SNARS

EDISI 1 MANAJEMEN RISIKO

PMKP 12

01/02/18 KARS 1

KARS 01/02/18 2

KARS 01/02/18 3

KARS 01/02/18 4

KARS 01/02/18 5

KARS 6

Elemen penilaian PMKP 12 Telusur Skor

1. RS mempunyai program

manajemen risiko rumah

sakit yang meliputi 1)

sampai dengan 6) yang

ada di Maksud dan Tujuan

(R)

R

Program tentang manajemen risiko RS

10 - 0

TL - TT

2. RS mempunyai daftar

risiko di tingkat rumah sakit

yang sekurang-kurangnya

meliputi risiko yang ada di

a) sampai f) di Maksud dan

Tujuan (D,W)

D

W

Bukti daftar risiko di tingkat RS Komite PMKP/ Tim KPRS/PJ manajemen risiko/Kepala unit

1

0 5

0

TL

TS

TT

01/02/18

KARS 7

Elemen penilaian PMKP 12 Telusur Skor

3. Rumah sakit telah

membuat strategi untuk

mengurangi risiko yang ada

di a) sampai dengan f)

(D,W)

D W

Bukti tentang strategi pengurangan risiko di tingkat RS Komite PMKP/ Tim KPRS/PJ manajemen risiko

10 5 0

TL TS TT

4. Ada bukti rumah sakit

telah melakukan failure

mode effect analysis

(analisis efek modus

kegagalan) setahun sekali

pada proses berisiko tinggi

yang di prioritaskan (D,W)

D

W

Bukti tentang hasil FMEA /AEMK RS • Komite PMKP/ Tim KPRS/PJ manajemen risiko • Tim FMEA

1

0 5

0

TL

TS

TT

01/02/18

KARS 8

Elemen penilaian PMKP 12 Telusur Skor

5. Rumah sakit telah

melaksanakan tindak lanjut

hasil analisa modus

dampak kegagalan (FMEA)

(D,W)

D W

Bukti tindaklanjut dari hasil analisis FMEA /AEMK RS, penerapan redisain (desain baru) dan monitoringnya • Direktur RS • Kepala bidang/divisi • Kepala unit pelayanan • Komite PMKP • Penanggungjawab data unit • Komite medis

10 5 0

TL TS TT

01/02/18

KARS 01/02/18 9

FMEA

• Proaktif

– Proses spesifik

• Diagram alur proses

• “Apa yang bisa terjadi?” • Fokus pada potensi

kegagalan proses suatu

sistem

• Mencegah kegagalan

sebelum terjadi

RCA

• Reaktif

– Kejadian spesifik

• Diagram kronologis

• “Apa yang telah terjadi?” • Fokus pada kegagalan

sistem

• Mencegah kegagalan muncul kembali

KARS 01/02/18 10

SNARS1 PMKP 12 EP 4 DAN 5

1. Identifikasi dan proritaskan PROSES YANG BERISIKO TINGGI

2. Identifikasi POTENSI ‘ MODUS KEGAGALAN’

3. Setiap modus kegagalan, IDENTIFIKASI ‘DAMPAK’ YANG

MUNGKIN TERJADI

4. Untuk setiap dampak yang kritis, LAKUKAN ‘ANALISIS AKAR

MASALAH’.

KARS 01/02/18 11

5. REDISAIN PROSES untuk meminimalisasi risiko modus

kegagalan atau mencegah dampaknya pada pasien

6. UJI COBA DAN IMPLEMENTASI REDISAIN PROSES

7. IDENTIFIKASI DAN NILAI EFEKTIVITAS IMPLEMENTASI

8. IMPLEMENTASIKAN STRATEGI untuk efektivitas maintanance

KARS

SNARS1 PMKP 12 EP 4 DAN 3

01/02/18 12

REDISAIN PROSES

KARS

HIGH RISK LOW RISK

Variable input

Complex

Nonstandarized

Tightly Coupled

Dependent on human

intervention

Time constraints

Hierarchical culture

Decreasing variability

Simplify

Standardizing

Loosen coupling of process

Use technology

Optimise Redundancy

Built in fail safe mechanism

Documentation

Establishing a culture of

Teamwork

FMEA

01/02/18 13

What is FMEA ?

Adalah metode perbaikan kinerja dgn mengidentifikasi dan

mencegah potensi kegagalan sebelum terjadi. Hal tersebut

didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien.

Adalah proses proaktif, dimana kesalahan dpt dicegah &

diprediksi.

Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak buruk

SYSTEM FAILURES CAN HAPPEN TO ANYONE

KARS 01/02/18 14

FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS

• FAILURE (F) : Saat sistem atau bagian dari sistem tidak sesuai

yg diharapkan baik disengaja maupun tidak

• MODE (M) : Cara atau perilaku yang dapat menimbulkan

kegagalan

• EFFECTS (E) : Dampak atau konsekuensi modus kegagalan

• Analysis (A) : Penyelidikan suatu proses secara detail

KARS 01/02/18 15

MENGAPA RS PERLU MELAKUKAN FMEA ?

• Dapat mencegah errors & nearmisses mencegah

pasien cedera .

• Dapat meningkatkan effectivitas & efficiency proses

• Menggunakan pendekatan pro aktif untuk

keselamatan pasien juga membuat lingkungan lebih

baik dengan mempertemukan keinginan konsumen,

regulator, pembayar untuk fokus pada penurunan

risiko dan peningkatan akuntabilitas.

KARS 01/02/18 16

• FMEA bisa dilakukan pada :

o Proses yang telah dilakukan saat ini

o Proses yang belum dilakukan atau baru akan dilakukan,

misalnya :

Implementasi Elektronik RM

Pembelian alat baru

Redesain kamar operasi, dll

KARS 01/02/18 17

What is HFMEA ?

Modified by VA NCPS

• Fokus pada pencegahan dampak, meningkatkan keselamatan,

meningkatkan outcome yg positif dan meningkatkan kenyamanan pasien

• Tujuannya : untuk melihat dimana terjadi kegagalan proses

• Pertanyaan : Apa yang dapat terjadi bukan Apa yang terjadi

• Analisis prospektif modifikasi dari :

FMEA (Failure Mode and Effects Analysis)

HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points)

RCA (Root Cause Analysis)

KARS 01/02/18 18

LANGKAH2 FMEA, HFMEA

KARS

FMEA

(Original)

HFMEA

By : VA NCPS

1. Select a high risk process & assemble a

team

Define the HFMEA Topic

2. Diagram the process Assemble the Team

3. Brainstorm potential failure modes &

determine their effects (P X Da X De)

Graphically describe the Process

4. Prioritize failure modes Conduct a Hazard Analysis

5. Identify root causes of failure modes

(P X Da X De)

Actions & Outcome Measures

6. REDESIGN THE PROCESS

7. Analyze & test the new process

8. Implement & monitor the

redesigned process

01/02/18 19

KARS

JCI 21

01/02/18 20

HFMEA Components and Their Origins

KARS

Concepts HFMEA FMEA HACCP RCA

Team membership V V V

Diagramming process V V V

Failure mode & causes V V

Hazard Scoring Matrix V V

Severity & Probability

Definitions

V # V

Decision Tree V V

Actions & Outcomes V # V

Responsible person

& management

concurrence

V # V

01/02/18 21

LANGKAH-LANGKAH

ANALISIS MODUS KEGAGALAN & DAMPAK (AMKD)®

(HEALTHCARE FAILURE MODE EFFECT AND ANALYSIS)

(HFMEA) By : VA NCPS

1. Tetapkan Topik AMKD/HFMEA

2. Bentuk Tim

3. Gambarkan Alur Proses

4. Buat Hazard Analysis

5. Tindakan dan Pengukuran Outcome

KARS 01/02/18 22

LANGKAH 1 : PILIH PROSES YANG BERISIKO TINGGI

KARS

Pilih Proses berisiko tinggi yang akan dianalisa.

Judul Proses :

_________________________________________________________

_________________________________________________________

LANGKAH 2 : BENTUK TIM

Ketua :

____________________________________________________________

Anggota 1. _______________ 4. --------------------

2. _______________ 5. ---------------------

3. _______________ 6. ---------------------

Notulen? _________________________________________

Apakah semua Unit yang terkait dalam Proses sudah terwakili ? YA / TIDAK

Tanggal dimulai ____________________ Tanggal selesai __________________

01/02/18 23

Langkah 1 : PILIH PROSES BERESIKO TINGGI

PILIH PROSES

Proses baru

Misalnya : proses mengoperasionalkan alat infus baru di IGD

Proses yang sedang berjalan

Misalnya : proses pengadaan gas medis secara sentral

Proses klinis

Misalnya : proses pelayanan katerisasi jantung

Proses non klinis

Misalnya : proses komunikasi perawat ke dokter pada

waktu konsul.

KARS 01/02/18 24

KARS 01/02/18 25

RISK ASSESSMENT

KARS 01/02/18 26

PILIH YANG MANA ?

Pertimbangan

• Yang paling tinggi potensial risikonya

• Yang paling interrelated dng proses lain

• Ketertarikan orang untuk memperbaiki

KARS 01/02/18 27

LANGKAH 2 : Membentuk Tim

• Multidisiplin

• Tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4 – 8 orang)

• Memiliki pengetahuan tentang proses yg akan dianalisa

• Mewakili unit yang akan dianalisis

• Mengikutkan orang yg tdk terlibat dalam proses

• Ada leader nya

• Satu orang yg memiliki critical thinking

KARS 01/02/18 28

KARS 01/02/18 29

SUSUN RENCANA KEGIATAN TIM

Pertemuan TIm Bahasan pertemuan Waktu

Pra Pertemuan Identifikasi topik dan motivasi pada tim

Pertemuan 1 Gambarkan proses, identikasi sub proses,

verifikasi ruang lingkup

Pertemuan 2

Kunjungi unit kerja utk observasi proses,

verifikasi semua langkah & sub proses

apakah sudah benar langkah 3)

Pertemuan 3

Identifikasi modus kegagalan , tugaskan

anggota tim utk berdiskusi dng petugas yg

terlibat dalam proses (Langkah 3)

Pertemuan 4

Identifikasi penyebab modus kegagalan

tugaskan anggota tim utk berdiskusi dng

petugas yg terlibat dalam proses untuk

informasi tambahan (Langkah 3)

KARS 01/02/18 30

SUSUN RENCANA KEGIATAN TIM

Pertemuan TIm Bahasan pertemuan Waktu

Pertemuan 5

Tuangkan modus kegagalan modus kegagalan

dan penyebabnya pada lembar kerja HFMEA

(Langkah 3) Lakukan analisa hazard (Langkah 4)

Identifikasi tindakan perbaikan dan

tindaklanjuti tanggung jawabnya (langkah 5)

Pertemuan 6- 8 plus

1

Tugaskan anggota tim menindaklanjuti PICutk

setiap tindakan perbaikan

Pertemuan plus 2

Tindakan perbaikan berbasis umpan balik

Pertemuan plus 3

Uji perubahan yang diajukan

Pertemuan plus 4

Pertemuan dng pimpinan utk persetujuan

semua tindakan perbaikan

Post pertemuan Konsultan menindaklanjuti sampai pebaikan

lengkap

KARS 01/02/18 31

Langkah 3 : Gambarkan alur proses

• Buat dan verifikasi alur diagram proses

• Pastikan setiap langkah dalam alur proses diberi nomor

• Jika prosesnya kompleks identifikasi proses yg akan di

fokuskan

• Identifikasi semua sub proses untuk setiap alur diagram

• Pastikan setiap sub proses teridentifikasi

• Buat alur diagram sub proses (pindahkan dalam kotak)

KARS 01/02/18 32

KARS 01/02/18 33

KARS 01/02/18 34

Contoh 1

“pemesanan obat”

ALUR UTAMA PROSES

SUB-PROSES

Contoh kasus 2

“Pemberian obat di rawat jalan

oleh dokter “

Langkah 2 Gambarkan Alur Proses

1 2 3 4 5

Dokter mengegakkan

diagnosis

Dokter menetapkan

terapi Penulisan Resep

Penyerahan resep ke

Farmasi

Pelayanan Obat di Farmasi

SUBPROSES :

A. Anamnese a. Menulis di satatus RM

a. Perawat menulis

permintaan obat pada kitir obat

a. Perawat menyerahkan resep

ke keluarga pasien (jika pasien tunai)

a. Skrining resep.

b. Checking 1

B. Pemeriksaan Fisik b. Pemilihan obat b. Dokter menulis obat pada kertas resep

b. Perawat menyerahkan resep

ke pembantu perawat untuk mengantar ke farmasi (bila

pasien tanggungan asuransi/perusahaan/via RS)

c. Penyiapan. d. Labeling

c. Pemeriksaan Penunjang c. Pemilihan cara pemberian obat

c. Pemberian identitas pasien pada kertas resep

c. Menyerahkan ke petugas farmasi

e. Penyerahan / pengiriman obat

d. Menentukan dosis obat d. Perawat menulis jumlah

obat pada status RM. f. recheck resep

e. Menentukan frekuensi Pemberian obat

g. Berhitung

f. Pemberian terapi melalui telefon pada perawat.

h. Mutasi

g. Pesan pada perawat yang

mengantar visite. i. Posisi

Contoh FMEA

• Seberapa sering penyebab terjadi?

• 10 = Sangat sering

• 1 = Sangat jarang

Kejadian Langka Umum

10 5 1

PROBABILITY : LIKELIHOOD / FREQUENCY

Level DESKRIPSI

1

Very low

0–5% – extremely unlikely or virtually impossible HAMPIR TIDAK MUNGKIN TERJADI >5 thn/x

2

Low

6–20% – low but not impossible JARANG TAPI BUKAN TIDAK MUNGKIN TERJADI 2-5 thn/x

3

Medium

21–50% – fairly likely to occur MUNGKIN TERJADI / BISA TERJADI 1-2 thn/x

4

High

51–80% – more likely to occur than not SANGAT MUNGKIN Bebrp x /thn

5

Very high

81–100% – almost certainly will occur HAMPIR PASTI AKAN TERJADI Tiap mgg /bln

• Tentukan keparahan efek pada pasien

• 10 = Tertinggi (kematian)

• 1 = Pasien tidak peduli (bukan berarti pasien senang)

Keparahan

10 5 1

4

SKOR DAMPAK

1 2 3 4 5

INSGNIFICANT MINOR MODERATE MAJOR CATASTROPHIC

CIDERA

PASIEN Tidak ada

cedera

Dapat diatasi

dengan pertolongan pertama

Berkurangnya

fungsi motorik /

sensorik

Setiap kasus yang

memperpanjang

perawatan

Cedera luas

Kehilangan fungsi utama permanent

Kematian

PELAYANAN/

OPERASIO

NAL

TERHENTI LEBIH

DARI 1 JAM

TERHENTI LEBIH

DARI 8 JAM TERHENTI

LEBIH DARI 1 HARI

TERHENTI LEBIH

DARI 1 MINGGU

TERHENTI

PERMANEN

BIAYA /

KEUANGAN

KERUGIAN KECIL KERUGIAN LEBIH

DARI 0,1%

ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH

DARI 0,25 %

ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH

DARI 0,5%

ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH

DARI 1%

ANGGARAN

PUBLIKASI RUMOR - MEDIA LOKAL

- WAKTU

SINGKAT

- MEDIA LOKAL

- WAKTU LAMA

MEDIA NASIONAL

KURANG DARI 3

HARI

MEDIA NASIONAL

LEBIH DARI 3 HARI

REPUTASI RUMOR DAMPAK KECIL

THD MORIL

KARYAWAN DAN

KEPERCAYAAN

MASYARAKAT

DAMPAK

BERMAKNA THD

MORIL KARYAWAN

DAN

KEPERCAYAAN

MASYARAKAT

DAMPAK SERIUS

THD MORIL

KARYAWAN DAN

KEPERCAYAAN

MASYARAKAT

MENJADI

MASALAH BERAT BAGI PR

• Berapa besar kemungkinan kita mendeteksi masalah sebelum itu memberi efek pada pasien ?

• 10 = Tidak mungkin

• 1 = Pasti

Pendeteksian

5 1

Mungkin Tidak mungkin

10

50

Tahap 6 : Mendisain ulang kontrol

proses/disain ( Rekomendasi /Action )

– Brainstorm tindakan yang bisa mengatasi

moda kegagalan dengan Angka Prioritas

Risiko (APR) tertinggi

Eliminasi risiko jika memungkinkan

Minimimalkan/mitigasi risiko jika tidak bisa

dieliminasi

Cari peluang untuk “bukti kegagalan”

51

Bagaimana kita dapat Mengurangi Risiko?

– Satu cara untuk mengurangi risiko adalah

mengurangi Angka Prioritas Risiko

Bisakah saya buat kegagalan ini kurang parah?

Bisakah saya buat kegagalan ini tidak sering

terjadi?

Bisakah saya buat kegagalan ini mudah

dideteksi?

52

Tahap 7 : Analisa dan Uji Proses Baru

Setelah proses yang baru dikembangkan,

lakukan FMEA lainnya, periksa risiko-risiko

potensial.

Untuk moda kegagalan dengan APR tinggi,

cari cara tambahan untuk mengeliminasi

atau memitigasi risiko.

53

Tahap 8 : Melakukan dan Memantau Proses

Baru

Ulangi beberapa kali, sesudah eliminasi

masing-masing Moda Kegagalan

KARS Dr.Nico Lumenta

Herkutanto

5

5

HERKUTANTO

KARS 01/02/18 71