SOP Pelaksanaan kegiatan upacara...Jadwal Piket dan Sk Tupoksi SATPAM Sesuai Jadwal Pelaksanaan 4. Menerima Laporan Harian dari Personil SATPAM yang piket (Lisan Ataupun Tulisan) Buku

SOP Pelaksanaan kegiatan upacara

PetugasPenanggungjawab

ursn. Rumah tangga

Ka. Subag

TU.

Ka.Sie/Kelti/

Instl.Kelengkapan Waktu Output

1.

Membuat surat pemberitahuan tanggal

pelaksanaan upacara dan nama petugas

upacara

2.

Menyiapkan sarana dan prasarana dan

mengantar surat pemberitahuan tentang

waktu pelaksanaan upacara

Buku catatan surat

pemberitahuan

tentang waktu

pelaksanaan

upacara

1 hari Catatan

3.

Menerima surat pemberitahuan tentang

waktu pelaksanaan upacara dan

memberitahukan kepada staf-stafnya

Mempersiapkan 2 jam Pelaksanaan

No. Uraian Kegiatan Keterangan

Mutu BakuPelaksana

Mulai

PERAWATAN GEDUNG DAN KANTOR

PemohonBendahara

Pengeluaran

Penanggungjawa

b Kegiatan

Pemeliharaan

Penanggungjawa

b Kegiatan

Ka. Sub Tata

UsahaKa. Balai Kelengkapan Waktu Output

1Membuat Permohonan Perbaikan/

Perawatan kepada Ka. Balai

Surat Permohonan Perbaikan/

Perawatan 2 Jam

Surat

Permohonan +

disposisi

2Menerima Surat Permohonan Perbaikan/

Perawatan + Disposisi Ka. Balai Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Memerintahkan

3

Memerintahkan Penanggungjawab keg.

untuk menindaklanjuti Permohonan tersebut

kepada Penanggungjawab Kegiatan

Pemeliharaan kantor

Surat Permohonan + disposisi 2 JamMenerima

Perintah

4

Memerintahkan Penanggungjawab Kegiatan

Pemeliharaan kantor untuk menindaklanjuti

Permohonan tersebut

Surat Permohonan + disposisi 2 JamMenindaklanjut

i

5

Membuat surat penunjukan perusahaan

yang dipercaya untuk melaksanakan

perbaikan

Membuat surat penunjukan

perusahaan yang dipercaya

untuk melaksanakan perbaikan

2 JamMenindaklanjut

i

6Mengawasi perusahaan yang ditunjuk

dalam pelaksanaan perbaikan

Surat penunjukan perusahaan

yang dipercaya untuk

melaksanakan perbaikan

5 Hari

Mengawasi

perusahaan

yang ditunjuk

dalam

pelaksanaan

perbaikan

7

Menerima laporan dari perusahaan dan

memeriksa hasil pekerjaan perbaikan

sesuai ajuan perbaikan

Catatan jenis yang diperbaiki 1 Hari

Memeriksa hasil

pekerjaan

perbaikan sesuai

ajuan perbaikan

8Mengajukan tagihan Pembayaran kepada

Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan 2 Jam

Mengajukan

tagihan

Pembayaran

9

Bendahara pengeluaran membayar sesuai

tagihan, bila berkas tagihan tidak lengkap/

salah maka dikembalikan untuk lengkapi

berkas tagihan lengkap 1 Haritanda terima

pembayaran

10

Menerima pembayaran dan melunasi

tagihan kepada perusahaan yang

melaksanakan pekerjaan perbaikan

berkas tagihan dari perusahaan 1 HariBukti pelunasan

tagihan

No. Uraian Kegiatan Ket.

Mutu BakuPelaksana

Mulai

tidaklengkap

lengkap

PERWATAN KENDARAAN DINAS

Pengemudi

yang ditunjuk

Bendahara

Pengeluaran

Penanggungjawab

Kegiatan

Pemeliharaan

Penanggungjaw

ab Kegiatan

Ka. Sub Tata


Membuat Permohonan Perbaikan/



Perawatan kepada Ka. Balai2 Jam

1.

Menerima Permohonan Perbaikan/

Perawatan dan mendisposisikan surat

Permohonan tersebut kepada Ka. Tata

Usaha.

Surat Permohonan 2 JamSurat Permohonan +

disposisi

2.


untuk menindaklanjuti Permohonan

tersebut kepada Penanggungjawab

Kegiatan Pemeliharaan Kendaraan

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Menerima Perintah

Memerintahkan Penanggungjawab

Kegiatan Pemeliharaan Kendaraan untuk

menindaklanjuti Permohonan tersebut

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Menindaklanjuti

3.



perbaikan


perusahaan yang dipercaya untuk


2 Jam Menindaklanjuti

Membawa kendaraan yang akan diperbaiki

ke perusahaan ditunjuk serta

mendampingi pelaksanaan perbaikan


perusahaan yang dipercaya untuk


4 Hari

Membawa

kendaraan yang

akan diperbaiki ke

perusahaan yang

ditunjuk





Memeriksa hasil

pekerjaan perbaikan

sesuai ajuan

perbaikan

Mengajukan tagihan Pembayaran kepada


Mengajukan tagihan

Pembayaran


tagihan, bila berkas tagihan tidak

lengakap/ salah maka dikembalikan untuk

lengkapi


pembayaran




berkas tagihan dari perusahaan 1 HariBukti pelunasan

tagihan

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Mulai

tidaklengkap

lengkap

Keterang

an

PERAWATAN PERALATAN KANTOR

PemohonBendahara

Pengeluaran

Penanggungjawa

b Kegiatan

Pemeliharaan

Penanggungjaw

ab Kegiatan

Ka. Sub Tata





Perawatan 2 Jam

Surat

Permohonan +

disposisi

2Menerima Surat Permohonan Perbaikan/

Perawatan + Disposisi Ka. Balai Surat Permohonan + disposisi 2 Jam

Memerintahka

n

3




Kegiatan Pemeliharaan Peralatan kantor


Perintah

4


Kegiatan Pemeliharaan Peralatan kantor


tersebut

Surat Permohonan + disposisi 2 JamMenindaklanjut

i

5



perbaikan



untuk melaksanakan perbaikan

2 JamMenindaklanjut

i



surat penunjukan perusahaan



5 Hari

Mengawasi

perusahaan

yang ditunjuk

dalam

pelaksanaan

perbaikan

7





Memeriksa

hasil

pekerjaan

perbaikan

sesuai ajuan



Mengajukan

tagihan

Pembayaran

9


tagihan, bila berkas tagihan tidak lengakap/



pembayaran

10




berkas tagihan dari perusahaan 1 Hari

Bukti

pelunasan

tagihan

No. Uraian KegiatanKeterang

an

Mutu BakuPelaksana

Mulai

tidaklengkap

lengkap

PERAWATAN RUANGAN KANTOR

PemohonBendahara

Pengeluaran

Penanggungjawab

Kegiatan

Pemeliharaan

Penanggungjaw

ab Kegiatan

Ka. Sub Tata




Surat Permohonan

Perbaikan/ Perawatan 2 Jam

Surat

Permohonan +

disposisi

2

Menerima Surat Permohonan

Perbaikan/ Perawatan + Disposisi Ka.

Balai

Surat Permohonan + disposisi 2 Jam Memerintahkan

3




Kegiatan Pemeliharaan Ruangan kantor


Perintah

4


Kegiatan Pemeliharaan Ruangan kantor


tersebut


Perintah

5



perbaikan



untuk melaksanakan

perbaikan




surat penunjukan perusahaan



10 Hari

Mengawasi

perusahaan yang

ditunjuk dalam

pelaksanaan

perbaikan

7





Memeriksa hasil

pekerjaan

perbaikan sesuai

ajuan perbaikan

8Mengajukan tagihan Pembayaran

kepada Penanggungjawab Kegiatan berkas tagihan perusahaan 2 Jam

Mengajukan

tagihan

Pembayaran

9

Bendahara pengeluaran membayar

sesuai tagihan, bila berkas tagihan tidak

lengakap/ salah maka dikembalikan

untuk lengkapi


pembayaran

10




berkas tagihan dari

perusahaan1 Hari

Bukti pelunasan

tagihan

No. Uraian Kegiatan

Mutu BakuPelaksana

Mulai

tidaklengkap

lengkap

Ket.

Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan kantor

Staf pelaksana

yang ditunjuk

Bendahara

Pengeluaran

Penanggungjawab

Kegiatan

Pemeliharaan

Penanggungjaw

ab Kegiatan

Ka. Sub Tata


1

Membuat Surat Perintah

Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan

Kantor

SK Permentan tentang

Organisasi dan Tata Kerja

Balai Penelitian Tanah

2 Jam

Surat Perintah

Perawatan/Pemeliha

raan Kebersihan

Kantor

2




Kegiatan Perawatan/Pemeliharaan

Kebersihan Kantor

Surat Permohonan +

disposisi2 Jam Menerima Perintah

3


Kegiatan Perawatan/Pemeliharaan

Kebersihan Kantor untuk menindaklanjuti

Permohonan tersebut

Surat Permohonan +

disposisi2 Jam Menindaklanjuti

4



Perawatan/Pemeliharaan Kebersihan



untuk melaksanakan

Pemeliharaan Kebersihan


6

Mengawasi perusahaan yang ditunjuk

dalam pelaksanaan Perawatan/


surat penunjukan


untuk melaksanakan


Setiap hari

Mengawasi

perusahaan yang

ditunjuk dalam

pelaksanaan

Pemeliharaan

Kebersihan

7


memeriksa hasil pekerjaan Pemeliharaan

Kebersihan sesuai ajuan Pemeliharaan

Kebersihan

Catatan Setiap hari

Memeriksa hasil

pekerjaan

Pemeliharaan

Kebersihan sesuai

ajuan Pemeliharaan



Mengajukan tagihan

Pembayaran

9


tagihan, bila berkas tagihan tidak lengkap/



pembayaran

10



melaksanakan pekerjaan Pemeliharaan

Kebersihan

berkas tagihan dari

perusahaan1 Hari

Bukti pelunasan

tagihan

No. Uraian Kegiatan

Mutu BakuPelaksana

Mulai

tidaklengkap

lengkap

Keterangan

Pelaksanaan Pengamanan Kantor

Penanggung

jawab Urusan

Rumah Tangga

Koordinator

pelaksanaan

tugas

keamanan

Personil

SatpamKelengkapan Waktu Output

1.

Membuat Surat Penunjukan satu orang personil

Satpam untuk menjadi Koordinator pelaksanaan tugas

keamanan

SK Ka. Balai 1 Hari Surat Penunjukan

2.

Mengatur Jadwal Piket sesuai dengan Jumlah Personil

SATPAM dan mengsosialisasikan Tugas-tugas

SATPAM sesuai dengan SK Kepala Balai.

Surat Penunjukan 2 Hari

Jadwal Piket dan

Sk Tupoksi

SATPAM

3.Melaksanakan Tugas-tugas yang dibebankan sesuai

dengan SK Kepala Balai.

Jadwal Piket dan

Sk Tupoksi

SATPAM

Sesuai Jadwal Pelaksanaan

4.Menerima Laporan Harian dari Personil SATPAM yang

piket (Lisan Ataupun Tulisan)Buku Catatan Sesuai Jadwal Pelaksanaan

No. Uraian Kegiatan Keterangan

Pelaksana Mutu Baku

Mulai

Peminjaman Sarana

Pemohon

Kepala Pengelola

Sarana

Kelengkapan Waktu Output

1.

Mengajukan permohonan/peminjaman dengan

menuliskan jenis sarana, tanggal saat dipakai s/d

selesai, tempat penggunaannya yang diketahui

atasan langsung.

2.

Mencatat dan menjawab permohonan pemohon

(pemberitahuan dapat melalui lisan), selanjutnya

menyerahkan sarana yang dipinjam kepada

Pemohon.

Buku catatan

Pemijam/

pengguna sarana

1 haridata peminjam

sarana

3.Menerima sarana yang dipinjam dan menandatangani

blanko peminjaman sebagai bukti.

Blanko

peminjaman

sebagai bukti.

1 jam

catatan dan

blanko

peminjaman

sebagai bukti.

4.

Mengembalikan sarana kepada Kepala Pengelola

Sarana serta melaporkan kondisi sarana yang selesai

digunakan.

1 jamSarana telah

dikembalikan

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana

Keterangan

Mutu Baku

Mulai

Pengurus perubahan status pegawai meliputi perkawinan, perceraian, kelahiran dan kematian

Pemohonan Subbag TU Kepegawaian Pembuat Daftar Gaji Kelengkapan Waktu Output Keterangan

1 Pegawai melaporkan perubahan status meliputi

perkawinan / perceraian / kelahiran / kematian

Copy surat nikah / surat

cerai / akte kelahiran

anak (yang telah

dilegalisir /

ditandatangani pejabat

terkait )

1 Hari Permohonan

(lisan / tulisan)

2 Menindaklanjuti permohonan Copy surat nikah / surat


anak (yang telah

dilegalisir /


terkait )

1 Hari Print out KP 4

3 Memproses perubahan status pegawai meliputi

perkawinan, perceraian, kelahiran dan kematian



anak (yang telah

dilegalisir /


terkait )

1 -3 Hari Perubahan data

SIMPEG

4 Memproses perubahan status pegawai meliputi

perkawinan, perceraian, kelahiran



anak (yang telah

dilegalisir /


terkait )

1 Hari Perubahan data

penerima

tunjangan

pegawai

5 Proses pensiun pegawai karena meninggal dunia surat kematian yang

telah ditandatangani

oleh pejabat terkait /

visum

3 Minggu SK pensiun

pegawai

No. Uraian Kegiatan Pelaksana Mutu Baku

Penanganan dan penyelesaian kasus kepegawaian (disiplin pegawai)

Pelanggar

disiplin Ka. Unit Kerja

Ka. Sub Bag.

TU/kepegawaian Ka. Balai Kelengkapan Waktu Output

Melaporkan nama pegawai yang melakukan

pelanggaran disiplin

Evaluasi laporan kinerja pegawai 2 jam Menyampaikan laporan Nama

pegawai yang melakuakn


1 Mengevaluasi laporan kinerja pegawai dari Ka.

Unit Kerja

Laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit

Kerja

2 jam Nama pegawai yang melakukan

pelanggarn disiplin

2 Menerima laporan pegawai yang melakukan


Laporan pegawai yang melakukan


1 hari Nota agar menindaklanjuti

pegawai yang melakukan


3 Membuat surat teguran /panggilan kepada

pegawai yang melanggar disiplin

Nota agar menindaklanjuti pegawai

yang melakukan pelanggaran disiplin

2 hari Surat teguran /panggilan kepada


untuk ditandatangani

4 Menandatangani surat teguran /panggilan kepada


Surat teguran /panggilan kepada



2 hari Surat teguran /panggilan kepada



5 Menyampaikan surat teguran /panggilan kepada

pegawai yang melanggar disiplin yang telah

ditandatangani



untuk ditandatangani, laporan kinerja

pegawai dari Ka. Unit Kerja

2 jam Surat teguran /panggilan kepada


untuk ditandatangani telah

diterima

6 Menerima surat panggilan /teguran Surat teguran /panggilan kepada


2 jam Menghadap Ka. Balai

7 Memberi opsi kepada pelanggar disiplin

Beraktifitas kembali

Tidak lanjut

Laporan kinerja pegawai dari Ka. Unit

Kerja

2 jam Jika pelanggar disiplin

menyanggupi untuk beraktifitas

kembali sebagaimana mestinya

maka selesai. Jika tidak, maka

proses dilanjutkan ke Badan 8 Menyanggupi untuk beraktifitas kembali

sebagaimana mestinya

Kesepakatan Pelaksanaan

9 Membuat laporan tentang pelanggar disiplin ke

Balai Besar dan Badan Litbang



untuk ditandatangani, laporan kinerja

pegawai dari Ka. Unit Kerja

1 hari Laporan tentang disiplin ke Balai

Besar dan Badan Litbang

10 Menyampaikan laporan ke Balai Besar dan

Badan Litbang

Laporan tentang pelanggaran disiplin

ke Balai Besar dan Badan Litbang

1 hari Tanda terima penyerahan

laporan

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

Surat Pernyataan Menduduki Jabatan dan Pernyataan Melaksanakan Tugas Stuktural

Sub Bag. TUUrusan

KepegawaianKa. Balai Kelengkapan Waktu Output

1 Menerima surat keputusan jabatan struktural Baru SK Jabatan Struktural Baru 2 jam Data jabatan Struktural Baru

2 Membuat surat pernyataan menduduki jabatan

dan surat pernyataan melaksanakan tugas

SK Jabatan Struktural Baru 1 hari Print out surat pernyataan

menduduki jabatan dan surat

pernyataan melaksanakan tugas

3 Mengoreksi surat pernyataan menduduki jabatan

dan surat pernyataan melaksanakan tugas

sebelum ditandatangani Ka. Balai

benar

koreksi SK Jabatan Struktural Baru,

surat pernyataan menduduki

jabatan dan surat pernyataan

melaksanakan

1 hari Surat pernyataan menduduki


melaksanakan tugas yang akan

ditandatangani /disetujui Ka.

Balai

4 Menandatangani surat pernyataan menduduki

jabatan dab surat pernyataan melaksanakan

tugas

Surat pernyataan menduduki



1 hari Surat pernyataan menduduki



telah ditandatangani /disetujui

Ka. Balai

5 Menyerahkan ke bendahara gaji Surat pernyataan menduduki



telah ditandatangani /disetujui

Ka. Balai

1 jam Dokumen baru

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

PENGUSULAN Kp 4

PemohonanSubbag TU/

KepegawaianKa Balai Kelengkapan Waktu Output

1 Kepegawaian mengusulkan untuk dibuatkan KP4 Copy surat nikah/ akte kelahiran

anak (yang telah dilegalisir

pejabat terkait), KTP

1 hari Permohonan (lisan atau tulisan)

2 Membuat KP4 Copy surat nikah/ akte kelahiran

anak (yang telah dilegalisir

pejabat terkait), KTP

1 hari Print out KP4 menyerahkan

kepemohon

3 Menandatangani dan melegalisir KP4 dimana

pemohon bertempat tinggal

Surat pengatar usulan

pembuatan KP4

1-3 hari KP4 yang telah ditandatangani

dan dilegalisir dimana/ pemohon

bertempat tinggal

4 Menerima KP4 yang telah ditandatangani dan

dilegalisir dimana pemohon bertempat tinggal

KP4 yang telah ditandatangani


bertempat tinggal, copy surat

nikah/ akte kelahiran anak (yang

telah dilegalisir pejabat) KTP

1 hari KP4 yang telah ditandatangani


bertempat tinggal, untuk

ditandatangi/ diketahui Ka. Balai

5 Menandatangani KP4 KP4 yang telah ditandatangani


bertempat tinggal, copy surat

nikah/ akte kelahiran anak (yang

telah dilegalisir pejabat) KTP

1 hari KP4 yang telah ditandatangani/

diketahui ka. Balai

6 Menerima KP4 yang telah ditandatangani/

diketahui Ka. BALAI dan kelengkapannya untuk

di proses kebagian gaji

KP4 yang telah ditandatangani/

diketahui ka. BALAI dan

kelengkapannya

1 hari KP4 diserahkan ke bagian gaji

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

IZIN KERJA LEMBUR DI KANTOR

Pemberi

Tugas

Yang

ditugaskan

Petugas

SATPAMKelengkapan Waktu

1 Menugaskan pegawai yang ditunjuk untuk

melakukan pekerjaan di luar hari/jam kerja

Surat Tugas 5 menit Surat Tugas

2 Menyerahkan surat tugas bekerja di luar hari/jam

kerja kepada petugas SATPAM yang bertugas

pada hari/malam tersebut

Surat Tugas 5 menit Surat Tugas yang

diterima SATPAM

3 Menerima surat tugas, lalu mempersilakan

pegawai yang bersangkutan untuk mengisi Form

KETERANGAN KERJA LEMBUR

Form KETERANGAN

KERJA LEMBUR

5 menit Form KETERANGAN

KERJA LEMBUR

4 Mengisi dan menanda tangani Form yang

disodorkan petugas SATPAM lalu

menyerahkannya kembali

Form KETERANGAN

KERJA LEMBUR

Form KETERANGAN

KERJA LEMBUR

yang sudah diisi

5 Melapor ke SATPAM sebelum meninggalkan

kantor setelah pekerjaan selesai

No. Kegiatan KeteranganOutput

Mutu BakuPelaksana

Documents

SOP Pelaksanaan kegiatan upacara...Jadwal Piket dan Sk Tupoksi SATPAM Sesuai Jadwal Pelaksanaan 4. Menerima Laporan Harian dari Personil SATPAM yang piket (Lisan Ataupun Tulisan) Buku