2. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya

meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan

penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli

akan mengetahui harga, syrata jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli.

Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila

calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia

tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual.

Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur

resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagao penjual, misalnya tidaklah dengan

begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon.

Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis.

Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang

atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli

melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.

Didalam surat permintaan penawaran barang biasanya colon pembeli menanyakan:

1. nama dan jenis barang;

2. ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;

3. harga satuannya.

4. Potongan;

5. cara pembayarannya;

6. cara penyerahan, dan

7. kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi dan lain-lain

yang merupakan layanan purnajual (after sales service).

Selain hal-hal tersebut diatas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi)

dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan,

calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.

Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:

1. bentuk layananan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;

2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);

3. harga;

4. potongan dan

5. cara pembayaran;

Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai

dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum didalam prospektus yang

sudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.

Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada

beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya

dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan

dan kemampuan keuangan calon pembeli.

Contoh surat permintaan penawaran

KOP SURAT

No.: 183SM/VII/08 15 Februari 2008

Yth. Manajer Pemasaran

PT Jaya Raya Elektronik

Jalan Beringin Janggut II No. 34

Palembang

Hal: Permintaan Penawaran Lemari Es dan AC Panasonic

Dengan hormat,

Kami akan memperluas usaha dagang karena semakin banyak konsumen yang berbelanja di toko kami.

Sayang sekali sampai saat ini kami belum dapat melayani permintaan calon pembeli untuk lemari es

dan AC Panasonic.

Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kami minta sudilah Saudara mengirimkan daftar harga

lemari es dan AC Panasonic beserta keterangan tentang

1. syarat-syarat pembayaran;

2. potongan harga;

3. cara penyerahan barang; dan

4. layanan purnajual.

Disamping itu, kami minta dikirim leaflet, katalog, dan brosur barang tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Asmara Dewi

Direktris

AD/nms