Tableau de tri Police Locale - State Archives...Tableau de tri Police Locale I. Gestion 1. Gestion générale PL001 Législation Variantes/synonymes - Commentaire Dénomination commune

Tableau de tri Police Locale I. Gestion

1. Gestion générale

PL001 Législation

Variantes/synonymes -

Commentaire Dénomination commune pour le code judiciaire, la réglementation communale, les règlements organiques pour le personnel de la police, Règlement de police communal, ordonnances communales.

Depuis 2002 : enregistrement et stockage dans l’ISLP (Consultation des applications fédérales. Moniteur belge)

Argumentation Sont conservées à un niveau supérieur. Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, quand plus d’application

PL002 Instructions de l’autorité administrative

Variantes/synonymes Instructions de l’autorité supérieure

Circulaires de l’autorité supérieure

Commentaire Circulaires et/ou instructions provenant du Ministère de l’Intérieur, Gouverneur de la Province, etc.

Argumentation En principe, ce sont partout les mêmes documents. Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, sauf dans les grandes villes provinciales de Bruges, Gand, Anvers, Hasselt, Louvain, Wavre, Liège, Mons, Namur, Arlon et

Bruxelles.

PL003 Instructions de l’autorité judiciaire


Commentaire Circulaires et/ou instructions provenant du Ministère de la Justice, Procureur du Roi près la Cour d’Appel, Procureur du Roi, Tribunaux compétents, etc. Argumentation En principe, ce sont partout les mêmes documents. Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative

Tableau de tri 1

Destination définitive A ELIMINER, excepté pour les zones de police locale localisées dans le ressort des parquets généraux de Gand, Anvers, Mons, Liège et Bruxelles.

PL004 Index sur les circulaires/instructions

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation Tous les circulaires qui deviennent du Service Public Fédéral Intérieur ou Justice, sont conservés là. Conserver les indexes/registres au niveau local n’est

pas opportune. Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL005 Règlements de la police locale ou communale

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation Ca concerne seulement les textes des règlements, les dossiers sont traités dans les RAR’s (LP108)

Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER

PL006 Notules et pièces annexes provenant du Collège des Bourgmestre et échevins

Variantes/synonymes - Commentaire Depuis RP: seulement dans les zones unicommunales Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, sauf si les notules originales de la ville/commune ont été éliminées ou détruites.

Tableau de tri 2

PL007 Notules et pièces annexes provenant du Conseil communal

Variantes/synonymes - Commentaire Depuis RP: seulement dans les zones unicommunales Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A ELIMINER, sauf si les notules originales de la ville/commune ont été éliminées ou détruites, dans ce cas A CONSERVER.

PL008 Notules et pièces annexes provenant du Conseil de Police

Variantes/synonymes - Commentaire Depuis RP : Seulement d’application dans les zones pluricommunales. Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

PL009 Notules et pièces annexes provenant du Collège de Police

Variantes/synonymes -Commentaire Depuis RP : Seulement d’application dans les zones pluricommunales. Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

PL010 Registre des décisions du Collège des Bourgmestre et échevins

Variantes/synonymes Index des décisions du Collège des Bourgmestre et échevins Copies des décisions du Collège Commentaire -

Argumentation Comme il s’agit ici d’une série de grande valeur, l’archiviste inspecteur peut prendre la décision d’en modifier la destination définitive.

Durée de conservation administrative 10 ans

Tableau de tri 3

Destination définitive A ELIMINER

PL011 Notules et pièces annexes provenant des réunions de concertation

Variantes/synonymes - Commentaire -

Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

PL012 Ordres de service

Variantes/synonymes Notes de service – Consignes de service – Instructions – Notes de service internes – Ordres du corps et compléments additionnels - Ordres des opérations

Dans certaines zones il y a une différence entre: Instructions Générales, Ordres permanents de Service, Ordres Administrative, Ordres Administrative Zonale.

Commentaire Ces ordres ou règlements émanent du commissaire de police/chef de corps, chef de service et garantissent le bon fonctionnement de la zone de police

locale. Les Ordres des opérations sont des ordres de service émis pour des occasions spéciales, p. ex. l’Organisation d’un festival (Dour ou Werchter).

Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER

PL013 Ordres journaliers

Variantes/synonymes Correspondance (pas obligatoire) Circulaires de la police de [x]

Commentaire Communications ou avis particuliers ayant trait à des demandes de collaboration pour la recherche de personnes ou objets disparus, arrêts des recherches, etc. Etaient/Sont diffusées dans le Bulletin Central de Signalement/Bulletin de recherche et d’Information.

Argumentation Ont un caractère éphémère et temporaire. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

Tableau de tri 4

PL014 Rapports et pièces annexes adressés au bourgmestre ou au Président du collège de Police

Variantes/synonymes Copies des rapports et pièces relatives au fonctionnement interne de la zone de police (p. ex. : formations du personnel, impositions, ...). Commentaire Rapports administratifs. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER

PL015 Rapports au chef de corps

Variantes/synonymes Rapports des décisions.

Commentaire Rapports rédigés à l’occasion d’événements particuliers, arrivée d’officiers, inspecteurs ou agents de quartiers, rapports de mutations dans les bâtiments administratifs.

Avant RP: Rapports au Commissaire en chef


PL016 Livres de rapports des tâches effectuées et des observations contrôlées

Variantes/synonymes Cahiers de service, Fiches d’interventions Etats journaliers. Commentaire -


PL017 Rapports et pièces annexes relatives au fonctionnement interne de la zone de police locale

Variantes/synonymes - Commentaire Avant RP: Rapports et pièces annexes relatives au fonctionnement interne du corps de police Argumentation -

Tableau de tri 5

Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER

PL018 Inconvénients – Documents pour le planning et la justification


Commentaire Documents se rapportant au travail du personnel. Dans le cas où la gendarmerie aurait du faire appel à une autre brigade, un rapport motivé est alors rédigé. La même chose vaut également pour les renforts provenant des zones de police contiguës ou de la police fédérale.

Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL019 Dossiers concernant la (re)organisation, tâches et missions de la zone de police locale

Variantes/synonymes Pièces concernant l’organisation et la composition du corps Pièces concernant le cadre et les règlements organiques et corporels

Commentaire -


PL020 Procès verbaux du Conseil zonal de sécurité

Variantes/synonymes Avant RP: Procès-verbaux de concertation entre la police locale et la gendarmerie

Rapports des problèmes concernant la collaboration entre la police locale et la gendarmerie

Disfonctionnements

Commentaire -

Argumentation Une copie sera livrée à la Province et au CGL Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER

Tableau de tri 6

PL021 Procès-verbaux et pièces annexes du Conseil de Prévention

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER

PL022 Procès-verbaux et pièces annexes de la concertation pentagonale

Variantes/synonymes Avant 1995: Procès-verbaux et pièces annexes de la concertation provinciale Commentaire - Argumentation Sont conservées au niveau de la Province Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER

PL023 Procès-verbaux et pièces annexes des concertations de recherche par arrondissement judiciaire

Variantes/synonymes Rapports des réunions entre la section spéciale de recherche et les autres services de recherche du parquet. Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER

PL024 Correspondance avec les représentants des structures de liaison de la police fédérale (niveau de l’arrondissement judiciaire)


Commentaire Représentants des structures de liaison de l’Arrondissement judiciaire de la police fédérale = le directeur coordinateur administratif (Dirco) en le directeur judiciaire (Dirjud).

Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans

Tableau de tri 7

Destination définitive A CONSERVER

PL025 Plans zonal de sécurité


Commentaire Avant RP : contrats de sécurité (contient entre autres une note de projet, une note d’évaluation, de la correspondance et des rapports sur divers projets, de l’information sur les budgets disponibles, etc.)

Chartes de sécurité ZIP

Accords de collaboration police communale Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER

PL026 Accords de protocole

Variantes/synonymes Pièces concernant les structures de collaboration avec d’autres services de sécurité

Commentaire P. ex. Accords de collaboration entre la police fédérale et la police locale, le Palais royale et la police locale Bruxelles-Ixelles, … Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER

Tableau de tri 8

2. Gestion administrative

PL027 Correspondance

Variantes/synonymes -Commentaire Il s’agit ici de la correspondance générale (classée chronologiquement ou thématiquement) considérée comme correspondance de routine.

Argumentation Si la série de correspondance est rangée chronologiquement, elle sera alors conservée. Dans les cas où les lettres rejoignent directement le dossier correspondant, la série sera dès lors éliminée vu qu’il s’agit alors de doubles. Les originaux restent conservés dans les dossiers. Le classement ou l’archivage de la correspondance peut aussi se faire de manière thématique (par fardes sujettes), sans conserver un quelconque classement chronologique. Dans ce cas, l’archiviste inspecteur effectuera un tri selon une appréciation.

Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Correspondance)

Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER, si la série est classée chronologiquement.

PL028 Registre de la correspondance

Variantes/synonymes Indicateur de la correspondance

Commentaire Dans certaines zones, une distinction est opérée entre le courrier entrant et le courrier sortant, entre le courrier judiciaire entrant et le courrier administratif entrant, la correspondance de routine, etc.

Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Correspondance) Argumentation Dans le cas où la correspondance serait seulement enregistrée dans un seul registre et où la série chronologique subsiste, les deux séries sont conservées. Dans le cas où les lettres rejoindraient directement les dossiers, le registre peut être éliminé.


PL029 Télex et fax

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER, si la série est classée chronologiquement.

Tableau de tri 9

PL030 E-mail (imprimés) et pièces jointes

Variantes/synonymes Poste électronique, Mails, courriels Commentaire -

Argumentation Ils peuvent être conservés s’ils sont centralisés pour leur conservation. Si ce n’est pas le cas, ils sont directement joints au dossier correspondant et y seront conservés.

Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER, si la série est classée chronologiquement.

PL031 Registre des appels d’urgence

Variantes/synonymes Listes des appels d’urgence aux numéros 101, 906, Appels 906/101 Commentaire -

Argumentation L’information (suites de la conversation, notices succinctes, etc.) peut être trouvée dans les dossiers correspondant. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL032 Registre des appels téléphoniques

Variantes/synonymes Index des appels téléphoniques Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL033 Registre des justifications des conversations téléphoniques

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation -

Tableau de tri 10

Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL034 Bordereaux d’envoi des procès-verbaux

Variantes/synonymes Livre d’envois Agendas des PV envoyés (au Procureur du Roi ou officiers du Ministère public près des tribunaux de police)

Commentaire Ce document donne la suite réservée au procès verbal : envoi au Procureur, devoirs d’enquête ou de recherche, ministère public, etc.


PL035 Registre des rondes journalières

Variantes/synonymes Registre tenu pour l’inscription des rondes (des équipes sur le terrain) Commentaire Depuis 2002: Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance; Intervention) Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL036 Etats mensuels des accidents de roulage

Variantes/synonymes Bordereaux mensuels des accidents de la route destinés à l’Institut National de Statistiques Commentaire Rédigés pour l’Institut National des Statistiques


Tableau de tri 11

PL037 Formulaires avec reçus d’accords à l’amiable, extraits du casier judiciaire, décisions sans appel



PL038 Formulaires pour les procès verbaux

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL039 Formulaires avec attestation des objets perdus

Variantes/synonymes Attestations libres pour la perte d’objets Commentaire -


PL040 Registre d’emprunt des radios portables

Variantes/synonymes -Commentaire Contient les noms des agents qui ont emprunté et remis une radio portable (talkie-walkie) Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

Tableau de tri 12

3. Gestion du personnel

PL041 Documents concernant la gestion du personnel

Variantes/synonymes Législation en rapport avec le statut du personnel, temps de travail, sécurité sociale, conditions d’admission, demandes de temps partiel mutations internes, formations que l’on peut suivre suite à une réglementation interne sont également inclus les documents relatifs aux vêtements de travail (modèles, cahiers des charges et conformité)

Commentaire - Argumentation Avant 2001(Réforme des Polices): A CONSERVER pour les chefs-lieu de provinces. Après 2001: prendre contact avec l’archiviste inspecteur compétant pour autant qu’il s’agisse d’une série complète.


PL042 Dossiers du personnel des officiers de la police administrative ou de la police judiciaire

Variantes/synonymes Dossiers généraux engagement, préavis, formations, promotions, distinctions, accidents, etc. Autre type: 'Dossiers des étrangers'

Commentaire Contient des documents se rapportant aux sollicitations, nominations, promotions, augmentations de salaires, voyages, utilisation de voiture de service et autres avantages en nature, absences pour maladie ou disponibilité, discipline, formations, pension, etc.) Depuis la RP, il est distingué 23 sous dossiers : Administration ; Instruction de base ; Dossier de stage ; Formation continue ; Formation liée à une promotion ; Formations fonctionnelles ; Autres brevets, diplômes et attestation de formation ; Mobilité ; Affectation temporaire; Mutation ; Carrière ; Congés; Insignes d’honneur, etc. Evaluations ; Peines pas encore exécutées ; Mesures d’ordre ; Profil médical ; Sélection médicale Fiches d’inscription des congés de maladie, Disponibilité ; Documents de dispenses médicales ; Accidents du travail ; Divers.

Zones unicommunales: les communes sont responsables de la gestion des dossiers du personnel : un exemplaire à la commune (original), un à la zone de police locale. Zones pluricommunales, ont personnalité juridique : Dossiers du personnel sont conservés dans les Polices locales

Les parties du dossiers personnel concernant le statut pécuniaire sont transmises au SSGPI (Secrétariat de la police intégrée structurée à deux niveaux). Ces documents reviennent ensuite dans les zones de la police locale d’origine. Dans le cas d’un licenciement ou d’une démission définitive, le service dont dépendait la personne conserve son dossier complet pendant 5 ans. Après ce terme, le dossier est versé aux archives du Directorat-général de la Direction générale du personnel, au secrétaire communal ou au secrétaire du Conseil de Police (DécisionDino/UBPol du 28/12/2001, Chapitre III, Titre 2, art. II,7). Le dossier du chef de corps de la zone de police locale est conservé chez le Bourgmestre ou le Président du Conseil de Police pendant 5 ans suivant le licenciement ou la démission définitive.

Argumentation Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de la signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; Dossiers de personnes désignées dans des circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; Personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Voir : MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Bruxelles, Archives Générales du Royaume, 1990, pp. 10-19 (Miscellanea Archivistica Studia, 7).

Durée de conservation administrative 110 ans après la date de naissance. Destination définitive A CONSERVER

Tableau de tri 13

PL043 Dossiers du personnel Calog

Variantes/synonymes Dossiers généraux engagement, préavis, formations, promotions, distinctions, accidents, etc. Autre type: 'Dossiers des étrangers'

Commentaire Contient des documents se rapportant aux sollicitations, nominations, promotions, augmentations de salaires, voyages, utilisation de voiture de service et autres avantages en nature, absences pour maladie ou disponibilité, discipline, formations, pension, etc.) Depuis la RP, il est distingué 23 sous dossiers : Administration ; Instruction de base ; Dossier de stage ; Formation continue ; Formation liée à une promotion ; Formations fonctionnelles ; Autres brevets, diplômes et attestation de formation ; Mobilité ; Affectation temporaire; Mutation ; Carrière ; Congés; insignes d’honneur, etc. Evaluations ; Peines pas encore exécutées ; Mesures d’ordre ; Profil médical ; Sélection médicale Fiches d’inscription des congés de maladie, Disponibilité ; Documents de dispenses médicales ; Accidents du travail ; Divers.

Zones unicommunales: les communes sont responsables de la gestion des dossiers du personnel : un exemplaire à la commune (original), un à la zone de police locale. Zones pluricommunales, ont personnalité juridique : Dossiers du personnel sont conservés dans les Polices locales.

Les parties du dossiers personnel concernant le statut pécuniaire sont transmises au SSGPI (Secrétariat de la police intégrée structurée à deux niveaux). Ces documents reviennent ensuite dans les zones de la police locale d’origine. Dans le cas d’un licenciement ou d’une démission définitive, le service dont dépendait la personne conserve son dossier complet pendant 5 ans. Après ce terme, le dossier est versé aux archives du Directorat-général de la Direction générale du personnel, au secrétaire communal ou au secrétaire du Conseil de Police (DécisionDino/UBPol du 28/12/2001, Chapitre III, Titre 2, art. II,7). Le dossier du chef de corps de la zone de police locale est conservé chez le Bourgmestre ou le Président du Conseil de Police pendant 5 ans suivant le licenciement ou la démission définitive.

Argumentation Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de la signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; dossiers de personnes désignées dans des circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Voir : MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Bruxelles, Archives Générales du Royaume, 1990, pp. 10-19 (Miscellanea Archivistica Studia, 7).

Durée de conservation administrative 110 ans après la date de naissance. Destination définitive A CONSERVER

PL044 Dossiers disciplinaires


Commentaire Ces dossiers peuvent former une série à part des dossiers du personnel. Dans ce cas, ils sont A CONSERVER. S’ils sont partis intégrante des dossiers du personnel, les critères de sélection des dossiers du personnel sont d’application. (Voir PL 42)


PL045 Dossiers relatifs au personnel de police temporaire

Variantes/synonymes Dossiers généraux concernant le personnel de police temporaire ou auxiliaire

Tableau de tri 14

Commentaire -Argumentation Si l’on ne souhaite pas conserver l’ensemble des dossiers, on retiendra le grade comme critère de sélection ; Les dossiers qui donnent un bon aperçu de

la signification particulière de certains emplois, comme p. ex. Gardes champêtres, figures marquantes ; Dossiers de personnes désignées dans des circonstances particulières sont A CONSERVER; Les autres sont A ELIMINER après 100 ans ; Personnel sans droits à la pension, après 10 ans ;Pièces sans intérêt pour la carrière ultérieure, après 5 ans. Zie: MARÉCHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Miscellanea Archivistica Studia 7, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, pp. 10-19.


PL046 Dossiers concernant les examens et recrutements

Variantes/synonymes - Commentaire Ces dossiers comprennent des lettres de motivations, des copies des examens

Datent d’avant la réforme de police. Fut ensuite organisé par la police fédérale en collaboration avec les écoles de police (mobilité externe). Certains postes vacants sont remplis par mobilité interne; l’information ad hoc est jointe au dossier du personnel.

Argumentation Durée de conservation administrative 5 ans

Destination définitive A CONSERVER (après sélection)

PL047 Listes de corps


Commentaire Liste de corps avec la composition complète du corps à un moment donné. Argumentation -

Durée de conservation administrative 10 ans


PL048 Registres de présences

Variantes/synonymes Listes de présences Commentaire -

Argumentation -

Tableau de tri 15


PL049 Etats relatifs à la régulation des congés, détachements, abandons de poste, missions, permanences, prestations particulières, etc.

Variantes/synonymes Etats de prestations Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL050 Pièces concernant la pointeuse


Commentaire -

Argumentation -


PL051 Modèles 9bis

Variantes/synonymes Etats des frais de repas, nuitées et indemnités de week-end du personnel. Commentaire -

Argumentation -


PL052 Dossiers relatifs aux plaintes contre le personnel

Variantes/synonymes - Commentaire Dossiers qui viennent du Service Controle Interne

Tableau de tri 16


PL053 Registre des plaintes contre le personnel


PL054 Questionnaire général annuel du Parquet, avec aperçu du personnel, du matériel et du fonctionnement

Variantes/synonymes Aperçus des activités

Commentaire Les résultats de ces questionnaires sont des statistiques destinées à l’usage du parquet avec un aperçu du personnel, du matériel, des activités des corps ou zones de police locale. Dans certains services, les questions et les réponses sont conservées ensemble.


PL055 Pièces concernant les statistiques et les aperçus des activités

Variantes/synonymes Aperçus des activités Commentaire Dans certains services, les questions et les réponses sont conservées ensemble Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER

Tableau de tri 17

PL056 Rapports mensuels


Commentaire Il s’agit de rapports synthétiques rédigés à l’intention du Parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel et des activités d’un corps de police ou d’une zone de police locale pendant une période d’un mois.


PL057 Rapports annuels et pièces annexes préparatoires


Commentaire Il s’agit de rapports synthétiques rédigés à l’intention du Parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel et des activités d’un corps de police ou d’une zone de police locale pendant une période d’un an.


PL058 Notules et pièces annexes du Comité syndical de base

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

Tableau de tri 18

PL059 Notules et pièces annexes du Comité pour la prévention et la protection au travail


PL060 Notules et pièces annexes du Comité d’accompagnement du Personnel


Tableau de tri 19

4. Gestion financière et matérielle

PL061 Propositions de budget


Commentaire Ces propositions sont rédigées par les zones de police locale et sont discutées ensuite au Conseil de Police. La majorité des documents qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Depuis la réforme des polices: receveur communal ou receveur régional).


PL062 Budgets et modifications de budgets de la Police


Commentaire Le budget de la police est depuis la réforme des polices une série particulière et ne fait plus partie depuis lors du budget communal. La majorité des documents qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Depuis la réforme des polices: receveur communal ou receveur régional).

Argumentation Également conservée à la Province. Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A CONSERVER

PL063 Pièces concernant la gestion du budget (plannings budgétaires, crédits d’ordonnancement, crédits locaux, etc.)


Tableau de tri 20

PL064 Factures entrantes et justificatifs attenants

Variantes/synonymes Factures et documents annexes comme bons de commandes, notes de crédit, reçus et factures.

Commentaire La majorité des documents qui résultent de la gestion financière des zones de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant RP: receveur communal ou receveur régional).


PL065 Factures sortantes et justificatifs attenants

Variantes/synonymes - Commentaire Contient également des quittances et des mandats de paiement. Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A ELIMINER

PL066 Livres de caisse


Commentaire Il s’agit d’un livre journalier dans lequel on indique les recettes et/ou les dépenses. La majorité des documents qui résultent de la gestion financière de la zone de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant RP: receveur communal ou receveur régional).


PL067 Grands livres


Commentaire Registre dans lequel se trouvent inscrits la composition des biens, les dettes et le patrimoine, ainsi que les modifications, par article budgétaire. Il contient également les recettes et/ou dépenses par poste ou sous-poste budgétaire.

Tableau de tri 21


PL068 Comptes annuels et les annexes

Variantes/synonymes Compte de l’année Compte final

Commentaire La majorité des documents qui résultent de la gestion financière de la zone de police locale sont créés et conservés par les services communaux. Dans le cas d’une zone unicommunale la fonction de comptable est exercée par le receveur communal ; dans le cas d’une zone pluricommunale la fonction est remplie par un comptable engagé à cet effet. (Avant PHV: Receveur communal ou receveur régional). Le receveur communal ou le comptable rédige le compte annuel (compte de l’année ou compte de l’année de service). C’est la justification des remboursements et des créances et de certaines dépenses. Les “Annexes au compte annuel” sont incluses. Ils forment la balance des profits et des pertes et le rapport annuel des comptes. A côté, il reste encore le compte final qui est rédigé lorsque la fonction est transmise. Il s’agit d’un inventaire des valeurs, effets, registres, livres, meubles, matériel et autres objets.

Argumentation Les comptes provenant des communes (et les comptes provenant du budget de la police) sont également conservés à la Province. Durée de conservation administrative 30 ans Destination définitive A CONSERVER

PL069 Rapport d’audit


PL070 Extraits de compte banque ou de compte PC

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans

Tableau de tri 22


PL071 Inventaire du patrimoine

Variantes/synonymes Inventaire du matériel Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 30 ans


PL072 Dossiers concernant le patrimoine en gestion propre


-

Commentaire Ces dossiers comprennent les subdivisions suivantes : Dossiers relatifs au planning et à la recherche publique, Adjudications, Cahiers de charge (avec les spécifications administratives et techniques), les états de mesurage et les plans définitifs, les conditions générales d’adjudication, adjudication du travail, contrats ou engagements des travaux, Dossiers relatifs à l’exécution des travaux.

Argumentation Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (après sélection)

PL073 Dossiers relatifs à l’achat de biens matériels

Variantes/synonymes -Commentaire Un tel dossier comprend des bons de commande, bons d’habillement, factures relatives à l’achat des biens matériels.


PL074 Demandes de travaux

Variantes/synonymes Ordres de travaux Commentaire -

Tableau de tri 23


PL075 Ordres de travaux pour l’entretien des véhicules


PL076 Feuilles de parcours des véhicules

Variantes/synonymes Livres de bord, livres de radio Commentaire -


PL077 Rapports concernant l’emploi d’armes à feu


PL078 Rapports d’inspection des dépôts de munitions, inventaires, fiches d’inventaire, fiches techniques


Tableau de tri 24

Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL079 Documents et procès-verbaux d’enquêtes administratives à propos du matériel

Variantes/synonymes - Commentaire Dans le cas d’accidents, vols, pertes ou dégradations. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL080 Dossiers incendie et évacuation


PL081 Rapports techniques


Commentaire Ce sont les rapports rédigés pour le parquet et qui donnent un aperçu du personnel, du matériel, et du travail du corps de police ou de la zone de police locale.


Tableau de tri 25

PL082 Dossiers relatifs à l’introduction de systèmes informatiques


PL083 Notes et pièces diverses provenant de groupes de travail ou projets divers


Tableau de tri 26

5. Communication avec le citoyen

PL084 Dossiers relatifs à la communication


Commentaire Dossiers provenant du médiateur ou du porte-parole (dans certains cas, le chef de corps) ou publications propres (journal d’unité), fardes de presse, dépliant informatif pour le citoyen, … ).


Tableau de tri 27

III. Tâches de la police administrative

1. Suivi administratif

PL085 Agenda des actes administratifs délivrés


PL086 Dossiers concernant les projets prévention


Commentaire Ces dossiers peuvent avoir les objets suivants : SOS Peste, 'L’enfant et l’étranger', 'Résistance des seniors', 'Prévention de la drogue dans l’enseignement ‘primaire', …


PL087 Dossiers concernant la prévention des crimes


Commentaire Contient les règlements des primes, rapports et avis sur la protection contre le vol, pièces relatives au contrôle des habitations pendant les vacances, Gravage des vélos, correspondance au sujet de la techno-prévention, formulaires de demande d’alarmes et redevances


PL088 Dossiers concernant les interventions juridiques et sociales

Tableau de tri 28


Commentaire Ce sont des dossiers traitant des médiations entre voisins, médiations familiales, aperçus des visites qui ne viennent pas d'Antennes de Justice.

Argumentation -

Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage 1/10)

PL089 Pièces concernant les avis motivés pour la délivrance des certificats de bonne vie et mœ urs


Commentaire Il y a deux sortes de “certificats de bonne vie et mœ urs”. Ils sont délivrés au demandeur par les services communaux. Si cela concerne un certificat de type 2, le chef de corps remet un avis qui est conservé à la zone de police locale.

Argumentation - Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A ELIMINER

PL090 Registre de remise des certificats de bonne vie et mœ urs

Variantes/synonymes Index des remises des certificats de bonne vie et mœ urs

Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A ELIMINER

PL091 Dossiers relatifs aux recherches effectuées dans le cadre du registre de population ou des étrangers

Variantes/synonymes -Commentaire - Argumentation Le 'registre de population et des étrangers' est conservé par les services communaux. Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A ELIMINER

Tableau de tri 29

PL092 Casier judiciaire communal

Variantes/synonymes Registre des condamnations, Casier judiciaire communal Commentaire -Argumentation Certaines brigades conservent le casier judiciaire comme archives ou comme documentation. Dans ce cas, seul le personnel civil est autorisé à effectuer cette tâche. Depuis 1995 le Casier judiciaire communal est tenu par les services communaux.

Durée de conservation administrative Pas d’application Destination définitive A ELIMINER

PL093 Récépissé d’extraits du Casier judiciaire


PL094 Pièces concernant les naturalisations ou les choix de nationalité


PL095 Registre de perception immédiate


Tableau de tri 30


PL096 Registre des sommes consignées


PL097 Pièces concernant les sommes consignées


Commentaire Le paiement d’une somme pour une éventuelle caution ultérieure afin de recouvrir les frais de justice. Dans le cas d’une infraction au code de roulage et au refus du paiement immédiat, le véhicule peut alors être saisi.


PL098 Formulaires de perception immédiate

Variantes/synonymes (Doubles des) contraventions.

Commentaire Pour les infractions de roulages qui peuvent être réglées à l’aide de timbres fiscaux. La procédure complète comprend-les ‘carnets de justification, registres, tableaux résumés, carnets de conclusions'.

Argumentation -


PL099 Pièces relatives au congé pour enterrement, incinération et déterrement

Variantes/synonymes Annonces de déterrement et de ré inhumation

Tableau de tri 31

Commentaire La déclaration d’un PV peut être faite par fax ou par téléphone. Le Ministère public donne le pouvoir à l’officier de l’état civil. Argumentation - Durée de conservation administrative Pas d’application. Destination définitive A ELIMINER

PL100 Recherche de domicile


PL101 Registre de déclaration de vol, objets perdus et trouvés et perte de carte d’identité

Variantes/synonymes Registre des objets, Registre tenu pour l’inscription des objets perdus Index des déclarations de vols, objets perdus et trouvés et perte de carte d’identité Commentaire En cas de perte de carte d’identité, on remet une Attestation provisoire de remplacement, de perte

Argumentation Quelques exemplaires sont A CONSERVER comme exemple. Durée de conservation administrative 1 an Destination définitive A ELIMINER

PL102 Pièces concernant la réception des objets perdus et trouvés

Variantes/synonymes Déclarations administratives Dossiers relatifs aux déclarations Commentaire La zone de police locale tient le récépissé, mais c’est la commune qui est responsable de la conservation des objets.

Argumentation Durée de conservation administrative 1 an Destination définitive A ELIMINER

Tableau de tri 32

PL103 Pièces concernant la restitution de biens confisqués


Commentaire Dans certaines zones, Le chef de corps et le bourgmestre concluent un accord écrit qui est présenté au Gouverneur de la Province. Ce document détermine les responsabilités de chacun.

Argumentation - Durée de conservation administrative 1 an Destination définitive A ELIMINER

PL104 Exploits d’huissiers

Variantes/synonymes -Commentaire Retourne chez l’huissier dès que le délai de conservation administrative est terminé. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL105 Dossiers des demandes et/ou autorisations de détention d’armes et pièces annexes


Commentaire Détention d’arme = autorisation d’achat d’armes à feu de défense. Pour cela, le demandeur reçoit une autorisation qui lui est délivrée après une enquête de moralité effectuée par la police. Les noms des intéressés sont conservés dans un registre et sur fiches ("Registre local des armes : PL155") par le commissaire de police ou le commandant de la Brigade de gendarmerie (dans le cas où il n’y aurait pas de commissaire de police) (= immatriculation). Les données sont transmises au Registre central des armes. Anciennement: Service général d’appui policier).

Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL106 Pièces concernant les enquêtes de moralité


Commentaire Depuis 1995 l’enquête de moralité n’est plus effectuée que sur demande du pouvoir judiciaire dans des affaires non pénales et un certain nombre d’enquêtes concernent des candidats à la magistrature, service de police, surveillance des détectives privés, loi sur les armes, membres de jury de cour d’assises. Depuis 1999, une enquête de moralité est également effectuée pour la délivrance d’un port d’arme. (Voir PL 105). Elle est conservée avec l’apostille ou le

Tableau de tri 33

PV. Argumentation - Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER

PL107 Registre local des armes


Commentaire A coté du registre, se trouvent également les formulaires qui doivent être rempli lors de l’achat ou de la vente d’armes (="Modèle Nr. 9" of "Avis de transmission d’armes de sport ou de chasse", "Modèle Nr. 4") Argumentation - Durée de conservation administrative 2 ans après le décès de l’intéressé. Destination définitive A CONSERVER

Tableau de tri 34

2. Ordre public

PL108 Rapports d’information Administratives (RAR)

Variantes/synonymes Formulaires Administratives


PL109 Registre des arrestations

Variantes/synonymes Dossiers concernant les arrestations administratives

Livre amigo

Commentaire -Argumentation -

Durée de conservation administrative 10 ans après la date de clôture du registre Destination définitive A ELIMINER

PL110 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la police des animaux et pièces annexes

Variantes/synonymes -Commentaire Police des animaux : protection des animaux, détention de chiens, de pigeons voyageurs, chasse et pêche, petits animaux (p. ex.: ruches), etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL111 Registre tenu relativement à la délivrance d’autorisations de détention de pigeons voyageurs


Tableau de tri 35


PL112 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives aux nuisances sonores et pièces annexes

Variantes/synonymes - Commentaire Nuisances sonores : cloches, animaux, haut-parleurs, alarmes, feus d’artifices, sérénades, etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL113 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la boisson et pièces annexes


Commentaire Dans les dossiers, on trouve entre autres : liste des cafés; autorisation d’exploiter; attestation de moralité; Pièces concernant le contrôle sur l’emploi de serveurs, heures de fermeture et boissons vendues, etc. Ce dossier est établi lors de l’ouverture d’un café et porte le nom de l’établissement. Lorsque l’établissement est repris par un autre exploitant, le dossier reste gardé.


PL114 Dossiers des demandes et/ou autorisations pour des festivités publiques, représentations et manifestations sportives et pièces annexes


Commentaire Festivités publiques, représentations et manifestations sportives : marchés, foires foraines (kermesses), fêtes, concerts, représentations musicales ou théâtrales, dancings, cinémas, carnaval, lunaparcs, concours sportifs, etc. En bref, manifestations pouvant attirer un grand nombre de personnes et où l’ordre public et la tranquillité peuvent être perturbés. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

Tableau de tri 36

PL115 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à des manifestations et pièces annexes

Variantes/synonymes - Commentaire Manifestations : Réunions, meetings, cortèges, manifestations, grèves, processions, attroupements, etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL116 Dossiers des demandes et/ou autorisations relatives à la presse, propagande et publicité et pièces annexes Variantes/synonymes -

Commentaire Presse, propagande et publicité : vente de journaux, cartes de presse, inscriptions sur des bâtiments ou sur la voie publique, panneaux et caravane publicitaires, diffusion de pamphlets sur la voie publique


PL117 Dossiers relatifs aux autorisations d’occuper la voie publique


Commentaire Placement de distributeurs automatiques divers, chaises et tables, étalages de magasins, etc. La police est avertie de l’occupation de la voie publique et examine les éventuels inconvénients. Un dossier est ouvert par demandeur. Le contrôle est annuel et une autorisation est délivrée qui peut éventuellement être retirée. Une taxe communale est payée pour ce faire.


PL118 Dossiers relatifs aux courses à vélos et championnats de football


Commentaire Une farde est ouverte par manifestation. Elle comprend des actes comme les protocoles d’accords, le nombre de spectateurs attendus, le niveau de risque du match, le nombre d’hommes présents. Argumentation -

Tableau de tri 37

Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL119 Dossiers concernant les demandes et/ou autorisations relatives au commerce et collectes et pièces annexes


Commentaire Commerce et collectes : démarchage; commerce ambulant; collectes; tombolas; contrôle des poids et mesures et monnaies; réglementation et contrôles des marchés; sécurité; etc. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL120 Dossiers concernant les demandes et/ou autorisations relatives à la mobilisation et pièces annexes

Variantes/synonymes - Commentaire Mobilisation : mobilisations civiles en temps de paix (lors de catastrophes) of mobilisation de la garde civile, gendarmerie ou armée par le bourgmestre. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL121 Pièces concernant l’autorisation de l’administration communale à l’égard de civils individuels


Tableau de tri 38

3. Sécurité publique

PL122 Dossiers relatifs au contrôle des taxis

Variantes/synonymes - Commentaire Il s’agit d’un contrôle semestriel destiné à voir si la réglementation communale sur les taxis est observée. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL123 Dossiers concernant la coordination et l’organisation d’actions relatives au trafic routier en collaboration avec d’autres services

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL124 Dossiers concernant l’état du trafic routier dans une ville ou une commune

Variantes/synonymes Dossiers 'Trafic point noir' Commentaire Contient un plan, un dessin ou une information par rue avec toutes les données concernant l’état du trafic (carrefour, marquage au sol, etc.).

Argumentation -Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL125 Documents concernant les points de contrôle ou prioritaires


Commentaire Contient de l’information sur certains points de la zone de police qui méritent une attention ou un contrôle particulier, p. ex. Une rue ou une place où les autos sont mal stationnées.

Tableau de tri 39


PL126 Demandes pour le placement de panneaux de signalisation


Commentaire Fait en trois exemplaires : un exemplaire reste au service de police, un exemplaire est envoyé au citoyen, le troisième exemplaire est envoyé à l’administration communale.


PL127 Pièces relatives aux classes de formation au trafic pour mineurs


PL128 Rapports concernant l’état de la voie publique


Commentaire L’agent de quartier dresse un rapport lorsque la voie publique est endommagée (p. ex. : éclairage, revêtement) qui est ensuite envoyé au service Des travaux publics. Le rapport conservé au bureau de police est un double. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL129 Pièces concernant la déclaration de véhicule

Tableau de tri 40


PL130 Registre des retraits de permis de conduire

Variantes/synonymes Registre des déchéances de permis de conduire, registre des interdictions de conduire Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL131 Pièces relatives aux tests et aux analyses d’haleine



PL132 Procès-verbaux administratifs pour travaux de (re)construction


Commentaire Ce sont des PV dressés par les agents de quartier pendant et après des travaux de (re)construction. Ils sont dressés en double exemplaire : l’un reste au bureau de police, l’autre est envoyé au service des travaux publics.


Tableau de tri 41

PL133 Dossiers relatifs au contrôle des chambres en tant que logement

Variantes/synonymes - Commentaire Contrôle unique destiné à vérifier la conformité de la maison aux normes de sécurité et d’hygiène. Une plainte est toujours suivie d’un contrôle. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL134 Dossiers relatifs à la sécurité incendie


Commentaire Ces dossiers peuvent contenir des arrêtés spécifiques, aperçus et dossiers élagués relatifs à la sécurité contre l’incendie de maisons et autres plans d’urgence ou plans catastrophes pour lesquels les pompiers ne sont pas concernés. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL135 Dossiers relatifs aux renseignements concernant les voyageurs, les logis

Variantes/synonymes - Commentaire Bulletins de renseignements


Tableau de tri 42

PL136 Documents de contrôle des voyageurs dans les hôtels

Variantes/synonymes -Commentaire Documents remplis par le patron de l’hôtel. Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL137 Registre des logements

Variantes/synonymes Livres de logement Commentaire -Argumentation - Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A CONSERVER

Tableau de tri 43

4. Morale publique

PL138 Dossiers relatifs à la mendicité

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (échantillonnage)

PL139 Dossiers concernant la prostitution, les loteries, l’ivresse, l’usage de drogues, les publications licencieuses

Variantes/synonymes - Commentaire - Argumentation A CONSERVER: toutes les pièces d’avant 1951, après 1951: effectuer une sélection Ces dossiers contiennent dans certains cas la correspondance échangée dans le cadre du dossier.

Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A CONSERVER (avant 1951 ; après 1951 : échantillonnage)

Tableau de tri 44

III. Tâches de la police judiciaire

PL140 Index des usines


PL141 Pièces concernant la gestion de systèmes d’alarme


PL142 Accusé de dépôt

Variantes/synonymes Récépissé de pièces à conviction Commentaire Est joint au PV lorsque celui-ci est envoyé au greffe. Argumentation Le récépissé est souvent joint au PV Durée de conservation administrative 20 ans Destination définitive A ELIMINER

PL143 Dossiers de principe


Commentaire Dossiers constitué au sujet de jurisprudence spécifique. Ici se trouvent, par exemple, des jugements relatifs aux combats de coqs ou de la documentation sur des thèmes intéressant la police.

Tableau de tri 45


PL144 Dossiers relatifs aux arrestations judiciaires

Variantes/synonymes Dossiers judiciaires Commentaire Ces dossiers contiennent, dans certains cas, la correspondance relative au dossier.

Argumentation -


PL145 Livres d’interrogatoires

Variantes/synonymes Pièces concernant les interrogatoires

Livre d’interrogatoires Commentaire Sont souvent accrochés aux PV. Argumentation Quelques exemplaires A CONSERVER comme exemple Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

PL146 Dossiers concernant les sanctions administratives dans les communes


Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A CONSERVER (sélection)

PL147 Rapports d’informations judiciaires

Tableau de tri 46

Variantes/synonymes Documents RIJ Commentaire - Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A ELIMINER

PL148 Traitements Policiers Autonomes



PL149 Procès-verbaux simplifiés

Variantes/synonymes Enregistrements simplifiés


PL150 Procès-verbaux des infractions en matière de roulage

Variantes/synonymes Procès-verbaux initiaux

Procès-verbaux de fait contre X (p. ex. : en cas de délits de fuite, vols d’automobiles).

Commentaire Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès-verbaux initiaux : procès-verbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite donnée à l’affaire, on dresse un procès-verbal subséquent qui renvoie au procès-verbal initial à l’aide d’une numérotation unique.

Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP

Argumentation Sont conservés au Parquet.

Tableau de tri 47

Durée de conservation administrative 5 ans (Le délai de prescription est 5 ans au maximum selon le code pénal)


PL151 Procès-verbaux des accidents avec uniquement des dégâts matériels



Commentaire Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès-verbaux initiaux : procès-verbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite donnée à l’affaire, on dresse un procès-verbal subséquent qui renvoie au procès-verbal initial à l’aide d’une numérotation unique.


Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A ELIMINER

PL152 Procès-verbaux des accidents avec des dommages corporels



Commentaire Il existe plusieurs sortes de procès-verbaux : le procès-verbal l’initial et le procès-verbal subséquent. Il existe cinq types de procès- verbaux initiaux : procès-verbal initial, procès-verbal initial de roulage, Procès-verbal simplifié, Accidents de roulage et procès-verbal d’avertissement. Seulement en cas de suite donnée à l’affaire, on dresse un procès-verbal subséquent qui renvoie au procès-verbal initial à l’aide d’une numérotation unique.


Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 10 ans (Le délai de prescription est 10 ans au maximum) Destination définitive A ELIMINER

PL153 Registre des procès-verbaux roulage

Variantes/synonymes - Commentaire Registre d’inscription in extenso des procès rédigés pour faute au code de roulage. Argumentation -

Tableau de tri 48


PL154 Procès verbaux judiciaires pour des faits de non-roulage

Variantes/synonymes Copies des Procès-verbaux

Commentaire Dans cette série se trouvent deux sortes de procès-verbaux : l’initial et le subséquent. Seulement dans le cas où une suite serait donnée à un fait, un procès-verbal subséquent est dressé, dont le lien avec le procès-verbal initial est fait par l’emploi d’une numérotation unique. Une troisième série reprend les procès-verbaux dressés sur ordre (voir ‘Apostilles’).

Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Traitement. Procès-verbaux judiciaires)

Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 20 à max.:30 ans (Le délai de prescription est 30 ans au maximum selon le Code Pénal) Destination définitive A ELIMINER

PL155 Registre des procès verbaux judiciaires pour des faits de non-roulage

Variantes/synonymes - Commentaire Registre d’inscription in extenso des procès-verbaux rédigés pour des faits judiciaires qui ne tombent pas sous le code de roulage. Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL156 Apostilles

Variantes/synonymes Procès-verbaux dressés sur ordre Commentaire Les apostilles sont des tâches supplémentaires venant du Procureur du Roi, l’auditeur du travail, le juge d’instruction, le juge de la jeunesse ou l’Auditeur

militaire au sujet de faits pénaux mentionnés dont un dossier est déjà ouvert au parquet. A côté, il y a aussi les recherches de naturalisation, recours en grâce, réhabilitations et attestations de moralité.


Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 20 à 30 ans ( Le délai de prescription est 30 ans au maximum selon le Code Pénal) Destination définitive A ELIMINER

Tableau de tri 49

PL157 Registre des Apostilles

Variantes/synonymes - Commentaire Registre des procès-verbaux dressés sur ordre

Depuis 2002 : Enregistrement et stockage dans l’ISLP (Prise de connaissance. Apostilles)

Argumentation Sont conservés au Parquet. Durée de conservation administrative 10 ans Destination définitive A ELIMINER

PL158 Index sur les procès-verbaux


Commentaire Alphabétique : Par année et par personne sont repris tous les PV établi. L’index contient le nom de la victime, de l’accusé, du rédacteur et le numéro du PV. Chronologique : Indication, par jour, de tous les PV rédigés. L’index contient le nom de la victime, de l’accusé, du rédacteur et le numéro du PV

Argumentation -

Durée de conservation administrative Pas d’application. Destination définitive A ELIMINER (obligatoire : Loi sur la protection de la vie privée)

PL159 Fiches des noms présents dans les procès-verbaux

Variantes/synonymes - Commentaire Contient le nom des personnes, leur adresse et les différents PV qui ont été établi sur elle avec une courte description. Argumentation - Durée de conservation administrative Pas d’application Destination définitive A ELIMINER (obligatoire : Loi sur la protection de la vie privée)

PL160 Pièces relatives au fonctionnement de la “Maison d’arrêt’/cellule de passage


Commentaire Ce sont des rapports et des informations : Etats de frais et comptes; frais d’entretien; recours en grâce; libérations conditionnelles; décès; successions; rapports annuels et statistique générale; pro Deo.

Tableau de tri 50


PL161 Registre des enfermements dans la prison ou la cellule de la police Variantes/synonymes Rôle

Commentaire Peut comprendre deux registres: registre des détentions administratives (p. ex. : pour ivresse sur la voie publique) et un registre pour les détentions judiciaires (pour détention temporaire à la demande de mise à disposition du Procureur du Roi).

Consultable par le système SIDIS (système des institutions pénitentiaires: contient le signalement des détenus, moment de l’internement, régime, prévision de libération, transfert vers une autre prison) permet la consultation en ligne des données.


PL162 Bulletins de service

Variantes/synonymes Fiches sécurité Consigne des Patrouilles (alors, hors du cadre des ZIP)

Rapports d’intervention


PL163 Pièces relatives à l’analyse de la criminalité


Commentaire Contient le Moniteur de sécurité (mode d’emploi, notes du moniteur de sécurité local et national), Rapports du Service général d’Appui policier (statistiques à différents niveaux d’analyse), rapports du service de Prévention à propos des analyses. La Police fédérale en est le destinataire.

Consultable dans l’ ISLP (Consultation des applications fédérales. Banque de données Nationales criminelles.)

Argumentation Réalisé et conservé par la Police fédérale.

Tableau de tri 51


Tableau de tri 52

IV. Documentation

LP164 Bulletin de Recherche et d’Information (BRI)

Variantes/synonymes Avis de recherche, Bulletins de signalement, Avis BCS.

SDI-bulletins (Service des disparitions inquiétantes), Bulletin Central de Signalement Commentaire -

Argumentation Les Archives de l’État essayeront d’avoir une série complète A CONSERVER aux Archives générales du Royaume: chaque zone ne doit pas donc en conserver une série.


LP165 Bulletin local de signalement


LP166 Dossiers concernant des sujets spécifiques de nature judiciaire


Commentaire Dans certains cas, cela peut se faire autour d’un thème 'sensible' comme les gitans et la problématique des étrangers, crimes graves, drogue, etc. Un dossier est créé dans lequel toute l’information est réunie.


Tableau de tri 53

LP167 Plan catastrophe pour les sites SEVESO


Commentaire Plans catastrophes élaborés par le Ministère de l’Intérieur en prévision de catastrophe dans les sites ayant un haut risque de calamités. (p. ex. : Centrale atomique Doel, ...). Ces plans sont réalisés par la province (Service Sécurité) qui envoie une copie à la zone de police locale.

Argumentation Sont réalisés et conservés à la Province. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

LP168 Information douce

Variantes/synonymes - Commentaire Informations rassemblées par la police mais qui n’est pas fiable à 100% ou qui n’est pas vérifiée. Argumentation Est gérée par les carrefours d’informations de l’arrondissement (CIA), mais ne se trouve pas encore dans le même fichier que les documents RIJ. Durée de conservation administrative 5 ans Destination définitive A ELIMINER

LP169 Rapports du Service général d’Appui policier


LP170 Pièces relatives à des avertissements contrôlés

Variantes/synonymes Avertissements étrangers Commentaire Ce sont des avertissements provenant d’autres corps de police.

Argumentation - Durée de conservation administrative 10 ans

Tableau de tri 54


LP171 Périodiques professionnels


LP172 Ouvrages de référence


LP173 Documentation relatives au fonctionnement de la police


LP174 Pièces concernant les informations et avis judiciaires


Tableau de tri 55

Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

LP175 Procès-verbaux et pièces diverses du Conseil de gestion de l’Académie de Police


LP176 Documentation relative à la vie du corps même (photos, coupures de presse)

Variantes/synonymes - Commentaire Photos du corps de police locale Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

LP177 Bulletins d’information

Variantes/synonymes Revue d’information Commentaire -

Argumentation - Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

LP178 Revues de presse


Tableau de tri 56

Argumentation -

Durée de conservation administrative A déterminer en fonction de l’utilité administrative Destination définitive A CONSERVER

LP181 Annuaire du Personnel


Tableau de tri 57