Upload
uitgeverij-haystack
View
220
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Heb jij ook last van te veel informatie en te weinig tijd? Ontdek hoe je slimmer online kunt werken door gebruik te maken van je smartphone, tablet en computer.In dit boek beschrijft lifehackingexpert Stephan ten Kate honderden tips en tools waarmee je makkelijker en sneller kunt werken.Weinig tijd, maar veel ambities? Informeer jezelf snel en grondig met de boeken in de serie Digitale trends en tools in 60 minuten. De serie is een initiatief van Uitgeverij Haystack in samenwerking met Frankwatching.com, het toonaangevende platform voor online trends, tips & tricks.
Citation preview
Slimmer online werken in 60 minuten
Slimmer online werken in 60 minuten
Stephan ten Kate
in samenwerking met
‘Verwar bezig zijn nooit met handelen’
Ernest Hemingway
Eerste druk mei 2013
Uitgeverij HaystackPostbus 3085300 AH [email protected]
In samenwerking met Frankwatching www.frankwatching.com/60 [email protected]
Auteur: Stephan ten KateCorrector: Carolien van der VenVormgeving: Levin den Boer ISBN: 9789461260529 | NUR 801 © 2013 Uitgeverij Haystack | Stephan ten Kate Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, micro"lm, geluidsband, elektronisch of op welke wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.
INHOUD
Inleiding 13
1 Informatiestress verminderen in twee stappen 18
1.1 Informatie centraal verzamelen 21
1.2 Informatie verwerken: de inboxen
regelmatig legen 23
2 Online lijstjes en agenda: overzicht houden 28
2.1 Online takensysteem 31
2.2 Digitale agenda 31
3 De online werkplek op orde 423.1 Een plezierige en verantwoorde fysieke
werkplek 43
3.2 Sneltoetsen en tovertypen 49
3.3 Veilig online werken 56
4 E-mail: op naar een lege en slimme inbox 60
4.1 Vier mappen, meer niet 61
4.2 E-mailtrucs 65
4.3 Handige tools voor Outlook en Gmail 69
5 Online informatie zoeken, verwerken en opslaan 74
5.1 RSS: de onbekende parel van internet 75
5.2 Lees het later! 81
5.3 Online informatie opslaan, terug-
vinden en delen 83
5.4 Gericht zoeken: filter die berg aan
online informatie 90
6 Plaatsonafhankelijk werken: !exibele informatie en communicatie 94
6.1 E-mail en agenda: eigenlijk werk je
al jaren in de cloud 96
6.2 Mobiele toegang tot je bestanden: je
virtuele usb stick 98
6.3 Op elke plek aan je bestanden werken 103
6.4 Overal bij je ideeën en papieren 106
7 Online samenwerken & communiceren 112
7.1 Informatie en bestanden delen 113
7.2 Samen aan documenten werken 115
7.3 Online met elkaar communiceren 117
7.4 Afspraken en events plannen 121
8 Sociale media: de kracht van menselijke techniek 124
8.1 Je socialemedia-accounts centraal
aansturen 126
8.2 De socialemediacockpit: overzicht en
inzicht 128
8.3 Mensen volgen en relaties beheren 132
Dankwoord 140
Apps & tools 144
INLEIDING | 13
INLEIDING
INLEIDING | 13
Een afspraak maken? Tot enkele jaren geleden
gebruikte je daarvoor een agenda, nu je smart-
phone. Een vergadering met een collega in een
andere stad? Skype. Een nieuw product presen-
teren? YouTube. Het merendeel van ons werk en
onze communicatie vindt inmiddels plaats via
beeldschermen.
Deze digitalisering biedt veel voordelen. Je kunt
bijna overal werken wanneer je maar wilt. Appara-
ten, software en mensen staan met elkaar in ver-
binding, waardoor je altijd en overal toegang hebt
tot online informatie en bestanden. Alles is digi-
taal en mobiel beschikbaar. De kunst is slechts om
slim met al die beschikbare informatie en online
mogelijkheden om te gaan.
De digitale versnelling van de afgelopen jaren
zorgt namelijk ook voor uitdagingen. Een berg
aan informatie, een overvolle inbox en een wirwar
14 | SLIMMER ONLINE WERKEN IN 60 MINUTEN INLEIDING | 15
van online tools zijn de keerzijden van ons online
leven. Er dreigt zelfs een digitale kloof tussen
internetters, want de een vindt sneller zijn weg
op het web dan de ander. Uit onderzoek blijkt dat
we zo’n acht procent aan werktijd verliezen door
onze gebrekkige digitale vaardigheden. Dat is niet
vreemd: we hebben er op school nooit les in gehad
en niet iedereen heeft tijd en zin om alle nieuwe
mogelijkheden bij te houden.
Gelukkig is het niet zo moeilijk. In dit boek heb
ik de belangrijkste mogelijkheden op een rij
gezet, zodat jij ook slimmer online kunt werken.
Gebruik alle tips en tools in dit boek, zodat het
‘online gewoontes’ worden. Informatie verzame-
len en zoeken zal makkelijker gaan, je bespaart
tijd met het standaardiseren van taken en e-mail-
stress is verleden tijd. Je zult meer focus hebben
én je leert gebruik te maken van de kracht van
sociale media.
14 | SLIMMER ONLINE WERKEN IN 60 MINUTEN INLEIDING | 15
Zo, ben je klaar voor de toekomst? In 60 minuten
op weg naar de wondere wereld van de kenniswer-
ker 2.0!
Hoe je dit boek kunt gebruiken
Dit boek is opgedeeld in acht hoofdstukken, die
allemaal een onderdeel van jouw werk(dag) behan-
delen. Je kunt daarom rustig bladeren en lezen
wat jij op dat moment nuttig acht.
De genoemde tools en apps zijn vaak gratis (je
bent tenslotte Nederlander!) maar hebben soms
betaalde uitbreidingen. Bepaalde hulpmiddelen
zijn multifunctioneel en die kom je in meerdere
hoofdstukken tegen. Achter in het boek vind je
alle genoemde apps en tools in een handig over-
zicht. Google de naam van de vermelde tools en je
vindt ze zonder problemen.
16 | SLIMMER ONLINE WERKEN IN 60 MINUTEN INLEIDING | 17
Uitdaging
Ik ben Stephan ten Kate, e-businessmanager, blog-
ger en spreker. Ik ben een online fanaat, maar wel
met een focus op de essentie: waarde toevoegen
en uitgaan van de mens als gebruiker. Web 2.0 en
sociale media worden immers al genoeg gehypet.
Ik ga de uitdaging aan door te stellen dat je uit
dit boek minimaal vijf handige tips en tools haalt,
waar je binnen 48 uur al plezier van hebt.
Heb je vragen of wil je jouw ervaringen delen? Ik
hoor ze heel graag:
voor tips en/of vragen ook de hashtag #sow60
gebruiken.
facebook.com/stephantenkate
www.stephantenkate.nl
16 | SLIMMER ONLINE WERKEN IN 60 MINUTEN INLEIDING | 17
INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN | 19
INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN
HOOFDSTUK 1
INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN | 19
In dit boek laat ik je zien dat er veel nuttige tips
en tools bestaan die jouw werk gemakkelijker en
leuker maken. Maar slim online werken in de hui-
dige informatiemaatschappij, behelst meer dan
het toepassen van een paar digitale trucs. Met de
beschreven hulpmiddelen zal je productiviteit stij-
gen, maar je hoofd blijft vol zitten met (onnodige)
informatie. Gevolg: tijdwinst op de korte termijn,
informatiestress op de lange termijn.
Om de constante stroom van informatie en taken
te verwerken heb je als kenniswerker een slim
systeem nodig met dagelijkse gewoontes. Door
je werk goed te organiseren behoud je focus en
belast je je hersenen niet met onnodige prikkels.
Je hebt daardoor meer ruimte om óver iets na te
denken, in plaats van continu áán iets te denken!
In de woorden van de bekende managementgoe-
roe Steven Covey: ‘It’s not what happens to us, but
our response to what happens to us that hurts us.’
ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN | 29
ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN
HOOFDSTUK 2
ONLINE LIJSTJES EN AGENDA: OVERZICHT HOUDEN | 29
Om maar direct met de deur in huis te vallen:
multitasking bestaat niet. Je bewustzijn is daar te
beperkt voor. ‘Je moet stoppen met iets voordat je
met iets nieuws kunt beginnen,’ schrijft hoogle-
raar psychologie Ap Dijksterhuis in zijn boek Het
slimme onbewuste. Je kunt dus het best alles taak
voor taak uitvoeren. Het enige nadeel: het zijn er
zoveel!
Misschien gebruik je al een to do-lijst om met die
grote hoeveelheid taken om te gaan. De valkuil is
echter dat die lijsten vaak bestaan uit vage eind-
resultaten in plaats van een omschrijving van de
specifieke taken die moeten worden uitgevoerd
om het eindresultaat te bereiken. Je schrijft bij-
voorbeeld ‘rapport X afmaken en opsturen naar
klant’. Dit is niet specifiek, omdat je wel tiental-
len tussenacties moet uitvoeren om het rapport af
te kunnen ronden. Het gevolg is dat je alsnog alle
stappen moet onthouden. Wanneer een eindresul-
taat meer dan drie concrete acties nodig heeft, is
DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE | 43
DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE
HOOFDSTUK 3
DE ONLINE WERKPLEK OP ORDE | 43
De gemiddelde Nederlandse werknemer zit bijna
vier uur per dag achter zijn computer, en hierbij is
het gebruik van smartphones en tablets niet eens
meegerekend! Hoeveel uur breng jij achter een
beeldscherm door? Geen wonder, alle beeldscher-
men samen vormen jouw werkplek.
Aangezien je zo veel vanaf je online werkplek
werkt, kan het geen kwaad om er eens kritisch
naar te kijken. Hoe gebruik je deze werkplek en
hoe is deze ingericht? Dit hoofdstuk biedt eenvou-
dige tips en tools om een gezonde werkhouding
te creëren. Hierdoor vind je sneller informatie,
bespaar je tijd en kun je veilig online werken.
3.1 Een plezierige en verantwoorde fysieke werkplek
Door ontwikkelingen als cloud computing en Het
Nieuwe Werken gaan werknemers steeds vaker
buiten de deuren van hun kantoor werken. Dit
E-MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX | 61
E!MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX
HOOFDSTUK 4
E-MAIL: OP NAAR EEN LEGE EN SLIMME INBOX | 61
Dit hoofdstuk gaat je op korte termijn de meeste
tijdwinst opleveren, dat beloof ik je. E-mail is
namelijk het meest gebruikte online communi-
catiemiddel. Hoeveel e-mails staan er nu in jouw
inbox? Staan gelezen berichten tussen de ongele-
zen e-mails? En wat te denken van al die e-mails
waar je nog iets mee moet doen? Ontdek in dit
hoofdstuk hoe je elke dag een lege inbox hebt,
welke slimme trucs je direct kunt toepassen en
welke tools voor Outlook en Gmail je helpen om
binnenkomende e-mails te prioriteren.
4.1 Vier mappen, meer niet
Je hebt in hoofdstuk 1 kunnen lezen dat een een-
voudig systeem al voldoende kan zijn om met de
constante toevoer van informatie om te gaan.
Verminder stress door deze informatie centraal te
verzamelen en daarna consequent te verwerken.
Hetzelfde geldt voor e-mail. Een centrale inbox
ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN | 75
ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN
HOOFDSTUK 5
ONLINE INFORMATIE ZOEKEN, VERWERKEN EN OPSLAAN | 75
Vooral sinds de komst van sociale media hoor
je steeds vaker de termen ‘informatiestress’ en
‘information overload’. Dat is niet zo vreemd –
kijk maar eens naar de hoeveelheid artikelen die
op een dag via Twitter worden gedeeld. In 2010
vertelde Eric Schmidt, toenmalig CEO van Google,
dat we elke twee dagen meer informatie creëren
dan de mensheid in zijn geheel tot 2003 heeft
geproduceerd. Met andere woorden: je kunt inter-
net nooit ‘uit’ lezen. Wel zijn er genoeg hulpmid-
delen die je helpen om sneller online informatie te
vinden en op te slaan in logische structuren. Om
mee te komen in de kenniseconomie zul je hier je
weg in moeten vinden. Dit hoofdstuk is daar een
perfect startpunt voor.
5.1 RSS: de onbekende parel van internet
Zou het niet handig zijn om alle voor jou relevante
online informatie naar je toe te laten komen, in
PLAATS ONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE | 95
PLAATS!ONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE
HOOFDSTUK 6
PLAATS ONAFHANKELIJK WERKEN: FLEXIBELE INFORMATIE EN COMMUNICATIE | 95
Vandaag de dag heb je vrijwel overal toegang tot
(gratis) Wi-Fi en beschikt bijna iedereen over
mobiel internet. Dit in combinatie met cloud com-
puting maakt het voor jou als kenniswerker steeds
gemakkelijker om overal te werken. Het biedt
veel voordelen, maar om echt efficiënt (samen) te
werken moet je je mobiele kantoor goed op orde
hebben. Dit wordt steeds relevanter door ontwik-
kelingen als het Nieuwe Werken, waardoor mede-
werkers steeds minder op aanwezigheid worden
beoordeeld, maar veel meer op concrete output.
Het is aan jou om die output te leveren, ongeacht
de plek waar je werkt.
Door slim om te gaan met tools die met elkaar
synchroniseren, heb je altijd en overal toegang
tot je laatste informatie en contacten. Op kan-
toor, thuis, bij de klant of in een hotel: door jouw
‘wolk’ slim in te richten kun je snel en flexibel
werken. In dit hoofdstuk worden de fundamen-
ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN | 113
ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN
HOOFDSTUK 7
ONLINE SAMENWERKEN & COMMUNICEREN | 113
In de eerste zes hoofdstukken heb ik veel tips en
tools beschreven die je als moderne kenniswer-
ker kunt gebruiken om optimaal te renderen in
onze informatiemaatschappij. Maar de online
wereld verbindt niet alleen bits en bytes, maar
juist ook mensen! Dit hoofdstuk laat zien hoe je
eenvoudig online kunt samenwerken aan bestan-
den en slim kunt communiceren met anderen. Je
zult zien dat dat met eenvoudige tools een stuk
efficiënter gaat.
7.1 Informatie en bestanden delen
In de vorige hoofdstukken zijn al de nodige hulp-
middelen besproken die het opslaan van docu-
menten vereenvoudigen. Vaak zijn deze applica-
ties ook prima te gebruiken voor het delen van
informatie. Online opslagdiensten zoals Drop-
box, Google Drive en Evernote bieden uitstekende
mogelijkheden om bestanden en notities tussen
SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK | 125
SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK
HOOFDSTUK 8
SOCIALE MEDIA: DE KRACHT VAN MENSELIJKE TECHNIEK | 125
Sociale media hebben internet menselijk gemaakt.
Via platforms als Facebook, Twitter en LinkedIn
zijn we in staat om verbindingen met anderen te
maken, discussies aan te gaan en onszelf te uiten
naar organisaties. We zijn onze eigen media, real-
time!
In dit hoofdstuk leg ik je niet uit hoe je meer vol-
gers krijgt op Twitter, hoe je jezelf kunt profileren
met je LinkedIn-profiel, of hoe je als organisatie het
gesprek kunt aangaan via je Facebook-bedrijfspa-
gina. Het biedt je wel tips en tools om als individu
overzicht te houden over al je accounts op sociale
media, om de effecten van je activiteiten te bekij-
ken, om mensen te volgen en je online connecties
te beheren. Een reis door de sociale technologieën
dus. Maar pas op dat je geen robot wordt die alles
automatiseert: jij als mens staat centraal!
Wil je op alle socialemediaplatforms dezelfde