Upload
klaudia
View
234
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Czuwaj! Udostępniam publikację, której opracowanie zajęło mi prawie 2 lata. Mam nadzieję, że przyda się środowiskom, nie tylko w naszym hufcu, ale również w innych.
Citation preview
Jak przeprowadzić Akcję Znicz...
Tak, aby się nie pogubić
skład i łamanie: Klaudia Szydłoopracowanie graficzne: Klaudia Szydło opracowanie merytoryczne: Klaudia Szydłokonsultacje, uwagi i poprawki: Paweł Błasiak, Maciej Stański, Michał Nowak, Jacek GałkiewiczWarszawa, wrzesień 2014
3
Dla wielu środowisk harcerskich organizacja Akcji Znicz jest obok 1% podstawowym źródłem utrzymania. Chciałabym zwrócić Waszą uwagę na pewną kwestię, o której często zapomina się w szale wybierania najmodniejszych zniczy. ZHP jest organizacją wychowawczą i nie powinniśmy o tym zapominać również wtedy, gdy chcemy zarobić na nasze działania. Wychowanie młodego człowieka powinno przekładać się we wszystkich formach aktywności, również w tym gorącym okresie. W naszym Szczepie dla celów wychowawczych wymyśliliśmy Bank Szczepu Rzeka. Pewien procent zarobków z każdej akcji przekazywany jest na indywidualne konta harcerzy w szczepowym banku (po akcji wyliczamy ile pieniędzy wychodzi za godzinę pracy i wg tej stawki liczymy zarobki poszczególnych harcerzy). Za pieniądze zarobione w ten sposób mogą sobie dofinansować wyjazd harcerski lub kupić potrzebny sprzęt. Uczymy tym szacunku do pracy i pokazujemy, że to co robią bezpośrednio przekłada się na korzyści. Stanowi to również czynnik motywujący. Kolejną korzyścią wychowawczą jest kontakt z ludźmi – trzeba dać harcerzom trochę pola w tej kwestii, nie przejmować na siebie całego „kontaktu z klientem” . W 2013 roku sprzedaliśmy cały nakład zniczy w jeden dzień, ale postanowiliśmy kontynuować akcję i dokupić więcej, głównie dlatego, że na drugi dzień było zapisanych dużo osób i chcieliśmy żeby również oni mogli sprawdzić się przy tym przedsięwzięciu. W trakcie akcji można również wykształcać inne cenne zachowania, takie jak punktualność, ogłada czy uczciwość, zależy to już od potrzeb drużynowych. Obojętnie jakie cele wychowawcze będą dla Was najważniejsze – nie zapominajcie o nich! To sedno naszej organizacji!
Docelowo hufiec Warszawa-Żoliborz organizuje sprzedaż zniczy na cmentarzu Północnym, więc pewne kwestie organizacyjne mogą się różnić w przypadku innego rejonu. Poradnik opiera się na kilkuletnim doświadczeniu Szczepu Rzeka w organizacji tego przedsięwzięcia i początkowo miał być tylko naszym wewnątrzszczepowym dokumentem, ale pomysł wyewoluował do nieco większej skali.
Chciałam podziękować Pawłowi Błasiakowi, szefowi pierwszej AZ, którą współorganizowałam i który podzielił się swoimi spostrzeżeniami we wczesnym etapie skryptu. Dziękuję Michałowi Nowakowi, za praktyczne sprawdzenie pierwszej wersji tego poradnika i dorzucenie swoich kilku groszy. Podziękowania należą się również Jackowi Gałkiewiczowi, skarbnikowi hufca, który spojrzał wykwalifikowanym okiem na te treści i wprowadził ważne sprostowania w kwestiach formalnych.
Wszystkie materiały dodatkowe (wzory podań, aktualna wersja skryptu) dostępne są pod adresem www.skroc.pl/akcjaznicz. W przypadku jakichkolwiek uwag piszcie na adres [email protected]
4
Jak rozdzielić kompetencje? U nas sprawdził się poniższy schemat podziału pracy:
Pan i Władca Formalności i Harcerzy(szef akcji)
Przed akcją- złożenie wniosku do zarządu cmentarza (załącznik)- złożenie wniosku do hufca (załącznik)- zorientowanie się w preferencjach harcerzy i ustalenie grafiku zmian - ustalenie grafiku nocnych zmian w samochodzie (jeśli jest taka potrzeba)- zrobienie gotowej listy osób, wraz z numerami telefonów, która jest na stanowiskach- zorganizowanie przepustki parkingowej dla samochodu
W czasie - dbanie o to czy na każdej zmianie rzeczywiście pojawiają się dobre osoby- informowanie o ewentualnych zmianach- przerzucanie harcerzy między stanowiskami- kontrolowanie opłat za stanowisko(aby kwitki były w jednym miejscu)
Po akcji- zrobienie podsumowania- rozliczenie akcji w hufcu
Pan i Władca Stanowiska
Przed akcją- sprawdzenie w magazynie czy są wszystkie rzeczy (patrz strona nr 4) oraz przygotowanie ich do transportu- dokupienie brakującego wyposażenia stanowiska- zorganizowanie samochodu na akcję- transport sprzętu i zniczy na cmentarz
W czasie- dbanie o sprzęt na wszystkich stanowiskach, upewnienie się, że niczego nie brakuje- w przypadku braku sprzętu, uszkodzenia, wymiana na inny lub wymyślenie czegoś na zastępstwo
Po akcji- transport sprzętu i pozostałych zniczy do magazynu- zadbanie o to, by sprzęt ładnie ułożony wrócił do magazynu
Pan i Władca Zniczy
Przed akcją- zrobienie listy zniczy do kupienia, liczenie kosztu, oszacowanie przychodu, skonsultowanie się z resztą ekipy i skarbnikiem Szczepu- zakupienie zniczy, torebek na znicze i zapałek- zadbanie o przewóz hurtownia - magazyn- zrobienie kartek z cenami, cenników dla instruktorów służbowych (w jakich przedziałach manipulować cenami), tabel z czasem palenia
W czasie- czuwać nad ilością zniczy, w razie sytuacji kryzysowej zorganizowanie kupna i dostawy kolejnych
Po akcji- policzenie ile zniczy zostało- policzenie ile kapitału w zniczach znajduje się w magazynie
5
Jeśli do organizacji
zgłosi się więcej osób
można rozdzielić
kompetencje Pana
Formalności oraz Pana
Harcerzy na dwie osoby
1 września
wrzesie
ń
paźd
zier
nik
Spotkać się grupą zniczową, ustalić kompetencje, omówić szczegóły.
Wybrać trzy osoby odpowiedzialne za Akcję Znicz
Złożyć wniosek do zarządu cmentarza
Złożyć wniosek do hufca (minimum 2 tygodnie przed AZ, ale im wcześniej, tym lepiej)
Zrobić listę zniczy do kupienia, skonsultować z resztą
Kupić znicze i resztęZorientować się w magazynie
Dokupić brakujące rzeczy
Zacząć zbierać wpisy na grafik
Wyrobić przepustkę parkingową w ZDM
Koniec wpisów! Zrobić gotową listę dla instruktorów.
Przywieźć wszystko na stanowisko
start!
Zrobić kartki z cenami, czasem palenia, cenniki etc.
6
Formalności
1. Złożenie wniosku do Zarządu Cmentarzy Komunalnych w Warszawie (ul. Powązkowska 43/45)
Daje nam możliwość handlu na terenie cmentarza oraz stanowiska (losowo wybrane przez zarząd, przy wskazanych bramach)
Pieczątka jest obowiązkowa, w ten sposób udowadniamy, że należymy do ZHP. Warto również wydrukować podanie na papierze firmowym Szczepu (lub hufca).
Warszawa,15.09.2014
Zarząd Cmentarzy Komunalnych
w Warszawie ul.Powązkowska 43/45 01-797 Warszawa
PODANIE Uprzejmie proszę o przyznanie dwóch stanowisk do prowadzenia harcerskiej akcji zarobkowej w dniach 1-3.11.2014 – jednego przy bramie głównej oraz drugiego przy bramie południowej Cmentarza Północnego w Warszawie.
Z góry dziękuję za rozpatrzenie podania
Jan Kowalski
Pieczątka i podpis komendanta hufca
Pieczątka drużyny/szczepu
7
p i e c z ę ć o r g a n i z a t o r a Wzór nr 1
……………........, dnia ...........................
Wniosek o udzielenie zgody na akcję zarobkową Zwracamy się z prośba o udzielenie zgody na przeprowadzenie akcji zarobkowej. Jednocześnie zobowiązujemy się do przestrzegania Zasad organizacji akcji zarobkowych obowiązujących w Chorągwi Stołecznej. Hufiec .....................................................................................................
Nr i nazwa środowiska (organizator)......................................................
Środowiska biorące udział ..................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... Imię i nazwisko, stopień, nr i seria dowodu osobistego instruktora
odpowiedzialnego za akcję .....................................................................
.................................................................................................................
Termin akcji ........................................................................................... Miejsce akcji ..........................................................................................
Właściciel terenu/ osoba odpowiedzialna ze strony właściciela (imię i
nazwisko, telefon kontaktowy) ..............................................................
................................................................................................................
Przeznaczenie środków zarobionych na akcji .......................................
................................................................................................................
.......................... ................................. Akceptacja Komendanta Hufca podpis organizatora
1
Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP
CZĘŚĆ A — OGÓLNA 1. Postanowienia ogólne. 1.1. Podstawę wydania niniejszych zasad stanowią:
1) Statut ZHP (Rozdział 5 § 33 pkt 2 podpunkt 8; § 34 pkt 3 podpunkt 6; Rozdział 10 § 74 pkt. 1,2) 2) „Instrukcja finansowa drużyny” (Rozdział A).
1.2. Zasady niniejsze określają procedury wewnątrzorganizacyjne związane z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem akcji zarobkowych. 1.3. Organizatorzy harcerskich akcji zarobkowych zobowiązani są przestrzegać przepisów finansowych i organizacyjnych obowiązujących w ZHP. 1.4. Organizatorem akcji zarobkowej może być jednostka organizacyjna ZHP. 1.5. Za organizację, prawidłowy przebieg oraz rozliczenie akcji zarobkowej odpowiada pełnoletnia osoba kierująca jednostką organizacyjną lub inny pełnoletni członek ZHP osoba przez tą osobę wskazana. 1.6. Akcja zarobkowa prowadzona w miejscu/obiekcie znajdującym się na terenie innym niż teren macierzystego hufca, wymaga zgłoszenia właściwemu dla miejsca przeprowadzania akcji komendantowi hufca. 2. Wydawanie pozwoleń. 2.1. Pozwolenia na akcje zarobkowe jednostek organizacyjnych Chorągwi Stołecznej wydaje komendant chorągwi lub upoważniony przez niego komendant hufca (nie dotyczy akcji Znicz i Parking w Warszawie). 2.2. W celu uzyskania pozwolenia organizator składa do Komendanta Chorągwi lub upoważnionego komendanta hufca:
1) wniosek o wydanie pozwolenia (załącznik nr 1); 2) zgodę właściciela terenu/obiektu, na którym odbywa się akcja na jej przeprowadzenie, 3) Inne dokumenty wymagane przy specyficznych rodzajach akcji.
2.3. Wnioski, protokoły oraz formularze rozliczenia wydaje w hufcach komendant hufca. Odpowiednie druki można pobrać ze strony internetowej Chorągwi Stołecznej. 2.4. Wnioski o wydanie zgody na akcję należy składać co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem akcji, a w przypadku akcji "Znicz" i "Parking" w Warszawie — 30 dni przed akcją. 2.5. Zgodę może otrzymać szczep, związek drużyn lub inna samodzielna jednostka. 2.6. Zgodę na przeprowadzenie akcji zarobkowej otrzymuje środowisko, które:
1) złożyło w terminie wniosek o wydanie pozwolenia do właściwego komendanta; 2) w sposób prawidłowy i w terminie rozliczyło się z organizacji poprzedniej akcji; 3) ma uregulowane składki członkowskie); 4) ma pozytywną opinię właściwego komendanta.
2.7. Środowisko organizujące akcję zarobkową, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymuje pisemną zgodę komendanta chorągwi lub upoważnionego komendanta hufca.
2. Złożenie wniosku do hufca
Jest potrzebny do tego, aby akcja zarobkowa była legalna
Z dokumentu „Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP”
Przeznaczenie musi być zgodne z celami statutowymi drużyny/szczepu!
3. Złożenie wniosku o przepustkę
Opcjonalnie. Potrzebna jest, aby poruszać się samochodem pomiędzy bramami, co ułatwia życie.
Należy udać się do siedziby ZDM (ul.Chmielna 120), wypełnić wniosek na miejscu i przyjść następnego dnia po przepustkę.
Warszawa ŻoliborzSzczep Rzeka
330 WDW “Quantum Satis””126 WDH Aurinko Vene
przewodnik Jan KowalskiAUB 126330
1-3.11.2014
Cmentarz Północny ul. Wóycickiego 14 Warszawa
Jan Kowalski
Zarząd Cmentarzy Komunalnych
konserwacja sprzę7u obozowego
w Warszawie
8
Warszawa, dnia 01.11.2014r.
PROTOKÓŁ PRZELICZENIA PIENIĘDZY nr........ zebranych podczas Akcji, organizowanej przez Szczep Rzeka Komisja licząca w składzie: 1. Jan Kowalski - przewodniczący
2. Józef Tkaczuk
3. Stefan Harcerski
stwierdziła, iż w dniu 01.11.2014r. podczas akcji zarobkowej zebrano następującą ilość pieniędzy:
Nominał Ilość sztuk Razem 200 zł 100 zł 50 zł 20 zł 10 zł 5 zł 2 zł 1 zł 0,5 zł 0,2 zł 0,1 zł 0,05 zł 0,02 zł 0,01 zł SUMA
Słownie: Podpisy komisji:
1. Jan Kowalski
2. Józef Tkaczuk
3. Stefan Harcerski
* niepotrzebne skreślić
4. Rozliczenie akcji a) protokół przeliczenia pieniędzy
Składany razem ze sprawozdaniem finansowym oraz potwierdzeniem wpłaty pieniędzy do banku
Komisja licząca musi zawierać trzy osoby oraz ich odręczne podpisy, w tym co najmniej jeden osoby pełnoletniej
Każdego dnia trzeba sporządzić nowy protokół
Nr kolejny w czasie danej akcji
1
1 200
413,30
Czterysta trzynaście złotych trzydzieści groszy
1 1001 501 201 102 10
2 1
2 0,1
5 10
5 0,10,1
5 110 10
10
10 1
9
p i e c z ę ć o r g a n i z a t o r a Warszawa, dnia 05.01.2014r.
SPRAWOZDANIE F INANSOWE Akcji Znicz, przeprowadzonej przez Szczep Rzela w dniach 01-03.11.2014 na terenie Cmentarza Północnego w Warszawie ul. Wóycickiego 14; na podstawie zezwolenia Komendanta Hufca z dnia 01.10.2014r.
Dokument finansowy Przychód Rozchód numer data treść złotych złotych
RAZEM
PROTOKÓŁ KOMISYJNY
Po zapoznaniu się ze wszystkimi dokumentami finansowymi akcji zarobkowej stwierdzono, że różnica pomiędzy przychodami i rozchodami dała dochód w wysokości 679,50 zł Słownie: Sześcset siedemdziesiąt dziewięć złotych pięćdziesiąt groszy Cała zarobiona kwota 679,50 zł została wpłacona: - do kasy jednostki ................................................. KP nr ..................... z dnia ................................... - na konto bankowe jednostki/hufca w dniu 04.11.2014r.
Podpisy komisji:
Jan Kowalski – osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie akcji
Józef Tkaczuk
Stefan Harcerski *niepotrzebne skreślić
Komplet dokumentów trzeba złożyć do 6 dnia miesiące, jednak nie później niż 14 dni po zakończeniu akcji
b) sprawozdanie finansowe
W dniu rozliczenia pieniądze z akcji muszą być już wpłacone na konto hufca! Z banku trzeba wziąć potwierdzenie wpłaty i załączyć do dokumentacji
Oczywiście wszystkie faktury wymienione w sprawozdaniu trzeba opisać i załączyć do rozliczenia
165/2014
1
25.09.2014
01.11.2014
450,50
540,00
Znicze różne 0002/2014
2
1.10.2014
02.11.2014
20Zapałki 1000szt.
Protokół przeliczenia pieniędzyProtokół przeliczenia pieniędzyProtokół przeliczenia pieniędzy
12.5/2014
3
29.10.2014
03.11.2014
69,50413,30570,70235,50
1219,50
Benzyna 98
10
start!
Przydaje się do zapa-kowania niepełnych opakowań zniczy na koniec dnia
Wyposażenie stanowiska
Wózek metalowy do przewożenia zniczy
Namiot handlowy (tyle ile stoisk)
Minimum dwa stoliki wystawowe lub małe regały
Reklama (baner, rollup, plakaty)
Jeden duży regał do przechowywania zniczy
Kanadyjka
Kalkulator lub dwa
Sznurek, strecz
Uzupełniona apteczka
Nosze
Latarka
Kasetka na pieniądze
Kontenerki do sprawnego przechowywania drobnych
elementów
Naładowane krótkofalówki
Jeśli na akcji ma być zimno opłaca się wziąć Zestaw
Do Robienia Herbaty (w skład zestawu wchodzi:
butla gazowa, palnik, garnek, woda, herbata, cukier,
duże termosy, kubki z pianki)
Teczka z dokumentami (pozwolenia i kwitki codzien-
nej opłaty_
Przyda się również pod-stawka do segregowania bilonu tzw. bilonówka
I trzeba czuwać żeby ciągle był naładowane!
Jeśli mają pełnić rolę stolików muszą być małe - ale o wiele lepiej chyba jest zainwestować w kilka stołów
11
Garść porad i przemyśleń
Samochód! Musi być duży, taki jak Ford Transit, czyli dostawczak z wysokim tyłem.
Łatwiej zaspać w domu niż na cmentarzu - warto rozważyć spanie w samochodzie instruktorów, którzy mają
poranną zmianę
Opłaca się mieć więcej niż jedno
stanowisko (niekoniecznie przy
dwóch różnych bramach, ale istnieje
ryzyko, że będziemy dla siebie
samych konkurencją, bo zarząd
rozdziela stanowiska losowo).
Potrzebna jedna, duża osoba
techniczna do przewożenia zniczy
między stoiskami, a samochodem -
po to jest również sprawny wózek.
Lepiej nie stawiać na liczbę
rodzajów, a jakość. Modne są wzory
klasyczne, bez udziwnień. Należy
mieć kilka podstawowych i trochę
urozmaiceń.
Dobrze mieć spory rozstaw cenowy.
Dużo zniczy tanich (po 2-3zł),
tyle samo średnich (5-10zł)
i trochę mniej drogich, luksusowych
(11-20zł).
Ludzie chętnie kupują od
harcerzy, warto więc pokazać
i zaznaczyć, że nimi jesteśmy
(baner, roll up, widoczne
umundurowanie).
Można spróbować robić promocje
na zasadzie “kup 5 zniczy,
herbata gratis”, lecz u nas się to
nie sprawdziło (chociaż, gdyby
było chłodniej - kto wie?)
Warto porozmawiać z rodzicami, że ta akcja ma charakter wychowawczy i ważne jest wyrabianie u harcerzy punktualności.Namawiamy harcerzy do tego,
żeby jeździli ZTM-em, jest wtedy o wiele szybciej, nie tkwią w korkach i mniej się spóźniają.
Na każdym stanowisku musi być
osoba pełnoletnia, która jest
jego szefem!
Fale klientów:
8-10: słabo
10-14: bardzo dużo
14-16: dużo
16-20: prawie wcale
W związku z tym harcerzy można
puszczać ok. 18 do domu, później
zostaje już tylko instruktor.