt, sofern Sie sich nicht auch selbst aktiviert haben.

- Dem Administrator: dies ist unerlässlich, denn ausgeschiedene Projektleiter würden sonst zu nicht mehr änderbaren Projekten führen.

Zusatzrechte für Projektgruppen und Lieferanten-Gruppen

Aus „optischen“ Gründen kann es sinnvoll sein, wenn Sie die Projektgruppen für die Anwender ausblenden, die nur eingeschränkten Zugriff auf die Projekte haben. Hierfür steht ein weiteres Ansichtsrecht zur Verfügung. Gleiches gilt auch für Lieferanten.

Beide Rechte sind standardmäßig nicht aktiviert – der Anwender sieht also beide Gruppenbäume.

Liste aller Effekte der Ansichtsrechte

Desktop, Kundenebene Sie sehen auf Kunden-Ebene in allen Fenstern nur noch die Daten, die Ihnen laut Ihrer Rechte auf Projektebene zugewiesen wurden.

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Rechte sind ein kompliziertes Thema, und je mehr Rechte es gibt, desto größer ist die Gefahr, dass aufgrund der Komplexität der Rechtestruktur logische Verknüpfungen vergessen werden oder das ganze Thema administrativ nicht angefasst wird. Wir haben deshalb versucht, die Rechtevielfalt so gering wie möglich und so umfassend wie nötig zu halten. Das Ergebnis sind reine Ansichtsrechte, deren Effekt sich in etwa folgendermaßen zusammenfassen lässt:

Benutzer A darf alle Daten sehen, die ihm laut seiner Projektzuordnung zugewiesen wurden. Inner-halb der zugewiesenen Daten gelten dann seine „normalen“ Rechte. Er darf z.B. einen Brief schreiben an die entsprechenden Kunden.

Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen:

- Manche unserer Zusatztools (Aktionsassistent, Superinfo, Journal, Zeiterfassung etc.) aber auch Teilmasken wie die Firmenebene können im weitesten Sinne noch „Rechte-unsicher“ sein. Bitte schalten Sie diese Dinge über die Benutzerrechte generell aus. Für den Gruppen-Terminkalender haben wir dies der Sicherheit halber standardmäßig getan – bei den anderen Objekten müssen Sie selbst Hand anlegen.

- Die projektbezogene Rechtelogik bezieht sich nur auf CRM-Daten, nicht auf ERP-Daten!

Projektbezogene Rechte aktivieren

Wechseln Sie (Administrator!) bitte zu den Benutzerrechten, Teilmaske Mandanten. Hier lässt sich für jeden einzelnen Mandanten das generelle Recht Projektrechte aktivieren:

Klicken Sie bitte auf Speichern oben links, bevor Sie weitermachen.

Damit ist die Möglichkeit der Projektbezogenen Rechte generell gegeben. Zusätzlich müssen Sie je-dem einzelnen Mitarbeiter die Einschränkung noch zuweisen, dies ist standardmäßig nicht so. Dieses Recht finden Sie bei den Projektrechten:

Achtung: Haben Sie bereits ältere Projekte in der Datenbank und wurden bereits Bewegungsdaten produziert (Briefe, Telefonate etc.), sieht der betroffene Mitarbeiter ab sofort diese Daten nicht mehr. Auch in Listen oder im Journal sind die Daten dann verschwunden.

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3

Beispiele: Telefon-Notiz ist einem Projekt zugeordnet, auf das Sie Ansichtsrechte haben. Also sehen Sie den Eintrag.

Telefon-Notiz ist keinem Projekt zugeordnet. Sie sehen den Eintrag.

Telefon-Notiz ist einem Projekt zugeordnet, auf das Sie keine An-sichtsrechte haben. Sie sehen den Eintrag nicht.

Das Projekte-Fenster auf der Kunden-Ebene zeigt nur noch die Pro-jekte, die erlaubt sind.

Desktop, Lieferantenebene Sie sehen auf der Lieferanten-Ebene in allen Fenstern nur noch die Daten, die Ihnen laut Ihrer Rechte zugewiesen wurden. Dies ist identisch mit dem Verhalten auf Kunden-Ebene.

Desktop, Projektebene Nur Einschränkung bei der Auswahl über die Liste sowie über die Suche. Dort finden Sie nur Projekte, die Ihnen zugeordnet sind oder in denen Sie Projektleiter sind. Keine Einschränkung bei den Fen-stern.

Desktop, Letzte Treffer Kunden, Lieferanten und Projekte

Es werden nun alle Einträge herausgefiltert, die der Benutzer auf Grund dieser Logik nicht mehr sehen darf.

Desktop, Schnellsuche … berücksichtigt die Filter für Kunden, Lieferanten und Projekte.

Desktop, Adressverknüpfung Die Adressverknüpfung zwischen Kunden und Lieferanten zeigt nur noch gültige Einträge.

Desktop, Projektverknüpfung Die Projektverknüpfungen wurden ausgeblendet.

Desktop, Gruppenkalender Der Gruppenkalender ist für Benutzer, die den Projektbezogenen Rechten unterliegen, nicht sichtbar.

Desktop, Interessenten-kalender

Der Interessentenkalender ist für Benutzer, die den projektbezo-genen Rechten unterliegen, nicht sichtbar.

Kundenliste Diese Liste steht in keinem Zusammenhang mit den projektbezo-genen Rechten. Kunden werden nach Gruppenrechten angezeigt oder ausgeblendet.

Lieferantenliste Diese Liste steht in direktem Zusammenhang mit den dem Anwen-der zugeordneten Projekten.

Zwei Beispiele: Sie sind mehreren Projekten zugeordnet, aber innerhalb der zugeordneten Projekte wurde bislang kein Lieferant zugeordnet. Sie sehen in diesem Fall keinen einzigen Lieferanten. Sie sind mehreren Projekten zugeordnet, denen jeweils der gleiche Lieferant zugeordnet wurde. In diesem Fall sehen Sie in der Lieferantenliste genau diesen einen Lieferanten.

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2. P

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Beispiele: Telefon-Notiz ist einem Projekt zugeordnet, auf das Sie Ansichtsrechte haben. Also sehen Sie den Eintrag.

Telefon-Notiz ist keinem Projekt zugeordnet. Sie sehen den Eintrag.

Telefon-Notiz ist einem Projekt zugeordnet, auf das Sie keine An-sichtsrechte haben. Sie sehen den Eintrag nicht.

Das Projekte-Fenster auf der Kunden-Ebene zeigt nur noch die Pro-jekte, die erlaubt sind.

Desktop, Lieferantenebene Sie sehen auf der Lieferanten-Ebene in allen Fenstern nur noch die Daten, die Ihnen laut Ihrer Rechte zugewiesen wurden. Dies ist identisch mit dem Verhalten auf Kunden-Ebene.

Desktop, Projektebene Nur Einschränkung bei der Auswahl über die Liste sowie über die Suche. Dort finden Sie nur Projekte, die Ihnen zugeordnet sind oder in denen Sie Projektleiter sind. Keine Einschränkung bei den Fen-stern.

Desktop, Letzte Treffer Kunden, Lieferanten und Projekte

Es werden nun alle Einträge herausgefiltert, die der Benutzer auf Grund dieser Logik nicht mehr sehen darf.

Desktop, Schnellsuche … berücksichtigt die Filter für Kunden, Lieferanten und Projekte.

Desktop, Adressverknüpfung Die Adressverknüpfung zwischen Kunden und Lieferanten zeigt nur noch gültige Einträge.

Desktop, Projektverknüpfung Die Projektverknüpfungen wurden ausgeblendet.

Desktop, Gruppenkalender Der Gruppenkalender ist für Benutzer, die den Projektbezogenen Rechten unterliegen, nicht sichtbar.

Desktop, Interessenten-kalender

Der Interessentenkalender ist für Benutzer, die den projektbezo-genen Rechten unterliegen, nicht sichtbar.

Kundenliste Diese Liste steht in keinem Zusammenhang mit den projektbezo-genen Rechten. Kunden werden nach Gruppenrechten angezeigt oder ausgeblendet.

Lieferantenliste Diese Liste steht in direktem Zusammenhang mit den dem Anwen-der zugeordneten Projekten.

Zwei Beispiele: Sie sind mehreren Projekten zugeordnet, aber innerhalb der zugeordneten Projekte wurde bislang kein Lieferant zugeordnet. Sie sehen in diesem Fall keinen einzigen Lieferanten. Sie sind mehreren Projekten zugeordnet, denen jeweils der gleiche Lieferant zugeordnet wurde. In diesem Fall sehen Sie in der Lieferantenliste genau diesen einen Lieferanten.

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Fremd- und Eigenleistungen

An dieser Stelle ein wenig Wikipedia:

Fremdleistungen sind Leistungen, die ein Unternehmen einkaufen kann, um die eigene Handelsware herstellen zu können. Eigenleistungen sind die von einem Unternehmen erbrachten Leistungen. Die Leistungen beschränken sich dabei nicht nur auf Rohstoffe, oder Handelswaren, sondern auch auf Kapital, Dienstleistungen oder das Wissen der Mitarbeiter. Die Kosten für die Fremdleistungen werden als Fertigungskosten gebucht.

Unsere Projektverwaltung verwaltet beide Kostenarten und stellt Soll- und Ist-Kosten gegenüber.

In diesem Kapitel des Handbuchs lernen Sie, wie man Fremd- und Eigenleistungen mit Hilfe der Pro-jektmappe detailliert auswerten kann.

Erfassen von Eigenleistungen

Eigenleistungen sind die Kosten, die die Leistungen Ihrer Mitarbeiter verursachen: Fahrtzeiten, Stundenlöhne usw. In work4all gibt es zwei Stellen, an denen diese Kosten erfasst werden:

- Innerhalb des separaten Moduls Kostenerfassung - Innerhalb des Tagesprotokolls

Dabei werden sowohl die Stunden als auch Euro-Beträge erfasst. Letzteres ist schwieriger, da viele Unternehmer die tatsächlichen Kostensätze der fest angestellten Mitarbeiter gar nicht kennen. Über die Buchhaltung kann man sich entsprechende Werte liefern lassen, aber auch ohne diese Zahlen hat man anhand der Anzahl der Stunden und zugehörigen Misch-Stundensätze gute Anhaltspunkte für die Kalkulation oder den Soll-Ist-Vergleich.

Lesen Sie dazu die Kapitel Zeiterfassung und Tagesprotokoll im Handbuch.

Übersicht über Eigenleistungen in der Projektmappe

Innerhalb der Projektmappe wechseln Sie zur Registerkarte Kosten. Sie erhalten sofort eine Übersicht über den Stand der Kosten für die Eigenleistungen für das aktuelle Jahr:

Die Daten sind chronologisch sortiert, der jüngste Eintrag steht oben in der Liste.

63

Fremd- und Eigenleistung

2

Filtern der Daten

Innerhalb von größeren Projekten ist es oft gewünscht, die Daten auf einen einzelnen Mitarbeiter oder eine einzelne Tätigkeit zu filtern. Im Kopfbereich finden Sie dazu verschiedene Filtermöglichkeiten:

In der Rubrik Zeitraum können Sie Jahr, Monat, Woche oder gesamter Zeitraum wählen und bei Bedarf mit den grünen Pfeiltasten vom aktuellen Zeitraum zu vergangenen Zeitspannen zurückblättern.

Mit Klick auf die jeweilige Schaltfläche können Sie Ihre Liste beliebig filtern. Die Filter sind selbsterklärend. Es öffnet sich ein Drop-Down Menü, wo Sie die Auswahl treffen. So haben Sie bspw. schnell die Stunden, die ein bestimmter Kollege für das Projekt erbracht hat, aufgelistet oder auch die Summe aller Stunden für eine bestimmte Tätigkeit. Der Kundenfilter ist bei Sammelprojekten hilfreich.

Die Liste aktualisiert sich automatisch.

Die Kosten können hier nach bereits abgerechneten oder nicht abge-rechneten Daten gefiltert werden.

Die Summenwerte in den Spalten Anzahl und Gesamtkosten beziehen sich dann auf die gewählten Filter.

Alternativ können Sie die Tabelle nach Excel exportieren und dort weiterverarbeiten (filtern etc.).

Nachträgliche Änderungen

Mit der Öffnen-Schaltfläche in der Menüleiste können Zeiterfassungseinträge in der Projektmappe geöffnet und dann korrigiert werden. Alternativ kann man die Änderungen auch in der Zeit-erfassungsmaske vornehmen. In welchem Zeitrahmen dies nachträglich möglich ist, hängt von den administrativen Einstellungen ab. Auch das Löschen von Zeiterfassungseinträgen ist in der Projektmappe möglich.

Soll nur die Bemerkung zur Zeiterfassung geändert oder ergänzt werden, können Sie direkt in die zugehörige Zelle klicken und den Text eintippen. Vor dem Speichern müssen Sie das Feld per Mausklick oder Tab-Taste verlassen, damit die Eingabe übernommen wird.

1


An dieser Stelle ein wenig Wikipedia:

Fremdleistungen sind Leistungen, die ein Unternehmen einkaufen kann, um die eigene Handelsware herstellen zu können. Eigenleistungen sind die von einem Unternehmen erbrachten Leistungen. Die Leistungen beschränken sich dabei nicht nur auf Rohstoffe, oder Handelswaren, sondern auch auf Kapital, Dienstleistungen oder das Wissen der Mitarbeiter. Die Kosten für die Fremdleistungen werden als Fertigungskosten gebucht.

Unsere Projektverwaltung verwaltet beide Kostenarten und stellt Soll- und Ist-Kosten gegenüber.

In diesem Kapitel des Handbuchs lernen Sie, wie man Fremd- und Eigenleistungen mit Hilfe der Pro-jektmappe detailliert auswerten kann.

Erfassen von Eigenleistungen

Eigenleistungen sind die Kosten, die die Leistungen Ihrer Mitarbeiter verursachen: Fahrtzeiten, Stundenlöhne usw. In work4all gibt es zwei Stellen, an denen diese Kosten erfasst werden:

- Innerhalb des separaten Moduls Kostenerfassung - Innerhalb des Tagesprotokolls

Dabei werden sowohl die Stunden als auch Euro-Beträge erfasst. Letzteres ist schwieriger, da viele Unternehmer die tatsächlichen Kostensätze der fest angestellten Mitarbeiter gar nicht kennen. Über die Buchhaltung kann man sich entsprechende Werte liefern lassen, aber auch ohne diese Zahlen hat man anhand der Anzahl der Stunden und zugehörigen Misch-Stundensätze gute Anhaltspunkte für die Kalkulation oder den Soll-Ist-Vergleich.

Lesen Sie dazu die Kapitel Zeiterfassung und Tagesprotokoll im Handbuch.

Übersicht über Eigenleistungen in der Projektmappe

Innerhalb der Projektmappe wechseln Sie zur Registerkarte Kosten. Sie erhalten sofort eine Übersicht über den Stand der Kosten für die Eigenleistungen für das aktuelle Jahr:

Die Daten sind chronologisch sortiert, der jüngste Eintrag steht oben in der Liste.

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3

Per rechtem Mausklick auf eine Zeile können nachträglich die Tätigkeit, der Mitarbeiter, das Projekt, der zugeordnete Auftrag oder die Ticketzuordnung geändert werden. Achten Sie bitte darauf, dass die Maustaste sich beim Rechtsklick in der passenden Spalte für die Änderung befindet.

Es lassen sich auch mehrere Zeilen auf einen Schlag ändern. Markieren Sie dazu die gewünschten Zeilen und nehmen dann per rechtem Mausklick die Änderung vor.

Erfassen von Fremdleistungen

Zu jeder Fremdleistung gibt es in der Regel eine Eingangsrechnung – sonst handelt es sich nicht um Kosten. Das Erfassen von Eingangsrechnungen ist im ERP-Handbuch beschrieben. Planerisch und kalkulatorisch können Fremdleistungen in work4all allerdings ebenfalls abgebildet werden (siehe Kapitel zur „Projektkalkulation“ sowie im ERP-Teil das Kapitel über das Bestellwesen).

Übersicht über Fremdleistungen in der Projektmappe

Um die für das Projekt gebuchten Fremdleistungskosten einzusehen, setzen Sie in der Kopfzeile die Kostenart Fremdleistungen. Die untere Ansicht wird sofort aktualisiert:

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Zeiterfassung

Unsere Zeiterfassung richtet sich im Wesentlichen an Produktionsbetriebe und Dienstleister. Es werden Stunden erfasst und diese werden wiederum Projekten zugeordnet. Die daraus resultieren-den Werte (Anzahl und Euro-Beträge) erscheinen innerhalb von work4all in unterschiedlichsten Auswertungen.

Im Folgenden werden die Funktionen für Sie, als Anwender, erklärt. Über administrative Einstellungen sowie das Controlling informieren separate Infoblätter.

Zeiterfassung starten

Um die Zeiterfassung zu starten, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

- Über die Tastenkombination Strg+Z

- Über etc. in der Funktionsleiste des Schreibtischs

- Über das Uhr-Symbol in der Fußleiste des Schreibtischs

- Über Import – Zeiterfassung. Bitte lesen Sie dazu das separate Infoblatt Import von Projektzeiten.

Grundsätzlicher Aufbau

Nach dem Start der Zeiterfassung, öffnet sich die entsprechende Maske.


3

Per rechtem Mausklick auf eine Zeile können nachträglich die Tätigkeit, der Mitarbeiter, das Projekt, der zugeordnete Auftrag oder die Ticketzuordnung geändert werden. Achten Sie bitte darauf, dass die Maustaste sich beim Rechtsklick in der passenden Spalte für die Änderung befindet.

Es lassen sich auch mehrere Zeilen auf einen Schlag ändern. Markieren Sie dazu die gewünschten Zeilen und nehmen dann per rechtem Mausklick die Änderung vor.

Erfassen von Fremdleistungen

Zu jeder Fremdleistung gibt es in der Regel eine Eingangsrechnung – sonst handelt es sich nicht um Kosten. Das Erfassen von Eingangsrechnungen ist im ERP-Handbuch beschrieben. Planerisch und kalkulatorisch können Fremdleistungen in work4all allerdings ebenfalls abgebildet werden (siehe Kapitel zur „Projektkalkulation“ sowie im ERP-Teil das Kapitel über das Bestellwesen).

Übersicht über Fremdleistungen in der Projektmappe

Um die für das Projekt gebuchten Fremdleistungskosten einzusehen, setzen Sie in der Kopfzeile die Kostenart Fremdleistungen. Die untere Ansicht wird sofort aktualisiert:

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Zeiterfassung

2

Im oberen Bereich lassen sich diverse Einstellungen vornehmen. Diese bleiben beim erneuten Öffnen erhalten. Im mittleren Maskenbereich finden Sie verschiedene Felder zur Erfassung Ihrer Zeiten.

Weiter unten werden Ihre bereits erfassten Stunden übersichtlich in einer Tabelle dargestellt. Außer-dem finden Sie hier einen Soll-Ist-Vergleich nach Monaten für das aktuelle Jahr.

Im rechten Bereich tragen Sie die geleisteten Stunden ein.

Individuelle Einstellungen

Geben Sie hier die übliche Anfangs- und Endzeit Ihres Arbeitstages ein. Die Tagesansicht (rechts in der Maske) wird entsprechend angepasst. Über die Eingabe der Von-Bis-Zeiten können Sie jedoch auch Projektzeiten außerhalb dieses vorgegebenen Zeitraums erfassen.

Das Intervall ermöglicht die Erfassung Ihrer Zeiten durch Intervallsprünge. Je nach Intervall-Einstellung springt die Uhrzeit über die Pfeiltasten automatisch um die eingestellte Zeit vor bzw. zurück.

Mit der Feldanzeige lassen sich die Felder Kunde, Auftrag, Position und Tätigkeit ein- bzw. ausblenden.

Unter Sonstiges wählen Sie, ob alle Kunden oder nur Projektkunden geladen werden.

Mit der Einstellung Felder leeren werden alle Felder nach Speichern & nächster wieder geleert.

Wenn Sie sich Zeitüberschneidungen anzeigen lassen wollen, aktivieren Sie die passende Einstellung. Beim Erfassen erscheint dann ein rotes Ampelsymbol.

Soll die Kundenbezeichnung automatisch mit dem Kunden des Projekts gefüllt werden, markieren Sie die entsprechende Einstellung. Wählen Sie anschließend ein Projekt, dass keine Kundenzuordnung hat, wird die vorherige Kundenbezeichnung geleert.

Stempeln Sie über die Kommt-Geht-Zeiterfassung ein bzw. aus, können Sie sich die Anwesenheit in der Tagesansicht anzeigen lassen. Die Anwesenheitszeit wird hellgelb markiert.

Wenn Sie in der Liste der Tätigkeiten die Artikelgruppen zusätzlich sehen möchten, setzen Sie den entsprechenden Haken.

Sie können hier einstellen, ob bei den Positionen der Kurz- oder Langtext der Tätigkeit (= Dienstleistungsartikel) angezeigt werden soll.

67

Zeiterfassung

3

Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Stunden erfassen möchten: In Stunden und Minuten oder mit Von-Bis-Zeiten.

Die Ansicht in der Maske ändert sich dementsprechend.

Alternativ arbeiten Sie mit Zeiteinheiten und definieren die gewünschte Minuteneinheit. Links neben dem Stunden- Minuten-Feld erscheint das Eingabefeld für die Anzahl der Zeiteinheiten:

Die Zeiterfassung

Ihr Name ist im Feld Mitarbeiter bereits vorbelegt. Um einen anderen Mitarbeiter auszuwählen, klicken Sie auf die Auswahl-Schaltfläche (3 Pünktchen) oder überschreiben den Nachnamen. Sobald Sie lostippen, erscheint eine Autocomplete Liste, und Sie brauchen den Kollegen nur noch auswählen. So wechseln Sie auch zu einem Sonstigen Mitarbeiter.

Wenn die Kosten für die Projektzeiten aus den Lohnsätzen kommen, wird standardmäßig Lohnsatz 1 verwendet. Sie können bei Bedarf auf einen anderen Lohnsatz umstellen.

Nun wählen Sie die Projekt- und Kundendaten für Ihren Zeiteintrag. Gehen Sie entweder über die Aus-wahlliste, dort werden Ihnen zusätzlich zur Projektliste die Favoriten aus Ihren Persönlichen Einstellun-gen angezeigt. Oder Sie tippen die Bezeichnung manuell ein. Ihr Eintrag wird per Autocomplete vervollständigt.

Falls Sie Vorgänge in Ihrem Projekt angelegt haben, können Sie über das Drop Down Menü neben der Projektbezeichnung einen davon auswählen, um Ihre Zeiten explizit für diesen Vorgang zu buchen.

Mit einem Klick auf rufen Sie diverse Details zum gewählten Vorgang wie die Soll-Ist-Zeiten oder Prognose in einem separaten Fenster auf.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zeiten auf einen Auftrag und oder sogar die entsprechende Position des Auftrags zu buchen. Aktivieren Sie diese Felder zunächst über die Feldanzeige.

Zeiterfassung

2

Im oberen Bereich lassen sich diverse Einstellungen vornehmen. Diese bleiben beim erneuten Öffnen erhalten. Im mittleren Maskenbereich finden Sie verschiedene Felder zur Erfassung Ihrer Zeiten.

Weiter unten werden Ihre bereits erfassten Stunden übersichtlich in einer Tabelle dargestellt. Außer-dem finden Sie hier einen Soll-Ist-Vergleich nach Monaten für das aktuelle Jahr.

Im rechten Bereich tragen Sie die geleisteten Stunden ein.

Individuelle Einstellungen

Geben Sie hier die übliche Anfangs- und Endzeit Ihres Arbeitstages ein. Die Tagesansicht (rechts in der Maske) wird entsprechend angepasst. Über die Eingabe der Von-Bis-Zeiten können Sie jedoch auch Projektzeiten außerhalb dieses vorgegebenen Zeitraums erfassen.

Das Intervall ermöglicht die Erfassung Ihrer Zeiten durch Intervallsprünge. Je nach Intervall-Einstellung springt die Uhrzeit über die Pfeiltasten automatisch um die eingestellte Zeit vor bzw. zurück.

Mit der Feldanzeige lassen sich die Felder Kunde, Auftrag, Position und Tätigkeit ein- bzw. ausblenden.

Unter Sonstiges wählen Sie, ob alle Kunden oder nur Projektkunden geladen werden.

Mit der Einstellung Felder leeren werden alle Felder nach Speichern & nächster wieder geleert.

Wenn Sie sich Zeitüberschneidungen anzeigen lassen wollen, aktivieren Sie die passende Einstellung. Beim Erfassen erscheint dann ein rotes Ampelsymbol.

Soll die Kundenbezeichnung automatisch mit dem Kunden des Projekts gefüllt werden, markieren Sie die entsprechende Einstellung. Wählen Sie anschließend ein Projekt, dass keine Kundenzuordnung hat, wird die vorherige Kundenbezeichnung geleert.

Stempeln Sie über die Kommt-Geht-Zeiterfassung ein bzw. aus, können Sie sich die Anwesenheit in der Tagesansicht anzeigen lassen. Die Anwesenheitszeit wird hellgelb markiert.

Wenn Sie in der Liste der Tätigkeiten die Artikelgruppen zusätzlich sehen möchten, setzen Sie den entsprechenden Haken.

Sie können hier einstellen, ob bei den Positionen der Kurz- oder Langtext der Tätigkeit (= Dienstleistungsartikel) angezeigt werden soll.

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Zeiterfassung

4

Zuletzt wählen Sie die ausgeführte Tätigkeit aus der Liste aus. Wenn Sie die Tätigkeitsbezeichnungen kennen, tippen Sie die Bezeichnung ein und erhalten auch hier Autocomplete Vorschläge zur Auswahl.

Tätigkeiten werden in den Artikelstammdaten als Dienstleistungsartikel angelegt.

Sollten Sie noch eine Anmerkung oder eine Notiz erfassen wollen, haben Sie im Kommentar-Feld reichlich Platz dazu. Hier lassen sich auch eigene oder allgemeine Textbausteine einfügen.

Mit einem Klick auf das Werkzeug-Symbol an der rechten Seite gibt es zudem noch die Möglichkeit, Schriftart und Schriftgröße zu verändern.

Eingabe der Arbeitszeiten

Das heutige Datum ist immer voreingestellt. Zum Ändern des Datums nutzen Sie die Pfeiltasten.

Haben Sie Von-Bis-Zeiten gewählt, geben Sie Start- und Endzeit sowie ggf. die Dauer Ihrer Pause ein.

Haben Sie als Berechnung h und min gewählt, geben Sie die geleisteten Arbeitsstunden/-minuten manuell oder über die Pfeiltasten ein.

Tipp:

Markieren Sie einfach in der rechten Tageszeitleiste die geleisteten Stunden mit der Maus. Die Werte werden direkt in Ihre Eingabefelder übernommen.

Die Kosten werden automatisch berechnet. Die Kostensätze kommen entweder aus dem Einstandspreis der Tätigkeit oder aus dem Lohnsatz des Mitarbeiters.

Wenn alle Eingaben erfolgt sind und Sie einen neuen Zeiteintrag erstellen möchten, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Speichern & nächster bzw. Speichern und Schließen, je nachdem ob Sie noch weitere Zeiten erfassen möchten oder nicht.

Übersicht der erfassten Zeiten

work4all zeigt Ihnen an mehreren Stellen Informationen zu den bereits erfassten Zeiten.

In der Registerkarte Zeiterfassung haben Sie im unteren Bereich einen Überblick über Ihre bereits erfassten Daten. Wechseln Sie im oberen Bereich die Mitarbeiterzuordnung, aktualisieren sich diese Daten sofort.

Sind die Arbeitstage und Soll-Stunden der Mitarbeiter gepflegt, steht Ihnen hier ein Soll-Ist-Vergleich der erbrachten Stunden pro Monat zur Verfügung.

69

Zeiterfassung

5

Einen ausführlichen Überblick bietet die Registerkarte Übersicht.

Hier haben Sie eine aktuelle Übersicht der gespeicherten Daten. Es stehen Ihnen verschiedene An-zeigefunktionen zur Verfügung, die sich über die Kopfleiste einstellen lassen. Sie haben also die Wahl zwischen aktuellen und vergangenen Monatsansichten, Wochen- und Tagesansichten sowie einer Jahresübersicht.

In der Ansicht können Sie zwischen Liste und Jahresübersicht wählen. In der Listenansicht können Sie dann zwischen Monat, Woche und Tag wählen.

Über das markierte Symbol haben Sie noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.

Lassen Sie sich in der Spalte Auftrag die Auftragsnotiz oder die Auftragsnummer anzeigen.

Abrechenbare und abgerechnete Einträge werden mit der zweiten Option ausgegraut.

Über die letzte Option können Sie wählen, ob die angezeigten Stunden als Dezimalzahl oder digital angezeigt werden.

In den Spalten vor der Datumsanzeige sehen Sie außerdem rote und orange „Ampeln“. Diese zeigen an, ob Ihr tägliches Pensum bereits erreicht ist.

Die rote Ampel erscheint, wenn an einem Tag bislang keine Eingabe erfolgt ist.

Eine orange Ampel zeigt an, dass an diesem Tag bereits Zeiten erfasst wurden, aber das Tagessoll noch nicht erreicht ist.

Ist die Soll-Stundenzahl erreicht, so bleiben die Kästchen leer.

Zeiterfassung

4

Zuletzt wählen Sie die ausgeführte Tätigkeit aus der Liste aus. Wenn Sie die Tätigkeitsbezeichnungen kennen, tippen Sie die Bezeichnung ein und erhalten auch hier Autocomplete Vorschläge zur Auswahl.

Tätigkeiten werden in den Artikelstammdaten als Dienstleistungsartikel angelegt.

Sollten Sie noch eine Anmerkung oder eine Notiz erfassen wollen, haben Sie im Kommentar-Feld reichlich Platz dazu. Hier lassen sich auch eigene oder allgemeine Textbausteine einfügen.

Mit einem Klick auf das Werkzeug-Symbol an der rechten Seite gibt es zudem noch die Möglichkeit, Schriftart und Schriftgröße zu verändern.

Eingabe der Arbeitszeiten

Das heutige Datum ist immer voreingestellt. Zum Ändern des Datums nutzen Sie die Pfeiltasten.

Haben Sie Von-Bis-Zeiten gewählt, geben Sie Start- und Endzeit sowie ggf. die Dauer Ihrer Pause ein.

Haben Sie als Berechnung h und min gewählt, geben Sie die geleisteten Arbeitsstunden/-minuten manuell oder über die Pfeiltasten ein.

Tipp:

Markieren Sie einfach in der rechten Tageszeitleiste die geleisteten Stunden mit der Maus. Die Werte werden direkt in Ihre Eingabefelder übernommen.

Die Kosten werden automatisch berechnet. Die Kostensätze kommen entweder aus dem Einstandspreis der Tätigkeit oder aus dem Lohnsatz des Mitarbeiters.

Wenn alle Eingaben erfolgt sind und Sie einen neuen Zeiteintrag erstellen möchten, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Speichern & nächster bzw. Speichern und Schließen, je nachdem ob Sie noch weitere Zeiten erfassen möchten oder nicht.

Übersicht der erfassten Zeiten

work4all zeigt Ihnen an mehreren Stellen Informationen zu den bereits erfassten Zeiten.

In der Registerkarte Zeiterfassung haben Sie im unteren Bereich einen Überblick über Ihre bereits erfassten Daten. Wechseln Sie im oberen Bereich die Mitarbeiterzuordnung, aktualisieren sich diese Daten sofort.

Sind die Arbeitstage und Soll-Stunden der Mitarbeiter gepflegt, steht Ihnen hier ein Soll-Ist-Vergleich der erbrachten Stunden pro Monat zur Verfügung.

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Zeiterfassung

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Einträge ändern und bearbeiten

Wenn Sie in der Übersicht einen neuen Eintrag erstellen möchten, klicken Sie entweder auf Neu im oberen Bereich der Maske oder machen einen Rechtsklick auf eine Zeile in der Übersicht. Es öffnet sich die Maske mit dem entsprechenden Datum.

In der Monatsansicht lassen sich neue Einträge auch über einen Doppelklick auf eine leere Zeile erfassen.

Um einen Eintrag zu ändern, machen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder klicken Sie auf Ändern. Anschließend öffnet sich die Maske, in der Sie die Daten bearbeiten können.

Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie die entsprechende Zeile, und klicken Sie auf Löschen im oberen Maskenbereich.

Hinweis:

Je nach Einstellung können Sie ältere Einträge nicht mehr bearbeiten oder löschen.

Sie können auch bereits erfasste Zeiteinträge verdoppeln. Nutzen Sie dafür die gleichnamige Schaltfläche.

Zuletzt haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Daten in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Stellen Sie zunächst die gewünschte Übersicht Ihrer Daten ein und klicken Sie dann auf Excel-Export an der Kopfleiste. Microsoft Excel öffnet sich nun automatisch.

Die Tagesansicht

Zeiteinträge lassen sich mit Hilfe der rechts eingeblendeten Tagesansicht komfortabel erfassen. Hierfür markieren Sie einen Bereich in der Tagesansicht – automatisch wird im linken Bereich genau dieser Zeitraum eingestellt, als Stunden/Minuten-Wert oder mit Von-Bis-Zeiten. Zusätzlich dient die Tagesansicht auch zur Anzeige der bereits erfassten Zeiten.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das separate Infoblatt zur lückenlosen Zeiterfassung.

Zeiten aufgrund von Kalendereinträgen erfassen

work4all zeigt Ihnen die „echten“ Termine in diesem rechten Tagesbereich – per Doppelklick übernehmen Sie den Termin aus dem Kalender in die Zeiterfassung. Damit sind Sie in der Lage, Ihre Termine zeitlich exakt zu planen und mit wenigen Klicks diese Planung zur Ist-Kostenerfassung zu wandeln. Hier die notwendigen Erklärungen:

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Zeiterfassung

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Die abgebildete Checkbox im unteren Bereich schaltet die Anzeige der Kalendertermine ein. Die Einstellung wird gemerkt.

Nun sehen Sie in der Tagesansicht in roter Farbe die Termine. Die blaue Linie links zeigt an, ob der Termin bereits übertragen wurde (durchgängig blau) oder nicht (blau gestrichelt).

Per Doppelklick werden die Daten in die Zeiterfassungs-maske im linken Bereich übertragen (Datum, Uhrzeit, Projekt, Bezeichnung).

Falls der Termin länger oder kürzer dauerte, passen Sie die Uhrzeiten in der Zeiterfassungsmaske an.

Bei Ganztagesterminen können Sie somit wie folgt vorgehen:

Verschieben Sie den Termin aus dem oberen Bereich (Ganztagestermine) in den unteren und passen Sie die tatsächlichen Zeiten an. Doppelklicken Sie erst danach den Termin.

Das Ergebnis sieht also nachher in etwa wie folgt aus: Soll (der rote Eintrag rechts) und Ist (der hell-gelbe Eintrag links) stehen nebeneinander:

Allgemeine Administration

Als Administrator haben Sie zusätzlich Zugriff auf die Registerkarte Einstellungen. Hier können Sie allgemeine administrative Einstellungen für alle Mitarbeiter / Benutzer vornehmen.

Setzen Sie ein Häkchen vor die Einstellung, um sie zu aktivieren.

Um eine Änderung beizubehalten, klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Hier können Sie die Ampelspalten hier ein- und ausblenden oder alle Einträge sofort als abrechenbar markieren.

Zeiterfassung

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Einträge ändern und bearbeiten

Wenn Sie in der Übersicht einen neuen Eintrag erstellen möchten, klicken Sie entweder auf Neu im oberen Bereich der Maske oder machen einen Rechtsklick auf eine Zeile in der Übersicht. Es öffnet sich die Maske mit dem entsprechenden Datum.

In der Monatsansicht lassen sich neue Einträge auch über einen Doppelklick auf eine leere Zeile erfassen.

Um einen Eintrag zu ändern, machen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder klicken Sie auf Ändern. Anschließend öffnet sich die Maske, in der Sie die Daten bearbeiten können.

Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie die entsprechende Zeile, und klicken Sie auf Löschen im oberen Maskenbereich.

Hinweis:

Je nach Einstellung können Sie ältere Einträge nicht mehr bearbeiten oder löschen.

Sie können auch bereits erfasste Zeiteinträge verdoppeln. Nutzen Sie dafür die gleichnamige Schaltfläche.

Zuletzt haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Daten in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Stellen Sie zunächst die gewünschte Übersicht Ihrer Daten ein und klicken Sie dann auf Excel-Export an der Kopfleiste. Microsoft Excel öffnet sich nun automatisch.

Die Tagesansicht

Zeiteinträge lassen sich mit Hilfe der rechts eingeblendeten Tagesansicht komfortabel erfassen. Hierfür markieren Sie einen Bereich in der Tagesansicht – automatisch wird im linken Bereich genau dieser Zeitraum eingestellt, als Stunden/Minuten-Wert oder mit Von-Bis-Zeiten. Zusätzlich dient die Tagesansicht auch zur Anzeige der bereits erfassten Zeiten.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das separate Infoblatt zur lückenlosen Zeiterfassung.

Zeiten aufgrund von Kalendereinträgen erfassen

work4all zeigt Ihnen die „echten“ Termine in diesem rechten Tagesbereich – per Doppelklick übernehmen Sie den Termin aus dem Kalender in die Zeiterfassung. Damit sind Sie in der Lage, Ihre Termine zeitlich exakt zu planen und mit wenigen Klicks diese Planung zur Ist-Kostenerfassung zu wandeln. Hier die notwendigen Erklärungen:

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Zeiterfassung

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Wenn Sie beim Erfassen von Zeiteinträgen auf Vorgänge Überbuchungen prüfen möchten, machen Sie den ent-sprechenden Haken.

Definieren Sie hier die Pflichtfelder der Zeiterfassung.

Blenden Sie die entstehenden Kosten für alle Mitarbeiter aus oder ein, und wählen Sie den Kostensatz, der für die Berech-nung verwendet werden soll.

Stellen Sie hier ein, inwiefern Änderung an bestehenden Ein-trägen vorgenommen werden dürfen.

Aktivieren Sie diese Kontrollfunktion, werden die Mitarbeiter daran erinnert, die Zeiten für den vorangegangenen Werktag zu erfassen, sofern das Tagessoll noch nicht erreicht wurde.

Stellen Sie hier die Auftragsinformationen ein, die Sie beim Zuordnen sehen möchten.

Wenn Sie Stücklistenkomponenten sehen möchten, machen Sie den entsprechenden Haken. Über die letzte Option können Sie Zeiten auf Überschriften buchen.

Zeiterfassung in anderen Aktivitäten

Unten links auf dem Desktop befindet sich diese Schaltfläche.

Außerdem ist der Aufruf der Zeiterfassung aus den einzelnen Aktionen (Telefonnotiz etc.) heraus möglich. Klicken Sie einfach auf das Symbol unten in der Statusleiste.

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Zeiterfassung

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Es öffnet sich folgende Maske:

Aus einem Telefonat, Brief oder Aufgabe heraus wird der Kommentar automatisch mit diesen Informationen gefüllt. Aus dem Schreibtisch heraus öffnet sich eine leere Maske.

Füllen Sie die Felder wie bereits oben beschrieben.

Als Mitarbeiter sind Sie als Ersteller standardmäßig eingetragen, die Zuordnung lässt sich an dieser Stelle nicht ändern. Die erfassten Zeiten werden natürlich ebenfalls in der Registerkarte Übersicht in der Zeiterfassung über etc. angezeigt.

Zeiterfassung

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Wenn Sie beim Erfassen von Zeiteinträgen auf Vorgänge Überbuchungen prüfen möchten, machen Sie den ent-sprechenden Haken.

Definieren Sie hier die Pflichtfelder der Zeiterfassung.

Blenden Sie die entstehenden Kosten für alle Mitarbeiter aus oder ein, und wählen Sie den Kostensatz, der für die Berech-nung verwendet werden soll.

Stellen Sie hier ein, inwiefern Änderung an bestehenden Ein-trägen vorgenommen werden dürfen.

Aktivieren Sie diese Kontrollfunktion, werden die Mitarbeiter daran erinnert, die Zeiten für den vorangegangenen Werktag zu erfassen, sofern das Tagessoll noch nicht erreicht wurde.

Stellen Sie hier die Auftragsinformationen ein, die Sie beim Zuordnen sehen möchten.

Wenn Sie Stücklistenkomponenten sehen möchten, machen Sie den entsprechenden Haken. Über die letzte Option können Sie Zeiten auf Überschriften buchen.

Zeiterfassung in anderen Aktivitäten

Unten links auf dem Desktop befindet sich diese Schaltfläche.

Außerdem ist der Aufruf der Zeiterfassung aus den einzelnen Aktionen (Telefonnotiz etc.) heraus möglich. Klicken Sie einfach auf das Symbol unten in der Statusleiste.

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Lückenlose Zeiterfassung

Dieses Infoblatt zeigt Ihnen eine Lösung für die nachfolgenden beiden Probleme beim Erfassen von Zeiten:

1. Eine neue allgemeine Option überprüft die Einträge des letzten Werktages und weist den Benutzer darauf hin, falls die Sollzahl der Stunden nicht erreicht wurde.

2. Eine weitere (persönliche) Option hilft Ihnen, Lücken in Ihren Tageseinträgen zu füllen.

Automatische Kontrolle der Einträge des letzten Werktages

Innerhalb der Kostenerfassung kann der Administrator folgende neue Einstellung verbindlich für alle Mitarbeiter setzen:

Das Ergebnis: Unser Programm überprüft während der laufenden Arbeit, ob die Sollstunden erreicht wurden. Hierbei wird folgender Wert aus den Mitarbeiterdaten herangezogen:

Haben Sie weniger Stunden als vorgesehen eingetragen (Urlaub und Krankheit wird berücksichtigt), erscheint folgende Meldung:

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2

Starten Sie nun am besten die Zeiterfassung (Schaltfläche unten rechts), um den Eintrag für den letzten Werktag zu ergänzen. Tun Sie dies nicht, erscheint die Erinnerungsmaske unbarmherzig immer wieder.

Einschränkung der Funktion durch Rechte

Die oben beschriebene Funktion gilt für all Ihre Mitarbeiter, ohne Einschränkungen (also vom Geschäftsführer bis hin zur Reinigungsfrau). Möchten Sie einen Mitarbeiter aus dieser Logik ausschließen, so setzen Sie folgendes Recht (bzw. die Verpflichtung) außer Kraft:

Restzeiten eines Tages komfortabel erfassen

Für Benutzer unseres Programmes, die einen stark „zerfledderten“ Arbeitstag (viele Zeiteinträge) haben, ist folgende Funktion des Programmes sinnvoll: Setzen Sie den Schalter „Restzeit“ innerhalb der Erfassungsmaske:

Im dargestellten Beispiel sind bereits zwei Einträge (einer von 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr und ein anderer von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr) erfasst. Nun markieren Sie den Rest des Tages im Kalender (von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr). Ist die Option „Restzeit“ gesetzt, werden nur 6 Stunden gebucht, im anderen Fall 8 Stunden (was damit zu doppelter Buchung führt).

Die Restzeitberechnung geschieht nur beim Markieren mittels Maus. Ausgeschlossen werden die Stunden, die sich komplett innerhalb der Markierung befinden.

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Dieses Infoblatt zeigt Ihnen eine Lösung für die nachfolgenden beiden Probleme beim Erfassen von Zeiten:

1. Eine neue allgemeine Option überprüft die Einträge des letzten Werktages und weist den Benutzer darauf hin, falls die Sollzahl der Stunden nicht erreicht wurde.

2. Eine weitere (persönliche) Option hilft Ihnen, Lücken in Ihren Tageseinträgen zu füllen.

Automatische Kontrolle der Einträge des letzten Werktages

Innerhalb der Kostenerfassung kann der Administrator folgende neue Einstellung verbindlich für alle Mitarbeiter setzen:

Das Ergebnis: Unser Programm überprüft während der laufenden Arbeit, ob die Sollstunden erreicht wurden. Hierbei wird folgender Wert aus den Mitarbeiterdaten herangezogen:

Haben Sie weniger Stunden als vorgesehen eingetragen (Urlaub und Krankheit wird berücksichtigt), erscheint folgende Meldung:

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Zeiterfassung für Tickets

Unsere Ticketverwaltung (Zusatzmodul) erlaubt Ihnen das komfortable Erfassen von Vorgängen rund um Servicefälle. Dabei ist es auch möglich, die aufgebrachten Zeiten über die Zeiterfassungsmaske zu verknüpfen.

Diese Funktionalität haben wir noch einmal vereinfacht – „Ticket erfassen“ und „Zeiten erfassen“ sind nun ggf. nur noch ein einziger Vorgang.

Integration in Ticketmaske

Erstellen Sie ein neues Ticket (oder öffnen Sie ein bereits erstelltes), erscheint unterhalb der Menüleiste die dargestellte Zusatzzeile. Hier kann zum Ticket ein Kostensatz erstellt werden.

Mögliche Einstellungen

Im rechten Bereich lassen sich einige Einstellungen vornehmen. Die ersten beiden Einstellungen lassen sich nur vom Administrator ändern:

- Zeiterfassungsleiste aktivieren: Die erste Einstellung dient dazu, das ganze Verfahren auszu-schalten.

- Pflichteintrag bei Abschluss eines Tickets: Setzen Sie diese Option, um die Anwender beim Ab-schluss des Tickets zu zwingen, einen Kosteneintrag zu erfassen. Wurde bereits ein älterer Kosteneintrag erfasst, gilt die Regel nicht.

- Intervall: Es sind 5-, 10- oder 15-min-Intervalle einstellbar. Diese gelten für den Klick auf die Schaltflächen des Datums (s.u.)

Haben Sie die Zeiterfassungsleiste einmal generell ausgeschaltet, lässt sich diese anschließend über die Optionserweiterung der Möglichen Aktionen wieder einschalten:

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2

Zeiten erfassen

Die vereinfachte Zeiterfassung innerhalb der Tickets bietet natürlich nicht alle Möglichkeiten der „großen“ Zeiterfassungsmaske, aber der Erfassungsvorgang ist daher auch schneller. Folgende Voreinstellungen sind getroffen:

- Es werden grundsätzlich Von-bis-Zeiten erfasst.

- Die Tätigkeit ist kein Pflichtfeld. Die zuletzt genutzte Tätigkeit wird grundsätzlich vorgeschlagen.

Beim Start des Vorgangs beginnt work4all immer bei der letzten vollen Viertelstunde mit dem Zähl-vorgang. Von und Bis werden beide auf die gleiche Zeit gesetzt, es ergeben sich somit zunächst 0 Stunden. Dies führt zu keiner Erfassung. Klicken Sie idealerweise nun auf Pfeil-Hoch bei der Bis-Zeit, um im ausgewählten Intervall zu zählen:

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Zusammengefasst: Mit einem Klick haben Sie Ihre Stunden erfasst!

Beziehung der Tickets und der Zeiterfassung zur kaufmännischen Welt

Das Arbeiten mit Tickets bedeutet für manche Firmen eine echte Revolution (das Wort wurde bewusst gewählt!). Wo bislang Rückrufzettel oder E-Mails walteten, ist nun ein effektives Instrument vorhanden, das unterschiedlichste Dinge durchschaubar regeln kann:

Wir arbeiten nun seit mehreren Jahren mit unserer eigenen Ticketverwaltung und optimieren unsere Vorgänge ständig. Aus unserer Sicht sollte dabei die Beziehung zur kaufmännischen Welt geregelt

•Supporttickets•First-Level und Second-Level

Fehlermanagement

•Umsetzung von Kundenwünschen•Eigene Entwicklungsaufgaben

Entwicklungsaufgaben

•Auftragsbezogene ProduktionProduktion

•VertriebsaufgabenAnfragen

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Unsere Ticketverwaltung (Zusatzmodul) erlaubt Ihnen das komfortable Erfassen von Vorgängen rund um Servicefälle. Dabei ist es auch möglich, die aufgebrachten Zeiten über die Zeiterfassungsmaske zu verknüpfen.

Diese Funktionalität haben wir noch einmal vereinfacht – „Ticket erfassen“ und „Zeiten erfassen“ sind nun ggf. nur noch ein einziger Vorgang.

Integration in Ticketmaske

Erstellen Sie ein neues Ticket (oder öffnen Sie ein bereits erstelltes), erscheint unterhalb der Menüleiste die dargestellte Zusatzzeile. Hier kann zum Ticket ein Kostensatz erstellt werden.


Im rechten Bereich lassen sich einige Einstellungen vornehmen. Die ersten beiden Einstellungen lassen sich nur vom Administrator ändern:

- Zeiterfassungsleiste aktivieren: Die erste Einstellung dient dazu, das ganze Verfahren auszu-schalten.

- Pflichteintrag bei Abschluss eines Tickets: Setzen Sie diese Option, um die Anwender beim Ab-schluss des Tickets zu zwingen, einen Kosteneintrag zu erfassen. Wurde bereits ein älterer Kosteneintrag erfasst, gilt die Regel nicht.

- Intervall: Es sind 5-, 10- oder 15-min-Intervalle einstellbar. Diese gelten für den Klick auf die Schaltflächen des Datums (s.u.)

Haben Sie die Zeiterfassungsleiste einmal generell ausgeschaltet, lässt sich diese anschließend über die Optionserweiterung der Möglichen Aktionen wieder einschalten:

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werden, sonst hängt die Abrechnung „in der Luft“. Hierzu einige Beispiele aus unserem Arbeitsleben, die anschließend in Verbindung mit der Bedienung der Ticketmaske erklärt werden:

- Wir schließen mit unseren Kunden Wartungsverträge, die eine gewisse Anzahl von Hilfestellungen beinhalten. Bei einigen unserer Kunden ist dies auch zeitlich reglementiert („10 h Support je Monat enthalten“)

- Wir regeln unsere Produktentwicklung über Tickets. Jede Neuerung wird festgehalten und automatisiert zu Release-Notes verarbeitet.

- Die kostenpflichtige Umsetzung eines Tickets sowie die daraus resultierende Abrechnung oder Soll-/Ist-Betrachtung.

Das Ticket und auch die damit einhergehende Zeiterfassung lässt sich einem Projekt zuordnen. Es ist außerdem möglich, das Ticket einem Auftrag oder einem Wartungsvertrag zuzuordnen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche 1, erscheint eine Liste aller Wartungsverträge und offenen Aufträge dieses Kunden (unabhängig vom Projekt). Sie wählen also entweder den Wartungsvertrag (in der Regel für Supporttickets) oder den Auftrag (zum Beispiel für eine individuelle Anpassung) aus. Anschließend konkretisieren Sie diese Auswahl durch Klick auf 2. Hier erscheinen die Positionen des Auftrags bzw. die Komponenten des Wartungsvertrags:

Der Screenshot zeigt die Auflistung der Positionen eines größeren Auftrags. Sie sehen die Beschreibung der Leistungen und auch der internen Anmerkungstexte (auf diese wird durch das kleine rote Pünktchen – wie in Excel üblich – hingewiesen).

So weiß der Supporter genau, was zu tun ist und es lassen sich sehr viele Fälle Ihrer kaufmännischen Organisation regeln. Als Orientierung-Hilfe für den Stand der Dinge bei den angefallenen Dienstleistungen finden Sie auf der linken Seite der Ticketmaske folgende Ansicht:

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Bei Aufträgen Bei Wartungsverträgen

Der Sonderfall der inkludierten Leistungen im Wartungsvertrag ist dabei zu berücksichtigen und am besten über einen Hinweis in der Bezeichnung der Komponente des Wartungsvertrags geregelt. Legen Sie die Maus über das Feld Position, erscheint der Langtext der Komponente:

Bitte berücksichtigen Sie bei der Bestimmung der Einheiten folgende Regel:

Es ist möglich, Stunden und Tage zu mischen. So kann zum Beispiel ein Artikel mit der Einheit „Tag“ oder „Tg.“ definiert sein, die abgerechneten Leistungen jedoch mit Stunden („h“) erfasst werden. Das Nebeneinander der Mengen wird dann mit der Logik „1 Tag = 8 Stunden“ von work4all geregelt.

Hinweis:

Die (eventuell automatisierte) Abrechnung ist ein zweites Thema, es wird in diesem Infoblatt aber zunächst nicht besprochen (wir ergänzen dieses Infoblatt in einer kommenden Version)


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werden, sonst hängt die Abrechnung „in der Luft“. Hierzu einige Beispiele aus unserem Arbeitsleben, die anschließend in Verbindung mit der Bedienung der Ticketmaske erklärt werden:

- Wir schließen mit unseren Kunden Wartungsverträge, die eine gewisse Anzahl von Hilfestellungen beinhalten. Bei einigen unserer Kunden ist dies auch zeitlich reglementiert („10 h Support je Monat enthalten“)

- Wir regeln unsere Produktentwicklung über Tickets. Jede Neuerung wird festgehalten und automatisiert zu Release-Notes verarbeitet.

- Die kostenpflichtige Umsetzung eines Tickets sowie die daraus resultierende Abrechnung oder Soll-/Ist-Betrachtung.

Das Ticket und auch die damit einhergehende Zeiterfassung lässt sich einem Projekt zuordnen. Es ist außerdem möglich, das Ticket einem Auftrag oder einem Wartungsvertrag zuzuordnen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche 1, erscheint eine Liste aller Wartungsverträge und offenen Aufträge dieses Kunden (unabhängig vom Projekt). Sie wählen also entweder den Wartungsvertrag (in der Regel für Supporttickets) oder den Auftrag (zum Beispiel für eine individuelle Anpassung) aus. Anschließend konkretisieren Sie diese Auswahl durch Klick auf 2. Hier erscheinen die Positionen des Auftrags bzw. die Komponenten des Wartungsvertrags:

Der Screenshot zeigt die Auflistung der Positionen eines größeren Auftrags. Sie sehen die Beschreibung der Leistungen und auch der internen Anmerkungstexte (auf diese wird durch das kleine rote Pünktchen – wie in Excel üblich – hingewiesen).

So weiß der Supporter genau, was zu tun ist und es lassen sich sehr viele Fälle Ihrer kaufmännischen Organisation regeln. Als Orientierung-Hilfe für den Stand der Dinge bei den angefallenen Dienstleistungen finden Sie auf der linken Seite der Ticketmaske folgende Ansicht:

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Zeiteinheiten für Tickets und Kostenerfassung

Unsere Zeiterfassung unterscheidet grundsätzlich zwischen einer Kommt-Geht-Zeit (09.00 Uhr bis 17.00 Uhr) und der reinen Gesamtzeit (8 Stunden Anwesenheit). In diesem Kapitel gehen wir auf eine weitere Variante ein: die Zeiteinheiten (4 Zeiteinheiten à 15 min).

Zeiteinheiten

Zeiteinheiten kennt man aus der Autowerkstatt, und oft hat man den Eindruck, dass dies im Wesent-lichen dazu dient, den hohen Stundenlohn zu verschleiern . Aber es vereinfacht natürlich die Ab-rechnung: Man muss nicht mit 0,17 h oder 12 min abrechnen.

Verknüpfungen mit Tickets und Artikeln

Die Kostenerfassung ist sehr vielfältig in work4all integriert. Unter anderem steht innerhalb der Tickets (Zusatzmodul) eine Möglichkeit der Zuordnung zur Verfügung. Dabei sind beliebig viele Kostenerfassungs-Einträge möglich. Jeder Kosteneintrag ist wiederum mit einem Artikel bzw. einer Dienstleistung verknüpft. Somit sind detaillierte und umfangreiche Nachweis-Listen für Dienstleister möglich.

Hierzu ein Beispiel:

Sie sind ein Systemhaus und betreuen Kunden vor Ort und im Support in technischer Hinsicht. Manche der Kunden kaufen Kontingente, um nicht immer wieder Bestellungen zu tätigen. Mit diesen Kunden rechnen Sie nach Zeiteinheiten ab. Mit anderen haben Sie einen Vertrag, nach dem monatlich auf Nachweis minutengenau abgerechnet wird.

All dies lässt sich mit Tickets und der Verknüpfung zu Kosteneinträgen lösen. Für einen Teil der Kun-den werden die Einträge minutengenau gemacht, der andere Teil der Kunden wird über Zeiteinheiten abgerechnet.

Die Maske zur Kostenerfassung

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Erstellen Sie zunächst das Ticket, in dem Sie den Sachverhalt des Problems festhalten. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Bearbeitung. Hier erfassen Sie Ihre Leistung(en) wie im entsprechenden Kapitel der Zeiterfassung beschrieben.

Neu ist die zusätzliche Eingabemöglichkeit von Zeitwerten: Ist diese nicht wie im Bildschirmfoto eingeschaltet, können Sie das durch Klick auf die Überschrift Ohne Zeiteinheiten bewerkstelligen. Hier wird auch festgelegt, was eine Zeiteinheit rechnerisch bedeutet:

Dabei sind 5, 10 oder 15 min möglich. work4all merkt sich den letzten Eintrag – natürlich auch das komplette Wegblenden der Funktionalität.

Reporting

Wir können für Sie die Summierung der Werte (in diesem Fall ggf. der Arbeitseinheiten) in Form eines Reports darstellen. Dies ist im Übrigen auch mit Excel möglich („Pivot“). Lassen Sie sich von uns beraten.

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Unsere Zeiterfassung unterscheidet grundsätzlich zwischen einer Kommt-Geht-Zeit (09.00 Uhr bis 17.00 Uhr) und der reinen Gesamtzeit (8 Stunden Anwesenheit). In diesem Kapitel gehen wir auf eine weitere Variante ein: die Zeiteinheiten (4 Zeiteinheiten à 15 min).

Zeiteinheiten

Zeiteinheiten kennt man aus der Autowerkstatt, und oft hat man den Eindruck, dass dies im Wesent-lichen dazu dient, den hohen Stundenlohn zu verschleiern . Aber es vereinfacht natürlich die Ab-rechnung: Man muss nicht mit 0,17 h oder 12 min abrechnen.

Verknüpfungen mit Tickets und Artikeln

Die Kostenerfassung ist sehr vielfältig in work4all integriert. Unter anderem steht innerhalb der Tickets (Zusatzmodul) eine Möglichkeit der Zuordnung zur Verfügung. Dabei sind beliebig viele Kostenerfassungs-Einträge möglich. Jeder Kosteneintrag ist wiederum mit einem Artikel bzw. einer Dienstleistung verknüpft. Somit sind detaillierte und umfangreiche Nachweis-Listen für Dienstleister möglich.


Sie sind ein Systemhaus und betreuen Kunden vor Ort und im Support in technischer Hinsicht. Manche der Kunden kaufen Kontingente, um nicht immer wieder Bestellungen zu tätigen. Mit diesen Kunden rechnen Sie nach Zeiteinheiten ab. Mit anderen haben Sie einen Vertrag, nach dem monatlich auf Nachweis minutengenau abgerechnet wird.

All dies lässt sich mit Tickets und der Verknüpfung zu Kosteneinträgen lösen. Für einen Teil der Kun-den werden die Einträge minutengenau gemacht, der andere Teil der Kunden wird über Zeiteinheiten abgerechnet.

Die Maske zur Kostenerfassung

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Kostenerfassung über das Tagesprotokoll

Das Tagesprotokoll ist Bestandteil unserer CRM-Lösung. Es zeigt Ihnen am Tagesende alle Aktivitäten, die Sie in work4all „vollbracht“ haben. Wenn Sie unsere Projektverwaltung nutzen, lassen sich über diesen Weg auch Ihre Zeiten komfortabel erfassen. Sie sehen am Tagesende, was Sie morgens um 10.00 Uhr getan haben oder wer zu dieser Zeit angerufen hat. So erinnern Sie sich schnell an den noch zu erledigenden Kosteneintrag.

Aufruf des Tagesprotokolls

Der Aufruf des Tagesprotokolls geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick auf das Erweiterungssymbol, den Pfeil hinter den Terminen:

Es erscheint standardmäßig das Tagesjournal mit der Einstellung Heutige Einträge.

Kosteneinträge für Ihre CRM und ERP-Aktivitäten

Wenn Sie als work4all Benutzer den ganzen Tag das Programm geöffnet haben und Ihre kommunika-tiven und kaufmännischen Dinge darüber erledigen, ist Ihr Tagesablauf letztendlich automatisch protokolliert. Wir bieten Ihnen deshalb eine einfache Möglichkeit, diese Einträge direkt mit Kosten zu versehen. Wechseln Sie dazu in die Registerkarte Tagesprotokoll:

- In jeder Zeile erscheint standardmäßig ein kleines Eingabefeld für die Anzahl der Stunden. Mit Hilfe eines Klicks können Sie den Eintrag um jeweils 0,25 h erhöhen oder vermindern.

Sobald Sie diesen Wert definiert haben, erscheinen zwei Zusatzspalten.

- Projekt: Klicken Sie den Begriff an, erscheint ein Untermenü mit den zuletzt ausgewählten Pro-jekten sowie einem Eintrag mit der Auswahlliste gelangen, um ein Projekt auszuwählen.

- Tätigkeit: Die zweite Spalte zeigt Ihnen alle Tätigkeiten (Artikel mit Merkmal „Dienstleistungen“).

Werden Ihnen nicht alle Artikel angezeigt, können Sie über die drei Pünktchen am Ende der Liste in die Artikelliste wechseln und dort den gewünschten Artikel auswählen.

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Sind Stundenanzahl, Projekt und Tätigkeit definiert, erscheint ein Symbol fürs Speichern.

Nachdem ein Eintrag gespeichert wurde, lässt er sich nur noch innerhalb der dritten Registerkarte oder über das Zusatzmenü ändern. Dieses erscheint nach dem Speichern an derselben Position:

Sie können den bestehenden Eintrag ändern oder einen weiteren Kosteneintrag erfassen. Wurden mehrere Kosteneinträge erfasst, ist das Ändern an dieser Stelle nicht mehr möglich. Die Ansicht ändert sich dann auch ein wenig, es werden nur noch die summierten Werte angezeigt:

In der Kopfspalte erscheint zusätzlich eine Information über die Summe aller Einträge des Tages.

Kosteneinträge für Ihre Anrufe

Im Tagesprotokoll finden Sie (falls Ihre Telefonanlage an unser Programm angebunden ist) auch eine Liste aller ein- und ausgehenden Anrufe. Nutzen Sie die Erinnerungshilfe, Ihre Telefonnotizen und Ihre Kosteneinträge an dieser Stelle zu vervollständigen.

Zeiterfassung

Das Tagesprotokoll liefert einen guten Überblick über Stundeneinträge, die im Umfeld Ihrer Aktivi-täten rund um work4all geschehen. Haben die Kosteneinträge nichts mit den CRM/ERP-Aktivitäten zu tun, bieten wir Ihnen schon seit längerem ein Modul zur separaten Kostenerfassung. Dieses lässt sich auch über den Schreibtisch aufrufen und kann den ganzen Tag geöffnet bleiben.

Alternativ hierzu finden Sie nun auch innerhalb des Journals/Tagesprotokolls eine Möglichkeit, Stun-deneinträge unabhängig von den CRM/ERP-Aktivitäten zu machen. Hierzu dient die Registerkarte Zeiterfassung:

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Das Tagesprotokoll ist Bestandteil unserer CRM-Lösung. Es zeigt Ihnen am Tagesende alle Aktivitäten, die Sie in work4all „vollbracht“ haben. Wenn Sie unsere Projektverwaltung nutzen, lassen sich über diesen Weg auch Ihre Zeiten komfortabel erfassen. Sie sehen am Tagesende, was Sie morgens um 10.00 Uhr getan haben oder wer zu dieser Zeit angerufen hat. So erinnern Sie sich schnell an den noch zu erledigenden Kosteneintrag.

Aufruf des Tagesprotokolls

Der Aufruf des Tagesprotokolls geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick auf das Erweiterungssymbol, den Pfeil hinter den Terminen:

Es erscheint standardmäßig das Tagesjournal mit der Einstellung Heutige Einträge.

Kosteneinträge für Ihre CRM und ERP-Aktivitäten

Wenn Sie als work4all Benutzer den ganzen Tag das Programm geöffnet haben und Ihre kommunika-tiven und kaufmännischen Dinge darüber erledigen, ist Ihr Tagesablauf letztendlich automatisch protokolliert. Wir bieten Ihnen deshalb eine einfache Möglichkeit, diese Einträge direkt mit Kosten zu versehen. Wechseln Sie dazu in die Registerkarte Tagesprotokoll:

- In jeder Zeile erscheint standardmäßig ein kleines Eingabefeld für die Anzahl der Stunden. Mit Hilfe eines Klicks können Sie den Eintrag um jeweils 0,25 h erhöhen oder vermindern.

Sobald Sie diesen Wert definiert haben, erscheinen zwei Zusatzspalten.

- Projekt: Klicken Sie den Begriff an, erscheint ein Untermenü mit den zuletzt ausgewählten Pro-jekten sowie einem Eintrag mit der Auswahlliste gelangen, um ein Projekt auszuwählen.

- Tätigkeit: Die zweite Spalte zeigt Ihnen alle Tätigkeiten (Artikel mit Merkmal „Dienstleistungen“).

Werden Ihnen nicht alle Artikel angezeigt, können Sie über die drei Pünktchen am Ende der Liste in die Artikelliste wechseln und dort den gewünschten Artikel auswählen.

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Hier die Erklärungen zu den einzelnen Bausteinen der integrierten Zeiterfassung:

Die Übersicht work4all zeigt Ihnen standardmäßig die Übersicht über den aktuellen Tag. Über die Navigation im oberen Bereich lässt sich ein anderer Zeitraum einstellen. Bitte klicken Sie auf die Aktualisierung, um die Ansicht dann tatsächlich zu wechseln.

Es ist nicht möglich, innerhalb der Tabelle Werte zu ändern.

Der Tagesbalken Die beiden Einstellungen Heute und Gestern zeigen im unteren Bereich ein Balkendiagramm mit einer grafischen Ansicht der für diesen Tag erfolgten Zeiteinträge. Für Mehrtagesansichten (Woche etc.) ist dies nicht möglich.

Der Tagesbalken zeigt die Anfangszeit sowie das Projekt der einzelnen Einträge. Haben Sie einen Bereich (minimal ½ h) markiert, wird die Markie-rung für den neuen Eintrag übernommen (s.u.).

Der Beginn des Tagesbalkens lässt sich über Ihre persönlichen Einstellungen des Kalenders definieren.

Neue Einträge Klicken Sie in der Kopfleiste die Schaltfläche Neu, erscheint die Maske zur Zeiterfassung (s.u.).

Ändern von Einträgen Doppelklick oder Klick auf die Schaltfläche Öffnen ruft die Maske auf.

Die Maske zur Zeiterfassung

Zunächst ein wenig Theorie: work4all ist bei vielen Kunden als Controlling-Instrument im Einsatz. Dabei spricht man im Zusammenhang mit den Stunden der Mitarbeiter von Eigenleistungen und Kostenträgerrechnung:

Eigenleistungen bezeichnen in Abgrenzung zu den Fremdleistungen die Kosten, die durch Aufwen-dungen der festangestellten Mitarbeiter entstehen.

Kostenträger sind die Objekte in Ihrem Geschäftsleben, die „Kosten tragen“. Damit man dabei die wichtigen Dinge überwachen kann, definieren Sie die Kostenträger im laufenden Betrieb ständig selbst. In unserer Sprache benutzen wir Projekte als Kostenträger. So sind in dieser Maske zwei Sternchen für diese Pflichtfelder zu finden, denn ohne diese Daten kann man nichts auswerten.

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Mitarbeiter Sie selbst sind als Mitarbeiter voreingestellt. Dies lässt sich auch nicht ändern. Das Erfassen von Stundeneinträgen für Kollegen kann nur über die separate Kosten-Erfassungsmaske geschehen.

Start/Ende/Pause Unser Programm versucht, Anfang und Ende des neuen Zeiteintrags zu „erahnen“. Für dieses Erahnen gilt folgendes:

- work4all beginnt bei der eingestellten Tages-Startzeit. - Das Programm geht beim neuen Eintrag bis zur aktuellen Zeit und ermit-

telt die Differenz. - Falls es schon Einträge gibt, setzt es am letzten Eintrag neu an. - Wurde im Zeitbalken manuell markiert, werden diese Werte genommen.

Natürlich lassen sich diese Vorschläge überschreiben, letztendlich zählt für spätere Auswertungen auch nur die tatsächliche Stundenzahl, die in dieser Maske als Zeit dargestellt wird, in der Liste als Dezimalwert.

Beispiel:

2 h 30 min werden in der Liste als 2,5 h ausgewiesen.

Projektauswahl Das Auswahlfeld für Projekte zeigt nur solche Projekte, die nicht abgeschlos-sen wurden. Am einfachsten ist es, wenn Sie die ersten Buchstaben des Projektnamens eingeben und dann – wie in Windows üblich – den gezeigten Namen übernehmen. Klicken Sie für weitere Optionen auf das Wort Projekt:

- Ihre Projekt-Favoriten: Das sind die zuletzt benutzten Projekte und die Projekte, die Sie sich standardmäßig innerhalb Ihrer persönlichen Einstel-lungen definieren.

- Eine Zusatzoption erlaubt Ihnen die Anzeige und Sortierung nach Projekt-nummern:

Kunde Wählen Sie hier den dazugehörigen Kunden aus.

Vorgang Wählen Sie hier ein, dem Projekt angehörigem, Vorgang aus.

Tätigkeit Hier wählen Sie aus den definierten Tätigkeiten (dies sind Artikel mit der Option „Dienstleistungsartikel“) aus.

Kommentar Das Bildschirmfoto zeigt ein Beispiel für eine mögliche Anwendungsform: Sie als Mitarbeiter können über dieses Feld begründen, weshalb etwas länger dauerte als vorgesehen.


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Hier die Erklärungen zu den einzelnen Bausteinen der integrierten Zeiterfassung:

Die Übersicht work4all zeigt Ihnen standardmäßig die Übersicht über den aktuellen Tag. Über die Navigation im oberen Bereich lässt sich ein anderer Zeitraum einstellen. Bitte klicken Sie auf die Aktualisierung, um die Ansicht dann tatsächlich zu wechseln.

Es ist nicht möglich, innerhalb der Tabelle Werte zu ändern.

Der Tagesbalken Die beiden Einstellungen Heute und Gestern zeigen im unteren Bereich ein Balkendiagramm mit einer grafischen Ansicht der für diesen Tag erfolgten Zeiteinträge. Für Mehrtagesansichten (Woche etc.) ist dies nicht möglich.

Der Tagesbalken zeigt die Anfangszeit sowie das Projekt der einzelnen Einträge. Haben Sie einen Bereich (minimal ½ h) markiert, wird die Markie-rung für den neuen Eintrag übernommen (s.u.).

Der Beginn des Tagesbalkens lässt sich über Ihre persönlichen Einstellungen des Kalenders definieren.

Neue Einträge Klicken Sie in der Kopfleiste die Schaltfläche Neu, erscheint die Maske zur Zeiterfassung (s.u.).

Ändern von Einträgen Doppelklick oder Klick auf die Schaltfläche Öffnen ruft die Maske auf.

Die Maske zur Zeiterfassung

Zunächst ein wenig Theorie: work4all ist bei vielen Kunden als Controlling-Instrument im Einsatz. Dabei spricht man im Zusammenhang mit den Stunden der Mitarbeiter von Eigenleistungen und Kostenträgerrechnung:

Eigenleistungen bezeichnen in Abgrenzung zu den Fremdleistungen die Kosten, die durch Aufwen-dungen der festangestellten Mitarbeiter entstehen.

Kostenträger sind die Objekte in Ihrem Geschäftsleben, die „Kosten tragen“. Damit man dabei die wichtigen Dinge überwachen kann, definieren Sie die Kostenträger im laufenden Betrieb ständig selbst. In unserer Sprache benutzen wir Projekte als Kostenträger. So sind in dieser Maske zwei Sternchen für diese Pflichtfelder zu finden, denn ohne diese Daten kann man nichts auswerten.

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Web-Zeiterfassung

Die work4all Web-Zeiterfassung ermöglicht Ihnen – neben unserer konventionellen Zeiterfassung die Erfassung Ihrer Zeiten über eine Web-Oberfläche.

Web-Zeiterfassung starten

Wenn Sie die von Ihrem Administrator erhaltene URL in Ihrem Browser aufrufen, erscheint zunächst die Anmeldemaske. Diese funktioniert entsprechend der Anmeldemaske von work4all.

Tragen Sie Ihren work4all – Benutzernamen (Feld Bezeichnung in der Mitarbeitermaske) und Ihr Passwort ein. Durch einen Klick auf Start melden Sie sich an. Ein Datenbankprofil müssen Sie nicht pflegen.

Zeiten erfassen

Nach der Anmeldung erscheint die Eingabemaske zum Erfassen der Zeiten:

Um einen Kunden oder ein Projekt auszuwählen tippen sie einfach die Anfangsbuchstaben in das Eingabefeld ein. Nach der Eingabe des zweiten Buchstabens beginnt die Zeiterfassung mit der Suche und zeigt Ihnen die entsprechenden Ergebnisse an. Wählen Sie nun per Klick oder mit den Pfeiltasten den gewünschten Eintrag aus.

Tipp:

Sie können auch vor dem Kunden das Projekt auswählen. Wenn Sie dies tun und das gewählte Projekt einem Kunden zugeordnet ist, wird die Web-Zeiterfassung den zugeordneten Kunden direkt für Sie auswählen.

Nach erfolgreicher Auswahl erscheint die zugehörige Kunden- oder Projekt-Nummer rechts neben dem Eingabefeld. Mit der X-Schaltfläche können Sie Ihre Eingabe wieder löschen.

Hinweis:

Beachten Sie, dass Sie nur Projekte auswählen können, denen Sie in work4all zugeordnet sind. Zugeordnete Mitarbeiter steuern Sie in der Projektmaske unter der Registerkarte Mitarbeiter.

Nachdem Sie Kunde und Projekt gewählt haben, können Sie auf der rechten Seite Datum, Startzeit-punkt, Endzeitpunkt und Pausenzeiten eingeben.

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Web-Zeiterfassung

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Per Klick auf das Eingabefeld für Datum öffnet sich ein kleiner Kalender in dem Sie das gewünschte Datum komfortabel per Klick auswählen können.

Nachdem alles korrekt eingegeben wurde, Speichern Sie die erfasste Zeit über die ent-sprechende Schaltfläche.

War der Vorgang erfolgreich, öffnet sich die nebenstehende Meldung.

Haben Sie nicht alle benötigten Felder ausge-füllt oder ungültige Eingaben gemacht, werden die entsprechenden Felder per Klick auf die Speichern-Schaltfläche mit einem roten Rand kenntlich gemacht. Pflegen Sie in dem Fall die fehlenden Eingaben nach, und klicken Sie erneut auf Speichern.

Erfasste Zeiten ansehen

Mit Hilfe der Registerkarte Übersicht können Sie sich einen Überblick über eingetragene Zeiten ver-schaffen. Hier sehen Sie eine Liste aller erfassten Zeiten für den aktuellen Monat. Neben den erfassten Zeiten werden sowohl Urlaubstage als auch – falls Sie diese in den Generellen Einstellungen gepflegt haben – Feiertage angezeigt.

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Web-Zeiterfassung

Die work4all Web-Zeiterfassung ermöglicht Ihnen – neben unserer konventionellen Zeiterfassung die Erfassung Ihrer Zeiten über eine Web-Oberfläche.

Web-Zeiterfassung starten

Wenn Sie die von Ihrem Administrator erhaltene URL in Ihrem Browser aufrufen, erscheint zunächst die Anmeldemaske. Diese funktioniert entsprechend der Anmeldemaske von work4all.

Tragen Sie Ihren work4all – Benutzernamen (Feld Bezeichnung in der Mitarbeitermaske) und Ihr Passwort ein. Durch einen Klick auf Start melden Sie sich an. Ein Datenbankprofil müssen Sie nicht pflegen.

Zeiten erfassen

Nach der Anmeldung erscheint die Eingabemaske zum Erfassen der Zeiten:

Um einen Kunden oder ein Projekt auszuwählen tippen sie einfach die Anfangsbuchstaben in das Eingabefeld ein. Nach der Eingabe des zweiten Buchstabens beginnt die Zeiterfassung mit der Suche und zeigt Ihnen die entsprechenden Ergebnisse an. Wählen Sie nun per Klick oder mit den Pfeiltasten den gewünschten Eintrag aus.

Tipp:

Sie können auch vor dem Kunden das Projekt auswählen. Wenn Sie dies tun und das gewählte Projekt einem Kunden zugeordnet ist, wird die Web-Zeiterfassung den zugeordneten Kunden direkt für Sie auswählen.

Nach erfolgreicher Auswahl erscheint die zugehörige Kunden- oder Projekt-Nummer rechts neben dem Eingabefeld. Mit der X-Schaltfläche können Sie Ihre Eingabe wieder löschen.

Hinweis:

Beachten Sie, dass Sie nur Projekte auswählen können, denen Sie in work4all zugeordnet sind. Zugeordnete Mitarbeiter steuern Sie in der Projektmaske unter der Registerkarte Mitarbeiter.

Nachdem Sie Kunde und Projekt gewählt haben, können Sie auf der rechten Seite Datum, Startzeit-punkt, Endzeitpunkt und Pausenzeiten eingeben.

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Web-Zeiterfassung

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Hinweis

Beachten Sie, dass Sie auch an Feiertagen und Urlaubstagen Zeiten erfassen können. Feiertage und Urlaub werden nur zur besseren Übersicht angezeigt.

Wenn Sie einen anderen Monat anschauen möchten, klicken Sie im unteren Bereich einfach auf den entsprechenden Monat.

Einträge bearbeiten, löschen oder verdoppeln

Mit work4all können Sie erfasste Zeiten editieren, löschen oder verdoppeln. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechenden Symbole in der Zeile des Eintrags, den Sie bearbeiten möchten. Bitte beachten Sie, dass beim Verdoppeln einer erfassten Zeit der Eintrag direkt gespeichert wird.

Auswertung / Monatssoll

Im unteren Teil der Übersicht sehen Sie eine Auswertung über die erfassten Zeiten des gesamten Jahres. Neben den Ist-Werten sehen Sie auch die Soll-Werte, welche in work4all gepflegt werden können.

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Import von Projektzeiten

Falls Projektzeiten, z. B. in Ihrer Fertigung, über ein Fremdsystem erfasst werden, können diese Zeiterfassungseinträge bequem und schnell über einen Excel-Import nach work4all übergeben werden. Allgemeine Informationen zur Erfassung von Projektzeiten in work4all entnehmen Sie bitte dem Kapitel Zeiterfassung.

Aufbau der Importdatei

Um den Import so einfach wie möglich zu gestalten, bereiten Sie die Datei wie in unserer Muster-vorlage vor. Eine korrekte Benennung der Spalten sorgt dafür, dass beim Import die Daten automatisch erkannt werden.

Die Musterdatei können Sie über unseren Support erhalten. Bitte melden Sie sich dafür einfach per Mail an [email protected].

Folgende Felder sind Pflichtfelder, ohne diese Informationen können die Daten nicht importiert werden:

- Mitarbeitername und/oder Personalnummer - Projektname und/oder Projektnummer - Datum - Artikelname und/oder Artikelnummer der Tätigkeit - Von – Bis - Zeiten oder Anzahl (in Stunden)

In der Spalte Pause können Sie eine Pausenzeit (in Minuten) eintragen.

In der Spalte Bemerkung können Sie Ihren Kommentar zu den Projektzeiten erfassen.

Import der Zeiterfassungsdaten

Um den Import der Zeiterfassung zu starten, klicken Sie bitte auf Extras > Administration > Import > Zeiterfassung.

Web-Zeiterfassung

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Hinweis

Beachten Sie, dass Sie auch an Feiertagen und Urlaubstagen Zeiten erfassen können. Feiertage und Urlaub werden nur zur besseren Übersicht angezeigt.

Wenn Sie einen anderen Monat anschauen möchten, klicken Sie im unteren Bereich einfach auf den entsprechenden Monat.

Einträge bearbeiten, löschen oder verdoppeln

Mit work4all können Sie erfasste Zeiten editieren, löschen oder verdoppeln. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechenden Symbole in der Zeile des Eintrags, den Sie bearbeiten möchten. Bitte beachten Sie, dass beim Verdoppeln einer erfassten Zeit der Eintrag direkt gespeichert wird.

Auswertung / Monatssoll

Im unteren Teil der Übersicht sehen Sie eine Auswertung über die erfassten Zeiten des gesamten Jahres. Neben den Ist-Werten sehen Sie auch die Soll-Werte, welche in work4all gepflegt werden können.

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Anschließend öffnet sich diese Maske:

Übernahme der Datei

Wählen Sie nun über die Schaltfläche Datei öffnen die Datei mit den zu importierenden Daten aus. An den gelb hinterlegten Spaltenüberschriften können Sie erkennen, welche Spalten anhand der Überschrift automatisch zugeordnet werden konnten. Sollte bei einzelnen Spalten keine Zuordnung erfolgt sein, so können Sie diese per Klick in der Überschriftenzeile auswählen.

Sobald alle Daten stimmen, klicken Sie unten rechts auf Fertigstellen.

Sollte es beim Import zu Problemen kommen, öffnet work4all ein detailliertes Protokoll mit den aufgetretenen Unstimmigkeiten. Im folgenden Beispiel wurde kein Mitarbeiter mit der Personal-nummer 13 gefunden. work4all weist Sie auf den Fehler hin, übernimmt dennoch die restlichen Importzeilen (falls vorhanden).

Falls alles korrekt importiert wurde, bekommen Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung.

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Die importierten Zeiten finden Sie dann wie gewohnt in der Zeiterfassungsübersicht:

…sowie in der Detailansicht (Doppelklick auf den Zeiteintrag):

Importierte Zeiterfassungseinträge können nachträglich geändert oder ergänzt werden.

Wichtige Hinweise zum Import

Beim Import haben die Nummern immer Vorrang vor den Bezeichnungen. Für Kunde, Mitarbeiter, Artikel oder Projekt prüft work4all zunächst, ob Kundennummern, Artikelnummern, Personal-nummern bzw. Projektnummern vorhanden sind. Sollten diese Nummernfelder leer sein, werden die jeweiligen Namen verwendet. Importieren Sie sowohl die Bezeichnungen als auch die Nummern, wird nicht geprüft, ob diese Daten zueinander passen, also z. B. die Projektnummer zum Projektnamen.

Bei Kundenname muss die komplette Kurzbezeichnung eingegeben werden. Beispiel: work4all GmbH, Köln

Die Kosten sind die Gesamtkosten je Zeiterfassungseintrag. Eine Berechnung der Kosten aufgrund des Lohnsatzes oder Einstandspreises der Tätigkeit findet in diesem Fall nicht mehr statt.

Wenn in work4all im Projekt ein Kunde hinterlegt ist und keine Kundeninfos importiert werden, wird trotzdem der Projektkunde zugeordnet. Werden Kundendaten importiert, so werden diese auch dann übernommen, wenn sie vom Projektkunden abweichen.

Beim Import auftragsbezogener Projektzeiten muss der zugehörige Auftrag in work4all dem Projekt zugeordnet sein. Sollte der Auftrag nicht existieren oder nicht im Projekt auffindbar sein, bringt das Protokoll zum Import eine entsprechende Meldung.


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Anschließend öffnet sich diese Maske:

Übernahme der Datei

Wählen Sie nun über die Schaltfläche Datei öffnen die Datei mit den zu importierenden Daten aus. An den gelb hinterlegten Spaltenüberschriften können Sie erkennen, welche Spalten anhand der Überschrift automatisch zugeordnet werden konnten. Sollte bei einzelnen Spalten keine Zuordnung erfolgt sein, so können Sie diese per Klick in der Überschriftenzeile auswählen.

Sobald alle Daten stimmen, klicken Sie unten rechts auf Fertigstellen.

Sollte es beim Import zu Problemen kommen, öffnet work4all ein detailliertes Protokoll mit den aufgetretenen Unstimmigkeiten. Im folgenden Beispiel wurde kein Mitarbeiter mit der Personal-nummer 13 gefunden. work4all weist Sie auf den Fehler hin, übernimmt dennoch die restlichen Importzeilen (falls vorhanden).

Falls alles korrekt importiert wurde, bekommen Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung.

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Leistungs- und Zeitnachweis

Zeitmanagement und -controlling ist ein wichtiger Bestandteil von work4all.

In work4all steht Ihnen ein weiterer Standardreport für das Controlling der Zeiten Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung: der Abgleich von Kommt-Geht-Zeiten mit Projektzeiten.

Voraussetzungen

Voraussetzung für einen sinnvollen Einsatz sind die beiden Module Kommt-Geht-Zeiterfassung und Projekt-Zeiterfassung sowie deren Anwendung. Als Ergänzung sind die Ticketverwaltung und dort wiederum das Erfassen von Zeiten auf Tickets auswertbar.

Aufruf und Rechte

Wenn Sie die Kommt-Geht-Zeiterfassung einsetzen, wird der Nachweis über die folgende Schaltfläche im Desktop aufgerufen:

Alternativ hierzu steht die Auswertung innerhalb des Projektcontrollings zur Verfügung. In beiden Fällen benötigen Sie das Ansichtsrecht Projektcontrolling einsehen. Hat der Anwender dies nicht, kann er trotzdem seinen eigenen Leistungsnachweis einsehen.

Die Auswertung

Beim Aufruf sehen Sie standardmäßig Ihren eigenen „Wochenbericht“:

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Durch Klick auf das Foto oder alternativ hierzu den Namen in der Kopfleiste lässt sich der Mitarbeiter wechseln. Die Auswertung zeigt drei Zeiträume nebeneinander: den Tag oder die Woche, den Monat und das Kalenderjahr. Für alle Zahlen gilt: die Zahlen enden am letzten vollständigen Tag vor dem heutigen (gilt für die Woche, den Monat und das Jahr).

Nun zu den einzelnen Bereichen:

Zeiterfassung Bei diesen Zahlen handelt es sich um die Kommt-Geht-Werte. Die erste Zeile zeigt den erfassten Nettowert der Zeitkarte, anschließend folgen Urlaubs- und Krankheitstage (dargestellt in Stunden).

Die dann folgenden beiden Zeilen sind wichtig:

Sie sehen:

- Wie viele Stunden der Anwesenheitszeit wurden durch Projektstunden nachgewiesen?

- Im Prinzip: Wie ist das Verhältnis von produktiven zu unproduktiven Stunden?

Die zweite Analyse benötigt natürlich auch inhaltlich „produktive Projekte“, also Projekte, die der Firma Geld bringen. Wir werden diesen Punkt in Zukunft noch erweitern und den Projekten eine entsprechende Eigenschaft geben.

Projektzeiten Im zweiten Abschnitt sehen Sie (allerdings nur für den eingestellten ersten Zeitraum Woche oder Tag) eine Analyse der Projekte: an welchen Projekten hat der Mitarbeiter mit welchem Zeitanteil gearbeitet.

Die oben dargestellte Gesamt-Projektzeit wird also weiter aufgeschlüsselt.

Tickets Ticket-Details

Setzen Sie die Ticket-Verwaltung ein, lassen sich auch diese Daten in Zusammenhang mit dem Leistungsnachweis darstellen.

Im ersten Teil der Tabelle sehen Sie die Anzahl der erledigten Tickets gegliedert nach der Ticket-Art.

Im zweiten Teil der Tabelle („Details“) dann eine chronologische Aufstellung aller erledigten Tickets. Haben Sie zum Ticket auch die Zeit erfasst, finden Sie anhand des grafischen Balkens auch mit einem Blick die „Stundenfresser“:

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Zeitmanagement und -controlling ist ein wichtiger Bestandteil von work4all.

In work4all steht Ihnen ein weiterer Standardreport für das Controlling der Zeiten Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung: der Abgleich von Kommt-Geht-Zeiten mit Projektzeiten.

Voraussetzungen

Voraussetzung für einen sinnvollen Einsatz sind die beiden Module Kommt-Geht-Zeiterfassung und Projekt-Zeiterfassung sowie deren Anwendung. Als Ergänzung sind die Ticketverwaltung und dort wiederum das Erfassen von Zeiten auf Tickets auswertbar.

Aufruf und Rechte

Wenn Sie die Kommt-Geht-Zeiterfassung einsetzen, wird der Nachweis über die folgende Schaltfläche im Desktop aufgerufen:

Alternativ hierzu steht die Auswertung innerhalb des Projektcontrollings zur Verfügung. In beiden Fällen benötigen Sie das Ansichtsrecht Projektcontrolling einsehen. Hat der Anwender dies nicht, kann er trotzdem seinen eigenen Leistungsnachweis einsehen.

Die Auswertung

Beim Aufruf sehen Sie standardmäßig Ihren eigenen „Wochenbericht“:

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Projektabrechnung von Eigenleistungen

Über unsere Stunden-Erfassung lassen sich Eigenleistungen einem Projekt zuordnen. Im Programm gibt es hierfür mehrere Varianten der Erfassung. Lesen Sie hierzu das Kapitel Zeiterfassung.

In diesem Handbuch-Kapitel wird beschrieben, wie Sie aus den erfassten Stunden eine Abrechnung in Form einer automatisierten Rechnung erstellen.

Aufruf der Abrechnungsmaske

Wechseln Sie bitte zunächst zum Kunden-Schreibtisch und wählen Sie den Kunden aus, dem das Projekt zugeordnet wurde. Da Preisgruppen etc. des Kunden berücksichtigt werden, lassen sich nur Projekte mit Kundenzuordnung automatisiert abrechnen.

Eine Abrechnung mehrerer Projekte in einem Zug ist nicht möglich.

Markieren Sie das Projekt per Rechtsklick, und wählen Sie im Untermenü den Punkt Umwandeln in -> Rechnung.

Sie können auch im Projekt-Schreibtisch die Projektabrechnung starten, wenn das abzurechnende Projekt geöffnet ist.

Die Maske zur Abrechnung erscheint:

Eingrenzung des Abrechnungszeitraums

Im oberen Bereich wählen Sie aus den beiden verfügbaren Möglichkeiten der Eingrenzung aus:

- Wenn Ihre Mitarbeiter laufend Stunden (auch für zurückliegende Zeiträume) erfassen und Sie dabei nicht sicher sind, ob alles abgerechnet wurde, wählen Sie die erste Option Alle nicht abgerechneten Leistungen aus Zeitraum. Dabei kümmert sich work4all um bereits abgerechnete und nicht abgerechnete Leistungen.

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Projekt-Abrechnung von Eigenleistungen

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- Wenn Sie z. B. monatlich genau abrechnen und dies nach Abschluss aller Einträge tun, wählen Sie die zweite Option Alle Leistungen aus Zeitraum. Bereits abgerechnete Einträge werden dabei nicht berücksichtigt.

In beiden Fällen wird der letzte Monat als Zeitraum vorgeschlagen, das lässt sich natürlich individuell ändern. Neben den Datumsfeldern wird die Anzahl der nicht abgerechneten Leistungszeilen angezeigt (im oben abgebildeten Bildschirm steht die 3 hierfür):

Rechnungsdaten

Im unteren Bereich der Maske wählen Sie zunächst die Art der Abrechnung. Es sind vier Varianten verfügbar:

Chronologische Auflistung jeder einzelnen Leistung

Wie der Begriff es aussagt: Jede einzelne Leistung Ihrer Mitarbeiter wird als Rechnungsposition mit Datum und Mitarbeiter-Name aufgeführt. Das ist also die ausführlichste Form.

Gruppiert nach Mitarbeitern Für jeden einzelnen Mitarbeiter wird eine Summe seiner Stunden gebildet.

Gruppiert nach Tätigkeiten Für jede unterschiedliche Tätigkeit wird eine Summe gebildet.

Alle Leistungen summiert in einer Position

In diesem Fall wird nur eine einzige Rechnungsposition mit allen Stunden gebildet. Sie benötigen in diesem Fall normalerweise einen Zusatz-Report mit den Einzelnachweisen der Leistungen/Stunden. Ein Beispiel dazu finden Sie am Ende des Kapitels.

Chronologisch nach Auftragsposition

Ist selbsterklärend.

Weitere Einstellungen für die Rechnungsdaten

Alle abrechenbaren Kosten werden in einer Rechnung zusammengefasst.

In der Rechnung werden die Zeiteinheiten als Menge angegeben und nicht die Stunden.

Auftragsbezogene Abrechnung Ihrer Projektzeiten:

Bei der Abrechnung nach Auftrag können Sie im unteren Teil der Maske einen Auftrag des Projektes für die Abrechnung auswählen.

Aktivieren Sie zusätzlich die Option Abrechnung der Auftragspositionen, wenn die erfassten Zeiten bei der Abrechnung der Dienstleistungspositionen berücksichtigt werden sollen (siehe auch nachfolgenden Abschnitt).

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Projektabrechnung von Eigenleistungen

Über unsere Stunden-Erfassung lassen sich Eigenleistungen einem Projekt zuordnen. Im Programm gibt es hierfür mehrere Varianten der Erfassung. Lesen Sie hierzu das Kapitel Zeiterfassung.

In diesem Handbuch-Kapitel wird beschrieben, wie Sie aus den erfassten Stunden eine Abrechnung in Form einer automatisierten Rechnung erstellen.

Aufruf der Abrechnungsmaske

Wechseln Sie bitte zunächst zum Kunden-Schreibtisch und wählen Sie den Kunden aus, dem das Projekt zugeordnet wurde. Da Preisgruppen etc. des Kunden berücksichtigt werden, lassen sich nur Projekte mit Kundenzuordnung automatisiert abrechnen.

Eine Abrechnung mehrerer Projekte in einem Zug ist nicht möglich.

Markieren Sie das Projekt per Rechtsklick, und wählen Sie im Untermenü den Punkt Umwandeln in -> Rechnung.

Sie können auch im Projekt-Schreibtisch die Projektabrechnung starten, wenn das abzurechnende Projekt geöffnet ist.

Die Maske zur Abrechnung erscheint:

Eingrenzung des Abrechnungszeitraums

Im oberen Bereich wählen Sie aus den beiden verfügbaren Möglichkeiten der Eingrenzung aus:

- Wenn Ihre Mitarbeiter laufend Stunden (auch für zurückliegende Zeiträume) erfassen und Sie dabei nicht sicher sind, ob alles abgerechnet wurde, wählen Sie die erste Option Alle nicht abgerechneten Leistungen aus Zeitraum. Dabei kümmert sich work4all um bereits abgerechnete und nicht abgerechnete Leistungen.

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Möchten Sie für jeden Kunden, bei dem Sie bei diesem Projekt Zeiten erfasst haben, eine Rechnung erstellen, setzen Sie hier das Häkchen.

Es werden nur die Zeiten aus erledigten Tickets berücksichtigt. Auf erfasste Zeiten ohne Ticketzuordnung hat diese Einstellung keinen Einfluss, d. h. diese Zeiten werden mit abgerechnet.

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie den Abrechnungsstatus der Zeiterfassungseinträge im Projekt nicht ändern möchten. Auch eine Probe-Abrechnung lässt sich so gut durchführen.

Weitere Einstellungen für die Texte

Die gewünschten Daten werden in den Kopftext der Rechnung übernommen.

Die ersten beiden Optionen sind nur bei chronologischer Abrechnung möglich.

Bemerkungen aus Zeiterfassung: Der Erfasser der Leistungen hat die Möglichkeit, zusätzlich zur vorgegebenen Tätigkeit eine Bemerkung einzutragen. Diese Kommentare werden dann im Positionstext aufgeführt.

Langtexte aus Artikelstamm: Zeigt in jeder Rechnungsposition den Langtext der zugeordneten Tätigkeit.

Die dritte Option bezieht sich auf die Abrechnung nach Auftrag und zeigt den Auftragsbezug am Ende der Positionstexte.

Statistik- oder Abrechnungsartikel

In einigen Fällen weiß work4all nicht, welcher Artikel (meist intern) zu der Abrechnungsposition gehört. So etwa bei der Summierung aller Leistungen in einer Position oder auch bei zwischenzeitlich gelöschten Artikeln. Ordnen Sie deshalb diesen Artikel durch Klick auf die Schaltfläche einmalig zu.

Formatierung der Rechnung

Je nach Art der Rechnungserstellung wird nun also eine Rechnung mit einer oder mehreren Positionen generiert. Die Beschriftung der Rechnung ist dabei einheitlich mit Begriff und Zeitraum wie folgt:

Im Fenster im Schreibtisch lässt sich das Dokument gut identifizieren. Die Positionen sind je nach Ein-stellung ebenfalls aussagekräftig.

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Sie sehen anhand des Beispiels, dass die Zuordnung zum Artikel natürlich einige Daten automatisch generiert, wie etwa Preis oder Erlöskonto. Durch die individuelle Nutzung des Report-Generators lassen sich natürlich noch diverse Erweiterungen einstellen.

Auftragsbezogene Abrechnung der Projektzeiten

Der Kundenauftrag umfasst Dienstleistungen, die nach dem tatsächlichen Aufwand abgerechnet werden sollen, und weitere (normale) Artikel.

Die Projektzeiten werden auftrags- und positionsbezogen erfasst.

Bei der Projektabrechnung wählen Sie die Optionen Nach Auftrag abrechnen und Abrechnung der Auftragspositionen. Im unteren Bereich der Maske markieren Sie den passenden Auftrag.


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Möchten Sie für jeden Kunden, bei dem Sie bei diesem Projekt Zeiten erfasst haben, eine Rechnung erstellen, setzen Sie hier das Häkchen.

Es werden nur die Zeiten aus erledigten Tickets berücksichtigt. Auf erfasste Zeiten ohne Ticketzuordnung hat diese Einstellung keinen Einfluss, d. h. diese Zeiten werden mit abgerechnet.

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie den Abrechnungsstatus der Zeiterfassungseinträge im Projekt nicht ändern möchten. Auch eine Probe-Abrechnung lässt sich so gut durchführen.

Weitere Einstellungen für die Texte

Die gewünschten Daten werden in den Kopftext der Rechnung übernommen.

Die ersten beiden Optionen sind nur bei chronologischer Abrechnung möglich.

Bemerkungen aus Zeiterfassung: Der Erfasser der Leistungen hat die Möglichkeit, zusätzlich zur vorgegebenen Tätigkeit eine Bemerkung einzutragen. Diese Kommentare werden dann im Positionstext aufgeführt.

Langtexte aus Artikelstamm: Zeigt in jeder Rechnungsposition den Langtext der zugeordneten Tätigkeit.

Die dritte Option bezieht sich auf die Abrechnung nach Auftrag und zeigt den Auftragsbezug am Ende der Positionstexte.

Statistik- oder Abrechnungsartikel

In einigen Fällen weiß work4all nicht, welcher Artikel (meist intern) zu der Abrechnungsposition gehört. So etwa bei der Summierung aller Leistungen in einer Position oder auch bei zwischenzeitlich gelöschten Artikeln. Ordnen Sie deshalb diesen Artikel durch Klick auf die Schaltfläche einmalig zu.

Formatierung der Rechnung

Je nach Art der Rechnungserstellung wird nun also eine Rechnung mit einer oder mehreren Positionen generiert. Die Beschriftung der Rechnung ist dabei einheitlich mit Begriff und Zeitraum wie folgt:

Im Fenster im Schreibtisch lässt sich das Dokument gut identifizieren. Die Positionen sind je nach Ein-stellung ebenfalls aussagekräftig.

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In den Rechnungspositionen wird dann der tatsächliche Aufwand für die Dienstleistungen (hier: Beratung) berücksichtigt. Die Mengen der „normalen“ Artikel bleiben unverändert.

Positionen mit Dienstleistungsartikeln, für die im ausgewählten Zeitraum keine Zeiten erfasst wurden, werden bei dieser Art der Projektabrechnung nicht in die Rechnungspositionen übernommen. Zusätzlich erbrachte Leistungen, die im Auftrag noch nicht enthalten waren, werden als Rechnungspositionen unter einer gesonderten Überschrift Weitere Leistungen aufgeführt.

Möchten Sie Ihrem Kunden eine Übersicht Ihrer Projektzeiten als Leistungsnachweis schicken? Dann können Sie im Projekt-Schreibtisch über das DATEI-Menü verschiedene Druckvarianten auswählen.

Hier ein Ausgabebeispiel:

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Leistungsabrechnung über Projekte, Aufträge und Zeiterfassung

Zur Abrechnung von Dienstleistungen sind grundsätzlich zwei Wege in work4all möglich:

- Die erste Variante besteht im Erfassen von Lieferscheinen und anschließender Umwandlung in Rechnung.

- Die zweite Variante ist Thema dieses Infoblattes: die erfassten Projektzeiten werden dem Kunden gegenüber abgerechnet.

Das Ganze wird hier anhand eines Beispiels aus dem Bereich Geo-Ingenieure dargestellt, gilt aber natürlich prinzipiell für alle Dienstleister.

Voraussetzungen

Sie benötigen Dienstleistungsartikel mit Einheit Tag oder Stunde. Sie benötigen Projekte. Sie benötigen Aufträge, in denen der Kundenauftrag hinterlegt ist. Ihre Mitarbeiter müssen Ihre Stunden auf den Auftrag und auch auf die Position buchen. Hier die Positionen des Auftrags, auf das sich die nachfolgenden Vorgänge beziehen:

Stundenerfassung

Ihre Mitarbeiter erfassen nun die tatsächlichen Stunden innerhalb unserer Projekt-Zeiterfassung. Auch hier ein Beispiel als Screenshot:

Abrechnung

Ihre Abrechnung dem Kunden gegenüber kann nun natürlich vielfältig sein. Vermutlich werden Sie sogar für einzelne (meist größere) Kunden genau nach deren Vorgaben abrechnen und die


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In den Rechnungspositionen wird dann der tatsächliche Aufwand für die Dienstleistungen (hier: Beratung) berücksichtigt. Die Mengen der „normalen“ Artikel bleiben unverändert.

Positionen mit Dienstleistungsartikeln, für die im ausgewählten Zeitraum keine Zeiten erfasst wurden, werden bei dieser Art der Projektabrechnung nicht in die Rechnungspositionen übernommen. Zusätzlich erbrachte Leistungen, die im Auftrag noch nicht enthalten waren, werden als Rechnungspositionen unter einer gesonderten Überschrift Weitere Leistungen aufgeführt.

Möchten Sie Ihrem Kunden eine Übersicht Ihrer Projektzeiten als Leistungsnachweis schicken? Dann können Sie im Projekt-Schreibtisch über das DATEI-Menü verschiedene Druckvarianten auswählen.

Hier ein Ausgabebeispiel:

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Darstellung der geleisteten Stunden entsprechend aufbereiten. Beim ersten Kunden ist das eine Liste der Stunden als Anhang zur Rechnung, beim nächsten einzelne Positionszeilen.

Folgende Abrechnungsformen bietet Ihnen work4all an, wenn Sie auf dem Desktop das entsprechende Projekt auswählen und per Rechtsklick wandeln in Rechnung:

Durch die Zusatzoptionen sind eine Reihe von Rechnungsvarianten möglich, die an dieser Stelle nicht einzeln dargestellt werden. Bitte sprechen Sie mit unserem Dozenten vor Ort über die unterschiedlichen Möglichkeiten (auch in Verbindung mit den Reports).

Die letzte Option („Chronologisch nach Auftragsposition“) führt zu folgenden Positionen in der Rechnung:

Folgende Dinge sind vermutlich hilfreich für Ihre Abrechnung:

- Die Option „Alle Positionen aufführen“ wurde gesetzt. Dadurch zeigt die Rechnung alle Positionen des Ursprungsauftrags, auch wenn es gar keine Leistung (im Leistungszeitraum) gab.

- Die tatsächlichen Leistungen werden bei der Ursprungsposition als interne Positionen gezeigt (Farbe leicht gräulich). Man kann die Bezugsposition durch Klick auf das Plus-Zeichen aufklappen.

- Die Ursprungsposition enthält als Anzahl/Menge die Summe der Leistungszeilen. Der Einzelpreis ist natürlich immer noch der aus dem Auftrag.

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- Die Leistungspositionen enthalten detaillierte Angaben zur Person, Datum/Uhrzeit und vielleicht auch zu den tatsächlichen Tätigkeiten (Option „Langtexte aus Artikelstamm“) sowie den manuell erfassten Zusatztexten (Option „Bemerkung aus Zeiterfassung“).

- Die Leistungspositionen werden standardmäßig nicht ausgedruckt – Sie benötigen hier eine kleine kostenpflichtige Erweiterung an Ihrem Rechnungsformular.

- Haben Sie im Auftrag mit Tagessätzen gerechnet, in der Zeiterfassung jedoch per Stunde abgerechnet (was nicht anders geht), rechnet work4all die Ursprungsposition nach Stunde um (geteilt durch 8).

- Der Preis der Leistungsnachweispositionen wird automatisch genullt. - Gibt es im Ursprungsauftrag Stücklisten, lehnt work4all diese Form der Abrechnung ab.

Abrechnungszeitraum

Bei den meisten Dienstleistern ist eine monatliche Abrechnung im Nachhinein üblich. Idealerweise stellen Sie also den abgelaufenen Monat ein und wechseln dann von Kundenprojekt zu Kundenprojekt:

work4all merkt sich diesen eingestellten Zeitraum und zeigt neben der Datumsauswahl die Anzahl der erfassten Zeiten (im Beispiel: die Zahl 3). Die Checkbox „Abrechnung nicht speichern“ erlaubt Ihnen Probedurchgänge. Ist der Haken nicht gesetzt, werden die Leistungen als „abgerechnet“ markiert und erscheinen nicht wieder.

Die chronologische monatliche Abrechnung führt dazu, dass Sie lückenlose Abrechnungen erstellen und so jederzeit den Überblick über die Abrechnungslage behalten:


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Darstellung der geleisteten Stunden entsprechend aufbereiten. Beim ersten Kunden ist das eine Liste der Stunden als Anhang zur Rechnung, beim nächsten einzelne Positionszeilen.

Folgende Abrechnungsformen bietet Ihnen work4all an, wenn Sie auf dem Desktop das entsprechende Projekt auswählen und per Rechtsklick wandeln in Rechnung:

Durch die Zusatzoptionen sind eine Reihe von Rechnungsvarianten möglich, die an dieser Stelle nicht einzeln dargestellt werden. Bitte sprechen Sie mit unserem Dozenten vor Ort über die unterschiedlichen Möglichkeiten (auch in Verbindung mit den Reports).

Die letzte Option („Chronologisch nach Auftragsposition“) führt zu folgenden Positionen in der Rechnung:

Folgende Dinge sind vermutlich hilfreich für Ihre Abrechnung:

- Die Option „Alle Positionen aufführen“ wurde gesetzt. Dadurch zeigt die Rechnung alle Positionen des Ursprungsauftrags, auch wenn es gar keine Leistung (im Leistungszeitraum) gab.

- Die tatsächlichen Leistungen werden bei der Ursprungsposition als interne Positionen gezeigt (Farbe leicht gräulich). Man kann die Bezugsposition durch Klick auf das Plus-Zeichen aufklappen.

- Die Ursprungsposition enthält als Anzahl/Menge die Summe der Leistungszeilen. Der Einzelpreis ist natürlich immer noch der aus dem Auftrag.

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Planüberschreitung bei der Erfassung von Eigenleistungen

Innerhalb der Vorgänge ist es möglich, Planwerte (Stunden oder Tage) gezielt im Auge zu behalten. Dies betrifft in erster Linie den Projektleiter/Controller. Aber auch der Erfasser der Stunden kann sich eine Information zur Abarbeitung des Vorgangs aufrufen.

Voraussetzungen

Sie benötigen Vorgänge und Planwerte innerhalb der Vorgänge. Die Mitarbeiter müssen ihre Stunden auf Vorgänge buchen.

Außerdem ist die Zeiterfassung vom Administrator so eingestellt, dass Vorgänge auf Überbuchung geprüft werden. Ansonsten wird die Überbuchung von work4all nicht kontrolliert.

Überbuchung der Vorgänge

Innerhalb der Projekt-Vorgangsmaske kann der Projektleiter das Überbuchen einzelner Vorgänge grundsätzlich erlauben oder nicht.

Aktivieren Sie bei Bedarf die entsprechende Schaltfläche.

Ist das Überbuchen des Vorgangs nicht möglich, kommt eine Systemmeldung, sobald die Zeiterfassung für diesen Vorgang den Planwert überschreitet. Es können keine weiteren Zeiten auf den Vorgang gebucht werden.

Darstellung in der Zeiterfassung

Möchten Sie sich in der Zeiterfassung über die Soll- und Ist-Werte zu den Vorgängen informieren? Dann klicken Sie rechts neben der Vorgangsauswahl auf das i-Symbol. Anschließend erscheint die Übersicht der Planwerte und der bereits erfassten Stunden zu allen Vorgängen dieses Projekts. Außerdem wird angezeigt, ob die Überbuchung des Vorgangs erlaubt ist.

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Per Mausklick auf die Überschrift Anzeige in h können Sie zwischen Stunden und Tagen wechseln. Diese Einstellung merkt work4all sich.

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Innerhalb der Vorgänge ist es möglich, Planwerte (Stunden oder Tage) gezielt im Auge zu behalten. Dies betrifft in erster Linie den Projektleiter/Controller. Aber auch der Erfasser der Stunden kann sich eine Information zur Abarbeitung des Vorgangs aufrufen.

Voraussetzungen

Sie benötigen Vorgänge und Planwerte innerhalb der Vorgänge. Die Mitarbeiter müssen ihre Stunden auf Vorgänge buchen.

Außerdem ist die Zeiterfassung vom Administrator so eingestellt, dass Vorgänge auf Überbuchung geprüft werden. Ansonsten wird die Überbuchung von work4all nicht kontrolliert.

Überbuchung der Vorgänge

Innerhalb der Projekt-Vorgangsmaske kann der Projektleiter das Überbuchen einzelner Vorgänge grundsätzlich erlauben oder nicht.

Aktivieren Sie bei Bedarf die entsprechende Schaltfläche.

Ist das Überbuchen des Vorgangs nicht möglich, kommt eine Systemmeldung, sobald die Zeiterfassung für diesen Vorgang den Planwert überschreitet. Es können keine weiteren Zeiten auf den Vorgang gebucht werden.

Darstellung in der Zeiterfassung

Möchten Sie sich in der Zeiterfassung über die Soll- und Ist-Werte zu den Vorgängen informieren? Dann klicken Sie rechts neben der Vorgangsauswahl auf das i-Symbol. Anschließend erscheint die Übersicht der Planwerte und der bereits erfassten Stunden zu allen Vorgängen dieses Projekts. Außerdem wird angezeigt, ob die Überbuchung des Vorgangs erlaubt ist.

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Teilfertige Leistungen im Projekt

Bitte beachten Sie: dieses Infoblatt ist ab Herbst 2019 nicht auf dem neuesten Stand und wird durch einen neuen Vorgang innerhalb des Plankalenders ersetzt.

Thema dieses Infoblatts sind teilfertige Leistungen in der Produktion oder auch bei Dienstleistungs-projekten, also bei Eigenleistungen. Sie benötigen hierfür Projekte und Vorgänge. Wenn Sie Ihre Daten wie in dem nachfolgenden Beispiel pflegen, stehen Ihnen standardmäßig zwei Auswertungen zur Verfügung:

Die Liste „Soll-Ist-Auswertung nach Abarbeitungsgrad auf Vorgangsebene“ für mehrere Projekte und (Frühindikator-Liste) Weak-Signals sowie die Berechnung von Ist-Arbeitszeit, Restarbeitszeit und Abarbeitungsgrad.

Beispiel:

Sie produzieren für Ihren Kunden WMB in Einzelfertigung einen speziellen Roboter zur Endlackierung. Auftrag Nr. 130045 beinhaltet diese Maschine mit folgender Auftrags-Position:

Sie sehen: Eine einzige Position ohne Kostenaufteilung. Die Kalkulation haben Sie über das Kalkulationsmodul von work4all erstellt und dem Projekt hinterlegt, aber Sie ist nicht Bestandteil des Auftrags. Die Mitarbeiter der Produktion denken „in Projekten“, orientieren sich also auch nicht am Auftrag oder der Kalkulation (mit Ausnahme des Projektleiters).

Im Projekt wurden die Vorgänge detailliert hinterlegt:

Der Planwert für alle Vorgänge zusammen ergibt 95 Tage Ingenieur-Leistung sowie 25.000,- € Kosten für das Material. Den Gesamt-Planwert für die Eigenleistungen sehen Sie auch unter den Vorgängen.

Vorgangsdaten

Jeder Vorgang innerhalb des Projekts hat seine Planwerte. Für das Kosten-Controlling und den Überblick über das Projekt am wichtigsten sind die Planwerte für die Eigenleistungen:

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Bitte beachten Sie, dass diese drei Werte miteinander synchronisiert sind, also letztendlich das Gleiche aussagen:

„Wir brauchen für den Vorgang Phase 4: Typdaten erstellen 10 Tage.“

Auch dies ist ja ein kalkulatorischer, vorausschauender Wert. Deshalb sollte er im Verlauf des Projekts nicht geändert werden. Nutzen Sie hierfür die Methode der Rückmeldung von Abarbeitungsgraden.

Abarbeitungsgrad und Prognose

Haben Sie in einem Vorgang begonnen zu arbeiten, fallen über die Stundenerfassung entsprechende Ist-Werte an. Diese können Sie manuell bewerten, also dem System eine Information rückmelden, was der entsprechende Ist-Wert für die tatsächliche Dauer bedeutet.


Der oben abgebildete Projektvorgang „Phase 4: Typdaten erstellen“ wurde mit 10 Tagen kalkuliert. Sie haben 48 Stunden (6 Tage) am Projektvorgang gearbeitet und geben manuell einen Abarbeitungs-grad von 50% ein. Daraufhin erstellt work4all eine Prognose von 12 Tagen für die endgültige Fertig-stellung:

Diese Darstellung finden Sie sowohl innerhalb der Projektmaske, als auch in der Übersicht aller Projekte. Die rote Darstellung der einzelnen Zeile zeigt an, dass Sie das Ziel-Soll (bei Beibehaltung des „Arbeitstempos“) so nicht erreichen werden.

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Bitte beachten Sie: dieses Infoblatt ist ab Herbst 2019 nicht auf dem neuesten Stand und wird durch einen neuen Vorgang innerhalb des Plankalenders ersetzt.

Thema dieses Infoblatts sind teilfertige Leistungen in der Produktion oder auch bei Dienstleistungs-projekten, also bei Eigenleistungen. Sie benötigen hierfür Projekte und Vorgänge. Wenn Sie Ihre Daten wie in dem nachfolgenden Beispiel pflegen, stehen Ihnen standardmäßig zwei Auswertungen zur Verfügung:

Die Liste „Soll-Ist-Auswertung nach Abarbeitungsgrad auf Vorgangsebene“ für mehrere Projekte und (Frühindikator-Liste) Weak-Signals sowie die Berechnung von Ist-Arbeitszeit, Restarbeitszeit und Abarbeitungsgrad.

Beispiel:

Sie produzieren für Ihren Kunden WMB in Einzelfertigung einen speziellen Roboter zur Endlackierung. Auftrag Nr. 130045 beinhaltet diese Maschine mit folgender Auftrags-Position:

Sie sehen: Eine einzige Position ohne Kostenaufteilung. Die Kalkulation haben Sie über das Kalkulationsmodul von work4all erstellt und dem Projekt hinterlegt, aber Sie ist nicht Bestandteil des Auftrags. Die Mitarbeiter der Produktion denken „in Projekten“, orientieren sich also auch nicht am Auftrag oder der Kalkulation (mit Ausnahme des Projektleiters).

Im Projekt wurden die Vorgänge detailliert hinterlegt:

Der Planwert für alle Vorgänge zusammen ergibt 95 Tage Ingenieur-Leistung sowie 25.000,- € Kosten für das Material. Den Gesamt-Planwert für die Eigenleistungen sehen Sie auch unter den Vorgängen.

Vorgangsdaten

Jeder Vorgang innerhalb des Projekts hat seine Planwerte. Für das Kosten-Controlling und den Überblick über das Projekt am wichtigsten sind die Planwerte für die Eigenleistungen:

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Erfassen des Abarbeitungsgrades

Vermutlich werden Sie Ihre Projektverantwortlichen zum periodischen Erfassen des Abarbeitungs-grades der verantwortlichen Projekte auffordern. Ein wöchentlicher Rhythmus ist dabei üblich.

Um den Wert zu erfassen, öffnen Sie die Vorgangmaske und geben dort den Abarbeitungsgrad ein.

Alternativ klicken Sie den Vorgang in der Vorgangsliste mit der rechten Maustaste an …

… und nehmen dort die Rückmeldung zum Abarbeitungsgrad vor:

Die Bedienung per Mausklick (Pfeile nach oben und unten) springt mit jeweils 10 Prozent. Speichern Sie zum Abschluss die Daten über die Schaltfläche oben links ab. Dabei wird auch ein Änderungs-Datensatz geschrieben, den Sie dann später im unteren Bereich in einer Tabelle sehen.

Auswertung für mehrere Projekte

Innerhalb der Projektliste wurde zusätzlich eine Registerkarte zur gesammelten Auswertung der teil-fertigen Leistungen erstellt:

Hier ist momentan die Auswertung Eigenleistungen, Soll-/Ist und Prognose nach Vorgängen verfügbar. Diese sieht folgendermaßen aus:

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Projektkalkulation

Zielgruppe für diesen Teil unserer Software sind Dienstleister, die Projekte kalkulieren (vorkalkulieren oder nachkalkulieren). Dabei werden sowohl Fremd- als auch Eigenleistungen berücksichtigt. Die Kalkulation richtet sich nach den Kosten der Artikel/Produkte/Dienstleistungen sowie ggf. nach den Zu- und Abschlägen.


Alle Kosten von Dienstleistern lassen sich in der Regel in zwei Gruppen einteilen:

- Fremdleistungen: Dies sind die Kosten, die eine Fremdfirma verursacht. Sie erhalten eine Ein-gangsrechnung!

- Eigenleistungen: Dies sind die Kosten, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen des Projektes durch Ihre Stunden verursachen. Die Überprüfung der Ist-Kosten in diesem Bereich ist einzig und allein durch Erfassen der Stunden zu bewerkstelligen.

Beide Kostenarten werden in unserem ERP-Bereich durch Artikel (auch: Produkt oder Dienstleistung genannt) dargestellt. Innerhalb des Projekts lassen sich diese Bausteine kalkulatorisch anwenden.

Soll-Ist-Vergleich und Kalkulation

In diesem Kapitel wird lediglich das Thema Kalkulation besprochen. Selbstverständlich ist die Kalkula-tion Basis des Soll-Ist-Vergleichs, aber auch isoliert und ohne Erfassen der Ist-Kosten ist die Kalkulation zu benutzen. Gleiches gilt in umgekehrter Richtung (also: nur Ist-Kosten erfassen, aber keine Soll-Kosten vordefinieren).

Die Kalkulation ist in der Regel identisch mit den Soll-Werten. Allerdings können Sie in work4all auch mehrere Kalkulationen innerhalb eines Projektes anlegen, sodass in diesem Fall nur eine dieser Kalku-lationen planungswirksam ist.

Auf Basis der ermittelten Kosten kann eine Vielzahl wichtiger Fragen beantwortet werden, beispiels-weise ob es günstiger ist, eine bestimmte Leistung selbst zu erstellen oder über den Markt zu be-ziehen, ob beim aktuellen Preis ausreichende Gewinne erwirtschaftet werden können, zu welchen Preisen man eine bestimmte Leistung anbieten soll bzw. kann etc.

Es handelt sich bei der Kalkulation also um ein internes Dokument, dass die Vorstufe zum Angebot bildet.

Aufruf der Kalkulationsmaske

Rufen Sie das Projekt auf, zu dem Sie eine Kalkulation erstellen möchten.

Nun klicken Sie wie gewohnt auch das Plus im Infofenster Kalkulation.


3

Erfassen des Abarbeitungsgrades

Vermutlich werden Sie Ihre Projektverantwortlichen zum periodischen Erfassen des Abarbeitungs-grades der verantwortlichen Projekte auffordern. Ein wöchentlicher Rhythmus ist dabei üblich.

Um den Wert zu erfassen, öffnen Sie die Vorgangmaske und geben dort den Abarbeitungsgrad ein.

Alternativ klicken Sie den Vorgang in der Vorgangsliste mit der rechten Maustaste an …

… und nehmen dort die Rückmeldung zum Abarbeitungsgrad vor:

Die Bedienung per Mausklick (Pfeile nach oben und unten) springt mit jeweils 10 Prozent. Speichern Sie zum Abschluss die Daten über die Schaltfläche oben links ab. Dabei wird auch ein Änderungs-Datensatz geschrieben, den Sie dann später im unteren Bereich in einer Tabelle sehen.

Auswertung für mehrere Projekte

Innerhalb der Projektliste wurde zusätzlich eine Registerkarte zur gesammelten Auswertung der teil-fertigen Leistungen erstellt:

Hier ist momentan die Auswertung Eigenleistungen, Soll-/Ist und Prognose nach Vorgängen verfügbar. Diese sieht folgendermaßen aus:

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Projektkalkulation

2

Kalkulationsschema

Die Maske unterscheidet sich nur sehr gering von der Angebotsmaske. Gehen Sie also so vor, als würden Sie ein Angebot erfassen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Angebote im ERP Handbuch.

In der Registerkarte Positionen fügen Sie alle Artikel, Dienstleistungen usw. ein, die Sie für Ihre Kalkulation benötigen. Wie im Angebot steht Ihnen als letzte Registerkarte eine Auswertung zur Verfügung, mit der Sie ggf. unterschiedliche Kalkulationen miteinander vergleichen können.

Eigen- und Fremdleistungen erfassen

Im Focus der Maske steht das Definieren der zur Kalkulation gehörenden Fremd- und Eigenleistungen. Hierfür stehen Ihnen die Artikelgruppen sowie die Artikelliste zur Verfügung.

Im Beispiel sehen Sie die Daten einer Agentur:

- Eine erste Obergruppe zeigt die Eigenleistungen mit den Untergruppen Messebetreuung, Projekt-planung etc. Als Handwerker finden Sie hier Begriffe wie „Montage“.

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Projektkalkulation

3

- Die zweite Obergruppe zeigt mit einigen Untergruppen die Fremdleistungen, in unserem Beispiel also Malerarbeiten. Fremdleistungen sind auch die Materialien, die projektbezogen erworben bzw. verbraucht werden.

- Rechts daneben dann die Artikel/Dienstleistungen selbst.

Per Doppelklick wählen Sie einen Artikel für die Kalkulation aus. Er wird in die obere Tabelle einge-fügt. Dies kann ggf. mehrfach (beliebig oft) geschehen, damit Sie die Texte jeweils individuell über-schreiben und die Kalkulation für unterschiedlichste „Einmalleistungen“ anpassen können. Sie benö-tigen also lediglich Platzhalter im Artikelbereich.

Die Komponenten der Kalkulation

Die obere Tabelle bildet Artikelgruppen und Artikel nacheinander ab. Die Artikelgruppen erscheinen automatisch und lassen sich nicht manipulieren, die Artikel können mit Ihren einzelnen Bestandteilen überschrieben werden:

Anz. Die Anzahl der Leistung der entsprechenden Position. Standardmäßig wird die Zahl 1 eingetragen. Ändern Sie diese, wird die Zeile neu kalkuliert (Rohertrag, Gesamtpreis etc.)

Bezeichnung Der Text des Artikels wird übernommen, kann danach beliebig überschrieben werden. Im beschriebenen Beispiel lautet die Bezeichnung des Artikels neutral „Moderator“, anschließend ergänzen Sie dies durch den Namen des Moderators.

EK-Preis | € Der Einzelpreis der Kosten für die Anzahl 1. Dieser Wert wird manuell erfasst.

Einzelpreis | € Der Einzelpreis im Verkauf für die Anzahl 1. Dieser Wert wird aus den Stamm-daten des ausgewählten Artikels übernommen.

Rab %. Der Rabattsatz in Prozent auf den ausgewiesenen Verkaufspreis. Eine Eingabe wird auch für die jeweilige Art interpretiert: Die Zeile ist mit Eingabe des Rabatt-satzes eine Eigenleistung!

Zus. % Zuschlag in Prozent: mit Eingabe eines Wertes wird die Zeile automatisch zur Fremdleistung.

Beispiel für eine Zuschlagsberechnung:

EK: 100,- € Zuschlag: 5 %

VK: 105,- €

G-Preis Der errechnete Verkaufspreis inkl. Rabatt.

Eine zusätzliche Betrachtung ist die Auswertung: Hier finden Sie summierte Informationen über Ihre erstellte Kalkulation:

Projektkalkulation

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Kalkulationsschema

Die Maske unterscheidet sich nur sehr gering von der Angebotsmaske. Gehen Sie also so vor, als würden Sie ein Angebot erfassen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Angebote im ERP Handbuch.

In der Registerkarte Positionen fügen Sie alle Artikel, Dienstleistungen usw. ein, die Sie für Ihre Kalkulation benötigen. Wie im Angebot steht Ihnen als letzte Registerkarte eine Auswertung zur Verfügung, mit der Sie ggf. unterschiedliche Kalkulationen miteinander vergleichen können.

Eigen- und Fremdleistungen erfassen

Im Focus der Maske steht das Definieren der zur Kalkulation gehörenden Fremd- und Eigenleistungen. Hierfür stehen Ihnen die Artikelgruppen sowie die Artikelliste zur Verfügung.

Im Beispiel sehen Sie die Daten einer Agentur:

- Eine erste Obergruppe zeigt die Eigenleistungen mit den Untergruppen Messebetreuung, Projekt-planung etc. Als Handwerker finden Sie hier Begriffe wie „Montage“.

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Projektkalkulation

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Im oberen Bereich der Tabelle sehen Sie die Artikel ihrer Kalkulation sortiert nach der Artikelart, so-wie eine Gegenüberstellung Ihrer Kosten und Einnahmen. Außerdem sehen Sie getrennte Informatio-nen für die Eigenleistungen, die Fremdleistungen, sowie den dazugehörigen Rohertrag.

Zur Berechnung des Deckungsbeitrages schalten Sie bitte auf die gleichnamige Ansicht oberhalb der Tabelle um.

Für weitere Informationen zum Deckungsbeitrag und detaillierte Beschreibungen zu den einzelnen Funktionen in der Symbolleiste, lesen Sie bitte das Kapitel Angebot und Deckungsbeitragsrechnung im ERP Handbuch.

Projektkalkulation in ein Angebot umwandeln

Hier die Voraussetzungen für die Umwandlung

- Sie haben eine Kalkulation beim Projekt hinterlegt. - Das Projekt hat einen Standard-Kunden.

Nun ziehen Sie einfach innerhalb des Schreibtischs beim involvierten Kunden das Projekt ins Fenster Angebote:

Oder Sie machen einen Rechtsklick auf die Kalkulation die Sie in ein Angebot umwandeln möchten:

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Projektkalkulation

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Das Ergebnis

Die Umwandlung der Kalkulationspositionen überträgt zeilenweise die kalkulierten Artikel. Dabei wird der ggf. veränderte Text des Artikels berücksichtigt. Alle Einkaufs- und Verkaufspreise sowie die Rabatte werden eingefügt, sodass das Angebot im Ergebnis der Kalkulation entspricht:

Weitere Funktionen des Infofensters

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Kalkulation, im Infofenster stehen Ihnen weitere Funktionen zu Verfügung.

Projektkalkulation

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Im oberen Bereich der Tabelle sehen Sie die Artikel ihrer Kalkulation sortiert nach der Artikelart, so-wie eine Gegenüberstellung Ihrer Kosten und Einnahmen. Außerdem sehen Sie getrennte Informatio-nen für die Eigenleistungen, die Fremdleistungen, sowie den dazugehörigen Rohertrag.

Zur Berechnung des Deckungsbeitrages schalten Sie bitte auf die gleichnamige Ansicht oberhalb der Tabelle um.

Für weitere Informationen zum Deckungsbeitrag und detaillierte Beschreibungen zu den einzelnen Funktionen in der Symbolleiste, lesen Sie bitte das Kapitel Angebot und Deckungsbeitragsrechnung im ERP Handbuch.

Projektkalkulation in ein Angebot umwandeln

Hier die Voraussetzungen für die Umwandlung

- Sie haben eine Kalkulation beim Projekt hinterlegt. - Das Projekt hat einen Standard-Kunden.

Nun ziehen Sie einfach innerhalb des Schreibtischs beim involvierten Kunden das Projekt ins Fenster Angebote:

Oder Sie machen einen Rechtsklick auf die Kalkulation die Sie in ein Angebot umwandeln möchten:

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Soll-Ist-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene stellt geplante und tatsächliche Werte, in einem bestimmten Zeitraum, gegenüber. Dabei werden Eigen- und Fremdleistungen, sowie Kosten und Erlöse mitein-ander verglichen.

Aufruf

Unter etc. Controlling finden Sie das Projektcontrolling:

Über die Kurztaste Strg+Shift+P gelangen Sie aus dem Schreibtisch heraus am schnellsten in die Maske. Wählen Sie dort dann die Auswertung Soll-Ist-Vergleich.

Wenn Sie ein Projekt im Schreitisch offen haben können Sie auch aus den Stammdatenbereich heraus den Soll-Ist-Vergleich öffnen:


Im oberen Bereich der Maske können Sie verschiedene Einstellungen für die Auswertung vornehmen.

Wählen Sie ein Projekt für den der Soll-Ist-Vergleich gestartet werden soll.

Mit der oberen Schaltfläche gelangen Sie in die Projektliste, darunter werden Ihnen Ihre letzten aufgerufenen Projekte angezeigt.

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Soll-Ist-Vergleich

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Zeitraumfilter

Beim Start steht der Zeitraum immer auf Gesamter Zeitraum. Die Einstellung lässt sich aber mit Klick auf das Drop-Down Menü ändern. Um eine individuellen Zeitraum einzustellen, klicken Sie auf die oberen beiden Datumsfelder.

Hier lassen sich weitere Einstellungen vornehmen. Über die Pfeile können Sie die Spalten vergrößern und verkleinern.

Exportieren Sie hier Ihre Auswertung nach Excel.

Die Auswertung

Hier legen Sie die Auswertungskriterien des Soll-Ist-Vergleichs fest.

Entscheiden Sie hier, ob Ihr Soll-Ist-Vergleich nach Kosten- und Erlösarten oder nach Konten ausgewertet werden soll. Die Ansicht ändert sich dementsprechend. Die Standardauswertung ist unabhängig von Konten und Kostenstellen.

Aus welchen ERP-Dokumenten die Plan-Zahlen von Eigen-, Fremdleistungen und Erlöse gezogen werden sollen, wählen Sie hier.

Durch Klick auf die Häkchen können Sie die Zeilen in der Ansicht ein- und ausblenden.

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Soll-Ist-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene stellt geplante und tatsächliche Werte, in einem bestimmten Zeitraum, gegenüber. Dabei werden Eigen- und Fremdleistungen, sowie Kosten und Erlöse mitein-ander verglichen.

Aufruf

Unter etc. Controlling finden Sie das Projektcontrolling:

Über die Kurztaste Strg+Shift+P gelangen Sie aus dem Schreibtisch heraus am schnellsten in die Maske. Wählen Sie dort dann die Auswertung Soll-Ist-Vergleich.

Wenn Sie ein Projekt im Schreitisch offen haben können Sie auch aus den Stammdatenbereich heraus den Soll-Ist-Vergleich öffnen:


Im oberen Bereich der Maske können Sie verschiedene Einstellungen für die Auswertung vornehmen.

Wählen Sie ein Projekt für den der Soll-Ist-Vergleich gestartet werden soll.

Mit der oberen Schaltfläche gelangen Sie in die Projektliste, darunter werden Ihnen Ihre letzten aufgerufenen Projekte angezeigt.

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Soll-Ist-Vergleich

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Hier entscheiden Sie welcher Werte für die Erlöse verwendet werden soll.

Das Budget, welches Sie in der Projektmaske pflegen können oder Ausgangsrechnungen, die Sie zum Projekt erfassen.

Nach Klick auf Aktualisieren wird Ihre Auswertung erstellt:

Die Liste zeigt Plan- und Ist-Zahlen der Kosten und Erlöse, die auf das Projekt erfasst wurden. Bei den Kosten wird noch zwischen Eigen- und Fremdleistung unterschieden. Die Differenz zwischen Plan- und Ist-Zahlen wird in der letzten Spalte der Tabelle angezeigt. Die unterste Zeile zeigt ein Saldo zwischen Kosten und Erlösen.

Plan Ist

Eigenleistung Unabhängig davon, welches ERP-Dokument Sie für die Berechnung der Planzahlen verwendet haben, werden alle Positionen berücksichtigt, die eine Dienstleistung darstellen. D.h., es werden die Positionen als Eigenleistung gewertet, die als Einheit Stunden oder Tage haben.

Folgende Einheiten werden berücksichtigt: st, std., h, stunden, hours, hour, tg, tg., tag, tage, t, d, days, day (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.)

Die Ist-Zahlen der Eigenleistungen stammen aus der Zeiterfassung. Die Anzahl der erfassten Kosten und Stunden auf das Projekt werden hier angezeigt.

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Soll-Ist-Vergleich

4

Dabei werden interne Positionen und Komponenten von aufgelösten Stücklisten mitberücksichtigt.

Die Planzahlen der Eigenleistungen zeigen ein-mal den Wert in €, also die gesamten Kosten und die Anzahl der Stunden.

Bei Einheiten für Tage wird dieser Wert x 8 gerechnet und in die Planzahlen übernommen.

Beispiel:

Anzahl= 2,5 tage > Eigenleistung h = 20 Stunden

Fremdleistungen Die Plan-Zahlen für Fremdleistungen/Material kommen auch aus dem gewählten ERP-Doku-ment unter Optionen. Alle Positionen, die eine andere Einheit als die Eigenleistung haben, z.B. St., St, m (s.o.) werden hier aufgeführt. Wie auch bei den Eigenleistungen, werden hier die EK-Preise in der Auswertung dargestellt.

Dabei werden interne Positionen und Komponenten von aufgelösten Stücklisten mitberücksichtigt.

Der Ist- Wert zeigt den Netto-Betrag Ihrer Eingangsrechnungen, die dem Projekt zugeordnet sind.

Offene Bestellungen

Es gibt keine Planwerte bei Bestellungen. Werte für offene Bestellungen werden nur im Ist-Bereich aufgeführt.

Erlöse Der Planwert der Erlöse stammt aus den VK-Preisen des gewählten ERP-Dokuments. Hier werden sowohl Fremdleistungen als auch Eigenleistungen berücksichtigt.

Je nach Einstellung kann hier auch das Projektbudget angezeigt werden.

In der Ist-Spalte wird der Wert der erfassten Ausgangsrechnungen ange-zeigt. Die Rechnungen werden jedoch erst berücksichtigt, wenn Sie ins Rechnungsausgangsbuch übernommen wurden.

Saldo Der Saldo zeigt die Differenz zwischen Kosten und Erlösen der Plan-Spalte.

Der Saldo zeigt die Differenz zwischen Kosten und Erlösen der Ist-Spalte.

Soll-Ist-Vergleich

3

Hier entscheiden Sie welcher Werte für die Erlöse verwendet werden soll.

Das Budget, welches Sie in der Projektmaske pflegen können oder Ausgangsrechnungen, die Sie zum Projekt erfassen.

Nach Klick auf Aktualisieren wird Ihre Auswertung erstellt:

Die Liste zeigt Plan- und Ist-Zahlen der Kosten und Erlöse, die auf das Projekt erfasst wurden. Bei den Kosten wird noch zwischen Eigen- und Fremdleistung unterschieden. Die Differenz zwischen Plan- und Ist-Zahlen wird in der letzten Spalte der Tabelle angezeigt. Die unterste Zeile zeigt ein Saldo zwischen Kosten und Erlösen.

Plan Ist

Eigenleistung Unabhängig davon, welches ERP-Dokument Sie für die Berechnung der Planzahlen verwendet haben, werden alle Positionen berücksichtigt, die eine Dienstleistung darstellen. D.h., es werden die Positionen als Eigenleistung gewertet, die als Einheit Stunden oder Tage haben.

Folgende Einheiten werden berücksichtigt: st, std., h, stunden, hours, hour, tg, tg., tag, tage, t, d, days, day (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.)

Die Ist-Zahlen der Eigenleistungen stammen aus der Zeiterfassung. Die Anzahl der erfassten Kosten und Stunden auf das Projekt werden hier angezeigt.

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Kosten- und Erlösansicht

Die hier beschriebene Projektauswertung zeigt Ihnen die Kosten und Erlöse für Ihr Projekt in einem bestimmten Zeitraum. Die Kosten werden nach Fremd- und Eigenleistung getrennt. Die Erlöse basie-ren selbstverständlich aus den Rechnungen, die bereits ins Rechnungsausgangsbuch übernommen wurden. Der Rohertrag zeigt die Differenz zwischen Kosten und Erlösen.

Aufruf

Das Projektcontrolling ist im Schreibtisch und unter etc. zu finden:

Über die Kurztaste Strg+Shift+P sind Sie aus dem Schreibtisch am schnellsten in der Maske. Wählen Sie dort dann die zweite Auswertung Kosten- und Erlösansicht, Summen.


Bevor Sie die Ansicht aktualisieren, können Sie die Auswertung nach bestimmten Kriterien filtern:

Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit der Filterung nach Projektgruppen. Damit können Sie sich nur eine bestimmte Projekt-gruppe anzeigen lassen.

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2

Zeitraumfilter

Beim Start des Projektcontrollings steht der Zeitraum immer auf dem aktuellen Jahr. Die Einstellung lässt sich aber mit einem Klick auf das Auswahlmenü ändern.

Hier lassen sie weitere Einstellungen vornehmen. Über die Pfeile kön-nen Sie die Spalten vergrößern und verkleinern.

Projekt-Status

Der Gruppenfilter lässt sich sehr gut mit dem Statusfilter kombinieren.

Klicken Sie einfach den Status an, den Sie sehen möchten.

Die Liste

Nachdem Sie alle notwendigen Filter gesetzt haben, klicken Sie auf Aktualisieren:

Im Bereich der Eigenleistungen sehen Sie alle Kosten, die Sie über die Zeiterfassung für das jeweilige Projekt angelegt haben. Die Spalte Fremdleistungen zeigt die erfassten Eingangsrechnungen. Die dritte Spalte des rosa Bereichs zeigt die gesamten Kosten der Fremd- und Eigenleistungen.

Der grüne Bereich zeigt die Erlöse, also die von Ihnen gestellten Rechnungen an. Damit der Rech-nungsbetrag angezeigt wird, muss die Rechnung bereits ins Rechnungsausgangsbuch übernommen worden sein.

Die Differenz zwischen Erlös und Kosten wird durch den Rohertrag dargestellt.

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Die hier beschriebene Projektauswertung zeigt Ihnen die Kosten und Erlöse für Ihr Projekt in einem bestimmten Zeitraum. Die Kosten werden nach Fremd- und Eigenleistung getrennt. Die Erlöse basie-ren selbstverständlich aus den Rechnungen, die bereits ins Rechnungsausgangsbuch übernommen wurden. Der Rohertrag zeigt die Differenz zwischen Kosten und Erlösen.

Aufruf

Das Projektcontrolling ist im Schreibtisch und unter etc. zu finden:

Über die Kurztaste Strg+Shift+P sind Sie aus dem Schreibtisch am schnellsten in der Maske. Wählen Sie dort dann die zweite Auswertung Kosten- und Erlösansicht, Summen.


Bevor Sie die Ansicht aktualisieren, können Sie die Auswertung nach bestimmten Kriterien filtern:

Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit der Filterung nach Projektgruppen. Damit können Sie sich nur eine bestimmte Projekt-gruppe anzeigen lassen.

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Erlösansicht nach Monaten

Die hier beschriebene Projektauswertung zeigt Ihnen lediglich Werte aus dem Bereich der Erlöse. Für die Ist-Zahlen ist das recht einfach: Die Rechnung muss lediglich dem Projekt zugeordnet werden. Die Planwerte bei dieser Auswertung jedoch verlangen ein wenig organisatorische Disziplin: Sie basieren auf den Auftragszahlen und den damit verbundenen Umsatz-Planwerten.

Lesen Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel „Zahlungstermine verwalten“ im ERP-Handbuch.

Aufruf

Das Projektcontrolling ist auf dem Schreibtisch von work4all und unter etc. zu finden:

Über die Kurztaste STRG-Shift-P sind Sie aus dem Schreibtisch am schnellsten in der Maske. Wählen Sie dort dann die zweite Auswertung Erlösansicht nach Monaten.


Bevor Sie die Ansicht aktualisieren, stellen Sie die Auswertung nach Ihren Wünschen ein. Hier die einzelnen Möglichkeiten:

Projektgruppen

Am linken Bildschirmrand erscheint bei dieser Auswertung die Möglichkeit der Filterung nach Projektgruppen. Damit haben Sie die Möglichkeit, z.B. nur die aktuellen Projekte in den Fokus der Auswertung zu bringen.

In unserem Beispiel links sehen Sie unser Projekt-Geschäft: Die Neu-kundenprojekte wurden gruppiert, und so lassen sich Plan- und Ist-Erlöse aus diesem Bereich unserer Firma sehr einfach losgelöst vom sonstigen Geschäft untersuchen.

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2

Projekt-Status

Die Gruppenfilterung lässt sich sehr gut kombinieren mit den Status-Filtern. Selbstverständlich erscheinen an dieser Stelle die Statuswerte, die Sie vordefiniert haben. Im einfachsten Fall Abgeschlossen oder Laufendes Projekt.

Option Abgeschlossene Aufträge anzeigen

Möglicherweise möchten Sie in den Planwerten die abgeschlossenen Aufträge nicht mehr sehen. Entfernen Sie in diesem Fall die standard-mäßig gesetzte Markierung.

Gleiches gilt für die Geleisteten Anzahlungen anzeigen.

Der Zeitraum wird beim Start automatisch eingestellt:

- Hat das zweite Halbjahr begonnen, wird ein ganzes Jahr beginnend mit dem 01.07. gezeigt.

- Ansonsten wird das komplette Kalenderjahr angezeigt.

Diese Einstellung lässt sich ändern, aber denken Sie daran, dass z.B. ein Monatsfilter nicht mit dem dargestellten Jahreszeitraum korrespondiert.

Die Liste

Aktualisieren Sie nun die Darstellung durch Klick auf die große grüne Schaltfläche:

Die Darstellung zeigt monatsweise Soll- und Istwerte nebeneinander. Zeilen und Spalten sind darüber hinaus summiert (graue Felder). Es handelt sich natürlich um Netto-Werte.

Folgende Rückschlüsse erlaubt diese Erlösansicht:

- Sie haben automatisch Planzahlen im Projektbereich. Ihre Projektleiter sind allerdings gezwun-gen, die Zahlen durch korrekte Aufträge zu hinterlegen. Idealerweise erhält auch der Kunde die Auftragsbestätigung als Dokument, für die Korrektheit der Auswertung spielt das jedoch keine Rolle.

- Unterschiedlichste Gliederungen der Projektgruppen erlauben maximale Flexibilität. So etwa die Darstellung nach Bereichen („Wie sehen die Zahlen für die Kostenstelle xy aus?“)

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Die hier beschriebene Projektauswertung zeigt Ihnen lediglich Werte aus dem Bereich der Erlöse. Für die Ist-Zahlen ist das recht einfach: Die Rechnung muss lediglich dem Projekt zugeordnet werden. Die Planwerte bei dieser Auswertung jedoch verlangen ein wenig organisatorische Disziplin: Sie basieren auf den Auftragszahlen und den damit verbundenen Umsatz-Planwerten.

Lesen Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel „Zahlungstermine verwalten“ im ERP-Handbuch.

Aufruf

Das Projektcontrolling ist auf dem Schreibtisch von work4all und unter etc. zu finden:

Über die Kurztaste STRG-Shift-P sind Sie aus dem Schreibtisch am schnellsten in der Maske. Wählen Sie dort dann die zweite Auswertung Erlösansicht nach Monaten.


Bevor Sie die Ansicht aktualisieren, stellen Sie die Auswertung nach Ihren Wünschen ein. Hier die einzelnen Möglichkeiten:

Projektgruppen

Am linken Bildschirmrand erscheint bei dieser Auswertung die Möglichkeit der Filterung nach Projektgruppen. Damit haben Sie die Möglichkeit, z.B. nur die aktuellen Projekte in den Fokus der Auswertung zu bringen.

In unserem Beispiel links sehen Sie unser Projekt-Geschäft: Die Neu-kundenprojekte wurden gruppiert, und so lassen sich Plan- und Ist-Erlöse aus diesem Bereich unserer Firma sehr einfach losgelöst vom sonstigen Geschäft untersuchen.

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- Die Gegenüberstellung von Soll- und Istwerten hilft dabei, dass Rechnungen nicht „vergessen“ werden.

- Verschiebungen sind gut erkennbar. Woran sie liegen, ist dann zu klären. - Das Ausblenden der abgeschlossenen Aufträge macht dann Sinn, wenn der Fokus auf der Rest-

planung liegt: „Was ist noch offen bzw. nicht geleistet?“. Ansonsten ist das Ausblenden der Soll-werte aus unserer Sicht eher kontraproduktiv. Selbst (oder gerade) dann, wenn Planzahlen und Ist-Zahlen oft auseinanderlaufen.

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3. R

ESSO

UR

CEN

PLA

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NG


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- Die Gegenüberstellung von Soll- und Istwerten hilft dabei, dass Rechnungen nicht „vergessen“ werden.

- Verschiebungen sind gut erkennbar. Woran sie liegen, ist dann zu klären. - Das Ausblenden der abgeschlossenen Aufträge macht dann Sinn, wenn der Fokus auf der Rest-

planung liegt: „Was ist noch offen bzw. nicht geleistet?“. Ansonsten ist das Ausblenden der Soll-werte aus unserer Sicht eher kontraproduktiv. Selbst (oder gerade) dann, wenn Planzahlen und Ist-Zahlen oft auseinanderlaufen.

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Vorgänge und Plantermine

Die beiden Überschriften dieses Kapitels werden an diversen Stellen oft benutzt und werden deshalb einmal in diesem Infoblatt gesondert erklärt. Sowohl Vorgänge als auch Plantermine haben eine eigene Maske, beide werden in diesem Kapitel besprochen.

Vorgänge

Der Vorgang stellt die logische Ebene unterhalb des Projekts dar – genau wie bei Microsoft Projekt. Er hat unbedingt ein Anfang und ein Ende, ansonsten handelt es sich um einen Gliederungspunkt (kein Anfang/Ende) oder einen Meilenstein (nur ein festes Datum).

Hier die entsprechende Maske:

Über diesen Weg können Sie die Bezeichnung eines Vorgangs nun auch ändern – das geht aus der vorherigen Maske nicht. Außerdem erscheinen in der Vorgangsmaske einige neue Felder:

Gliederung Wenn Sie mit Gliederungspunkten arbeiten, können Sie die Zuordnung eines Vorgangs oder eines Meilensteins an dieser Stelle ändern.

Per Drag&Drop geht das ebenfalls in der grafischen Übersicht: Ziehen Sie den Balken einfach auf den neuen Gliederungspunkt. Ergebnis:

Abarbeitung Während der Abarbeitung eines Vorgangs kann der Abarbeitungsgrad erfasst werden, um die Prognose für die Restzeit zu ermitteln. Lesen Sie hierzu das Kapitel Teilfertige Leistungen im Projekt. Außerdem markieren Sie hier, wenn der Vorgang abgeschlossen ist bzw. ob der Vorgang über die Planzeit hinaus bebucht werden darf.

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Planwert/Stunden

Planwert/ Tage

Planwert/ Monate

Hier geben Sie Ihren Planwert für den Vorgang ein. Bitte beachten Sie, dass die drei Werte miteinander synchronisiert sind, also letztendlich das gleiche aussagen.

Bemerkung Manche Arbeitsschritte oder Vorgänge benötigen detaillierte Angaben. Im unteren Teil der Maske können Sie dies eingeben.

Speichern Sie den Vorgang über Speichern und Schließen.

Die Plantermine

Der Plantermin ist das Pendant zum „echten Termin“. Die Unterscheidung zwischen den beiden Terminarten können Sie im Prinzip frei handhaben – es ist ein einzelnes Merkmal. Intern sind die Daten identisch.

Im Plankalender kann man die beiden Terminarten jedoch unabhängig voneinander ein- und ausblenden und so zum Beispiel die festen Dinge (Termin beim Kunden) von eher noch freien Zeiteinteilungen abgrenzen („in KW 45 sollen die Aufbauten verschraubt werden“).

Hier die Maske, die von einigen Stellen aus aufgerufen wird:

Betreff / Inhalt Die Bezeichnung ist zunächst identisch mit dem Namen des Vorgangs, Sie können diese aber durch einen Rechtsklick auf Betreff / Inhalt ändern. Da diese Bezeichnung beim Mitarbeiter im Kalender oder in sonstigen Listen erscheint, ist eine detaillierte Bezeichnung ggf. wünschenswert.

Von/bis

Kalkulatorische Dauer

Ursprünglich setzt work4all die Ressource für die gesamte Dauer des Vorgangs ein. Hier lässt sich das ändern. Gibt es Lücken in diesem Zeitraum, erstellen Sie mehrere Vorgangszuordnungen, also auch mehrfach das Drag & Drop durchführen.

Die kalkulatorische Dauer errechnet sich durch den Terminzeitraum.

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Die beiden Überschriften dieses Kapitels werden an diversen Stellen oft benutzt und werden deshalb einmal in diesem Infoblatt gesondert erklärt. Sowohl Vorgänge als auch Plantermine haben eine eigene Maske, beide werden in diesem Kapitel besprochen.

Vorgänge

Der Vorgang stellt die logische Ebene unterhalb des Projekts dar – genau wie bei Microsoft Projekt. Er hat unbedingt ein Anfang und ein Ende, ansonsten handelt es sich um einen Gliederungspunkt (kein Anfang/Ende) oder einen Meilenstein (nur ein festes Datum).

Hier die entsprechende Maske:

Über diesen Weg können Sie die Bezeichnung eines Vorgangs nun auch ändern – das geht aus der vorherigen Maske nicht. Außerdem erscheinen in der Vorgangsmaske einige neue Felder:

Gliederung Wenn Sie mit Gliederungspunkten arbeiten, können Sie die Zuordnung eines Vorgangs oder eines Meilensteins an dieser Stelle ändern.

Per Drag&Drop geht das ebenfalls in der grafischen Übersicht: Ziehen Sie den Balken einfach auf den neuen Gliederungspunkt. Ergebnis:

Abarbeitung Während der Abarbeitung eines Vorgangs kann der Abarbeitungsgrad erfasst werden, um die Prognose für die Restzeit zu ermitteln. Lesen Sie hierzu das Kapitel Teilfertige Leistungen im Projekt. Außerdem markieren Sie hier, wenn der Vorgang abgeschlossen ist bzw. ob der Vorgang über die Planzeit hinaus bebucht werden darf.

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Die Dauer des Plantermins kann ganztags, vormittags oder nachmittags sein. Auch freie Zeitvorgaben sind möglich. Die Uhrzeiten für Vormittag (9 bis 13 Uhr) bzw. Nachmittag (13 bis 17 Uhr) sind vorgegeben. Als Administrator können Sie eine abweichende Startzeit für die jeweilige Zeitspanne vorgeben, wenn z. B. die Vormittags-schicht bereits um 8 Uhr beginnen soll. Klicken Sie dazu auf das kleine Pünktchen rechts neben dem Bis-Feld.

Bemerkungen Abhängig von Ihrem Workflow können detaillierte Angaben zur Art der Einsatzplanung an dieser Stelle gemacht werden.

Ort Fügen Sie hier den Ort des Vorgangs hinzu, falls dieser von Interesse für Ihre weitere Planung ist.

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Vorgangsschemata

Zentraler Bestandteil unserer Projekte sind Vorgänge. Diese kann man manuell anlegen aber sie lassen sich auch über Arbeitspakete oder Aufträge automatisiert anlegen.

Mit den Schemata für Vorgänge bietet work4all eine weitere Funktion zum automatisierten Anlegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie eine zeitliche Ablauffolge in Bezug auf ein Referenzdatum hinterlegen können.

Zwei Beispiel-Szenarios

Wie üblich möchten wir das Thema auch in diesem Fall durch Beispiele aus der Praxis erklären. Hier die beiden Szenarios:

work4all Wir selbst benutzen die Vorgangsschemata folgendermaßen:

Gewinnen wir einen Neukunden, wird dieser zum Projekt. Wir hinterlegen den Auftrag und könnten die Dienstleistungen des Auftrags durch Wandlung zu Vorgängen werden lassen. Dabei ist allerdings der zeitliche Faktor unklar und muss jeweils manuell hinterlegt werden. Deshalb haben wir uns ein Schema angelegt, das die einzelnen Vorgänge und die zeitliche Abfolge beinhaltet.

Bei einigen Vorgängen lassen wir das Plan-Datum sogar weg, weil es erst im Lauf des Projekts festgelegt wird.

Messebau Hier liegt der Nutzen noch klarer auf der Hand:

Im Auftrag eines Messebauers finden sich oft keine Details zu den Dienstleistungen. Möglicherweise ist hier sogar nur ein Komplettpreis aufgeführt. Deshalb ist das separate Schema der Vorgänge der eindeutig bessere Weg: Planung, CAD, Transport, Aufbau etc. werden aufgrund eines Standard-Vorgehens in Bezug auf den Messetermin automatisch angelegt.

Basis sind folgende Feld-Definitionen in der Projektmaske:

Definition der Schemata

Die Schemata legen Sie mit Administrator-Rechten im Projekt-Schreibtisch an. Wechseln Sie bitte zur Registerkarte Vorgänge und klicken Sie dann das Plus-Zeichen:

Wählen Sie Vorgangsschemata bearbeiten aus. Die entsprechende Maske erscheint. Klicken Sie hier zunächst auf Neue Vorlage und geben Sie der Vorlage einen Namen:


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Die Dauer des Plantermins kann ganztags, vormittags oder nachmittags sein. Auch freie Zeitvorgaben sind möglich. Die Uhrzeiten für Vormittag (9 bis 13 Uhr) bzw. Nachmittag (13 bis 17 Uhr) sind vorgegeben. Als Administrator können Sie eine abweichende Startzeit für die jeweilige Zeitspanne vorgeben, wenn z. B. die Vormittags-schicht bereits um 8 Uhr beginnen soll. Klicken Sie dazu auf das kleine Pünktchen rechts neben dem Bis-Feld.

Bemerkungen Abhängig von Ihrem Workflow können detaillierte Angaben zur Art der Einsatzplanung an dieser Stelle gemacht werden.

Ort Fügen Sie hier den Ort des Vorgangs hinzu, falls dieser von Interesse für Ihre weitere Planung ist.

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Vorgangsschemata

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Nun legen Sie im unteren Bereich die einzelnen Vorgänge an. Hierzu klicken Sie auf das kleine Plus rechts oberhalb der Tabelle. Es sind drei unterschiedliche Varianten möglich – wie bei den Vorgängen selbst. Geben Sie die Zeilen am besten in der richtigen Reihenfolge ein (obwohl sich die Vorgänge durch Drag-Drop auch noch in der Reihenfolge verändern lassen):

Hier zwei Beispielzeilen für den Bereich Messebau:

Der Bezug besteht dabei aus mehreren Feldern, die in folgendes ermöglichen:

Sie können sich auf jedes einzelne Datumsfeld des Projekts beziehen. Falls Sie die Felder umbenannt haben, erscheinen Ihre individuellen Benennungen.

Sie können sich auf den Anfang oder das Ende des Vorgängers (also des Vorgangs vor dem aktuellen) beziehen.

Sie können den Bezug entfallen lassen („-nicht planen-“), um dies dann später manuell nachzuholen.

Die Dauer des Vorgangs wird zum Beginn hinzugezählt und bildet dann den neuen Vorgang. Ressourcen (siehe Generelle Einstellungen > Tabellen > Projekte > Ressourcenklassen) und

Verantwortlichkeit (der verantwortliche Mitarbeiter) werden ebenfalls hier definiert. Beides kann auch leer vordefiniert werden.

Haben Sie sich bei der Anlage vertan oder hat sich der Ablauf geändert, so können Sie durch Klick auf das kleine x-Symbol eine komplette Zeile aus Ihrer Vorlage löschen.

Speichern Sie zum Abschluss das Schema.

Auswahl der Schemata

Die Auswahl erfolgt im Projektschreibtisch über das Plus-Zeichen im Register Vorgänge per Klick auf das gewünschte Schema:

Es ist möglich, ein weiteres Schema zu benutzen. So lassen sich nacheinander einzelne Vorgänge individuell kombinieren. Die Funktion heißt dann „anfügen“ statt „anwenden“:

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Plantafel

Der Begriff der Plantafel wird sowohl im Bereich der Fertigungssteuerung, als auch bei der Einsatz-planung von Dienstleistern benutzt. Gedanklich kann man sich dabei wirklich an der physikalischen Plantafel mit Magneten etc. orientieren. Sinn und Zweck ist der schnelle Überblick und das Zeit-management von Projekten, Mitarbeitern und Maschinen.

Begriffe und Einschränkungen

Der Begriff Plantafel beschreibt zwei unterschiedliche Darstellungen in work4all:

- Die Plantafel PROJEKT zeigt (zeilenweise) eine Übersicht aller Projekte. Dabei werden die Vorgänge der Projekte farbig dargestellt.

- Die Plantafel MITARBEITER zeigt Ressourcen in Beziehung zu Projekten und Vorgängen.

Es ist nicht möglich, in work4all ohne Projekte und ohne Vorgänge mit der Plantafel zu arbeiten. Eine reine Einsatzplanung für Aufträge geht also nicht.

Voraussetzungen

Um mit der Plantafel arbeiten zu können, legen Sie als Administrator zunächst in den Generellen Einstellungen (Tabellen – Projekte) die Ressourcenklassen an:

Mit dem „Colour“-Button (in Spalte C) können Sie Ihr eigenes Farbschema festlegen.

Jeder Mitarbeiter wird in der Mitarbeitermaske (genau) einer Ressourcenklasse zugeordnet:

Ein gutes Schema für die Ressourcenklassen ist also unabdingbar. Lassen Sie sich gerne von uns beraten.

Pflegen Sie bei Ihren Projekten die 4 Datumsfelder in der Projektmaske (Register Allgemeines):

Legen Sie in den Projekten Vorgänge mit den passenden Ressourcenklassen an (Register Vorgänge). Wenn sich der Projektablauf standardisieren lässt, arbeiten Sie dabei mit Vorgangsschemata. Lesen Sie dazu bitte die separaten Handbuchkapitel Plankalender sowie Vorgangsschemata.

Aufruf

Die Plantafel wird im Projekt-Schreibtisch aufgerufen:

Vorgangsschemata

2

Nun legen Sie im unteren Bereich die einzelnen Vorgänge an. Hierzu klicken Sie auf das kleine Plus rechts oberhalb der Tabelle. Es sind drei unterschiedliche Varianten möglich – wie bei den Vorgängen selbst. Geben Sie die Zeilen am besten in der richtigen Reihenfolge ein (obwohl sich die Vorgänge durch Drag-Drop auch noch in der Reihenfolge verändern lassen):

Hier zwei Beispielzeilen für den Bereich Messebau:

Der Bezug besteht dabei aus mehreren Feldern, die in folgendes ermöglichen:

Sie können sich auf jedes einzelne Datumsfeld des Projekts beziehen. Falls Sie die Felder umbenannt haben, erscheinen Ihre individuellen Benennungen.

Sie können sich auf den Anfang oder das Ende des Vorgängers (also des Vorgangs vor dem aktuellen) beziehen.

Sie können den Bezug entfallen lassen („-nicht planen-“), um dies dann später manuell nachzuholen.

Die Dauer des Vorgangs wird zum Beginn hinzugezählt und bildet dann den neuen Vorgang. Ressourcen (siehe Generelle Einstellungen > Tabellen > Projekte > Ressourcenklassen) und

Verantwortlichkeit (der verantwortliche Mitarbeiter) werden ebenfalls hier definiert. Beides kann auch leer vordefiniert werden.

Haben Sie sich bei der Anlage vertan oder hat sich der Ablauf geändert, so können Sie durch Klick auf das kleine x-Symbol eine komplette Zeile aus Ihrer Vorlage löschen.

Speichern Sie zum Abschluss das Schema.

Auswahl der Schemata

Die Auswahl erfolgt im Projektschreibtisch über das Plus-Zeichen im Register Vorgänge per Klick auf das gewünschte Schema:

Es ist möglich, ein weiteres Schema zu benutzen. So lassen sich nacheinander einzelne Vorgänge individuell kombinieren. Die Funktion heißt dann „anfügen“ statt „anwenden“:

128

Plantafel

2

Anschließend lässt sich eine der beiden Darstellungsformen auswählen. Standardmäßig ist die Plantafel PROJEKT voreingestellt. work4all merkt sich Ihre letzte Einstellung und startet beim nächsten Mal wiederum mit dieser Ansichtsform.

Sie können gleichzeitig beide Darstellungen öffnen. Dabei empfehlen sich dann natürlich zwei Bildschirme.

Voraussetzungen und Beispiel-Szenarios

Wie bereits kurz erwähnt: ohne Projekte und ohne Vorgänge lässt sich die Plantafel nicht nutzen. Am Anfang steht also sicher die Frage: Was ist Projekt? Was ist Vorgang?

Klingt einfach, führt aber oft zu längeren Diskussionen. Deshalb hier zur Vereinfachung einige Beispiel-Szenarios:

Beispiel-Szenario 1

Branche Architektur/Hausbau

Sie planen und entwerfen Häuser, machen Bauanträge und steuern das tatsächliche Projekt. In diesem Fall ist das Projekt natürlich klar („ERWEITERUNG KINDERGARTEN, Bitburg“), auch die Vorgänge liegen auf der Hand (Entwurf, Bauantrag, Rohbau, Innenausbau etc.). Modellieren Sie das in work4all, sieht die Vorgangsübersicht in etwa so aus:

In diesem Fall sind nicht alle Vorgänge im Sinne der Ressourcen planungsrelevant. Entwurf, Kalkulation und Bauantrag geschieht zwar durch eigene Leute, die einzelnen Gewerke jedoch werden durch Subunternehmen ausgeführt.

129

Plantafel

3

Beispiel-Szenario 2

Branche Software/Internet

Sie erstellen für Kunden Internetseiten. Dabei sind eigene Grafiker involviert, aber natürlich auch Programmierer. Ein externer Webshop soll eingebunden werden.

Auch hier werden nicht für alle Vorgänge eigene Ressourcen benötigt.

Beispiel-Szenario 3

Branche Messebau

Als klassischer Messebauer entwerfen Sie für Ihre Kunden Messestände, vermieten ggf. Material und lagern Kundenmaterial auch ein. Sie haben eine eigene Schreinerei, die individuelle Anforderungen umsetzt. Den Transport übernehmen in der Regel eigene Mitarbeiter und eigene LKW, teilweise regeln Sie dies aber auch über eine Spedition.

Dieses Infoblatt orientiert sich im Wesentlichen an einem vereinfachten Ablauf im Bereich Messebau/Ladenbau. Die Vorgänge sind reduziert auf Aufbau, Abbau und Veranstaltungsdauer.

Plantafel

2

Anschließend lässt sich eine der beiden Darstellungsformen auswählen. Standardmäßig ist die Plantafel PROJEKT voreingestellt. work4all merkt sich Ihre letzte Einstellung und startet beim nächsten Mal wiederum mit dieser Ansichtsform.

Sie können gleichzeitig beide Darstellungen öffnen. Dabei empfehlen sich dann natürlich zwei Bildschirme.

Voraussetzungen und Beispiel-Szenarios

Wie bereits kurz erwähnt: ohne Projekte und ohne Vorgänge lässt sich die Plantafel nicht nutzen. Am Anfang steht also sicher die Frage: Was ist Projekt? Was ist Vorgang?

Klingt einfach, führt aber oft zu längeren Diskussionen. Deshalb hier zur Vereinfachung einige Beispiel-Szenarios:

Beispiel-Szenario 1

Branche Architektur/Hausbau

Sie planen und entwerfen Häuser, machen Bauanträge und steuern das tatsächliche Projekt. In diesem Fall ist das Projekt natürlich klar („ERWEITERUNG KINDERGARTEN, Bitburg“), auch die Vorgänge liegen auf der Hand (Entwurf, Bauantrag, Rohbau, Innenausbau etc.). Modellieren Sie das in work4all, sieht die Vorgangsübersicht in etwa so aus:

In diesem Fall sind nicht alle Vorgänge im Sinne der Ressourcen planungsrelevant. Entwurf, Kalkulation und Bauantrag geschieht zwar durch eigene Leute, die einzelnen Gewerke jedoch werden durch Subunternehmen ausgeführt.

130

Plantafel

4

In der Maske Plantafel erscheint (sofern Sie sich in einer Probeversion befinden) nachfolgende Schaltfläche:

Durch Klick auf Messebau wird eine Beispiel-Veranstaltungswelt mit etwa 100 Veranstaltungen, Vorgängen etc. generiert. Bitte beachten Sie, dass diese Option Ihre vorhandenen Projekte überschreibt. Benutzen Sie diese Option also nur in einem Beispielmandanten!

Plantafel PROJEKT

Sinn und Zweck dieser Darstellung ist eine schnelle Übersicht über alle laufenden Projekte und die damit verbundenen Termine. Dabei ist der sinnvolle Einsatz von Filtern für den eigenen Arbeitsbereich integriert worden.

Aktualisieren Sie zunächst die Plantafel durch Klick auf das grüne Symbol oben links:

Nachfolgender Bildschirm erscheint:

Folgende Funktionen sind für Sie nun verfügbar:

Zeitraum verändern In der Kopfleiste lässt sich das Startdatum der Ansicht sowie die Laufzeit verändern:

Per Klick auf die einfachen Pfeilsymbole blättern Sie tageweise vor oder zurück, bei den doppelten Pfeilsymbolen wochenweise. Möchten Sie zum heutigen Tag zurück, klicken Sie aus das Sternchensymbol.

Über die 3 Pünktchen können Sie den Zeitraum der Anzeige anpassen.

Status Im Kopfbereich der Plantafel können Sie die Projekte auf den Status filtern, Mehrfachauswahl ist möglich:

131

Plantafel

5

Filter von Vorgängen (Ressourcenklassen)

Die Ressourcenklassen bestimmen die gesamte Darstellung. Sie können die Ressourcenklassen individuell filtern. work4all merkt sich Ihren letzten Filter. Da Sie ja meistens für Ihren Arbeitsbereich auf die Darstellung schauen, wird das Ganze damit für Sie übersichtlicher. Hier wird beispielsweise nur auf die Vorgänge zum Aufbau und Abbau (Ihrer Messestände) gefiltert.

Einblenden von Spalten Im Kopfbereich lassen sich mithilfe des folgenden Buttons zusätzliche Spalten als Information ein- oder ausblenden:

Die individuellen Felder der Projektmaske stehen hier auch als Spalten zur Verfügung.

Filtern von Spalten

Die ausgewählten Spalten lassen sich (nicht alle) filtern. Zum Filtern der Spalten klicken Sie auf das Pfeil-Symbol unterhalb der Spalten-bezeichnung. Wählen Sie anschließend die gewünschten Daten aus.

Die Filterung beider Plantafeln verläuft getrennt und wird bei jedem Schließen der Plantafel gespeichert, sodass Sie da weitermachen können, wo Sie beim letzten Mal aufgehört haben.

Filterung wieder aufheben (neben dem Aktualisieren-Button)

Beschriftung der Balken Jeder einzelne Vorgang zeigt standardmäßig den Titel des jeweiligen Vorgangs an. Da bei Ihnen ja hierfür die Farbinformation genauso aussagekräftig ist, können Sie diese Texte ggf. ausschalten. Das tun Sie ebenfalls über die Schaltfläche Einstellungen:

Plantafel

4

In der Maske Plantafel erscheint (sofern Sie sich in einer Probeversion befinden) nachfolgende Schaltfläche:

Durch Klick auf Messebau wird eine Beispiel-Veranstaltungswelt mit etwa 100 Veranstaltungen, Vorgängen etc. generiert. Bitte beachten Sie, dass diese Option Ihre vorhandenen Projekte überschreibt. Benutzen Sie diese Option also nur in einem Beispielmandanten!

Plantafel PROJEKT

Sinn und Zweck dieser Darstellung ist eine schnelle Übersicht über alle laufenden Projekte und die damit verbundenen Termine. Dabei ist der sinnvolle Einsatz von Filtern für den eigenen Arbeitsbereich integriert worden.

Aktualisieren Sie zunächst die Plantafel durch Klick auf das grüne Symbol oben links:

Nachfolgender Bildschirm erscheint:

Folgende Funktionen sind für Sie nun verfügbar:

Zeitraum verändern In der Kopfleiste lässt sich das Startdatum der Ansicht sowie die Laufzeit verändern:

Per Klick auf die einfachen Pfeilsymbole blättern Sie tageweise vor oder zurück, bei den doppelten Pfeilsymbolen wochenweise. Möchten Sie zum heutigen Tag zurück, klicken Sie aus das Sternchensymbol.

Über die 3 Pünktchen können Sie den Zeitraum der Anzeige anpassen.

Status Im Kopfbereich der Plantafel können Sie die Projekte auf den Status filtern, Mehrfachauswahl ist möglich:

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Plantafel

6

Notiz zum Vorgang Per Doppelklick auf einen einzelnen Vorgang können Sie zu diesem Vorgang eine Notiz eingeben oder den Text der Notiz nachträglich ändern:

Das Notizfeld ist zur Infoweitergabe ideal geeignet und lässt sich vielfältig nutzen. Deshalb können Sie sich diese Texte in zwei Varianten anzeigen lassen: entweder sind die Texte immer zu sehen, oder die Zelle zeigt durch eine rote Markierung an, dass es eine Notiz gibt. Diese Vorgabe erfolgt bei den Einstellungen zu den Feldnotizen.

Haben Sie die Einstellung Immer geöffnet gewählt, werden die Feldnotizen beim Drucken mitgedruckt.

Variante 1 Variante 2

Immer geöffnet Rote Markierung

Notiz des Projekts Die Notizen der Projekte werden genauso dargestellt wie die der Vorgänge.

Rechte Maustaste Mittels rechter Maustaste lassen sich diverse Funktionen ansteuern:

Alle Vorgänge bearbeiten:

Möchten Sie Vorgänge hinzufügen, löschen oder Anfang/Ende des Vorgangs ändern, benutzen Sie diesen Menüpunkt.

Einzelnen Vorgang bearbeiten:

Um zum Beispiel die kaufmännischen Sollwerte eines einzelnen Vorgangs zu ändern, nutzen Sie diese Option.

Projekt bearbeiten:

Die Projektmappe wird geöffnet …

133

Plantafel

7

Plantafel MITARBEITER

Sinn und Zweck dieser Darstellung ist eine schnelle Übersicht über die Mitarbeiter- oder Geräte-/ Raumplanung innerhalb der Vorgänge. Wechseln Sie also bitte zu der zweiten Ansicht und aktualisieren Sie durch Klick auf das grüne Symbol oben links.

Die ursprüngliche Ansicht zeigt nun (vermutlich) komplett ungeplante Vorgänge – es ist ja noch kein Mitarbeiter einem Vorgang zugeordnet. Klicken Sie auf die rot markierte Schaltfläche in der ersten Spalte, um den Vorgang einem Mitarbeiter zuzuweisen.

Vorausgewählt sind Sie selbst, aber natürlich lässt sich auch jemand anders auswählen. Die Ressourcenklassen helfen bei der Auswahl der in Frage kommenden Mitarbeiter.

Die ausgewählte Zeile wird anschließend gelb markiert.

Nun setzen Sie die Markierung auf den einzelnen Tag (oder mehrere), die Sie planen möchten und verfahren wie folgt:

Lösung 1 Lösung 2

Sie schreiben in die Zelle einfach die Anzahl der Stunden, die Sie für den ausgewählten Mitarbeiter, Vorgang und Tag verplanen möchten. 8 Stunden sind ein ganzer Tag, sofern der Mitarbeiter eine Vollzeitkraft ist.

Oder Sie markieren durch Halten der linken Maustaste mehrere Tage, klicken dann die rechte Maustaste und wechseln zu Neue Planzeit. Es öffnet sich die Maske zum Erfassen der Planzeit für den markierten Zeitraum.

Plantafel

6

Notiz zum Vorgang Per Doppelklick auf einen einzelnen Vorgang können Sie zu diesem Vorgang eine Notiz eingeben oder den Text der Notiz nachträglich ändern:

Das Notizfeld ist zur Infoweitergabe ideal geeignet und lässt sich vielfältig nutzen. Deshalb können Sie sich diese Texte in zwei Varianten anzeigen lassen: entweder sind die Texte immer zu sehen, oder die Zelle zeigt durch eine rote Markierung an, dass es eine Notiz gibt. Diese Vorgabe erfolgt bei den Einstellungen zu den Feldnotizen.

Haben Sie die Einstellung Immer geöffnet gewählt, werden die Feldnotizen beim Drucken mitgedruckt.

Variante 1 Variante 2

Immer geöffnet Rote Markierung

Notiz des Projekts Die Notizen der Projekte werden genauso dargestellt wie die der Vorgänge.

Rechte Maustaste Mittels rechter Maustaste lassen sich diverse Funktionen ansteuern:

Alle Vorgänge bearbeiten:

Möchten Sie Vorgänge hinzufügen, löschen oder Anfang/Ende des Vorgangs ändern, benutzen Sie diesen Menüpunkt.

Einzelnen Vorgang bearbeiten:

Um zum Beispiel die kaufmännischen Sollwerte eines einzelnen Vorgangs zu ändern, nutzen Sie diese Option.

Projekt bearbeiten:

Die Projektmappe wird geöffnet …

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Plantafel

8

Die Maske zum Erfassen von Planzeiten:

Die Funktionalität der Maske wird an anderer Stelle unseres Handbuchs eingehend erläutert. Einige Besonderheiten seien noch einmal erwähnt:

- Projekt, Vorgang und Mitarbeiter sind aufgrund der vorherigen Markierung bereits vordefiniert.

- Mehr-Tagesplanungen werden beim Speichern in Einzeltage gesplittet und hängen anschließend nicht mehr zusammen. Dieses Verhalten ist zwingend vorgeschrieben.

- Ist in den Mehr-Tagesplanungen ein Wochenende oder ein Feiertag enthalten, wird dies in den Planungen nicht ausgespart. Möchten Sie die Wochenenden aussparen, so löschen Sie diese anschließend oder Sie markieren diese gar nicht mit.

- Haben Sie weniger als 8 Stunden eingetragen, so werden diese an jedem geplanten Tag (jeweils) eingetragen. Also zum Beispiel „5 mal 4 Stunden von montags bis freitags“.

- Sie können durch Klick auf das kleine Pünktchen neben der Einheit zwischen Stunden und Tagen umschalten.

- Wenn es im Projekt ein individuelles Feld Ort bzw. Veranstaltungsort gibt, werden die Einträge automatisch von dort in das Feld Ort der Planzeiten übernommen.

- Auch für den Betreff ist eine Automatik möglich. Klicken Sie auf das Wort Betreff, dann sehen Sie die möglichen Varianten. Standardmäßig sind die Projektbezeichnung und der Vorgang voreingestellt.

- Die Dauer der Planzeiten kann ganztags, vormittags oder nachmittags sein. Auch freie Zeitvorgaben sind möglich. Die Uhrzeiten für Vormittag (9 bis 13 Uhr) bzw. Nachmittag (13 bis 17 Uhr) sind vorgegeben. Als Administrator können Sie eine abweichende Startzeit für die jeweilige Zeitspanne vorgeben, wenn z. B. die Vormittagsschicht bereits um 8 Uhr beginnen soll. Klicken Sie dazu auf das kleine Pünktchen rechts neben dem Bis-Feld.

Nun die möglichen Einstellungen für die Plantafel MITARBEITER im Gesamtüberblick:

Filtern von Mitarbeitern

Beim Laden der Liste wird die Zeiteinstellung berücksichtigt. Alle in irgend-einer Form verplanten Mitarbeiter werden dabei einzeln aufgeführt. Per Klick lässt sich dann gezielt auf einen oder mehrere Mitarbeiter (oder Geräte/ Räume) filtern:

Mit einem Klick auf Nur eigene wird die Plantafel auf die Vorgänge gefiltert, bei denen Sie selbst als Mitarbeiter eingetragen sind.

135

Plantafel

9

Ungeplante Vorgänge

Normalerweise ist die Liste am Anfang komplett leer. Schalten Sie deshalb die ungeplanten Vorgänge ein, um die Mitarbeiter zuordnen zu können:

Nun erscheinen unterhalb der ausgewählten Vorgangszeilen auch die Vorgänge, in denen noch niemand zugeordnet wurde:

Neue Planzeit

Per Klick auf diese Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, eine neue Planzeit einzutragen. Im Gegensatz zum Standardweg (Eintragen einer Planzeit über rechte Maustaste oder direktes Eintippen einer Stundenzahl in eine Zelle), haben Sie hier die freie Wahl an Personen, Projekten und Vorgängen. Wir empfehlen Ihnen jedoch den Standardweg zu gehen, da er Ihnen Klickarbeit erspart und somit Fehlerquellen minimiert.

Vorgesehene Planungszeit

Die Schraffierung im Vorgangsbereich zeigt den (eigentlich) vorgesehenen Zeitraum des Vorgangs an – Sie müssen sich jedoch bei den Planzeiten nicht unbedingt daranhalten.

Beim Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren rutschen die zugeordneten Zeilen in den oberen Bereich.

Bereits zugeordnete Vorgänge weiter planen

Ist ein Vorgang bereits (mindestens einer Ressource) zugeordnet worden, so steht er im oberen Bereich. Klicken Sie nun zeilenweise in die erste Zelle, erscheint wiederum der Auswahlbutton zum Zuordnen von Personen, allerdings mit folgender Überschrift:

Anschließend erscheint die Maske zum Erfassen der Planzeiten.

Der neu ausgewählte Mitarbeiter, das Projekt und der Vorgang sind wie gewohnt vorausgewählt und können nicht geändert werden. Achten Sie bitte auf den Zeitraum für den Vorgang und passen diesen demensprechend an.

Plantafel

8

Die Maske zum Erfassen von Planzeiten:

Die Funktionalität der Maske wird an anderer Stelle unseres Handbuchs eingehend erläutert. Einige Besonderheiten seien noch einmal erwähnt:

- Projekt, Vorgang und Mitarbeiter sind aufgrund der vorherigen Markierung bereits vordefiniert.

- Mehr-Tagesplanungen werden beim Speichern in Einzeltage gesplittet und hängen anschließend nicht mehr zusammen. Dieses Verhalten ist zwingend vorgeschrieben.

- Ist in den Mehr-Tagesplanungen ein Wochenende oder ein Feiertag enthalten, wird dies in den Planungen nicht ausgespart. Möchten Sie die Wochenenden aussparen, so löschen Sie diese anschließend oder Sie markieren diese gar nicht mit.

- Haben Sie weniger als 8 Stunden eingetragen, so werden diese an jedem geplanten Tag (jeweils) eingetragen. Also zum Beispiel „5 mal 4 Stunden von montags bis freitags“.

- Sie können durch Klick auf das kleine Pünktchen neben der Einheit zwischen Stunden und Tagen umschalten.

- Wenn es im Projekt ein individuelles Feld Ort bzw. Veranstaltungsort gibt, werden die Einträge automatisch von dort in das Feld Ort der Planzeiten übernommen.

- Auch für den Betreff ist eine Automatik möglich. Klicken Sie auf das Wort Betreff, dann sehen Sie die möglichen Varianten. Standardmäßig sind die Projektbezeichnung und der Vorgang voreingestellt.

- Die Dauer der Planzeiten kann ganztags, vormittags oder nachmittags sein. Auch freie Zeitvorgaben sind möglich. Die Uhrzeiten für Vormittag (9 bis 13 Uhr) bzw. Nachmittag (13 bis 17 Uhr) sind vorgegeben. Als Administrator können Sie eine abweichende Startzeit für die jeweilige Zeitspanne vorgeben, wenn z. B. die Vormittagsschicht bereits um 8 Uhr beginnen soll. Klicken Sie dazu auf das kleine Pünktchen rechts neben dem Bis-Feld.

Nun die möglichen Einstellungen für die Plantafel MITARBEITER im Gesamtüberblick:


Beim Laden der Liste wird die Zeiteinstellung berücksichtigt. Alle in irgend-einer Form verplanten Mitarbeiter werden dabei einzeln aufgeführt. Per Klick lässt sich dann gezielt auf einen oder mehrere Mitarbeiter (oder Geräte/ Räume) filtern:

Mit einem Klick auf Nur eigene wird die Plantafel auf die Vorgänge gefiltert, bei denen Sie selbst als Mitarbeiter eingetragen sind.

136

Plantafel

10

Plantermine wieder löschen

Um Plantermine zu löschen, können Sie diese markieren und dann per rechter Maustaste löschen. Das klappt allerdings nur für jeweils einen Mitarbeiter und einen Vorgang, also zeilenweise.

Plantermine ändern Im einfachsten Fall ändern Sie einfach die Stundenzahl. Wenn Sie eine 0 schreiben, führt das zum Löschen des jeweiligen Plantermins.

Optimierte Vorgehensweisen beim Planen von Zeiten

Damit die Planung der Mitarbeiter schnell von statten geht, hier einige (unsortierte) Tipps:

Gliederung einschalten

Setzen Sie zunächst in der Kopfleiste folgenden Schalter:

Die Schaltfläche wird blau, klicken Sie anschließend auf Aktualisieren. Nun erscheinen die gleichen Datenzeilen – allerdings nach Mitarbeitern gruppiert:


Filtern Sie zunächst einzelne Mitarbeiter oder Geräte/Räume in der Kopfleiste:

Wenn Sie nur einzelne Mitarbeiter in der Planung berücksichtigen möchten („Die Wochenplanung der Monteure“) ist das sinnvoller, als mit allen Daten konfrontiert zu sein. Die gleiche Regel gilt bei Ihnen sicher auch dann, wenn Sie wie bisher vorgehen möchten (jeder weist sich seine Zeiten/Vorgänge selbst zu). In beiden Fällen schalten Sie neben den eigenen Daten natürlich die ungeplanten Vorgänge zusätzlich ein. Durch Filterung von weiteren Spalten (zum Beispiel dem Projekt) haben Sie schnell die Wochenplanung erledigt.

137

Plantafel

11

Nutzung des Splitters

Wenn die Datenzeilen dann doch zu viel werden, hilft Ihnen folgendes kleine unscheinbare Teilchen am rechten oberen Rand der Tabelle:

Wir bezeichnen dies als Splitter, mit dessen Hilfe Sie sich einen zweiten Scroll-Bereich schaffen können:

Auslastung anzeigen

Über die Einstellungen können Sie für jeden Mitarbeiter die Auslastung anzeigen lassen („Summenzeile je Mitarbeiter“). So haben Sie pro Tag eine Summe je Mitarbeiter, wenn die Daten gruppiert sind:

Die Zahlen sind auch als Wochenwert verfügbar, was dann so aussieht:

Voraussetzung hierfür ist, dass in der Mitarbeiter-Maske das Tagessoll im Register Arbeitszeiten/Pausen hinterlegt wurde. Es lassen sich auch Mitarbeiter verwalten, die keine einheitlichen Tages-Sollwerte haben.

Druckfunktion und PDF-Export

Neben dem bekannten Excel-Export können Sie die Plantafel über die Vorschau auch ausdrucken oder als PDF-Datei exportieren. Den Drucken-Button finden Sie oben rechts in der Menüleiste:

Plantafel

10

Plantermine wieder löschen

Um Plantermine zu löschen, können Sie diese markieren und dann per rechter Maustaste löschen. Das klappt allerdings nur für jeweils einen Mitarbeiter und einen Vorgang, also zeilenweise.

Plantermine ändern Im einfachsten Fall ändern Sie einfach die Stundenzahl. Wenn Sie eine 0 schreiben, führt das zum Löschen des jeweiligen Plantermins.

Optimierte Vorgehensweisen beim Planen von Zeiten

Damit die Planung der Mitarbeiter schnell von statten geht, hier einige (unsortierte) Tipps:

Gliederung einschalten

Setzen Sie zunächst in der Kopfleiste folgenden Schalter:

Die Schaltfläche wird blau, klicken Sie anschließend auf Aktualisieren. Nun erscheinen die gleichen Datenzeilen – allerdings nach Mitarbeitern gruppiert:


Filtern Sie zunächst einzelne Mitarbeiter oder Geräte/Räume in der Kopfleiste:

Wenn Sie nur einzelne Mitarbeiter in der Planung berücksichtigen möchten („Die Wochenplanung der Monteure“) ist das sinnvoller, als mit allen Daten konfrontiert zu sein. Die gleiche Regel gilt bei Ihnen sicher auch dann, wenn Sie wie bisher vorgehen möchten (jeder weist sich seine Zeiten/Vorgänge selbst zu). In beiden Fällen schalten Sie neben den eigenen Daten natürlich die ungeplanten Vorgänge zusätzlich ein. Durch Filterung von weiteren Spalten (zum Beispiel dem Projekt) haben Sie schnell die Wochenplanung erledigt.

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Plantafel

12

Passen Sie ggf. vor dem Ausdruck den Zoomfaktor Ihrer Bildschirmansicht an:

Planzeiten im Terminkalender

Bei den Planzeiten der Plantafel handelt es sich um rein planerische Termine. Sie können sich diese Planzeiten aber über einen zusätzlichen Filter auch im Terminkalender anzeigen lassen:

Die Planzeiten werden im Kalender mit dem Puzzleteil-Symbol gekennzeichnet und so von den „echten“ Terminen unterschieden:

Terminabgleich über den Exchange Konnektor

Wenn Sie den Exchange Konnektor zum Terminabgleich mit Microsoft Outlook einsetzen, werden standardmäßig die „echten“ Termine abgeglichen. Über eine zusätzliche Option können auch die Planzeiten nach Microsoft Outlook übertragen werden, jedoch nur in einer Richtung von work4all nach Outlook.

1391

Der Plankalender

Spätestens ab Herbst 2019 steht allen work4all-Anwendern mit Projektmodul der neue Plankalender in der Basic-Variante zur Verfügung. Dieser basiert ein wenig auf der Plantafel, ist aber durchaus als Weiterentwicklung zu betrachten.

Die Bedienung ist Kalender-näher und der Einsatz ist für unterschiedlichste Branchen denkbar:

- Der Anlagenbauer mit planerischen Aufgabenstellungen - Baufirmen mit Bauzeitenplänen - Seminarveranstalter oder Beratungshäuser mit Human-Ressource-Einsatz vor Ort

Die beiden Kombi-Ansichten (ab Seite 17) sowie die Logik des Arbeitsvorrats sind nur verfügbar, wenn Sie unsere Ultimate-Version gekauft haben oder das Zusatzmodul Plankalender PLUS.

Aufruf

Rufen Sie den Plankalender aus dem Desktop heraus auf.

Die unterschiedlichen Ansichten

Es sind fünf unterschiedliche Ansichten möglich, drei Basisansichten und zwei kombinierte Ansichten:

Wechseln Sie die Ansicht, merkt sich work4all die zuletzt ausgewählte Variante und ruft sie auch beim nächsten Start der Maske auf.

Alle Ansichten haben generell eine andere Logik und auch andere Bildschirmelemente, deshalb ist dieses Infoblatt auch in die entsprechenden Abschnitte eingeteilt.

Allen Ansichten gemeinsam sind folgende Schaltflächen:

Die Bildschirmansicht aktualisiert sich meistens ohne Ihr Zutun – manchmal aber wartet sie auch auf Ihren Startschuss – dieser Button tut das dann.

Es ist in zwei Fällen (Gantt und Vorgänge) möglich, die dargestellte Anzeigevariante zu drucken. Hier starten Sie den Druckvorgang.

(Achtung: nur bei installierter work4all-Api möglich)

Einstellungen: aus jeder Ansicht heraus sind Einstellungen der Bildschirmelemente möglich.

Stand Juli 2019, Version 10.9.131

Plantafel

12

Passen Sie ggf. vor dem Ausdruck den Zoomfaktor Ihrer Bildschirmansicht an:

Planzeiten im Terminkalender

Bei den Planzeiten der Plantafel handelt es sich um rein planerische Termine. Sie können sich diese Planzeiten aber über einen zusätzlichen Filter auch im Terminkalender anzeigen lassen:

Die Planzeiten werden im Kalender mit dem Puzzleteil-Symbol gekennzeichnet und so von den „echten“ Terminen unterschieden:

Terminabgleich über den Exchange Konnektor

Wenn Sie den Exchange Konnektor zum Terminabgleich mit Microsoft Outlook einsetzen, werden standardmäßig die „echten“ Termine abgeglichen. Über eine zusätzliche Option können auch die Planzeiten nach Microsoft Outlook übertragen werden, jedoch nur in einer Richtung von work4all nach Outlook.

1

Der Plankalender

Spätestens ab Herbst 2019 steht allen work4all-Anwendern mit Projektmodul der neue Plankalender in der Basic-Variante zur Verfügung. Dieser basiert ein wenig auf der Plantafel, ist aber durchaus als Weiterentwicklung zu betrachten.

Die Bedienung ist Kalender-näher und der Einsatz ist für unterschiedlichste Branchen denkbar:

- Der Anlagenbauer mit planerischen Aufgabenstellungen - Baufirmen mit Bauzeitenplänen - Seminarveranstalter oder Beratungshäuser mit Human-Ressource-Einsatz vor Ort

Die beiden Kombi-Ansichten (ab Seite 17) sowie die Logik des Arbeitsvorrats sind nur verfügbar, wenn Sie unsere Ultimate-Version gekauft haben oder das Zusatzmodul Plankalender PLUS.

Aufruf

Rufen Sie den Plankalender aus dem Desktop heraus auf.

Die unterschiedlichen Ansichten

Es sind fünf unterschiedliche Ansichten möglich, drei Basisansichten und zwei kombinierte Ansichten:

Wechseln Sie die Ansicht, merkt sich work4all die zuletzt ausgewählte Variante und ruft sie auch beim nächsten Start der Maske auf.

Alle Ansichten haben generell eine andere Logik und auch andere Bildschirmelemente, deshalb ist dieses Infoblatt auch in die entsprechenden Abschnitte eingeteilt.

Allen Ansichten gemeinsam sind folgende Schaltflächen:

Die Bildschirmansicht aktualisiert sich meistens ohne Ihr Zutun – manchmal aber wartet sie auch auf Ihren Startschuss – dieser Button tut das dann.

Es ist in zwei Fällen (Gantt und Vorgänge) möglich, die dargestellte Anzeigevariante zu drucken. Hier starten Sie den Druckvorgang.

(Achtung: nur bei installierter work4all-Api möglich)

Einstellungen: aus jeder Ansicht heraus sind Einstellungen der Bildschirmelemente möglich.

Stand Juli 2019, Version 10.9.131

140

Der Plankalender

2

Einstellungen

An dieser Stelle der Erklärungen eine kurze Einführung in die möglichen Einstellungen (im späteren Verlauf finden Sie an den entsprechenden Stellen immer wieder Querverweise zu möglichen Einstellungen):

- Die Einstellungen gliedern sich in allgemeine Einstellungen sowie Einstellungen zu den Bildschirmelementen.

- Allgemeine Einstellungen sind etwa das Verhalten des Mausrads (nach oben oder unten scrollen oder von links nach rechts) oder die Sortierung der Projekte.

- Zusätzlich findet der Administrator im oberen Bereich die Möglichkeit des Aufrufs der Ressourcenklassen sowie der Vorgangsschemata. So müssen Sie nicht zu den generellen Einstellungen wechseln.

- Die grafischen Elemente (die drei unteren Einstellungen beziehen sich entweder auf die Titelzeile, die Beschriftung oder den Tooltip.

- Titelzeile: diese gibt es nur bei der Gantt-Darstellung sowie den Vorgängen, nicht bei den Terminen. In den einzelnen Abschnitten rechts setzen Sie den Haken auf die Objekte, die im Plankalender im Titel erscheinen sollen.

- Beschriftung: Auch für das wichtigste Objekt im Kalender lassen sich die einzelnen Bestandteile hier definieren.

- Tooltip/Vorschau: der sogenannte Tooltip ist das kleine gelbe Fenster, dass erscheint, sobald Sie die Maus über einen Termin legen. Hier ist mehr Platz als in der Beschriftung, deshalb können Sie hier auch durchaus mehr anhaken.

Nun zu den unterschiedlichen Ansichten.

141

Der Plankalender

3

Ansicht 1 VORGANG

Vorgänge stellen die Ebene unterhalb des Projekts dar. In work4all lassen sich Vorgänge über mehrere Prozesse erstellen. Von manuell bis hin zum Vorgangsschema, das in Abhängigkeit von einem Basistermin eine ganze Reihe von Vorgängen erstellen kann.

Lesen Sie bitte zu diesem Thema auch die entsprechenden Infoblätter innerhalb des Projekt-Handbuchs.

Die Vorgangs-Darstellung

Innerhalb der Vorgangs-Darstellung zeigt work4all im linken Bereich die Projektgruppen, im rechten/mittleren Bereich die Vorgänge. Es handelt sich hier um eine Multi-Projekt-Darstellung (also mehrere Projekte mit Ihren Vorgängen gleichzeitig). Die Vorgänge sind farblich voneinander unterschieden.

Funktionen

Hier im Einzelnen eine Reihe von Bemerkungen zum Umgang mit der Vorgangsdarstellung:

- Projektgruppen: Starten Sie die Maske zum ersten Mal, sind alle Projektgruppen angehakt und somit sind auch alle Projekte im mittleren Bereich aufgeführt. In der Regel gibt es hier wohl Gruppen, die dauerhaft von Ihnen „besucht“ werden, deshalb merkt sich das Programm Ihre Auswahl. Um mit einem Klick die Häkchen aus allen Untergruppen zu entfernen, tun Sie dies der Einfachheit halber durch Klick auf die Obergruppe (auch >Alle<).

- Projektgruppen: Ändert sich die Gruppenauswahl selten, dann klappen Sie den linken Bereich komplett zu und sparen dadurch den Platz.

- Farben der Vorgänge:

Die Farben der Vorgänge sind durch die Ressourcenklassen vorgegeben. Eine Übersicht der definierten Ressourcenklassen wird im oberen Bereich angezeigt und kann vom Administrator unter [Generelle Einstellungen] [Tabellen] [Projekte] verändert/angelegt werden.

Der Plankalender

2

Einstellungen

An dieser Stelle der Erklärungen eine kurze Einführung in die möglichen Einstellungen (im späteren Verlauf finden Sie an den entsprechenden Stellen immer wieder Querverweise zu möglichen Einstellungen):

- Die Einstellungen gliedern sich in allgemeine Einstellungen sowie Einstellungen zu den Bildschirmelementen.

- Allgemeine Einstellungen sind etwa das Verhalten des Mausrads (nach oben oder unten scrollen oder von links nach rechts) oder die Sortierung der Projekte.

- Zusätzlich findet der Administrator im oberen Bereich die Möglichkeit des Aufrufs der Ressourcenklassen sowie der Vorgangsschemata. So müssen Sie nicht zu den generellen Einstellungen wechseln.

- Die grafischen Elemente (die drei unteren Einstellungen beziehen sich entweder auf die Titelzeile, die Beschriftung oder den Tooltip.

- Titelzeile: diese gibt es nur bei der Gantt-Darstellung sowie den Vorgängen, nicht bei den Terminen. In den einzelnen Abschnitten rechts setzen Sie den Haken auf die Objekte, die im Plankalender im Titel erscheinen sollen.

- Beschriftung: Auch für das wichtigste Objekt im Kalender lassen sich die einzelnen Bestandteile hier definieren.

- Tooltip/Vorschau: der sogenannte Tooltip ist das kleine gelbe Fenster, dass erscheint, sobald Sie die Maus über einen Termin legen. Hier ist mehr Platz als in der Beschriftung, deshalb können Sie hier auch durchaus mehr anhaken.

Nun zu den unterschiedlichen Ansichten.

142

Der Plankalender

4

- Beschriftung der Vorgänge: Unter am rechten oberen Bildschirmrand lässt sich das, was innerhalb des Balkens gezeigt wird einstellen.

- Beschriftung der Tooltips: Tooltips sind die gelben Vorschaubalken, die dann erscheinen, wenn man die Maus über einen Vorgangsbalken legt. Auch deren Inhalt kann unter am rechten oberen Bildschirmrand konfiguriert werden.

- Spaltenbreite:

Je schmaler die einzelnen Spalten der Tage gewählt werden, desto mehr an Inhalt/Vorgängen lässt sich darstellen. Zum Einstellen dieser Dinge dient der Slider. work4all merkt sich diese Breite.

- Notiz anzeigen:

Die Notiz kann Ihnen helfen, viele Besonderheiten im Umfeld Ihres Projekts informell zu verwalten. Ist eine Notiz vorhanden, wird sie als kleine rote Ecke dargestellt. Halten Sie die Maus über das Feld, wird die Notiz im Tooltip angezeigt.

- Fertigstellungsgrad:

Haben Sie innerhalb der Einstellungen die Anzeige des Fertigstellungsgrad gesetzt, wird dies im Balken angezeigt. Zusätzlich ist eine Option „Abgeschlossene Vorgänge grau“ möglich, um alle abgeschlossenen Vorgänge sofort von den noch laufenden/offenen abgrenzen zu können.

- Weitere Funktionen:

Die drei weiteren Schaltflächen ermöglichen es Ihnen, den Änderungsmodus einzuschalten (siehe nächster Abschnitt), Vertikallinien einzuschalten und das aktive Projekt in den Fokus zu setzen.

Navigation

Abhängig von der Breite der Spalten (s.u.) sehen Sie einen gewissen Teilausschnitt des Kalenders. Im Beispiel ist es der 06. Juni bis zum 11. Juli. Klicken Sie den abgebildeten Einzelpfeil, bewegen Sie sich um genau einen Tag nach vorne oder zurück. Beim Klick auf den Doppelpfeil sind es genauso viele Tage wie im Zeitraum dargestellt.

Stellen Sie sich in den Einstellungen das Mouserad auf horizontale Richtung ein, dann lässt sich dies noch einfacher bewerkstelligen. Die vertikale Richtung des Mouserads stellen Sie ein, wenn Sie oft innerhalb der dargestellten Projektliste nach oben oder unten scrollen möchten.

In diesem Zusammenhang: Die Anzahl der Projekte, die gleichzeitig dargestellt werden, wird teilweise automatisch errechnet, teilweise können Sie dies auch noch etwas feinjustieren. Insbesondere dann, wenn viele Projektzeilen vorhanden sind, können Sie die Anzahl erhöhen oder vermindern. Dies tun Sie mit Hilfe der Funktionen des Scrollbars am rechten unteren Rand.

Vorgänge ändern

Möchten Sie Beginn oder Ende eines Vorgangs ändern oder den Vorgang als Ganzes verschieben, so klicken Sie bitte zunächst das Händchen in der Buttonleiste an.

Nun lassen sich die Vorgänge entsprechend ändern (verschieben oder ziehen) – dabei erscheint übrigens keine Nachfrage. Die Änderungen werden sofort in die Datenbank geschrieben. Per

143

Der Plankalender

5

Doppelklick auf einen Vorgang gelangen Sie in die Vorgangsmaske mit diesen Zeiten und weiteren Einstellungen:

Filtern von Vorgängen und Projekten

Projektgruppen

Das Filtern auf Projektgruppen wurde bereits eingangs erklärt.

Ressourcenklassen

Die Ressourcenklassen werden im oberen Teil des Bildschirms gezeigt und können ebenfalls als Filter dienen. Aufgabenstellung hier zum Beispiel: „Alle Projekte mit Vorgängen aus dem Bereich CAD.“

Setzen Sie den Filter durch einfache Markierung – die farbliche Unterlegung ändert sich:

Alle Ressourcenklassen sind markiert und somit sind alle Projekte aus diesem Bereich markiert:

Nur die Ressourcenklasse „03 PRODUKTION“ ist markiert und damit auch nur Projekte aus diesem Bereich.

Projektstatus

Der Status der Projekte ist oft dafür maßgeblich, dass man manche Projekte gar nicht sehen muss. So zum Beispiel abgeschlossene Projekte. In der Kopfleiste ist diese Filterung dauerhaft möglich.

Fertigstellungsgrad von Vorgängen

Der Plankalender

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- Beschriftung der Vorgänge: Unter am rechten oberen Bildschirmrand lässt sich das, was innerhalb des Balkens gezeigt wird einstellen.

- Beschriftung der Tooltips: Tooltips sind die gelben Vorschaubalken, die dann erscheinen, wenn man die Maus über einen Vorgangsbalken legt. Auch deren Inhalt kann unter am rechten oberen Bildschirmrand konfiguriert werden.

- Spaltenbreite:

Je schmaler die einzelnen Spalten der Tage gewählt werden, desto mehr an Inhalt/Vorgängen lässt sich darstellen. Zum Einstellen dieser Dinge dient der Slider. work4all merkt sich diese Breite.

- Notiz anzeigen:

Die Notiz kann Ihnen helfen, viele Besonderheiten im Umfeld Ihres Projekts informell zu verwalten. Ist eine Notiz vorhanden, wird sie als kleine rote Ecke dargestellt. Halten Sie die Maus über das Feld, wird die Notiz im Tooltip angezeigt.

- Fertigstellungsgrad:

Haben Sie innerhalb der Einstellungen die Anzeige des Fertigstellungsgrad gesetzt, wird dies im Balken angezeigt. Zusätzlich ist eine Option „Abgeschlossene Vorgänge grau“ möglich, um alle abgeschlossenen Vorgänge sofort von den noch laufenden/offenen abgrenzen zu können.

- Weitere Funktionen:

Die drei weiteren Schaltflächen ermöglichen es Ihnen, den Änderungsmodus einzuschalten (siehe nächster Abschnitt), Vertikallinien einzuschalten und das aktive Projekt in den Fokus zu setzen.

Navigation

Abhängig von der Breite der Spalten (s.u.) sehen Sie einen gewissen Teilausschnitt des Kalenders. Im Beispiel ist es der 06. Juni bis zum 11. Juli. Klicken Sie den abgebildeten Einzelpfeil, bewegen Sie sich um genau einen Tag nach vorne oder zurück. Beim Klick auf den Doppelpfeil sind es genauso viele Tage wie im Zeitraum dargestellt.

Stellen Sie sich in den Einstellungen das Mouserad auf horizontale Richtung ein, dann lässt sich dies noch einfacher bewerkstelligen. Die vertikale Richtung des Mouserads stellen Sie ein, wenn Sie oft innerhalb der dargestellten Projektliste nach oben oder unten scrollen möchten.

In diesem Zusammenhang: Die Anzahl der Projekte, die gleichzeitig dargestellt werden, wird teilweise automatisch errechnet, teilweise können Sie dies auch noch etwas feinjustieren. Insbesondere dann, wenn viele Projektzeilen vorhanden sind, können Sie die Anzahl erhöhen oder vermindern. Dies tun Sie mit Hilfe der Funktionen des Scrollbars am rechten unteren Rand.

Vorgänge ändern

Möchten Sie Beginn oder Ende eines Vorgangs ändern oder den Vorgang als Ganzes verschieben, so klicken Sie bitte zunächst das Händchen in der Buttonleiste an.

Nun lassen sich die Vorgänge entsprechend ändern (verschieben oder ziehen) – dabei erscheint übrigens keine Nachfrage. Die Änderungen werden sofort in die Datenbank geschrieben. Per

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Der Plankalender

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Der Fertigstellungsgrad eines Vorgangs ist ein manueller Prozentwert, den der Vorgangsverantwortliche ständig pflegt („Wie weit sind wir?“). Dies tut man in der Vorgangsmaske oder mithilfe der rechten Maustaste innerhalb des Plankalenders (also genau an der Stelle, wo Sie sich aktuell befinden). Sind 100 Prozent erreicht, gilt der Vorgang als abgeschlossen.

Offene Aufgaben

In einem späteren Abschnitt wird eine spezielle Variante der Vorgangsbearbeitung erklärt: Zuordnung von Aufgaben. Beim Filtern lassen sich diese offenen Aufgaben zähen und berücksichtigen („Alle Vorgänge mit offenen Aufgaben.“)

Verantwortlichkeit

Möchten Sie zum Beispiel nur Vorgänge sehen, bei denen Sie als Verantwortlicher eingetragen sind, dann tun Sie dies über diesen Filter.

Weitere Funktionen

Im Bereich der Vorgänge finden Sie auf rechter Maustaste eine Reihe von Funktionen:

- Es lassen sich neue Vorgänge anlegen. Dabei wird der markierte Zeitraum beachtet. - Wie beim Doppelklick reagiert der Befehl „Vorgang bearbeiten“ - Die oben erwähnte Bewertung von Vorgängen ist hier möglich. - Und es lassen sich Checklisten und Aufgaben zuordnen.

Außerdem lässt sich durch Strg-Drag-Drop ein Vorgang verdoppeln.

Checklisten und Vorgänge

(An dieser Stelle sei zunächst auf das separate Infoblatt bezüglich des Handlings von Checklisten verwiesen.)

In Verbindung mit Vorgängen bieten die Checklisten eine ideale Lösung, um viele Aufgaben innerhalb eines Vorgangs zu verwalten. Hierzu ein Beispiel aus dem Bereich Bau:

Je Gewerk oder Arbeitsgang sind eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen, bevor der nächste Arbeitsschritt erfolgen kann. Diese einzelnen Aufgaben fassen Sie in einer entsprechenden Checkliste zusammen und ordnen sie per rechter Maustaste zu:

Anschließend setzen Sie innerhalb der Checkliste die Verantwortlichkeiten („Wer tut was?“), möglicherweise sind all diese Dinge über das Projektschema auch bereits automatisch zugeordnet, bis hin zur Terminierung. Folgende beiden Varianten entstehen durch die Checkliste:

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Der Plankalender

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- Echte Aufgaben mit Zuordnung zu einem Mitarbeiter - Und ungeplante/nicht-zugeordnete Aufgaben, die man dann im Laufe des Vorgangs

zuordnet.

Der Plankalender zeigt Ihnen diese Informationen dann auch im Tooltip und/oder der Beschriftung des Vorgangs (stellen Sie dies in den Einstellungen ein). Im nachfolgenden Vorgang wurden 3 Aufgaben konkret einem Mitarbeiter zugeordnet, 27 Aufgaben sind in der Checkliste enthalten, aber noch niemand zugeordnet bzw. es wurden keine Aufgaben daraus erstellt:

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Der Fertigstellungsgrad eines Vorgangs ist ein manueller Prozentwert, den der Vorgangsverantwortliche ständig pflegt („Wie weit sind wir?“). Dies tut man in der Vorgangsmaske oder mithilfe der rechten Maustaste innerhalb des Plankalenders (also genau an der Stelle, wo Sie sich aktuell befinden). Sind 100 Prozent erreicht, gilt der Vorgang als abgeschlossen.

Offene Aufgaben

In einem späteren Abschnitt wird eine spezielle Variante der Vorgangsbearbeitung erklärt: Zuordnung von Aufgaben. Beim Filtern lassen sich diese offenen Aufgaben zähen und berücksichtigen („Alle Vorgänge mit offenen Aufgaben.“)

Verantwortlichkeit

Möchten Sie zum Beispiel nur Vorgänge sehen, bei denen Sie als Verantwortlicher eingetragen sind, dann tun Sie dies über diesen Filter.

Weitere Funktionen

Im Bereich der Vorgänge finden Sie auf rechter Maustaste eine Reihe von Funktionen:

- Es lassen sich neue Vorgänge anlegen. Dabei wird der markierte Zeitraum beachtet. - Wie beim Doppelklick reagiert der Befehl „Vorgang bearbeiten“ - Die oben erwähnte Bewertung von Vorgängen ist hier möglich. - Und es lassen sich Checklisten und Aufgaben zuordnen.

Außerdem lässt sich durch Strg-Drag-Drop ein Vorgang verdoppeln.

Checklisten und Vorgänge

(An dieser Stelle sei zunächst auf das separate Infoblatt bezüglich des Handlings von Checklisten verwiesen.)

In Verbindung mit Vorgängen bieten die Checklisten eine ideale Lösung, um viele Aufgaben innerhalb eines Vorgangs zu verwalten. Hierzu ein Beispiel aus dem Bereich Bau:

Je Gewerk oder Arbeitsgang sind eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen, bevor der nächste Arbeitsschritt erfolgen kann. Diese einzelnen Aufgaben fassen Sie in einer entsprechenden Checkliste zusammen und ordnen sie per rechter Maustaste zu:

Anschließend setzen Sie innerhalb der Checkliste die Verantwortlichkeiten („Wer tut was?“), möglicherweise sind all diese Dinge über das Projektschema auch bereits automatisch zugeordnet, bis hin zur Terminierung. Folgende beiden Varianten entstehen durch die Checkliste:

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Ansicht 2 GANTT

Das Gantt-Diagramm (auch Balkenplan genannt) stellt ein einzelnes Projekt mit seinen Vorgängen als Tabelle und gleichzeitig grafisch dar. Hier legen Sie normalerweise die Vorgänge an und verbinden diese ggf. untereinander mit Pfeilen („Abhängigkeiten“).

Die Gantt-Darstellung

In dieser Darstellung steht ein einzelnes Projekt im Mittelpunkt. Dieses wählen Sie entweder über die Vorgangsdarstellung aus (Sie markieren es und wechseln zu GANTT) oder Sie wählen es über die Auswahl-Schaltfläche im Kopfbereich aus:

Nun erscheint im linken Bereich die Gliederungsansicht der Vorgänge, im zentralen Bereich die einzelnen Vorgangsbalken. Zur Bedienung folgende Hinweise:

- Der Navigationsbereich funktioniert wie in der Vorgangsdarstellung. Auch hier ist es ggf. sinnvoll das Mausrad von vertikal auf horizontal umzustellen.

- Die Vorgänge sind im Gegensatz zur Vorgangsdarstellung nun untereinander dargestellt: eine Zeile ist ein Vorgang. Das gesamte Diagramm füllt den vertikalen Bereich komplett aus und kann über die Scroll-Leiste unten rechts feinjustiert werden. Lesen Sie oben unter Navigation.

- Spaltenbreiten, Tooltips und Beschriftung: identisches Handling wie in der Vorgangsliste. - Menübereich Aktion:

Im linken oberen Bereich stehen Funktionen zum Erstellen von Vorgängen zur Verfügung. Erklärungen hierzu in den nächsten Abschnitten.

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Der Plankalender

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Menübereich AKTION

VORGANG

Unter VORGANG zunächst die Schaltflächen für neue Vorgänge, Gliederungspunkte und Meilensteine. Jeder Menüpunkt ist auch per Tastenkürzel anwählbar. Nutzen Sie diese schnelle Möglichkeit, wenn viele Vorgänge hintereinander angelegt werden sollen.

Es erscheint jeweils die bekannte Vorgangs-Maske mit weiteren Einstellungen wie Ressourcenklasse, Zeitbedarf etc.

LINK

Link steht als Kürzel für Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander. In der Regel ist es ja so, dass ein Vorgang erst dann beginnen kann, wenn der Vorgänger beendet wurde. Dies stellt man mit den bekannten Pfeilsymbolen dar:

Es gibt vier verschiedene Arten von Abhängigkeiten zwischen Vorgängen:

Ende-Anfang-Beziehung: Der nachfolgende Vorgang kann erst starten, nachdem der Vorgänger beendet ist. Das ist die Standardeinstellung.

Ende-Ende-Beziehung: Der nachfolgende Vorgang kann nicht enden, bevor der Vorgänger endet (kommt nicht so oft vor).

Anfang-Anfang-Beziehung: Ist der Start einer Aufgabe abhängig vom Start eines Vorgängers, dann stellen Sie diese Beziehungsart ein.

Anfang-Ende-Beziehung: Auch diese Beziehung ist recht selten: Die Aufgabe kann nicht enden, bevor der Vorgänger startet.

Und so funktioniert das Anlegen der Abhängigkeiten:

1. Sie markieren den Vorgang, von dem die Beziehung ausgeht. Der Vorgang wird mit rotem Rahmen als markiert dargestellt.

2. Sie klicken den Vorgang mit rechter Maustaste an und wählen den Menüpunkt „Abhängigkeit erzeugen“.

3. Sie ziehen die Abhängigkeit auf den Zielvorgang.

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Ansicht 2 GANTT

Das Gantt-Diagramm (auch Balkenplan genannt) stellt ein einzelnes Projekt mit seinen Vorgängen als Tabelle und gleichzeitig grafisch dar. Hier legen Sie normalerweise die Vorgänge an und verbinden diese ggf. untereinander mit Pfeilen („Abhängigkeiten“).

Die Gantt-Darstellung

In dieser Darstellung steht ein einzelnes Projekt im Mittelpunkt. Dieses wählen Sie entweder über die Vorgangsdarstellung aus (Sie markieren es und wechseln zu GANTT) oder Sie wählen es über die Auswahl-Schaltfläche im Kopfbereich aus:

Nun erscheint im linken Bereich die Gliederungsansicht der Vorgänge, im zentralen Bereich die einzelnen Vorgangsbalken. Zur Bedienung folgende Hinweise:

- Der Navigationsbereich funktioniert wie in der Vorgangsdarstellung. Auch hier ist es ggf. sinnvoll das Mausrad von vertikal auf horizontal umzustellen.

- Die Vorgänge sind im Gegensatz zur Vorgangsdarstellung nun untereinander dargestellt: eine Zeile ist ein Vorgang. Das gesamte Diagramm füllt den vertikalen Bereich komplett aus und kann über die Scroll-Leiste unten rechts feinjustiert werden. Lesen Sie oben unter Navigation.

- Spaltenbreiten, Tooltips und Beschriftung: identisches Handling wie in der Vorgangsliste. - Menübereich Aktion:

Im linken oberen Bereich stehen Funktionen zum Erstellen von Vorgängen zur Verfügung. Erklärungen hierzu in den nächsten Abschnitten.

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Der Plankalender

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4. Es erscheint eine Auswahlmaske mit den oben beschriebenen Abhängigkeits-Typen. Diese bestimmen den Verlauf des Pfeils.

Beachten Sie bitte…

dass die Art der Abhängigkeit aktuell nur eine grafische Konsequenz hat: es sieht anders aus. Tatsächliche Konsequenzen („man kann den Vorgang X. erst … wenn …“) sind aktuell nicht im Programm implementiert (Stand Mai 2019).

SCHEMA

Ein Vorgangsschema hilft Ihnen, mehrere/viele Vorgänge in einem einzigen Schritt anzulegen. Dies wird in dem separaten Infoblatt „Vorgangsschemata“ erklärt. Hier zwei Beispielzeilen aus einem

Schema, die das Ihnen hier vielleicht gedanklich kurz „auf die Sprünge“ helfen 😊😊😊😊:

Das Schema kann von hier aus (neues Projekt, Vorgänge anlegen) angewendet werden. Im Schema sind Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen vordefinierbar, Abhängigkeiten jedoch aktuell nicht.

SPALTEN

Im linken Bereich des Gantt lassen sich einige informative Spalten zum Vorgang einblenden. Dies tun Sie über das bekannte Symbol:

Beachten Sie bitte, dass die Dauer und der Planwert nicht den gleichen Wert darstellen. Die Dauer ist die Differenz zwischen Ende und Anfang des Vorgangs, der Planwert ist ein manueller Eintrag bezogen auf die tatsächliche erwartete Ausführungsdauer.

Weitere Hinweise

DIAGRAMMBEREICH

Im Diagrammbereich werden die Vorgänge untereinander und zeilenweise gezeigt. Das ist anders als bei der Vorgangsdarstellung. Außerdem zeigt die Vorgangsdarstellung keine Abhängigkeiten.

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Eine weitere Besonderheit ist die Gliederungszeile, die ebenfalls in der Vorgangsdarstellung nicht zu sehen ist. Diese hat kein festes Anfang/Ende-Datum, sondern definiert sich durch den Zeitraum der enthaltenen Vorgänge. Dies wird dann wie folgt anhand eines schwarzen Balkens dargestellt:

Reihenfolge der Vorgänge

Die Vorgänge werden im Gantt-Diagramm anhand Ihrer abgespeicherten internen Reihenfolge abgespeichert. Neue Vorgänge werden zunächst immer am Ende angefügt. Per Drag-Drop können Sie diese Reihenfolge verändern. Dabei gibt es einige wenige Einschränkungen:

- Es ist nicht möglich, mehrere Vorgänge gleichzeitig zu verschieben. - Es ist möglich, einen Gliederungspunkt zu verschieben, aber nicht „in sich selbst“

Ist ein Drag-Drop-Vorgang nicht möglich, wird dies anhand mittels eines Maus-Symbols gezeigt. Sie merken dies dann aber beim Ziehen am gezeigten Symbol:

Mögliche Verschiebung Nicht mögliche Verschiebung

Funktionen der rechten Maustaste im Diagrammbereich oder bei geklicktem Vorgang

Lesen Sie hierzu bitte die Erklärungen weiter oben bezogen (Ansicht 1 VORGÄNGE). Die Handhabung ist identisch, zum Beispiel zur Zuordnung von Checklisten oder Aufgaben.

Ausdruck und mobile Nutzung

Obwohl wir uns ja auf gutem Weg in die Digitalisierung befinden, benötigt man manchmal doch einen Ausdruck. Zum Beispiel zur persönlichen Besprechung des Projekts am Küchentisch oder vor Ort auf einer Baustelle. Der Begriff des Bauzeitenplans ist auch in diesem Umfeld aktuell sicher noch mit einem Ausdruck verbunden. In der Regel sehr groß (A0), damit man auch alles gut erkennen kann.

Wir haben dies ermöglicht, allerdings nur in Verbindung mit unserer Web-Serverkomponente.

Gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie das Symbol für den Ausdruck innerhalb der Gantt-Ansicht an:

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4. Es erscheint eine Auswahlmaske mit den oben beschriebenen Abhängigkeits-Typen. Diese bestimmen den Verlauf des Pfeils.

Beachten Sie bitte…

dass die Art der Abhängigkeit aktuell nur eine grafische Konsequenz hat: es sieht anders aus. Tatsächliche Konsequenzen („man kann den Vorgang X. erst … wenn …“) sind aktuell nicht im Programm implementiert (Stand Mai 2019).

SCHEMA

Ein Vorgangsschema hilft Ihnen, mehrere/viele Vorgänge in einem einzigen Schritt anzulegen. Dies wird in dem separaten Infoblatt „Vorgangsschemata“ erklärt. Hier zwei Beispielzeilen aus einem

Schema, die das Ihnen hier vielleicht gedanklich kurz „auf die Sprünge“ helfen 😊😊😊😊:

Das Schema kann von hier aus (neues Projekt, Vorgänge anlegen) angewendet werden. Im Schema sind Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen vordefinierbar, Abhängigkeiten jedoch aktuell nicht.

SPALTEN

Im linken Bereich des Gantt lassen sich einige informative Spalten zum Vorgang einblenden. Dies tun Sie über das bekannte Symbol:

Beachten Sie bitte, dass die Dauer und der Planwert nicht den gleichen Wert darstellen. Die Dauer ist die Differenz zwischen Ende und Anfang des Vorgangs, der Planwert ist ein manueller Eintrag bezogen auf die tatsächliche erwartete Ausführungsdauer.

Weitere Hinweise

DIAGRAMMBEREICH

Im Diagrammbereich werden die Vorgänge untereinander und zeilenweise gezeigt. Das ist anders als bei der Vorgangsdarstellung. Außerdem zeigt die Vorgangsdarstellung keine Abhängigkeiten.

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Der Plankalender

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- Wählen Sie aus den möglichen Varianten für den Zeitraum. Es ist ja denkbar, bei einem Langfrist-Projekt nur einen Zeitraum von drei Monaten auszuwählen.

- Anschließend erscheinen der Druckdialog aus Windows und die Vorschau. Wählen Sie das Seitenformat und starten Sie die Druckausgabe.

Gleichzeitig bietet sich über die mobile Anbindung eine interessante Erweiterung: Sie können auf Ihre Gantt-Ansicht oder sogar die Vorgangssicht über unsere App zugreifen und vielleicht die Dinge am Küchentisch auch am iPad besprechen.

Bitte lassen Sie sich über diese Möglichkeiten von uns beraten.

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Der Plankalender

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Ansicht 3 TERMIN

Die Termin-Darstellung ist als Basisansicht im Plankalender vorhanden. Gleichzeitig auch im Terminkalender – die Darstellung ist somit zweimal im Programm. Jedoch mit etwas anderer Logik, Darstellungsvarianten und Funktionen.

Die Termin-Darstellung

Im linken Bereich sehen Sie die Mitarbeiter und Ressourcen, im mittleren Bereich die Termine der Mitarbeiter und Ressourcen.

Funktionen

Hier im Einzelnen eine Reihe von Bemerkungen zum Umgang mit der Termindarstellung:

- Mitarbeiter und Ressourcen: Im Screenshot sehen Sie die Termine von 4 Mitarbeitern. Diese sind farblich dargestellt. Die restlichen Mitarbeiter erscheinen farblos und lassen sich durch Klick in den sichtbaren Bereich bringen. Genauso verfahren Sie auch mit den Ressourcen (also zum Beispiel Räumen oder Geräten).

- Darstellung der Mitarbeiter:

Haben Sie nur wenige Mitarbeiter, lassen sich die Bilder vergrößern, sind es sehr viele, ist eine textliche Darstellung vielleicht einfacher.

- Mitarbeiter-Gruppen:

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- Wählen Sie aus den möglichen Varianten für den Zeitraum. Es ist ja denkbar, bei einem Langfrist-Projekt nur einen Zeitraum von drei Monaten auszuwählen.

- Anschließend erscheinen der Druckdialog aus Windows und die Vorschau. Wählen Sie das Seitenformat und starten Sie die Druckausgabe.

Gleichzeitig bietet sich über die mobile Anbindung eine interessante Erweiterung: Sie können auf Ihre Gantt-Ansicht oder sogar die Vorgangssicht über unsere App zugreifen und vielleicht die Dinge am Küchentisch auch am iPad besprechen.

Bitte lassen Sie sich über diese Möglichkeiten von uns beraten.

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Wie im Terminkalender lässt sich auch im Plankalender eine ganze Gruppe von Mitarbeitern mit einem Klick auswählen. Die entsprechenden Gruppen pflegen Sie in der Mitarbeiterverwaltung – es sind die dortigen Standard-Zuordnungen.

- Fokussieren: Mit Hilfe der Fokussier-Schaltfläche lässt sich auf einen einzelnen Mitarbeiter fokussieren. Wissen Sie also, wen Sie für einen Termin vorgesehen haben, reduziert dies den Bildschirm genau auf diese Person. Das gleiche Vorgehen erlaubt auch der Rechtsklick aufs Bild – dann sogar mit mehreren Kollegen.

- Aktuelle Auswahl speichern: Als Administrator haben Sie auch die Möglichkeit, Ressourcen-Zusammenstellungen, die Sie häufiger benutzen, zu einer Gruppe zusammenzufassen. Die neu erstellte Auswahl ist im Plankalender für alle sichtbar, überlegen Sie sich die Zusammensetzung der Ressourcen also gut und geben Sie ihr einen sprechenden Namen.

- Rechte Maustaste: Markieren Sie einen Termin und klicken Sie dann rechts, erscheint wie gewohnt und oben bereits beschrieben das Menü mit den bereits bekannten Befehlen.

- Der Doppelklick ruft den Termin in der Terminmaske auf. Alternativ erscheint bei einer Aufgabe natürlich die Aufgabenmaske, bei Planterminen die dazugehörige Maske.

- Änderungen per Drag-Drop: diese Funktion ist aktuell für den Terminkalender nicht implementiert.

Arten von Terminen

Freitag, 13 Uhr, Petra anrufen.

Was meinen Sie? Ist das ein Termin oder eine Aufgabe?

Gar nicht so einfach die Frage. Manche Menschen verwalten dies als Termin, andere als Aufgabe. Es ist in der Tat eine Aufgabe mit Terminerinnerung und macht die Notwendigkeit der genauen Unterscheidung von Terminen klar.

Im Plankalender lassen sich deshalb nicht nur „normale Termine“ darstellen, sondern auch Plantermine und Aufgaben. Hierzu zunächst das grundsätzliche Verständnis dieser Terminarten:

- Echte Termine sind zunächst der Standard und vermutlich gut zu verstehen. Ein Kundentermin, ein internes Meeting, ein Serientermin, ein Tages- oder Stundentermin, ein privater Termin. Echte Termine können im Gegensatz zu Planterminen über mehrere Tage dauern.

- Plantermine haben wir als grundsätzliche Unterscheidungsart ins Spiel gebracht, um innerhalb der Ressourcenplanung etwas mehr planerische Freiheit zu erlauben. Denken Sie etwa an den Plantermin für Person X. „Durchführung der Messung Z. im Rahmen des Projektes N.“. Diese Messung wird dem Kollegen zugeordnet und soll in KW 12 stattfinden. Möglicherweise ist dabei ein fester Zeitpunkt vorgesehen (Tag und Uhrzeit), möglicherweise aber auch nicht. Der Mitarbeiter entscheidet dies selbst. Hat er beide Arten von Terminen im Kalender (das private Essen zum Hochzeitstag mit der Ehefrau und die Durchführung der Messung) wird klar, dass sich die beiden Terminarten unterscheiden müssen. Plantermine sind maximal Tagestermine, sie können nicht über mehrere Tage dauern. Tragen Sie Plantermine über n Tage ein, werden n Einträge von work4all daraus generiert.

- Aufgaben: die im letzten Abschnitt erwähnte Messung lässt sich möglicherweise besser noch als Aufgabe verwalten. Besonders dann, wenn es sehr viele dieser Aufgaben gibt und diese sich vielleicht auch noch innerhalb eines Vorgangs zusammenfassen lassen. Der Einfachheit halber zeigen wir also Aufgaben ebenfalls im Kalender. Sie werden als ganztägige Ereignisse angezeigt (in der Tagesdarstellung also oberhalb der Stundenanzeige).

Mit Hilfe der drei abgebildeten Schaltflächen schalten Sie nun die drei Terminarten beliebig ein oder aus.

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Der Plankalender

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Darstellungsformen von Terminen

Innerhalb der Termindarstellung sind nachfolgende Varianten der Kalenderdarstellung möglich (in der Reihenfolge der Abbildung):

- Die Tagesdarstellung mit Stundeneinstellung. Anfangs- und Endzeit des Tages lässt sich im Standardkalender einstellen.

- Die Arbeitswochendarstellung (ebenfalls mit Stundenzeiten). Hier sehen Sie die Tage von Montag bis Freitag.

- Die Wochendarstellung (ebenfalls mit Stundenzeiten). Hier sehen Sie die alle sieben Wochentage.

- Die kompakten Wochendarstellung (ohne Stundenzeiten). - Die Monatsdarstellung - Die Planungsansicht (identisch mit der Vorgangsdarstellung) – die Tage werden

nebeneinander als Timeline dargestellt - Und schließlich eine Agenda-Ansicht, die alle Termine in einer Tabelle anzeigt.

Die Darstellungsformen sind fast identisch mit Outlook und werden hier nicht näher erklärt.

Auslastungsanzeige

Bitte beachten Sie:

Die Auslastungsanzeige ist nur verfügbar, wenn Sie unsere Ultimate-Version gekauft haben oder das Zusatzmodul PLANKALENDER PLUS.

Ein „normaler“ Mitarbeiter hat pro Tag 8 Stunden, pro Woche 40 Stunden, pro Monat ca. 170 Stunden und pro Jahr ca. 1.800 Stunden Arbeitszeit. Mit diesen Zahlen kann man einfach die Auslastung des Mitarbeiters rechnen.

… wenn man weiß, für was er morgen, übermorgen und nächste Woche mit welchem zeitlichen Rahmen eingeplant ist. Diese Werte lassen sich in den einzelnen Masken (Termin, Plantermin, Ticket, Position und Aufgabe) erfassen:

Für Plantermine werden die Werte aktuell bereits automatisch eingetragen, für Termine und Aufgaben noch nicht. Sie können die Zahlen aber manuell erfassen. Ergebnis ist die Möglichkeit, in mehreren Masken die Gesamtsumme der Auslastung oder die Auslastung je Termin zu sehen. Schalten Sie hierfür zunächst die Auslastungsanzeige ein:

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Wie im Terminkalender lässt sich auch im Plankalender eine ganze Gruppe von Mitarbeitern mit einem Klick auswählen. Die entsprechenden Gruppen pflegen Sie in der Mitarbeiterverwaltung – es sind die dortigen Standard-Zuordnungen.

- Fokussieren: Mit Hilfe der Fokussier-Schaltfläche lässt sich auf einen einzelnen Mitarbeiter fokussieren. Wissen Sie also, wen Sie für einen Termin vorgesehen haben, reduziert dies den Bildschirm genau auf diese Person. Das gleiche Vorgehen erlaubt auch der Rechtsklick aufs Bild – dann sogar mit mehreren Kollegen.

- Aktuelle Auswahl speichern: Als Administrator haben Sie auch die Möglichkeit, Ressourcen-Zusammenstellungen, die Sie häufiger benutzen, zu einer Gruppe zusammenzufassen. Die neu erstellte Auswahl ist im Plankalender für alle sichtbar, überlegen Sie sich die Zusammensetzung der Ressourcen also gut und geben Sie ihr einen sprechenden Namen.

- Rechte Maustaste: Markieren Sie einen Termin und klicken Sie dann rechts, erscheint wie gewohnt und oben bereits beschrieben das Menü mit den bereits bekannten Befehlen.

- Der Doppelklick ruft den Termin in der Terminmaske auf. Alternativ erscheint bei einer Aufgabe natürlich die Aufgabenmaske, bei Planterminen die dazugehörige Maske.

- Änderungen per Drag-Drop: diese Funktion ist aktuell für den Terminkalender nicht implementiert.

Arten von Terminen

Freitag, 13 Uhr, Petra anrufen.

Was meinen Sie? Ist das ein Termin oder eine Aufgabe?

Gar nicht so einfach die Frage. Manche Menschen verwalten dies als Termin, andere als Aufgabe. Es ist in der Tat eine Aufgabe mit Terminerinnerung und macht die Notwendigkeit der genauen Unterscheidung von Terminen klar.

Im Plankalender lassen sich deshalb nicht nur „normale Termine“ darstellen, sondern auch Plantermine und Aufgaben. Hierzu zunächst das grundsätzliche Verständnis dieser Terminarten:

- Echte Termine sind zunächst der Standard und vermutlich gut zu verstehen. Ein Kundentermin, ein internes Meeting, ein Serientermin, ein Tages- oder Stundentermin, ein privater Termin. Echte Termine können im Gegensatz zu Planterminen über mehrere Tage dauern.

- Plantermine haben wir als grundsätzliche Unterscheidungsart ins Spiel gebracht, um innerhalb der Ressourcenplanung etwas mehr planerische Freiheit zu erlauben. Denken Sie etwa an den Plantermin für Person X. „Durchführung der Messung Z. im Rahmen des Projektes N.“. Diese Messung wird dem Kollegen zugeordnet und soll in KW 12 stattfinden. Möglicherweise ist dabei ein fester Zeitpunkt vorgesehen (Tag und Uhrzeit), möglicherweise aber auch nicht. Der Mitarbeiter entscheidet dies selbst. Hat er beide Arten von Terminen im Kalender (das private Essen zum Hochzeitstag mit der Ehefrau und die Durchführung der Messung) wird klar, dass sich die beiden Terminarten unterscheiden müssen. Plantermine sind maximal Tagestermine, sie können nicht über mehrere Tage dauern. Tragen Sie Plantermine über n Tage ein, werden n Einträge von work4all daraus generiert.

- Aufgaben: die im letzten Abschnitt erwähnte Messung lässt sich möglicherweise besser noch als Aufgabe verwalten. Besonders dann, wenn es sehr viele dieser Aufgaben gibt und diese sich vielleicht auch noch innerhalb eines Vorgangs zusammenfassen lassen. Der Einfachheit halber zeigen wir also Aufgaben ebenfalls im Kalender. Sie werden als ganztägige Ereignisse angezeigt (in der Tagesdarstellung also oberhalb der Stundenanzeige).

Mit Hilfe der drei abgebildeten Schaltflächen schalten Sie nun die drei Terminarten beliebig ein oder aus.

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Der Plankalender

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Nun erscheinen an unterschiedlichen Stellen Zahlen der aktuell erfassten Auslastung:

Tag, Woche, Monat Planungsansicht/Timeline

Anzeige der Auslastung im oberen Bereich. Gezeigt wird die Auslastung im gewählten Zeitraum sowie die Sollwerte für den gleichen Zeitraum.

Der Sollwert ergibt sich aus dem Feld Sollminuten/Woche innerhalb der Mitarbeitermaske.

Anzeige der Auslastung jeweils pro Termin.

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Ansicht 4/5 Kombi-Ansichten VORGANG+ und GANTT+

Bitte beachten Sie:

Die beiden Kombi-Ansichten sind nur verfügbar, wenn Sie unsere Ultimate-Version gekauft haben oder das Zusatzmodul PLANKALENDER PLUS.

Neben den bislang beschriebenen Ansichten sind zwei Kombinationsansichten möglich:

- Die Vorgang-Plus-Ansicht mit Vorgängen (oberer Bereich) und dazugehörigen Terminen (unterer Bereich).

- Und die Gantt-Plus-Ansicht mit Gantt (oberer Bereich) und dazugehörigen Terminen (unterer Bereich).

- Wahlweise kann im unteren Bereich auch von Terminen zu Aufgaben geschaltet werden.

In beiden Fällen werden standardmäßig im unteren Bereich zum jeweiligen Vorgang die Termine (oder eben die Aufgaben) angezeigt. Hier eine Beispielansicht aus den Bereich VORGANG+

Das sieht vermutlich auf den ersten Blick verwirrend aus – aber das Thema ist auch kompliziert, da so viele Komponenten im Spiel sind:

1 Projektgruppen: Wie in der Basisansicht VORGANG filtern Sie auch hier zunächst die Projekte heraus, die für die Auswahl der Ressourcen eine Rolle spielen. Die Projektgruppen sind hier meistens die erste Ebene des generellen Filters.

2 Vorgänge: Wiederum geschieht hier zunächst das Gleiche wie in der Basisansicht. work4all zeigt einzelne Projekte und von diesen Projekten die Vorgänge. Markieren Sie einen einzelnen Vorgang, aktualisiert sich nun allerdings der untere Teil des Bildschirms.

3 Mitarbeiter und Ressourcen: Links unten sehen Sie entweder die aus der Ansicht TERMIN bekannte Mitarbeiterauswahl oder Sie wählen die Automatik, damit immer genau die Mitarbeiter erscheinen, die für den ausgewählten Vorgang bislang berücksichtigt wurden:

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Nun erscheinen an unterschiedlichen Stellen Zahlen der aktuell erfassten Auslastung:

Tag, Woche, Monat Planungsansicht/Timeline

Anzeige der Auslastung im oberen Bereich. Gezeigt wird die Auslastung im gewählten Zeitraum sowie die Sollwerte für den gleichen Zeitraum.

Der Sollwert ergibt sich aus dem Feld Sollminuten/Woche innerhalb der Mitarbeitermaske.

Anzeige der Auslastung jeweils pro Termin.

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oder

Bei dieser Einstellung erscheinen – wie im Terminkalender – genau die Mitarbeiter und Ressourcen, die Sie manuell auswählen.

Bei dieser Einstellung erscheinen unter 4 immer genau die Mitarbeiter, die mit dem Vorgang „verbunden“ sind.

4 Terminanzeige: Und schließlich das Objekt der Begierde: die Termine der ausgewählten Mitarbeiter oder Ressourcen unten rechts. Der Zeitraum des markierten Vorgangs wird dabei im Hintergrund mit der gleichen Farbe dargestellt. Über die Menüleiste ist es auch möglich, sich auf die Aufgaben (und damit nicht die Termine) zu fokussieren. Dabei ist entweder eine Liste der Aufgaben darstellbar. Oder aber die Aufgaben innerhalb des Terminkalenders.

Zusammengefasst: es geht inhaltlich um das komplizierte Thema „Ressourcenplanung“. Die Verwaltung der eigenen Zeit und die Verwaltung der Zeit anderer Menschen.

Zunächst noch der Hinweis auf die zweite Variante der Kombiansichten: GANTT+

Hier sehen Sie im oberen Bereich anstatt der Vorgänge vieler Projekte (Multiprojekt … viele Häuser bauen) die Vorgänge eines Projekts (Single-Projektmodus … einen Berliner Flughafen bauen).

Hier eine Reihe von Bemerkungen zum Umgang mit den Kombiansichten:

Anzeige von echten Terminen, Planterminen und Aufgaben

Es ist im unteren Bereich möglich, die einzelnen „Terminarten“ einzeln zu- oder auszuschalten. Um den Überblick zu behalten, sind die echten Termine in den einstellbaren Farben gehalten. Die Plantermine sind weiß mit schwarzem Balken links dargestellt, die Aufgaben rot mit schwarzem Balken.

Doppelklick

Abhängig vom gewählten Objekt ruft der Doppelklick den Termin, den Plantermin oder die Aufgabe auf.

Neuer Termin

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Markieren Sie im oberen Bereich zunächst den Vorgang. Anschließend markieren Sie im unteren Bereich (in der Zeile des Mitarbeiters) die Tage, für die der Mitarbeiter zugeteilt werden soll. Dann rechte Maustaste und „Neuer echter Termin“ oder „Neuer Plantermin“. Es erscheint die Ihnen bekannte Terminmaske aus unserem CRM oder die besondere Maske für Plantermine. Der Unterschied zwischen den beiden Terminarten wurde im Abschnitt der Termindarstellung weiter oben ausführlich erklärt.

Plantermine löschen

Möchten Sie Plantermine löschen, so markieren Sie diese zunächst (auch mehrfach mit STRG), klicken dann rechts und wählen den Befehl zum Löschen.

Aufgaben

In den letzten Erklärungen gab es bereits die Möglichkeit, Aufgaben mit Bezug zum Vorgang anzuzeigen. Dies war dann allerdings die Aufgabenanzeige innerhalb des Kalenders.

Eine weitere Möglichkeit stellt sich grundsätzlich durch Auswahl der Option „Was anzeigen? … Aufgaben“ dar:

Mit einem Klick haben Sie eine Auswahl aller Aufgaben dieses Vorgangs. Getrennt in folgende Status

NICHT ERLEDIGT Die Aufgabe ist einem Mitarbeiter zugeordnet, aber sie ist nicht erledigt.

UNGEPLANT Die Aufgabe ist Bestandteil einer Checkliste, aber sie ist noch keinem Mitarbeiter zugeordnet.

ERLEDIGT Die Aufgabe ist entweder innerhalb der Checkliste als erledigt markiert. Oder es existiert eine Aufgabe, die erledigt wurde.

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oder

Bei dieser Einstellung erscheinen – wie im Terminkalender – genau die Mitarbeiter und Ressourcen, die Sie manuell auswählen.

Bei dieser Einstellung erscheinen unter 4 immer genau die Mitarbeiter, die mit dem Vorgang „verbunden“ sind.

4 Terminanzeige: Und schließlich das Objekt der Begierde: die Termine der ausgewählten Mitarbeiter oder Ressourcen unten rechts. Der Zeitraum des markierten Vorgangs wird dabei im Hintergrund mit der gleichen Farbe dargestellt. Über die Menüleiste ist es auch möglich, sich auf die Aufgaben (und damit nicht die Termine) zu fokussieren. Dabei ist entweder eine Liste der Aufgaben darstellbar. Oder aber die Aufgaben innerhalb des Terminkalenders.

Zusammengefasst: es geht inhaltlich um das komplizierte Thema „Ressourcenplanung“. Die Verwaltung der eigenen Zeit und die Verwaltung der Zeit anderer Menschen.

Zunächst noch der Hinweis auf die zweite Variante der Kombiansichten: GANTT+

Hier sehen Sie im oberen Bereich anstatt der Vorgänge vieler Projekte (Multiprojekt … viele Häuser bauen) die Vorgänge eines Projekts (Single-Projektmodus … einen Berliner Flughafen bauen).

Hier eine Reihe von Bemerkungen zum Umgang mit den Kombiansichten:

Anzeige von echten Terminen, Planterminen und Aufgaben

Es ist im unteren Bereich möglich, die einzelnen „Terminarten“ einzeln zu- oder auszuschalten. Um den Überblick zu behalten, sind die echten Termine in den einstellbaren Farben gehalten. Die Plantermine sind weiß mit schwarzem Balken links dargestellt, die Aufgaben rot mit schwarzem Balken.

Doppelklick

Abhängig vom gewählten Objekt ruft der Doppelklick den Termin, den Plantermin oder die Aufgabe auf.

Neuer Termin

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Planung ARBEITSVORRAT

Bitte beachten Sie:

Die Logik des Arbeitsvorrats ist nur verfügbar, wenn Sie unsere Ultimate-Version gekauft haben oder das Zusatzmodul PLANKALENDER PLUS.

Der schöne Begriff Arbeitsvorrat stammt (vermutlich) von SAP in Walldorf. Man unterscheidet dort auch noch zwischen allgemeinem und persönlichem Arbeitsvorrat. Worum es da geht wird begrifflich ja schnell klar: was ist zu tun?

Was wollen wir mit dem Arbeitsvorrat anfangen? Wir zeigen Ihnen gleich, wie Sie diesen Arbeitsvorrat zu Terminen machen.

Wo findet man den Arbeitsvorrat in work4all? Wir bieten in Verbindung mit dem Plankalender zwei Arbeitsvorrats-Töpfe an:

- Auftragspositionen und - Tickets

Der Arbeitsvorrat ist zunächst verborgen, am rechten Bildschirmrand erscheint lediglich ein grauer Balken, den Sie bitte ausklappen. Sie können die Breite des Bereichs anschließend wie gewohnt justieren. Wählen Sie sodann zwischen der Option AUFTRÄGE oder TICKETS.

AUFTRÄGE als Vorrat

Nicht jede Auftragsposition ist Arbeitsvorrat, sondern nur die, die im Artikelstamm das Merkmal „Vorrat/Ressource“ haben:

Das sind natürlich in erster Linie Dienstleistungsartikel/Tätigkeiten, die man ja in der Regel an der Einheit erkenn („Tg.“, „h“ etc.). Möglicherweise gehören aber auch Pauschalen dazu oder sogar kombinierte Lohn-/Material-Artikel. Setzen Sie also einfach das Merkmal für die Artikel, die gefiltert werden sollen.

Aktualisieren Sie die Tabelle, um Ihren Arbeitsvorrat zu sehen:

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Der Plankalender

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Im unteren Bereich lassen sich noch einige andere Spalten einblenden, um den Arbeitsvorrat vielleicht noch besser zu identifizieren. Die Situation insgesamt lässt sich vielleicht ganz gut an einem Service- oder Handwerksbetrieb darstellen:

Sie sind ein Fenster-Montagebetrieb und nehmen in Ihrer Auftragsannahme entsprechende Serviceaufträge an:

- Familie N. wünscht eine Abdichtung eines Kellerfensters. Im Auftrag ist eine „Abrechnung nach Aufwand“ vermerkt. Sie schätzen etwa 3 h Arbeitsaufwand ein.

- Firma Z. hat ein Firmengebäude mit Fenstern versehen und hat an unterschiedlichen Stellen Mängel gemeldet. Der Aufwand ist unklar, im (kostenlosen) Auftrag wurde 1 mal pauschal „kostenlose Mängelbeseitigung“ deklariert.

Liegen die Aufträge so vor und wurden die beiden Leistungen/Artikel mit dem Merkmal „Arbeitsvorrat“ versehen, erscheinen die Positionen in der Liste. Im linken Bereich wurden der Terminkalender eingeblendet und die drei Monteure vorausgewählt. Nun ziehen Sie die jeweilige Arbeitsvorrat-Zeile einfach rüber in den Kalender an die entsprechende (freie) Stelle.

Bei diesem Vorgang sind natürlich all die oben bereits erwähnten Hilfsmittel brauchbar. Hier eine kleine Wiederholung/Auswahl:

- Sie können die Darstellung des Kalenders beliebig ändern: Wochenansicht, Tagesansicht etc. - Sie können die Auslastung als Wochen-, Monats- oder Tageszahl einblenden und so

feststellen, „wer noch Luft hat“. - Sie können zwischen „echten Terminen“ und „Planterminen“ unterscheiden. Das Rädchen

unten rechts erlaubt die Vorauswahl dieser grundsätzlichen Einstellung. Möchten Sie jeden einzelnen Termin auch sofort bearbeiten, wird auch dies dort eingestellt.

- Sie können sich Gruppen von Mitarbeitern zusammenstellen. Dies wird in den nächsten Monaten (aktueller Stand Juni 2019) noch um individuelle Zusammenstellungen erweitert.

- Sie können auf einzelne Mitarbeiter fokussieren (die anderen kurzfristig ausblenden, um mehr Platz zu haben)

- Sie können Ressourcen/Material einblenden.

Darüber hinaus bietet die dargestellte Tabelle noch einige kleinere Besonderheiten:

- Per rechter Maustaste lässt sich der Auftrag aufrufen (falls Sie die entsprechenden Rechte besitzen)

- Die einzelne Position kann an dieser Stelle als FERTIG markiert werden und wird dann durchgestrichen dargestellt. An einigen anderen Stellen des Programms hat dieses Merkmal ggf. entsprechende Relevanz.

- Das Filtern einer Spalte, das Sie sicher bereits an anderer Stelle in work4all kennengelernt haben, macht hier oft Sinn. Mit wenigen Klicks haben Sie alle Positionen des Kunden X oder des Artikels Y gefiltert. Die Artikel können übrigens ebenfalls einer Ressourcenklasse zugeordnet werden, was dann auch hier wiederum einen schnellen Filter auf ein Arbeitsgebiet ermöglicht („Alle CAD-Tätigkeiten …“)

- Und wiederum der Hinweis auf die mögliche Gruppierung von Positionen nach einem speziellen Merkmal. Drag-Drop des Spaltenkopfs in den oberen Bereich …

Zeitbedarf

Und um es noch ein wenig schwieriger zu machen 😊😊😊😊: Jede Position kann einen konkreten Zeitbedarf darstellen, der möglicherweise nicht der gleiche ist wie die (Zeit)Menge der Auftragsposition. Die beiden oberen Beispiele machten dies ja bereits klar: man schreibt in den Auftrag vielleicht eine Pauschale oder nur den Einheitspreis je Einheit. Nun aber muss Zeitplanung gemacht werden – irgendwie muss man sich also nun (zu mindestens intern) festlegen.

Der Plankalender

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Planung ARBEITSVORRAT

Bitte beachten Sie:

Die Logik des Arbeitsvorrats ist nur verfügbar, wenn Sie unsere Ultimate-Version gekauft haben oder das Zusatzmodul PLANKALENDER PLUS.

Der schöne Begriff Arbeitsvorrat stammt (vermutlich) von SAP in Walldorf. Man unterscheidet dort auch noch zwischen allgemeinem und persönlichem Arbeitsvorrat. Worum es da geht wird begrifflich ja schnell klar: was ist zu tun?

Was wollen wir mit dem Arbeitsvorrat anfangen? Wir zeigen Ihnen gleich, wie Sie diesen Arbeitsvorrat zu Terminen machen.

Wo findet man den Arbeitsvorrat in work4all? Wir bieten in Verbindung mit dem Plankalender zwei Arbeitsvorrats-Töpfe an:

- Auftragspositionen und - Tickets

Der Arbeitsvorrat ist zunächst verborgen, am rechten Bildschirmrand erscheint lediglich ein grauer Balken, den Sie bitte ausklappen. Sie können die Breite des Bereichs anschließend wie gewohnt justieren. Wählen Sie sodann zwischen der Option AUFTRÄGE oder TICKETS.

AUFTRÄGE als Vorrat

Nicht jede Auftragsposition ist Arbeitsvorrat, sondern nur die, die im Artikelstamm das Merkmal „Vorrat/Ressource“ haben:

Das sind natürlich in erster Linie Dienstleistungsartikel/Tätigkeiten, die man ja in der Regel an der Einheit erkenn („Tg.“, „h“ etc.). Möglicherweise gehören aber auch Pauschalen dazu oder sogar kombinierte Lohn-/Material-Artikel. Setzen Sie also einfach das Merkmal für die Artikel, die gefiltert werden sollen.

Aktualisieren Sie die Tabelle, um Ihren Arbeitsvorrat zu sehen:

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Der Plankalender

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TICKETS als Vorrat

Die grundlegende Entscheidung zwischen Tickets und Aufträgen als Arbeitsvorrat bleibt Ihnen überlassen oder sie wird zusammen mit uns in einer Beratung festgelegt. Das Handling der Ticket-Tabelle ist dann fast das gleiche wie bei den gerade beschriebenen Auftragspositionen.

Es sind natürlich andere Spalten verfügbar.

TERMINE oder VORGÄNGE als Ziel des Drag-Drop

Es ist ein Drag-Drop aus dem Ticket oder aus der Auftragsposition hin zu Vorgängen möglich. Das klingt im ersten Moment abstrakt, kann aber in gewissen Branchen eine gute Lösung sein. Beispiele folgen …

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Ressourcenauslastung

Im Infoblatt Plankalender wurden bereits grundlegende Erklärungen zum Umgang mit Ressourcen gegeben. Die Planung von Ressourcen basiert im Wesentlichen auf zwei Faktoren:

- dem Sollwert des einzelnen Mitarbeiters

- den Vorgängen innerhalb der Projekte

Die Ressourcenauslastung zeigt Ihnen die Auslastung Ihrer Mitarbeiter in den Projekten und ermöglicht eine einfache unkomplizierte Projektplanung. Gleichzeitig haben Sie die Übersicht über die „echten“ Termine, den Urlaub und die Feiertage.

Mitarbeiter und deren Tagessoll

Wie bereits erwähnt lassen sich mit work4all zwei Arten von Ressourcen verwalten:

- sog. „Human Resources“, die Mitarbeiter - sonstige Ressourcen, wie Räume, Geräte oder Maschinen

In der Mitarbeitermaske (Register Arbeitszeiten/Pausen) wird für die Mitarbeiter ein sogenanntes Tagessoll definiert. Dieser Sollwert bildet die Basis für viele der nachfolgenden Berechnungen:

Tragen Sie also 240 Minuten ein, wenn der Mitarbeiter eine halbe Stelle hat und 480 Minuten bei einer Vollzeitstelle. Ein Mitarbeiter, der nur einen Tag in der Woche kommt, bewirkt einen Eintrag von 96 Minuten. Für die Ressourceneinteilung ist diese Zahl der Basiswert (wenn man annimmt, dass man auch 100% seiner Zeit verplant).

Vorgänge

Projektvorgänge sind die Grundlage für die Ressourcenplanung. Allerdings müssen die Vorgänge nicht unbedingt im Vorhinein im Projekt angelegt werden. Existieren noch keine Vorgänge, legt work4all für diese Variante der Ressourcenplanung automatisch einen Standardvorgang (namens „ohne“) an.

Beispielprojekte

In den nachfolgenden Erklärungen werden zwei Beispielprojekte benutzt. Zunächst das Beispielprojekt „WEBSITE www.work4all.de“ mit folgender (halbwegs sinnvollen) Gliederung:

Der Plankalender

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TICKETS als Vorrat

Die grundlegende Entscheidung zwischen Tickets und Aufträgen als Arbeitsvorrat bleibt Ihnen überlassen oder sie wird zusammen mit uns in einer Beratung festgelegt. Das Handling der Ticket-Tabelle ist dann fast das gleiche wie bei den gerade beschriebenen Auftragspositionen.

Es sind natürlich andere Spalten verfügbar.

TERMINE oder VORGÄNGE als Ziel des Drag-Drop

Es ist ein Drag-Drop aus dem Ticket oder aus der Auftragsposition hin zu Vorgängen möglich. Das klingt im ersten Moment abstrakt, kann aber in gewissen Branchen eine gute Lösung sein. Beispiele folgen …

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2

Und zusätzlich das Projekt „BERATUNG Kunde Igento“. Dieses Projekt besteht lediglich als Name in der Projektliste. Keine Vorgänge. Keine Zeitplanung. Nur ein Startdatum.

Aufruf der Ressourcenplanung

Der Aufruf erfolgt im Projektschreibtisch per Klick auf die Schaltfläche Ressourcen:

Alternativ können Sie die Maske auch über das Projektcontrolling starten:

Wenn Sie diese Ansicht sehr oft öffnen, beachten Sie auch die Tastenkombination STRG+SHIFT+P. Wählen Sie aus dem Drop Down Menü im Bereich Mitarbeiter die Ressourcenauslastung:

work4all merkt sich die zuletzt gewählte Ansicht und wählt diese beim nächsten Aufruf automatisch.

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3

Klicken Sie oben links auf den Aktualisieren-Button, um die Ressourcenauslastung anzuzeigen.

Übersicht

Bei der Darstellung handelt es sich um eine Balkendarstellung von Ressourcen und Auslastung je Tag, Woche oder Monat. Hier beispielhaft die Ansicht nach Kalenderwochen:

work4all zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, gegliedert nach Abteilungen und alphabetisch sortiert nach Nachname. Im Tabellenbereich sehen Sie rechts neben dem Namen des Mitarbeiters seine Sollwerte für den eingestellten Zeitraum (also Woche, Tag oder Monat). Im unteren Teil der Maske zeigt die Terminübersicht bereits im Kalender eingetragene Termine und die Urlaubszeiten. Welche Mitarbeiter überhaupt zu sehen sind, bestimmen Sie mit der Ressourcenauswahl:

Möchten Sie sehen, was sich hinter den Zahlen verbirgt, so klicken Sie einen einzelnen Block an:


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Und zusätzlich das Projekt „BERATUNG Kunde Igento“. Dieses Projekt besteht lediglich als Name in der Projektliste. Keine Vorgänge. Keine Zeitplanung. Nur ein Startdatum.

Aufruf der Ressourcenplanung

Der Aufruf erfolgt im Projektschreibtisch per Klick auf die Schaltfläche Ressourcen:

Alternativ können Sie die Maske auch über das Projektcontrolling starten:

Wenn Sie diese Ansicht sehr oft öffnen, beachten Sie auch die Tastenkombination STRG+SHIFT+P. Wählen Sie aus dem Drop Down Menü im Bereich Mitarbeiter die Ressourcenauslastung:

work4all merkt sich die zuletzt gewählte Ansicht und wählt diese beim nächsten Aufruf automatisch.

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Die Vorschau zeigt den Mitarbeiter sowie seine geplanten Zeiten – summiert nach Projekten.

Ansicht nach Tag, Woche oder Monat

In der Kopfleiste lassen sich mit Hilfe der Einstellungen diverse Darstellungsoptionen steuern. Die wichtigste ist die Unterscheidung des Rasters nach Tag, Woche oder Monat:

Das eingestellte Zeitintervall verändert sofort die Ressourcenvorschau. Wählen Sie außerdem das Startdatum und den gewünschten Zeitraum:

So steuern Sie, wie viele Tage, Wochen oder Monate Sie gleichzeitig sehen. In Kombination mit der Anzahl von sichtbaren Mitarbeitern finden Sie hier auch eine mögliche Stellschraube, falls das Laden der Ansicht zu lange dauert.

Die Spaltenbreite und die Anzahl von Einheiten werden für jede der drei Einstellungen separat gespeichert.

Navigieren

Die Navigation wird durch das Anfangsdatum der Ressourcenvorschau bestimmt. Dieses stellen Sie in der Kopfleiste entweder durch Blättern oder per Klick auf das Datum ein:

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5

Mit den grünen Pfeiltasten können Sie dann wochen- oder monatsweise vor- bzw. zurückblättern.

Auslastungsgrad

Der Auslastungsgrad wird als farblicher Balken dargestellt. Hierzu ein Beispiel: Die Kollegin Steffen ist in der Kalenderwoche 16 für 3 Tage „gebucht“. Ihr Tagessoll beträgt 8 Stunden. Dies stellt sich in der Tagesansicht folgendermaßen dar:

In der Wochenansicht werden die Tageswerte aufaddiert:

Weshalb ist die Farbe einmal rot und einmal grün?

Dies liegt am Grenzwert der Auslastung, den Sie in der Kopfleiste einstellen können. Im obigen Beispiel wird als Grundregel angenommen, dass Sie Ihre Mitarbeiter nur maximal zu 80 % verplanen möchten, also 4 von 5 Tagen in einer normalen Arbeitswoche:

Auf den Tag bezogen ergibt sich bei 8 Stunden je Tag (100 %) eine Überlastung, die rot markiert wird. Auf die Woche bezogen ist noch alles im „grünen Bereich“. Entspricht diese Auslastung genau dem Grenzwert, werden die Balken grau dargestellt, z. B. beim Kollegen Nawrocki, der mit 32 Stunden genau 80 % seiner 40-Stunden-Woche verplant ist.


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Die Vorschau zeigt den Mitarbeiter sowie seine geplanten Zeiten – summiert nach Projekten.

Ansicht nach Tag, Woche oder Monat

In der Kopfleiste lassen sich mit Hilfe der Einstellungen diverse Darstellungsoptionen steuern. Die wichtigste ist die Unterscheidung des Rasters nach Tag, Woche oder Monat:

Das eingestellte Zeitintervall verändert sofort die Ressourcenvorschau. Wählen Sie außerdem das Startdatum und den gewünschten Zeitraum:

So steuern Sie, wie viele Tage, Wochen oder Monate Sie gleichzeitig sehen. In Kombination mit der Anzahl von sichtbaren Mitarbeitern finden Sie hier auch eine mögliche Stellschraube, falls das Laden der Ansicht zu lange dauert.

Die Spaltenbreite und die Anzahl von Einheiten werden für jede der drei Einstellungen separat gespeichert.

Navigieren

Die Navigation wird durch das Anfangsdatum der Ressourcenvorschau bestimmt. Dieses stellen Sie in der Kopfleiste entweder durch Blättern oder per Klick auf das Datum ein:

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Möchten Sie anstatt von Stunden Prozentzahlen sehen, so schalten Sie die Ansicht in der Kopfleiste entsprechend um.

Bei der Wochen- und der Monatsansicht können Sie sich auch die Restwerte anzeigen lassen. Diese Restwerte werden dann jeweils in Klammern angezeigt. Die Restwert-Anzeige kann sich auf Stunden oder auf die Prozentwerte beziehen.

Urlaub und Feiertage

In der Ressourcenauslastung werden außer den Urlaubs- und Feiertagen keine anderen Termine berücksichtigt. Die Urlaubstage werden grün angezeigt und sind mit „U“ beschriftet. Feiertage sind mit „F“ gekennzeichnet und hellblau unterlegt. Oder die Farbgebung entspricht dem Terminkalender (siehe Abschnitt Weitere Einstellungen).

Weitere Einstellungen

Sie können auch die sonstigen Mitarbeiter in der Ressourcenauslastung verplanen.

Wenn Sie als Zeitintervall Tag ausgewählt haben, kann die Farbgebung in der Bildschirmansicht den Farben im Terminkalender entsprechen. Alternativ bestimmt die Auslastung in Abhängigkeit vom Grenzwert die Farben. Ist noch „Luft“, erscheint ein grüner Balken. Ist der Grenzwert erreicht, wechselt die Farbe auf grau. Überschrittene Grenzwerte werden rot gekennzeichnet. Diese Balkenfarben erscheinen übrigens in der Wochenansicht. Bei der 3. Variante entsprechen die Farben den Projektarten.

Ressourcenplanung

Um unsere Ressourcenplanung einfach nutzen zu können, bietet Ihnen work4all zwei Funktionen mittels rechter Maustaste an:

- das Zuordnen von Tagen

- das Löschen von bereits erfassten Einträgen für einen ganzen Bereich

Zunächst das Zuordnen von neuen Einträgen.

1 Hierfür schalten Sie zur Tagesansicht und markieren den Bereich, für den die Zuordnung der Ressource (zu einem Projekt) erfolgen soll:

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7

2 Wählen Sie bitte Projekt aus Liste auswählen

Nachdem Sie dann erste Projekte zugeordnet haben, schlägt Ihnen work4all auch diese zuletzt verwendeten Projekte vor.

3 Nach der Auswahl des Projekts erscheint die Maske Plantermine:

Der Betreff entspricht dem Namen des Projekts. Der Vorgang kann manuell ausgewählt werden.

Aufteilung in einzelne Tage

work4all splittet die Plantermine automatisch in Tage. Das führt zum Erstellen einzelner Einträge anstatt eines zusammenhängenden Terminblocks. Nur so ist sichergestellt, dass das Umschalten von Tages- auf Wochen- und Monatsansicht korrekt funktioniert.

Die Dauer der Plantermine kann ganztags, vormittags oder nachmittags sein. Auch freie Zeitvorgaben sind möglich. Die Uhrzeiten für Vormittag (9 bis 13 Uhr) bzw. Nachmittag (13 bis 17 Uhr) sind fest vorgegeben, können jedoch über eine generelle Einstellung verändert werden. Bei Bedarf kontaktieren Sie bitte unseren Support!

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Fertig. Es wurden 3 Tageseinträge erstellt.

Da die Vorgangszuordnung Pflicht ist, wurde eventuell ein Vorgang mit Namen „ohne“ erstellt, falls im gewählten Projekt keine Vorgänge angelegt wurden.


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Möchten Sie anstatt von Stunden Prozentzahlen sehen, so schalten Sie die Ansicht in der Kopfleiste entsprechend um.

Bei der Wochen- und der Monatsansicht können Sie sich auch die Restwerte anzeigen lassen. Diese Restwerte werden dann jeweils in Klammern angezeigt. Die Restwert-Anzeige kann sich auf Stunden oder auf die Prozentwerte beziehen.

Urlaub und Feiertage

In der Ressourcenauslastung werden außer den Urlaubs- und Feiertagen keine anderen Termine berücksichtigt. Die Urlaubstage werden grün angezeigt und sind mit „U“ beschriftet. Feiertage sind mit „F“ gekennzeichnet und hellblau unterlegt. Oder die Farbgebung entspricht dem Terminkalender (siehe Abschnitt Weitere Einstellungen).

Weitere Einstellungen

Sie können auch die sonstigen Mitarbeiter in der Ressourcenauslastung verplanen.

Wenn Sie als Zeitintervall Tag ausgewählt haben, kann die Farbgebung in der Bildschirmansicht den Farben im Terminkalender entsprechen. Alternativ bestimmt die Auslastung in Abhängigkeit vom Grenzwert die Farben. Ist noch „Luft“, erscheint ein grüner Balken. Ist der Grenzwert erreicht, wechselt die Farbe auf grau. Überschrittene Grenzwerte werden rot gekennzeichnet. Diese Balkenfarben erscheinen übrigens in der Wochenansicht. Bei der 3. Variante entsprechen die Farben den Projektarten.

Ressourcenplanung

Um unsere Ressourcenplanung einfach nutzen zu können, bietet Ihnen work4all zwei Funktionen mittels rechter Maustaste an:

- das Zuordnen von Tagen

- das Löschen von bereits erfassten Einträgen für einen ganzen Bereich

Zunächst das Zuordnen von neuen Einträgen.

1 Hierfür schalten Sie zur Tagesansicht und markieren den Bereich, für den die Zuordnung der Ressource (zu einem Projekt) erfolgen soll:

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Das Löschen von Einträgen

Auch hierfür markieren Sie einen zusammenhängenden Bereich von Tagen. Dabei ist es nicht möglich, mehr als einen Mitarbeiter auszuwählen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen die Option Alle Einträge im markierten Bereich löschen.

Echte Termine und Plantermine

Der Begriff „echter Termin“ klingt ein wenig komisch, aber er sagt es letztendlich richtig aus: Wir unterscheiden zwischen den Terminen, die tatsächlich stattfinden sollen, und den nur geplanten Zeiten.

Ein Beispiel hierfür:

Messestand auf Ihrer Hausmesse: Sie haben für Freitag einen Kundentermin von 12 bis 15 Uhr vereinbart. Gleichzeitig wurden Sie für diesen Tag für 8 Stunden zum Standdienst eingeplant.

Echte Termine tragen Sie über den Terminkalender ein, Plantermine trägt in der Regel der Projektplaner aus der Ressourcenplanung heraus ein.

Plantermine können nicht in „echte“ Termine umgewandelt werden. Tragen Sie die Termine dann neu über den Terminkalender/die Terminmaske ein.

HandbuchPROJEKT

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