Sumasni Sulaiman. - UiTM FinEPortal · memastikan penilaian teknikal dan syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi ... Rujuk; Jadual Kadar Peratusan Minimum Keupayaan Kewangan

PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 1

Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan

Pejabat Bendahari

UiTM Shah Alam

TEMPOH SAH LAKU

SEBUT HARGA / TENDER

• Tempoh sah laku SEBUT HARGA hendaklah TIDAK MELEBIHI 90 HARI DARI

TARIKH TUTUP SEBUT HARGA bergantung kepada kompleksiti sebut harga yang

dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika

tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah

laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa semula.

• Tempoh sah laku TENDER yang MINIMUM ADALAH SEMBILAN PULUH (90)

HARI, yang dikira dari tarikh tender ditutup.

• Pengerusi Lembaga Perolehan diberi kuasa untuk melanjutkan tempoh sah laku

tender. Agensi hendaklah memastikan pelanjutan tempoh tersebut dibuat sebelum

tarikh tempoh sah laku asal tamat.

PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 2

• Proses analisa sebut harga / tender adalah proses di mana tawaran penyebut harga /

penender dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut Harga /

tender. Sebut harga / tender yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah

disyorkan.

• Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat penilaian berasaskan

kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebut harga / tender. Penilaian

hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan

pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal.

• Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah membuat penilaian sebut harga / tender

dengan mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran,

tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan

sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran

penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur

yang sama (equal footing).


PROSES ANALISA

TENDER / SEBUT HARGA RASMI

PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 4

• Naib Canselor boleh menubuhkan serta melantik dan menamatkan ahli Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Teknikal bagi UiTM Shah Alam dan kampus-kampus di dalam Negeri Selangor

• Rektor boleh menubuhkan serta melantik dan menamatkan ahli Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Teknikal bagi UiTM Cawangan dan kampus negeri. - Satu salinan surat pelantikan diberi kepada Bahagian Pengurusan Perolehan UiTM Shah Alam.

PENUBUHAN& PELANTIKAN /

PENAMATAN AHLI

JAWATANKUASA TEKNIKAL

DAN JAWATANKUASA

PENILAIAN HARGA


JAWATANKUASA TEKNIKAL

• tidak kurang 3 orang; 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli.

• Terdiri dari pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.

• Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan.

• Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K.

JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

• tidak kurang 2 orang ; 1 orang Pengerusi dan 1 orang ahli.



JAWATANKUASA PENILAIAN KERJA

• tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Salah seorang AJK hendaklah seorang pegawai teknikal.



JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN

JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL

• Jawatankuasa Penilaian Teknikal bertanggungjawab untuk :

memastikan penilaian teknikal dan syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi

spesifikasi dan syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga / tender.

Menyemak dan memastikan pematuhan tawaran syarikat kepada spesifikasi

dokumen dengan membuat perbandingan di antara spesifikasi UiTM, tawaran

petender / penyebut harga , dan katalog/contoh/gambar (mana yg

berkenaan)yang disertakan.

Menyemak semua maklumat yang dikemukakan di dalam dokumen dan

menyediakan Jadual Penilaian Teknikal terperinci bagi setiap tawaran yang

dinyatakan oleh vendor.

Menyediakan kedua-dua penilaian teknikal dan penilaian harga bagi perolehan

Sebut Harga Rasmi / Tender di mana dokumen teknikal dan dokumen harga tidak

diasingkan. (Analisa disatukan)


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL

- Penggunaan Kod Analisa Teknikal

BORANG LINKS/Jadual Penilaian Terperinci dan Ringkasan Teknikal.xlsx





0 = TIDAK mengikut spesifikasi

1 = Mengikut Spesifikasi

Hasil perbandingan di antara spesifikasi UiTM, pematuhan tawaran petender / penyebut harga , dan katalog/contoh/gambar (mana yg berkenaan) yang disertakan.

Kod ‘1’ boleh diberi hanya jika tawaran memenuhi KESEMUA spesifikasi UiTM.

[semua kriteria spesifikasi dalam laporan analisa terperinci dicatat (√) ]

Kod ‘0 atau 1’

2 = katalog disertakan

3 = katalog TIDAK disertakan

Perlu dicatat sekiranya dokumen tender / sebut

harga mensyaratkan katalog perlu dikemukakan bersama tawaran syarikat.

Kod 0, 3 , jika vendor gagal menyertakan katalog (jika disyaratkan wajib) kerana menyebabkan penilaian / perbandingan pematuhan

tawaran tidak boleh dibuat.

Kod ‘2 atau 3’

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL












Katalog BERBEZA dari tawaran

Jawatankuasa tidak dapat menyemak pematuhan spesifikasi tawaran disebabkan maklumat Jenama / model / gambar / butiran spesifikasi atau lain-lain maklumat barang dalam katalog didapati berbeza dari tawaran dalam dokumen.

Kod 0, 4 kerana penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat

Kod ‘4’ Katalog TIDAK LENGKAP

Jawatankuasa tidak dapat menyemak pematuhan

spesifikasi tawaran disebabkan maklumat

barang dalam katalog tidak mencukupi untuk

Jawatankuasa membuat penilaian

Kod 0, 5 kerana penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat

Kod ‘5’

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL


TIADA tawaran Teknikal

Catatan kod 6 digunakan jika syarikat tidak membuat tawaran bagi item yang berkenaan.

Kod 0, 6

Kod ‘6’ Kualiti DIRAGUI

Kod 7 boleh digunakan sekiranya Jawatankuasa meragui kualiti item yang ditawarkan atas alasan-alasan yang munasabah.

Contoh ;

Maklumat negara pembuat yang berbeza dari negara prinsipal sesuatu jenama, Harga terlalu rendah

Asas / alasan perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat.

Kod ‘7’

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL


8 = Contoh disertakan

9 = contoh TIDAK disertakan

Perlu dicatat sekiranya dokumen tender / sebut harga mensyaratkan contoh perlu dikemukakan bersama tawaran syarikat.

Kod 0, 9, jika vendor gagal menyertakan contoh (jika disyaratkan wajib) kerana menyebabkan penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat.

Kod ‘8 atau 9’ Ada nama syarikat

Bagi analisa yang dibuat berasingan, ahli

jawatankuasa teknikal tidak boleh mengetahui nama

petender.

Oleh itu, dokumen tawaran teknikal yang terdapat

nama syarikat tidak layak disyorkan

Kod 0, 10

.

Kod ‘10’

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL


23 = Tempoh serahan TERLALU LAMA

24 = Tempoh serahan TIDAK DICATAT

Perlu dicatat sekiranya tempoh serahan tidak dicatat atau tempoh serahan ditawarkan terlalu lama dan tidak boleh diterima oleh JK Teknikal

Kod ‘23 atau 24’

Tempoh jaminan TIDAK DICATAT

Kod ‘25’

Tempoh serahan minima

Kod ‘22’

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL


DISYORKAN OLEH JAWATANKUASA TEKNIKAL

Dicatat untuk syarikat setelah JK Teknikal berpuas hati bahawa tawaran teknikal memenuhi kesemua spesifikasi dan syarat tender / sebut harga.

JK Teknikal boleh mengesyor lebih dari satu (1) petender/ penyebut harga.yang layak dan memenuhi syarat.

Hasil dari kombinasi kod 1 dan 2 @ 8 @ 22 (mana yang berkenaan)

Kod ‘11’

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL


• Tempoh masa untuk menyiap dan menghantar Laporan Analisa:-

Sebut Harga Rasmi – 14 hari

Tender – 30 hari

• Kod Analisa 0 (Tidak Mengikut Spesifikasi) atau 1 (Mengikut spesifikasi) adalah

WAJIB dicatat dalam ruang catatan bagi setiap tawaran vendor yang dianalisa

• Dokumen perlu dikemukakan:-

Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat

Jadual Ringkasan Analisa

Jadual Analisa Terperinci

Integriti Pact


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN TEKNIKAL

BORANG LINKS/JK TEKNIKAL - Minit mesy.pdf












BORANG LINKS/JK TEKNIKAL -Ringkasan Analisa.pdf





BORANG LINKS/JK TEKNIKAL - Analisa terperinci.pdf





BORANG LINKS/JK TEKNIKAL -Integrity Pact.pdf




PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA

• Jawatankuasa Penilaian Harga bertanggungjawab untuk memastikan penilaian harga dan

syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi syarat yang dinyatakan dalam dokumen

sebut harga / tender.


• Menyemak dan memastikan semua dokumen Sebut Harga Rasmi / Tender yang diterima

adalah lengkap.

• Menyemak semua maklumat yang dikemukakan di dalam dokumen dan menyediakan

Jadual Penilaian Harga terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh vendor yang

menyertai Sebut Harga Rasmi / Tender mengikut setiap jenis item dan secara berpakej.


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA

- Penggunaan Kod Analisa Harga

BORANG LINKS/Format-Penilaian-Harga berasingan-latest-170516-12-35.xls






PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA


Prestasi pembekalan syarikat memuaskan

Jika pernah ada rekod / pengalaman perolehan lepas dari

syarikat petender / penyebut harga yang disempurnakan

dengan baik.

Kod 12 Prestasi pembekalan syarikat TIDAK

memuaskan

Perlu ada, rekod prestasi yang tidak memuaskan dari pengalaman perolehan yang lepas.

Laporan perlu dikemukakan ke Unit Pemantauan & Penguatkuasaan BPP, UiTM Shah Alam.

Syarikat telah dimaklumkan secara bertulis.

Kod 13

Contoh : Borang penilaian prestasi syarikat

BORANG LINKS/borang_penilaian_prestasi_syarikat.pdf








Mempunyai pengalaman

berkaitan

Petender / penyebut harga menyenaraikan pengalaman bekalan / perkhidmatan / kerja yang lepas dengan agensi lain.

Mesti disertakan dengan bukti seperti salinan Surat Setuju Terima atau pesanan jabatan.

Kod

14

TIDAK mempunyai pengalaman berkaitan

Petender / penyebut harga TIDAK menyenaraikan pengalaman bekalan /

perkhidmatan / kerja yang lepas dengan agensi lain.

ATAU

senarai pengalaman TIDAK disertakan dengan bukti seperti salinan Surat

Setuju Terima atau pesanan jabatan.

*boleh dipertimbangkan, bergantung kepada jenis barang / perkhidmatan

Kod 15

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA



TIADA maklumat kewangan

- Petender tidak menyertakan Salinan Penyata Bank / Surat Kemudahan Kewangan

- Penyata Bank disertakan, tetapi maklumat bakinya ditutup

Kod 16

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA



Lampiran 3(a) lengkap diisi

Petender / Penyebut harga melengkapkan Lampiran 3(a) dengan maklumat tawaran harga terperinci.

Kod

17 Lampiran 3(a)

TIDAK LENGKAP diisi / TIDAK diisi

Lampiran 3(a) tidak diisi ATAU tidak diisi

dengan lengkap maklumat tawaran harga terperinci.

Kod

18 & 19

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA



Keupayaan Kewangan Memuaskan

Keupayaan mudah tunai petender mencapai *peratusan minimum keupayaan kewangan yang ditetapkan.

Kod

20 Keupayaan Kewangan

Tidak Memuaskan

Keupayaan mudah tunai petender TIDAK mencapai *peratusan minimum keupayaan

kewangan yang ditetapkan.

Kod

21

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA


Rujuk; Jadual Kadar Peratusan Minimum Keupayaan Kewangan


KAEDAH PEROLEHAN

JENIS PEROLEHAN

KADAR PENILAIAN

KEWANGAN

ASAS PENILAIAN KEWANGAN

Tender

Bekalan 3% Tawaran setiap jenis

item

Perkhidmatan Am / Kerja /

Perkhidmatan Fasiliti

3% Tawaran keseluruhan

Sebut Harga Rasmi

Bekalan 1.5% Tawaran setiap jenis

item

Perkhidmatan Am / Kerja /

Perkhidmatan Fasiliti

1.5% Tawaran keseluruhan

Kadar peratusan minimum keupayaan kewangan yang boleh

dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan / Jawatankuasa

Sebut Harga Rasmi

Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk :

deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit nilai kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi oleh penyebut harga daripada bank atau institusi kewangan.


Harga berpatutan dalam julat ± 20%

Harga tawaran syarikat di dalam julat ± 20% daripada Harga Anggaran Jabatan, munasabah untuk diterima.

Kod

26 Harga terlalu RENDAH

Harga tawaran syarikat Terlalu Rendah melebihi -20% daripada Harga Anggaran Jabatan.

Dikhuatiri kualiti rendah, stok lama, barang tiruan, dll

* Boleh dipertimbangkan jika Jawatankuasa Teknikal berpuas hati dengan tawaran teknikal yang memenuhi keperluan spesifikasi.

Kod

27

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA



Harga terlalu tinggi melebihi julat +20%

Harga tawaran syarikat Terlalu Tinggi melebihi +20% daripada Harga Anggaran Jabatan.

Tidak harus dipertimbangkan

Kod

28 Harga Tidak Dicatat

Petender / penyebut harga tidak mencatat tawaran harga dalam dokumen tawaran

Kod

29

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA



Harga Terendah

Tawaran harga syarikat yang menawarkan harga terendah.

Harus dipertimbangkan jika syarat-syarat lain dipenuhi.

Kod 30 Tidak Isi Borang Tender /

Sebut Harga

Borang tender / sebut harga hendaklah diisi dan

ditandatangani oleh petender bagi menyertai tender.

Borang tender / sebut harga yang tidak diisi tidak harus

dipertimbangkan

Kod 31

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA



Maklumat kewangan TIDAK LENGKAP

(Maklumat kewangan yang tidak mencukupi, di mana penilaian masih perlu dibuat, tetapi catatan 34 perlu dicatat.

Dokumen penyata bank / Surat Kemudahan Kewangan yang dicetak dari laman web Institusi Kewangan yang tidak disahkan dari Institusi Kewangan yang berkenaan.

Kod 34

Petender / penyebut harga mengemukakan hanya satu bulan penyata bank. Penilaian tetap dibuat dengan mengambilkira baki terakhir penyata bank dibahagi 3

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA



Akuan Pembida tidak diisi / tidak lengkap

Dikira sebagai dokumen yang tidak

lengkap.

Kod

35

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA


Penyediaan Ringkasan Penilaian bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh

penyebutharga / petender hendaklah mengikut setiap jenis item dan secara berpakej

dengan susunan bermula daripada harga yang terendah.

Mencatatkan Harga Anggaran Jabatan sebagai rujukan, untuk digunakan sebagai

asas penilaian kod 26, 27, 28, dan 30.

Anggaran Jabatan mestilah sama dengan maklumat Anggaran Jabatan yang

digunakan di awal proses perolehan seperti yang dicatat dalam Borang

Arahan Pelawaan Sebut Harga / Tender.

Anggaran Jabatan tidak boleh diubah di tengah-tengah proses tender / sebut

harga rasmi.


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA

- Penyusunan ‘Ranking’


Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM100,000, syarikat

Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga mengikut peratusan berikut:

PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA

- Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera Bagi Perolehan

Bekalan Dan Perkhidmatan (PK1)

Nilai Tender Peratusan Keutamaan Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 10% Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta 7%

Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta 5% Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta 3%

Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta 2.50% Melebihi RM15 juta TIADA


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA

- Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera Bagi Perolehan

Bekalan Dan Perkhidmatan (PK1)

Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaran terendah dan boleh diterima

dari syarikat Bukan Bumiputera dibandingkan dengan harga terendah syarikat Bumiputera.

Contoh;

Langkah 1:

Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) RM 200,000.00

(-) Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB) (RM 185,000.00)

Perbezaan Harga RM 15,000.00

Langkah 2:

Peratus perbezaan = RM15,000 = 7.5 %

RM200,000

RUJUK JADUAL KEUTAMAAN

% Perbezaan 7.5% < % Keutamaan 10% = PILIH PEMBEKAL BUMIPUTERA

(harga lebih tinggi)

Penilaian tanpa GST adalah bagi perolehan berkadar

sifar/dikecualikan cukai/mendapat pelepasan cukai. JK Penilaian

TIDAK PERLU mengisi maklumat penilaian dengan GST.

Penilaian dengan GST adalah bagi perolehan

perkhidmatan/peralatan bercukai yang tidak mendapat pelepasan

cukai. JK Penilaian perlu melengkapkan maklumat penilaian dengan

GST.

Jawatankuasa perlu menyemak status Pendaftaran GST pembekal dan

melengkapkan maklumat penilaian dengan GST bagi syarikat yang

berdaftar


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA

- Maklumat GST

BORANG LINKS/Analisa terdapat syarikat tidak berdaftar gst.pdf






Tempoh masa untuk menyiap dan menghantar Laporan Analisa:-

Sebut Harga Rasmi – 14 hari

Tender – 30 hari

Dokumen perlu dikemukakan:-

Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat

Jadual Ringkasan Analisa Harga

Lap. Keupayaan Kewangan

Laporan senarai pengalaman penyebut harga

Integriti Pact


PROSES PENYEDIAAN

PENILAIAN HARGA

BORANG LINKS/JK HARGA-minit mesy.pdf








BORANG LINKS/JK HARGA - Ringkasan Analisa.pdf







BORANG LINKS/JK HARGA - Keupayaan kewangan.pdf





BORANG LINKS/JK HARG - senarai pengalaman.pdf









BORANG LINKS/JK HARGA-integrity pact.pdf



Documents

Sumasni Sulaiman. - UiTM FinEPortal · memastikan penilaian teknikal dan syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi ... Rujuk; Jadual Kadar Peratusan Minimum Keupayaan Kewangan