PEMBENTANGAN LAPORANPEMBENTANGAN LAPORANPEMBENTANGAN LAPORAN PEMBENTANGAN LAPORAN AUDIT DALAM  2013AUDIT DALAM  2013

PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

OlehOleh::

KETUA JURUAUDIT DALAMKETUA JURUAUDIT DALAM

Pembukaan Audit Dalam : 16 Julai 2013

Proses Pengauditan : 16 – 24 Julai 2013

Penyediaan Laporan Audit Dalam : 25- 30 Julai 2013

P dit di PSZ UTM K l L 22 J l i 2013Pengauditan di PSZ UTM Kuala Lumpur : 22 Julai 2013

Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 31 Julai 2013

Follow-up Audit Dalam : 30 Ogos 2013

NCR

Elemen = 7

NCR

Isu = 12

3457%

433%8

Elemen 7 Isu 12

43%57%PSZKLPSZJB

33%867% PSZKL

PSZJB

OFIOFI

ELEMEN = 24 ISU = 58

833%

1322%

1667%

PSZKLPSZJB 45

78%

PSZKLPSZJB

NCR 2013

3.5

4

3 3

4NCR 2013

2

2.5

3

3 3

WPBTK

1

1.5

2

1 1

BPSBPMBKL

0

0.5

WP BTK BPS BPM BKL

OFI 2013

12

14

11 11

13

8

10

12 11

8

11

4

66

5

0

2

WP BTK BRI BSP BPS BPM BPK BPA BKL BPT

1 1 1 1

8

7

8

8 8

4

5

6

4 4NCR 2012NCR 2013

1

2

3NCR 2013

0

PSZKL PSZJB

60 55

40

50 45

2012

10

20

30 21

132013

0

PSZKL PSZJB

Elemen Keterangan NCR OFI

4.1 Keperluan Am (Nota 3 : Kawalan Terhadap Proses Outsourcing) - 1p ( p g)4.2.3 Kawalan Dokumen - 7

4.2.3 (a) Kawalan Dokumen (Meluluskan Dokumen Yang MencukupiKeperluan Sebelum Dokumen Itu Dikeluarkan)

- 1

4.2.3 (d) Kawalan Dokumen (Memastikan Versi Yang Relevan BagiDokumen Yang Digunapakai Tersedia Di tempat Digunakan)

- 1

4.2.4 Kawalan Rekod 2 65.4.1 Objektif Kualiti - 85.5.3 Komunikasi Dalaman 1 16.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran - 16.3 Prasarana - 16.4 Persekitaran Kerja - 2

7.2.3 Komunikasi Pelanggan - 17.4.1 Proses Pembelian 4 -

Elemen Keterangan NCR OFI7.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 1 5

7.5.1(b) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (Adanyaarahan Kerja, Jika Perlu)

3

7.5.1(c) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan(Penggunaan Peralatan Yang Bersesuaian)

- 1(Penggunaan Peralatan Yang Bersesuaian)

7.5.1(e) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan(Pelaksanaan Pemantauan Dan pengukuran))

- 1

7.5.1(f) Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 1( ) g y(Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serah Dan Selepas Hantar Serah produk)

7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan - 2

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 1 8

8.3 (a) Kawalan Produk Tak Akur (Mengambil Tindakan MenghapuskanKetakakuran Yang Dikesan)

1 -

8.4 Analisis Data 2 5

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan - 2

Jumlah keseluruhan 12 58

Bahagian Prosedur NCR OFIBahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Kawalan Dokumen dan Data 1 1

Prosedur Latihan 0 2

Prosedur Penyenggaraan Bangunan PSZ 1 3Prosedur Penyenggaraan Bangunan PSZ 1 3

Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan

2 1Perkhidmatan dan Bahan

Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan 0 1

Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR 0 1

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih PerkakasanPerkomputeran

0 1

Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar

0 3g

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas 1 3

P d M P b li J l d M di El kt ik 2 5Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik 2 5

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan 0 1Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan 0 1

Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan 1 0

Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan 0 2Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan 0 2

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan

(Pembekalan ILL Oleh PSZ Kepada PSZ Cawangan Dan Institusi Luar)

0 1Institusi Luar)

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan

(Permohonan ILL Oleh PSZ Kepada PSZ Cawangan Dan Institusi Luar)

0 2Institusi Luar)

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran PencarianMaklumat

0 2

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 0 2Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 0 2

Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 0 2

P d M k P B k 0 3Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 0 3

Prosedur Penyenggaraan dan Pemulihan Bahan danAlat Media

0 2Alat Media

Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan 0 2

Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian MaklumatMelalui Pangkalan Data

0 4

Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian0 1

Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran PencarianMaklumat Penyelidikan

0 1

Bahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan

0 2Perpustakaan

Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi PerpustakaanCawangan SPACE

0 2

P d M k P B k 0 1Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 0 1

Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan bagi PerpustakaanCawangan SPACE

1 1

Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 1

Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 2 1

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar)

0 2

Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi Koleksi PSZKL 0 4

•• NCRNCR dandan OFIOFI dikeluarkandikeluarkan oleholeh JuruauditJuruaudit DalamDalamdengandengan mengunakanmengunakan BorangBorang PermintaanPermintaan TindakanTindakanPembetulanPembetulan (PSZ(PSZ2727..66aa (Pin(Pin..11//20112011))

Ketua Bahagian perlu memberi perhatianserius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR)dan aktiviti yang cenderung ke arahketidakpatuhanketidakpatuhan.

K t B h i l b i l bihKetua Bahagian perlu memberi lebihpenekanan terhadap kefahaman dalam analisadata kenyataan objektif kualiti kawalan dandata, kenyataan objektif kualiti, kawalan danpemantauan proses/produk serta keperluanproses yang didokumenkan.p y g

NCR

4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti (2)5 5 3 K ik i D l (1)5.5.3 - Komunikasi Dalaman (1)7.4.1 - Proses pembelian (4)7 5 1 Kawalan ke atas Produk & Perkhidmatan (1)7.5.1 - Kawalan ke atas Produk & Perkhidmatan (1)8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses (1)8.3 (a) - Kawalan Produk Tak Akur (Mengambil Tindakan ( ) ( g

Menghapuskan Ketakakuran Yang Dikesan) (1)8.4 - Analisis Data (2)

OFI yang perlu diberi perhatian supaya ia tidak menjejaskan SPK PSZ secara keseluruhan.

4.1 - Keperluan Am (Nota 3 : Kawalan Terhadap Proses Outsourcing) (1)4 2 3 Kawalan Dokumen (7)4.2.3 - Kawalan Dokumen (7)4.2.3 (a) - Kawalan Dokumen (Meluluskan Dokumen Yang Mencukupi

Keperluan Sebelum Dokumen Itu Dikeluarkan) (1)4.2.3 (d) - Kawalan Dokumen (Memastikan Versi Yang Relevan Bagi

Dokumen Yang Digunapakai Tersedia Di tempat Digunakan) (1)4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti (6)( )5.4.1 - Objektif Kualiti (8)5.5.3 – Komunikasi Dalaman (1)6 2 2 Kompetensi Latihan dan Kesedaran (1)6.2.2 - Kompetensi, Latihan dan Kesedaran (1)

6.3 – Prasarana (1)6 4 P kit K j (2)6.4 – Persekitaran Kerja (2)7.2.3 – Komunikasi Pelanggan (1)7.5.1 – Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (8)7 5 1( ) K l P l d P di P khid t 7.5.1(c) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

(Penggunaan Peralatan Yang Bersesuaian) (1)7.5.1(e) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

(P l k P t D k )(1)(Pelaksanaan Pemantauan Dan pengukuran)(1)7.5.1(f) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (Pelaksanaan Pelepasan

Produk, Aktiviti Hantar Serah Dan Selepas Hantar Serah produk)(1)7 5 3 P l ti d K b l hk (2)7.5.3 - Pengenalpastian dan Kebolehkesanan (2)8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses (8)8.4 – Analisis Data (5)8 5 1 P b hb ik B t (2)8.5.1 – Penambahbaikan Berterusan (2)

Keadaan penyimpanan bahan galerium tidak diurus dengan sistematik sebagaimana keperluan di bawah klausa 7 5 3 Bahan 30000010257809 & 30000010257810 klausa 7.5.3. Bahan 30000010257809 & 30000010257810 yang telah dikatalog pada 10 November 2011 tidak mempunyai barkod serta no. panggilan pada bahan.

Cadangan: Didokumenkan proses pengurusan bahan galeriumgalerium.

Bahan SEGERA MJIIT lewat dihantar dan tidak memenuhi Jkeperluan di bawah klausa 7.5.1 (f). Bungkusan bahan SEGERA dihantar dari BPT ke BTK pada 19/4/2013. Bahan diterima hanya pada 2/5/2013. Bungkusan ini dikesan dihantar bersama-sama 4 bungkusan bahan biasa ke BPO pada 22/4/2013 sedangkan bahan SEGERA perlu dihantar berasingan melalui pos ekspress. Kaedah pemantauan bagi pengendalian bahan/surat perlu di j dk l h BTKdiwujudkan oleh BTK.

Cadangan: Didokumenkan proses pengurusan penghantaran bungkusan di PSZJB dan PSZ UTMKL.

Walau bagaimanapun, PSZ telah melaksana

dan mengekalkan SPK serta sentiasa berusaha dan mengekalkan SPK serta sentiasa berusaha

membuat penambahbaikan berterusan bagi

aktiviti yang terlibat secara langsung dengan aktiviti yang terlibat secara langsung dengan

perkhidmatan dan penghasilan produk.