TAKLIMAT HRMIS 2011

TAKLIMAT TAKLIMAT PENGURUSAN PENGURUSAN

REKOD PERIBADIREKOD PERIBADI

OBJEKTIF TAKLIMATOBJEKTIF TAKLIMAT

Menerangkan Objektif, Ciri-ciri, Fungsi dan Menerangkan Objektif, Ciri-ciri, Fungsi dan Kepentingan Modul Pengurusan Rekod Peribadi.Kepentingan Modul Pengurusan Rekod Peribadi.

Menyenaraikan data dalam Modul Pengurusan Menyenaraikan data dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi.Rekod Peribadi.

Menjelaskan Peranan Pemilik Kompetensi dan Menjelaskan Peranan Pemilik Kompetensi dan Pentadbir HRMIS dalam Modul Pengurusan Pentadbir HRMIS dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi.Rekod Peribadi.

Menerangkan cara mengunakan Aplikasi Menerangkan cara mengunakan Aplikasi modul ini iaitu mengisi dan mengemaskini modul ini iaitu mengisi dan mengemaskini Rekod Peribadi.Rekod Peribadi.

PENGENALANPENGENALAN Apakah HRMIS ? Apakah HRMIS ?

HRMIS merupakan satu sistem aplikasi yang mencakupi HRMIS merupakan satu sistem aplikasi yang mencakupi

keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia bermula keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia bermula

dari pelantikan penjawat awam hingga mereka bersara.dari pelantikan penjawat awam hingga mereka bersara.

HRMIS adalah satu pendekatan baru pengurusan HRMIS adalah satu pendekatan baru pengurusan

sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu bagi sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu bagi

mengatasi pelbagai halangan pengurusan dalam sektor mengatasi pelbagai halangan pengurusan dalam sektor

awam. awam.

HRMIS telah dibangunkan dan kini sedang dilaksanakan HRMIS telah dibangunkan dan kini sedang dilaksanakan

oleh seluruh Perkhidmatan Awam Malaysia secara oleh seluruh Perkhidmatan Awam Malaysia secara

berperingkat. HRMIS akan menjadi sistem tunggal berperingkat. HRMIS akan menjadi sistem tunggal

pengurusan sumber manusia sektor awam.pengurusan sumber manusia sektor awam.

KEPENTINGAN HRMISKEPENTINGAN HRMIS Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting bagi Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting bagi

memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi sentiasa memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi sentiasa

kemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik kemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik

Kompetensi sendiri mengemaskini rekod peribadi masing-masing, dan Kompetensi sendiri mengemaskini rekod peribadi masing-masing, dan

seterusnya disahkan oleh seterusnya disahkan oleh Record VerifierRecord Verifier bagi memastikan rekod bagi memastikan rekod

sentiasa tepat.sentiasa tepat.

Data-data yang terdapat dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi juga Data-data yang terdapat dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi juga

sangat penting di mana ianya akan digunakan dalam modul-modul sangat penting di mana ianya akan digunakan dalam modul-modul

aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan

proses pemilihan untuk kenaikkan pangkat, pengagihan pampasan, proses pemilihan untuk kenaikkan pangkat, pengagihan pampasan,

persaraan dan lain-lain yang berkaitan.persaraan dan lain-lain yang berkaitan.

Pemilik Kompetensi dan Pemilik Kompetensi dan Record VerifierRecord Verifier berperanan penting bagi berperanan penting bagi

memastikan data-data yang terdapat dalam modul Pengurusan Peribadi memastikan data-data yang terdapat dalam modul Pengurusan Peribadi

sentiasa tepat dan terkini. sentiasa tepat dan terkini.

KUASA PELAKSANAANKUASA PELAKSANAAN

Punca Kuasa Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Punca Kuasa Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi ialah:-Peribadi ialah:-

1) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 12 Tahun 20051) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 12 Tahun 2005““Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan memaklumkan Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan memaklumkan pelaksanaan Sistem Makluman Pengurusan Sumber Manusia pelaksanaan Sistem Makluman Pengurusan Sumber Manusia (Human Resource Management Information System) di semua (Human Resource Management Information System) di semua agensi sektor awam.”agensi sektor awam.”

2) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 20072) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2007““Surat Pekeliling ini bertujuan memberi penerangan mengenai Surat Pekeliling ini bertujuan memberi penerangan mengenai tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan Modul tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan Modul Pengurusan Rekod Peribadi bagi agensi yang telah melaksanakan Pengurusan Rekod Peribadi bagi agensi yang telah melaksanakan HRMIS mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun HRMIS mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun 2005, termasuk agensi perintis HRMIS2005, termasuk agensi perintis HRMIS.”.”

3) Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 Tahun 20103) Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 Tahun 2010““Penetapan Ketua Perkhidmatan Bagi Skim Perkhidmatan Yang Penetapan Ketua Perkhidmatan Bagi Skim Perkhidmatan Yang Sedang Berkuatkuasa Dalam Perkhidmatan Awam Persekutuan.”Sedang Berkuatkuasa Dalam Perkhidmatan Awam Persekutuan.”

HRMIS VS SISTEM SEDIA HRMIS VS SISTEM SEDIA ADAADA

SENARIO SEKARANGSENARIO SEKARANG Rekod peribadi disimpan dalam Rekod peribadi disimpan dalam

Buku Rekod Perkhidmatan (BRP).Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). Kemaskini data peribadi dilakukan Kemaskini data peribadi dilakukan

oleh HR Administrator oleh HR Administrator (Personal (Personal Record) Record) dari masa ke masa.dari masa ke masa.

Sesetengah rekod peribadi Sesetengah rekod peribadi disimpan dalam fail sulit peribadi, disimpan dalam fail sulit peribadi, yang juga telah dikemaskini oleh yang juga telah dikemaskini oleh HR Administrator HR Administrator (Personal Record).(Personal Record).

Fungsi-fungsi lain mungkin Fungsi-fungsi lain mungkin menyimpan maklumat peribadi menyimpan maklumat peribadi yang tidak terdapat dalam Buku yang tidak terdapat dalam Buku Rekod Perkhidmatan dan Fail Rekod Perkhidmatan dan Fail Peribadi contohnya : Pengurusan Peribadi contohnya : Pengurusan prestasi menyimpan maklumat prestasi menyimpan maklumat bahasa dan anugerahbahasa dan anugerah

SENARIO EG-HRMISSENARIO EG-HRMIS Rekod peribadi dikemaskini oleh Rekod peribadi dikemaskini oleh

Pemilik Kompetensi itu sendiri.Pemilik Kompetensi itu sendiri. Pengesahan Rekod – untuk Pengesahan Rekod – untuk

memastikan data yang betul memastikan data yang betul dimasukkan.dimasukkan.

Rekod Peribadi disimpan di dalam Rekod Peribadi disimpan di dalam Pangkalan Data HRMIS dan Pangkalan Data HRMIS dan dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi itu sendiri.itu sendiri.

Rekod Peribadi mengandungi semua Rekod Peribadi mengandungi semua maklumat peribadi yang diperlukan maklumat peribadi yang diperlukan oleh fungsi-fungsi lain; seperti Lesen, oleh fungsi-fungsi lain; seperti Lesen, Pasport, Permit kerja dll. yang mana Pasport, Permit kerja dll. yang mana kebiasaannya tidak disediakan.kebiasaannya tidak disediakan.

Rekod Peribadi hanya digunakan Rekod Peribadi hanya digunakan sekali bagi fungsi ini.sekali bagi fungsi ini.

OBJEKTIF PENGURUSAN REKOD OBJEKTIF PENGURUSAN REKOD PERIBADIPERIBADI

Modul Pengurusan Rekod Peribadi dibentuk berdasarkan Modul Pengurusan Rekod Peribadi dibentuk berdasarkan objektif-objektif yang berikut :-objektif-objektif yang berikut :-

Memudahkan perolehan dan pengemaskinian rekod peribadi Memudahkan perolehan dan pengemaskinian rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi.seseorang Pemilik Kompetensi.

Perkongsian maklumat sesama fungsi serta antara organisasi.Perkongsian maklumat sesama fungsi serta antara organisasi.

Membolehkan Pemilik Kompetensi mencapai dan memastikan Membolehkan Pemilik Kompetensi mencapai dan memastikan ketepatan rekod peribadi mereka secara terus.ketepatan rekod peribadi mereka secara terus.

Membolehkan Pemilik Kompetensi mengemaskini rekod-rekod Membolehkan Pemilik Kompetensi mengemaskini rekod-rekod peribadi mereka secara terus.peribadi mereka secara terus.

Membolehkan organisasi mengumpul dan membuat analisis Membolehkan organisasi mengumpul dan membuat analisis maklumat yang terkini dan tepat.maklumat yang terkini dan tepat.

Memudahkan perkongsian maklumat di antara agensi-agensi Memudahkan perkongsian maklumat di antara agensi-agensi Kerajaan.Kerajaan.

MODUL PENGURUSAN REKOD MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADIPERIBADI

Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah modul yang mengandungi Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah modul yang mengandungi

semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja

Perkhidmatan Awam seperti maklumat peribadi, keluarga, akademik, Perkhidmatan Awam seperti maklumat peribadi, keluarga, akademik,

kecacatan, bahasa, pengalaman kerja, persatuan dan lain-lain kecacatan, bahasa, pengalaman kerja, persatuan dan lain-lain

maklumat berkaitan.maklumat berkaitan.

Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah penting Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah penting

kerana ianya merupakan data asas yang akan digunakan oleh modul-kerana ianya merupakan data asas yang akan digunakan oleh modul-

modul EG-HRMIS yang lain.modul EG-HRMIS yang lain.

Rekod Editor, Rekod Verifier dan HR Administrator ( personal record ) Rekod Editor, Rekod Verifier dan HR Administrator ( personal record )

bersama-sama bertanggungjawab dalam memastikan maklumat yang bersama-sama bertanggungjawab dalam memastikan maklumat yang

terdapat dalam rekod peribadi adalah tepat dan terkini. Ia penting terdapat dalam rekod peribadi adalah tepat dan terkini. Ia penting

bagi mengoptimakan proses membuat keputusan yang berkaitan bagi mengoptimakan proses membuat keputusan yang berkaitan

dengan pemilik Kompetensi seperti pemilihan untuk kenaikan dengan pemilik Kompetensi seperti pemilihan untuk kenaikan

pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain.pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain.

SUB MODUL REKOD SUB MODUL REKOD PERIBADIPERIBADI

Maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Perkhidmatan Awam, contohnya :Perkhidmatan Awam, contohnya :

- - Maklumat PeribadiMaklumat Peribadi

- Maklumat Keluarga- Maklumat Keluarga

- Maklumat Pendidikan- Maklumat Pendidikan

- Maklumat Anugerah- Maklumat Anugerah

- Maklumat Akaun- Maklumat Akaun

- Maklumat Pengalaman Bekerja- Maklumat Pengalaman Bekerja

- Maklumat Persatuan - Maklumat Persatuan

- Dan lain-lain- Dan lain-lain

CIRI-CIRI CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD MODUL PENGURUSAN REKOD

PERIBADIPERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai ciri-ciri yang Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai ciri-ciri yang

berikut:berikut:

Ruang Mandatori Ruang Mandatori – Memastikan semua ruang mandatori telah – Memastikan semua ruang mandatori telah diisi.diisi.

Penduaan Kod Penduaan Kod – Memastikan tiada penduaan kod berlaku.– Memastikan tiada penduaan kod berlaku. Menggunakan Format Tarikh Menggunakan Format Tarikh – Kalendar untuk mengawal – Kalendar untuk mengawal

kemasukan tarikh dengan mudah dan tepat.kemasukan tarikh dengan mudah dan tepat. Pengesahan Keutuhan Pengesahan Keutuhan – Rekod dihubungkan secara aktif – Rekod dihubungkan secara aktif

dengan dengan rekod lain, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan rekod lain, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan telah telah diputuskan di antara rekod. Contoh; jika pengguna mahu diputuskan di antara rekod. Contoh; jika pengguna mahu menghapuskan data peribadi, maklumat- maklumat lain seperti menghapuskan data peribadi, maklumat- maklumat lain seperti Pendidikan, keluarga, dll akan dihapuskan secara automatik.Pendidikan, keluarga, dll akan dihapuskan secara automatik.

Pengesahan Ruang Kemasukan – Pengesahan Ruang Kemasukan – Unit HRMIS akan membuat Unit HRMIS akan membuat pengesahan dari semasa ke semasa.pengesahan dari semasa ke semasa.

FormatFormat – Format masuk adalah dalam keadaan tetap, contoh; – Format masuk adalah dalam keadaan tetap, contoh; format kad pengenalan baru mesti mempunyai 12 angka.format kad pengenalan baru mesti mempunyai 12 angka.

FUNGSI UMUM FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD MODUL PENGURUSAN REKOD

PERIBADIPERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai fungsi umum yang Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai fungsi umum yang

membolehkan Pentadbir Modul melaksanakan aktiviti-aktiviti berikut: membolehkan Pentadbir Modul melaksanakan aktiviti-aktiviti berikut:

Papar Rekod Peribadi Papar Rekod Peribadi – Paparan ciri-ciri terperinci dalam rekod sedia ada. – Paparan ciri-ciri terperinci dalam rekod sedia ada.

Kemaskini Rekod Peribadi Kemaskini Rekod Peribadi – Mengemaskini rekod sedia ada. – Mengemaskini rekod sedia ada.

Status Penghantaran Rekod Status Penghantaran Rekod – Menyemak status maklumat yang dihantar – Menyemak status maklumat yang dihantar

untuk untuk pengesahan. pengesahan.

Laporan – Laporan – Profil Pemilik Kompetensi – Memapar keseluruhan maklumat Profil Pemilik Kompetensi – Memapar keseluruhan maklumat PemilikPemilik Kompetensi Kompetensi

Pengesahan Rekod Peribadi – Pengesahan Rekod Peribadi – Mengesahkan maklumat yang telahMengesahkan maklumat yang telah

dikemaskini oleh dikemaskini oleh Record Editor.Record Editor.

Carian PemilikCarian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini – Kompetensi Untuk Kemaskini – Carian Carian rekod sedia ada berdasarkan beberapa kriteria carian.rekod sedia ada berdasarkan beberapa kriteria carian.

Laporan Rekod Peribadi – Laporan Rekod Peribadi – Memaparkan senarai Pemilik Memaparkan senarai Pemilik

KompetensiKompetensi

yang belum / telah mempunyai rekod yang belum / telah mempunyai rekod peribadi peribadi

Tambah Rekod Peribadi – Tambah Rekod Peribadi – Sekali sahaja untuk setiap Pemilik Sekali sahaja untuk setiap Pemilik Kompetensi. Kompetensi.

Hapus Rekod Peribadi – Hapus Rekod Peribadi – Hapus keseluruhan rekod sedia ada Hapus keseluruhan rekod sedia ada

atauatau

elemen yang dipilih sahaja.elemen yang dipilih sahaja.

ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD MODUL PENGURUSAN REKOD

PERIBADIPERIBADI Modul Pengurusan Rekod Peribadi mengandungi paparan Modul Pengurusan Rekod Peribadi mengandungi paparan

maklumat peribadi seperti berikut:maklumat peribadi seperti berikut:

Bil Elemen Perincian Elemen Kaitan dengan Lain-lain Fungsi

1 Data Peribadi Nama, No. Kad Pengenalan, Tarikh Lahir, Kewarganegaraan, Status Perkahwinan, No. Telefon, Alamat, Gambar, dll

Semua Fungsi Sumber Manusia

2 Pendidikan-Kesesuaian bidang tugas

Nama Sijil, Tahap, Nama Institusi, Lokasi Institusi, Bidang Pengkhususan, Gred dan lain-lain

Perolehan Sumber Manusia, Pembangunan, Penilaian Kompetensi, Pengurusan Kerjaya, Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Pengurusan Prestasi


3 Persatuan-persatuan ikhtisas di bawah Perintah Am Bab C (tujuan cuti tanpa rekod kerana menghadiri mesyuarat agung tahunan)-25 persatuan (PP 9/1977 & SPP 7/2007)

Nama Persatuan, Jenis Keahlian, Tarikh Masuk, Yuran dan lain-lain.

Perolehan Sumber Manusia, Pembangunan, Penilaian Kompetensi, Pengurusan Kerjaya, Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Pengurusan Prestasi

4 Pengalaman Bekerja-Tujuan pelarasan tangga gaji

Nama organisasi, Jenis organisasi, Tarikh mula dan akhir (bekerja)

Perolehan Sumber Manusia, Pembangunan, Pengurusan Kerjaya, Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

5 Keluarga-tujuan perisytiharan harta, penerima pencen

Hubungan, Nama, Tarikh lahir, Status Waris, dll.

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Penamatan Perkhidmatan, Perolehan Sumber Manusia


6 Anugerah Kategori Anugerah, Nama Anugerah, Tarikh penganugerahan dan lain-lain.

Pengurusan Prestasi, Perolehan Sumber Manusia

7 Bahasa-tujuan pemberian elaun bahasa

Nama Bahasa, Tahap Kemahiran –Lisan / Menulis dan lain-lain.

Pengurusan Prestasi, Perolehan Sumber Manusia, Penilaian Kompetensi, Pembangunan, Pengurusan Kerjaya

8 Akaun-pembayaran gajiAkaun KWSP-pembayaran pencen

Nama Bank/Institusi, Jenis Akaun, Nombor Akaun, Cawangan dan lain-lain.

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Senarai Gaji, Penamatan Perkhidmatan


9 Sejarah Perubatan-kesesuaian bidang tugas

Penyakit, Rawatan Perubatan, Tarikh Mula Rawatan, Tarikh Tamat Rawatan, dll.

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Perolehan Sumber Manusia

10 Maklumat Kecacatan-Tujuan pemberian alat bantuan

Jenis Kecacatan, Sebab Kecacatan, Tarikh Kecacatan, Alat Bantuan yang diberikan, Tarikh Alat Bantuan diberikan


11 Lesen-keperluan tugas

Jenis Lesen, Kelas, Tarikh Luput, Yuran Pembaharuan



12 Pasport Jenis Pasport, Tarikh Dikeluarkan, Tarikh Luput, Negeri Dikeluarkan, dll.


13 Permit Kerja-Bagi kakitangan awam yang bukan warganegara

Nombor Permit Kerja, Tarikh Dikeluarkan, Tarikh Luput, Nombor Rujukan Imigresen, dll.


ALIRAN PROSESALIRAN PROSESPAPARAN REKOD PERIBADIPAPARAN REKOD PERIBADI

ALIRAN PROSES ALIRAN PROSES KEMASKINI REKOD PERIBADIKEMASKINI REKOD PERIBADI

KESIMPULANKESIMPULAN Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting kerana:Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting kerana:

Memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi (CO) sentiasa Memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi (CO) sentiasa dikemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik dikemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik Kompetensi (CO) mengemaskini sendiri rekod peribadi masing-masing Kompetensi (CO) mengemaskini sendiri rekod peribadi masing-masing dan seterusnya disahkan oleh dan seterusnya disahkan oleh Record VerifierRecord Verifier bagi memastikan rekod bagi memastikan rekod tersebut sentiasa tepat.tersebut sentiasa tepat.

Data-data yang terdapat di dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi Data-data yang terdapat di dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi juga sangat penting dimana ianya akan digunakan kelak dalam modul-juga sangat penting dimana ianya akan digunakan kelak dalam modul-modul aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu modul aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan proses pemilihan untuk kenaikan pangkat, mengoptimakan proses pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain.pengagihan pampasan dan lain-lain.

Pemilik Kompetensi dan Pemilik Kompetensi dan Rekod VerifierRekod Verifier berperanan penting bagi berperanan penting bagi memastikan data-data yang terdapat di dalam Modul Pengurusan memastikan data-data yang terdapat di dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi sentiasa tepat dan di kemaskini. Diharapkan Rekod Peribadi sentiasa tepat dan di kemaskini. Diharapkan panduan-panduan yang telah diberikan melalui modul latihan ini panduan-panduan yang telah diberikan melalui modul latihan ini sedikit sebanyak membantu dalam menyempurnakan tugas tersebut sedikit sebanyak membantu dalam menyempurnakan tugas tersebut dengan lebih cekap, lancar dan berkesan.dengan lebih cekap, lancar dan berkesan.

Documents

TAKLIMAT HRMIS 2011