92
PRODUK 1MALAYSIA : TRANSFORMASI SPA EDISI KE-3 SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM Perkhidmatan Awam Untuk Semua

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

PRODUK1MALAYSIA :TRANSFORMASI SPAEDISI KE-3

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM

P e r k h i d m a t a n A w a m U n t u k S e m u a

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM

PRODUK1MALAYSIA :TRANSFORMASI SPA

Aras 6-10, Blok C7, Kompleks C,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62520 Putrajaya

Telefon : 603 8885 6000 | Faks : 603 8888 5036

www.spa.gov.my

Page 2: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

ii

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Perutusan Pengerusi xi

Pengenalan Kepada Transformasi xiii

TERAS 1 : Menambahbaik Proses Dan Prosedur

1 Iklan Kekosongan Jawatan Secara Berterusan 1

2 Menubuhkan Jawatankuasa Khas Bagi Menambahbaik Urusan Di SPA 1

3 Menjalankan Temu Duga Pada Waktu Malam Dan Hujung Minggu 2

4 Temu Duga Dijalankan Sepenuhnya Oleh Kementerian/ Jabatan 2

5 Waktu Panggilan Temu Duga Berperingkat (Mengikut Jam) 2

6 Nisbah Calon Temu Duga Ditingkatkan Kepada 1:15 3

7 Pelantikan Semula Pegawai Perubatan Tanpa Temu Duga 3

8 Melaksanakan Sistem Temu Duga Bersepadu (SISTEB) 3

9 Pelantikan Tetap PTD Kontrak 4

10 Pengambilan Jururawat Gred U29 4

11 Kelonggaran Tapisan Bagi Calon Berkelayakan Sarjana Dan PhD 5

12 Perwakilan Kuasa Pelantikan Kontrak 0S29000 5

13 Pertukaran Tarikh Temu Duga 5

14 Tiada Temu Duga Bagi Calon Yang Diluluskan Pertukaran Pelantikan 5

15 Tiada Temu Duga Bagi Lepasan Latihan Jururawat KPSL 6

16 Temu Duga Khas/ Best Talent 6

17 Menghapuskan Dasar One Step Lower 7

18 Tempoh Sah Laku Pendaftaran Dipanjangkan 7

19 Tempoh Sah Laku Peperiksaan Dipanjangkan 8

20 Permohonan Lebih Dari Lima (5) Jawatan 8

21 Pindaan Tempoh Sah Laku Calon Simpanan 9

22 Pegawai Belum Sah Jawatan Boleh Memohon Jawatan Lain 9

23 Menghapuskan Penalti Calon Yang Menolak Tawaran Pelantikan 9

24 Mempertimbangkan Pelajar Tahun Akhir 10

25 Keistimewaan Tapisan Bagi Calon Tajaan JPA 10

26 Perakuan Ke Jawatan Lain Bagi Calon Yang Melalui Urusan Pengambilan PTD

11

Kandungan

Page 3: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

iii

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

27 Meletakkan Nama Panel Temu Duga Dalam Surat Panggilan Temu Duga Kepada Calon

11

28 Mewujudkan Jawatan Pegawai Tugas-Tugas Khas Di SPA 11

29 Pendekatan Temu Duga Dengan Melihat Kesesuaian Jawatan Yang Lain 11

30 Urusan Pertukaran Pelantikan Dan Perkhidmatan Dipengerusikan Oleh Pengerusi SPA Malaysia

12

31 Garis Panduan Hukuman Tatatertib (Baru) 12

32 One Stop Centre SPA 13

33 Perubahan Agenda Mesyuarat Suruhanjaya 13

34 Penghantaran Pakej Suruhanjaya Oleh Pegawai Bertugas Pada Setiap Minggu

13

35 Penambahbaikan Pelaksanaan Pengelasan Dan Dokumen Terperingkat Di SPA

14

36 Mentransformasi Kaedah Penulisan Minit Suruhanjaya 14

37 Penyediaan Jadual Giliran Harian Pengurusan Atasan Bagi Tujuan Rondaan/ Kawasan Bahagian

14

38 Penubuhan 41 Jawatankuasa Khas SPA Bagi Tujuan Penambahbaikan Perkhidmatan SPA

15

39 Sistem Pemantauan Jadual Temu Duga 16

40 Pelantikan Ke Jawatan Juruaudit Gred W41 16

41 SPA Melaksanakan Audit Star Rating 16

42 Budaya Kerja SPA Yang Sistematik 17

43 Pengemaskinian Ruling SPA 17

44 Penambahbaikan Prosedur Pemeriksaan Fizikal Dan Pancaindera 17

45 Menjalankan Fungsi Urusan Di Bawah [P.U.(B)] 496/1997 18

46 Pelantikan PSH Sebagai Pegawai Temu Duga 18

47 Mengadakan Mesyuarat Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (PLP) Bersama Kementerian / Jabatan

18

48 Mesyuarat Penyelarasan SPA / JPA 18

49 Mengkaji Urusan Pengambilan Pelajar Cemerlang/ Best Talents 19

50 Temu Duga Secara Panggilan Telefon 19

51 Kelonggaran Syarat Bagi Pemeriksaan Fizikal Dan Pancaindera 20

Page 4: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

iv

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

52 Penerbitan Buku Garis Panduan Competency-Based Interview (CBI) Dan Psikometrik

21

53 Penerbitan Buku Transformation: The Game Changer For The PSC 21

54 Penerbitan Buku How To Manage Success: PSC’s Perspective 22

55 Pelaksanaan Enam (6) Peringkat Urusan Pengambilan 22

56 Mesyuarat Persediaan Peperiksaan Online 22

57 Standard Operating Procedure (SOP) Bagi Urusan Peperiksaan SPA 23

58 Pelaksanaan Urusan Pengambilan Secara Pentadbiran Bagi Jawatan Kumpulan Sokongan II (Gred 1-16) Oleh Kementerian Dan Jabatan

23

59 Klinik Tatatertib Sepanjang Masa 24

60 Penetapan Gaji Permulaan Berdasarkan Pengalaman Bukan Teknikal Di Sektor Awam

24

61 Pengemaskinian Dokumen ISO 9000 Berdasarkan Transformasi 24

62 Penggabungan Prosedur Kualiti Operasi Urusan Pengambilan 25

63 Pelaksanaan ISO Di Semua Bahagian SPA 25

64 Pengemaskinian Data Rekod Pelantikan P.U.(B) 496 Yang Telah Dilaksanakan Mulai 1997-2013

25

65 Pengisian Jawatan Kosong Secara Khusus Kepada Kementerian/ Jabatan

26

66 Pertimbangan Gaji Permulaan Yang Lebih Tinggi Bagi Pegawai Yang Mempunyai Pengalaman Swasta Diserahkan Kuasa Sepenuhnya Kepada Suruhanjaya

26

67 Pertimbangan Gaji Permulaan Yang Lebih Tinggi Bagi Pegawai Yang Sedang Berkhidmat Diserahkan Kuasa Sepenuhnya Kepada Suruhanjaya

26

68 Penetapan Gaji Permulaan Bagi Pegawai-Pegawai Selain Contract Of Service

27

69 Penambahbaikan Prosedur Urusan Parlimen Dan Mesyuarat Jemaah Menteri Yang Berkaitan Dengan SPA

27

70 Penambahbaikan Surat Akuan Berkanun 28

71 Kompilasi Peraturan-Peraturan Yang Dilaksanakan Di Bawah Fungsi-Fungsi SPA Bagi Memudahkan Rujukan

28

72 Keputusan Peperiksaan Secara Atas Talian (Online) Dihebahkan Kepada Umum Dalam Tempoh Lima (5) Hari Waktu Bekerja

29

Page 5: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

v

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

73 Calon-Calon Yang Mempunyai Kelayakan Yang Diiktiraf Sahaja Dipertimbangkan Di Mesyuarat Suruhanjaya Bagi Tujuan Pelantikan

29

74 Pembentangan Keputusan Peperiksaan Di Mesyuarat Suruhanjaya 30

75 Penambahbaikan Urusan Pengambilan Pegawai Tadbir Dan Diplomatik (PTD)

30

76 Pembentangan Laporan Tahunan SPA Pada Mesyuarat Pertama Parlimen

30

77 Penambahbaikan Prosedur Setiap Urusan Pergerakan Dan Pengeluaran Pas Keselamatan Di SPA

31

78 Pemberian Nombor Siri Terhadap Pengeluaran Sijil Oleh Akademi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (ASPA)

31

79 Rujukan Kes-Kes Mahkamah Dalam Menimbang Dan Memutuskan Hukuman Bagi Tindakan Dan Rayuan Tatatertib

31

80 Rujukan Kes-Kes Tatatertib Terdahulu Dalam Menimbang Dan Memutuskan Hukuman Dalam Tindakan Dan Rayuan Tatatertib

31

81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar Kepada SPA Dan Negara Semasa Mesyuarat Suruhanjaya

32

82 Penambahbaikan Prosedur Aduan-Aduan Dalaman Dan Luaran Yang Membabitkan Imej SPA

32

83 Penambahbaikan Kertas Pertimbangan Kelulusan Latihan Separa Perubatan Bagi Calon Semenanjung, Sabah Dan Sarawak Dalam Mesyuarat Suruhanjaya

32

84 Tapisan Keselamatan Secara Kasar Bagi Petugas Bukan Kakitangan SPA 32

85 Pekerja Sambilan Harian (PSH), Kontrak Dan Skim Perkhidmatan Singkat (SPS) Diwajibkan Menandatangani Surat Akuan Akta Rahsia Rasmi (OSA)

33

86 Laporan Pencapaian Bulanan SPA Kepada YB Menteri 33

87 Pembentangan KPI Di Mesyuarat Suruhanjaya 34

88 Pembentangan Laporan Permohonan Pengisian Di Mesyuarat Suruhanjaya

34

89 Pertimbangan Calon Simpanan Di Mesyuarat Suruhanjaya 34

90 Mesyuarat Pelarasan Antara Bahagian Bagi Tujuan Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (PLP)

35

91 Edaran Checklist Dan Prosedur Temu Duga Kepada LTD 35

Page 6: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

92 Pemberian Sijil Penghargaan Kepada PSH Dan Pegawai Kontrak Yang Berkhidmat Di SPA

35

93 Pentauliahan Ketua Penguji/ Penguji Bagi Menjalankan Urusan Pemeriksaan Fizikal/ Pancaindera Dan Ujian Kecergasan

36

94 Pemberian Sijil Kepada Calon-calon Yang Melepasi Atau Lulus Ujian Fizikal, Pancaindera Dan Ujian Kecergasan

36

95 Temu Duga Bagi Pegawai Perubatan Luar Negara 36

96 Pegawai Bertanggungjawab Bagi Jawatan Yang Sedang Ditemu Duga Perlu Berada Di Pejabat

36

TERAS 2 : Mendekati Pelanggan

97 Sesi Interaksi Bersama Kementerian, Jabatan, Pentadbiran Negeri Dan Badan Bukan Kerajaan

39

98 Sesi Interaksi Bersama Pegawai-Pegawai Lantikan Kontrak 39

99 Siri Pertemuan Dengan Media Cina Dan India Diadakan Dari Semasa Ke Semasa

40

100 Siri Engagement Dengan Kementerian Dan Jabatan 40

101 Sesi Taklimat Di Sekolah-Sekolah 41

102 Taklimat Berkenaan Urusan Pengambilan SPA 41

103 Taklimat Kerjaya Bagi Menggalakkan Penyertaan Kaum Lain 42

104 Karnival Kerjaya 42

105 Majlis Khas Penyampaian Surat Tawaran Pelantikan 43

106 Bantuan SPA Kepada Waris Perajurit Yang Gugur Di Lahad Datu 43

107 Sesi Engagement Bersama Pegawai Baru Di Program Transformasi Minda

43

108 Kunjungan Mesra Ahli Suruhanjaya Dan Pegawai Tugas-Tugas Khas Ke Kementerian/ Jabatan

44

109 SPA Outreach Kepada Pelatih PLKN 44

110 Tawaran Seminar Tips Dan Panduan Memasuki Perkhidmatan Awam 44

111 Penyertaan Warga SPA Dalam Agensi Sukarelawan RELA & JPAM 45

112 Kerjasama Bersama SPA Negeri Dalam Melibatkan Kursus Urusan Pengambilan Dan Pengenalan Perkhidmatan Awam Dan Negeri

45

113 Pengambilan Calon-Calon e-Kasih 45

114 Penerbitan Video Korporat Pelbagai Bahasa 46

Page 7: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

115 Penubuhan Pasukan Cyber Troopers SPA 46

116 Kursus Tips Dan Panduan Memasuki Perkhidmatan Kepada Pegawai Kontrak

47

117 Mengadakan Kursus Tips Dan Panduan Memasuki Perkhidmatan Mengikut Skim

47

118 Taklimat Kepada Semua Calon Ujian Fizikal 48

119 Keluarga Calon Dibenarkan Memasuki Ruangan Menunggu Bersama Calon Temu Duga

48

120 Video Korporat Khas Peperiksaan Online 49

121 Bantuan SPA Kepada Calon-Calon Yang Terlibat Dengan Bencana 49

TERAS 3 : Mengoptimumkan Perkhidmatan ICT

122 Tapisan Awal Sebelum Memanggil Calon Temu Duga Melalui Sistem Semakan Maklumat Individu

51

123 Surat Tawaran Online 51

124 Pendekatan Mempromosikan SPA Melalui Pendekatan Aplikasi Online (Baru)

52

125 Peperiksaan Secara Atas Talian (Online) 52

126 Tapisan Keutuhan Oleh SPRM 53

127 Melaksanakan Sistem e-Pengesahan Dalam Urusan Perkhidmatan 53

128 Cadangan Simulasi Peperiksaan Online Di Portal SPA 54

129 Pelaksanaan Peperiksaan Online SPA Secara Serentak Bagi Beberapa Skim

54

130 Pengintegrasian eSPDM Dan eKS Dalam Pemantauan Dan Pencapaian Prestasi Urusan Tatatertib

55

131 Pemberian ID Bagi Semua Sistem Aplikasi SPA Kepada Pegawai Yang Menjalani Kursus Aplikasi Yang Berkaitan

55

132 Pemakluman Urusan Peperiksaan/ Ujian Fizikal/ Penilaian Kompetensi/ Temu Duga Melalui Emel/ SMS Dan Portal SPA

55

TERAS 4 : Membangunkan Pakatan Strategik

133 Kerjasama Dengan JPA Dan Talent Corp 57

134 Kerjasama Dengan Persatuan Dan Badan Bukan Kerajaan (NGO) 58

135 Kursus Guru-Guru Kaunseling Di Sekolah-Sekolah 59

136 Kerjasama SPA Malaysia Bersama Pengerusi Dan Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Yang Lain

59

Page 8: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

137 Rundingan Kerjasama Pintar Antara Bank Rakyat Dan SPA Malaysia 60

138 Penubuhan Kelab 1M4U Dan Rakan Muda SPA 60

139 Perluasan Penggunaan Perkhidmatan Bersama Bagi Sistem Semakan Maklumat Individu (e-Tapis)

61

140 Kerjasama Dengan JPJ Untuk Semakan Saman Bagi Jawatan Pemandu 61

141 Kerjasama Bersama SPA Negeri Dalam Urusan Temu Duga 61

142 Smart Partnership Bersama JARING, MOSTI, MAMPU, GITN Dalam Urusan Peperiksaan Online SPA

62

143 Kaedah Pelaksanaan Tapisan Keselamatan Kepada Kadet PTD 62

144 Jaringan Kerjasama SPA Dan Jabatan Sukarelawan Malaysia 63

145 Kunjungan Kerjasama Pintar Bersama Pihak JARING 63

146 Khidmat RELA Bagi Menggantikan Pengawal Keselamatan Swasta Di SPA

64

147 Kerjasama Pintar Bersama Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) Dalam Pengumpulan Data Bagi Kes Tatatertib Yang Melibatkan Hukuman Buang Kerja

64

148 Pelaksanaan Flushing Oleh Pihak Polis Di Raja Malaysia (PDRM) Apabila Melibatkan VVIP Dalam Mesyuarat Penting SPA

65

149 Kerjasama Dengan Kementerian Kesihatan (KKM)/ Jabatan Pertahanan Awam (JPAM)

65

150 Smart Partnership SPA Bersama Internal Dan External Entiti/ Department Secara Win-Win Situation

65

151 Pakatan Strategik Bersama ASEAN Community 66

TERAS 5 : Mengukuhkan Organisasi

152 Perjumpaan Dan Sesi Dialog Pengerusi SPA Bersama Warga SPA 69

153 Penyertaan Urus Setia SPA Cawangan Sabah Dan Sarawak Di Mesyuarat Suruhanjaya

69

154 Program “Anak Angkat” Pusat Temu Duga SPA Seluruh Malaysia Oleh SUB Bahagian

70

155 Sesi Perkongsian Ilmu Di Mesyuarat Suruhanjaya 70

156 Perbincangan Mingguan Bersama Ahli Suruhanjaya 70

157 Perbincangan Mingguan Bagi Menggubal Soalan-soalan Peperiksaan Bagi Bank Data Soalan

71

158 Bacaan Doa Di Mesyuarat Suruhanjaya 71

Page 9: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

ix

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

159 Melaksanakan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Pada Tahun Penilaian Semasa

71

160 Penambahbaikan Hala Tuju Perancangan Strategik SPA 72

161 Keberkesanan Pelan Perancangan Strategik SPA Setiap 6 Bulan 72

162 Penambahbaikan Pelan Starategik SPA Secara Berterusan 73

163 Kursus Pemantapan Fungsi-Fungsi SPA 73

164 Penglibatan KPSU Dan PSU Di Mesyuarat Suruhanjaya 74

165 Sesi Perkongsian Ilmu Bersama Ahli-Ahli Suruhanjaya Dan PTTK 74

166 Pelaksanaan Sesi Morning Prayer Di Setiap Bahagian 74

167 Pengumuman Dan Ucapan Perayaan Dalam Pelbagai Bahasa 75

168 Menganjurkan Bengkel Dan Retreat Khas Bagi Penyediaan Perancangan Strategik SPA 2016-2020

75

169 Penambahbaikan Hala Tuju SPA 76

170 Laporan Pencapaian Prestasi Dan Transformasi SPA Kepada YB Menteri 76

Penutup 77

Page 10: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

“Transformasi adalah sesuatu yang hidup dan bukannya berkala, tidak sahaja bergelar dalam dunia maya dan idea, namun hasilnya dapat dilihat mata kasar dan dinikmati serta dirasai. Dalam kata lain, transformasi adalah ikhtiar demi memastikan hari esok lebih baik

daripada hari semalam”

Dato’ Sri Mohammad Najib bin Tun Abdul Razak

Page 11: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

xi

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PERUTUSAN PENGERUSI SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Assalamualaikum, salam sejahtera dan salam 1Malaysia

Bersyukur kita kehadrat Allah SWT kerana dengan izinNya jua, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA) telah berjaya menerbitkan buku Produk 1 Malaysia: Transfomasi SPA Edisi Ketiga selepas Edisi Pertama diterbitkan pada tahun 2012 dan Edisi Kedua diterbitkan pada Mei 2013. Amatlah diharapkan agar buku ini akan menjadi bahan rujukan serta panduan dalam usaha meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan SPA.

Sebagai salah sebuah Pihak Berkuasa Melantik (PBM) di negara ini, SPA sentiasa berusaha menambah baik urusannya sebagaimana yang dinyatakan dalam Perkara 144(1) perlembagaan Persekutuan yang merangkumi fungsi melantik, mengesahkan dalam perkhidmatan, memasukkan ke dalam jawatan berpencen, menaikkan pangkat, menukar dan menjalankan kawalan tatatertib.

Selaras dengan hasrat Kerajaan “Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan” dan di bawah semangat Lautan Biru – National Blue Ocean Strategy Initiatives (NBOSI), SPA telah melaksanakan pelbagai inisiatif untuk menambahbaik perkhidmatan di bawah program transformasinya. Program transformasi ini dilaksanakan berasaskan lima (5) teras utama transformasi ke arah merakyatkan perkhidmatan iaitu menambahbaik proses dan prosedur, mendekati pelanggan, mengoptimumkan perkhidmatan ICT, membangunkan pakatan strategik dan mengukuhkan organisasi. Kelima-lima teras transformasi ini akan membantu SPA menjalankan tanggungjawabnya sebagai sebuah PBM yang terunggul dan berwibawa baik dari segi fungsi dan peranannya sejajar dengan peruntukan dalam Perlembagaan Persekutuan.

Pendekatan NBOS yang digunapakai oleh SPA dalam program transformasinya ini tidak melibatkan pindaan undang-undang, pertambahan peruntukan kewangan mahupun pertambahan jawatan. Pendekatan ini juga popular dan disukai rakyat serta menghasilkan impak win-win situation. Selain itu, intipati Transformasi SPA juga merupakan inisiatif kerajaan untuk meningkatkan sistem penyampaian kepada rakyat yang memfokuskan kepada hasil yang memberi impak tinggi, kos minimum dan pelaksanaan dengan kadar segera. Akhir sekali saya berharap buku ini akan dapat memberi manfaat kepada orang awam dan dapat memberi refleksi positif terhadap SPA dalam mendepani cabaran yang mendatang. Saya berdoa semoga segala usaha yang kita lakukan akan diberkati dan dipermudahkan oleh Allah S.W.T. jua.

Selamat maju jaya dan salam hormat dari saya,

TAN SRI MAHMOOD BIN ADAMPengerusiSuruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Disember 2014

Page 12: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

xii

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

PENGENALAN TRANSFORMASI SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM (SPA)

Transformasi SPA mula dilaksanakan pada Jun 2012 di bawah pimpinan YBhg. Tan Sri Mahmood bin Adam, Pengerusi SPA. Sehingga kini, SPA telah melaksanakan 170 transformasi yang merangkumi urusan pengambilan, perkhidmatan dan tatatertib selaras dengan hasrat YAB Perdana Menteri, Dato’ Seri Mohd Najib bin Tun Abdul Razak di bawah gagasan 1Malaysia - “Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan”.

Transformasi yang dilaksanakan oleh SPA ini merupakan inisiatif transformasi dalam Produk 1Malaysia: Transformasi SPA dengan menggunakan pendekatan Blue Ocean Strategy. Sejak pelaksanaannya pada tahun 2012, impak positif dapat dilihat terhadap kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan SPA. Antaranya, keputusan peperiksaan diumumkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas pelaksanaan peperiksaan online, berbanding lima (5) minggu semasa pelaksanaan peperiksaan secara konvensional. Selain daripada itu, urusan pengambilan dipercepatkan serta urusan perkhidmatan dipermudahkan.

SPA percaya bahawa transformasi adalah merupakan gelombang terbaik untuk memberi keyakinan kepada masyarakat luar terhadap SPA sebagai sebuah Pihak Berkuasa Melantik (PBM) bagi melahirkan modal insan dalam perkhidmatan awam yang berkualiti dan kompetitif dengan memberi peluang dan ruang kepada rakyat untuk menilainya. Justeru, pelaksanaan transformasi dengan penggunaan pendekatan baru dalam urusan-urusan yang dijalankan oleh SPA adalah merupakan satu langkah tepat dalam menjana modal insan secara menyeluruh dan seterusnya menjadi pemangkin kepada kejayaan Program Transformasi Perkhidmatan Awam itu sendiri.

Page 13: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

1TERAS:

MENAMBAHBAIK PROSES DAN

PROSEDUR

Page 14: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

1

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Selaras dengan ekspektasi pelanggan yang semakin meningkat, SPA mengiklankan kekosongan jawatan secara berterusan menerusi portal SPA, facebook dan twitter. Di samping itu, iklan kekosongan jawatan juga disiarkan di media cetak iaitu di akhbar berbahasa Melayu, Tamil dan Cina, serta menerusi crawler di RTM dan hebahan radio. Pengiklanan kekosongan jawatan secara berterusan ini bertujuan untuk memudahkan lebih ramai calon daripada pelbagai latar belakang dan tempat mencapai akses kepada iklan pengambilan oleh SPA. Penggunaan media cetak dan laman sosial dapat membantu proses hebahan yang lebih berkesan memandangkan capaian kepada umum adalah cepat dan luas.

Sebelas (11) Jawatankuasa Khas telah ditubuhkan sebagai wadah untuk mendapatkan input-input atau idea-idea secara langsung daripada komuniti, agensi-agensi yang berkaitan bagi menambahbaik urusan pengambilan dan perkhidmatan yang diberikan oleh SPA kepada masyarakat dan agensi-agensi kerajaan. Antara Jawatankuasa Khas tersebut adalah seperti berikut:

a) Jawatankuasa Khas NGO Melayub) Jawatankuasa Khas NGO Cinac) Jawatankuasa Khas NGO Indiad) Jawatankuasa Khas NGO Johore) Jawatankuasa Khas NGO Kelantan

Iklan Kekosongan Jawatan Secara Berterusan

Menubuhkan Jawatankuasa Khas Bagi Menambahbaik Urusan Di SPA

01

02

Page 15: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

2

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Pada kebiasaannya, temu duga dijalankan pada hari dan waktu bekerja. Namun begitu terdapat calon-calon yang tidak dapat menghadiri temu duga pada waktu tersebut kerana majikan tidak membenarkan mereka mengambil cuti. Oleh itu, SPA telah mengadakan temu duga pada waktu malam dan hujung minggu khusus kepada calon yang mempunyai kekangan untuk hadir temu duga pada hari dan waktu bekerja. Dengan adanya temu duga pada waktu malam dan hujung minggu ini akan memberi lebih banyak peluang dan ruang kepada calon terutamanya yang sedang bekerja untuk hadir ke temu duga yang dijalankan oleh SPA.

Sebagai langkah transformasi SPA, temu duga dijalankan sepenuhnya oleh Kementerian/Jabatan. Amalan ini akan membantu dan memberi peluang kepada pihak Kementerian/Ketua Perkhidmatan membuat pemilihan calon mengikut keperluan masing-masing. Walau bagaimanapun, SPA membantu menyediakan jadual temu duga bagi memanggil calon-calon yang memohon jawatan-jawatan yang tertentu dan menyerahkannya kepada Jabatan/Kementerian bagi urusan pelaksanaan temu duga.

Panggilan temu duga berperingkat diperkenalkan di mana panggilan temu duga kepada calon dibuat mengikut jam. Bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) dan Sokongan I, sebanyak empat (4) calon akan dipanggil bagi setiap jam, manakala Kumpulan Sokongan II, sebanyak lima (5) calon akan dipanggil bagi setiap jam. Panggilan waktu temu duga berperingkat ini bertujuan untuk mengurangkan masa menunggu calon yang terlalu lama, di samping memberi ruang kepada calon untuk merancang perjalanan menghadiri temu duga dalam keadaan yang lebih selesa.

Menjalankan Temu Duga Pada Waktu Malam Dan Hujung Minggu

Temu Duga Dijalankan Sepenuhnya Oleh Kementerian/Jabatan

Waktu Panggilan Temu Duga Berperingkat (Mengikut Jam)

03

04

05

f) Jawatankuasa Khas NGO Kedahg) Jawatankuasa Khas NGO Dayakh) Jawatankuasa Khas NGO Siami) Jawatankuasa Khas NGO Masyarakat Sarawakj) Jawatankuasa Khas NGO Masyarakat Sabahk) Jawatankuasa Khas NGO Cina Sarawak

Page 16: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

3

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Nisbah calon dipanggil ke temu duga ditingkatkan kepada nisbah satu (1) kekosongan kepada 15 calon dipanggil temu duga bagi membolehkan lebih ramai calon diberi peluang untuk menghadiri temu duga bagi jawatan-jawatan yang dipohon. Bilangan calon temu duga juga ditambah daripada 15 kepada 30 calon sehari bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) dan daripada 30 kepada 40 calon sehari bagi Kumpulan Sokongan untuk membolehkan lebih ramai calon dipanggil temu duga.

Dengan peningkatan nisbah calon ini, aduan calon mengenai panggilan menghadiri peperiksaan/ temu duga bagi jawatan yang dipohon melalui Portal SPA dapat dikurangkan.

Pegawai Perubatan yang telah meletak jawatan boleh dilantik semula secara tetap ataupun kontrak tanpa perlu dipanggil temu duga. Inisiatif ini dapat memudahkan urusan pelantikan semula calon-calon yang telah meletak jawatan sebagai Pegawai Perubatan atas sebab-sebab persendirian berdasarkan merit kes. Pelantikan semula Pegawai Perubatan oleh SPA turut mengambil kira kepentingan perkhidmatan dan sumbangan kepada negara selain berjaya mengurangkan kekosongan jawatan pegawai perubatan di Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM).

SISTEB dilaksanakan untuk mempercepatkan urusan pengisian sesuatu jawatan dengan kaedah temu duga secara bersepadu bagi skim-skim yang mempunyai kumpulan bidang kerja yang sama. Pada masa sekarang, 10 skim gabungan Latihan Separa Perubatan dijalankan berdasarkan SISTEB. Skim gabungan Latihan Separa Perubatan tersebut adalah:

a) Jururawat.b) Jurupulih Perubatan Anggota.c) Jurupulih Perubatan Cara Kerja. d) Jururawat Masyarakat.e) Jururawat Pergigian.f) Juruteknologi Makmal Perubatan. g) Juruteknologi Pergigian. h) Juru X-Ray.i) Pembantu Kesihatan Awam.j) Pembantu Pembedahan Pergigian.

Nisbah Calon Temu Duga Ditingkatkan Kepada 1:15

Pelantikan Semula Pegawai Perubatan Tanpa Temu Duga

Melaksanakan Sistem Temu Duga Bersepadu (SISTEB)

06

07

08

Page 17: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

4

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA telah mengadakan mesyuarat bersama Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) dan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk membuat penyelarasan kemasukan graduan Jururawat lepasan Institut Pengajian Tinggi Swasta (Masterskills dan lain-lain) untuk berkhidmat dalam Perkhidmatan Awam. Penyelarasan kemasukan ini dibuat khusus untuk lulusan Diploma Kejururawatan daripada IPTA dan IPTS (Bukan Tajaan).

Pegawai-pegawai (PTD) yang dilantik secara kontrak yang telah lulus peperiksaan yang disyaratkan oleh skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir Dan Diplomatik telah diperakukan lantikan tetap bagi mengisi kekosongan jawatan Gred M41 di Kementerian dan Jabatan. Majlis penyerahan surat pelantikan Pegawai Tadbir Dan Diplomatik kepada pegawai-pegawai kontrak telah disempurnakan oleh Ketua Setiausaha Negara, YBhg. Tan Sri Dr. Ali Hamsa di Auditorium INTAN pada 21 Februari 2013. Seramai 215 pegawai-pegawai PTD kontrak telah mendapat jawatan tetap mengisi kekosongan sedia ada.

Pelantikan Tetap Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD) Kontrak

Pengambilan Jururawat Gred U29

09

10

Page 18: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

5

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Semua urusan temu duga pelantikan kontrak bagi kali pertama dan pelantikan semula di bawah OS29000 dan OS11000 bagi keperluan tertentu dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan. Ia bertujuan bagi membolehkan Kementerian/Jabatan memilih calon mengikut keperluan masing-masing.

Calon yang dijadualkan temu duga dibenarkan memohon pertukaran tarikh temu duga yang asal kepada tarikh lain dalam tempoh urusan temu duga jawatan tersebut dijalankan. Permohonan pertukaran tarikh dan tempat temu duga boleh dipertimbangkan berdasarkan permohonan calon. Walau bagaimanapun, pertukaran Lembaga Temu Duga (LTD) ini merujuk kepada urusan temu duga yang melibatkan jumlah calon harian dan LTD yang terlibat.

Ini menunjukkan bahawa SPA lebih fleksibel dan empati terhadap masalah yang dihadapi calon yang tidak dapat menghadiri temu duga pada tarikh yang ditetapkan atas alasan-alasan yang dikemukakan.

Inisiatif tiada temu duga bagi calon yang diluluskan pertukaran pelantikan dilaksanakan untuk memberi kemudahan dan keutamaan kepada calon yang bertukar di bawah Pihak Berkuasa Melantik yang lain ke Perkhidmatan Awam Am Persekutuan atau Perkhidmatan Awam Negeri-negeri di bawah bidang kuasa Suruhanjaya dan sebaliknya. Transformasi ini sejajar dengan kehendak kerajaan yang mengutamakan rakyat iaitu “Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan”.

Calon berkelayakan Ijazah Sarjana Muda yang tidak melepasi tapisan CGPA tetapi memiliki kelayakan yang lebih tinggi iaitu Sarjana atau/dan PhD diberi peluang menghadiri peperiksaan/ Pusat Penilaian Kompetensi/ Temu duga dengan syarat Ijazah pertama tersebut diiktiraf, bidang pengajian yang relevan dan memenuhi syarat skim perkhidmatan untuk dibuat pelantikan.

Kelonggaran Tapisan Bagi Calon Berkelayakan Sarjana Dan PhD11

Perwakilan Kuasa Pelantikan Kontrak 0S29000

Pertukaran Tarikh Temu Duga

Tiada Temu Duga Bagi Calon Yang Diluluskan Pertukaran Pelantikan

12

13

14

Page 19: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

6

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA mengambil inisiatif untuk mempertimbangkan pelantikan tetap bagi pelajar-pelajar cemerlang yang memperolehi Ijazah Kelas Pertama. Selain daripada itu, individu yang telah memberi sumbangan luar biasa kepada negara seperti mewakili Negara dalam sukan di peringkat antarabangsa seperti Sukan Olimpik dan Sukan Komanwel juga turut dipertimbangkan untuk mengisi jawatan dalam perkhidmatan awam. Walau bagaimanapun, pelantikan calon-calon cemerlang ini masih mengambil kira kesesuaian jawatan dengan kelulusan yang dimiliki.

Pelaksanaan inisiatif ini telah menjadikan urusan pertukaran pelantikan lebih efisien dan memberi impak yang memberangsangkan kepada pelanggan dan Urus Setia daripada aspek penjimatan masa, tenaga serta kos. Di samping itu, ia dapat mengurangkan karenah birokrasi dan seterusnya meningkatkan kepuasan hati pelanggan.

Jururawat Peningkatan Secara Lantikan (PSL) yang telah menamatkan latihan dan diperakukan oleh pihak Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) tidak perlu ditemu duga semula sebaliknya akan terus dilantik ke jawatan Jururawat Gred U29. Ini dapat mempercepatkan proses pelantikan Jururawat kerana SPA berpandangan bahawa hanya jururawat yang kompeten sahaja akan berjaya menamatkan latihan dan mendapat perakuan oleh KKM. Proses penilaian sepanjang berkursus adalah relevan untuk dijadikan asas pertimbangan pelantikan. Temu duga sekali lagi selepas tamat latihan hanya akan memanjangkan tempoh untuk dilantik dan jururawat perlu menunggu lama.

Temu Duga Khas/Best Talent

Tiada Temu Duga Bagi Lepasan Latihan Jururawat PSL

16

15

Page 20: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

7

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA juga telah menghapuskan dasar One Step Lower di mana calon yang memiliki kelayakan minimum bagi sesuatu jawatan boleh memohon jawatan tersebut walaupun memiliki kelayakan yang lebih tinggi. Ini bermakna calon yang diterima masuk ke Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) melalui matrikulasi berpeluang memohon jawatan di Gred 17. Ini kerana pada masa ini, kelayakan matrikulasi tidak boleh dilantik ke dalam perkhidmatan awam kerana calon perlu melepasi tapisan yang ditetapkan di Gred 17. Walau bagaimanapun, calon yang mempunyai kelayakan yang tinggi yang memohon jawatan Gred 17 perlu melalui tapisan yang sama seperti mana calon lepasan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM). Hanya calon yang melepasi tapisan akan dipanggil ujian fizikal atau temu duga. Inisiatif ini membolehkan calon yang memiliki kelayakan yang lebih tinggi untuk memohon lebih banyak pilihan jawatan dan seterusnya bersaing secara sihat dengan calon yang memiliki kelayakan yang sama.

Sebelum inisiatif ini dilaksanakan, tempoh sah laku pendaftaran calon yang memohon melalui Borang SPA8i hanyalah untuk tempoh setahun (1) sahaja dan calon perlu mengemaskini maklumat pendaftaran selepas tempoh sah laku tamat. Walau bagaimanapun, melalui transformasi ‘Merakyatkan Perkhidmatan Awam’ ini, tempoh sah laku pendaftaran dipanjangkan dari setahun (1) kepada lima (5) tahun bermula dari 1 Jun 2012. Dengan memanjangkan tempoh sah laku pendaftaran, calon yang memohon jawatan dalam Perkhidmatan Awam tidak perlu membuat permohonan baru setiap tahun seperti sebelumnya.

Menghapuskan Dasar One Step Lower

Tempoh Sah Laku Pendaftaran Dipanjangkan

17

18

Page 21: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

8

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Tempoh sah laku peperiksaan dipanjangkan kepada dua (2) tahun daripada setahun (1) atau secara one-off sebelum ini. Tujuan tempoh sah laku peperiksaan ini dipanjangkan adalah untuk mengelakkan pertambahan calon ulangan yang menduduki peperiksaan dan juga memberi peluang kepada calon yang lulus untuk dilantik ke dalam Perkhidmatan Awam. Kaedah ini dilakukan bagi mencapai win-win situation dimana SPA dapat mengadakan peperiksaaan kepada calon baru yang bilangannya sedikit, manakala calon yang telah lulus peperiksaan tetapi gagal temu duga tidak perlu mengulang peperiksaan yang sama.

Inisiatif ini memberi calon lebih banyak peluang untuk berkhidmat dalam perkhidmatan awam selain mengurangkan aduan dari calon mengenai panggilan peperiksaan berulang kali pada jawatan yang sama atau jawatan yang lain.

Bagi menambah baik kaedah permohonan SPA, kemudahan permohonan secara online telah dikaji secara menyeluruh. Hasil daripada kajian tersebut, pilihan jawatan di dalam Borang SPA8i telah diperbanyakkan bagi membolehkan calon memohon lebih daripada lima (5) jawatan iaitu sehingga 15 jawatan. Dengan kemudahan ini, calon berpeluang untuk memohon lebih banyak jawatan yang difikirkan sesuai dengan kelayakan akademik yang dimiliki oleh calon.

Tempoh Sah Laku Peperiksaan Dipanjangkan

Permohonan Lebih Dari Lima (5) Jawatan

19

20

Page 22: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

9

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Tempoh sah laku calon simpanan bagi sesuatu jawatan itu telah dipinda daripada setahun (1) kepada dua (2) tahun. Pindaan kepada tempoh sah laku calon simpanan ini memberi peluang yang lebih tinggi kepada calon tersebut untuk dilantik ke jawatan yang telah ditemu duga. Di samping itu, ia juga dapat mengurangkan kos sekiranya urusan pengambilan tersebut perlu dijalankan berulang kali bagi memenuhi kekosongan di Kementerian/Jabatan terlibat.

SPA juga telah membenarkan calon yang belum disahkan dalam perkhidmatan untuk memohon ke jawatan lain. Kelonggaran ini dibuat bagi menggalakkan perkembangan kerjaya yang sihat di kalangan penjawat awam dan memberi peluang kepada penjawat awam memohon pekerjaan menurut minat dan kelebihan masing-masing.

Sebelum ini, calon yang menolak tawaran pelantikan akan disenaraihitam bagi jawatan tersebut iaitu tiga (3) tahun bagi jawatan perubatan dan setahun (1) bagi jawatan yang lain. Walaubagaimanapun, dasar baru SPA telah menetapkan bahawa calon yang menolak tawaran pelantikan boleh dipanggil temu duga untuk jawatan yang sama atau jawatan yang lain tanpa dikenakan sebarang penalti. Oleh yang demikian, calon mempunyai peluang untuk menghadiri temu duga bagi jawatan yang diminati walaupun telah menolak tawaran pelantikan jawatan terdahulu.

Pindaan Tempoh Sah Laku Calon Simpanan

Pegawai Belum Sah Jawatan Boleh Memohon Jawatan Lain

Menghapuskan Penalti Calon Yang Menolak Tawaran Pelantikan

21

22

23

Page 23: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

10

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Mempertimbangkan Pelajar Tahun Akhir24Sebelum Jun 2012, hanya pelajar tahun akhir bidang Perubatan, Pergigian dan Farmasi sahaja yang dipanggil menghadiri temu duga. Walau bagaimanapun, selepas Jun 2012, pelajar di semester akhir pengajian bagi apa-apa bidang juga boleh dipertimbangkan untuk dipanggil temu duga dan pelantikan mereka adalah tertakluk kepada keputusan peperiksaan akhir.

Keistimewaan Tapisan Bagi Calon Tajaan JPA25

Keistimewaan tapisan ini dilaksanakan bagi membolehkan calon-calon cemerlang dalam bidang akademik tajaan JPA terutamanya di luar negara dapat dikenalpasti untuk berkhidmat dalam perkhidmatan awam. Bagi merealisasikan hasrat ini, pihak SPA turut menyertai program-program pencarian bakat yang dijalankan oleh pihak Talent Corp. Walau bagaimanapun, ia masih tertakluk kepada keperluan semasa dan kesesuaian jawatan.

Page 24: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

11

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Pelaksanaan inisiatif ini dapat meningkatkan kecekapan SPA dalam urusan pengambilan. Ia membolehkan SPA memperoleh calon untuk jawatan lain di dalam urusan temu duga yang lain. Walau bagaimanapun, pelantikan calon adalah tertakluk kepada kekosongan jawatan yang diperakukan dan persetujuan daripada calon. Oleh yang demikian, Pengerusi Temu Duga perlu mempunyai maklumat berhubung mana-mana jawatan yang dipohon oleh Kementerian/ Jabatan sebelum memperakukan calon ke jawatan lain.

Nama panel temu duga diletakkan dalam surat panggilan temu duga kepada calon sebagai menambah baik urusan temu duga yang dijalankan oleh SPA. Ia juga merupakan langkah ke arah penyampaian perkhidmatan yang telus dan terbuka. Calon boleh mengetahui panel temu duga terlibat yang akan menemuduga bagi jawatan yang dipohon.

Bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan penyampaian perkhidmatan SPA, Pegawai Tugas-Tugas Khas dilantik bagi membantu SPA dalam urusan pengambilan, perkhidmatan, tatatertib dan kenaikan pangkat. Pegawai Tugas-Tugas Khas ini dipilih berdasarkan pengalaman, kemahiran dan kepakaran masing-masing di dalam perkhidmatan mereka terdahulu.

SPA juga turut menggunakan pendekatan dalam urusan temu duga bagi calon yang hadir bagi sesuatu jawatan tertentu dengan melihat kesesuaian jawatan yang lain berdasarkan kompetensi calon sekiranya bersesuaian.

Cadangan jawatan yang bersesuaian boleh direkod oleh Pengerusi Lembaga Temu Duga yang dilantik dan dimasukkan ke dalam Sistem Mengambil Sepanjang Masa (eSMSM) bagi tujuan pelantikan untuk jawatan yang disyorkan jika terdapat kekosongan. Calon yang dilihat mempunyai kesesuaian bagi sesuatu jawatan dalam Perkhidmatan Awam boleh dilantik dengan adanya inisiatif ini.

Perakuan Ke Jawatan Lain Bagi Calon Yang Melalui Urusan Pengambilan PTD

Meletakkan Nama Panel Temu Duga Dalam Surat Panggilan Temu Duga Kepada Calon

Mewujudkan Jawatan Pegawai Tugas-Tugas Khas

PendekatanTemu Duga Dengan Melihat Kesesuaian Jawatan Yang Lain

26

27

28

29

Page 25: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

12

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Urusan Pertukaran Pelantikan dan Perkhidmatan kini telah dibawa ke Mesyuarat Suruhanjaya dan bukan lagi diputuskan oleh Jawatan Kuasa yang dipengerusikan oleh Ketua Sekretariat. Langkah ini bertujuan untuk menyelaras keputusan bagi permohonan untuk pertukaran pelantikan dan perkhidmatan di setiap peringkat.

SPA telah bersetuju mengeluarkan Garis Panduan Hukuman Tatatertib yang baru sebagai asas dan panduan kepada Ahli-Ahli Lembaga Tatatertib dalam melaksanakan hukuman tatatertib. Ini memandangkan terdapat jurang perbezaan yang ketara dalam pertimbangan kes tatatertib dan penentuan hukuman antara Jabatan. Garis panduan hukuman tatatertib ini akan dilaksanakan dengan kerjasama Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan dapat digunakan oleh Kementerian/Jabatan untuk membuat pertimbangan kes tatatertib dengan sewajarnya.

Urusan Pertukaran Pelantikan Dan Perkhidmatan Akan Dipengerusikan Oleh Pengerusi SPA Malaysia

Garis Panduan Hukuman Tatatertib (Baru)

30

31

Page 26: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

13

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Bilik Operasi “One Stop Centre” SPA yang menempatkan Pegawai Khidmat Pelanggan dan pegawai-pegawai dari bahagian yang kerap menerima panggilan telefon ini berfungsi untuk menjawab pertanyaan daripada pelanggan melalui panggilan telefon. Antaranya soalan yang kerap diajukan adalah mengenai semakan permohonan online, status permohonan, urusan peperiksaan dan urusan temu duga. Penempatan wakil pegawai daripada setiap Bahagian di One Stop Centre ini adalah bertujuan untuk membantu menambah baik sistem telefon di SPA bagi mempercepatkan perkhidmatan telefon daripada pelanggan yang ingin mendapatkan jawapan daripada pegawai-pegawai SPA.

Agenda Mesyuarat Suruhanjaya kini telah disusun mengikut fungsi dan bidang tugas Suruhanjaya seperti yang dinyatakan dalam Perkara 144(1) Perlembagaan Persekutuan iaitu untuk melantik, mengesahkan, memasukkan ke dalam perjawatan tetap atau perjawatan berpencen, menaikkan pangkat, menukar dan menjalankan kawalan tatatertib. Oleh yang demikian, agenda Mesyuarat Suruhanjaya adalah bermula daripada pertimbangan kertas pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen, tindakan tatatertib, rayuan kenaikan pangkat dan seterusnya rayuan tatatertib.

Penghantaran pakej Suruhanjaya pada hujung minggu kini dilaksanakan oleh pegawai di Gred 27 sehingga 48 bagi mematuhi arahan prosedur keselamatan dokumen terperingkat. Inisiatif ini bertujuan untuk meningkatkan kesedaran mengenai prosedur-prosedur keselamatan bagi mematikan kerahsiaan dokumen Kerajaan dipatuhi.

One Stop Centre SPA

Perubahan Agenda Mesyuarat Suruhanjaya

Penghantaran Pakej Suruhanjaya Oleh Pegawai Bertugas Pada Setiap Minggu

32

33

34

Page 27: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

14

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA telah menambahbaik proses kerja yang melibatkan dokumen terperingkat. Antara penambahbaikan tersebut ialah mewujudkan buku daftar untuk dokumen terperingkat, mematuhi Standard Operating Procedure (SOP) dalam membawa masuk/keluar dokumen terperingkat termasuklah salinan digital dokumen berkenaan.

Isu-isu yang dibincangkan dalam Perutusan Pengerusi dan hal-hal lain diminitkan di dalam Minit Mesyuarat Suruhanjaya. Maklum balas dan tindakan bagi isu-isu tersebut kemudiannya dibentangkan di Mesyuarat Suruhanjaya yang seterusnya untuk rujukan dan pemantauan bersama.

Rondaan oleh pengurusan atasan SPA ke bahagian-bahagian merupakan inisiatif ‘turun padang’’ bagi memastikan pengurusan atasan sentiasa berinteraksi dengan semua pegawai dan kakitangan di semua peringkat. Ia juga bagi memantau operasi selain mendapatkan maklum balas dan pandangan Warga SPA.

Penambahbaikan Pelaksanaan Pengelasan Dokumen Terperingkat

Mentransformasi Kaedah Penulisan Minit Suruhanjaya

Penyediaan Jadual Giliran Harian Pengurusan Atasan Bagi Tujuan Rondaan/ Kawasan Bahagian

35

36

37

Page 28: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

15

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Dalam usaha menambah baik kaedah pengurusan yang melibatkan semua operasi dan inisiatif transformasi, 41 Jawatankuasa Khas telah ditubuhkan seperti berikut:

1) Jawatankuasa Khas Integriti2) Jawatankuasa Khas Keselamatan Dan Perlindungan3) Jawatankuasa Khas Key Performance Indicator (KPI)4) Jawatankuasa Khas Strategi Media5) Jawatankuasa Khas ICT6) Jawatankuasa Khas Transformasi7) Jawatankuasa Khas Kolaborasi – Jawatankuasa NGO8) Jawatankuasa Khas Star Rating9) Jawatankuasa Khas Interaksi Bersama Kementerian/Jabatan10) Jawatankuasa Khas Portal/ Laman Web SPA11) Jawatankuasa Khas Kemahiran Bersama Pelanggan12) Jawatankuasa Khas Urusan Pelaksanaan Temu Duga SPA13) Jawatankuasa Khas Penyelarasan Kelab Sukan SPA14) Jawatankuasa Khas Perancangan Dasar dan Strategik SPA15) Jawatankuasa Khas Penggubalan Soalan Peperiksaan Bagi Tujuan Bank Data SPA16) Jawatankuasa Khas Pengurusan Data dan Statistik SPA17) Jawatankuasa Khas Buku Laporan Tahunan SPA18) Jawatankuasa Khas Pengurusan Aduan dan One Stop Centre19) Jawatankuasa Khas Kerohanian dan Keagamaan20) Jawatankuasa Khas Pendaftaran Online dan Pengkhususan Bidang Mengikut Jawatan21) Jawatankuasa Khas Sumber Manusia dan Pengurusan Organisasi22) Jawatankuasa Khas Audit dan Akaun23) Jawatankuasa Khas Urusan Naik Pangkat & Tatatertib24) Jawatankuasa Khas Urusan Perkhidmatan25) Jawatankuasa Khas Jemaah Menteri/ Kabinet/ Parlimen26) Jawatankuasa Khas Sabah27) Jawatankuasa Khas Sarawak28) Jawatankuasa Khas Sambutan Jubli Intan SPA 60 Tahun 29) Jawatankuasa Khas Pegawai-Pegawai di Gred 41 – 4830) Jawatankuasa Khas Perhubungan Antarabangsa31) Jawatankuasa Khas Ujian Pemeriksaan Fizikal, Pancaindera dan Kecergasan32) Jawatankuasa Khas Bahasa Inggeris SPA33) Jawatankuasa Khas Pengurusan Stor34) Jawatankuasa Khas Pengurusan Rekod (Pengurusan Fail dan Surat Menyurat)35) Jawatankuasa Khas Penyelarasan Kursus36) Jawatankuasa Khas Pengurusan Organisasi37) Jawatankuasa Khas Pasukan Bola SPA38) Jawatankuasa Khas Ruling SPA39) Jawatankuasa Khas Urusan Pelaksanaan Peperiksan Secara Online40) Jawatankuas Khas Urusan Pengambilan PTD41) Jawatankuasa Khas Pelaksanaan MS ISO 9000

Penubuhan 41 Jawatankuasa Khas SPA Bagi Tujuan Penambahbaikan Perkhidmatan 38

Page 29: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

16

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Jadual temu duga akan dibentang dan dibincangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Khas Urusan Pelaksanaan Temu Duga SPA untuk tujuan pemantauan dan semakan bersama. Inisiatif ini dilaksanakan bagi memastikan pembahagian barisan panel penemu duga yang adil kepada semua calon di seluruh negara.

SPA telah menambahbaik kaedah pengambilan bagi pelantikan ke jawatan juruaudit W41 dengan melantik calon yang memiliki kelayakan “affiliate ACCA” yang diiktiraf setaraf dengan peperiksaan bagi Peningkatan Secara Lantikan (PSL) oleh Jabatan Audit Negara.

SPA telah memutuskan untuk melaksanakan audit Star Rating oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) bagi menambahbaik urusan pembangunan dan operasi di SPA. Penilaian yang dijalankan menerusi Star Rating ini akan membantu SPA menilai prestasi penyampaian perkhidmatannya agar terus berada di tahap urus tadbir organisasi Kerajaan yang terbaik.

Sistem Pemantauan Jadual Temu Duga

Pelantikan Ke Jawatan Juruaudit Gred W41

SPA Melaksanakan Audit Star Rating

39

40

41

Page 30: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

17

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Semua urusan surat menyurat dan urusan yang berkaitan dengan SPA perlu dilakukan secara sistematik dan mengikut peraturan yang ditetapkan. Sebagai contoh, setiap kertas pertimbangan mesyuarat hendaklah dikemukakan pada hari jumaat selewat-lewatnya pada jam 11.00 pagi bagi membolehkan pihak urus setia menyelesaikan urusan selanjutnya dengan kadar segera. Kertas pertimbangan yang lewat diterima oleh urus setia hendaklah mendapat kelulusan Pengerusi terlebih dahulu sebelum di pertimbangkan untuk dibawa ke Mesyuarat Suruhanjaya.

Ruling SPA akan sentiasa dikemaskini melalui sistem e-ruling bagi memudahkan rujukan dilakukan oleh warga SPA. Sistem e-ruling akan digunakan sebagai asas rujukan kepada SPA dalam pembuatan keputusan. Ruling ini akan dikemaskini mengikut Tajuk, Tahun, Semakan dan Indeks.

Setiap calon yang hadir ke pemeriksaan fizikal dan pancaindera perlu menjalani kesemua peringkat pemeriksaan sehingga akhirnya bagi mematuhi kaedah prosedur sebenar. Keputusan ujian pemeriksaan fizikal kepada seseorang calon akan diberikan setelah calon menjalani semua peringkat pemeriksaan fizikal dan pancaindera yang dijalankan. Calon yang gagal pada suatu peringkat pemeriksaan tidak boleh pulang sehingga mereka menjalani kesemua peringkat pemeriksaan dan keputusan pemeriksaan fizikal dan pancaindera akan dikemukakan sejurus selepas selesai semua peringkat tersebut. Hanya calon yang lulus sahaja yang akan menjalani urusan temu duga bagi peringkat seterusnya manakala calon yang gagal akan pulang.

Budaya Kerja SPA Yang Sistematik

Pengemaskinian Ruling SPA

Penambahbaikan Prosedur Pemeriksaan Fizikal dan Pancaindera

42

43

44

Page 31: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

18

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA telah mengeluarkan surat kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah Jabatan Persekutuan dan Setiausaha Kerajaan Negeri di Bawah Bidang Kuasa pada 14 Mac 2014 yang memaklumkan bahawa SPA akan melaksanakan urusan Melantik, Mengesahkan Dalam Perkhidmatan dan Memasukkan Ke Dalam Perjawatan Berpencen Bagi Jawatan-Jawatan Kumpulan Sokongan II (Gred 1-16) Di Bawah Surat Cara Perwakilan Kuasa 1997 [P.U.(B)] 496/1997. Urusan ini berkuat kuasa mulai 1 April 2014.

Bagi melancarkan urusan temu duga, SPA melantik Pegawai Tugas-Tugas Khas yang telah tamat tempoh kontrak sebagai Pegawai Temu Duga untuk membantu SPA menjalankan urusan temu duga. Pelantikan ini dibuat bagi mengatasi masalah kekurangan pegawai penemu duga dan memastikan urusan pengambilan berjalan dengan lancar mengikut masa yang ditetapkan.

Bagi memastikan maklumat pengisian jawatan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi sentiasa tepat, SPA mengadakan Mesyuarat Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan yang dihadiri oleh Kementerian/Jabatan/Agensi yang berkaitan. Mesyuarat ini diadakan bagi membincangkan dan mengenalpasti bidang-bidang yang bersesuaian dengan pengisian jawatan yang dipohon oleh Kementerian/Jabatan/Agensi.

Mesyuarat Penyelarasan SPA dan JPA diadakan secara berkala bagi membincangkan isu-isu berbangkit yang melibatkan kedua-dua jabatan. Mesyuarat ini amat penting bagi meningkatkan kerjasama di antara SPA dan JPA terutama sekali dalam menyelesaikan isu-isu pengambilan dan isu-isu perkhidmatan.

Menjalankan Fungsi Urusan Di Bawah [P.U.(B)] 496/1997

Pelantikan PSH Sebagai Pegawai Temu Duga

Mengadakan Mesyuarat Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (PLP) Bersama Kementerian/Jabatan

Mesyuarat Penyelarasan SPA-JPA

45

46

47

48

Page 32: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

19

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Satu kaedah pengambilan khas bagi pelajar cemerlang ke dalam perkhidmatan awam sedang dikaji oleh SPA. Pelajar-pelajar cemerlang ini akan dikenalpasti berdasarkan kecemerlangan mereka dalam bidang akademik dan penglibatan mereka dalam ko-kurikulum. Satu Jawatankuasa khusus akan dibentuk bagi mengenalpasti pelajar-pelajar cemerlang. Pengambilan pelajar cemerlang ini akan dapat membantu dalam memastikan kesinambungan penjawat awam yang berkualiti dalam perkhidmatan awam dapat diteruskan.

Temu duga secara panggilan telefon dilaksanakan dalam keadaan tertentu bagi memudahkan calon ditemu duga dengan penggunaan teknologi komunikasi. Kaedah temu duga ini dijalankan mengikut kesesuaian keadaan dan keperluan jawatan. Kaedah temu duga melalui panggilan telefon dapat membantu dalam menjimatkan masa dan kos perjalanan calon untuk ke tempat temu duga memandangkan ianya boleh dilaksanakan di tempat dan masa mengikut keselesaan calon.

Mengkaji Urusan Pengambilan Pelajar Cemerlang/Best Talents

Temu Duga Secara Panggilan Telefon

49

50

Page 33: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

20

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Kelonggaran Syarat Bagi Pemeriksaan Fizikal dan Pancaindera51

Kelonggaran kepada beberapa syarat dalam Pemeriksaan Fizikal dan Pancaindera telah dilaksanakan bagi jawatan Pegawai Kesatria oleh Jabatan Tenaga Manusia, jawatan Pegawai Imigresen oleh Jabatan Imigresen, jawatan Pegawai Penguatkuasa oleh Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ), Kementerian Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan (KPDNKK) dan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan (CGSO). Kelonggaran syarat tersebut adalah seperti berikut:

a) Kelonggaran bagi ujian penglihatan (rabun jauh).b) Pertimbangan kelonggaran penilaian subjektif berkaitan penilaian pancaindera (penilaian tubuh badan, kawad). Selain daripada itu, Jabatan Penjara juga telah meminda syarat bagi ukuran ketinggian untuk jawatan Pegawai Penjara kepada 1.63m (lelaki) dan 1.57m (wanita). Manakala JPJ sedang menimbangkan untuk memasukkan ‘urine test’ dalam pemeriksaan fizikal dan pancaindera.

Page 34: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

21

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA menerbitkan buku Transformation: The Game Changer For The PSC yang mengand-ungi artikel-artikel terpilih oleh ahli-ahli suruhanjaya mengenai usaha-usaha transformasi yang dilaksanakan oleh SPA. Buku ini merupakan salah satu kaedah perkongsian ilmu oleh ahli- ahli Suruhanjaya berdasarkan pengalaman masing-masing.

Penerbitan Buku Garis Panduan Competency-Based Interview (CBI) dan Psikometrik

Penerbitan Buku Transformation: The Game Changer of PSC

52

53

SPA telah menerbitkan buku Garis Panduan Competency-Based Interview (CBI) dan Psikometrik dalam dua versi iaitu Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Buku ini menjadi rujukan kepada Ahli Lembaga Temu Duga, warga SPA dan Suruhanjaya-Suruhanjaya Perkhidmatan yang lain serta Pihak Berkuasa Melantik yang lain, dalam melaksanakan urusan temu duga berdasarkan nilai kompetensi dan aspek penilaian yang telah digariskan bagi memberikan perkhidmatan yang terbaik, berkualiti dan seterusnya mampu memenuhi ekspektasi rakyat dari sistem pengambilan yang saksama.

54.

55.

Page 35: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

22

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Penerbitan buku How to Manage Success: PSC’s Perspective

Pelaksanaan Enam (6) Peringkat Urusan Pengambilan

54

55

SPA menerbitkan buku How to Manage Success: PSC’s Perspective bagi tujuan berkongsi kejayaan-kejayaan yang telah dicapai oleh Ahli-Ahli Suruhanjaya dan SPA sendiri bersama calon-calon yang berminat untuk berkhidmat dalam perkhidmatan awam bagaimana mereka boleh meraih kejayaan berdasarkan perspektif SPA.

Selaras dengan hasrat mendapatkan calon yang terbaik untuk dilantik ke dalam perkhidmatan awam, SPA melaksanakan enam (6) peringkat urusan pengambilan dan pelantikan untuk dimaklumkan kepada Kementerian/Jabatan seperti berikut:-

(i) Mesyuarat Pra Penyata Lembaga Permulaan (PLP) bersama Pengurus Sumber Manusia Kementerian/Jabatan.(ii) Mesyuarat Pra Temu Duga bersama Pengurus Sumber Manusia Kementerian/Jabatan, Pengerusi Lembaga Temu Duga (LTD) dan Ahli LTD.(iii) Mesyuarat Pasca Temu Duga bersama Pengurus Sumber Manusia Kementerian/Jabatan, Pengerusi LTD dan Ahli LTD.(iv) Mesyuarat Pra Suruhanjaya bersama Urus Setia.(v) Mesyuarat Suruhanjaya bersama Ahli Suruhanjaya.(vi) Mesyuarat Pasca Suruhanjaya bersama Urus Setia.

Pelaksanaan ini juga dimaklumkan di portal SPA untuk rujukan calon dan orang ramai bagi tujuan penambahbaikan urusan pelantikan yang telus oleh SPA.

SPA mengadakan Mesyuarat Persediaan Peperiksaan Online sebelum setiap peperiksaan diadakan. Mesyuarat ini bertujuan untuk memastikan persediaan yang baik dalam memastikan kelancaran peperiksaan online. Ini termasuklah mengambil kira kelemahan yang berlaku pada peperiksaan yang terdahulu. Selain daripada itu, SPA juga telah menyediakan Kursus Peperiksaan Online secara percuma kepada calon untuk memahami cara menduduki peperiksaan online.

Mesyuarat Persediaan Peperiksaan Online56

Page 36: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

23

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Standard Operating Procedure (SOP) Bagi Urusan Peperiksaan Online SPA

Pelaksanaan Urusan Pengambilan Secara Pentadbiran Bagi Jawatan Kumpulan Sokongan II (Gred 1-16) Oleh Kementerian Dan Jabatan

57

58

SPA merangka SOP Peperiksaan Online yang merupakan salah satu preventive and corrective action untuk mengkaji serta mengatasi kelemahan perjalanan peperiksaan online. SOP ini perlu dipatuhi bagi mengelakkan sebarang masalah berlaku semasa peperiksaan online dijalankan.

Selaras dengan penarikan balik Perwakilan Kuasa Untuk Melantik, Mengesah Ke Dalam Perkhidmatan dan Memasukkan Ke Dalam Perjawatan Berpencen bagi Jawatan Kumpulan Sokongan II (Gred 1-16) di bawah Surat Cara Perwakilan Kuasa 1997 [P.U.(B)] 496/1997, SPA telah menetapkan tatacara pengambilan secara pentadbiran oleh Kementerian dan Jabatan berkuatkuasa mulai 2 September 2014 bagi memudahkan pelaksanaan urusan pengambilan di peringkat Kementerian/Jabatan. Walau bagaimanapun, setiap urusan akan diputuskan di Mesyuarat Suruhanjaya bagi tujuan tawaran pelantikan.

Page 37: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

24

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Klinik Tatatertib Sepanjang Masa59

Kementerian/jabatan boleh merujuk terus kepada SPA sebarang isu yang timbul berkaitan prosedur dan tindakan tatatertib yang diambil. Kaedah ini akan dapat mengelakkan kesi-lapan-kesilapan dari segi prosedur atau kesilapan teknikal yang boleh merugikan jabatan dan perkhidmatan awam secara keseluruhan.

Kementerian/jabatan boleh merujuk terus kepada SPA sebarang isu yang timbul berkaitan prosedur dan tindakan tatatertib yang akan diambil. Kaedah ini akan dapat mengelakkan kesilapan-kesilapan dari segi prosedur atau kesilapan penetapan tindakan tatatertib yang boleh merugikan jabatan dan perkhidmatan awam secara keseluruhan.

Bagi memastikan urusan-urusan utama SPA dilaksanakan mengikut sebagaimana transformasi SPA, semua bahagian di SPA perlu mengemaskini dokumen ISO 9000 masing-masing agar selaras dengan transformasi yang dilaksanakan. Pengemaskinian ini akan dapat memastikan urusan-urusan utama SPA dilaksanakan sebagaimana prosedur yang ditetapkan.

Penetapan Gaji Permulaan Berdasarkan Pengalaman Bukan Teknikal Di Sektor Awam

Pengemaskinian Dokumen ISO 9000 Berdasarkan Transformasi

60

61

Page 38: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

25

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Bagi memastikan semua urusan SPA mengikut prosedur kualiti yang telah ditetapkan, semua bahagian telah mewujudkan PKO masing-masing. Sehubungan dengan itu, Bahagian Dasar dan Perancangan serta Pejabat Penasihat Undang-Undang SPA telah turut menyediakan PKO masing-masing . Pelaksanaan ini adalah selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2008 yang mana prosedur kualiti tidak lagi hanya tertumpu kepada urusan pengambilan dan perkhidmatan semata-mata, tetapi juga meliputi urusan khidmat nasihat, sokongan dan teknikal.

Pelaksanaan ISO Di Semua Bahagian SPA

Penggabungan Prosedur Kualiti Operasi Urusan Pengambilan

63

62

Bagi menambahbaik urusan pengambilan, kesemua Prosedur Kualiti (Operasi) (PKO) yang melibatkan urusan pengambilan bermula daripada urusan Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (PLP) sehingga Urusan Tawaran telah digabungkan di bawah satu (1) sahaja PKO iaitu PKO Urusan Pengambilan. Langkah ini dapat mempermudahkan pemantauan kualiti urusan kerja berkaitan pengambilan.

Pengemaskinian Data Rekod Pelantikan [P.U.(B)] 496/1997 Yang Telah Dilaksanakan Mulai 1997-2013. 64

SPA menjalinkan kerjasama bersama kementerian/jabatan bagi mengumpul data dan rekod pegawai bagi gred 16 ke bawah yang telah dilantik di bawah perwakilan kuasa [P.U. (B)] 496/1997

Page 39: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

26

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA memaklumkan kepada kementerian/jabatan berhubung pengiklanan jawatan kosong khusus kepada kementerian/jabatan berkenaan. Langkah ini bagi memastikan calon Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB) dan Peningkatan Secara Lantikan (PSL) tidak ketinggalan memohon sesuatu jawatan sebelum tarikh tutup pemerolehan dibuat oleh SPA. Ia juga bagi mengelakkan perkara berbangkit yang ditimbulkan oleh calon selepas tarikh tutup pengiklanan.

Suruhanjaya telah memutuskan untuk melaksanakan semula kuasa menimbang bagi penetapan gaji permulaan pegawai yang mempunyai pengalaman swasta. Kuasa menimbang sebelum ini diwakilkan kepada panel yang dianggotai oleh Timbalan Pengerusi SPA dan Setiausaha SPA. Keputusan ini dibuat bagi meningkatkan konsistensi dan keberkesanan dalam melaksanakan semua ruling SPA berhubung dengan penetapan gaji.

Suruhanjaya telah memutuskan untuk melaksanakan semula kuasa menimbang bagi penetapan gaji pegawai sedang berkhidmat yang telah disahkan perkhidmatan dan dilantik ke skim perkhidmatan lain. Kuasa menimbang sebelum ini diwakilkan kepada Timbalan Pengerusi SPA. Keputusan ini dibuat bagi meningkatkan konsistensi dan keberkesanan dalam melaksanakan semua ruling SPA berhubung dengan penetapan gaji.

Pengisian Jawatan Kosong Secara Khusus Kepada Kementerian/ Jabatan

Pertimbangan Gaji Permulaan Yang Lebih Tinggi Bagi Pegawai Yang Mempunyai Pengalaman Swasta Diserahkan Kuasa Sepenuhnya Kepada Suruhanjaya

Pertimbangan Gaji Permulaan Yang Lebih Tinggi Bagi Pegawai Yang Sedang Berkhidmat Diserahkan Kuasa Sepenuhnya Kepada Suruhanjaya

65

66

67

Page 40: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

27

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Suruhanjaya telah memutuskan bahawa pegawai yang mempunyai pengalaman selain Contract of Service seperti Pekerja Khidmat Singkat, Pekerja Sambilan, Pekerja Sambilan Harian, Skim Perkhidmatan Singkat, Talent Acceleration in the Public Service (TAPS) dan kontrak Perkhidmatan (Contract for Service) yang mempunyai pengalaman kerja yang sesuai dengan jawatan lantikan tetap boleh dipertimbangkan untuk penetapan gaji yang lebih tinggi.

Penetapan gaji yang lebih tinggi ini tertakluk dengan syarat pegawai berkenaan mempunyai pengalaman genap dua (2) tahun dan telah memenuhi syarat pelantikan dan syarat skim perkhidmatan semasa berkhidmat di perkhidmatan selain Contract of Service.

Bagi memastikan jawapan pertanyaan lisan dan bukan lisan Mesyuarat Parlimen di Dewan Rakyat dan Dewan Negara disediakan dengan memberikan maklumat yang tepat terhadap soalan yang dikemukakan, prosedur penyelarasan aturan urusan mesyuarat parlimen telah ditambah baik. Semua jawapan lisan dan bukan lisan yang disediakan hendaklah disemak dan dipertimbangkan oleh Pengerusi SPA sebelum dikemukakan ke Pejabat Menteri.

Penetapan Gaji Permulaan bagi Pegawai-Pegawai selain Contract Of Service68

Penambahbaikan Prosedur Urusan Parlimen dan Mesyuarat Jemaah Menteri Yang Berkaitan Dengan SPA69

Page 41: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

28

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA telah menguatkuasakan Surat Akuan Berkanun yang baru melalui Pekeliling SPA Bilangan 1 Tahun 2014. Pekeliling ini menyatakan bahawa terdapat penambahan dalam Surat Akuan Berkanun yang baru iaitu akuan baru calon adalah warganegara Malaysia dan tidak menggunakan atau mengambil (kecuali bagi maksud perubatan) atau menyalahgunakan suatu dadah berbahaya. Pengenalan Akuan yang baru ini adalah sebagai langkah pencegahan terhadap pelantikan tetap di kalangan calon bukan warga negara dan calon yang terlibat dengan dadah sama ada mengambil atau menyalahgunakan dadah.

Penambahbaikan Surat Akuan Berkanun

Kompilasi Peraturan-Peraturan Yang Dilaksanakan Di Bawah Fungsi-Fungsi SPA Bagi Memudahkan Rujukan

70

71Satu kompilasi peraturan-peraturan yang dilaksanakan di bawah fungsi-fungsi SPA akan diwujudkan yang merangkumi peraturan-peraturan berkaitan urusan pengambilan, perkhidmatan, naik pangkat dan tatatertib. Kompilasi peraturan-peraturan ini dapat memudahkan rujukan terutama kepada ahli-ahli Suruhanjaya dan kepada warga SPA amnya.

Page 42: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

29

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Keputusan Peperiksaan Secara Atas Talian(Online) Dihebahkan Kepada Umum Dalam Tempoh Lima (5) Hari Waktu Bekerja

Calon-Calon Yang Mempunyai Kelayakan Yang Diiktiraf Sahaja Dipertimbangkan Di Mesyuarat Suruhanjaya Bagi Tujuan Pelantikan

72

73

Melalui transformasi kepada kaedah peperiksaan secara online, SPA telah berjaya meningkatkan tahap kecekapannya dalam memproses dan mengumumkan keputusan peperiksaan kepada calon dalam tempoh hanya lima (5) hari berbanding masa yang diambil selama lima (5) minggu bagi memproses sesuatu keputusan peperiksaan yang dilaksanakan secara konvensional.

Pengiktirafan kelayakan adalah salah satu elemen penting dalam urusan pelantikan. Pengerusi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia merupakan salah seorang ahli Jawatankuasa Tetap Penilaian dan Pengiktirafan Kelayakan (JTPPK) yang berfungsi untuk membuat penilaian dan pengiktirafan kelayakan bagi membolehkan pemegang kelayakan dilantik ke dalam Perkhidmatan Awam. Calon-calon yang memohon jawatan dalam Perkhidmatan Awam perlu memenuhi syarat-syarat skim perkhidmatan seperti yang ditetapkan sebelum dilantik ke jawatan yang bersesuaian. Bahagian Pengambilan sebagai urusetia kepada Suruhanjaya menjalankan semakan pengiktirafan bagi kelayakan semua calon yang diperakukan oleh Lembaga Temu Duga. Sekiranya didapati kelayakan calon tidak diiktiraf atau tidak sama nilai taraf, calon berkenaan akan digugurkan dari perakuan lantikan atau simpanan.

Page 43: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

30

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Sebahagian daripada langkah meningkatkan lagi tahap integrity proses penilaian dalam urusan pengambilan, keputusan peperiksaan perlu mendapatkan perakuan dan kelulusan Suruhanjaya sebelum keputusan diumumkan kepada calon.

SPA telah menambahbaik pelaksanaan urusan pengambilan Pegawai Tadbir dan Diplomatik dengan menjalankan peperiksaan secara online manakala ujian penulisan esei dan ujian BMI dijalankan pada hari yang sama dengan sesi temu duga. Melalui kaedah ini tempoh masa yang panjang sebelum ini dapat disingkatkan tanpa menjejaskan kualiti urusan yang dijalankan.

Laporan Tahunan SPA dibentangkan pada Mesyuarat Pertama Parlimen pada setiap tahun. Pembentangan pada setiap awal tahun ini bertujuan untuk memastikan maklumat yang terkini dan tepat dapat dibekalkan kepada semua pihak secepat mungkin, seterusnya mengelakkan maklumat daripada laporan tahunan lewat dimaklumkan kepada pihak stakeholder.

Pembentangan Keputusan Peperiksaan Di Mesyuarat Suruhanjaya

Pembentangan Laporan Tahunan SPA Pada Mesyuarat Pertama Parlimen

Penambahbaikan Urusan Pengambilan Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD)

74

76

75

Page 44: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

31

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Setiap urusan pergerakan dan pengeluaran pas keselamatan direkodkan secara sistematik dan buku rekod pas pelawat dipantau secara berkala oleh Penolong Pegawai Keselamatan SPA. Tindakan segera ini diambil bagi menghapuskan akses bagi pas yang tidak dipulangkan atau hilang.

SPA memastikan setiap sijil yang dikeluarkan oleh ASPA diberikan nombor siri. Langkah ini bertujuan untuk mengawal pengeluarannya serta memudahkan semakan terhadap jumlah peserta yang telah menghadiri sesuatu kursus/latihan mengikut tahun.

SPA mewujudkan kompilasi kes-kes mahkamah yang melibatkan permohonan semakan kehakiman terhadap keputusan SPA selaku Pihak Berkuasa Tatatertib dan Lembaga Rayuan Tatatertib Perkhidmatan Awam. Keputusan mahkamah dalam kes-kes tersebut boleh dijadikan rujukan dan panduan dalam menimbang dan memutuskan tindakan dan rayuan tatatertib bagi mengelakkan kesilapan yang sama berulang.

SPA mewujudkan kompilasi kes-kes tatatertib terdahulu. Kompilasi tersebut bertujuan untuk dijadikan rujukan kepada SPA sebagai Pihak Berkuasa Tatatertib dan Lembaga Rayuan Tatatertib Perkhidmatan Awam dalam menimbang dan memutuskan hukuman ke atas seseorang pegawai.

Penambahbaikan Prosedur Setiap Urusan Pergerakan dan Pengeluaran Pas Keselamatan Di SPA

Pemberian Nombor Siri Terhadap Pengeluaran Sijil oleh Akademi Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (ASPA)

Rujukan Kes-Kes Tatatertib Terdahulu Dalam Menimbang dan Memutuskan Hukuman Dalam Tindakan dan Rayuan Tatatertib

Rujukan Kes-Kes Mahkamah Dalam Menimbang dan Memutuskan Hukuman Bagi Tindakan dan Rayuan Tatatertib

77

78

80

79

Page 45: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

32

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Jawapan soalan lisan dan bukan lisan yang berkaitan dengan isu-isu yang mempunyai impak yang besar kepada SPA dan negara perlu diangkat untuk semakan dan kelulusan Mesyuarat Suruhanjaya sebelum dikemukakan ke Pejabat Menteri. Ini bagi memastikan jawapan tersebut disemak dengan teliti agar selaras dengan dasar-dasar negara.

Semua aduan dalaman dan luaran yang diterima oleh Suruhanjaya akan dibawa ke Jawatankuasa Khas Aduan untuk memudahkan pengurusan aduan dalam menyampaikan sesuatu maklumat yang berkaitan. Selain daripada itu, Jawatankuasa Khas juga dapat memberikan maklumat yang sama dalam pelbagai saluran.

Semua kertas pertimbangan bagi tujuan tawaran Latihan Separa Perubatan hendaklah dipertimbangkan di Mesyuarat Suruhanjaya. Ini adalah bertujuan untuk mengelakkan sebarang kesilapan dan keraguan dalam pemilihan calon sebelum tawaran latihan dikeluarkan oleh SPA.

Tapisan Keselamatan Secara kasar dijalankan oleh Penolong Pegawai Keselamatan SPA bagi memastikan keselamatan perlindungan SPA terkawal. Antara yang terlibat dengan tapisan kasar ini adalah anggota RELA, kontraktor dan pembekal yang terlibat dengan pembekalan serta pembersihan pejabat.

Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar Kepada SPA Dan Negara Semasa Mesyuarat Suruhanjaya

81

Penambahbaikan Prosedur Aduan-Aduan Dalaman dan Luaran Yang Membabitkan Imej SPA

Penambahbaikan Kertas Pertimbangan Kelulusan Latihan Separa Perubatan Bagi Calon Semenanjung, Sabah dan Sarawak Dalam Mesyuarat Suruhanjaya

Tapisan Keselamatan Secara Kasar Bagi Petugas Bukan Kakitangan SPA

82

83

84

Page 46: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

33

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Semua Pekerja Sambilan Harian (PSH), kontrak dan Skim Perkhidmatan Singkat (SPS) yang bertugas di SPA diwajibkan untuk menandatangani Surat Akuan Akta Rahsia Rasmi (OSA). Ini bertujuan bagi memastikan perkara-perkara sulit yang diuruskan tidak disebarkan kepada pihak-pihak yang tidak sepatutnya.

Pekerja Sambilan Harian (PSH), Kontrak dan Skim Perkhidmatan Singkat (SPS) Diwajibkan Menandatangani Surat Akuan Akta Rahsia Rasmi (OSA) 85

Laporan Bulanan Pencapaian SPA Kepada YB Menteri86

Laporan pencapaian fungsi-fungsi SPA dilaporkan kepada YB Menteri pada setiap bulan bagi memastikan YB Menteri sentiasa dimaklumkan mengenai pencapaian dan aktiviti SPA. Laporan ini merangkumi pencapaian urusan pengambilan, perkhidmatan, naik pangkat dan tatatertib. Aktiviti-aktiviti lain SPA juga sentiasa dimaklumkan kepada YB Menteri dari semasa ke semasa.

Page 47: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

34

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

KPI Menteri berkaitan dengan urusan SPA dibentangkan di Mesyuarat Suruhanjaya setiap bulan. Pembentangan ini bertujuan untuk memantau prestasi urusan pengambilan bagi jawatan yang tidak perlu melalui proses MyRecruitment dan urusan pengambilan bagi jawatan yang perlu melalui proses MyRecruitment yang menjadi KPI Menteri.

Laporan Permohonan Pengisian dibentangkan setiap bulan di Mesyuarat Suruhanjaya. Pembentangan ini bertujuan untuk memantau urusan pengambilan bagi memastikan setiap urusan dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan dan semua permohonan daripada kementerian/jabatan dilayan.

Semua calon simpanan yang akan ditawar pelantikan tetap perlu mendapat pertimbangan dan persetujuan di Mesyuarat Suruhanjaya terlebih dahulu sebagai salah satu kaedah menambahbaik proses pengambilan SPA. Ini bagi memastikan pelantikan calon simpanan dibuat dengan adil dan telus yang memberi peluang sama rata kepada semua calon.

Pembentangan KPI SPA Di Mesyuarat Suruhanjaya

Pembentangan Laporan Permohonan Pengisian Di Mesyuarat Suruhanjaya

Pertimbangan Calon Simpanan Di Mesyuarat Suruhanjaya

87

88

89

Page 48: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

35

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Garis Panduan Temuduga Berasaskan Competency Based-Interview (CBI) & Psikometrik bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada Panel Temu Duga SPA berhubung tatacara pengendalian urusan temu duga yang diatur oleh SPA supaya setiap urusan temu duga dapat berjalan dengan lancar, profesional, berkesan dan adil.

Senarai semak Tatacara Penyerahan Pakej Temu Duga oleh Pengerusi Lembaga Temu Duga diedarkan bagi memastikan laporan setiap urusan temu duga dikemukakan dalam keadaan yang lengkap dengan maklumat yang tepat untuk diselaraskan oleh pihak urus setia sebelum dibentangkan dalam mesyuarat Suruhanjaya untuk kelulusan.

Sebagai tanda penghargaan atas perkhidmatan yang diberikan di SPA, semua pegawai kontrak dan PSH yang telah menamatkan perkhidmatan dengan baik diberikan sijil penghargaan yang ditandatangan sendiri oleh Pengerusi SPA.

Mesyuarat Penyelarasan Antara Bahagian Bagi Tujuan Penyediaan Penyata Lembaga Permulaan (PLP)

Edaran Checklist Dan Prosedur Temu Duga Kepada LTD

Pemberian Sijil Penghargaan Kepada PSH Dan Pegawai Kontrak Yang Berkhidmat Di SPA

90

91

92

Mesyuarat penyelarasan antara bahagian bagi penyediaan PLP yang melibatkan Bahagian Pengambilan, Pengambilan Khas, Peperiksaan dan Pengurusan Maklumat telah diwujudkan. Mesyuarat ini bertujuan untuk menyelaras maklumat-maklumat yang berkaitan bagi mengelakkan isu-isu yang mungkin berbangkit selepas penyediaan PLP.

Page 49: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

36

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Berdasarkan prosedur MS ISO 9000 bagi Pemeriksaan Fizikal, Pancaindera dan Ujian Kecergasan, proses penilaian dalam urusan pengambilan perlu dijalankan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. Oleh yang demikian, semua ketua penguji dan penguji bagi urusan pemeriksaan fizikal, pancaindera dan kecergasan diberikan latihan dan tauliah bagi mengendalikan urusan tersebut.

SPA memberikan sijil kepada calon-calon yang melepasi atau lulus Pemeriksaan Fizikal, Pancaindera dan Ujian Kecergasan. Inisiatif ini merupakan satu kemudahan kepada calon dan SPA sendiri di mana calon-calon yang telah dinilai sesuai dari aspek fizikal dan kecergasan untuk berkhidmat dalam skim-skim berunifom (penguatkuasaan) akan diberikan tempoh sahlaku satu (1) tahun. Calon-calon ini boleh terus ke peringkat temu duga bagi urusan seterusnya tanpa perlu melalui Pemeriksaan Fizikal, Pancaindera dan Ujian Kecergasan lagi.

SPA menambahbaik urusan pengambilan Pegawai Perubatan luar negara dengan menguatkuasakan ruling bagi semua pegawai perubatan luar negara yang akan dilantik perlu ditemu duga oleh SPA. Penambahbaikan ini dilaksanakan bagi memudahkan pemantauan urusan pengambilan Pegawai Perubatan termasuk dari luar negara secara berpusat di SPA.

Bagi memastikan urusan temu duga berjalan dengan lancar, pegawai-pegawai yang bertanggungjawab kepada urusan temu duga yang sedang berlangsung dikehendaki berada di pejabat. Ini bagi memastikan sebarang pertanyaan bagi urusan-urusan yang sedang berlangsung dapat dijawab dan dilayani dengan baik.

Pentauliahan Ketua Penguji/Penguji Bagi Menjalankan Urusan Pemeriksaan Fizikal, Pancaindera Dan Ujian Kecergasan

Pemberian Sijil Kepada Calon-calon Yang Melepasi Atau Lulus Pemeriksaan Fizikal, Pancaindera Dan Ujian Kecergasan

Temu Duga Bagi Pegawai Perubatan Luar Negara

Pegawai Bertanggungjawab Bagi Jawatan Yang Sedang Ditemu Duga Perlu Berada Di Pejabat

93

94

95

96

Page 50: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

“Setiap penjawat awam telah diberi tanggungjawab dan kepercayaan untuk menjadi perintis dan ejen perubahan

bagi memajukan negara ini.”

Tan Sri Dr. Ali Bin Hamsa

Page 51: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

2TERAS: MENDEKATI

PELANGGAN

Page 52: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

39

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Sesi interaksi antara YBhg. Tan Sri Pengerusi SPA dengan Kementerian/ Jabatan/ Pentadbiran Negeri/ Badan-Badan Berkanun/ NGO diadakan untuk mendapatkan maklum balas mengenai urusan pengambilan SPA. Sesi interaksi ini merupakan ‘program turun padang’ yang dirancang untuk diadakan setiap bulan di lokasi-lokasi yang ditetapkan di seluruh negara bagi memastikan SPA terus kekal relevan dalam cabaran arus perdana. Maklum balas yang diterima sepanjang sesi interaksi berkenaan telah diberi kajian menyeluruh bagi menambah baik penyampaian perkhidmatan SPA.

SPA turut mengambil inisiatif mengadakan sesi interaksi bersama pegawai-pegawai lantikan kontrak bagi Jabatan Perpaduan, Integrasi dan Nasional (JPNIN), Jabatan Kemajuan Masyarakat (KEMAS) dan Kementerian Penerangan, Komunikasi & Kebudayaan. Sesi interaksi ini bertujuan untuk mendapatkan maklum balas dan mengetahui ekspektasi pegawai-pegawai lantikan kontrak di Kementerian/Jabatan yang terlibat dalam melaksanakan urusan pengambilan di bawah bidang kuasa SPA. Cadangan untuk memperbaiki struktur organisasi Kementerian/ Jabatan dengan pengwujudan jawatan-jawatan baru juga turut dikemukakan ketika sesi interaksi ini bagi memberi peluang kepada pegawai kontrak memohon jawatan tersebut. Di samping itu, kajian penambahbaikan terhadap aspek-aspek kebajikan pegawai kontrak juga wajar dilaksanakan agar pegawai kontrak ini tidak merasa diketepikan.

Sesi Interaksi Bersama Kementerian, Jabatan, Pentadbiran Negeri dan Badan Bukan Kerajaan

Sesi Interaksi Bersama Pegawai-Pegawai Lantikan Kontrak

97

98

Page 53: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

40

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Siri pertemuan dengan media Cina dan India boleh dianggap sebagai strategi ‘serampang dua mata’ untuk menyebar luas maklumat berhubung SPA supaya lebih ramai kaum Cina dan India mendaftar dengan SPA, dan dalam masa yang sama dapat menjalinkan hubungan baik dengan media sebagai satu medium membetulkan tanggapan dan perpepsi salah masyarakat terhadap SPA sekiranya ada. Sesi pertemuan ini diadakan dari semasa ke semasa mengikut keperluan bagi memenuhi hasrat 1Malaysia.

Sesi engagement diadakan sebagai satu platform kepada SPA dalam mendapatkan maklum balas dari stakeholder (Kementerian/Jabatan) berkaitan penyampaian perkhidmatan SPA seperti urusan pengambilan, perkhidmatan, rayuan tatatertib dan kenaikan pangkat. Sesi ini juga dilihat sebagai kaedah paling berkesan untuk mendekati Kementerian/Jabatan seterusnya mendapatkan idea-idea baru ke arah peningkatan penyampaian perkhidmatan SPA.

Siri Pertemuan Dengan Media Cina Dan India

Siri Engagement Dengan Kementerian Dan Jabatan

99

100

Page 54: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

41

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Sesi taklimat kerjaya di sekolah-sekolah giat dijalankan bagi mempromosikan fungsi SPA dan peluang kerjaya dalam Perkhidmatan Awam, seterusnya memupuk minat orang ramai terhadap Perkhidmatan Awam.

Taklimat ini bertujuan untuk memberi pendedahan mengenai peluang pekerjaan yang boleh diceburi dalam perkhidmatan awam selepas tamat pengajian di Tingkatan 5/ Tingkatan 6 atau IPT. Di samping itu, makluman mengenai kemudahan semasa dalam perkhidmatan dan selepas bersara turut diterangkan dalam taklimat ini.

Taklimat Berkenaan Urusan Pengambilan S.P.A

Sesi Taklimat Di Sekolah-Sekolah

102

101

SPA mengadakan kerjasama dengan Badan Bukan Kerajaan (NGO) dalam memberikan taklimat kepada calon yang memohon berkenaan kaedah pengambilan oleh SPA termasuk tips untuk menghadiri temu duga. Taklimat tersebut merupakan salah satu aktiviti di bawah Program Modal Insan 1Malaysia (MI1M) yang bertujuan memberi pendedahan awal dan panduan kepada calon-calon membuat persediaan untuk menghadapi urusan pengambilan di Sektor Awam.

Page 55: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

42

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Bagi menggalakkan penyertaan kaum Dayak dan kaum-kaum lain ke perkhidmatan awam, taklimat kerjaya dijalankan di seluruh negara termasuk di Sabah dan Sarawak. Antara aktiviti yang dijalankan pada sesi tersebut ialah taklimat kerjaya, kaunter khidmat nasihat dan kaunter pendaftaran online secara percuma.

SPA menganjurkan Karnival Kerjaya bagi mempromosikan SPA sebagai salah satu badan kerajaan yang melantik penjawat awam, seterusnya menarik minat orang awam untuk menyertai kerjaya dalam perkhidmatan awam. Orang awam juga berpeluang mendapatkan khidmat nasihat berkaitan peluang kerjaya dalam perkhidmatan awam semasa karnival ini dijalankan. Karnival ini dijalankan secara berjadual di seluruh negara termasuk di Sabah dan Sarawak.

Taklimat Kerjaya Bagi Menggalakkan Penyertaan Kaum Lain

Karnival Kerjaya

103

104

Page 56: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

43

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Program ini merupakan salah satu pendekatan mesra pelanggan dengan memberi perkhidmatan yang melangkaui ekspektasi mereka. Di samping itu, SPA juga dapat memperolehi maklum balas secara terus mengenai proses peperiksaan dan temu duga yang dilalui oleh calon-calon sehingga mereka berjaya dilantik. Program ini juga dilihat dapat membantu mempercepatkan urusan penghantaran surat tawaran pelantikan selain turut dapat meraikan calon-calon yang telah berjaya.

Majlis Khas Penyampaian Surat Tawaran Pelantikan

Bantuan SPA Kepada Waris Perajurit Yang Gugur Di Lahad Datu

105

106SPA telah mengambil inisiatif dengan menghulurkan bantuan kepada keluarga perajurit yang gugur Di Lahad Datu daripada segi penawaran peluang kerjaya kepada keluarga perajurit yang mempunyai kelayakan. Selain itu, urusan pertukaran perkhidmatan atau pelantikan kepada waris perajurit turut dipermudahkan sekiranya terdapat permohonan.

SPA turut memainkan peranan dalam memberi penjelasan kepada pegawai-pegawai baru yang dilantik oleh SPA terutama sekali mengenai peranan, tugas dan fungsi SPA di kursus induksi yang diadakan untuk pegawai-pegawai yang baru dilantik. Dalam sesi engagement ini juga SPA akan memberikan penerangan tentang bagaimana dan proses yang terlibat dalam urusan pengambilan sehinggalah pegawai-pegawai baru berkenaan berjaya ditawarkan pelantikan. Langkah ini juga akan memberi peluang kepada pegawai-pegawai baru berkongsi ekspetasi mereka dalam perkhidmatan awam.

Sesi Engagement Bersama Pegawai Baru Di Program Transformasi Minda 107

Page 57: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

44

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Bagi membantu menjalinkan kerjasama yang baik serta melancarkan urusan pengambilan, urusan perkhidmatan dan naik pangkat oleh SPA, Ahli-Ahli Suruhanjaya dan Pegawai Tugas-Tugas Khas akan mengadakan kunjungan mesra untuk tujuan naziran dan engagement bersama Kementerian/Jabatan. Dengan pendekatan sedemikian, Ahli Suruhanjaya dan Pegawai Tugas-Tugas Khas dapat menjadi sumber rujukan dan medium perantaraan yang efektif antara SPA dengan Kementerian/Jabatan, seterusnya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan SPA.

Program SPA Outreach khusus pelatih PLKN diwujudkan bagi mempromosi dan menyampaikan maklumat mengenai SPA berhubung fungsi serta jawatan-jawatan yang ditawarkan oleh SPA. Di samping itu, program ini juga boleh dilihat sebagai langkah pendedahan awal bagi menarik minat pelatih-peltih PLKN untuk menyertai perkhidmatan awam.

Program Seminar dan Kursus Tips Panduan Bagi Memasuki Perkhidmatan Awam dianjurkan untuk memberikan tips dan panduan yang betul kepada orang ramai yang berminat untuk memasuki perkhidmatan awam. Program secara percuma ini memberi penerangan dan pendedahan kepada peserta mengenai format peperiksaan, tips menghadiri temu duga serta kriteria yang di perlukan untuk memasuki perkhidmatan awam. Program ini diadakan di seluruh negara termasuk di Sabah dan Sarawak.

Kunjungan Mesra Ahli Suruhanjaya Dan Pegawai Tugas-Tugas Khas ke Kementerian/Jabatan

SPA Outreach Kepada Pelatih PLKN

Seminar Tips Dan Panduan Memasuki Perkhidmatan Awam

108

109

110

Page 58: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

45

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA menggalakkan warganya menyertai agensi sukarelawan RELA & JPAM untuk menyalurkan bantuan kepada masyarakat umum seperti mangsa-mangsa bencana, kebakaran, banjir, kemalangan dan sebagainya. Selain daripada dapat mengisi masa lapang dengan perkara yang berfaedah, penyertaan dalam agensi sukarelawan ini dapat memupuk semangat berpasukan, meningkatkan tahap disiplin dan memenuhi tanggungjawab sosial dalam masyarakat.

SPA telah melaksanakan Kursus Tips dan Panduan Memasuki Perkhidmatan Awam mulai 4 Januari 2014. Walau bagaimanapun, bagi menambah baik urusan pengambilan, SPA telah mengadakan kerjasama dengan SPA Negeri berasaskan semangat National Blue Ocean Strategy (NBOS) untuk menganjurkan seminar ini secara bersama. Pendekatan ini akan memberi ruang yang lebih jelas kepada orang awam mengenai kaedah untuk memohon jawatan di peringkat Persekutuan dan Negeri.

Calon-calon yang terlibat dalam program e-Kasih dan memenuhi syarat kelayakan jawatan yang dipohon diberi keutamaan dalam proses pengambilan oleh SPA. Program ini merupakan salah satu usaha SPA untuk membantu calon-calon program e-Kasih meningkatkan taraf hidup masing-masing.

Penyertaan Warga SPA Dalam Agensi Sukarelawan RELA & JPAM

Kerjasama Bersama SPA Negeri Dalam Melibatkan Kursus Urusan Pengambilan dan Pengenalan Perkhidmatan Awam dan Negeri

111

112

Pengambilan Calon-Calon e-Kasih113

Page 59: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

46

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Penerbitan Video Korporat Pelbagai Bahasa

Penubuhan Pasukan Cyber Troopers SPA

114

115

SPA telah menerbitkan video korporat dalam pelbagai bahasa yang merangkumi Bahasa Malaysia, Inggeris, Tamil dan Cina. Hebahan video korporat dalam pelbagai bahasa ini merupakan usaha SPA untuk menyampaikan mesej yang lebih jelas sejajar dengan kepelbagaian kaum di Malaysia.

SPA telah menubuhkan Pasukan Cyber Troopernya sendiri. Penubuhan pasukan ini adalah bertujuan menangkis tanggapan negatif terhadap SPA di laman-laman sosial dan memberi gambaran yang sebenar serta tanggapan positif mengenai urusan yang dijalankan.

Page 60: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

47

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA menganjurkan kursus Tips dan Panduan Memasuki Perkhidmatan kepada pegawai kontrak. Kursus ini akan dapat memberikan pendedahan serta panduan kepada pegawai-pegawai kontrak mengenai kaedah menduduki peperiksaan dan menghadiri temuduga. Ia juga dapat memberi galakan dan peluang kepada mereka untuk menjawat jawatan tetap yang ditawarkan oleh Kementerian/Jabatan.

SPA mengadakan Kursus Tips dan Panduan Memasuki Perkhidmatan Awam mengikut skim jawatan yang dipohon. Pengendalian kursus secara spesifik ini bertujuan memberi informasi asas supaya calon dapat membuat persediaan awal yang sepatutnya sebelum menduduki peperiksaan dan menghadiri temuduga dengan jayanya.

Kursus Tips dan Panduan Memasuki Perkhidmatan kepada Pegawai Kontrak116

Kursus Tips Dan Panduan Memasuki Perkhidmatan Mengikut Skim117

Page 61: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

48

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Bagi memastikan semua calon ujian fizikal mengetahui bidang tugas jawatan yang dipohon, SPA telah mengadakan taklimat kepada semua calon ujian fizikal berhubung bidang tugas bagi jawatan yang dipohon oleh mereka.

Sebagai langkah merakyatkan perkhidmatannya, SPA telah membenarkan keluarga calon untuk memasuki ruangan menunggu bersama calon temu duga. Langkah ini bagi membolehkan keluarga calon memberikan sokongan kepada calon temu duga.

Taklimat Kepada Semua Calon Ujian Fizikal

Keluarga Calon Dibenarkan Memasuki Ruangan Menunggu Bersama Calon Temuduga

118

119

Page 62: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

49

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA akan menyediakan video korporat khas mengenai peperiksaan online. Video khas ini merupakan inisiatif SPA untuk berkongsi pengalaman dan kejayaan peperiksaan online dengan kementerian/jabatan dan pihak yang berminat hasil pelaksanaan yang dilakukan sebagai rujukan dan perkongsian.

SPA juga prihatin kepada calon-calon yang terlibat dengan bencana alam seperti banjir. Sehubungan itu, calon berkenaanboleh memaklumkan kepada SPA jika dalam keadaan tersebut, calon boleh membuat pertukaran tarikh dan tempat temu duga begi tujuan memudahkan pengurusan calon berkenaan.

Video Korporat Khas Peperiksaan Online

Bantuan SPA Kepada Calon-Calon Yang Terlibat Dengan Bencana

120

121

Page 63: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

3TERAS:

MENGOPTIMUMKAN PERKHIDMATAN

ICT

Page 64: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

51

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA menjalankan tapisan awal kepada calon sebelum dilantik melalui Sistem Semakan Maklumat Individu (e-Tapis). Tapisan ini melibatkan semakan terhadap taraf kewarganegaraan, status kebankrapan dan rekod jenayah. Untuk tujuan itu, SPA akan bekerjasama dengan Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Insolvensi Malaysia dan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan bagi membantu dalam urusan tapisan berkenaan.

Tapisan Awal Melalui Sistem Semakan Maklumat Individu (e-Tapis)

Surat Tawaran Online

122

123Surat tawaran online merupakan medium baru yang membolehkan calon yang berjaya mencetak surat tawaran secara online pada bila-bila masa dan di mana sahaja. Inisiatif ini merupakan usaha ke arah meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan SPA selaras dengan dengan dasar kerajaan yang menyeru agar agensi-agensi mengoptimumkan penggunaan kemudahan ICT. Kaedah ini turut dapat mengurangkan aduan pelanggan tidak menerima surat tawaran pelantikan oleh kerana berlakunya pertukaran alamat atau hal-hal lain.

Page 65: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

52

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Pendekatan Mempromosikan SPA Melalui Pendekatan Aplikasi Online (Baru)

Peperiksaan Secara Atas Talian (Online)

124

125

Hebahan secara online digunakan bagi mempromosikan SPA. Penggunaan medium hebahan secara online ini dapat dapat menarik minat khususnya generasi muda memandangkan generasi ini lebih banyak melayari internet untuk mencari maklumat dan berkomunikasi. Selain daripada itu, penggunaan aplikasi online adalah terbukti lebih murah dan cepat berbanding kaedah konvensional yang menggunakan bahan cetak. Selain itu, pendedahan secara jelas berhubung peranan SPA dan faedah-faedah yang ditawarkan dalam perkhidmatan awam dapat dipaparkan dan dikemaskini secara berkala.

Usaha mempromosikan SPA melalui Portal SPA, facebook serta menyediakan aplikasi online seperti Borang SPA8i, semakan online, Setuju Terima Pelantikan dan Surat Tawaran Online merupakan kaedah yang memudahkan calon-calon untuk mendapatkan maklumat dan berurusan dengan SPA.

SPA akan melaksanakan peperiksaan secara atas talian berasaskan web-based pada bulan Mei 2014 sebagai salah satu usaha untuk meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatannya. Peperiksaan ini adalah khusus kepada peperiksaan objektif dan penilainan psikometrik yang membolehkan calon-calon menduduki peperiksaan di mana-mana sahaja. Inisiatif ini adalah salah satu usaha SPA untuk mengoptimumkan penggunaan ICT.

Page 66: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

53

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Sistem Semakan Maklumat Individu (e-Tapis) telah ditambahbaik dengan kerjasama Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM). Kerjasama ini membolehkan tapisan keutuhan dijalankan sebelum calon ditawar lantik oleh SPA. Semakan ini dilakukan bagi memastikan penjawat awam yang dilantik mempunyai integriti yang tinggi. Semakan keutuhan ini dijalankan bersekali dengan tapisan kewarganegaraan, rekod jenayah, dan kebankrapan semasa proses pengambilan dijalankan.

SPA telah membangunkan sistem e-Pengesahan secara in house untuk melaksanakan urusan-urusan perkhidmatan secara online yang sebelum ini dilaksanakan secara manual. Dua urusan perkhidmatan boleh dilaksanakan secara online melalui sistem ini iaitu pengesahan pelantikan dan pengesahan dalam perkhidmatan. Inisiatif ini dapat membantu mempercepatkan proses pengesahan pelantikan dan pengesahan dalam perkhidmatan. Sebagai langkah permulaan, empat (4) agensi telah terlibat dalam pelaksanaan secara perintis sistem ini iaitu Kementerian Pertahanan, Kastam DiRaja Malaysia, Jabatan Imigresen Malaysia dan Jabatan Penjara Malaysia.

Tapisan Keutuhan Oleh SPRM

Melaksanakan Sistem e-Pengesahan Dalam Urusan Perkhidmatan

126

127

Page 67: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

54

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Bagi memudahkan calon-calon memahami kaedah peperiksaan online, SPA mewujudkan simulasi peperiksaan online di portal SPA. Simulasi ini boleh dijadikan sebagai rujukan oeh semua calon sebagai persediaan dan memahirkan diri dengan sistem tersebut sebelum menduduki peperiksaan online yang sebenar.

Bagi memantapkan lagi kaedah peperiksaan secara online, SPA telah melaksanakan peperiksaan online bagi lebih dari dua skim dalam satu masa. Kaedah ini dapat menjimatkan masa dan kos operasi SPA.

Cadangan Simulasi Peperiksaan Online Di Portal SPA

Pelaksanaan Peperiksaan Online SPA Secara Serentak Bagi Beberapa Skim

128

129

Page 68: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

55

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Bagi tujuan penambahbaikan urusan kes-kes tatatertib, pengintegrasian sistem eSPDM dan eKS akan dilaksanakan. Pengintegrasian ini bertujuan untuk memudahkan pencarian kes-kes tatatertib yang telah diputuskan di Mesyuarat Suruhanjaya.

Bagi memastikan penyampaian perkhidmatan SPA sentiasa berada di tahap yang optimum terutama sekali bagi perkhidmatan onlinenya, ID bagi semua sistem aplikasi SPA hanya diberikan kepada pegawai yang menjalani kursus aplikasi yang berkaitan. Setiap pegawai dan kakitangan yang menggunakan sistem berkaitan perlu menjalani kursus atau latihan sebelum diberikan ID. Ini bagi memastikan pengguna tersebut mahir dalam penggunaan sistem bagi mengelakkan kesilapan yang boleh memberi kesan negatif kepada penyampaian perkhidmatan SPA di samping dapat memuaskan hati pelanggan.

SPA telah memperkenalkan kaedah permohonan jawatan secara atas talian sepenuhnya di mana semua calon yang memohon jawatan wajib mempunyai e-mail dan nombor telefon bimbit. Selaras dengan itu, SPA telah mengoptimumkan penggunaan ICTnya sebagai medium dalam menyampaikan maklumat-maklumat terkini berkaitan permohonan jawatan, panggilan peperiksaan, penilaian fizikal, Assessment Centre dan temu duga.

Pengintegrasian eSPDM dan eKS Dalam Pemantauan Dan Pencapaian Prestasi Urusan Tatatertib130

Pemberian ID Bagi Semua Sistem Aplikasi SPA Kepada Pegawai Yang Menjalani Kursus Aplikasi Yang Berkaitan

Pemakluman Urusan Peperiksaan/ Ujian Fizikal/ Penilaian Kompetensi/ Temu Duga Melalui Emel/ SMS dan Portal SPA

131

132

Page 69: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

4TERAS:

MEMBANGUNKAN PAKATAN

STRATEGIK

Page 70: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

57

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA mewujudkan jalinan kerjasama dengan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Talent Corp untuk mengenalpasti calon-calon bakat terbaik terutamanya di luar negara untuk berkhidmat dalam perkhidmatan awam. Penyertaan SPA dalam program pencarian bakat terbaik ini adalah tertakluk kepada keperluan semasa dan kesesuaian. Hasil dari kerjasama yang dilakukan, pelajar-pelajar tajaan biasiswa kerajaan berminat untuk kembali ke tanah air untuk memulakan karier dalam perkhidmatan awam atau di syarikat-syarikat yang menyertai program Scholar Talent Attraction and Retention (STAR) anjuran Talent Corp.

SPA juga bekerjasama dengan JPA dan Talent Corp dalam mengenal pasti calon-calon Talent Acceleration in Public Service Programme (TAPs) yang berminat untuk menyertai perkhidmatan awam.

Kerjasama Dengan JPA dan Talent Corp133

Page 71: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

58

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Kerjasama Dengan Persatuan dan Badan Bukan Kerajaan (NGO)134

Kerjasama ini diadakan sebagai satu mekanisma memperluaskan jaringan kerjasama dengan NGO bagi membantu menyampaikan maklumat berhubung peranan dan fungsi SPA kepada masyarakat umum. Selain itu, jaringan kerjasama ini diharap dapat memupuk penjanaan idea baru yang boleh dimanfaatkan bagi meningkatkan penyampaian perkhidmatan oleh SPA. Antara aktiviti yang telah dilakukan adalah:

a) Seminar Pengenalan kepada Skil Pekerjaan anjuran bersama SPA dan Persatuan Profesional Melayu Malaysia.b) Makmal Kajian Penggunaan Media Sosial bagi Menangani Masalah Persepsi terhadap SPA bersama NGO Melayu, Cina, India dan Dayak.c) Jawatankuasa Khas Mengkaji Penyertaan kaum Melayu dan anak Negeri Kelantan dalam Kerajaan bersama NGO Melayu dan NGO Kelantan.d) Jawatankuasa Mengkaji Penyertaan Kaum Cina dalam Sektor Awam bersama NGO Cina.e) Jawatankuasa Mengkaji Penyertaan Kaum Cina dalam Sektor Awam bersama NGO Dayak.

Page 72: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

59

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA mengambil langkah proaktif bagi tujuan hebahan dan promosi berhubung peranan SPA di sekolah-sekolah dengan menganjurkan kursus Pengenalan SPA dan Perkhidmatan Awam kepada guru-guru kaunseling di sekolah di peringkat Zon/Negeri. Tujuan kursus ini diadakan adalah bagi memberi penerangan secara tepat dan jelas mengenai peluang kerjaya dalam perkhidmatan awam dan urusan pengambilan oleh SPA kepada guru-guru kaunseling. Guru-guru kaunseling ini berperanan sebagai perantara di antara pihak SPA dengan para pelajar sekolah.

SPA menjalinkan kerjasama erat dengan Suruhanjaya Perkhidmatan yang lain untuk menyelaras isi-isu di bawah bidang kuasa Pihak Berkuasa Melantik. Antara perkara yang sering dibincangkan adalah mengenai urusan pengambilan, perkhidmatan, tatatertib dan juga perubahan-perubahan yang perlu dilakukan berdasarkan keperluan dan peredaran masa. Beberapa siri mesyuarat telah diadakan bersama Pengerusi dan Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri, Suruhanjaya Polis dan Majlis Angkatan Tentera (MAT).

Kursus Guru-Guru Kaunseling Di Sekolah-Sekolah

Kerjasama SPA Malaysia Bersama Pengerusi dan Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Yang Lain

135

136

Page 73: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

60

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Rundingan Kerjasama Pintar Antara Bank Rakyat dan S.P.A. Malaysia

Penubuhan Kelab 1M4U dan Rakan Muda SPA

137

138

SPA dan Bank Rakyat telah membuat rundingan bagi mengoptimumkan sumber kepakaran, perkhidmatan dan melaksanakan Corporate Social Responsibility (CSR) antara SPA dengan Bank Rakyat. Antara program yang dicadangkan ialah:

a) Karnival Kerjaya yang diadakan secara bersama melalui perkongsian kos penganjuran karnival;b) Penganjuran Kursus/Latihan secara bersama antara kakitangan SPA dan Bank Rakyat; danc) Meletakkan mesin ATM Bank Rakyat di Kompleks C.

Penubuhan Kelab 1M4U dan Rakan Muda SPA bertujuan untuk menyampaikan maklumat berkaitan SPA secara langsung kepada ahli-ahli kelab berkaitan. Ia merupakan cabang medium perkongsian maklumat SPA selain portal, facebook, twitter dan blog SPA. Beberapa program telah diatur bagi mengeratkan hubungan di antara ahli kelab dan kaitangan SPA.

Page 74: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

61

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Sistem ini merupakan hasil inisiatif secara kerjasama di kalangan Kementerian/Jabatan/Agensi secara Lautan Biru berasaskan NBOSI selain pembabitan pihak swasta tanpa melibatkan sebarang kos pembangunan. Sebanyak 32 agensi kerajaan termasuk SPA terlibat dalam kerjasama e-Tapis ini seperti Jabatan Pendaftaran Negara (JPN), Jabatan Insolvensi Malaysia (MdI), Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO), Lembaga Pepeirksaan Malaysia (LPM), Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM) dan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM). SPA telah menyampaikan taklimat berhubung perluasan penggunaan sistem berkenaan kepada syarikat-syarikat berkaitan Kerajaan (GLC), Badan-Badan Berkanun dan Pihak Kerajaan Tempatan bagi penggunaan bersama sistem yang dibangunkan oleh SPA.

SPA mengadakan kerjasama dengan Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) untuk membuat semakan saman bagi urusan pengambilan jawatan pemandu di agensi-agensi Kerajaan. Kerjasama ini dilaksanakan dengan menambah baik SSMI melalui pertambahan jalinan kerjasama pintar antara jabatan supaya semakan boleh dibuat secara online.

SPA akan mengadakan kerjasama dengan SPA Negeri dalam Urusan Temuduga bagi sesuatu jawatan di peringkat Persekutuan dan Negeri. Walau bagaimanapun, perbincangan lanjut akan diadakan bersama SPA Negeri bagi urusan yang dimaksudkan. Kaedah kerjasama ini juga merupakan pendekatan secara perkongsian pintar antara SPA dan Kerajaan Negeri bagi menambah baik penyampaian perkhidmatan kedua-dua pihak.

Perluasan Penggunaan Perkhidmatan Bersama Bagi Sistem Semakan Maklumat Individu (e-Tapis)

Kerjasama Dengan JPJ Untuk Semakan Saman Bagi Jawatan Pemandu

Kerjasama Bersama SPA Negeri Dalam Urusan Temu Duga

139

140

141

Page 75: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

62

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Smart Partnership Bersama JARING, MOSTI, MAMPU, GITN Dalam Urusan Peperiksaan Online SPA

Kaedah Pelaksanaan Tapisan Keselamatan Kepada Kadet PTD

142

143

SPA mewujudkan kerjasama pintar bersama JARING, Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI), Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Government Integrated Telecomunications Network (GITN) dalam urusan peperiksaan online SPA. Gandingan kerjasama SPA bersama JARING, MOSTI, MAMPU dan GITN dalam pelaksanaan peperiksaan online ini akan memperhebatkan sinergi transformasi SPA seterusnya memperkukuhkan sistem perkhidmatan awam yang mantap dan berkualiti sejajar dengan perkembangan ICT di negara ini.

SPA telah mendapat kerjasama dengan Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO), Polis Diraja Malaysia (PDRM), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Jabatan Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM) dalam pelaksanaan tapisan keselamatan secara halus kepada kadet Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD). Ini adalah bertujuan untuk mengelakkan pelantikan PTD yang mempunyai latar belakang dan pembabitan sosial yang boleh mencemarkan nama baik perkhidmatan awam.

Page 76: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

63

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

SPA telah memperluaskan jaringan kerjasama bersama Ikatan Relawan Rakyat Malaysia (RELA) dalam menambah baik peranan SPA dengan memberi taklimat SPA di pusat-pusat latihan RELA di seluruh Malaysia.

SPA telah mengadakan kunjungan rakan pintar bersama warga JARING pada 20 Jun 2014 di Ibu Pejabat JARING di Bukit Jalil. Dalam kunjungan tersebut, SPA juga memberikan sijil penghargaan kepada pihak JARING yang telah membantu SPA dalam pelaksanaan peperiksaan online SPA.

Jaringan Kerjasama SPA dan Jabatan Sukarelawan Malaysia

Kunjungan Kerjasama Pintar Bersama Pihak JARING

144

145

Page 77: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

64

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SPA telah menggunakan khidmat anggota RELA bagi menjalankan tugas-tugas kawalan keselamatan fizikal bermula Julai 2013 di Ibu Pejabat SPA, Putrajaya dan Pusat Temu Duga SPA, Jalan Cenderasari sebagai salah satu langkah mengoptimumkan peranan agensi kerajaan.

Bagi menambahbaik pengumpulan data berhubung kes-kes tatatertib yang melibatkan hukuman buang kerja, SPA mewujudkan perkongsian pintar bersama JPA dalam pengumpulan data-data berkaitan. Perkongsian pintar ini adalah untuk memastikan data kes tatatertib yang melibatkan hukuman buang kerja sentiasa dikemaskini bagi mengelakkan dari berlakunya pelantikan semula pegawai-pegawai yang telah dibuang kerja.

Menggunakan Khidmat RELA Bagi Menggantikan Pengawal Keselamatan Swasta Di SPA

Kerjasama Pintar Bersama Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) Dalam Pengumpulan Data Bagi Kes Tatatertib Yang Melibatkan Hukuman Buang Kerja

146

147

Page 78: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

65

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Bagi memastikan kelancaran program-program yang dianjurkan oleh SPA, pihak KKM dan JPAM dijemput untuk turut sama dalam program tersebut. Penyertaan KKM dan JPAM ini merupakan salah satu program kerjasama Pintar SPA yang bertujuan untuk memastikan adanya bantuan segera sekiranya berlaku kecemasan.

SPA mengadakan kerjasama pintar dengan agensi-agensi Kerajaan dan agensi-agensi lain di peringkat antarabangsa dalam merangka program-program dan strategi terutamanya yang berkaitan dengan Perancangan Strategik SPA. Kerjasama pintar ini juga merupakan salah satu kaedah benchmarking yang digunapakai SPA untuk menambah baik penyampaian perkhidmatannya agar terus kekal relevan.

SPA meningkatkan aspek kawalan keselamatan kepada Pengerusi, Ahli-Ahli Suruhanjaya dan tetamu-tetamu kehormat dalam mesyuarat-mesyuarat penting, persidangan dan program-program anjuran SPA. Kawalan keselamatan ini ditingkatkan dengan pelaksanaan flushing oleh Polis Di Raja Malaysia (PDRM). Dengan pelaksanaan flushing ini, keselamatan pegawai-pegawai berprofil tinggi adalah lebih terjamin dan sebarang kemungkinan yang tidak diingini dapat dielakkan.

Pelaksanaan Flushing Oleh Pihak Polis Di Raja Malaysia (PDRM) Apabila Melibatkan VVIP Dalam Mesyuarat Penting SPA

Kerjasama Dengan Kementerian Kesihatan (KKM) dan Jabatan Pertahanan Awam (JPAM)

Smart Partnership SPA Bersama Internal Dan External Entiti /Department Secara Win-Win Situation

148

149

150

Page 79: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

66

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Pakatan Strategik Bersama ASEAN Community151SPA akan mengadakan kerjasama bersama Suruhanjaya Perkhidmatan Awam peringkat ASEAN. Melalui pakatan strategik ini, SPA dapat berkongsi maklumat dan pengalaman bersama Suruhanjaya-Suruhanjaya Perkhidmatan Awam dari negara-negara ASEAN, seterusnya mengambil contoh amalan terbaik yang dilaksanakan di negara-negara tersebut untuk dilaksanakan di SPA.

Page 80: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

“Dalam mentransformasi perkhidmatan awam, kita perlu mengamalkan konsep ‘memanusiakan perkhidmatan awam’. Konsep ini memerlukan penjawat awam menyampaikan perkhidmatan terbaik kepada rakyat, sejajar dengan peranan asas penjawat awam iaitu

berkhidmat kepada rakyat.”

Tan Sri Dr. Ali Bin Hamsa

Page 81: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

5TERAS:

MENGUKUHKAN STRUKTUR

ORGANISASI

Page 82: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

69

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Dalam usaha mentransformasikan SPA, Tan Sri Pengerusi telah turun padang dengan mengadakan perjumpaan bersama warga SPA pada Perhimpunan Bulanan untuk memberi penjelasan mengenai pembaharuan-pembaharuan yang telah dan akan dilaksanakan agar warga SPA memahami kehendak idea dan buah fikiran yang dicetuskan beliau. Ia bertujuan agar kecekapan SPA dapat dilipatgandakan dan secara tidak langsung akan membetulkan persepsi umum dan menaikkan imej SPA di mata masyarakat.

Perjumpaan Dan Sesi Dialog Pengerusi SPA Bersama Warga SPA

Penyertaan Urus Setia SPA Cawangan Sabah Dan Sarawak Di Mesyuarat Suruhanjaya

152

153Setiausaha Bahagian atau wakil daripada SPA Cawangan Sabah dan Sarawak dijemput hadir ke Mesyuarat Suruhanjaya pada setiap minggu. Ini bertujuan untuk memastikan cawangan SPA di Sabah dan Sarawak mendapat maklumat yang tepat dan memahami segala dasar dan perancangan yang dibincangkan dalam Mesyuarat Suruhanjaya, seterusnya dapat menterjemahkan secara berkesan di peringkat pelaksanaannya di cawangan masing-masing.

Page 83: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

70

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Bagi memastikan fungsi dan peranan pusat temu duga di seluruh negara diurus tadbir dengan baik, setiap Setiausaha Bahagian di SPA telah dipertanggungjawabkan untuk mengambil pusat temu duga SPA sebagai ‘anak angkat’ masing-masing. Antara aktiviti yang dijalankan di pusat temu duga adalah:

a) Naziran.b) Kursus kaedah peperiksaan, temu duga.c) Pusat Peperiksaan.d) Pusat Pemeriksaan Fizikal dan Pancaindera.e) Mesyuarat-mesyuarat SPA.

Bagi tujuan penambahbaikan berterusan di Suruhanjaya ini, sesi perkongsian ilmu akan dijadikan sebagai salah satu agenda Mesyuarat Suruhanjaya. Sesi perkongsian ilmu ini merupakan medan menambah ilmu pengetahuan dalam urusan yang dijalankan dan menambah pengetahuan semasa kepada semua Ahli-Ahli Suruhanjaya dan Pegawai-Pegawai di Suruhanjaya ini. Di samping itu, sesi ini dilaksanakan dengan hasrat ahli mesyuarat mendapat informasi yang lebih jelas dan terkini sejajar dengan peredaran masa.

Perbincangan Mingguan Pengerusi SPA dengan Ahli-ahli suruhanjaya dan Pegawai Tugas-tugas Khas diadakan setiap hari Isnin sebelum Mesyuarat Suruhanjaya diadakan. Sesi perbincagan ini bertujuan untuk mendapatkan input dan maklum balas terkini bagi menambahbaik dasar di Suruhanjaya.

Program “Anak Angkat” Pusat Temu Duga SPA Seluruh Malaysia Oleh SUB Bahagian

Sesi Perkongsian Ilmu Di Mesyuarat Suruhanjaya

Perbincangan Mingguan Bersama Ahli Suruhanjaya

154

155

156

Page 84: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

71

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Perbincangan bagi menggubal soalan-soalan peperiksanan bagi bank data soalan diadakan secara mingguan. Perbincangan ini melibatkan Ahli Suruhanjaya dan pegawai kanan SPA dalam penggubalan dan penilaian set soalan-soalan peperiksaan bagi membantu mewujudkan koleksi soalan-soalan peperiksaan yang berkualiti dan relevan.

Perbincangan Mingguan Bagi Menggubal Soalan-Soalan Peperiksaan Bagi Bank Data Soalan157

Mesyuarat Suruhanjaya akan dimulakan dengan bacaan doa secara rasmi bagi memperoleh keberkatan dan untuk memohon diberi petunjuk dalam membuat keputusan dan pertimbangan yang adil dan sewajarnya.

Sebagai menghargai sumbangan dan pencapaian cemerlang yang telah ditunjukkan oleh pegawai-pegawai, SPA telah mengadakan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) pada tahun penilaian semasa. Melalui pendekatan ini, SPA akan menganjurkan penganugerahan APC pada bulan Disember setiap tahun.

Bacaan Doa Di Mesyuarat Suruhanjaya

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Pada Tahun Penilaian Semasa

158

159

Page 85: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

72

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Setiap Transformasi SPA diselaraskan dengan Pelan Perancangan Strategik SPA 2011-2015. Penyelarasan ini amat penting bagi memastikan matlamat SPA untuk memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan dapat dicapai.

Perancangan Strategik SPA disemak setiap enam (6) bulan sekali bagi memantau pencapaian dan pelaksanaannya. Pemantauan ini bertujuan untuk memastikan setiap strategi dan tindakan yang digariskan dalam dokumen Perancangan Strategik SPA dilaksanakan mengikut jadual dan mengikut perancangan. Di samping itu, pemantauan ini juga untuk menyemak semula strategi dan tindakan yang diambil dalam meningkatkan penyampaian perkhidmatan SPA agar selari dengan keperluan dan perubahan persekitaran semasa.

Penambahbaikan Hala Tuju Perancangan Strategik SPA

Kajian Keberkesanan Pelan Perancangan Strategik SPA

160

161

Page 86: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

73

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Pelan Strategik SPA sentiasa ditambah baik agar selaras dengan dasar-dasar pembangunan modal insan yang digariskan dalam Rancangan Malaysia. Di samping itu, dasar-dasar Kerajaan yang berkaitan juga turut diambil kira dalam penambahbaikan bagi memastikan usaha SPA untuk merakyatkan perkhidmatannya dapat dicapai.

Penambahbaikan Pelan Starategik SPA Secara Berterusan

Kursus Pemantapan Fungsi-Fungsi SPA

162

163SPA menganjurkan Kursus Pemantapan Fungsi-Fungsi SPA kepada semua pegawai secara berkala. Kursus ini bertujuan agar setiap warga SPA memahami dan menghayati fungsi-fungsi SPA dengan sepenuhnya, seterusnya dapat menyampaikan maklumat yang tepat kepada pihak yang berkaitan.

Page 87: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

74

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Penglibatan KPSU Dan PSU Di Mesyuarat Suruhanjaya

Sesi Perkongsian Ilmu bersama Ahli-ahli Suruhanjaya dan PTTK

164

165

SPA telah menetapkan KPSU dan PSU diwajibkan menghadiri Mesyuarat Suruhanjaya pada setiap minggu mengikut giliran yang ditetapkan. Penglibatan KPSU dan PSU di Mesyuarat Suruhanjaya dapat meningkatkan pemahaman dan kerjasama berpasukan setiap bahagian di SPA dalam menjalankan dasar-dasar SPA yang telah diputuskan di Mesyuarat Suruhanjaya.

SPA menjemput Ahli Suruhanjaya dan Pegawai Tugas-Tugas Khas (PTTK) dalam sesi perkongsian ilmu untuk berkongsi pengalaman kerjaya mereka bersama warga SPA. Dengan adanya sesi ini,warga SPA dapat menambah ilmu yang dapat dipraktikkan dalam mengendalikan tugasan harian.

Semua bahagian di SPA menganjurkan sesi Morning Prayer. Pengisian sesi ini merangkumi pemakluman aktiviti harian bahagian agar semua warga bahagian sentiasa mengambil tahu aktiviti harian mereka. Ia juga boleh dijadikan sebagai platform perkongsian maklumat terkini SPA dengan warga bahagian masing-masing.

Pelaksanaan Sesi Morning Prayer Di Setiap Bahagian 166

Page 88: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

75

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

Pengumuman dan Ucapan Perayaan Dalam Pelbagai Bahasa 167

Bagi menggalakkan semangat muhibbah antara kaum di kalangan warga SPA, pengumuman dan ucapan perayaan pelbagai kaum seperti perayaan Deepavali dan Tahun Baru Cina dibuat dalam bahasa masing-masing selain daripada pengumuman dalam Bahasa Malaysia.

Bagi memastikan kesinambungan Perancangan Strategik SPA, bengkel dan retreat khas diadakan yang membincangkan penyediaan Perancangan Strategik 2016-2020. Retreat awal telah dianjurkan yang mengenal pasti enam teras utama Perancangan Strategik SPA 2016-2020 iaitu Memantapkan Organisasi, Memperkukuhkan Penyelidikan dan Pembangunan, Membudayakan Inovasi Dalam Sistem Kerja, Mendekati Pelanggan, Mengoptimumkan Penggunaan ICT dan Memperluaskan Jaringan Strategik. Bagi memastikan bidang kuasa SPA dilaksanakan dengan sempurna dan berkesan, prinsip-prinsip merakyatkan Perkhidmatan Awam, Transformasi SPA dan Nilai Bersama SPA turut diambil kira. Di samping itu, penyediaan Perancangan Strategik 2016-2020 perlu selari dengan dasar-dasar dan program kerajaan serta mengambil kira perubahan persekitaran dalam negara dan juga di peringkat global.

Menganjurkan Bengkel Dan Retreat Khas Bagi Penyediaan Perancangan Strategik SPA 2016-2020

168

Page 89: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

76

SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

Bagi memantapkan lagi pelaksanaan fungsi-fungsi SPA, hala tuju SPA ditambahbaik melalui Penyelidikan dan Pembangunan (R&D). R&D ini bertujuan menjalankan kajian-kajian bagi menambahbaik urusan di bawah fungsi SPA yang seterusnya dapat memantapkan hala tuju bagi meningkatkan perkhidmatan kepada pelanggan.

SPA telah menganjurkan Perhimpunan Khas Bersama YB Menteri bagi membentangkan dan memaklumkan pencapaian prestasi dan transformasi SPA bagi tahun 2014 kepada YB Menteri. Prestasi bagi urusan-urusan utama SPA yang merangkumi urusan pelantikan, perkhidmatan, naik pangkat dan tatatertib serta pencapaian pelaksanaan trasnformasi SPA telah dimaklumkan kepada YB Menteri dalam perhimpunan tersebut. Perhimpunan Khas ini akan dijadikan acara tahunan SPA dan akan dianjurkan setiap akhir tahun.

Penambahbaikan Hala Tuju SPA

Laporan Pencapaian Prestasi dan Transformasi SPA Kepada YB Menteri

169

170

Page 90: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

77

PRODUK 1MALAYSIA: TRANSFORMASI SPA

PENUTUP

Penerbitan buku produk 1Malaysia: Transformasi SPA Edisi Ketiga yang mengandungi 170 inisiatif ini merupakan usaha berterusan SPA dalam mendokong falsafah Dasar Transformasi Negara yang bersandarkan gagasan dan falsafah “1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan”.

Dalam konteks penyampaian perkhidmatan SPA, gagasan dan falsafah transformasi negara ini menggambarkan bahawa semua kepentingan rakyat perlu diutamakan agar semua pelanggan SPA khususnya dapat merasai kesan daripada perubahan dasar dan program/aktiviti yang dilaksanakan. Selain daripada itu, dalam mendokong falsafah ini SPA sentiasa meningkatkan kualiti dan kecekapan pelaksanaan urusan yang dijalankan dalam merakyatkan perkhidmatan awam itu sendiri berdasarkan prinsip-prinsip Kerajaan yang menetapkan hala tuju dan program yang jelas untuk diikuti bagi mencapai matlamat menjadikan Perkhidmatan Awam Malaysia bertaraf dunia.

Sejajar dengan ekspektasi pelanggan yang semakin meningkat terhadap penyampaian perkhidmatan Kerajaan, SPA akan sentiasa menambahbaik perkhidmatannya dari semasa ke semasa agar bersesuaian dengan perubahan persekitaran. Perubahan dalam dasar-dasar Kerajaan juga diambil kira dalam transformasi ini bagi memastikan usaha-usaha transformasi SPA selari dengan dasar-dasar yang berkaitan, seterusnya memastikan SPA terus kekal relevan dalam arus globalisasi yang semakin mencabar.

Page 91: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan

“Untuk menjayakan sebuah transformasi pastinya melibatkan perubahan, pembaikan dan pengukuhan kepada tiang seri institusi serta struktur perkhidmatan awam itu sendiri. Ertinya, pertama: perubahan kepada mindset, kedua: pembaikan kepada sistem nilai dan

ketiga: pengukuhan kepada gerak kerja.“

Dato’ Sri Mohammad Najib bin Tun Abdul Razak

Page 92: SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM …imej.spa.gov.my/dev/pdf/transformasi/BukuTransformasiEdisi3.pdf · 81 Pembentangan Urusan-Urusan Parlimen Yang Memberi Impak Besar ... 108 Kunjungan