BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Setiap perusahaan, baik perusahaan dagang maupun perusahaan jasa tentu melakukan aktivitas bisnis. Aktivitas yang dilakukan pun sangat beragam, baik dari intern perusahaan maupun dari ekstrern perusahaan. Pembelian, penyimpanan persediaan, proses pendristribusian, penjualan hingga pembayaran oleh konsumen baik kredit maupun secara tunai merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang memerlukan prosedur-prosedur yang dapat dijadikan pedoman sehingga dapat menghasilkan laporan keuangan yang optimal. Sebagai salah satu penunjang aktivitas bisnis, persediaan memiliki arti penting karena akan mempengaruhi tingkat penjualan. Tanpa adanya persediaan yang optimal, para pengusaha akan di hadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan konsumen yang memerlukan ataupun meminta produk pada perusahaan tersebut. Hal ini mungkin saja terjadi, karena tidak selamanya produk-produk tersedia pada setiap saat sehingga pengaturan terhadap pengadaan persediaan, menyimpan, hingga distribusi persediaan ke tangan konsumen

1

2

menjadi hal yang sangat penting di perhatikan agar perusahaan tidak kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan seharusnya didapatkan. PBF PT. Banyumas Denpasar merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan produk terutama produk-produk cussons, dahlia, fumakila, bless cosmetics, kapas, alat-alat kesehatan dan obat-obatan yang kualitasnya tidak

diragukan lagi. Produk-produk tersebut disalurkan kepada outlet-outlet atau pelanggan secara terus menerus dengan jumlah dan mutu produk yang terus terjaga kualitasnya. Produk tersebut di datangkan dari produsen dari PT. Cussons, PT Unitama, PT. Fumakilla, PT. UBF, PT TKPN yang merupakan tempat produksi dan pengepakan produk dari PBF PT. Banyumas. Produsen-produsen tersebut terletak di beberapa tempat di Jakarta dan Pulau Jawa sekitarnya. Produk yang didatangkan dari produsen kemudian di simpan dalam gudang untuk dilaporkan jumlahnya dan dicek kualitasnya oleh shipper, dan kemudian disebarkan ke outlet-outlet atau pelanggan sesuai dengan pesanan. Melalui sistem distribusi yang terkontrol hingga ke tangan konsumen diharapkan dapat membantu dalam peningkatan penjualan dan meminimalisasi kecurangan penggunaan persediaan produk yang dijual, sehingga akan memaksimalkan tingkat penjualan. Berdasarkan latar belakang diatas, maka yang menjadi permasalahan adalah Bagaimana prosedur pembelian persediaan ke produsen pada PBF PT. Banyumas Denpasar?

3

1.2 Tujuan dan Maanfaat Laporan 1. Tujuan Laporan Adapun tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk mengetahui prosedur pembelian persediaan ke produsen pada PBF PT. Banyumas Denpasar. 2. Manfaat Laporan a) Bagi Lembaga Tempat PKL Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi bahan pertimbangan dan masukan bagi perusahaan dalam merumuskan kebijakan dimasa yang akan datang. b) Bagi Mahasiswa Penulisan laporan ini bermanfaat untuk mahasiswa agar dapat mengaplikasikan teori-teori yang diproleh dibangku kuliah pada perusahaan serta mendapatkan informasi tentang prosedur pembelian persediaan ke produsen pada PBF PT. Banyumas.

4

1.3 Metode Penulisan Laporan 1.3.1 Jenis dan Sumber Data

1. Jenis data Menurut sugiyono (2007:14) jenis data dapat dibagi dua a) Data kualitatif adalah data yang tidak dapat dinyatakan dalam bentuk angka dan tidak memiliki satuan hitung b) Data kualitatif Adalah data yang berbentuk angka-angka dan dapat dinyatakan dengan satuan hitung

5

Dalam laporan ini jenis data yang digunakan adalah data kualitatif.Data kualitatif yang dikumpulkan dalam penelitian ini yaitu sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan petunjuk teknis pelaksanaan tugas semua jabatan di PBF PT. Banyumas, serta dokumendokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk membeli produk ke PT. Fumakila. 2. Sumber dataa) Data Primer

Menurut Sugiyono (2007:130), data primer adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan secara langsung dari sumbernya. Data primer ini berupa wawancara mengenai prosedur pembelian persediaan ke produsen yang bersangkutan. b) Data Sekunder Menurut Sugiyono (2007:130), data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk jadi dan sudah diolah atau dikumpulkan oleh pihak lain. data sekunder ini berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian persediaan.

1.3.2

Metode Pengumpulan Data

6

Metode yang digunakan untuk memproleh data yang diperlukan adalah : a) Metode Observasi Metode Observasi yaitu pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung pada objek yang diteliti seperti prrosedur pembelian persediaan ke produsen pada PBF PT. Banyumas Denpasar. b) Wawancara, Metode Wawancara yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada pihak perusahaan seperti shipper yang menangani bagian gudang, supervisor, dan SCA mengenai prosedur pembelian persediaan ke produsen pada PBF PT. Banyumas Denpasar.

c) Dokumentasi Metode Dokumentasi yaitu metode pengumpulan data yang diproleh dari dokumen-dokumen atau bukti-bukti perusahaan seperti delivery

dokumen, stock movement report, bon loading, dan delivery list produk pada PBF PT. Banyumas Denpasar. 1.3.3 Metode Analisis Data

7

Teknis analisis yang digunakan adalah deskriptif komparatif yaitu dengan menguraikan prosedur pembelian persediaan ke produsen pada PBF PT. Banyumas Denpasar dan membandingkannya dengan teori yang didapat di bangku kuliah. 1.4 Sistematika Penyajian Gambaran scara garis besar mengenai penyusunan laporan praktek kerja lapangan ini, dapat disajikan dalam bentuk sistematika penyajian sebagai berikut. Bab I Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang, tujuan, dan manfaat laporan, metode penulisan laporan, dan sistematika penyajian. .

Bab II

Gambaran Umum Tempat PKL Bab ini menguraikan tentang berdirinya PBF PT. Banyumas Cabang Denpasar, bidang tugas/kegiatan, struktur organisasi, uraian jabatan dan deskripsi kegiatan selama PKL pada PBF PT. Banyumas Cabang Denpasar.

Bab III

Teori dan Pembahasan

8

Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan dan analisis masalah. Bab IV Penutup Bab ini menguraikan tentang kesimpulan dan saran.

BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PKL

2.1 Sejarah Singkat PBF PT.Banyumas Denpasar PBF PT.Banyumas denpasar adalah perusahaan yang bergerak dibidang distribusi farmasi dan perdagangan umum. Keberadaan PBF PT.Banyumas Denpasar disahkan oleh surat keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tertanggal 31 oktober 1987 No C26987 HT. 01-01.Th 87, perusahaan ini didirikan oleh Bapak I Wayan Asyawan, yang kemudian bertindak sebagai Direktur. Tujuan utama pendirian PBF PT.Banyumas Denpasar secara umum adalah untuk menjalankan usaha dalam bidang perdagangan umum terutama, perdagangan,pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan perbekalan farmasi. Sejalan dengan perkembangan usahanya, PBF PT.Banyumas Denpasar mengembangkan pasarnya dengan mendirikan cabang diluar bali. Adapun cabang PBF PT.Banyumas Denpasar tersebut

berkedudukan di :

8

9

1. PBF PT.Banyumas cabang mataram, yang berlokasi di Jl. Abdul Kadir Munsyi No 16 mataram, NTB.2. PBF PT.Banyumas cabang kupang, yang berlokasi di Jl. Nangka

No 90, Kel Oeba, kupang, NTT. Visi, Misi, dan slogan PBF PT. Banyumas Denpasar adalah 1. Visi Menjadi perusahaan yang sehat, kuat, dan terpercaya (Healthy, Strong, and reliable company). 2. Misia) Memberikan service yang tepat waktu, tepat jumlah, tepat

kondisi, dan berkualitas. b) Memperlakukan dan memelihara aset perusahaan dengan tepat waktu, tepat jumlah, tepat syarat-syarat dengan baik.c) Mengusahakan kepuasan dari pembeli (pelanggan), supllier,

karyawan, pemilik modal. d) Melaksanakan pengawasan total dan berkualitas pada semua tingkat : perencanaan, pelaksanaan, pengecekan, (evaluasi), dan perbaikan

10

3. Slogan Melangkah Maju Bersama 2.2 Bidang Kegiatan PBF PT.Banyumas Denpasar PBF PT.Banyumas Denpasar merupakan pedagang besar farmasi yang khusus mendistribusikan obat-obatan ke apotek, rumah sakit, dan toko obat. Selain sebagai pedagang besar farmasi, PBF PT.Banyumas Denpasar juga bergerak dibidang pendistribusian barangbarang produk konsumen seperti perlengkapan bayi dan produk rumah tangga lainnya, yang didistrbusikan ke supermarket, mini market, toko kelontong, dan grosir. Disamping itu, perusahaan ini juga bergerak didalam tender pengadaan alat-alat kesehatan. 2.3 Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan Setiap perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil sangat mengharapkan agar kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar, maka untuk mempermudah usaha tersebut perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang baik agar pembagian tugas dan wewenang menjadi lebih terarah. Struktur organisasi merupakan gambaran proses kegiatan dari pimpinan dalam pencapaian suatu tujuan. Struktur organisasi umumnya dapat digambarkan dalam bentuk bagian tertentu, sehingga akan terlihat dengan jelas tugas dan kedudukan dari

11

pada masing-masing orang organisasi. Struktur organisasi PBF PT.Banyumas Denpasar termasuk struktur organisasi fungsional yang dapat dilihat pada gambar 2.1

12

GAMBAR 2.1 STRUKTUR ORGANISASI PADA PT. BANYUMAS DENPASAR Direktur Ast. Direktur

O.B.M

V.A. Operasional Sales

S.M

AUDIT Logistik

Gillette

Principle

Tea Team m

Ka. AdmAdmKeu & SDM Keu &

S. Adm Team

Umum Team

PengirimanLogistik

Gudang Team

EDP

SPV. Consumer Team

SPV. Ethical Team

Tender

Team

Kasir Team

Fakturis

Pembukua n

SDM

Pengadaan

Sumber : PBF PT. Banyumas Denpasar, 2011

12

13

2.3.2. Uraian Jabatan dalam Struktur Organisasi 1. Direktur a) Mengkoordinasi dan mengontrol segala kegiatan di dalam

perusahaan. b) Merumuskan segala kebijakan yang berkaitan dengan

kelangsungan perusahaan.c)

Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya

masing-masing.d)

Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun yang sudah

berjalan, sebagai bahan dalam penyusunan sasaran tahun berikutnya. 2. Asisten Direktur

Membantu segala tugas Direktur dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.3.

Operation branch manajer (OBM)

Mengkoordinasi, mengontrol, dan mengevaluasi segala kegiatan operasional perusahaan, baik di pusat maupun di cabang. Kegiatan operasional tersebut meliputi : Sale Administration, pengiriman, gudang, dan segala kegiatan dibagian umum.4.

Verification and AuditManajer (VAM)

14

Mengkoordinasi, mengontrol, dan mengevaluasi kegiatan auditing dan Electronic Data Processing (EDP) didalam perusahaan. 5. Sales Mananger (SM) a) Mengkoordinasi penyusunan budget dan target penjualan di kantor

pusat dan cabang.b)

Mengawasi

pelaksanaan

kegiatan

penjualan

dalam

upaya

pencapaian sale dan collection sesuai target yang diterapkan. c) Mengevaluasi kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh

supervisor Consumer, supervisor Ethical, dan Tender pada tahun yang sudah berjalan berdasarkan realisasi budget dan target penjualan sebagai bahan dalam penyusunan sasaran tahun berikutnya. 6. Logistik

Melaksanakan kegiatan pengadaan barang dari pabrik sesuai Standard Stok Level (SSL) yang telah ditetapkan. 7. Ka. Administrasi Keuangan dan SDM Secara langsung membawahi bagian kasir, fakturis, pembukuan, dan SDM yang melaksanakan kegiatan administrasi keuangan dan sumber daya manusia perusahaan. 8. Sales Administrasi

15

Melaksanakan kegiatan administrasi penjualan yang meliputi penerimaan surat pesanan, lalu lintas faktur, dan sebagainya. 9. Bagian umum memiliki tugas :

Melaksanakan inventaris dan pemeliharaan segala aktiva tetap perusahaan. 10. Pengiriman bertugas :

Melaksanakan kegiaan pengiriman atas pesanan yang dilakukan pelanggan.11.

Gudang bertugas :

Bertanggung jawab atas stock masuk, penyimpanan, pencatatan, sampai stock keluar dari gudang.12.

Elektronic Data Processing (EDP)

Melakukan Input, Processing atas segala data perusahaan sehingga dapat menghasilkan output yang diperlukan oleh tiap bagian dalam perusahaan. 13. Audit Melaksanakan kegiatan audit atas segala kegiatan perusahaan, seperti : piutang, stock, dan keuangan. 14. Supervisor consumer Secara langsung bertanggung jawab mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi kegiatan team konsumer.15. Supervisor Ethical

16

Mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi segala kegiatan team ethical. 16. Tender Melaksanakan kegiatan dalam pengajuan tender ke berbagai instansi. 2.4 Deskripsi Kegiatan Selama PKL Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan selama 2 (dua) bulan pada PBF PT.Banyumas Denpasar dan dimulai dari tanggal 7 Februari sampai dengan tanggal 7 April 2011. Selama mengikuti Praktek Kerja Lapangan di PBF PT.Banyumas Denpasar ini, tugas yang dikerjakan sebagai berikut.1.

Mengelompokkan faktu-faktur penjualan berdasarkan ada atau

tidaknya nomor NPWP, nama pelanggan (outlet), kode salesmen kemudian di urut berdasarkan tanggal jatuh temponya.2.

Mencatat pelunasan atau faktur pembelian yang sudah dibayar

kepada suppliernya di buku pembelian.3.

Mencatat faktur pembelia di buku pembelia dan mengelompokkan

suppliernya.4.

Mencatat pelunasan faktur-faktur yang sudah dibayar oleh

pelanggan baik di buku tanda terima maupun di buku saldo piutang. 5. Mencocokkan faktur pajak pengeluaran.

17

BAB IIITEORI DAN PEMBAHASAN 3.1 Landasan Teori 3.1.1 Pengertian Prosedur

Pada perusahaan besar permasalahan yang dihadapi sudah sedemikian kompleks sehingga tidak dapat diawasi secara langsung oleh pemilik perusahaan. Disini diperlukan orangorang yang akan secara langsung mengoprasikan perusahaan secara bersama-sama guna mencapai tujuan perusahaan. Untuk itu diperlukan suatu manajemen yang terencana dan terarah yang dapat dijalankan dengan baik, informasi yang memadai dapat membantu manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. Dalam rangka menghasilkan informasi yang layak serta untuk mencapai tahapan-tahapan kegiatan akuntansi dibutuhkan suatu prosedur yang memadai. Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindahkan dan membandingkan. Menurut W. Gerald Cole (di dalam Zaki Bardwan, 2002:3) prosedur adalah suatu urutanurutan pekerjaan kerani (klerikal), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau

17

18

lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Jadi prosedur merupakan suatu kegiatan klerikal yang dilakukan oleh beberapa orang dalam suatu departemen untuk menangani transaksi dengan maksud adanya perlakuan yang seragam untuk setiap kegiatan yang dilakukan. 3.1.2 Pengertian Produsen Menurut Jusup (2003:48) Produsen adalah setiap orang perorangan atau badan usaha, baik yang berbentuk badan hukum maupun bukan badan hukum yang didirikan dan berkedudukan atau melakukan kegiatan dalam wilayah hukum negara Republik Indonesia, baik sendiri maupun bersama-sama melalui perjanjian menyelenggarakan kegiatan usaha dalam berbagai bidang ekonomi. Menurut Rivai (2000:98) Produsen adalah orang yang menghasilkan barang dan jasa untuk dijual atau dipasarkan. Orang yang memakai atau memanfaatkan barang da jasa hasil produksi untuk memenuhi kebutuhan adalah konsumen. Jadi produsen adalah seorang atau kelompok orang maupun badan usaha membuat suatu usaha yang menghasilkan output dalam bentuk barang maupun jasa.

3.1.3 Pengertian Pembelian Pembelian merupakan suatu proses atau aktivitas untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan dengan melakukan pembayaran atas barang atau jasa tersebut. Prosedur pembelian menurut Mardiasmo (2000 : 173) mengatakan bahwa Prosedur Pembelian adalah suatu kegiatan yang mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun

19

jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli diterima. Menurut Bodnar dan Hopwood (2001:323), Pembelian yaitu: Procurement is the business process of selecting a source, ordering, and acquiring goods or services. Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti: bahwa pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya-sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa. Tugas dan tanggung jawab fungsi pembelian Pada dasarnya peran fungsi pembelian adalah untuk menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu, harga dan kualitas yang tepat. Galloway (2000:31) menjabarkan tanggung jawab bagian pembelian sebagai berikut :1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat

dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-bahan

baru yang dapat meguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya.3. Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan, yaitu

dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan

perkembangan pasar, perbedaaan sumber-sumber penawaran (supply) dan memeriksa pabrik suplier untuk mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhankebutuhan perusahaan.

20 5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan

bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.

3.1. 3 Tata Cara Pembelian Produk Menurut Teori Fungsi fungsi yang terkait dalam Prosedur Pembelian Menurut Basri (2003:102) fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian adalah 1. Fungsi Gudang Dalam prosedur pembelian, fungsi gudang berfungsi menyimpan barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan. Bagian ini juga berfungsi untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada atau pada saat terjadinya minimum persediaan. 2. Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian berfungsi untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pembelian barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih, serta mengeluarkan memo debit untuk pembelian. 3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan berfungsi untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok dan menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi pembelian barang dalam register buku kas keluar, mencatat harga pokok persediaan dalam kartu persediaan dan mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian atau menyelenggarakan arsip dokumen dasar yang berfungsi sebagai catatan utang.

21

Formulir-formulir yang digunakan Menurut Basri (2003:104) formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur pembelian adalah: 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang disebut dalam surat permintaan pembelian. 2. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan kepada unit-unit lain dalam perusahaan. 3. Laporan Penerimaan barang Dokumen ini buat oleh bagian penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang telah diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kualitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 4. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi (finance) sabagai dasar pencatatan transaksi pembelian juga sebagai surat perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Langkah-langkah Prosedur Pembelian1. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan

pembelian kepada bagian pembelian untuk barang-barang yang disimpan di gudang. Surat permintaan pembelian tersebut dibuat dua rangkap, rangkap pertama diserahkan kebagian pembelian, sedangkan rangkap yang kedua dikirimkan kebagian akuntansi

22 2. Bedasarkan surat permintaan pembelian dari Bagian gudang bagian pembelian membuat

surat order pembelian. Surat order pembelian ini di buat rangkap dua, rangkap yang pertama di kirimkan ke bagian penerimaan, dan rangkap yang kedua di kirimkan kebagian akutansi.3. Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas

dan mutu barang yang diterima dari pemasok, berdasarkan surat order pembelian dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 4. Brdasakan surat laporan penerimaan barang dan surat order pembelian serta surat permintaan pembelian bagian akuntansi membuat jurnal pembelian sebagai laporan pengeluaran kas atas pembelian perrsediaan barang di gudang. Bagan dari kegiatan proseur pembelian diatas disajikan pada gambar 3.1 berikut ini:

23

GAMBAR 3.1 PROSEDUR PEMBELIAN BARANG

BAGIAN GUDANGMULAI

BAGIAN PEMBELIAN1

MEMBU AT SURAT PERMIN TAAN PEMBELI AN

SURAT PERMINTAA N PEMBELIAN

2

SURAT PERMINTAA N PEMBELIA

2

MEMBUA T SURAT ORDER PEMBELIA N

1 3

SURAT ORDER PEMBELIAN

2

2

3

Sumber : Basri (2003)

24

GAMBAR 3.1 PROSEDUR PEMBALIAN BARANG (LANJUTAN)

BAGIAN PENERIMAAN2

BAGIAN AKUNTANSI2 3

SURAT ORDER PEMBELIAN

LAPORAN PENERIMAA N BARANG

SURAT PERMINTAA N PEMBELIA

SOP

MEMERIK SA DAN MEMBUA T LAPORAN PENERIM AAN BARANG

MEMERIKSA DAN MEMBUAT JURNAL PEMBELIAN

LAPORAN PENERIMAA N BARANG

JURNAL PEMBELIAN

2

SELES AI

Sumber : BasriI (2003)

25

3.2 Analisis Masalah Persediaan merupakan salah satu bagian terpenting dari perusahaan dagang. Oleh karena itu sangat penting untuk perusahaan dagang mengetahui jumlah persediaan yang mereka miliki. Begitu pula yang dilakukan oleh PBF PT. Banyumas untuk menjaga kesetabilan pendapatan perusahaan, persediaan yang dimiliki oleh perusahaan selalu di periksa secara rutin. Dan untuk barang-barang yang persediaannya mulai menipis perusahaan ini akan segera membeli barang tersebut. Untuk prosedur pembelian persediaan PBF PT. Banyumas memiliki cara atau alur pembelian yang sudah baku di terapkan oleh perusahaan. Ada pun prosedur pembelian persediaan ke produsen yang di lakukan oleh PBF PT. Banyumas terdiri dari :

Bagian-bagian yang terkait dalam Prosedur Pembelian Persediaan Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian persediaan pada PBF PT. Banyumas adalah :1. Bagian logistik

Bagian ini memiliki fungsi untuk mengecek barang yang tersedia digudang. Bagian ini juga berfungsi untuk memesan barang yang persediaannya sudah menipis. 2. Bagian admin Bagian ini berfungsi untuk mengecek surat pesanan (SP) yang di buat oleh logistik dan memesan barang ke produsen sesuai dengan surat pesanan (SP) tersebut.

Formulir-formulir yang digunakan

26

Formulir-formulir yang terkait dalam prosedur pembelian persediaan pada PBF PT. Banyumas adalah :1. Surat Pesanan (SP)

Surat Pesanan (SP) ini adalah surat yang digunakan untuk memesan barang ke produsen. Surat ini dibuat rangkap dua. Rangkap yang pertama dikirim ke produsen, sedangkan rangkap yang kedua sebagai arsip. Langkah-langkah Prosedur Pembelian Langkah-langkah dalam prosedur pembelian persediaan pada PBF PT. Banyumas adalah : 1. Bagian Logistik membuat surat pemesanan barang (SP). Surat Pemesanan ini dibuat dalam dua rangkap. 2. Surat Pemesanan tersebut oleh bagian Logistik dikirimkan ke bagian Admin. 3. Bagian Admin akan mengecek surat beserta nama barang yang akan di pesan ke produsen. 4. Setelah Surat Pemesanan (SP) tersebut selesai di periksa oleh Admin, surat pemesanan rangkap pertama akan diserahkan ke Produsen agar barang segera dikirimkan. Sedangkan Surat Pemesanan rangkap kedua di arsip oleh Admin sebagai bukti pengeluaran kas atas pembelian persediaan. dari uraian kegitan prosedur pembelian persediaan yang dilakukan oleh PBF PT. Banyumas disajikan dalam gambar 3.2 berikut

27

GAMBAR 3.2 PROSEDUR PEMBELIAN BARANG

BAGIAN LOGISTIK

BAGIAN ADMIN

MULAI

1

MEMBU AT SURAT PEMESA NAN

SURAT PESANAN

2

2 SURAT PESANAN

MENGECE K DAN MENGIRIM SP KE PRODUSE N

1

SURAT PESANA N

2

N

Produsen

selesa i

Sumber : PBF PT. Banyumas (Data di olah)

28

Dari pembahasan dapat dilihat adanya persamaan dan perbedaan antara prosedur pembelian persediaan yang ada pada teori dengan prosedur yang terjadi pada kenyataannya yaitu pada PBF PT. Banyumas.1. Secara umum dokumen yang digunakan untuk pembelian persediaan serta fungsi dari

masing-masing dokumen hampir sama. Hanya saja pada teorinya tidak dilakukan penjurnalan dan dokumen yang digunakan lebih sederhana.2. Bagian yang terkait di dalam prosedur pembelian persediaan sangatlah berbeda dalam teori

fungsi gudang dan pembelian dilaksanakan secara terpisah, sedangkan dalam prakteknya di PBF PT. Banyumas kedua fungsi tersebut dilaksanakan oleh bagian logistik. Dan penjurnalan tidak dilakukan hanya menggunakan surat pesanan yang diarsip sebagai tanda bukti pengeluaran kas untuk pembelian persediaan, serta alur dari pembelian persediaan yang dilakukan oleh PBF PT. Banyumas lebih sederhana dibandingkan pada teori yang ada.

Bab IV Penutup 4.1 Simpulan Berdasarkan dari hasil pembahasan terhadap prosedur pembelian persediaan ke produsen pada PBF PT. Banyumas Denpasar, maka secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa tata cara pembelian persediaan pada PBF PT. Banyumas hampir sama dengan teori yang diberikan pada saat perkuliahan, hanya saja dokumen yang digunakan tidak sebanyak teori yang ada, seperti laporan penerimaan barang dan jurnal pembelian. Bagian serta fungsi yang terkait dipegang atau dilaksanakan secara rangkap oleh beberapa bagian. Seperti logistik yang memegang fungsi yang merangkap yaitu fungsi gudang dan fungsi pembelian, serta alur yang dilaksanakan pada PBF PT. Banyumas lebih sederhana dibandingkan dengan teori yang ada dibuku. 4.2 Saran Berdasarkan pembahasan dan simpulan diatas, maka saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut : 1. Agar PBF PT. Banyumas menambah satu bagian lagi yaitu bagian penjualan untuk membantu tugas dari bagian logistik, sehingga bagian logistik tidak merangkap dalam melaksanakan tugasnya.

29

30 2. Agar PBF PT. Banyumas membuat satu jurnal pembelian yang bertujuan untuk membantu

memperlancar pekerjaan admin terutama pada saat pembelian persediaan sehingga jumlah kas yang keluar untuk persediaan bisa dihitung lebih cepat. 3. Untuk bagian gudang agar tetap mempertahankan kinerjanya dalam mengecek dan mengeluarkan persediaan digudang.

31

DAFTAR RUJUKAN Basri H. 2003. Bisnis Pengantar.Yogyakarta : BPFE Sugiyono. 2007. Metode Peneltian Bisnis. Bandung Alfabeta Baridwan, Zaki. 2002. Sistem Akutansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi ke-5. Yoyakarta :BPFE Mulyadi, 2001. Sistem Akutansi. Edisi ke-3. Jakarta:Salemba Empat Mardiasmo. 2000. Akutansi Keuangan Dasar. Edisi ke-3. Yogyakarta:BPFE Jusup, Al. Haryono. 2003. Dasar-dasar Akutansi. Edisi ke-6. Yogyakarta : STIE. Rivai, Wirasasmita. 2000. Kamus Lengkap Ekonomi. Bandung : Pionir Jaya. Bodnar dan Hopwood. 2001. Intermediate Accounting. Jakarta. Grasindo. PBF PT. Banyumas. 2011. Buku Panduan Oprasional. PBF PT. Banyumas. Galloway. 2000. Intermediate Accounting. Bandung : Alfa Beta.

32

33