Studi Kasus Final

Ucapan Terima Kasih

Studi Kasus

SKENARIO PENDAHULUAN

Studi Kasus ini disusun sebagai simulasi praktik audit kinerja di lapangan. Maksudnya adalah untuk membumikan dan menjelaskan cara penerapan konsep dan praktek audit kinerja yang telah dijelaskan pada bab bab terdahulu. Tujuannya adalah agar pembaca dapat merasakan keterlibatannya sebagai salah satu anggota/ketua tim audit dalam audit kinerja sehingga pembaca dapat memahami setiap langkah dalam proses audit kinerja.

Contoh kasus akan dimulai dari pemahaman atas entitas yang diaudit sampai dengan tindak lanjut audit. Kasus yang disajikan pada bab ini akan berlanjut pada contoh kasus bab berikutnya. Oleh sebab itu, sebagai penanda, setiap contoh kasus diberi angka arab, yang merupakan lanjutan dari contoh kasus sebelumnya.SKENARIO

Lembaga Audit Pemerintah adalah suatu lembaga audit di sektor publik di Indonesia. Dalam rencana strategis tahun 2006 s.d. tahun 2010, memutuskan akan melaksanakan 100 (seratus) audit kinerja pada sektor publik. Kebijakan yang dipergunakan untuk menetapkan entitas yang akan diaudit adalah entitas yang menyangkut pelayanan orang banyak dan rawan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) dan mendapat alokasi anggaran yang cukup besar. Pelaksanaannya, pada tahun 2006, dimulai dengan lingkup dan jumlah yang kecil dan akan ditingkatkan secara progresif setiap tahun. Kebijakan ini ditempuh , mengingat pelaksanaan audit kinerja merupakan hal baru pada Badan Pengawas X.

Untuk tahun anggaran 2006, lembaga audit tersebut memutuskan akan melaksanakan audit pada 10 (sepuluh) objek audit yang memenuhi kriteria di atas. Salah satu objek yang diputuskan untuk diperiksa adalah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) Adipura di Kabupaten yang merupakan perwakilan dari Badan Agraria (BA) di tingkat Pemerintah Pusat. Salah satu pertimbangan Badan Pengawas X memeriksa KPA Adipura adalah seringnya diterima pengaduan dari masyarakat baik dalam bentuk surat yang ditujukan langsung ke lembaga audit tersebut maupun melalui surat pembaca di beberapa surat kabar ibu kota dan daerah tentang kurang baiknya pelayanan yang diberikan oleh KPA Adipura dan maraknya permintaan uang pelicin yang harus dikeluarkan masyarakat.

Dalam contoh kasus ini anda telah dipercaya dan ditunjuk sebagai ketua tim audit. Tujuan keseluruhan audit terhadap KPA adalah untuk mengidentifikasikan dan menilai setiap kelemahan yang penting yang berkaitan dengan ekonomi, efisiensi dan efektivitas, dan kemudian memberikan saran-saran perbaikan atas pengelolaan pelayanan pertanahan di KPA. Dalam skenario ini, Anda ditunjuk sebagai ketua tim audit atas KPA. Dengan demikian, pada bab-bab berikutnya Anda akan melaksanakan tahap demi tahap dalam proses audit kinerja.CONTOH KASUS 1

PEMAHAMAN ATAS ENTITAS YANG DIAUDIT

Sebagai tindak lanjut penunjukkan sebelumnya, Anda sebagai ketua tim untuk melakukan audit kinerja pada KPA. Anda akan mendapatkan surat tugas audit.

Selanjutnya, setelah

1. 2. 3.

Anda mendapat surat penugasan resmi berupa Surat Tugas audit, Anda memberitahukan kepada KPA bahwa minggu depan Anda akan mulai melaksanakan audit kinerja. Anda juga minta kepada Pimpinan KPA untuk bertemu dengan beberapa pejabat yang ingin Anda wawancarai, mintakan informasi dan dokumen-dokumen yang Anda butuhkan. Kegiatan ini dilakukan sebagai langkah awal yang dilakukan oleh tim audit untuk memahami entitas yang akan diaudit. Sebagai catatan, hal ini ditempuh untuk menghindari adanya unsur pendadakan yang tidak perlu dalam audit kinerja karena akan memperlambat perolehan informasi dan bahan yang diperlukan.

Seminggu kemudian, Anda dengan ditemani oleh seluruh anggota tim mengadakan pertemuan singkat (entry meeting) dengan Kepala Kantor yang didampingi oleh pejabat terkait di KPA. Sebagai Pemimpin Tim, Anda menyerahkan surat tugas dan menjelaskan mandat yang dimiliki oleh Lembaga Auditor tempat anda bekerja. Anda juga perlu menjelaskan tujuan, kebijakan, standar audit, dan rencana audit yang akan dilakukan. Anda juga memberikan kesempatan kepada pejabat yang diaudit untuk mengajukan pertanyaan sehubungan dengan penugasan anda di KPA. Kepala KPA dan pejabat yang terkait menyambut baik audit yang akan Anda lakukan dan memberikan jaminan bahwa seluruh jajaran KPA akan sepenuhnya membantu pelaksanaan audit kinerja tersebut. KPA menunjuk Kepala Bagian Pengawas Intern sebagai pendamping tim audit dalam melakukan kegiatan pemeriksaannya. Sesudah diadakan istirahat sejenak berupa rehat kopi, Kepala KPA memaparkan gambaran umum mengenai entitas KPA kepada tim audit. Kepala KPA juga menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas mereka. Berikut ini adalah pemahaman atas entitas audit berdasarkan dokumen dan hasil pemaparan, yang kemudian dituangkan dalam bentuk kertas kerja audit.Lembaga Audit Sektor Publik

TIM AUDIT KINERJA

KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA

Auditee:Kantor Pelayanan Agraria Adipura

Tahun Buku:2005 dan 2006

Kertas Kerja AuditDibuat Oleh:SGW

Direvieu Oleh:ABI

PEMAHAMAN ATAS ENTITAS YANG DIAUDITTujuan

Memahami Kantor Pelayanan Agraria

Langkah-langkah

1. Interviu dengan manajemen dan staf kunci.2. Reviu terhadap kebijakan-kebijakan, pengarahan-pengarahan, dan dokumen-dokumen.3. Reviu terhadap laporan kinerja entitas, laporan mengenai rencana kerja dan prioritasnya.

4. Reviu dan peninjauan fisik terhadap fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh entitas.5. Menelusuri sistem dan prosedur pengendalian.6. Analisis terhadap hubungan antara pemanfaatan sumber daya dan hasilnya.7. Mengidentifikasi risiko entitas.8. Reviu atas laporan-laporan audit dan studi yang telah dilakukan sebelumnya, termasuk laporan audit yang dilakukan oleh auditor lainnya.Hasil

1. Gambaran Umum Entitas (KKA Indeks A.1.1)

2. Pemahaman atas Input, Proses, dan Output Entitas (KKA Indeks A.1.2)

3. Informasi Lainnya (KKA Indeks A.1.3)

Lembaga Audit Sektor Publik

TIM AUDIT KINERJA


Auditee:Kantor Pelayanan Agraria



Direvieu Oleh:ABI

A. Pemahaman atas Input, Proses, dan Output Entitas

Mekanisme Pelayanan

Pelayanan pada KPA menghasilkan 48 jenis pelayanan dengan melibatkan front office, yaitu petugas yang berhubungan langsung dengan pemohon dan back office, yaitu petugas yang memproses permohonan sampai dengan produk jadi, yaitu sertifikat/SK maupun pejabat struktural yang terlibat dalam proses koreksi dan validasi serta pengesahan sampai tingkat Kepala Kantor.Tabel Pelayanan Kantor Pelayanan Agraria

48 Jenis Pelayanan

1. Pengukuran2. Pemisahan (Surat Ukur sudah ada)3. Pengecekan Sertifikat Hak Atas Tanah 4. Jual Beli5. Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik tanpa Ganti Blanko6. Hak Tanggungan7. Pemecahan Sempurna8. Pangakuan Hak9. Roya10. Kutipan Surat Ukur11. Pemecahan Sebagian (Pemisahan)12. Penerbitan Sertifikat Berdasarkan SK

13. Warisan14. Pengganti Blanko karena hilang untuk HAT15. Pemecahan (Surat Ukur sudah ada)16. SKPT17. Ganti Nama Pemekaran Wilayah18. Penurunan/Perubahan Hak tanpa Salinan Surat Ukur (SU)19. Pengganti Blanko Baru untuk HAT20. Perubahan Nama21. Hibah22. Merger23. Roya Parsial24. Lelang25. Cessie26. Konversi (SU sudah ada)27. Pembagian Hak Bersama28. Blokir29. Penggabungan30. Penurunan/Perubahan Hak dengan salinan SU31. Pengganti Blanko karena rusak untuk HAT32. Perpanjangan Hak33. Pengangkatan Sita Jaminan34. Ganti Nama35. Pengecekan Sertifikat HMARS36. Pencabutan Blokir

37. Pengukuran ulang dengan Berita Acara38. Penggabungan (SU sudah ada)39. Pengukuran Ulang (Pengembalian Batas)40. Permohonan SK Hak atas Tanah Negara41. Wakaf42. Tukar Menukar43. Akta Penggabungan44. Pengakuan Hak (SU sudah ada)45. Pengangkatan Sita46. Lain-lain47. Pengakuan Hak (SU sudah ada, Belum Pengumuman)48. Pembatalan Sertifikat

Berbagai produk pelayanan tersebut dapat dibedakan menjadi dua yaitu permohonan pendaftaran tanah dengan melakukan input data pada Daftar Isian (DI) 301 dan permohonan pengukuran dengan melakukan input data pada DI 302. Pelayanan-pelayanan tersebut melibatkan pegawai KPA sesuai SK Kepala Kantor No.72/ 2006 tanggal 4 Agustus 2006 tentang Pembagian Tugas Pegawai di Lingkungan KPA yang mengatur pembagian tugas Koordinator maupun petugas pelaksana pembantu Koordinator sesuai Struktur Organisasi Kantor Agraria. Banyaknya volume pekerjaan, yaitu rata-rata lebih dari 1.000 pemohon setiap bulan menyebabkan Kepala Sub Seksi memerlukan pendelegasian wewenang kepada staf pelaksana untuk memperlancar proses kegiatan pelayanan dalam hal ini kepada Koordinator yang membantu Kepala Sub Seksi untuk melakukan kegiatan memeriksa kelengkapan berkas permohonan.

Pemberian pelayanan tersebut dilakukan melalui loket-loket. Hal tersebut diatur dalam Instruksi Kepala BA No.3 tahun 1998 tanggal 20 Juli 1998 tentang Peningkatan efisiensi dan kualitas pelayanan masyarakat di bidang pertanahan yang antara lain menginstruksikan kepada Kepala Kantor Agraria mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan di kantornya masing-masing meliputi menyiapkan dan memfungsikan sistem loket serta diwajibkan semua jenis pelayanan melalui jenis loket yang telah ditetapkan yaitu :

a. Loket I:Informasi pelayanan

b. Loket II :Penyerahan dokumen permohonan pelayanan

c. Loket III:Penyerahan biaya

d. Loket IV:Pengambilan produkUntuk loket II (pelayanan teknis) dapat diperbanyak secara paralel sesuai dengan jenis dan volume kegiatan pelayanan.

Mekanisme melalui loket tersebut diatur lebih lanjut oleh Kantor Wilayah Biro Agraria (BA) dengan mengeluarkan SK Kepala Kanwil BA No.610-587-2000 tanggal 1 April 2000 tentang pedoman penyelenggaraan sistem loket pelayanan kegiatan seksi pengukuran dan pendaftaran tanah antara lain seperti berikut.a. Loket Informasi berfungsi memberikan informasi yang bersifat umum untuk selanjutnya disalurkan ke loket pelayanan masing-masing, menyediakan brosur/buku petunjuk permohonan yang diperlukan, menampung mencatat pengaduan dari masyarakat.

b. Loket Penyerahan Dokumen (loket teknis) merupakan loket tempat penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan berkas yang akan diproses, loket penyerahan sertifikat.

c. Loket penyerahan biaya tempat membayar biaya-biaya.d. Loket pengambilan produk merupakan tempat penyerahan hasil-hasil akhir pelayanan non sertifikat.

Setelah menjelaskan gambaran umum di atas kepada tim auditor Kepala KPA memberikan kesempatan kepada tim audit untuk melakukan tanya jawab atas paparan tersebut. Lebih lanjut, Kepala KPA menyatakan bahwa informasi yang bersifat teknis akan dijelaskan oleh masing pejabat terkait dengan tujuan dan luas lingkup audit yang akan dilakukan oleh auditor.

Setelah memperoleh pemahaman entitas tim audit membuat resume hasilnya dalam bentuk diagram mekanisme pelayanan sebagai berikut.Diagram Mekanisme Pelayanan Front Office dan Back OfficeKPA ADIPURA

Sementara proses tahapan pelayanan yang dilakukan oleh Kantor Pelayanan Agraria (KPA) dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Proses Pelayanan di KPA


TIM AUDIT KINERJA


Auditee:Kantor Pelayanan

Agraria



Direvieu Oleh:ABI

B. C. Informasi Lainnya

Informasi lainnya yang dikumpulkan oleh tim audit adalah dengan memanfaatkan berita-berita yang terkait dengan pelayanan pertanahan yang ada di media massa dan media elektronik seperti: koran, majalah atau internet. Disamping itu juga dipelajari panduan dan peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah mengenai masalah pertanahan dan tata kelola organisasi yang baik. Dalam hal ini adalah Surat-Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) seperti surat keputusan mengenai penyelenggaraan pelayanan publik dan surat keputusan mengenai transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pelayanan publik.Hasil ringkasan dari pemberitaan di media massa dan media elektronik termasuk internet adalah sebagai berikut:

Pelayanan administrasi pertanahan kepada masyarakat selama ini berbelit-belit, lama dan mahal.

Masyarakat ingin mendapatkan layanan secara cepat.

Pelayanan jasa pertanahan menimbulkan peluang pungutan liar (pungli) dan munculnya korupsi. Jumlah pungli dan korupsi bervariasi bergantung pada layanan yang diberikan di loket Kantor BA, makin rumit layanan, semakin besar pula jumlah pungli dan korupsi.

Muncul harapan lahirnya Biro Agraria baru yang memahami dan siap menuntaskan problem agraria saat ini, antara lain kemiskinan mayoritas anak bangsa akibat ketimpangan penguasaan, pemilikan dan pemanfaatan tanah dan kekayaan lainnya.

Perlunya pembaharuan agraria yang bertujuan untuk memperkuat dan menyejahterakan rakyat mensyaratkan kemudahan bagi petani untuk mengakses kredit dari Bank, informasi, teknologi, dan pasar.

Pemberitaan di Internet mengenai sistem loket di Kantor Pelayanan Agraria.

Pemberitaan mengenai pendaftaran tanah pertama kali konversi dan pemberian Hak.

Pemberitaan pendaftaran tanah bekas tanah milik adat.

Pemberitaan hak milik atas tanah untuk rumah tinggal.

Perlunya perubahan undang-undang pertanahan agar dapat dilaksanakan secara komprehensif dengan peraturan perundangan lainnya.

CONTOH KASUS 2

IDENTIFIKASI AREA KUNCI

Setelah tim audit mendapatkan gambaran pemahaman atas KPA, ketua tim mengidentifikasikan hal-hal penting, antara lain:

1. Visi dan misi KPA.

2. Proses bisnis KPA.

3. Risiko utama KPA.

4. Tugas Utama KPA.

Selanjutnya, pemimpin tim akan menentukan area kunci yang akan dijadikan sasaran audit dengan mendasarkan pada tugas-tugas utama dari KPA, yaitu :

(1) Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

(2) Penggunaan belanja Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

(3) Pengelolaan pelayanan kepada pemohon

(4) Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik, dan perkara

Berikut ini adalah ilustrasi bagaimana menentukan area kunci sesuai dengan tahapan-tahapan yang harus dilalui dengan menggunakan faktor-faktor pemilihan (selection factors).


TIM AUDIT KINERJA





Direviu Oleh:ABI

IDENTIFIKASI AREA KUNCITujuan

Menentukan area kunci

Langkah-langkah

(1) Lakukan analisis untuk menentukan area audit potensial, dengan menggunakan pendekatan faktor pemilihan pada 4 (empat) tugas utama KPA, yaitu :

1. Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).2. Penggunaan belanja Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).3. Pengelolaan pelayanan kepada pemohon.4. Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik, dan perkara.Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkandalam menentukan pemeringkatan atas area audit potensial adalah:

Risiko manajemen, yaitu risiko bahwa entitas atau area yang akan diperiksa melakukan tindakan ketidakekonomisan, inefisiensi dan ketidakefektivan.

Signifikansi, dalam hal ini adalah signifikansi dari suatu area pemeriksaan harus berhubungan dengan tingkat besar kecilnya pengaruh kegiatan tersebut terhadap entitas secara keseluruhan. Tim audit dalam hal ini memfokuskan kepada tingkat materialitas finansialnya.

Dampak potensial tertentu dari pemeriksaan kinerja yang meliputi unsur efektivitas, peningkatan perencanaan, pengendalian dan pengelolaan, serta peningkatan akuntabilitas efisiensi, ekonomi dan kepentingan mutu pelayanan. Dalam hal ini kepentingan umum dimasukkan sebagai salah satu faktor pertimbangan dalam pembobotan karena entitas yang diperiksa memberikan pelayanan kepada masyarakat. Aspek kepentingan umum berhubungan dengan aspek sosial ekonomi kegiatan dan pentingnya pengoperasian kegiatan bagi parlemen dan publik.

Auditibilitas, berhubungan dengan kemampuan tim audit dalam melaksanakan audit berdasarkan standar profesi.

Gunakan matrik pembobotan untuk menyeleksi area audit potensial dengan skoring sebagai berikut : Tinggi : skor 3

Sedang : skor 2

Rendah: skor 1

(2) Lakukan analisis untuk menentukan area kunci berdasarkan area, dengan memperhatikan: a) Risiko manajemen adalah risiko manajemen atas tidak tercapainya 3E (ekonomis, efisiensi dan efektivitas).

b) Siginifikansi menilai apakah suatu kegiatan dalam suatu area audit secara komparatif memiliki pengaruh yang besar terhadap kegiatan lainnya dalam objek audit secara keseluruhan. Faktor-faktor yang dipertimbangkan:

materialitas keuangan

batas kritis keberhasilan

visibilitas

c) Dampak hasil pemeriksaan adalah pengaruh hasil audit terhadap perbaikan atas area yang diperiksa. Berhubung entitas yang diperiksa adalah kantor pertanahan yang memberikan pelayanan umum, unsur lain yang juga harus dilihat dalam dampak hasil pemeriksaan adalah apakah kepentingan umum dapat terlayani dengan baik dengan adanya audit ini?

d) Audibilitas berhubungan dengan kemampuan tim auditor untuk melaksanakan audit sesuai dengan standar profesi.

Hasil

A. Area audit potensial (KKA Indeks B.1.1)

Pemeringkatan area pemeriksaan potensial dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut adalah:

1. Pengelolaan pelayanan kepada pemohon;

2. Penggunaan belanja PNBP;

3. Pengelolaan PNBP;

4. Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara.

B. Area kunci (KKA Indeks B.1.2)

Dari hasil analisis terdapat dua area kunci, yang akan dinilai oleh tim audit dalam kegiatan pelaksanaan audit di lapangan, yaitu:

Area Pengukuran; dan

Area Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko.


TIM AUDIT KINERJA

KANTOR PELAYANAN AGRARIA




Direviu Oleh:ABI

AREA AUDIT POTENSIALResume Matrik Penentuan Area Audit Potensial

Faktor-FaktorPengelolaan PNBPPenggunaan Belanja PNBPPengelolaan pelayanan kepada pemohonPengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara

1. Risiko manajemen1332

2. Signifikansi2231

3. Dampak potensial2331

4. Auditibiltas3332

Total Skor811126

Kesimpulan:

Pemeringkatan area audit potensial dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut adalah:

1. Pengelolaan pelayanan kepada pemohon dengan skor 12.

2. Penggunaan belanja PNBP dengan skor 11.

3. Pengelolaan PNBP dengan skor 8.

4. Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara dengan skor 6.

Untuk mencapai kesimpulan diatas tim audit menilai area audit potensial secara lebih rinci dengan membuat matrik faktor-faktor dalam memilih topik pemeriksaan potensial. Hasil matrik tersebut sebagai berikut (KKA Indeks B.1.1.2)


TIM AUDIT KINERJA



Agraria



Direviu Oleh:ABI

MATRIK FAKTOR-FAKTOR DALAM MEMILIH TOPIK PEMERIKSAAN POTENSIAL

Faktor-FaktorPengelolaan PNBP

(Skor)Penggunaan Belanja PNBP

(Skor)Pengelolaan Pelayanan Utama kepada Pemohon

(Skor)Pengelolaan dalam Pelayanan Penanganan Sengketa, Konflik dan Perkara

(Skor)

Risiko Manjemen(1)(3)(3)(2)

Signifikansi (dilihat dari keuangan)(2)(2)(3)(1)

TA 20058.900.000.000Rp 6.900.000.000Rp15.888.900.000n/a

TA 20068.300.500.000Rp7.999.000.000Rp16.300.000.000n/a

Auditibiltas (3)(3)(3)(2)

Dampak Potensial(2)(3)(3)(1)

Dampak potensial tertentu dari pemeriksaan kinerja

Penilaian atas dampak potensial dapat dijabarkan (breakdown) sebagai berikut:

1. Pengelolaan PNBPPenggunaan Belanja PNBPPengelolaan pelayanan utama kepada pemohonPengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara

A. Efektivitas(3)

Tinggi(3)

Tinggi(3)

Tinggi(3)

Tinggi

1. Perbaikan analisis kebutuhan untuk suatu program

2. Tujuan dan kebijakan program yang lebih jelas

3. Tujuan rincian dan sasaran yang lebih memadai

4. Peningkatan pencapaian tujuan melalui perubahan sifat output atau perbaikan sasaran.

V

V

V

VV

V

V

VV

V

V

VV

V

V

V

B. Peningkatan Perencanaan, Pengendalian dan Pengelolaan(3) - Tinggi(3) - Tinggi(2) - Sedang (1)

Rendah

1. Peningkatan perencanaan badan yang diperiksa

2. Prioritas dan sasaran yang lebih jelas

3. Insentif yang lebih baik untuk mencapai sasaran

4. Perbaikan pengendalian dan pengelolaan sumber daya manusia, aset, proyek, dan sumber daya lain

5. Pengendalian yang lebih ketat atas kecurangan

6. Perbaikan sistem akuntansi keuangan

7. Perbaikan informasi manajemen keuangan

8. Perbaikan keamanan sistem komputer

V

V

-

V

V

-

V

-V

V

-

V

V

-

V

-V

V

-

V

V

-

-

-V

V

-

V

-

-

-

-

C. Peningkatan Akuntabilitas(3) - Tinggi(3) - Tinggi(2) - Sedang(2)

Sedang

1. Peningkatan kejelasan output-output dan prosedur-prosedur

2. Perbaikan pertanggung-jawaban atas pengelolaan keuangan negara kepada lembaga perwakilan

3. Pengembangan bentuk laporan-laporan keuangan

4. Perbaikan indikator kinerja

5. Perbaikan perbandingan kinerja antara badan sejenis yang diperiksa

6. Penyajian informasi yang lebih jelas dan informatifV

V

-

V

-

VV

V

-

V

-

VV

-

-

V

-

VV

-

-

V

-

V

D. Efisiensi(3) - Tinggi(3) - Tinggi(3) - Tinggi(2)

Sedang

1. Peningkatan output yang dihasilkan dari tingkat input yang sama

2. Perbaikan atas pekerjaan ganda dan perbaikan koordinasi

V

VV

VV

V-

V

E. Ekonomi(1) - Rendah(3) - Tinggi(3) - Tinggi(1)

Rendah

1. Pengurangan biaya melalui perbaikan sistem pengontrakan dan pembelian besar-besaran

2. Pengurangan biaya melalui perbaikan pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lain

3. Penyederhanaan fasilitas

4. Pemulihan biaya-biaya melalui pengenalan ongkos-ongkos yang sebelumnya tidak dikenakan, atau revisi ongkos-ongkos

-

-

-

-

V

V

-

--

V

-

V-

-

-

-

F. Peningkatan Mutu Pelayanan(1) - Rendah(1) - Rendah(3) - Tinggi(2)

Sedang

1. Daftar tunggu yang lebih pendek untuk program

2. Pengurangan waktu respon untuk program

3. Pembagian yang lebih adil akan manfaat-manfaat program

4. Peningkatan akses terhadap informasi

5. Perluasan cakupan pelayanan dan perluasan pilihan

6. Peningkatan kesetaraan akses terhadap program-program

-

-

-

-

-

--

-

-

-

-

-V

V

-

V

V

-V

V

-

V

-

-

Kesimpulan akhir Dampak Potensial (2)

Sedang(3)

Tinggi(3)

Tinggi(1)

Rendah


TIM AUDIT KINERJA



Agraria



Direviu Oleh:ABI

AREA KUNCI

Tim audit menggunakan pembobotan yang dipakai dalam pengisian matrik seleksi area kunci yaitu:

Tinggi : skor 3

Sedang : skor 2

Rendah: skor 1

Hasil pembobotan termuat dalam matrik area kunci atas kegiatan 48 jenis pelayanan yang ada di KPA dan memberikan skor berdasarkan pertimbangan secara keahlian (professional judgement) yang dimiliki oleh auditor.

Tabel Matrik Pemilihan Area Kunci

NoAreaRisiko ManajemenSignifikansiDampak AuditAudibilitasTotalKet.

1Pengukuran333312Dipilih

2Pemisahan (Surat Ukur sudah ada)333312Dipilih

3Pengecekan sertifikat hak atas tanah322310

4Jual beli22228

5Peningkatan hak guna bangunan ke hak milik tanpa ganti blanko233311Dipilih

6Hak tanggungan22228

7Pemecahan sempurna22228

8Pengakuan hak333312Dipilih

9Roya (hak tanggungan)22228

10Kutipan surat ukur22228

11Pemecahan sebagian (pemisahan)21126

12Penerbitan sertifikat berdasarkan SK32229

13Warisan22329

14Pengganti Blanko karena hilang untuk HAT32229

15Pemecahan (surat ukur sudah ada)22228

16SKPT22228

17Ganti nama pemekaran wilayah22228

18Penurunan/Perubahan hak tanpa salinan surat ukur32229

19Pengganti Blanko baru untuk HAT22228

20Perubahan nama32229

21Hibah22239

22Merger22228

23Roya Parsial (hak tanggungan parsial)22228

24Lelang22329

25Cessie22228

26Konversi (SU sudah ada)22228

27Pembagian hak bersama22228

28Blokir22329

29Penggabungan22228

30Penurunan/perubahan hak dengan salinan SU22228

31Pengganti Blanko karena rusak untuk HAT22228

32Perpanjangan hak22239

33Pengangkatan sita jaminan21227

34Ganti nama22329

35Pengecekan seripikat HMARS22228

36Pencabutan blokir22228

37Pengukuran ulang dengan berita acara22228

38Penggabungan (SU sudah ada)12227

39Pengukuran ulang (pengembalian batas)32229

40Permohonan SK hak atas tanah negara32229

41Wakaf23229

42Tukar menukar32229

43Akta penggabungan21227

44Pengakuan hak (Surat Ukur sudah ada)333312Dipilih

45Pengangkatan sita22228

46Lain-lain22228

47Pengakuan hak (Surat Ukur sudah ada, belum pengumuman)333312Dipilih

48Pembatalan Sertifikat32229

Dari hasil pemilihan area kunci di atas, prioritas yang diaudit adalah yang memiliki bobot paling tinggi.

NoArea PelayananSkor

1Pengukuran 12

2Pemisahan (surat ukur sudah ada)12

3Pengakuan Hak12

4Pengakuan Hak (surat ukur sudah ada)12

5Pengakuan Hak (surat ukur sudah ada belum pengumuman)12

6Peningkatan hak guna bangunan (HGB) ke hak milik tanpa ganti blanko11

Dari hasil analisis lebih lanjut atas area pelayanan yang dipilih, tim audit melihat bahwa area pelayanan pengukuran, area pemisahan (surat ukur sudah ada), area pengakuan hak, area pengakuan hak (surat ukur sudah ada) dan area pengakuan hak (surat ukur sudah ada belum pengumuman) merupakan satu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan satu dengan lainnya sehingga tim audit mengelompokkan kelima area pelayanan ini menjadi satu area kunci yaitu area pengukuran. Dengan demikian, terdapat dua area kunci, yang akan dinilai oleh tim audit dalam kegiatan pelaksanaan audit di lapangan, yaitu:



Alasan area-area tersebut memiliki bobot nilai yang paling tinggi adalah sebagai berikut:

1. Area Pengukuran

Risiko ManajemenRisiko manajemen tinggi karena semua output dari pelayanan pertanahan banyak yang bergantung kepada hasil pengukuran misalnya pengakuan hak dengan keluarnya sertifikat tanah. Apabila pengukuran salah, output yang lainnya pun akan salah (garbage in garbage out) sehingga risiko tidak tercapainya 3E akan tinggi.

Siginifikansi

1. Materialitas keuangan

Dari sisi materialitas keuangan, area pelayanan pengukuran memiliki porsi rata-rata separuh dari pos penerimaan di KPKB setiap tahunnya. Pada tahun 2005, terdapat 606 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp4.500.000.000 atau 51% dari total penerimaan. Pada tahun 2006 (s.d. Oktober) terdapat 547 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp4.000.000.000 atau 48% dari total penerimaan.

2. Batas kritis keberhasilanBatas kritis keberhasilan tinggi karena perbaikan atas area pengukuran akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi operasi kantor pertanahan seperti turunnya tingkat risiko manajemen akibat kesalahan pengukuran dan/atau naiknya penerimaan entitas dari area ini.

3. VisibilitasPembangunan pertanahan merupakan masalah yang penting dan peka bagi masyarakat umum.

Dampak AuditKegiatan pelayanan penting karena merupakan kegiatan utama Kantor Pertanahan. Pelayanan yang diberikan akan mempengaruhi pandangan masyarakat atas pelayanan BPN kepada masyarakat. Perbaikan dalam pelayanan pengukuran akan mengakibatkan risiko timbulnya persengketaan tanah yang rendah.

AuditibilitasAuditibilitas tinggi karena tim audit sudah memiliki pengalaman dalam melakukan audit atas kantor pertanahan.

2. Area Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko

Risiko ManajemenRisiko pengalihan HGB ke hak milik sedang karena merupakan pelayanan administratif dan tidak mempengaruhi output pelayanan lainnya.

Siginifikansi

1. Materialitas keuanganMaterialitas keuangan tinggi karena banyaknya pemohon untuk pelayanan pengalihan HGB ke Hak Milik, sehingga nilai penerimaan dari pelayanan ini cukup tinggi. Jumlah pemohon untuk tahun 2005 sejumlah 7.710 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp780.000.000. Pada tahun 2006 (s.d. Oktober) sejumlah 6.271 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp720.000.000,-.

2. Batas kritis keberhasilanBatas kritis keberhasilan tinggi karena perbaikan atas area pengalihan HGB akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi operasi kantor pertanahan, seperti naiknya penerimaan entitas dari area ini.

3. VisibilitasPembangunan pelayanan pertanahan merupakan masalah yang penting dan peka bagi masyarakat umum.

Dampak AuditDampak audit tinggi karena perbaikan atas pelayanan pengalihan HGB ke Hak Milik akan menurunkan tingkat keluhan (complain) dari pemohon dan meningkatkan citra pelayanan administrasi pertanahan di masyarakat.

AuditibilitasAuditibilitas tinggi karena tim audit sudah memiliki pengalaman dalam melakukan audit atas kantor pertanahan dan pengujian atas area ini tidak sulit untuk dilakukan.

CONTOH KASUS 3

PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT

Seperti diuraikan sebelumnya, pada contoh kasus 1, kita sudah menetapkan tentative audit objective, yaitu:

Menilai ekonomi, efisiensi, dan efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan yang dikelola oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura.

Selain itu, pada tahap sebelumnya tim audit telah menetapkan area kunci, yaitu area pengukuran dan area peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko. Selanjutnya, tim audit akan menentukan tujuan audit dan lingkup audit berdasarkan area kunci yang telah ditetapkan tersebut. berikut ini adalah ilustrasi penetapan tujuan audit dan lingkup audit.


TIM AUDIT KINERJA





Direview Oleh:ABI

PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT

Tujuan

Menetapkan firm audit objective dan lingkup audit

Langkah-langkah

1. Tentukan firm audit objective berdasarkan area kunci yang telah ditetapkan sebelumnya

2. Tentukan lingkup audit dengan langkah-langkah sebagai berikut.

(1) Manfaatkan informasi dari tahap audit sebelumnya

(2) Menyesuaikan lingkup audit

(3) Menggunakan pertimbangan profesional

(4) Mempertimbangkan karakteristik objek audit

Hasil

4. Firm audit objective:

Dari empat wilayah prioritas audit tersebut, tim audit melihat wilayah pengelolaan pelayanan kepada pemohon yang paling penting untuk dilakukan audit karena banyaknya isu atau keluhan dari masyarakat mengenai pelayanan yang belum baik dan wilayah pelayanan memberikan kontribusi yang besar atas penerimaan KPA. Oleh karena itu, tim audit lebih memfokuskan kepada penilaian efektivitas pelayanan dibandingkan dengan penilaian atas ekonomi dan efisiensi. Di samping itu, tim audit belum pernah melakukan kegiatan audit kinerja pada KPA sehingga diperlukan pemilihan skala prioritas dalam hal unsur 3E yang akan dinilai maupun wilayah audit yang akan dilakukan terkait dengan faktor biaya dan waktu. Untuk ketiga wilayah prioritas lainnya, yaitu: penggunaan belanja PNBP, pengelolaan PNBP, dan pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara serta unsur ekonomi dan efisiensi dapat dilakukan pada pelaksanaan audit kinerja periode yang akan datang.

Berdasarkan pertimbangan tersebut di atas, tim audit akan lebih memfokuskan kepada penilaian atas efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan dan akuntabilitas dengan harapan bahwa audit ini akan meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat dan akuntabilitasnya. Dengan demikian, perumusan firm audit objective adalah:

Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura.

Untuk tujuan ini, audit akan menilai:

(1) Apakah struktur organisasi dan pengelolaan keuangan telah mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat;

(2) Apakah proses pelayanan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan;

(3) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria Adipura telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik.

5. Lingkup Audit

(1) Tahun Anggaran yang diperiksa adalah 2005 dan 2006;

(2) Lingkup kegiatan yang diperiksa meliputi proses pelayanan dan akuntabilitas;

(3) Lingkup kegiatan yang diuji dalam audit berdasarkan pemilihan area kunci yang sudah dilakukan mencakup 2 (dua) area kunci, yaitu area pelayanan pengukuran dan area pelayanan Peningkatan Hak Guna Bangunan (HGB) ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko;

(4) Lokasi audit pada KPA Adipura;

(5) Audit pada Biro Agraria Pusat dan Kantor Wilayah Agraria sebagai instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi;

(6) Lingkup audit tidak termasuk audit atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization).

CONTOH KASUS 4

PENENTUAN KRITERIA AUDIT

Berdasarkan tujuan audit yang ditetapkan tim, tim perlu menetapkan kriteria yang akan digunakan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan penggantian HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko.

Mengkomunikasikan Kriteria dengan AuditeeHASIL

1. Menentukan karakteristik kriteria audit.

Tim audit merumuskan kriteria pemeriksaan dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

(a) Standar kinerja yang sewajarnya;

(b) Bukan standar minimum atau standar yang tertinggi yang dapat dicapai;

(c) Mencerminkan praktek yang baik.

2. Sumber kriteria audit.

Untuk merumuskan kriteria yang baik, tim audit mempelajari berbagai macam peraturan, kebijakan pemerintah, pendapat ahli dan standar yang terkait dengan pelayanan pertanahan yang ada di Indonesia. Biro Agraria Pusat telah memiliki standar pelayanan yang dikenal dengan Standar Prosedur Operasi Pengaturan dan Pelayanan (SPOPP) Agraria. SPOPP Agraria mengatur mengenai prosedur pelayanan, standar waktu pelayanan, biaya, dan persyaratan. Tim audit juga melihat panduan praktek yang lebih baik yang dikeluarkan oleh Kementerian Biro Agraria (KBA) seperti:

(1) Peraturan No.01/KBA/07/2003 tanggal 1 Juli 2003 mengenai Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.

(2) Peraturan No.02/KBA/02/2004 tanggal 2 Februari 2004 mengenai Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah.

(3) Peraturan No. 03/KBA/02/2004 tanggal 2 Februari 2004 mengenai Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik.

(4) Peraturan No. 04/KBA/04/2006 tanggal 2 April 2006 mengenai Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik.

Disamping itu, tim audit melakukan konsultasi dan berbagi pengetahuan serta pengalaman (sharing knowledge) dengan tim auditor lainnya yang kebetulan memeriksa kegiatan yang sama. Upaya lain yang dilakukan oleh tim audit juga mempelajari contoh pelayanan yang baik dari instansi lain sebagai suatu upaya benchmarking (perbandingan).

3. Mengembangkan kriteria audit.

Firm Audit Objective (FAO) 1:

Apakah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) mempunyai struktur organisasi dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat?

Kriterianya adalah sebagai berikut:

1. Adanya struktur organisasi yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan prima kepada masyarakat.

(a) Tersedianya bagian khusus yang memberikan informasi kepada masyarakat yang datang melakukan permohonan.

(b) Terdapat mekanisme pelayanan front office dan back office yang jelas dalam memberikan pelayanan.

(c) Adanya pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan suatu pelayanan.

(d) Tersedianya pegawai yang memiliki keahlian dan ketrampilan dalam memberikan pelayanan.

2. Penyelenggaraan pengelolaan keuangan yang efektif dalam pemberian kegiatan pelayanan.

(a) Adanya dukungan biaya untuk setiap kegiatan pelayanan.

(b) Semua pembayaran yang dilakukan sesuai dengan ketentuan.


Apakah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

Kriterianya adalah sebagai berikut:

1. Memiliki standar pelayanan dalam melaksanakan kegiatan pelayanan

(a) Memiliki standar pelayanan yang jelas yang berlaku di Kantah Kab.Adipura

(b) Standar pelayanan yang ada disosialisasikan dan diketahui oleh seluruh pegawai

(c) Standar pelayanan mudah dipahami dan dimengerti

(d) Standar pelayanan sudah diaplikasikan

(e) Standar pelayanan sudah diaplikasikan

2. Melaksanakan kegiatan pelayanan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

(a) Proses kegiatan pelayanan dilakukan sesuai prosedur tetap yang dibakukan.

(b) Realisasi ketepatan waktu pelayanan sudah sesuai dengan standar.

3. Mengindentifikasi, menilai dan menangani resiko-resiko yang timbul dalam proses pelayanan

(a) Kantor Pertanahan Kab. Adipura mencatat, menggolongkan dan menganalisa setiap masalah

(b) Masalah-masalah tersebut dilaporkan

(c) Melayani pengaduan dengan tepat dan segera melakukan perbaikan sesuai prosedur


Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria (KPA) telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

1. Adanya evaluasi kinerja pelayanan KPA secara memadai

a. Tersedianya informasi mengenai evaluasi kinerja pelayanan

b. Memonitor dan melakukan tindakan perbaikan atas kinerja pelayanan

c. Pemeriksaan hasil kinerja pelayanan KPA oleh aparat intern dan ekstern

2. Adanya Pertanggungjawaban kinerja KPA

a. Memiliki mekanisme pertanggungjawaban yang memadai

b. Pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan

c. Adanya umpan balik atas pertanggungjawaban yang dilakukan

Hasil penetapan kriteria oleh tim audit tersebut dapat dibuat menjadi suatu model yang disebut Model of Good Management.

4. Mengkomunikasikan Kriteria dengan AuditeeDalam diskusi antara auditee dengan tim audit, auditee menyetujui model kriteria yang diajukan oleh tim audit.

Model of Good Management

CONTOH KASUS 5

IDENTIFIKASI BUKTI AUDIT

Berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, tim audit mengidentifikasi sumber dan jenis bukti yang diperlukan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan penggantian HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko. Sebagai catatan, pengidentifikasian bukti audit ini akan berkembang dan disesuaikan dengan keadaan di lapangan pada saat dilakukan pengujian terinci. Hasil pengidentifikasian ini akan dibuat ke dalam suatu matrik prosedur audit. Bagianbagian dari matrik prosedur audit adalah sebagai berikut:

1. Tujuan audit yang telah ditetapkan;

2. Kriteria dan sub kriteria audit yang telah ditetapkan;

3. Jenis bukti bukti;

4. Sumber bukti, yaitu bagian atau unit kerja yang bertanggung jawab.

Hasil formulasi pengembangan matrik prosedur audit, kinerja dapat dilihat pada Tabel 5.1 Matrik prosedur audit kinerja ini akan digunakan sebagai dasar dalam pelaksanaan pengujian terinci. Tabel 5.1

Matrik Prosedur Audit Kinerja

TUJUAN AUDIT:

Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA.

Kriteria 1:

Adanya struktur organisasi dan pengelolaan keuangan yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat

Sub-kriteriaJenis BuktiSumber Bukti

1.1Apakah

terdapat bagian khusus yang memberikan informasi pertanahan kepada masyarakat? SK Kakan Pembagian Tugas, Struktur Organisasi,

SK Kanwil Mekanisme Pelayanan, SK Kepala BAKPA:

Subbag. Tata Usaha

Urusan Umum dan Kepegawaian

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

BA:

Settama

Inspektorat Utama

1.2 Apakah ada mekanisme

pelayanan front office dan back office yang jelas dalam memberikan pelayanan?SK Struktur Organisasi,

SK Kakan Pembagian TugasSK Kepala Kanwil ttg mekanisme pelayanan

SK Kepala BA/Settama mengenai pelayanan

Bagian Ortala: Hasil penilaian kinerja kelembagaan dan ketatalaksanaan

Inspektorat Utama: LHP

Kantah:

Sub Bag Tata Usaha


Seksi HT & PT

Seksi SPP

Kanwil :

Bagian Tata Usaha

BA:

Settama

Biro Organisasi dan Tata Laksana: Bagian Organisasi dan Tata Laksana

Inspektorat Utama

1.3 Apakah ada pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan suatu pelayanan? Struktur organisasi,

SK Kakan tentang Pembagian Tugas, SK Kanwil mengenai Mekanisme PelayananKPA:

Subbag. Tata Usaha


Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bag Tata Usaha

Kabid HTPT

Kabid SPP

BA:

Settama

Ortala

Deputi HTPT

Deputi SPP

1.4 Apakah pegawai memiliki keahlian dan keterampilan dalam memberikan pelayanan?Struktur Organisasi,

SK Kakan ttg Pembagian Tugas, Data Kepegawaian,

Laporan Hasil Monitoring,

SK Persyaratan penempatan pegawai, SK Pelatihan

KPA:

Subbag. Tata Usaha


Kanwil:

Bagian Tata Usaha

BA:

Inspektorat Utama

1.5 Apakah dalam setiap kegiatan pelayanan telah didukung dengan sumber daya keuangan dan sarana yang memadai?RKAKL/POK, Laporan penyerapan anggaran, LKKA, DIPAKPA:

Subbag. Tata Usaha

Urusan Perencanaan dan Keuangan

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Subbag. Perencanaan dan Keuangan

BA:

Biro Keuangan

1.6 Apakah biaya yang dikenakan kepada pemohon telah sesuai dengan ketentuan?SPOPP, DI 306, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian Ketentuan Tarif,

LKKA, DIPA, BKU dan Buku Pembantu Bendahara Pengeluaran, Laporan Keuangan, Data LOCKPA:

Urusan Perencanaan dan Keuangan

Bendahara Penerima

Petugas LOC

Seksi HT & PT

Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar

Tim Sosialisasi Standar

Kriteria 2:

Apakah Kantor Pelayanan Agraria telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

2.1 Apakah ada standar pelayanan yang jelas yang berlaku di KPA Kab. Adipura.SPOPP, Ketentuan MenPAN mengenai Pelayanan

KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT PT

Seksi Survey Pemetaan dan Pengukuran

Kanwil:

Subbag.Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Tim Perumus Standar

2.2 Apakah standar pelayanan disosialisaikan dan diketahui oleh seluruh pegawai?SPOPP,

Laporan Monitoring Kanwil.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.3 Apakah standar pelayanan mudah dipahami dan dimengerti?SPOPP,

Laporan Monitoring Kanwil, Notulen rapat Koordinasi.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.4 Apakah standar pelayanan sudah diaplikasikan?SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil, Notulen Rapat Koordinasi, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil, KPA:

Sub Bag Tata Usaha

Seksi HT & PT


Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.5 Apakah Standar Pelayanan berupa prosedur tetap yang dibakukan telah dapat memenuhi kebutuhan KPA?SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil, Notulen Rapat Koordinasi, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil, KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.6 Apakah proses pelayanan dilakukan sesuai prosedur tetap yang dibakukan?SPOPP, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian, Data LOC.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.7 Apakah realisasi waktu pelayanan sudah sesuai dengan standar?SPOPP, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian, Data LOC, Buku Monitoring per seksi.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.8 Apakah Kantor Pelayanan Agraria mencatat, menggolongkan dan menganalisa setiap masalah?Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil.KPA:

Subbag. Tata USaha

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara (SeKoPer)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SeKoPer

BA:

Inspektorat Utama

2.9 Apakah masalah-masalah tersebut dilaporkan ?Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil.KPA:

Subbag. Tata USaha

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara (SeKoPer)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SeKoPer

BA:

Inspektorat Utama

2.10 Apakah Kantor Pelayanan Agraria segera melayani pengaduan dengan tepat dan segera melakukan perbaikan sesuai prosedur? Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil.KPA:

Sub Bag Tata USaha

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Seksi SeKoPer

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SeKoPer

BA:

Inspektorat Utama

Kriteria 3:

Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

4.1 Apakah KPA Kab. Adipura telah menyediakan informasi evaluasi kinerja pelayanannya?SPOPP, Laporan Bulanan, Laporan Tahunan, Hasil monitoring Kanwil.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.2 Apakah KPA Kab. Adipura memonitor serta melakukan tindakan perbaikan atas kinerja pelayanannya?

Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.3 Apakah kinerja pelayanan KPA telah dievaluasi dan diperiksa oleh aparat intern dan ekstern?Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Settama, Bagian Organisasi dan Tata l

Inspektorat Utama

4.4 Apakah KPA Kab. Adipura telah memiliki mekanisme pertanggungjawaban yang memadai atas pelayanan yang diberikan?Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.5 Apakah pertanggungjawaban telah sesuai dengan ketentuan?Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.6 Apakah KPA Kab. Adipura mendapatkan umpan balik atas pertanggungjawaban yang telah diberikan kepada Kantor Wilayah dan Biro Agraria Pusat?Laporan Kegiatan, Laporan Hasil tindak lanjut, Hasil Monitoring Kanwil.KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

CONTOH KASUS 6

PENYUSUNAN LAPORAN SURVEI PENDAHULUAN

Tim audit akhirnya telah melalui tahapan-tahapan yang telah dijelaskan sebelumnya yaitu:

1) Pemahaman atas entitas yang diaudit

2) Identifikasi area kunci

3) Penetapan tujuan dan lingkup audit

4) Penentuan kriteria audit

5) Identifikasi bukti audit

Langkah selanjutnya adalah mendokumentasikan hasil tahapan-tahapan tersebut ke dalam suatu format laporan yang disebut dengan Laporan Pendahuluan. Seperti yang dijelaskan dalam bab ... bahwa penyusunan laporan survei pendahuluan dibuat sebagai dasar untuk menentukan apakah suatu kegiatan audit akan dilanjutkan ke tahap pengujian terinci atau hanya cukup sampai pada tahap survei pendahuluan saja.

Setelah bekerja selama satu minggu, tim audit akhirnya berhasil menyusun laporan survei pendahuluan yang disampaikan kepada ketua tim. Setelah dilakukan perbaikan/koreksi oleh ketua tim, laporan pendahuluan ini kemudian disampaikan kepada penanggung jawab audit sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan kelanjutan pelaksanaan pemeriksaan yang dilakukan.

Laporan pendahuluan yang dibuat oleh tim memuat hal-hal seperti:

Nama entitas yang diaudit

Tujuan pemeriksaan pendahuluan

Tujuan pemeriksaan pendahuluan

Jangka waktu pemeriksaan pendahuluan

Hasil pemeriksaan pendahuluan

Kesimpulan

Lampiran-lampiran

Contoh bentuk hasil pemeriksaan pendahuluan dapat dilihat sebagai berikut:

LAPORAN SURVEI PENDAHULUAN

ATAS

KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA

TAHUN 2005 DAN 2006

1. Entitas yang Diaudit

Kantor Pelayanan Agraria Adipura

2. Tujuan Survei Pendahuluan

Memahami prosedur perencanaan audit kinerja untuk:

a. Mengembangkan kerangka kerja dan fokus pada isu-isu audit yang lebih signifikan.

b. Menetapkan tujuan dan lingkup audit.

c. Menentukan kriteria audit.

d. Menyusun model pengelolaan yang baik.

e. Mengembangkan prosedur audit.

f. Menyiapkan program audit terinci.

3. Sasaran Survei Pendahuluana. Kegiatan pelayanan KPA Adipura baik dalam hal standar, prosedur, dan pelaksanaan.

b. Pengelolaan dan pertanggungjawaban kegiatan pelayanan (sistem pencatatan dan pelaporan kegiatan pelayanan) baik intern maupun ekstern.

c. PNBP dan pengeluaran PNBP.

4. Jangka Waktu Survei PendahuluanSurvei pendahuluan dilaksanakan dalam jangka waktu 40 hari dari tanggal... sampai dengan ...

5. Hasil Survei Pendahuluan Pemahaman atas Prosedur Perencanaan Audit Kinerja

1) Uraian mengenai gambaran umum KPA, mencakup:

a) Bentuk Wilayah dan Letak Geografis

b) Perencanaan Strategis KPA

Visi KPA

Misi KPA

Tujuan dan Sasaran KPA

Program dan Kegiatan KPA

c) Tugas dan Fungsi KPA

d) Struktur Organisasi

e) Anggaran dan Realisasi KPA untuk penerimaan dan belanja Tahun 2005

dan 2006.

2) Area Kunci

Pengelolaan pelayanan kepada pemohon yang mencakup:



3) Tujuan dan Lingkup

Tujuan audit untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA Adipura.

Lingkup audit mencakup:




(10) Lokasi audit pada KPA Adipura;


Lingkup audit tidak termasuk audit atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization)

4) Kriteria Audit

Tujuan audit kinerja pelayanan KPA adalah menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan yang dikelola oleh KPA. Untuk tujuan ini terdapat tiga kriteria utama, yaitu:

(a) Apakah KPKB mempunyai struktur organisasi dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat?

(b) Apakah KPKB telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

(c) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja KPKB telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

5) Jenis dan Sumber Bukti (terlampir)

6) Kesimpulan

Berdasarkan hasil survei pendahuluan, tim auditor telah mengembangkan isu-isu audit yang signifikan. Isu audit tersebut antara lain adanya beberapa pelaksanaan kegiatan yang akan menghambat pencapaian efektivitas pengelolaan pelayanan, seperti belum dilakukannya pemantauan dan evaluasi atas pelayanan yang diberikan. Berbagai isu audit kemudian dikembangkan menjadi suatu Model Pengelolaan yang Baik KPKB dalam hal pelayanan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut, suatu audit kinerja secara terinci sangat diperlukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh pengelolaan kinerja yang dilakukan oleh KPA serta tingkat penyimpangan yang terjadi, untuk kemudian memberikan rekomendasi bagi perbaikan kinerja di masa mendatang.

Lembaga Audit Pemerintah

CONTOH KASUS 7

PROGRAM PENGUJIAN TERINCI

Pada bab sebelumnya dijelaskan bahwa tim audit telah membuat laporan survei pendahuluan dan telah disampaikan kepada penanggung jawab audit. setelah menerima dan membaca laporan survei pendahuluan dari tim audit, penanggung jawab kemudian berkesimpulan bahwa tugas pemeriksaan harus tetap dijalankan dan dilanjutkan ke tahap pengujian terinci.

Penanggung jawab audit mempertimbangkan beberapa faktor perlunya audit dilanjutkan seperti:

(1) Mandat perundang-undangan untuk menjamin kepastian hukum tentang pertanahan.

(2) Kegiatan pelayanan menyangkut kepentingan masyarakat luas.

(3) Tingkat materialitas penerimaan (PNBP) dari KPA Adipura cukup tinggi.

(4) Belum pernah dilakukan audit kinerja pada KPA Adipura.

Penanggung jawab audit kemudian membuat surat kepada tim audit agar pengujian audit terinci dilakukan. Setelah menerima surat dari penanggung jawab audit, ketua tim audit kemudian membuat dan memproses dari pejabat yang berwenang pada Lembaga Audit Pemerintah untuk kemudian surat tugas pemeriksaan terinci akan disampaikan kepada entitas yang diperiksa.

Untuk memulai pengujian terinci, tim audit membuat program pengujian terinci. Program pengujian terinci memuat hubungan antara tujuan audit dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut. Teknik audit yang digunakan dalam rangka pengumpulan bukti audit akan diidentifikasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh auditor. Setelah tim audit mengetahui kriteria dan prosedur audit yang akan dilakukan, tim audit akan merumuskan perkiraan teknik audit yang akan dijalankan oleh anggota tim. Setelah membaca kriteria dan sub-subkriteria, tim audit merumuskan garis besar teknik audit yang akan dilakukan, yaitu:

(1) Wawancara/interview

(2) Observasi

(3) Inspeksi

(4) Review dokumen

(5) Analisis prosedur

(6) Uji petik (sampling) atas berkas permohonan (tanah)

Dasar dari program pengujian terinci ini adalah matrik prosedur pemeriksaan yang telah dibuat pada tahap survei pendahuluan. Langkah-langkah dalam program pengujian terinci tersebut akan didokumentasikan dengan kertas kerja audit (KKA).

Tabel 7.1

Matrik Prosedur Audit Kinerja

TUJUAN AUDIT:

Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko,

yang dikelola oleh KPA.

Tujuan AuditProsedur AuditTeknik Audit

WawancaraKuisionerObservasiDokumentasiTeknik Lainnya

Kriteria 1:

Adanya struktur organisasi dan pengelolaan keuangan yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat

1.1 Apakah terdapat bagian

khusus yang memberikan informasi pertanahan kepada masyarakat? 1. Bagian apa saja yang berhubungan langsung dengan pemohon dalam memberikan informasi?

2. Apakah bagian tersebut memiliki tugas pokok dan fungsi yang jelas ?

3. Apakah bagian-bagian tersebut telah berfungsi secara efektif?

4. Informasi apa saja yang disampaikan kepada pemohon?

5. Apakah bagian tersebut telah menyampaikan informasi kepada pemohon dengan jelas?

6. Apakah petugas yang memberikan informasi kepada pemohon adalah orang yang kompeten?

7. Apakah informasi tersebut disampaikan menggunakan media publikasi secara terbuka?

1.2 Apakah ada mekanisme

pelayanan front office dan back office yang jelas dalam memberikan pelayanan?1. Apakah terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang?

2. Apakah pelayanan tersebut dilanjutkan dengan pelayanan back office?3. Apakah penyelesaian pelayanan melibatkan back office dan front office?4. Apakah terdapat pembagian tugas yang jelas baik di front office maupun back office?5. Apakah terdapat pembagian tugas yang jelas antara front office dan back office?

1.3 Apakah ada pejabat yang

bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan suatu pelayanan? 1. Apakah setiap jenis pelayanan melekat dalam struktur organisasi?

2. Apakah pejabat struktural tersebut bertanggungjawab secara langsung atas kegiatan pelayanan yang berada dibawahnya?

3. Apakah ada pendelegasian atas tanggung jawab kegiatan pelayanan?

1.4 Apakah pegawai memiliki keahlian dan ketrampilan dalam memberikan pelayanan? Berapa jumlah pegawai yang berhubungan langsung dengan pemohon (front office)?

Berapa jumlah pegawai yang memberikan pelayanan di back office?

Apakah ada kriteria tertentu bagi pegawai back dan front office?

Apakah Kantah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi pegawai?

Apakah Kantah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi pegawai?

Apakah pegawai yang melakukan pekerjaan teknis tertentu (mis: pengukuran) dilatih secara memadai dan berkelanjutan?

Apakah ada perputaran/pergantian pegawai secara periodik?

Apa dasar perputaran/pergantian pegawai tersebut?

Apakah KPA melakukan monitoring kegiatan pelayanan sebagai pelaksanaan waskat sesuai Instruksi Ka Biro Agraria No. 3/1998 tentang Peningkatan efisiensi dan kualitas pelayanan masyarakat di bidang pertanahan?

1.5 Apakah dalam setiap kegiatan pelayanan telah didukung dengan sumber daya keuangan dan sarana yang memadai?1. Apakah setiap kegiatan telah dianalisa kebutuhan biayanya (unit cost)?

2. Apakah pengusulan biaya didasarkan atas kebutuhan kegiatan pelayanan utama dan penerimaan yang akan diperoleh?

3. Apakah ada mekanisme yang baku dalam penganggaran biaya?

4. Apakah ketentuan yang berlaku telah diikuti dalam penganggaran biaya?

5. Apakah laporan penyerapan sesuai dengan rencana?

6. Apakah terdapat penyimpangan material?7. Apakah pertanggungjawaban keuangan telah sesuai ketentuan?

1.5 Apakah biaya yang dikenakan kepada pemohon (pembayaran) telah sesuai dengan ketentuan?

1. Berapa besar biaya yang dikenakan untuk setiap jenis pelayanan?

2. Apakah biaya yang dikenakan telah sesuai dengan tarif dan standar yang ditetapkan?

Kriteria 2:

Apakah Kantor Pelayanan Agraria telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

2.1 Apakah ada standar pelayanan yang jelas yang berlaku di KPA Adipura.1. Apakah terdapat standar berkaitan dengan pelayanan yang diberikan?

2. Apakah standar pelayanan mengatur mengenai waktu, prosedur, biaya dan berkas yang diperlukan?

3. Apakah standar tersebut berlaku di tingkat pusat, daerah atau kabupaten/kota?

4. Apakah standar tersebut telah memenuhi standar yang ditetapkan secara nasional?

2.2 Apakah standar pelayanan disosialisaikan dan diketahui oleh seluruh pegawai1. Apakah salinan/copy standar pelayanan disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna yang potensial

2. Apakah setiap pelaksana, mengetahui perannya dalam menerapkan standar pelayanan?

3. Apakah setiap pelaksana dapat menggunakan pengetahuan dan kemampuannya untuk menerapkan standar pelayanan secara efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP)

2.3 Apakah standar pelayanan mudah dipahami dan dimengerti?1. Apakah standar pelayanan yang ada memuat prosedur yang bersifat pokok sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan bagi pelaksana/pegawai?

2. Apakah standar pelayanan didesain dengan memperhatikan siapa yang menjadi akan target pengguna?

3. Apakah standar pelayanan didesain dengan menggunakan alur yang jelas dan sederhana?

2.4 Apakah standar pelayanan sudah diaplikasikan?1. Apakah KPA mempunyai komitmen yang kuat untuk cepat melaksanakan proses penerapan standar pelayanan?

2. Apakah standar pelayanan terbuka untuk mendapatkan saran dan masukan untuk peyempurnaan?

3. Apakah telah dilakukan reviu standar pelayanan secara berkala?

4. Apakah ada perubahan dalam standar pelayanan?

5. Apakah setiap pelaksana/pegawai mengetahui standar pelayanan yang baru/diubah dan mengetahui alasan perubahannya?

6. Apakah standar pelayanan yang ditetapkan dapat diukur implementasinya baik teknis maupun non teknis?

2.5 Apakah Standar Pelayanan berupa prosedur tetap yang dibakukan telah dapat memenuhi kebutuhan KPA?1. Berapa jenis pelayanan yang ada di Kantor Pertanahan Kab. Bekasi?

2. Apakah SPOPP mengatur semua jenis pelayanan yang diberikan?

3. Apakah SOP menggambarkan dengan jelas tahapan yang harus dilalui?

4. Apakah SOP mencakup informasi yang berkaitan dengan berkas atau dokumen yang harus dilengkapi?

5. Siapa yang melakukan pengecekan untuk meneliti kelengkapan berkas dan yang memiliki otorisasi kelengkapan berkas?

2.6 Apakah proses pelayanan dilakukan sesuai prosedur tetap yang dibakukan?1. Apakah terdapat prosedur tetap yang dibakukan untuk setiap pelayanan?

2. Apakah setiap tahapan dalam pelayanan telah didokumentasikan?

3. Bagaimana setiap tahapan kegiatan pelayanan didokumentasikan?

4. Apakah dokumentasi tersebut menyajikan data yang dapat diandalkan (lengkap, akurat dan valid)?

5. Apakah setiap tahapan pelayanan yang dilakukan telah didasarkan pada standar prosedur yang ada?

2.7 Apakah realisasi waktu pelayanan sudah sesuai dengan standar?1. Apakah terdapat data mengenai jumlah penyelesaian setiap pelayanan dari pemohon?

2. Apakah terdapat data mengenai jangka waktu penyelesaian pelayanan?

3. Darimanakah data tersebut diperoleh? Apakah data tersebut dapat diandalkan (akurat dan valid)?

4. Apakah seksi telah melaporkan hasil kegiatan pelayanan mengenai jumlah dan jangka waktu penyelesaian?

5. Berapa lama KPA menyelesaiakan setiap pelayanan?

6. Apakah ada monitoring mengenai jangka waktu penyelesaian setiap pelayanan?

7. Berapa tingkat pencapaian standar waktu pelayanan?

2.8 Apakah Kantor Pelayanan Agraria mencatat, menggolongkan dan menganalisa setiap masalah?1. Apakah KPA telah mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dalam pelayanan pertanahan?

2. Apakah KPA telah melakukan analisa statistik (trend) terhadap hal tersebut?

3. Apakah KPA menganalisa penyebab terjadinya masalah yang mungkin timbul pada setiap tahap kegiatan?

4. Apakah KPA melakukan upaya perbaikan atas hal tersebut?

5. Apakah sudah dievaluasi atas semua permasalahan dan upaya antisipasi dengan suatu aktivitas pengendalian?

2.9 Apakah masalah-masalah tersebut dilaporkan ?1. Siapa yang membuat laporan?

2. Apakah laporan dibuat secara berkala?

3. Kemana laporan tersebut disampaikan?

4. Apakah laporan tersebut mendapat umpan balik dari penerima laporan?

2.10 Apakah Kantor Pelayanan Agraria segera melayani pengaduan dengan tepat dan segera melakukan perbaikan sesuai prosedur?

1. Bagaimana penyelesaian terhadap setiap pengaduan?

2. Apakah KPA membuat prioritas penyelesaian pengaduan?

3. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan pemohon?

4. Apakah KPA melakukan pemantauan dan evaluasi penyelesaian pengaduan?

Kriteria 3:

Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

a. Apakah KPA Kab.

Adipura telah

mengevaluasi kinerja

pelayanannya?1. Apakah KPA memiliki indikator kinerja atas pelayanan yang diberikan?

2. Apakah KPA mengukur kinerja pelayanannya dengan indikator yang ada?

3. Apakah informasi hasil pengukuran kinerja pelayanannya didukung oleh data yang lengkap, akurat dan valid?

3.2 Apakah KPA memonitor serta melakukan tindakan perbaikan atas kinerja pelayanannya?

1. Apakah hasil evaluasi pelayanan dibuat dalam suatu analisa trend?

2. Bagaimana trend dari setiap hasil evaluasi?

3. Apakah diketahui penyebab keberhasilan dan kegagalan atas hasil evaluasi dan hasil analisa trend evaluasi kinerja pelayanan?

4. Dari hasil evaluasi atas realisasi waktu penyelesaian, tahapan kegiatan pelayanan manakah yang memiliki kontribusi terbesar dalam ketidaktercapaian target waktu penyelesaian?

5. Apa penyebab ketidaktercapaian target waktu penyelesaian?

6. Hal-hal apa yang sudah dilakukan (upaya di masa mendatang?)

3.3 Apakah kinerja pelayanan

Kantah telah dievaluasi

dan diperiksa oleh aparat

intern dan ekstern?1. Apakah pernah dilakukan evaluasi dan monitoring atas kinerja pelayanan KPA?

2. Oleh siapa sajakah evaluasi dan monitoring tersebut dilakukan?

3. Apakah dasar evaluasi tersebut? Apakah sama dengan dasar evaluasi yang dilakukan KPA?

4. Apakah terdapat kebijakan daerah, pusat maupun nasional mengenai evaluasi dan monitoring atas pelayanan yang diberikan oleh Kantah sebagai salah satu instansi pemerintah?

5. Apakah kegiatan evaluasi dan monitoring kinerja pelayanan yang telah sesuai dengan kebijakan yang ada baik di tingkat pusat, nasional dan daerah?

a. Apakah KPA telah

Memiliki mekanisme petanggungjawaban yang memadai atas pelayanan yang diberikan?1. Bagaimana mekanisme pertanggungjawaban atas pelayanan yang diberikan KPA?

2. Apakah mekanisme tersebut secara intern dilakukan secara berjenjang ?

3. Apakah sajakah bentuk pertanggungjawaban atas pelayanan yang diberikan KPA?

4. Apakah pertanggungjawaban dilakukan oleh orang yang kompeten?

5. Apakah pertanggungjawaban tersebut dilakukan secara periodik?

6. Apakah laporan kinerja sebagai salah bentuk pertanggungjawaban KPA, telah memuat informasi secara jelas dan lengkap berdasarkan data yang valid dan sesuai dengan kondisi di lapangan?

b. Apakah

Pertanggungjawaban

telah sesuai dengan

ketentuan?1. Apakah terdapat ketentuan yang mengatur mengenai pertanggungjawaban Kantah atas pelayanan yang diberikan?

2. Apakah terdapat pedoman yang secara khusus mengatur pembuatan laporan kinerja pelayanan?

3. Apakah ketentuan dan pedoman tersebut berlaku untuk tingkat nasional, pusat dan daerah?

4. Apakah pertanggungjawaban dan pelaporan yang disusun oleh KPA telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk tingkat nasional, pusat dan daerah?

c. Apakah KPA

mendapatkan umpan balik atas pertanggungjawaban yang telah diberikan kepada Kantor Wilayah dan Biro Agraria Pusat?1. Kepada siapa sajakah KPA mempertang-gungjawabkan kinerjanya?

2. Apakah terdapat respon atas pertanggungjawaban yang telah dilakukan oleh KPA?

3. Apakah tindak lanjut KPA atas respon pertanggungjawabannya?

CONTOH KASUS 8

TEMUAN AUDIT

Setelah melakukan pengujian terinci selama beberapa minggu di lapangan, tim auditor menemukan beberapa permasalahan yang telah dikemukakan dalam KKA dan disimpulkan layak menjadi temuan audit. Temuan-temuan audit ini akan didiskusikan dengan manajemen KPA untuk mendapat tanggapan atau komentar atas temuan audit tersebut. Contoh temuan audit dapat dilihat sebagai berikut.


TIM AUDIT KINERJA





Direview Oleh:ABI

APAKAH DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA TELAH DIDUKUNG MEKANISME PELAYANAN YANG JELAS? Tujuan Audit

Untuk mengetahui apakah ada mekanisme yang jelas antara front office dan back office dalam memberikan pelayanan

Prosedur Audit

1. Pelajari, lakukan observasi dan interviu apakah terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang

2. Lakukan observasi dan interviu apakah pelayanan tersebut dilanjutkan dengan pelayanan back office.3. Pelajari, lakukan observasi dan interviu apakah penyelesaian pelayanan melibatkan back office dan front office4. Pelajari dan lakukan intervieu apakah terdapat pembagian tugas yang jelas baik di front office maupun back officeHasil Audit

1. Berdasarkan observasi, kuisioner dari 50 responden dan interviu pada KPA loket 1 belum berfungsi memberikan pelayanan informasi sehingga belum terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang.

2. Berdasarkan interviu dan jawaban kuisioner dari 50 responden tahap-tahap prosedur pelayanan untuk setiap jenis pelayanan pada KPA adalah berkas permohonan diterima oleh petugas loket kemudian setelah berkas diperiksa dan dinyatakan lengkap dan pemohon telah membayar biaya atas pelayanan yang dimohon maka berkas dapat diproses selanjutnya oleh petugas pelaksana di back office.

3. Berdasarkan interviu dan jawaban kuisioner dari 50 responden penyelesaian pekerjaan suatu pelayanan mulai berkas diterima petugas loket sampai berkas diproses dan produk jadi telah melibatkan front office dan back office.

4. Berdasarkan analisa dan interviu belum ada pembagian tugas dan tanggungjawab yang jelas pada tahapan kegiatan proses pelayanan antara front office dengan back office khususnya tugas koordinator dari masing-masing pelayanan.

Kesimpulan

Belum ada mekanisme yang jelas antara front office dan back office, diantaranya seperti berikut:

1. Dari surat tugas Kepala Kantor dapat disimpulkan ada beberapa deskripsi pembagian tugas yang tidak jelas antara fungsi front office dan back office terutama pembagian tugas untuk koordinator atau pembantu kasubsie.

2. Pelaksanaan di lapangan koordinator bertugas sebagai front office maupun back office karena koordinator bertanggung jawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan berkas selesai diproses untuk diperiksa oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon.(koordinator peningkatan hak, koordinator pemecahan/penggabungan selain KPR, koordinator pendaftaran hak, koordinator pengecekan.

3. Permasalahan ini diusulkan menjadi temuan audit.

***

Contoh Temuan AuditJudul

I. MEKANISME PELAYANAN FRONT OFFICE DAN BACK OFFICE BELUM DIDUKUNG DENGAN PEMBAGIAN DAN PEMISAHAN TUGAS YANG JELASKondisi

Pelayanan pada KPA menghasilkan 48 produk pelayanan dengan melibatkan front office, yaitu petugas yang berhubungan langsung dengan pemohon dan back office, yaitu petugas yang memproses permohonan sampai dengan produk jadi, yaitu sertifikat/SK maupun pejabat struktural yang terlibat dalam proses koreksi dan validasi serta pengesahan sampai tingkat Kepala Kantor.

Adapun gambaran proses pelayanan maupun petugas baik di front office maupun back office untuk menghasilkan lebih kurang 38 produk pelayanan yang dikoordinir oleh tujuh koordinator melalui pelayanan pengukuran, pengecekan sertifikat, pemisahan dan penggabungan sertifikat selain KPR, pemisahan sertifikat KPR, pendaftaran hak, peningkatan/penurunan hak dan Peralihan Hak Tahun 2006 dapat dilihat pada Gambar 1.

Mekanisme tersebut menggambarkan peran koordinator di KPA yang tidak hanya sekedar penghubung front office dengan back office, namun juga melibatkan koordinator sebagai petugas baik di front office maupun di back office.

Pelaksanaan di lapangan, koordinator bertanggungjawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan berkas selesai diproses untuk diaudit oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon. Saat menerima berkas dan menyerahkan produk koordinator berfungsi sebagai front office, saat menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian suatu proses jenis pelayanan, Koordinator menjalankan fungsinya sebagai back office.Sedangkan untuk pelayanan Peralihan Hak, sudah ada pembagian tugas yang jelas antara front dan back office, karena koordinator hanya terlibat di back office dan penyerahan produk diserahkan melalui penerima berkas di front office.

Gambar tersebut di atas dapat diuraikan sebagai berikut.

A. Mekanisme Front Office

Front Office merupakan pelayanan di loket-loket yang langsung berhubungan dengan pemohon yang terdiri atas empat loket.

1. Loket I: untuk informasi dan penerimaan berkas pengukuran dilakukan oleh Koodinator Pencatatan DI 302 yang sekaligus membuat Surat Tugas Petugas Ukur yang ditandatangani oleh Kasubsie.

2. Loket II: untuk informasi maupun penerimaan berkas selain pelayanan pengukuran yang dibuat paralel untuk beberapa jenis pelayanan yang dikoordinir oleh masing-masing Koordinator yaitu:

1) Koordinator Pengecekan Sertifikat: di loket II menerima dan memeriksa berkas pelayanan Pengecekan Sertifikat.

2) Koordinator Pemisahan dan Penggabungan selain KPR: di loket II menerima dan meneliti berkas pemisahan dan penggabungan selain KPR.

3) Koordinator Pemisahan Sertifikat KPR: menerima dan memeriksa berkas pemisahan KPR, menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian pemisahan sertifikat.

4) Koordinator Pendaftaran Hak: menerima dan memeriksa berkas pendaftaran hak, mengkoordinir bahan penyelesaian pendaftaran hak.

5) Koordinator Peningkatan/penurunan Hak: di loket II menerima dan meneliti berkas peningkatan/penurunan hak, menyiapkan bahan penyelesaian sertifikat.

6) Koordinator Peralihan Hak (Balik Nama): memeriksa berkas setelah diterima petugas loket.

3. Loket III: untuk pelayanan penerimaan pembayaran (Bendahara Penerima);

4. Loket IV: untuk pelayanan penyerahan produk yang pada pelaksanaannya dilakukan oleh semua Koordinator tersebut selain koordinator di loket I dan Koordinator peralihan hak di loket II.

Koordinator merupakan pegawai sesuai struktur organisasi dimana pelayanan yang dimohon tersebut merupakan tanggung jawab suatu subsie/seksi tertentu dan bertugas mengkoordinir pelaksanaan pelayanan tertentu. Adanya koordinator dimaksudkan untuk membantu Kasubsie karena banyaknya permohonan pelayanan, yaitu lebih dari 1.000 pemohon per bulan.

Tahapan prosedur kegiatan pelayanan pada Kantor Pelayanan Agraria adalah sebagai berikut.

1. Pemohon pelayanan melakukan pendaftaran dan penyerahan berkas di loket I dan II sesuai dengan jenis pelayanan yang dimohon. Berkas akan diterima dan diteliti oleh petugas loket yang menerima berkas. Setelah berkas lengkap diaudit oleh koordinator kemudian dibuatkan Surat Perintah Setor (SPS) yang berisi jumlah biaya yang harus dibayar oleh pemohon atas jenis pelayanan yang dimohon. Koordinator membubuhkan paraf dengan pensil pada berkas yang lengkap dan siap diproses. Apabila koordinator menemukan ada kejanggalan/sesuatu yang tidak biasa, berkas akan diserahkan ke Kasubsie untuk diaudit kelengkapannya. Kemudian, petugas penerima berkas akan membuat Surat Tanda Terima Dokumen/Berkas (STTD). SPS dan STTD diserahkan ke pemohon.

2. SPS sebagai pengantar bagi pemohon untuk melakukan pembayaran di loket III penerimaan pembayaran (Bendahara Penerima). Berdasarkan SPS, Bendahara Penerima membuat kuitansi pembayaran (Daftar Isian (DI) 306) kemudian kuitansi tersebut dilampirkan pada berkas permohonan sebagai persyaratan berkas dapat diproses lebih lanjut oleh masing-masing bagian dimana jenis pelayanan tersebut ada.

B. Mekanisme Back Office

Setelah proses di loket dilakukan, berkas diproses oleh petugas pelaksana. Koordinator bertanggung jawab atas pelaksanaan proses kegiatan suatu jenis pelayanan dari mulai menerima berkas sampai dengan produk tersebut jadi. Berkas itu dikoreksi oleh kasubsie untuk diparaf, kemudian dikoreksi kembali oleh Kepala Seksi untuk ditandatangani atau diparaf jika produk tersebut ditandatangani Kepala Kantor. C. Kembali ke Front Office

Setelah produk jadi, yaitu berupa sertifikat dan ditandatangani Kepala Kantor atau Kepala Seksi HTPT (untuk sertifikat permohonan pemisahan/penggabungan selain KPR), kemudian sertifikat diserahkan kembali ke koordinator. Setelah itu pemohon dapat mengambil sertifikat pada koordinator atau salah satu petugas pelaksana yang membantu koordinator di loket tempat pemohon menyerahkan berkas.

Dari uraian di atas terlihat keterlibatan Koordinator baik di front office, back office dan kembali ke front office lagi saat penyerahan produk yang menggambarkan belum adanya pemisahan tugas secara jelas petugas front office dan back office.

Selain belum adanya pemisahan tugas yang jelas antara front office dan back office, pelayanan di front office Kantor Pelayanan Agraria belum efektif karena belum berfungsi sepenuhnya, yaitu seperti berikut:

1. Loket I, secara tertulis pelayanan informasi ada di loket I bergabung dengan pelayanan pendaftaran pengukuran. Namun pelaksanaannya loket I melaksanakan fungsi loket II, yaitu hanya untuk pelayanan pendaftaran pengukuran dan hanya ada satu petugas, yaitu koordinator DI 302 yang melayani pendaftaran permohonan pengukuran. Belum ada pegawai yang ditunjuk khusus untuk memberikan pelayanan informasi. 2. Loket IV, belum difungsikan secara efektif karena loket IV seharusnya merupakan loket pengambilan produk namun belum ada pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk bertanggung jawab atas penyerahan seluruh produk Kantor Pertanahan kepada pemohon. Dalam pelaksanaannya, pengambilan produk atau penyerahan produk kepada pemohon masih tanggung jawab koordinator sehingga penyerahannya dilakukan oleh koordinator antara lain pelayanan peningkatan hak, pemecahan/penggabungan selain KPR, pendaftaran hak, pengecekan sertifikat, pemecahan/penggabungan KPR.

Pada Tahun 2007 ini, Kantor Pelayanan Agraria Adipura telah berupaya memperbaiki mekanisme pelayanan dengan mengeluarkan Surat Tugas dimana istilah Koodinator telah diganti menjadi Pembantu Kasubsi. Namun ternyata dalam fungsinya masih tetap seperti semula, yaitu Pembantu Kasubsi bertanggung jawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian, sampai dengan berkas selesai diproses untuk diaudit oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon.

Kriteria

1.Instruksi Kepala Biro Agraria No.3 Tahun 1998 tanggal 20 Juli 1998 tentang Peningkatan Efisiensi dan Kualitas Pelayanan Masyarakat di Bidang Pertanahan yang antara lain menginstruksikan kepada Kepala Kantor Pertanahan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan di kantornya masing-masing meliputi menyiapkan dan memfungsikan sistem loket serta diwajibkan semua jenis pelayanan melalui jenis loket yang telah ditetapkan yaitu :

e. Loket I: Informasi pelayanan

f. Loket II: Penyerahan dokumen permohonan pelayanan

g. Loket III: Penyerahan Biaya

h. Loket IV: Pengambilan produk

Untuk loket II (pelayanan teknis) dapat diperbanyak secara paralel sesuai dengan jenis dan volume kegiatan pelayanan.

2. SK Kepala Kantor Wilayah Biro Agraria No. 610-587-2000 tanggal 1 April 2000 tentang pedoman penyelenggaraan sistem loket pelayanan kegiatan seksi pengukuran dan pendaftaran tanah antara lain

a. Loket Informasi berfungsi memberikan informasi yang bersifat umum untuk selanjutnya disalurkan ke loket pelayanan masing-masing, menyediakan brosur/buku petunjuk permohonan yang diperlukan, menampung mencatat pengaduan dari masyarakat.

b. Loket Penyerahan Dokumen (Loket Teknis) merupakan loket tempat penerimaan dan audit kelengkapan berkas yang akan diproses,loket penyerahan sertifikat.

c. Loket penyerahan biaya tempat membayar biaya-biaya

d. Loket pengambilan produk merupakan tempat penyerahan hasil-hasil akhir pelayanan non sertifikat.

3. Seharusnya terdapat mekanisme pelayanan Front Office dan Back Office yang jelas yang didukung dengan pembagian dan pemisahan tugas yang jelas antara pegawai di front office dan back office dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Akibat

Besarnya peran koordinator dalam proses suatu jenis kegiatan pelayanan mengakibatkan kelancaran pelaksanaan kegiatan pelayanan tersebut bergantung pada seseorang dan bukan pada sistem yang sudah berjalan. Hal ini berakibat pula membuka peluang penyalahgunaan kewenangan.

Sebab

Belum adanya ketentuan Biro Agraria Pusat yang mengatur teknis pelaksanaan pelayanan yang membagi dan memisahkan tugas front office dan back office. Penerapan hal tersebut bergantung pada Kantor Pelayanan Agraria masing-masing. Pada Kantor Pelayanan Agraria Adipura sendiri belum ada upaya maksimal untuk dapat menerapkan praktek yang baik dalam memberikan pelayanan, yaitu dengan membagi dan memisahkan tugas dengan jelas antara front dan back office.

Rekomendasi

Lembaga Audit menyarankan kepada:

(1) Biro Agraria Pusat untuk mengatur secara jelas teknis pelaksanaan kegiatan pelayanan dan petugas pelaksananya yang menjalankan fungsi di front office dan back office.

(2) Kepala Kantor Pelayanan Agraria Adipura agar pemisahan tugas dan tanggungjawab yang jelas bagi pelaksana pada setiap tahapan kegiatan dalam kegiatan pelayanan di front office dan back office.Komentar Instansi

Kepala Kepala Pelayanan Agraria Adipura setuju dengan permasalahan yang diungkapkan dan akan mengambil langkah-langkah perbaikan. Tanggapan terinci terlampir.

CONTOH KASUS 9

PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT

Setelah pengujian terinci selesai dikerjakan oleh tim audit dan diperoleh beberapa temuan audit, selanjutnya tim audit membuat laporan hasil audit. Pelaporan hasil audit meliputi kegiatan penyusunan dan pendistribusian laporan audit. Semua hasil pelaksanaan audit termasuk temuan dan komentar dari auditee dimasukkan dalam laporan audit. Langkah-langkah dalam penyusunan laporan hasil audit meliputi:

(1) Penyusunan konsep laporan berikut rekomendasi audit

(2) Memasukkan komentar auditee atas temuan-temuan audit.

(3) Penyusunan laporan akhir

(4) Distribusi laporan

Berikut ini adalah contoh format laporan hasil audit, perlu di catat bahwa format dan isi laporan hasil audit akan bervariasi tergantung kepada kebijakan lembaga pemeriksa.

Laporan Hasil Pemeriksaan atas Pengelolaan Pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura Tahun Anggaran 2005 dan 2006.

Ringkasan

Pemeriksaan kinerja pengelolaan pelayanan Kantor Agraria bertujuan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura. Sasaran pemeriksaan adalah mekanisme pelayanan dan sumber daya yang mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat; proses pelayanan yang sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan, penanganan resiko operasional dan pengaduan dan evaluasi kinerja pelayanan dan akuntabilitas pada KPA Adipura untuk periode Tahun 2005 dan 2006 dengan uji petik pada pelayanan pengukuran tanah.

Hasil pemeriksaan sesuai kerangka tersebut menunjukkan pengeloaan pelayanan pertanahan belum efektif. Hal ini terbukti dengan adanya kondisi mencakup (i) belum optimalnya mekanisme pelayanan pertanahan dan kurang memadainya dukungan sumber daya; (ii) standar pelayanan belum ada standar baku, kurang implementatif dan akomodatif; (iii) evaluasi dan akuntabilitas kinerja pelayanan pertanahan belum dilaksanakan.

Tujuan dan Lingkup Audit

Tujuan audit adalah untuk: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura. Untuk tujuan ini, audit akan menilai:

(4) Apakah struktur organisasi dan pengelolaan keuangan telah mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat;

(5) Apakah proses pelayanan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan;

(6) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria Adipura telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik.

Lingkup Audit




(15) Lokasi audit pada Kantor Pelayanan Agraria Adipura;


(17) Lingkup audit tidak termasuk audit atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization).Waktu Audit

Pemeriksaan dilaksanakan selama 40 hari mulai ..... s.d. ..Kriteria Audit

Audit kinerja atas efektivitas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura didasarkan pada kerangka Model Pengelolaan Pelayanan Yang Baik (Model of Good Management) yang mengarahkan pada kriteria-kriteria utama sebagai berikut:

a. Apakah KPA Adipura mempunyai struktur organisasi dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat?

b. Apakah KPA telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

c. Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja KPA telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?Metodologi

Pemeriksaan atas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Metodologi audit terdiri dari: pemeriksaan dan reviu dokumen, ekstrak data dari sistem komputer (LOC), analisis hasil, analisis prosedur, analisis kuantitatif, uji petik atas berkas permohonan, pengamatan, wawancara kepada pejabat dan petugas serta menyebarkan kuisioner.

b. Pemeriksaan terbatas juga dilakukan di Kantor Wilayah Biro Agraria Adipura dan Biro Agraria Pusat sebagai instansi vertikal Kantor Pelayanan Agraria.Temuan dan Rekomendasi

Salah satu temuan yang ada adalah mengenai mekanisme pelayanan front office dan back office belum didukung dengan pembagian dan pemisahan tugas yang jelas. Koord

Documents

Studi Kasus Final