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SmartGrids - Tyler Technologies

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Text of SmartGrids - Tyler Technologies

SmartGrids.bookTyler Technologies, Inc.
Revised: May 2017
This document applies to Release 2015.2 of Tyler Technologies, Inc. Infinite Visions Enterprise Edition soft ware. The data used to illustrate the reports and windows may include names of individuals, companies,  brands, and products. All of these names are fictitious; any similarities to actual names are entirely coinci dental. Further, any illustrations of report formats or window images are examples only, and reflect how a  typical customer would install and use the product.
Infinite Visions is a registered trademark of Tyler Technologies, Inc.
C o n t e n t s
Interface Elements .......................................................................... 1 Work with SmartGrids ...................................................................  2 DrillIn .............................................................................................2 Filter the Records Displayed ...........................................................3 More Advanced Filtering Techniques .............................................3 Account Element Search .................................................................5 RightClick .......................................................................................6 Add a Record...................................................................................6 Change a Record .............................................................................7 Delete a Record...............................................................................7 Customize the Interface..................................................................7 Change Grid Colors .........................................................................9 Refresh SmartGrid Layout...............................................................9 Grid Tool Bar .................................................................................10
Using the Software ....................................................................... 13 Print Listings.................................................................................  14 Customize Listings Content...........................................................14 Customize the Grid for a Listing....................................................15 Customize Listing Example............................................................15 Save Listing Settings......................................................................17 Reload Listings ..............................................................................18 Print Standard Reports..................................................................18
Applying Grid Listing Skills ......................................................... 19 General Ledger Grids ...................................................................  20 Purchasing and Payables Grids ....................................................  25 Payroll/Human Resources Grids ..................................................  34 Fixed Assets Grids ........................................................................  37
C h a p t e r 1
Interface Elements This chapter describes some of the basicgrid tasks that 
can be performed in Infinite Visions:
SmartGrids Training Guide
Work with SmartGrids Most of the information in the system is presented in a SmartGrid format. This format  enables aquick review ofall the information available within the module. The informa tion displayed on the grid canbe filtered to display only the records matching the  selected criteria.
Most of the grids the system displays are not directly editable; however,  information   can be edited, new records added, or deleted as necessary. Each record has a detail win dow that can be accessed  by clicking a button on the tool bar, selecting an option from  the Records menu, or doubleclicking on the record. 
Drill-In Many grids in the Infinite Visions Accounting system provide a drillin capability for some  of the columns in the grids. If the contents of a cell displays in blue, it means it is a link  and if clicked, the system displays additional information.
  Activity  (Required)
1. Go to: Purchasing and Payables | Payables | Invoice Processing.
2. Click Apply Selection.
3. Click any link in the PO column to drillin and view PO Details.
Select Records
To select a single record:
Click the   button to the left of the record to highlight the row in the grid.
To select multiple consecutive records:
Click the   button to the left of the first record to highlight the row. Press and hold the  Shift key and select the last record to highlight. The system highlights all of the records  between the first click and the last click.
To select multiple nonconsecutive records:
Click the   button to the left of the first record to highlight the row. Press the CTRL key  on the keyboard and hold it while selecting additional records.
Filter the Records Displayed When working with SmartGrids, there are several ways to filter the records displayed.  For example:
Use the Filter by Selection button on the tool bar. 
Use the Filter Criteria and range selections presented on the grid.
Using Filter Criteria
Many of the SmartGrids provide filter and/or range criteria to display a subset of the  records within the specified date range.
Select criteria as needed to limit the number of records displayed in the grid. Click Apply  Selection. The system displays records matching selected criteria.
More Advanced Filtering Techniques
In addition to the Filter Criteria fields and the tool bar buttons, there are some more  advanced filtering capabilities for SmartGrids available on the rightclick menu. These  include:
Filter Excluding Selection
Filter For
Filter With
If   these techniques are used to filter a grid, the caption above the grid  displays  the word (Filtered) as a reminder that the grid has been filtered. When the fil ter is removed, the word no longer displays.
Filter Excluding Selection
This option is similar to filtering technique available in Microsoft Access. This filter  returns records that do not contain the specified string. 
1. Select the column you want to filter.
2. Using either the options on the Records menu or the rightclick menu, type your  filter string in the Filter for field.
3. Select Filter Excluding Selection on the Records menu or the rightclick menu.  The system filters the grid according to your request.
 If you exclude on a date field, blank date fields are also excluded.
Filter For
Accounting also supports the Filter for capability. The syntax is dictated by the fact that  the software has an MS SQL Server back end. You can use this type of search with wild card characters (% or *).
The following table displays some samples of using this type of filtering.
 Screen  Field  What You Type  What You Get
Vendor Maintenance Order Name S% All
Vendor Maintenance Order Name %Retirement% All vendors with  “Retirement” in their  name.
Journal Detail Debit >5 All debits greater than  $5.00
Journal Detail Debit >+5 and Debit <= 10 All debits between 5  and 10. Note that the  word Debit is the field  name for the column.
To use filter for:
1. Select the column to filter.
2. Using either the options on the Records menu or the rightclick menu, type the  filter string in the field after Filter for.
3. Select the Filter by Selection option on the Records menu or the rightclick  menu. The system filters the grid according to your request.
Notes about Filter For:
If you use operators, they must be one of the following: <, >, <=, >=, <>, =.
The wildcard character is either * or %. The wildcard character must be the last char acter in the string.
Use single quotes with strings. For numbers you can use dollar signs, decimal points  and scientific notation.
Filter For with Date Ranges
Filter the records displayed on a grid by a specified date range. In order to use this utility,  type the date range in exactly the following format: 
MM/DD/YYYYMM/DD/YYYY For example: 01/01/200901/30/2009
To filter for a date range:
1. Select the column to filter.
2. Using the rightclick menu, type your date range in the Filter For field in the for mat illustrated above.
3. Select the Filter by Selection on the Records menu or on the rightclick menu.  The system filters the grid and display records matching the search criteria.
Filter With
Use this filtering approach for pattern matching filtering. This approach enables the fil tering for a specific position location of the selection. For example, if you filter by highlighting the 100 element, the system displays all the accounts  with the third element 100, but none of the accounts where the fourth element starts  with or contains 100.
To use filter with:
1. Select the specific portion of the item to filter for. For example, a particular ele ment in an account number.
2. Select Filter by Selection either on the tool bar, the Records menu, or the right click menu. The system filters the grid for only those records that match both  the selected number and position.
Account Element Search
This utility provides the ability to search a grid by account elements. This works for both  single elements and ranges of elements. This command can be performed; however, it  only works on account number fields in a grid.
To perform an element search:
1. In a grid, rightclick and select Account Element Search from the rightclick  menu. The system displays the Account Element Search window.
SmartGrids Training Guide
2. Enter search criteria as applicable. More than one selection by element type (which is compound) can be entered  and more than one selection within an element type (which won’t be com pound).
3. The specified criteria remains on the window until the window is closed; but the  system does not remember them as part of the filter criteria. 
Make sure to enter the criteria exactly. If, for example, the fund element is 3  characters, typing 1 for Fund would not return a match; typing 001 would return  a match. Wildcard searches are not supported.  To enter a range, type the range with a dash and no spaces (for example, 001 003 not 001  003).
When working with records in a grid, youcan rightclick the mouse button to display the  shortcut menu of available commands. There are situations where using the rightclick  function is slightly different (for example, in the Administration tree or in the process of  building a Financial Statement template in General Ledger).
Add a Record
Depending on the window, information can be added to a grid in any of the follow ing ways.
Select Add Record from the Records menu.
Click the   button on the tool bar.
With the cursor located anywhere in the grid, rightclick to display the Records  menu, and then select Add Record.
Use the keyboard shortcut.
Some grids can be edited directly. For these grids, you just locate the cursor at the next  available row in the grid, and fill in the fields on the grid as appropriate.
Change a Record
Depending on the window, record can be edited in the following ways.
Select the record(s) to edit. Then, select the Edit option from the Records menu.
Select the record(s) to change. Then click the   button on the tool bar.
With the cursor located anywhere in the row of the record to change, rightclick to  display the Records menu, and then select Edit.
Doubleclick the record to open in Edit mode.
Some grids can be edited directly. For these grids,click in the fieldto edit and make  changes as needed. 
Delete a Record
Depending on the window , records can be deleted in the following ways: 
Select the record(s) to delete, and then select Delete Record from the Records  menu.
Select the record (s) to delete, and then click the   button on the tool bar.
With the cursor located anywhere in the row of the record to delete, rightclick to  display the Records menu, and  select Delete Record.
Some grids can be edited directly. Select the record(s) t to delete and press the DELETE  key on the keyboard.
The system normally requests confirmation before actually deleting the record. 
Customize the Interface
When with the SmartGrids, the layout of the grid can be changed to be more func tional. For example: Hide/Show columns in the grid
Change the order of the columns in the grid
Refresh the Grid to the default Layout
Change the grid color
SmartGrids Training Guide
Hide SmartGrid columns:
1. Temporarily hide a column in a grid by  clicking the column heading to select the  column.
2. Then click   to hide the column.
3. If this layout is to be saved, click  . The system retains this grid layout when  the window is closed. The next time the grid is opened, it displays the saved lay out. 
Select the columns to display:
Temporarily change the appearance of the grid by selecting only the columns to display.
1. Highlight only those columns to display or rightclick to display the Shortcut  menu and select Choose Columns. Mark the Display box for the columns to dis play in the grid. Click OK.
2. Click  . The system displays only the selected columns. 
To return the display to the default layout:
1. With the grid displayed, click  . 
2. Close the window and reopen it. When you reopen the window, it the original  default  layout displays.
 Rearrange SmartGrid columns:
1. Temporarily move a column in the grid by clicking the column heading to select  the column.
2. The system highlights the column and displays a dropdown list beneath the  existing column heading.
The dropdown list displays the names of the columns in the grid. Select the col umn to display in this position (instead of the column that was originally there);  or select the column and  drag it to a different position in the grid.
To save a SmartGrid layout:
1. Enter Filter Criteria and click Apply Selection.
2. Create a grid layout by clicking the Column Heading in the grid and then using  the dropdown arrow to Select a Column to display.
3. If applicable, apply Sort.
Interface Elements 
4. Click   on the tool bar. The system displays the Save Grid Setting window.
5. In the Grid Name field, enter a brief description for the grid layout. To save the  filter and sort currently applied, click Save Grid Filter and Sort. To display this  layout each time the grid is open, mark Make Default.
6. Click OK. 
Load a grid layout:
From the Grid Layouts window, the following tasks can be performed from the Actions  menu:
Make Default: Select this command to make the selected layout the default lay out.
Clear Default from all Records: Use this command to clear the Is Default box.
To load a grid layout:
1. From the grid, click the   icon on the tool bar. 
2. In the Grid Layouts window, select the layout and then click OK.
Change Grid Colors Customize the display of the Infinite Visions Enterprise Edition software the following  ways:
Change the system colors on the computer.
Use the Set Preferences option on the main window’s Actions menu to select  color  combinations.
Refresh SmartGrid Layout If thelayout of the grid has been customized by hiding or rearranging columns or filter ing, return the SmartGrid to its original default layout as needed.
1. Open the grid you to refresh.
2. Click   on the tool bar.
3. Close the window, and then open it again. When the grid is reopened, it displays  the original grid layout.
SmartGrids Training Guide
Grid Tool Bar
The tool bar displays just beneath the menu bar on the window.
The buttons available on the tool bar depend on the task being performed. The buttons  available on the tool bar are usually the same as the items available on the Records  menu
If the tool bar is used for filtering a grid, the caption above the grid displays the  word (Filtered) asa reminder the grid has been filtered. When the filter is  removed, it is removed.
The following chart describes the functions of the buttons  on the tool bar:
Screen Description: Displays screenlevel help information about  the window, including field descriptions.
Sort Ascending: Sorts the selected column  in ascending order (AZ,  09). To use this button, select the column to sort (click the column  heading), then click the button on the tool bar.
Sort Descending: Sorts the selected column in descending order (Z A, 90). To use this button, select the column want to sort (click the  column heading), then click the button on the tool bar.
Filter by Selection: Filters records by selected data. To filter a  selection, select the field or part of a field, then click Filter by  Selection. The system redisplays the grid, displaying only those  records that match the filter criteria selected.
Remove Filter/Sort: Removes the filter or sort. To undo a previ ously set filter or sort, click Remove Filter/Sort on the tool bar. The  system redisplays the current records in the normal sequence.
Requery the Grid: When a grid is editable, click the Requery the  Grid button to have the system redisplay the grid including all your  (and other users) changes and additions.
Interface Elements 
Find: Displays the Find dialog box. Using the Find dialog box you  can quickly locate a specific record. 
To activate the Find button, click on a field in the grid. The field you  clicked on defaults to the Search Field and all the values for that  field are displayed for selection in the Find What dropdown list.  However, all fields in the grid are available to be searched by  selecting from the Search Field dropdown list.
Add: Displays the appropriate detail window for the record in Add  mode so that a new record can be added.
Edit Record: Displays the detail window for the selected record in  Edit mode so that the record can be edited.
View Record: Displays the detail window for the selected record in  View mode so record detail can be viewed, but not change it.
Delete Record: Select the record(s) to delete and click Delete  Record. The system asks for confirmation of the deletion before  deleting the selected record(s).
Edit/View/Delete multiple records: Most grids allow the selection  of multiple records for updating/viewing/deleting. To select con secutive records, press and hold down the CTRL key, then highlight  each record to include.
First Record: Moves the cursor to the first record in the grid.
Previous Record: Moves the cursor to the previous record in the  grid.
Next Record: Moves the cursor to the next record in the grid.
SmartGrids Training Guide
Last Record: Moves the cursor to the last record in the grid.
Listing: Displays a listing of the current grid on the window in the  Report Viewer. The system also offers  the option of grouping, sub totaling, and saving the listing. In addition, the system enables the  grid format to be saved and listing parameters under a specified  name.
Load Listing: Allows for a saved layout to be loaded into the grid.
Print Screen: Prints a copy of the screen on the system printer.
Export to Excel Spreadsheet: Opens Excel and displays the infor mation from the grid in an Excel spreadsheet.
Export to HTML: Saves the grid in HTML format.
Save Grid Layout: Saves a customized grid layout so it can be used  at a later time. The system displays the grid as it was saved. Click  Refresh Grid Layout to return the grid to its default.
Load Grid Layout: Displays the Grid Layouts window. From the  Saved Grid Layouts, select which layout to load.
Refresh Grid Layout: Returns a grid to the default grid layout the  next time it is opened. You must exit the grid, then reenter before  the grid is refreshed.
Hide Column: Temporarily hides selected column(s) in the grid.  When the grid is closed and then reopened it displays in its normal  column sequence.
Show Column: Temporarily shows only the columns selected in the  grid. When the grid is closed and then reopened, the grid displays  in its normal column sequence. 
C h a p t e r 2
Using the Software This chapter describes some of the commonly used tasks  when working with Smartgrids in Infinite Visions. TTasks  include:
Print Listings
Customize Grid Listings
SmartGrids Training Guide
Print Listings To print listings of information on one a grid:
Click   on the tool bar 
Select Listing from the Records menu.
Rightclick in the grid and select Listing from the Shortcut menu. The system  dis plays the Generate Listing window.
To print the listing without any grouping or sub totaling, click OK.
To cancel the listing, click Cancel.
Customize Listings Content
The system provides a feature that enables customizing the listings to print. 
Customize the listing content by first customizing the grid and then using the Gener ate Listing window to specify groupings and sub totaling.
Select either a summary or a grouping (level break), but not both on the same field.  There are up to four grouping levels. 
Specify a page break for groupings as needed.
Specify that the listing should print on legalsized paper.
Save a listing with a name .
Include record counts on a listing.
Specify whether the customized listing is public or private. 
Customize the Grid for a Listing
Before  specifying  grouping levels, sort the data in the grid in accordance with the way  the information is to display. For example, to do a level break by Date, then Account,  then Journal Entry number,  sort the grid by Date, then Account, then Journal Entry num ber. In addition, use the following techniques to customize the grid's appearance before  running the listing.
Eliminate unneeded columns using the Hide Column function or by shrinking them  down to a very small width. 
Resequence the columns in a grid to make the layout match the grouping levels (for  example, Date, then Account, then JE, then Debit and Credit). 
When the Listing function is selected, the columns are presented in the order they cur rently appear in the grid.
Customize Listing Example
This example illustrates creating a customized listing by first customizing the grid layout,  and then using the Listing Subtotal window to specify groupings and sub totaling.
This sample uses the Transaction Inquiry window to create the listing.
Customizing the Grid:
In Transactions Inquiry, select a date range for two days. 
Sequence the columns by date, account, and journal entry. 
Hide the rest of the columns. 
The window will look similar to the following:
SmartGrids Training Guide
Customize the Listing:
Select the Listing command. The system displays the Generate Listing window. Fill in the  level breaks and select summary by debit and credit.
Click OK.
Results Listing:
Using the Software 
Save Listing Settings
If you wish, you can save the listings you generate from a grid so that you can rerun the  listing any time.
To save a grid listing:
1. Filter and sort the grid to display only the information toinclude in the listing.
2. Click   or select the Listing option from the Shortcut menu. The system dis plays the Generate Listing window.
3. Select any grouping, summary parameters, and page breaks for the listing.
4. Choose whether to include record counts in the listing.
5. Choose whether to print the report on legalsized paper.
6. Mark the Save listing parameters box. The system activates the Report Name  and Visibility fields in the window.
7. In the Report Name field, type a unique name for the listing.
8. In the Visibility field, choose whether  this listing is available to only you  (Private) or to everyone (Public).
9. Click OK. The system displays the listing in the Report Viewer and saves the list ing parameters with the report name  entered.
A saved a listing can be rerun, edited, or deleted.
To load and run a saved grid listing:
1. In the grid, for the saved listing, click   on the tool bar or select Load Listing  from the Shortcut menu. The system displays the Select Listing window.
2. Select the listing to run and click OK. The system changes the grid to match the  parameters saved with the listing and then displays the report.
To change a saved grid listing:
1. In the grid you saved the listing for, click   in the tool bar or select Load  Listing from the rightclick menu. The system displays the Select Listing window.
2. Select the listing to change and select the Edit command. The system displays  the Edit Saved Listing window.
3. Make the necessary changes.
To change the layout or change the sort or filter criteria for the grid itself, first  load the grid normally, apply the desired criteria, hide, or show any additional  columns, etc. Mark the Listing box and save the listing using the same report  name as before.
4. If the same Report Name is used, the system overwrites the original listing  parameters with the new ones.
5. Click OK. The system saves the revised listing parameters and displays the report  in the Report Viewer.
Print Standard Reports
See “Using the Report Viewer” for a more detailed description of using the Report  Viewer to work with standard reports.
1. To print one of the standard reports, select the report to print and doubleclick  the menu item. If there are additional parameters needed for the report, the  system displays a window  where parameters can be specified.
2. Click OK. The system displays a preview of the report on your window using the  Report Viewer.
3. To print the report, click   .
Thereport can be exported to Excel, to Word, to the PDF writer, or to a text file  by clicking the appropriate buttons on the tool bar. In addition, the report can be  sent as an email attachment.
C h a p t e r 3
Applying Grid Listing Skills This chapter contains activities that put grid listing skills to  use in each of the core modules.
SmartGrids Training Guide
General Ledger Grids
Capital City Elementary School’s principal, Hal Apeno, is trying to free up budget to pur chase new computers for his front office staff. He needs to know his account balances  out of the 001 M&O fund for the following object codes; 5410, 5419, 5500, and 5610.
Print a listing of these account balances showing Account, Description, Budget, YTD  Transactions, Balance, Encumbrance and Budget Balance.
To create listing:
1. Go to: General Ledger | Transaction Inquiry | Account Detail.
2. In the Account Filter field, type 001.10.???.5[4,5,6][0,1][0,9].
3. Click Apply Selection.
4. Reformat the grid to show Account, Description, Budget, YTD Transactions, Bal ance, Encumbrance and Budget Balance.
Applying Grid Listing Skills 
5. Highlight the above columns. Click Show Columns   on the tool bar.
6. Click Listing   on the tool bar.
7. Select the Summary box for all columns except Account and Description.
8. Select Legal Sized Paper.
9. Click OK. The listing opens in the report viewer.
  Activity  (Required)
Loren Order, the Director of Safety for Capital City School District, canceled his health  insurance effective 9/17/2011 (pay period 6). He was expecting his paycheck from pay  period 7 to be $100 higher but to his surprise, it seemed to be the same.
Verify that there was no health insurance withheld on Loren’s pay period 7, paycheck.
To verify whether his health insurance was deducted:
1. Go to: General Ledger | Transaction Inquiry | Journal Detail.
Type: Payroll Encumbrance
Pay Period: 7
5. Click Apply Selection.
6. In the Deduction Description column, click in a cell with Medical Insurance 125.
7. Rightclick and select Filter by Selection.
8. Scroll right to the Name column and click in the cell showing Order, Loren.
9. Right click and Filter by Selection.
  Activity  (Required)
Scenario: Anna Mull, the secretary at Visions high School, received a call from Edward  Norton, the Accounts Receivable Specialist at Norton’s Plumbing, inquiring about pay ment for services that were performed in October of 2011. Anna calls you up asking you  to please get her the history and status on this payment. 
To get payment history:
2. Click Apply Selection.
3. In the Payee field, rightclick and in the Filter for field, type %Norton%.
4. Click Filter by Selection.
  Activity  (Required)
Scenario: Hal Apeno, the principal at the Capital City elementary School, would like a  report showing all requisitions that have yet to be turned into purchase orders emailed  to him as soon as possible. He’s asked that this report be shown in the following order:  Requisition Number, Requisition Date, Requestor (grouped together alphabetically by  first name), Vendor Name, Amount, and Next Approver.
To generate requisition listing:
2. Click Apply Selection.
3. In the PO No field, click in a cell with zero.
4. Rightclick and select Filter by Selection.
SmartGrids Training Guide
5. Rightclick in the Requestor column and select Sort Ascending. Data is sorted 
alphabetically by first name. You can also sort by clicking Sort Ascending   
on the tool bar.
6. Rearrange columns in the grid to the order requested by Hal Apeno.
7. Highlight the unnecessary columns. Click Hide   on the tool bar.
8. Click Listing   on the tool bar. The listing is opened in the report viewer.
9. Email to Hal Apeno.
  Activity  (Required)
Scenario: Lina Credit, the purchasing agent for Capital City School District, is getting frus trated because every time that she goes into the control panel, it is taking her too much  time to get the PO information that she wants. Filter the grid for the information she  wants and save a layout before Lina totally loses it!
Lina likes her grid to display the data in the following order: Internal Notes, Vendor  Name, PO#, Amount, Next Approver and DAC.
To create a purchasing grid layout:
1. Go to: Purchasing and Payables | Purchasing | Control Panel.
2. Click Apply Selection.
3. Change PO Printed column to Internal Notes.
4. Click in Internal Notes column. Select Sort Descending   on the tool bar.
5. Click and drag Internal Notes to the far left position.
6. Hover over Internal Notes to display complete note.
7. Rearrange the columns in the order Lina wants (Internal Notes, Vendor Name,  PO#, Amount, Next Approver, and DAC).
8. Click in the DAC column and Sort Ascending.
9. Select the above columns for Lina’s listing and click Show Columns.
11. in the Grid Name field, type a report name.
12. Click OK.
14. Close the Control Panel window and then reopen.
15. Click Apply Selection.
16. Click Load Layout   on the tool bar.
17. Select Lina’s report and click OK. The grid automatically displays the data in the  format for the selected layout.
  Activity  (Required)
Scenario: Capital City Elementary School is in dire need of some staplers. Each grade  level at the school is requesting a different type of stapler. Put a purchase requisition  together for the following items:
28 4 1122 Stapler $3.49 4 1123 Stapler $3.49 4 1124 Stapler $5.99 4 1125 Stapler $6.49 4 1126 Stapler $6.49
To create a requisition:
Vendor: Walmart  Store 235
Requestor: Mandy Lifeboats
5. Complete the Quick Requisition Entry using the above information:
While in a cell, press Ctrl + ‘ to enter the contents from the  above cell. While in the Account field, press Ctrl + B to view  the Account Transactions window where the account budget  can be checked.
  Activity  (Required)
Scenario: Owen Money, Superintendent for Capital City School District, needs a paper  copy of all Purchase Orders over $30,000 for an upcoming board meeting. He does not  need any POs that are associated with the Grants Management DAC.
To create purchase order listing:
1. Go to: Purchasing and Payables | Purchasing | Print Purchase Orders.
Applying Grid Listing Skills 
2. Right click in the PO Total column. In the Filter for field, type >30000.
3. Click Filter by Selection.
4. In the DAC column, click in a cell showing Grants Management.
5. Rightclick and select Filter Excluding Selection.
6. The listing is now ready.
To actually print purchase orders, mark the Select box for the  records to print and then click OK.
  Activity  (Required)
Scenario: Trying to get ahead on this year’s 1099 processing, Owen Money would like to  pull a listing of the 1099 vendors that have met the $600 YTD threshold.
To create a 1099 vendor listing:
1. Go to: Purchasing and Payables | Vendors | Vendor Maintenance.
2. Mark Show CYTD Totals in the Filter Criteria section.
3. Click Apply Selection.
4. In the 1099 column, click in a cell where the box is marked.
5. Rightclick and select Filter by Selection.
6. Select Order Name, 1099, and CYTD Balance columns. Click Show Columns on  the tool bar.
Applying Grid Listing Skills 
7. In the CYTD Balance column, click in a cell with $0.00 shown. Rightclick and  select Filter Excluding Selection.
8. Click Listing on the tool bar.
9. Click OK. The listing is displayed in the report viewer.
  Activity  (Required)
Scenario: Polly Ester is receiving the opportunity of a lifetime. Capital City School District  has asked her to be the new supervisor of the Capital City Elementary School 4th Grade  teachers. Polly has happily agreed. Edit the supervisor field for the 4th grade teachers at  Capital City Elementary School.
To update the supervisor field for the 4th Grade teachers:
1. Go to: Payroll | Employees | Employees Position and Pay.
2. Click Apply Selection.
DAC: Capital City Elementary School
Pay Type: Position
4. Highlight all records. Click Edit  on the tool bar.
5. Change the Supervisor field to Ester, Polly.
7. Click Yes to acknowledge message.
8. In the Employee Pay Changes window, type Reason for Change.
9. Click OK. Repeat steps 58 for remaining selected records.
  Activity  (Required)
Scenario: At the end of each quarter, any unused compensated time is paid out to the  employees. A supplemental position for paid compensated time has been setup for Lina  Credit, who has earned a payout this quarter. Find the supplemental position for paid  comp time at the Business and finance Services DAC and verify that the position is setup  correctly.
To find comp time supplemental position:
1. Go to: Payroll | Employees | Employees Positions and Pay.
2. Click Apply Selection.
4. In the Find What field, type Paid Comp Time.
5. Click Find Next until record found for Business and Finance Services.
  Activity  (Required)
Print out an EEOC listing of teachers showing Employee ID, Name, EEOC Classification,  Mailing Address, mailing City, Mailing State, Mailing Zip code, Primary Job title,  employee EMail, Hire Date, Term Date, and Ethnicity.
To print EEOC listing:
2. Click Apply Selection.
3. Rightclick in the EEOC Classification column. In the Filter for field, type  %Teacher%.
4. Select the columns noted above. Click Show Columns on the tool bar.
5. Click Export to Excel  on the tool bar.
  Activity  (Required)
Review employee detail funding records based using filter criteria such as account code.
To search funding detail:
1. Go to: Payroll | Employees | Employee Funding Detail.
2. In the Account Filter field, type 001.99.???.5110.
3. Click Apply Selection. View results in grid.
4. Change account code Unit to 00. Click Apply Selection. Review results.
5. Change account code Unit back to 99. Click Apply Selection.
To create listing:
2. Click Apply Selection.
3. In the Account Mask field, type the search string to filter for records with Fund  400.
4. Click Apply Selection.
5. Rightclick in the Salvage Value column. In the Filter for field, type >0.
6. Click Filter by Selection.
7. Rightclick in the Depreciation Schedule column. In the Filter for field, type  %Year%.
8. Click Filter by Selection.
9. Rightclick in the Serial # column. In the Filter for field, type KOL789456TFG 45678.
10. Select the following columns: Account Code, Locked, Date Received, Category,  Room, Posted Date, and Record Type. Click Hide Columns.
12. Mark Legal Sized Paper?
13. Mark Save listing parameters.
14. In the Report Name field, type Fixed Asset Listing.
2. Click Apply Selection.
3. Click any link in the PO column to drill-in and view PO Details.
Filter the Records Displayed
More Advanced Filtering Techniques
1. Select the column you want to filter.
2. Using either the options on the Records menu or the right-click menu, type your filter string in the Filter for field.
3. Select Filter Excluding Selection on the Records menu or the right-click menu. The system filters the grid according to your request.
1. Select the column to filter.
2. Using either the options on the Records menu or the right-click menu, type the filter string in the field after Filter for.
3. Select the Filter by Selection option on the Records menu or the right-click menu. The system filters the grid according to your request.
1. Select the column to filter.
2. Using the right-click menu, type your date range in the Filter For field in the format illustrated above.
3. Select the Filter by Selection on the Records menu or on the right-click menu. The system filters the grid and display records matching the search criteria.
1. Select the specific portion of the item to filter for. For example, a particular element in an account number.
2. Select Filter by Selection either on the tool bar, the Records menu, or the right- click menu. The system filters the grid for only those records that match both the selected number and position.
Account Element Search
1. In a grid, right-click and select Account Element Search from the right-click menu. The system displays the Account Element Search window.
2. Enter search criteria as applicable. More than one selection by element type (which is compound) can be entered and more than one selection within an element type (which won’t be compound).
3. The specified criteria remains on the window until the window is closed; but the system does not remember them as part of the filter criteria.
Add a Record
Change a Record
Delete a Record
Customize the Interface
1. Temporarily hide a column in a grid by clicking the column heading to select the column.
2. Then click to hide the column.
3. If this layout is to be saved, click . The system retains this grid layout when the window is closed. The next time the grid is opened, it displays the saved layout.
1. Highlight only those columns to display or right-click to display the Shortcut menu and select Choose Columns. Mark the Display box for the columns to display in the grid. Click OK.
2. Click . The system displays only the selected columns.
1. With the grid displayed, click .
2. Close the window and reopen it. When you reopen the window, it the original default layout displays.
1. Temporarily move a column in the grid by clicking the column heading to select the column.
2. The system highlights the column and displays a dropdown list beneath the existing column heading.
1. Enter Filter Criteria and click Apply Selection.
2. Create a grid layout by clicking the Column Heading in the grid and then using the dropdown arrow to Select a Column to display.
3. If applicable, apply Sort.
4. Click on the tool bar. The system displays the Save Grid Setting window.
5. In the Grid Name field, enter a brief description for the grid layout. To save the filter and sort currently applied, click Save Grid Filter and Sort. To display this layout each time the grid is open, mark Make Default.
6. Click OK.
1. From the grid, click the icon on the tool bar.
2. In the Grid Layouts window, select the layout and then click OK.
Change Grid Colors
Refresh SmartGrid Layout
2. Click on the tool bar.
3. Close the window, and then open it again. When the grid is reopened, it displays the original grid layout.
Grid Tool Bar
Customize Listing Example
Save Listing Settings
1. Filter and sort the grid to display only the information toinclude in the listing.
2. Click or select the Listing option from the Shortcut menu. The system displays the Generate Listing window.
3. Select any grouping, summary parameters, and page breaks for the listing.
4. Choose whether to include record counts in the listing.
5. Choose whether to print the report on legal-sized paper.
6. Mark the Save listing parameters box. The system activates the Report Name and Visibility fields in the window.
7. In the Report Name field, type a unique name for the listing.
8. In the Visibility field, choose whether this listing is available to only you (Private) or to everyone (Public).
9. Click OK. The system displays the listing in the Report Viewer and saves the listing parameters with the report name entered.
Reload Listings
1. In the grid, for the saved listing, click on the tool bar or select Load Listing from the Shortcut menu. The system displays the Select Listing window.
2. Select the listing to run and click OK. The system changes the grid to match the parameters saved with the listing and then displays the report.
1. In the grid you saved the listing for, click in the tool bar or select Load Listing from the right-click menu. The system displays the Select Listing window.
2. Select the listing to change and select the Edit command. The system displays the Edit Saved Listing window.
3. Make the necessary changes.
4. If the same Report Name is used, the system overwrites the original listing parameters with the new ones.
5. Click OK. The system saves the revised listing parameters and displays the report in the Report Viewer.
Print Standard Reports
1. To print one of the standard reports, select the report to print and double-click the menu item. If there are additional parameters needed for the report, the system displays a window where parameters can be specified.
2. Click OK. The system displays a preview of the report on your window using the Report Viewer.
3. To print the report, click .
Chapter 3
1. Go to: General Ledger | Transaction Inquiry | Account Detail.
2. In the Account Filter field, type 001.10.???.5[4,5,6][0,1][0,9].
3. Click Apply Selection.
4. Reformat the grid to show Account, Description, Budget, YTD Transactions, Balance, Encumbrance and Budget Balance.
5. Highlight the above columns. Click Show Columns on the tool bar.
6. Click Listing on the tool bar.
7. Select the Summary box for all columns except Account and Description.
8. Select Legal Sized Paper.
9. Click OK. The listing opens in the report viewer.
Activity (Required)
2. Select the following criteria:
3. Click the Payroll Encumbrance tab.
4. Select Include Paid Pay Periods.
5. Click Apply Selection.
6. In the Deduction Description column, click in a cell with Medical Insurance 125.
7. Right-click and select Filter by Selection.
8. Scroll right to the Name column and click in the cell showing Order, Loren.
9. Right click and Filter by Selection.
Activity (Required)
2. Click Apply Selection.
3. In the Payee field, right-click and in the Filter for field, type %Norton%.
4. Click Filter by Selection.
Purchasing and Payables Grids
2. Click Apply Selection.
3. In the PO No field, click in a cell with zero.
4. Right-click and select Filter by Selection.
5. Right-click in the Requestor column and select Sort Ascending. Data is sorted alphabetically by first name. You can also sort by clicking Sort Ascending on the tool bar.
6. Rearrange columns in the grid to the order requested by Hal Apeno.
7. Highlight the unnecessary columns. Click Hide on the tool bar.
8. Click Listing on the tool bar. The listing is opened in the report viewer.
9. Email to Hal Apeno.
Activity (Required)
2. Click Apply Selection.
3. Change PO Printed column to Internal Notes.
4. Click in Internal Notes column. Select Sort Descending on the tool bar.
5. Click and drag Internal Notes to the far left position.
6. Hover over Internal Notes to display complete note.
7. Rearrange the columns in the order Lina wants (Internal Notes, Vendor Name, PO#, Amount, Next Approver, and DAC).
8. Click in the DAC column and Sort Ascending.
9. Select the above columns for Lina’s listing and click Show Columns.
10. Click Save Grid Layout on the tool bar.
11. in the Grid Name field, type a report name.
12. Click OK.
14. Close the Control Panel window and then reopen.
15. Click Apply Selection.
16. Click Load Layout on the tool bar.
17. Select Lina’s report and click OK. The grid automatically displays the data in the format for the selected layout.
Activity (Required)
3. Type in the following information:
4. Select Quick Requisition from the Actions menu
5. Complete the Quick Requisition Entry using the above information:
Activity (Required)
1. Go to: Purchasing and Payables | Purchasing | Print Purchase Orders.
2. Right click in the PO Total column. In the Filter for field, type >30000.
3. Click Filter by Selection.
4. In the DAC column, click in a cell showing Grants Management.
5. Right-click and select Filter Excluding Selection.
6. The listing is now ready.
Activity (Required)
2. Mark Show CYTD Totals in the Filter Criteria section.
3. Click Apply Selection.
4. In the 1099 column, click in a cell where the box is marked.
5. Right-click and select Filter by Selection.
6. Select Order Name, 1099, and CYTD Balance columns. Click Show Columns on the tool bar.
7. In the CYTD Balance column, click in a cell with $0.00 shown. Right-click and select Filter Excluding Selection.
8. Click Listing on the tool bar.
9. Click OK. The listing is displayed in the report viewer.
Payroll/Human Resources Grids
2. Click Apply Selection.
4. Highlight all records. Click Edit on the tool bar.
5. Change the Supervisor field to Ester, Polly.
6. Click OK.
7. Click Yes to acknowledge message.
8. In the Employee Pay Changes window, type Reason for Change.
9. Click OK. Repeat steps 5-8 for remaining selected records.
Activity (Required)
2. Click Apply Selection.
4. In the Find What field, type Paid Comp Time.
5. Click Find Next until record found for Business and Finance Services.
Activity (Required)
2. Click Apply Selection.
3. Right-click in the EEOC Classification column. In the Filter for field, type %Teacher%.
4. Select the columns noted above. Click Show Columns on the tool bar.
5. Click Export to Excel on the tool bar.
Activity (Required)
1. Go to: Payroll | Employees | Employee Funding Detail.
2. In the Account Filter field, type 001.99.???.5110.
3. Click Apply Selection. View results in grid.
4. Change account code Unit to 00. Click Apply Selection. Review results.
5. Change account code Unit back to 99. Click Apply Selection.
Fixed Assets Grids
2. Click Apply Selection.
3. In the Account Mask field, type the search string to filter for records with Fund 400.
4. Click Apply Selection.
5. Right-click in the Salvage Value column. In the Filter for field, type >0.
6. Click Filter by Selection.
7. Right-click in the Depreciation Schedule column. In the Filter for field, type %Year%.
8. Click Filter by Selection.
9. Right-click in the Serial # column. In the Filter for field, type KOL-789456-TFG- 45678.
10. Select the following columns: Account Code, Locked, Date Received, Category, Room, Posted Date, and Record Type. Click Hide Columns.
11. Click Listing on the tool bar.
12. Mark Legal Sized Paper?
13. Mark Save listing parameters.

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