Strategi dan Upaya menjadi Sekretaris yang

Strategi & UpayaMenjadi Sekretaris yang

Kompeten dan Profesional

Dipresentasikan Oleh ;Gutari Dityandrista, S.Psi.

STIKOM, 22 Mei 2012

Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.

PERAN SEKRETARISPERAN SEKRETARIS

JADUL

> MENYIMPAN ARSIP / DATA

� MEMBANTU ATASAN

� MENERIMA DAN MELAPORKAN

TAMU & TELEPON

SAAT INI

> MENGOLAH ARSIP/DATA MENJADI INFORMASI YANG BERMANFAAT

� MITRA KERJA ATASAN

� MEMANAGE TAMU DAN TAMU & TELEPON

� DI ORGANIZE OLEH ATASAN

� MENCATAT AGENDA KEGIATAN

ATASAN

� MEMANAGE TAMU DAN TELPON UNTUK ATASAN

� LIFE ORGANIZER BAGI ATASAN

� MENGKOORDINASI AGENDA KEGIATAN ATASAN

Gutari Dityandrista, S.Psi.

HUKUM PERUBAHAN

SETIAP DETIK ISI SEMESTA ALAM SELALU BERUBAH

LINGKUNGAN KITA BERUBAH TERUS

TUNTUTAN BISNIS PEKERJAAN

JUGA BERUBAH

TUNTUTAN HIDUP KITA BERUBAH


SEKARANG KITA BERADA SEKARANG KITA BERADA

DI JAMANDI JAMAN

COMPETITIVE COMPETITIVE COMPETITIVE COMPETITIVE

INTELLIGENCEINTELLIGENCE


ADMINISTRATIVE ASSISTANT ADMINISTRATIVE ASSISTANT ADMINISTRATIVE ASSISTANT ADMINISTRATIVE ASSISTANT

PROFESSIONALPROFESSIONALPROFESSIONALPROFESSIONAL

JUNIOR

ADM.

ASSISTANT


OFFICE ADM.

ASSISTANT

SENIORADM.

ASSISTANT

EXECUTIVEADM.

ASSISTANT

PERUBAHAN FUNGSIPERUBAHAN FUNGSI

SEKRETARISSEKRETARIS

Perubahan Fungsi dari Sekretaris Tradisional

Peningkatan Peluang dan KarirKarir

Fungsi sebagai ‘Manager Informasi’

Pemanfaatan ‘IT’ untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas


Peran Sekretaris yang berkaitan dengan fungsi-

fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil,

dan tergantikan oleh peran-peran manajerial

dalam bidang ;

1. Pemrosesan Informasi,

MENYONGSONG ERA BARU

1. Pemrosesan Informasi, 2. Pengelolaan Waktu,

3. Komunikasi dan

4. Human Relation yang menuntut kemampuan

berpikir, kematangan emosi, interpersonal skill,

yang didukung oleh penampilan yang profesional


PARADIGMA PENTINGNYA

SEKRETARIS PROFESIONAL

KompetensiKompetensiKompetensiKompetensi apaapaapaapa sajasajasajasaja yang yang yang yang

harusharusharusharus dikuasaidikuasaidikuasaidikuasai . . .? . . .? . . .? . . .?

* SKILL* SKILL

* KNOWLEDGE* KNOWLEDGE

HARD * KNOWLEDGE* KNOWLEDGE

••SELF CONCEPT SELF CONCEPT (FLEXIBLE,

CONFIDENCE, NEGOSIATE, ASSERTIVENESS)

* TRAITS * TRAITS (JUJUR, TELITI, ANTISIPATIVE,

RESPONSIVE)

••MOTIVE MOTIVE ((((((((ACHIEVEMENT)

COMPETENCY

SOFTSOFTCOMPETENCYCOMPETENCY


SOFT COMPETENCY SOFT COMPETENCY

YG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INI

MenurutMenurut Data Data daridari IAAP (IAAP (The International Association Of The International Association Of

Administrative Professionals Administrative Professionals ))

�� KemampuanKemampuan OrganizationalOrganizational 87%87%

�� KemampuanKemampuan KomunikasiKomunikasi Verbal Verbal 81%81%

�� KemampuanKemampuan Team WorkTeam Work 78%78%

�� KemampuanKemampuan Problem SolvingProblem Solving 60%60%

�� KemampuanKemampuan StrategisStrategis & & DiplomatisDiplomatis 50%50%

�� KemampuanKemampuan KorespondensiKorespondensi BisnisBisnis 48%48%

�� KemampuanKemampuan AnalisisAnalisis 45%45%Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.

5 5 5 5 RULES FORRULES FORRULES FORRULES FOR

EVALUATING PEOPLE CONSIDERED EVALUATING PEOPLE CONSIDERED EVALUATING PEOPLE CONSIDERED EVALUATING PEOPLE CONSIDERED

FOR JOB PROMOTIONFOR JOB PROMOTIONFOR JOB PROMOTIONFOR JOB PROMOTION

� AmbitionAmbitionAmbitionAmbition� Attitudes toward policyAttitudes toward policyAttitudes toward policyAttitudes toward policy� Attitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleagues� Attitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleagues� Leadership SkillLeadership SkillLeadership SkillLeadership Skill� Attitudes toward pressure on Attitudes toward pressure on Attitudes toward pressure on Attitudes toward pressure on

the jobthe jobthe jobthe job


PROFILPROFILSEKRETARIS PROFESIONALSEKRETARIS PROFESIONAL

1. MEMILIKI KOMPETENSI YANG TINGGI2. BERPENAMPILAN MENARIK, MENJIWAI

DAN MENCINTAI PROFESINYA3. MAMPU BERTINDAK PROAKTIF4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN

MELAKSANAKAN TUGAS-2NYA5. TANGGAP TERHDP SITUASI YANG ADA6. KREATIF, INOVATIF, TIDAK PUAS DENGAN

TUGAS PEKERJAAN ASAL SELESAI7. MAMPU MERINGANKAN BEBAN

PIKIRAN DAN MEMAHAMI JALAN PIKIRAN PIMPINAN



FAKTOR-FAKTOR STANDAR KOMPETENSI

1. PENGETAHUAN & KEMAMPUAN UNTUK

MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI

NORMAL DI TEMPAT KERJA

2. KEMAMPUAN MENTRANSFER DAN MENERAPKAN

PENGETAHUAN & KEMAMPUAN PADA SITUASI

LINGKUNGAN YANG BERBEDA


KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK

KOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONAL

� 1. KompetensiKompetensiKompetensiKompetensi SpesialisSpesialisSpesialisSpesialis,,,, kemampuanuntuk;� Ketrampilan & PengetahuanKetrampilan & Pengetahuan� Menggunakan Perkakas dan

Peralatan dengan sempurna� Mengorganisasikan dan Menangani

Masalah




� 2. Kompetensi Individu, kemampuan untuk;� Inisiatif� Dipercaya� Motivasi

Kreatif� Kreatif� 3. Kompetensi Metodik, kemampuan untuk;

� Mengumpulkan & Menganalisa Informasi� Mengevaluasi Informasi� Orientasi Tujuan Kerja� Bekerja secara sistematis




• 4. Kompetensi Sosial, kemampuan untuk;

• Berkomunikasi

• Kerja Kelompok

• Kerjasama


DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI,

MAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMIMAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMIMAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMIMAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMI

1. BAGAIMANA MENGUASAI TUGAS / PEKERJAAN

2. BAGAIMANA MENGORGANISASIKANNYA AGAR PEKERJAAN

TERSEBUT DAPAT DILAKSANAKAN

3. APA YANG HARUS DILAKUKAN, BILAMANA TERJADI SESUATU

YANG BERBEDA DENGAN RENCANA SEMULA

4. BAGAIMANA MENGGUNAKAN KEMAMPUANNYA UNTUK

MEMECAHKAN MASALAH


MEMBANGUN 7 KEBIASAAN EFEKTIFBAGI SEKRETARIS

�� 11. . SELF OBSERVATION & ANALYSISSELF OBSERVATION & ANALYSIS

2. 2. SELF PREPARATIONSELF PREPARATION

3. 3. SELF DETERMINATIONSELF DETERMINATION3. 3. SELF DETERMINATIONSELF DETERMINATION

4. 4. SELF LEARNINGSELF LEARNING

�� 55. . SELF PLANNINGSELF PLANNING6. 6. SELF ACTIONSELF ACTION7. 7. SELF MONITORINGSELF MONITORING


TUNTUTAN DAN PELUANG

SEKRETARIS MASA DEPAN


KARAKTERISTIK

SEKRETARIS MASA DEPAN

1 . LOW PROFILE

2. AMBISIUS / DORONGAN BERPRESTASI

3. BEKERJA DENGAN CERDAS, TIDAK HANYA BEKERJA KERAS SAJA

4. FLEKSIBILITAS / TANGGAP TERHADAP PERUBAHANPERUBAHAN

5. PENCARI INFORMASI

6. PEMBENTUK NET WORKING

7. INTERPERSONAL RELATIONSHIP

8. POLA BERPIKIR TERPADU

9. MARKET YOURSELF

10. PUNYA KEYAKINAN KALAU ORANG LAIN BISA, KENAPA KITA TIDAK BISA?


MEMBENTUK

CITRA PROFESIONAL

�Professional Commitment

�Professional Attitude�Professional Attitude

�Life Style

� Social Attitude

�Moral Attitude


PROFESSIONAL COMMITMENT

�Memegang Komitmen�Bekerja Sesuai

KesepakatanKesepakatan�Bersedia menunjang

kepentingan perusahaan


PROFESSIONAL ATTITUDE

� Mengikuti Sistem Manajemen� Berpikir dan Berbuat untuk

Perusahaan� Tidak Berpikir ‘Personal’� Memahami Prinsip Dasar Etiket � Memahami Prinsip Dasar Etiket

Bekerja


LIFE STYLE

� Cara & Gaya Hidup Anda� Berpengaruh Pada Kinerja Anda� Bisa Membangun, Bisa Merusak

SOCIAL ATTITUDESOCIAL ATTITUDE� Bagaimana Bersosialisasi di Kantor� Membawakan Diri di Pergaulan

Kantor� Memahami Perbedaan Lingkungan


MORAL ATTITUDE

� Pekerja harus Bermoral� Tanpa Moral, Memicu

Kecurangan� Moral adalah Dasar � Moral adalah Dasar

Tanggung Jawab� Moral Membangun

Kepercayaan


5B FOR SECRETARYIN THE FUTURE

�BRAIN

�BEAUTY

�BEHAVIOR

�BELIEF

�BRAVE


Documents

Strategi dan Upaya menjadi Sekretaris yang