Embed Size (px)
Citation preview
USER MANUAL
STAFFING MANAGEMENT SYSTEM
Panduan Penggunaan Sistem Manajemen Kepegawaian Versi 1.2 (20 September 2012) http://academic.ittelkom.ac.id
2
DAFTAR ISI Daftar Gambar .................................................................................................................................................................................................................................................................................4
Daftar Tabel ......................................................................................................................................................................................................................................................................................5
Navigasi Sistem Kepegawaian ...............................................................................................................................................................................................................................................6
Login ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................9
Beranda ............................................................................................................................................................................................................................................................................................11
Lihat Pegawai................................................................................................................................................................................................................................................................................11
Tambah Pegawai ...................................................................................................................................................................................................................................................................13
Tambah Pegawai dari Calon Pegawai.......................................................................................................................................................................................................................17
Cetak Daftar Pegawai..........................................................................................................................................................................................................................................................17
Edit Pegawai.............................................................................................................................................................................................................................................................................19
Set Status Pegawai................................................................................................................................................................................................................................................................21
Riwayat Pegawai ...................................................................................................................................................................................................................................................................23
Detail Pegawai ...................................................................................................................................................................................................................................................................24
Pelatihan ...............................................................................................................................................................................................................................................................................29
Pendidikan ...........................................................................................................................................................................................................................................................................33
Penghargaan .......................................................................................................................................................................................................................................................................37
Keluarga.................................................................................................................................................................................................................................................................................40
Riwayat Kesehatan .........................................................................................................................................................................................................................................................46
Kenaikan Tingkat .............................................................................................................................................................................................................................................................50
Jabatan Fungsional Akademik .................................................................................................................................................................................................................................54
3
Riwayat Jabatan Struktural .......................................................................................................................................................................................................................................55
Dokumen ...............................................................................................................................................................................................................................................................................56
Riwayat Status Pegawai...............................................................................................................................................................................................................................................60
4
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Tampilan Umum Sistem Kepegawaian....................................................................................................................................................................................................7
Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-Gracias ...........................................................................................................................................................................................................9
Gambar 3 Tampilan Halaman Login I-Gracias dengan Single Account(a) ; dengan Account Lama(b) .................................................................................10
Gambar 4 Tampilan Halaman Beranda ketika Login sebagai Admin SDM ............................................................................................................................................11
Gambar 5 Tampilan Halaman Menu Lihat Pegawai.............................................................................................................................................................................................12
Gambar 6 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai......................................................................................................................................................................................14
Gambar 7 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai dari Calon Pegawai .........................................................................................................................................17
Gambar 8 Tampilan Cetak Daftar Pegawai................................................................................................................................................................................................................18
Gambar 9 Tampilan Halaman Menu Edit Pegawai ...............................................................................................................................................................................................20
Gambar 10 Tampilan Halaman Detail Pegawai ......................................................................................................................................................................................................23
Gambar 11 Tampilan Halaman Detail Pegawai ......................................................................................................................................................................................................25
Gambar 12 Tampilan Halaman Cetak Detail Pegawai ........................................................................................................................................................................................29
Gambar 13 Tampilan Halaman Pelatihan ..................................................................................................................................................................................................................29
Gambar 14 Tampilan Halaman Sub-Menu Pendidikan......................................................................................................................................................................................33
Gambar 15 Tampilan Halaman Sub-Menu Penghargaan..................................................................................................................................................................................37
Gambar 16 Tampilan Halaman Sub-Menu Keluarga ...........................................................................................................................................................................................40
Gambar 17 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Kesehatan ....................................................................................................................................................................46
Gambar 18 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Tingkat Pegawai ......................................................................................................................................................50
Gambar 19 Tampilan Halaman Sub-Menu Jabatan Fungsional Akademik ............................................................................................................................................54
Gambar 20 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Jabatan Struktural ..................................................................................................................................................55
Gambar 21 Tampilan Halaman Sub-Menu Dokumen .........................................................................................................................................................................................56
Gambar 22 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Status Pegawai .........................................................................................................................................................60
5
DAFTAR TABEL Tabel 1 Navigasi Sistem Kepegawaian............................................................................................................................................................................................................................7
Tabel 2 Navigasi pada Halaman Detail Pegawai ....................................................................................................................................................................................................26
6
NAVIGASI SISTEM KEPEGAWAIAN Sistem Manajemen Kepegawaian adalah sebuah sistem yang diperuntukkan untuk bagian Sumber Daya Manusia (SDM). Sistem
ini bertujuan untuk mempermudah bagian SDM mendapatkan informasi terbaru terkait dengan sumber daya manusia yang ada di
Institut Teknologi Telkom, menyediakan mekanisme interaksi baru yang efektif antara bagian SDM dengan para pegawai untuk
melakukan setiap perubahan, dan memberikan informasi yang akurat berkaitan dengan pendataan SDM yang meliputi struktur
kepegawaian, deskripsi kerja (per unit) maupun historikal kepegawaian.
Navigasi Sistem Kepegawaian secara umum adalah sebagai berikut :
1 2
3
4
5 -J
7
Gambar 1 Tampilan Umum Sistem Kepegawaian
Tabel 1 Navigasi Sistem Kepegawaian
Nomor Nama Keterangan 1 Tambah Pegawai Untuk menambah data pegawai (dapat dipilih dari daftar calon pegawai)
2 Show by Institusi Untuk menampilkan daftar pegawai berdasarkan institusi yang dipilih dengan penyaringan data dari
kolom “Status Keaktifan Pegawai”, “Status Pegawai”, dan “Tipe JFA”
(*)
(*) Daftar nama institusi yang muncul akan disesuaikan dengan privileges masing-masing Admin.
Sebagai contoh, Admin SDM dari YPT dapat melihat daftar data seluruh pegawai yang ada di bawah
naungan YPT, sedangkan Admin SDM dari institusi yang ada di bawah YPT hanya dapat melihat daftar
data pegawai yang ada di bawah naungan institusi tersebut.
7 8
6
8
3 Show by Entry Untuk menampilkan jumlah data berdasarkan jumlah entry yang dipilih
4 Cetak Untuk mencetak data yang ditampilkan
5 Search Untuk mencari data yang dibutuhkan
6 Aksi “Edit” ( ) : Untuk mengubah data yang dipilih
“Set” ( / ) : Untuk mengatur aktif tidaknya seorang pegawai
“Employee History” ( ) : Untuk melihat riwayat dari seorang pegawai
7 Keterangan Data “Showing 1 to 20 of 467 entries” berarti menampilkan data ke-1 sampai data ke-20 dari 467 data yang
ada
8 Next/ Previous Page Untuk pindah ke halaman pertama, halaman berikutnya, halaman sebelumnya, atau halaman terakhir
9
LOGIN Pengaksesan Sistem Manajemen Kepegawaian memerlukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user. Pengecekan privilege
user dilakukan di halaman login, seperti gambar di bawah ini. URL dari Sistem Manajemen Kepegawaian yaitu di
http://academic.ittelkom.ac.id (i-Gracias)
Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-Gracias
10
Langkah-langkah untuk melakukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user pada Sistem Manajemen Kepegawaian adalah sebagai
berikut :
1. Buka Sistem Kepegawaian pada URL http://academic.ittelkom.ac.id
2. Masukkan username dan password pada kotak isian masing-masing, sesuai dengan username dan password yang telah terdaftar
sesuai dengan user dalam user group.
3. Klik tombol ‘Login’
Gambar 3 Tampilan Halaman Login I-Gracias dengan Single Account(a) ; dengan Account Lama(b)
Setelah login berhasil, maka akan muncul tampilan beranda dan terdapat menu untuk mengelola data kepegawaian, seperti
gambar berikut ini :
Menu yang disediakan untuk Admin SDM pada aplikasi ini adalah sebagai berikut :
Klik pada bagian
tersebut apabila belum
memiliki single account
3(a)
3(a)
11
BERANDA Beranda adalah menu yang pertama kali terlihat ketika login sebagai Admin SDM berhasil. Pada menu ini akan menampilkan
kalimat yang menyatakan login sebagai Admin SDM.
Gambar 4 Tampilan Halaman Beranda ketika Login sebagai Admin SDM
LIHAT PEGAWAI Lihat Pegawai adalah menu untuk mengelola data pegawai yang ada di Institut Teknologi Telkom. Pada menu ini disediakan
beberapa fitur, diantaranya adalah menambah pegawai, mengubah data-data seorang pegawai, dan melihat riwayat seorang pegawai.
Informasi tabel tampilan menu Lihat Pegawai adalah sebagai berikut :
NIP : Nomor Induk Pegawai yang dipakai untuk membedakan seorang pegawai dengan pegawai lainnya
Nama Lengkap : Nama lengkap seorang pegawai
Unit/ Bagian : Nama unit atau bagian tempat Pegawai bekerja
Tingkat Jabatan : Tingkat jabatan dari seorang Pegawai pada unit atau bagian tempat kerja
Jenis Kelamin : Jenis kelamin pegawai (Pria / Wanita)
JFA : Jabatan Fungsional Akademik pegawai (NJFA sampai Guru Besar)
Jabatan Struktural : Nama Jabatan Struktural seorang pegawai (Rektor, Dekan, Kepala Program Studi, dsb)
Status Pegawai : Status pekerjaan seorang pegawai
Durasi(jam) : Lama bekerja seorang pegawai dihitung dari awal bekerja sampai saat ini
Aksi : Untuk mengubah data pegawai, menonaktifkan pegawai, dan untuk melihat riwayat pegawai
Berikut adalah tampilan untuk menu Lihat Pegawai :
12
Gambar 5 Tampilan Halaman Menu Lihat Pegawai
13
TAMBAH PEGAWAI Tambah Pegawai adalah sebuah fitur dari menu Lihat Pegawai. Fitur ini digunakan untuk menambahkan seorang pegawai ke
dalam daftar pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan pegawai :
1. Klik tombol ‘Tambah Pegawai’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data pribadi pegawai tersebut
14
Gambar 6 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai
Jika, Jenis Profesi = “TPA Tetap”
15
Field yang harus diisi untuk menambahkan data pegawai adalah sebagai berikut :
NIP : Nomor Induk Pegawai yang membedakan seorang pegawai dengan pegawai lainnya
NIDN : Nomor Induk Dosen Nasional
Nama Lengkap : Nama lengkap pegawai
Tanggal Lahir : Tanggal lahir pegawai
Tempat Lahir : Tempat lahir pegawai
Status Perkawinan : Status perkawinan pegawai (Lajang / Menikah)
Golongan Darah : Golongan darah pegawai
Jenis Kelamin : Jenis kelamin pegawai (Pria / Wanita)
Agama : Agama yang dianut pegawai
Alamat : Alamat rumah pegawai
Kode Pos : Kode pos alamat rumah pegawai
Nomor KTP : Nomor Kartu Tanda Penduduk yang dimiliki pegawai
Nama Bank : Nama bank yang digunakan pegawai
Nama Cabang : Nama cabang dari bank yang digunakan pegawai
Nomor Rekening : Nomor rekening bank pegawai
NPWP : Nomor Pokok Wajib Pajak masing-masing pegawai
[] [] [] []
2 digit tera khir
tahun kelahira n
2 digit tera khir tahun
rekrut pegawai
4 digit
Menunjukkan kode dari status pegawai [1]. Dosen Tetap/ Tenaga
Penunjang Akademik Tetap [2]. Calon Pegawai [3]. Part Time/ Full Time [4]. Dosen Kopertis [5]. Tenaga Kerja Waktu
Tertentu (TKWT)
1 digit
Nomor urut pegawai. Dilihat dari nomor urut
pegawai yang terakhir kali ditambahkan
1
16
Nomor Telepon : Nomor telepon lokal pegawai
Nomor HP : Nomor telepon genggam pegawai
Alamat Email : Alamat email pegawai
Pendidikan : Pendidikan terakhir pegawai
Jurusan : Jurusan dari pendidikan terakhir.
Jika tidak ada jurusan dari pendidikan terakhir, dapat diisi dengan ‘Lainnya’
Tanggal Rekruitmen : Tanggal seseorang menjadi pegawai
Kode Dosen : Kode jika seorang pegawai adalah seorang dosen
Unit / Bagian (TPA)
Homebase (Dosen) : Unit / bagian dimana seorang pegawai ditempatkan
Kode Dosen : Kode yang diberikan kepada masing-masing Dosen
Tingkat Jabatan : Tingkat jabatan pegawai
DPLK : Tunjangan hari tua (Ya/ Tidak)
Jabatan Fungsional Akademik : Jabatan yang melekat pada diri pegawai.
Jabatan ini terhitung mulai dari Surat Keputusan untuk jabatan tersebut dikeluarkan.
Jabatan Struktural : Jabatan struktural pegawai.
Pegawai dapat memiliki lebih dari satu jabatan struktural dalam satu waktu yang
bersamaan. Tanggal mulai sebuah jabatan struktural adalah tanggal Surat Keputusan
untuk jabatan tersebut dikeluarkan. Sedangkan tanggal akhir jabatan struktural dapat
dikosongkan jika dalam Surat Keputusan tidak terdapat tanggal akhir jabatan
tersebut. Tanggal akhir sebuah jabatan juga dapat diisi dengan tanggal mulai sebuah
jabatan struktural yang baru.
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data pegawai tersebut ke database.
17
TAMBAH PEGAWAI DARI CALON PEGAWAI Tambah Pegawai dari Calon Pegawai adalah fitur yang diperuntukkan untuk menambah pegawai dari calon pegawai yang telah
diterima (status penerimaannya adalah ‘Diterima’). Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah pegawai dari calon pegawai yang
telah diterima :
1. Klik tombol ‘Tambah Pegawai dari Calon Pegawai”
2. Lalu akan muncul form seperti di bawah ini:
Gambar 7 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai dari Calon Pegawai
3. Klik tombol “Set as Employee” ( ) pada kolom Aksi untuk menambahkan calon pegawai tersebut menjadi pegawai.
CETAK DAFTAR PEGAWAI Cetak Daftar Pegawai adalah fitur untuk mencetak daftar pegawai yang terdapat dalam struktur organisasi dan datanya telah
dimasukkan menjadi pegawai. Untuk mencetak daftar pegawai, klik tombol ‘Cetak’ dan akan terbuka halaman baru yang berisi daft ar
pegawai yang siap untuk dicetak.
18
Gambar 8 Tampilan Cetak Daftar Pegawai
19
EDIT PEGAWAI Edit Pegawai adalah fitur dari menu Lihat Pegawai dimana fitur ini digunakan untuk mengubah data pegawai. Berikut ini adalah
langkah-langkah untuk mengubah data pegawai melalui fitur Edit Pegawai :
1. Klik tombol Edit Pegawai ( )
2. Lalu akan muncul data pegawai yang ingin diubah seperti gambar di bawah ini :
20
Gambar 9 Tampilan Halaman Menu Edit Pegawai
3. Ubah data yang ingin diubah.
4. Klik tombol ‘Ubah’ agar perubahan data tersimpan ke database dan akan muncul pesan notifikasi bahwa data telah tersimpan ke
database.
21
SET STATUS PEGAWAI Set Status Pegawai adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Lihat Pegawai. Aksi ini dilakukan untuk
menonaktifkan seorang pegawai yang terdapat dalam struktur, tetapi datanya tetap terdapat dalam database. Untuk mengubah status
aktif seorang pegawai, berikut adalah langkah-langkahnya :
1. Klik tombol ( ) untuk menonaktifkan pegawai.
2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog isian “Non-aktifkan Pegawai” seperti di bawah :
(*)
(*) Tampilan kotak dialog “Non-aktifkan Pegawai” untuk pegawai dengan Kode Status Pegawai pada NIP adalah “-1”, “-2”, dan “-4”
22
(**)
Tampilan kotak dialog “Non-aktifkan Pegawai” untuk pegawai dengan Kode Status Pegawai pada NIP adalah “-3” dan “-5” (**)
3. Klik tombol ‘Nonaktifkan’ untuk melakukan non-aktifasi pada pegawai tersebut.
4. Setelah itu, akan muncul kotak dialog konfirmasi seperti di bawah :
5. Klik ‘OK’ untuk mengubah status aktif pegawai atau klik ‘Cancel’ untuk membatalkan.
23
RIWAYAT PEGAWAI Riwayat Pegawai adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Lihat Pegawai. Aksi ini dilakukan untuk melihat riwayat
dari pekerjaan pegawai yang datanya tetap terdapat dalam database. Riwayat pegawai terdiri dari Detail Pegawai, Pelatihan,
Pendidikan, Penghargaan, Keluarga, Riwayat Kesehatan, Pengajuan Cuti, Kenaikan Tingkat, Jabatan Fungsional Akademik, Riwayat
Jabatan Struktural, Dokumen, Riwayat SPMPD Pegawai, dan Riwayat Status Pegawai. Untuk melihat riwayat seorang pegawai, berikut
langkah-langkahnya:
1. Klik tombol ( ) pada kolom Aksi untuk melihat riwayat pegawai.
2. Setelah itu, akan muncul daftar sub-menu dari Riwayat Pegawai dengan Detail Pegawai sebagai default sub-menu yang
ditampilkan pertama kali seperti gambar di bawah ini:
Gambar 10 Tampilan Halaman Detail Pegawai
24
DETAIL PEGAWAI Detail Pegawai adalah salah satu sub-menu yang terdapat dalam menu Riwayat Pegawai. Detail Pegawai memberikan informasi
mengenai data pribadi, data bank dan data pekerjaan dari seorang pegawai. Informasi mengenai data pegawai tersebut akan
ditampilkan seperti gambar berikut:
1
25
Gambar 11 Tampilan Halaman Detail Pegawai
3
2
26
Tabel 2 Navigasi pada Halaman Detail Pegawai
Nomor Nama Keterangan 1 Cetak Untuk mencetak data detail pegawai yang ditampilkan
2 Bank Seorang pegawai dapat memberikan data Bank, maksimal 2 Bank yang berbeda, dimana dapat diatur
Bank mana yang menjadi primary
3 Ubah Klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan data detail pegawai apabila dilakukan perubahan terhadap data
tersebut
Berikut merupakan tampilan yang diberikan aplikasi apabila tombol ‘Cetak’ pada sub-menu Detail Pegawai ditekan.
27
28
29
Gambar 12 Tampilan Halaman Cetak Detail Pegawai
PELATIHAN Pelatihan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Pelatihan menampilkan informasi mengenai
data jenis-jenis pelatihan yang telah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub -menu Pelatihan.
Gambar 13 Tampilan Halaman Pelatihan
30
TAMBAH PELATIHAN Tambah Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data jenis pelatihan yang
pernah diikuti oleh seorang pegawai ke dalam daftar pelatihan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
menambahkan data pelatihan dari seorang pegawai :
1. Klik tombol ‘Tambah Pelatihan’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data pelatihan yang diikuti oleh pegawai tersebut
Field yang harus diisi untuk menambahkan data pelatihan yang pernah diikuti pegawai adalah sebagai berikut :
Nama Pelatihan : Nama dari pelatihan yang diikuti pegawai
Tipe Pelatihan : Tipe dari pelatihan yang diikuti pegawai. Tipe pelatihan tersebut ditampilkan seperti gambar
berikut:
31
(*) (*) Pilih tipe pelatihan sesuai dengan tipe pelatihan yang ada.
Deskripsi : Penjelasan dari pelatihan yang diikuti pegawai.
Mulai Pelatihan : Tanggal pelatihan dimulai.
Selesai Pelatihan : Tempat pelatihan selesai.
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data pe latihan tersebut ke database.
EDIT PELATI HAN
Edit Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data pelatihan yang pernah diikuti
oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data pelatihan dari seorang pegawai :
1. Klik aksi Edit Pelatihan ( )
2. Setelah itu akan muncul form Edit Pelatihan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan perubahan tersebut ke database.
32
HAPUS PELATIHAN Hapus Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk menghapus pelatihan yang pernah diikuti
oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data pelatihan seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Hapus Pelatihan’ ( )
2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data pelatihan
3. Pilih ‘OK’ untuk menghapus data atau ‘Cancel’ untuk membatalkan proses penghapusan data
33
PENDIDIKAN Pendidikan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Pendidikan menampilkan informasi
mengenai data riwayat pendidikan yang telah diselesaikan oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub -menu
Pendidikan.
Gambar 14 Tampilan Halaman Sub-Menu Pendidikan
TAMBAH PENDIDIKAN Tambah Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan riwayat pendidikan
yang telah dan/ atau sedang diselesaikan oleh seorang pegawai ke dalam daftar riwayat pendidikan pegawai. Berikut adalah langkah-
langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan riwayat pendidikan pegawai :
1. Klik tombol ‘Tambah’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data riwayat pendidikan pegawai tersebut.
34
Field yang harus diisi untuk menambahkan data riwayat pendidikan pegawai adalah sebagai berikut :
Nama Institusi : Nama institusi tempat pegawai menyelesaikan pendidikannya
Jenis Institusi : Jenis institusi tempat pegawai menyelesaikan pendidikannya
Tingkat : Tingkat pendidikan yang diselesaikan atau gelar yang diterima oleh pegawai (SD sampai S3)
Program Studi : Program Studi yang dipilih oleh pegawai ketika menyelesaikan pendidikannya
IPK : Indeks Prestasi Kumulatif yang diperoleh pegawai
Tanggal Masuk : Tanggal masuk seorang pegawai di tempat menyelesaikan pendidikannya
Tanggal Lulus : Tanggal lulus seorang pegawai dari tempat menyelesaikan pendidikannya
Ijazah : Dokumen Ijazah yang dimiliki oleh seorang pegawai sebagai tanda kelulusan dari pendidikan yang
telah diselesaikannya
35
Aktif : Status keaktifan seorang pegawai pada pendidikan yang ditempuhnya
- ‘Ya’ : Seorang pegawai masih menempuh atau belum menyelesaikan pendidikan tersebut.
- ‘Tidak’ : Seorang pegawai telah lulus atau sudah menyelesaikan pendidikan tersebut.
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data riwayat pendidikan tersebut ke
database.
EDIT PENDIDIKAN Edit Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data pendidikan yang pernah
diikuti oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data pendidikan dari seorang
pegawai :
1. Klik aksi Edit Pelatihan ( )
2. Setelah itu akan muncul form Edit Pendidikan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase
36
HAPUS PENDIDIKAN Hapus Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk menghapus riwayat pendidikan yang
pernah dilakukan oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data pendidikan
seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Hapus Pendidikan’ ( )
2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data pendidikan
3. Pilih ‘OK’ untuk menghapus data atau ‘Cancel’ untuk membatalkan proses penghapusan data
37
PENGHARGAAN Penghargaan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Penghargaan menampilkan informasi
mengenai data penghargaan yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub -menu
Penghargaan.
Gambar 15 Tampilan Halaman Sub-Menu Penghargaan
TAMBAH PENGHARGAAN Tambah Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data penghargaan
yang telah diterima oleh seorang pegawai ke dalam daftar penghargaan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan
untuk menambahkan daftar penghargaan pegawai :
1. Klik tombol ‘Tambah Penghargaan’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data penghargaan yang diterima oleh pegawai tersebut
38
Field yang harus diisi untuk menambahkan data penghargaan pegawai adalah sebagai berikut :
Jenis Penghargaan : Jenis dari penghargaan yang diterima oleh pegawai
Deskripsi Penghargaan : Deskripsi dari jenis penghargaan yang diterima oleh pegawai
Tanggal Penghargaan : Tanggal diberikannya penghargaan tersebut kepada pegawai
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data penghargaan tersebut ke
database.
EDIT PENGHARGAAN Edit Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data penghargaan yang
pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data penghargaan
seorang pegawai :
1. Klik aksi Edit Penghargaan ( )
2. Setelah itu akan muncul form Edit Penghargaan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah
39
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase
HAPUS PENGHARGAAN
Hapus Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk menghapus riwayat penghargaan
yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data penghargaan
seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Hapus Penghargaan’ ( )
2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data penghargaan
3. Pilih ‘OK’ untuk menghapus data atau ‘Cancel’ untuk membatalkan proses penghapusan data
40
KELUARGA Keluarga adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Keluarga menampilkan informasi mengenai
data daftar keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai. Data keluarga tersebut terdiri dari data istri atau suami, anak, aya h kandung,
ibu kandung, ayah mertua dan ibu mertua. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Keluarga.
Gambar 16 Tampilan Halaman Sub-Menu Keluarga
TAMBAH KELUARGA Tambah Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk menambahkan daftar anggota keluarga
yang dimiliki oleh seorang pegawai ke dalam daftar keluarga pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
menambahkan daftar keluarga pegawai :
1. Klik tombol ‘Tambah Keluarga’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data anggota keluarga dari pegawai tersebut
41
Field yang harus diisi untuk menambahkan data anggota keluarga pegawai adalah sebagai berikut :
STATUS HUBUNGAN
Status Hubungan : Status hubungan keluarga antara seorang pegawai dengan anggota keluarga yang akan
ditambahkan datanya. Status hubungan tersebut diantaranya dijelaskan pada gambar berikut.
42
- Istri/ Suami**
Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga
dengan status hubungan “Istri” atau “Suami”
- Anak*
Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga
dengan status hubungan “Anak”
- Ayah, Ibu, Ibu Mertua, dan Ayah Mertua
Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga
dengan status hubungan “Ayah”, “Ibu”, “Ayah Mertua”, atau “Ibu Mertua”
43
Tanggal Menikah* : Tanggal menikah dari seorang pegawai dengan istri atau suaminya
Jenis Kelamin** : Jenis kelamin dari anak (Pria/ Wanita)
Keterangan : Menunjukkan bahwa anggota keluarga tersebut “Masih Hidup” atau “Meninggal”
IDENTITAS
Nama Lengkap : Nama lengkap dari anggota keluarga pegawai
Tempat Lahir : Tempat lahir dari anggota keluarga pegawai
Tanggal Lahir : Tanggal lahir dari anggota keluarga pegawai
Alamat : Alamat dari anggota keluarga pegawai
Pekerjaan : Pekerjaan dari anggota keluarga pegawai
Alamat Tempat Kerja : Alamat dari tempat kerja anggota keluarga pegawai
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data anggota keluarga pegawai
tersebut ke database.
EDIT KELUARGA Edit Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk mengubah daftar anggota keluarga yang
dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data anggota keluarga dari
seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Edit Keluarga’ ( )
2. Setelah itu akan muncul form Edit Keluarga, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah.
44
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase. Jika data
berhasil diubah, akan muncul kotak dialog pesan berikut.
45
HAPUS KELUARGA Hapus Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar anggota keluarga yang
dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus daftar anggota keluarga seorang
pegawai :
1. Klik aksi ‘Hapus Keluarga’ ( )
2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data anggota keluarga.
3. Pilih ‘OK’ untuk menghapus data atau ‘Cancel’ untuk membatalkan proses penghapusan data .
46
RIWAYAT KESEHATAN Riwayat Kesehatan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Riwayat Kesehatan menampilkan
informasi mengenai data riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampil an
halaman sub-menu Riwayat Kesehatan.
Gambar 17 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Kesehatan
TAMBAH RIWAYAT KESEHATAN Tambah Riwayat Kesehatan adalah sebuah fitur dari menu Riwayat Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data
riwayat jenis penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai ke dalam daftar riwayat kesehatan pegawai. Berikut
adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan daftar riwayar kesehatan pegawai :
1. Klik tombol ‘Tambah’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data riwayat kesehatan pribadi pegawai tersebut
47
Field yang harus diisi untuk menambahkan data riwayat kesehatan pegawai adalah sebagai berikut :
Sakit : Nama jenis penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh pegawai
Deskripsi : Deskripsi dari penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh pegawai
Tanggal Mulai : Tanggal pegawai mulai menderita penyakit tersebut
Biaya : Biaya pengobatan yang dikeluarkan pegawai
Image : Gambar yang berkaitan dengan data riwayat kesehatan pegawai dari penyakit tersebut
Aktif : Menunjukkan penyakit tersebut masih diderita(‘Ya’) atau sudah tidak diderita (‘Tidak’) oleh
pegawai
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data riwayat kesehatan pegawai
tersebut ke database.
EDIT RIWAYAT KESEHATAN Edit Kesehatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk mengubah riwayat penyakit yang pernah
dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data riwayat
kesehatan dari seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Edit Riwayat Kesehatan’ ( )
2. Setelah itu akan muncul form Edit Kesehatan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah
48
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase.
4. Jika data berhasil diubah, akan muncul kotak dialog berikut.
49
HAPUS RIWAYAT KESEHATAN Hapus Riwayat Kesehatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Riwayat Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar
riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan
untuk menghapus daftar riwayat kesehatan seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Hapus Riwayat Kesehatan’ ( )
2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data riwayat kesehatan.
3. Pilih ‘OK’ untuk menghapus data atau ‘Cancel’ untuk membatalkan proses penghapusan data .
4. Jika data berhasil dihapus, akan muncum kotak dialog pesan berikut.
50
KENAIKAN TINGKAT Kenaikan Tingkat adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Kenaikan Tingkat menampilkan
informasi mengenai tingkat jabatan dari seorang pegawai TPA. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Kenaikan Tingkat.
Gambar 18 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Tingkat Pegawai
51
TAMBAH TINGKAT JABATAN Tambah Level Posisi adalah sebuah fitur dari menu Kenaikan Tingkat. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data tingkat posisi
seorang pegawai dalam instansi ke dalam daftar tingkat posisi pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
menambahkan tingkat posisi pegawai :
1. Klik tombol ‘Tambah Tingkat Jabatan’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data tingkat jabatan pegawai tersebut
Field yang harus diisi untuk menambahkan data tingkat jabatan pegawai adalah sebagai berikut :
Tingkat Jabatan : Tingkat jabatan baru yang dimiliki oleh pegawai tersebut (1 sampai 8)
Tanggal SK : Tanggal Surat Keputusan pengangkatan jabatan tersebut disahkan
No. SK : Nomor dari Surat Keputusan pengangkatan jabatan tersebut
Tanggal Mulai : Tanggal jabatan tersebut mulai berlaku bagi seorang pegawai
Tanggal Akhir : Tanggal jabatan tersebut berakhir bagi seorang pegawai
52
Upload SK : Mengunggah berkas Surat Keputusan pengangkatan jabatan (dalam format .JPG)
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data tingkat posisi dari pegawai
tersebut ke database.
HAPUS TINGKAT JABATAN
Hapus Riwayat Tingkat Jabatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Kenaikan Tingkat. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar
riwayat tingkat jabatan yang pernah dimiliki oleh seorang pegawai untuk diganti dengan tingkat jabatan yang baru. Berikut adalah
langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus tingkat jabatan yang lama untuk dimasukkan ke dalam daftar riwayat tingkat
jabatan seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Hapus Riwayat Tingkat Jabatan’ ( )
2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data riwayat tingkat jabatan
53
Field yang harus diisi untuk menghapus tingkat jabatan, antara lain :
Tanggal SK : Tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan pemberhentian seorang pegawai dari tingkat
jabatannya yang lama.
No. SK : Nomor dari Surat Keputusan pemberhentian seorang pegawai dari tingkat jabatannya yang lama.
Tanggal Akhir : Tanggal berakhirnya tingkat jabatan lama yang dimiliki oleh seorang pegawai .
Upload SK : Mengunngah berkas Surat Keputusan pemberhentian jabatan (dalam format JPEG)
3. Pilih tombol ‘Hapus’ untuk menghapus tingkat jabatan pegawai tersebut.
4. Selanjutnya, akan muncul kotak notifikasi yang memberikan informasi bahwa tingkat jabatan tersebut telah dihapus dan
disimpan ke database riwayat tingkat jabatan.
54
JABATAN FUNGSIONAL AKADEMIK Jabatan Fungsional Akademik adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Jabatan Fungsional
Akademik menampilkan informasi mengenai data jabatan fungsional akademik yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut merupaka n
tampilan halaman sub-menu Jabatan Fungsional Akademik.
Gambar 19 Tampilan Halaman Sub-Menu Jabatan Fungsional Akademik
55
RIWAYAT JABATAN STRUKTURAL Riwayat Jabatan Struktural adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Riwayat Jabatan Struktural
menampilkan informasi mengenai data riwayat jabatan berjenis struktural yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut merupakan
tampilan halaman sub-menu Riwayat Jabatan Struktural.
Gambar 20 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Jabatan Struktural
56
DOKUMEN Dokumen adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Dokumen menampilkan informasi mengenai
data dokumen yang dimiliki oleh seorang pegawai. Dokumen tersebut berupa dokumen-dokumen yang menyangkut jabatan atau
pekerjaan dan data pribadi pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Dokumen.
Gambar 21 Tampilan Halaman Sub-Menu Dokumen
TAMBAH DOKUMEN
Tambah Dokumen adalah sebuah fitur dari submenu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk menambahkan dokumen yang
berhubungan dengan status kepegawaian seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan
dokumen :
1. Klik tombol ‘Tambah Dokumen’
2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data dokumen yang ingin ditambahkan
57
Field yang harus diisi untuk menambahkan data pegawai adalah sebagai berikut :
Nomor Dokumen : Nomor dokumen
Deskripsi : Deskripsi dokumen yang akan dimasukkan
Tipe : Tipe dokumen
Tanggal Dokumen : Tanggal dokumen
Gambar : Gambar/ printscreen sebuah dokumen
3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol ‘Tambah’ untuk menyimpan data dokumen tersebut ke database.
58
EDIT DOKUMEN Edit Dokumen adalah sebuah fitur dari sub-menu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk mengubah daftar dokumen yang menyangkut
data pekerjaan dan/ atau pribadi seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data
dokumen dari seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Edit Dokumen ( )
2. Setelah itu akan muncul form Edit Dokumen, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol ‘Ubah’ untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase.
4. Selanjutnya akan muncul pesan informasi apabila data berhasil diubah.
59
HAPUS DOKUMEN Hapus Dokumen adalah sebuah fitur dari sub-menu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar dokumen yang
menyangkut data pekerjaan dan/ atau pribadi seorang pegawai.. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk
menghapus daftar dokumen seorang pegawai :
1. Klik aksi ‘Hapus Dokumen’ ( )
2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data dokumen pegawai
3. Pilih ‘OK’ untuk menghapus data atau ‘Cancel’ untuk membatalkan proses penghapusan data
60
RIWAYAT STATUS PEGAWAI Riwayat Status Pegawai adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Riwayat Status Pegawai
menampilkan informasi mengenai data riwayat status pegawai dalam pekerjaan dari seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan
halaman sub-menu Riwayat Status Pegawai.
Gambar 22 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Status Pegawai
