12
Jak przeprowadzić Akcję Znicz... Tak, aby się nie pogubić

Skrypt Akcji Znicz

  • Upload
    klaudia

  • View
    234

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Czuwaj! Udostępniam publikację, której opracowanie zajęło mi prawie 2 lata. Mam nadzieję, że przyda się środowiskom, nie tylko w naszym hufcu, ale również w innych.

Citation preview

Page 1: Skrypt Akcji Znicz

Jak przeprowadzić Akcję Znicz...

Tak, aby się nie pogubić

Page 2: Skrypt Akcji Znicz

skład i łamanie: Klaudia Szydłoopracowanie graficzne: Klaudia Szydło opracowanie merytoryczne: Klaudia Szydłokonsultacje, uwagi i poprawki: Paweł Błasiak, Maciej Stański, Michał Nowak, Jacek GałkiewiczWarszawa, wrzesień 2014

Page 3: Skrypt Akcji Znicz

3

Dla wielu środowisk harcerskich organizacja Akcji Znicz jest obok 1% podstawowym źródłem utrzymania. Chciałabym zwrócić Waszą uwagę na pewną kwestię, o której często zapomina się w szale wybierania najmodniejszych zniczy. ZHP jest organizacją wychowawczą i nie powinniśmy o tym zapominać również wtedy, gdy chcemy zarobić na nasze działania. Wychowanie młodego człowieka powinno przekładać się we wszystkich formach aktywności, również w tym gorącym okresie. W naszym Szczepie dla celów wychowawczych wymyśliliśmy Bank Szczepu Rzeka. Pewien procent zarobków z każdej akcji przekazywany jest na indywidualne konta harcerzy w szczepowym banku (po akcji wyliczamy ile pieniędzy wychodzi za godzinę pracy i wg tej stawki liczymy zarobki poszczególnych harcerzy). Za pieniądze zarobione w ten sposób mogą sobie dofinansować wyjazd harcerski lub kupić potrzebny sprzęt. Uczymy tym szacunku do pracy i pokazujemy, że to co robią bezpośrednio przekłada się na korzyści. Stanowi to również czynnik motywujący. Kolejną korzyścią wychowawczą jest kontakt z ludźmi – trzeba dać harcerzom trochę pola w tej kwestii, nie przejmować na siebie całego „kontaktu z klientem” . W 2013 roku sprzedaliśmy cały nakład zniczy w jeden dzień, ale postanowiliśmy kontynuować akcję i dokupić więcej, głównie dlatego, że na drugi dzień było zapisanych dużo osób i chcieliśmy żeby również oni mogli sprawdzić się przy tym przedsięwzięciu. W trakcie akcji można również wykształcać inne cenne zachowania, takie jak punktualność, ogłada czy uczciwość, zależy to już od potrzeb drużynowych. Obojętnie jakie cele wychowawcze będą dla Was najważniejsze – nie zapominajcie o nich! To sedno naszej organizacji!

Docelowo hufiec Warszawa-Żoliborz organizuje sprzedaż zniczy na cmentarzu Północnym, więc pewne kwestie organizacyjne mogą się różnić w przypadku innego rejonu. Poradnik opiera się na kilkuletnim doświadczeniu Szczepu Rzeka w organizacji tego przedsięwzięcia i początkowo miał być tylko naszym wewnątrzszczepowym dokumentem, ale pomysł wyewoluował do nieco większej skali.

Chciałam podziękować Pawłowi Błasiakowi, szefowi pierwszej AZ, którą współorganizowałam i który podzielił się swoimi spostrzeżeniami we wczesnym etapie skryptu. Dziękuję Michałowi Nowakowi, za praktyczne sprawdzenie pierwszej wersji tego poradnika i dorzucenie swoich kilku groszy. Podziękowania należą się również Jackowi Gałkiewiczowi, skarbnikowi hufca, który spojrzał wykwalifikowanym okiem na te treści i wprowadził ważne sprostowania w kwestiach formalnych.

Wszystkie materiały dodatkowe (wzory podań, aktualna wersja skryptu) dostępne są pod adresem www.skroc.pl/akcjaznicz. W przypadku jakichkolwiek uwag piszcie na adres [email protected]

Page 4: Skrypt Akcji Znicz

4

Jak rozdzielić kompetencje? U nas sprawdził się poniższy schemat podziału pracy:

Pan i Władca Formalności i Harcerzy(szef akcji)

Przed akcją- złożenie wniosku do zarządu cmentarza (załącznik)- złożenie wniosku do hufca (załącznik)- zorientowanie się w preferencjach harcerzy i ustalenie grafiku zmian - ustalenie grafiku nocnych zmian w samochodzie (jeśli jest taka potrzeba)- zrobienie gotowej listy osób, wraz z numerami telefonów, która jest na stanowiskach- zorganizowanie przepustki parkingowej dla samochodu

W czasie - dbanie o to czy na każdej zmianie rzeczywiście pojawiają się dobre osoby- informowanie o ewentualnych zmianach- przerzucanie harcerzy między stanowiskami- kontrolowanie opłat za stanowisko(aby kwitki były w jednym miejscu)

Po akcji- zrobienie podsumowania- rozliczenie akcji w hufcu

Pan i Władca Stanowiska

Przed akcją- sprawdzenie w magazynie czy są wszystkie rzeczy (patrz strona nr 4) oraz przygotowanie ich do transportu- dokupienie brakującego wyposażenia stanowiska- zorganizowanie samochodu na akcję- transport sprzętu i zniczy na cmentarz

W czasie- dbanie o sprzęt na wszystkich stanowiskach, upewnienie się, że niczego nie brakuje- w przypadku braku sprzętu, uszkodzenia, wymiana na inny lub wymyślenie czegoś na zastępstwo

Po akcji- transport sprzętu i pozostałych zniczy do magazynu- zadbanie o to, by sprzęt ładnie ułożony wrócił do magazynu

Pan i Władca Zniczy

Przed akcją- zrobienie listy zniczy do kupienia, liczenie kosztu, oszacowanie przychodu, skonsultowanie się z resztą ekipy i skarbnikiem Szczepu- zakupienie zniczy, torebek na znicze i zapałek- zadbanie o przewóz hurtownia - magazyn- zrobienie kartek z cenami, cenników dla instruktorów służbowych (w jakich przedziałach manipulować cenami), tabel z czasem palenia

W czasie- czuwać nad ilością zniczy, w razie sytuacji kryzysowej zorganizowanie kupna i dostawy kolejnych

Po akcji- policzenie ile zniczy zostało- policzenie ile kapitału w zniczach znajduje się w magazynie

Page 5: Skrypt Akcji Znicz

5

Jeśli do organizacji

zgłosi się więcej osób

można rozdzielić

kompetencje Pana

Formalności oraz Pana

Harcerzy na dwie osoby

1 września

wrzesie

ń

paźd

zier

nik

Spotkać się grupą zniczową, ustalić kompetencje, omówić szczegóły.

Wybrać trzy osoby odpowiedzialne za Akcję Znicz

Złożyć wniosek do zarządu cmentarza

Złożyć wniosek do hufca (minimum 2 tygodnie przed AZ, ale im wcześniej, tym lepiej)

Zrobić listę zniczy do kupienia, skonsultować z resztą

Kupić znicze i resztęZorientować się w magazynie

Dokupić brakujące rzeczy

Zacząć zbierać wpisy na grafik

Wyrobić przepustkę parkingową w ZDM

Koniec wpisów! Zrobić gotową listę dla instruktorów.

Przywieźć wszystko na stanowisko

start!

Zrobić kartki z cenami, czasem palenia, cenniki etc.

Page 6: Skrypt Akcji Znicz

6

Formalności

1. Złożenie wniosku do Zarządu Cmentarzy Komunalnych w Warszawie (ul. Powązkowska 43/45)

Daje nam możliwość handlu na terenie cmentarza oraz stanowiska (losowo wybrane przez zarząd, przy wskazanych bramach)

Pieczątka jest obowiązkowa, w ten sposób udowadniamy, że należymy do ZHP. Warto również wydrukować podanie na papierze firmowym Szczepu (lub hufca).

Warszawa,15.09.2014

Zarząd Cmentarzy Komunalnych

w Warszawie ul.Powązkowska 43/45 01-797 Warszawa

PODANIE Uprzejmie proszę o przyznanie dwóch stanowisk do prowadzenia harcerskiej akcji zarobkowej w dniach 1-3.11.2014 – jednego przy bramie głównej oraz drugiego przy bramie południowej Cmentarza Północnego w Warszawie.

Z góry dziękuję za rozpatrzenie podania

Jan Kowalski

Pieczątka i podpis komendanta hufca

Pieczątka drużyny/szczepu

Page 7: Skrypt Akcji Znicz

7

p i e c z ę ć o r g a n i z a t o r a Wzór nr 1

……………........, dnia ...........................

Wniosek o udzielenie zgody na akcję zarobkową Zwracamy się z prośba o udzielenie zgody na przeprowadzenie akcji zarobkowej. Jednocześnie zobowiązujemy się do przestrzegania Zasad organizacji akcji zarobkowych obowiązujących w Chorągwi Stołecznej. Hufiec .....................................................................................................

Nr i nazwa środowiska (organizator)......................................................

Środowiska biorące udział ..................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... Imię i nazwisko, stopień, nr i seria dowodu osobistego instruktora

odpowiedzialnego za akcję .....................................................................

.................................................................................................................

Termin akcji ........................................................................................... Miejsce akcji ..........................................................................................

Właściciel terenu/ osoba odpowiedzialna ze strony właściciela (imię i

nazwisko, telefon kontaktowy) ..............................................................

................................................................................................................

Przeznaczenie środków zarobionych na akcji .......................................

................................................................................................................

.......................... ................................. Akceptacja Komendanta Hufca podpis organizatora

1

Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP

CZĘŚĆ A — OGÓLNA 1. Postanowienia ogólne. 1.1. Podstawę wydania niniejszych zasad stanowią:

1) Statut ZHP (Rozdział 5 § 33 pkt 2 podpunkt 8; § 34 pkt 3 podpunkt 6; Rozdział 10 § 74 pkt. 1,2) 2) „Instrukcja finansowa drużyny” (Rozdział A).

1.2. Zasady niniejsze określają procedury wewnątrzorganizacyjne związane z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem akcji zarobkowych. 1.3. Organizatorzy harcerskich akcji zarobkowych zobowiązani są przestrzegać przepisów finansowych i organizacyjnych obowiązujących w ZHP. 1.4. Organizatorem akcji zarobkowej może być jednostka organizacyjna ZHP. 1.5. Za organizację, prawidłowy przebieg oraz rozliczenie akcji zarobkowej odpowiada pełnoletnia osoba kierująca jednostką organizacyjną lub inny pełnoletni członek ZHP osoba przez tą osobę wskazana. 1.6. Akcja zarobkowa prowadzona w miejscu/obiekcie znajdującym się na terenie innym niż teren macierzystego hufca, wymaga zgłoszenia właściwemu dla miejsca przeprowadzania akcji komendantowi hufca. 2. Wydawanie pozwoleń. 2.1. Pozwolenia na akcje zarobkowe jednostek organizacyjnych Chorągwi Stołecznej wydaje komendant chorągwi lub upoważniony przez niego komendant hufca (nie dotyczy akcji Znicz i Parking w Warszawie). 2.2. W celu uzyskania pozwolenia organizator składa do Komendanta Chorągwi lub upoważnionego komendanta hufca:

1) wniosek o wydanie pozwolenia (załącznik nr 1); 2) zgodę właściciela terenu/obiektu, na którym odbywa się akcja na jej przeprowadzenie, 3) Inne dokumenty wymagane przy specyficznych rodzajach akcji.

2.3. Wnioski, protokoły oraz formularze rozliczenia wydaje w hufcach komendant hufca. Odpowiednie druki można pobrać ze strony internetowej Chorągwi Stołecznej. 2.4. Wnioski o wydanie zgody na akcję należy składać co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem akcji, a w przypadku akcji "Znicz" i "Parking" w Warszawie — 30 dni przed akcją. 2.5. Zgodę może otrzymać szczep, związek drużyn lub inna samodzielna jednostka. 2.6. Zgodę na przeprowadzenie akcji zarobkowej otrzymuje środowisko, które:

1) złożyło w terminie wniosek o wydanie pozwolenia do właściwego komendanta; 2) w sposób prawidłowy i w terminie rozliczyło się z organizacji poprzedniej akcji; 3) ma uregulowane składki członkowskie); 4) ma pozytywną opinię właściwego komendanta.

2.7. Środowisko organizujące akcję zarobkową, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymuje pisemną zgodę komendanta chorągwi lub upoważnionego komendanta hufca.

2. Złożenie wniosku do hufca

Jest potrzebny do tego, aby akcja zarobkowa była legalna

Z dokumentu „Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP”

Przeznaczenie musi być zgodne z celami statutowymi drużyny/szczepu!

3. Złożenie wniosku o przepustkę

Opcjonalnie. Potrzebna jest, aby poruszać się samochodem pomiędzy bramami, co ułatwia życie.

Należy udać się do siedziby ZDM (ul.Chmielna 120), wypełnić wniosek na miejscu i przyjść następnego dnia po przepustkę.

Warszawa ŻoliborzSzczep Rzeka

330 WDW “Quantum Satis””126 WDH Aurinko Vene

przewodnik Jan KowalskiAUB 126330

1-3.11.2014

Cmentarz Północny ul. Wóycickiego 14 Warszawa

Jan Kowalski

Zarząd Cmentarzy Komunalnych

konserwacja sprzę7u obozowego

w Warszawie

Page 8: Skrypt Akcji Znicz

8

Warszawa, dnia 01.11.2014r.

PROTOKÓŁ PRZELICZENIA PIENIĘDZY nr........ zebranych podczas Akcji, organizowanej przez Szczep Rzeka Komisja licząca w składzie: 1. Jan Kowalski - przewodniczący

2. Józef Tkaczuk

3. Stefan Harcerski

stwierdziła, iż w dniu 01.11.2014r. podczas akcji zarobkowej zebrano następującą ilość pieniędzy:

Nominał Ilość sztuk Razem 200 zł 100 zł 50 zł 20 zł 10 zł 5 zł 2 zł 1 zł 0,5 zł 0,2 zł 0,1 zł 0,05 zł 0,02 zł 0,01 zł SUMA

Słownie: Podpisy komisji:

1. Jan Kowalski

2. Józef Tkaczuk

3. Stefan Harcerski

* niepotrzebne skreślić

4. Rozliczenie akcji a) protokół przeliczenia pieniędzy

Składany razem ze sprawozdaniem finansowym oraz potwierdzeniem wpłaty pieniędzy do banku

Komisja licząca musi zawierać trzy osoby oraz ich odręczne podpisy, w tym co najmniej jeden osoby pełnoletniej

Każdego dnia trzeba sporządzić nowy protokół

Nr kolejny w czasie danej akcji

1

1 200

413,30

Czterysta trzynaście złotych trzydzieści groszy

1 1001 501 201 102 10

2 1

2 0,1

5 10

5 0,10,1

5 110 10

10

10 1

Page 9: Skrypt Akcji Znicz

9

p i e c z ę ć o r g a n i z a t o r a Warszawa, dnia 05.01.2014r.

SPRAWOZDANIE F INANSOWE Akcji Znicz, przeprowadzonej przez Szczep Rzela w dniach 01-03.11.2014 na terenie Cmentarza Północnego w Warszawie ul. Wóycickiego 14; na podstawie zezwolenia Komendanta Hufca z dnia 01.10.2014r.

Dokument finansowy Przychód Rozchód numer data treść złotych złotych

RAZEM

PROTOKÓŁ KOMISYJNY

Po zapoznaniu się ze wszystkimi dokumentami finansowymi akcji zarobkowej stwierdzono, że różnica pomiędzy przychodami i rozchodami dała dochód w wysokości 679,50 zł Słownie: Sześcset siedemdziesiąt dziewięć złotych pięćdziesiąt groszy Cała zarobiona kwota 679,50 zł została wpłacona: - do kasy jednostki ................................................. KP nr ..................... z dnia ................................... - na konto bankowe jednostki/hufca w dniu 04.11.2014r.

Podpisy komisji:

Jan Kowalski – osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie akcji

Józef Tkaczuk

Stefan Harcerski *niepotrzebne skreślić

Komplet dokumentów trzeba złożyć do 6 dnia miesiące, jednak nie później niż 14 dni po zakończeniu akcji

b) sprawozdanie finansowe

W dniu rozliczenia pieniądze z akcji muszą być już wpłacone na konto hufca! Z banku trzeba wziąć potwierdzenie wpłaty i załączyć do dokumentacji

Oczywiście wszystkie faktury wymienione w sprawozdaniu trzeba opisać i załączyć do rozliczenia

165/2014

1

25.09.2014

01.11.2014

450,50

540,00

Znicze różne 0002/2014

2

1.10.2014

02.11.2014

20Zapałki 1000szt.

Protokół przeliczenia pieniędzyProtokół przeliczenia pieniędzyProtokół przeliczenia pieniędzy

12.5/2014

3

29.10.2014

03.11.2014

69,50413,30570,70235,50

1219,50

Benzyna 98

Page 10: Skrypt Akcji Znicz

10

start!

Przydaje się do zapa-kowania niepełnych opakowań zniczy na koniec dnia

Wyposażenie stanowiska

Wózek metalowy do przewożenia zniczy

Namiot handlowy (tyle ile stoisk)

Minimum dwa stoliki wystawowe lub małe regały

Reklama (baner, rollup, plakaty)

Jeden duży regał do przechowywania zniczy

Kanadyjka

Kalkulator lub dwa

Sznurek, strecz

Uzupełniona apteczka

Nosze

Latarka

Kasetka na pieniądze

Kontenerki do sprawnego przechowywania drobnych

elementów

Naładowane krótkofalówki

Jeśli na akcji ma być zimno opłaca się wziąć Zestaw

Do Robienia Herbaty (w skład zestawu wchodzi:

butla gazowa, palnik, garnek, woda, herbata, cukier,

duże termosy, kubki z pianki)

Teczka z dokumentami (pozwolenia i kwitki codzien-

nej opłaty_

Przyda się również pod-stawka do segregowania bilonu tzw. bilonówka

I trzeba czuwać żeby ciągle był naładowane!

Jeśli mają pełnić rolę stolików muszą być małe - ale o wiele lepiej chyba jest zainwestować w kilka stołów

Page 11: Skrypt Akcji Znicz

11

Garść porad i przemyśleń

Samochód! Musi być duży, taki jak Ford Transit, czyli dostawczak z wysokim tyłem.

Łatwiej zaspać w domu niż na cmentarzu - warto rozważyć spanie w samochodzie instruktorów, którzy mają

poranną zmianę

Opłaca się mieć więcej niż jedno

stanowisko (niekoniecznie przy

dwóch różnych bramach, ale istnieje

ryzyko, że będziemy dla siebie

samych konkurencją, bo zarząd

rozdziela stanowiska losowo).

Potrzebna jedna, duża osoba

techniczna do przewożenia zniczy

między stoiskami, a samochodem -

po to jest również sprawny wózek.

Lepiej nie stawiać na liczbę

rodzajów, a jakość. Modne są wzory

klasyczne, bez udziwnień. Należy

mieć kilka podstawowych i trochę

urozmaiceń.

Dobrze mieć spory rozstaw cenowy.

Dużo zniczy tanich (po 2-3zł),

tyle samo średnich (5-10zł)

i trochę mniej drogich, luksusowych

(11-20zł).

Ludzie chętnie kupują od

harcerzy, warto więc pokazać

i zaznaczyć, że nimi jesteśmy

(baner, roll up, widoczne

umundurowanie).

Można spróbować robić promocje

na zasadzie “kup 5 zniczy,

herbata gratis”, lecz u nas się to

nie sprawdziło (chociaż, gdyby

było chłodniej - kto wie?)

Warto porozmawiać z rodzicami, że ta akcja ma charakter wychowawczy i ważne jest wyrabianie u harcerzy punktualności.Namawiamy harcerzy do tego,

żeby jeździli ZTM-em, jest wtedy o wiele szybciej, nie tkwią w korkach i mniej się spóźniają.

Na każdym stanowisku musi być

osoba pełnoletnia, która jest

jego szefem!

Fale klientów:

8-10: słabo

10-14: bardzo dużo

14-16: dużo

16-20: prawie wcale

W związku z tym harcerzy można

puszczać ok. 18 do domu, później

zostaje już tylko instruktor.

Page 12: Skrypt Akcji Znicz