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INBOX ZERO Hélio Medeiros http://heliomedeiros.com [email protected]

Stefanini Opentalks - inbox zero

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A inbox zero é uma forma de aplicar o GTD nos emails, horários certos, processamento completo da caixa de mensagens… deletar, delegar, responder, deferir e fazer? Com as caixas de email abarrotadas e uma responsabilidade cada vez maior, esquecer de algo não é uma opção.

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NOSSO OPEN TALK

• Parte 1 - Qual o problema?

• Parte 2 - GTD

• Parte 3 - Inbox Zero

• Parte 4 - Conclusão

• Parte 5 - Perguntas

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1 QUAL O PROBLEMA?

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SÃONOSSOS PROCESSO

LINEARES?

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EXECUTAR...

RECEBER TAREFAS...

CONCLUIR??!?!

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O MESMO RESULTADO...SEMPRE

FÁCIL?!?!BONITO?!?!

PREVISÍVEL?!?!

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NA PRÁTICA NÃO TEM FUNCIONADO!

VÁRIOS PRAZOS

NÃO ACABAM

SURGEM A QUALQUER MOMENTO

MUITAS INTERRUPÇÕES

VÁRIOS COMPROMISSOS

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2 GTD

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THINGSGETTING

DONE

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“GTD É UM SISTEMA QUE NOS LEMBRA NA HORA E LUGAR CERTO SOBRE ELOS

ABERTOS”BRUNO PEDROSO

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CONFIANÇA -TUDO É FEITO

• Inbox (Caixa de Entrada)PONTO ÚNICO DE ENTRADAPONTO DE AGUARDEEVITA DESCONCENTRAR

• LembretesMECANISMO DE ORGANIZAÇÃONADA SE PERDE

COLETAR

DECIDIR

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TODOS OS ITENS SÃO REMOVIDOS DO INBOX

DE UMA ÚNICA VEZ!

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GUARDARDECIDIR

DEFERIR!DESCARTAR

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NÃO PARE ATÉ ESVAZIAR A CAIXA

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TUDO É DECIDIDO, NADA É ESQUECIDO!

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TUDO TEM O SEU MOMENTO!

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REFORÇAR HÁBITOS

COLETARPROCESSAR

REVISAR

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3 INBOX ZERO

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David Allen

GTD

Merlin Mann

INBOX ZERO

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NOVAS ENTRADAS DE TAREFAS

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Quantas novas tarefas estão na tua INBOX?

0-2021-100

101-500mais de 500

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transformar EM AÇÕESprocessar ATÉ LIMPAR

sistema com três pastas

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contextos EscrevendoProcessandoAnotando recadosNo telefoneNa reunião

cada coisa a seu tempo!

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mantenhaTEU EMAILFECHADO!!!!

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comoAGIR?Apagar (ou arquivar) Delegar Responder Deferir Fazer

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Apagarposso fazer algo sobre o assunto?

NÃO?apague (ou arquive)não se sinta mal... seja realista

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Utilize a busca!

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Utilize a busca!

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Delegaré mais eficiente que outro o faça?

ENVIEguarde na pasta “Waiting For”

uma cópia

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Waiting for...

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Responderconsegue responder em menos de 2 minutos?

SIM?depois apague ou arquive

então responda

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Deferirnão consegue responder em menos de 2 minutos?

SIM?transfira para “Action Required”

então defiraadicione a lista de TODOs

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Action Required

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NÃO DEIXE A ACTION REQUIRED FORA

controle

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Fazerconsegue solucionar em até 2 minutos?

SIM?então FAÇAremova da sua caixa de entrada

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opções ApagarDelegarResponderDeferirFazer

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ActionRequired Archive

WaitingFor

sistema com três pastas

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Existe algo a ser feito ?não

Eu devo delegar isto?

Waiting For

simnão

sim

Consigo responder em menos de 2 min?

sim

Action Required

não

responder

fazer

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Limpinha....

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1.Crie suas 3 pastas e organize todas as outras pastas dentro delas.

2.Apague todas as demais pastas

3.Defina uma parte de seu tempo apenas para trabalhar o teu email.

migrando

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4 CONCLUSÃO

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NÃO SÃONOSSOS PROCESSO

LINEARES?

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SÃO FLUXOS CONTÍNUOS

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NA PRÁTICA NÃO TEM FUNCIONADO!

VÁRIOS PRAZOS

NÃO ACABAM

SURGEM A QUALQUER MOMENTO

MUITAS INTERRUPÇÕES

VÁRIOS COMPROMISSOS

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EMAILS SÃO FONTES

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PRECISAMOS CUIDAR BEM DELES!

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5 PERGUNTAS